wydział rolnictwa i rybactwa

1

Wydział Rolnictwa i Rybactwa

NAJCZĘSTSZE PROBLEMY POJAWIAJĄCE

SIĘ PODCZAS WERYFIKACJI WNIOSKÓW O

PŁATNOŚĆ BENEFICJENTÓW OSI 4 PO

RYBY 2007-2013


Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego

Biuro ds. wdrażania osi priorytetowej 4 PO RYBY 2007-2013

2


Schemat przyznawania pomocy

Weryfikacja wniosku o dofinansowanie

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Realizacja operacji

Złożenie wniosku o płatność

Weryfikacja wniosku o płatność

Rozliczenie zaliczki na realizację operacji lub

płatność refundacyjna

3


Schemat przyznawania pomocy

Weryfikacja wniosku o dofinansowanie

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Realizacja operacji

Złożenie wniosku o płatność

Weryfikacja wniosku o płatność

Rozliczenie zaliczki na realizację operacji lub

płatność refundacyjna

4


Częsty błąd: brak systematyczności w kompletowaniu dokumentów (faktury, rachunki, przelewy,

protokoły odbiory),niezbyt rzetelne prowadzenie księgowości (błędy w dokumentach)

Realizacja operacji

Prawidłowe rozliczenie wniosku o płatność jest niekiedy trudniejszego od samego ubiegania się o dofinansowanie. Wymaga bowiem od Beneficjenta gruntownej

znajomości postanowień umowy o dofinansowanie. Nieznajomość przez Beneficjenta praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy niejednokrotnie komplikuje lub

wręcz uniemożliwia rozliczenie projektu

Właściwe podejście do realizacji operacji warunkuje szybkie i prawidłowe rozliczenie projektu

5


Częsty błąd: próby „przemycania” do zakwalifikowania wydatków, które nie były uwzględnione

na etapie umowy o dofinansowanie lub nie przestrzeganie mierników rzeczowych (przypadki szczególne – zgoda SW lub aneks do umowy).

Powyższe skutkuje często poniesienia kosztów niekwalifikowalnych z zaliczki na realizację operacji

Realizacja operacji

Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego = gwarancja osiągnięcia wszystkich zakładanych wskaźników operacji wraz z jej celem

Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego operacji (załącznik nr 1 do umowy o dofinansowanie)

6


W przypadku gdy we wniosku o płatność wykazane zostanie, że poszczególne pozycje kosztów kwalifikowalnych, zostały poniesione w wysokości wyższej niż określona w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, jednak nie więcej niż o 10% w stosunku do kwoty wskazanej w tym zestawieniu rzeczowo-finansowym, wówczas przy obliczaniu kwoty pomocy przysługującej do wypłaty, koszty te mogą zostać uwzględniane w wysokości faktycznie poniesionej, na uzasadniony wniosek Beneficjenta

Realizacja operacji

różnice w kosztach zadań ?

Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego, czyli koszty związane z operacją

§ 5 umowy o dofinansowanie

Aneks do umowy

7


celowość wydatku

Racjonalność kosztów

Racjonalność rzeczowa:

związek z celem operacji

Racjonalność ekonomiczna:

oszczędność konkurencyjność

Racjonalizowanie kosztów jest to dążenie do uzyskania optymalnych

rezultatów za pomocą posiadanych zasobów

8


Art. 44 Ustawy o finansach publicznych ust. 3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1. w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów

2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;Itd…

Przepisem, który nakazuje racjonalne wykorzystywanie środków publicznych jest art. 44 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

Racjonalność kosztów – dlaczego jest to takie istotne ?

Maksymalizacja celu

Minimalizacja kosztu

Częsty błąd:

Wielkość kosztów powinna być adekwatna do potrzeb wnioskodawcy (operacja nie

może być zaprojektowana/realizowana na wyrost)

9


Częsty błąd: W przypadku pojawienia się kosztów niekwalifikowalnych tłumaczenie, że „przecież

prawo tego nie zabrania”.

