upravljanje projektnim ciklusom i · web viewsredišnji ured za razvojnu strategiju i koordinaciju...
TRANSCRIPT
Upravljanje projektnim ciklusom I
Središnji ured za razvojnu strategiju i koordinaciju fondova Europske unije (SDURF), kao prvi u nizu, organizirao je seminar pod nazivom „Upravljanje projektnim ciklusom I“ od 18. svibnja do 20. svibnja 2009. godine u Zagrebu, Radnička cesta 80/V, u službenim prostorima gore spomenutog ureda (prvi ponuđeni termin od 4. svibnja do 6. svibnja, kako je upisano na omotu spisa, bio je popunjen te su svi prijavljeni sudionici iznad predviđenog okvirnog broja prebačeni za termin dva tjedna kasnije). Važno je napomenuti da se obuka odnosila na fondove koji se sada koriste te na fondove koji će biti dostupni kada RH postane punopravni član EU.
Edukacijski sadržaji, raspoređeni u tri dana, realizirani su u skladu sa programom kako slijedi:
U kontekstu pretpristupne pomoći EU, cilj je poboljšati kvalitetu pomoći uzimajući u obzir sami program, a time i projekte te njihovu relevantnost, izvedivost i učinkovitost za postizanje osnovnih ciljeva. Upravljanje projektnim ciklusom je vrlo kreativan i složen proces koji uključuje pregovaranje i dogovaranje o odlukama koje su prihvatljive glavnim dionicima. Stoga su timski rad te pregovaračke i komunikacijske sposobnosti najvažnije za učinkovito upravljanje projektnim ciklusom. Posebno je važno na početku istaknuti razliku između programa i projekta.
Program je okvir za planiranje, aktivnost koja traje i skup uvjeta za uvođenje, a projekt je određena aktivnost unutar sektora ili područja, ograničena u izvorima i sadrži konkretne ciljeve i prioritete te proračun i vremenski raspored. Definicija projekta, prema Europskoj komisiji, čini niz međusobno povezanih aktivnosti u određeni redoslijed radi postizanja jasnih ciljeva unutar određenog vremenskog razdoblja i s određenim financijskim sredstvima. Ciljevi projekta moraju biti u skladu s nacionalnim, regionalnim, lokalnim i sektorskim politikama, odnosno strateškim dokumentima. Ovdje treba napomenuti važnu pretpostavku da strateške dokumente treba promatrati bilateralno. Jedna strana je EU, a druga su predlagači iz RH. Za EU su strateški dokumenti: periodično izvješće o napretku RH u približavanju EU i vladini dokumenti koji se usklađuju s EU propisima, pravilima i praksama.
1
A. Koncept projektnog ciklusaB. Programi EU u Republici HrvatskojC. Izrada projektnog prijedlogaD. Provedba projektaE. Monitoring i evaluacija
A. Koncept projektnog ciklusa
S druge strane, strateški dokumenti za predlagače su svi važeći zakonski akti i propisi u RH. To u praksi znači da načelno projekt mora ići u korak s poboljšanjima koja se traže u izvješću o napretku, a s druge strane mora biti u skladu sa važećim propisima RH, ili mora biti osigurana pretpostavka da će se tijekom projekta zakonska regulativa promijeniti. Praksa je pokazala da su takvi projekti rizični, odnosno dogodile su se neugodne situacije u kojima je EK (Europska komisija) tražila povrat novca zbog nemogućnosti realizacije odobrenih projekata koji nisu mogli biti realizirani upravo zbog nepostojeće zakonske regulative koja to dopušta. U tom smislu kod izbora naziva projekta, svrhe, budućih dionika, ciljeva i programiranja treba biti iznimno oprezan.
