zamawiajĄcy: · web viewkodeks cywilny (dz. u. nr 16, poz. 93 z późn. zm.) o ile przepisy ustawy...

Nr sprawy FZ 240 - 9/191 | S t r o n a

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

(SIWZ)ZAMAWIAJĄCY:

SIEĆ BADAWCZA ŁUKASIEWICZ - INSTYTUT FARMACEUTYCZNYul. Rydygiera 8793 Warszawa

NIP: 525-000-91-28REGON: 0000114056tel. 22 456 38 32

http://www.ifarm.eu

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

„Elektroniczny obieg dokumentów – system na dostarczenie, wdrożenie, utrzymanie i gwarancję systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu klasy ECM

dla Sieci Badawczej Łukasiewicz - Instytutu Farmaceutycznego FZ– 240 -9/19’’

CPV: 48311100-2

1. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych zwanej dalej „ustawą PZP”.

2. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, zwaną dalej „SIWZ”, zastosowanie mają przepisy ustawy PZP.

3. Wartość zamówienia przekracza / nie przekracza równowartości kwoty określonej w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP.

Warszawa, 16.04.2019 zmiana z dnia 24.04.2019

RESTRUKTURYZACJA „DOTACJA CELOWA NA POKRYCIE KOSZTÓW RESTRUKTURYZACJI” NR DECYZJI 3741/E-223/R/2017

http://www.ifarm.eu/

Nr sprawy FZ 240 - 9/192 | S t r o n a ZAMAWIAJĄCY:Sieć Badawcza Łukasiewicz -Instytut Farmaceutyczny, ul. Rydygiera 8, 01- 793 WarszawaNIP: 525-000-91-28; Regon: 0000114056www.ifarm.eu , tel. 22 456 38 32,

UWAGA: Wykonawcy pobierający Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, zwaną dalej „SIWZ” ze strony www.ifarm.eu związani są wszystkimi zmianami treści i wyjaśnieniami do SIWZ, zamieszczonymi na stronie internetowej Zamawiającego.

Postępowanie znak: FZ 240 – 9/19

I. Informacje ogólne

Sieć Badawcza Łukasiewicz - Instytut Farmaceutyczny w Warszawie, ul. Rydygiera 8, 01 – 793 Warszawa zwany dalej „Zamawiającym”, zaprasza do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: „Elektroniczny obieg dokumentów – system na dostarczenie, wdrożenie, utrzymanie i gwarancję systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu klasy ECM dla Sieci Badawczej Łukasiewicz - Instytutu Farmaceutycznego FZ– 240 -9/19’’zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej SIWZ.Do udzielenia przedmiotowego zamówienia stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą” oraz akty wykonawcze do ustawy, a w sprawach nieuregulowanych przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) o ile przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie stanowią inaczej.

Zamawiający nie dopuszcza/dopuszcza składania ofert częściowych.Zamawiający nie dopuszcza/dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje/przewiduje aukcji elektronicznej.Zamawiający nie przewiduje/przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupówZamawiający nie przewiduje/przewiduje zawarcia umowy ramowej.

II. Opis przedmiotu zamówienia1. Przedmiotem postępowania jest dostawa, instalacja, wdrożenie, utrzymanie i gwarancja Systemu

Elektronicznego Obiegu Dokumentów (systemu klasy ECM) – systemu informatycznego wraz z integracją z posiadanymi przez Zamawiającego systemami finansowo-księgowymi i obsługi kadrowo-płacowej oraz przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników i administratorów systemu. Poszczególne moduły systemu muszą być zgodne z obowiązującym stanem prawnym.

2. Oferent zapewni serwis i gwarancję dla przeprowadzonych prac, w tym także aktualizacje, pomoc techniczną, dostosowanie systemów do zmieniających się przepisów itp. Wykonawca zapewnia również asystę techniczną o określonym SLA.

3. Zamawiający nie podzielił przedmiotu zamówienia na części.

III. Kod CPV

Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień: 48311100-2 – System zarządzania dokumentacją

IV. Termin i miejsce wykonania zamówienia

1. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania przedmiotu zamówienia w dwóch etapach:

Etap I – Analiza przedwdrożeniowa – 3 tygodnie łącznie, w tym najpierw analiza dwóch pilotażowych procesów i wdrożenie, a w drugim etapie analiza pozostałych 8 procesów wraz z wdrożeniem.

Etap II – Do 30 tygodni od daty podpisania umowy.


http://www.ifarm.eu/


Zakres etapu: wdrożenie zasadniczej funkcjonalności systemu realizującej kluczowe cele w tym: przygotowanie wskazanych przez Zamawiającego na etapie Analizy przedwdrożeniowej procesów i potrzebnych dla nich formularzy, przeprowadzenie szkoleń, przygotowania wymaganych integracji z systemami Zamawiającego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 7 do SIWZ.

V. Warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy do wykluczenia

1. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1.1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,

1.2. posiadają wiedzę i doświadczenie - Wykonawca przedstawi referencje z ostatnich 3 lat: co najmniej dwa wdrożenia systemu informatycznego ECM (procesy, praca zadaniowa) w sektorze public dla co najmniej 200 użytkowników,

1.3. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - Wykonawca posiada udokumentowane kompetencje do prowadzenia projektów informatycznych oraz zespół złożony z co najmniej z project managera, pięciu wdrożeniowców/trenerów szkoleniowców, pięciu developerów.

1.4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

2 Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, wobec których znajduje zastosowanie którakolwiek z przesłanek wskazanych w art. 24 pkt 1 i 2 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

3 Ocena spełnienia ww. warunków zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w dokumentach lub oświadczeniach wymienionych w Rozdziale VII SIWZ. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż ww. warunki Wykonawca spełnił nie później niż na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub składania ofert.

4 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie łącznie potwierdzają spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

5 Niespełnienie któregokolwiek z ww. warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania oraz odrzuceniem jego oferty.

Dot. 1. 1)

Do spełnienia warunku posiadania wiedzy i doświadczenia możemy żądać przedstawienie referencji z ostatnich trzech lat w zakresie podobnym i zbliżonym kwotowo do wymaganej oferty. Nie możemy tylko żądać w referencjach przedstawienia kompetencji wyższych niż potrzebne do realizacji naszego zamówienia.

Dot. 1.2)

Możemy żądać wskazania osób wykonujących zamówienie (np. do przeprowadzenia przeszkolenia pracowników) wraz z zaznaczeniem ich doświadczenia

6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zaproszenia Wykonawcy do swojej siedziby przed wyborem oferty w celu zaproponowania wersji demonstracyjnej proponowanej przed wyborem rozwiązania.

VI. Opis sposobu przygotowywania ofert

1. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:a. Ofertę należy przygotować w języku polskim, w formie pisemnej, w sposób czytelny i trwały, na druku stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ. W przypadku sporządzenia oferty przez Wykonawcę na własnym formularzu wymaga się, aby Wykonawca uwzględnił w nim wszystkie oświadczenia i elementy zawarte w załączniku nr 1 do SIWZ. Formularz ofertowy złożony przez Wykonawcę stanowi treść oferty, w związku z powyższym nie będzie podlegał uzupełnieniu w trybie art. 26 ust. 3 ustawy PZP. Niezłożenie dokumentu lub jego części skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy PZP.



b. oświadczenia wymienione w pkt VII.1 SIWZ.c. uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa – jeżeli dotyczyUWAGADo oferty nie należy dołączać dokumentów, o których mowa w pkt VII.3 SIWZ.

2. Oferta musi być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty.

3. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.4. W przypadku podpisania oferty oraz poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę

niewymienioną w odpisie z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.

5. Dokumenty sporządzanie w języku obcym musza być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, za wyjątkiem sytuacji określonych w SIWZ.

6. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, zawierającą jedną, jednoznacznie opisaną propozycję. Złożenie większej ilości ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

7. Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ.8. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie

przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.9. Zaleca się, aby każda zapisana strona oferty była ponumerowana kolejnymi numerami, a cała oferta wraz z

załącznikami była w trwały sposób ze sobą połączona, w sposób uniemożliwiający jej samoistną dekompletację, oraz zawierała spis treści.

10. Poprawki lub zmiany (również przy użyciu korektora) w ofercie muszą być naniesione w sposób czytelny i powinny być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisująca ofertę.

11. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, w zamkniętej kopercie opatrzonej nazwą i dokładnym adresem Wykonawcy, z dopiskiem:

„Oferta do postępowania znak FZ 240 – 9/19 na „Elektroniczny obieg dokumentów – system na dostarczenie, wdrożenie, utrzymanie i gwarancję systemu

Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu klasy ECM dla Sieci Badawczej Łukasiewicz - Instytutu Farmaceutycznego’’

Nie otwierać przed upływem terminu otwarcia ofert 26.04.2019 29.04.2019 godzina 12:00.”

12. Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 8 w zw. z art. 96 ust.3 ustawy PZP oferty składane w postępowaniu o zamówienie publiczne są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003r nr 153 poz.1503 z późn.zm.), których się nie ujawnia jeśli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane i jednocześnie wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnice przedsiębiorstwa.

13. Zamawiający zaleca złożenie informacji zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa w oddzielnej kopercie wewnętrznej, z oznakowaniem „tajemnica przedsiębiorstwa”, lub spięcie oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty. Brak jednoznacznego wskazania, które informacje stanowią tajemnice przedsiębiorstwa, oznaczać będzie, że wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie niniejszego postępowania są jawne bez zastrzeżeń. Zastrzeżenie to winno wskazywać również zakres informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w dokumentach, które Wykonawca przekaże Zamawiającemu na każdym etapie zamówienia.

14. Zastrzeżenie informacji, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, będzie traktowane jako bezskuteczne i skutkować będzie ich odtajnieniem.

15. Zamawiający informuje, że w przypadku kiedy Wykonawca otrzyma od niego wezwanie w trybie art. 90 ustawy PZP, a złożone przez niego wyjaśnienia i/lub dowody stanowić będą tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawcy będzie przysługiwało prawo zastrzeżenia ich jako tajemnica przedsiębiorstwa. Przedmiotowe zastrzeżenie Zamawiający uzna za skuteczne wyłącznie w sytuacji



kiedy Wykonawca oprócz samego zastrzeżenia, jednocześnie wykaże, iż dane stanowią tajemnice przedsiębiorstwa.

16. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne zawiadomienie o wprowadzeniu zmian przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad, jak składana oferta tj.: w kopercie odpowiednio oznakowanej napisem „ZMIANA”. Koperty oznaczone napisem „ZMIANA” zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawności procedury dokonania zmian, zostaną dołączone do oferty.

17. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia, według tych samych zasad jak wprowadzanie zmian i poprawek, z napisem na kopercie „WYCOFANIE”. Koperty oznakowane w ten sposób będą otwierane w pierwszej kolejności po potwierdzeni poprawności postępowania Wykonawcy oraz zgodności ze złożonymi ofertami. Koperty ofert wycofywanych nie będą otwierane.

18. Do przeliczenia na PLN wartości wskazanej w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, wyrażonej w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski z dnia wszczęcia postępowania.

19. Oferta, której treść nie będzie odpowiadać treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust.2 pkt 3 ustawy PZP zostanie odrzucona (art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy PZP). Wszelkie niejasności i wątpliwości dotyczące treści zapisów w SIWZ należy zatem wyjaśnić z Zamawiającym przed terminem składania ofert w trybie przewidzianym w pkt X SIWZ. Przepisy ustawy PZP nie przewidują negocjacji warunków zamówienia, w tym zapisów projektu umowy, po terminie otwarcia ofert.

20. Zamawiający będzie poprawiał oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.

VII. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia.

1. Do oferty każdy Wykonawca musi dołączyć, aktualne na dzień składania ofert:a. oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu (wzór wg załącznika nr 3 do SIWZ),b. oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia (wzór wg załącznika nr 4 do SIWZ).

2. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia – w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby – warunków udziału w postępowaniu zamieszcza informacje o podmiotach w oświadczeniach, o których mowa w pkt 1.b, dla każdego z tych podmiotów odrębnie.

3. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy PZP, dotyczących SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

a. gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów – zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia (wzór wg załącznika nr 6 do SIWZ) BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA – patrz punkt 4POTWIERDZENIA, ŻE OFEROWANE DOSTAWY ODPOWIADAJĄ WYMAGANIOM OKREŚLONYM PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO

4. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy PZP, przekaże Zamawiającemu, bez dodatkowego wezwania, oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (wzór wg załącznika nr 8 do SIWZ), o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy PZP. Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że



powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

5. Jeżeli Wykonawca nie złoży oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust.1 ustawy PZP, lub innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty będą niekompletne, będą zawierały błędy lub będą budziły wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba, że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

6. Jeżeli Wykonawca nie złoży wymaganych pełnomocnictw albo złoży wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wezwie go do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba, że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

7. Forma dokumentów, o których mowa w pkt. VII (odpowiednio, jeżeli dotyczy)a. Oświadczenia dotyczące wykonawcy i innych podmiotów, na których zdolnościach lub sytuacji polega

Wykonawca na zasadach określonych w art. 22a ustawy PZP, składane są w oryginale.b. Dokumenty inne niż oświadczenia, o których mowa w pkt 7a składane są w oryginale lub kopii

poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną.c. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego

zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

d. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje w formie pisemnej.e. Dokumenty, o których mowa w pkt 7a oraz 7b muszą być złożone w formie pisemnej.

8. Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego (np. konsorcjum) obowiązują następujące postanowienia:a. Wymagane jest ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu udzielenie

zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

b. Do oferty należy załączyć dokument ustanawiający pełnomocnika, o którym mowa w pkt 8a. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje również pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich kopii dokumentów załączonych do oferty

c. Kopie dokumentów dotyczących poszczególnych Wykonawców muszą być poświadczone własnoręcznym podpisem i dopiskiem „za zgodność z oryginałem”, przez wyznaczonego przez nich pełnomocnika lub odpowiednio przez tych Wykonawców.

d. Wykonawcy, których oferta uznana zostanie za najkorzystniejsza, będą zobowiązani do dostarczenia Zamawiającemu oryginału lub kopii poświadczonej własnoręcznym podpisem i dopiskiem „za zgodność z oryginałem” przez wyznaczonego przez nich pełnomocnika lub odpowiednio przez tych Wykonawców, umowy regulującej współpracę tych wykonawców, określonej w pkt XIV.2

VIII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami1. Komunikacja z Wykonawcami będzie odbywała się za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu

ustawy z dnia 23 listopada 2012r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016r. poz. 1113), osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2016r. poz. 1030) – zgodnie z art. 18 noweli zmieniającej.

2. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawca powinien posługiwać się numerem sprawy określonym w SIWZ.

3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazywane przez Wykonawcę w formie pisemnej należy kierować:a. na adres: Instytut Farmaceutyczny, ul. Rydygiera 8, 01-793 Warszawa;b. drogą elektroniczną na adres: [email protected]

4. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazane za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków elektronicznych wymagają na żądanie każdej ze stron niezwłocznego potwierdzenia faktu ich otrzymania.


mailto:[email protected]

Nr sprawy FZ 240 - 9/197 | S t r o n a 5. W przypadku niepotwierdzenia przez Wykonawcę faktu otrzymania przekazanych przez Zamawiającego

zawiadomień, oświadczeń, wniosków lub informacji Zamawiający uzna, że dotarły one do Wykonawcy w dniu i godzinie ich nadania i były czytelne.

6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności z tytułu:a. okoliczności wynikających z niewłaściwego zabezpieczenia lub opisania przez Wykonawcę koperty, w której

znajduje się składana przez niego oferta lub zmiana oferty;b. okoliczności wynikających z niewłaściwego zabezpieczenia przez Wykonawcę informacji stanowiących

tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;c. nieotrzymania przez Wykonawcę informacji związanych z prowadzonym postępowaniem w przypadku

wskazania przez Wykonawcę w ofercie błędnego adresu, numeru telefonu, faksu, adresu e-mail lub numeru sprawy;

7. Wykonawca może się zwrócić do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa terminu składania ofert, Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie po upływie terminu, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznawania. Zamawiający zamieści wyjaśnienia na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZa. W przypadku zwrócenia się Wykonawcy do Zamawiającego o wyjaśnienie treści, kopię wniosku należy

również przesłać na adres e-mail: [email protected] w wersji elektronicznej umożliwiającej edycję treści tego dokumentu.

b. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę treści SIWZ Zamawiający udostępni na stronie internetowej.

8. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku.9. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Magdalena Troć tel. (22) 456-38-66; [email protected] 10. Zamawiający informuje, że przepisy ustawy PZP nie pozwalają na jakikolwiek inny kontakt – zarówno z

Zamawiającym, jak i z osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami – niż wskazany w niniejszym rozdziale SIWZ. Oznacza to, że Zamawiający nie będzie reagował na inne formy kontaktowania się z nim, w szczególności na kontakt telefoniczny lub/i osobisty w swojej siedzibie.

11. Zamawiający nie wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

X. Termin związania ofertą1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu

składania ofert.2. Wykonawca może przedłużyć termin związania ofertą na czas niezbędny do zawarcia umowy samodzielnie lub na

wniosek Zamawiającego, z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony czas, nie dłuższy niż 60 dni.

XI. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert1. Miejsce oraz termin składania ofert:

Sieć Badawcza Łukasiewicz -Instytut Farmaceutycznyul. Rydygiera 801-793 Warszawa, budynek 17, pokój nr 12

Termin: 26.04.2019r . 29.04.2019 do godziny 11:30. 2. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego:

Sieć Badawcza Łukasiewicz -Instytut Farmaceutycznyul. Rydygiera 801-793 Warszawa, budynek 17, pokój nr 111

Termin: 26.04.2019r . 29.04.2019 o godzinie 12:00.


Nr sprawy FZ 240 - 9/198 | S t r o n a 3. Sesja otwarcia ofert:

Wykonawcy mogą uczestniczyć w publicznej sesji otwarcia ofert. W przypadku nieobecności Wykonawcy przy otwieraniu ofert, Zamawiający prześle Wykonawcy, na jego pisemny wniosek, informację z sesji otwarcia.Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający przekaże zebranym Wykonawcom informację o wysokości kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert Zamawiający poda informacje, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy PZP.

XII. Opis sposobu obliczenia ceny1. Cena oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN liczbą i słownie, z wyodrębnieniem

należnego podatku VAT - jeżeli występuje. 2. Wszystkie ceny (a także stawki lub kwoty) należy podać w złotych i groszach polskich do dwóch miejsc po

przecinku.3. Cena może być tylko jedna. 4. Podana cena musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją dostawy z uwzględnieniem wszystkich opłat

i podatków (także od towarów i usług), w tym również koszty transportu, odbioru, itp. 5. Ceny jednostkowe i obliczenie wartości ogółem muszą być przedstawione w ofercie - wzór stanowi Załącznik nr 2

do SIWZ (formularz cenowy).6. Ustalona na dzień otwarcia cena nie zależy od zmiany kursu walut.7. Do wyliczenia ceny brutto Wykonawca zastosuje właściwą stawkę podatku od towarów i usług (VAT) w wysokości

procentowej, obowiązującej w dniu wszczęcia postępowania. 8. Wszystkie ceny (a także stawki lub kwoty) powinny zawierać w sobie ewentualne upusty

proponowane przez Wykonawcę.9. Wszystkie ceny (a także stawki lub kwoty) określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności oferty

(związania), realizacji umowy i nie będą podlegały zmianom.10. Zamawiający nie dopuszcza rozliczeń w walutach obcych.

XIII. Kryteria oceny oferty1. Cena – 100%

100% -cena z uwzględnieniem pełnej funkcjonalności i wszystkich wymagań opisanych w OPZ.Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji funkcjonalności systemu zgodnie z OPZ przed finalnym wyborem oferty.W kryterium cena Zamawiający ofercie z najniższą ceną przyzna maksymalną ilość punktów, tj. 100 pkt, a punkty dla wszystkich pozostałych ofert zostaną wyliczone ze wzoru:

Pkt cena = cenaoferty znajniższą ceną

cenabadanej oferty× 100

2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zaproszenia Wykonawcy do swojej siedziby przed wyborem oferty w celu

zaproponowania wersji demonstracyjnej proponowanej przed wyborem rozwiązania.

3. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta zdobędzie najwyższą liczbę punktów, tj. znajniższą ceną oraz będzie spełniała wymagania określone w SIWZ i ustawie PZP.

XIV. Informacja o formalnościach, jakie winny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

1. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty lub właściwego aktu rejestracyjnego.

