· web view3.88.Уведомление может быть оформлено в виде...

Инструкция по кадровому делопроизводствуОбразец с учетом новых требований ГОСТа Р 7.0.97 – 2016 и Методических

рекомендаций РосархиваПодготовили эксперты журнала «Справочника кадровика» с учетом изменений на

01.07.2020

Приложение

Публичное акционерное общество «Альфа» УТВЕРЖДЕНА

(ПАО «Альфа») приказом директора

ИНСТРУКЦИЯ ПАО «Альфа»

Москва от 01.07.2020 № 123

по кадровому делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Инструкцию обязаны применять сотрудники отдела кадров и другие

работники ПАО «Альфа», когда составляют и оформляют документы по личному

составу.

1.2. Инструкция вступает в силу 1 июля 2020 года.

1.3. Текст Инструкции составлен с учетом нормативных правовых актов и

методических документов:

- Трудового кодекса Российской Федерации;

- Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском

учете»;

- Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных

данных»;

- Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,

информационных технологиях и о защите информации»;

- Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в

Российской Федерации»;

© Справочник кадровика, 2020Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511-98-64

- постановления Правительства Российской Федерации от 19.06.2020 №

887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных

непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»;

- постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №

477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти»;

- ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная

документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом

Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;

- приказа Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст о внесении изменений в

ГОСТ Р 7.0.97 – 2016;

- ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и

издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения»;

- ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации,

библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие

требования»;

- приказа Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений

в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта

Российской Федерации»»;

- Перечня типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.

приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

- приказа Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного

положения об архиве организации»;

- приказа Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного

положения об экспертной комиссии организации»;


- приказа Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной

инструкции по делопроизводству в государственных организациях»;

- Методических рекомендаций Росархива по применению ГОСТ Р

7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому

делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к

оформлению документов»;

- Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и

организациями копий документов, касающихся прав граждан»;

- Правил оказания услуг почтовой связи, утв. приказом Минсвязи от

31.07.2014 № 234;

- постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об

утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету

труда и его оплаты»;

- Информации Минфина № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января

2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»»;

- Бухгалтерской учетной политики ПАО «Альфа» на 2020 год;

- Положения ПАО «Альфа» о защите персональных данных;

- Инструкции по делопроизводству, Правил внутреннего трудового

распорядка и иных локальных нормативных актов ПАО «Альфа».

1.4. Инструкция разработана в целях организации кадрового

делопроизводства и повышения эффективности работы с документами по личному

составу. Устанавливает правила:

- подготовки документов;

- технологий работы с документами;

- организации текущего хранения документов;

- подготовки документов к передаче в архив ПАО «Альфа».

1.5. Инструкция устанавливает требования к документированию кадровой

деятельности и организации работы с документами по личному составу в

делопроизводстве ПАО «Альфа».


1.6. Положения Инструкции распространяются на работу с документами по

личному составу независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию,

учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения и

передачи в архив ПАО «Альфа».

1.7. Документы по личному составу содержат информацию ограниченного

доступа: персональные данные сотрудников ПАО «Альфа», кандидатов на работу

и бывших работников. Документы обрабатываются и хранятся в рамках

конфиденциального делопроизводства.

1.8. Организация, ведение и совершенствование кадрового

делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение

современных информационных технологий в работе с документами, методическое

руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в

подразделениях организации возлагается на отдел кадров.

Отдел кадров действует на основании положения об отделе, в котором

закреплены задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.9. Ответственность за организацию работы с документами по личному

составу в структурных подразделениях ПАО «Альфа» возлагается на

руководителей подразделений. Делопроизводство ведут работники отдела кадров

и другие сотрудники, на которых возложены эти обязанности.

1.10. Должностные обязанности, права и ответственность работников отдела

кадров и иных сотрудников, ответственных за организацию работы с документами

по личному составу, закреплены в должностных инструкциях и трудовых

договорах.

1.11. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения

работники отдела кадров обязаны передавать текущие документы начальнику

отдела кадров или другому полномочному работнику. При смене работников

составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.12. Запрещено разглашать содержание документов по личному составу.

Работники отдела кадров несут дисциплинарную, административную и

иную ответственность, установленную законом, за нарушение правил и сроков


хранения документов, содержащих персональные данные, а также их утрату и

несанкционированное уничтожение.

1.13. При утрате документов работник отдела кадров информирует

начальника отдела и канцелярию, после чего организуют розыск документов.

Если розыск не дает результата составляют акт, в котором указывают:

- данные утраченного документа;

- обстоятельства, при которых утрачен документ.

После этого предпринимают меры по восстановлению документа,

информации из него, регистрационных данных.

1.14. Термины и определения

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами,

идентифицирующими автора официального документа.

Документ – официальный документ, созданный государственным органом,

органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом,

оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот

федерального органа исполнительной власти.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в

установленном порядке.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию

подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Оформление документа – проставление на документе необходимых

реквизитов.

Подписание (документа) – выражение ответственности за содержание

документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного

или физического лица.

Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного


или физического лица.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) –

цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его

регистрации.

Реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления

и организации работы с ним.

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая

присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой

информации) или иным образом связана с такой информацией и которая

используется для определения лица, подписывающего информацию.

Электронный документ – документированная информация, представленная

в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с

использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по

информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных

системах.

2. Документы по личному составу

2.1. В ПАО «Альфа» издают локальные нормативные акты в сфере труда и

документы по личному составу.

2.2. Документы по личному составу оформляют по правилам,

установленным Инструкцией. Запрещено исправлять подписанные или

утвержденные документы, добавлять или подменять информацию.

2.3. Документы по личному составу содержат персональные данные

сотрудников ПАО «Альфа». Порядок обработки и защиты персональных данных

определяет Положение ПАО «Альфа» о защите персональных данных.

2.4. Работники отдела кадров обрабатывают персональные данные

сотрудников, соблюдая требования закона и исключительно в целях

трудоустройства, оформления трудовых отношений, обучения сотрудников,


продвижения их по службе, контроля качества и количества выполняемой работы,

обеспечения безопасности сотрудников и сохранности их имущества.

2.5. ПАО «Альфа» обрабатывает персональные данные сотрудников,

кандидатов на работу и бывших работников.

2.6. Работники отдела кадров после прохождения процедуры допуска к

конфиденциальной информации получают доступ к персональным данным и

отвечают за их обработку. Они должны принимать меры по защите сведений от

незаконного использования.

2.7. Документы по личному составу, содержащие персональные данные,

хранят в режиме конфиденциальности. Конфиденциальное делопроизводство в

отделе кадров исключает ознакомление с документами по личному составу лиц,

которые не имеют доступа к персональным данным.

2.8. Документы по личному составу:

- приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет;

- приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет;

- личные карточки работников;

- личные дела работников;

- трудовые книжки;

- трудовые договоры;

- дополнительные соглашения к трудовым договорам;

- соглашения о прекращении трудовых отношений;

- соглашения об обучении, повышении квалификации, переподготовке;

- договоры о полной материальной ответственности;

- договоры гражданско-правового характера на выполнение работ или

оказание услуг;

- заявления сотрудников по кадровым вопросам;

- объяснительные записки сотрудников по кадровым вопросам;

- предложения работников по кадровым вопросам;

- докладные записки работников отдела кадров и других структурных

подразделений по кадровым вопросам;


- предложения работникам по кадровым вопросам;

- уведомления работников по кадровым вопросам;

- акты о нарушении трудовой дисциплины, об утере или порче

документов по личному составу, о выделении к уничтожению документов по

личному составу с истекшими сроками хранения;

- протоколы заседаний комиссий по кадровым вопросам;

- переписка отдела кадров по кадровым вопросам и др.

2.9. Документы по личному составу изготавливают на бумажном носителе

или в форме электронных документов.

В электронной форме документы по личному составу создают только в

случаях, предусмотренных законом:

- при оформлении на работу дистанционных сотрудников и обмене с

ними документами в период работы (глава 49.2 Трудового кодекса Российской

Федерации);

- ...

Переписка с сотрудниками, работающими на удаленной работе, возможна

только по корпоративной электронной почте с соблюдением всех правил

информационной безопасности. По электронной почте допускается обмен

скнированными копиями документов, с обязательным подтверждением авторства

документа иным способом, например в форме видеосвязи в любом мессенджере.

Впоследствии оформление документов на бумаге обязательно. Переписку и

записи видеозвонков сотрудник отдела кадров должен хранить до того момента,

как оформит бумажные документы.

2.10. Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016

«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению

документов».

2.11. Документы по личному составу оформляют на стандартных листах

бумаги формата A4 с использованием бланков ПАО «Альфа»: продольного,

углового и бланков отдельных видов документов:


- приказа по основной деятельности;

- приказа по личному составу;

- письма отдела кадров;

- внутреннего документа отдела кадров: заявления, докладной записки,

объяснительной записки, предложения или уведомления;

- акта;

- протокола;

- локального нормативного акта;

- графика отпусков;

- штатного расписания;

- графика работы.

Для оформления первичных учетных документов по учету труда и его

оплате используют формы документов, приложенных к Бухгалтерской учетной

политике ПАО «Альфа» на очередной календарный год.

2.12. На бланках документов воспроизводят эмблему ПАО «Альфа».

2.13. Каждый лист документа по личному составу, оформленный как на

бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных сроков хранения должны иметь левое поле не менее

30 мм.

2.14. При подготовке документов допускается использовать лицевую и

оборотную стороны листа. При двустороннем создании документов ширина

левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа

должны быть равны.

2.15. При создании документа на двух и более страницах вторую и

последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют по середине

верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.


2.16. Для создания документов по личному составу необходимо

использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов по личному составу используют размеры

шрифтов:

Times New Roman № 13, 14;

Arial № 12, 13.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших

размеров - № 10, 11 пт.

2.17. Абзацный отступ в тексте документа по личному составу - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатают с абзацным отступом или

центрируют по ширине текста.

2.18. Текст документа по личному составу печатают через 1-1,5

межстрочных интервала. Текст документа выравнивают по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатают через один межстрочный интервал,

составные части реквизитов можно разделять дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах обычный. Интервал между словами один

пробел.

Строки реквизитов выравнивают по левой границе зоны расположения

реквизита или центруют относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении

реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении

реквизитов не более 12 см.

2.19. При оформлении документов не используется начертание шрифта

«курсив» и подчеркивания текста.

Реквизиты «Наименование организации – автора документа»,

«Наименование вида документа», «Заголовок к тексту» допускается выделять

полужирным шрифтом.

2.20. При подготовке многостраничных документов оформляют титульный

лист.


2.21. Состав реквизитов, используемых для оформления документов,

определяется разновидностью документа по личному составу.

2.22. При подготовке документов по личному составу в ПАО «Альфа»

используют реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

09 – наименование вида документа;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 – место составления или издания документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа;

19 – отметка о приложении;

20 – гриф согласования документа;

21 – виза;

22 – подпись;

23 – отметка об электронной подписи;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка о заверении копии;

28 – резолюция;

29 – отметка о контроле;

30 – отметка о направлении документа в дело.

Примеры оформления реквизитов в таблице (приложение 1).


2.23. Бланк приказа по личному составу включает реквизиты:

- эмблему;

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа;

- отметки для размещения реквизитов «Дата документа»,

«Регистрационный номер документа».

2.24. Бланк письма включает следующие реквизиты:

- эмблему;


- справочные данные об организации;

- отметки для проставления реквизитов «Дата документа»,

«Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату

поступившего документа».

В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит

«Наименование должности лица», а в бланк письма структурного подразделения,

совещательного, методического, экспертного или иного органа организации -

наименование структурного подразделения или органа.

2.25. Внутренние документы ПАО «Альфа» должны содержать

соответствующие виду документа реквизиты.

2.26. На бланках документов размещают эмблему ПАО «Альфа,

разработанную и утвержденную в порядке, установленном законом.

Изображение помещают на верхнем поле бланка документа на расстоянии

10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа,

центрованно над реквизитами организации. В бланках с угловым расположением

реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны,

занятой реквизитами бланка.

2.27. Наименование организации - автора документа в документах по

личному составу указывают в соответствии с наименованием организации,

закрепленному в уставе. Под или после полного наименования в скобках


указывают сокращенное наименование организации: «Публичное акционерное

общество «Альфа» (ПАО «Альфа»)».

2.28. Наименование структурного подразделения, в том числе

коллегиального, совещательного или иного органа, указывают в бланках писем и

бланках конкретных видов документов, издаваемых соответствующими

подразделениями в соответствии с локальными нормативными актами ПАО

«Альфа».

Наименование структурного подразделения - автора документа используют

в отдельных документах по кадровому составу, таких как: служебные записки,

уведомления и предложения. Наименование структурного подразделения

указывают в соответствии со штатным расписанием под наименованием

организации:

Публичное акционерное общество «Альфа»

(ПАО «Альфа»)

Отдел кадров

Отдел кадров и юридический отдел могут вести переписку с организациями,

гражданами и государственными органами на собственных бланках.

Наименование структурного подразделения – автора документа

используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов указанных

отделов в соответствии с настоящей Инструкцией и указывается под

наименованием организации.

2.29. Наименование должности лица - автора документа указывают в

служебных записках и располагают под наименованием организации в

соответствии с наименованием, закрепленном в трудовом договоре и приказе о

приеме на работу:



Начальник отдела кадров


2.30. Справочные данные об организации указывают в письмах, которые

направляют гражданам и в организации, по справочнику, размещенному на

официальном сайте ПАО «Альфа»:

- почтовый адрес организации;

- номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес;

- код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и

организаций ОКПО;

- основной государственный регистрационный номер организации

ОГРН;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки на налоговый учет ИНН/КПП.

2.31. Наименование вида документа указывают на всех документах, за

исключением писем. Располагают реквизит под наименованием организации,

структурного подразделения, должности. Наименование вида документа печатают

прописными буквами слитно.

2.32. Дата документа соответствует дате подписания или утверждения

кадрового документа либо дате события, которое зафиксировано в документе.

Дату документа записывают в последовательности: день месяца, месяц, год

одним из двух способов:

1) арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.09.2018;

2) словесно-цифровым способом: 5 сентября 2018 г.

На документах, оформляемых на бланке, дату проставляют под

реквизитами:

- «Наименование вида документа» - в бланках конкретных видов

документов;

- «Справочные данные об организации» - в бланках писем.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа

(приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе

(протокол).

Дата акта может являться:


- датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие

(например, передачу материальных ценностей);

- датой подписания документа, если событие было растянуто во времени

(например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании

комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

В докладных и объяснительных записках возможно проставление даты ниже

реквизита «Подпись».

2.33. Регистрационные номера кадровых документов ПАО «Альфа» состоят

из порядкового номера документа, который дополняют цифровыми и буквенными

кодами в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на соответствующий

календарный год.

2.34. Ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа

ставят на письмах. В ссылку включают: регистрационный номер и дату входящего

документа, на который даете ответ. В текст письма-ответа сведения о

регистрационном номере и дате поступившего письма не включают.

2.35. Место составления документа указывают во всех документах, кроме

писем, служебных записок и других внутренних информационно-справочных

документов, в соответствии с принятым административно-территориальным

делением: «Москва».

2.36. Гриф ограничения доступа к документу по личному составу –

«Персональные данные сотрудников» - проставляют в правом верхнем углу

первого листа документа, а также проекта документа и сопроводительного письма

к нему.

Гриф ограничения доступа к документу - пометку «Персональные данные» -

можно дополнять номером экземпляра документа и другими сведениями.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа

закрепляются в настоящей Инструкции.

Состав сведений ограниченного распространения:

- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни

гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные


данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах

массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

- сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым

ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами

(коммерческая тайна).

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа на нем

проставляется гриф ограничения доступа, принятый в АО «Альфа». Если на

лицевой стороне недостаточно места, гриф проставляется на обороте правового

верхнего угла документа.

2.37. Адресата указывают на письмах и внутренних информационно-

справочных документах: служебных записках, заявлениях, уведомлениях и

предложениях.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение

организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «Адресат» проставляют:

- в верхней правой части документа на бланке с угловым

расположением реквизитов;

- или справа под реквизитами бланка при продольном расположении

реквизитов.

Строки реквизита выравнивают по левому краю или центруют относительно

самой длинной строки.

Что указать в реквизите «Адресат»Кому адресуете документ Укажите в реквизите «Адресат»

Руководителю организации или его заместителю

Наименование должности, включающее наименование организации, в дательном падеже и фамилию, инициалы должностного лица

В организацию Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже

В структурное подразделение организации

Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже, ниже - наименование структурного подразделения

Руководителю структурного подразделения

Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже, ниже - наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы


Перед фамилией должностного лица можно употреблять сокращение «г-ну»,

если адресат мужчина, или «г-же», если адресат женщина.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово

«Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При

большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. На

каждом документе указывают одного адресата.

В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы почтового

адреса следует указать в последовательности, установленной Правилами оказания

услуг почтовой связи:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование, для

гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты - для почтовых переводов, направляемых

юридическому лицу или принимаемых от юридического лица;

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа области;

ж) название страны - для международных почтовых отправлений;

з) почтовый индекс.

Почтовый адрес можно не указывать в документах, которые направляют в

госорганы и фонды, постоянным корреспондентам. Исключение: направление

писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами.

Если отправляют письмо по электронной почте или по факсимильной связи

без досылки по почте, почтовый адрес не указывают. Можно указать электронный

адрес, номер телефона/факса.

