utilização das melhores práticas em gerenciamento …central de planejamento como o escritório...

Utilização dasmelhores práticasem gerenciamento

de projetos noEstado de Goiás

Escritório de Gerenciamento de Projetosa p r e s e n t a

GOVERNODE GOIÁS

SuperitendênciaCentral de Planejamento

O Escritório de Projetos da Secretaria de Gestão e

Planejamento do Estado de Goiás surgiu como uma

unidade de apoio à gestão estratégica, a fim de

promover a adequada gestão corpora�va e integrada

dos projetos considerados prioritários pela Adminis-

tração Pública, bem como permi�r o acompanha-

mento e controle intensivo da implantação de suas

ações estratégicas. Os cidadãos cobram cada dia mais

os resultados do governo, sendo necessária a adoção

de ferramentas gerenciais para melhorar a qualidade

dos serviços prestados. O gerenciamento de projetos

tem sido amplamente u�lizado como forma de me-

lhorar resultados, garan�ndo o alcance dos obje�vos.

Assim, as ferramentas do gerenciamento de projetos,

bem como o escritório de projetos, passam a ser fato-

res decisivos para garan�r o alcance das metas na

gestão pública, com o cumprimento dos prazos e a

redução dos custos.

GOVERNODE GOIÁS


O Escritório de Projetos da Secretaria de Gestão e

Planejamento do Estado de Goiás surgiu como uma

unidade de apoio à gestão estratégica, a fim de

promover a adequada gestão corpora�va e integrada

dos projetos considerados prioritários pela Adminis-

tração Pública, bem como permi�r o acompanha-

mento e controle intensivo da implantação de suas

ações estratégicas. Os cidadãos cobram cada dia mais

os resultados do governo, sendo necessária a adoção

de ferramentas gerenciais para melhorar a qualidade

dos serviços prestados. O gerenciamento de projetos

tem sido amplamente u�lizado como forma de me-

lhorar resultados, garan�ndo o alcance dos obje�vos.

Assim, as ferramentas do gerenciamento de projetos,

bem como o escritório de projetos, passam a ser fato-

res decisivos para garan�r o alcance das metas na

gestão pública, com o cumprimento dos prazos e a

redução dos custos.

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1 Histórico

Em Janeiro de 2011, a Gerência do Escritório de Projetos (GEPES) da Superintendência Central de Planejamento (SUCEP) na Secretaria de Estado de Gestão e Planejamento (SEGPLAN), surge em um Plano de Governo com foco em gestão por resultados.

Com este cenário em maio de 2011, iniciou-se a elaboração da Metodologia de Gerenciamento dos Projetos Estruturantes, e até janeiro de 2012 ocorreu a definição dos programas integrantes da Carteira de Projetos Estruturantes. Os Projetos Estruturantes eram definidos como aqueles cuja caracterís�ca principal seria impulsionar o desenvolvimento em diversos setores, proporcionando forte impacto econômico e social. A par�r dessa carteira, foram elaborados os desenhos de escopo com base na metodologia definida naquele momento. Em agosto de 2012 foi realizado o lançamento do PAI – Plano de Ação Integrada de Desenvolvimento, uma aglu�-nação dos principais programas do PPA 2012 – 2015 cuja execução receberia as prioridades da Administração Pública. O PAI integrava os programas em 6 áreas, Social, Economia, Infra estrutura, Gestão, Ins�tucional e Comunicação, e Desenvolvimento Regional.

Neste novo cenário, o Escritório de Projetos ficou responsável pela elaboração e monitoramento intensivo dos projetos. Foram elaborados os Planos de Ação dos Projetos (PAP) e os mesmos foram cadastrados na ferramenta EPM (Enterprise Project Management), definida para registrar todas as informações dos projetos.

Em abril de 2013 com nova priorização dos projetos do PAI, a metodologia foi validada com a realização das reuniões de governança. Assim, foram priorizados projetos do PAI Enfrentamento às Drogas, PAI Criança e Adolescente, PAI Ambiental e PAI Gestão, os quais foram monitorados intensivamente até Dezembro/2014.

Desde 2015 o Escritório de Projetos atua no monitoramento intensivo dos Projetos Prioritários da SEGPLAN, de acordo com a estratégia da Secretaria, além da disseminação da cultura de Gerenciamento de Projetos, com a implantação dos escritórios setoriais nos demais órgãos e en�dades do Governo.

JANEIRO2011

JANEIRO2012

ABRIL2012

AGOSTO2012

MAIO À OUTUBRO2011

OUTUBRO2011

JANEIRO2012

À

Plano de Governo:Foco em Gestãopor Resultados

Elaboração do PPA 2012/2015Elaboração da Metodologia

de Gerenciamento dosProjetos Estruturantes

Definição dos Programas

integrantes daCarteira Prioritária

Elaboração dos Desenhos de Escopo

dos Projetos eCartas dos Projetos

Elaboração do PAI - Plano de Ação Integrada de

Desenvolvimento

Lançamentodo PAI

MonitoramentoIntensivo e

PMOs Setoriais

2013

Histórico do Escritório de Projetos

ProjetosPrioritários

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Como o Escritório de Projetos Atua

Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técni-cas às a�vidades do projeto de forma a alcançar os requisitos desejados.

