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Wissensmanagement im Verein
Wissensmanagement - Informations-/Kommunikationsmanagement
Malte Jörg UffelnRechtsanwalt und Mediator
(Gründau)www.uffeln.eu
[email protected] bei facebook unter Malte Jörg Uffeln
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"Wer's nicht einfach und klar sagen kann, der soll
schweigen und weiterarbeiten, bis er's klar sagen kann."
Karl R. Popper, Die Zeit, 24.9.1971
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Quintessenz:
Fragen Sie bitte, lassen Sie uns kommunizieren ....
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Literatur
Claudia Bender / Michael DraksalDas Lexikon der Mentaltechniken- Die besten
Methoden von A- Z, Leipzig, 2011www.lexikon-metaltechniken.de
Bernhard Kuntz; Die Katze im Sack kaufen, 3. Auflage, Bonn 2010
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Ursula Hasler Roumois; Studienbuch Wissensmanagement, 2. Auflage, Zürich 2010
Simsa, Ruth / Patak Michael;Leadership in Nonprofit- Organisationen,
Wien 2008
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LINK
Checklistehttp://www.ehrenamt-im-sport.de/index.php?
id=7924&type=pop
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A.Zum Einstieg
Ehrenamt 2013 / 2014 aktuell
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Wehklagen in der „Führungs-Krise“
Ich würde gerne mitarbeiten, weiss aber nicht, was da auf mich zukommt....
Wir ( Dreier-Gremium“ helfen bei der Diskussion, Implementierung neuer Strukturen
zur Lösung der Vorstandsbestellungsprobleme, stehen aber
für ein Wahlamt auf Dauer nicht zur Verfügung.
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Allgemeines Wehklagen der Kollegen
* Management findet nicht statt in Vereinen( reactio statt actio)
* Zukunftstrategien und Konzepte der Organisationsentwicklung und interner
Fortbildungen fehlen
* Zukunftstrategien und Konzepte äußerer Kooperationen fehlen
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B.Trends in der
Bürgergesellschaft
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* Der Staat und die Kommunen können es nicht mehr im Bereich der sozialen
Daseinsvorsorge, sie brauchen UNS, die Bürgergesellschaft und lokales
Bürgerengagement“
* Neue Gesellungsformen ( erlebnisorientiert, anlassbezogen statt regelmässig)
*themenbezogene Bürgerbeteiligung(Krise der Parteien, Überlastungen der
Kommunalpolitiker)
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* Deutschland ist in der Narzissmusfalle(Hans-Joachim Maaz)
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* Die Gesellschaft wird älter und bunter
* weniger Kinder und Jugendliche
*mehr Ehrenamtangebote für ältere Menschen(Silver Generation, Baby-Boomer- Generation)
*Freiwilligendienste , generationenübergreifend
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* steigender Bedarf an Betreuungs- und Pflegeinrichtungen
( § 87 b- Kräfte, Alltagsbetreuer; Demenzbegleiter)
* steigende Bedarfe im Sozial-, Gesundheits- und Pflegebereich, in der Integration
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* neue Engagementformen über Internet, weltweiter Vernetzung
* Ehrenamtslotsen als Informationsvermittler und „ Wissensmanager“(?)
* Ehrenamtsagenturen als zentrale „ Eingangsstelle “
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C.Grundannahmen
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Alles Wehklagen nützt nichts,die Lehren der
Geschichte kurz und knapp
„ Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“
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Ehrenamt „ kittet die Gesellschaft, auch im Zeitalter
der digitalen Revolution“
Im „ Age of Less“ ( Zeitalter des Weniger) wird Freiwilligenengagement eine
Renaissance erleben
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Ehrenamtliches Engagement wird
„ beliebiger“
Der Engagierte bestimmt, WANN er sich WIE und WO zu WELCHER ZEIT mit welchem
Zeitbudget ehrenamtlich engagiert
KRISE der WAHLEHRENÄMTER
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Vereins- und Verbandswissen darf kein MACHTWISSEN der
Amtsinhaber bleiben
JEDER ist ersetzbar!ES geht IMMER
weiter!Wissensmanagement ist Führungsaufgabe
des Vorstandes !
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Quintessenz:Der potenzielle Ehrenamtler will
WISSENwas auf ihn zukommt ,wie er abgesichert ist,
was er an Wissen noch erwerben muss , um ehrenamtlich tätig zu sein.