2.38. Гриф утверждения проставляют на документе, когда его утверждает:

- должностное лицо лично или издает для этого распорядительный

документ;

- коллегиальный орган, который для этого оформляет решение.

Гриф утверждения размещают в правом верхнем углу первого листа


документа. Строки реквизита выравнивают по левому краю или центруют

относительно самой длинной строки.

Что указать в реквизите «Гриф утверждения»Кто утверждает документ Укажите в реквизите «Гриф утверждения»

Руководитель организации или другое полномочное должностное лицо лично

Слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию. Дату утверждения и личную подпись поставит тот, кто утверждает документ

Руководитель организации или другое полномочное должностное лицо приказом

Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа; наименование распорядительного документа в творительном падеже; его дату и номер

Коллегиальный орган, решение которого оформлено протоколом

Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа; наименование органа, решением которого утвержден документ; дату и номер протокола (в скобках)

Примерный перечень документов, которые подлежат утверждению,

приведен в приложении 3 к настоящей Инструкции.

2.39. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Формулировать

заголовок следует с предлогом «О» («Об») и отвечать в нем на вопрос «о чем?»:

- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

- письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляют под реквизитами бланка слева, от границы

левого поля.

Заголовок к тексту, состоящий из нескольких строчек, печатают через один

межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки не

заключают в кавычки и не подчеркивают. Можно выделять их полужирным

шрифтом.

2.40. Текст документа по личному составу составляют на русском языке как

государственном языке Российской Федерации. В деятельности организаций

используют государственный язык Российской Федерации, государственные

языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по

возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и © Справочник кадровика, 2020

Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511-98-64

актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения,

не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании закона или иных

нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов,

указываются их реквизиты:

- наименования документа и органа власти, издавшего документ, дата

документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего

документ, дата утверждения документа.

Текст кадрового документа может содержать разделы, подразделы, пункты,

подпункты. Нумеруйте их арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не

должно быть более четырех.

Как излагать текст в документахВ каком документе Как излагать

В приказах От первого лица единственного числа: приказываюВ документах коллегиальных и совещательных органов

От третьего лица единственного числа: профком согласовывает, комиссия решила и т. д.

В протоколах От третьего лица множественного числа: слушали, выступили, постановили, решили и т. д.

В положениях, инструкциях, актах, справках

От третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции, руководитель несет ответственность, комиссия проверила и т. д.

В совместных документах От первого лица множественного числа: приказываем, решили

В письмах От первого лица множественного числа: просим направить, представляем на рассмотрение и т. д.От третьего лица единственного числа: Общество считает возможным.От первого лица единственного числа: предлагаю рассмотреть, считаю необходимым и т. д.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания

официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляю общепринятые аббревиатуры и

графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В

письмах используют:

- вступительное обращение:


- заключительную этикетную фразу: «С уважением, ...».

Наименование должности в обращении пишут с прописной буквы, в

обращении по фамилии инициалы лица не указывают.

2.41. Отметка о приложении содержит сведения:

- о документе или документах, которые прилагают к основному

документу: в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других

информационно-справочных документах;

- том, что документ является приложением к основному документу: в

документах-приложениях к распорядительным документам, положениям,

правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных

документах отметку о приложении оформляют под текстом от границы левого

поля.

Как оформить отметку о приложении в сопроводительных письмах и других

информационно-справочных документахУсловие Пример

Приложение названо в тексте Приложение: на 2 л. в 1 экз.Приложение не названо в тексте Приложение: 1. Положение об Управлении

регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

Приложений несколько

Приложение или приложения сбюрошюрованы

Приложение: отчет в 2 экз.

Документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

Приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.

Приложение: CD в 1 экз.

В распорядительных документах, договорах, положениях, правилах,

инструкциях и др. кадровых документах оформляют отметку о приложении:

1. В тексте документа при первом упоминании документа-приложения в

скобках указывают: «... (приложение)» или «... (приложение 1)» или «...

(приложение № 2)».

2. На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу

указывают:


Приложение № 2

к приказу ПАО «Альфа»

от 02.07.2018 № 111

Строки реквизита выравнивают по левому краю или центруют относительно

самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный

правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным

документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении.

Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его

распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с

приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа,

проставляется гриф утверждения:


УТВЕРЖДЕНА

приказом ПАО «Альфа»

от 03.09.2018 № 111

2.42. Гриф согласования документа проставляют на документах, которые

согласовали должностные лица или профком.

В зависимости от вида документа гриф оформляют:

- на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа

утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

- последнем листе документа под текстом;

- листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Что указать в реквизите «Гриф согласования»Кто согласовывает документ Укажите в реквизите «Гриф согласования»

Руководитель организации или другое полномочное должностное лицо лично

Слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилию. Дату согласования и личную подпись поставит тот, кто согласовывает документ

Коллегиальный орган Слово СОГЛАСОВАНО; сведения об органе, согласовавшем документ; дату и номер протокола, в


котором зафиксировано решение о согласованииДокумент согласован письмом Слово СОГЛАСОВАНО; вид документа; организацию -

автора документа; дату и номер письма

Реквизиты «Подпись» и «Гриф согласования» должны помещаться на одной

странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа

на отдельный лист.

2.43. В процессе внутреннего согласования документа должностные лица

ставят на проекте документа визы согласования. Они отражает мнение

должностного лица о содержании документа.

Виза включает:

- должность лица, визирующего документ;

- подпись;

- расшифровку подписи;

- дату визирования.


Громова А.А. Громова

02.06.2018

Если есть замечания, это указывают в визе:

Замечания прилагаются


Громова А.А. Громова

02.06.2018

В кадровых документах визы проставляют:

- на последнем листе документа под подписью;

- обороте последнего листа подлинника документа;

- листе согласования, прилагаемом к документу

В исходящих документах визы проставляют на экземплярах документов, © Справочник кадровика, 2020


помещаемых в дело.

2.44. Подпись включает:

- наименование должности лица, подписывающего документ;

- его собственноручную подпись;

- расшифровку подписи.

Начальник отдела кадров Громова А.А. Громова

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывают статус

лица в составе комиссии:

Председатель комиссии Громова А.А. Громова

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности

руководителя, подпись оформляют с указанием должности работника в

соответствии с приказом о возложении обязанностей:

Заместитель директора Скородумов С.С. Скородумов

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае

временного отсутствия руководителя, наименование должности и расшифровку

фамилии подготовленного и согласованного проекта документа исправляют от

руки или используют соответствующие штампы. Не допускается ставить косую

черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если

документ подписывает иное должностное лицо.

2.45. Отметку об электронной подписи используют для визуализации

электронной подписи получателем документа при обмене электронными

документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной

подписью. При этом соблюдают правила:


1) Место размещения отметки об электронной подписи должны

соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном

документе на бумажном носителе.

2) Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и

читаемыми при отображении документа в натуральном размере.

3) Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться

или накладываться друг на друга.

4) Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать

элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи включает:

- фразу «Документ подписан электронной подписью»;

- номер сертификата ключа электронной подписи;

- фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

- срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для

документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями

партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации

могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные

подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте

собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего

лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на

бланке должностного лица, указания на наименование должности лица,

подписывающего документ, не требуется.

2.46. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на

документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с

финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих

заверение подписи печатью в соответствии с законом.

Кадровые документы заверяют печатью организации или печатью отдела


кадров. Оттиск печати проставляют, не захватывая собственноручной подписи

лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» - «Место

печати».

2.47. Отметка об исполнителе включает:

- фамилию, имя и отчество исполнителя;

- номер его телефона.

Можно дополнить отметку наименованием должности, структурного

подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметку об исполнителе оформляют на лицевой стороне последнего листа

документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной

стороне внизу слева.

Отметку об исполнителе можно оформлять как нижний колонтитул и

печатать шрифтом меньшего размера.

2.48. Отметку о заверении копии оформляют для подтверждения

соответствия копии документа, выписки из документа подлинник.

Отметку проставляют под реквизитом «Подпись», включают:

- слово «Верно»;

- наименование должности лица, заверившего копию;

- его собственноручную подпись;

- расшифровку подписи;

- дату заверения копии или выписки из документа.

Если копию выдают для представления в другую организацию, отметку

заверяют печатью организации и дополнябют надписью о месте хранения

документа, с которого была изготовлена копия.

Отметку о заверении копии проставляют на свободном от текста месте или,

при отсутствии свободного места, на лицевой стороне документа, на обороте

документа.

На копиях многостраничных документов отметку о заверении копии

проставляют на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или

скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника


проставляют только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе,

можно использовать штамп.

Копии электронных документов заверяют электронной подписью

руководителя организации или иного уполномоченного лица и высылают

получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылают

получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывают:

- наименование информационной системы, в которой хранятся

документы;

- наименования документов, копии которых направляют получателю;

- названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема

каждого файла в байтах;

- дата изготовления и заверения копии.

На физически обособленном носителе несмываемым маркером указывают:

«Приложение к письму от (дата) № ...».

Копию электронного документа, представленную в виде документа на

бумажном носителе, заверяют с указанием, в какой информационной системе

хранится электронный документ.

2.49. Отметка о поступлении документа подтверждает факт поступления

документа в ПАО «Альфа». На входящих документах указывают:

- дату поступления;

- входящий регистрационный номер документа.

Можно дополнить отметку временем поступления в часах и минутах и

способом доставки документа, а также проставлять отметку с помощью штампа.

2.50. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа.

Директор ПАО «Альфа» или иной уполномоченный сотрудник оформляет

резолюцию на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции

или вносит в систему электронного документооборота.


Резолюция включает:

- фамилию, инициалы исполнителя;

- поручение по документу;

- срок исполнения;

- подпись лица, вынесшего резолюцию;

- дату резолюции

2.51. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на

контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

2.52. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения

документа после завершения работы с ним. В отметке указывают:

- слова «В дело»;

- индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на

хранение, с указанием года;

- должность лица, оформившего отметку;

- подпись;

- дату.

Отметку о направлении документа в дело можно дополнить краткими

сведениями о характере исполнения документа.

2.53. Примеры оформления реквизитов приведены в приложении 1 к

Инструкции.

3. Подготовка и оформление отдельных видов документов

по личному составу

3.1. Локальные нормативные акты по кадровым вопросам ПАО «Альфа»

издают в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней,

классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец

оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении

(приложение 2).

ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения приказом или


непосредственно директором ПАО «Альфа» либо иным уполномоченным лицом.

Руководители структурных подразделений ПАО «Альфа» не вправе

издавать ЛНА.

3.2. ЛНА по кадровым вопросам могут быть:

- постоянно действующими - без ограничения срока их применения;

- временными - действующими в течение указанного в них срока или до

наступления определенного события.

3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации;

- законы субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты

органов государственной власти субъекта Российской Федерации;

- ранее изданные в ПАО «Альфа» ЛНА или приказы директора.

3.4. ЛНА по кадровым вопросам издают в целях:

- установить нормы, требования, правила и процедуры, которые ранее

не регламентировались;

- изменит существующие нормы, требования, правила и процедуры,

установленные ранее изданными нормативными документами;

- отменить ранее установленные нормы, требования, правила и

процедуры.

3.5. Предложить разработать проект ЛНА по кадровым вопросам может

начальник отдела кадров или иное должностное лицо.

3.6. ЛНА разрабатывают в случае, если:

- есть кадровые вопросы и процедуры, которые нуждаются в

нормативном регулировании;

- необходимо внести значительное количество изменений в ранее

принятый ЛНА по кадровым вопросам;

- выявили несколько ЛНА, регулирующих смежные кадровые вопросы,

которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализируют ранее принятые ЛНА путем внесения в них изменений.

3.7. Начальник отдела кадров или другой уполномоченный сотрудник


направляют директору ПАО «Альфа» предложение с обоснованием

необходимости разработки нового ЛНА. В докладной записке излагают:

- кадровый вопрос, требующий решения, а также основные

направления, способы его решения;

- прогноз последствий принятия ЛНА;

- организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и

иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием

ЛНА;

- перечень ранее изданных ЛНА, которые нужно отменить в связи с

изданием нового ЛНА;

- предлагаемый срок для разработки проекта ЛНА.

3.8. Проекты ЛНА согласовывают по процедуре в соответствии с пунктами

4.1 - 4.13 Инструкции.

3.9. ЛНА по кадровым вопросам директор утверждает лично или приказом

по основной деятельности. Директор ПАО «Альфа» издает приказ, если

одновременно с утверждением ЛНА необходимо принять организационные,

финансовые, технические, кадровые меры и дать соответствующие поручения

руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а

также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее

утвержденные ЛНА.

3.10. Незначительные по объему изменения в ЛНА по кадровым вопросам

вносят приказом директора ПАО «Альфа» или иного должностного лица,

утвердившего ЛНА.

Отмену ЛНА оформляют приказом директора ПАО «Альфа» или иного

должностного лица.

3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА по

кадровым вопросам используют формулировки:

Событие Правило ПримерУтверждение нового ЛНА

«Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)»

Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка.Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка и ввести их в действие с 3 сентября 2018 года


Издание новой редакции ЛНА

«Утвердить (название ЛНА) в новой редакции» или «Утвердить (название ЛНА) в новой редакции и ввести ее в действие с (дата)»

Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка в новой редакции.Утвердить Правила внутреннего трудового распорядка в новой редакции и ввести их в действие с 3 сентября 2018 года

Внесение изменений в ранее утвержденный ЛНА

«Внести изменения в (название ЛНА)»

Внести изменений в Правила внутреннего трудового распорядка

Отмена ранее утвержденного ЛНА

«Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное ...»

Признать утратившими силу Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные 15 января 2016 года

3.12. Основные реквизиты ЛНА:

- Наименование организации;

- Наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие

одно целое;

- Гриф утверждения;

- Место издания документа.

Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляют

титульный лист, указанные реквизиты размещают на титульном листе.

3.13. Информацию справочного характера - графики, схемы, таблицы,

формы документов - оформляют в виде приложений к ЛНА. На приложениях к

ЛНА оформляют реквизит «Отметка о приложении».

3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден

ЛНА, или с даты, когда директор ПАО «Альфа» утвердил ЛНА.

3.15. Распорядительные документы ПАО «Альфа» издает в форме приказов.

Рекомендуемый образец оформления приказа по основной деятельности

(приложение 3).

Приказы издают в целях оформления решений:

- нормативного характера: если приказом утверждают ЛНА или

принимают организационное решение, например, приказы об утверждении ПВТР

или об изменении структуры и штатной численности организации;

- организационного, административного, в том числе оперативного

характера по вопросам основной деятельности организации.


3.16. Отдел кадров готовит проекты приказов по основной деятельности по

поручению директора ПАО «Альфа». Ответственность за качественную

подготовку проекта приказа, согласование и правильное оформление проекта

несет начальник отдела кадров, который готовит проект приказа и представляет

его на подпись.

3.17. Контролирует правильность оформления проектов приказов

канцелярия ПАО «Альфа».

3.18. Приказы по основной деятельности не должны противоречить закону,

Уставу ПАО «Альфа», ЛНА и ранее изданным приказам.

3.19. Приказы по основной деятельности издают:

- во исполнение закона и нормативных правовых актов органов

государственной власти;

- в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из

функций и задач ПАО «Альфа».

3.20. Приказы по основной деятельности составляют на основе тщательного

и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения. Содержащиеся в

приказах поручения должны быть конкретными, обеспечиваться достаточными

материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем

исключать необходимость корректировать принятые решения из-за неполноты или

недоработки предыдущего приказа.

3.21. Приказы оформляют на бланке приказа по основной деятельности с

использованием следующих реквизитов:

- Дата документа;

- Регистрационный номер документа;

- Заголовок к тексту;

- Текст;

- Подпись.

Дату и регистрационный номер приказа проставляют после того, как приказ

подпишет директор ПАО «Альфа» или иное уполномоченное лицо.

3.22. Заголовок к приказу печатают через один межстрочный интервал под


реквизитами бланка слева от границы левого поля или центруют. Точку в конце

заголовка не ставят. Заголовок к приказу формулируют с предлогом «о» («об»),

кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:

Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка;

О создании экспертной комиссии.

3.23. Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и

распорядительной части. В обосновании указывают основание, причину или цель

издания документа. Например:

«В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности

документов, образующихся в деятельности ПАО «Альфа», и отбору их для

передачи на хранение в архив организации и к уничтожению...».

3.24. Распорядительная часть приказа начинается словом

«ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительная часть может содержать:

- решения организационного характера: утвердить, создать,

преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу;

- конкретные поручения с указанием исполнителей и сроков их

выполнения.

3.25. Каждое решение оформляют в приказе как отдельный пункт. Пункты

приказа располагают в логико-временной последовательности и нумеруют

арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его

наименование пишут полностью, в скобках указывают фамилию и инициалы

руководителя подразделения в именительном падеже. Например:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отделу кадров (Громова А. А.) к 12.09.2018 подготовить и представить на

утверждение Правила внутреннего трудового распорядка в новой редакции.

2. ...»

Если поручение дают конкретному исполнителю, его должность и фамилию

указывают без скобок в дательном падеже. Например:

«3. Начальнику отдела кадров Громовой А. А. подготовить и представить на


утверждение Правила внутреннего трудового распорядка в новой редакции в срок

до 12.09.2018».

Предписываемое действие выражают глаголом в неопределенной форме.

Запрещено употреблять неконкретные выражения: «усилить», «ускорить»,

«обеспечить в кратчайшие сроки», и т. п.

