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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA SEDE CIUDAD BOLÍVAR
ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA OFICINA CONTABLE HILDA GUERRA Y
ASOCIADOS
PASANTE:
BR: KARINA J. CRUZ G
C.I: 18.237.644
CIUDAD BOLIVAR, OCTUBRE 2011
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
SEDE CIUDAD BOLÍVAR
ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA OFICINA CONTABLE HILDA GUERRA Y
ASOCIADOS
(Informe de Pasantías exigido como requisito indispensable para optar al Título de T.S.U. en Administración de Empresas y Contaduría)
Lcdo. Luis Díaz
Tutor Académico
Sra. Hilda Guerra
Tutor Industrial
iii
ÍNDICE GENERAL
DEDICATORIA…………………………………………………………………………………….v
AGRADECIMIENTO………………………………………………………....…………….……..vi
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………..….1
CAPÍTULO I.
1. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN…………………………………………………3
1.1 NOMBRE Y UBICACIÓN…………………………………………………...………………...3
1.2 RESEÑA HISTÓRICA………………………………………………………………..……….3
1.3 FILOSOFÍA DE GESTIÓN…………………………………………………………..………4
1.3.1 MISIÓN………………………………………………………………………………….…..4
1.3.2 VISIÓN…………………………………………………………………….........................4
1.3.3 OBJETIVOS…………………………………………………………………….................5
1.4 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA………………………..……………………….………..5
1.5 DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LA ORGANIZACIÓN…………………...…..….......6
1.5.1 DIRECTOR GENERAL……………………………………………..…………………….6
1.5.2 CONTADOR PÚBLICO……………………………………...………….…………………6
1.5.3 ASISTENTE CONTABLE…………………………………………………………….……6
CAPITULO II
2. PROCESO DE PASANTIA…….………………………………………….………………...8
2.1 OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………………....8
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS………………………………………………………………..8
2.3 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS…………………………………8
2.3.1 REVISAR Y ORGANIZAR LAS FACTURAS (COMPRA Y VENTA)…………………8
2.3.2 EFECTUAR LOS REGISTROS EN LOS LIBROS DE COMPRA Y VENTA………..9
iv
2.3.3 REGISTRAR LAS OPERACIONES EN EL PROGRAMA SAINT………..................11
2.3.4 DECLARACIONES DE IVA POR EL PORTAL…………………………………….…..12
2.3.5 REGISTRAR LAS OPERACIONES EN EL LIBRO DIARIO, EL LIBRO MAYOR E
INVENTARIO………………………………………………………………………………………………..12
2.4 FUNDAMENTACIÓN TEORICA Y LEGAL………………………………………………..15
2.4.1 BASES TEÓRICAS…………………….…………………….........................................15
2.4.2 BASES LEGALES……………………………………………........................................19
2.6 DESCRIPCIÓN Y EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL
DEPARTAMENTO..............................................................................................................23
2.4.4 LIMITACIONES…………………………………..…………………………………..….24
CAPITULO III
3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……………………………………………….25
3.1 CONCLUSIONES…………………………………………………………………………….25
3.2 RECOMENDACIONES…………………………………………………............................26
3.3 BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………….…27
3.4 ANEXOS………………………………………………………………………………………28
FORMATO DEL PLAN DE TRABAJO………………………………………………………….29
FORMATO COMPROBANTE DEL LIBRO DIARIO…………………………………….…….31
FORMATO PARA ASIENTOS DEL LIBRO DIARIO……………………………….….....…..32
FORMATO DE ASIENTOS DEL LIBRO MAYOR……………………………………..….…..32
v
DEDICATORIA
A DIOS
Primero que nada por darme vida salud y sabiduría por ayudarme a alcanzar una de mis
metas propuestas.
A MI MADRE
Dedico este logro y esfuerzo a mi madre: Carmen González, en gratitud y
retribución a todo su esfuerzo por hacer de mi una mujer de bien en todo momento,
agradecida, emprendedora y capaz de logros.
A MIS HERMANOS Y DEMÁS FAMILIARES
Por el apoyo que muy especial e incondicionalmente siempre he recibido de cada
uno de ellos y por que bien sea a través de un gesto, una palabra o de esa mano amiga
me han impulsado ha luchar y salir adelante en todo momento.
A MIS AMIGAS
Por el apoyo y ayuda incondicional que me han brindado durante este tiempo de esfuerzo
y sacrificio.
vi
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi Dios primeramente por la vida y los bellos momentos que me
ha brindado y también por los momentos no tan bellos ya que de estos he tomado
experiencias y me he fortalecido, son aprendizajes de vida que se adquieren por
los cuales adquieres una nueva óptica de tu proyecto de vida.
A Mi madre nuevamente a quien no me cansare nunca de dar gracias por
todo su amor, cariño, comprensión, y apoyo incondicional entre otros y porque
siempre ha estado conmigo en las buenas y las malas haciéndome sentir que
puedo superar cualquier obstáculo sin importar cuan grande sea.
