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JORNADAS TÉCNICAS ISA - 2012

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USO DE RESERVAS EN SAP COMO HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN EN LA

GESTIÓN DE RECURSOS

Esperanza Jesús Paucar Enríquez

Analista de Almacén

SE Socabaya Red de Energía del Perú S.A.

Perú [email protected]

CATEGORÍA.

Gestión del Mantenimiento.

RESUMEN.

El presente trabajo permite comprender la importancia de la utilización de la herramienta disponible en SAP para la generación de reservas de materiales, por cada orden de mantenimiento, inmediatamente después de consolidado el programa mensual de Mantenimiento. Propone además su implementación en Red de Energía del Perú como una herramienta de planificación en la gestión de recursos. Cabe destacar que el importante avance en la catalogación y homologación de repuestos de líneas de transmisión y subestaciones alcanzado a finales de 2011 en Red de Energía del Perú S.A., ayudará en gran medida a la implementación de la presente propuesta. Se tiene disponible en SAP un registro de materiales identificados plenamente con códigos, textos breves de material y un campo con las correspondientes especificaciones técnicas, complementado además con un catálogo de materiales que incluye fotografías y fichas técnicas de cada uno de ellos. La implementación de esta mejora sentará las bases para la integración con los convenios de ferretería menor y las compras locales que son un paso previo a la elaboración de solicitudes de pedido para compra centralizada, aspecto que permite a los responsables de almacén crecer en su aporte a las operaciones del negocio.

PALABRAS CLAVES. Reserva, Materiales, Catalogación, Almacén, Planificación, Ciclo de Mejora Continua (PHVA), Mentalidad Superadora.

INTRODUCCIÓN La construcción de la excelencia operacional en el mantenimiento y la operación es un proceso continuo con retos cada vez mayores debido a la evolución de las exigencias del entorno [3]. El presente trabajo plantea la utilización de la funcionalidad, existente en SAP, denominada Reservas en la actividad Gestionar Recursos como una herramienta que contribuirá con el proceso Planear el Mantenimiento de la Red. En la primera parte del trabajo se muestra el desarrollo del mismo, en la que se ha considerado la situación actual en la gestión de materiales, el objetivo del estudio, se detalla también como antecedentes el proceso de catalogación y homologación de materiales realizado en el año 2011, así como la implementación del proyecto de

Ajuste del Mantenimiento en Red de Energía del Perú S.A., REP al Modelo de Mantenimiento del grupo ISA, PAM. En otro punto se hace referencia a la base teórica en la que se sustenta la propuesta, se mencionan conceptos tales como ciclo de mejora continua, cadena de valor, avisos y órdenes de mantenimiento y estrategia superadora doble como un concepto innovador que permite aplicar una mentalidad con la que se pueda imaginar opciones y fórmulas que creen experiencias de gran valor para el cliente y generen bajos costos para la empresa al mismo tiempo [4]. En cuanto a los aspectos metodológicos el trabajo se basa en la implementación de la Cadena de experiencia del Consumidor de Morosini mostrada de una forma sencilla como una manera de


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identificar y compartir el conocimiento en esta convocatoria denominada “Aprendizaje y Desarrollo”. Posteriormente se describe los procedimientos a seguir en SAP PM en la generación de reservas de material y en la búsqueda de referencias válidas en el maestro de materiales. Se muestra asimismo un presupuesto estimado y cronograma de implementación. En la segunda parte del trabajo se presenta las conclusiones y recomendaciones como una sección que corresponde a los resultados esperados entre los que se menciona principalmente el contar, en SAP, con un historial de los materiales utilizados en cada orden de mantenimiento lo cual favorecerá la adecuada planificación de los recursos, la mayor utilización de la base de datos existente en SAP, el aseguramiento de que los recursos necesarios para la ejecución de una actividad de mantenimiento estén disponibles en el momento oportuno. Se espera lograr adicionalmente el incremento de la rotación de los materiales existentes en almacenes, disminución del uso de papel, entre otros. Finalmente existe una tercera parte en la que se relacionan todas las referencias bibliográficas consultadas para la elaboración del presente trabajo.