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий

с одним сроком выполнения, ответственного исполнителя и срок исполнения

указывают один раз в основном пункте, а поручения выделяют в подпункты. Если

у поручений разные сроки исполнения, сроки указывают не в основном пункте, а в

каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему

предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время

доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывают в

случаях, если действия носят регулярный характер и их следует выполнять в

течение всего периода действия приказа. Количество исполнителей по каждому

пункту не ограничивается. Ответственного исполнителя указываю первым.

Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы

по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их

перечислить и указать наименования документов, их даты, номера, заголовки.

Например:

«4. Признать утратившим силу приказ ПАО «Альфа» от 05.08.2015 № 175

«Об утверждении Экспертной комиссии организации»».

Последний пункт приказа - пункт о контроле. В нем указывают должность

лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилию и инициалы.

Например:

«5. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров

Громову А. А.».

Директор ПАО «Альфа» может сам контролировать исполнение приказа:

«Контроль исполнения приказа оставляю за собой».© Справочник кадровика, 2020


3.26. Пункт «Приказ довести до сведения ...» в текст приказа не включают.

Подразделения и должностные лица, которых нужно под подпись

ознакомить с приказом, перечисляют в указателе, листе, списке рассылки. Списки

готовит исполнитель. Их можно оформить на оборотной стороне последнего листа

приказа.

3.27. В приказах нельзя:

- увеличивать ранее установленные сроки выполнения заданий;

- применять произвольные сокращения или искажать наименования

структурных подразделений;

- применять произвольные технические и другие термины, сокращать

слова и наименования.

3.28. Если к приказу есть приложения, в тексте приказа в соответствующих

пунктах распорядительной части дают отсылки: ... (приложение № 1); ...

(приложение № 2); ... «согласно приложению». На приложении оформляют

отметку о приложении:

Приложение № 1

к приказу ПАО «Альфа»

от 03.09.2018 № 111

Запрещено издавать вместе с приказом приложения, не упомянутые в тексте

документа.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде

самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу

проставляют гриф утверждения. При необходимости указывают номер

приложения.

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом ПАО «Альфа»

от 03.09.2018 № 111

3.29. Приказы по личному составу оформляют по тем же правилам, что и

приказы по основной деятельности. Исключения:


1) В приказе, который издают в свободной текстовой форме, обычно нет

преамбулы.

2) Распоряжения формулируют в тексте без слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

3) В заголовке приказа по личному составу указывают фамилию и инициалы

работников, в отношении которых он издан.

4) Первичные учетные документы издают по формам, приложенным к

бухгалтерской учетной политике ПАО «Альфа» на соответствующий календарный

год.

3.30. До того, как представить проект приказа на подпись директору ПАО

«Альфа», его согласовывают с заинтересованными лицами в соответствии с

пунктами 4.1 - 4.11 Инструкции.

3.31. Приказ подписывает директор ПАО «Альфа» или иное

уполномоченное им лицо.

3.32. Копии приказов рассылают в соответствии с указателем, листом,

списком рассылки.

Электронную копию приказа размещают в соответствующей базе данных

СЭД или на корпоративном портале ПАО «Альфа».

3.33. Протоколами оформляют деятельность по совместной выработке

решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях по кадровым вопросам.

3.34. Протокол составляют на основании диктофонных или рукописных

записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и

выступлений, справок, проектов решений, постановлений.

Протокол оформляют в течение одного-трех дней после проведения

заседания по кадровым вопросам, если особо не оговорили сроки его подготовки.

3.35. Реквизиты протокола:

- Наименование организации,

- Наименование вида документа,

- Заголовок к тексту,

- Дата и место заседания комиссии,

- Регистрационный номер протокола,


- Текст,

- Подписи.

3.36. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и указывает

на подразделение или орган, деятельность которого протоколируется:

«ПРОТОКОЛ заседания аттестационной комиссии», «ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии».

Дата протокола - это дата заседания. Если заседание продолжается

несколько дней, указываю дату начала заседания и через тире - дату окончания:

«10 - 12 сентября 2018 г».

3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указывают повестку дня, а также фамилии:

- председателя (председательствующего);

- секретаря;

- участников, присутствующих на заседании;

- лиц, приглашенных на заседание.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в

вводной части протокола делают ссылка на список, который будет неотъемлемой

частью протокола: «Присутствовали: 25 чел. (список прилагается)».

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, которая содержит

перечень рассматриваемых вопросов. Вопросы перечисляют в порядке их

обсуждения и указывают докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Вопросы повестки дня формулируют с предлогом «о» («об»), печатают от границы

левого поля и нумеруют арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.38. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время

заседания, включая:

- вопросы к докладчику;

- ответы на вопросы;

- выступления в ходе обсуждения вопроса;

- результаты голосования по вопросу;


- принятые решения.

Рекомендуемый образец оформления полного протокола (приложение 4).

Краткие протоколы ведут при рассмотрении вопросов оперативного

характера. В таком протоколе фиксируют тему обсуждения, фамилию докладчика

по вопросу и принятые решения. Рекомендуемый образец оформления краткого

протокола (приложение 5).

3.39. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных

вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывают в

последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Постановление или решение в текст протокола вносят полностью в той

формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводят

итоги голосования: «За - ..., против - ..., воздержалось - ...».

3.40. Протокол заседания подписывает председатель

(председательствующий) и секретарь заседания.

3.41. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов

рассылают заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с

указателем рассылки.

В выписке из протокола воспроизводят все реквизиты заголовочной части

протокола, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка,

и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.42. Письмо готовят на бланке письма.

При составлении писем оформляют реквизиты:

- Адресат;


- Текст;

- Подпись;

- Отметка об исполнителе;

- Отметка о приложении.

Рекомендуемый образец оформления делового письма (приложение 6).

3.43. Если письмом отвечают на поступивший запрос или просьбу,


заполняют реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего

письма».

В письмах не указывают реквизит «Наименование вида документа» и

разновидность письма.

Если письмо направляют адресату по электронной почте или по факсу без

досылки по почте, вместо почтового адреса указывают адрес электронной почты

или номер телефона-факса.

3.44. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо

обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется

составить отдельное письмо по каждому из них. Письмо может касаться

нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.45. В одном письме не должно быть более четырех адресатов. При этом

основного адресата указывают первым, остальным адресатам письмо направляют

для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов,

готовят список рассылки и рассылают письма по списку.

3.46. При составлении писем используют вступительное обращение и

заключительную этикетную фразу.

3.47. Текст письма излагают:

1) от первого лица множественного числа («просим ...», «предлагаем ...»,

«напоминаем ...»);

2) третьего лица единственного числа («ПАО «Альфа» просит...», «ПАО

«Альфа» не может...»);

3) первого лица единственного числа («прошу ...», «предлагаю ...»), если

письмо оформляют бланке должностного лица.

3.48. Если проект письма направляют адресату по почте, проект готовят в

двух экземплярах:

- один экземпляр оформляют на бланке;

- второй экземпляр, предназначенный для визирования, - на

стандартных листах бумаги.


До представления письма на подпись директора ПАО «Альфа» или другому

должностному лицу должно быть согласовано со всеми заинтересованными

лицами. Визирование писем проводится в соответствии с пунктами 4.1 - 4.11

Инструкции.

3.49. Письмо подписывает директор ПАО «Альфа» или иное

уполномоченное лицо. Подписанное письмо регистрируют и отправляют.

Запрещено отправлять адресатам письма без даты и регистрационного

номера.

3.50. После того, как письмо подпишут и зарегистрируют, экземпляр с

визами заинтересованных лиц помещают в дело.

3.51. Акты составляют по утвержденным унифицированным формам или в

свободной текстовой форме на продольном бланке ПАО «Альфа».

Рекомендуемый образец оформления акта (приложение 7).

3.52. При составлении актов используют реквизиты:

- Наименование организации;

- Наименование вида документа;

- Дата документа;

- Регистрационный номер документа;

- Место составления или издания документа;


- Подпись.

3.53. Дата акта - это дата составления акта и подписания его составителями.

Если форма акта предусматривает его утверждение директором ПАО

«Альфа» или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является

дата его утверждения.

3.54. В вводной части акта в именительном падеже указывают:

- основание составления акта: локальный нормативный акт, приказ

директора ПАО «Альфа», факт или событие, послужившее основанием для

составления акта;

- составителей акта: перечисляют после слова «Составлен» с указанием


должностей, фамилий и инициалов).

Если акт составляет комиссия, первой указывают фамилия председателя

комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.55. В тексте акта излагают:

- цели и задачи составления акта;

- суть, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указывают количество подготовленных

экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество

экземпляров акта определяют по количеству сторон, заинтересованных в его

составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление

актов конкретной разновидности.

3.56. Экземпляры акта подписывают все члены комиссии или составители и,

при необходимости, присутствовавшие лица.

Если акт подписывают председатель и члены комиссии, наименования их

должностей не указывают.

Если один из составителей акта имеет особое мнение, он излагает его на

отдельном листе, подписывает и прилагает к акту.

3.57. Работников, которые упомянуты в акте, необходимо ознакомить с

документом под подпись. Для этого на последней странице акта проставляют

ознакомительную визу: «С актом ознакомлен(ы)». При этом указывают

наименования должностей, личные подписи и расшифровки подписей. Работники

должен поставить подпись и дату ознакомления с актом. Они имеют право не

согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями и

могут написать об этом при ознакомлении с актом на самом документе.

3.58. Докладная записка нужна для оперативного обмена информацией

между структурными подразделениями и руководством.

Рекомендуемый образец оформления докладной записки (приложение 8).

3.59. Обязательные реквизиты докладной записки:

- Наименование структурного подразделения;


- Наименование вида документа;

- Дата;


- Адресат;

- Текст;

- Подпись.

3.60. При адресовании докладных записок должность лица, которому

адресован документ, фамилию и инициалы указывают в дательном падеже:

Директору ПАО «Альфа»

Хрусталеву В. В.

3.61. Текст докладной записки, в зависимости от сложности содержания и

приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

1) в первой части излагают причины, факты или события, послужившие

поводом для составления документа;

2) во второй части анализируют сложившуюся ситуацию, предлагают

возможные варианты ее решения;

3) в третьей части излагают выводы.

3.62. Докладные записки по кадровым вопросам регистрируют в отделе

кадров.

3.63. Письма, которые направляют зарубежным корреспондентам,

оформляют на бланке письма организации с реквизитами на русском и одном из

иностранных языков.

3.64. Письмо, направляемое зарубежному адресату, составляют на русском

языке, согласовывают со всеми заинтересованными лицами организации. После

этого письмо переводят на один из иностранных языков - язык адресата или

английский язык. Текст такого письма оформляют на бланке письма,

предназначенном для переписки с зарубежными корреспондентами.

3.65. Подлинник письма, оформленный на одном из иностранных языков,

должен быть идентичен по содержанию экземпляру на русском языке с визами

заинтересованных лиц.


3.66. На подпись директору ПАО «Альфа» представляют:

- экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный на

бланке;

- копию данного письма на стандартном листе бумаги с визой

исполнителя;

- экземпляр письма на русском языке с визами заинтересованных лиц.

3.67. Директор ПАО «Альфа» или иное уполномоченное должностное лицо

подписывает письмо, после чего:

1) экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный директором

ПАО «Альфа» и зарегистрированный в канцелярии, направляют адресату;

2) копию письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный

на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещают в дело.

3.68. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь

реквизиты:

- Адресат;

- Дата;

- Регистрационный номер;

- Текст;

- Подпись.

При необходимости оформляют реквизиты «Ссылка на регистрационный

номер и дату поступившего письма» и «Заголовок к тексту». На копии письма,

помещаемой в дело, дополнительно проставляют отметку об исполнителе.

3.69. Реквизит «Адресат» оформляют справа под реквизитами бланка.

Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.

Если письмо адресовано организации, сначала дают ее наименование, затем

- почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы;

название города; страна.

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как

правило, печатают прописными буквами:

Brook & Son Toymakers


61 - 71 Steel Street

BRIDGETOWN

BR61 7RE

U.S.A.

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишут с прописной буквы.

При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам правила

пунктуации не применяют.

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для

отдельных стран. Например, в Великобритании после указания города может быть

указано графство, в США - название штата.

Если в названии фирмы присутствует фамилия лица, перед названием

фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs - господа).

Если письмо адресуют конкретному лицу, перед названием организации

указывают фамилию и должность работника или его должность.

Mr. Andrew RoachSale ManagerSuper Toys LtdChatfield RoadNEWTOWNNE12 OLDU.S.A.

3.70. В письмах зарубежным адресатам дату оформляют словесно-

цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 24 сентября

2018 г.

При составлении письма на английском языке допускается оформление даты

в последовательности: год, месяц, день месяца: 2017, January 24.

3.71. В письмах зарубежным адресатам используют вступительные

обращения по должности или по фамилии адресата. Заканчивают письмо

заключительной этикетной фразой «С уважением, ...».

3.72. Работники, а также бывшие работники ПАО «Афиша» и лица,

поступающие на работу в ПАО «Афиша», могут обратиться к работодателю с

заявлением – письменной или устной просьбой.

3.73. Письменное заявление обязательно в следующих случаях:© Справочник кадровика, 2020


– работник хочет получить справку с места работы;

- работник хочет получить заверенные копии документов, связанных с

работой, или выписку из этих документов;

…

– сотрудница просит предоставить ей отпуск по беременности и родам;

– работник просит предоставить ему отпуска по уходу за ребенком до

достижения им возраста трех лет;

– работница просит предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск

перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по

окончании отпуска по уходу за ребенком;

- работник просит предоставить ему отпуск или часть отпуска не по

графику отпусков;

…

– работник предупреждает работодателя об увольнении по

собственному желанию;

– работник просит перевести его к другому работодателю.

3.74. Без оформления письменного заявления работник может обратиться с

просьбой:

– о переводе на другую постоянную работу;

– о временном переводе на другую работу;

…

3.75. Отдел кадров оформляет уведомления, чтобы направить информацию

в государственные органы и внебюджетные фонды, сообщить определенные

сведения в профком, а также известить работника.

3.76. Отдел кадров направляет уведомления и извещения в государственные

органы: территориальные органы службы занятости населения, ГИТ, МВД России,

налоговые органы по месту учета, военные комиссариаты, а также по последнему

месту службы бывшего государственного или муниципального служащего в

предусмотренных законом случаях, а именно:

- о принятом решении о сокращении численности или штата работников


ПАО «Афиша»;

- заключении срочного трудового договора с гражданином,

направленным для прохождения альтернативной гражданской службы;

- заключении трудового договора или гражданского договора с

гражданином, который в предшествующие два года занимал должность

государственной или муниципальной службы;

- заключении или расторжении трудового договора с иностранным

работником или лицом без гражданства;

...

3.77. Отдел кадров направляет уведомления в выборный орган первичной

профсоюзной организации в предусмотренных законом случаях, а именно:

- о принятом решении о сокращении численности или штата работников

ПАО «Афиша»;

- введении неполного рабочего времени;

- увольнении члена профсоюза по определенному основанию;

...

3.78. Отдел кадров направляет уведомления работникам ПАО «Афиша»,

чтобы предупредить об изменениях, когда этого требует трудовое

законодательство. А именно:

- об изменениях в трудовом законодательстве в части сведений о

трудовой деятельности и о праве выбора формы трудовой книжки;

- предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового

договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений;

...

3.79. Отдел кадров направляет уведомления работникам ПАО «Афиша»,

чтобы предупредить о необходимости:

- явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на

отправление ее по почте;

- выбрать форму, в которой работник хочет получить сведения о своей

трудовой деятельности в компании;


- получить персональные данные у третьей стороны;

- передать персональные данные третьей стороне;

- дать письменные объяснения по факту нарушения трудовой

дисциплины;

- работать в выходной или нерабочий праздничный день с

предоставлением компенсации за такую работу;

- перенести отпуск на другой срок, если отпуск по графику

неблагоприятно отразится на работе подразделения или компании в целом;

...

3.80. Отдел кадров направляет извещения работникам ПАО «Афиша», чтобы

проинформировать их об обстоятельствах, касающихся трудовой деятельности и

работы компании:

- переезда в другую местность;

- смены собственника имущества организации;

- реорганизации;

- ...

3.81. Отдел кадров направляет работникам ПАО «Афиша» уведомления в

случаях, когда требуется получить их согласие в предусмотренных законом

случаях, а именно:

- о необходимости перевода на другую работу, требующую более

низкой квалификации, на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым

договором работу у того же работодателя в случаях простоя, необходимости

предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно

отсутствующего работника, если они вызваны чрезвычайными обстоятельствами

(катастрофой природного или техногенного характера, производственной аварией,

несчастным случаем на производстве и другими исключительными случаями);

- введении неполного рабочего времени;

- ...

Отдел кадров направляет работникам ПАО «Афиша» уведомления в

случаях, когда требуется получить их согласие в предусмотренных законом


случаях, а именно:

- о необходимости перевода на другую работу, требующую более

низкой квалификации, на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым

договором работу у того же работодателя в случаях простоя, необходимости

предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно

отсутствующего работника, если они вызваны чрезвычайными обстоятельствами

(катастрофой природного или техногенного характера, производственной аварией,

несчастным случаем на производстве и другими исключительными случаями);

- введении неполного рабочего времени для предотвращения массового

сокращения;

...

3.82. Уведомления готовят в сроки, предусмотренные трудовым

законодательством или приказом директора ПАО «Афиша».

Тексты уведомлений должны точно соответствовать требованиям трудового

законодательства и поручениям директора ПАО «Афиша».

3.83. Уведомления работникам ПАО «Афиша», оформляют на

утвержденных бланках уведомления.