A todos mis profesores por su apoyo, tiempo, colaboración y por la diversidad
de conocimientos trasmitidos a lo largo de mi formación académica,
preparándome para salir y desenvolverme en determinadas áreas laborales afines
a mi carrera.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana por darme la
oportunidad de ingresar a su casa de estudios y por todos los conocimientos
aportados, requeridos para mi formación profesional.
A mi Tutor académico Lcdo. Luis Díaz por toda su asesoría, apoyo y
conocimientos teóricos – prácticos orientándome a ser una gran profesional en el
futuro.
A mi tutora empresarial Sra.Hilda Guerra, y a la lcda. Marielys Briceño por
todo el apoyo, instrucciones y colaboración brindada para cumplir con las tareas
asignadas durante la realización de la pasantía en la institución.
1
INTRODUCCIÓN
Si bien es cierto que el periodo de pasantía es un requisito indispensable
para la obtención del título como reconocimiento, es una magnífica oportunidad
para poder desarrollar los conocimientos adquirido durante la etapa universitaria
por lo que complementa la formación académica en la práctica viviendo la
realidad de nuestra labor por ser una etapa de mucha importancia, es necesario
que la institución en donde se desarrolle esta fase permite el crecimiento del
aprendiz, tanto en la práctica como al obtener nuevos conocimientos.
La presentación de este informe de pasantías es de plasmar mediante una
breve explicación los conocimientos desarrollados durante la formación como
profesional en el proyecto de la carrera administración y Contaduría Pública y ser
llevados a la práctica, de esta forma integrarse a un ambiente de trabajo que
permita adquirir experiencia necesaria para lograr una formación integral.
El desarrollo del proceso de pasantía a nivel tecnólogo, fue cumplido en el
área de contabilidad de la Oficina contable “Hilda Guerra y asociados”, en
Ciudad Bolívar, Edo - Bolívar; la cual ofrece servicios contables además de ofrecer
asesoría a través de sus diferentes áreas de trabajo a empresarios de la región
por lo cual esta calificado por un grupo de profesionales contables.
La oficina Contable Hilda Guerra y asociados, brida la oportunidad de
realizar pasantías regulares a estudiantes que se están formando como futuros
profesionales. La misma se encarga de proporcionar las herramientas, ubicación y
conocimientos necesarios para la formación del estudiante. Estos conocimientos
son ofrecidos por cada uno de los profesionales (Tutor Industrial) con amplios
conocimientos en el área (Contable, Administrativo) que el pasante desea
conocer.
Finalmente el informe esta estructurado en dos (2) capítulos: En el capítulo
I: se hace referencia de la empresa, su reseña histórica, como esta descrita,
2
misión y visión sus funciones principales y como está formada su estructura
organizativa general, especifica y objetiva.
En el capítulo II: se describe en ubicación del subsistema y su objetivo, y
las asignaciones de actividades que van acompañadas por cada uno de los
procedimientos que realizan para llegar a la culminación de las mismas.
3
CAPITULO I
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
1. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.
1.1. Nombre y Ubicación
La Oficina Contable Hilda Guerra, se encuentra ubicada actualmente en la
Av. Angostura Frente al Estadio Ruiz Pineda N° 26.
Teléfonos: (0285) 6518460 / (0424) 9088973
1.2. Reseña Histórica
La “Oficina Contable Hilda Guerra”, es una firma independiente, creada el
15 de Enero de 2.004 en Ciudad Bolívar, Estado Bolívar, fundada con el fin de
ejercer la Profesión Independiente de Contaduría Pública y todas las actividades
relacionadas como lo son: “Asesoramiento tributario, auditorías, organización y
registro de documentos contables en libros obligatorios, examinar los Estados
Financieros de las empresas legalmente establecidas en el país, todo basándose
en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados”.
Esta firma está representada por un par de profesionales en el área de
Contaduría Pública, cuya misión es prestar sus servicios de manera competitiva a
todas las personas, tanto Jurídicas como Naturales, que los soliciten.
4
Por el cumplimiento de su misión la Firma goza de un reconocido prestigio
el cual está avalado por una numerosa clientela a los que les lleva la contabilidad,
bajo un estudio riguroso asegurando así el nivel de su técnica profesional.
1.3 FILOSOFÍA DE GESTIÓN.
Establecer los principios, métodos y procedimientos necesarios para lograr
un óptimo rendimiento contable.
Registrar las operaciones de compras y ventas en sus respectivos libros.
Llenar las planillas de declaración de impuesto sobre la renta, realizar todas las
actividades contables.
1.3.1 Misión
La misión de la Oficina de la contable Hilda Guerra, es prestar un excelente
servicio contable – administrativo a sus clientes para el cumplimiento de los
deberes fiscales e información oportuna y confiable, a través de su asesoramiento,
ayudando a sus clientes de manera efectiva y eficiente.
1.3.2 Visión
Prestar un servicio personalizado dedicado al cliente sin fronteras a través
de recursos profesionales y resultados específicos por parte de la firma,
dispuestos a proporcionar una combinación efectiva y participativa en sus
operaciones contables, fiscales y de auditorías y ser una de las principales
proveedoras de servicios profesionales en el ámbito de consultoría y
asesoramiento financiero en la región.