Ustawa o finansach publicznych = dyscyplina…

W zakresie dyscypliny finansów publicznych nie sposób stosować zasady: „co nie jest zakazane, jest dozwolone”, lecz należy stosować zasadę „dozwolone (w

zakresie wydawania środków publicznych) jest to, co prawo wyraźnie przewiduje”

10


- w dniu złożenia wniosku o płatność możemy „naprawić” wszystkie powstałe błędy i uchybienia*

Uchybienia w złożonych wnioskach o płatność

Sformułowanie kilkukrotnie pojawiające się w umowie o dofinansowanie: „…do dnia złożenia wniosku o płatność”

* przy założeniu, że wszystkie nasze wcześniejsze działania były czynami dozwolonymi prawem

Najważniejszy dzień podczas realizacji operacji

11


- dokonać zwrotu niewykorzystanej części zaliczki oraz odsetek bankowych, jeśli zostały dopisane przez bank

Uchybienia w złożonych wnioskach o płatność

„…do dnia złożenia wniosku o płatność” należy:

Częsty błąd: Niewykorzystana część zaliczki lub/i odsetek nie jest zwrócona w terminie, co

powoduje konieczność uruchamiania procedury wykrywania nieprawidłowości i windykacji środków wraz z odsetkami karnymi (znaczne wydłużenie weryfikacji wniosku)

12

Wniosek o płatność w ramach środka 4.1

Rozwój obszarów zależnych od rybactwa, w zakresie realizacji operacji polegających na funkcjonowaniu lokalnej grupy rybackiej

(LGR) oraz nabywaniu umiejętności i aktywizacji lokalnych społeczności


13


Wniosek o płatność (WoP)Wniosek o płatność (WoP)§§ 42 ust. 1 rozporządzenia z dnia15 października 2009 w sprawie szczegółowych warunków i trybu

przyznawania, wypłaty i zwracania pomocy finansowej na realizację środków objętych osią priorytetową 4 – Zrównoważony rozwój obszarów zależnych od rybactwa, zawartą w programie

operacyjnym ,,Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013" (Dz. U. Nr 177, poz. 1371 z późn. zm.)

1. WoP składa się na formularzu opracowanym i udostępnionym przez IZ (MRiRW)

2. WoP składa się osobiście lub przez osobę upoważnioną w terminach określonych w umowie o dofinansowanie (UoD)

3. Do WoD załącza się dokumenty księgowe i inne potwierdzające poniesienie wydatków

14


Procesowanie WoP

Samorząd Województwa (SW) rozpatruje WoP w terminie 60 dni od dnia złożenia.

Pisma wzywające do uzupełnień wydłużają termin rozpatrywania.

Okoliczności wymagające uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub opinii innych podmiotów wydłużają termin rozpatrywania WoP (np. kontrole krzyżowe)..

15


Formularz WoP WoP i sprawozdanie muszą być przygotowane na obowiązujących

formularzach opublikowanych na stronie internetowej MRiRW. Dodatkowo należy dołączyć elektroniczną wersję sprawozdania końcowego lub rocznego.

Przed wypełnieniem WoP warto zapoznać się z instrukcją wypełniania

16

Formularz WoP

17

Różnica kosztów kwalifikowalnych wg umowy a wg rozliczenia (w %)

A – Wartość w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji we wniosku,B – Wartość w danej pozycji Zestawienia rzeczowo-finansowego operacji będącego załącznikiem do umowy.

ZESTAWIENIE RZECZOWO – FINANSOWE Z REALIZACJI OPERACJI DLA ETAPU

100(%)

B

BAfinansoweOdchylenie

18

Przedstawiony dowód księgowy powinien spełniać warunki określone w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223, z późn. zm.), tj. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1a ustawy). Określona forma płatności.

