A

WOPBC2215األصل باإلنكليزية2014 يونيو 27التاريخ

البرنامج والميزانيةلجنة

الدورة الثانية والعشرون2014 سبتمبر 5 إلى 1جنيف من

تقرير مرحلي عن تنفيذ نظام شامل ومتكامل للتخطيط للموارد المؤسسية

من إعداد األمانة

مقدمةأوال صادقت الدورة الثامنة واألربعون لجمعيات الدول األعضاء1

على اقتراح األمانة بشأن تنفيذ2010في الويبو في سبتمبر نظام شامل ومتكامل للتخطيط للموارد المؤسسية )الوثيقتان

WOPBC1517و A48141يلي ( وذلك بغية تحقيق ما تحديث مهام الويبو الجوهرية في مجاالت اإلدارة والتنظيم

وتحسين الكفاءة واإلنتاجية فيما تقوم به2وخدمة الزبائن وتعزيز القدرة على3الويبو من عمليات اإلدارة والتنظيم

إمداد الدول األعضاء وأصحاب المصالح واإلدارةأفضل بمعلومات

وهذا التقرير مكمل للتقارير المرحلية السابقة التي قدمت2 إلى لجنة البرنامج والميزانية وهو يقدم إلى الدول األعضاء نظرة

عامة على التقدم المحرز واإلنجازات البارزة المحققة واستخدام الميزانية في إطار محفظة مشروعات التخطيط

إلى مايو2013للموارد المؤسسية خالل الفترة من يونيو 2014

WOPBC22152

األهداف والنطاق والنهج ndash معلوماتثانياأساسية

يجري تنفيذ نظام التخطيط للموارد المؤسسية من خالل3مجموعة من المشروعات المترابطة

وسوف يزود مسار المشروعات األول الويبو بمجموعة4 شاملة من األدوات لتعزيز إدارة الموارد البشرية بما في ذلك إدارة المناصب والمزايا والمستحقات والمرتبات والتوظيف

وأداء الموظفين والتعلم والتطوير وسوف يزود مسار المشروعات الثاني الويبو بمجموعة من5

األدوات لتعزيز تنفيذ اإلدارة القائمة على النتائج بما في ذلك التخطيط لفترة السنتين والتخطيط السنوي للعمل والتنفيذ

والرصد وتقييم األداء وإعداد التقارير وسوف تقدم األداة التحليلية لمعلومات األعمال من أجل دعم إدارة األداء

المؤسسي ومع تقدم جميع المسارات سوف يتوفر مزيد من البيانات في نظام التخطيط للموارد المؤسسية وسوف يسمح

حل معلومات األعمال تدريجيا بتحسين التقارير المقدمة إلى الدول األعضاء واإلدارة والموظفين عن األداء التنظيمي والنتائج

والموارد البشرية والماليةز األنظمة الحالية6 ومسار المشروعات الثالث سوف يعز

الخاصة باألمور المالية والمشتريات واألسفار من خالل ترقيات وتغييرات في التشكيل وسوف تسمح هذه الترقيات والتغييرات بإدخال وظائف وتحسينات جديدة على إجراءات العمل وإدخال

وحدات جديدة وسوف يرسي المسار الرابع أسس تحسين إدارة العالقة مع7

الزبائن بدعم مشروعات توجهها األعمال مثل أدوات القوائم البريدية وقواعد بيانات جهات االتصال وإدارة النفاذ وتحليالت

الزبائن ويستند النهج الذي تتبعه الويبو في التنفيذ إلى مشروعات8

ة سوف تساعد على تطور قدرات التخطيط تدريجية تزايدي للموارد المؤسسية تدريجيا على نحو مترابط وموزون ويقوم النهج أيضا على أساس قدرة الوحدات التنظيمية المعنية على

استيعاب التغييرات ودمجها والمحركات الرئيسية لمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية9

هي الجودة والدقة واإلنجاز في حدود الميزانية المعتمدة وسوف

WOPBC22153

يعاد تخطيط الجداول الزمنية عند االقتضاء لضمان أن الوحداتق من التنظيمية المعنية قادرة على استيعاب وتضمين ما يطب

تغييرات وينصب التركيز الشامل لمحفظة التخطيط للموارد10

المؤسسية على دعم النهج الذي تتبعه الويبو في اإلدارة القائمةعلى النتائج وفيما يلي وصف تصويري لهذه العملية الدورية

وتسمح محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية11 بالتطور التدريجي ألنظمة اإلدارة المتكاملة الحالية وكان نظام

اإلدارة المتكاملة يستخدم في الماضي لإلشارة إلى النظام المالي وسوف يشير هذا المصطلح في المستقبل إلى األنظمة

المترابطة التي يشملها التخطيط للموارد المؤسسيةإنجازات المحفظةثالثا

تسير المحفظة بوجه عام في المسار الصحيح نحو تحقيق12 أهداف تحديث وتحسين الجودة والكفاءة واإلنتاجية لمهام الويبو

في مجاالت اإلدارة والتنظيم وخدمة الزبائن وزيادة قدرة

WOPBC22154

المنظمة على إمداد الدول األعضاء وأصحاب المصالح واإلدارةبمعلومات أفضل وقد تحقق ذلك من خالل ما يلي

ن من)أ( وضعت رؤية مخطط تفصيلي للمحفظة مما مكتنفيذ المشروعات تنفيذا متسقا

PeopleSoft FSCMوأنجزت بنجاح ترقية برنامج )ب(ن من دمج نظام الموارد البشرية91إلى اإلصدار مما مك

مع النظام المالي وأنشئت البنية التقنية األساسية لمعلومات األعمال)ج(

وتم تقديم أولPeopleSoftوآليات تلقي بيانات من برنامج لوحة بيانات تعرض معلومات عن الموارد البشرية وما أنجز

من عمل حتى اآلن يضع األساس لتصميم تحليالت ونشرهامن أجل المساعدة على اتخاذ القرارات

ونشرت تطبيقات التخطيط لفترة السنتين وتطبيقات)د( تخطيط العمل وذلك باستخدام أدوات إدارة األداء

المؤسسي بما في ذلك القدرة على القيام بالتنفيذ وتقييم األداء وإعداد التقارير وهذا يضمن أن الدورة الكاملة لإلدارة

القائمة على النتائج مدعومة اآلن دعما جيدا باألدواتالمناسبة

ونشرت الوحدات األساسية المتعلقة بالموارد البشرية)ه( PeopleSoft HR لبرنامج 91والمرتبات في اإلصدار

وسوف يؤدي هذا إلى إيقاف العمل بنظام المرتبات القديم ويضمن أن عمليات إدارة الموارد مدعومة بمعلومات من

النظام المالي ونظام الموارد البشرية ويقدم القسم التاسع عرضا مفصال للتقدم المحرز في كل13

مسار من مسارات المحفظة والتقدم المحرز في محفظة التخطيط للموارد المؤسسية خالل الفترة قيد النظر كان جيدا من حيث المبادرات الشاملة التي كانت تهدف إلى ضمان تحقيق أقصى قيمة من نظام التخطيط للموارد المؤسسية ال سيما ما

يلي واصل فريق محفظة التخطيط للموارد المؤسسية تعاونه)أ(

الوثيق مع إدارة تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت لضمان تطبيق اآلليات الالزمة إلدارة التكنولوجيا ومراقبتها ومن

أمثلة ذلك تطوير منصة تدريب متكاملة على شبكة اإلنترنت سوف توفر للمستخدمين مكانا واحدا لطلب التدريب في

WOPBC22155

مجال تكنولوجيا المعلومات وتطبيقات التخطيط للمواردالمؤسسية وغير ذلك من المجاالت

ووضعت آلية للتحقق من هوية مستخدمي جميع)ب( PeopleSoftتطبيقات التخطيط للموارد المؤسسية )

FSCMو PeopleSoft HRونظام إدارة األداء المؤسسي وأداة معلومات األعمال( بناء على الدليل النشط العام

الخاص بالويبو وكان ذلك خطوة أولى مهمة في تحسين تجربة المستخدم للسماح بتوحيد تسجيل الدخول إلى جميع

الحلول في المستقبل وأتفق على الطريقة المثلى لدمج أحد حلول نظام اإلدارة)ج(

اإللكترونية للوثائق دمجا تقنيا في نظام التخطيط للموارد المؤسسية وسوف ينفذ الدمج الفعلي من خالل إحدى مبادرات الخطة الرأسمالية الرئيسية التي تقودها إدارة

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت وواصلت وسوف تواصل محفظة التخطيط للموارد14

المؤسسية دعم مشروعات وأعمال إضافية لم يكن مخططا لها من البداية لكنها سوف تساعد على تحقيق األهداف العامة

لمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وفيما يلي مثاالن جديرانبالذكر إدارة المخاطر وهي ذات أهمية بالغة للويبو كمنظمة)أ(

ولمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وسوف يبدأ في مشروع لتقديم أداة إلدارة2014النصف الثاني من عام

المخاطر المؤسسية وذلك في إطار مسار المشروعاتن الثاني لتنفيذ اإلدارة القائمة على النتائج وهذا سوف يمك الويبو من تحقيق تقدم وفقا لخريطة طريق إدارة المخاطر

الخاصة بها التيPeopleSoft Financialsوترقية برنامج )ب(

اكتملت بوصفها جزءا من محفظة التخطيط للموارد ومن المقرر اآلن إجراء ترقية2012المؤسسية في عام

إلى إصدار أطلق مؤخرا وسوف يسمح2015ثانية في عام هذا بإدخال وظائف إضافية ال سيما فرص تحسين حسابات

القبض والفواتير وعدم تخصيصها

WOPBC22156

ق والتصديق المستقلينرابعا استعراض التحق أنجزت مناقصة لالستعانة بمقدم خدمات خارجي إلجراء15

استعراض تحقق وتصديق مستقلين لمحفظة التخطيط للموارد وكانت شركة2013المؤسسية خالل النصف الثاني من عام

غارتنر لالستشارات هي صاحبة العطاء الفائز وأنجز االستعراض على مدى ستة أسابيع واشتمل على رصد اجتماعات ومراجعة

جهة من الجهات المعنية35وثائق وإجراء مقابالت مع أكثر من ف تقييم المحفظة درجة المخاطر بأنها16 وبوجه عام صن

متوسطة ورأت شركة غارتنر أنه تصنيف جيد لمحفظة كانت في منتصف طريقها إلى التنفيذ وسلط االستعراض األضواء على إيجابيات كثيرة مثل ما أثبتته المحفظة من قدرة على التعلم

والتكيف مع مرور الوقت والدعم التنفيذي المتواصل والمشاركة في األعمال وذكر االستعراض أيضا المشاركة النشطة لفريق الدعم واستعداده الجيد طوال االختبار الذي أثبت نجاحه وحدد

مما2014 توصية نفذت جميعها قبل أبريل 58االستعراض سمح لبقية مشروعات المحفظة باالستفادة من التحسينات

وتوجد في المرفق قائمة مختصرة بالتوصياتخامسا الهيكل اإلداري المكيف

صديق المستقلين ضمن17 حقق والت أوصى استعراض الت توصياته الرئيسية بضرورة تعزيز الهيكل اإلداري العام لمحفظة

التخطيط للموارد المؤسسية لجعله أكثر استجابة من حيث الفصل بين األدوار والمسؤوليات ولتوفير مسار تصعيدي واضح

لتسوية القضايا18 ونتيجة لذلك أنشئ لكل مشروع مجلس إدارة يضم أدوارا

رئيسية هي مسؤول تنفيذي وكبير مستخدمين وكبير موردينوقد ساعد ذلك على اتخاذ قرارات أسرع بشأن المشروعات

وتم تعزيز مكتب إدارة مشروعات التخطيط للموارد19 المؤسسية بتعيين رئيس للمكتب وموظف للتدريب واالتصاالت

وقد أدى ذلك إلى زيادة التنسيق وتبادل الخبرات بينالمشروعات

وأنشئت اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ndash التي20 تتألف من أعضاء مجالس إدارة المشروعات ndash لضمان معالجة

أفضل للقضايا الوظيفية المشتركة أو قضايا الدمج

WOPBC22157

وأنشئ مجلس إلدارة محفظة نظام اإلدارة المتكاملة من21 أجل تقديم التوجيه االستراتيجي العام وتولي القيادة وقدم هذا

مسارا تصعيديا واضحا لمعالجة القضايا التي يتعذر حلها على مستوى أحد المشروعات أو على مستوى مكتب إدارة

مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية أو على مستوى اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ويستعرض بانتظام مجلس

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت الذي يرأسه المدير العام التقدم الذي تحرزه محفظة التخطيط للموارد المؤسسية

وأعضاء مجلس محفظة نظام اإلدارة المتكاملة هم مجموعةة من مجلس تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت جزئي

وتواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية22 تعزيز التواصل مع الموظفين على جميع المستويات فمن

ع في شهر يونيو طبعة2014المقرر على سبيل المثال أن توز ثانية من النشرة اإلعالمية الخاصة بالتخطيط للموارد المؤسسية

سلسلة من الجلسات2014ونظمت أيضا طوال عام االستشارية نصف الشهرية للموظفين وعالوة على ذلك من

مبادرات أخرى مثل التعلم في2014المقرر أن تقام في عام حلقة عمل الويبو وجلسة إحاطة بعنوان ما الجديد ونشرة

إخبارية بشأن التخطيط للموارد المؤسسية وأخيرا تستخدم شبكة اإلنترانت وصفحة ويكي الخاصة بالويبو كأداتين لتبادل

المعرفة ويجري تحديثهما باستمرار بمعلومات جديدة كلما حدثتطور في مشروع من محفظة المشروعات

استخدام ميزانية مشروع التخطيطسادساللموارد المؤسسية

تبلغ التكلفة اإلجمالية المقدرة لتنفيذ محفظة مشروعات23 مليون فرنك سويسري25التخطيط للموارد المؤسسية نحو

على مدى خمس سنوات وتشمل التكاليف المقدرة استضافة البرامج التطبيقية وشراء البرمجيات وموظفي المشروعات

وموارد بدل المستخدمين وأتعاب الشركاء الخارجيين المكلفين بالتنفيذ فضال عن التدريب واالتصاالت وغير ذلك من التكاليف المرتبطة بالمشروعات وما إن تنشر األنظمة وتصبح جاهزة للعمل ستدرج التكاليف المتكررة الخاصة بالصيانة وتشغيل النظام في اقتراحات البرنامج والميزانية المتعاقبة باعتبارها جزءا من الميزانية العادية وأسفر المزج الذكي بين موارد بشرية خارجية وداخلية للمشروع ndash بما في ذلك استخدام موارد في