Osnovna načela upravljanja projektnim ciklusom:
- poštivanje svih propisanih faza ciklusa- uključivanje dionika- planiranje služeći se problemskim stablom, stablom ciljeva te logičkom
matricom- projekt mora biti relevantan, izvediv i održiv
Prijašnja loša iskustva pozivaju na oprez na temelju podatka da je hrvatska apsorcijska sposobnost samo 1% ( projekti koji su odobreni, a njihova vrijednost ukupne mase novca predviđene za pomoć zemljama kandidatima i zemljama potencijalnim kandidatima za ulazak u EU (iznosi samo 1% izraženo u €)
Osnovni projektni ciklus sastoji se od pet faza:
1. Programiranje2. Identifikacija3. Formuliranje4. Provedba projekta5. Evaluacija i revizija
1. Programiranje
- analiza situacije na nacionalnoj razini – mogućnosti i prepreke- nacionalni program razvitka ili strategije razvoja pojedinih sektora ili
prioriteti na lokalnoj razini
2. Identifikacija
- analiza problema i ciljeva u skladu sa strateškim dokumentima- analiza dionika – korisnici, voditelji projekta, partneri, donatori , nabavljači,- administracija- analiza kapaciteta- studija izvedivosti
2
3. Formuliranje ili priprema
- razrada projektnih ideja – izrada logičke matrice i pisanje prijedloga projekta
4. Provedba (uključujući praćenje i izvješćivanje)
- upravljanje projektom- postizanje rezultata i ispunjavanje ciljeva- učinkovito upravljanje financijskim sredstvima- praćenje i izvješćivanje o učinjenom
5. Praćenje i evaluacija
Praćenje – tijekom trajanja projekta
o Neprekidna analiza napretka projekta u postizanju planiranih rezultata s ciljem poboljšanja u procesu donošenja odluka i unutarnji nadzor provedbe projekta
Evaluacija – promatranje ciljeva projekta
o Analiziraju se rezultati projekta i rađaju se nove ideje za projekteo Objektivno procjenjivanje projekta – utvrditi do koje mjere su ispunjeni ciljevi kako bi
se zaključci koristili u procesu odlučivanja, zemlje primateljice i donorao Osnovne osobine evaluacije - objektivnost, kredibilnost, sudjelovanje dionika i
korisnost
Pretpristupni programi EU koncipirani su kao pomoć zemljama kandidatkinjama u procesu pristupanja EU kroz jačanje institucija i pripremu za korištenje Strukturnih fondova i Kohezijskog fonda, kao bespovratna sredstva za sufinanciranje radova, usluga i nabavu opreme. Korisnici su: tijela državne uprave, gradovi, općine, županije, nevladine organizacije, poduzetnici, pravne osobe i javne ustanove. Sredstva se dodjeljuju iz središnjeg proračuna EU, a Europska komisija je samo posrednik.
Osnovni pojmovi koji određuju strukturu aktivnosti su:
o PROGRAM – obično definira okvir pomoći (CARDS, Phare, IPA...)o PROJEKT/mjera/operacija – u sklopu pojedinog programa prijavljuje se projektni
prijedlog (aplikacija) s konkretnim problemomo UGOVOR – provedba projekta/mjere ili dijela projekta kroz usluge, nabavu roba ili
radovao GRANT SHEMA – vrsta podugovaranja i provedbe
3
B. Programi EU u RH
Politički put pristupanja RH prema EU uvijek je bio praćen odgovarajućim financijskim instrumentima.
IPA program je podrška potencijalnim kandidatkinjama (Albanija, BiH, Crna Gora i Srbija) na putu približavanja EU i to:
a) Pomoć u trnaziciji i jačanju institucijab) Prekogranična suradnja
IPA program kao podrška državama kandidatkinjama (Hrvatska, Makedonija i Turska) u pripremama za pristupanje EU i pripremi za korištenje instrumenata kohezijske politike, gore navedeno pod a i b, plus kako slijedi:
c) Regionalni razvojd) Razvoj ljudskih resursae) Ruralni razvoj
Specifičnosti i načela IPA programa vrlo su slična ili u nekim segmentim istovjetna onima u Strukturnim fondovima. To znači da se educirani i osposbljeni kadrovi za IPA program jednako dobro mogu snalaziti i u prostoru fondova koji će biti na raspolaganju nakon pristupa u punopravno članstvo EU.
Razvoj financijske pomoći Republici Hrvatskoj
CARDS (2000.-2004./2006.)
PHARE – ISPA – SAPARD(2005. – 2006.)
IPA (2007. - ....)
