urpo salo, ,kht tietotili consulting oy...tietotili consulting oy (1986) tietotili audit oy •...

62
Perinteisestä taloushallinnosta ähköi sähköiseen Urpo Salo, KHT Tietotili Consulting Oy On siinä kiipeämistä …. Christallo, Dolomiitit, Italia

Upload: others

Post on 11-Jul-2020

8 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Perinteisestä taloushallinnosta ähköisähköiseen

Urpo Salo, KHT p ,Tietotili Consulting Oy

On siinä kiipeämistä ….Christallo, Dolomiitit, Italia

Page 2: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Ti t tili t l d h lli l l it 26 ttTietotili: talouden hallinnan palveluita 26 vuotta

• Tietotili Consulting Oyl

g y▫ Paperiton taloushallinto▫ Päätuote: sähköinen talouden

hallinta

Tietotilin toimisto: Mannerheimintie 105 Helsinki

hallinta▫ TietotiliOnline – asiakasportaali▫ Asiantuntijapalvelut

• Tietotili Audit Oy▫ KHT –yhteisöy▫ Tilintarkastus ja

asiantuntijapalvelut Tietotilinj h h ä

• Liiketoiminnan laajuus▫ Liikevaihto noin 4,0 M€

H kilök j 6

johtoryhmä

▫ Henkilökunta vajaat 60

Page 3: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Urpo SaloUrpo Salo• Toimitusjohtaja, perustajaosakas (50 %) ▫ Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Consulting Oy (1986) ▫ Tietotili Audit Oy

• HKKK, KTM 1983▫ Helsingin kauppakorkeakoulu HelsinkiHelsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki

• KLT (1985)

• KHT (1993)

• Yrittäjä (taustani, ajatukseni)▫ Yrittäjänä vuodesta 1982, 29 vuotta▫ Tietotili Consulting Oy, 26 vuotta ▫ Tietotili Audit Oy, vuodesta 2003▫ HLB International

International contact partnerJäsen vuodesta 1997Jäsen vuodesta 1997

• Näkökulmani: ▫ Sähköisen talouden hallinnan ratkaisut

yritystoiminnan tueksi ja toimintojen yritystoiminnan tueksi ja toimintojen tehostamiseen

Page 4: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Perinteinen taloushallintoPerinteinen taloushallinto

• Perinteinen = paperille • Perinteinen = paperille laadittuihin tositteisiin perustuvap

• Tositteen fyysinen merkitys▫ Mikä on alkuperäinen tosite▫ Missä tosite sijaitsee▫ Postin kulun viive▫ Arkistot tositteiden

Laatokan karjala

▫ Arkistot, tositteiden kopiointi ja kierrättäminen

▫ Tositteiden etsintä ja jkopiointi

▫ Tiedon saatavuus tositteista

Page 5: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Fyysiset dokumentit Fyysiset dokumentit …• Paperiset

tositteet; niiden tositteet; niiden fyysinen sijainti ohjaa ja rajoittaa ohjaa ja rajoittaa työn organisointia

• Kirjanpito on Kirjanpito on erillinen osa yrityksen prosesseja

• Kirjanpito hdää tehdään

jälkikäteen

Page 6: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Dokumenttien arkistointi kautta aikojen Dokumenttien arkistointi kautta aikojen … • Tositteiden

arkistointitapa on arkistointitapa on tärkeä päätös

• Tositteet sisältävät paljon yrityksen paljon yrityksen keskeistä tietoa, jonka hyödyntäminen Erilaisia tapoja hyödyntäminen auttaa liiketoiminnan johtamisessa

Erilaisia tapoja arkistoida tositteita ja muuta tärkeää tietoa kautta aikojen … johtamisessa

• Onko tieto kaikkien tarvitsevien / siihen oikeutettujen

kautta aikojen …

oikeutettujen käytettävissä?

