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Construire un budget

Sur excell

Vendredi 18 octobre 2013

Rémire-Montjoly

Service d’Appui à la Vie Associative

PROGRAMME DES ATELIERS D’APPUI

Objectif : vous apporter un appui concret,

en vous aidant sur vos projets en cours

=> 30 minutes de théorique + 1h30 de pratique


PROGRAMME DES ATELIERS

V 4/10 – Rédiger des Dossiers

V 18/10 et V 15/11 – Construire un budget sur excel

M 20 – J21 – Appui individuel

V6/12 : Faire un document de présentation , plaquette ou

powerpoint


PROGRAMME aujourd’hui :

Présentation des participants et de vos attentes

Présentation rapide de l’APROSEP

1- Quelques règles essentielles d’un budget

2- Notions de base sur Excel

3- Atelier/appui individuel


Présentez- vous et vos attentes

- Prénom, Nom, Association, fonction

- Quelles sont vos connaissances et expériences? - Avez-vous déjà réalisé un budget prévisionnel?

- Utilisez-vous Excel?

- Quelles sont vos attentes concernant cet atelier :

- Plus le budget? Plus Excel? Plus la pratique?

Objectif: aider les associations et les collectivités

En bref :

18 ans

Résultat : 150 associations adhérentes,

de tous les secteurs et de tout le territoire

3 services:

L’EMPLOI

Le SAVA, Service d’Appui à la Vie Associative

Appui au projet; ordinateur, photocopieuse, salles, location de matériel, réductions avec les partenaires privés, relais de concours et subventions, etc.

LA FORMATION Sport, animation, …

associations

Faciliter la création d’emploi

par la gestion de personnel

1- Quelques règles essentielles d’un budget

2- Notions de base sur Excel

La construction d’un budget

Budget, bilan, kézako?

Un budget = Rien d’autres que l’ensemble des

choses dont vous avez besoin pour réaliser une action =

AVANT

Un bilan = Ce que vous avez réellement

dépenser et « gagner » pour l’action réalisée =

APRES

Charges/produits kézako?

Charges = les dépenses

Produits = les recettes

Et ces chiffres, c‘est quoi??

=

Rapide aperçu des charges

60 - Achats Prestations de services

Achats matières et fournitures

Autres fournitures

61 - Services extérieurs Locations

Entretien et réparation

Assurance

Documentation

Les charges

62 - Autres services extérieurs Rémunérations intermédiaires et honoraires

Publicité, publication

Déplacements, missions

Services bancaires, autres

63 - Impôts et taxes

Impôts et taxes sur rémunération,

Autres impôts et taxes

64- Charges de personnel Rémunération des personnels,

Charges sociales,

Autres charges de personnel

Les charges

65- Autres charges de gestion courante

66- Charges financières

67- Charges exceptionnelles

68- Dotation aux amortissements

Rapide aperçu des produits

70 – Vente de produits finis, de

marchandises, prestations de

services


74 – Subventions d’exploitation Etat : précisez le(s) ministère(s) sollicité(s)

Région(s) :

Département(s) :

Commune(s) :

Organismes sociaux (détailler) :

Fonds européens

L’agence de services et de paiement (ex CNASEA,

emploi aidés)

Autres établissements publics

Autres privées


75 - Autres produits de gestion courante

Dont cotisations, dons manuels ou legs 76 - Produits financiers

78 - Reprises sur amortissements et

provisions

Rappel : demande de subvention

Avant d’entamer un budget, il faut connaître:

1- Les critères et compétences des financeurs 2- Le modèle de demande de subvention 3- La date de clôture

Règles générales d’un budget

1- Charges = Produits

=> Il faut « jongler »: Ex: - j’ai oublié des frais, j’augmente d’autant

la demande de subvention - Je pense pouvoir obtenir plus de

financement que les frais réels, j’augmente les charges


2- Il est rare d’obtenir le montant de la subvention demandée => Il faut « gonfler » légèrement les

charges, dans la limite du « raisonnable »…


3- Il est rare qu’un bailleur donne 100%

=> obligation de diversifier les partenaires (mais attention pas trop… cf. après)

=> et surtout développer au maximum les ressources propres / prestations de services

Ex: buvette, cours payants, etc.


4- Montrer que vous êtes impliqués, valoriser le bénévolat/l’apport en nature (prêt de salles, matériel, etc.)

=> créer des fiches de présence bénévole, permettant de justifier les heures

=> évaluer l’apport en nature


La valorisation se trouvera en bas du budget, avec le même montant des 2 côtés.

CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES [4]

86- Emplois des contributions volontaires en nature

87 - Contributions volontaires en nature

Secours en nature Bénévolat Mise à disposition gratuite de biens et prestations : salle

300 Prestations en nature : Mairie de Rémire, Salle

300

Personnel bénévole Dons en nature

TOTAL 0 TOTAL 0

En conclusion Règles générales d’un budget

1- Charges = produits 2- Gonfler les charges 3- Développer les ressources propres 4- Valoriser le bénévolat/l’apport en nature

Un budget prévisionnel : quelles difficultés ?