بلدان أجنبية بتكلفة زهيدة ndash عن تقديم وظائف مخطط لها فيإطار ميزانية صارمة حتى اآلن

WOPBC22158

ويرد في الجدولين التاليين ملخص الستخدام الميزانية حتى24 اآلن بحسب المجال الوظيفي الرئيسي وعنصر التكلفة إضافة

2014إلى االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام

WOPBC22159

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخ دام

الفعليالتقد

مالمحر ز فيالتنفي

ذ

االستخدا م المقدر للميزانية بحلول

نهاية عام20142

إدارة البرامجوالتغيير

3830200

188385148522559318 إدارة الموارد

البشريةوتطويرها

8945755

389909149485425220

إدارة األداءالمؤسسي

6017982

403143263595647611 إدارة العالقات مع

الزبائن195569

010892570108925

التحسينات المدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة

4591840

219723444292687912

3253414المجموع67

12120533

494416428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في ميزانيةعنصر التكلفة

المشروع المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدر

للميزانية بحلول نهاية

20142عام

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC22152

األهداف والنطاق والنهج ndash معلوماتثانياأساسية

يجري تنفيذ نظام التخطيط للموارد المؤسسية من خالل3مجموعة من المشروعات المترابطة

وسوف يزود مسار المشروعات األول الويبو بمجموعة4 شاملة من األدوات لتعزيز إدارة الموارد البشرية بما في ذلك إدارة المناصب والمزايا والمستحقات والمرتبات والتوظيف

وأداء الموظفين والتعلم والتطوير وسوف يزود مسار المشروعات الثاني الويبو بمجموعة من5

األدوات لتعزيز تنفيذ اإلدارة القائمة على النتائج بما في ذلك التخطيط لفترة السنتين والتخطيط السنوي للعمل والتنفيذ

والرصد وتقييم األداء وإعداد التقارير وسوف تقدم األداة التحليلية لمعلومات األعمال من أجل دعم إدارة األداء

المؤسسي ومع تقدم جميع المسارات سوف يتوفر مزيد من البيانات في نظام التخطيط للموارد المؤسسية وسوف يسمح

حل معلومات األعمال تدريجيا بتحسين التقارير المقدمة إلى الدول األعضاء واإلدارة والموظفين عن األداء التنظيمي والنتائج

والموارد البشرية والماليةز األنظمة الحالية6 ومسار المشروعات الثالث سوف يعز

الخاصة باألمور المالية والمشتريات واألسفار من خالل ترقيات وتغييرات في التشكيل وسوف تسمح هذه الترقيات والتغييرات بإدخال وظائف وتحسينات جديدة على إجراءات العمل وإدخال

وحدات جديدة وسوف يرسي المسار الرابع أسس تحسين إدارة العالقة مع7

الزبائن بدعم مشروعات توجهها األعمال مثل أدوات القوائم البريدية وقواعد بيانات جهات االتصال وإدارة النفاذ وتحليالت

الزبائن ويستند النهج الذي تتبعه الويبو في التنفيذ إلى مشروعات8

ة سوف تساعد على تطور قدرات التخطيط تدريجية تزايدي للموارد المؤسسية تدريجيا على نحو مترابط وموزون ويقوم النهج أيضا على أساس قدرة الوحدات التنظيمية المعنية على

استيعاب التغييرات ودمجها والمحركات الرئيسية لمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية9

هي الجودة والدقة واإلنجاز في حدود الميزانية المعتمدة وسوف

WOPBC22153

يعاد تخطيط الجداول الزمنية عند االقتضاء لضمان أن الوحداتق من التنظيمية المعنية قادرة على استيعاب وتضمين ما يطب

تغييرات وينصب التركيز الشامل لمحفظة التخطيط للموارد10

المؤسسية على دعم النهج الذي تتبعه الويبو في اإلدارة القائمةعلى النتائج وفيما يلي وصف تصويري لهذه العملية الدورية

وتسمح محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية11 بالتطور التدريجي ألنظمة اإلدارة المتكاملة الحالية وكان نظام

اإلدارة المتكاملة يستخدم في الماضي لإلشارة إلى النظام المالي وسوف يشير هذا المصطلح في المستقبل إلى األنظمة

المترابطة التي يشملها التخطيط للموارد المؤسسيةإنجازات المحفظةثالثا

تسير المحفظة بوجه عام في المسار الصحيح نحو تحقيق12 أهداف تحديث وتحسين الجودة والكفاءة واإلنتاجية لمهام الويبو

في مجاالت اإلدارة والتنظيم وخدمة الزبائن وزيادة قدرة

WOPBC22154

المنظمة على إمداد الدول األعضاء وأصحاب المصالح واإلدارةبمعلومات أفضل وقد تحقق ذلك من خالل ما يلي

ن من)أ( وضعت رؤية مخطط تفصيلي للمحفظة مما مكتنفيذ المشروعات تنفيذا متسقا

PeopleSoft FSCMوأنجزت بنجاح ترقية برنامج )ب(ن من دمج نظام الموارد البشرية91إلى اإلصدار مما مك

مع النظام المالي وأنشئت البنية التقنية األساسية لمعلومات األعمال)ج(

وتم تقديم أولPeopleSoftوآليات تلقي بيانات من برنامج لوحة بيانات تعرض معلومات عن الموارد البشرية وما أنجز

من عمل حتى اآلن يضع األساس لتصميم تحليالت ونشرهامن أجل المساعدة على اتخاذ القرارات

ونشرت تطبيقات التخطيط لفترة السنتين وتطبيقات)د( تخطيط العمل وذلك باستخدام أدوات إدارة األداء

المؤسسي بما في ذلك القدرة على القيام بالتنفيذ وتقييم األداء وإعداد التقارير وهذا يضمن أن الدورة الكاملة لإلدارة

القائمة على النتائج مدعومة اآلن دعما جيدا باألدواتالمناسبة

ونشرت الوحدات األساسية المتعلقة بالموارد البشرية)ه( PeopleSoft HR لبرنامج 91والمرتبات في اإلصدار

وسوف يؤدي هذا إلى إيقاف العمل بنظام المرتبات القديم ويضمن أن عمليات إدارة الموارد مدعومة بمعلومات من

النظام المالي ونظام الموارد البشرية ويقدم القسم التاسع عرضا مفصال للتقدم المحرز في كل13

مسار من مسارات المحفظة والتقدم المحرز في محفظة التخطيط للموارد المؤسسية خالل الفترة قيد النظر كان جيدا من حيث المبادرات الشاملة التي كانت تهدف إلى ضمان تحقيق أقصى قيمة من نظام التخطيط للموارد المؤسسية ال سيما ما

يلي واصل فريق محفظة التخطيط للموارد المؤسسية تعاونه)أ(

الوثيق مع إدارة تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت لضمان تطبيق اآلليات الالزمة إلدارة التكنولوجيا ومراقبتها ومن

أمثلة ذلك تطوير منصة تدريب متكاملة على شبكة اإلنترنت سوف توفر للمستخدمين مكانا واحدا لطلب التدريب في

WOPBC22155

مجال تكنولوجيا المعلومات وتطبيقات التخطيط للمواردالمؤسسية وغير ذلك من المجاالت

ووضعت آلية للتحقق من هوية مستخدمي جميع)ب( PeopleSoftتطبيقات التخطيط للموارد المؤسسية )

FSCMو PeopleSoft HRونظام إدارة األداء المؤسسي وأداة معلومات األعمال( بناء على الدليل النشط العام

الخاص بالويبو وكان ذلك خطوة أولى مهمة في تحسين تجربة المستخدم للسماح بتوحيد تسجيل الدخول إلى جميع

الحلول في المستقبل وأتفق على الطريقة المثلى لدمج أحد حلول نظام اإلدارة)ج(

اإللكترونية للوثائق دمجا تقنيا في نظام التخطيط للموارد المؤسسية وسوف ينفذ الدمج الفعلي من خالل إحدى مبادرات الخطة الرأسمالية الرئيسية التي تقودها إدارة

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت وواصلت وسوف تواصل محفظة التخطيط للموارد14

المؤسسية دعم مشروعات وأعمال إضافية لم يكن مخططا لها من البداية لكنها سوف تساعد على تحقيق األهداف العامة

لمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وفيما يلي مثاالن جديرانبالذكر إدارة المخاطر وهي ذات أهمية بالغة للويبو كمنظمة)أ(

ولمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وسوف يبدأ في مشروع لتقديم أداة إلدارة2014النصف الثاني من عام

المخاطر المؤسسية وذلك في إطار مسار المشروعاتن الثاني لتنفيذ اإلدارة القائمة على النتائج وهذا سوف يمك الويبو من تحقيق تقدم وفقا لخريطة طريق إدارة المخاطر

الخاصة بها التيPeopleSoft Financialsوترقية برنامج )ب(

اكتملت بوصفها جزءا من محفظة التخطيط للموارد ومن المقرر اآلن إجراء ترقية2012المؤسسية في عام

إلى إصدار أطلق مؤخرا وسوف يسمح2015ثانية في عام هذا بإدخال وظائف إضافية ال سيما فرص تحسين حسابات

القبض والفواتير وعدم تخصيصها

WOPBC22156

ق والتصديق المستقلينرابعا استعراض التحق أنجزت مناقصة لالستعانة بمقدم خدمات خارجي إلجراء15

استعراض تحقق وتصديق مستقلين لمحفظة التخطيط للموارد وكانت شركة2013المؤسسية خالل النصف الثاني من عام

غارتنر لالستشارات هي صاحبة العطاء الفائز وأنجز االستعراض على مدى ستة أسابيع واشتمل على رصد اجتماعات ومراجعة

جهة من الجهات المعنية35وثائق وإجراء مقابالت مع أكثر من ف تقييم المحفظة درجة المخاطر بأنها16 وبوجه عام صن

متوسطة ورأت شركة غارتنر أنه تصنيف جيد لمحفظة كانت في منتصف طريقها إلى التنفيذ وسلط االستعراض األضواء على إيجابيات كثيرة مثل ما أثبتته المحفظة من قدرة على التعلم

والتكيف مع مرور الوقت والدعم التنفيذي المتواصل والمشاركة في األعمال وذكر االستعراض أيضا المشاركة النشطة لفريق الدعم واستعداده الجيد طوال االختبار الذي أثبت نجاحه وحدد

مما2014 توصية نفذت جميعها قبل أبريل 58االستعراض سمح لبقية مشروعات المحفظة باالستفادة من التحسينات

وتوجد في المرفق قائمة مختصرة بالتوصياتخامسا الهيكل اإلداري المكيف

صديق المستقلين ضمن17 حقق والت أوصى استعراض الت توصياته الرئيسية بضرورة تعزيز الهيكل اإلداري العام لمحفظة

التخطيط للموارد المؤسسية لجعله أكثر استجابة من حيث الفصل بين األدوار والمسؤوليات ولتوفير مسار تصعيدي واضح

لتسوية القضايا18 ونتيجة لذلك أنشئ لكل مشروع مجلس إدارة يضم أدوارا

رئيسية هي مسؤول تنفيذي وكبير مستخدمين وكبير موردينوقد ساعد ذلك على اتخاذ قرارات أسرع بشأن المشروعات

وتم تعزيز مكتب إدارة مشروعات التخطيط للموارد19 المؤسسية بتعيين رئيس للمكتب وموظف للتدريب واالتصاالت

وقد أدى ذلك إلى زيادة التنسيق وتبادل الخبرات بينالمشروعات

وأنشئت اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ndash التي20 تتألف من أعضاء مجالس إدارة المشروعات ndash لضمان معالجة

أفضل للقضايا الوظيفية المشتركة أو قضايا الدمج

WOPBC22157

وأنشئ مجلس إلدارة محفظة نظام اإلدارة المتكاملة من21 أجل تقديم التوجيه االستراتيجي العام وتولي القيادة وقدم هذا

مسارا تصعيديا واضحا لمعالجة القضايا التي يتعذر حلها على مستوى أحد المشروعات أو على مستوى مكتب إدارة

مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية أو على مستوى اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ويستعرض بانتظام مجلس

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت الذي يرأسه المدير العام التقدم الذي تحرزه محفظة التخطيط للموارد المؤسسية

وأعضاء مجلس محفظة نظام اإلدارة المتكاملة هم مجموعةة من مجلس تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت جزئي

وتواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية22 تعزيز التواصل مع الموظفين على جميع المستويات فمن

ع في شهر يونيو طبعة2014المقرر على سبيل المثال أن توز ثانية من النشرة اإلعالمية الخاصة بالتخطيط للموارد المؤسسية

سلسلة من الجلسات2014ونظمت أيضا طوال عام االستشارية نصف الشهرية للموظفين وعالوة على ذلك من

مبادرات أخرى مثل التعلم في2014المقرر أن تقام في عام حلقة عمل الويبو وجلسة إحاطة بعنوان ما الجديد ونشرة

إخبارية بشأن التخطيط للموارد المؤسسية وأخيرا تستخدم شبكة اإلنترانت وصفحة ويكي الخاصة بالويبو كأداتين لتبادل

المعرفة ويجري تحديثهما باستمرار بمعلومات جديدة كلما حدثتطور في مشروع من محفظة المشروعات

استخدام ميزانية مشروع التخطيطسادساللموارد المؤسسية

تبلغ التكلفة اإلجمالية المقدرة لتنفيذ محفظة مشروعات23 مليون فرنك سويسري25التخطيط للموارد المؤسسية نحو

على مدى خمس سنوات وتشمل التكاليف المقدرة استضافة البرامج التطبيقية وشراء البرمجيات وموظفي المشروعات

وموارد بدل المستخدمين وأتعاب الشركاء الخارجيين المكلفين بالتنفيذ فضال عن التدريب واالتصاالت وغير ذلك من التكاليف المرتبطة بالمشروعات وما إن تنشر األنظمة وتصبح جاهزة للعمل ستدرج التكاليف المتكررة الخاصة بالصيانة وتشغيل النظام في اقتراحات البرنامج والميزانية المتعاقبة باعتبارها جزءا من الميزانية العادية وأسفر المزج الذكي بين موارد بشرية خارجية وداخلية للمشروع ndash بما في ذلك استخدام موارد في

بلدان أجنبية بتكلفة زهيدة ndash عن تقديم وظائف مخطط لها فيإطار ميزانية صارمة حتى اآلن

WOPBC22158

ويرد في الجدولين التاليين ملخص الستخدام الميزانية حتى24 اآلن بحسب المجال الوظيفي الرئيسي وعنصر التكلفة إضافة