• Miten kirjanpidon hoito voidaan hoito voidaan organisoida

Page 7: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Perinteisessä kirjanpitäjän työ Perinteisessä … kirjanpitäjän työ .. • Kirjanpitäjä tekee työtään

menneessä ajassa .. menneessä ajassa .. • Tositteiden fyysiseen

paikkaan ja siirtelyyn liittyvät ongelmat, liittyvät ongelmat, kopioinnit, hyväksyntöjen organisointi ja tiedon siirto asioista hankalaa

• Tarkastetaanko laskut kunnolla ?

• Miten esimerkiksi tieto Miten esimerkiksi tieto menneistä tapahtumista saadaan helposti esille vertailua varten ?

• Tietysti: hyvin organisoituna asiat hoituvat! Ed k t t l o tuvat! Eduskuntatalo

Page 8: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Sähköinen talouden Sähköinen talouden hallintaAjan tasalla joka

Porautuvat raportit

hallintaaamuMaksatukset

Mitä sähköinen

Kassavirtaennusteet

Käytettävissä mobiililaitteillatalouden hallinta voi tarkoittaa ??Avoimet saamiset

Käytettävissä mobiililaitteilla

Avoimet saamiset

Ostolaskujen kä itt l j h lli tA ki käsittely ja hallintaArkistot

Page 9: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

SEPASEPASingle Euro Payments Areag y

Amazing possibilities to Uudet ideatTi dä kö d ll i ä SEPA

financial administration Uudet ideat

Tiedätkö todella, mistä SEPA:ssa on kyse ?Tiedätkö, miten toimialamme tulee muuttumaan ?Tiedätkö mitä muuttumaan ?Mitä nämä muutokset merkitsevät?

Tiedätkö, mitä toimialallamme todella

tapahtuu ?

Page 10: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

SEPA tulee muuttamaan koko t l h lli taloushallinnon työskentelyn täysin! työskentelyn täysin! Mikä itse asiassa on SEPA ?Kuinka se muuttaa maailman ?Miksi se on meille tärkeää ?

Kristallipallomme – kultainen vai ruosteessa ??p

Page 11: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Si l P ASingle Euro Payments Area

SEPA is European area • SEPA is European area that covers 32 countries:

EU t i ▫ EU countries (European Union)

▫ EEA countries▫ EEA countries(European Economic Area)

▫ Swizerland ▫ Monaco

Page 12: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

32 SEPA i32 SEPA countries• Austria • LiechtensteinAustria• Belgium• Bulgaria• Cyprus

Liechtenstein• Lithuania• Luxembourg• Malta• Cyprus

• Czech Republic• Denmark• Estonia

• Malta• Monaco• Netherlands• Norway• Estonia

• Finland• France

G

• Norway• Poland• Portugal

R i• Germany• Greece• Hungary

l d

• Romania• Slovakia• Slovenia

i• Iceland• Ireland• Italy

• Spain• Sweden• Switzerland

• Latvia • United Kingdom

Page 13: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

32 SEPA countries3490 million citizens

71,5 billion electronic payment transactions annually

71 500 000 000 = 2 267

transactions/second

6 d * h * 6 i *6 /

365 days * 24 hours * 60 min *60 sec

Page 14: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

O i f SEPAOverview of SEPA

• SEPA is:▫ An area in which consumers,

companies and other economicactors will be able to make and

i i receive payments in euro, whether between or withinnational boundaries under the national boundaries under the same basic conditions, rights and obligations regardless of theirobligations, regardless of theirlocation.

Payment will be made in full Tärkeää

Page 15: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Th i f SEPA iThe aim of SEPA is:

▫ To advance European integration with a competitive and innovative euro area retail payments market h b i i h i hi h that can bring with it higher

service levels, more efficient products and cheaper alternatives products and cheaper alternatives for making payments

Page 16: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

SEPA consists of:SEPA consists of:• The single currency € (2002)g y• A single set of euro payment

instruments:▫ Credit transfer▫ Direct debits▫ Card payments▫ Card payments

• Efficient processing infrastructures for euro paymentsinfrastructures for euro payments

• Common technical standards• Common business practicesp• A harmonized legal basis• Ongoing development of new

i d icustomer-oriented services

Page 17: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Miksi SEPA ?• Ennen SEPAa:▫ Euroalueen talousyksiköt eivät

pystyneet hyödyntämään täysin

Miksi SEPA ?