5
1.3.3 Objetivos
La “Oficina Contable Hilda Guerra” tiene entre sus objetivos:
Asesoramiento tributario a los clientes.
Llevar el control de todos los libros obligatorios a cada una de las empresas
solicitantes del servicio.
Auditar y examinar los registros de contabilidad, documentos conexos y
estados financieros de las empresas.
Evaluar todas las facturas necesarias para realizar la contabilidad de sus
clientes de manera exacta y a tiempo.
Revisar y certificar estados de cuentas o balances que permitan la
constitución de empresas o fusión de sociedades.
Controlar y evaluar los procedimientos administrativos y contables.
Asesoramiento para las empresas sobre los deberes legales que deben
cumplirse.
1.4. Estructura Organizativa
En toda organización, sin importar su tamaño físico, deben clasificarse los
niveles jerárquicos y sus responsabilidades. La firma contable Hilda Guerra está
conformada de la manera siguiente:
Director General
Contador
Asiatente Contable
Contador
Asistente Contable
6
1.5. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LA ORGANIZACIÓN.
1.5.1 Director General:
El director es responsable de:
Organizar, planificar y controlar la administración de la organización.
Vigilar el cumplimiento de las políticas generales de acción.
Representa legalmente a la firma mercantil ante otras personas jurídicas y
ante el público en general.
Establece planes de acción.
Vigilar que se cumplan dichos planes.
1.5.2 Contador Público:
Tiene la responsabilidad de establecer los principios, métodos y
procedimientos necesarios para lograr un óptimo rendimiento contable,
debe aprobar y certificar los documentos recibidos.
Se encarga de verificar el cumplimiento de las actividades realizadas por el
Asistente Contable, capacitar y dirigir a los pasantes que ingresen a la
firma, ayudándolos durante su período de práctica profesional por medio de
aprendizaje.
Supervisa todas las operaciones que se llevan a cabo en la oficina para el
efectivo control de los movimientos financieros de los clientes.
1.5.3 Asistente Contable:
Elaborar los registros contables de los clientes, ordenar, registrar y
contabiliza los documentos derivados de las transacciones comerciales de
los clientes.
Emitir los reportes contables mensual y anualmente, registrar las
operaciones de compras y ventas en sus respectivos libros.
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Llenar las planillas de declaración de impuesto sobre la renta (ISLR),
impuesto de los activos empresariales, declaración de ingresos brutos
anuales, archivar documentos, preparar los informes y libros
correspondientes, actualizar los libros legales u oficiales, realizar todas las
actividades contables, elaboración de estados financieros e informes (Estos
son revisados previamente por el Lcdo.), entre otros.
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CAPITULO II
PROCESO DE PASANTIA
2. PROCESO DE PASANTÍA.
2.1. Objetivo General
Describir las actividades prácticas realizadas en la “Oficina Contable Hilda
Guerra”.
2.2. Objetivos Específicos
1) Revisar y organizar las facturas (Compra y venta).
2) Efectuar los registros en los libros de Compra y Venta.
3) Pases de los comprobantes al sistema saint.
4) Registrar las operaciones en el Libro Diario, Libro Mayor e inventario.
5) Declaración de IVA por el portal.
2.3. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS.
2.3.1 Revisar y Organizar las Facturas (Compra y Venta):
En la Oficina Contable Hilda Guerra las facturas son ordenadas por fecha y
de manera secuencial, comprobando que cumplan las exigencias necesarias de
manera que demuestren que son legítimas. Los requisitos indispensables para la
legalidad del registro en los libros de compras y ventas, que deben cumplir son
los siguientes:
Poseer La denominación de “Factura”, Nota de débito, Nota de crédito,
Soporte y Orden de entrega, así como la fecha de emisión.
Numeración consecutiva y única de la factura, Nº de control consecutivo y
Total Números de Control asignados, expresado “desde el No... hasta el
No...”.
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Nombre y domicilio fiscal del vendedor, si es persona natural y Razón social
del emisor y su domicilio en caso de ser una persona jurídica.
Número de inscripción del emisor en el Registro de Información Fiscal (RIF)
y Número de Identificación Tributaria (NIT), en caso de poseerlo.
Razón social del impresor de los documentos, No de RIF, Nº y fecha de la
resolución de autorización otorgada y la región a la cual pertenece.
Domicilio fiscal, de la casa matriz, establecimiento o sucursal del emisor.
Nombre Y domicilio fiscal del receptor del servicio, si es persona natural.
Razón social y domicilio fiscal del comprador si es persona jurídica.
Número de RIF del adquirente y NIT en caso de poseerlo.
Condición de la operación (contado o a crédito) y su plazo. Si la operación
es a crédito, precisar su monto, el plazo, la cantidad de cuotas, Y el monto
de cada una de ellas con sus respectivos intereses
Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio con
indicación de la cantidad, precio unitario y valor de la venta.