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Erwerb des Wissens ist
* eine HOLSCHULD desjenigen, der sich engagieren möchte
* eine BRINGSCHULD der Organisation, die den Ehrenamtlichen
gewinnen möchte
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D.Wissenmanagement
Basiswissen
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Die drei weltweiten I- Trends
* Informatisierung(Informationsschub)
*Internalisierung(Beschleunigung)
* Individualisierung(u.a. Virtualisierung, Abstraktheit, Komplexität)
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führen zu …Datenerzeugung
Informationsverarbeitung
Wissensgenerierung
...und damit zu...neuen Produkten und Dienstleistungen
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aber auch zu … Unübersichtlichkeit und Informationsflut
Orientierungslosigkeit
Unsicherheiten
Ängsten ( Haftung )
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Zwang zur VeränderungUrsula Hasler Roumois, a.a.O. S. 27
„ Wenn sich das Aktionsfeld des Kunden oder Auftraggebers ändert, muss der
Dienstleister seine Dienstleistung auf die
veränderten Bedingungen ausrichten...“
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Neuorientierung in NGO´s* Kundenorientierung
(Mitglieder, Nicht-Mitglieder, Noch-Nicht Mitglieder, Nie- Mitglieder)
* Leistungs-/ Wirkungsorientierung
(Outcome- Forschung)
* Qualitätsorientierung
* Wettbewerbsorientierung(Nachfrage-Stimulation...)
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Früher:
„Wissen ist Macht“Francis Bacon ( 1561- 1626)
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Heute:
„ Macht hat, wer Daten produziert, wer Daten lesen kann,
wer über Informationen verfügt und sie versteht, wer sie zu
Wissen verarbeiten und nutzen kann“
(Ursula Hasler Roumois 2010)
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1.Über was sprechen wir ?
Begriffshierarchie(Wissen und Können- Treppe)
DatenInformationen
Wissen
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Daten=
Zeichen aus einem Zeichenvorrat, die nach gewissen Kombinationsregeln ( Syntax)
kombiniert werden( bspw. Buchstaben zu Wörtern)
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Informationen=
Sammlung von Daten, die von Menschen gelernt und verstanden werden mit Relevanz
für dessen aktuelle Bedürfnisse
( Informationen sind kontextbezogen, subjektbezogen)
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Wissen=
Produkt des individuellen Lern- und Informationsverarbeitungsprozesses des
Menschen
(* immateriell, * intangibel – nicht greifbar-, *subjektiv, * nur im Kopf des Menschen
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Wissen ist ein Produkt des Denkens und Handelns
( ständige Rückkoppelungsprozesse in einem Kreislauf menschlicher Interaktionen)
LERNEN und KOMMUNIKATION
*Internalisierung der Information*Verarbeitung zu Wissen
* Externalisierung der Daten
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2.Welche
Wissensdimensionen gibt es ?
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Implizites Wissen=
Alles, was ein Mensch im Kopf hat und benötigt um leben und überleben zu können
* bewusstes Wissen ( Ich weiß, dass ich es weiß
*latentes Wissen ( Ich ahne, dass ich es weiß )*stilles Wissen ( Ich weiß mehr, als ich zu
sagen weiß)
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Inhalte:
* Erfahrungen*Fertigkeiten
*Geschicklichkeiten*Einstellungen*Mentale Bilder*Phantasie(n)
* Fakten*Erinnerungen*Denkmodelle
* Intuition
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Explizites Wissen=
expliziertes Wissen, d.h. in Worte gefasstes und i.d.R. zu Papier gebrachtes Wissen
Beispiele im Verein:Satzung, Ordnungen, Gremienbeschlüsse,
Richtlinien, QM- Handbuch
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Inhalte:- kognitiv fassbare Inhalte-
* Fakten*Sachwissen*Geschichten*Erinnerungen
* Regeln*Theorien
*Anweisungen*Schemata
*Pläne* Formeln
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3.Welche Wissenarten
gibt es ?
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Inhaltswissen* deklaratives, kognitives Wissen
* Faktenwissen*Theoriewissen ( dass etwas ist )
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Handlungswissen
* prozedurales, objektives Wissen* Erfahrungswissen
*praktisches Wissen, wissen wie zu handeln ist
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Wissenarten konkret...
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Know- that(Allgemeinwissen)
Wissen, dass etwas ist...