pystyneet hyödyntämään täysin yhteisen raha-alueen hyötyjä

▫ Vaikeaa, kallista ja hidasta tehdä k j l i ällä t i j j li maksuja alueen sisällä tai rajojen yli

▫ Yritysten täytyy pitää tilejä kaikissa maissa, joissa harjoittavat l k

j jliiketoimintaa

▫ Sirpaleisuus ja erilaiset pankkien normit estävät yhtenäisen kehityksen y yja liiketoimintaa edistävät innovaatiot

▫ Toimijat ovat erilaisen Toimijat ovat erilaisen lainsäädännön ja normien alaisena riippuen maasta, jossa toimivat ja ovat kotoisinovat kotoisin

Page 18: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

The goal of SEPAg

• To create an integrated • To create an integrated, competitive and innovativeretail payments market for all

h

Kirjanpitäjän tuho ?

non-cash euro paymentswhich, in time, will beconducted entirelyco ducted e t e yelectronically

• SEPA will benefit all customersI ti lik• Innovations, like

will change the business of manybranchesWhat will happen to the Upi Kirjanpitäjä:Suski • What will happen to the accountants’ work?

Upi Kirjanpitäjä:Suski

(ilman naamiota)

Page 19: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Lisäpalvelut Lisäpalvelut • Rahalaitokset ▫ Ovat vastuussa SEPA

palveluiden ja SEPA lisäpalveluiden laadusta

▫ Ovat oikeutettuja tarjoamaan omia SEPA lisäpalveluitaan niin kauan kuin ne ovat li j SEPA ää öj j linjassa SEPA sääntöjen ja normien kanssa

N ää i !• Nyt pääsemme asiaan!Poikani Karri k k k ikorkeuksissa …

Page 20: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Tuoteparannukset

• Nopeammat suoritukset tilien välillä (yksi päivä?)(y p )

• BIC koodin automaattinen tunnistus tilinumeron perusteella ▫ Bank Identifier Code (BIC) ( )

from the International Bank Account Number(IBAN)

Page 21: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Lisäarvopalvelut Lisäarvopalvelut • E-invoicingg▫ Electronic invoicing,

like Finvoice(structured)

• E-reconciliation▫ Bills are

electronicallymatched with the payment

Finvoice is a standard format for electronic invoices designed to help sellers and buyers exchanging invoice • Payment solutions

for internet banking

sellers and buyers exchanging invoice data in a structured way. It further enables integration of the payment in the online banking packages which is key

▫ Easy paymentthe online banking packages which is key for SME and consumers.

Page 22: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

E d t d t i ht th h i End-to-end straight through processing

Lisäarvopal-velut ennenmaksusuo

Maksu-t ht

Lisäarvopal-velut

maksunmaksusuo-ritusta

tapahtuma maksunjälkeen

• Before payment:▫ Electronic invoicing

Bill di l h

• After payment▫ Electronic reconciliation (e-

▫ Bills are sent directly to the payer’s internet banking application

reconciliation)▫ Bills are electronically

matched with the payment▫ After the payer has accepted

the bill▫ Automatic payment

p yand the payee’s records areautomatically updated

p yinstruction containing relevant information

Page 23: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

AikatauluAikataulu EPC= European Payments Council

• Pankkien piti olla valmiina SEPA:an vuoden 2010 • Pankkien piti olla valmiina SEPA:an vuoden 2010 lopussa; nyt 1.11.2011 lähtien Suomessa osassa pankkeja käynnistyy eli pakko käyttää sepaapankkeja käynnistyy eli pakko käyttää sepaa

• Tästä käynnistyy suuri uudistus!

Page 24: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

SEPA:n vaikutukset käyttäjille• Yritykset voivat yksinkertaistaa • Yritykset voivat yksinkertaistaa

maksutoimintojaan• Yksi SEPA pankkitili, joka käyttää

SEPA:n instrumentteja koko SEPA l liik t i i talueen liiketoimintaan

• Yritykset voivat keskittää maksuliikenteen ja kassanhallinnan toiminnat yhteen paikkaan SEPA y palueella

• Säästöt ajassa ja rahassa• Lisäarvopalvelut helpottavat

tapahtumakäsittelyn organisointia tapahtumakäsittelyn organisointia ja vähentävät työtä (rajusti!!)

