videnmetro denlilleblaa

”DEN LILLE BLÅ”

Vi investerer i din fremtid

DEN EUROPÆISKE UNION

Den Europæiske Socialfond

VidenMetro er støttet af: Projektholder:

Gode råd og tips ................................ 2

- Tjeklister til

• Jobprofil og stillingsopslag ......... 4

• Ansættelsesprocessen ................ 5

• Opstart og opfølgning på ansættelsen ........................... 6

Onboarding: VidenMetroPilot Netværk, kurser og coaching til videnmedarbejderen .........7

Info om Persondataloven ................... 8

Noteark .............................................. 9

Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro

Info til virksomhed og kandidat

”DEN LILLE BLÅ” Ansættelse af en højtuddannet i virksomheden via VidenMetro Side 2 af 10

4

Inden ansættelsen

Forarbejdet ved ansættelsen af en højtuddannet er ofte afgørende for, hvor stor gavn virksomheden får af den højtuddannede, og hvor hurtigt resultaterne viser sig.Nedenfor er nogle gode råd til, hvad I bør overveje inden ansættelsen.

1. Den indledende faseDiskuter jeres udfordringer og nye behov med en VidenMetro chefkonsulent – det er vigtigt at få vendt forløbet med en person, der kender de højtuddannede, så I får det optimale ud af ansættelsen i forhold til netop de udfordringer, I står overfor.

Eksempler fra andre virksomheder – find eksempler på andre - lignende - virksom-heder, der har ansat deres første højtuddannede og brug deres erfaringer. Det praktiske eksempel siger ofte mere end en masse ord. I finder konkrete eksempler i VidenMetro Magasinet, som kan rekvireres eller downloades som pdf på videnmetro.dk

Overvej hvor jeres nye behov nøjagtigt er – tydeliggør hvilke opgaver det specifikt er, I ikke kan få løst tilfredsstillende i dag, og hvilke kompetencer I mangler i virksomheden. Ofte kan tilskudsordningen VidenPilot skabe rammerne.

2. Når I er parateInddrag medarbejderne i processen – de øvrige medarbejdere skal informeres og gerne tages med på råd, så de kan se værdien af at ansætte en højtuddannet – også i forhold til deres eget arbejdsområde. Jo bredere opbakningen og kendskabet er i virksom-heden, jo større er chancen for succes

Kompetenceprofilen er meget vigtig, da den højtuddannede typisk skal kunne arbejde sammen med alle i virksomheden. Skriv derfor ned hvilke personlige egenskaber og værdier vedkommende skal have – både i forhold til jobbet, men også for at kunne indgå optimalt i virksomheden som helhed.

Udarbejd en jobprofil – jo mere præcist I fra starten får defineret og prioriteret arbejd-sopgaverne, jo hurtigere kommer den højtuddannede ind i jobbet - og jo bedre bliver resultaterne.

Tjekliste til jobprofilen finder du på side 8

�

I selve ansættelsesprocessen får I et reelt billede af den højtuddannede som person, og om vedkommendes kompetencer er de rigtige i forhold til de udfordringer, I står overfor.Nedenfor er nævnt nogle vigtige områder i ansættelsesprocessen.

Kemien er afgørende – det er lettere at klæde den højtuddannede på rent fagligt end at forsøge at tilpasse de personlige egenskaber. Derfor skal I vægte den personlige kemi højt ved en samtale.

Medarbejderne tages med på råd – det er en fordel at tage de øvrige medarbejdere med på råd også i ansættelsesfasen. På den måde sikrer I, at den højtuddannede passer ind i hele virksomheden, og at medarbejdersiden føler sig som en del af processen. Dette kan f.eks. gøres ved at tage en af de øvrige medarbejdere med til samtalen.

To samtalerunder – for at sikre at I ansætter den rigtige profil, kan I med fordel afholde to samtalerunder, da den første samtale ofte kan snyde lidt f.eks. på grund af nervøsitet. Hvis ikke en af de øvrige medarbejdere har været med til den første samtale, kan man med fordel tage en med til samtale nummer to. Det kan f.eks. være en medarbejder, der skal arbejde tæt sammen med den højtuddannede.

Forventningsafklaring – forventningsafklaringen med den højtuddannede er vigtig, fordi nogle arbejdsområder typisk først bliver defineret tydeligt i løbet af det første stykke tid. Derfor skal begge parter være enige om, hvad der arbejdes hen imod, og hvad suc-ceskriterierne er både på kort og lang sigt.