3.84. Уведомления, кроме уведомлений о предстоящем увольнении,

подписывает начальник отдела кадров ПАО «Афиша». В случае, если это

невозможно, а также если уведомление о предстоящем увольнении, документ

подписывает директор ПАО «Афиша».

3.85. Индивидуальные уведомления составляются в двух экземплярах. Один

вручается работнику. На экземпляре, который остается на хранении в деле,

работник должен поставить свою подпись и дату, когда ему вручили уведомление.

3.86. Если работник отказывается получить уведомление, сотрудник отдела

кадров зачитывает ему текст в присутствии не менее двух свидетелей, и

составляет об этом акт.

Если работник получил уведомление, но отказывается расписаться об этом

на экземпляре ПАО «Афиша», сотрудник отдела кадров составляет об этом акт в

присутствии не менее двух свидетелей.


3.87. Если работника нет на работе, уведомление в бумажной форме

сотрудник отдела кадров направляет по почте заказным письмом с уведомлением

о вручении или курьером ПАО «Альфа» по домашнему адресу, указанному в

личной карточке работника.

3.88. Уведомление может быть оформлено в виде электронного документа,

подписанного электронной подписью, и направлено работнику, у которого есть

электронная подпись и доступ в систему электронного документооборота ПАО

«Афиша». О получении уведомления работник делает отметку в системе.

3.89. В исключительных случаях, когда у работника нет электронной

подписи и доступа в систему электронного документооборота, уведомление может

быть направлено ему в виде сканированной копии бумажного документа по

корпоративной электронной почте. Работник должен письменно подтвердить

получение и прочтение документа. Сотрудник отдела кадров обязан убедиться,

что сотрудник уведомление получил. Звонки и переписку следует сохранять до

того момента, как работнику будет под подпись вручен бумажный экземпляр

уведомления.

3.90. Работники, а также бывшие работники ПАО «Афиша» и лица,

поступающие на работу в ПАО «Афиша», могут обратиться к работодателю с

заявлением – письменной или устной просьбой, или уведомлением, извещением.

3.91. Письменное заявление на имя директора ПАО «Афиша» обязательно в

следующих случаях:

– работник хочет получить справку с места работы;

- работник хочет получить заверенные копии документов, связанных с

работой, или выписку из этих документов;

…

– сотрудница просит предоставить ей отпуск по беременности и родам;

– работник просит предоставить ему отпуск по уходу за ребенком до

достижения им возраста трех лет;

– работница просит предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск

перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по


окончании отпуска по уходу за ребенком;

- работник просит предоставить ему отпуск или часть отпуска не по

графику отпусков;

– работник предупреждает работодателя об увольнении по

собственному желанию;

…

3.92. Письменное уведомление работник обязан направить

непосредственному руководителю, начальнику отдела кадров либо директору

ПАО «Афиша» в следующих случаях:

– у работника изменились контактные или учетные данные, которые

вносятся в личную карточку;

– у работника появились обстоятельства, случились события, которые

существенно влияют на трудовые отношения и требуют изменения определенных

сторонами условий трудового договора;

– у работника появилось право на получение гарантий или компенсаций,

о которых ранее не было известно;

...

3.93. Работники, которые в 2020 году имеют право на бесплатный проезд к

месту использования отпуска и обратно, получили авансом компенсацию и

оплатили билеты, но не смогли их использовать из-за пандемии, в течение семи

рабочих дней с даты выходы из отпуска либо окончания карантинных мер:

- возвращают в кассу ПАО «Афиша» средства, полученные на билеты, в

том размере, в котором их возместила транспортная компания;

- письменно уведомляют ПАО «Афиша», что транспортная организация

пролонгировала на 2021 год срок выполнения обязательств по перевозке

пассажира исходя из суммы ранее внесенной провозной платы либо о

пролонгации действия проездных и перевозочных документов на 2021 год;

- письменно уведомляют ПАО «Афиша», что транспортная организация

не возвращает средства за проездные и перевозочные документы и не продлевает

срок выполнения обязательств по перевозке.


3.94. Ко всем уведомлениям и заявлениям, когда это требуется, работник

прилагает подтверждающие документы.

3.95. Работник может составить письменное уведомление или заявление в

свободной текстовой форме либо обратиться в отдел кадров за консультацией и

подходящим шаблоном.

3.96. Заявления и уведомления работников следует регистрировать в

журнале учета заявлений в тот же рабочий день, когда работник принес их в отдел

кадров, приемную руководителя или прислал по почте.

3.97. Электронное уведомление, которое работник подписал электронной

подписью и направил адресату в системе электронного документооборота,

приравнивается к бумажному документу.

3.98. В исключительных случаях, если у работника нет электронной подписи

и доступа в систему электронного документооборота, допускается направление

сканированной копии собственноручного заявления по корпоративной почте на

адрес отдела кадров.

Заявление принимается только в том случае, если на фотографии или копии

бумажного документа видна подпись работника и дата.

Сотрудник отдела кадров обязан связаться с работником, желательно по

телефону или видеозвонку в мессенджере, чтобы подтвердить получение

заявления и уведомления. Сотруднику следует сохранять заявление на бумаге,

чтобы после того, как он выйдет на работу, передать документ на хранение в отдел

кадров. До этого момента следует сохранять переписку, записи и историю

звонков.

4. Согласование проектов документов.

Подписание и утверждение проектов документов

4.1. Проект документа по личному составу до его подписания директором

ПАО «Альфа» должен быть согласован заинтересованными должностными

лицами, которые оценивают соответствие проекта закону, ЛНА, а также качество


и эффективность предлагаемых решений.

Согласование проекта документа по личному составу организует его

составитель и начальник отдела кадров. Провести его надо в пределах

установленного срока исполнения.

4.2. При использовании СЭД заинтересованные должностные лица,

имеющие электронные подписи и доступ в СЭД, согласовывают проекты

документов по личному составу в автоматизированном режиме. Составитель

направляет проект документа лицам, назначенным в качестве согласующих.

Результаты согласования оформляют в СЭД.

Согласовывать проекты документов по личному составу можно по

корпоративной электронной почте. В этом случае составитель оформляет лист

согласования и прикладывает к нему электронные сообщения лиц, участвовавших

в согласовании проекта документа.

4.3. Составитель документа сначала согласовывает проект документа по

личному составу с начальником отдела кадров, а затем передает проект на

согласование другим должностным лицам.

4.4. Проекты документов по личному составу согласуются:

- непосредственным исполнителем и начальником отдела кадров;

- соисполнителями;

- руководителями структурных подразделений ПАО «Альфа»,

работниками организации, направления деятельности или функциональные

обязанности которых затрагивает проект документа или которые указаны в

проекте документа в качестве исполнителей;

- заместителями директора ПАО «Альфа», курирующими затронутые в

проекте документа вопросы, если документ подписывает или утверждает

директор;

- юридической службой, если это проекты ЛНА или приказов;

- канцелярией;

- бухгалтерией, если в документе по личному составу идет речь о

финансовых затратах, оплате труда и т. д.


Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно

двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц,

согласующих проект документа, должны выступать преимущественно

руководители структурных подразделений.

4.5. Если требуется внешнее согласование проекта документа по личному

составу, составитель направляет проект с сопроводительным письмом, в котором

указывает срок согласования.

4.6. Сроки согласования документов зависят от вида документа и объема

документа, включая приложения к нему.

Сроки согласования документов по личному составуПроекты документов по личному составу Сроки согласования

Проекты писем 1-3 рабочих дняПроекты приказов без приложений 1-3 рабочих дняПроекты приказов с приложениями справочного характера 3-5 рабочих днейПроекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема, не более 50 страниц

5-10 рабочих дней

Проекты протоколов заседаний, совещаний - при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа

1-3 рабочих дня

Проектов документов, направляемых на внешнее согласование

Не более 30 календарных дней

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа

руководитель, курирующий направление деятельности, по которому подготовлен

проект документа по личному составу, может сократить или увеличить срок

согласования проекта.

4.7. Результаты согласования ЛНА и приказов оформляются визами,

которые заинтересованные лица проставляют на последнем листе проекта

документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе

согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

При согласовании писем визы проставляют на копии письма. Визовой

экземпляр после того, как директор ПАО «Альфа» подпишет письмо и его

зарегистрируют, помещают в дело.

Визы согласования можно ставить на обороте подлинника письма, если

письмо направляют адресату только по факсу или электронной почте. Этот же

экземпляр письма после отправки адресату помещают в дело.


Проекты протоколов визируют лица, выступавшие на заседании, совещании:

ставят визы на левом поле документа напротив записи своего выступления.

4.8. Если проекты документов согласовывают в СЭД, после завершения

процедуры согласования, когда подлинник документа распечатывают на

бумажном носителе, также распечатывают и лист согласования из СЭД. Лист

прикладывают к проекту документа и представляют на подпись директору ПАО

«Альфа» или иному уполномоченному им лицу.

Если согласовывают внутренние документы, которые создают, хранят и

используют только в электронной форме, согласование проводят электронное.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на

бумажном носителе, визы проставляют непосредственно на проекте документа.

4.9. При внешнем согласовании письмом или согласовании проекта

документа коллегиальным совещательным органом, когда решение о

согласовании закрепили в протоколе заседания, исполнитель оформляет на

проекте документа или в листе согласования гриф согласования. К проекту

документа он прилагает письма о согласовании или выписку из протокола.

4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий

документ, принимает одно из следующих решений:

- согласовать проект документа без замечаний;

- согласовать проект документа с замечаниями;

- отклонить проект документа;

- указать, что не имеет отношения к проекту документа: рассмотрение

вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании,

излагаются в справке, которую прилагают к проекту.

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что

замечания носят редакционный характер. После того, как исполнитель их примет,

повторное согласовывать проект не требуется.

Лицо, согласующее документ, отклоняет проект, если:

- у него есть существенные замечания по проекту документа;


- он не согласен с проектом документа.

4.11. Несогласованный проект документа требуется доработать по

высказанным замечаниям, переоформить и повторно согласовать.

4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает

решение не учитывать замечания лиц, участвовавших в согласовании, он готовит

реестр неучтенных замечаний. Реестр неучтенных замечаний подписывает

начальник отдела кадров, после чего реестр представляют директору ПАО

«Альфа» или иному уполномоченному лицу вместе с проектом документа.

4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания

принимает директор ПАО «Альфа» или иное уполномоченное лицо.

Если директор принимает решение о необходимости учесть замечания,

отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в

соответствии с высказанными замечаниями.

Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает

или утверждает документ.

4.14. Документы, которые издаются от имени организации, подписывает

директор ПАО «Альфа» или иное уполномоченное им должностное лицо. Права,

обязанности и ответственность должностных лиц, которые подписывают

документы по личному составу, определяют: должностные инструкции, приказ о

распределении полномочий, трудовые договоры и приказы о временном

исполнении обязанностей.

4.15. Внутренние документы подписывают составители.

4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти,

на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти,

руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств,

подписывает директор ПАО «Альфа».

4.17. Документы, направляемые в организации, подписывают заместители

директора ПАО «Альфа», иные должностные лица организации в соответствии с

предоставленными им полномочиями.

4.18. Документ подписывают два или более лица, если за его содержание


несут ответственность несколько работников, если документы по личному составу

подготовили несколько подразделений, рабочая группа или комиссия.

4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного

документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывают каждый

отправляемый экземпляр документа.

4.20. Реквизит «Подпись» оформляют в соответствии с Инструкцией.

4.21. Документ утверждает:

- непосредственно директор ПАО «Альфа», когда ставит подпись в

грифе утверждения;

- приказ ПАО «Альфа» об утверждении документа.

4.22. Утверждают правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые

виды актов, планы, программы и другие документы, которые устанавливают

нормы или которые рассчитаны на длительное применение (приложение 9).

Реквизит «Гриф утверждения» оформляют в соответствии с Инструкцией.

4.23. Подпись директора ПАО «Альфа» или иного уполномоченного лица на

документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на

копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение

10).

Печать на документе проставляют в соответствии с Инструкцией.

5. Организация кадрового документооборота

5.1. Документооборот – это последовательность перемещений документов

по личному составу, а также операции, которые совершают с документами, когда

их создают и исполняют.

Кадровый документооборот включает действия:

- получить документы;

- отправить документы

- предварительно изучить документы;


- зарегистрировать документы;

- передать документы на рассмотрение руководителю.

5.2. Цель организации кадрового документооборота – своевременно

принимать управленческие решения по кадровым вопросам и исполнять их.

Задача кадрового документооборота - организовать движение документов по

наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени. В

условиях электронного документооборота - обеспечить доступ к документам

пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные

документы, а также электронные копии документов, полученные в результате

сканирования документов на бумажном носителе. Документы по личному составу,

которые имеют временные сроки хранения, можно создавать, хранить и

использовать исключительно в форме электронных документов, если все

участники документооборота имеют доступ в СЭД и сертификаты электронной

подписи.

Перечень документов по личному составу, который ПАО «Альфа» создает,

хранит и использует исключительно в форме электронных документов,

утверждает директор.

5.4. Движение документов в СЭД осуществляется по маршрутам, которые

разработала и утвердила канцелярия ПАО «Альфа». Маршруты движения

оптимальны по затратам времени, не допускают дублирующих операций и

возвратных движений, не обусловленных необходимостью.

5.5. Документооборот в ПАО «Альфа» организован по принципам:

- централизации операций по приему и отправке документов;

- маршрутизации документов, т. е. распределения их на

документопотоки, имеющие одинаковый маршрут;


- предварительного рассмотрения входящих документов;

- исключения возвратных движений документа, не обусловленных

необходимостью;

- однократности и своевременности регистрации документов;

- устранения необоснованных согласований проектов документов;

- временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и

согласованию документов.

5.6. В документообороте ПАО «Альфа» выделены документопотоки:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов:

- документы органов государственной власти, органов местного

самоуправления;

- филиалов ПАО «Альфа»;

- государственных и негосударственных организаций;

- заявления граждан и др. документы.

5.7. ПАО «Альфа» доставляет и отправляет документы - в зависимости от

вида документа и ситуации:

- почтой;

- фельдъегерской и курьерской связью;

- курьерами;

- различными видами электросвязи: факсимильная, телеграфная,

телефонная, электронная почта.

5.8. Корреспонденция поступает в ПАО «Альфа» в виде писем, почтовых

карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм,

телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

5.9. Документы принимает канцелярия. Документы, полученные

сотрудниками подразделений на имя ПАО «Альфа» передаются в канцелярию для

регистрации и учета.


Документы по кадровым вопросам, заявления сотрудников и бывших

работников, документы с грифом «Персональные данные» и другие документы,

которые относятся к компетенции отдела кадров, принимает инспектор отдела

кадров. Документы, адресованные работодателю и полученные канцелярией и

сотрудниками других подразделений, передаются в отдел кадров для регистрации

и учета.

5.10. Все поступившие в организацию документы следует обработать:

1) проверить правильность доставки документов;

2) проверить целостности упаковки конвертов, пакетов;

3) вскрыть упаковку, за исключением конвертов, пакетов с пометкой

«Лично» и грифами ограничения доступа к документу;

4) проверить целостность входящих документов, включая приложения;

5) уничтожить конверты, пакеты или упаковку;

6) проставить отметки о поступлении документа в организацию.

5.11. Если документы доставлены в ПАО «Альфа» по ошибке, их следует

пересылать по назначению или вернуть отправителю. Если упаковка

поступившего документа повреждена, документы следует проверить на

целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Запрещено вскрывать почтовые отправления нестандартные по весу,

размеру, форме, с неровностями по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие

странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для

почтовых отправлений. О получении подозрительного почтового отправления

необходимо немедленно доложить начальнику канцелярии и заместителю

директора ПАО «Альфа».

5.12. Если документ поступил в поврежденной упаковке, поврежденным, с © Справочник кадровика, 2020


отсутствующими в конверте частей или приложений, а также при отсутствии

подписи на входящем документе составляют акт в двух экземплярах. Одним из

составителей акта должен быть работник канцелярии ПАО «Альфа».

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями

передают на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр

высылают отправителю.

5.13. Конверты, пакеты или упаковку сохраняют и прилагают к входящим

документам в случаях, если:

- только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

- входящий документ поступил позже указанного в тексте документа

срока исполнения или даты мероприятия;

- при большом расхождении между датами подписания и получения

документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом

помещается на хранение в дело.

5.14. Конверты и пакеты, которые имеют отметку «Лично», грифы

ограничения доступа к документам, содержат сведения конфиденциального

характера, в том числе персональные данные, не вскрывая передают:

- с отметкой «Лично» - непосредственно адресату;

- грифами ограничения доступа:

- работнику канцелярии, в обязанности которого входит обработка

документов, содержащих сведения конфиденциального характера;

- работникам отдела кадров, имеющим доступ к персональным

данным.

5.15. Входящие электронные документы, поступившие от других

организаций по электронной почте, принимает канцелярия.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной

подписью, включают в СЭД после проверки электронной подписи и

подтверждения ее действительности.

Электронные документы, поступившие от других организаций по


электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью

или простой электронной подписью, предварительно рассматривают и включают в

СЭД, если между отправителем и ПАО «Альфа» есть соглашение об обмене

электронными документами, подписанными такими электронными подписями.

5.16. Электронные документы обрабатывают по тем же правилам, что и

входящие бумажные документы.

5.17. Первичную обработку документов завершают их распределением,

сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 12).

Не подлежат регистрации документы, которые не требуют исполнения и не

содержат информацию, используемую в справочных целях.

5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от

способа их доставки один раз: в канцелярии или в отделе кадров.

Документы регистрируют в учетных формах по видам документов.

