Jaroslav Prodělal, OldanyGroupconsultant

Ovládněte umění správy dokumentů ve vaší organizaci

12.4.2016

Agenda1. Úskalí při správě dokumentů.2. Jak vybrat správné řešení pro správu

dokumentů.3. Představení produktu M-Files.4. Klíčové vlastnosti M-Files.5. Co řeší M-Files oproti jiným DMS

systémům.6. Pro koho je M-Files vhodné řešení.7. Jak probíhá projekt zavádění DMS.8. Příklady licencování a ceny.9. Praktická ukázka.

Představení společnosti¨• česká společnost založená v roce 2005 • moderní a inovativní technologie v oblasti ICT• vize dosažení maximální efektivity při využívání ICT prostředků• profesionalita, odbornost a snaha naleznout individuální řešení

Naše stěžejní služby• poskytování služeb v oblasti správy firemních dat

(M-Files)• poskytování cloudových služeb (IaaS, BaaS,…) a

budování cloudových systémů• implementační a konzultační služby

(oblast virtualizace a správy OS systémů, tvorba ZD)

• externí správa serverových systémů Linux, Windows, VMware

• virtualizace serverů a desktopů(a související technologie)

• dodávky hardware a software• dodávky komplexních projektů „na klíč“

(předprodejní podpora, analýza, návrh řešení, nabídka, pilotní projekty, dodávka, implementace, (za)školení, správa)

Co ještě děláme

• synergický vývoj aplikací(pro naše projekty TiCtOG, BeeScale, Frekr.me)

• vzdělávání a školení (ArrowECS Education Partner - nově)

• příprava podkladů pro technickou specifikaci zadávací dokumentace VŘ

• řízení projektů (IT management)(krátkodobý, dlouhodobý)

• zajištění financování projektů• náhradní plnění

                JEDNODUCHÁ EVIDENCE DOCHÁZKY V CLOUDU

• moderní náhrada za klasické a zastaralé docházkové systémy• jednoduché ovládání, zprovoznění během několika minut přes

váš webový prohlížeč• využívá moderních technologií ve vašem telefonu/tabletu

(NFC, QR)• možnost vyzkoušení aplikace pro 5 zaměstnanců zdarma• vytvoření terminálu pro zadávání příchodů a odchodů přímo v

místě pracoviště• mobilní aplikace pro

zaměstnance, kteří pracují mimo kancelář (GPS lokace)

                JEDNODUCHÁ EVIDENCE DOCHÁZKY V CLOUDU

• přehled v reálném čase z jakéhokoliv zařízení a prohlížeče

• i zaměstnanec může kontrolovat svoji aktivitu přes web• není potřeba pořizovat dodatečný software• jednoduché zadávání úkolů• export dat do jiných systémů

Stačí se zaregistrovat na

                     https://frekr.me

                JEDNODUCHÁ EVIDENCE DOCHÁZKY V CLOUDU

Webináře5.4. a 18.4.

http://oldanygroup.cz/planovane-webinare/

Působnost společnosti

Česká republika s regionálním zastoupením

http://oldanygroup.cz/kontakty/

Slovenská republika se zastoupením v Bratislavě

OldanyGroup s.r.o. OldanyGroup Slovakia s.r.o.

Vybrané reference

O M-Files

• finská společnost• působnost po celém světě• zaměření na správu firemních dat a procesů• velmi rychlý rozvoj • posuny v žebříčcích a predikcích pro ECM• produkty

– M-Files– M-Files QMS

• aktuálně získala investici $ 36M

Některé ze základních vlastností řešení M-Files platforma

řešení pro malé, střední i velké společnosti

řeší CO ukládáte, eliminuje řešení KAM ukládat

vysoká míra přijetí uživateli

snadné ovládání (pro uživatele i administrátory)

propracované a rychlé full-text vyhledávání

sledování historie dokumentu a verzí

integrace s MS Windows a Office

přístup nativní (Windows průzkumník), web, mobilní aplikace

rozsáhlé možnosti přizpůsobení a rozšíření

rozsáhlé API a možnosti integrace s podnikovými systémy CRM, ERP

rozsáhlé možnosti nastavení oprávnění

možnost práce offline

integrovaný workflow engine

replikace dat mezi lokalitami

možnost provozu i v českém cloudu

Základní problémy některých DMS systémů

• adresářová struktura• uživatelsky nepřívětivé• správa oprávnění• možnosti sdílení a spolupráce• propojení s ostatními systémy• podpora napříč platformami• mobilní přístup k dokumentům

Manage every thing in your business.