Strukturni fondovi i Kohezijski fondFondovi za poljoprivredu
i ruralani razvoj (svi nakon pristupanja EU)
4
Načela:
- decentralizirano upravljanje- veća uloga resornih tijela- višegodišnje programiranje – operativni programi i okvirni strateški
dokument- međuresorna koordinacija- partnerstvo- N+3 pravilo (trajanje više od tri godine)- akreditacija sustava za upravljanje programom
IPA je podijeljena na komponente:
IPA
I. komponenta
Pomoć u tranziciji i
jačanje institucija
II. komponenta
Prekogranična suradnja
III. komponenta
Regionalni razvoj
IV. komponenta
Razvoj ljudskih resursa
V. komponenta
Ruralni razvoj
III. A
Promet
III. C
Regionalna konkurentnost
III. B
Zaštita okoliša
5
IPA PROGRAM – ALOKACIJE (milijuni €)
2007. 2008. 2009. 2010. 2011. 2012.I. Pomoć u tranziciji 47.6 45.4 45.6 39.5 39.96 40.87
II. Prekogranična suradnja
9.7 14.7 15.9 16.2 16.54 16.87
III. Regionalni razvoj 45.1 47.6 49.7 56.8 58.20 59.35
IV. Razvoj ljudskih potencijala
11.4 12.7 14.2 15.7 16.0 16.04
V. Ruralni razvoj 25.5 25.6 25.8 26.0 26.50 27.27
UKUPNO 139.2 146.0 151.2 154.2 157.2 160.4
EU je uspostavila programe ZAJEDNICE kako bi promovirala suradnju i prvenstveno među državama članicama. Zemlje kandidati u određenom programu Zajednice mogu sudjelovati potpisivanjem „Memoranduma o razumijevanju“, međunarodnog sporazuma za određeni program sa službama Europske komisije i uplaćivanjem financijskog doprinosa u proračun tog programa.
Glavne razlike između IPA programa i programa Zajednice
IPA
Isključivo namijenjeni pripremi zemalja kandidata u procesu pristupanja članstvu u EU
Projekti su većinom namijenjeni državnim institucijama
Ne plaća se sudjelovanjeProgramima upravljaju nacionalne strukture
Programi Zajednice
Prvenstveno namijenjeni suradnji državaProjekti većinom podrazumijevaju odgovarajuće
partnerske institucijePlaćanje članarine na programskoj razini
Programe uglavnom vode službe i agencije Europske komisije
Svaki program ima svoju pravnu osobu i različita provedbena pravila
6
Programi ili područja u kojima RH sudjeluje na temelju potpisanog memoranduma
- sedmi okvirni programa za istraživanje i tehnološki razvoj (FP7)- konkurentnost i inovacije- inteligentna energija- potpora ICT – eu- socijalni sektor- media 2007- kultura 2007. -2013.- civilno društvo- zdravstvo- Marco Polo- sigurni internet 2009. – 2013.- integrirani program cjeloživotnog učenja- Erasmus Mundus- građansko pravo
Izrada projektnog prijedloga u prosjeku traje dvije godine. Tijekom pripremanja dokumentacije projektni tim mora usko surađivati, a članovi tima uvjetno trebaju posjedovati niz znanja, vještina i sposobnosti kako bi uspješno realizirali složene zadaće vezano za izradu projektne dokumentacije. Tim ne smije imati više od pet članova, a optimalan broj je tri člana.
Proces prolazi kroz :
C1. Identifikaciju
C2. Analizu
C3. Planiranje
C4. Problem
C5. Dionike
C6. Logička matrice
C7. Pretpostavke
C8. Izvore provjere
7
C. Izrada projektnog prijedloga
Analiza dionika
Analiza ciljeva
Analiza problema
Identificirati i okarakterizirati
potencijalne dionike i
procijeniti njihove
mogućnosti
Razvijati moguća rješenja iz
identificiranih problema, razlučiti
načine i njihove odnose
Identificirati glavne probleme,
ograničenja i mogućnosti i
odrediti uzročno posljedične veze
Analiza dionika
Analiza ciljeva
Izbor strategije
Analiza problema
Interna logika
P R O C E S
ME
TODE
Matrica strategije dionika i metode
sudjelovanjaa
Problemsko stablo Stablo
ciljeva
Analiza izvedivosti, troškova i
koristi
Logička matrica
8
C1. Identifikacija
C2. Analiza
Razrada logičke matrice
Plan trošenja
sredstava
Plan aktivnosti
Definiranje projektne strukture,
testiranje interne logike i rizika, formuliranje
mjerljivih pokazatelja
uspješnosti projekta.
Razvijati moguća rješenja iz
identificiranih problema, razlučiti
načine i njihove odnose.
Određivanje tijeka kativnosti i njihove
međuovosnosti, procjenjivanje
trajanja aktivnosti i ocjenjivanje
odgovornosti.