2014إلى االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام

WOPBC22159

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخ دام

الفعليالتقد

مالمحر ز فيالتنفي

ذ

االستخدا م المقدر للميزانية بحلول

نهاية عام20142

إدارة البرامجوالتغيير

3830200

188385148522559318 إدارة الموارد

البشريةوتطويرها

8945755

389909149485425220

إدارة األداءالمؤسسي

6017982

403143263595647611 إدارة العالقات مع

الزبائن195569

010892570108925

التحسينات المدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة

4591840

219723444292687912

3253414المجموع67

12120533

494416428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في ميزانيةعنصر التكلفة

المشروع المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدر

للميزانية بحلول نهاية

20142عام

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC22153

يعاد تخطيط الجداول الزمنية عند االقتضاء لضمان أن الوحداتق من التنظيمية المعنية قادرة على استيعاب وتضمين ما يطب

تغييرات وينصب التركيز الشامل لمحفظة التخطيط للموارد10

المؤسسية على دعم النهج الذي تتبعه الويبو في اإلدارة القائمةعلى النتائج وفيما يلي وصف تصويري لهذه العملية الدورية

وتسمح محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية11 بالتطور التدريجي ألنظمة اإلدارة المتكاملة الحالية وكان نظام

اإلدارة المتكاملة يستخدم في الماضي لإلشارة إلى النظام المالي وسوف يشير هذا المصطلح في المستقبل إلى األنظمة

المترابطة التي يشملها التخطيط للموارد المؤسسيةإنجازات المحفظةثالثا

تسير المحفظة بوجه عام في المسار الصحيح نحو تحقيق12 أهداف تحديث وتحسين الجودة والكفاءة واإلنتاجية لمهام الويبو

في مجاالت اإلدارة والتنظيم وخدمة الزبائن وزيادة قدرة

WOPBC22154

المنظمة على إمداد الدول األعضاء وأصحاب المصالح واإلدارةبمعلومات أفضل وقد تحقق ذلك من خالل ما يلي

ن من)أ( وضعت رؤية مخطط تفصيلي للمحفظة مما مكتنفيذ المشروعات تنفيذا متسقا

PeopleSoft FSCMوأنجزت بنجاح ترقية برنامج )ب(ن من دمج نظام الموارد البشرية91إلى اإلصدار مما مك

مع النظام المالي وأنشئت البنية التقنية األساسية لمعلومات األعمال)ج(

وتم تقديم أولPeopleSoftوآليات تلقي بيانات من برنامج لوحة بيانات تعرض معلومات عن الموارد البشرية وما أنجز

من عمل حتى اآلن يضع األساس لتصميم تحليالت ونشرهامن أجل المساعدة على اتخاذ القرارات

ونشرت تطبيقات التخطيط لفترة السنتين وتطبيقات)د( تخطيط العمل وذلك باستخدام أدوات إدارة األداء

المؤسسي بما في ذلك القدرة على القيام بالتنفيذ وتقييم األداء وإعداد التقارير وهذا يضمن أن الدورة الكاملة لإلدارة

القائمة على النتائج مدعومة اآلن دعما جيدا باألدواتالمناسبة

ونشرت الوحدات األساسية المتعلقة بالموارد البشرية)ه( PeopleSoft HR لبرنامج 91والمرتبات في اإلصدار

وسوف يؤدي هذا إلى إيقاف العمل بنظام المرتبات القديم ويضمن أن عمليات إدارة الموارد مدعومة بمعلومات من

النظام المالي ونظام الموارد البشرية ويقدم القسم التاسع عرضا مفصال للتقدم المحرز في كل13

مسار من مسارات المحفظة والتقدم المحرز في محفظة التخطيط للموارد المؤسسية خالل الفترة قيد النظر كان جيدا من حيث المبادرات الشاملة التي كانت تهدف إلى ضمان تحقيق أقصى قيمة من نظام التخطيط للموارد المؤسسية ال سيما ما

يلي واصل فريق محفظة التخطيط للموارد المؤسسية تعاونه)أ(

الوثيق مع إدارة تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت لضمان تطبيق اآلليات الالزمة إلدارة التكنولوجيا ومراقبتها ومن

أمثلة ذلك تطوير منصة تدريب متكاملة على شبكة اإلنترنت سوف توفر للمستخدمين مكانا واحدا لطلب التدريب في

WOPBC22155

مجال تكنولوجيا المعلومات وتطبيقات التخطيط للمواردالمؤسسية وغير ذلك من المجاالت

ووضعت آلية للتحقق من هوية مستخدمي جميع)ب( PeopleSoftتطبيقات التخطيط للموارد المؤسسية )

FSCMو PeopleSoft HRونظام إدارة األداء المؤسسي وأداة معلومات األعمال( بناء على الدليل النشط العام

الخاص بالويبو وكان ذلك خطوة أولى مهمة في تحسين تجربة المستخدم للسماح بتوحيد تسجيل الدخول إلى جميع

الحلول في المستقبل وأتفق على الطريقة المثلى لدمج أحد حلول نظام اإلدارة)ج(

اإللكترونية للوثائق دمجا تقنيا في نظام التخطيط للموارد المؤسسية وسوف ينفذ الدمج الفعلي من خالل إحدى مبادرات الخطة الرأسمالية الرئيسية التي تقودها إدارة

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت وواصلت وسوف تواصل محفظة التخطيط للموارد14

المؤسسية دعم مشروعات وأعمال إضافية لم يكن مخططا لها من البداية لكنها سوف تساعد على تحقيق األهداف العامة

لمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وفيما يلي مثاالن جديرانبالذكر إدارة المخاطر وهي ذات أهمية بالغة للويبو كمنظمة)أ(

ولمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وسوف يبدأ في مشروع لتقديم أداة إلدارة2014النصف الثاني من عام

المخاطر المؤسسية وذلك في إطار مسار المشروعاتن الثاني لتنفيذ اإلدارة القائمة على النتائج وهذا سوف يمك الويبو من تحقيق تقدم وفقا لخريطة طريق إدارة المخاطر

الخاصة بها التيPeopleSoft Financialsوترقية برنامج )ب(

اكتملت بوصفها جزءا من محفظة التخطيط للموارد ومن المقرر اآلن إجراء ترقية2012المؤسسية في عام

إلى إصدار أطلق مؤخرا وسوف يسمح2015ثانية في عام هذا بإدخال وظائف إضافية ال سيما فرص تحسين حسابات

القبض والفواتير وعدم تخصيصها

WOPBC22156

ق والتصديق المستقلينرابعا استعراض التحق أنجزت مناقصة لالستعانة بمقدم خدمات خارجي إلجراء15

استعراض تحقق وتصديق مستقلين لمحفظة التخطيط للموارد وكانت شركة2013المؤسسية خالل النصف الثاني من عام

غارتنر لالستشارات هي صاحبة العطاء الفائز وأنجز االستعراض على مدى ستة أسابيع واشتمل على رصد اجتماعات ومراجعة

جهة من الجهات المعنية35وثائق وإجراء مقابالت مع أكثر من ف تقييم المحفظة درجة المخاطر بأنها16 وبوجه عام صن

متوسطة ورأت شركة غارتنر أنه تصنيف جيد لمحفظة كانت في منتصف طريقها إلى التنفيذ وسلط االستعراض األضواء على إيجابيات كثيرة مثل ما أثبتته المحفظة من قدرة على التعلم

والتكيف مع مرور الوقت والدعم التنفيذي المتواصل والمشاركة في األعمال وذكر االستعراض أيضا المشاركة النشطة لفريق الدعم واستعداده الجيد طوال االختبار الذي أثبت نجاحه وحدد

مما2014 توصية نفذت جميعها قبل أبريل 58االستعراض سمح لبقية مشروعات المحفظة باالستفادة من التحسينات

وتوجد في المرفق قائمة مختصرة بالتوصياتخامسا الهيكل اإلداري المكيف

صديق المستقلين ضمن17 حقق والت أوصى استعراض الت توصياته الرئيسية بضرورة تعزيز الهيكل اإلداري العام لمحفظة

التخطيط للموارد المؤسسية لجعله أكثر استجابة من حيث الفصل بين األدوار والمسؤوليات ولتوفير مسار تصعيدي واضح

لتسوية القضايا18 ونتيجة لذلك أنشئ لكل مشروع مجلس إدارة يضم أدوارا

رئيسية هي مسؤول تنفيذي وكبير مستخدمين وكبير موردينوقد ساعد ذلك على اتخاذ قرارات أسرع بشأن المشروعات

وتم تعزيز مكتب إدارة مشروعات التخطيط للموارد19 المؤسسية بتعيين رئيس للمكتب وموظف للتدريب واالتصاالت

وقد أدى ذلك إلى زيادة التنسيق وتبادل الخبرات بينالمشروعات

وأنشئت اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ndash التي20 تتألف من أعضاء مجالس إدارة المشروعات ndash لضمان معالجة

أفضل للقضايا الوظيفية المشتركة أو قضايا الدمج

WOPBC22157

وأنشئ مجلس إلدارة محفظة نظام اإلدارة المتكاملة من21 أجل تقديم التوجيه االستراتيجي العام وتولي القيادة وقدم هذا

مسارا تصعيديا واضحا لمعالجة القضايا التي يتعذر حلها على مستوى أحد المشروعات أو على مستوى مكتب إدارة

مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية أو على مستوى اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ويستعرض بانتظام مجلس

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت الذي يرأسه المدير العام التقدم الذي تحرزه محفظة التخطيط للموارد المؤسسية

وأعضاء مجلس محفظة نظام اإلدارة المتكاملة هم مجموعةة من مجلس تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت جزئي

وتواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية22 تعزيز التواصل مع الموظفين على جميع المستويات فمن

ع في شهر يونيو طبعة2014المقرر على سبيل المثال أن توز ثانية من النشرة اإلعالمية الخاصة بالتخطيط للموارد المؤسسية

سلسلة من الجلسات2014ونظمت أيضا طوال عام االستشارية نصف الشهرية للموظفين وعالوة على ذلك من

مبادرات أخرى مثل التعلم في2014المقرر أن تقام في عام حلقة عمل الويبو وجلسة إحاطة بعنوان ما الجديد ونشرة

إخبارية بشأن التخطيط للموارد المؤسسية وأخيرا تستخدم شبكة اإلنترانت وصفحة ويكي الخاصة بالويبو كأداتين لتبادل

المعرفة ويجري تحديثهما باستمرار بمعلومات جديدة كلما حدثتطور في مشروع من محفظة المشروعات

استخدام ميزانية مشروع التخطيطسادساللموارد المؤسسية

تبلغ التكلفة اإلجمالية المقدرة لتنفيذ محفظة مشروعات23 مليون فرنك سويسري25التخطيط للموارد المؤسسية نحو

على مدى خمس سنوات وتشمل التكاليف المقدرة استضافة البرامج التطبيقية وشراء البرمجيات وموظفي المشروعات

وموارد بدل المستخدمين وأتعاب الشركاء الخارجيين المكلفين بالتنفيذ فضال عن التدريب واالتصاالت وغير ذلك من التكاليف المرتبطة بالمشروعات وما إن تنشر األنظمة وتصبح جاهزة للعمل ستدرج التكاليف المتكررة الخاصة بالصيانة وتشغيل النظام في اقتراحات البرنامج والميزانية المتعاقبة باعتبارها جزءا من الميزانية العادية وأسفر المزج الذكي بين موارد بشرية خارجية وداخلية للمشروع ndash بما في ذلك استخدام موارد في

بلدان أجنبية بتكلفة زهيدة ndash عن تقديم وظائف مخطط لها فيإطار ميزانية صارمة حتى اآلن

WOPBC22158

ويرد في الجدولين التاليين ملخص الستخدام الميزانية حتى24 اآلن بحسب المجال الوظيفي الرئيسي وعنصر التكلفة إضافة

2014إلى االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام

WOPBC22159

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخ دام

الفعليالتقد

مالمحر ز فيالتنفي

ذ

االستخدا م المقدر للميزانية بحلول

نهاية عام20142

إدارة البرامجوالتغيير

3830200

188385148522559318 إدارة الموارد

البشريةوتطويرها

8945755

389909149485425220

إدارة األداءالمؤسسي

6017982

403143263595647611 إدارة العالقات مع

الزبائن195569

010892570108925

التحسينات المدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة

4591840

219723444292687912

3253414المجموع67

12120533

494416428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في ميزانيةعنصر التكلفة

المشروع المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدر

للميزانية بحلول نهاية

20142عام

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC22154

المنظمة على إمداد الدول األعضاء وأصحاب المصالح واإلدارةبمعلومات أفضل وقد تحقق ذلك من خالل ما يلي

ن من)أ( وضعت رؤية مخطط تفصيلي للمحفظة مما مكتنفيذ المشروعات تنفيذا متسقا

PeopleSoft FSCMوأنجزت بنجاح ترقية برنامج )ب(ن من دمج نظام الموارد البشرية91إلى اإلصدار مما مك

مع النظام المالي وأنشئت البنية التقنية األساسية لمعلومات األعمال)ج(

وتم تقديم أولPeopleSoftوآليات تلقي بيانات من برنامج لوحة بيانات تعرض معلومات عن الموارد البشرية وما أنجز

من عمل حتى اآلن يضع األساس لتصميم تحليالت ونشرهامن أجل المساعدة على اتخاذ القرارات

ونشرت تطبيقات التخطيط لفترة السنتين وتطبيقات)د( تخطيط العمل وذلك باستخدام أدوات إدارة األداء

المؤسسي بما في ذلك القدرة على القيام بالتنفيذ وتقييم األداء وإعداد التقارير وهذا يضمن أن الدورة الكاملة لإلدارة

القائمة على النتائج مدعومة اآلن دعما جيدا باألدواتالمناسبة

ونشرت الوحدات األساسية المتعلقة بالموارد البشرية)ه( PeopleSoft HR لبرنامج 91والمرتبات في اإلصدار

وسوف يؤدي هذا إلى إيقاف العمل بنظام المرتبات القديم ويضمن أن عمليات إدارة الموارد مدعومة بمعلومات من

النظام المالي ونظام الموارد البشرية ويقدم القسم التاسع عرضا مفصال للتقدم المحرز في كل13

مسار من مسارات المحفظة والتقدم المحرز في محفظة التخطيط للموارد المؤسسية خالل الفترة قيد النظر كان جيدا من حيث المبادرات الشاملة التي كانت تهدف إلى ضمان تحقيق أقصى قيمة من نظام التخطيط للموارد المؤسسية ال سيما ما

يلي واصل فريق محفظة التخطيط للموارد المؤسسية تعاونه)أ(

الوثيق مع إدارة تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت لضمان تطبيق اآلليات الالزمة إلدارة التكنولوجيا ومراقبتها ومن