Indicación del subtotal correspondiente al precio neto gravado o valor total
de la venta.
Detalle de la remuneración del monto del impuesto según la alícuota
aplicable.
La factura, cuando sea emitida a un no contribuyente, deberá tener la frase
“este documento no da derecho a crédito fiscal”.
2.3.2 Efectuar los Registros en los Libros de Compra y Venta:
Esta actividad se realiza en un formato del programa Excel 2007 y se utiliza
para llevar un control automatizado y detallado de las operaciones realizadas por
los clientes de manera que, al momento de examinar y comparar los montos de
las compras, ingresos, créditos, débitos y otros gastos que se deriven en cada
mes, no sea necesario tener el libro a la mano sino que, todo estará en el
10
ordenador, como también puede tenerse de guía para la elaboración de planillas
requeridas por la Ley.
Libro de Compras:
En este libro se registran todos los gastos y compras realizadas con su
respectivo IVA y/o EXENTO (Compras sin derecho a crédito) y algunos otros datos
complementarios y exigidos como lo siguientes:
1. Fecha de la factura.
2. Nombre, razón social o denominación del que emite la factura.
3. El número de RIF del proveedor.
4. Tipo de Proveedor o personas que suplen al negocio.
5. Número del comprobante.
6. Número de la planilla de Importación (C-80 o C-81)
7. Número de expediente importación.
8. Número de la factura.
9. Número de control de factura.
10. Número de Nota de Debito.
11. Número de Nota de Crédito.
12. Tipo de transacción (de contado o a crédito).
13. Número de factura afectada, el mismo que se colocó antes.
14. Total de compras incluyendo el IVA.
15. Compras sin derecho a crédito IVA.
16. Base Imponible, el monto de la compra gravada.
17. Porcentaje de alícuota, 12%.
18. Impuesto IVA.
19. IVA Retenido al vendedor, solo para contribuyentes especiales.
11
20. IVA Retenido a terceros. (Ver anexo pagina 38 y 39).
Libro de Ventas:
En este libro se registran diariamente las ventas de bienes o prestaciones
de servicios sin que sea necesario detallar si fueron exentas o gravadas y algunos
otros datos exigidos como los siguientes:
1. Fecha de la factura.
2. Nombre o razón social del comprador.
3. Número de RIF del cliente.
4. Número de planilla de exportación (Forma D)
5. Número de factura de la venta.
6. Número de control de factura.
7. Número de Nota de Débito.
8. Número de Nota de Crédito.
9. Tipo de transacción (Contado/Crédito).
10. Número de factura afectada.
11. Total de Ventas incluyendo el IVA.
12. Ventas internas No Gravadas.
13. Base imponible, la venta gravada que genera impuesto.
14. Porcentaje de Alícuota. 12%
15. Impuesto IVA determinado por la venta gravada.
16. IVA Retenido por el comprador.
17. IVA Percibido.
2.3.2 Registrar las Operaciones en el Programa SAINT:
Esta actividad se realiza para llevar un registro contable por mes de cada
uno de los clientes, inicialmente se realiza en un libro diario de forma manual que
se utiliza como borrador, para luego pasarlo al Sistema a través del Programa
Saint.
12
Permitiendo la actualización automática de las cuentas de las diferentes empresas
y poder presentar así en corto tiempo la información de los estados financieros,
que pudiera ser solicitada por los mismos siendo éstos confiables y seguros para
los clientes.
Actualmente Saint, esta siendo utilizado por un alto porcentaje de
contadores, y es altamente recomendado por ellos. Además de ser preciso,
actualizado y sin sorpresas, le ayuda a cumplir con sus impuestos pues está
adaptado a las leyes vigentes.
2.3.4 Declaración del IVA por el portal:
Esta actividad se realiza vía electrónica a través del portal fiscal del SENIAT
introduciendo el usuario y la clave del contribuyente, desde enero del 2010 ya que
anteriormente se realizaba de forma manual.
Luego de realizar el registro de las facturas en los libros de compra y venta
de cada mes respectivamente, se procede al llenado de la planilla forma 30 para la
declaración del IVA, la cual deberá ser presentada los primeros 15 días después
del mes siguiente al periodo de imposición.
2.3.5 Registro de las Operaciones en el Libro Diario, Libro Mayor e
inventario:
Libro diario:
Antes de iniciar el registro este libro debe ser presentado en el registro
mercantil para su reconocimiento y sellado de todas sus páginas según las
normas establecidas por el Código de Comercio Venezolano.
Un asiento de diario incluye como mínimo:
1. La fecha de la transacción o contabilización o ambas.
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2. Los nombres o códigos de las cuentas que se debitan.
3. Los nombres o códigos de las cuentas que se acreditan.
4. El importe de cada débito y crédito
5. Una explicación de la operación que se está registrando
La manera de llenar estos comprobantes es haciendo dos asientos
tomando en cuenta la información de los libros de compras y ventas, lo que es
igual a:
En el primer asiento generalmente se registran los ingresos del mes
tomados del libro de ventas, cargando a la cuenta, caja o banco y
abonando a las cuentas de ingresos y el débito fiscal.