C4. Problem
Analiza problema podrazumijeva sakupljanje informacija koje opisuju problematičnu situaciju. Isto tako treba osigurati raspravu i detekciju prethodnih pogrešaka te učenju na istima. Osobito treba osigurati da ključni dionici sudjelju u analizi preko svojih predstavnika. Na temelju toga se priprema problemsko stablo koje će osigurati pojednostavljenu ali robusnu sliku realne situacije. Problemsko stablo uspostavlja uzročno – posljedične odnose i zbog toga pomaže u osiguranju činjenice da se korijenski problemi identificiraju i da im se pristupa na primjeren način, a osnovni koraci su:
C4.1. Prepoznati jedan ili dva glavna početna problema koji utječu na ciljne skupineC4.2. Prepoznati probleme – ograničenjaC4.3. Analizirati uzročno – posljedične vezeC4.4. Provjeriti logikuC4.5. Izraditi nacrt dijagrama problemskog stabla
9
C3. Planiranje
C5. Dionici
Dionici su osobe ili skupine ljudi koji imaju značajan interes u uspjehu ili neuspjehu projekta. Oni mogu biti: tijela državne i javne uprave, privatni sektor, pojedinačne tvrtke, nevladine organizacije i članovi lokalne zajednice. Analizom dionika dolazimo do informacija koje su relevantne za proces izrade i upravljanje projektom:
- omogućava prepoznavanje ključnih interesnih skupina- omogućava dobivanje relevantnih informacija- pokazuje kako različiti dionici doživljavaju realnost- naglašava različite potrebe- pomaže u prepoznavanju potencijalnih sukoba i rizika- podupire pravilno određivanje ciljeva i odabira strategije
Potencijlni kriteriji za odabir dionika
10
C6. Logička matrica
Logička matrica je vrlo složen sustav križaljke do koje se dolazi prolaskom od problemskog stabla preko stabla ciljeva do matrice.
Stablo ciljeva
Interna logika
Komplementa-rnost sa
projektima koje financiraju drugi
donatori
Žurnost
Postojeći potencijali i kapaciteti Relevantnost za
strategiju donatora/države/
partnera
Socijalna prihvaćenost
Doprinosi reduciranju nejednakosti
Raspoloživost financijskih
sredstava
Područja kojima važnost daju ciljne
skupine
PITANJA
11
Opći cilj
Opći cilj Opći cilj
Popunjavanje počinje prvim stupcem odozgo, zadnjim odozdo, a zatim se popunjavaju stupci u sredini. Polja se sadržajno usklađuju po vertikali, a zatim po horizontali u logičku tablicu (matricu)
Opći cilj
Svrha projekta
Rezultati
Aktivnosti
1. Opći ciljevi – koji će se opći ciljevi ostvariti realizacijom projekta?2. Svrha projekta – koje će specifične ciljeve projekt ostvariti, što će pomoći ostvarenju
općeg cilja?3. Očekivani rezultati – rezultati su postignuća kojima se ostvaruju specifični ciljevi,
koji su očekivani rezultati?4. Aktivnosti – koje su ključne aktivnosti koje se moraju provesti i kojim redosljedom
kako bi se postigli očekivani rezultati (grupiranje aktivnosti prema rezultatima)?5. Koji preduvjeti moraju biti zadovoljeni prije početka projekta, a koji vanjski
preduvjeti moraju biti zadovoljeni prije početka provedbe planiranih aktivnosti?
12
Svrha projekta
Rezultat Rezultat Rezultat
Aktivnosti Aktivnosti
1.
2.
9.
10. 11. 7.
8.
3. 12. 13. 6.
4. 14. 15. 5.
Ukratko o projektu
Objektivno provjerljivi pokazatelji Izvori
provjerePretpostavke
i rizici
Aktivnosti
Rezultati
Opći cilj
Svrha projekta Rješava glavni problem i definira održivu korist za ciljnu skupinu
Odnosi se na šire ciljeve nacionalne, sektorske ili EU politike kojima će projekt doprinjeti
Robe i usluge koje su posljedica poduzetnih aktivnosti
Aktivnosti koje je potrebno poduzeti da bi se ostvarili rezultati (radni plan/zadaće)
C7. Pretpostavke
6. Koji vanjski preduvjeti moraju biti zadovoljeni kako bi se očekivani rezultati ostvarili u skladu s planom?
7. Koji su čimbenici, osim odgovornosti korisnika, važni za ostvarenje cilja. Koje kritike treba uzeti u obzir?
8. Koji su ključni pokazatelji uspjeha vezani za opći cilj?9. Koji su izvori informacija za ove pokazatelje?10. Koji indikatori jasno pokazuju da je cilj ostvaren?11. Koji su izvori financiranja? Kojim se metodama informacije mogu prikupljati?12. Kojim se pokazateljima može mjeriti ostvaruje li projekt očekivane rezultate i u kojoj
mjeri?13. Koji su izvori za ove pokazatelje?14. Sredstva - koji su resursi potrebni za provođenje aktivnosti (osoblje, oprema,
edukacija, studije, nabava, prostor itd.)?15. Troškovnik - koji su izvori informacija za mjerenje tijeka aktivnosti? Koji su troškovi
projekta? Kako su razvrstani?