أمثلة ذلك تطوير منصة تدريب متكاملة على شبكة اإلنترنت سوف توفر للمستخدمين مكانا واحدا لطلب التدريب في

WOPBC22155

مجال تكنولوجيا المعلومات وتطبيقات التخطيط للمواردالمؤسسية وغير ذلك من المجاالت

ووضعت آلية للتحقق من هوية مستخدمي جميع)ب( PeopleSoftتطبيقات التخطيط للموارد المؤسسية )

FSCMو PeopleSoft HRونظام إدارة األداء المؤسسي وأداة معلومات األعمال( بناء على الدليل النشط العام

الخاص بالويبو وكان ذلك خطوة أولى مهمة في تحسين تجربة المستخدم للسماح بتوحيد تسجيل الدخول إلى جميع

الحلول في المستقبل وأتفق على الطريقة المثلى لدمج أحد حلول نظام اإلدارة)ج(

اإللكترونية للوثائق دمجا تقنيا في نظام التخطيط للموارد المؤسسية وسوف ينفذ الدمج الفعلي من خالل إحدى مبادرات الخطة الرأسمالية الرئيسية التي تقودها إدارة

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت وواصلت وسوف تواصل محفظة التخطيط للموارد14

المؤسسية دعم مشروعات وأعمال إضافية لم يكن مخططا لها من البداية لكنها سوف تساعد على تحقيق األهداف العامة

لمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وفيما يلي مثاالن جديرانبالذكر إدارة المخاطر وهي ذات أهمية بالغة للويبو كمنظمة)أ(

ولمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وسوف يبدأ في مشروع لتقديم أداة إلدارة2014النصف الثاني من عام

المخاطر المؤسسية وذلك في إطار مسار المشروعاتن الثاني لتنفيذ اإلدارة القائمة على النتائج وهذا سوف يمك الويبو من تحقيق تقدم وفقا لخريطة طريق إدارة المخاطر

الخاصة بها التيPeopleSoft Financialsوترقية برنامج )ب(

اكتملت بوصفها جزءا من محفظة التخطيط للموارد ومن المقرر اآلن إجراء ترقية2012المؤسسية في عام

إلى إصدار أطلق مؤخرا وسوف يسمح2015ثانية في عام هذا بإدخال وظائف إضافية ال سيما فرص تحسين حسابات

القبض والفواتير وعدم تخصيصها

WOPBC22156

ق والتصديق المستقلينرابعا استعراض التحق أنجزت مناقصة لالستعانة بمقدم خدمات خارجي إلجراء15

استعراض تحقق وتصديق مستقلين لمحفظة التخطيط للموارد وكانت شركة2013المؤسسية خالل النصف الثاني من عام

غارتنر لالستشارات هي صاحبة العطاء الفائز وأنجز االستعراض على مدى ستة أسابيع واشتمل على رصد اجتماعات ومراجعة

جهة من الجهات المعنية35وثائق وإجراء مقابالت مع أكثر من ف تقييم المحفظة درجة المخاطر بأنها16 وبوجه عام صن

متوسطة ورأت شركة غارتنر أنه تصنيف جيد لمحفظة كانت في منتصف طريقها إلى التنفيذ وسلط االستعراض األضواء على إيجابيات كثيرة مثل ما أثبتته المحفظة من قدرة على التعلم

والتكيف مع مرور الوقت والدعم التنفيذي المتواصل والمشاركة في األعمال وذكر االستعراض أيضا المشاركة النشطة لفريق الدعم واستعداده الجيد طوال االختبار الذي أثبت نجاحه وحدد

مما2014 توصية نفذت جميعها قبل أبريل 58االستعراض سمح لبقية مشروعات المحفظة باالستفادة من التحسينات

وتوجد في المرفق قائمة مختصرة بالتوصياتخامسا الهيكل اإلداري المكيف

صديق المستقلين ضمن17 حقق والت أوصى استعراض الت توصياته الرئيسية بضرورة تعزيز الهيكل اإلداري العام لمحفظة

التخطيط للموارد المؤسسية لجعله أكثر استجابة من حيث الفصل بين األدوار والمسؤوليات ولتوفير مسار تصعيدي واضح

لتسوية القضايا18 ونتيجة لذلك أنشئ لكل مشروع مجلس إدارة يضم أدوارا

رئيسية هي مسؤول تنفيذي وكبير مستخدمين وكبير موردينوقد ساعد ذلك على اتخاذ قرارات أسرع بشأن المشروعات

وتم تعزيز مكتب إدارة مشروعات التخطيط للموارد19 المؤسسية بتعيين رئيس للمكتب وموظف للتدريب واالتصاالت

وقد أدى ذلك إلى زيادة التنسيق وتبادل الخبرات بينالمشروعات

وأنشئت اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ndash التي20 تتألف من أعضاء مجالس إدارة المشروعات ndash لضمان معالجة

أفضل للقضايا الوظيفية المشتركة أو قضايا الدمج

WOPBC22157

وأنشئ مجلس إلدارة محفظة نظام اإلدارة المتكاملة من21 أجل تقديم التوجيه االستراتيجي العام وتولي القيادة وقدم هذا

مسارا تصعيديا واضحا لمعالجة القضايا التي يتعذر حلها على مستوى أحد المشروعات أو على مستوى مكتب إدارة

مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية أو على مستوى اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ويستعرض بانتظام مجلس

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت الذي يرأسه المدير العام التقدم الذي تحرزه محفظة التخطيط للموارد المؤسسية

وأعضاء مجلس محفظة نظام اإلدارة المتكاملة هم مجموعةة من مجلس تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت جزئي

وتواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية22 تعزيز التواصل مع الموظفين على جميع المستويات فمن

ع في شهر يونيو طبعة2014المقرر على سبيل المثال أن توز ثانية من النشرة اإلعالمية الخاصة بالتخطيط للموارد المؤسسية

سلسلة من الجلسات2014ونظمت أيضا طوال عام االستشارية نصف الشهرية للموظفين وعالوة على ذلك من

مبادرات أخرى مثل التعلم في2014المقرر أن تقام في عام حلقة عمل الويبو وجلسة إحاطة بعنوان ما الجديد ونشرة

إخبارية بشأن التخطيط للموارد المؤسسية وأخيرا تستخدم شبكة اإلنترانت وصفحة ويكي الخاصة بالويبو كأداتين لتبادل

المعرفة ويجري تحديثهما باستمرار بمعلومات جديدة كلما حدثتطور في مشروع من محفظة المشروعات

استخدام ميزانية مشروع التخطيطسادساللموارد المؤسسية

تبلغ التكلفة اإلجمالية المقدرة لتنفيذ محفظة مشروعات23 مليون فرنك سويسري25التخطيط للموارد المؤسسية نحو

على مدى خمس سنوات وتشمل التكاليف المقدرة استضافة البرامج التطبيقية وشراء البرمجيات وموظفي المشروعات

وموارد بدل المستخدمين وأتعاب الشركاء الخارجيين المكلفين بالتنفيذ فضال عن التدريب واالتصاالت وغير ذلك من التكاليف المرتبطة بالمشروعات وما إن تنشر األنظمة وتصبح جاهزة للعمل ستدرج التكاليف المتكررة الخاصة بالصيانة وتشغيل النظام في اقتراحات البرنامج والميزانية المتعاقبة باعتبارها جزءا من الميزانية العادية وأسفر المزج الذكي بين موارد بشرية خارجية وداخلية للمشروع ndash بما في ذلك استخدام موارد في

بلدان أجنبية بتكلفة زهيدة ndash عن تقديم وظائف مخطط لها فيإطار ميزانية صارمة حتى اآلن

WOPBC22158

ويرد في الجدولين التاليين ملخص الستخدام الميزانية حتى24 اآلن بحسب المجال الوظيفي الرئيسي وعنصر التكلفة إضافة

2014إلى االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام

WOPBC22159

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخ دام

الفعليالتقد

مالمحر ز فيالتنفي

ذ

االستخدا م المقدر للميزانية بحلول

نهاية عام20142

إدارة البرامجوالتغيير

3830200

188385148522559318 إدارة الموارد

البشريةوتطويرها

8945755

389909149485425220

إدارة األداءالمؤسسي

6017982

403143263595647611 إدارة العالقات مع

الزبائن195569

010892570108925

التحسينات المدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة

4591840

219723444292687912

3253414المجموع67

12120533

494416428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في ميزانيةعنصر التكلفة

المشروع المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدر

للميزانية بحلول نهاية

20142عام

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC22155

مجال تكنولوجيا المعلومات وتطبيقات التخطيط للمواردالمؤسسية وغير ذلك من المجاالت

ووضعت آلية للتحقق من هوية مستخدمي جميع)ب( PeopleSoftتطبيقات التخطيط للموارد المؤسسية )

FSCMو PeopleSoft HRونظام إدارة األداء المؤسسي وأداة معلومات األعمال( بناء على الدليل النشط العام

الخاص بالويبو وكان ذلك خطوة أولى مهمة في تحسين تجربة المستخدم للسماح بتوحيد تسجيل الدخول إلى جميع

الحلول في المستقبل وأتفق على الطريقة المثلى لدمج أحد حلول نظام اإلدارة)ج(

اإللكترونية للوثائق دمجا تقنيا في نظام التخطيط للموارد المؤسسية وسوف ينفذ الدمج الفعلي من خالل إحدى مبادرات الخطة الرأسمالية الرئيسية التي تقودها إدارة

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت وواصلت وسوف تواصل محفظة التخطيط للموارد14

المؤسسية دعم مشروعات وأعمال إضافية لم يكن مخططا لها من البداية لكنها سوف تساعد على تحقيق األهداف العامة

لمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وفيما يلي مثاالن جديرانبالذكر إدارة المخاطر وهي ذات أهمية بالغة للويبو كمنظمة)أ(

ولمحفظة التخطيط للموارد المؤسسية وسوف يبدأ في مشروع لتقديم أداة إلدارة2014النصف الثاني من عام

المخاطر المؤسسية وذلك في إطار مسار المشروعاتن الثاني لتنفيذ اإلدارة القائمة على النتائج وهذا سوف يمك الويبو من تحقيق تقدم وفقا لخريطة طريق إدارة المخاطر

الخاصة بها التيPeopleSoft Financialsوترقية برنامج )ب(

اكتملت بوصفها جزءا من محفظة التخطيط للموارد ومن المقرر اآلن إجراء ترقية2012المؤسسية في عام

إلى إصدار أطلق مؤخرا وسوف يسمح2015ثانية في عام هذا بإدخال وظائف إضافية ال سيما فرص تحسين حسابات

القبض والفواتير وعدم تخصيصها

WOPBC22156

ق والتصديق المستقلينرابعا استعراض التحق أنجزت مناقصة لالستعانة بمقدم خدمات خارجي إلجراء15

استعراض تحقق وتصديق مستقلين لمحفظة التخطيط للموارد وكانت شركة2013المؤسسية خالل النصف الثاني من عام

غارتنر لالستشارات هي صاحبة العطاء الفائز وأنجز االستعراض على مدى ستة أسابيع واشتمل على رصد اجتماعات ومراجعة

جهة من الجهات المعنية35وثائق وإجراء مقابالت مع أكثر من ف تقييم المحفظة درجة المخاطر بأنها16 وبوجه عام صن

متوسطة ورأت شركة غارتنر أنه تصنيف جيد لمحفظة كانت في منتصف طريقها إلى التنفيذ وسلط االستعراض األضواء على إيجابيات كثيرة مثل ما أثبتته المحفظة من قدرة على التعلم

والتكيف مع مرور الوقت والدعم التنفيذي المتواصل والمشاركة في األعمال وذكر االستعراض أيضا المشاركة النشطة لفريق الدعم واستعداده الجيد طوال االختبار الذي أثبت نجاحه وحدد

مما2014 توصية نفذت جميعها قبل أبريل 58االستعراض سمح لبقية مشروعات المحفظة باالستفادة من التحسينات

وتوجد في المرفق قائمة مختصرة بالتوصياتخامسا الهيكل اإلداري المكيف

صديق المستقلين ضمن17 حقق والت أوصى استعراض الت توصياته الرئيسية بضرورة تعزيز الهيكل اإلداري العام لمحفظة

التخطيط للموارد المؤسسية لجعله أكثر استجابة من حيث الفصل بين األدوار والمسؤوليات ولتوفير مسار تصعيدي واضح

لتسوية القضايا18 ونتيجة لذلك أنشئ لكل مشروع مجلس إدارة يضم أدوارا

رئيسية هي مسؤول تنفيذي وكبير مستخدمين وكبير موردينوقد ساعد ذلك على اتخاذ قرارات أسرع بشأن المشروعات

وتم تعزيز مكتب إدارة مشروعات التخطيط للموارد19 المؤسسية بتعيين رئيس للمكتب وموظف للتدريب واالتصاالت

وقد أدى ذلك إلى زيادة التنسيق وتبادل الخبرات بينالمشروعات

وأنشئت اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ndash التي20 تتألف من أعضاء مجالس إدارة المشروعات ndash لضمان معالجة

أفضل للقضايا الوظيفية المشتركة أو قضايا الدمج

WOPBC22157

وأنشئ مجلس إلدارة محفظة نظام اإلدارة المتكاملة من21 أجل تقديم التوجيه االستراتيجي العام وتولي القيادة وقدم هذا

مسارا تصعيديا واضحا لمعالجة القضايا التي يتعذر حلها على مستوى أحد المشروعات أو على مستوى مكتب إدارة

مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية أو على مستوى اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ويستعرض بانتظام مجلس

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت الذي يرأسه المدير العام التقدم الذي تحرزه محفظة التخطيط للموارد المؤسسية

وأعضاء مجلس محفظة نظام اإلدارة المتكاملة هم مجموعةة من مجلس تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت جزئي

وتواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية22 تعزيز التواصل مع الموظفين على جميع المستويات فمن

ع في شهر يونيو طبعة2014المقرر على سبيل المثال أن توز ثانية من النشرة اإلعالمية الخاصة بالتخطيط للموارد المؤسسية

سلسلة من الجلسات2014ونظمت أيضا طوال عام االستشارية نصف الشهرية للموظفين وعالوة على ذلك من

مبادرات أخرى مثل التعلم في2014المقرر أن تقام في عام حلقة عمل الويبو وجلسة إحاطة بعنوان ما الجديد ونشرة

إخبارية بشأن التخطيط للموارد المؤسسية وأخيرا تستخدم شبكة اإلنترانت وصفحة ويكي الخاصة بالويبو كأداتين لتبادل

المعرفة ويجري تحديثهما باستمرار بمعلومات جديدة كلما حدثتطور في مشروع من محفظة المشروعات

