”uppdrag e arkiv” - statenssc.se · 4 uppdrag - en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst • ssc...

Utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för

e-arkiv

”Uppdrag e-arkiv”

Bakgrund och tillbakablick

Tjänstens utformning och övergripande krav

Intresse kring anslutning och leveranser

Att ansluta

Förberedelser inför anslutning och resurser

Vägen framåt - preliminär tidplan

Frågor och avslut

3

Vårt uppdrag

4

Uppdrag - en förvaltningsgemensam

e-arkivtjänst

• SSC ska ta fram tjänsten i samverkan med Riksarkivet

• Tjänsten ska

förenkla införandet av e-arkiv i statsförvaltningen och

sänka kostnaderna

• Sju pilotmyndigheter ska

delta i arbetet och

ansluta till tjänsten (när den finns tillgänglig)

• En förvaltningsorganisation för tjänsten ska etableras hos

Statens servicecenter

5

Andra viktiga hörnstenar i uppdraget

• Informationssäkerhet

• Kostnadseffektivitet (stordriftsfördelar)

• Främja öppna standarder

• Förenkla tillgänglighet/åtkomst till information (konsumtion)

• Möjliggöra vidareutnyttjande av information(möjlighet att sprida ex. PSI, Öppna Data)

6

Tillbakablick

7

Tillbakablick

Augusti 2014

Regeringsuppdrag

– att utveckla och

använda en förvaltnings-

gemensam tjänst för e-

arkiv

December 2014

Offentliggörande av RFI

(Request for information)

Februari 2015

Uppdragets

första delrapport

lämnas

till regeringen

Maj 2015

Regeringsbeslut om

nya medel till projektet

Februari 2016

Uppdragets andra

delrapport lämnas

till regeringen

Juni 2016

Regeringsbeslut om

nya medel till

projektet

December 2016

Uppdragets tredje

delrapport lämnas

till regeringen

Mars 2017

Regeringsbeslut om

nya medel till projektet

Maj 2017

Upphandlingen inleds

Juni 2017

Upphandlingen avbryts

November 2017

Upphandlingen inleds på nyttOktober 2016

Marknads-

underökning om

intresset kring

anslutning

8

E-arkivtjänstens utformning och

övergripande krav

9

• Tjänsten ska innebära;

Systemstöd,

metoder och verktyg samt

resurser för att kunna genomföra e-arkivering

• Statens servicecenter ska tillhandahålla och förvalta e-

arkivtjänsten och kundmyndigheterna köper ”e-arkiv som

tjänst” från SSC

• SSC ska kunna administrera tjänsten på ett

övergripande plan men ska inte ha någon åtkomst till

den arkivbildande myndighetens uppgifter.

Myndigheterna äger själva sin information och har fullt

ansvar för den

Mellanarkiv – som tjänst till våra kundmyndigheter

10

Mellanarkiv - övergripande förutsättningar

Myndighetens ansvar Riksarkivets ansvar

FGS är krav på metadata för märkning och paketering av information

11

Övergripande krav - funktion och egenskaper

• stödja hela e-arkiveringsprocessen

• styra åtkomst till informationen

• skydda mot otillåten eller oavsiktlig förändring eller förlust

• Vårda informationen – innebär både gallra och bevara

Målet är att kunna arbeta automatiserat eller manuellt

12

Övergripande krav – legala och teoretiska

• Arkivmaterialet ska kunna hanteras och skyddas utifrån gällande författningar

• Tryckfrihetsförordningen

• Offentlighets- och sekretesslagen

• PUL/Dataskyddsförordningen

• Arkivlagen, arkivförordningen m.fl.

• Stödja Riksarkivets aktuella föreskrifter (RA-FS)

• Stödja de standarder och ”best practice” som Riksarkivet pekar ut

• Leveranser med hjälp av specifikationer som baseras på FGS (specifikationer styr

leveranser till och från tjänsten samt delvis förvaltning av informationen i denna)

