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Microsoft Office 業務に役立つ！活用術Word 2013　ビジネス文書_業務効率アップ

（医療）

Microsoft Office 業務に役立つ！活用術

M

目次人間ドックのご案内（案内文）を効率的に作成する....................................................1

Lesson1.段落書式を設定する...............................................................................3 配置の変更（右揃えと中央揃え）................................................................4 インデントの設定（字下げ・左右インデント・ぶら下げインデント）.............4 箇条書きと段落番号の設定..........................................................................6 行間隔の変更.............................................................................................8

Lesson2．文字書式を設定する...........................................................................10 文字書式の設定........................................................................................10

Lesson3．効率的に表を作成・編集する..............................................................11 表の作成と編集........................................................................................11

Lesson4．差し込み印刷を活用する....................................................................17 差し込み文書の作成.................................................................................17

Office Web Apps を利用する................................................................................21Lesson5．Word Web App を利用する................................................................21

Microsoft Office 業務に役立つ！活用術M

人間ドックのご案内（案内文）を効率的に作成する

案内状やお知らせ文などは、多くの場合 Word を利用して作成します。これらの文書は、

読み手に重要なポイントが伝わるように工夫することが大切です。Word 2013 を使うと、

スピーディな作業で読み手が分りやすい文書にすることができます。

＜完成例＞

1


2


Lesson1.段落書式を設定する

「段落書式」を効果的に設定すると、案内状やお知らせ文を読みやすくすることができ

ます。段落書式には、中央揃え・右揃えなどの配置、インデント、タブ、箇条書き、行間

隔などがあります。

段落書式は、［ホーム］タブや［ページレイアウト］タブの［段落］グループにあるボ

タンや［段落］ダイアログボックスを使用して設定します。（インデントやタブは、

ルーラーを使って設定することもできます）

はじめに、Word の編集作業をしやすくする設定を行いましょう。

［ホーム］タブの［段落］グループにある［編集記号の表示/非表示］　　　を「オン」

にすると、全角スペースやタブなどの編集記号が表示されます。

また、［表示］タブの［ルーラー］チェックボックスを「オン」にしてルーラーを表示

するとインデントやタブ位置を確認できます。

［ホーム］タブの［段落］グループ

［ページレイアウト］タブの［段落］グループ

ルーラー

インデントマーカー

3


配置の変更（右揃えと中央揃え）

・文書の定型の形式に合わせて、日付と発信者をまとめて右揃えにします

・文末の「お問い合わせ先」にも右揃えを設定します（［F4］キーの活用）

・表題（タイトル）を中央揃えにします