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know- about(Spezialwissen)
Wissen über / von etwas
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Know- how(Kompetenz)
Wissen , wie etwas zu tun ist, respektive funktioniert
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Know- Why(Kompetenz)
Wissen, warum etwas so ist, etwas erklären können
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Know what to- do(Expertise, Expertenwissen)
Wissen, was zu tun ist
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E.Der zentrale Punkt des Wissensmanagements
Der Mensch, unser human capital
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Allgemeine Merkmale des „Ehrenamts“
*freiwillig* unentgeltlich
*für andere* idealerweise „ kontinuierlich“
* innerhalb der Organisation
Ergänzung Malte Jörg Uffeln
* Spaß, Freude* Erwerb von social skills für das Berufsleben
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Wissensmanagement gelingt, wenn Menschen
* freiwillig ihr Wissen zur Verfügung stellen*motiviert sind
* mit anderen gerne und offen kommunizieren*ihr Wissen als „ unser Wissen“ ansehen
* partnerschaftlich zusammenarbeiten* verständnisvoll und vertrauensvoll
miteinander umgehen* Fehler zulassen können
* kritisch sich selbst immer und immer wieder evaluieren
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Wissensmanagement gelingt, wenn
* Mensch
* Organisation
* Technik
aufeinander abgestimmt sind
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Wissensmanagement gelingt, wenn
das Leitbild, das Ziel des Wissensmanagements allen Akteuren klar bekannt ist und Sie zielorientiert agieren
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F.Leitbilder / Ziele einesWissensmanagements
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Leitbild/Ziel I
Erfassen und Dokumentieren des verhandenen Wissens
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* Erfassen des IST – Zustandes im Bereich der+Routinearbeiten
+Standardprozesse( Blatt Papier, Kuli, Stift: schreiben, schreiben... )
*Einsatz von Kreativitätstechniken(Brainstorming, Baumtechnik, MindMap etc.-)
LINK:http://de.wikipedia.org/wiki/Kreativit%C3%A4tstechniken
* Dokumentationssysteme+Ordner
+Datenbanken
* eigenes individuelles Vereins-Wiki/ GELBE SEITEN
LINK:http://vereins.wikia.com/wiki/Vereins-Wiki
* eigenes QM- Handbuch
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Leitbild/Ziel II
Schaffung neuen Wissens
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* Mitarbeiter- Evaluation
* Experten im Verein „ ermitteln“(Umfrage...)
* Experten im Verein in Dialoge einbinden* regelmäßige Foren
+ offene Vorstandssitzungen+ Arbeitskreise
+ offene Mitgliederversammlung
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G.Erstmalige Implementierung des
-späteren- permanentenWissensmanagements
Wissensmanagement- Wie geht das ?
Versuchen Sie es einmal...
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Die Wissensprozess- Spirale
1. AKTIVIERUNG: Definition der Wissensziele/ Ermittlung vorhandenen Wissens
2. ENTWICKLUNG: Wissen erwerben3. KOMMUNIKATION: Wissen teilen, verteilen
und speichern4. ANWENDUNG: Wissen nutzen und
evaluieren5. SICHERUNG Wissen bewerten
6. ROUTINE: Neue WISSENSZIELE...
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1. AKTIVIERUNG: Definition der Wissensziele/ Ermittlung
vorhandenen Wissens
* Diskussion über Satzungszwecke, Satzungstheorie und Satzungswirklichkeit
* vorhandene Kompetenzen*fehlende, aber nötige Kompetenzen
* qualitative und quantitative Vorgaben* Ermittlung Mitarbeiterwissen: Wer weiß
was ?*Fähigkeiten Mitarbeiter: Beruf und privat ?
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Wissensziele definieren !!!* normative Wissensziele
(= Leitbild, Selbstverständnis des Vereins klar definiert!)
* strategische Wissensziele ( = dynamischer Zeitplan „ Meilensteine“ klar
definiert)
*operative Wissensziele ( = konkrete Maßnahmen, klar definiert mit
klaren Aufgabenzuweisungen)
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2. ENTWICKLUNG: Wissen erwerben
* „intern“ :eigene Experten, explizites Wissen „ freischaufeln“
* interne Schulungen, Workshops* implizites Wissen ???
* „extern“ : Berater, Dienstleister, Best practice, aber nicht abkupfern!,
Internetrecherche, Fachliteratur, Dachverband
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Best Practice / Benchmarking
* „ extern“ : Nachahmenswertes bei den Kollegen im Markt; externe Experten
im Ruhestand befragen
* „ intern“: Vergleichsanalysen der Abteilungen, Gruppen, Gliederungen; SCHULUNGEN, Lerngemeinschaften
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3. KOMMUNIKATION: Wissen teilen, verteilen und speichern
* transparenter Wissensspeicher(Intranet..., Homepage... )
* Speichern in Papierdokumenten, digitalen Dokumenten
+ eigenes Vereinswiki+ Homepage mit Zugangsbereich für
Mitglieder
* zentrale Wissensspeicherstelle(Geschäftsstelle... )
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4. ANWENDUNG: Wissen nutzen ,evaluieren und anwenden
*Problem der Kontrolle der Wissensnutzung...(WIR können im Verein keine Klausuren schreiben !)
