upravljanje projektima u it - nasport.pmf.ni.ac.rs 004.pdf · promenama i može sadržati više...
TRANSCRIPT
-
Upravljanje obimom projekta
Upravljanje projektima u IT
-
Obim projekta
Obim (delokrug) projekta podrazumeva sve poslove koji su uključeni kao i procese koji se koriste za kreiranje proizvoda projekta
Jedan od najvažnijih i najtežih aspekta upravljanja čitavim projektom je upravljanje obimom projekta
Očekivani rezultat (deliverable) opisuje “proizvod” proizveden unutar projekta Akteri moraju da potvrde koji su to proizvodi projekta i da vide kako da ih
proizvedu, kako bi u potpunosti opisali očekivane rezultate (deliverables) U vezi sa proizvodom (hardver, softver...) U vezi sa procesom (planirani dokument)
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 2
-
Obim (delokrug) projekta
Pet glavnih procesa koji se tiču obima upravljanja projektom: Prikupljanje zahteva Definisanje obima
Rasčlanjivanje projekta (kreiranje WBS-a) Verifikacija obima Kontrola obima
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 3
-
Rezime obima projekta
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 4
-
Prikupljanje zahteva
Prvi korak u upravljanju obimom projekta je uglavnom najteži
Ukoliko se zahtevi ne definišu korektno posao mora da se ispravlja (mora se ići na doradu) Trošak može biti kao pola budžeta čitavog projekta (za softverske projekte)
Poteškoće koje se javljaju i na koje treba dati odgovore: Šta su to zahtevi? Kako se prikupljaju zahtevi? Kako se dokumentuju zahtevi?
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 5
-
Prikupljanje zahteva
Šta je zahtev? Sistem mora da ima sposobnost ili da poseduje uslove koji su
potrebni krajnjem korisniku da bi rešio problem, odnosno postigao cilj
Uslov ili sposobnost koje sistem mora da ispuni ili poseduje da bi zadovoljio ugovor, standard, specifikaciju ili neki drugi formalni dokument
Dokumentovano predstavljanje, gore opisanih, stanja i/ili sposobnosti
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 6
-
Prikupljanje zahteva
Relativni troškovi korekcije softvera za koji je utvrđeno da poseduje nepravilnosti u zahtevima
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 7
-
Prikupljanje zahteva
Kako se prikupljaju zahtevi? Intervjuisanje aktera (jedan na jedan) Održavanje skupova, radionica ... (praktičnije i jeftnije) Sastavljanje upitnika i anketa Korišćenje prototipova ili odgovarajućeg softvera kao alata
Kako se dokumentuju zahtevi? Pregledati statut projekta i registar aktera Zahtevi sadrže tekst, slike, diagrame, video zapise ... Kategorije (funkcionalni, servisni, o kvalitetu, o performansama) Plan upravljanja zahtevima (Requirements Management Plan – RMP) Matrica praćenja zahteva (Requirement Traceability Matrix – RTM)
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 8
-
Definisanje obima
Cilj definisanja obima je da obezbedi detaljan opis posla koji je potrebno obaviti unutar projekta
Pomaže u poboljšavanju tačnosti ocena vremena, troškova i resursa. Definiše osnovu za merenje performansi i kontrolu projekta. Pomaže u predstavljanju jasnih poslovnih obaveza
Tehnike i alati Sud eksperta, analiza proizvoda, radionice
Ulazi Statut projekta Dokumentacija o zahtevima
Izlazi Izveštaj o obimu projekta (detaljne informacije o proizvodima). Ovaj izveštaj je podležan
promenama i može sadržati više verzija Ažuriranje projektne dokumentacije
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 9
-
Rasčlanjivanje projekta (Work Breakdown Structure)
Raščlanjivanje projekta (WBS) predstavlja grupisanje projektnog posla (orjentisanog na isporuku) koji definiše ukupan obim projekta
Važno je posao podeliti i organizovati u logičke celine na osnovu toga kako će on biti obavljan
