SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSANPENENTUAN PENERIMA BEASISWA

(Studi Kasus pada TPSDM Propinsi Gorontalo)

Agus Lahinta, ST, M.Kom 1

Abstract

Decision support system for determining grant candidates is an application program used by TPSDM’s Grant Selection Team of Gorontalo Province for selecting candidates who will be granted in objective ways.

Scoring toward the candidates was modeled based on grant’s criteria: Application Letter, Proposal, GPA, Gorontalonesse, TPA’s test, enrolled as active student, etc, which is based on Gorontalo Province’s Governor Rules about TPSDM’s Grant mechanism.

The established system may give some appropriate scoring, whether the candidate is proper or not for getting TPSDM’s grant, is based on the final result of scoring which is evaluated by system. Therefore, this system is expected to help the decision makers, in this case is the selection team, to select the grantees candidates annually.

Keywords: Grant, Data, Decision Support System.

Intisari

Sistem pendukung keputusan untuk penentuan penerima beasiswa merupakan program aplikasi yang digunakan oleh Tim Seleksi Beasiswa TPSDM Propinsi Gorontalo dalam menentukan kandidat yang berhak menerima beasiswa studi secara obyektif.

Penilaian terhadap kandidat ini dimodelkan berdasarkan pada data kriteria atau syarat-syarat beasiswa yaitu diantaranya Surat Permohonan, Proposal Permohonan Bantuan Studi, IPK, Warga Gorontalo, Test TPA, Terdaftar sebagai Mahasiswa aktif, dll yang sesuai dengan SK Gubernur Propinsi Gorontalo tentang mekanisme pemberian beasiswa studi TPSDM.

Sistem yang dibangun dapat menghasilkan penilaian sangat layak, layak atau tidak layaknya kandidat mendapatkan beasiswa TPSDM berdasarkan hasil akhir penilaian yang terevaluasi dari sistem. Sehingga sistem ini diharapkan dapat membantu para pengambil keputusan dalam hal ini Tim Seleksi dalam menentukan kandidat penerima beasiswa setiap tahunnya.

Kata Kunci : beasiswa, data, sistem pendukung keputusan

1 Dosen Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Negeri Gorontalo

1

PENGANTAR

Pengembangan dan peningkatan sumber daya manusia merupakan faktor yang

sangat penting dalam memberikan jawaban terhadap berbagai masalah yang terjadi dalam

suatu organisasi. TPSDM atau Tim Pengembang Sumber Daya Manusia Propinsi

Gorontalo adalah salah satu lembaga pada Pemerintah Daerah Propinsi Gorontalo yang

ditujukan untuk memberikan beasiswa pendidikan bagi mahasiswa asal Gorontalo yang

menuntut ilmu pada jenjang S1, S2 dan S3. Hal ini merupakan penjabaran dari visi dan

misi Propinsi Gorontalo yang terdapat dalam salah satu dari 3 (tiga) program unggulan

yaitu penataan SDM mencakup peningkatan kualitas, penempatan pejabat sesuai dengan

keahliannya dan pengkaderan SDM pemerintahan yang memiliki semangat kewirausahaan,

inovatif, cerdas dan memiliki pengabdian yang tinggi.

Beasiswa yang dialokasikan dari dana anggaran Pemerintah Propinsi Gorontalo dan

disalurkan lewat TPSDM pada tahun 2006/2007 merupakan yang pertama untuk pemberian

beasiswa berupa bantuan studi selama pendidikan. Namun pemberian bantuan studi telah

dilakukan oleh TPSDM sebelumnya berupa bantuan penyelesaian studi bagi mahasiswa

asal Gorontalo yang tengah menyelesaikan tugas akhir mereka. Pada tahun-tahun

mendatang diperkirakan akan banyak jumlah mahasiswa asal Gorontalo yang akan

mengikuti seleksi untuk mendapatkan beasiswa TPSDM, hal ini tentunya akan lebih efisien

dari waktu dan dana dalam proses seleksi apabila Tim Seleksi dapat melibatkan suatu

sistem komputerisasi didalamnya.