+ Befragung+ offenes /geschlossenes Forum
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Anwendungsmodelle für die Praxis
* Assistenten- System ( Jung/Alt; Einarbeitung, mehr und mehr
Verantwortung)
* Coaching/Trainee/Supervision(individuelle Beratung)
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* Mentoring ( Vorbereitung)
*Patenschafts-Modell ( Pate als Berater zur Seite, Modell der Business – Angels )
* karrierefördernde Teil- Leistung (Belohnungssystem)
* Job- Enlargement (Aufgabenerweiterung)
* Job- Enrichment(Entscheidungsbefugniserweiterung)
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* Wissen durch „internen“ Wettbewerb
(Tabellen, Statistiken )
* Dank und Anerkennung(Ehrenamtscard,Vereinscard...)
* strategische Bündnisse mit Arbeitgebern
(Bonussystem für Wissensmanagement)
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5. SICHERUNG Wissen bewerten
* halbjährliche / jährliche Evaluation der + qualitativen
+quantitativen Wissensziele
* Prüfung der „ begrenzten Haltbarkeit des Wissens“
(Vergleiche ziehen zu früherem Wissen)
* Prüfung der Vergessensrate...
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Weitere Instrumente* Intranet
* Logbuch ( Analyse von Prozessabläufen)
* Team -Tagebuch
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6. ROUTINE: Neue WISSENSZIELE...
Ausbau des Systems mit neuen Wissenszielen entsprechend den erläuterten Modellschritten
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Implementierung einesoffenen Fehlermanagements
* „Fehler“ sind Abweichungen des IST- Zustandes vom SOLL- Zustand und kein
Weltuntergang !
* „Fehler“ passieren, können und dürfen gemacht werden. „ Fehler“ sind kein Makel!
* „ Fehler“ haben „ rechtlich“ dann Relevanz, wenn es zu einem „ Schaden“ gekommen ist.
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H.Dokumentation des
Wissens
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Zweck der Dokumentation=
Wissen langfristig einer Vielzahl von Menschen schnell zugänglich zu machen und
Veränderungsprozesse nachvollziehbar zu machen
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* Gliederung nach Themen(Beispiele: Vereins Wiki, Gelbe- Seiten- Modell)
* Gliederung nach Prozessen/Arbeitsabläufen
(Beispiel: Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, EÜR
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Dokumentationssytem muss aktuell sein, ständig gepflegt
werden und nicht
* unerreichbar* unauffindbar
*unbekannt
TIPP: Dokumentationssystem über Homepage
analog www.bundestag.de
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I.Informations- /
Kommunikationsmanagement
„ permanente Risikoevaluation im Verein“
Rechtliche Erfordernisse und kritische Fragen
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Management von Informationen
-Elemente - Erfassen des Informationsbedarfs
Planen des Informationsangebotes
Verfügbarmachen der benötigten Informationen
Organisation der Informationsversorgung
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Erfassen des Informationsbedarfs
* Umfrage* Mitgliederbefragung* „ Kundenbefragung“
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Planen des Informationsangebotes
* digital* gedruckt ( Papierform)
* Audio-, / Videodatei auf Homepage* Internetradio* Live- Stream
* Informationsveranstaltung* Newsletter
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Verfügbarmachen der benötigten Informationen
* digital, Social Media(facebook, google +)
* Tagespresse* Rundfunk, Lokalfunk
* Homepage ( mp3 Datei, Podcast)* Vereinszeitung
* Flyer* Internetradio* Live-Stream
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Organisation der Informationsversorgung
* Vereinskommunikation als Führungsaufgabe* Dynamik und Schnelligkeit der
Kommunikation* Koppelung mit anderen Aufgaben ?
(Webmaster, Datenschutzbeauftragter...)
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Paradigmenwechsel im digitalen Zeitalter
* Verein ist heute ein „ mittelständischer Betrieb“ der professionell gemanagt werden
muss
* Notwendigkeit klarer Strukturen in Aufbau- und Ablauforganisation
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* Erfüllung rechtlicher und steuerlicher Pflichten verlangt heute mehr denn je ggf.
externe fachkompetente Hilfe
( ständig oder ab an und je nach Volumina des Geschäfts)
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Finanzielles ....Was „ gut“ ist „ kostet“ !!!