• Pankit voivat kilpailla tasavertaisina koko SEPA alueella => hyötyjä asiakkaille joskin myös toisinpäinasiakkaille – joskin myös toisinpäin

• Palveluntarjoajat eivät enää ole sidottuja sovellustensa kanssa kansallisiin rajoihin

Page 25: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

M illähä j läh k ikki tä ä

Eduskuntatalo, Helsinki

Meillähän on jo lähes kaikki tämä Suomi on sähköisen taloushallinnon

d lläkä ijäedelläkävijämaaMeillä on ollut erittäin modernit lait, jotka ovat mahdollistaneet jkehityksen

Me tiedämme, mitä sähköinen taloushallinto todella voi merkitä!

Page 26: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Finland is on the top of the e-bankingFinland is on the top of the e banking

Page 27: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Mitä tarkoitamme sähköisellä 27

Mitä tarkoitamme sähköisellä taloushallinnolla ?

• Taloushallinnon tapahtumat Taloushallinnon tapahtumat käsitellään sähköisesti, usein liittyen muihin prosesseihin; ei manuaalisia syöttötoimintoja manuaalisia syöttötoimintoja

• Suomessa pankit ovat luoneet erinomaisen teknisen infran:▫ Yritysten tarvitsee vain ottaa ▫ Yritysten tarvitsee vain ottaa

käyttöön uuden teknologian mahdollisuudet

▫ Kaikki muuttuu nopeasti vain ▫ Kaikki muuttuu nopeasti, vain muutos on pysyvää !

▫ Suomessa siirtyminen SEPA:nstandardiin on pienempi asia kuin standardiin on pienempi asia kuin muualla

Page 28: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

1 Reference numbers in invoices

28

1. Reference numbers in invoices

• Old invention; about 30 • Old invention; about 30 years in Finland

• Reference number in invoice can be printed and read also in barcode (scanning syst.)

• Automated way to match • Automated way to match payments to open invoices

• File of received payments b t i d f b k can be retrieved from bank

with the bank account statements

• Reference number includes all payment information of the invoicethe invoice

Page 29: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

2. The electronic account statement; net statement

29

2. The electronic account statement; net statement

• Payment vouchers were substituted b b k’ t t t tby bank’s account statement

• Bank’s account statements can be retrieved as a file and read into the accounting system

• The electronic account statement is a confirmation of your transactions confirmation of your transactions and balance

• Transactions are coded for automate posting in the statement file e g posting in the statement file, e.g. ▫ Payments from purchase ledger

• Account statements can be retrieved from bank to the accounting system from bank to the accounting system during night time, e.g. every night

Page 30: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

3 E i i Fi i

30

3. E-invoice, FinvoiceFi i h B k ’ i ti • Finnish Bankers’ association created one electronic invoice standard, Finvoice, for b2b use , ,

• Many e-invoicing operators and IT companies operate in the same field same field ▫ too many standards is a problem

• Format conversions ▫ Operators’ extra task

• Easy to send, easy to receive▫ Data does not change in ▫ Data does not change in

conversions and need not to be entered manually!

I i t ti t d d!• Invoice rotation system needed!

Page 31: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

4 B f I i i t

31

4. Before e-Invoices: scanning systems

• Many benefits of e-Invoicescan be achieved by scanningcan be achieved by scanningincoming invoices

P i i > Fi i▫ Paper invoice => Finvoice• The invoice recipient can

t t l ith automate processes also with scanned invoice imagesDiffic lt part data interpretation ith • Difficult part: data interpretation with software and comparing to original invoiceimage; most of the problems comes from here!