2. W przypadku oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający zażąda przed zawarciem umowy przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Umowa taka winna określać strony umowy, cel działania, sposób współdziałania, zakres prac przewidzianych do wykonania każdemu z nich, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum



(obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, gwarancji i rękojmi), wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia. Umowa nie może być umową przedwstępną ani umową zawartą pod warunkiem zawieszającym.

3. W przypadku gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy PZP.

4. Umowa zostanie zawarta zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ.5. Postanowienia ustalone we wzorze umowy nie podlegają negocjacjom.

XV. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego1. Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz

poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy PZP, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI ustawy PZP.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz SIWZ przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy PZP.

XVI. Warunki umowy 1. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę z punktu widzenia kryterium

przyjętego w niniejszej SIWZ. 2. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę odrębnym pismem.3. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszej SIWZ oraz danych

zawartych w ofercie. 4. Postanowienia umowy zawarto w istotnych postanowieniach umowy, który stanowi Załącznik

Nr 5 do SIWZ.5. Zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy, Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany w umowie w następujących

przypadkach:Zmiany dotyczące koordynatorów dostaw zarówno ze strony Wykonawcy, jak i Zamawiającego. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

XVII. Postanowienia końcoweZasady udostępniania dokumentów:1. Uczestnicy postępowania mają prawo wglądu do treści protokołu oraz ofert (po ich otwarciu) w trakcie

prowadzonego postępowania z wyjątkiem dokumentów stanowiących załączniki do protokołu (jawne po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania) oraz stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zastrzeżonych przez uczestników postępowania. Udostępnienie dokumentów zainteresowanym odbywać się będzie wg poniższych zasad:

2. Zamawiający udostępnia wskazane dokumenty po złożeniu pisemnego wniosku;3. Zamawiający niezwłocznie wyznacza termin, miejsce oraz zakres udostępnianych dokumentów;4. Zamawiający wyznaczy członka komisji, w którego obecności udostępnione zostaną dokumenty;5. Udostępnienie może mieć miejsce wyłącznie w siedzibie Zamawiającego oraz w czasie godzin jego urzędowania.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej SIWZ zastosowanie mają przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, a w sprawach nieuregulowanych w ustawie Prawo zamówień publicznych przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.).Zgodnie z § 4 ust. 5 Rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z dnia 26 lipca 2016 roku. października 2010 r. ( Dz. U. z 2016 r. poz.1128) w wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający udostępnia odpowiednio oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w terminie przez siebie wyznaczonym, nie później jednak niż odpowiednio w dniu przekazania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty lub w dniu przekazania informacji o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu i otrzymanych ocenach spełniania tych warunków albo w dniu przekazania informacji o unieważnieniu postępowania.


Nr sprawy FZ 240 - 9/1910 | S t r o n a XVIII. Informacje dodatkowe

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz -Instytut Farmaceutyczny z

siedzibą w Warszawie przy ul. Rydygiera 8, 01 – 793; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z

postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr sprawy FZ 240-9/19 prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego;

odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

posiada Pani/Pan:− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

(skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.)

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;(prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.)

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

nie przysługuje Pani/Panu:− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SPIS ZAŁĄCZNIKÓW DO SIWZ:Załącznik nr 1 Formularz Oferty Wykonawcy (wzór)Załącznik nr 2 Formularz cenowy (wzór)Załącznik nr 3 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 4 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczeniaZałącznik nr 5 Istotne postanowienia UmowyZałącznik nr 6 Oświadczenie o podwykonawcachZałącznik nr 7 Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 8 Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.

................................................................... (podpis osoby upoważnionej

do reprezentowania Zamawiającego)



Załącznik nr 1 do SIWZ (wzór Oferty Wykonawcy)

(pieczęć Wykonawcy)

OFERTA WYKONAWCY

NAZWA FIRMY (FIRM)¹ : _____________________________________________________________________

REGON FIRMY: |__|__|__|__|__|__|__|__|__| NIP FIRMY: |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|

ADRES FIRMY: kod, miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu, województwo, powiat:___________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Zarejestrowana w______________________________________________________ pod Nr_____________

www ________________________________ E-mail: ____________________________________

tel.________________________________ faks__________________________________

Osoba do kontaktów: _______________________________ tel:___________________________________ e-mail: ___________________________________________

Osoba/y upoważniona/e do podpisania umowy_________________________________________ Imię i nazwisko

Do: Nazwa i siedziba Zamawiającego: Sieć Badawcza Łukasiewicz -Instytut Farmaceutyczny ul. Rydygiera 8, 01-793 Warszawa

W nawiązaniu do ogłoszenia, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na wykonanie zadania pn.

„Elektroniczny obieg dokumentów – system na dostarczenie, wdrożenie, utrzymanie i gwarancję systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu klasy ECM dla Instytutu Farmaceutycznego FZ– 240 -9/19’’

zgodnie z wymaganiami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oświadczamy, że:

1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w SIWZ oraz w załącznikach do SIWZ

za cenę netto: …………………………………………………………………………………………………………….zł.

słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………zł.

należny podatek VAT w wysokości ………………………………………………………………………………zł.

cena brutto …………………………………………………………………………………………………………………zł

słownie: ………………………………………………………………………………………………………………………zł.

2. Oświadczamy, że w cenie naszej oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia.


Nr sprawy FZ 240 - 9/1912 | S t r o n a 3. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i nie wnosimy do niej

zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w niej zawarte.

4. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

5. W przypadku przyznania nam zamówienia, zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, zgodnie z istotnymi postanowieniami umowy stanowiącym Załącznik Nr 5 do SIWZ.

6. Oświadczamy pod groźbą odpowiedzialności karnej, że załączone do oferty dokumenty opisują stan prawny i faktyczny, aktualny na dzień otwarcia ofert (art. 233 K.K.).

7. Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.*

8. Oferta została złożona na ......... zapisanych stronach, kolejno ponumerowanych od nr ... do nr ...

Integralną część oferty stanowią następujące dokumenty**1) .................................................................................2) .................................................................................

3) ................................................................................. 4) .................................................................................

.................................................. /miejscowość i data/

......................................................../czytelny podpis albo podpis i pieczątka Wykonawcy/osoby/osób uprawnionej do

występowania w imieniu Wykonawcy/

* W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

** Jeżeli dołączane są kopie dokumentów, to muszą być one poświadczone przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem.



Załącznik nr 2 do SIWZNazwa Wykonawcy: ............................................................................................................

Adres: .............................................................................................................

Przedmiot zamówienia

„Elektroniczny obieg dokumentów – system na dostarczenie, wdrożenie, utrzymanie i gwarancję systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu

klasy ECM dla Instytutu Farmaceutycznego FZ– 240 -9/19’’

Formularz cenowy

Lp. Przedmiot zamówienia Ilość j. m Wartość netto VAT [%] Wartość brutto

1 Elektroniczny obieg dokumentów 1 szt.



Załącznik nr 3 do SIWZ

Oświadczenie wykonawcy

składane na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako: ustawa Pzp),

DOTYCZĄCE SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA.

„Elektroniczny obieg dokumentów – system na dostarczenie, wdrożenie, utrzymanie i gwarancję systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu klasy ECM

dla Instytutu Farmaceutycznego FZ– 240 -9/19’’

INFORMACJA DOTYCZĄCA WYKONAWCY:

Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez zamawiającego w Specyfikacji

Istotnych Warunków Zamówienia pkt V.1.2 oraz Ogłoszeniu o zamówieniu sekcja III.1

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r. …………………………………………(podpis)

INFORMACJA W ZWIĄZKU Z POLEGANIEM NA ZASOBACH INNYCH PODMIOTÓW:

Oświadczam, że w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych przez

zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia pkt V.1.2 oraz Ogłoszeniu o zamówieniu

sekcja III.1 polegam na zasobach następującego/ych podmiotu/ów:................................................................

……………………………………………………………………….……….……….……….……….……...................

..……………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………….., w następującym zakresie:

…………………………………………...................................

……………………………………………………………………………………………………….................………… (wskazać podmiot i określić odpowiedni zakres dla wskazanego podmiotu).

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r. ………………………………………… (podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne

i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia

zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r. …………………………………………



(podpis)


Oświadczenie wykonawcy

składane na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako: ustawa Pzp),

DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

„Elektroniczny obieg dokumentów – system na dostarczenie, wdrożenie, utrzymanie i gwarancję systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu klasy ECM dla Instytutu Farmaceutycznego

FZ– 240 -9/19’’

OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY:

Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust 1 ustawy Pzp.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r. …………………………………………(podpis)

Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art.

…………. ustawy Pzp (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 24 ust. 1 pkt 13-14, 16-20

ustawy Pzp). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy

Pzp podjąłem następujące środki naprawcze: …………………………………………………...........................

…………………………………………………………………………………………..…………………...........

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r. …………………………………………(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODMIOTU, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA:

Oświadczam, że w stosunku do następującego/ych podmiotu/tów, na którego/ych zasoby

powołuję się w niniejszym postępowaniu, tj.: …………………………………………………………… (podać pełną

nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG) nie zachodzą podstawy wykluczenia z

postępowania o udzielenie zamówienia.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.…………………………………………(podpis)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:



Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne

i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia

zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r. …………………………………………

W przypadku Wykonawców występujących wspólnie (np. konsorcjum, spółka cywilna) - oświadczenie składa każdy ze wspólników osobno.



Załącznik nr 5 do SIWZISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY NR FZ 240- 9/19

Zawarta w dniu ____________________ pomiędzy :INSTYTUTEM FARMACEUTYCZNYM z siedzibą w Warszawie 01-793, ul. Rydygiera 8 ,REGON: 000044032; NIP: 525-000-91-28, KRS 0000114056, zwanym dalej „ZAMAWIAJĄCYM”, reprezentowanym przez :

1. dr Grzegorza Kulczyckiego – Dyrektora 2. mgr Marzenę Mioduszewską –Głównego Księgowego

Firmą: ________________________________________________________________, REGON:…………………………………………..NIP:…………………………………………………………wpisaną doewidencji działalności gospodarczej pod nr: __________, zwanym dalej „Wykonawcą ”, którą reprezentuje:

1. _______________________________

została zawarta umowa następującej treści:

§ 1

1. Przedmiotem umowy jest dostawa, instalacja, wdrożenie, utrzymanie i gwarancja Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (systemu klasy ECM) – systemu informatycznego wraz z integracją z posiadanymi przez Zamawiającego systemami finansowo-księgowymi i obsługi kadrowo-płacowej oraz przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników i administratorów systemu. Poszczególne moduły systemu muszą być zgodne z obowiązującym stanem prawnym i zgodnie z zapisami wskazanymi w załączniku nr 7 do SIWZ oraz zgodnie z ofertą przetargową Wykonawcy z dnia: ………………., złożoną do niniejszego postępowania.2. Zamówiony System Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi być zgodny ze specyfikacją określoną przez Zamawiającego.