استخدام ميزانية مشروع التخطيطسادساللموارد المؤسسية

تبلغ التكلفة اإلجمالية المقدرة لتنفيذ محفظة مشروعات23 مليون فرنك سويسري25التخطيط للموارد المؤسسية نحو

على مدى خمس سنوات وتشمل التكاليف المقدرة استضافة البرامج التطبيقية وشراء البرمجيات وموظفي المشروعات

وموارد بدل المستخدمين وأتعاب الشركاء الخارجيين المكلفين بالتنفيذ فضال عن التدريب واالتصاالت وغير ذلك من التكاليف المرتبطة بالمشروعات وما إن تنشر األنظمة وتصبح جاهزة للعمل ستدرج التكاليف المتكررة الخاصة بالصيانة وتشغيل النظام في اقتراحات البرنامج والميزانية المتعاقبة باعتبارها جزءا من الميزانية العادية وأسفر المزج الذكي بين موارد بشرية خارجية وداخلية للمشروع ndash بما في ذلك استخدام موارد في

بلدان أجنبية بتكلفة زهيدة ndash عن تقديم وظائف مخطط لها فيإطار ميزانية صارمة حتى اآلن

WOPBC22158

ويرد في الجدولين التاليين ملخص الستخدام الميزانية حتى24 اآلن بحسب المجال الوظيفي الرئيسي وعنصر التكلفة إضافة

2014إلى االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام

WOPBC22159

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخ دام

الفعليالتقد

مالمحر ز فيالتنفي

ذ

االستخدا م المقدر للميزانية بحلول

نهاية عام20142

إدارة البرامجوالتغيير

3830200

188385148522559318 إدارة الموارد

البشريةوتطويرها

8945755

389909149485425220

إدارة األداءالمؤسسي

6017982

403143263595647611 إدارة العالقات مع

الزبائن195569

010892570108925

التحسينات المدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة

4591840

219723444292687912

3253414المجموع67

12120533

494416428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في ميزانيةعنصر التكلفة

المشروع المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدر

للميزانية بحلول نهاية

20142عام

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC22156

ق والتصديق المستقلينرابعا استعراض التحق أنجزت مناقصة لالستعانة بمقدم خدمات خارجي إلجراء15

استعراض تحقق وتصديق مستقلين لمحفظة التخطيط للموارد وكانت شركة2013المؤسسية خالل النصف الثاني من عام

غارتنر لالستشارات هي صاحبة العطاء الفائز وأنجز االستعراض على مدى ستة أسابيع واشتمل على رصد اجتماعات ومراجعة

جهة من الجهات المعنية35وثائق وإجراء مقابالت مع أكثر من ف تقييم المحفظة درجة المخاطر بأنها16 وبوجه عام صن

متوسطة ورأت شركة غارتنر أنه تصنيف جيد لمحفظة كانت في منتصف طريقها إلى التنفيذ وسلط االستعراض األضواء على إيجابيات كثيرة مثل ما أثبتته المحفظة من قدرة على التعلم

والتكيف مع مرور الوقت والدعم التنفيذي المتواصل والمشاركة في األعمال وذكر االستعراض أيضا المشاركة النشطة لفريق الدعم واستعداده الجيد طوال االختبار الذي أثبت نجاحه وحدد

مما2014 توصية نفذت جميعها قبل أبريل 58االستعراض سمح لبقية مشروعات المحفظة باالستفادة من التحسينات

وتوجد في المرفق قائمة مختصرة بالتوصياتخامسا الهيكل اإلداري المكيف

صديق المستقلين ضمن17 حقق والت أوصى استعراض الت توصياته الرئيسية بضرورة تعزيز الهيكل اإلداري العام لمحفظة

التخطيط للموارد المؤسسية لجعله أكثر استجابة من حيث الفصل بين األدوار والمسؤوليات ولتوفير مسار تصعيدي واضح

لتسوية القضايا18 ونتيجة لذلك أنشئ لكل مشروع مجلس إدارة يضم أدوارا

رئيسية هي مسؤول تنفيذي وكبير مستخدمين وكبير موردينوقد ساعد ذلك على اتخاذ قرارات أسرع بشأن المشروعات

وتم تعزيز مكتب إدارة مشروعات التخطيط للموارد19 المؤسسية بتعيين رئيس للمكتب وموظف للتدريب واالتصاالت

وقد أدى ذلك إلى زيادة التنسيق وتبادل الخبرات بينالمشروعات

وأنشئت اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ndash التي20 تتألف من أعضاء مجالس إدارة المشروعات ndash لضمان معالجة

أفضل للقضايا الوظيفية المشتركة أو قضايا الدمج

WOPBC22157

وأنشئ مجلس إلدارة محفظة نظام اإلدارة المتكاملة من21 أجل تقديم التوجيه االستراتيجي العام وتولي القيادة وقدم هذا

مسارا تصعيديا واضحا لمعالجة القضايا التي يتعذر حلها على مستوى أحد المشروعات أو على مستوى مكتب إدارة

مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية أو على مستوى اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ويستعرض بانتظام مجلس

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت الذي يرأسه المدير العام التقدم الذي تحرزه محفظة التخطيط للموارد المؤسسية

وأعضاء مجلس محفظة نظام اإلدارة المتكاملة هم مجموعةة من مجلس تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت جزئي

وتواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية22 تعزيز التواصل مع الموظفين على جميع المستويات فمن

ع في شهر يونيو طبعة2014المقرر على سبيل المثال أن توز ثانية من النشرة اإلعالمية الخاصة بالتخطيط للموارد المؤسسية

سلسلة من الجلسات2014ونظمت أيضا طوال عام االستشارية نصف الشهرية للموظفين وعالوة على ذلك من

مبادرات أخرى مثل التعلم في2014المقرر أن تقام في عام حلقة عمل الويبو وجلسة إحاطة بعنوان ما الجديد ونشرة

إخبارية بشأن التخطيط للموارد المؤسسية وأخيرا تستخدم شبكة اإلنترانت وصفحة ويكي الخاصة بالويبو كأداتين لتبادل

المعرفة ويجري تحديثهما باستمرار بمعلومات جديدة كلما حدثتطور في مشروع من محفظة المشروعات

استخدام ميزانية مشروع التخطيطسادساللموارد المؤسسية

تبلغ التكلفة اإلجمالية المقدرة لتنفيذ محفظة مشروعات23 مليون فرنك سويسري25التخطيط للموارد المؤسسية نحو

على مدى خمس سنوات وتشمل التكاليف المقدرة استضافة البرامج التطبيقية وشراء البرمجيات وموظفي المشروعات

وموارد بدل المستخدمين وأتعاب الشركاء الخارجيين المكلفين بالتنفيذ فضال عن التدريب واالتصاالت وغير ذلك من التكاليف المرتبطة بالمشروعات وما إن تنشر األنظمة وتصبح جاهزة للعمل ستدرج التكاليف المتكررة الخاصة بالصيانة وتشغيل النظام في اقتراحات البرنامج والميزانية المتعاقبة باعتبارها جزءا من الميزانية العادية وأسفر المزج الذكي بين موارد بشرية خارجية وداخلية للمشروع ndash بما في ذلك استخدام موارد في

بلدان أجنبية بتكلفة زهيدة ndash عن تقديم وظائف مخطط لها فيإطار ميزانية صارمة حتى اآلن

WOPBC22158

ويرد في الجدولين التاليين ملخص الستخدام الميزانية حتى24 اآلن بحسب المجال الوظيفي الرئيسي وعنصر التكلفة إضافة

2014إلى االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام

WOPBC22159

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخ دام

الفعليالتقد

مالمحر ز فيالتنفي

ذ

االستخدا م المقدر للميزانية بحلول

نهاية عام20142

إدارة البرامجوالتغيير

3830200

188385148522559318 إدارة الموارد

البشريةوتطويرها

8945755

389909149485425220

إدارة األداءالمؤسسي

6017982

403143263595647611 إدارة العالقات مع

الزبائن195569

010892570108925

التحسينات المدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة

4591840

219723444292687912

3253414المجموع67

12120533

494416428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في ميزانيةعنصر التكلفة

المشروع المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدر

للميزانية بحلول نهاية

20142عام

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC22157

وأنشئ مجلس إلدارة محفظة نظام اإلدارة المتكاملة من21 أجل تقديم التوجيه االستراتيجي العام وتولي القيادة وقدم هذا

مسارا تصعيديا واضحا لمعالجة القضايا التي يتعذر حلها على مستوى أحد المشروعات أو على مستوى مكتب إدارة

مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية أو على مستوى اللجنة التوجيهية لنظام اإلدارة المتكاملة ويستعرض بانتظام مجلس

تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت الذي يرأسه المدير العام التقدم الذي تحرزه محفظة التخطيط للموارد المؤسسية

وأعضاء مجلس محفظة نظام اإلدارة المتكاملة هم مجموعةة من مجلس تكنولوجيا المعلومات واالتصاالت جزئي

وتواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية22 تعزيز التواصل مع الموظفين على جميع المستويات فمن

ع في شهر يونيو طبعة2014المقرر على سبيل المثال أن توز ثانية من النشرة اإلعالمية الخاصة بالتخطيط للموارد المؤسسية

سلسلة من الجلسات2014ونظمت أيضا طوال عام االستشارية نصف الشهرية للموظفين وعالوة على ذلك من

مبادرات أخرى مثل التعلم في2014المقرر أن تقام في عام حلقة عمل الويبو وجلسة إحاطة بعنوان ما الجديد ونشرة

إخبارية بشأن التخطيط للموارد المؤسسية وأخيرا تستخدم شبكة اإلنترانت وصفحة ويكي الخاصة بالويبو كأداتين لتبادل

المعرفة ويجري تحديثهما باستمرار بمعلومات جديدة كلما حدثتطور في مشروع من محفظة المشروعات

استخدام ميزانية مشروع التخطيطسادساللموارد المؤسسية

تبلغ التكلفة اإلجمالية المقدرة لتنفيذ محفظة مشروعات23 مليون فرنك سويسري25التخطيط للموارد المؤسسية نحو

على مدى خمس سنوات وتشمل التكاليف المقدرة استضافة البرامج التطبيقية وشراء البرمجيات وموظفي المشروعات

وموارد بدل المستخدمين وأتعاب الشركاء الخارجيين المكلفين بالتنفيذ فضال عن التدريب واالتصاالت وغير ذلك من التكاليف المرتبطة بالمشروعات وما إن تنشر األنظمة وتصبح جاهزة للعمل ستدرج التكاليف المتكررة الخاصة بالصيانة وتشغيل النظام في اقتراحات البرنامج والميزانية المتعاقبة باعتبارها جزءا من الميزانية العادية وأسفر المزج الذكي بين موارد بشرية خارجية وداخلية للمشروع ndash بما في ذلك استخدام موارد في

بلدان أجنبية بتكلفة زهيدة ndash عن تقديم وظائف مخطط لها فيإطار ميزانية صارمة حتى اآلن

WOPBC22158

ويرد في الجدولين التاليين ملخص الستخدام الميزانية حتى24 اآلن بحسب المجال الوظيفي الرئيسي وعنصر التكلفة إضافة

2014إلى االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام

WOPBC22159

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخ دام

الفعليالتقد

مالمحر ز فيالتنفي

ذ

االستخدا م المقدر للميزانية بحلول

نهاية عام20142

إدارة البرامجوالتغيير

3830200

188385148522559318 إدارة الموارد

البشريةوتطويرها

8945755

389909149485425220

إدارة األداءالمؤسسي

6017982

403143263595647611 إدارة العالقات مع

الزبائن195569

010892570108925

التحسينات المدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة

4591840

219723444292687912

3253414المجموع67

12120533

494416428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في ميزانيةعنصر التكلفة

المشروع المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدر

للميزانية بحلول نهاية

20142عام

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC22158

ويرد في الجدولين التاليين ملخص الستخدام الميزانية حتى24 اآلن بحسب المجال الوظيفي الرئيسي وعنصر التكلفة إضافة

2014إلى االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام

WOPBC22159

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخ دام

الفعليالتقد

مالمحر ز فيالتنفي

ذ

االستخدا م المقدر للميزانية بحلول

نهاية عام20142

إدارة البرامجوالتغيير

3830200

188385148522559318 إدارة الموارد

البشريةوتطويرها

8945755

389909149485425220

إدارة األداءالمؤسسي

6017982

403143263595647611 إدارة العالقات مع

الزبائن195569

010892570108925

التحسينات المدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة

4591840

219723444292687912

3253414المجموع67

12120533

494416428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في ميزانيةعنصر التكلفة

المشروع المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدر

للميزانية بحلول نهاية

20142عام

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC22159

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية )بحسب المجال الوظيفي

الرئيسي((2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في

المجال الوظيفيالرئيسي

ميزانيةالمشروع

المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخ دام

الفعليالتقد

مالمحر ز فيالتنفي

ذ

االستخدا م المقدر للميزانية بحلول

نهاية عام20142

إدارة البرامجوالتغيير

3830200

188385148522559318 إدارة الموارد

البشريةوتطويرها

8945755

389909149485425220

إدارة األداءالمؤسسي

6017982

403143263595647611 إدارة العالقات مع

الزبائن195569

010892570108925

التحسينات المدخلة على نظام اإلدارة

المتكاملة

4591840

219723444292687912

3253414المجموع67

12120533

494416428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة

استخدام ميزانية محفظة مشروعات التخطيطللموارد المؤسسية )بحسب عنصر التكلفة(

(2014 مايو 31)بالفرنك السويسري في ميزانيةعنصر التكلفة

المشروع المبالغ الفعلية1حتى اآلن

االستخدام المقدر

للميزانية بحلول نهاية

20142عام

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221510

1383360144429569175استضافة البرامج التطبيقية398973821556992757420شراء البرمجيات

556468041780385626233موظفو المشروعات27038009678681140174موارد بدل المستخدمين

الشركاء الخارجيونالمكلفون بالتنفيذ

989610945543315959461125378099090266568التدريب

55000021078109955االتصاالت وغير ذلك3253414671212053المجموع

316428986

2014 مايو 31المبالغ الفعلية المسجلة حتى اآلن تشمل النفقات حتى 1 يشمل المبالغ الفعلية2014االستخدام المقدر للميزانية بحلول نهاية عام 2

( والنفقات المتوقعة حتى نهاية عام2014 مايو 31المسجلة حتى اآلن ) استنادا إلى فرضيات اإلنفاق الراهنة2014

مليون فرنك سويسري23توقعت الميزانية األصلية أن تبلغ النفقات الفعلية 3 والتوقعات الراهنة أقل بكثير من الميزانية األصلية2014بحلول نهاية عام