1 CONTENIDO DEL DOCUMENTO

1.1 PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA

Actualmente las áreas encargadas de ejecutar una actividad de mantenimiento solicitan los materiales necesarios para sus actividades, en una fecha muy cercana a la de inicio de las mismas, mediante el uso de un formato manual llamado “Nota de requerimiento”. Así estos materiales son entregados y registrados en el módulo Materiales de SAP, sin embargo este detalle no se refleja en la ficha componentes de la orden de mantenimiento. Esta situación no permite contar con una base de datos del historial de los componentes por cada orden de mantenimiento que contribuya con los lineamientos dados por el Departamento Gestión Mantenimiento, DGM, en la tarea de elaboración del plan de mantenimiento de largo plazo, favoreciendo por el contrario el incremento de las desviaciones entre el costo planeado versus el

real, tal como podemos apreciar en la Tabla 1. La situación actual tampoco contribuye con la elaboración de un adecuado plan anual de compras basado en las actividades de mantenimiento. Limita la utilización, a usuarios, de la información disponible en SAP referida a existencias y maestro de materiales.

1.2 OBJETIVO

Comprender la importancia de la funcionalidad de la generación de Reservas, existente en SAP, para diseñar una propuesta que permita su utilización en Red de Energía del Perú como una herramienta de planificación.

1.3 ANTECEDENTES

A finales de 2011 se culmina en REP el proceso de catalogación y homologación de materiales con códigos 4XXXXXXX y 5XXXXXXXX, proceso con el que se logró que en SAP tales materiales cuenten con una descripción veraz y rápida e información técnica adicional que facilite su adquisición e identificación y que permita reflejar la realidad física del sistema. Durante este proceso se realizaron actividades tales como levantamiento de información en campo, elaboración de fichas técnicas y archivo plano, carga en SAP, homologación y depuración de catálogo. Un ejemplo de las situaciones encontradas en este proceso se muestra en la Gráfica 1.

Fuente: Tomado de Proyecto Catalogación de Materiales

Gráfica 1. Situaciones varias de catalogación y

homologación de materiales

Como resultado de la catalogación y homologación


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de materiales se identificó la oportunidad de gestionar la unificación de materiales con diferentes nombres, la atomización y molecularización de descripciones de sets y equipos, así como la baja de los bienes identificados como obsoletos o inservibles, entre otros que se muestran en la Tabla 1.

Fuente: Tomado de Proyecto Catalogación de Materiales

Tabla 1. Gestión de Baja de bienes como resultado

de catalogación

Una de las conclusiones del trabajo de catalogación y homologación fue que la actualización del maestro de materiales es una actividad dinámica y permanente en el tiempo. En el año 2011 también se culmina en REP la implementación del proyecto Ajuste del Mantenimiento en REP al modelo de Mantenimiento del Grupo ISA ,PAM, el cual resalta el enfoque del PHVA en el proceso de mantener la Red teniendo como estrategia el Fortalecimiento de Líderes a través del empoderamiento, el jalonamiento del cambio y el trabajo en equipo; el Fortalecimiento de Estructura y Procesos a través del mantenimiento enfocado en la planeación; y el Fortalecimiento de la Rigurosidad y Excelencia a través del desarrollo de competencias técnicas y de seguridad [3].

1.4 BASE TEÓRICA

La base teórica en la que se fundamenta el presente trabajo se presenta a continuación:

1.4.1 El ciclo PHVA

El Ciclo PHVA es una versión mejorada del Ciclo de Deming y actúa como guía para llevar a cabo la mejora continua y lograr de una forma sistemática y estructurada la resolución de problemas. Está constituido básicamente por cuatro actividades: Planificar Hacer, Verificar y Actuar, que forman un ciclo que se repite de manera continua [1]. Está constituido a su vez por varias subetapas:

Planificar:

Seleccionar la oportunidad de mejora.

Registrar la situación de partida.

Estudiar y elegir las acciones correctivas más adecuadas.

Observar (a nivel de ensayo o simulación) el resultados.

Hacer: Lleva a cabo la acción correctora aprobada. Verificar: Diagnosticar a partir de los resultados y de no ser los deseados volver a etapa Planificar. Actuar:

Confirmar y normalizar la acción de mejora.