OPIS PROJEKTA
Pretpostavke u kontekstu logičke matrice se odnose na uvjete koje je potrebno zadovoljiti kako bi projekt bio uspješan. Isto tako treba uzeti u obzir opcije koje mogu utjecati na projekt, a izvan su našeg utjecaja. Načelno, pretpostavke su čimbenik koji treba pozorno promatrati za vrijeme trajanja projekta, a mogu se odnositi i na:
13
C8. Izvori provjere
o Aktivnosti drugih dionika koji nisu direktno uključeni u upravljanje navedenim projektom
o Nepovoljne povratne informacije od ciljnih skupina na usluge koje se trebaju osigurati kroz navedeni projekt
o Uspješna koordinacija svih donatora i razumna potrošnja sredstavao Oscilacije cijena i uslugao Promjene u širokoj politici nove vlade
Logička matrica zahtijeva točno utvrđeni način prikupljanja objektivno provjerljivih pokazatelja: administrativna dokumentacija i vanjski izvori.
Provedba je ključna faza projekta, jer se tijekom te faze planirani rezultati zaista „isporučuju“ dionicima i ostalim korisnicima. Provedba projekta se realizira kroz ugovaranje:
14
Cje
na
Kompleksnost
Administrativna izviješća
Upravljačka izviješća
Statistički podaci
Prilagođeni statistički podaci
Intervju sa kranjim korisnicima
Specijalizirane ankete
D. Provedba projekta
o USLUGAo NABAVEo RADOVAo GRANTOVA (bespovratne donacije - darovnice)
Sve gore navedeno provodi se u skladu sa PRAG pravilima, pravila objedinjena u priručnik za ugovaranje vanjskih stručnjaka koji će biti angažirani na projektu. Jedan projekt prati jedan ili više ugovora. Provedba projekta počinje za:
1. Provedbeno tijelo kada je potpisan financijski sporazum – sredstva su i službeno dodijeljena (slijedi priprema natječajne dokumentacije, opis poslova, tehničke specifikacije i troškovnici)
2. Za izvođača kada je potpisan ugovor između ugovaračkog tijela i izvođača
Faze provedbe projekta – VERTIKALNO
o Priprema natječajne dokumentacijeo Ocjenjivanje ponudao Plaćanje i evaluacijao Provedba ugovorao Izvješćivanje (računi i plaćanje)o Praćenje i evaluacija
Natječajna procedura – rokovi odabrani sukladno iznosu proračuna
o Twinning usluge
- twinning 6-12 mjeseci- twinning light 3-5 mjeseci- okvirni ugovor 1-3 mjeseca- međunarodni ograničen natječaj 6-8 mjeseci
o Nabava i radovi
- međunarodni otvoreni natječaj 5-7 mjeseci
o Darovnice
- lokalni poziv za dostavu prijedloga 4-6- mjeseci
Faze provedbe projekta – HORIZONTALNO
o Utvrđivanje zatečenog stanjao Provedbena fazao Završna faza
15
Projekti izgradnje institucija su takozvani soft projekti:
- izgradnja kapaciteta institucija- usklađivanje sa EU- razvijanje strategija itd.