100,00 => 10 000,-

Page 32: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

5 Electronic salary concept; payslips to netbank

32

5. Electronic salary concept; payslips to netbank

Electronic pay slips including • Electronic pay slips including travel expense invoices

R d th t f ▫ Reduce the amount of paper and mail cost

▫ Better service to employees▫ Better service to employees▫ Banks provide secure access to

e salary via netbanke-salary via netbank• Employees make their travel

expenses invoices with eexpenses invoices with e-invoicing system

Page 33: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

R i i 2

33

Raportointi 24/7

Läh k ikki t l h lli • Lähes kaikki taloushallinnon tapahtumat voidaan käsitellä automaattisesti

• Lähes kaikki yrityksen taloushallinnon tapahtumat voivat olla koko ajan ajanvoivat olla koko ajan ajantasalla▫ Kuukausiraportointi voidaan

hdä itehdä nopeasti▫ Ajantasaisuuden vaatimus

kasvaa ja työn oikeellisuuden j yvaatimus lisääntyy

▫ Tietokannat voivat sijaita missä vain, työtä voidaan

Raporting device?

missä vain, työtä voidaan tehdä missä vain

Page 34: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Up to date every morning!

Cash forecast

Page 35: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Archive35

Archive• Modern reporting

system with li hi online archives

changes raporting culture

• Detailed information is behind raports’ behind raports main groups

• User can drill d d il d down to detailed information

• Nobody wants pdf Nobody wants pdf or paper reporting

Page 36: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Näin siirryimme sähköiseen Näin siirryimme sähköiseen Ajatuksia ja kokemuksia j jsiirtymästä perinteisestä sähköiseen taloushallintoon

Page 37: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Normaaleja odotuksia …

• Kustannussäästöjä• Tehokkaampi tapa e o aa p tapa

hoitaa taloushallintoa • Moderni tapa Moderni tapa

organisoida toimintaa ja eri toimintojaeri toimintoja

• Enemmän ja ajantasaisempaa tietoa ajantasaisempaa tietoa yrityksen toiminnasta

Page 38: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Esimerkki, yrityksen taloushallinnon toiminnoista

Financial administration; processes

Sales Circulation

2. Invoicing the clients5. Sales ledger

4. Incoming invoices, electronic circulation 1. Saapuvat laskutt k t

2. Myyntilaskut , Saatavien valvontaledger

Salesinvoices

Incominginvoices

1. Entry of the transactions ostoreskontraSaatavien valvonta

Hourslips

Purchase ledger

GeneralPayroll &

HR

General ledger

3 HR palkat 4. MaksatusTreasurer

Payroll & invoice payments7. Payments of incoming

3. HR, palkat 4. Maksatuskassanhoito

28/10/2011 Upi 383. Payroll calculation & payments

invoices and contractual costs

Page 39: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Työtehtävät prosesseiksi• Tuotteistimme kaikki työtehtävät

prosesseiksi▫ Prosessit jakaantuvat Prosessi 1 Tehtävä 1 Tehtävä 2

Palvelu 1; Ostolaskut

Prosessit jakaantuvat aliprosesseiksi

▫ Kaikki kuvattiin tarkasti, pyrkien lö tämään parhaat kä tännöt

Prosessi 2 Tehtävä 1 Tehtävä 2

P i löytämään parhaat käytännöt kaikkiin työvaiheisiin

▫ Prosessien mukainen toiminta

Prosessi 3Tehtävä 1

Tehtävä 2

P l l M k t k t siirrettiin organisointimalliin ja johtamisjärjestelmiin

Siirryttiin matriisiorganisaatioon: Prosessi 1 Tehtävä 1 Tehtävä 2

Palvelu 2; Maksatukset

y gAsiakkuudet <> Toiminnot

▫ Kaikkiin työvaiheisiin otettiin parhaiksi uskotut järjestelmät ja

Prosessi 2 Tehtävä 1 Tehtävä 2

Prosessi 3Tehtävä 1

Tehtävä 2

parhaiksi uskotut järjestelmät ja ne kuvattiin toimintoihin

Page 40: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Muuttuvat vaatimukset…• Ennen ostolaskujen käsittelijä oli

i k ä ö kijänuorin kesätyöntekijä• Nyt ostolaskujen käsittelijä on

i i i itäysin ammattitaitoinen pääkirjanpitäjä

• Pääkirjanpitäjä on prosessien varmistaja, joka täsmäyttää eri osajärjestelmien tietoja, mutta tiliöinnit on tehty jo ostolaskujen käsittelijän toimesta!