ومن المتوقع إنفاق الفارق في مراحل المشروع القادمة وتتابع المحفظة اآلن التقدم المحرز في تنفيذ المشروعات25

وتعد تقارير عن هذا التقدم وعن النفقات الفعلية والتقدمن المحرز في التنفيذ متناسب مع النفقات الفعلية كما هو مبي

في جدول استخدام الميزانية حسب المجال الوظيفي الرئيسي إال أن النفقات الفعلية عادة ما تسبق التقدم المحرز بخطوات

قليلة بسبب التكاليف التي تدفع مقدما قبل أن يبدأ تنفيذ المشروع مثل تكاليف البنية التحتية وتراخيص البرمجيات

والصيانةالجدول الزمني لمحفظة المشروعاتسابعا

إن التأخر في طرح الحل األساسي الخاص بالموارد البشرية26ر في مسار الموارد البشرية والمشروعات الالحقة والمرتبات أث الخاصة بالموارد البشرية مثل التوظيف والخدمة الذاتية التي

را لها بنحو ثمانية أشهر بدأت بعد الموعد األصلي الذي كان مقر وبالمثل تأخرت المشروعات األخرى المعتمدة على المحفظة ndash مثل تحليالت القوى العاملة والتكامل بين الموارد البشرية وإدارة األداء المؤسسي ndash بمقدار ثمانية أشهر تقريبا وهذا يعني أن من

بدال من2016المحتمل أن تكتمل المحفظة بحلول منتصف عام كما كان مقررا لها في األصل ويبحث مكتب2015نهاية عام

إدارة المشروعات طرائق الحد من هذا التأخير

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221511

ويقدم الرسم البياني التالي لمحة عامة عن الجدول الزمني27المعدل المتوقع

0102

ϟϤ δΎέϟϤ θήϭω ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ ϑ

ΩέΓϟϤΤϔψΔ

ϟϤϮυϔϮϥϭϟϤήΗΒΎ Ε

ϟΘϮυϴ ϒϭϟΨ ΪϣΔϟάΗϴΔ

έϋΎϳΔϟϤϮυϔϴϦϭ ϹΩέΓϟϘΎϧϮϧϴΔ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϢϠ˷όΘϟϭ

ΗΤ δϴϨΎ ΕϧψΎϡ ϹΩέΓϟϤΘϜΎϣϠΔ

ϣόϠϮϣΎ Ε ϷϋϤΎ ϝ

ΩέΓ ϷΩ˯

ϟϤΆ γ δ ϲΩέΓϟόϼϗΔ

ϣ ϊϟΰΑΎϦ

4102 5102 61021102 2102 3102

ورغم أن من المتوقع أن يمتد الجدول الزمني لما بعد28 تجدر اإلشارة2016السنوات الخمس األصلية ليصل إلى عام

إلى أن الميزانية المعتمدة األصلية لن يتم تجاوزهاالمخاطر التي تهدد محفظة المشروعاتثامنا

تواصل محفظة مشروعات التخطيط للموارد المؤسسية29 السعي بطريقة شاملة إلى تحديد المخاطر ورصدها وإدارتها

من خالل تنفيذ استراتيجيات التخفيف منها ويسلط الجدول التالي الضوء على المخاطر الرئيسية التي تم الكشف عنها

باعتبارها مخاطر تهدد محفظة المشروعات ككلكيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر التأخر في

تسليمالمحفظة

لم تصل المحفظة في إلى2015نهاية عام

مستوى التنفيذ الذي أبلغت به لجنة البرنامج

والميزانية في عام2010

إبالغ لجنة البرنامج والميزانية بالتقدم المحرز أوال بأول تحذير

لجنة البرنامج والميزانية مبكرا إذا كان من المحتمل أن يستمر ذلك

التأكد من عدم تأثر الميزانيةفق عليها بأي تجاوز المت

األعمال تقاومالتغيير

الموظفون ال يستخدمون النظام على النحو

المخطط وال يستجيبون للتغيير بطريقة جيدة

توجيه المحفظة بناء على أولويات العمل تخصيص الحلول مع

الحفاظ على توازن حكيم مع الوظائف الجاهزة ضمان مشاركة

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221512

والخدمات التي تقدمها األنظمة القائمة تشهد

انقطاعا عند إدخال تغييرات مطلوبة لدعم

متطلبات محفظة التخطيط للموارد

المؤسسية

المستخدمين في اختبار القبول التعامل بانتظام مع المستخدمين

من خالل جهود إدارة التغيير )التواصل والتدريب وجلسات

اإلحاطة إلخ(

اإلنجازات الرئيسية بحسب المسارتاسعاإدارة الموارد البشرية

اكتملت اآلن المرحلة األولى من المشروع التي كانت تتألف30 من تنفيذ القدرات األساسية للموارد البشرية وتجهيز كشوف

وتم االنتهاء منذ ينايرPeopleSoftالمرتبات بناء على برنامج من قدرات النظام التي تدعم األنشطة اليومية للموارد2014

البشرية والمرتبات وجاء التنفيذ في أعقاب مراحل اختبار متتابعة وصارمة للتأكد31

من اكتماله ومن قبول المستخدمين للحل وهذه االختبارات سلطت الضوء على عدد من المواطن التي تحتاج إلى تحسين

واعتبرت الدقة واإلتمام في حدود الميزانية من األولويات المقدمة على الجدول الزمني ونتيجة لذلك أجل الطرح الذي

لتوفير2014 إلى يناير 2013كان مخططا له في شهر أكتوبر وقت إضافي لتحسين الحل النهائي وإجراء مزيد من اختبارات

التكامل وقبول المستخدمين وإجراء سلسلة كاملة مناالختبارات الموازية مع النظام القديم

كما كان2014واكتمل االختبار في أوائل شهر يناير من عام 32را له ولم يحدث االنتقال إلى اإلنتاج إال فور أن اقتنعت مقر

الجهات المعنية بأعمال الويبو واطمئنت إلى أن االنتقال سيكون سلسا وناجحا ونتيجة لحدوث عملية نقل شاملة للبيانات في

جرى إنتاج حسابات المرتبات من النظام الجديد منذ2014يناير شهر يناير مما أدى إلى توفير إمكانية الحصول على بيانات

سنتين كاملتين في النظام الجديد ولذلك انخفض إلى أدنى حد األثر السلبي الناجم عن نشر الحل في وقت متأخر عما كان

متوقعا وأثبت جدواه للمنظمة أنشطة نقل المعرفة إلى العمليات2014وانتهت في مايو 33

المنتظمة ودعم ما بعد اإلنتاج من قبل فريق المشروع ويجري

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221513

تدريجيا إطالق ما تبقى من الوظائف المرتبطة بهذا المشروععلى نحو محكم كجزء من الدعم التشغيلي المنتظم

2014 إلى مايو 2013وأقيمت في الفترة من ديسمبر 34 أنشطة تدريبية عديدة لضمان أن المستخدمين على جميع

المستويات وفي جميع القطاعات مهيؤون للقيام بمهامهم دون أي انقطاع ألنشطة أعمال الويبو وبحلول نهاية شهر مايو كان

مستخدم نشط100في النظام نحو وكان هذا المشروع األولي يهدف إلى تعزيز دمج البيانات35

والعمليات سواء داخل إدارة الموارد البشرية أو فيما يتعلق بغير ذلك من مهام اإلدارة والتدبير داخل الويبو والتنفيذ الناجح لحل بيبلسوفت األساسي الخاص بالموارد البشرية والمرتبات يقدم اآلن األساس لمشروعات الموارد البشرية المستقبلية لتوفير وظائف محسنة مع مرور الوقت وقد بدأ مشروعان جديدان

هما الخدمة الذاتية للموظفين والتوظيف وسوف تشرف على تنفيذ المشروعين الجديدين مجالس إدارة المشروعات التي

تتألف من أصحاب المصلحة الرئيسيين المعنيين باألعمال ويسرد الجدول التالي فوائد المشروع األول والفوائد المتوقع36

جنيها من المشروعات المستقبليةقة في الفوائد المحق

2014 الفوائد

المتوقعة2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في الحل األساسي الخاص بالموارد

البشرية والمرتباتالوظائف المدعومة

إدارة البياناتالرئيسية

- حل متكامل للمواردالبشرية والشؤون المالية

- هياكل تشغيل متسقة تخطيط الموارد

البشرية - مفاهيم موحدة للمنصب

والوظيفة والبيانات المهنية على جميع

الموظفين - التخطيط المتكامل مع

نظام الموارد البشريةالتشغيلي

إدارة الموارد البشرية

الخدمةالذاتية

الوظائفالمدعومة

- تطبيق تكنولوجيا المدخل لعرض

المعلومات وبدء المهام

اإلدارية - النفاذ عبر

شبكة اإلنترنت

إلى المعلومات الشخصية ومعلومات

الرواتب

الخدمة الذاتية الوظائف

المدعومة - بدء معامالت

تتعلق بحدثحياتي

- إدخال اإلجازات والغياب والتصديق

عليهما - طلبات بدالت

معينة مثل منحة التعليم أو إعانة

اإليجار النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

)التكنولوجياPeopleSoft)

إدارة القضايا

أداءالموظفين

الوظائفالمدعومة

- إدارة الدورة السنوية ألداء

الموظفين - تتبع األهداف

الفردية - القدرة على دعم تقييمات

األداء المتقدمة )الند للند

إلخ(360 - تسجيل

معدالت األداء - رصد وتحليل

األداء التنظيمي العام

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221514

قة في الفوائد المحق2014

الفوائد المتوقعة

2014في

الفوائد المتوقعة في

2015

الفوائد المتوقعة

2016في - اإلدارة الشاملة

لمعلومات المواردالبشرية

- اإلدخال اآللي للبيانات - معالجة أسرع للمعامالت

المعقدة - تمكين متخصصي

الموارد البشرية من النفاذ بسهولة إلى المعلوماتلتحسين خدمة الزبائن

تجهيز كشوفالمرتبات

- حسابات أدق وأكثرموثوقية للمرتبات

- توحيد تجهيز كشوف المرتبات لجميع

الموظفينإعداد التقارير - متكامل مع أداة

معلومات األعمال - لوحة بيانات قدرات

تحليليةالتكنولوجيا

- إنشاء نظام حديث للسماح بتقديم قدرات

مستقبلية - انخفاض احتياجات

الصيانة والدعم- تقليل احتمال الفشل

- إنشاء منصة التعافي منالكوارث

- إيقاف األنظمة القديمة

األساسيةللموظفين

القانونية الوظائف

المدعومةع مراحل قضايا تتب

الموظفينالقانونية

النفاذ إلى سياسةالنظام

إدارة الموارد البشرية وقسم

القانون )التكنولوجياPeopleSoft)

التوظيف الوظائف

المدعومة - التوظيف اإللكتروني

للمتقدمين سواء الداخليين أوالخارجيين

- إعداد ونشر الوظائف الشاغرة

وفرص الخدمة - تقييم المتقدمين

واختيارهم - تحليل إجراءات

التوظيف - تحديد الكفاءات

التنظيمية واللمحاتالشخصية

للموظفين النفاذ إلى

جميعالنظامالموظفين

التكنولوجيا(PeopleSoft)

إدارة التعلم الوظائف

المدعومة - التكامل مع

أنظمة الموارد البشريةاألخرى

- اغتنام فرص التدريب )من

تقييماتاألداء( - إدارة

األنشطة التدريبية

المخططة - تسجيل نتائج

التدريب - رصد وتحليل

احتياجات التدريب

التنظيمية العامة

للموظفين

النفاذ إلى النظام إدارة تكنولوجيا

المعلومات قسم المرتبات شعبة أداء

البرنامج والميزانية دائرة تنسيق األمن والسالمة

شعبة البنى التحتية للمباني مركز استقبال

المكالمات )التكنولوجياPeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

جميعالموظفين

التكنولوجي )ا

PeopleSoft)

النفاذ إلى النظام

المرشحون الخارجيون

وإدارة الموارد البشرية وأعضاءمجالس االختيار

التكنولوجيا)تحدد فيما بعد(

النفاذ إلى جميعالنظام

الموظفين التكنولوجيا

(PeopleSoft)

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221515

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية لمشروعي الموارد37البشرية اللذين بدآ واستراتيجيات التخفيف التي تنفذ حاليا

كيفية التخفيف منالوصفالخطرالخطر

زيادة قاعدة المستخدمين

يؤدي إلى ضعف أداء

النظام

زيادة قاعدة المستخدمين لتضم جميع الموظفين

بسبب مهام الخدمة الذاتية قد تؤثر في أداء األنظمة الحالية إلدارة المعلومات

اإلدارية وحينئذ سوف تتأثركفاءة الموظفين

ضمان أن حجم النظام يناسب بدقة عدد المستخدمين

المتوقعين وحجم المعامالت إجراء اختبارات األداء قبل نقل

الحل إلى اإلنتاج

نظام توظيف المتقدمين الخارجيين

صعباالستخدام

تقديم نظام صعب االستخدام لتوظيف

المتقدمين الخارجيين قد يؤدي إلى العزوف عن تقديم

الطلبات أو تأخر عملية االختيار أو وجود

استفسارات كثيرة تطلبالمساعدة

اختيار أداة توظيف بلغت مرحلة النضج وتكون معترف

بها كأداة رائدة في السوق االختبار المكثف والشامل مع كثير من المستخدمين لضمان

سهولة االستخدام

اإلدارة القائمة على النتائج )عبر تنفيذ أدوات إدارة األداءالمؤسسي(

ز ويقوي38 إن البرنامج التطبيقي إلدارة األداء المؤسسي يعز جوهر فلسفة الويبو لإلدارة القائمة على النتائج ويوطد المبادئ

التي تسمح بالتخطيط المتسق القائم على النتائج وبإدارةن مديري المشروعات من إعداد خطط ثنائية الموارد ويمك

الحول وسنوية في نظام مركزي متكامل ويتيح النظام للمنظمة إمكانية التتبع السليم لعميات التدقيق ويضمن ربط جميع

األنشطة بنتائج الويبو المرتقبة مع ما يتعلق بذلك من مواردبشرية ومالية

ز المشروع خالل الفترة المشمولة بهذا التقرير على39 وقد رك تحسين التخطيط السنوي للعمل وإجراءات العمل من البداية

إلى النهاية وتقديم برنامج تطبيقي للتخطيط السنوي للعمل وهذا التطوير المخصص يزيد من قدرات2015 و2014لعامي

ويدمج في2012الحل الخاص بالتخطيط السنوي للعمل لعام البرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط لفترة السنتين

20142015

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221516

والبرنامج التطبيقي الخاص بالتخطيط السنوي للعمل يقسم40 ميزانيات فترات السنتين للموارد البشرية والمالية إلى ميزانيات