§ 2

1.Wykonawca co najmniej 24 godziny przed planowanym terminem dostawy zawiadamia Zamawiającego o dostawie w formie telefonicznej lub mailowej ( zgodnie z § 4).2. Po odbiorze zamówienia zostanie sporządzony protokół odbioru, zaakceptowany przez strony bez zastrzeżeń, sporządzony na druku stanowiącym Załącznik nr 2 do Umowy, który zostanie podpisany przez upoważnionego pracownika Zamawiającego oraz przedstawiciela Wykonawcy.

§ 3

1. Za zrealizowane zamówienie, zgodnie z przyjętą ofertą Zamawiający zapłaci Wykonawcy łącznie kwotę netto: ______________. ( słownie: _____________________________________ zł. 00/100) + podatek VAT w wysokości: __________ zł co daje łącznie kwotę brutto : __________zł (słownie: ___________________________zł 00/100) 2. Strony ustalają, że rozliczenie za dostarczony Przedmiot Umowy nastąpi na podstawie faktury.3.Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół odbioru dostarczonego Zamawiającemu Przedmiotu Umowy podpisany przez obie zainteresowane strony.4. Na fakturze mają być szczegółowo wymienione wszystkie pozycje zawarte w zamówieniu. 5. Na złożenie faktury, która nie będzie zawierała wszystkich pozycji wymienionych w zamówieniu wymagana jest pisemna zgoda zamawiającego. 6.Zapłata nastąpi w formie przelewu na wskazany w fakturze numer konta bankowego Wykonawcy w terminie 30 dni od daty wystawienia faktury.7.Zamawiający wyraża zgodę, aby Wykonawca wystawił fakturę VAT bez podpisu Zamawiającego na fakturze.


Nr sprawy FZ 240 - 9/1918 | S t r o n a 8. W przypadku zwłoki w zapłacie faktury Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe.9.Wykonawca jest zobowiązany powiadomić Zamawiającego o terminie dostawy Przedmiotu Umowy.10. Cena podana obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia.11. Wykonawca udzieli min. ………….miesięcy gwarancji od daty zainstalowania, własny serwis pogwarancyjną.12. Wykonawca zapewni serwis i gwarancję dla przeprowadzonych prac, w tym także aktualizacje, pomoc techniczną, dostosowanie systemów do zmieniających się przepisów itp. Wykonawca zapewnia również asystę techniczną o określonym SLA.

§ 4

Zamawiający wyznacza uprawnionego pracownika do kontaktowania się z Wykonawcą w osobie p Patrycja Mihalovits tel. (22 456 39 23)tel. kom. 601 195 802 [email protected]

§ 5

Strony mają obowiązek niezwłocznego, pisemnego poinformowania o wszelkich zmianach statusu prawnego swoich firm, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego oraz wskazania uprawnionego podmiotu, który przejmie prawa i obowiązki Strony, a także o każdej zmianie adresu swojej siedziby.

§ 6

1.W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy strony zobowiązują się zapłacić kary umowne w następujących wypadkach w wysokościach:1.1Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną za odstąpienie od umowy wskutek okoliczności leżących po stronie Zamawiającego w wysokości 10% kwoty określonej w § 2 umowy.1.2 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

- za odstąpienie od umowy na skutek okoliczności leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% kwoty określonej w § 2 umowy,

- za opóźnienie Wykonawcy w wykonaniu umowy w wysokości 0,2% kwoty określonej w § 2 umowy za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.

1.3.Strony mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających zastrzeżone kary umowne, jeżeli nie pokrywają one faktycznie poniesionej szkody.

§ 7

1. Zgodnie z art. 145 Prawa zamówień publicznych, w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia informacji o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.

2. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w formie aneksu w sytuacji, kiedy nastąpi ustawowa zmiana stawki VAT. Inicjatorem tej zmiany może być Zamawiający lub Wykonawca. Zmiana wymaga zgłoszenia w formie pisemnej w ciągu 14 dni od powzięcia informacji stanowiącej podstawę do wprowadzenia zmian. Zmiana ta nie wpłynie na termin wykonania prac i spowoduje zmianę wynagrodzenia Wykonawcy brutto. Kwota netto wynagrodzenia pozostanie bez zmian.

§ 8

W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu Cywilnego.


mailto:[email protected]


§ 9

Ewentualne spory wynikłe z niniejszej umowy podlegają rozstrzygnięciu przez właściwy dla siedziby Zamawiającego Sąd powszechny.

§ 10

Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz otrzymuje Wykonawca, a dwa egzemplarze otrzymuje Zamawiający.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

Złączniki do umowy:

1.Kopia oferty złożonej przez wykonawcę.2. Protokół odbioru.



ZAŁĄCZNIK nr 2 do umowy

PROTOKÓŁ ODBIORU z dnia………

( do zamówienia realizowanego z tytułu Umowy nr FZ 240- 9/19 z dnia ………………….)

Lp. Nazwa towaru Ilość sztuk Uwagi1234…

Powyżej wymieniony towar nie posiada widocznych wad fizycznych. Potwierdzam zgodność asortymentu wyszczególnionego w tabeli z treścią umowy. Ostateczna weryfikacja towaru odbędzie się w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia dostawy. Przyjęto dostarczony towar bez zastrzeżeń.

Data: dd.mm.rrrr Za Wykonawcę Za Zamawiającego

Imię i nazwisko

Podpis




Informacja o Podwykonawcach

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: „Elektroniczny obieg dokumentów – system na dostarczenie, wdrożenie, utrzymanie i gwarancję systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu klasy ECM dla Instytutu Farmaceutycznego FZ– 240 -9/19’’

Ja/my niżej podpisany/-i…………………………………………………………………………………………………………………………….

Działając w imieniu i na rzecz (nazwa/firma/adres wykonawcy) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Oświadczam/-Y, iż przy wykonywaniu przedmiotowego zamówienia powierzę / nie powierzę* podwykonawcy następujący zakres dostaw:

Podwykonawcy wykonają:

Lp. Zakres powierzonych dostaw

*) niepotrzebne skreślić

.......................................... /miejscowość i data/ ........................................................

/czytelny podpis albo podpis i pieczątka Wykonawcy/osoby/osób uprawnionej do

występowania w imieniu Wykonawcy/

UWAGA:

W przypadku korzystania z podwykonawców Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty niniejsze, wypełnione i podpisane oświadczenie z zakresem prac, jakie Wykonawca planuje powierzyć podwykonawcy.

Brak dołączenia do oferty oświadczenia Zamawiający uzna za potwierdzenie, że Wykonawca wykona całość prac bez udziału podwykonawców.




OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Poniższa specyfikacja stanowi ramowy opis wymaganych funkcji dotyczących systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów, systemu klasy ECM.

Celem realizacji zamówienia jest uzyskanie jednolitego, bezpiecznego i niezawodnego , zarówno pod względem sprzętowym, programowym jak i funkcjonalnym, systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, służącego realizacji zadań pracowników Zamawiającego. System informatyczny ma umożliwić rejestrację wszystkich dokumentów, które dotychczas miały postać „papierową”, a następnie ich przekazywanie pomiędzy pracownikami zgodnie z obowiązującymi procesami i procedurami Zamawiającego.

Istotą wprowadzenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest: automatyzacja procesów badawczych i biznesowych, centralizacja procesów badawczych i biznesowych, ustandaryzowanie procedur związanych z czynnościami na różnych etapach procesów, optymalizacja czasu wykonywania poszczególnych czynności, usprawnienie procesu dystrybucji dokumentów w obrębie organizacji, analiza i usprawnianie procesów w celu osiągania lepszych efektów.

Koncepcja rozwiązania:

System EOD ma zapewnić możliwość rejestracji, podglądu i opisywania w metryczce korespondencji, pism wejściowych, wyjściowych i wewnętrznych zarówno wersji elektronicznych dokumentów o formatach .pdf; .doc; .odt; txt, mail oraz plików graficznych w popularnych formatach jak i wersji skanowanych w tym:

dokumentów umów, aneksów do umów, faktur VAT, not księgowych, rachunków, paragonów.

System EOD ma umożliwić centralne zarządzanie procesem, kierowanie informacji oraz przydział pracy dla odpowiednich stanowisk/pracowników z uwzględnieniem ścieżek akceptacyjnych, raportowanie oraz monitorowanie terminowości wykonania zadań.

Efektem wdrożenia Systemu EODi ma być optymalizacja wykorzystania zasobów ludzkich i sprzętowych oraz uporządkowanie przepływów i zasobów informacji, w tym m.in., wygodny dostęp do elektronicznego obrazu i obiegu dowolnego otrzymanego, wewnętrznego i wysłanego dokumentu.

Główne cechy funkcjonalne Systemu EOD, które zostaną zrealizowane w wyniku wdrożenia: Moduł procesowy, umożliwiający wieloetapową weryfikację i akceptację dokumentów (BPM). Moduł repozytorium dokumentów, umożliwiający archiwizowanie i zarządzanie dokumentami (DMS).

I. ZAKRES WDROŻENIA

Zakres wdrożenia obejmuje:1. Wykonanie analizy przedwdrożeniowej przez Wykonawcę w terminie trzech tygodni łącznie (pierwszy

krok – analiza przedwdrożeniowa dwóch procesów pilotażowych i wdrożenie, drugi krok – analiza



pozostałych ośmiu procesów i wdrożenie). Analiza przedwdrożeniowa będzie obejmować analizę procesów badawczych i biznesowych.