Seiring perkembangan komputer, maka kegunaan komputer semakin besar

dirasakan, dimana komputer dapat membantu dalam pengolahan data sehingga pelaksanaan

2

pekerjaan dapat terlaksana dengan cepat dan tepat. Disamping itu pemanfaatan komputer

diberbagai bidang sudah merupakan suatu keharusan. Computer Based Information System

(Sistem Informasi Berbasis Komputer) yang salah satunya adalah Sistem Pendukung

Keputusan (Decision Support System ) adalah suatu sistem informasi komputer yang

interaktif yang dapat memberikan alternatif solusi bagi pembuat keputusan.

Aplikasi DSS banyak digunakan dalam berbagai bidang karena dibangun untuk

mendukung solusi terhadap suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang. Dalam

sistem ini yang memegang peranan penting adalah pengambil keputusan karena sistem

hanya menyediakan alternatif keputusan, sedangkan keputusan akhir tetap ditentukan oleh

decision maker (pengambil keputusan).

CARA PENELITIAN

Penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu desain dan mengimplementasikan

system pendukung keputusan berbasis komputer untuk penentuan penerima beasiswa

TPSDM Propinsi Gorontalo dengan menggunakan pemodelan secara matematik.

Proses pengembangan system pendukung keputusan dilakukan melalui tahapan-

tahapan sebagai berikut:

1. Tahap Penelurusan (Intelligence)

Dari penelitian yang dilakukan melahirkan rumusan masalah penelitian berupa Sistem

Pendukung Keputusan Penentuan Penerima Beasiswa, hasil tahapan penelitian ini

tertuang pada (Lahinta, 2007).

2. Tahap Perancangan (Design)

Setelah perumusan masalah, dilanjutkan dengan pencarian data-data dan informasi

berupa system dan prosedur penentuan penerima beasiswa TPSDM bagi kandidat

3

(dalam hal ini warga masyarakat Gorontalo yang sedang menuntut ilmu di tingkat S1,

S2, S3). Data-data berupa syarat-syarat beasiswa dibuat menjadi kriteria-kriteria

evaluasi dalam menentukan penerima beasiswa bagi kandidat meliputi kriteria kandidat

yang layak untuk mendapatkan beasiswa. (Lahinta, 2007)

3. Tahap Pemilihan (Choice)

Dengan mengacu pada criteria-kriteria penilian yang telah ditetapkan, dibuat model-

model penilaian secara matematis, sejumlah model penilaian seperti ditunjukan pada

gambar 1 yang akan diuraikan kemudian.

4. Tahap Implementasi (Implementation)

Stuktur Sistem Pendukung Keputusan yang ditunjukan pada gambar 1

diimplementasikan dengan suatu bahas pemrograman dan perangkat lunak system

manajemen basis data (Lahinta, 2007).

Gambar 1. Struktur Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Penerima Beasiswa TPSDM

4

Sistem Manajemen Basis Data

Sistem Manajemen Basis Model

Dialog Layar TerminalDialog Input Data KandidatDialog Input Syarat BeasiswaDialog Input Nilai KondisiDiolag Input PT& ProdiDialog Proses PerengkinganLaporan Penillaian Per KandidatLaporan Seluruh KandidatSet Up Penilaian

Basis data SPK

Basis model SPK

Model Penilaian Surat Permohonan ke Gub/TPSDM

Model Penilaian ProposalModel Penilaian WNI

berdomisili di GorontaloModel Penilaian TranskripModel Penilaian IPKModel Penilaian Tidak

menerima beasiswa lainModel Penilaian Surat

rekomendasi HPMIGModel Penilaian TPAModel Penilaian Program

UnggulanModel Penilaian Rayon

Lokasi Kandidat

Data Internal

Data KandidatSyarat-syarat dari

TPSDM

Data Eksternal

SK Gubernur Gorontalo tetang Beasiswa TPSDM

EKSTRAKSI

User

Sedangkan komponen-komponen Sistem Pendukung Keputusan yang digunakan

adalah:

a. Subsistem manajemen data

b. Subsistem manajemen modal

c. Subsistem antar muka pengguna

Model penilaian system pendukung keputusan penerima beasiswa TPSDM terdiri

atas 11 syarat atau kriteria yakni: Surat permohonan kepada Gubernur/TPSDM,

proposal permohonan bantuan, WNI berdomisili di Gorontalo, terdaftar sebagai

mahasiswa (S1, S2, S3), Daftar Nilai/Transkrip, IPK, tidak menerima beasiswa dari

pihak lain, surat rekomendasi dari HPMIG setempat, Test TPA oleh TPSDM,

bidang keilmuan merupakan program unggulan dan rayon lokasi kandidat studi.

Batasan penilaian dimulai dari nilai 0 sebagai yang terendah sampai dengan nilai

100 sebagai yang tertinggi. Sehingga pada acuan kelayakan penentuan penerima

beasiswa TPSDM diukur dengan nilai sebagai berikut: 80 – 100 kategori sangat

layak, 60 – 79 kategori layak dan kurang dari 60 kategori tidak layak.

Tabel 1. Table Model Penilaian Kandidat

No Kriteria Penilaian Nilai Bobot

1 Surat Permohonan Kepada Gubernur/TPSDM

100

0

5% Ya

Tidak

2 Proposal Permohonan Beasiswa

100

0

5% Ya

Tidak

5

3 WNI berdomisili di Gorontalo

100

0

5% Ada KTP Gorontalo

Tidak ada KTP Gorontalo

4 Terdaftar sebagai mahasiswa (S1, S2, S3)

100

0

5% Terdaftar ada bukti KTM

Tidak ada bukti KTM

5 Daftar Nilai (S1) / Transkrip S1 (S2), Transkrip S2 (S3)

100

0

5% Ada daftar nilai / transkrip

Tidak ada daftar nilai / transkrip

6 IPK

100

80

60

20

15 %

> 3.50

3.00 – 3.49

2.50 – 2.99

< 2.50

7 Tidak menerima beasiswa dari instansi lain

100

0

10% Tidak menerima

Menerima

8 Surat Rekomendasi dari HPMIG setempat

100

0

5 % Ada

Tidak

9 Test TPA oleh TPSDM (Nilai)

100

80

60

20

10 %

90 – 100

75 – 89

50 - 74

< 50

10 Bidang keilmuan merupakan program unggulan

100

50

20% Jurusan program unggulan

Non program unggulan

6

11 Rayon lokasi kandidat studi

100

80

60

20

15%

Luar Negeri

Luar Sulawesi

Sulawesi non Gorontalo

Gorontalo

Nilai dari masing-masing kriteria diatas dikalikan dengan besar bobotnya masing-

masing, kemudian dijumlahkan, sehingga diperoleh nilai dari masing-masing kandidat

penerima beasiswa TPSDM.

Perancangan basisdata sistem pendukung keputusan yang akan memberikan

pemahaman secara keseluruhan berupa hubungan antar obyek data, aliran informasi dan

transformasi dari data input menjadi output yang digambarkan secara grafik berupa Entitas

Relationship Diagram (gambar 2) & Data Flow Diagram (gambar 3).

Gambar 2. ERD SPK Penentuan Penerima Beasiswa TPSDM

7

Gambar 3. DFD Level 1 SPK Penentuan Penerima Beasiswa TPSDM

HASIL DAN PEMBAHASAN

Sistem Pendukung Keputusan dibuat untuk menentukan kandidat yang sangat layak

untuk diberikan beasiswa TPSDM Propinsi Gorontalo. Dalam menghasilkan keluaran

tersebut sistem secara keseluruhan melakukan proses sebagai berikut:

Login ke sistem dengan memasukan user dan password penguna sistem.

Implementasi seperti pada gambar 4.