En el segundo y último asiento se registran todas las compras y los gastos
del mes en que incurre la empresa con su respectivo crédito fiscal tomados
del libro de compras y abonando la cuenta caja.
Veamos:
-1-
Caja 00000
Ventas 00000
Debito fiscal 00000
P/R ventas del mes s/fac. nº xxx al xxx
-2-
Compras 00000
Crédito fiscal 00000
Caja 00000
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Para registrar las compras del mes según comprobante.
Para registrar cada asiento se debe tomar en cuenta las siguientes bases legales:
Se prohíbe alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas,
No dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos, no hacer
interlineaciones, raspaduras o enmendaduras, no borrar los asientos o partes de
ellos, no arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura ni mutilar alguna
parte de los libros.
Libro Mayor:
En este se realiza un registro posterior de los mismos asientos del Diario
pero clasificados por cuentas, debe tener su primer folio registrado con el sello y
Nota de registro del Tribunal de Comercio o Registro Mercantil, los asientos
empezarían en el segundo folio.
Antes de realizar el pase a las columnas requeridas del libro se debe indicar
en la parte superior el nombre de la cuenta en letras grandes, en caso de utilizarse
un sistema de codificación se le anexa el código de la cuenta, luego de esto se
sigue con el llenado del folio con las descripciones debidas de los movimientos
Realizados, la descripción o leyenda de estos movimientos son más breves y
sencillas ya que en el Diario es donde se especifican más los registros de las
operaciones y, sería repetitivo volver a colocarlas en el Mayor.
Libro de Inventario:
Este libro antes de ser usado debe cumplir con un requisito según el código
de comercio venezolano, donde estable que cada libro tiene que ser sellado por
registro mercantil y es de carácter obligatorio para todas las empresas. El libro de
inventario debe contener en la primera página la nota del tribunal y queda
15
demostrado claramente el uso del libro, el nombre de la empresa y el de su dueño,
ciudad del registro y el número de folios. Al iniciar este libro debe hacerse la
apertura indicando el documento constitutivo, luego se continuará con su llenado
normal tomando información del Balance General y el Estado de Resultado de
cada periodo económico.
En este libro se registran un estimado de todos los bienes ya bien sean
muebles e inmuebles que se refleja con exactitud si el ejercicio económico fue
factible o no para la empresa.
2.4. FUNDAMENTACIÓN TEORICA Y LEGAL.
2.4.1 Bases Teóricas
Seguidamente se exponen algunos conceptos para la debida
fundamentación teórica de las actividades ya descritas por ejemplo:
2.4.2 Administración
Es el conjunto de procesos de planificación, organización, ejecución,
coordinación y control que se ejerce dentro de una organización para que esta
alcance sus objetivos.
Muñoz Sedano y Román Pérez (1989).
2.4.3 Contabilidad
Es una ciencia de naturaleza económica que tiene por objeto producir
información para hacer posible el conocimiento pasado, presente y futuro de la
realidad económica en términos cuantitativos en todos sus niveles organizativos,
mediante la utilización de un método específico apoyado en bases suficientemente
16
contrastadas, con el fin de facilitar la adopción de las decisiones financieras
externas y las de planificación y control internas”.
Cañivano (2005).
Es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en termino
de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter
financieros, así como el de interpretar sus resultados.
Catacora, F. (2006)
En efecto se puede decir que la contabilidad registra, clasifica y resume las
operaciones que pueden ser cuantificadas en términos monetarios y que afectan a
una entidad.
2.4.4 Importancia de la Contabilidad
En la organización administrativa de la Micro y pequeña empresa, la
contabilidad desempeña un papel fundamental, que le permite a su propietario
controlar las operaciones y conocer los resultados obtenidos y si ha ganado o
perdido. El resultado final de la contabilidad son los estados financieros, los
cuales son:
o El Balance General
o El Estado de Pérdidas o Ganancias.
Estos dos nos permiten analizar la situación económica y financiera del negocio,
con el objetivo de tomar decisiones acertadas.
2.4.5 Contador
Es quien planifica resume y analiza los registro de contabilidad y tiene
conocimiento de las leyes tributarias y de comercio.
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2.4.6 Tenedor de libros
Es el auxiliar de contabilidad que registra las transacciones de un negocio
en los libros de contabilidad de manera clara precisa exacta y ordenada de
acuerdo a las inversiones del contador.
2.4.7 Ayudante de la contabilidad
Se dedica a realizar los asientos y operar maquinas que faciliten el trabajo.
2.4.8 Registro Contable
Se registra la operación en los formatos de caja para registrar el efectivo,
Cuentas por cobrar para registrar lo que no quedan debiendo y la venta total en el
registro de ventas, tanto al contado como al crédito.