Электронная регистрация допускается только в случае, если в регистрационной

форме сотрудники ПАО «Альфа» не должны ставить личные подписи.

Документы, которые поступили из других организаций непосредственно в

структурные подразделения, но требуют рассмотрения директором, передают для

регистрации и предварительного рассмотрения в канцелярию или отдел кадров.

5.19. Входящие документы регистрируют в день их поступления или на

следующий рабочий день, если документы поступили в конце рабочего дня или в

нерабочее время.

5.20. Сведения о поступившем документе вносят в электронную

регистрационную карточку СЭД или бумажную регистрационно-учетную форму,

а поступившему документу присваивают регистрационный номер.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового

номера документа в пределах календарного года, который дополняется

цифровыми и буквенно-цифровыми кодами по используемым классификаторам

структурных подразделений ПАО «Альфа» и номенклатуре дел, утвержденной на

соответствующий календарный год.

5.21. На всех зарегистрированных бумажных документах проставляют


отметки о поступлении документа в организацию в виде штампа. В отметке о

поступлении документа фиксируют дату поступления, а при необходимости -

время поступления в часах и минутах, и входящий регистрационный номер

документа.

5.22. Документы предварительно рассматривать, чтобы распределить

поступившие документы на:

- документы по кадровым вопросам, которые передают в отдел кадров и

там регистрируют;

- документы, требующие обязательного рассмотрения директором ПАО

«Альфа», которые регистрируют в канцелярии и передают директору;

- документы, не требующие обязательного рассмотрения директором

ПАО «Альфа», которые регистрируют в канцелярии и передают руководителям

структурных подразделений.

5.23. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляют

работники канцелярии после регистрации документов. До регистрации

предварительное рассмотрение проводится в случае поступления кадровых


5.24. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы,

адресованные в ПАО «Альфа» и на имя директора. Документы, адресованные

подразделениям, руководителям подразделений и специалистам, передают в

структурные подразделения без предварительного рассмотрения. Однако если

работники, получившие документ, выяснят, что он адресован им ошибочно и

требует рассмотрения директором, они обязаны вернуть документ в канцелярию.

5.25. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки

содержания входящих документов, с учетом установленного в ПАО «Альфа»и

распределения функциональных обязанностей между директором, его

заместителями и руководителями структурных подразделений.

5.26. По результатам предварительного рассмотрения документы

распределяют на документопотоки и направляют их на рассмотрение:

- директора ПАО «Альфа»;


- заместителей директора ПАО «Альфа» - по направлениям

деятельности и в соответствии с приказом о распределении полномочий;

- руководителей структурных подразделений, в том числе начальника

отдела кадров.

5.27. Руководители, получившие документ, должны изучить его содержание

и вынести решение, указания по исполнению в резолюцию.

5.28. Руководители рассматривают документы в день получения документов

из канцелярии или отдела кадров или на следующий рабочий день, если

документы передали руководителям в конце рабочего дня.

5.29. Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и

телефонограммы руководители рассматривают незамедлительно.

5.30. Результаты рассмотрения документа директор ПАО «Альфа», его

заместители и руководители подразделений оформляют в виде резолюции на

документе.

5.31. Работники канцелярии или отдела кадров вносят сведения о резолюции

- исполнитель, содержание поручения, срок исполнения – в регистрационные

формы, после чего передают документ или его заверенную копию исполнителям.

5.32. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их

регистрации и рассмотрения руководством, передают в соответствующие

структурные подразделения на исполнение в оригиналах. Или с оригинала

документа снимают копию, заверяют ее и передают на исполнение, а документ

помещают в дело в соответствии с номенклатурой дел ПАО «Альфа».

5.33. Если исполнителю передали оригинал документа, это необходимо

отметить в регистрационной форме, а исполнителя предупредить о том, что он

должен:

- вернуть документ после исполнения в канцелярию или отдел кадров;

- или самостоятельно поместить документ в дело, если по номенклатуре

дел документ должен храниться в подразделении исполнителя.

5.34. Подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких

исполнителей передают ответственному исполнителю, остальным исполнителям


канцелярия или отдел кадров передают копии документа.

5.35. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными

лицами и подписанные директором ПАО «Альфа» или иным уполномоченным им

лицом, регистрируют в канцелярии.

Исходящие документы по кадровым вопросам регистрирует отдел кадров.

5.36. Исходящие документы регистрируют в день подписания или на

следующий рабочий день, если документы подписали в конце рабочего дня.

5.37. Перед регистрацией исходящих документов работники канцелярии или

отдела кадров проверяет правильность оформления документов, в том числе

наличие подписей, виз, правильность написания адресов, а также указанных в

исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров

количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

5.38. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом

документе фиксируют в электронной регистрационной форме.

5.39. Регистрационный номер исходящего документа состоит из кодов в

соответствии с классификаторами структурных подразделений ПАО «Альфа» и

порядкового номера документа в пределах календарного года.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на

отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, которая

остается в деле.

5.40. Исходящий документ, подписанный руководителем организации или

иным уполномоченным им должностным лицом, передается на отправку. Копию

документа с визами помещают в дело в соответствии с номенклатурой дел ПАО

«Альфа».

Электронные документы после их подписания электронной подписью и

отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.

5.41. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые

из ПАО «Альфа», доставляют адресатам средствами почтовой, фельдъегерской

связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передают по каналам

электросвязи.


Обработать корреспонденцию для отправки почтой необходимо в

соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

5.42. Документы, не имеющие адресной части, отдел кадров и канцелярия

принимают на отправку с сопроводительными письмами.

Неправильно оформленные документы и корреспонденцию неслужебного

характера к отправке не принимают и возвращают исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, необходимо обработать и отправить в

день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

5.43. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется

по указанию лица, подписавшего документ.

5.44. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и

оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на

этапе исполнения - входящих документов.

5.45. Проекты приказов, подготовленных для подписания, после подготовки

и согласования с заинтересованными лицами передают в канцелярию для

проверки правильности их оформления.

Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности по

кадровым вопросам сначала проверяют сотрудники отдел кадров, если проект

приказа составлял работник другого подразделения.

5.46. Правильно оформленные приказы передаются на подпись директору

ПАО «Альфа» или иному уполномоченному им лицу.

5.47. Подписанные приказы по основной деятельности регистрируют в

канцелярии.

Приказы по личному составу готовит к подписанию директора и после

регистрирует отдел кадров.

Приказам присваивают порядковые номера – отдельно по каждой группе

приказов, в пределах календарного года. Порядковый номер документа дополняют

буквенным индексом, обозначающим принадлежность приказа соответствующей

группе документов.

Сведения о регистрируемых приказах вносят в регистрационные формы по


видам приказов.

5.48. Подлинники приказов формируют в дела по месту их регистрации в

соответствии с номенклатурой дел ПАО «Альфа».

Копии приказов рассылают исполнителям и иным заинтересованным лицам

в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем

рассылки.

Копии приказов, рассылаемые на бумажном носителе, заверяют.

5.49. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством

организации, регистрируются в канцелярии.

Протоколы заседаний, совещаний, проводимых коллегиальными органами,

комиссиями по кадровым вопросам, регистрируют в отделе кадров.

5.50. Протоколам присваивают порядковые номера в пределах календарного

года или периода работы временной рабочей группы, комиссии - по каждой

группе протоколов отдельно.

Подлинники протоколов формируют в дела по месту регистрации – в

канцелярии или отделе кадров - по номенклатуре дел ПАО «Альфа».

5.51. Внутренние документы на имя руководителя другого структурного

подразделения регистрируют в подразделении, в котором создали документ.

Зарегистрированный документ передается непосредственно в подразделение -

адресат, в котором его повторно не регистрируют.

5.52. При регистрации входящих документов в СЭД или в бумажных

журналах учета, в регистрационной форме указывают:

а) наименование организации, корреспондента;

б) адресата;

в) наименование вида документа;

г) дату поступившего документа;

д) регистрационный номер поступившего документа;

е) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

ж) дату поступления документа;

з) входящий регистрационный номер;


и) заголовок к тексту - краткое содержание документа;

к) количество листов основного документа;

л) отметку о приложении: количество приложений, общее количество

листов приложений;

м) сведения о связанных документах: наименование вида документа,

дату, регистрационный номер, тип связи;

н) резолюцию: исполнителей, поручение, должностное лицо, давшее

поручение, дату;

о) срок исполнения документа;

п) индекс дела по номенклатуре дел;

р) сведения о переадресации документа;

с) отметку о контроле;

т) гриф ограничения доступа к документу;

у) сведения об электронной подписи;

ф) результат проверки электронной подписи, если поступивший

документ подписан усиленной электронной подписью.

5.53. При регистрации исходящих документов в СЭД или в бумажных

журналах учета, в регистрационной форме указывают:

а) адресата;

б) должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего документ;

в) наименование вида документа;

г) дату документа;

д) регистрационный номер документа;

е) заголовок к тексту - краткое содержание документа;

ж) сведения о связанных документах: наименование вида документа,


з) количество листов основного документа;

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) отметку о приложении: количество приложений, общее количество



л) гриф ограничения доступа к документу;

м) подразделение - ответственного исполнителя документа;

н) сведения об электронной подписи.

5.54. При регистрации исходящих документов в СЭД или в бумажных

журналах учета в регистрационной форме указывают – в зависимости от вида

документа:

а) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

б) наименование вида документа;

в) дату документа;

г) регистрационный номер документа;

д) должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего документ;

е) сведения о связанных документах: наименование вида документа,


ж) заголовок к тексту - краткое содержание документа);

з) отметку о приложении: количество приложений, общее количество


и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) указания по исполнению документа: исполнитель, поручение, дату

исполнения;

л) отметку о контроле;

м) гриф ограничения доступа к документу;

н) подразделение, должностное лицо – исполнителя, ответственного

исполнителя документа.

5.55. Канцелярия ПАО «Альфа» ежегодно учитывает общее количество

документов, поступивших, созданных, отправленных из ПАО «Альфа». Отдел

кадров и другие структурные подразделения до 15 января каждого года должны

передать в канцелярию сведения о количестве документов, зарегистрированных в

подразделениях в предыдущем году. Форму для сведений разрабатывает

канцелярия.

5.56. Количество документов учитывают по данным СЭД и


регистрационных форм.

5.57. За единицу учета количества документов принимают единственный

экземпляр документа: подлинник или копию, если копия - единственный

экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма. Копии,

создаваемые при печати, тиражировании, для передачи исполнителям и др. копии

документов не учитывают.

5.58. Результаты учета объема документооборота в ПАО «Альфа» ежегодно

обобщаются канцелярий и представляются директору до 31 января в виде отчета

об объеме документооборота за год.

6. Контроль исполнения документов по личному составу,

поручений по кадровым функциям

6.1. Контроль исполнения документов и поручений ведется в целях их

своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов, поручений ведет:

- директор ПАО «Альфа» или иное должностное лицо, который

проверяет качество исполнения документов и поручений по существу;

- канцелярия и работники, ответственные за делопроизводство в

структурных подразделениях, которые проверяют сроки исполнения документов,

поручений;

- отдел кадров, который проверяет качество и сроки исполнения

документов по личному составу и поручений по кадровым вопросам.

Канцелярия ведет централизованный контроль исполнения Контролю

зарегистрированных документов с отметкой о контроле: штамп «Контроль» в

правом верхнем углу документа. В структурных подразделениях ПАО «Альфа»

контролируют исполнение всех зарегистрированных документов, которые

переданы на исполнение в подразделение.


6.3. Приказы, протоколы заседаний и совещаний, которые содержат

поручения с конкретными сроками исполнения, ставят на контроль по каждому

поручению отдельно.

6.4. Чтобы контролировать сроки исполнения документов, поручений, надо:

1) поставить документы, поручения на контроль;

2) проверить своевременность доведения документов, поручений до

исполнителей;

3) предварительно проверить и регулировать ход исполнения

документов, поручений;

4) снять с контроля исполненные документы, поручения;

5) учесть, обобщить и проанализировать результаты хода исполнения

документов, поручений;

6) информировать руководителей о ходе исполнения документов,

поручений и состоянии исполнительской дисциплины.

6.5. Сроки исполнения документов, поручений исчисляют в календарных

днях.

Если последний день срока исполнения документа, поручения приходится

на нерабочий день, то документ или поручение следует исполнить в ближайший

следующий за ним рабочий день.

Дату исполнения документа, поручения фиксируют в СЭД или бумажной

регистрационной форме.

Сроки исполнения документов, поручений устанавливает руководитель,

исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или

сроков, установленных законом, а также производственной необходимостью и


условиями работы в компании.

6.6. Документы, поручения необходимо исполнить в следующие сроки:

Сроки исполнения документовКак сформулировали срок исполнения Когда исполнить документ, поручение

С конкретной датой исполнения По указанную дату включительноБез конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно»

В течение одного дня

Без конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно»

В течение трех дней

Со сроками, установленными законом Не позже установленного законом срока6.7. Приостановить исполнение контрольного документа, поручения, а

также отменить его может руководитель, который подписал документ или дал

поручение.

6.8. В целях своевременного исполнения документов и поручений

работники канцелярии и отдела кадров, ответственные за ведение контроля,

своевременно знакомят исполнителей под подпись с содержанием поручений.

6.9. Если срок исполнения документа, поручения превышает две недели, в

целях обеспечения своевременного исполнения проводят предварительный

контроль. Исполнителям рассылают напоминания о сроках исполнения

документов, поручений.

6.10. Сроки напоминаний при предварительном контроле:

- для ежегодных документов, поручений - не реже одного раза в год;

- документов, поручений последующих месяцев текущего года - не реже

одного раза в месяц;

- документов, поручений текущего месяца - за 5 дней до истечения

срока исполнения.

6.11. Напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения

документов, поручений можно в автоматическом режиме в СЭД.

Напоминания исполнителям, а также информацию об исполнении

документов, поручений фиксируют в СЭД или бумажных регистрационных

формах.

6.12. Если требуется изменить срок исполнения документа, поручения

ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего


поручение, докладную записку о продлении срока. В документе исполнитель

должен указать причины продления и даты исполнения.

Об изменении срока исполнения документа, поручения исполнитель

информирует канцелярию или отдел кадров.

Аналогично могут быть заменены исполнители документа, поручения.

6.13. Документ, поручение считается исполненным, если приняты решения

по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы,

направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти или дан

ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении принимает руководитель, поставивший документ,

поручение на контроль. О результатах информируют канцелярию или отдел

кадров.

На исполненном документе проставляют отметку о направлении документа

в дело. Сведения об исполнении документа, поручения вносят в СЭД или

бумажную регистрационную форму.

6.14. Документы, поручения, не снятые с контроля, а также документы,

поручения, срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

6.15. Канцелярия и отдел кадров ПАО «Альфа» анализируют состояние и

результаты исполнения документов, поручений и состояние исполнительской

дисциплины:

1) в порядке предварительного контроля направляет в структурные

подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения

которых истекают - за 3 - 5 дней до окончания срока исполнения документа;

2) раз в месяц и по окончании года направляют директору ПАО «Альфа»

и руководителям структурных подразделений отчеты о количестве документов:

- исполненных в срок;

- исполненных с продлением срока исполнения;

- не исполненных;

- находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным

подразделениям и – по требованию руководителей – по отдельным исполнителям.


7. Организация работы исполнителя с документами

по личному составу

7.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их

рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями

директора ПАО «Альфа» или иного уполномоченного должностного лица.

Срочные документы передают исполнителю незамедлительно.

7.2. Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями

директора ПАО «Альфа», передают руководителю подразделения. Если документ,

поступивший на исполнение в подразделение, не имеет отношения к компетенции

подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на следующий

рабочий день возвращает его в канцелярию или отдел кадров, если документ

кадровый. Канцелярия или отдел кадров принимают решение перенаправить

документ, поручение на исполнение в другое подразделение либо другому

исполнителю.

7.3. Для исполнения документа необходимо:

1) собрать и проанализировать необходимую информацию;

2) подготовить проект документа и оформить его;

3) согласовать проект документа с заинтересованными лицами;

4) доработать проект документа по замечаниям, полученным в ходе

согласования и, при необходимости, провести повторное согласование;

5) подготовить список или указатель рассылки документа, если документ

адресован группе организаций;

6) представить проект документа на подпись или утверждение директору

ПАО «Альфа» или иному уполномоченному должностному лицу;

7) передать документ в канцелярию или отдел кадров для подготовки

документа к отправке и помещения документа в дело.


7.4. Если документ направлен нескольким сотрудникам, ответственным за

подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции

первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным

исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного

решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и

качественное исполнение поручения и представление ответственному

исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов, проектов

документов, справок. Исполнители не могут представлять проекты документов

руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь)

документ по указанию руководителя подразделения передается другому

исполнителю. Фамилию исполнителя сообщают в канцелярию или отдел кадров,

которые вносят изменения в СЭД или бумажную регистрационную форму.

7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник

обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или, по его

указанию, новому сотруднику. В акте приема-передачи дел указывают заголовки

дел, количество дел. Акт приема-передачи дел подписывают работник,

передавший документы, и работник, принявший документы.

7.8. Результат исполнения документа - это проект документа,

подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и

оформленный в соответствии с правилами, установленными в разделе III

Инструкции, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и

работниками ПАО «Альфа».


Документы, предназначенные для отправки, оформляют на бланке письма

ПАО «Альфа». Для отправки документов, не имеющих адресной части,

составляют сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит

список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после

регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.9. Исполнитель, ответственный исполнитель организует согласование

проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку

проекта по замечаниям в соответствии с пунктами 4.1 - 4.11 Инструкции.