Wer „ Gutes“ will, muss „ zahlen“!!!
Was „ Keiner“ mehr ehrenamtlich machen will, muss in Zukunft bezahlt
werden“!!!
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* Ehrenamtlichkeit vs. Nebenamtlichkeit Hauptamtlichkeit
im Vorstand ???
„ Neben-, Hauptamtlicher Vorstand “
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Intransparente und ineffizienteAufbau- und
Ablauforganisation darf es nicht geben!
„ Fragen über Fragen...“
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Im Vorstand muss folgendes klar sein:
WER macht WAS und ist WEM gegenüber WIE verantwortlich ?
WIE kontrollieren wir uns gegenseitig ?WIE sind die Schnittstellen definiert ?
Evaluieren WIR uns selbst ?Supervision und Folgen ?
![Page 91: Wissensmanagement im Verein - Freiwilligenagentur GemeinSinn€¦ · darf kein MACHTWISSEN der Amtsinhaber bleiben JEDER ist ersetzbar! ES geht IMMER weiter! Wissensmanagement ist](https://reader033.vdocuments.net/reader033/viewer/2022042300/5ecb705937e7e804ad3fd67f/html5/thumbnails/91.jpg)
Im Verhältnis Vorstand zur MGV muss klar sein:
WIE offen berichten WIR den Mitgliedern jährlich über das, was WIR „ Gutes“ tun ?
WAS dürfen WIR im Vorstand und WO ist die Mitgliederversammlung zuständig ?
(TIPP: Klare Regelung in der Satzung: Allkompetenz des Vorstandes )
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Im Verhältnis Vorstand zu den Mitgliedern generell
muss klar sein:
Wissen die Mitglieder was WIR ihnen WANN und WIE überall „ Gutes“ tun, wie WIR uns
verreißen für Sie ?
Wissen WIR wirklich, WAS unsere Mitglieder, insbesondere die „ überwiegend schweigende Mehrheit“ - die vielleicht anders kommuniziert-
will ?
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In der
„Vereinskommunikation“Gibt es eine regelmäßige offene
Kommunikation ?WIE kommuniziert der Verein auf welchen
Kommunikationskanälen ?Gibt es ein Informations- und
Kommunikationskonzept, dass gelebt und evaluiert wird ?
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In der Kommunikation Verein zu Verbänden und Dritten
muss klar sein:
WIE gehen wir mit unsere(n)m Verband/ Verbänden / Dritten um und wie behandeln wir dessen Ehrenamtliche und das hauptamtliche
Personal ?
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In der Kommunikation via Internet, Homepage, Social Media
WAS ist wirklich WICHTIG von dem, WAS WIR posten ?
WAS kann anders kommuniziert werden ?Notwendigkeit von Schnelligkeit in der
Kommunikation ?
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J.Gelingendes
Wissensmanagement in der Netzwerkgesellschaft
(digitalen Gesellschaft)
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DieMotivationsfaktoren bei Open-
Source- Communites(nach Hasler Roumois, Studienbuch
Wissensmanagement, S. 212)
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* Reziprozität „Wie Du mir, so ich Dir“
(Wer sich nicht an die Regel hält, wird ausgeschlossen)
* Spaß am Lernen
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* Reputation( Anerkennung statt Geld )
* Selbstbestimmung( Ich kann tun, was ich wirklich will )
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AnnexDie elf wichtigsten Werkzeuge im Leadership
in Nonprofit- Organisationen( nach Simsa/Patak, a.a.0. S. 108 ff. )
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* Stellenbeschreibung(Aufgaben- Kompetenzen- Verantwortung)
* Zielvereinbarung(Spezifisch- Messbar – Akzeptabel –
Realistisch – Terminisiert )
* Mitarbeitergespräch( jährlich, anlassbezogen)
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* Regelkommunikation ( REKO- Plan)
* Entwicklungsplanung(persönliche Weiterentwicklung)
*Entlohnungssystem
*Strategiearbeit( Leitbild, Vision, Mission)
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* Persönliche Arbeitsorganisation
( Punkte: Termine, Delegation, Mailverkehr. Erreichbarkeit, Ablage )
* Feedback
*Teamentwicklung(Reflexion und Supervision)
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* Radarschirm( Blick auf relevante Umwelten mit Kennziffern
und Indikatoren)
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Vielen Dank für ihre Mitarbeit und
AufmerksamkeitIhr
Malte Jörg UffelnRechtsanwalt und Mediator
(Gründau)www.uffeln.eu
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