WBS je fundamentalni dokument zato što on daje osnovu za planiranje i upravljanje: rasporedom, troškovima, resursima i izmenama
Neki rukovodioci smatraju da posao ne treba da se radi (izvodi) ukoliko nije deo WBS-a
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 10
-
Rasčlanjivanje projekta
Tehnike i alati Dekompozicija – rasparčavanje poslova, koji dovode do „očekivanih
rezultata“, na manje delove Različiti softveri
Ulazi Izveštaj o obimu projekta Dokumentacija zahteva aktera
Izlazi WBS Rečnik WBS-a Ažuriranje projektne dokumentacije
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 11
-
Rasčlanjivanje projekta
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 12
-
Rasčlanjivanje projekta
Hijerarhijska lista aktivnosti projekta Pristup (podela)
Po proizvodima projekta Po fazama projekta Po grupama procesa upravljanja projektom
Formati Tabelarno - nabrajanje (npr. stavka se označava sa 1.3.2.) Grafikon (grafički prikaz)
Prikazuje pripadnost aktivnosti nekoj grupi aktivnosti Ne prikazuje zavisnost između aktivnosti, kao ni trajanje
aktivnosti
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 13
-
Proizvodni WBS - grafikon
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 14
-
Fazni WBS - grafikon
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 15
-
Fazni WBS - tabelarni
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 16
-
Rasčlanjivanje projekta
Zadaci (Tasks) su aktivnosti koje proizvode konkretne rezultate
Obično predstavljaju listove WBS stabla (zadnji nivo – level) Za njihovo određivanje se često koristi “1-2” pravilo – 1 ili 2
osobe mogu da završe zadatak za 1 do 2 nedelje Predstavljaju nivo posla koji rukovodioci posmatraju i
kontrolišu
Predstavljaju osnovu za praćenje izvršenja projekta Idealno je da budu što kraći za izvršenje (za softverske
projekte, maksimum je 2 - 3 nedelje, minimum 1 dan)
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 17
-
Rasčlanjivanje projekta
Globalni WBS Prva 2 ili 3 nivoa Služi za sagledavanje globalnih aktivnosti
Detaljan WBS
Definišu ga PM i članovi tima Sadrži detaljan pregled zadataka vezanih za kreiranje završnih proizvoda Služi za sagledavanje aktivnosti na najnižem nivou
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 18
-
Rasčlanjivanje projekta
Veoma je važno da se obezbedi konzistentnost između statuta projekta, izveštaja obima projekta, WBS-a i Gantt-ovog dijagrama da bi se precizno definisao obim projekta
Potrebno je uključiti čitav tim kao i krajnje korisnike u kreiranju WBS-a
Ljudi koji će izvršavati poslove treba da pomažu pri pravljanju planova za poslove, tako što će učestvovati u izradi WBS-a
Održavanje zajedničkih sastanaka pri izradi WBS-a pomaže svima da znaju šta i kako treba da urade ljudi koji su zaduženi za izvršavanje zadataka
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 19
-
Pristupi (tehnike) pri kreiranju WBS-a
PM mora da odredi aktivnosti u skladu sa odabranim
pristupom u realizaciji projekta Svaki pristup zahteva različit skup aktivnosti PRISTUPI:
Koristeći uputstva (smernice) Koristeći analogiju Odozgo na dole Odozdo na gore Korišćenje mapa uma
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 20
-
Tehnike kreiranja WBS-a
Korišćenje uputstava (smernica) Mnoge organizacije razvijaju uputstva i šablone za kreiranje
WBS-a, koristeći sopstvene primere i primere iz nekih prošlih projekata
MS Project 2010/2015 ima nekoliko šablona Project Management Institute je razvio WBS standard kako bi
obezbedio vodič za razvoj i primenu WBS u upravljanju projektom Sadrži primere WBS-a za različite projekte iz različitih industrija Web dizajn, telekomunikacije, softverske implementacije...