При наличии большого количества замечаний до представления

доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит

сводку замечаний и предложений, в которой указывает:

- содержание замечания или предложения;

- должность, фамилию лица, давшего замечание;

- принято или отклонено замечание;

- причину отклонения замечания.

7.10. После доработки и повторного согласования исполнитель представляет

проект документа передается на подписание или утверждение. До этого

исполнитель проверяет:

- правильность оформления документа;

- правильность оформления адресата;

- наличие необходимых виз;

- наличие необходимых приложений;

- наличие справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание

подготовленных документов, если требуется;

- полноту листа рассылки.

7.11. Подписанный документ исполнитель передает для регистрации и

отправки или включения в дело в канцелярию либо отдел кадров.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в

которое должен быть включен документ.


7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право:

- предлагать изменить срок исполнения, если отсутствуют реальные

условия исполнения документа, поручения;

- делать пометки на документе о времени его поступления, о датах

промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и

результате окончательного исполнения.

7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к

нему документов и подготовленных проектов документов. С проектом документа

могу ознакомиться только те работники, которые имеют отношение к его

исполнению.

8. Формирование документального фонда ПАО «Альфа»

8.1. В структурных подразделениях ПАО «Альфа» документы оперативно

хранят до передачи их на хранение в архив или уничтожение.

8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном

носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с

номенклатурой дел ПА «Альфа».

Номенклатура дел – основной учетный документ в делопроизводстве ПАО

«Альфа». Номенклатура закрепляет классификацию, группировку исполненных

документов в дела или электронные дела. С помощью номенклатуры работники

систематизируют и индексируют дела, а также определяют сроки их хранения.

На основании номенклатуры дел:

1) составляют описи дел: постоянного хранения, временных (свыше 10

лет) сроков хранения и по личному составу;

2) формируют акты о выделении к уничтожению документов с

истекшими сроками хранения;

3) учитывают дела временных (до 10 лет включительно) сроков

хранения.

8.3. Номенклатуру дел организации составляют на основе изучения состава


и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

8.4. Составители номенклатуры дел руководствуются:

- уставом ПАО «Альфа»;

- положениями о структурных подразделениях;

- штатным расписанием,

- планами и отчетами о работе ПАО «Альфа»;

- номенклатурой дел ПАО «Альфа» за прошедший год;

- локальными нормативными актами, содержащими сведения о

документах, образующихся в деятельности ПАО «Альфа»;

- ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием

сроков их хранения.

8.5. В номенклатуру дел включают все документы, которые образуются в

деятельности структурных подразделений ПАО «Альфа» и постоянно или

временно действующих органов: комиссий, советов, комитетов, в том числе

документы ограниченного доступа, регистрационные формы и картотеки.

Копии документов включают в номенклатуру дел, если копия -

единственный экземпляр документа в ПАО «Альфа», а также, если копии

необходимы для организации деятельности подразделения.

Электронные документы включают в номенклатуру дел по тем же правилам,

что и документы на бумажном носителе.

Не включают в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

8.6. Номенклатуру дел ПАО «Альфа» на предстоящий календарный год до

15 декабря текущего года составляет канцелярия на основании номенклатур дел

структурных подразделений.

8.7. Номенклатуру дел ПАО «Альфа» подписывает начальник канцелярии,

визирует архивариус. Номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией

ПАО «Альфа».

Директор ПАО «Альфа» утверждает номенклатуру дел и вводит ее в

действие с 1-го января предстоящего календарного года.

В случае изменения функций и структуры ПАО «Альфа» номенклатуру дел


следует составить, подписать, согласовать и утвердить заново.

8.8. В конце каждого года номенклатуру дел уточняют и перепечатывают.

Составитель подписывает документ и передает на утверждение директора ПАО

«Альфа». Директор вводит номенклатуру в действие с 1 января предстоящего

календарного года.

8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел хранят постоянно и

включают в раздел канцелярии. Второй экземпляр канцелярия использует как

рабочий документ. Третий экземпляр номенклатуры передают в качестве учетного

документа в архив ПАО «Альфа». Электронную копии номенклатуру дел,

утвержденной директором, передают в госархив, источником комплектования

которого является ПАО «Альфа».

Канцелярия рассылает копии соответствующих разделов номенклатуры дел

в структурные подразделения ПАО «Альфа», в том числе отдел кадров, на

бумажном носителе или в электронной форме.

8.10. Номенклатуру дел ПАО «Альфа» строят по структурной схеме.

Названия разделов и подразделов номенклатуры - это названия структурных

подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой ПАО

«Альфа».

04 – код отдела кадров в структуре ПАО «Альфа» и номенклатуре дел.

8.11. Номенклатуру дел отдела кадров составляет инспектор по кадрам,

ответственный за делопроизводство отдела, при участии других работников и

начальника отдела. Номенклатуру подписывает начальник отдела кадров и

передает ее в канцелярию до 1 декабря текущего года.

8.12. Все заголовки дел, которые включают в номенклатуру дел отдела

кадров, индексируют. Индекс дела указывают в графе 1 номенклатуры дел, он

состоит из кода подразделения в соответствии с утвержденным классификатором

структурных подразделений ПАО «Альфа» и порядкового номера дела в разделе

номенклатуры дел. Индексы дел обозначают арабскими цифрами.

Например: 04-05, где:

04 - код отдела кадров;


05 - порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются

переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же

индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для

однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не

предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно

включают в номенклатуру. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь

заводимых дел предусматриваются резервные номера.

8.13. Заголовок дела в графе 2 номенклатуры дел должен в обобщенной

форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается

употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы»,

«общая переписка»), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Заголовки дел можно уточнять в течение года в процессе формирования и

оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, которые располагают в

последовательности:

а) название вида дела: переписка, журнал, дело или вида документов,

включенных в дело: протоколы, приказы;

б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно

действующего или временного органа, должностного лица, создавших документы;

в) наименование корреспондента: организации, лица, которому адресованы

или от которого получены документы;

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности, с которой связано содержание документов дела;

е) дата или период, к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

8.14. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры

дел определяют степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагают заголовки дел, содержащих учредительные,


организационно-правовые и распорядительные документы. Затем заголовки дел,

содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы,

документы, отражающие деятельность подразделения, переписку. В конце раздела

- регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому

признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или

географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не

связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела

употребляют термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают

названия видов документов, наиболее представленных в деле.

Термин «документы» применяют также в заголовках дел, содержащих

документы-приложения к какому-либо документу. Виды документов-приложений

не перечисляют.

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных

документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому

вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными

корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными

корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка

ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных

единиц учитывают следующее:

1) если содержание дела касается нескольких однородных

административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указывают их

конкретные названия, а указывают их общее видовое название;

2) если содержание дела касается одной административно-


территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в

заголовке дела:

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,

указывают период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы

(отчеты).

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего

заголовка дела при необходимости составляют заголовки каждого тома (части),

уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел можно уточнять в процессе формирования и оформления дел.

8.15. Графу 3 «Количество дел» заполняют по окончании календарного года.

По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и

постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывают и открывают

новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указывают номера

томов и крайние даты документов каждого тома:

Электронные дела на тома (части) не разделяют. Все электронные

документы, независимо от их объема, включают в одно электронное дело.

8.16. В графе 4 «Срок хранения и № статьи по перечню» указывают сроки

хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню

документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному

нормативному правовому акту.

8.17. В графе 5 «Примечание» проставляют отметки:

- о заведении дел («Заведено»);

- переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»);

- выделении дел к уничтожению;

- лицах, ответственных за формирование дел;

- передаче дел в другую организацию для продолжения.

Если дело формируют в информационной системе и включают в него

электронные документы, в графе «Примечание» отмечают, что дело ведется в

электронном виде с указанием наименования информационной системы.

8.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел


отдел кадров оформляет итоговую запись, в которую вносят сведения о

количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных

сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих.

Итоговую запись дополняют данными о количестве электронных дел.

После сведения передают в канцелярию, где составляют итоговую запись

сводной номенклатуры дел.

Сведения из итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив ПАО

«Альфа», о чем в номенклатуре дел проставляют отметку с указанием должности

и подписи лица, передавшего сведения.

8.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив ПАО «Альфа» или до

выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их

формирования или регистрации.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого

исполненного документа.

8.20. При формировании дел на бумажном соблюдают общие правила:

1) в дело помещают исполненные документы, соответствующие по

своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

2) приложения помещают вместе с основными документами;

3) в дело включают документы одного календарного года, за

исключением переходящих дел;

4) документы постоянного и временных сроков хранения группируют в

дела раздельно;

5) в дело включают по одному экземпляру каждого документа;

6) факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещают в дела с

перепиской на общих основаниях;

7) в дело помещают документы правильно и полностью оформленные.

Документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты;

8) в дело не включают документы, подлежащие возврату, лишние

экземпляры и черновики;

9) о объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не


должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. Толщина дел со

сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. При превышении

данного объема заводят второй том. При наличии в деле нескольких томов

(частей) индекс и заголовок дела проставляют на каждом томе с добавлением

обозначений: «Т. 1», «Т. 2».

Документы внутри дела располагают снизу вверх в хронологической,

вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируют в дела по видам и хронологии с

относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным

документам включают в отдельное дело.

Протоколы в деле располагают в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируют в отдельное дело, как и

приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела,

систематизируют внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными

документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с

указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по

личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы по личному составу формируют в дела в соответствии со сроками

хранения.

Документы в личных делах располагают по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и

систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ

помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки

по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включают

в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Электронные документы формируют в электронные дела в соответствии с

номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой они


были созданы или в которую были включены.

8.21. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел отдела кадров и

ПАО «Альфа» и организации доступа нужно выполнить следующее:

- создать оптимальные условия хранения документов и дел;

- разместить дела;

- проверить наличие и состояние документов и дел;

- соблюдать порядок выдачи дел.

8.22. Дела размещают в кабинете отдела кадров в закрытых шкафах, чтобы

обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально,

корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек

дел указывают индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома

дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней

стороне шкафа.

8.23. Канцелярия проверяет наличие и состояние документов и дел в целях

установления фактического наличия дел:

- перед передачей документов в архив организации;

- при перемещении дел;

- при смене начальника отдела кадров, начальника канцелярии;

- при реорганизации и ликвидации организации или структурного

подразделения.

При проверке наличия документов и дел канцелярия сверяет статьи

номенклатуры дел с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел

определяют при их визуальном просмотре. Все обнаруженные недостатки

фиксируют в акте проверки наличия и состояния дел.

8.24. Если дело есть в номенклатуре, но отсутствует в шкафах с

документами, начальник отдела кадров принимает меры по их розыску. Если дело

не нашли, составляют справку о причинах их отсутствия. Справку подписывает

начальник кадров и передает ее в канцелярию.

Факт утраты дела (дел) фиксируют в акте, который составляют начальник


канцелярии и начальник отдела кадров в трех экземплярах. По одному экземпляру

акта хранится в канцелярии и отделе кадров. Экземпляр акта представляют в

архив ПАО «Альфе» при передаче дел отдела кадров на архивное хранение.

8.25. Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативных

актов, которые установили требования к срокам хранения документов, типовых и

ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

- при составлении номенклатуры дел;

- при подготовке дел к передаче в архив ПАО «Альфа»;

- в архиве ПАО «Альфа»

8.26. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности

документов директор ПАО «Альфа» приказом создает экспертную комиссию.

Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяет положение о

ней, которое разрабатывают на основании примерного положения, утвержденного

Росархивом.

8.27. Основные функции ЭК:

- ежегодно организовать отбор дел для хранения и уничтожения;

- рассмотреть и согласовать проект номенклатуры дел организации,

описи дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе

по личному составу, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих

хранению;

- готовить проекты нормативных и методических документов по

вопросам работы с документами в организации.

8.28. Экспертизу ценности документов проводят ежегодно работники отдела

кадров совместно с ЭК организации и под методическим руководством


8.29. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел

к передаче в архив организации:

- отбирают документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков

хранения для передачи в архив ПАО «Альфа»;

- отбирают документы временных (до 10 лет включительно) сроков


хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми»,

подлежащих дальнейшему хранению в отделе кадров;

- выделяют к уничтожению дела за предыдущие годы, сроки хранения

которых истекли.

Одновременно проверяют качество и полноту номенклатуры дел ПАО

«Альфа», правильность определения сроков хранения дел.

8.30. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения

полистно просматривают, чтобы выделить из них документов временных (до 10

лет) сроков хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» полистно просматривают, чтобы определить и

выделить из их состава документы, подлежащие постоянному хранению.

8.31. Электронные документы для передачи в архив организации отбирают в

автоматизированном режиме из баз данных информационных систем по признаку

«Индекс дела» («Срок хранения»).

8.32. По результатам экспертизы ценности документов в организации

оформляют дела и составляют:

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- описи дел по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков

хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не

подлежащих хранению, рассматривают на заседании ЭК ПАО «Альфа»

одновременно. Согласованные ЭК акты и описи утверждает директор ПАО

«Альфа».

8.33. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие

хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению

подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного

хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному

оформлению.


Отдел кадров оформляет те дела, в которые формировал документы по

личному составу.

8.34. Чтобы осуществить полное оформление дела на бумажном носителе,

надо:

- оформить реквизитов обложки дела по форме;

- пронумеровать листы в деле;

- составить лист-заверитель дела;

- составить в необходимых случаях внутреннюю опись документов

дела;

- подшить документы и переплести дело;

- уточнить реквизиты обложки дела: название организации, индекс дела,

крайние даты дела, заголовок дела.

8.35. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения,

подлежащие частичному оформлению, можно хранить в папках, в которых дела

хранились в делопроизводстве.

Пересистематизировать документы в деле не надо, листы дела не нумеруют,

листы-заверители дела не составляют. На обложке дела в соответствии с

номенклатурой дел организации заполняют реквизиты:


- наименование подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения документов.

8.36. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по

личному составу указывают:


- наименование структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- номер тома (части);

- заголовок дела (тома, части);


- крайние даты дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации

указывается наименование госархива, источником комплектования которого

выступает ПАО «Альфа».

8.37. При оформлении обложки дела соблюдают правила:

1) наименование организации указывают полностью, в именительном

падеже, с указанием официально принятого сокращенного, которое указывают в

скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения указывают полностью в

соответствии с утвержденной структурой ПАО «Альфа»;

3) индекс дела проставляют в соответствии с номенклатурой дел

организации;

4) заголовок дела переносят из номенклатуры дел организации, в

необходимых случаях заголовок уточняют;

5) даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования организации или подразделения в течение

периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое

подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывают новое

наименование организации или подразделения, а прежнее наименование

заключают в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносят на обложку из номенклатуры дел.

Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части)

выносят общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Как определить даты делаКакие документы содержит дело Как определить даты делаПриказы Крайние даты документов дела, то есть даты

(число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Дело состоит из нескольких томов, частей

Документы, даты которых выходят за крайние Под датами дела, с новой строки делается © Справочник кадровика, 2020


даты дела запись:«В деле имеются документы за ... год(ы)»

Годовые планы и отчеты Даты можно не указывать, так как они отражаются в заголовке дела

Протоколы заседаний Даты первого и последнего протоколаЛичное дело Даты подписания приказа о приеме или дата

заключения трудового договора и приказа об увольнении

При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначают

арабскими цифрами, название месяца пишут словом.

Реквизит «срок хранения дела» переносят на обложку дела из номенклатуры

дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых

документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков

хранения.

На делах постоянного хранения пишут: «Хранить постоянно».

8.38. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и

временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносят уточнения. При несоответствии

заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела

вносятся изменения и дополнения.

Наименования организации и подразделения, год и номер дела можно

проставлять на обложке с помощью штампа.

8.39. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка

расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа

заверителя и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой

нумерацией. Листы нумеруют графитовым карандашом или нумератором

(употреблять чернила и цветные карандаши для нумерации листов не допускается)

сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста

документа.

Как нумеровать листы документов дела Какие листы нумеровать Как нумероватьЛисты внутренней описи ОтдельноЛисты дел, состоящих из нескольких томов или частей

По каждому тому или части отдельно

Документы с собственной нумерацией листов В общем порядкеЛист любого формата, подшитый за один край Как один лист в правом верхнем углуСложенный лист Разворачивается и нумеруется в правом

верхнем углу


Лист, сложенный и подшитый за середину Перешивается и нумеруется как один листКонверт с вложением Сначала нумеруется конверт, а затем

очередным порядковым номером каждое вложение в конверте

Если в нумерации листов допустили более 10 ошибок, все дело нумеруют

заново. При этом старые номера зачеркивают, рядом ставят новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается

употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.40. После завершения нумерации листов составляют лист-заверитель дела,

который располагают в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью

указывают количество листов в данном деле, особенности отдельных документов:

неясный текст, разрывы, склейки.

Лист-заверитель дела подписывает составитель с указанием должности,

инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляют

на обложке дела.

Если дело переплели и подшили без листа-заверителя, то составленный

лист-заверитель подклеивают к внутренней стороне задней обложки дела.

8.41. Для учета документов определенных категорий постоянного и

временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой

документации, включенной в дело, составляют внутреннюю опись документов

дела, которую помещают в его начало.

Внутреннюю опись включают в дела особой значимости, а также в дела,

сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают

конкретного содержания документов.

Внутреннюю опись документов дела составляют также на объемные дела

постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и

быстрого поиска документов в деле.