① 1 行目の左余白にマウスポインタを移動

し、クリックします。

② ［Ctrl］キーを押しながら 3 行目の左余白

でクリックします。

③ ［ホーム］タブの［右揃え］　　　をク

リックします。

④ ［Ctrl］＋［End］キーを押して文末にカー

ソルを移動し、「お問い合わせ先」の行か

ら「11:00…」の行を範囲選択して［F4］

キーを押します。

※ ［F4］キーは、直前のコマンド（命令）を

繰り返すときに使います。

⑤ 表題「人間ドックのご案内」の行にカーソ

ルを移動し、［ホーム］タブの［中央揃

え］

　　　をクリックします。

インデントの設定（字下げ・左右インデント・ぶら下げインデント）

・「受診セット一式を…」から「…お問い合わせください。」までの段落を 1 文字、

字下げします

・「案内状…」から「ご持参ください。」までの段落のインデントを増やします

① 「受診セット一式を…」の行の左余白にマ

ウスポインタを移動し、「…お問い合わせ

ください。」の行までドラッグして選択し

ます。

・「注意点…」で始まる段落に左インデントを 3 文字、右インデントを 2 文字に設

定し、4 文字のぶら下げインデントを設定します

② ［ホーム］タブの［段落］の［ダイアログ

ボックス起動ツール］　　をクリックしま

す。

［Ctrl］キー+クリック

4


③ ［段落］ダイアログボックスの［最初の

行］の▼をクリックし、［字下げ］を選択

します。

④ ［幅］が「1 字」であることを確認し、

［OK］をクリックします。

⑤ 選択した段落の 1 行目の先頭が、1 文字分

字下げされました。

⑥ ルーラーの［ 1 行目のインデントマー

カー］が１字の位置に移動したことを確認

します。

⑦ 「案内状…」の行の左余白にマウスポイン

タを移動し、「…ご持参ください。」の行

までドラッグして選択します。

⑧ [ホーム］タブの［段落］の［インデントを

増やす］　　をクリックします。

⑨ 2 ページ目の表の下にある「注意点…」の

行にカーソルを移動します。

※ 「注意点…」で始まる段落であれば、どこ

でも構いません。

⑩ ［ページレイアウト］タブの［左インデン

ト］ボックスに「3」字［右インデント］

ボックスに「2」字と設定します。

⑪ 「注意点…」で始まる段落が左 3 文字、右

２文字分内側に調整されました。

⑫ ［ページレイアウト］タブの［段落］の

［ダイアログボックス起動ツール］　　を

クリックします。

⑬ ［段落］ダイアログボックスの［最初の

行］の▼をクリックし、［ぶら下げ］を選

択します。

⑭ ［幅］を「4 字」に設定し、［OK］をク


5


⑮ 「注意点…」で始まる段落の２行目の先頭

が、4 文字分字下げされました。

⑯ ルーラーの各インデントマーカーの位置を

確認します。

箇条書きと段落番号の設定

段落の先頭に記号や番号を付けると、重要な箇所を読みやすくすることができます。

箇条書きや段落番号など使用することが多い書式は、マウスポインタをリボンまで

移動せずミニツールバーから設定することができます。

・「受診コース」、「受診セット一覧」、「オプション一覧」の段落の先頭に「1.2.…」の段落番号を設定します

・「案内状…」から「尿検査容器…」の段落の先頭に任意の記号(行頭文字)を設定し

ます

・「案内状の説明を…」の段落の先頭に「※」を入力し、自動的に箇条書きの設定に

なることを確認します

① 「受診コース」、「受診セット一覧」、

「オプション一覧」の段落を範囲選択しま

す。

② 選択範囲の近くに表示されるミニツール

バーの［段落番号］の▼　　　をクリック

します。

③ 「1.2.…」の段落番号を設定します。

2010 からミニツールバーのボタンでも設定前

に結果がプレビューされるようになりまし

た。

④ 選択した段落の先頭に段落番号が設定され

たことを確認します。

⑤ 「案内状…」から「尿検査容器…」の段落

を範囲選択します。

⑥ ミニツールバーの［箇条書き］の ▼

をクリックします。

⑦ 任意の記号をクリックします。

⑧ 選択した段落の先頭に選択した記号が設定

されたことを確認します。

⑨ 「案内状の説明を…」の段落の先頭にカー

ソルを移動し、「※」と「スペース」を入

ミニツールバー

6


力します。

⑩ 自動的に箇条書きの設定になったことを確

認します。

Skill UP：タブとリーダーを設定する［Tab］キーを利用して文字列の位置を揃える機能を「タブ」といいます。タブで配

置される文字の位置や種類を変更したり、間隔に「…」などのリーダーを設定するこ

とができます。

・「案内状…」から「尿検査容器…」の段落にあらかじめ設定したタブの位置を

「14 字」の位置に変更し、「…」のリーダーを設定して項目と説明をより読みやす