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 21
-
Tehnike kreiranja WBS-a
Korišćenje analogije
WBS se bazira na sličnom projektu Koristi se šablon
Sličan projekat može da posluži kao osnova za procene Loše osobine
Potreban je sličan projekat Svaki projekat ima neke svoje specifičnosti
Dobre osobine Bazirano na realnom iskustvu
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 22
-
Tehnike kreiranja WBS-a
Odozgo na dole
Započinje se sa najvišeg nivoa Sistematično se povećava nivo detalja (razbija se na manje
stavke) Uspeva ako
se problem dobro shvati tehnologija i metodologija nisu nove je problem sličan nekom ranijem projektu ili problemu
Najčešće se primenjuje Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 23
-
Tehnike kreiranja WBS-a
Odozdo na gore
Započinje se od zadataka sa najnižeg nivoa Identifikacija što je moguće više specifičnih zadataka Ti zadaci se grupišu po kategorijama i dobijaju se viši nivoi Loše osobine
Vremenski zahtevno Puno preduslova
Dobre osobine Detaljnost
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 24
-
Tehnike kreiranja WBS-a
Korišćenje mapa uma Generišu se svi zadaci koji moraju da se izvrše Umesto pravljenja liste, pravi se nelinearan format ili slika
ideja Grupišu se u kategorije
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 25
-
Rečnik WBS-a
Rečnik WBS-a je dokument u kome su detaljno navedene informacije o svakoj aktivnosti unutar WBS-a
Potreba za rečnikom Mnogi zadaci naavedeni u WBS-u su nejasni Svi moraju da imaju isto razumevanje zadatka i sve ono što on uključuje
Format rečnika može biti različit i zavisi od potreba Kratak paragraf u kome je opisan svaki zadatak (manji projekti) Potrebna je čitava strana za opis zadatka (složeniji projekti) Spisak odgovornih, zahtevi za resursima, ocena troškova
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 26
-
Saveti za kreiranje WBS-a
Svaki zadatak bi trebalo da se pojavljuje tačno jednom Svaki zadatak treba da da proizvod (deliverable) Sadržaj posla neke aktivnosti WBS-a je suma poslova
aktivnosti nivoa ispod nje. Trebalo bi da bude jednostavan za razumevanje
Članovi tima treba da učestvuju u njegovoj izradi Svaku aktivnost WBS-a trebalo bi dokumentovati u rečniku WBS treba da bude fleksibilno oruđe za prihvatanje
neophodnih promena u procesu kontrole
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 27
-
Verifikacija obima
Verifikacija obima je formalno prihvatanje kompletnog obima projekta od strane njegovih aktera
Ulazi Plan upravljanja projektom Dokumentacija o zahtevima Matrica praćenja zahteva Validiranje/potvrda proizvoda (deliverables) Izlazi Prihvaćen proizvod (deliverables) Zahtevi za izmenama Ažuriranje projektne dokumentacije Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 28
-
Kontrola obima
Kontrola obima podrazumeva kontrolu izmena na obimu projekta
Korisnici obično nisu sigurni kako žele da im izgleda proizvod i kakvu tačno funkcionalnost da poseduje
Razvojni tim nije siguran kako da protumači zahteve korisnika Cilj kontrole obima je uticati na faktore koji dovode do izmena,
obraditi izmene na osnovu integrisane kontrole izmena i upravljati izmenama nakon njihovog pojavljivanja
Alat za izvođenje kontrole obima je analiza varijansi koja predstavlja razliku između planiranih i stvarnih performasi projekta
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 29
Upravljanje projektima u ITObim projektaObim (delokrug) projektaRezime obima projektaPrikupljanje zahtevaPrikupljanje zahtevaPrikupljanje zahtevaPrikupljanje zahtevaDefinisanje obimaRasčlanjivanje projekta �(Work Breakdown Structure)Rasčlanjivanje projektaRasčlanjivanje projektaRasčlanjivanje projekta Proizvodni WBS - grafikonFazni WBS - grafikonFazni WBS - tabelarniRasčlanjivanje projektaRasčlanjivanje projektaRasčlanjivanje projektaPristupi (tehnike) pri �kreiranju WBS-aTehnike kreiranja WBS-aTehnike kreiranja WBS-aTehnike kreiranja WBS-aTehnike kreiranja WBS-aTehnike kreiranja WBS-aRečnik WBS-aSaveti za kreiranje WBS-aVerifikacija obimaKontrola obima