8

Gambar 4. Tampilan awal sistem

Pemrosesan input, terdiri dari pemasukan data kandidat berasal dari berkas yang

dimasukan kepada TPSDM, pemasukan data penilaian berupa bobot dari masing-

masing syarat beasiswa untuk penentuan penerima beasiswa TPSDM.

Pemrosesan penilaian kandidat merupakan salah satu aktivitas untuk mendapatkan

total penilaian terhadap masing-masing kandidat sehingga dapat diputuskan apakah

kandidat masuk dalam kategori sangat layak, layak dan tidak layak, seperti yang

ditampilkan dalam gambar 5.

Gambar 5. Sub Menu Penilaian

9

Penetapan keputusan. Keputusan dihasilkan berdasarkan aktivitas penilaian

terhadap kandidat dan berdasarkan aktivitas input data kandidat yang memenuhi

syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam kriteria penilaian, seperti yang

ditampilkan dalam gambar 5 diatas.

Proses penilaian adalah melakukan proses kalkulasi terhadap semua jenis model

penilaian dan menampilkan hasil dari penetapan keputusannya. Sehingga penilaian

keseluruhan untuk kandidat yang bersangkutan adalah 73 yang mana nilai ini termasuk

dalam kategori layak, dengan mengacu pada nilai sebagai berikut:

Penilaian 80 – 100 kategori Sangat LayakPenilaian 60 – 79 kategori LayakPenilaian 0 – 59 kategori Tidak Layak

Serta diputuskan kandidat tersebut mendapat beasiswa, karena hampir sebagian besar

syarat atau kriteria beasiswa terpenuhi dengan nilai yang masuk kategori layak untuk

dipertimbangkan mendapatkan beasiswa.

KESIMPULAN

Beberapa kesimpulan yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah:

1. Sistem Pendukung Keputusan ini dibuat dengan pemodelan yang memperhatikan

berbagai faktor yang dipakai sebagai model penilaian dan pembobotan bagi kandidat.

2. Sistem Pendukung Keputusan ini memiliki komponen-komponen yang dapat dirubah

baik kriteria maupun bobot nilainya sesuai dengan kesepakatan tim seleksi TPSDM dan

kebutuhannya.

10

3. Sistem Pendukung Keputusan penentuan penerima beasiswa TPSDM memberikan

penilaian kepada setiap kandidat sehingga dapat ditentukan statusnya apakah layak atau

tidak layak untuk mendapatkan beasiswa TPSDM.

4. Hasil yang diperoleh dari sistem ini akan memberikan bantuan penilaian bagi para

pengambil keputusan dalam hal ini tim seleksi beasiswa TPSDM Propinsi Gorontalo

untuk menentukan kelayakan dari masing-masing kandidat.

DAFTAR PUSTAKA

Daihani, D.U, 2001, Komputerisasi Pengambilan Keputusan, Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia, Jakarta.

Lahinta, A, 2007, Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Penerima Beasiswa (Studi Kasus pada TPSDM Propinsi Gorontalo), Tesis, Program Pasca Sarjana Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.

McLeod, R. Jr, 1998, Management Information System, 6th Ed, Prentice Hall. Inc, New Jersey

Permadi, B, 1992, Analytical Hierarchy Process, Pusat Antar Universitas-Studi Ekonomi, Universitas Indonesia, Jakarta.

Ratman, I, 2002, Analisis Keputusan Dalam Pemilihan Alternatif Terbaik Sistem Pemasokan Gas Alam ke Pulau Jawa, Tesis, Departemen Teknik Industri ITB, Bandung.

Riyanto, 2003, Koneksi Data Melalui Borland Delphi dengan database MySql, Elex Media Komputindo, Jakarta.

Turban, E; J. E.A, 1998, Decision Support System and Intelligent System, Fifth Edition, Prentice Hall International, Inev.New Jersey

______ Keputusan Gubernur Gorontalo Nomor 255 Tahun 2006, tentang Mekanisme dan Persyaratan Pemberian Bantuan Penyelesaian akhir studi dan Beasiswa melalui Tim Pengembangan Sumber Daya Manusia (TPSDM) Provinsi Gorontalo, 2006

11