В конце внутренней описи указывают цифрами и прописью количество

включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись документов дела подписывает составитель с указанием

должности, инициалов и фамилии, даты составления.


Если дело переплели и подшили без внутренней описи, то составленную

внутреннюю опись подклеивают к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.42. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и

по личному составу, составляющие дело, помещают в твердые обложки из

картона, подшивают в четыре прокола или переплетают с учетом возможности

свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещают перед

документом. При подготовке дел к подшивке проверяют правильность их

формирования, оформления. Все пластиковые и металлические крепления, а также

термопереплеты из документов удаляют.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных

документов, можно передавать на хранение в закрытых твердых папках с тремя

клапанами и с завязками или в коробках.

8.43. Электронные документы отдел кадров готовит к передаче в архив ПАО

«Альфа» совместно с канцелярией и отделом системного администрирования.

8.44. Электронные документы, отобранные к передаче в архив ПАО

«Альфа»,нужно обработать:

- конвертировать электронный документ в формат архивного

документа;

- сформировать в СЭД электронные дела - совокупность контейнеров

электронных документов или контейнер электронного документа, который

включает: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных

подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в

формате PDF/A;

- сформировать описи электронных дел, документов отдела кадров;

- записать электронные документы на физически обособленные

материальные носители, если документы передают в архив ПАО «Альфа» не по

сети;

- проверить воспроизводимость электронных документов;

- проверить электронные документы на наличие вредоносных


компьютерных программ;

- подтвердить целостность электронного дела электронной подписью

начальника отдела кадров.

8.45. Электронные документы передают в архив ПАО «Альфа» по сети или

на физически обособленных носителях, без сохранения данных электронных

документов в СЭД.

8.46. Описи дел отдел кадров составляет под методическим руководством


Описи дел составляют отдельно:

- на дела постоянного хранения;

- дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- дела по личному составу;

- электронные дела;

- дела, состоящие из документов, характерных для ПАЛ «Альфа».

Отдел кадров передает дела в архив ПАО «Альфа» по описям дел отдела.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не

составляют, в архив такие дела не передают.

Для электронных документов описи дел формируют в СЭД.

8.47. Описи дел отдела кадров представляют в архив ПАЛ «Альфа» не ранее,

чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в

делопроизводстве.

8.48. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с


самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать

следующие сведения:

- порядковый номер дела по описи;



- крайние даты дела;

- количество листов в деле;


- примечания.

8.49. При составлении описи дел отдела кадров:

1) заголовки дел вносят в опись в соответствии с принятой схемой

систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

2) каждое дело вносят в опись под самостоятельным порядковым

номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или

часть вносятся в опись под самостоятельным номером;

3) порядок нумерации дел в описи - валовый;

4) графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые

вынесены на обложку дела;

5) при внесении в опись подряд дел, томов, частей с одинаковыми

заголовками заголовки всех дел, томов, частей пишутся полностью; при внесении

в опись последнего заголовка добавляют слово «Последний»;

6) графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел,

особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным

подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.

8.50. Перед внесением заголовков дел в опись проверяют качество

формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись,

количеству заведенных дел по номенклатуре дел ПАО «Альфа».

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняют

итоговую запись, в которой указывают цифрами и прописью:

- количество дел, числящихся по описи;


- первый и последний номера дел по описи;

- особенности нумерации дел в описи: литерные номера и пропущенные

номера.

8.51. Порядок присвоения номеров описям дел отдела кадров и других

структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом ПАО

«Альфа».

8.52. При составлении описи электронных дел в опись включают:

- порядковый номер электронного дела по описи;

- индекс электронного дела;


- дату дела (тома, части);


- объем электронного дела в Мб;

- примечания.

В составе описи электронных дел в СЭД формируют реестр электронных

документов - контейнеров электронных документов, в котором указывают

сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

8.53. Описи дел отдела кадров подписывает начальник отдела кадров. После

описи согласовывают с канцелярией. Реестр электронных документов, который

прилагают к описи электронных документов, подписывает составитель реестра с

указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

8.54. Описи дел отдела кадров составляют в двух экземплярах на бумажном

носителе. Один экземпляр передают вместе с делами в архив ПАО «Альфа».

Второй оставляют в качестве контрольного экземпляра в отделе кадров.

В архив ПАО «Альфа» также передают по экземпляру описей дел в

электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для

подготовки архивных описей дел, документов, годовых разделов.

8.55. Дела передают на хранение в архив организации в соответствии с

графиком передачи документов. График согласовывают с руководителями

структурных подразделений. Утверждает график директор ПАО «Альфа» или


иное уполномоченное им лицо.

8.56. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения,

документы по личному составу, электронные документы передают в архив ПААО

«Альфа» не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после

завершения их в делопроизводстве.

8.57. Отдел кадров передает дела в архив ПАО «Альфа» по описям дел

отдела кадров.

8.58. Архивариус проверяет:

- правильность оформления и формирования дел;

- правильность составления описей дел;

- соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,

сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Работники отдела кадров обязаны в двухнедельный срок устранить

выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел.

8.59. Каждое дело отдела кадров принимают в архив ПАО «Альфа» в

присутствии инспектора по кадрам, который отвечает за кадровое

делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,

включенного в нее, делают отметку о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывают цифрами и

прописью:

- количество фактически принятых в архив дел, в том числе

электронных;

- номера отсутствующих дел;

- дату приема-передачи дел.

Работник отдела кадров и архивариус ставят свои подписи в итоговой

записи.

8.60. Электронные документы отдела кадров передают в архив ПАО

«Альфа» на основании описей электронных дел по сети или на физически

обособленных материальных носителях в двух идентичных экземплярах.

8.61. В случае ликвидации или реорганизации отдела кадров работники


формируют в дела все имеющиеся документы, оформляют их и передают в архив

ПАО «Альфа», независимо от сроков хранения. Передавать дела следует по

описям дел и номенклатуре дел.

8.62. На дела с истекшими сроками хранения в отделе кадров составляют

предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих

хранению.

На основе предложений отдела кадров и других структурных подразделений

канцелярия составляет акт о выделении к уничтожению документов, не

подлежащих хранению, на дела всей организации. Заголовки однородных дел,

отобранных к уничтожению, вносят в акт под общим заголовком с указанием

количества дел, отнесенных к данной группе.

8.63. Дела включают в акт о выделении к уничтожению документов, не

подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1

января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2015 году дела с

трехлетним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет

составлен не ранее 1 января 2019 года.

8.64. Дела с отметкой «ЭПК», что означает «часть документов может быть

отнесена к сроку хранения «Постоянно»», просматривают полистно. Выявленные

документы постоянного хранения выделяют и присоединяют к однородным делам

или формируют в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой «ЭПК» включают в акт, при этом

отметка «ЭПК» в акте не указывают.

8.65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих

хранению, передают на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями

дел постоянного хранения и по личному составу.

8.66. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих

хранению, утверждает директор ПАО «Альфа». После этого акт согласовывает

архив и дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

8.67. Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку,

утилизацию. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной.


После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляют отметки, которые

заверяет работник канцелярии, с датой:

«Уничтожено. См. акт № _____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия».

8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения выделяют к

уничтожению на общих основаниях, после чего проводят их физическое

уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с

соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных


Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя

восстановить средствами информационной системы на носителях информации и

из резервных копий.

8.69. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих

хранению, хранят постоянно.

9. Организация доступа к документам по личному составу

и их использования

9.1. Дела, которые хранят в отделе кадров, канцелярии, других структурных

подразделениях, могут выдавать работникам других подразделений для

ознакомления или временного использования в работе. Для этого работник

должен сделать запрос, подписанный руководителем структурного подразделения,

запрашивающего дело или документ, и с разрешения начальника канцелярии или

структурного подразделения, документы которого запрашиваются.

9.2. Дела, документы выдают во временное пользование работникам ПАО

«Альфа» на срок не более одного месяца.

Государственным органам дела и отдельные документы выдают на

основании их письменных запросов с разрешения директора ПАО «Альфа» или

иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок использования документов продлевают.

9.3. В письменном запросе работников ПАО «Альфа» о выдаче документов


во временное пользование должны быть причины, по которым запрашивают дело

цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель. Карту помещают на

место выданного дела. В ней указывают:


- дата выдачи;

- кому дело выдано;

- дату его возвращения.

В карте следует предусмотреть графы для подписей в получении и приеме

дела.

На место изъятого подлинника документа работник отдела кадров

вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок

выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело

помещают заверенную копию документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела или документы

изымались по запросам государственных органов, подлинники документов

должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.

9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в

базах данных информационных систем, выдают для использования в виде копий

электронных документов.

9.6. Порядок доступа работников ПАО «Альфа» к документам, в СЭД,

устанавливается в соответствии с персональными учетными записями работников

в СЭД.

Работникам, не имеющим права доступа к СЭД, электронные документы

выдают в соответствии с пунктами 9.1 - 9.3 Инструкции, на физически

обособленном носителе, высылают по электронному адресу работника,

запрашивающего документ, или иным образом.

9.7. В отделе кадров ведется учет выданных дел, документов и контроль их

своевременного возврата. Электронные дела, документы возврату не подлежат.

9.8. Работники ПАО «Альфа» обязаны обеспечивать сохранность


полученных во временное пользование документов, дел на бумажном носителе и

использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с

требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных

документов или их копий работникам других подразделений или организаций.

9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности ПАО

«Альфа», производится в соответствии с законом.

9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного

распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения

директора ПАО «Альфа» или иного уполномоченного им лица с извещением

руководителя подразделения, документы которого изымаются.

9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируют в протоколе (акте)

изъятия (выемки) документов, который составляют не менее чем в двух

экземплярах и подписывают уполномоченные представители ПАО «Альфа» и

соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается

опись (реестр) изъятых документов (дел).

9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещают заверенные

копии документов, на обороте указывают:

- основание изъятия подлинника;

- срок возврата;

- дату и подпись работника, ответственного за формирование и/или

хранение дела.

9.13. Подлинник документа, который изъяли из дела на основе

соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращают

в дело. Копию, помещенную в дело вместо подлинника, изымают.

10. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов, бланков документов, носителей электронных подписей

10.1. Бланки документов ПАО «Альфа» разрабатывает канцелярия.

Бланки первичных учетных документов по учету труда и его оплате


разрабатывает отдел кадров совместно с бухгалтерией.

10.2. Образцы бланков документов включают в состав альбома бланков.

Бланки первичных учетных документов по учету труда и его оплате включают в

состав Бухгалтерской учетной политики на очередной календарный год

10.3. Работники отдела кадров при подготовке документов могут

использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков

соответствуют образцам бланков, которые утвердил директор ПАО «Альфа».

10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые

в организации, нельзя передавать другим организациям, должностным и

физическим лицам.

10.5. Канцелярия контролирует правильность использования бланков


10.6. В ПАО «Альфа» используют печать организации и печати

подразделений, в том числе печать отдела кадров.

10.7. Печать отдела кадров изготавливают в единственном экземпляре.

10.9. Печатью ПАО «Альфа» заверяют подлинность подписи директора

ПАО «Альфа» на документах и копиях документов.

Печатью отдела кадров заверяют копии документов по личному составу.

10.10. Печати и штампы выдают работникам, ответственным за их

использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет

печатей и штампов организации ведет канцелярия.

10.11. При использовании в работе печати и штампы хранят в запирающихся

шкафах или сейфах.

10.12. Передавать печати и штампы посторонним лицам не допускается.

Выносить печати и штампы за пределы ПАО «Альфа» можно в исключительных

случаях по решению директора ПАО «Альфа».

10.13. Канцелярия ежегодно проверяет соблюдение работниками условий

использования и хранения печатей и штампов в отделе кадров и других

подразделениях.

10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы


возвращают в канцелярию для централизованного уничтожения. Печати

уничтожают по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и

штампов.

10.15. Для обмена электронными документами в ПАО «Альфа» используют

усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав работников

организации - владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей

определяет директор ПАО «Альфа».

10.16. При передаче ПАО «Альфа» электронных документов на

электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными

документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях используют

усиленные неквалифицированные электронные подписи или простые электронные

подписи.

10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный

электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном

носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним

юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

1) ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на

момент подписания электронного документа является действительным

(достоверным), не утратил силу (не отозван);

2) подтверждена подлинность электронной подписи в электронном

документе;

3) дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

4) электронная подпись используется в соответствии с установленным в

организации распределением права подписи документов между должностными

лицами и работниками.

10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в

СЭД должен осуществлять администратор СЭД.

10.19. Канцелярия ведет учет ключей электронных подписей в специальном

журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по

истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.


10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется

в порядке, установленном локальным нормативным актом, устанавливающим

порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с

документами.

10.21 Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является

конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с

законодательством Российской Федерации.

11. Электронные документы

11.1. Перечень документов, создание, хранение и использование которых

осуществляются исключительно в форме электронных документов, содержится в

приложении 4 к настоящей Инструкции.

11.2. Электронные документы имеют установленный состав реквизитов, их

расположение и оформление. Реквизиты оформляются по тем же правилам, что и

в традиционных документах.

Альбом электронных шаблонов содержится в приложении 5 к настоящей

Инструкции



Как оформлять реквизиты на документах по личному составу по ГОСТ Р 7.0.97-2016Реквизит Зачем нужен

реквизитКак оформить Где ставить Образец

Наименование организации – автора документа

Придать документу юридическую силу, назвать автора документа

Наименование компании указывайте официальное - так же, как закрепили его в учредительных документах. Под наименованием компании в скобках укажите сокращенное наименование, если предусмотрели его уставом

1. Посередине верхнего поля бланка документа при продольном расположении реквизитов.

2. В левом углу верхнего поля бланка документа при угловом расположении реквизитов.



Наименование структурного подразделения – автора документа


Наименование структурного подразделения компании, филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа указывайте в бланках подразделений официальное – так же, как закрепили его в штатном расписании или приказе о создании коллегиального либо совещательного органа

Под наименованием организации

Публичное акционерное общество «Альфа»(ПАО «Альфа»)Отдел кадров

Наименование должности лица – автора документа


Наименование должности указывайте в бланках должностных лиц в соответствии со штатным расписанием

Под наименованием организации

Публичное акционерное общество «Альфа»(ПАО «Альфа»)Начальник отдела кадров


Справочные данные об организации

Облегчить работу с документом, который направляют гражданину или в другую организацию, назвать автора документа

Справочные данные об организации указывайте в бланках писем:- почтовый адрес организации;- место нахождения организации, если он не совпадает с почтовым адресом;- номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес;- код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП

В левом верхнем углу под наименованием организации

Яблочкова ул., д. 11,Москва, 127130Тел.: +7(499)123-45-67, факс: +7(499)765-43-21;E-mail: [email protected]ОКПО 43219071,ОГРН 1234567890123,ИНН 7654813801,КПП 156718293

Наименование вида документа

Облегчить хранение и поиск документа, работу с ним внутри компании

Наименование вида документа указывайте заглавным буквами на всех документах, за исключением писем

1. Посередине верхнего поля бланка документа при продольном расположении реквизитов.

2. В левом углу верхнего поля бланка документа при угловом расположении реквизитов.

ИНСТРУКЦИЯПОЛОЖЕНИЕУВЕДОМЛЕНИЕПРЕДЛОЖЕНИЕДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКАПРИКАЗ

Дата документа

Придать документу юридическую силу, облегчить

Дату подписания или утверждения документа либо дату события, зафиксированного в документе, записывайте в последовательности: день месяца, месяц, год:- арабскими цифрами, разделенными точками;

Между реквизитами «Автор документа» и «Место составления или издания документа»

03.10.20183 октября 2018 г.


хранение и поиск документа,

- словесно-цифровым способом.Если день месяца обозначается одной цифрой (от 1 до 9), не пишите в дате 0

Регистрационный номер документа

Облегчить хранение и поиск документа, обеспечить работу с документов внутри компании

Регистрационный номер - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа – проставляйте так, как утвердили в компании. Порядковый номер документа дополняйте цифровыми или буквенными кодами, принятыми в вашей компании

После реквизита «Дата документа», между реквизитами «Автор документа» и «Место составления или издания документа»

№ 111-к№ 12/08-05№ 04-07/111

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Облегчить хранение и поиск документа, обеспечить работу с документов внутри компании

Ссылку на регистрационный номер и дату поступившего в компанию документа, на который даете ответ, проставляйте на бланках писем

В левом верхнем углу под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа»

На № 12/08-05 от 03.10.2018

Место Придать Место составления или издания документа После реквизитов «Дата Москва


составления или издания документа

документу юридическую силу, назвать автора документа

указывайте во всех документах, кроме писем, а также служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов, в соответствии с принятым административно-территориальным делением

документов» и «Регистрационный номер документа»

Гриф ограничения доступа к документу

Подтвердить выполнение кадровых процедур, облегчить работу с документом внутри компании

Ограничительную надпись ставьте на документах, содержащих информацию, доступ к которой ограничен законом. Дополните гриф номером экземпляра документа и другими необходимыми сведениями

В правом верхнем углу первого листа документа, проекта документа, сопроводительного письма к документу на границе верхнего поля

Персональные данные сотрудников

Коммерческая тайнаЭкз. № 2

Адресат Подтвердить выполнение кадровых процедур, облегчить работу с документом, который направляют гражданину или в другую организацию

Адресата указывайте на письмах и внутренних информационно-справочных документах.1. Если направляете документ руководителю организации, укажите наименование его должности, включающее наименование организации, в дательном падеже, а затем его фамилию и инициалы.2. Если направляете письмо в организацию, указывайте ее полное и сокращенное наименование в именительном падеже.3. Если направляете письмо в структурное подразделение организации, укажите в

1. В верхней правой части документа на бланке с угловым расположением реквизитов.