2. Wdrożenie – w ciągu 30 tygodni (w dwóch krokach) od dnia podpisania Umowy na: dostawę, wdrożenie, utrzymanie i gwarancję Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

3. Usługę wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w siedzibie Zamawiającego, polegającą na instalacji na sprzęcie Zamawiającego, konfiguracji aplikacji, stworzeniu i implementacji formularzy, skonfigurowaniu procesów obsługi formularzy wraz z podpisami (workflow), umożliwiającą zarządzanie procesami, pracami, korespondencją, dokumentami, sprawami i ich obiegiem w Instytucie Farmaceutycznym.

4. Implementacja procesów badawczych i biznesowych.

5. Przeprowadzenia testów akceptacyjnych w celu walidacji systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

6. Przekazania kompletnej dokumentacji wykonawczej i technicznej, administratora (z aktualnym opisem pól i ról) i użytkownika (zawierającą pełny opis funkcji wdrażanego podsystemu).

7. Usługę szkolenia dla administratorów i użytkowników.8. Integrację z systemami dziedzinowymi Zamawiającego po uzgodnieniu warunków technicznych

projektu w ramach Analizy Przedwdrożeniowej w zakresie: Integracji i synchronizacji słowników i planu kont z systemem Finansowo Księgowym

Zamawiającego firmy Sage. Integracji i synchronizacji z systemem poczty elektronicznej. Integracji i synchronizacji z systemem HR firmy Sage.

9. Świadczenie usługi asysty technicznej (pierwsze 18 miesięcy od odbioru końcowego w cenie dostawy, wdrożenia, utrzymania i gwarancji Elektronicznego Obiegu Dokumentów).

10. Świadczenie usług związane z dostarczeniem nowych podwersji i poprawek (pierwsze 18 miesięcy od odbioru końcowego w cenie dostawy, wdrożenia, utrzymania i gwarancji Elektronicznego Obiegu Dokumentów).

Poszczególne moduły systemu muszą być instalowane na sprzęcie Zamawiającego.

Główne cechy Systemu:

1. W dniu złożenia oferty, System musi cechować się co najmniej następującymi właściwościami:

wysokim poziomem niezawodności; możliwością migracji do nowszych wersji platformy sprzętowej i programowej, gdy staną się one

dostępne;

2. System musi być kompletny, czyli bez konieczności rozbudowy, dodatkowych licencji i programowania, musi umożliwiać zrealizowanie wszystkich funkcji i czynności wymaganych przez Zamawiającego i przewidzianych do wdrożenia zarówno w zakresie wskazanych w niniejszej SIWZ procesów.

3. System musi być spójny wewnętrznie (poszczególne elementy Systemu muszą poprawnie współpracować w ramach Systemu, posiadać wspólny interfejs użytkownika i administratora, wspólną bazę danych itp.).

4. System musi spełniać wymogi bezpieczeństwa w zakresie dostępu użytkowników do zasobów Systemu, dzięki rozbudowanym mechanizmom uwierzytelniania użytkownika i definiowania uprawnień do informacji i funkcji.

5. Definicja Systemu ECM



W niniejszej dokumentacji używane jest określenie „System klasy ECM” (Enterprise Content Management). Pod tym pojęciem rozumiana jest gotowa, zunifikowana, kompletna, wdrożona i eksploatowana na rynku elektroniczna platforma oparta na relacyjnej bazie danych z systemem autoryzowanego dostępu do informacji, zawierająca współpracujące ze sobą moduły, umożliwiające definiowanie i obsługę całego cyklu życia informacji w przedsiębiorstwie.

II. WYMAGANIA TECHNICZNE SYSTEMU EOD

Wymagania ogólne:1. System EOD charakteryzuje się wielowarstwową i wielomodułową architekturą. 2. Architektura systemu EOD składa się ze środowiska aplikacyjnego i bazodanowego. 3. Dostęp do systemu EOD będzie realizowany za pomocą najpopularniejszych przeglądarek internetowych

(IE, Firefox, Chrome). 4. System EOD umożliwia zarówno archiwizowanie dokumentów, jak i ich obieg, zorganizowany w procesy. 5. Dostęp do części archiwum i obiegu dokumentów będzie realizowany zarówno w ramach jednego

interfejsu, jak i w sposób rozłączny. 6. System EOD posiada w części procesowej możliwość integracji z zewnętrzną bazą użytkowników, w celu

pobrania struktury (np. Active Directory, LDAP). 7. System EOD działa z wykorzystaniem mechanizmu SSO. 8. Logika systemu EOD jest niezależna od systemu zarządzania bazą danych. 9. Dokumenty w części archiwum są przechowywane w formie plikowej (poza strukturą bazy danych). 10. System EOD zapewni bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa, zarówno przetwarzanych danych, jaki i

samego korzystania z rozwiązania. 11. System ponadto zapewni:

Brak instalacji jakiegokolwiek oprogramowania na stacjach użytkowników systemu (w tym również kontrolek ActiveX), z wyjątkiem stanowiska administratora.

Możliwość wersjonowania procesów, w tym możliwość równoległego modelowania nowych wersji procesów na środowisku produkcyjnym.

Możliwość symulowania działania procesów w oddzielnym środowisku symulacyjnym (wymagane dodatkowe środowisko symulacyjne – nie ujęte w umowie).

Logowanie działań użytkowników i administratorów. Polską wersję językową interfejsu użytkownika.

Wymagania architektury i technologii systemu:System musi umożliwiać:

1. Samodzielne zarządzanie przez administratora Zamawiającego.2. Samodzielną konfigurację i udostępnianie formularzy elektronicznych.3. Samodzielne tworzenie repozytoriów dokumentów.4. Bezpieczną, zadaniową pracę nad dokumentami.5. Wersjonowanie dokumentów ze wskazaniem kto i kiedy dokonał zmian na dokumencie.6. Organizację pracy zadaniowej w ramach spraw i zadań ad-hoc.7. Pełno tekstowe wyszukiwanie treści oraz wyszukiwanie po atrybutach dokumentów.8. Samodzielne budowanie nowych procesów obiegów dokumentów i obsługi spraw przy pomocy

graficznego kreatora procesów, bez konieczności posiadania wiedzy programistycznej.9. System musi być skalowalny.



10. System po wdrożeniu musi zostać zwalidowany11. System musi pracować w architekturze trójwarstwowej – warstwa bazy danych, warstwa aplikacji i

warstwa prezentacji.12. System musi posiadać następujące funkcje i cechy:

a. Interfejs użytkownika: Panel pracownika musi być prosty, przejrzysty i intuicyjny. Panel pracownika musi zapewnić przejrzystą nawigację pozwalającą przemieszczać się

pomiędzy obszarami funkcjonalnymi. b. Uwierzytelnianie – wbudowane mechanizmy wspierające uwierzytelnianie:

Na bazie logowaniac. Integracja z pozostałymi modułami rozwiązania oraz innymi systemami:

Wykorzystanie poczty elektronicznej Zamawiającego do rozsyłania przez system wiadomości, powiadomień, alertów do użytkowników systemu w postaci maili i sms z czasem wykonania.

Możliwość wykorzystania obecnego systemu poczty elektronicznej do umieszczania dokumentów w rejestrach poprzez przesyłanie ich w postaci załączników do maili.

Wsparcie dla standardu wymiany danych z innymi systemami w postaci XML, z wykorzystaniem komunikacji poprzez XML Web Services.

d. System musi pozwalać na jednoczesny dostęp do danych wielu użytkownikom Zamawiającego oraz zapewniać ochronę tych danych przed utratą spójności lub zniszczeniem.

e. Komunikacja użytkownika z Systemem musi odbywać się za pomocą połączenia szyfrowanego SSL.f. Poszczególne komponenty Systemu muszą komunikować się ze sobą oraz

z systemami zewnętrznymi w sposób zapewniający poufność danych. Rozwiązanie musi mieć możliwość pracy z wykorzystaniem protokołu SSL

g. oraz umożliwiać pracę przez dostarczany przez Zamawiającego VPN, w szczególności wymaganie dotyczy pracy użytkowników Elektronicznego Obiegu Dokumentów z sieci zewnętrznej.

h. System musi uniemożliwiać wprowadzanie i modyfikację danych w sposób anonimowy.i. System musi rejestrować logowania i wszelkie zdarzenia realizowane w ramach systemu zapisując,

co najmniej login użytkownika, numer IP stacji, czas zdarzenia oraz akcje.

Wymagania technologiczne – otoczenie systemowe:

1. System EOD musi uwzględnić środowisko rozwiązań informatycznych Zamawiającego. Zamawiający zapewnia maszynę wirtualną z systemem operacyjnym: Windows lub Linux w środowisku Vmware Vsphere oraz instancję bazy danych: MS SQL lub PostgreSQL (dla zaproponowanej przez Wykonawcę i przyjętej przez Zamawiającego bazy i systemu operacyjnego, Wykonawca musi dostarczyć odpowiednie licencje ).

2. System EOD musi poprawnie działać z następującymi przeglądarkami WWWw aktualnych wersjach odpowiednich dla poszczególnych systemów operacyjnych: przynajmniej Microsoft Internet Explorer 10.0, Microsoft Edge, Mozilla Firefox 50.0, Google Chrome 50.0 lub nowsze.

3. System EOD musi umożliwiać integrację z systemami FK i HR Zamawiającego.

Wymagania dotyczące rozbudowy Systemu EOD:1. System EOD musi być skalowalny, przy czym skalowanie może odbywać się przez:

a) Łatwe dołączenie dodatkowych stanowisk - zwiększanie liczby użytkowników,



b) Rozbudowę warstwy systemowej (zwiększenie zasobów serwera obsługującego warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów oraz zwiększanie liczby maszyn),

c) Rozbudowę warstwy bazodanowej (zwiększenie zasobów serwera obsługującego warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów, zwiększenie pojemności pamięci masowych),

d) Łatwe dołączanie dodatkowych modułów funkcjonalnych oferowanych przez Wykonawcę.2. Sposoby konfigurowania systemu oraz wykorzystywane parametry konfiguracyjne muszą być opisane w

dokumentacji technicznej i użytkowej systemu.

Wymagania dotyczące bezpieczeństwa:1. Rozwiązanie techniczne zastosowane w ramach systemu EOD musi umożliwiać tworzenie kopii

zapasowych (archiwizację pełną i przyrostową) danych. 2. System EOD powinien mieć możliwość tworzenia kopii zapasowych wg dowolnego kalendarza, ale nie

rzadziej niż raz dziennie. Kopia zapasowa powinna mieć możliwość odtworzenia całego systemu po awarii do punktu wykonania ostatniej kopii bezpieczeństwa.