Dowody księgowe

W przypadku zaliczki UoD zobowiązuje do ponoszenia kosztów stanowiących podstawę wyliczenia przysługującej Beneficjentowi pomocy, w formie rozliczenia bezgotówkowego, przeprowadzonego poleceniem przelewu

19

Do przedstawionych faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku (czyli zapłaty należności) wydruk z banku dokument KP oświadczenie wystawcy/sprzedającego, że otrzymał należności protokół odbioru

W przypadku, gdy tytuł zapłaty na dowodach zapłat nie odnosi się jednoznacznie do faktury, której dotyczy (brak lub błędny nr faktury, bądź w tytule płatności widnieje nr faktury pro-forma) należy dodatkowo przedstawić oświadczenie od wystawcy dowodu księgowego, że powyższa płatność dotyczy przedmiotowego dowodu księgowego i ją otrzymał.

W przypadku, gdy pozycja na danej fakturze nie wyjaśnia czego dotyczy zakup, na odwrocie faktury opisujemy czego dotyczy.

20

Dokumenty księgowe i inne o równoważnej wartości dowodowej

1. Faktury VAT; 2. Faktury VAT RR; 3. Faktury VAT MP; 4. Rachunki; 5. Faktury korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą); 6. Noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą); 7. Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne8. Faktury zaliczkowe

Uwaga!Faktura pro-forma nie jest dokumentem księgowym!Nie dokumentują sprzedaży dokonanej przez podatnika ani też pobranej przedpłaty czy zaliczki - stanowią jedynie pewnego rodzaju ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług.

21

Faktury zaliczkowe – niestety rzadkość

wystawiona faktura zaliczkowa nie generuje przychodu a otrzymana nie jest kosztem faktura zaliczkowa rodzi obowiązek podatkowy w podatku VAT dokument ten powinien być wystawiony najpóźniej siódmego dnia od otrzymania zaliczki, po otrzymaniu pełnej należności należy wystawić fakturę końcową

Faktury zaliczkowe objęte są odrębną numeracją, dzięki czemu nie zaburzają kolejności numeracji faktur VAT. W przypadku otrzymania pełnej kwoty wystarczy wystawić fakturę VAT a w uwagach umieścić informację, której faktury zaliczkowej dotyczy

22

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje 100% należności za towar (np. zaliczka wynosi 50% ceny, a pozostałe 50% płatne będzie po wykonaniu usługi), sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia

fakturę VAT (standardową – zwykłą fakturę VAT), z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności,

a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności; taka faktura

powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Jeżeli faktura zaliczkowa lub kilka wystawionych faktur zaliczkowych - obejmuje łącznie całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po

wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury końcowej.

23

Umowy cywilno-prawne i koszty osobowe

Do umów zlecenia oraz o dzieło, jeżeli zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, w przypadku ubiegania się o pomoc w kwocie brutto, należy dołączyć rachunek określający wysokość podatku dochodowego oraz dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego (np. kopia deklaracji PIT-4) wraz z dowodem zapłaty podatku, a także dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. kopia załącznika do ZUS/DRA) wraz z dowodem ich zapłaty Dokumenty zbiorcze ?Wydruki z programów do rozliczania kosztów osobowych

24

Terminy płatności i realizacja poszczególnych pozycji w zadaniach realizujących operację

Różnice pomiędzy operacjami jednoetapowymi a multietapowymi

25

Najczęściej popełniane błędy

1. W trakcie realizacji projektu Beneficjent wprowadza różnego rodzaju zmiany zakresu rzeczowego projektu nie informując o tym SW

2. Błędnie wypełniane formularze wniosku beneficjenta o płatność. 3. Wnioski beneficjenta o płatność są składane bez wszystkich wymaganych

załączników (sprawozdanie końcowe!!!).4. Do wniosków beneficjenta o płatność nie są dołączane odpowiednie

dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (protokoły odbioru, umowu).5. Błędy formalne w dokumentach księgowych załączanych do WoP. 6. Przedstawione do refundacji faktury oraz dowody zapłaty nie zawierają

wymaganych elementów (brak nr KP, brak dat sprzedaży na fakturach, brak jednostek miary na fakturach oraz ilości).