2.4.9 Impuesto al Valor Agregado (IVA)
El IVA es un tributo a la venta de productos en todas las etapas de
elaboración. Lo que lo distingue es que permite a las empresas computar los
impuestos que pagan por los insumos materiales como créditos contra los que
aplican a sus propias ventas. A diferencia de los impuestos a las ventas minoristas
que inciden solo en la etapa del consumidor final, la recaudación se hace a lo
largo del proceso de producción. A diferencia de un simple impuesto sobre el
volumen de negocios que grava todas las ventas, intermedias o finales los
productores pueden recuperar el importe que pagaron por los insumos.
2.4.10 Factura
Es un documento que el vendedor entrega al comprador y en el cual se
especifican las características y el precio del o de los productos suministrados; la
entrega por parte del vendedor se efectúa a la recepción del albarán firmado por el
adquiriente. Roberts García (2001)
18
2.4.11 Nota de Crédito
La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para
modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para
disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha
considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba
conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.
2.4.12 Nota de Débito
Es un documento emitido las empresas para indicarle el titular que se
ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes,
moras, devoluciones. La nota débito será emitida al mismo adquirente usuario
para modificar comprobantes de pago emitidos con anterioridad.
Específicamente para incrementar (carga o debitar) el importe de una
factura emitida a la que no se le ha considerado oportunamente si es por gastos
adicionales, así como por anulación de operaciones.
2.4.13 Cheque
Es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el
pagaré, que son documentos de crédito.
Los cheques son girados a cargo de los bancos; quienes entregan
talonarios numerados en serie. También dichos talonarios pueden ser mandados a
confeccionar por el librador, pero previa autorización del banco correspondiente.
Para librar o girar un cheque el girador debe tener los fondos suficientes o sobre
giro que le otorga el banco.
19
2.5 Bases Legales
Las Principales disposiciones relacionadas con la obligatoriedad de llevar
registros contables, se establecen en el Código de Comercio artículo 32 el cual
señala lo siguiente:
“Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá obligatoriamente el libro diario, el libro mayor y el de inventarios.
Podrá llevar además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el
mayor orden y claridad de sus operaciones.”
En efecto, el primer libro de registros que debe llevarse como control de las
operaciones o transacciones mercantiles, es libro diario o diario general el cual
puede ser llevado en forma resumida.
El ordenamiento jurídico venezolano específico cuando se refiere a las diferentes
obligaciones de los comerciantes al efecto que puede tener omisión de las
formalidades establecidas en el Código de Comercio en su artículo 33 que reza:
“El diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan sido
previamente presentado al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde
debe presentarse, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde
existan aquellos funcionarios, a fin de poner en primer folio de cada libro nota de lo
que este tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el registrador
Mercantil, se estampara en todas las demás hojas el sello de la oficina.”
Por lo que el Código de Comercio establece en su artículo 36 lo siguiente:
Se prohíbe a los comerciantes:
1. Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.
2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
20
3. Poner asientos al margen y hace r interlineaciones, raspadas o
enmendadoras.
4. Borrar los asientos o parte de ellos.
5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación foliatura y mutilar alguna
parte de los libros.
2.5.1 El IVA
Este impuesto se rige por la Ley que establece el Impuesto al Valor
Agregado (LIVA), publicada en la Gaceta Oficial N° 38.263, de fecha 1° de
septiembre de 2005, y ésta tiene cuatro reglamentos:
1. Reglamento General del Decreto con Fuerza y Rango de Ley que establece
el Impuesto al Valor Agregado, publicado en la Gaceta Oficial N° 5.363
Extraordinario, de fecha 12/07/1999;
2. Reglamento Parcial N° 1 de la Ley que establece el Impuesto al Valor
Agregado, en materia de recuperación de créditos fiscales para
contribuyentes exportadores, publicado en la Gaceta Oficial N° 37.794 de
fecha 10/10/2003;
3. Reglamento Parcial N° 2 de la Ley que establece el Impuesto al Valor
Agregado, en materia de recuperación de créditos fiscales provenientes de
la etapa pre operativa de los sujetos que se encuentren en la ejecución de
proyectos industriales destinados esencialmente a la exportación o a
generar divisas, publicado en la Gaceta Oficial N° 36.772, de fecha
25/08/1999.
4. Reglamento Parcial N° 3 de la Ley que establece el Impuesto al Valor
Agregado, en materia de recuperación de impuesto soportado por los
agentes diplomáticos y consulares acreditados en el país, publicado en la
Gaceta Oficial N° 37.034, de fecha 12/09/2000.
21
2.5.1.1 Débito Fiscal
El Reglamento de la LIVA establece en su Artículo 17 que el débito
fiscal mensual está constituido por la suma del impuesto incluido en los precios de
las ventas o de los servicios, efectuadas o prestados por el contribuyente en el
periodo impositivo respectivo y se determina de la siguiente forma:
1. El total de las ventas o servicios gravados se divide entre uno punto doce
(1.12) para determinar la base imponible. Dicha base se multiplica por cero
punto doce (0.12), obteniendo así el impuesto.