3. Na podstawie kopii zapasowych musi być możliwe automatyczne odtworzenie systemu wraz z danymi w dowolnym momencie na punkt w czasie.

4. System EOD musi zapewniać działania zgodnie z zasadami gwarantującymi taką eksploatację systemu, aby zapewniać bezpieczeństwo informacji rozumiane jako: poufność, integralność i dostępność.

5. System EOD musi umożliwić zapis wszystkich czynności wykonywanych w systemie przez jego użytkowników z możliwością jednoznacznego wskazania użytkownika, który wykonał daną czynność.

Wymagania licencyjne:1. Wykonawca musi dostarczyć licencje na nielimitowaną liczbę użytkowników pracujących jednocześnie

w systemie.2. Licencja musi pozwalać na użytkowanie Systemu EOD przez Zamawiającego i obsługiwane przez

Zamawiającego jednostki. Licencja musi pozwalać na dostęp pracowników Zamawiającego do Systemu, jako obsługę administracyjną i zarządzanie systemem.

3. Wszystkie licencje udzielane są na czas nieoznaczony, przy czym licencje te nie mogą być wypowiedziane w trakcie użytkowania przez Zamawiającego systemu, o ile zamawiający nie naruszy praw licencyjnych.

4. Wykonawca musi zagwarantować Zamawiającemu, że wykonanie przedmiotu zamówienia nie spowoduje naruszenia przez Wykonawcę lub Zamawiającego praw autorskich innych podmiotów, znaków handlowych i towarowych, patentów, know–how oraz innych praw chronionych oraz, że Wykonawca uprawniony jest do udzielenia lub dostarczenia Zamawiającemu licencji na dostarczone w ramach systemu oprogramowanie.

5. Wykonawca musi przyjąć na siebie wszelką odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich w związku z realizacją umowy, a w szczególności dotyczące naruszenia praw autorskich innych podmiotów, znaków handlowych i towarowych, patentów, know – how oraz innych praw chronionych.

6. Wykonawca musi dostarczyć Zamawiającemu licencje na oprogramowanie narzędziowe i bazodanowe, do którego autorskie prawa majątkowe posiadają osoby trzecie.

7. Zamawiający uprawniony jest do wykonywania kopii bezpieczeństwa licencjonowanego oprogramowania objętego przedmiotem zamówienia.

8. Licencja obejmuje także prawo do korzystania przez Zamawiającego z dokumentacji dostarczonej wraz z systemem.



9. Udzielona licencja, z zastrzeżeniem spraw inaczej uregulowanych, uprawnia zamawiającego do korzystania z systemu na następujących polach eksploatacji:

e) sporządzenie kopii zapasowej,f) przechowywanie,g) ładowanie,h) Instalacja,i) uruchamianie i wyświetlanie.

III. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA FUNKCJONALNE:Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Instytucie Farmaceutycznym ma na celu zarządzania dokumentacją i usprawnienia przepływu informacji w procesach badawczych i biznesowych, w szczególności :

1. obieg zdefiniowanych procesów badawczych,2. obieg dokumentacji projektowej,3. obieg dokumentacji systemu jakości,4. obieg umów,5. obieg dokumentacji zakupowej,6. rozliczanie zaliczek,7. kontrola czasu pracy,8. obieg wniosków zakupowych i projektowych (wraz z etapami akceptacji dokumentów merytorycznych i

finansowo – księgowych),9. obieg faktur (wraz z etapami akceptacji dokumentów merytorycznych i finansowo – księgowych),10. obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej, 11. obieg wniosków urlopowych,12. rozliczanie delegacji,13. w ramach umowy zdefiniowanie 10 procesów obiegu dokumentów,14. elektroniczne archiwum dokumentów,15. terminarz,16. koszty zadań,17. kartoteka kontrahentów z modułem kontaktów.18. System EOD otwarty na kreowanie nowych procesów, bez ograniczeń ilościowych. 19. System EOD zapewnia możliwość modyfikacji istniejącego procesu, bezpośrednio użytkownikom

biznesowym, bez zaawansowanej wiedzy informatyczno – programistycznej. 20. System EOD umożliwia uruchomienie instancji procesu za pomocą zdarzeń zewnętrznych (np.

skanowanie dokumentu).21. System EOD umożliwia generowanie pism wg założonych szablonów, zdefiniowanych przez

Zamawiającego. 22. System EOD posiada dostępny z poziomu przeglądarki internetowej graficzny interfejs służący do

prezentacji i projektowania procesów – zarówno do przebiegu procesu (definiowanie mapy procesu) jak i wyglądu formularzy wyświetlanych w poszczególnych krokach procesu.

23. System EOD umożliwia tworzenie formularzy w procesach, bez potrzeby programowania z poziomu jednolitego interfejsu dostępnego przez przeglądarkę internetową.

24. Proces obsługi wniosku zapewni realizację w sposób: sekwencyjny – każdy kolejny krok aktywowany jest po zakończeniu kroku poprzedniego, równoległy – pojedynczy krok procesu może być wykonywany przez grupę osób i dopiero po

wykonaniu go przez każdego z członków tej grupy, może on przejść do kroku następnego,



podzielonych na kilka niezależnych podprocesów. 25. System EOD wyposażony w moduł raportowania, umożliwiający agregowanie danych zarówno z

procesów (możliwość m. in. monitorowania przebiegu procesów), jak i z zewnętrznych baz danych. 26. System EOD umożliwia przypisania do każdego procesu, jak i poszczególnego kroku w ramach procesu,

czasu jego wywołania i wielopoziomowej, wieloetapowej eskalacji w przypadku, gdy czas ten zostanie przekroczony (w tym przypominanie e-mailem o fakcie przekroczenia).

27. System EOD umożliwia organizowanie modelowanie i przebieg procesów zarówno z dokumentem (np. obieg korespondencji wchodzącej), jak i procesów bez dokumentów (np. obieg zadań).

28. System EOD umożliwia automatyczne pobranie dokumentu z dowolnej lokalizacji (np. folder sieciowy, FTP, skrzynka e-mail).

29. System umożliwia opisywanie dokumentów zestawem metadanych, przy czym wymagane są przynajmniej następujące kategorie metadanych:

tekstowe, numeryczne, daty, Tekstowe wielowartościowe (np. KEYWORD).

30. System EOD posiada wbudowane metadane techniczne, w tym co najmniej: data utworzenia, użytkownik tworzący, data modyfikacji, modyfikujący dokument, data wyświetlenia, użytkownik wyświetlający.

31. System EOD umożliwia definiowanie w ramach jego konfiguracji, kategorii przechowywanych dokumentów, jeśli pojawi się potrzeba przechowywania kolejnego rodzaju dokumentów, przy czym każda kategoria posiada własny zestaw metadanych, którymi opisane będą znajdujące się w niej dokumenty (np. faktury, umowy, projekty, dokumenty HR, itp.).

32. System EOD umożliwia załączanie i wykorzystywanie w poszczególnych krokach procesu dowolnych dokumentów, zarówno będących obrazami (np. PDF, dokumenty zeskanowane), jak i dokumentami powstałymi w formie edytowalnej (np. Word, Excel).

33. System EOD umożliwia podgląd zawartości procesowanych dokumentów za pomocą wbudowanego w rozwiązanie narzędzia typu viewer (znanych, typowych formatów np. Word, PDF).

34. System EOD umożliwia archiwizowanie, wyszukiwanie i pracę z dokumentami, również poza zdefiniowanymi procesami obiegu tych dokumentów, przy czym dostęp do tych czynności będzie regulowany za pomocą wbudowanych w systemie reguł określających uprawnienia poszczególnych osób lub ról, które pełnią one w organizacji.

35. System EOD umożliwia zakwalifikowanie skanowanych dokumentów do jednej z wcześniej zdefiniowanych kategorii przechowywania dokumentów w systemie. Jednocześnie system zapewnia możliwość powiązania dokumentów z różnych kategorii na podstawie wybranych kryteriów.

36. System w obszarze DMS umożliwia: zarządzanie archiwum dokumentów fizycznych, załączanie komentarzy i notatek do zarchiwizowanych dokumentów przechowywanych w

systemie, automatyczne wersjonowanie dokumentów, z logowaniem min. numeru wersji, jej autora i

czasu wykonania. System zapewni również możliwość zarządzania wersjami,



wiązanie ze sobą dokumentów różnych kategorii po określonych atrybutach. 37. System EOD umożliwia odkładanie zadań na później, do ściśle określonej daty lub o określoną ilość

czasu, bez konieczności uruchamiania automatycznych działań eskalujących. 38. System EOD umożliwia wyznaczenie zastępcy do roli pełnionej przez pracownika, tak aby na wypadek

jego nieobecności zadanie było przesyłane do tego zastępcy. 39. System EOD będzie generować i wysyłać w sposób zautomatyzowany informacje mailowe

o nowych zadaniach. 40. System umożliwia wysyłanie poczty elektronicznej z załącznikami z poziomu modułu

procesowego. 41. System EOD zapewni wsparcie dla pracowników kancelaryjnych poprzez automatyczne

tworzenie Elektronicznej Rejestru Korespondencji, a także w zakresie automatycznego drukowania etykiet adresowych dla Korespondencji wychodzącej.

PODSTAWOWE WYMAGANIA W ZAKRESIE ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW

Lp. Aplikacja Opis funkcjonalności

2.EOD

Obsługa korespondencji pomiędzy:2.1 Jednostkami obsługiwanymi i współpracującymi z Zamawiającym4.