7. Brak wymaganych potwierdzeń dokonania płatności.8. Podpisy na dokumentach, które są zobowiązaniami finansowymi przez inne

osoby niż widniejąca w KRS9. Nieczytelny sposób rozliczania kosztów osobowych.

26


Co zrobić, żeby lista pytań w pismach z SW wzywających do złożenia wyjaśnień/uzupełnienia

braków była krótsza ?1. Za każdym razem sprawdzamy aktualność formularza WoP.2. Sprawdzamy, czy dane finansowe dotyczące UoD zostały właściwie

wpisane do WoP3. Sprawdzamy, czy wnioskowana kwota pomocy dla danego etapu

operacji/transzy zaliczki nie jest wyższa niż kwota pomocy określona w UoD

4. Starannie zliczamy wielkość odsetek bankowych na koncie „zaliczkowym” przewidując, czy w ciągu najbliższych dni kończącego się danego etapu bank nie doliczy nam odsetek (musimy wiedzieć kiedy bank kapitalizuje odsetki).

5. Najlepiej założyć konto nieoprocentowane.6. Czy poprawnie wpisano dane z faktur lub innych dokumentów

księgowych o równoważnej wartości dowodowej z wyszczególnionym podatkiem VAT ?

27

7. Czy wszelkie dowody zapłaty (przelewy bankowe lub standardowe wyciągi bankowe) są czytelne oraz określają czego dotyczą, oraz kiedy dokonano płatności?

8. Czy w przypadku niejasno zdefiniowanych/nazwanych pozycji na fakturach zostało przygotowane pismo ze stosownymi wyjaśnieniami ?

9. Czy w przypadku, gdy koszty kwalifikowalne projektu wykazane w danej pozycji zestawienia dołączanego do WoP są wyższe niż w zestawieniu do UoD o więcej niż o 10% zostało przygotowany wniosek o aneks ?

10.Czy zostały przygotowane protokoły odbioru przedmiotu inwestycji oraz pozwolenia i inne dokumenty wymagane prawem polskim?

11.Czy zostały przygotowane inne dokumenty o ile są wymagane, które wyjaśnią kwestie trudne do zweryfikowania (listy uczestników, fotografie)?

12.Czy zostało przygotowane sprawozdania końcowe? Czy została przygotowana elektroniczna wersja sprawozdania oraz czy jest ona zgodna z wersją papierową?

13.Czy przygotowany został oryginał zaświadczenia z banku o rachunku bankowym, na który mają być przelane środki finansowe – refundacja?

28

Uwaga: Jakość złożonej dokumentacji ma bezpośredni wpływ na czas weryfikacji wniosku, a tym samym natermin, w jakim Beneficjent uzyska refundację części poniesionych kosztów kwalifikowalnych operacji i często niestety na wielkość odsetek karnych. Dlatego też wypełniając wniosek powinno się postępować zgodnie z zapisami Instrukcji do wniosku o płatność.

29


Dziękuję za uwagę

Urząd Marszałkowski Województwa ZachodniopomorskiegoUrząd Marszałkowski Województwa ZachodniopomorskiegoWydział Rolnictwa i RybactwaWydział Rolnictwa i Rybactwa

Biuro ds. wdrażania osi priorytetowej 4 Biuro ds. wdrażania osi priorytetowej 4 Programu Operacyjnego RYBY 2007-2013 Programu Operacyjnego RYBY 2007-2013

ul. Starzyńskiego 3-4, 70-506 Szczecinul. Starzyńskiego 3-4, 70-506 Szczecin

[email protected]@wzp.plwww.wrir.wzp.plwww.wrir.wzp.plwww.lgr.wzp.plwww.lgr.wzp.pl

tel.: +48 (91) 44-10-229 do 231tel.: +48 (91) 44-10-229 do 231fax: +48 (91) 44-10-232fax: +48 (91) 44-10-232

Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycjeEuropejskiego Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje

w zrównoważone rybołówstwo.w zrównoważone rybołówstwo.

wydział rolnictwa i rybactwa

Documents