2

Os processos e as técnicas de gerenciamento de projetos são u�lizados para coordenar os recursos para se obter resultados pré-programados. O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos processos de gerenciamento de projetos, agrupados em cinco grupos de processos e áreas de conhecimento específicas:

Maiorpossibilidade

de sucessodos Projetos

Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento

Estrutura

Diretrizes

Processos

Técnicas

Metodologia

edadil au Q

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ao

ss

eP

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çãoargetnI

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Risc

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scopo

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Comunicaçôes

RecursosHumanos

QualidadeCustos

Tempo

Escopo

PartesInteressadas

Aquisições

Riscos

Integração

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O Escritório de Projetos possibilita respostas posi�vas à sociedade através da definição de uma carteira de projetos estratégicos e de uma sistemá�ca para monitoramento intensivo da mesma.

Reuniões Periódicas / Resolução de Entregas

Relatórios de Desempenho

Gestão de Deliberações

Gestão à Vista

AcompanhamentoMONITORAMENTO

● Indicadores● Resolução de Entraves● Replanejamento

R5Governador

R1

R2R3

R4

PMO Diagnóstico e Monitoramento

Equipe de projetos

SuperintendenteSUCEP

Secretáriosenvolvidos

O Escritório de Projetos atua desde 2011 com as seguintes funções principais:

● Assessoria à Alta Administração

Estruturação e elaboração de projetos, bem como apoio às equipes de projeto.●

Fornecimento de informações gerenciais sobre o andamento dos projetos.● Gestão do Por�olio de Projetos.● Divulgação das ações decorrentes do Escritório de Projetos e serviços/produtos●

disponibilizados pelos projetos, assim como resultados alcançados.

Processos

Ferramentas

Técnicas

Focar prioridades

Implementar mudanças

Entrega de valor

Auxiliar as equipesa a�ngir metas

Gerenciar processosrela�vos a integração,

escopo, custo, recursoshumanos, tempo,

riscos, comunicação,qualidade e pessoas

envolvidas

Favorecer odesenvolvimento e acapacitação gerencial

Incrementar a autonomia,celeridade e tempes�vidade na

solução de problemas específicos

Propiciar a valorização doservidor, assegurando ocomprome�mento das

equipes com a tomada dedecisão e com o êxito dos

resultados

Melhorar a comunicaçãointersetorial

MGP

Metodologia de Gerenciamento de Projetos

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Equipes

Escritóriode Projetos

Central

ComitêGestor

SEGPLAN

Órgãos eEntidades Estaduais

Dirigentedo Órgão


SetorialLíderSetorial

Programa

Responsáveldo Programa

Projeto

Gerente do Projeto

Dono doProduto

Equipedo Projeto

Projeto

Programa

Gerente do Projeto

Dono doProduto

Equipedo Projeto

Responsáveldo Programa

Monitoresdo Projeto

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● Gestão de Resultados em Projetos

Acompanhamento do desempenho dos projetos.● Assegurar que as entregas e produtos dos projetos atendam aos requisitos e bene�cios● desejados. Verificação das informações geradas nos projetos, cruzamento de informações●

históricas, análise de indicadores.

A�vidades Prazos Status

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● Estruturação do ambiente de projetos

Definição e gestão da Metodologia – Guia de Prá�cas em Gerenciamento de ●

Projetos, processos de gerenciamento de projetos e modelos de documentos.

● Assessoria e Capacitação para os Gerentes de Projetos

Consultoria e assessoramento aos Gerentes de Projetos, visando o desenvolvimento●

da capacidade de gestão da equipe. Promoção de treinamentos e palestras relacionadas a gerenciamento de projetos.●

Gestão à Vista

Reuniões de Kickoff(inicial)

Elaboração do Termo deAbertura Projeto

APROVAÇÃO

APROVAÇÃO

Escopo e Metas

ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO DO PROJETO

Cronograma Previsão deCustos

Reuniões Periódicas / Resolução de Entregas

Relatórios de Desempenho

Gestão de Deliberações

ÓRGÃOS / ENTIDADES

Execução dasAtividades

ÓRGÃOS / ENTIDADES

Realizaçãodos Convênios

ÓRGÃOS / ENTIDADES ÓRGÃOS / ENTIDADES

Realizaçãodas Aquisições

Divulgaçãodo Status

Termo deEncerramento do

Projeto

LiçõesAprendidas

Aatualização dosDocumentos do

Projeto

INICIAÇÃO

ACOMPANHAMENTOMONITORAMENTO

PLANEJAMENTO

EXECUÇÃO

ENCERRAMENTO

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Princípios 3

● U�lização de

melhores prá�cas em Gerenciamento de Projetos, flexíveis e

escaláveis

● Bene�cios

entregues são a medida de progresso

● Visibilidade

de resultados

● Remoção de

impedimentos

● Pro-

a�vidade

● Ciclos

de vida adapta�vos

● Proximidade

de todo o �me, com verificação e

validação frequentes

● Planejamento em

ondas sucessivas, entregas

programadas em iterações

● Entregas

que geram valor

● Entregas

rápidas e incrementais

OÃÇAROBALOC

ORP TU ES

AJUDA

JUNTOS

EXN ÃO OC

EQUIPE

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Por que o Escritório de Projetos é ú�l ao Estado?