EOD

Rejestracja korespondencji4.1 przychodzącej4.2 wewnętrznej4.3 wychodzącej5. EOD Obsługa teczek dokumentów (spraw) dla każdej jednostki

6. EODMechanizm posiadający funkcję obsługi w systemie różnych typów dokumentów z uwzględnieniem specyficznych dla nich atrybutów

7. EOD Funkcja wprowadzenia/rejestracji obrazu oryginalnego dokumentu

8.EOD

Funkcja dodawania, jako załącznik dowolnego innego dokumentu w dowolnym formacie

8.1 Funkcja dodawania pliku bezpośrednio ze skanera.8.3 Współpraca ze skanerami w standardzie TWAIN lub ISIS9.

EOD

Obsługa dzienników korespondencji:9.1 przychodzącej,9.2 wewnętrznej

9.3wychodzącej, przy czym dziennik korespondencji pocztowej jest zgodny ze standardem stosowanym w Instrukcji Kancelaryjnej Zamawiającego

10. EODFunkcja zamawiania oryginałów dokumentów z poziomu systemu elektronicznego obiegu dokumentów z pełną identyfikowalnością obiegu dokumentu

11. EODMechanizm automatycznego dekretowania i księgowania dokumentów zaakceptowanych ostatecznie

12. EODDostęp do systemu i rejestracja elektronicznych dokumentów w obiegu dokumentów musi odbywać się z wykorzystaniem przeglądarki WWW

13. EODObsługa pudełek archiwalnych oraz segregatorów z możliwością oznaczania ich kodami kreskowymi- jako opcja

14. EOD Zestaw raportów dotyczących aktywności obsługi korespondencji.



16. EODMechanizm e-mailowy i SMS-owy powiadamiający użytkownika o zdarzeniach w formie zbiorczej

17. EODSystem musi posiadać funkcję wyszukiwania dokumentów po wielu kryteriach równocześnie (po metadanych opisujących dokumenty/sprawy, o treści dokumentów).

18. EODObsługa faksów (wsparcie dla fax-serwera) z możliwością podglądu dokumentów przed rejestracją w systemie.

19. EOD Funkcja obsługi wersjonowania i statusów dokumentów

20. EOD Funkcja kontroli dostępu (podgląd lub edycja) do dokumentów

21. EODFunkcja rejestracji poczty email w tym pobieranie jej z wielu kont oraz obsługa skrzynek funkcyjnych

22. EODZapisywanie daty zmian parametrów pisma oraz daty postępu realizacji pisma w systemie.

23. EODFunkcja powiązania dokumentów elektronicznych do innych obiektów – zamówień, zleceń, spraw itp.

24.EOD

Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym, w tym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu

24.1 Podpisywanie wielu dokumentów jednym podpisem24.2 Podpisywanie jednego dokumentu wieloma podpisami25.

EOD

Podgląd metadanych dokumentów25.1 Podgląd metryki dokumentu25.2 Podgląd struktury dokumentu25.3 Modyfikacje metryki dokumentu25.4 Podgląd listy załączników (plików)25.5 Pobieranie załącznika25.6 Pobranie aktualnej wersji załącznika25.7 Pobranie wybranej wersji załącznika26. EOD Funkcja prowadzenia w systemie baz danych Klientów i Kontrahentów

27. EODFunkcja rejestracji spraw z możliwością wiązania sprawy z pismem przychodzącym, wewnętrznym, wychodzącym

28. EODFunkcja umożliwiająca łączenie dowolnych formularzy z dokumentem i zachowanie ich ścisłego połączenia

29. EODFunkcja uniemożliwiająca zmiany dokumentu po określonych stopniach zatwierdzeń

30. EOD Funkcja dodawania dokumentów do już istniejącej sprawy

31. EODFunkcja przenoszenia dokumentów pomiędzy już istniejącymi sprawami z zachowaniem historii ścieżki dokumentu.

32. EODFunkcja dowolnego definiowania zasad numerowania spraw, teczek dokumentów

33. EOD Możliwość sporządzenia metryki zawierającej podstawowe informacje o dokumencie (co najmniej – tytuł, identyfikator, notatka) dla dokumentów papierowych nie podlegających skanowaniu oraz dokumentów na nośnikach elektronicznych nie podlegających kopiowaniu do systemu (wymaganie dotyczy



zarówno całych przesyłek, jak i dokumentów wchodzących w skład przesyłki)

34. EODMożliwość opcjonalnego dodawania przez Zamawiającego informacji opisujących poszczególne dokumenty, przesyłki lub sprawy w postaci notatek

35. EODSystem musi posiadać funkcję definiowania i prowadzenia rejestrów oraz wprowadzania przesyłek, spraw i dokumentów do zdefiniowanych wcześniej rejestrów oraz ich drukowanie

36. EODSystem musi posiadać funkcję generowania raportów i zestawień ze zdefiniowanych rejestrów oraz ich wydruk. Z chwilą zdefiniowania rejestrów muszą być prowadzone automatycznie

37. EODSystem musi posiadać funkcję monitorowania pism przekazanych pracownikom oraz monitorowania faktu udzielenia/nie udzielenia odpowiedzi na pismo wraz z terminami.

38. EODSystem musi posiadać funkcję kontroli czasu pracy w podziale na tematy / sprawy / projekty.

WYMAGANIA ADMINISTRACYJNE I BEZPIECZEŃSTWA


1. Administracja i bezpieczeństwoSystem musi spełniać wymagania dotyczące ochrony danych osobowych na poziomie wysokim.

2. Administracja i bezpieczeństwoModuł administracji Systemem pozwalający na zmianę parametrów aplikacji wykonywaną przez administratora systemu bez interwencji Wykonawcy.

3. Administracja i bezpieczeństwo

Moduł administracji musi posiadać funkcję zdefiniowania wielopoziomowej struktury organizacyjnej, składającej się co najmniej z komórek organizacyjnych, stanowisk w dowolnej liczbie. Administrator w systemie może zmienić strukturę organizacyjną w zależności od potrzeb i typu danej jednostki.

4. Administracja i bezpieczeństwoSystem musi posiadać funkcję zdefiniowania polityki bezpieczeństwa (poziom skomplikowani hasła, okres ważności hasła, powtarzalność hasła)

5. Administracja i bezpieczeństwoSystem posiada dokumentację techniczną i użytkową, która po zakupie będzie stanowiła wyłączną własność Zamawiającego.

6. Administracja i bezpieczeństwoSystem posiada dokumentację administratora (opis procedury instalacji lub/i odtworzenia oraz aktualizacji), która po zakupie będzie stanowiła wyłączna własność Zamawiającego

7. Administracja i bezpieczeństwo Poziom administracyjny jest dostępny z poziomu strony WWW

8. Administracja i bezpieczeństwoSystem musi zapewniać zgodność z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa.


System musi gwarantować Zamawiającemu dostęp do następujących funkcjonalności:a) Uwierzytelnienie,b) Inicjowanie sesji,c) Wylogowanie,d) Pobieranie struktury repozytorium dokumentów,



e) Przeglądanie struktury repozytorium,f) Tworzenie folderów dokumentów,g) Modyfikację folderów,h) Usuwania folderów,i) Nadawania uprawnień

10. Administracja i bezpieczeństwoModuł administracji musi posiadać funkcję przypisywania użytkowników do wielu stanowisk

11. Administracja i bezpieczeństwoSystem musi posiadać możliwość edytowania z poziomu panelu administratora.


Administrator Zamawiającego musi posiadać możliwość definiowania słowników systemowych oraz ustawiania poszczególnych wpisów w słownikach, co najmniej "Aktywny" "Nieaktywny"

13. Administracja i bezpieczeństwoAdministrator Zamawiającego musi posiadać możliwość zdefiniowania dowolnych rejestrów dokumentów

14. Administracja i bezpieczeństwoDostęp do systemu po zabezpieczonym i szyfrowanym łączu z wykorzystaniem certyfikatu SSL.

WYMAGANIA FUNKCJONALNE WORKFLOW


1. Workflow

System musi posiadać edytowalny przez Zamawiającego słownik ról systemowych i stanowisk:a) osób opisującychb) weryfikującychc) zatwierdzających dokumentyd) dowolny słownik ról użytkownikówSystem musi mieć możliwość odwzorowania struktury organizacyjnej Zamawiającego.

2. Workflow

System musi posiadać funkcjonalność definiowania z poziomu przeglądarki formularzy specyficznych dla każdego kroku procesu oraz rożnych typów dokumentów w oparciu o graficzny edytor będący integralną częścią EODModuł procesów pracy musi posiadać funkcję:a) stworzenie, za pomocą edytora graficznego wbudowanego w system, dowolnego procesu bez wiedzy programistycznejb) przypisanie krokom procesowym akcji systemowych wykonywanych przez użytkowników lub automatycznie przez system.

3. WorkflowSystem musi mieć funkcjonalność budowania przez Zamawiającego indywidualnej listy zdarzeń użytkowników.

4. WorkflowSystem musi posiadać funkcjonalność sparametryzowania informacji widocznych na liście zadań wykonywanych przez użytkowników.



5. WorkflowSystem musi mieć funkcję zbiorczego wykonywania czynności na dokumentach z poziomu listy zadań.

6. WorkflowSystem musi posiadać mechanizm obsługi zastępstw z gromadzeniem historii zastępstw

7. WorkflowSystem musi posiadać mechanizm e-mailowego i SMS-owego powiadamiania użytkowania o wystąpieniu zdarzeń w systemie

8. WorkflowSystem musi posiadać funkcję definiowania przez administratora Zamawiającego dowolnej ilości ścieżek (procesów przepływu dokumentów, zadań między stanowiskami i osobami)

9. WorkflowSystem musi posiadać funkcję automatycznego przypisania nowego dokumentu do zdefiniowanej wcześniej ścieżki na podstawie klasyfikacji dokumentu.

10. WorkflowSystem musi posiadać funkcję ręcznego ustalania ścieżki dla dokumentu nietypowego, w tym ustalenia warunków względnych i bezwzględnych dla każdego procesu

11. Workflow

System musi umożliwiać generowanie raportów o stanie dokumentów, w tym:a) listy dokumentów na poszczególnych użytkownikówb) historię dokumentu

12. Workflow

System musi posiadać wbudowany mechanizm identyfikacji czynności i kontroli:a) statusu dokumentu,b) ścieżki obiegu dokumentu, w tym wejścia i wyjścia na każdym etapie obiegu dokumentu,c) czasu pracy z dokumentemd) czasu wejścia/wyjścia z poszczególnych stanowisk (data/godzina)

13. Workflow

System musi posiadać możliwość akceptacji zadań przez użytkownika bez logowania do aplikacji, (np. za pomocą linków otrzymanych drogą mailową)System musi posiadać możliwość uruchamiania przez użytkownika w tym samym czasie wielu procesów w ramach wcześniej zdefiniowanej sprawySystem musi posiadać funkcjonalność definiowania różnych etapów dla rożnych kategorii spraw.System musi posiadać funkcjonalność automatycznego sterowania etapami sprawySystem musi posiadać funkcjonalność definiowania przez Zamawiającego ról i uprawnień użytkowników do obsługi spraw i dokumentów w poszczególnych modułachSystem musi posiadać mechanizmy:a) Archiwizacji starych procesówb) Wersjonowania procesów,c) Łączenia procesów



14. WorkflowSystem musi posiadać wbudowane narzędzie do modelowania przez Zamawiającego procesów, wyposażone w interfejs graficzny ułatwiający ich modelowania

15. WorkflowSystem musi posiadać funkcjonalność drukowania modelu ścieżki procesu.

16. WorkflowSystem musi posiadać funkcjonalność modyfikacji przez Zamawiającego procesu bez konieczności wstrzymania prac użytkowników zalogowanych w aplikacjach.