Tjekliste til ansættelsesprocessen finder du på side 10

Selve ansættelsen




PROJEKTSTØTTE: PROJEKTHOLDER: PROJEKTPARTNERE:

Kompendieversion pr. 15. september 2014: Opdateres løbende i forhold til gældende info på www.innovationsplan.dk

Virk.ID Virksomhed Konsulent Evt. "VP emne" Udl. Dato

InnoBooster - vækst med viden!Få tilført ny viden til virksomheden i et 6- 18 måneders forløb sammensat af

Ansættelse af højtuddannede Vidensamarbejde Understøttende aktiviteter

Projekttilskud for InnoBooster udgør 50.000 kr - 250.000 kr.

Indhold

1: Sammenfatning . . . . . . . . . . . . . . . 2

2: Ansøgningsprocedure . . . . . . . . . . 4

3: Vejledning til Innovationsplan.dk . . 5

4: Fra innovationsplan til ansøgning . . 14

Bilag A: Retningslinjer . . . . . . . . . . . 27

Bilag B: Godkendte videninst. . . . . . .31

Bilag C: Om innovation . . . . . . . . . . 32

Ny ordning

pr. 12. august

2014!

Kilde: http://innovationsfonden.dk/innobooster/

Søg tilskud til ansættelsenPr. 12. august 2014 er den populære VidenPilot ordning afløst af InnoBooster ordningen. Der kan fortsat søges om tilskud til ansættelse af en højtudannet i et innovativt udviklingsprojekt. Det kan nu ske i 6-12 måneder og med tilskud på 12.500 kr. pr måned.Kontakt en VidenMetro Chefkonsulent for gennemgang og læs mere i VidenMetros kompendie om InnoBooster, der kan downloades fra www.videnmetro.dk


6

Efter ansættelsen

Indkøringsforløbet er vigtigt for, at den højtuddannede kommer godt ind i arbejdsop-gaverne og hurtigt bliver en integreret del af hele virksomheden - og hermed bliver en effektiv arbejdskraft. VidenMetro chefkonsulenten giver her sparring til virksomheden.Den ansatte videnmedarbejder indgår også i VidenMetro netværk og kurser sammen med andre videnmedarbejdere i andre deltagervirksomheder for at støtte op om forløbet.

Nedenfor er beskrevet vigtige elementer i startfasen.

De første 3 måneder

Lederens ansvarIntroduktionsforløb – der skal planlægges et introduktionsforløb, så den højtuddannede kommer ud blandt de øvrige medarbejdere. Udover en introduktion er det optimale, at vedkommende får en reel fornemmelse af, hvad de forskellige medarbejdere laver. Dette kan f.eks. gøres ved, at den højtuddannede følger en enkelt medarbejder eller en medarbejdergruppe en arbejdsdag eller mere.

Opfølgningssamtaler – i startfasen kan det stadig være lidt uklart, hvilke arbejdsopgaver der er de vigtigste. Derfor er det en fordel at holde løbende samtaler, så evt. uklarheder bliver taget i opløbet. Samtalerne bør være af både formel og mere uformel karakter.

Giv ansvar fra dig – højtuddannede er vant til at tage ansvar for deres opgaver, så brug det konstruktivt, og vær ikke bange for at give dem ansvar eller en projektlederrolle.

Vær sparringspartner – højtuddannede er ofte meget selvstændige og sætter en ære i at løse deres opgaver på et højt fagligt niveau. Så coach dem i stedet for at kontrollere dem – det giver det bedste resultat

De øvrige medarbejderes ansvarStil ’dumme’ spørgsmål – det kan nogle gange være lidt uklart, hvordan den højtud-dannedes kompetencer helt præcist kan og skal bruges. Derfor er det vigtigt, at I spørger ind til kompetencerne, så I får et tydeligt billede af, hvordan kompetencerne kan bruges.

�

Vær åbne overfor nye input – måske er der smartere måder at gøre tingene på end, ’som vi plejer’. Vær derfor åbne overfor nye forslag til forbedringer – det kunne også være en fordel i jeres arbejde.

Tjekliste til startfasen finder du på s. 12

Efter 3 måneder

Løbende statussamtaler – det er vigtigt at have en god fornemmelse af, hvordan arbej-det skrider fremad og tage fat om eventuelle problemer med det samme. Derfor er det vigtigt med både uformelle dagligdagssamtaler, og aftalte møder, f.eks. en gang om måneden, hvor I diskuterer status på projekterne.

Juster og prioriter arbejdsopgaverne – det er vigtigt at justere og prioritere arbejdsop-gaverne efter de første tre måneder, da I ofte først her har et mere præcist billede af opgavernes omfang, og hvordan de skal prioriteres.