13

Paketering av tjänst

STÖD TILL KUNDMYNDIGHETER

Konsultstöd

Verktyg för

uttag,

transformering

och paketering

av information

Metodstöd

TjänsteutvecklingAnpassning och konfiguration

e-arkiv

Gränssnitt för

sökning,

åtkomst och

export

TILLHANDAHÅLLANDE OCH FÖRVALTNINGPRODUCENT KONSUMENT

Tillhanda-

hållaExportera Söka

Ta

emot

Vårda och

framtidssäkraFörvalta och

drifta Redovisa

Leverera/

överföra

Förberedelser

inför överföring

Verksamhets-

system X

Annan

strukturerad

information

Stöd för att redovisa verksamhetsinformation (RA-FS 2008:4)

14

Status i pågående upphandling

15

Status – pågående upphandling

• 20 september - sista dag för anbudslämning

• 21 september - anbudsöppning

• September/oktober - kontroll och utvärdering

• Oktober - tilldelningsbeslut

• Oktober/december - säkerhetsskyddsavtal,

säkerhetsprövning med registerkontroll av berörd

personal samt förstagångsbesök

• December/januari - planerad avtalsstart

16

Intresse kring anslutning och leverans till det

förvaltningsgemensamma e-arkivet

Enkät oktober 2016

17

Resultat

Antal svar

147 svar av drygt 200 potentiella svarande myndigheter

(ex. Länsstyrelserna skickade ett gemensamt svar)

Vill ansluta

122 myndigheter överväger att ansluta

20 ville ansluta redan 2018

18

När vill man ansluta?

• 2018 ca 20 st

• 2019 ca 17 st

• 2020 ca 31 st

• 2021 ca 14 st

• 2022 eller senare ca 40 st

19

Typer av system

• Ca 70 myndigheter har i dagsläget system som behöver

avlastas

Typ av information

o ÄHS/diarier i princip ”alla”

o Personal och lönesystem 25-30 st

o Ekonomisystem 25-30 st

o Webb/intranät 25-30 st

• Ca 70 myndigheteter har i dagsläget system som behöver

stängas ner

20

Myndigheternas behov av stöd

• Särskilt stort behov av stöd inför överföring (leverans) till

e-arkivtjänsten

• Endast ca 5 % av de tillfrågande anser sig inte behöva

något stöd alls

• = 95% är i behov av stöd?

21

Anslutning till den förvaltnings-

gemensamma e-arkivtjänsten

22

Anslutning - juridiskt och tekniskt

1. Anslutning av kundmyndighet

• Avsiktsförklaring och överenskommelse

• Teknisk grunduppsättning och konfiguration

• Uppsättning av behörighetsstruktur

Förutsättning för att kunna börja använda e-arkivtjänsten och kunna leverera

(överföra) information.

2. Teknisk integration (anslutning av verksamhetssystem)

• Teknisk integration mellan verksamhetssystem/datakälla och

e-arkivtjänsten

• Teknisk integration mot intranät/extranät

Möjliggör automatiserad och synkron leverans från verksamhetssystem

(datakälla) samt vidareutnyttjande och konsumtion av information

23

SSC:s anslutningsprocess

24

2. DEFINIERAFASEN - Leder till en överenskommelse

Definiera anslutning, tjänstenivå och leverans.

• Gap analys

• Genomgång av processer och SLA-nivåer

• Behörighetsstruktur

• Teknisk uppsättning och integration

• Analys av myndighetens mognad för att påbörja

leveransprojekt direkt

• Planera implementerafasen

Leveransplanering är del i

anslutningsprocessen

1. Överenskommelse inkl. leveransplanering

2. Detaljerad plan för implementationsfasen

25

Förberedelser inför anslutning till

e-arkivtjänsten

• Organisation & planering - Vad kan man förbereda inom den egna organisationen?

26

Om möjliga förberedelser inför anslutning till e-arkivtjänsten

• Att e-arkivera information

- Vad man ska tänka på när ett material ska förberedas för e-arkivering?

Målet är att uppnå kontrollerade förutsättningar för vidare arbete

27

Organisation & planering

Riksarkivets mognadsmodell - för myndighetens hantering av information

1 efterlevnad av regel

2 utvärdering och uppföljning

3 ansvar

4 integration i verksamheten

5 informationssäkerhet

6 systematisk och heltäckande arbete

7 bevarande

8 utredd och beslutad gallring

9 tillgänglighet

Mål

a) definiera organisationens nivån

b) prioritera åtgärder

Möjlighet

c) Återkommande mätningar

d) ständiga förbättringar

Källa: https://riksarkivet.se/mata-mognad-arkivverksamheten

https://riksarkivet.se/mata-mognad-arkivverksamheten

Exempel övergripande målbild för en myndighets hantering av information


5


Information/ data

Styrande dokument

Organisation

Ekonomi

Lokaler

Personal

Tekniska stödsystem

Stäm av om arkivverksamheten ”lever upp” till OAIS-modellen?