2. Справа под реквизитами

1. Генеральному директору ПАО «Союз»Грачеву Е.Н.

2. Публичное акционерное общество «Союз»(ПАО «Союз»)

3. Публичное акционерное общество «Союз»


именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения.4. Если направляете письмо руководителю структурного подразделения организации, укажите в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.5. В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывайте в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утв. приказами Минкомсвязи от 31.07.2014 № 234.

6. Если направляете письмо физическому лицу указывайте: фамилию, инициалы, почтовый адрес.

7. Если направляете письмо по электронной почте или факсимильной связи без досылки по почте, почтовый адрес не указывайте. Укажите адрес электронной почты или номер факса

бланка при продольном расположении реквизитов бланка.

Строки реквизита выравнивайте по левому краю или центруйте относительно самой длинной строки

(ПАО «Союз»)Отдел кадров4. Публичное акционерное общество «Союз»(ПАО «Союз»)Начальнику отдела кадровКоротковой А.Ю.

5. Публичное акционерное общество «Союз»(ПАО «Союз»)Кравцова ул., д. 111,Москва, 1132586. Егорову А.Н.Дмитровская ул., д. 15, кв. 111,г. Мытищи, Московская обл.,3114527. Публичное акционерное общество «Союз»(ПАО «Союз»)[email protected]

Гриф утверждения документа

Придать документу юридическую силу, подтвердить выполнение

1. Если документ утверждает должностное лицо, укажите:- слово УТВЕРЖДАЮ;- наименование должности лица, утверждающего документ;- инициалы и фамилию лица, утверждающего

В правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравнивайте по левому краю или центруйте относительно самой

1.УТВЕРЖДАЮДиректор ПАО «Альфа»Соловьев Ю.В. Соловьев 03.10.2018

2.УТВЕРЖДЕНА


кадровых процедур

документ.Тот, кто будет утверждать документ, поставит подпись и дату утверждения.2. Если документ утверждается распорядительным документом, укажите:- слово УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО;- наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.3. Если документ утверждает коллегиальный орган, решение которого фиксируется в протоколе, укажите:- наименование органа, решением которого утвержден документ;- дату и номер протокола в скобках

длинной строки приказом ПАО «Альфа»от 03.0.2018 № 110

3. УТВЕРЖДЕНОСоветом директоровПАО «Альфа»(протокол от 03.10.2018 № 11-п)

Заголовок к тексту

Облегчить хранение и поиск документа, облегчить работу с документом внутри компании

В заголовке к тексту указывайте в заголовке краткое содержание документа с предлогом «О» или «Об». Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?»

Под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

В приказах заголовок к тексту можете оформлять над текстом посередине рабочего поля документа и центрировать относительно самой длинной строки

Об изменении штатного расписания

Об увольнении Удальцова В.Е.

О представлении письменных объяснений


Текст документа

Создать документ

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты. Нумеруйте их арабскими цифрами. Не делайте более четырех уровней рубрикации текста.В приказах текст излагайте от первого лица единственного числа: «приказываю».В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагайте от третьего лица единственного числа: «коллегия… постановляет».Текст протокола излагайте от третьего лица множественного числа: «слушали», «выступили», «постановили», «решили».В письмах излагайте текст от первого лица множественного числа «»просим направить»), от третьего лица единственного числа («общество считает возможным»), от первого лица единственного числа («предлагаю рассмотреть»).В тексте употребляйте только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.При употреблении в тексте имен инициалы указывайте после фамилии

В центре документа. Текст выравнивайте по ширине листа

В связи с появлением на работе в состоянии опьянения отстранить от работы водителя Петрова Владимира Леонидовича с 11 ч 30 мин 3 июля 2017 года до полного вытрезвления без начисления заработной платы в период отстранения (ст. 76 Трудового кодекса Российской Федерации).

Отметка о приложении

Облегчить хранение и поиск документа, обеспечить работу с документом

В информационно-справочных документах указывайте сведения о документах, которые прилагаете к основному. В распорядительных документах и локальных актах ставьте ссылки на то, что документы являются приложениями к основному.1. Если приложение названо в тексте, не

1. В сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах отметку о приложении оформляйте под текстом от

1. Приложение: на 2 л. в 1 экз.

2. Приложение: 1. Проект приказа об увольнении на 1 л. в 1 экз.2. Докладная записка


внутри компании

указывайте название документа.2. Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывайте названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения.3. В распорядительных документах в тексте при первом упоминании документа-приложения укажите в скобках: «(приложение)» или «(приложение 1)». Перед номером приложения можете ставить знак номера: «(приложение № 1)».На первом листе документа-приложения укажите, что он прилагается к основному документу

границы левого поля.Строки выравнивайте по левому краю или центрируйте относительно самой длинной строки.

2. В распорядительных документах, договорах, локальных актах отметки о приложении указывайте в тексте документа.

Отметку о приложении укажите на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу.Строки реквизита выравнивайте по левому краю или центрируйте относительно самой длинной строки

начальника юридического отдела на 1 л. в 1 экз.

3. В соответствии с Перечнем работников с ненормированным рабочим днем (приложение № 3).

Приложение № 3к Правилам внутреннего

трудового распорядкаПАО «Альфа»

от 12.12.2016 № 1-лна


Гриф согласования документа

Придать документу юридическую силу, подтвердить совершение кадровых процедур

Гриф согласования оформляйте при внешнем и внутреннем согласовании документа.1. Если документ согласовывает должностное лицо, укажите:- слово СОГЛАСОВАНО;- наименование должности лица, которое согласовало документ, включая наименование организации;- инициалы и фамилию.Тот, кто согласовывает документ, поставит свою подпись и дату.2. Если документ согласовывает коллегиальный орган, укажите:- сведения об органе, согласовавшем документ;- дату и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.3. Если документ согласован письмом, укажите:- вид документа;- организацию – автора документа;- дату и номер письма

1) На первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю.Если документ имеет титульный лист, - на титульном листе.

2) На последнем листе документа под текстом.

3) На листе согласования, который является неотъемлемой частью документа

1. СОГЛАСОВАНОВоенный комиссар Объединенного военного комиссариата Останкинского района СВАО МосквыМайорСедых К.Ю. Седых12.12.2017

2. СОГЛАСОВАНОПрофкомом ПАО «Альфа»(протокол от 05.10.2018 № 13)

3. СОГЛАСОВАНОПисьмом архива Москвыот 03.10.2018 № 113/17

Виза Подтвердить выполнение кадровых процедур, облегчить работу с документом внутри компании

Визу оформляйте при внутреннем согласовании документа. Укажите:- должность визирующего,- расшифровку подписи – инициалы и фамилию.Сотрудник, который согласовывает документ поставит свою подпись и дату. Если к документу есть замечания, он дополнит визу фразой «Замечания прилагаются»

1. Во внутренних документах:- на последнем листе документа под подписью;- или на обороте последнего листа подлинника документа;- или на листе согласования, который прилагают к документу.

Начальник отдела кадровСеменова Ю.А. Семенова03.10.2018

Замечания прилагаютсяНачальник отдела кадровСеменова Ю.А. Семенова03.10.2018


2. На исходящих документах – на экземплярах документов, которые помещают в дело

Подпись Придать документу юридическую силу

Кадровый документы подписывает руководитель или иное полномочное должностное лицо. Укажите наименование должности, расшифровку подписи – инициалы и фамилию. Руководитель поставит свою подпись

Под текстом документа Директор Соловьев Ю.В. Соловьев

Отметка об электронной подписи

Придать документу юридическую силу

Отметку используйте при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью. Отметка включает:- фразу «Документ подписан электронной подписью»;- номер сертификата ключа электронной подписи;- фамилию, имя, отчество владельца сертификата;- срок действия сертификата ключа электронной подписи

Отметка размещается в месте, которое соответствует месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.Элементы отметки не должны перекрывать элементы текста документа

Печать Придать документу юридическую силу

Применяйте реквизит, если в вашей компании есть печать.Заверяйте печатью организации подлинность подписи должностного лица на документах,

Проставляйте печать, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего


которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансами и на иных документах, которые должны быть заверены печатью по закону.

документ, или в месте, обозначенном «МП» – «Место печати»

Отметка об исполнителе

Обеспечить работу с документом внутри компании

Ставьте отметку на документе, который вы подготовили.Укажите свои фамилию, имя, отчество и номер телефона. Вы можете дополнить отметку наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом

На лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля.

Если нет места – на оборотной стороне внизу слева.

Можно оформлять отметку как нижний колонтитул и печатать шрифтом меньшего размера.

Семенова Виктория Семеновна,Отдел кадров, инспектор по кадрам+7(499)123-55-66, [email protected]


Отметка о заверении копии

Подтвердить выполнение кадровых процедур, придать копии юридическую силу

Ставьте отметку на копии чтобы подтвердить соответствие копии документа или выписки из него подлиннику. Укажите:- слово «Верно»;- свою должность;- подпись;- расшифровку подписи – инициалы, фамилию;- дату заверения копии или выписки из документа

Под реквизитом «Подпись»

ВерноИнспектор отдела кадровСеменова В.С. Семенова03.10.2018

Отметка о поступлении документа

Подтвердить совершение определенных действий

Отметкой подтверждайте, что документ поступил в организацию. Укажите:- дату поступления;- регистрационный номер документа.Можете дополнить отметку временем поступления в часах и минутах и способом доставки.Для отметки о поступлении документов можно заготовить штамп

На свободном месте рабочего поля первого листа документа

Резолюция Подтвердить выполнение кадровых процедур

Резолюцию на документе ставит руководитель или иное должностное лицо, полномочное принимать решения по кадровым вопросам.Резолюция включает:- фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;- поручение по документу,- при необходимости – срок исполнения,- подпись и дату.

На свободном месте рабочего поля первого листа документа

Семеновой В.С.В срок до 05.10.2018 подготовить проект

приказаоб увольнении Егорова

Ю.К.Соловьев 03.10.2018

Отметка о контроле

Обеспечить работу с документом внутри компании

Ставьте штамп, когда оформляете документ на контроль

На верхнем поле документа

Отметка о Облегчить Определяйте место хранения документа после Посередине нижнего поля В дело № 04-01 за 2018 г.© Справочник кадровика, 2020


ПАО «Альфа»Дата ___03.10.2018№ ___71-05-08__

направлении документа в дело

поиск и хранение документа, обеспечить работу с документом внутри компании

того, как завершите с ним работу. Включите в отметку:- слова «В дело»,- индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещаете документ на хранение, с указанием года,- свою должность, подпись и дату.Можете дополнять эту отметку краткими сведениями о том, как исполнен документ

первого листа документа Инспектор отдела кадровСеменова 03.10.2018



Рекомендуемый образец положения о структурном подразделении


Публичное акционерное общество «Альфа» УТВЕРЖДЕНО(ПАО «Альфа») приказом директораПОЛОЖЕНИЕ ПАО «Альфа»Москва от _________ № ___об отделе кадров

СТРУКТУРА ТЕКСТА

Общие положенияОсновные задачиФункцииПрава и обязанностиОтветственностьВзаимоотношения. СвязиОрганизация работы

Наименование должностируководителя структурногоподразделения Подпись Расшифровка подписи

Визы согласованияс заинтересованными должностными лицами

С положением ознакомлены:

Наименования должностей работников подписи Расшифровки подписейдаты

В дело № ______Наименование должности работника

Подпись... Дата



Рекомендуемый образец приказа по основной деятельности

Публичное акционерное общество «Альфа»(ПАО «Альфа»)

ПРИКАЗ

____________ № ______Москва

О разработке ________________________________

В связи с ___________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:1. _____________________________ разработать _______________________.

Ответственный за разработку текста документа – _____________. Срок – до ___________.

2. ____________ согласовать проект _______________________________________ с ____________________________________. При необходимости доработать проект по замечаниям. Срок – до _____________.

3. _______________________________________________________________.4. ___________ представить проект _________________________на

утверждение в срок до _______________.5. Контроль за исполнением приказа ______________________________.

Наименование должностируководителя организацииили иного уполномоченногодолжностного лица Личная подпись Расшифровка подписи

С приказом ознакомлены:Наименования должностей личные подписи расшифровки подписей

даты




Рекомендуемый образец приказа по личному составу на бланке приказа


ПРИКАЗ

________ № ___ -к

Москва

О привлечении _____________ к дисциплинарной ответственности

За совершение дисциплинарного проступка ____________________________привлечь __________________________________ к дисциплинарной ответственности в виде замечания.

Основание: ...

Наименованиедолжностируководителя организацииили иного уполномоченного лица Личная подпись Расшифровка подписи

С приказом ознакомлен:Наименование должности работника Личная подпись Расшифровка подписи

Дата


Подпись... Дата© Справочник кадровика, 2020



Рекомендуемый образец протоколаПубличное акционерное общество «Альфа»

(ПАО «Альфа»)ПРОТОКОЛ

_____________________________________________(заголовок)

_____________ № ____Место

Председательствующий - _____________________(Фамилия И.О.)

Секретарь - ________________________(Фамилия И.О.)

Присутствовали: ___________________________________________________

Приглашенные: ____________________________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:1. О __________________________________________ Доклад ________________________

(должность, Ф.И.О.)2. О _______________________________________ Сообщение ________________________

(должность, Ф.И.О.)

1.СЛУШАЛИ:Фамилия И.О., должность – изложение содержания доклада (или: текст доклада

прилагается)

ВОПРОСЫ:Фамилия И.О., должность – вопросОтвет -

ВЫСТУПИЛИ:Фамилия И.О., должность – содержание выступленияФамилия И.О., должность – содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:1. Утвердить ____________________________________________________________.Голосование:_________________________________________.

2. Подготовить __________________________________________________________. Ответственный ____________________________. Срок _________________________.

2.СЛУШАЛИ:Фамилия И.О., должность – изложение содержания доклада


ВЫСТУПИЛИ:Фамилия И.О., должность – содержание выступленияФамилия И.О., должность – содержание выступления

ПОСТАНОВИЛИ:1. Утвердить ____________________________________________________________.Голосование:_________________________________________.

2. Подготовить __________________________________________________________. Ответственный ____________________________. Срок _________________________.

Председательствующий Личная подпись Расшифровка подписи

Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи

С протоколом ознакомлены:

Наименования должностей работников,названных в постановляющейчасти протокола Личные подписи Расшифровки подписей

Даты





Рекомендуемый образец письма

Наименование организации Адресат

Адрес Адрес

Реквизиты

__________ № _____

На № ____________ от ________

О ____________________

Уважаемый ______________________ !

Текст письма

Наименование должности руководителя организации или иного уполномоченного лица Личная подпись Расшифровка подписи

И.О. Фамилия исполнителя№ телефона



Рекомендуемый образец акта


АКТ___________ № ____

Москва

О ________________________________________

Нами:________________________________________________________составлен акт о том, что:

ТЕКСТ

Составлен в _____ экземплярах:1-й экз. – ____________________(куда, кому)2-й экз. – ____________________(куда, кому)

Приложение: ____________________________ на _____ л. в ____ экз.(наименование документа)

Наименование должностейработников, составивших акт личные подписи расшифровки подписей

С актом ознакомлен:Наименованиедолжности работника Личная подпись Расшифровка подписи

Дата





Рекомендуемый образец докладной записки

Наименование Должность, ФИОструктурного руководителя организацииподразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА________________ № ____

О ____________________________________________

Резолюция

ТЕКСТ

Наименованиедолжности работника Личная подпись Расшифровка подписи





Примерный перечень утверждаемых документов

1. Акты проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел; ликвидации и т. д.

2. Задания на проведение работ, технические и т. д.

3. Инструкции, правила должностные; по делопроизводству; технике

безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).

4. Методические рекомендации.

5. Номенклатура дел организации

6. Нормы и нормативы труда, численности работников и т. д.

7. Описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по

личному составу.

8. Отчеты о производственной деятельности, командировках, работе.

9. Перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем;

сотрудников, на которые распространяются определенные льготы и т. д.

10. Планы производственные; работы подразделения и т. д.

11. Положения об организации; о структурном подразделении; о

премировании и т. д.

12. Правила

13. Программы проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.

14. Регламенты

15. Стандарты организации

16. Структура и штатная численность

17. Унифицированные формы документов

18. Штатное расписание и изменения к нему.

19. Графики отпусков, сменности и т. д.



Примерный перечень документов, заверяемых печатью

организации

1. Акты

2. Справки лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании

бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся

зарплате и т. д.

3. Документы налоговой отчетности

4. Исполнительные листы

5. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право

совершения финансово-хозяйственных операций

6. Письма гарантийные yа выполнение работ, услуг

8. Поручения бюджетные, банковские, пенсионные; платежные,

инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты.

9. Представления и ходатайства о награждении орденами и медалями;

премиями и т. д.

10. Соглашения.



Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов

1. Резюме, направленные для трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы: бухгалтерская отчетность, счета, счета-

фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных

средств, товарные накладные.

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы

по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы, которые требуется подписать, согласовать или

утвердить, а после вернуть.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой «Лично».

9. Печатные издания, каталоги, техническая литература, тематические

и специальные сборники, плакаты.

10. Поздравительные письма, благодарственные письма.

11. Прейскуранты.

12. Пригласительные билеты, приглашения.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы: письма, листовки, проспекты, буклеты.

15. Учебные планы, программы.

16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной

отчетности.


· web view3.88.Уведомление может быть оформлено в виде...

Documents