Page 41: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Kirjanpitäjistä konsultteja, kun …

• On esitetty että • On esitetty, että kirjanpitäjät alkavat konsultoimaan konsultoimaan asiakkaitaan, kun työaikaa säästyy työaikaa säästyy perinteiseltä kirjanpidolta kirjanpidolta …

• Niinkö …. ?

Page 42: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

[email protected]

VaikuttavuusStrategisuus

Controllerin roolin muutosStrategisuus

’Neuvonantaja’

’Kumppani’’Konsultti’!

’Viisastelija’,

’Kommentoija’

Neuvonantajaj ,’Besserwisser’

’Nipottaja’, ’pilkkuihminen’, ’johdon kätyri’…

’Valvoja’

’Laskentapäällikkö’

’Kirjanpitäjä’

Oy Core Competence Ab, 2010

RooliValtioneuvoston Controller OTT Tuomas Pöysti,16.6.2005

Page 43: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Viestinnän merkitysViestinnän merkitysMyös tältä osin maailma on ymuuttunut nopeasti!

Page 44: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Asiakas

Yksinkertainen sopimus

Yhteydenpito

p

• Tositteet kirjanpitäjälle kerran kuukaudessa

• Raportit asiakkaalle viikkoja kauden päätyttyä, kirjanpidon tultua valmiiksi

• Vähäinenkin ymmärrys asiakkaan liiketoiminnasta riitti

Kirjanpitäjä

riitti • Virheillä ei ollut akuuttia

vaikutusta, esim. Ostolasku ki j ii lii kirjattiin liian suurena

Page 45: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Nyt hieman vaikeampaa Nyt hieman vaikeampaa ...

Page 46: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Client

Decision maker,MManager

Main contact, most important agreements etc.

Account manager

FM outsourcing gcompany

Page 47: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Client

Decision maker,MManager

Main contact, most important agreements etc.

Account manager

FM outsourcing gcompany

Services

Page 48: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Client

Decision maker,M

3rd party

Manager

Main contact, most important agreements etc.

Account managerIt –

FM outsourcing

company,Banks, etc

gcompany

Services

Page 49: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

C t t Contact 2Client

C t t

Decision maker,M

Contact 1

Contact 33rd party

Contact 4

Manager

Main contact, most important agreements etc.

Account managerIt –

FM outsourcing

company,Banks, etc

gcompany

Services

Page 50: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

C t t Contact 2Client

C t t

Decision maker,M

Contact 1

Contact 33rd

Contact 4

Managerparty

Main contact, most important agreements etc. Services

Account managerIt –

FM outsourcing

company,Banks, etc

gcompany

Services

Page 51: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

C t t Contact 2Client

C t t

Decision maker,M

Contact 1

Contact 33rd

Contact 4

Managerparty

Main contact, most important agreements etc. Services

Account managerIt –

FM outsourcing

company,Banks, etc

gcompany

Services

Page 52: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Tietotili Consulting Oy shareholders’ meeting

Board of directors

CEO

Management team (5)

CEO

Management team (5)

Business organization

T i i t 1Toiminto 1KAM / ControllerToiminto 1

KAM / ControllerToiminto 1KAM / ControllerToiminto 1

KAM / ControllerOperations

Matrix organization:ClienteleOperations provide 

Operationsaccounting and professional services

Asiakkuus 4Asiakkuus 3Asiakkuus 2Clientele 1

Page 53: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Management team

T i i t 4Toiminto 4Päivittäiskirjanpito

Operations 1KAM;

Toiminto 4PäivittäiskirjanpitoToiminto 4

PäivittäiskirjanpitoToiminto 4PäivittäiskirjanpitoToiminto 4

Päi i äi ki j iToiminto 4

Operations 3AccountingOperations 2

Sales and

Client 1

j pPäivittäiskirjanpitoToiminto 4

PäivittäiskirjanpitoToiminto 4PäivittäiskirjanpitoOperations 4

Incoming invoices

Sales and administration

KAM (key account manager)

Client 2

KAM (key account manager) is responsible of client as a whole; Client satisfaction is 

KAM’s key priority!