くします。

① 「案内状…」から「尿検査容器…」の段落

を選択します。

② ［ホーム］タブの［段落］の［ダイアログ

ボックス起動ツール］　　をクリックしま

す。

③ ［段落］ダイアログボックスの［タブ設

定］

　　　　　　　　をクリックします。

④ ［タブとリーダー］ダイアログボックスの

［タブ位置］に「14」と入力します。

⑤ ［リーダー］の(5)をクリックし、［OK］


⑥ タブ位置が 14 字に変更され、「…」の

リーダーが設定されたことを確認します。

※ ルーラーに左揃えのタブ記号　が 14 字の

位置に設定されています。

行間隔の変更

・箇条書きを設定した箇所の行間隔を 1.5 行に変更設定します

「→」の位置には、あらかじめ［Tab］キーでタブを設定

7


① 「案内状…」から「尿検査容器…」の段落

を選択します。

② ［ホーム］タブの［行と段落の間隔］の▼

をクリックし、［ 1.5］をクリックしま

す。

③ 選択した範囲の行間が広がったことを確認

します。

8


Skill UP：段落内で改行する「※案内状の説明を…」で始まる段落の「ご持参…」の位置から、段落を変えずにぶ

ら下げインデントの設定を活かして改行したい場合、段落内改行を活用します。

① 「ご持参…」の「ご」の左側にカーソルを

移動します。

② ［Shift］+［Enter］キーを押します。

③ 「…一緒に」の後ろに段落内改行記号の

「↓」が表示され、ぶら下げインデントの

位置に改行されたことを確認します。

※ ［Enter］キーで改行すると段落が変わっ

てしまうので、前の段落に設定した段落書

式が引き継がれます。

Skill UP：段落前の間隔をあける複数行の段落の前や後の間隔をあけると、文章の内容の区切りを明確にすることがで

きます。

・「受診セット一式を…」、「なお、コースの変更や…」、「注意点…」の段落の前

の間隔を広げます

① 「受診セット一式を…」の段落から「な

お、コースの変更や…」の段落を選択

し、Ctrl キーを押しながら、「注意点…」

の段落を選択します。

※ 段落すべてを選択しなくても、段落書式は

設定できます。

② ［ページレイアウト］タブの［前の間隔］

に［0.5］と設定します。

③ 選択した段落の前が広くなったことを確認

します。

※ 段落の間隔は行間隔とは異なり、同じ段落

の行間は広がりません。

［Shift］+［Enter］キー

9


Lesson2．文字書式を設定する

案内文書のタイトルや締切日、強調したい箇所には、文字書式を設定します。文字書式は、

［ホーム］タブやミニツールバーにあるボタン、あるいは［フォント］ダイアログボッ

クスを使用して設定します。

文字書式の設定

・タイトルの文字サイズを大きくし、書体を変更します

・10 行目の「受診日の 2週間前までに」に太字・下線を付けて強調します

① タイトル「人間ドックのご案内」を範囲選

択します。

② ミニツールバーの［フォントサイズ］と

［フォント］の▼をクリックし、タイトル

にふさわしいものを選択します。

③ 「受診日の 2週間前までに」を範囲選択しま

す。

④ ミニツールバーの［太字］と［下線］をク


⑤ 選択した箇所に文字書式が設定されまし

た。

Skill UP：書式のコピー複数設定した書式をまとめて活用するには、書式のコピー /貼り付け機能を使用しま

す。

・「受診日の 2週間前までに」に設定した書式を 12 行目の「受診日の 1週間前まで

に」にコピーし目立たせます。

① 「受診日の 2週間前までに」の文字列を範

囲選択し、［ホーム］タブの［書式のコ

ピー/貼り付け］をクリックします。

② マウスポインタが　　　に変わります。

③ 「受診日の 1週間前までに」をドラッグしま

す。

④ 選択した箇所に書式がコピーされます。

※ 複数の箇所に書式をコピーするときは、

［書式のコピー/貼り付け］をダブルクリッ

クします。

解除するときは、［Esc］キーを押しま

す。

Lesson3．効率的に表を作成・編集する

ドラッグ

10


スケジュールの一覧を見やすくまとめたり、申込書を作成するときに、項目をわかりや

すく区切るには表を活用します。Word 2013 には、表を作成・編集するための便利な機

能が用意されています。

表の作成と編集

・受診コースの下の行に以下の完成例を参考に、効率的な作業を意識して作成・編集

しましょう（以下の操作手順は妥当例です）。

① 「1.受診コース」（1 ページ）17 行目に

カーソルを移動します。

② ［挿入］タブの［表］をクリックし、3行 2列の位置でクリックします。

※ ［表］のボックスをマウスでポイントす

ると、表が文書にプレビュー表示されま

す。

※ 表を挿入すると、［表］ツールの［デザ