Sparring med nøglepersoner – sparring med relevante nøglepersoner er nyttig for den højtuddannede, og samtidig kan disse nøglepersoner være med til at få udbredt den højtuddannedes kompetencer i hele virksomheden.

Efter 1 år

Nye udfordringer – højtuddannede motiveres af udfordringer. Derfor er det vigtigt, at I også efter det første år tænker vedkommende ind i nye udviklingsprojekter, og ikke begraver dem i driftsopgaver.

Revidering af jobområder og arbejdsopgaver – den højtuddannedes jobbeskrivelse bør I revidere efter det første år, da der typisk sker mange ændringer i arbejdsopgaverne, når I har erfaret, hvordan vedkommende kan gøre en forskel. Samtidig er det også blevet mere tydeligt for de øvrige medarbejdere, hvor det er den højtuddannede kan hjælpe dem, og deres input bør I derfor også tænke ind i den nye jobbeskrivelse.

�

Vær åbne overfor nye input – måske er der smartere måder at gøre tingene på end, ’som vi plejer’. Vær derfor åbne overfor nye forslag til forbedringer – det kunne også være en fordel i jeres arbejde.

Tjekliste til startfasen finder du på s. 12

Efter 3 måneder

Løbende statussamtaler – det er vigtigt at have en god fornemmelse af, hvordan arbej-det skrider fremad og tage fat om eventuelle problemer med det samme. Derfor er det vigtigt med både uformelle dagligdagssamtaler, og aftalte møder, f.eks. en gang om måneden, hvor I diskuterer status på projekterne.

Juster og prioriter arbejdsopgaverne – det er vigtigt at justere og prioritere arbejdsop-gaverne efter de første tre måneder, da I ofte først her har et mere præcist billede af opgavernes omfang, og hvordan de skal prioriteres.

Sparring med nøglepersoner – sparring med relevante nøglepersoner er nyttig for den højtuddannede, og samtidig kan disse nøglepersoner være med til at få udbredt den højtuddannedes kompetencer i hele virksomheden.

Efter 1 år

Nye udfordringer – højtuddannede motiveres af udfordringer. Derfor er det vigtigt, at I også efter det første år tænker vedkommende ind i nye udviklingsprojekter, og ikke begraver dem i driftsopgaver.

Revidering af jobområder og arbejdsopgaver – den højtuddannedes jobbeskrivelse bør I revidere efter det første år, da der typisk sker mange ændringer i arbejdsopgaverne, når I har erfaret, hvordan vedkommende kan gøre en forskel. Samtidig er det også blevet mere tydeligt for de øvrige medarbejdere, hvor det er den højtuddannede kan hjælpe dem, og deres input bør I derfor også tænke ind i den nye jobbeskrivelse.


8

Tjekliste til jobprofilen

Hvad er det/de overordnede formål med stillingen?

Er det et specifikt fagligt arbejdsområde, eller er der flere arbejdsområder (blæk-

spruttefunktion)?

Hvad er de vigtigste arbejdsområder?

Hvordan skal arbejdsområderne prioriteres?

Hvilke faglige kompetencer skal kandidaten som minimum have?

Hvilke personlige egenskaber skal kandidaten besidde?

Hvilken personprofil ønskes til jobbet – alder, erfaring m.m.?

Hvilke beføjelser følger med stillingen?

Hvilken position skal vedkommende have i virksomheden?

Hvad er succeskriterierne i jobbet indenfor 3 måneder, 1 år, 3 år?

Er erfaring afgørende i jobbet?

Jobprofilen bruges som udgangspunkt for stillingsopslaget

Tjekliste til stillingsopslaget

Er virksomhedens profil tydelig?

Er det tydeligt, hvilken personlig profil, I ønskes?

Er det tydeligt, hvilke arbejdsopgaver vedkommende skal beskæftige sig med?

Er der (tydelige) fremtidsperspektiver i jobbet?

Er der en kontaktperson, hvis man ønsker yderligere oplysninger?

Er der en ansøgningsfrist?

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

Tjekliste Jobprofilen og stillingsopslaget

�

Efter udformning af stillingsopslaget skal I overveje:

Hvordan skal annoncen slås op (aviser, internettet, uddannelsesinstitutioner, Job-Net)? VidenMetros chefkonsulent vejleder her og har tæt samarbejde med de

førende A-kasser og opslag i Akademikerbasen .

Hvad må det evt. koste (der findes en del gratistilbud)?

Afslutningsvis kan det være en god øvelse at stille sig selv det spørgsmål, om du

selv ville have lyst til at søge jobbet?