Client 3

KAM s key priority! 

Manager of each operations is responsible of quality of work, d l t f d

Client 4

development of processes and training employees; Key priority 

leadership

Page 54: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Mitä oikeastaan on muuttunut?Mitä oikeastaan on muuttunut?Tiivistelmä kokemuksistamme

Page 55: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Kustannusvaikutukset ... 100

• Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon on muuttanut 80

90

muuttanut pääkirjanpidon kustannuksia rajustiT d lli si kki

60

70s

93

%• Todellinen esimerkki▫ Vuodesta 2003 vuoteen

201040

50 2003

2010Ale

nn

us

▫ Yhden pääkirjanpidon viennin hinta on muuttunut mainitulla 20

30

ajanjaksolla:▫ 100 => 7 ▫ Alennus 93 %0

10

Alennus 93 %Entry to gl

Page 56: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Verkon ihmeet• Työtä voidaan tehdä Työtä voidaan tehdä

mistä tahansa▫ Yksi jaettu tietokanta

• Rajattomat • Rajattomat mahdollisuudet työn ja vastuun jakamiseen tiedon tuottamisessatiedon tuottamisessa

• Järjestelmäkehitystyö tulee yhä tärkeämmäksi ja tärkeämmäksija tärkeämmäksi▫ Kallista ja vaikeaa

• Jatkuva kehitys !• Tietoliikenneyhteyksien • Tietoliikenneyhteyksien

laatu ja luotettavuus!!▫ Suomessa hyvällä

tasollatasolla

Page 57: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

U-käännös ☺Esimerkki: Asiakas vastaanottaa yli U-käännös ... ☺

K lli

10.000 maksusuoritusta myyntisaamisista päivässä. Miten organisoidaan reskontran hoito ?1. Kallis

manuaalityö Suomessa

organisoidaan reskontran hoito ?

T k i i 2. Ulkoistus halvan työvoiman maihin skannauspohjaisilla

Takaisin Suomeen!

Täysin kehittynyt automaatio Suomessa

Scanning

skannauspohjaisilla järjestelmillä

Acceptingthe invoices

Finvoice 3. Täysin automatisoidut prosessit, SEPAN hyövyntäminen

eledger

Purchaseledger

28/10/2011

y y

Page 58: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

A i kk ill Asiakkaille …• Sähköinen taloushallinto on

uskomaton! uskomaton! ▫ Ajan tasalla koko ajan▫ Kaikki tieto saatavilla 24/74/7▫ Porautuvat raportit

Yleiskatsauksesta yksityiskohtiin samalla raportillasamalla raportilla

▫ Alhaiset kustannuksetEurot on muutettu senteiksi!

▫ Vähemmän virheitä▫ Vähemmän virheitä▫ Ymmärryksen tarve ja todellisten

neuvojen merkitys kasvaal i k i d▫ Kannettavat laitteet, kuten iPod

• Et voi elää ilman, kun olet päässyt makuun!makuun!

Page 59: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Kaksi erillistä liiketoiminta-aluetta – kaksi erilaista liiketoiminta aluettaliiketoiminta-aluetta

Automaattinen

AsiantuntijapalvelutTilintarkastuspalvelutKonsultointipalvelutAutomaattinen

tapahtumakäsittelyKonsultointipalvelut(Liiketoiminnanymmärtäminen)

Page 60: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Onko tämä kaikki vain hauskaa ..?

Page 61: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Toki vaikeuksiakin on ollut

Mutta ainahan niitäkin pitää olla!

Page 62: Urpo Salo, ,KHT Tietotili Consulting Oy...Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy • HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki • KLT (1985) • KHT (1993) •

Kiitos Kiitos mielenkiinnostanne !