Prema načinu provedbe usluge mogu biti:
- usluge stručnjaka (konzultanti)- treninig i ostale edukacijske aktivnosti, studijska putovanja itd.- twinning kroz potrebu za ekspertizom javne uprave- twinning light- tehnička pomoć kroz potrebu za ekspertizom privatnog sektora
Investicijski projekti
- nabava robe ili opreme – tehničke specifikacije- radovi, izgradnja, troškovnici- veći financijski iznosi- trebaju se poduprijeti sa studijom izvedivosti- uključuju trošak izgradnje kao i trošak budućeg korištenja- ekonomska analiza kod projekata većih od 10 mil. €- obavezna studija utjecaja na okoliš- studija ostvarivanja profita kroz projekt
Grant sheme – DAROVNICE
- poziv za dostavu prijedloga- ocjenjivanje prijava- ugovaranje- provedba grantova- izvještavanje – izdavanje računa- praćenje i evaluacija
Treba napomenuti da je u okviru IPA-e, za komponentu I, određen omjer nacionalnog sufinanciranja:
- twining 5%- tehnička pomoć 10%- investicije 25%- grantovi 10% (od strane krajnjeg korisnika)
16
NATJEČAJNA PROCEDURA
Nabava roba, usluga i radova izraženo u eurima
Usluge više od 200.000€ - Međunarodni ograničeni natječaj
Više od 10.000, a manje od 200.000€ - Okvirni ugovor
Manje od 10.000€ - Jedna ponuda
17
Sažetak projekta / Operativni program
PRIPREMA NATJEČAJA
Opis posla Tehnička specifikacija Troškovnici Upute
aplikantima
Natječajna procedura / Poziv na dostavu prijedloga
Evaluacija ponuda / prijedloga
Dodjela ugovora
POČETAK PROJEKTA
Nabava Više od 150.000€ - Međunarodni otvoreni natječaj
Više od 60.000, a manje od 150.000€ - Nacionalni otvoreni natječaj
Više od 10.00, a manje od 60.000€ - Procedura pregovaranja
Manje od 10.000€ - Jedna ponuda
Radovi Više od 5.000.000€ - Međunarodni otvoreni natječaj
Više od 300.000, a manje od 5.000.000€ - Nacionalni otvoreni natječaj
Više od 10.000, a manje od 300.000€ - Procedura pregovaranja
Manje od 10.000€ - Jedna ponuda
Procedura jedne ponude
o Istražiti tržišteo Pripremiti i poslati zahtjevo Zaprimanje ponuda i provjera administrativne i tehničke prihvatljivostio Potpisivanje ugovora
Primjer natječajne dokumentacije – USLUGE ( dokumentacija za nabavu, radove i grantove se u nekim segmentima razlikuje ali u načelu se sastoji od dijelova kako slijedi)
o Upute ponuđačima
- poziv za sudjelovanje- upute ponuđačima
o Ugovor, posebni uvjeti
- opći uvjeti- opis posla- organizacija i metodologija- ključni stručnjaci- proračun po stavkama
o Druge informacije
- obavijest o užem izboru kandidata- tablica za ocjenjivanje- evaluacijska tablica
o Obrazac za dostavu ponuda
18
E. Monitoring i evaluacija
Praćenje i evaluacija imaju izuzetno važno mjesto u uprvljanju projektnim ciklusom. Zadaće čimbenika u procesu praćenja prema odgovornostima i ulogama u projektu:
E.1. Krajnji korisnik
- jedinice za provedbu projekta pripremaju izvješće u zadanom formatu (Monitoring report)
- voditelji programa ih potpisujuE.2. SDURF
- prikuplja i kontrolira izvješća- organizira sastanke- dostavlja izvješća višim instancama- na temelju podnesenih izvješća i zaključaka priprema synopsis-izvješće
(zajedničko izvješće o provedbi programa)
E.3. SAFU
- ispunjava dio izvješća koji se odnosi na financijske podatke o projektu- dostavlja financijske podatke za pripremu Synopsis izvješća- kontinuirano prati financijske pokazatelje
Razlika između praćenja i evaluacije se odnosi na:
EVALUACIJA se bavi kranjim dugoročnim učinkom
PRAĆENJE se odnosi na aktivnosti i rezultate kontinuirano i vezano za kratkoročna razdoblja i faze provedbe projekta
Evaluacija se do sada provodila centralizirano, angažiranjem eksperata od strane EK. Trenutno se provodi tzv. „Interim Evaluacija“ iz PHARE programa po određenim područjima i po temama. Ubuduće NIPAC (Nacionalni koordinator IPA) preuzima poslove evaluacije do 2010. godine. To znači da sami određujemo godišnji plan i vrstu evaluacije koju potvrđuju nadzorna tijela. Angažiramo stručnjake i pripremamo izvješća za EK. Svi projekti koji se provode prema decentraliziranom modelu provedbe podložni su internom praćenju. IPA zahtjeva poseban MIS informatički sustav nadzora provedbe projekta i operativnih programa. Isto tako praćenje i izvješćivanje putem organiziranih sastanaka razlikuje se prema komponentama, od dva puta do osam puta godišnje.
19