Enterprise Information Management

Unlocking The Value Of InformationFor More Businesses

DocumentumOpenTextHyland

Lots of features, but complex and expensive

Easy to use, butlimited features

Windows FoldersDropboxBox

EasyComplete feature setUniquely differentiated

ECM

ERP

CRM

DMSSILOSINFORMATION

USERADOPTION

ITCENTRIC

COMPLEXTO USE

IT TASKSset up workflows

manage document permissions

allow sharing for contractors

re-organize server folder structure

create internal system training

TOO LOW

INDEPENDENT

OF

TOO

The Problems with Most ECM Systems

make stuff better.ERP

CRM

DMS

CONNECTED

INFORMATION IS

USERADOPTION

GIVESCONTROL

BACK

A TRULYSIMPLEINTERFACE

ALL OF YOUR

TOUSERS

HIGH

IT TASKS

Our Solutions to the ECM Dilemma

what something is instead of where it's stored.Organize information based on

Document Type

Customer

Date

Permissions

It's as simple as an iPhone

Playlist

Artist

Genre

Album

Bridges the gap between Core Business Systems and Content.

Structured Unstructured

Docs, Images & MediaCRMERP

Core BusinessInformation

Project

Case

Claim

Most ECM solutions not integrated 62%+ of ECM systems not integrated

(AIIM) 90% of M-Files deployments integrated with

CRM/ERP

Our Solution

Save To The M: DriveFill Out Properties

Document TypeDateCustomerProject

Enjoy The BenefitsLightning Fast SearchOne, Always Up-to-date DocumentOffline Availability

Saving Documents To M-Files

Drag-and-drop emails & attachments to M-Files Smart Folders

Smart Folders automatically know what it is and who it relates to

Functionality is built right in to Microsoft Outlook

OUTLOOK INTEGRATION

Save To The Vault Directly From Outlook

Access to documents resembles traditional folder directories

Easy to use

Define views based on document properties

One document can be found several ways

Views are centrally managedAnyone can create views specific to them

View Your Documents and DataAny Way You Want To

Traditional Folder Pitfalls:Files only have one locationMultiple copies of files may be in different locations

Use Dynamic Views to view & organize contentViews are automatically updated with any changes

View It Any Way You Want To

+By Project By Customer By Project And Doc Class

Proposal

A&A Consulting

Austin District Redevelopment

Use Dynamic Views to view & organize contentViews are automatically updated with any changes

View It Any Way You Want To

+By Project By Customer By Project And Doc Class

Proposal

A&A Consulting

Austin District Redevelopment

Use Dynamic Views to view & organize contentViews are automatically updated with any changes

View It Any Way You Want To

+By Project By Customer By Project And Doc Class

Proposal

A&A Consulting

Austin District Redevelopment

Search results are ranked by relevancy

How recently the document was createdHow many times the document has been edited or updated

Search includes file metadata & contentsLocates documents quickly no matter how many items are in the vault

Find Documents Instantly

Check out document to editReserves the document for editingPrevents others from editing at the same timeOthers are still able to read checked out documents

Check in document when doneOnce checked in, others can edit the document

Co-AuthoringSimultaneously edit shared documentsCollaborate with co-workers and outside partiesSee who has made changes and what they are

Edit Without Fear of Duplication

History is automatically documentedView previous versions at any time

Eliminates the risk of accidental data lossTraceability ensures quality standard compliance in regulated industries

Efficient use of hard disk space

Only "delta" changes are stored

Version History | Keep Track of All Changes

User & user group rightsPer documentPer Document Class

Metadata-driven permissions

Enables automatic changes to access permissions with any change in metadata, such as when a document is approved or project team members change