イン］タブと［レイアウト］タブが表示

されます。

ここにあるボタンを使うと、効率的に表

を編集できます。

③ セルに画面ショットを参考に、項目を入

力します。

※ 表内の移動は、方向キー（［↓］キーな

ど）を使用すると便利です。［Enter］

キーを押すとセル内で改行されます。

④ 表の右下にある□（表のサイズ変更ハンド

ル）をななめ左下方向にドラッグしま

す。

⑤ 表全体のサイズが変更されたことを確認

します。

1列目と 2列目の境界線をポイントし、左方

向にドラッグします。

ドラッグ

11


⑥ 　　（表の移動ハンドル）をクリック

し、表全体を選択します。

⑦ ［表］ツールの［デザイン］タブの［ペ

ンのスタイル］を[二重線]にし、[罫線]ボタンの▼をクリックし、[外枠]をクリッ

クします。

⑧ 表の外枠が二重線の設定になりました。

⑨ 表全体が選択されていることを確認し、

［レイアウト］タブの［両端揃え（中

央）］をクリックします。

⑩ 1列目の列の最上部にマウスポインタを

移動して　　の形になったらクリック

し、1列目を選択します。

⑪ ［ホーム］タブの［均等割り付け］


⑫ 1列目を選択し、表示されたミニツール

バーの［塗りつぶし］ボタンから任意の

色をクリックします。

※ 2013 からミニツールバーで表の編集が

可能になりました。

⑬ （表の移動ハンドル）をクリックし、表

全体を選択します。

⑭ ［ホーム］タブの［中央揃え］　　をク


⑮ 表が用紙の中央に移動します。

ドラッグ

12


＜完成例＞

Skill UP：既存の表の活用Word では、作成済みの表の加工も簡単です。ここでは、作成時間や手間を軽減する

ことを意識し、オプション一覧表を再利用して活用します。

① オプション一覧（2 ページ）の表の「Lセット A…」のセルの左上をポイントして

表示されるガイドの　　を 2回クリックし

ます。

※ 挿入ガイドは 2013 からの機能です。

② 挿入された行に下表のとおり入力します。

子宮がん検診 6,300円婦人科エコー検査 4,200円

※ より見やすくするために、表を編集しま

す。

③ 1列目を選択し、ミニツールバーの[挿入]の [左に列を挿入]をクリックします。

④ 7 行目の「乳がん検診」をドラッグし、マ

ウスポインタが　　　の状態で、挿入した

1列目にドラッグして移動します。

⑤ 同様に 12 行目の「L セット」も移動しま

す。

⑥ 移動した 7 行目の「乳がん検診」とその下

13


の 2 つのセルを選択します。

⑦ ［レイアウト］タブの［セルの結合］を


⑧ 3 つのセルが 1 つのセルに結合されまし

た。

⑨ 同様に 12 行目の「L セット」とその下の 2つのセルを選択し、[F4]キーを押し、セル

を結合します。

⑩ 「L セット」のセルが選択されていること

を確認し、Ctrl キーを押しながら、「乳が

ん検診」のセルをクリックします。

⑪ [レイアウト]タブの[文字列の方向]をク


⑫ 文字列が縦書きになったことを確認しま

す。

⑬ 重複している 2列目の「乳がん検診」と「Lセット」の文字列を削除し、それぞれの列

の列幅を調整します。

14


＜完成例＞

⑭ 表の中をクリックし、[デザイン]タブの

[表のスタイル]の[その他]ボタンをクリッ

クし、任意のスタイルをクリックします。

⑮ 表中の文字の配置を調整し、表全体を用紙

の中央に配置します。

15


Skill UP：文字列を枠で囲むWord では、入力済みの文字列を枠で囲み、目立たせることができます。ここでは、

[罫線]ボタンを利用して文字列を囲みます。

① 文末の「お問い合わせ先」から 4 行を選択

し、[ホーム]タブの[罫線]ボタンの▼をク

リックし、[外枠]をクリックします。

※ 直前に[線のスタイル]で選んだ線種になり

ます。

※ 線種を変更するには、[線種とページ罫線

と網かけの設定]から設定します。

② 4 行が選択されていることを確認し、左イ

ンデントマーカーをドラッグして、枠の

サイズを調整します。

③ 「お問い合わせ先」を [左揃え ]にし、

「MS クリニック　人間ドックセンター」

を強調するために書式を設定します。

ドラッグ

16


Lesson4．差し込み印刷を活用する

案内状やお知らせを複数の方に送るとき、1件ずつ宛先を入力するのは大変です。「差し

込み印刷」機能を活用すると、Excel のリストから氏名などを挿入できます。宛名ラベル

を作成するときにも活用できます。

差し込み印刷では、差し込み印刷に使用するひな形の文書（メイン文書）と差し込むデー

タのあるファイル（Excel の住所録など）が必要です。

データファイルの中から、女性だけ、宿泊する人だけといった条件に該当する方だけを