�

�

FAKTA:Videnpilotordningen giver mulighed for 50.000 kr. til køb af viden eller videreuddannelseVidenpilotordningen giver mulighed for 50.000 kr. til køb af viden på en uddannelsesinstitution, hvis din virksomhed har et specifikt fagområde, som I gerne vil have opgraderet. Pengene kan også bruges til videreud-dannelse af videnpiloten, hvilket f.eks. kunne være i form af et projekt-lederkursus eller anden relevant videreuddannelse.

Gratis rekrutteringsmedier aftalt:

Jobnet.dk annonce(giver også eksponering på betalte) og jobnet.dk kandidatsøgning

www.akademikerbasen.dk Uafhængig database med ca. 1500 cv.

www.aka.dk Akademikernes A-kasse Den største A-kasse, både djøf, ingeniør mv.

www.jobunivers.dk Djøf’s jobportal, første opslag gratis)

www.linkedin.com Bla. VidenMetroBasen for jobsøgere

Dertil samarbejde med Anden Aktør, jobsø-gerfora mv.

Betalings rekrutteringsmedier aftalt:

Jobbank.dk

Jobindex.dk

www.jobfinder.dk

Jwww.jobview.dk

www.linkedin.com


10

Modtagelse af ansøgninger

Send løbende bekræftelse til ansøgerne om, at ansøgningen er modtaget – og skriv

eventuelt, hvordan I forventer, at ansættelsesprocessen forløber

Udvælgelse af kandidater

Lav et pointsystem ud fra de givne kriterier, f.eks. i forhold til faglige kompetencer,

selve ansøgningen, personprofilen, erfaringer m.m.

Vælg i første omgang ca. 10 kandidater ud – eventuelt i prioriteret rækkefølge

Indkald til samtale – helst per telefon, da det virker mere personligt, og bekræf-

telsen fås med det samme

Overvejelser inden samtalen

Hvem skal deltage i samtalen?

Hvor skal samtalen foregå?

Hvornår er det bedste tidspunkt?

Hvor lang tid skal samtalen vare? Husk at lægge pauser ind mellem hver samtale

Overvej, hvad jeres forventninger til lønniveauet er – forhør jer evt. hos andre

Selve samtalen

Lav et spørgeskema til samtalen – primært omkring de områder, I vil have uddybet

nærmere

Overvej strukturen på samtalen – hvem siger hvad?

Spørg til, hvilket lønniveau kandidaten forventer

Spørg til, hvornår kandidaten eventuelt kan starte

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

Tjekliste Ansættelsesprocessen

11

Efter samtalen/samtalerne

Lav notater og overvej hver enkelt kandidats styrker i forhold til jobbet

Passer vedkommendes lønniveau overens med jeres forventninger?

Indhent eventuelt oplysninger om kandidaterne ud fra deres referencer

Overvej, om der skal være en samtalerunde mere, f.eks. med de to bedste kandi-

dater

Ansættelse af kandidat

Nøjagtig løn og sammensætningen af lønpakken aftales og skrives ned

Kontrakt udfærdiges og underskrives

Aftal eventuelt præsentationsrunde og informationsdag, inden vedkommende of-

ficielt starter

Efter ansættelsen er foretaget

Udsend hurtigt efter ansættelsen (på mail eller post) afslag til alle, der har søgt

Gem ansøgningerne i min. 3 måneder – måske bliver der brug for dem igen

�

�

�

�

�

�

�

�

�


12

Inden den højtuddannede starter

Er der klargjort en arbejdsplads?

Er der bestilt skrivebord, inventar, IT-udstyr m.m.?

Er de øvrige medarbejdere informeret om, hvornår den nye medarbejder ankom-

mer?

Er der lavet et introduktionsforløb?

I samarbejde med den højtuddannede, når vedkommende er startet

Få forventningsafklaringen helt på plads (hvis den ikke allerede er det)

Fastsæt succeskriterier for de første 3 måneder

Aftal datoer for opfølgningssamtaler

Prioriter arbejdsopgaverne i fællesskab

Aftal hvilke opgaver, der skal startes med

Når den højtuddannede er kommet i gang

Juster og prioriter opgaverne

Involver nøglepersonerne – og lav fælles projekter mellem dem og den højt-

uddannede

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

�

Tjekliste Startfasen - "Onboarding"


VidenMetroPilot er et onboarding forløb for dig, som er ansat videnmedarbejder med bistand via Viden-Metro. Formålet er at understøtte din ansættelse i virksomheden, og det omfatter: Samtaler med dig og med ledelsen. Chefkonsulenten er til rådighed og møder op i virksomheden efter aftale til evaluering og vejledning.Din deltagelse i et erfa netværk med andre ansatte gennem VidenMetro og korte temakurser/meetups. VidenMetroPilot netværksdelen understøttes i en gruppe på den professionelle onlineplatform LinkedIn og er gratis.