1- Essayer de ne pas oublier de frais (ex. la sécurité)

=> Prévoir des « imprévus »…

2- Inclure les frais que vous comptez obtenir gratuitement par du partenariat (ex. communication) => constitue une « marge de

manœuvre »

Pour les charges

Les difficultés

3- Il s’agit d’un prévisionnel. => Evaluer les montants

« en grosse masse »

4- Si vous n’avez aucune idée du montant, demander un devis

Pour les charges

Les difficultés

1- Comment évaluer le montant à demander et à qui? C’est difficile… => Bien connaître les compétences de chacun, et essayer de voir avec les techniciens combien il est possible de demander pour une action

Pour les produits

Les difficultés

2- Encore plus difficile pour une association avec plusieurs projets dans l’année

Dans ce cas, il faut essayer de répartir les demandes suivant les projets

Pour les produits

Les difficultés

Ex: Le Festival de cirque à la DAC et la Région

Les animations périscolaires au DSU Les initiations à Maripasoula à la Mairie

et au PAG

Pour les produits

Les difficultés

3- Essayer de limiter le nombre de bailleurs, Car multiplie les démarches, et implique parfois d’attendre l’accord de tous

Pour les produits

Les difficultés

4- Essayer de développer les ressources propres et de valoriser le bénévolat (cf. règles générales au-dessus)

Pour les produits

Les difficultés

Les budgets du Cerfa

Budget annuel Budget de l’action Bilan de l’action

Remplir un dossier Cerfa

c’est-à-dire qu’il faut inclure les frais de structure (téléphone, loyer, etc.) qui ne sont pas directement liés au projet

3-2. Budget prévisionnel de l’action Ce budget doit être établi en prenant en compte

l’ensemble des coûts directs et indirects et l’ensemble

des ressources affectées à l’action.


Ne pas citer toutes les dépenses, mais UNIQUEMENT celles qui sont les plus importantes

Ex: sur un festival = les cachets des artistes ou le transport Sur une formation = le salaire des formateurs ou prestations de services

Attention aux charges de fonctionnement trop importantes

Nature et objet des postes de dépenses les plus

significatifs (honoraires de prestataires,

déplacements, salaires, etc) :


Oui/Non

Attention si participation élevée, l’action n’aura pas besoin de subventions

Est-il prévu une participation financière des

bénéficiaires (ou du public visé) de l’action ?

Pratiques tarifaires appliqués à l’action (gratuité, tarifs

modulés, barème, prix unique, etc) :


Cela concerne surtout les « grosses » associations, avec du personnel et/ou un loyer, mais aussi les autres qui peuvent inclure des frais de téléphone, essence, etc… 2 cas : - Soit il y a une seule action et ces frais sont tous inclus sur

le budget de l’action - Soit il y a plusieurs actions et il faut les répartir

=> comment?

Règles de répartition des charges indirectes affectées à

l’action subventionnée (exemple : quote-part ou

pourcentage des loyers, des salaires, etc) :


Comment répartir des charges indirectes sur plusieurs actions? Doit-on faire des parts égales??


Plusieurs possibilités:

- Le plus simple : Total des frais indirects÷ par le nombre de projet dans l’année, et ajouter le résultat à chaque projet.

Ex: Frais indirects = 1000€ - 3 projets => 333,33€ sur chaque projet

Comment répartir des charges indirectes sur plusieurs actions?


- Le plus pertinent, mais plus compliqué: certains projets peuvent « rapporter » plus d’argent (ex. les actions en communes), et d’autres moins (la création d’un spectacle ou le périscolaire)

Ex: Frais indirects = 1000€ - 2 projets , mais - l’un prend 50% du temps (et peut rapporter…) => 500€ - reste 250€ sur chaque projet

Comment répartir des charges indirectes sur plusieurs actions?


Quelles sont les contributions volontaires en nature

affectées à la réalisation du projet ou de l’action

subventionnée ?

Les « contributions volontaires » correspondent au

bénévolat, aux mises à disposition gratuites de personnes

ainsi que de biens meubles (matériel, véhicules, etc) ou

immeuble. Leur inscription en comptabilité n’est possible

que si l’association dispose d’une information quantitative

et valorisable sur ces contributions volontaires ainsi que de

méthodes d’enregistrement fiables.


Si vous n’avez pas encore le bilan n-1, indiquez que vous les ferez parvenir dès réception. Attention aucun paiement sans bilan

Et après?

- Dépôt : Conseil garder une preuve du dépôt

- Suivi des demandes (cf. après)

- Re-calibrer le projet en fonction des financements obtenus

- Bonne gestion de la subvention

- Bilan financier et d’activités

Excel kézako?