سنوية وفقا لوثيقة البرنامج والميزانية لفترة السنتين التي وافقت عليها الدول األعضاء وعندئذ يوجه مديرو البرامج من خالل عملية التخطيط السنوي للعمل وإضافة أنشطة خطة

العمل وتخصيص الميزانيات واجتياز عملية الموافقة وتضمن الميزات اإلضافية دقة حسابات الميزانية وتكليف الموظفين بأنشطة البرنامج وقدرات التدقيق وتحديد الجداول الزمنية

نة المحس ويقدم أيضا التطبيق الخاص بالتخطيط السنوي للعمل41

وظائف إضافية طوال دورة إدارة األداء ويقدم اآلن وظائف لرصد خطط العمل السنوية خالل التنفيذ وتقييمات األداء

الحالي جعل من الممكنFSCMالفصلية والتكامل مع نظام عرض التكاليف الفعلية لكل نشاط من أنشطة البرنامج في

نظام إدارة األداء المؤسسي مما يسمح بعقد مقارنة بين الميزانية والنفقات الفعلية وقد أدرجت وظيفة موفرة للوقت لتوجيه تسويات الميزانية الداخلية تلقائيا من نظام إدارة األداء

مما يسمح بتفادي تضييع الوقتFSCMالمؤسسي إلى نظام ز ر التسويات ذات الصلة ويعز في تكرار إدخال البيانات وييس

سالمة البيانات ويسمح التكامل المخصص مع برنامجPeopleSoft HRبعرض جميع المناصب في نظام إدارة األداء

المؤسسي لتكليفها باألنشطة ويسهل حساب التكاليف ذات الصلة ويشمل التطوير وظيفة مؤتمتة لتحديث المعلومات

المذكورة آنفا عند إجراء تغييرات في أنظمة المصدر ونشر تطبيقات نظام إدارة األداء المؤسسي وإجراءات42

العمل قدم لمديري البرامج آلية محسنة للغاية من أجل تطوير وثيقة البرنامج والميزانية الخاصة بالويبو واستعراضها مما أدى

إلى تقليل الوقت والجهد الالزمين للتحقق من معلومات التخطيط الثنائي الحول والسنوي وتوحيدها وتحليلها وزيادة دقة

بيانات التخطيط وموثوقيتها وإمكانية تتبعها وفيما يلي ملخص لفوائد المشروع المرتبطة بالتخطيط السنوي للعمل ومراقبة

التنفيذ الفوائد

قة في المحق2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 التخطيط

السنوي للعمل20122013

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20142015

التخطيط السنوي للعمل

20162017

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221517

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الوظائف

المدعومة - تخطيط األنشطة

المرتبطة بالنتائجالمرتقبة وتحديثها

- تخصيص موارد الموظفين وموارد خالف الموظفين

وتسويتها على مستوى أنشطة

البرامج - تحليل العديد

من أبعاد معلومات خطط

العمل أي النتائجوالكيان المنفذ

- استخراج تقارير مباشرة من

Essbaseبرنامج )مثل جداول

تصاريح التوظيف والمبالغ الفعلية

مقابل المبالغ المرصودة في ميزانية خطة

العمل إلى غيرذلك(

- والقدرة على استخراج دفاتر

الميزانية لتحميلها على برنامج

FSCM - وتقديم تعليقات

على النفقات الفعلية إلى

المسؤولين عبر نشاط برنامج

FSCMفي تقارير فصلية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل في الثنائية

مع20122013وظائف إضافية

- تخطيط أنشطة خطط العمل في

20142015 المرتبطة

بمؤشرات األداء والنتائج المرتقبة

وتتبع حالة هذهاألنشطة

- والتخطيط على مستوى

المناصب - وتخصيص

)إعادة تخصيص( مناصب ألنشطة

البرامج - والمرحلة األولى

من التكامل مع برنامجي

PeopleSoft HR FSCMو

- واستخراج عدد كبير من التقارير من نظام إدارة

األداء المؤسسي لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين - االندماج الكامل

وAIMS HRمع AIMS FSCM

oالنفقات الفعلية من

FSCMبرنامج oدفاتر

الميزانية المرسلة إلى

FSCMبرنامج oأنشطة

البرامج الجديدة المرسلة إلى

FSCMبرنامج oبيانات

المناصب الواردة من

برنامجPeopleSoft

HR التحقق من هوية

المستخدم بناء على الدليل

النشط العام استخراج تقارير متقدمة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية

الوظائفالمدعومة

التخطيط السنوي للعمل للثنائية مع20142015 صقل إضافي

استنادا إلى تعليقات

المستخدمين واستخراج تقارير متكاملة لكل من

المستخدمين النهائيين والفرق

المركزية من أداة معلوماتاألعمال

النفاذ إلى قسمالنظام

إدارة البرامج واألداء وقسم

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

النفاذ إلى النظام

المستخدمونالنهائيون

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221518

الفوائدقة في المحق

2012

الفوائدقة في المحق

2013

الفوائدقة في المحق

2014

الفوائد المتوقعة في

2015 الميزانية

المركزيان التكنولوجيا

)برنامجEssbaseمع

واجهة داعمة(Excelلبرنامج

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning)

التكنولوجيا )برنامج

Essbase وبرنامج

Hyperion Planning

(BIوبرنامج

وخالل الفترة قيد النظر واصل مشروع إدارة األداء43 المؤسسي دعم التطبيق الخاص بالتخطيط لفترة السنتين الذي

نشر خالل الفترة المشمولة بالتقرير السابق ووظيفة إعداد التقارير المطورة كعنصر جوهري للبرمجية الحالية إلدارة األداء

المؤسسي أتاحت أيضا لإلدارة معلومات تحليلية آنية وموحدة على نطاق جميع قطاعات المنظمة بشأن البرنامج والميزانية

ويرد فيما يلي تلخيص لفوائد المشروع20142015للثنائية فيما يخص التخطيط للثنائية

قة في الفوائد المتوقعة في20122013الفوائد المحق20142015

20142015 التخطيط للثنائية الوظائف المدعومة

- تخطيط أنشطة برامج المستويات العليا للثنائيةوربطها بالنتائج المرتقبة ومؤشرات األداء

- ووضع ميزانية الموارد )موارد الموظفين ومواردخالف الموظفين( ألنشطة المستويات العليا

- وتقدير حصة التطوير من الميزانية - وتقدير الميزانية القائمة على النتائج والميزانية

بحسب صنف اإلنفاق - وتحليل أبعاد التخطيط )النتيجة المرتقبة وصنف

اإلنفاق وجدول أعمال التنمية إلى غير ذلك(بحسب كل برنامج وأو قطاع وأو وحدة

المستخدمون النهائيونالنفاذ إلى النظام وبرنامجEssbase )برنامج التكنولوجيا

Hyperion Planning)

التخطيط للثنائية20162017

الوظائف المدعومة التخطيط للثنائية

مع وظائف20142015إضافية

- نشر وثيقة البرنامجوالميزانية

- أتمتة العمليات من خالل تدفقات العمل وإجراءات الموافقة

الهرمية النفاذ إلى النظام

المستخدمون النهائيون )برنامجالتكنولوجيا

Essbaseوبرنامج Hyperion Planning)

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية بشأن مسار عمل44نظام إدارة األداء المؤسسي

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221519

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد

من إدارة األداءالمؤسسي

رغم إمكانية تنفيذ حل تكنولوجي

مناسب ال تستخدم المؤسسة النظام بطريقة ترفع من

قيمته القصوى

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة قطاعات العمل وضمان تكامل وثيق

مع البرمجيات المعنية ضمن نظام التخطيط للموارد المؤسسية وتقديم برمجيات ذات جودة وتنظيم دورات تدريبية مالئمة وأنشطة إدارة التغيير

بشأن إجراءات العمل الفعالة

تعزيز التقارير المؤسسية ومعلومات األعمال يهدف مشروع معلومات األعمال إلى توفير قدرات تحليلية45

متعددة الوظائف لشتى أصحاب المصلحة الرئيسيين في الداخل والخارج لتمكينهم من فهم الدوافع األساسية لبرامجهم ومميزات

أدائها فهما أفضل وسوف تمضي هذه اإلمكانية على نحو تدريجي كي تحترم مبادئ أفضل الممارسات وكي تلبي

المعلومات معايير محددة بشأن جودة البيانات وأنشأ مشروع معلومات األعمال خالل هذه المرحلة البنية46

وتمFSCMالتحتية التقنية وآليات تلقي بيانات من برنامج تدريب موارد األعمال واكتسبت مهارات مع قدرات تطوير

معلومات األعمال وبدأ إعداد تقارير معلومات األعمال عنالشؤون المالية وإدارة البرامج

وأجريت عمليات إثبات المفاهيم لتحديد كيف يمكن إدراج47 وتوحيد بيانات من مصادر أخرى ndash مثل نظام إدارة األداء

المؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية ndash في مستودع بياناتمعلومات األعمال

وضعت آليةPeopleSoft HRوعقب بدء العمل ببرنامج 48 تلقي البيانات من الموارد البشرية وتم االنتهاء في شهر يونيو

من إطالق النسخة األولى من لوحة بيانات خاصة بإدارة المواردالبشرية

وبدأ إدماج بيانات خطة العمل وميزانية نظام إدارة األداء49 المؤسسي في برنامج معلومات األعمال ويوضح الجدول التالي

فوائد عملية اإلدماجقة في الفوائد المحق

20122013 الفوائد المتوقعة في

20142015الوظائف المدعومة

- إنشاء بنية تحتية تكنولوجية مع آلياتالوظائف المدعومة

- إنشاء آليات تلقي بيانات من نظام

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221520

FSCMتلقي بيانات من برنامج Oracle Business- وبرمجيات

Intelligenceإلدارتي الشؤون المالية والمشتريات

- ولوحات بيانات نموذجية مكيفةحسب احتياجات اإلدارة العليا

وإتاحة إمكانية التحقق من هوية المستخدم بناء على الدليل النشط

العام مع إدخال بيانات المستخدم مرةواحدة

مستخدمونالنفاذ إلى النظامرئيسيون محددون

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

الموارد البشرية ونظام إدارة األداءالمؤسسي ونظام األعمال اإللكترونية

- لوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات اإلدارة العليا

Oracle- وبرمجيات برنامج Business Intelligenceللموارد

البشرية - ولوحات بيانات إدارة القوى العاملة

مكيفة حسب احتياجات المواردالبشرية

- ولوحات بيانات مكيفة حسباحتياجات الدول األعضاء

مجموعةالنفاذ إلى النظامموسعة من أصحاب المصلحة

Oracle برنامج التكنولوجياBusiness Intelligence

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية الخاصة بمشروع50معلومات األعمال

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر عدم االستفادة إلى أقصى حد من معلومات

األعمال

قد ال تتمكن المؤسسة من

استخراج أقصى قدر من الفوائد من

الوظائف المتعلقةبمعلومات األعمال

تحديد المتطلبات بشكل جيد بمشاركة جميع أصحاب المصلحة ونظرة متناسقة للبيانات الرئيسية

للمنظمة في جميع برمجيات الويبو ومراقبة جودة البيانات وتناسقها

ووضع سياسة أمنية محكمة بشأنالمعلومات السرية

االستدامة بعدانتهاء المشروع

قد ال تستطيع المنظمة اإلبقاء على

برنامج معلومات األعمال حالما ينتهي

المشروع

تكوين كفاءات داخل كل قطاع من قطاعات المنظمة وضمن مهمة

الدعم كجزء من المشروع لضمان أنها يمكن أن تواصل تطوير حل

معلومات األعمال بعد انتهاءالمشروع

تحسينات أنظمة اإلدارة المتكاملة للشؤون الماليةوالمشتريات واألسفار

تم خالل الفترة قيد النظر شراء أداة حجز عبر اإلنترنت هي51Traveldooوسوف تكون فوائد هذه األداة هي تقليل تكاليف

نة ويمر المعامالت وتذاكر السفر من خالل إجراءات سفر محس المشروع حاليا بمراحله النهائية من التنفيذ واالختبار ويجري اآلن التخطيط لبدء التشغيل الذي ينبغي أن يحدث على مراحل بدءا

من هذا الصيف

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221521

واكتمل بنجاح مشروع تجريبي لدمج نظام التخطيط للموارد52 المؤسسية مع أنظمة خدمات الترجمة الخاصة بمعاهدة التعاون

بشأن البراءات وقد سمح ذلك بتحديد عدد من الفوائد التجارية بما في ذلك إدخال تحسينات على إدارة ميزانية الترجمة

وتحسين إعداد التقارير والرصد وتقليل عبء العمل اليدوي المطلوب لمعالجة معامالت الترجمة وتم االنتهاء من تصميم

وبناء الواجهات ألتمتة الدمج وتنفذ اآلن مراحل االختبار النهائيةر أن يبدأ التشغيل في شهر يونيو هذا العام وذلك ومن المقر

على مراحل بائع تلو اآلخر وقد جرى استعراض العملية الجارية لتكييف البرمجيات53

الحالية الخاصة بحسابات القبض والفواتير في الويبو مما سمح بتحديد عدد من الفرص إلدخال تحسينات على التجهيز

وتخفيضات في مستوى التخصيص وسوف تدرج هذه النتائج في في عامPeopleSoft Financialsالترقية المخططة لبرنامج

2015 وأعيد تصميم مخطط الويب المالي للحسابات في أواخر عام54

وتشمل فوائد20142015 وهو جاهز لفترة السنتين 2013 التصميم الجديد اتساق رموز أنشطة البرامج وإدخال مجموعة

مشتركة من رموز اإلدارات وتقليل جهود الصيانة عن طريقزيادة مستوى التكامل بين األنظمة

ويوضح الجدول التالي المخاطر الرئيسية واالستراتيجيات55ق حاليا للتخفيف منها التي تطب