Emprender una nueva mejora.

Es un ciclo que se repite una vez que termina, volviendo a comenzar el ciclo y formando una espiral: la Mejora Continua [1]. En Red de Energía del Perú podemos explicar el ciclo PHVA de la siguiente manera: P:

Definir la estrategia de mantenimiento.

Realizar la planeación de las actividades y recursos.

H:

Ejecutar las actividades planeadas.

Atender emergencias o correctivos.

V:

Evaluar la efectividad de la estrategia de mantenimiento.

Evaluar el estado de los equipos.

A:

Definir acciones costo efectivas para el ciclo de vida del activo.


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1.4.2 Cadena de Valor

Del análisis de la cadena de valor que, según Porter, se basa en “la descomposición de la actividad principal de una empresa en sus componentes básicos” [2], tenemos el Macroproceso Gestionar el Servicio de Transmisión, proceso Mantener la Red, el subproceso Planear el Mantenimiento de la Red, y las actividades Planear Integralmente el Mantenimiento y Gestionar los Recursos, y es precisamente aquí donde se enmarca la presente propuesta. La Gráfica 2 lo esquematiza.

Fuente: Tomado de [3]

Gráfica 2. Cadena de Valor Mantener la Red

1.4.3 Avisos y Órdenes de Mantenimiento

Entendemos como Avisos a los recolectores de la información técnica de la ejecución, controles, verificaciones, datos, observaciones, indisponibilidades, comportamientos. De igual manera entendemos como Órdenes a los recolectores del uso de recursos, fechas, consignaciones, costos. Tipos de Avisos de Mantenimiento:

N1 Para actividades periódicas. Generalmente se crean desde un plan de mantenimiento.

N2 Para actividades correctivas.

N4 Para actividades no correctivas ni periódicas.

M5 Para la revisión de la estrategia de mantenimiento, estudios especiales y reclamaciones por garantías.

N7 Para actividades de gestión social y ambiental.

M6 Para compras de equipos (Plan de Optimización de Activos inversión y gasto).

Tipos de Ordenes de Mantenimiento En la Gráfica 3 podemos apreciar los tipos de órdenes de mantenimiento en REP:

Fuente: Tomado de SAP

Gráfica 3. Clases de Órdenes de Mantenimiento

1.4.4 Estrategia Superadora Doble

Como elementos de una mentalidad superadora tenemos la profunda predisposición a percibir e interpretar la realidad con la mirada de quien quiere ser, hacer y conseguir mucho más con mucho menos. Cuando se aplica la mentalidad superadora al proceso de imaginar un futuro diferente y positivo, se generan innovadoras imágenes mentales indispensables para la mayoría de las personas, pero que de manera automática activan la imaginación de estas y les permiten pensar y actuar con la filosofía de hacer más con menos. Una Estrategia Superadora Doble es una mentalidad específica que estimula el diseño de experiencias extraordinarias para los clientes a costes muy por debajo de la media para la organización [4].

1.4.5 Cadena de Experiencia del consumidor de Morosini

Esta metodología consta de seis pasos tal como se muestra en la Gráfica 4.


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Fuente: Tomado de [5]

Gráfica 4. La Cadena de la Experiencia del Consumidor de Morosini

1.5 ASPECTOS METODOLÓGICOS

El análisis Pareto de la cantidad de órdenes de mantenimiento generadas desde el año 2003 puede apreciarse en la Gráfica 5.

Fuente: Elaboración propia

Gráfica 5. Diagrama de Pareto Órdenes de Mantenimiento

En este gráfico se aprecia que el 83% de las órdenes generadas corresponde al tipo OM01 y OM04, aspecto que determina tomar acción por este tipo de movimiento. Por otro lado en la Tabla 2 se muestra un resumen de las desviaciones existentes entre el costo planeado y el real por tipo de orden de mantenimiento calculada de acuerdo a la fórmula (1).

es iaci n osto Planeado- osto eal

osto Planeado (1)


Tabla 2. Desviación % Costo Planeado y Real por Órden de Mantenimiento

Podemos apreciar claras desviaciones como por ejemplo que en el año 2011 el costo planeado fue menor que el costo real en un 519 % para las órdenes de tipo OM01, mientras que para las órdenes de tipo OM04 el costo planeado fue mayor que el real en un 211%. La presente propuesta se desarrolla en base a la metodología mencionada en el punto 5 de la base teórica, la cual ha sido adaptada al subproceso planear el mantenimiento de la red, actividades planear integralmente el mantenimiento y gestionar recursos, del proceso Mantener la Red, macroproceso Gestionar el Servicio de Transmisión en REP.