Simple setup & administrationActive Directory support

Welcome to the Industry's Most Advanced Permission Management

DRAFT WAITING FOR APPROVAL

APPROVED

REJECTED

IN REVIEW

COMPLIANCE APPROVAL STATES PERMISSIONSREGULAR REVIEW

Flexible, Compliant Workflows

Automate business processesHere's an example: Standard Operating Procedure

v2DOCUMENT OWNER

READERAPPROVER

DRAFT WAITING FOR APPROVAL

REJECTED

APPROVED

IN REVIEW

NOTIFICATION

ASSIGNMENT

Get Notified About Important Tasks & Assignments

Dynamic synchronizationSync only the content you need offline

• Recent documents• All documents from a certain customer• Documents related to a specific project

Vault is updated as soon as you're back onlineSynchronization is fast even over slow internet connections

Offline ≠ Disconnected

User interface mimics the Windows clientAccess for external parties

CustomersSubcontractorsPublic Internet Users

Access from any platformWindowsMacLinux

Vault Access Via the Browser of Your Choice

v2

Native mobile appsiPhone/iPadAndroid devicesWindows Phone

View and edit documentsManage workflowsElectronic signatures

Mobile Access

v2

Install the apps now from:

Advanced Features

Get insight into your operationsView real-time statistical data about your vaultMake better decisions based on dataView information from external CRM and ERP systems

Reporting & Business Intelligence

Supports compliance initiativesFDA 21 CFR Part 11EU GMP Annex 11ISO 9000/9001Good Manufacturing Practice (GMP)

Some target industriesPharmaceutical & Life SciencesHealthcareManufacturingAviationMiningPetrochemicalFood Production

Time-stamped log & audit trailComprehensive version historyMandatory workflowsSupport for electronic signaturesStrict access control

Quality Management and Compliance

v2

QMS

Capture paper documents with existing scanners & multifunction devices

TWAIN & WIA Scanners Supported

Search content within scanned documents

Zone OCR enables automatic metadata tagging• Text, Barcodes, QR Codes

Benefit from unique M-Files features

Access in Dynamic ViewsAutomatic PermissionsWorkflow Integration

Paperless IntelligencePAPER DOC

SCANNED

CHARACTER RECOGNITION (OCR)

SAVED IN M-FILES

Packaged integrations:Microsoft DynamicsMicrosoft SharePointMicrosoft OfficeSalesforce.comNetSuiteConnectWiseAutodesk (AutoCAD)Kofax ExpressPSIGEN

The M-Files API connects to virtually any database

Integrate with Other Business Systems

The vault structure is easy to manage and edit

Users & User GroupsPermissions & Access PrivilegesDocument Classification StructureExternal DataWorkflowsBackupsArchivingEvent Log

Manage Everything with Ease

We Are Different

Metadata-driven (What Vs Where)

Flexible Deployment: Cloud, On-premises,

Hybrid

Simple, Yet Highly Configurable ECM

Instantly Familiar (Integrated In To Windows)

Integrates Well With Other Software

Accessibility On Every Device

What's Different?

Our Guided Tour video series shows how easy it is to use m-fileswww.M-Files.com/GuidedTour

Saving Documents

Searching

Dynamic Views

Editing Documents

Sharing Documents

Mobile Access

and much more…

Watch these videos to Learn More

Licencování a ceny

• standard vs. enterprise• named/CCU/read-only user• maintenance (po prvním roce)• možnost rozložení plateb• množstevní slevy• add-ony

Jak probíhá projekt zavádění DMS

• analýza– klíčová pro správné definování potřeb

• implementace– více fází– nasazení pro vzorek uživatelů– testování

• školení– uživatelé, správci, power users

• migrace dokumentů• provoz

– beta provoz?– dohled

M-Files ukázka praktická ukázka

Informace a služby

Dostupné zdroje informací

• Produktová stránka M-Files – www.oldanygroup.cz/go/m-files

• Web výrobce – www.m-files.com• Tutoriály - https://www.youtube.com/user/MFilesDMS

Naše služby v oblasti správy firemních dokumentů M-Files

• konzultace / předprodejní i poprodejní podpora• analýza prostředí• návrhy řešení• předběžné kalkulace• nabídka• zadávací dokumentace• pilotní projekty• dodávka SW• implementace• (za)školení• správa• hosting M-Files

http://twitter.com/oldanygroup

http://facebook.com/oldanygroup

Váš primární kontakt

Jaroslav Prodělal777 23 22 21

jprodelal@oldanygroup.cz / www.oldanygroup.cz

Děkuji za pozornost!