WYMAGANIA FUNKCJONALNE MODUŁU KONFIGURATOR FORMULARZY


1. Konfigurator formularzy

Moduł musi posiadać funkcjonalność tworzenia formularzy elektronicznych do wprowadzania danych w aplikacji.Konfigurator formularzy w systemie musi posiadać interfejs użytkownika pozwalający na wykorzystanie następujących typów pól i elementów przy tworzeniu formularza:a) lista rozwijalnab) obszar tekstowyc) pole tekstowed) pole zaznaczenia,e) pole wyboruf) link umożliwiający umieszczenie adresu URL,g) pole "data" ( z możliwością wykorzystania kalendarza do wypełnienia danych),h) elementy ze struktury organizacyjnej Zamawiającego,i) dane Klienta z bazy Klientów w Aplikacjij) słowniki zdefiniowane w Aplikacji,k) zewnętrzne źródło danych (np. dane z bazy danych Zamawiającego),


Moduł musi posiadać możliwość:a) walidacji formularzy elektronicznych,b) zdefiniowania wymagalności podpisu elektronicznego na dokumencie stworzonym przy pomocy formularza

3. Konfigurator formularzyModuł musi posiadać funkcjonalność eksportu do pliku PDF/ wygenerowanego z formularza dokumentu


Moduł musi posiadać wbudowany edytor szablonów dokumentów umożliwiający zaprojektowanie dowolnego szablonu dokumentu z użyciem danych dostępnych w EOD oraz metadanych dokumentu. Edytor szablonu dokumentów musi posiadać funkcjonalność wykorzystywania w szablonach zmiennych związanych z danymi tekstowymi, liczbowymi, słownikami, wprowadzonymi na etapie rejestracji formularza dokumentu (wykorzystanie metadanych)

5. Konfigurator formularzy Moduł musi posiadać funkcjonalność definiowania przez



Zamawiającego ról i uprawnień dla użytkowników do stworzonych szablonów.Osobno do edycji szablonów i osobno do tworzenia dokumentu na podstawie szablonów


Moduł musi posiadać funkcjonalność definiowania wydruków za pomocą edytora wbudowanego/uruchamianego z poziomu aplikacji lub zewnętrznego narzędzia. Definiowanie wydruków powinno się odbywać w oparciu o wszystkie dane dostępne w systemie

7. Konfigurator formularzy Musi być uruchamiany z poziomu przeglądarki WWWW

PODSTAWOWE WYMAGANIA DLA MODUŁU ANALIZY I RAPORTY


1. Analizy i RaportyModuł musi umożliwiać monitorowanie postępu pracy poprzez generowanie raportów i statystyk przez Zamawiającego

2. Analizy i RaportyModuł musi posiadać gotowe raporty informujące o historii każdej sprawy

3. Analizy i Raporty

Moduł musi posiadać funkcjonalność do:a) tworzenia, edycji oraz usuwania raportów przez Zamawiającego,b) przydzielania przez Zamawiającego ról i uprawnień do raportów,c) eksport raportów do pliku w formacie co najmniej: PDF, HTML, CSV, XMLŹródłem danych wykorzystywanym w edytorze raportów jest baza danych systemu.

4. Analizy i Raporty

Moduł musi posiadać wbudowany generator raportów umożliwiający Zamawiającemu co najmniej:a) generowanie raportów dotyczących: korespondencji, spraw, zadań, itp..b) generowanie zawartości kolumn raportów prezentowanych w postaci tabelarycznej na podstawie danych dostępnych w SEOD,c) możliwość wprowadzenia dodatkowych warunków po spełnieniu których informacja o danej sprawie bądź korespondencji znajduje się w raporcie (np. pokaż dokumenty z zakresu dat, dla których zbliża się termin płatności)

5. Analizy i RaportyModuł musi umożliwiać Zamawiającemu lub użytkownikowi generowanie raportów i wydruk wygenerowanego raportu

6. Analizy i RaportyModuł musi posiadać możliwość generowania raportów okresowych, zapisywanych automatycznie w systemie.

PODSTAWOWE WYMAGANIA DOTYCZĄCE INTEGRACJI


Nr sprawy FZ 240 - 9/1936 | S t r o n a Lp. Aplikacja Opis funkcjonalności

1. IntegracjaSystem musi umożliwiać migrację danych za pomocą co najmniej pliku w formacie CSV, TXT, XML

2. Integracja

System musi pozwalać na integrację z systemami zewnętrznymi, w tym stosowanymi przez Zamawiającego (z obszaru finansowo-księgowego i kadrowo-płacowego) z wykorzystaniem Web Services, m.in..a) wymianę danych dotyczących faktur, zamówień, , zleceń i formularzyb) synchronizację słownikówc) synchronizację planu kont stosowanego przez Zamawiającego,

3. Integracja System musi zapewnić pełną integrację z e-PUAP

4. IntegracjaSystem musi posiadać mechanizm dodawania zdefiniowanych interfejsów do systemów zewnętrznych bez udziału Wykonawcy

Pozostałe wymagania dotyczące systemu:W ramach dostawy, wdrożenia systemu EOD Wykonawca zobowiązany jest:

1. Zainstalować, uruchomić i wdrożyć wersję produkcyjną i testową systemu u Zamawiającego.2. Opracować i wdrożyć formularze elektroniczne według przygotowanych podczas Analizy

przedwdrożeniowej wzorów.3. Przygotować, skonfigurować w Systemie wybrane przez Zamawiającego procesy (10 procesów: np.: obieg

dokumentacji badawczej, obieg dokumentacji projektowej, obieg dokumentacji zakupowej, obieg dokumentacji produkcyjnej, itp.), przy czym procesy, wymagające implementacji przez Wykonawcę w Systemie, zostaną szczegółowo określone podczas Analizy przedwdrożeniowej.

4. Wykonać po stronie systemu integrację z systemem FK i HR Zamawiającego obsługującym księgowość i finanse, kadry i płace w zakresie:

a. synchronizacji słowników, b. wymiany danych z systemem Zamawiającego dotyczącą faktur, zamówień i formularzy, w tym

automatyczne przenoszenie danych z formularzy faktur do systemu dziedzinowego Zamawiającego,

c. pilnowanie zaangażowania i wykonania w stosunku do planu na każdą jednostkę, w szczegółowości do paragrafu.

d. planu kont5. Przeprowadzić w siedzibie Zamawiającego szkolenie dla 60 Użytkowników Zamawiającego, przy czym

grupy szkoleniowe będą nie większe niż 10 osób. Czas szkolenia jednej grupy minimum 8h. 5.1 Zamawiający zapewni projektor, 5.2 Zamawiający zapewni salę szkoleniową i stanowiska komputerowe, na których będą prowadzone

szkolenia. 6. Przeprowadzić w siedzibie Zamawiającego szkolenie kadry zarządzającej/liderów – 8h w grupie nie

większej niż 10 osób dla przynajmniej 2 grup. 6.1 Zamawiający zapewni projektor,6.2 Zamawiający zapewni salę szkoleniową i stanowiska komputerowe, na których będą prowadzone

szkolenia..



j) Przeprowadzić w siedzibie Zamawiającego szkolenie dla Administratorów Zamawiającego – 8h w grupie nie większej niż 5 osób dla 1 grupy.

7.1 Zamawiający zapewni projektor,7.2 Zamawiający zapewni salę szkoleniową i stanowiska komputerowe, na których będą prowadzone

szkolenia.7. Zamawiający zapewni projektor, salę szkoleniową i stanowiska komputerowe, na których będą

prowadzone szkolenia. 8. Przeprowadzenie testów sprawdzających uzyskaną wiedzę oraz przekazanie certyfikatów z ukończonych

szkoleń.k) Przekazać dokumentację:

a. Dokumentację Użytkownikab. Dokumentację Administratorac. Zakres Przetwarzania Danych Osobowychd. Dokumentację Techniczną zawierająca co najmniej:

Opis zabezpieczeń Instrukcję konfiguracji bazy danych oraz opis konfiguracji środowiska systemowego Procedury archiwizacji bazy danych Model danych Opis struktur bazy danych Opis dla poszczególnych schematów bazy

Planowany czas i etap wdrożenia:

Wykonawca zobowiązany jest do wykonania przedmiotu zamówienia w dwóch etapach:

Etap I – Analiza przedwdrożeniowa – 3 tygodnie łącznie, w tym najpierw analiza dwóch pilotażowych procesów i wdrożenie, a w drugim etapie analiza pozostałych 8 procesów wraz z wdrożeniem.

Etap II – Do 30 tygodni od daty podpisania umowy.

Zakres etapu: wdrożenie zasadniczej funkcjonalności systemu realizującej kluczowe cele w tym: przygotowanie wskazanych przez Zamawiającego na etapie Analizy przedwdrożeniowej procesów i potrzebnych dla nich formularzy, przeprowadzenie szkoleń, przygotowania wymaganych integracji z systemami Zamawiające



Załącznik nr 8

Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej/

Informacja o tym, że wykonawca nie należy do grupy kapitałowej*.

W odpowiedzi na ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na świadczenie usług w obrocie krajowym i zagranicznym, zgodnie z art. 26 ust.2 pkt 2d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r nr 113, poz. 759 z późn. zm.)

1. Składamy listę podmiotów, razem z którymi należymy do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. nr 50 poz. 331 z późn. zm.).

Lp. Nazwa podmiotu Adres podmiotu

1.

2.

3.

…

………………………………………………………. …………………………………………………………………(miejscowość, data) (podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy)

2. Informujemy, że nie należymy do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt.5 ustawy Prawo zamówień publicznych.

………………………………………………………. …………………………………………………………………(miejscowość, data) (podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy)

* Należy wypełnić punkt 1 lub punkt 2.


zamawiajĄcy: · web viewkodeks cywilny (dz. u. nr 16, poz. 93 z późn. zm.) o ile przepisy ustawy...

Documents