(TRAC) Trusted Repository Audit Checklist

6

https://www.crl.edu/sites/default/files/d6/attachments/pages/trac_0.pdf

Vilka system behöver information e-arkiveras ur?

Frågor som myndigheten kan förbereda 1


• I vilken ordning ni vill arbeta med era system?

• Har ni en strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1

o för hela myndigheten och/eller enskilda system?

o verktyg och kompetenser för e-arkivering ur era system generellt?

Vilken typ av information behöver levereras först? (Vart finns störst behov?)

• FGS Ärendehantering (ska vara beslutad till årsskiftet)

• Total plan för alla önskade leveranser (överföringar) (ung. system att ta hand om)

Summa: Skapa en planering för VAD, NÄR och HUR?

• FGS Databaser: 1) ADDML i vår? (Riksarkivets hantering) 2) SIARD-formatetExempel: Äldre

system & GDPR

7

https://riksarkivet.se/Media/pdf-filer/Projekt/FGS_Earkiv_Arendehantering.pdf

FGS-funktionens projekt & planerade arbeten

Pågående

• FGS Personal (FGS-funktionen)

• FGS Ärendehantering (FGS-funktionen)

• FGS Databas (Riksarkivet)

• FGS:er för Utbildningsinformation (Fyrbodals

kommunförbund)

• FGS Geodata (Sveriges geologiska

undersökningar)

• FGS Ärendehantering för objekt/anläggningar

(Får jag lov-projektet under ledning av

Boverket)

Förslag till projekt

• FGS Livsmedelskontroll (Sambruk)

• FGS Leverantörsreskontra (Sambruk)

• FGS för journalsystem (utredning)

• FGS Ekonomisystem (ESV, förarbeten pågår)

Följ utvecklingen på:

https://riksarkivet.se/fgs-projekt


Önskade FGS:er

• FGS Webbsidor

• Möjlig utökning av FGS Ärendehantering för

incidenthantering

-För närvarande finns ingen utpekad färdledande

organisation eller projektgrupp för dessa FGS:er.

Lämpligt att prioritera på myndigheten

-en möjlighet för någon av er?

8

Målbild är stöd för standardsystem i staten

https://riksarkivet.se/fgs-projekt

Vilka kompetenser behöver engageras i arbetet?



• arkivarie (obligatorisk)

• förvaltningsledare (eller motsvarande)

• IT-arkitekt

• verksamhetsexperter

• m.fl. som exempelvis jurist

Det viktiga är att behoven kring systemet / informationen får styra.

SSC planerar att erbjuda konsultstöd - i första hand direkt kring e-arkivering

9

Alla åtgärder behöver dokumenteras!



• Parallellt

• 5 kapitlet i RA-FS 2009:1

Riksarkivets checklista https://riksarkivet.se/Media/pdf-filer/doi-t/AnvisningarSystemdokumentation.pdf

Exempel - ange alltid vilken version av en FGS som användsdvs. inte bara ”FGS Ärendehantering”, utan även ”eArd” + 2013-01-14 + 1.0.

10

https://riksarkivet.se/Media/pdf-filer/doi-t/AnvisningarSystemdokumentation.pdf

1. Värdera information och utred gallring

Inleveransprocessen (Överföring av information)

Att e-arkivera information

Hit går det alltid att göra förberedelser

2. Definiera metadata, informationsmodell och format

3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning

4. Genomföra leveranser (överföringar) och tester

5. Driftsätta och förvalta

Praktiska

erfarenheter

11

Utreda Specificera Överföra Godkänna

Värdera

och utreda

gallring

Definiera

metadata

och

infomodell

Planering och

teknik för export,

leverans och

sökning

Genomföra

leveranser

och tester

Produktions-

sätta och

förvalta

Ca 80 % av arbetet med e-arkivering består av förberedelser och tester

Att leverera (överföra) till e-arkiv (PAIMAS)


12

https://public.ccsds.org/Pubs/651x0m1.pdf

1. Värdera och utred gallring

Är informationen värderad?