2. Los pequeños contribuyentes determinarán su débito fiscal de acuerdo al
procedimiento contenido en el numeral anterior, excepto cuando opten por
el régimen de cuota fija trimestral a que se refiere el artículo 50 de la Ley.
3. El débito fiscal del periodo, se aumentará con el impuesto incluido en el
precio establecido por el vendedor o el prestador de servicios, en las notas
de débito a que se refiere el artículo 29, inciso b), de la Ley, emitidas dentro
del mismo periodo impositivo.
2.5.1.2 Crédito Fiscal
El Reglamento de la LIVA establece en su Artículo 20 que: De
conformidad con el artículo 16 de la Ley, procede derecho a crédito fiscal, por el
Impuesto pagado en la adquisición de bienes y la utilización de servicios, que se
apliquen a actos gravados o a operaciones afectas por la Ley.
También procede derecho a crédito fiscal por la importación o adquisición
de los activos fijos, que se vinculen directamente con los procesos de producción,
distribución, comercialización o de prestación de servicios del contribuyente.
2.5.2 Contribuyentes
De acuerdo a la Ley del Impuesto al Valor Agregado, los contribuyentes son
22
2.5.2.1 Contribuyentes Ordinarios
Según Moya Millán los contribuyentes ordinarios son:
a.- Los prestadores habituales de servicio.
b.- Los industriales comerciantes.
c.- Los importadores habituales de bienes.
d.- Toda persona natural o jurídica que realice actividades, negocios jurídicos
u operaciones consideradas como hecho imponible por la ley.
e.- Los almacenes generales de depósito por la prestación de servicio
de almacenamiento, excluida la emisión de títulos valores que emitan con la
garantía de los bienes objeto de depósito.
f.- Las empresas públicas constituidas bajo las figuras jurídicas
de sociedades mercantiles, las empresas de arrendamiento financiero y
los bancos universales, serán contribuyentes ordinarios en calidad de prestadores
de servicios, por las operaciones de arrendamiento financiero o leasing.
g.- Institutos autónomos y demás entes descentralizados y desconcentrados de
los estados y municipios.
2.5.2.2 Contribuyentes Ocasionales
a.- Los importadores no habituales de bienes muebles corporales.
b.-Las empresas públicas constituidas bajo la figura jurídica
de sociedades mercantiles.
c.- Los institutos autónomos.
d.- Entes descentralizados y desconcentrados de los estados y municipios.
23
2.5.2.3 Contribuyentes Formales
Son los sujetos que realicen exclusivamente actividades u operaciones
extensas o exoneradas del impuesto, y sólo están obligadas a cumplir con los
deberes formales que corresponden a los contribuyentes ordinarios.
2.6 DESCRIPCIÓN Y EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL
DEPARTAMENTO.
Actualmente la Oficina Contable Hilda Guerra cuenta con un recurso
humano constituido por 4 contadores profesionales, los cuales poseen una gran
diversidad de conocimientos y experiencias en materia administrativa y contable,
la cual les permite brindar un servicio de calidad al cliente.
Además es una empresa que posee solvencia ante los organismos que
actualmente inspeccionan la actividad contable ya que cada documento emitido
cumple con las normas establecidas por estos organismos.
Dicha oficina cuenta con las herramientas necesarias para el desarrollo y
cumplimiento de sus actividades y la emisión de los diferentes reportes requeridos
para la fiscalización tributaria, puesto que la misma cuenta un recurso tecnológico
de 4 ordenadores que poseen un sistema administrativo y contable conformado
por el programa Saint, el cual permite una rápida y debida incorporación de la
contabilidad al sistema.
También cabe mencionar que la oficina cuenta con un espacio físico
bastante pequeño, el cual no permite la adquisición de equipos de oficina para la
organización y el archivo de los documentos, convirtiéndose también en un factor
restrictivo a la hora de atender la demanda de servicios por parte de nuevos
clientes.
24
2.6.1 Limitaciones
En cuanto a las limitaciones no se percibió ninguna que dificultara el
desarrollo de las actividades durante el proceso de Pasantía.
En todo momento existió buen ambiente de trabajo, buena comunicación
contando con el apoyo del personal que labora en la firma, factibilidad de acceder
a la información para obtener nuevos conocimientos, así como una constante
motivación y supervisión del tutor empresarial y académico orientados al buen
desempeño y logro de los objetivos planteados.
25
CAPITULO III
CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIÓN
Culminado satisfactoriamente el periodo de pasantías, Desarrollada en la
Oficina Contable “Hilda Guerra y asociados” se puede concluir que:
Las actividades y Operaciones Contables fueron comprendidas a
cabalidad considerando que cada situación requiere de un estricto control en los
registros y transacciones que se generen.
Los Programas computarizados con que trabaja la empresa representan la
principal fuente de información contable y administrativa, es allí donde se
controlan las principales operaciones ocurridas en cada empresa.
Se pudo constatar que la Oficina Contable Hilda Guerra, se cumplen
adecuadamente con los principios y normas establecidas por los organismos
encargados de controlar la actividad contable y tributaria a nivel nacional.