抽出することも可能です。

差し込み文書の作成

・「人間ドックのご案内」の宛名に Excel の「人間ドック用.xlsx」から標準コース

を

申し込んでいる女性の氏名を「□様」の前に、申し込みコースなどを表の中に差し込

みます。

※操作前に「人間ドック用.xlsx」を開いて確認し、閉じておきましょう。

① 2 行目の「佐久間　正」を削除します。

② ［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の

開始］をクリックし、［レター］をクリッ

クします。

③ ［宛先の選択］をクリックし、［既存のリ

ストを使用］をクリックします。

④ ［データファイルの選択］ダイアログボッ

クスの［ファイル名］に「人間ドック用」

メイン文書

差し込みフィールドを挿入表示される結果

データファイル

17


を指定し、［開く］をクリックします。

⑤ ［テーブルの選択］ダイアログボックスの

内容を確認し、［OK］をクリックしま

す。

※ ［名前］に表示されているのは、ワーク

シート名です。

⑥ ［アドレス帳の編集］をクリックします。

⑦ ［差し込み印刷の宛先］ダイアログボック

スの［フィルター］をクリックします。

⑧ ［フィルターと並べ替え］ダイアログボッ

クスの［フィールド］の▼をクリックし、

［性別］をクリックします。

⑨ ［条件］が［が値と等しい］であることを

確認し、［値］に「女」と入力します。

⑩ 2 行目の左のボックスが［AND］であるこ

とを確認し、［フィールド］の▼をクリッ

クして、［コース］をクリックします。

⑪ ［条件］が［が値と等しい］であることを

確認し、［値］に「標準」と入力し OK を


⑫ ［差し込み印刷の宛先］ダイアログボック

スの［OK］をクリックします。

※ 設定した条件に一致しているレコードが表

示されていることを確認しましょう。

18


⑬ 2 行目の行頭にカーソルがあることを確認

し、［差し込みフィールドの挿入］をク

リック

して、［氏名］をクリックします。

⑭ 2 行目に《氏名》と表示されたことを確認

します。

⑮ 同様に、受診コースの表の 2列目 1 行目に

[コース]、2 行目に[受診日]、3 行目に[受付時間]を差し込むように設定します。

⑯ [差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]をクリックします。

⑰ 「中原　緑」と表示され、表中にもデータ

が表示されたことを確認し、［次のレコー

ド］をクリックしながら名前やコースな

どを確認します。

⑱ ［完了と差し込み］をクリックし、［文書

の印刷］をクリックします。

⑲ ［プリンターに差し込み］ダイアログボッ

クスの内容を確認します。

※ 印刷する場合は［OK］、印刷しないで閉じ

る場合は［キャンセル］をクリックしま

す。

19


［すべて］が選択されている場合、29枚印刷されます。

20


Office Web Apps を利用する

SharePoint と合わせてご利用される場合は、SharePoint Online のチームサイトや、従

業員向けクラウドストレージ OneDrive for Business※ に保存されたドキュメントを

Web ブラウザーで作成、表示、編集できる、Office Web Apps を利用することができま

す。Office Web Apps には、Word、Excel、PowerPoint、OneNote があります。

Office Web Apps を利用するには、Office 365 にサインインし、ファイルをオンライン

に保存します。

※OneDrive for Business は、法人・団体向けに、管理者による一元管理が可能なクラウドス

トレージサービスを提供します。

Lesson5．Word Web App を利用する

① Office 365 にサインインします。

② Office 365 のポータル画面が表示されます。

③ 画面右上のメニューから OneDrive を選択します。

21


④ 保存されている Wordファイルを選択します。

⑤ Word Web App が表示されます。

⑥ ［ドキュメントの編集］タブより［Word Web App で編集］を選択します。

22


⑦ Microsoft Word Web App が表示されます。

⑧ 文字の入力、リボンのコマンドなどを利用して編集します。

Skill UP：Word Web App のリボンWord Web App で利用できる機能は以下のとおりです。

［ホーム］タブ

［挿入］タブ

［ページレイアウト］タブ

［表示］タブ

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