Kurserne afholdes forskellige steder på Sjæl-land. Ved kurserne er der også temaindlæg om f.eks. brug af LinkedIn, vidensamarbejde, GTS institutter mv.

"VidenMetro Onboarding - Videnmedarbejder i region Sjælland"

• Indlæg • Artikler• Kompendier• Henvisninger• Kursusinfo

Find link til gruppen på www.videnmetro.dk

VidenMetroPilot: Netværk og kurser for ansatte videnmedarbejdere via projekt VidenMetro

VidenMetro Onboarding

HUSK REGISTRERING AF DIN ANSÆTTELSE I START OG STOPSKEMA DA PROJEKTET ER STØTTET AF EU. ER VEDLAGT I VIDENMEDARBEJDERENS VIDENMETRO OMSLAGSMAPPE, SE OGSÅ WWW.VIDENMETRO.DK AFLEVÉR TIL VIDENMETRO CHEFKONSULENTEN ELLER SEND SKEMAER INDSCANNET TIL [email protected] OG ORIGINALER MED BREVPOST TIL

FONDEN EVVMRK. VIDENMETRO WILLEMOESVEJ 2C4200 SLAGELSE

NB: OPHØRSSKEMA INDSAMLES I NOVEMBER 2014 FRA ALLE ANSATTE VIA PROJEKTET I FORBINDELSE MED PROJEKTASLUTNINGEN.

Til videnmedarbejderen


Nedenfor informeres uddybende om administrationen af strukturfondene og om de rettigheder, som tilkommer de personer, der behandles oplysninger om.

Uddybende information om persondataloven og De Europæiske Strukturfonde

Behandling af personoplysningerI forbindelse med administrationen vil Erhvervsstyrelsen, regionerne og Bornholms Regi-onskommune indsamle, behandle og videregive personoplysninger om ansøgere, projekt-partnere, projektdeltagere og andre personer, der er tilknyttet strukturfondsprojekterne.

FormålFormålet med behandling af personoplysningerne er bl.a. at sikre den bedste udnyttelse afDe Europæiske Strukturfonde, at udarbejde betalingsanmodninger til EU-Kommissionen,at overholde EF-forordningernes krav samt at evaluere strukturfondsindsatsen i Danmark.

Typer af personoplysningerOplysningerne kan f.eks. være CPR-nummer, deltagernes navn, adresse, alder, køn,uddannelsesbaggrund, arbejdsmarkedstilknytning, herunder løn-/indkomstmæssigesituation og jobfunktion under projektdeltagelsen, oprindelsesområde for indvandrere,periode i hvilken deltagerne er med i projektet, antal timers deltagelse i projektet,arbejdsmarkedstilknytning og jobfunktion ved projektophør, deltagerens vurdering afprojektforløbet, projektmedarbejderes aflønning samt oplysninger om arbejdsgiveresnavn, adresse og CVR-nummer.

De Europæiske StrukturfondeErhvervsstyrelsen er ansvarlig for den overordnede administration af strukturfondene og for regnskabsaflæggelse m.v. over for EU-Kommissionen.Administrationen varetages dels centralt i Erhvervsstyrelsen og dels regionalt i de fem regioner samt i Bornholms Regionskommune.Administrationen af De Europæiske Strukturfonde er reguleret af en række EF-forordninger samt af:

• Lov nr. 1599 af 20. december 2006 om administration af tilskud fra Den Europæiske Re-gionalfond og Den Europæiske Socialfond som ændret ved lov nr. 1272 af 16. december 2009 og lov nr. 718 af 25. juni 2010.

• Bekendtgørelse nr. 1132 af 24. november 2008 om henlæggelse af beføjelser til Er-hvervs- og Byggestyrelsen efter lov om administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond.

• Bekendtgørelse nr. 358 af 18. april 2007 om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbin-delse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæi-ske Socialfond.

• Bekendtgørelse nr. 1137 af 26. november 2008 om ændring af bekendtgørelse om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæi-ske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond.

• Bekendtgørelse nr. 71 af 21. januar 2010 om ændring af bekendtgørelse om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond.

• Bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond.

Yderligere oplysninger om De Europæiske Strukturfonde kan findes på www.regionalt.dk.




videnmetro denlilleblaa

Documents