El sistema implantado dentro de esta oficina es el SAINT, el cual permite
procesar las operaciones de cada una de las empresas a las cuales se le presta
servicio, ofreciendo de manera automatizada información detallada y resumida
con relación a su situación financiera al momento de ser requerida.
Cuando hablamos del personal que labora en una empresa contable debe
ser respetuoso en su trabajo sincero y fiel. Solamente no nos referimos a la parte
de los reglamentos y normas por los que deben regir el desempeño en su trabajo;
si no también a que en toda empresa para su buen funcionamiento debe existir
un clima laboral de respeto y tolerancia entre sus trabajadores.
También es importante señalar que el poco espacio físico que posee la
oficina se considera como un factor determinante al momento de desenvolverse
dentro de la misma, debido a que suelen aglomerarse documentos, tornándose
como una limitante al momento de adquirir nuevos clientes.
26
RECOMENDACIONES
Una vez desarrollado mis conclusiones en el marco de culminación de este
informe puedo deducir ciertas recomendaciones que en esta oficina contable Hilda
Guerra y asociados deberían tomar en consideración para el buen
desenvolvimiento de las funciones:
Crear hábito a los clientes en la consignación de los documentos
mensuales a tiempo para la realización de la contabilidad en el tiempo
establecido, ya que llegado la fecha en la cual debe presentarse la
declaración aun se están recibiendo carpetas con documentos para ser
procesados y realizar la respectiva declaración, por ende ocasiona contra
tiempos.
Es aconsejable ampliar las instalaciones de la Oficina Contable Hilda
Guerra, de manera que esta prestigiosa oficina pueda emplear o asociar a
otros profesionales de la contaduría, permitiéndole a una mayor cantidad de
pequeñas, medianas y grandes empresas disfrutar de sus servicios.
De igual forma se recomienda renovar los equipos y demás sistemas
tecnológicos utilizados para la ejecución del proceso contable
sistematizado, y poder cumplir de manera aun más eficiente con sus
servicios.
Finalmente incitamos al personal de dicha oficina a seguir dando lo mejor
de si como personas y como profesionales, que realizan un trabajo de
excelente calidad, para el agrado y satisfacción de sus clientes y
permitiendo que dentro de la institución se respire un cordial ambiente de
trabajo.
27
BIBLIOGRAFÍA
GÓMEZ RONDON, FRANCISCO.
Año: 2002
Editorial: Fragor
Titulo: Contabilidad I semestre (teoría y práctica).
CATACORA FERNANDO
Año: 2001
Editorial: MC Graw Hill
Titulo: Contabilidad General I
JUAN GARAY , GARAY MIREN
Año: 2008
Editorial: Juan Garay, Caracas-Venezuela
Titulo: Ley de Impuesto al Valor Agregado IVA (Comentada).
LEANDRO CAÑIBANO
Año: 2005
Ediciones: AECA & F.
Titulo: Contabilidad I
29
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTIAS
PLAN DE TRABAJO
ACTIVIDADES
SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8
1) Revisar y Organizar las Facturas de (Compra y
Venta).
X X X X
2) Efectuar los registros en los libros de Compra y
Venta.
X X X x X
3) Registrar las operaciones en el Programa SAINT. X X x
4) Declaración de IVA por el portal. x X x
5) Registro de las operaciones en el Libro Diario,
Libro Mayor e inventario.
X X X
Firma del Tutor Académico
Firma del Tutor Industrial
Fecha de Inicio: 04/07/2011
Fecha de Culminación: 29/08/2011
30
RESUMEN DEL MES DE ABRIL
DE 2010
RESUMEN CREDITOS FISCALES
Base
Imponible
Crédito
Fiscal
Total Compras Exentas y/o sin
derecho a crédito fiscal 30 0,00
Total Compras Importación afectas
Alícuota General 31
Total Compras Importación afectas
Alícuota General + adicional 312
Total Compras Importación afectas
Alícuota Reducida 313
Total Compras Internas Gravadas con
Alícuota General 12%
33-
34 2.658,32 319,00
Total Compras Internas afecta
Alícuota General + Adicional
332-
342
Total Compras Internas Gravadas con
Alícuota Reducida 8%
333-
343
Ajuste a los Créditos Fiscales de
Periodos Anteriores 38
TOTAL 2.658,32 319,00
IVA Retenido a terceros
IVA Retenido al
Vendedor
31
FORMATO DEL COMPROBANTE DE DIARIO
Fecha: __________/__________/_________
Comprobante
No. ____
Empresa: ________________________________
Código Descripción o Detalle Debe Haber
Contabilizado por: _________________________
32
FORMATO PARA ASIENTOS DEL LIBRO DIARIO
Fecha Descripción Debe Haber
Año
Mes
Cuenta que se
abona
Descripción de la
operación
01
FORMATO PARA ASIENTOS DEL MAYOR
Cuenta: BANCO Cód. 1030
Fo 2
Fecha Descripción Debe Haber Saldo
Año
Mes
Cuenta que se abona
Descripción de la operación
___________ 01
___________