كيفية التخفيف من الخطرالوصفالخطر مستخدمو

نظام اإلدارة المتكاملة

بين غير مدر تدريبا كافيا على أداءعملهم

يؤدي تحسين إجراءات العمل وتقديم وحدات

جديدة في نظام التخطيط للموارد المؤسسية إلى

تغير أدوار مستخدمي نظام اإلدارة المتكاملة

ومسؤولياتهم وإذا كان المستخدمون ال يفهمون

إجراءات العمل أو األدوات فهما كافيا فإن النظام لنيستخدم االستخدام األمثل

وضع استراتيجية للتدريب وتنفيذها وتلبية احتياجات

المشروعات من حيث التدريب إضافة إلى التدريب في سياق

العمليات الجارية وإضفاء طابع مؤسسي على التدريب وفقالالحتياجات

فريق الدعم المعني

بنظام اإلدارة المتكاملة ال يقدم دعما

عدم فهم فريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة فهما جيدا

للوحدات الجديدة لنظام التخطيط للموارد

ضمان مشاركة كاملة لفريق الدعم المعني بنظام اإلدارة المتكاملة في المشروعات

المعنية من أجل اكتساب فهم كامل للوظائف التقنية ووظائف

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC221522

كافياللمستخدمين

المؤسسية وعدم القدرة على استيعاب عبء العمل

المطلوب لدعمالمستخدمين والنظام

العمل الجديدة وضمان المشاركة في تخطيط اختبار

قبول المستخدم وتنفيذه لتحسينالجودة وخفض متطلبات الدعم

وفيما يلي فقرة قرار مقترحة56 أحاطت لجنة البرنامج57

والميزانية علما بالتقرير المرحلي الخاص بتنفيذ نظام شامل ومتكامل

لمواردللتخطيط ل المؤسسية )الوثيقةWOPBC2215)]يلي ذلك المرفق[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC2215ANNEX

المرفقصديق المستقلين حقق والت المرفق توصيات الت

الوصفرقمإنشاء هيكل شامل للبرنامج أو المشروع لضمان أن كل المبادرات مethتethسقة ومethيسethethرة بناءeth على أولويات مethحدethدة بوضوح1تعيين مدير برنامج )خارجي( وشخص إضافي في البداية )يمكن أن يكون من الداخل( ليعمل في مكتب إدارة البرنامج مساعداeth لمدير البرنامج وقد يصل األمر 2

في نهاية المطاف إلى وجود شخصين مساعدين في مكتب إدارة البرنامج لمساعدة مدير البرنامج

3من المethسلethم به أن المبادرات المختلفة داخل البرنامج لها خصائص مختلفة بيد أن من المهم أن تethختار بعض التقنيات عن وعي وتethطبethق في كل مشروع ولذلethك من

الممكن أن يethطبethق نهج شالليeth في مشروع ما ويethطبethق نهج سريع الحركة في مشروع آخر ولكن ال بد أن يethطبethق ذلethك ويethدار بوعي وينبغي أن يethطبethق بانتظام طوال البرنامج مزيد من المنهجيات األخرى المرتبطة بالبرنامج مثل تقييم المخاطر أو التواصل أو التدريب

وينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى معلومات غزيرة عن الرؤية واالستراتيجية والوضعين الحالي والمethستهدethف )ونموذج التشغيل( واالستثمار الالزم لسد الثغرة 4الموجود بينهما والتكلفة المستمرة ذات الصلة مما يؤدي إلى تكوين فكرة عن إجمالي تكلفة الملكية

ضمان االتethساق والدقة واإلشراف والتethماثethل والمساءلة لألصول الرسمية المشتركة الخاصة بالبيانات الرئيسية في المؤسسة5التأكد من أن القائمة المرجعية للموارد البشرية مethوقethعة6التأكد من وجود بنية مethثلى لتكنولوجيا المعلومات سوف تدعم العمل على أكمل وجه من دون بنية تحتية مethعقethدة ومethجزethأة لتكنولوجيا المعلومات7إنشاء مكتب إلدارة البرنامج بما في ذلك الدعم الخاص بإدارة التغيير والتدريب والتواصل فضالeth عن إدارة التكامل8يجب أال ينضم إلى اللجنة التوجيهية )المجلس( أعضاء يشاركون بشكل كامل في تنفيذ المشروع أو العكس بالعكس فإن ذلك قد يتسبب في حدوث تضارب في 9

المصالح عند تسوية المنازعات في مرحلة ماإدراج معايير واضحة في دراسة الجدوى مثل البيانات المالية ومؤشرات األداء الرئيسية التي ترتبط ارتباطاeth وثيقاeth بالمنافع المتوقعة والمذكورة01إدراج مبادئ تصميم تتوافق توافقاeth وثيقاeth مع االستراتيجية ويethسترشد بها بوضوح في التصميم المethقبethل وعند تصميم نموذج تشغيل حيثما يكون ذلethك قابالeth للتطبيق11

إدراج حسابات واقعية للتكلفة والفوائد )ويethفضethethل أن تكون على أساس أرقام مرجعية( في دراسة الجدوى حيثما يكون ذلك قابالeth للتطبيق على سبيل المثال في 21الموارد البشرية

وضع نهج رسمي إلدارة المخاطر يethطبethق باستمرار على كل المشروعات وإضفاء الطابع المؤسسي عليه31جعل شخص واحد أو فريق )ويا حبethذا لو كان جزءاeth من مكتب البرنامج( مسؤوالeth عن عملية إدارة المخاطر41جعل إدارة المخاطر بنداeth رسمياeth وقابالeth للتكرار في جداول أعمال اجتماعات المجلس51جعل الدعم التنفيذي واضحاeth طوال الوقت ال سيما للمستخدمين المستقبليين61يحب تحديد النطاق تحديداeth أوضح فنظراeth لطبيعة المشروعات الحالية التي تethقيethد النطاق بالفعل بسبب األهداف التي تحاول تحقيقها ال يمثل النطاق خطراeth كبيراeth في 71

IB(( ولكن سوف تزداد صعوبته مع المشروعات المستقبلية مثل إدارة العالقة مع الزبائن هذه المرحلة )باستثناء ما يخص برنامج معلومات األعمال )ينبغي لمدير التكامل )أو مكتب البرنامج المسؤول عن التحقethق من اتساق التكامل( أن يضع نهجاeth رسمياeth للتحكم في التبعيات الخارجية وإدارتها وأن يضفي على هذا 81

ethمؤسسيا ethالنهج طابعاالتأكد من أن أعضاء المجلس ال يشاركون في تنفيذ البرنامج أو المشروعات إال بدرجة صغيرة وذلethك لتجنب تضارب المصالح والتأكد من أن المسؤولية ال تزال 91

ملقاة على عاتق أولئك الذين في مستوى تنفيذياالحتفاظ بسجل مخاطر باستمرار وينبغي أن يدخل هذا السجل في تقدير وتقييم المخاطر على مستوى جماعي )إذا أمكن( خالل اجتماعات المجلس02إدارة المخاطر بنشاط على جميع مستويات المنظمة12ينبغي لمكتب المشروع أن يتولى مسؤولية التخطيط ويرصده تحت إشراف قائد المشروع ومدير البرنامج22وضع خطة للطوارئ وإعالنها بوضوح ويجب أال يethمدeth الوقت المسموح به ليشمل ما قد يحدث في بعض األنشطة من طوارئ بدالeth من التخطيط للطوارئ على أنها 32

مرحلة منفصلة ألن ذلethك سيؤدي إلى إيجاد توقعات خاطئةيجب أال تethنفethذ أنشطة متتابعة يعتمد بعضها على بعض بالتوازي مثل االختبار ألنها سيكون لها تأثير سلبي في الجودة اإلجمالية التي سوف تethقدم42التأكد من أن جميع التغيرات تethوثethق على نحوeth مethتethسق52توسيع نطاق بوابة تقديم طلبات التغيير لكل المشروعات داخل البرنامج ونقل هذه المسؤولية في نهاية المطاف إلى مدير البرنامج62إدخال تسجيل زمني يethديره بإحكام كلetheth من مدير البرنامج ومدير المشروع72تتبethع الموارد الخارجية عن قرب والتأكد من أن هناك نقالeth فعاالeth للمعرفة إلى الموارد الداخلية82رصد فعالية جميع وسائل التواصل ال سيما التواصل الذي يستهدف جمهوراeth من خارج البرنامج92صياغة نهج إلدارة التغيير يethطبethق في كل المشروعات وتتولى مسؤوليته مجموعة واحدة أو شخص واحد03االستعانة بمستخدمين متميزين )ليسوا جزءاeth من البرنامج( لتسهيل التغيير13

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[

WOPBC2215Annex2

الوصفرقمتحتاج إدارة األطراف الخارجية إلى مزيد من االهتمام ويجب أن تكون أكثر صرامةeth بناءeth على نتائج وإنجازات واضحة فيما يتعلق بالوقت23ينبغي زيادة دعم مethقدethم خدمة التخطيط للموارد المؤسسية )استجابة أسرع( ألن الويبو من أوائل المنظمات التي اعتمدت بعض وحدات معلومات األعمال حيث ال 33

توجد )في كل أنحاء العالم( سوى خبرة محدودة للغاية سواء لدى مethقدethمي خدمة دمج األنظمة أو خدمة التخطيط للموارد المؤسسيةاستخدام طريقة واحدة لجمع المتطلبات وتوثيقها وينبغي ربط المتطلبات بحاالت االختبارات وتعديالتها43عندما يتعلق األمر بمتطلبات تستند إلى عملية حالية أو نظام حالي سوف يethستبدل فمن األهمية بمكان أن يوجد نهج تصاعدي وفهم كامل للوضع الراهن53ينبغي تخطيط التقييم األمني في وقت مبكر من العملية وينبغي أن يوفر التخطيط مساحةeth كافيةeth التخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم األمر63يجب أن يكون نهج التطوير واضحاeth ويجب الحفاظ عليه ويethستحسن اتباع أسلوب سريع الحركة مع نهج أكثر تفاعالeth بين المethطوethر والمستخدم المستقبلي في المرحلة 73

الثانية التي سوف يethقدethم فيها الدعم لمزيد من العمليات المتقدمة والجديدة ولكن يجب أن يكون هذا االختيار عن وعي كامل وأن يethدار على هذا النحويجب االحتفاظ بوثائق التطوير وتحديثها حسب االقتضاء ويجب أن يتحقق موظفو الويبو التقنيون من ذلك على نحو استباقي وليس في المرحلة األخيرة من 83

التأكد من وجود بيئة االختبار المناسبة ويا حبذا لو وethجدت بيئة اختبار منفصلة لجميع المشروعات93التطوير04ethواضحا ethجرى من أنشطة اختبارية توثيقاethتوثيق نتائج كل ما ي

14جعل اختبار الوحدات مethتethسethقاeth مع المواصفات الوظيفية والتقنية وإذا تغيرت المتطلبات واتethخذ قرار بإدراج هذه التغييرات بعد ذلك فيجب تحديث المواصفات

التقنية وإجراء اختبار الوحدات مرة أخرى ويجب توثيق هذه العملية بأكملها والتوقيع عليها من قethبل األشخاص المسؤولين عن التطوير ولكن ينبغي أيضاeth أن يراقبها يجب تتبethع اختبار الوحدات تتبethعاeth صحيحاeth بواسطة إدارة المشروعات أو البرامج24موظفو الويبو

التأكد من أن بيئة االختبار تعكس الواقع بدقة34تنظيف بيئات االختبار إذا لم تنجح الواجهات أو التحويالت في البداية44إدراج خطة اختبار واضحة واستراتيجية بشأن اختبار األداء واختبار الضغط واختبار المستخدمين المتزامنين في جميع المشروعات54تقديم تدريب ما قبل االختبار من خالل مethدرethب مستقل فإن ذلethك سوف يسمح للمستخدمين باالطالع على أحدث المعلومات عن قدرات النظام المعنية وبأن 64

يكونوا أكثر دقة أثناء االختباراستخدام مبادرات إدارة البيانات الرئيسية كأداة لتيسير المبادرات واالتصاالت فيما بين اإلدارات )كي تخرج اإلدارات من عزلتها(74تكوين فريق متخصص إلدارة البيانات الرئيسية يضم على األقل مهندسين يعمالن بدوام كامل - مهندس لألعمال وآخر لتكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يتكون 84

الفريق في البداية من شخص واحد مع مساعد واحد يكونان جزءاeth من مكتب المشروع لفريق معلومات األعمال وألن هذه المبادرة سوف يتسع نطاقها يمكن نظراeth ألن عدد المستخدمين المستقبليين لمشروعات مثل الموارد البشرية أو إدارة العالقة مع الزبائن سوف يزداد مع مرور الوقت فمن المهم أن يكون التدريب 94

مethخططاeth ومethداراeth بوعي أكبر ولذلethك يethوصى بوجود مدير تدريب )ربما إلى جانب مدير عملية التغيير( ضمن مكتب البرنامجوضع شهادة تدريب وإجراءات صيانة05يجب رصد عملية التعشيق على مستوى تفصيلي )لكل واجهة( ويجب أن تكون هناك خطة تكامل واضحة تتجاوز التكامل التقني ومن ثمeth تتضمن دمج العمليات15

تطبيق منهجية لجمع البيانات بحيث تكون هذه المنهجية قائمةeth على األعمال وتستخدم نهجاeth تنازلياeth وتصاعدياeth موازياeth وإشراك كبار المستخدمين المستقبليين واألشخاص 25المشاركين في التنفيذ وينبغي أن يكون جمع المتطلبات مethيسethethراeth لجهد إدارة التغيير في الوقت نفسه

التأكد من معالجة إدارة البيانات الرئيسية إما داخل فريق معلومات األعمال أو ضمن البرنامج من قethبل فريق منفصل وهذا يشمل كالeth من هيكلة البيانات وتنقيتها35

وضع إجراءات واضحة لتعقب الفوائد والتأكد من أن تقارير كل المشروعات تستند إلى نتيجة متوقعة )أي قائمة على النتائج( ويمكن أن يكون مشروع إدارة 45األداء المؤسسي بمثابة أساس جيد لذلethك

ينبغي أن يethجرى حوارeth حول ميزانية الدعم القادمة وفي نهاية المطاف ينبغي أن يكون هذا جزءاeth من إجمالي تكلفة ملكية حل الدعم الذي ينبغي توثيقه في دراسة 55الجدوى ففي الوقت الحاضر ال تتضمن دراسة الجدوى تفاصيل حساب تكلفة الملكية

65بما أن الدعم حالياeth جزءeth من إدارة أخرى ومن ثمeth ليس جزءاeth من البرنامج فإن الفريق في مقدوره أن يطعن في القرارات وحين يethنقethل هذا الفريق ليكون جزءاeth من

البرنامج قد تقل هذه القدرة على الطعن ألنه اآلن جزء من البرنامج وتوصي شركة غارتنر بأن يethرصethد ذلethك أو أن تظل إدارة تكنولوجيا المعلومات تشارك في تقييم بعض الجوانب التي تتعلق إما باستقرار النظام أو قابليته للصيانة أو جودته

تعيين مستخدمين متميزين داخل المنظمة ليسوا جزءاeth من البرنامج75

توصي شركة غارتنر بوضع خطة الستمرارية تصريف األعمال إضافةeth إلى خطة الستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث ال سيما في حالة المشروعات التي يكون 85حجم التعامالت فيها كبيراeth أو المشروعات التي تحل محل أنظمة قديمة

]نهاية المرفق والوثيقة[