Innehåller informationen personuppgifter och omfattas den av sekretess?

Hur ska ev. gallringsbeslut omsättas?

2. Kartlägg och definiera metadata, informationsmodell och format

Vilka metadata finns respektive vilka behövs?

Vilka är sökbehoven på kort och lång sikt?

Begreppsmodell

Informationsmodell

15

GDPR

2. Kartlägg och definiera metadata, informationsmodell och format (forts 1)

Filformat


Bevarande (RA-FS 2009:2)

Återanvändning? (SFS 2010:566)

Vad behöver exporteras ur applikationen?

Vad och hur behöver konverteras och till vilka format?

Skapa informationstypsspecifikation

utifrån informationsmodell (och system)

med FGS eller helt egen? (Förvaltningsgemensamma specifikationer)

Målet - Att styra informationens tekniska struktur

16

3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning 1

Bevaka bevisvärdet

(autenticiteten)


Är informationen korrekt, komplett och har rätt teknisk form för att kunna arbeta vidare med?

Vilken teknisk typ av information är det fråga om?

Finns det exportmöjligheter i systemet?

Vilken kvalité är det på informationen i systemet?

Kan man behöva korrigera/förändra tekniskt format på fält eller filer

Det avgör hur man kan utforma de tekniska ”objekt” för e-arkivering och hur de kan grupperas och sökas

Möjligheter att exportera ut data och metadata

17


Formatspecifikationer på https://github.com/Riksarkivet/format


Bevaka bevisvärdet

(autenticiteten)

A) Vilka filformat finns idag och

Visuell presentation av informationen i gränssnittet

Målformat att konvertera styr möjligheterna till användning

RA-FS 2009:2 & specifikationer

Ljud, film och avancerad bild - dialog med Riksarkivet? (FormatE)

Se upp med informationsförlust = oreglerad gallring

I första hand formatmallar (stylesheets)

Jfr. källsystemet

B) vad ska de konverteras till?

18

https://github.com/Riksarkivet/format



Hit till och med processteg 3 går det alltid att göra förberedelser!

Informationssäkerhetsklassning?

Behörigheter/åtkomst

sök och sammanställningsmöjligheter ska en roll ha i förhållande till informationen?

Typ av anslutning och kvittens?

en eller få leveranser (överföringar)?

löpande och integration?

Kvittens när godkänd?

19

Utreda Specificera Överföra Godkänna

Värdera

och utreda

gallring

Definiera

metadata

och

infomodell

Planering och

teknik för export,

leverans och

sökning

Genomföra

leveranser

och tester

Produktions-

sätta och

förvalta


Att leverera (överföra) till e-arkiv (PAIMAS)

20

https://public.ccsds.org/Pubs/651x0m1.pdf

4. Genomföra leveranser (överföringar) och tester


Övergripande

Skapa SIP

Leverera (föra över) SIP till e-arkivet

Testa sökning och presentation i e-arkivet (granskning)

5. Driftsätta och förvalta inklusive underhålla informationen

Övergripande

Acceptera materialet i e-arkivtjänsten

Diftsätta

Kvittera (slutlig)

E-arkivtjänsten ska erbjuda stöd

21

43

Tankar om att använda resurser

bättre och mer långsiktigt?

- Det saknas fortfarande en strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1

Utmaningar 2

Det förekommer fortfarande att

- IT-stöd tas oftast fram utan en uttalad plan för bevarande

- Löpande anskaffas nya programvaror med ny funktionalitet

- Migrerar bara det man måste för bedriva arbetet i nya system

- Lagrar befintligt material ”passivt” i gamla system

25

Att använda resurser bättre?

-Elektronisk information kräver aktiva åtgärder för att kunna

konsumeras över lång tid

Bara teknik räcker inte – det handlar om ett sätt att arbeta:

För få ser

problemen?

-Är ett ”analogt tänkande” fortfarande vanligt?

”Om en fil har skapats så går den väl alltid att läsa?!”

Hur vi förhåller oss till tekniken som lagrar informationen?

-Kritisk fas uppstår efter 10-15 år

- och är nu ett 40 årigt problem

IT behöver jobba tätare med arkivarier/ bevarandestrateg för

att tillsammans säkerställa informationen. (Styrande dokument)

Exempel i PM3 finns två s.k. objektägare, både inom verksamhet och it,

dvs. ett ansvar på kravställande från två håll.