1.5.1 Cadena de Experiencia del Consumidor pasos 1,2 y 3

Actualmente la cadena de experiencia del consumidor de las actividades planear integralmente el mantenimiento y gestionar recursos, identificando frustraciones, podemos apreciarla en la gráfica 6.

OM01 OM04 OM02 OM03 OM11 OM05 OM10

Cantidad OM 29,162 6,286 3,910 2,282 867 367 58

Frecuencia Relativa Acumulada

0.68 0.83 0.92 0.97 0.99 1.00 1.00

0.00

0.10

0.20

0.30

0.40

0.50

0.60

0.70

0.80

0.90

1.00

0

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

Can

tid

ad O

rde

ne

s d

e M

antn

imie

nto

Gráfico Pareto tipo Órdenes de Mantenimiento

Año

2005 -54% 38% -7% 54% 1% -24% 13%

2006 9% 15% 78% 3% -4% 68% 794%

2007 -45% 147% 64% 16% 3675% -27% -58%

2008 37% 346% -94% -38% 219% 509% -48%

2009 43% -36% -57% -52% -23% 106% 81%

2010 26% 181% 10% -17% -8% 550% 111%

2011 -519% 232% 211% 433% 21%

OM11OM01 OM02 OM03 OM04 OM05 OM10


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Gráfica 6. La Cadena de la Experiencia del Consumidor de Morosini REP pasos 1,2 y 3

1.5.2 Cadena de Experiencia del Consumidor pasos 4 y 5

Concentrándonos en las frustraciones imposibles e imaginando lo inimaginable de igual modo construimos la Gráfica 7.


Gráfica 7. La Cadena de la Experiencia del Consumidor de Morosini REP pasos 4 y 5

1.5.3 Cadena de Experiencia el Consumidor paso 6

En la Gráfica 8 podemos apreciar la nueva experiencia de la actividades planear integralmente el mantenimiento y gestionar recursos implementada con abundantes situaciones superadoras dobles que permiten entre otros aspectos alcanzar la excelencia en el mantenimiento y tener equipos altamente confiables y disponibles para operar a través del mantenimiento con enfoque en el PHVA, en la consolidación del uso de herramientas SAP disponibles y en el mejoramiento de la construcción y seguimiento del presupuesto.


Gráfica 8. La Cadena de la Experiencia del Consumidor de Morosini paso 6

1.5.4 Generación de Reservas

La determinación de los requerimientos de materiales, por cada Orden de Mantenimiento, inmediatamente después de consolidado el programa mensual de mantenimiento e identificadas las actividades de mantenimiento, se registrará en SAP utilizando la ficha componentes de la transacción IW32 Modificar Orden. En dicha transacción de SAP cada interlocutor o supervisor encargado de una orden de mantenimiento completará la ficha “ omponentes”, con datos tales como código de material, cantidad, almacén en el cual se hace el requerimiento entre otros, generando de este modo una “ eser a” en el caso de que el material posea existencias o una “Solicitud de Pedido” en caso contrario. La Gráfica 9 muestra el detalle.


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Gráfica 9. Ficha Componentes IW32 Para visualizar el número de la reserva generada desplegamos la ficha Datos Generales. Veamos esto en la Gráfica 10.


Gráfica 10. Visualización de Número de Reserva Dado que los Componentes deben ser identificados con el código SAP del material requerido, esta búsqueda puede efectuarse con mayor facilidad y certeza, al momento de gestionar la reserva, en la transacción MM03 Visualizar Material. Se dispone en SAP de una base de datos de materiales identificados plenamente con un código, texto breve de material y un campo con especificaciones técnicas de acuerdo a los criterios

de catalogación definidos en REP, como se muestra en la Gráfica 11.