● Promove aumento significa�vo da cultura organizacional relacionada ao tema

gerenciamento de projetos.

● Melhoria na qualidade da gestão dos projetos conduzidos, com impacto posi�vo

percebido, através dos resultados ob�dos.

● Disponibilização con�nua de informações gerenciais para tomada de decisões.

● Monitoramento do por�ólio de projetos.

● Projetos desenvolvidos de forma não isolada e com foco em resultados voltados para o

desenvolvimento do Estado.

● Redução do desvio de qualidade, incertezas e riscos, diminuindo os custos do projeto.

● Alinhamento das ações à estratégia do Governo.

4

Projeto n

Projeto 1

Projeto 2

Alinhamento comos objetivosestratégicos

e disponibilidadeorçamentária

AvaliaçãoSeleção

Priorização

Portfóliode Projetos

Estratégicos

PlanejamentoContratações

ExecuçãoAcompanhamento

Identificação dos projetos

Gestão do Por�ólio de

Projetos

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Escritórios de Projetos Setoriais5Criação de Equipe Setoriais (célula), chamadas no âmbito de atuação de Escritórios de Projetos Setoriais, que se caracterizam por Escritórios de Projetos implementados em órgãos finalís�cos do Estado de Goiás, paralelamente à existência do Escritório Central.

1. Iden�ficação da necessidade do Escritório de Projetos Setorial2. Apresentação da metodologia u�lizada pelo Escritório de Projetos Central3. Definição da equipe4. Realização de treinamentos para transferência do conhecimento em gerenciamento e monitoramento de projetos5. Disponibilização da ferramenta corpora�va de Gerenciamento de Projetos – EPM6. Acompanhamento do 1º Ciclo de Monitoramento

Plano de Ação de Implantação do PMO Setorial :


Central


Setorial

Metodologia

Ferramentas

Técnicas

Adaptações eGerenciamento

Projeto 1Projeto 2

Projeto n

Sugestõesde melhoria



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Bene�cios da u�lização do Gerenciamento de Projetos6● Organização e estruturação das informações dos projetos;

● Alinhamento do conhecimento das equipes a respeito do projeto;

● Completar os projetos com mais rapidez e menos custo, o�mizando o uso dos recursos;

● Comunicar e gerenciar com maior eficácia as expecta�vas junto aos stakeholders;

● Parar os projetos "ruins" mais rapidamente;

● Focar mais nas métricas e tomar decisões baseando-se nos fatos;

● Evitar o improviso na realização das ações, bem como antecipar riscos;

● Realizar mudanças de forma planejada e controlada;

● Possibilitar a medição de desempenho baseado em entregas e resultados;

● Possibilitar o planejamento e compar�lhamento de recursos;

● Melhorar o Ambiente de Trabalho.

Estratégico

Obje�vosestratégicos

Tá�co

Acompanhamento

Operacional

Execução

Alta Direção

SegplanEscritório de

Projetos

Órgãos eequipes de

projeto

DiretrizesAcompanhamento e Decisão

Boas Prá�casOrientação, CapacitaçãoGestão / Monitoramento

SadaptaçãoGestão / Monitoramento

Execução e entregade resultados

Flux

o de

Info

rmaç

ãoGovernança dos Projetos

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Resultados alcançados7

● Implantação de

Escritório de Projetos Setoriais em 7 órgãos da Administração Pública

● U�lização da

ferramenta corpora�va de Gerenciamento de Projetos EPM para gerenciamento de mais de 80 Projetos.

● 140 servidores

treinados em Gerenciamento de Projetos e EPM , através de parceria com a Escola de Governo.

● Realização de

reuniões de governança em modelo de ciclo mensal, com apresentação dos resultados e entraves dos projetos para Superintendentes e Secretário.

● 110 servidores par�cipantes de Oficinas de

Gerenciamento de Projetos e EPM, com prá�cas de elaboração de Termo de Abertura de Projeto, EAP, u�lização do Project Model Canvas e u�lização da ferramenta EPM.

Equipe do Escritório de Projetos

Superintendente Central de Planejamento Gustavo Dias de Pina Adorno

Equipe Técnica

Ana Paula Ferreira Coan - GerenteDaiany Oliveira SantosPriscila Tenuta Meira - PMP, PSM I

Design GráficoAvai Nunes

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