-Vem tar idag ansvar för att bevarandeperspektivet tas med? (”Blind fläck”)

26


Kostnader går inte att undvika

– så hur kan vi använda resurserna bättre?

28


Migrering versus tekniskt bevarande genom e-arkivering

• Nytt IT-stöd beställs (löpande)

• Man migrerar en - större eller mindre -

mängd information till nytt IT-stöd för

fortsatt handläggning.

• Det gamla systemet kvarstår med en

(större eller mindre) mängd

information kvar för referens och

Arkivlagen (juridiskt arkiverat).

• Resultatet är dubbla kostnader för

licens-, uppgraderings- eller migrering

för varje enskilt förvaltningsobjekt på

en myndighet.

• Vid varje nytt system ökar mängden

system och kostnader.

• Det tekniska bevarandet skjuts

ständigt på framtiden.

• Nytt IT-stöd beställs (löpande)

• Man migrerar en - större eller mindre -

mängd information till nytt IT-stöd för

fortsatt handläggning.

• Man förbereder och e-arkiverar den

information som inte behövs i det nya

systemet, totalt eller i omgångar.

• Därefter avvecklas den gamla IT-

lösningen.

• Resurserna läggs på det nya IT-

systemet, samt

• på aktiv förvaltning i e-arkivtjänsten

för långsiktigt bevarande (tekniskt).

Låt en controller och bryt ner era totala

kostnader för förvaltning av information?

-Så bygger ni upp ett jämförelsematerial?

30Att använda resurser bättre?

Kontrollerade förutsättningar för bevarande

• På myndigheten

Genom e-arkivtjänsten

• Planera för leveranser till e-arkivtjänsten

• Använd Riksarkivets utpekade format & specifikationer (RA-FS 2009:2 & GitHub)

• Börja redan nu (om ni inte redan gör det)

• Samarbeta gärna kring gemensamma system / typer av system

• Gemensam planering av bevarande utifrån er ”preservation planning”?

• Gemensamma åtgärder i e-arkivtjänsten? (exempelvis konfiguration)

• Gemensam krav på ny funktionalitet?

• Delade kostnader (betala en gång använd flera)

• Gemensamt vidareutveckla stödmaterial och skapa en gemensam kunskapsbas?

31

Personuppgifter på en myndighet

När behandling inte längre är motiverat i ett system pga. handläggningen

är slutförd, handling färdigställd eller motsvarande

och handling inte ska gallras innan leverans (överföring) sker

Leverera (överför) till e-arkivtjänsten så snart det går?

Övergripande möjlighet

Källa: https://www.datainspektionen.se/vagledningar/for-myndigheter/ samt https://www.datainspektionen.se/globalassets/dokument/gammalt/hur-lange-far-personuppgifter-bevaras.pdf

så kan ni föra över informationen inklusive personuppgifter

Dataskyddsförordningen påverkar inte myndigheternas skyldighet

att bevara allmänna handlingar

Exempel:

Ta hand om

äldre system

32

För allmän handling är bevarande huvudregeln


https://www.datainspektionen.se/vagledningar/for-myndigheter/

https://www.datainspektionen.se/globalassets/dokument/gammalt/hur-lange-far-personuppgifter-bevaras.pdf

51

Vägen framåt

52

Status i pågående upphandling

• September/oktober - kontroll och utvärdering

• Oktober – tilldelningsbeslut

• Oktober - december - säkerhetsskyddsavtal

• December/januari - planerad avtalsstart

53

Vägen framåt – Preliminär tidplan

2019

Januari/feb Implementation och konfiguration av system inkl.

acceptanstester

Mars Pilotmyndigheterna börjar ansluta till tjänsten

Juni/Juli Projektet avslutas och lämnas över till linjeorganisation

30 juni Slutrapport till Finansdepartementet

Höst Övriga myndigheter kan börja ansluta till tjänsten

54

Kontakt och frågor

Cia Jarehov, projektledare

[email protected]

Mattias Hammarlund, verksamhetsspecilist

[email protected]

Tack för er uppmärksamhet!

”uppdrag e arkiv” - statenssc.se · 4 uppdrag - en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst • ssc...

Documents