Gráfica 11. Datos técnicos de material en SAP

1.6 PRESUPUESTO

En el tema de las capacitaciones en SAP se está considerando la utilización de recursos internos es decir con personal de REP. Adicionalmente se ha de requerir el desarrollo de algunos reportes en SAP. Se estima entonces que el presupuesto para los recursos económicos considerados asciende aproximadamente a U$3000,00.

1.7 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

El cronograma general de implementación se presenta en la Tabla 3.


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Tabla 3. Cronograma de Implementación

2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La propuesta permitirá contar, en un futuro próximo, con una base de datos válida para realizar estimaciones de materiales, definir stocks mínimos y de respaldo para las actividades de mantenimiento de la empresa.

La presente propuesta contribuirá en la generación de valor al proceso de planificación del mantenimiento, apalancando en las mejoras implementadas a la catalogación de materiales y en los recursos disponibles en SAP MM.

Favorecerá la disminución de la desviación existente entre el monto planeado y el monto real por cada orden de mantenimiento al contar con un control detallado, en SAP, del gasto por orden de mantenimiento.

Otra de las funcionalidades que permitirá implementar este proyecto es la gestión de los contratos de suministro de materiales eléctricos y de ferretería menor los cuales están siendo gestionados, desde el mes de junio, por personal de almacén a nivel nacional permitiendo que la procura de bienes evite pasar por el proceso de emisión de solicitudes de pedido en SAP aumentando con ello la oportunidad del proceso abastecimiento de la empresa.

Se generará una cultura de optimización en el manejo de recursos considerando que los ejecutores de mantenimiento devuelvan a almacén los materiales sobrantes evitando la acumulación de los mismos en talleres y otros ambientes de la subestación.

Se mejorará el tiempo de atención de requerimientos; la rotación de inventarios se incrementará por cuanto el usuario identificará con mayor facilidad las existencias en almacén; se contribuirá con la racionalización

del uso de papel pues en lugar de presentar el Formato Nota de Requerimiento para la atención en almacenes, se indicará únicamente el número de reserva.

Se recomienda la implementación de esta iniciativa inicialmente en el Departamento de Transmisión Sur extendiéndose posteriormente su aplicación a nivel nacional.

A fin de que la implementación de la presente propuesta sea exitosa se requiere un alto compromiso de los jefes y coordinadores de los Departamentos de Transmisión y Gestión Mantenimiento.

Se requiere también la realización de un seguimiento periódico al avance de la implementación y reconocimiento del logro.

Se recomienda también impulsar la gestión de baja en REP a fin de mantener los almacenes con materiales disponibles y que no hayan perdido su capacidad de uso por obsolescencia.

3 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

[1] CUATRECASAS, Lluis. Gestión Integral de la Calidad. Implantación, Control y Certificación. 3. España: Ediciones Gestión 2000, 2005. 385 p.

[2] D'ALESSIO, Fernando. Administración y Dirección de la Producción. Enfoque Estratégico y de Calidad. 2. México: Pearson Educación de México S.A., 2004. 593 p.

[3] MELGUIZO, Gabriel. Proyecto PAM. Ajuste del Mantenimiento en REP al modelo de Mantenimiento del Grupo ISA. Abril 2011. http://yanet/repavanza/proyectopam/Documentos%20compartidos/Forms/AllItems.aspx

[4] MOROSINI, Piero. Las Siete Llaves de la Imaginación. 2. Perú: LID Editorial Empresarial, 2011. 253 p.

[5] MOROSINI, Piero. Imaginar el Futuro. En MBA Gerencial Arequipa XII. 2012: Lima. Paya Sarl. 2012. 9 p.


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HOJA DE VIDA DE LOS AUTORES. Esperanza Jesús Paucar Enríquez Ingeniera Industrial. 1986 Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa, Perú. Maestría en Gestión de Producción. 2006 Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa, Perú. MBA Administración Estratégica de Empresas. 2011 Pontificia Universidad Católica del Perú (en curso). Cargo actual: Analista de Almacén Departamento de Logística Sub Estación Socabaya – DT SUR Red de Energía del Perú S.A.

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