Excel sert à faire des tableaux : - Budget - Suivi de trésorerie - Base de données des partenaires, des

adhérents - Rétro-planning, plan média, etc…

Beaucoup de fonctions et possibilités, impossible de tout voir => Existe des Tutoriels sur internet

http://www.demowordexcel.info/index_excel.html

10 fonctions Excel à connaître

Pour la mise en page

1.Idem word pour la mise en page : gras, couleur, fonds, aligné, etc…. Avec une fonction

intéressante « Renvoyer à la ligne

automatiquement »

« Demandes 2014 » peut devenir « obtenues 2014 » dans le « Suivi subv. »

2. Dupliquer un onglet


1. Clic droit sur

l’onglet à

copier

2. Une boîte de

dialogue

apparaît

Cocher

« créer une

copie » en

bas à

gauche

2. Dupliquer un onglet

3. Masquer des lignes ou des colonnes Permet, sans avoir à dupliquer, d’avoir un tableau plus lisible. Par exemple, en masquant les colonnes « demandées », on obtient le tableau « accordé »


3. Masquer des lignes ou des colonnes

Pour masquer 1.Cliquer en haut dans le gris sur la colonne à masquer, ou à gauche sur le gris pour une ligne 2.Cliquer sur masquer

Et pour revenir, cliquer sur afficher


4. Fractionner la page Permet lorsqu’on a un grand tableau de continuer à voir la première ligne et/ou la première colonne, même en bas du tableau.


4. Fractionner la page 1. Cliquer en haut sur Affichage 2. Cliquer sur Fractionner 3. Faire glisser les limites là où vous voulez


5. Filtrer des données Il est possible de sélectionner les données que l’on souhaite = filtrer :

Ex : ne faire apparaître que les bailleurs qui ont accordé une subvention pour le projet 1


5. Filtrer des données

Pour filtrer : 1- Sélectionner la ligne où l’on souhaite filtrer les données (ex. L4 = montant accordé) 2 – cliquer dans « données » 3 - cliquer sur l’icone «filter »


6. Trier des données

On peut aller plus loin et classer les données selon plusieurs critères = trier Exemple, dans une base de données de contacts, on peut les classer :

1. Par structure 2. Puis par ordre

alphabétique dans la structure



Pour trier : 1- Sélectionner les données que l’on souhaite filtrer les données (si tout le doc, « Ctrl+A »= sélectionner tout)) 2 – cliquer dans « données »

3 - cliquer sur l’icone «trier », une boîte de dialogue apparaît



Choisir les items que l’on souhaite


Spécifique au budget



7. Faire une addition :

Par exemple dans le tableau « Suivi de subventions », pour calculer le montant accordé par chaque structure sur tous les projets.


7. Faire une addition : 1.cliquer dans la cellule « Total accordé» (B6), écrire « = « dans la barre de formule, en haut, blanc 2.Cliquer sur la cellule à additionner (D6), Écrire « + » 3.Cliquer sur la cellule à additionner (F6), etc.



8. Calculer une somme automatique = permet de calculer automatiquement la somme de cellules situées à côté.

C’est LA fonction à connaître pour calculer les totaux, charges et produits.


Spécifique au budget : la somme automatique


8. La somme automatique Pour l’obtenir : 1/cliquer sur la cellule Total; 2/ double cliquer sur le symbole, à droite de la barre d’outil dans « accueil » et normalement, ça y est! Les cellules sélectionnées apparaissent encadrées.

Spécifique au budget : la somme automatique


9. Coller avec liaison Dans un budget, vous pouvez avoir un poste d’importance (par exemple les transports ou la somme des frais des intervenants), qui peut changer (ex. prix du billet qui diminue…).

Excel vous permet de « copier avec liaison » un résultat (le total des transports) pour l’insérer dans un autre calcul (la ligne « déplacement » de votre budget prévisionnel).



9. Coller avec liaison 1- dans un onglet séparé (transport), calculer les frais

Suivi transport

Colonne1 P.U Nb Total

Mpa - Cay 180 € 5 900 €

Paris-Cay 800 € 3 2 400 €

Parbo-Cay 250 € 8 2 000 €

TOTAL 5 300 €



9. Coller avec liaison 1- dans un onglet séparé (transport), calculer les frais 2- copier la cellule « total » (Ctrl + C) 3- Cliquer sur l’onglet budget, sur la ligne « transport » 4- Clic droit, option de collage / « copier avec liaison »



10 – A vous! Fouillez, tester, chercher!




1. Renvoyer à la ligne 2. Dupliquer un onglet 3. Masquer des lignes ou des

colonnes 4. Fractionner la page 5. Filtrer des données 6. Trier des données 7. Faire une addition 8. Calculer une somme automatique 9. Coller avec liaison 10.Fouillez!

Outils d’aide en ligne et gratuits

Tutoriel excel : http://www.demowordexcel.info/index_excel.html

Pour aller plus loin

Ouvrages à disposition à l’Aprosep

Documents donnés

Service d’Appui à la Vie Associative de l’A.PRO.SEP.

81 rue C.Colomb, 97300 Cayenne T : 05 94 30 21 36 – [email protected]

www.guyanasso.org