zasady gromadzenia dokumentacji działalności naukowej w instytutach badawczych

Zasady gromadzenia Zasady gromadzenia dokumentacji działalności dokumentacji działalności naukowej w instytutach naukowej w instytutach badawczychbadawczych

Andrzej KlubińskiPolska Akademia Nauk Archiwum w [email protected]

DLACZEGO ARCHIWIZACJA DLACZEGO ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI DOKUMENTACJI DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ?DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ?

Każde archiwum instytucji naukowej jest zapisem:

historii działalności instytutu, historii prowadzonych badań,biografii naukowej jej pracowników.

GROMADZENIE DOKUMENTACJI DZIAŁALNOŚCI GROMADZENIE DOKUMENTACJI DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ JAKO ZOBOWIĄZANIE INSTYUCJI NAUKOWEJ JAKO ZOBOWIĄZANIE INSTYUCJI (państwowej jednostki organizacyjnej)(państwowej jednostki organizacyjnej)

Każdy instytut jest państwową jednostką organizacyjną (art. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych)

Dokumentacja wytwarzana w związku z działalnością Instytutu należy do państwowego zasobu archiwalnego (art. 15 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

CZEMU SŁUŻY ARCHIWIZACJA?CZEMU SŁUŻY ARCHIWIZACJA?

Art. 35 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

1. Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone.

2. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone.

3. Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone.

Art. 16. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

1. Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki.

Zasady gromadzenia Zasady gromadzenia PODSTAWY PRAWNEPODSTAWY PRAWNE

wyższego rzędu: Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i

archiwach Statut Instytutu

przepisy wykonawcze Akademii: Decyzja nr 31/02 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z

dnia 5 grudnia 2002 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w jednostkach i komórkach archiwalnych PAN

Zarządzenie Dyrektora Instytutu wprowadzające przepisy kancelaryjno-archiwalne Instytutu

PODSTAWY PRAWNE (PRZEPISY WEWNĘTRZNE):PODSTAWY PRAWNE (PRZEPISY WEWNĘTRZNE):

PRZEPISY KANCELARYJNO-ARCHIWALNE INSTYTUTUPRZEPISY KANCELARYJNO-ARCHIWALNE INSTYTUTU

Instrukcja kancelaryjna InstytutuJednolity rzeczowy wykaz akt

InstytutuInstrukcja w sprawie organizacji i

zakresu działania archiwum zakładowego Instytutu

ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTU INSTYTUTU

Zakres rzeczowy działalności Zakres rzeczowy działalności

§ II.5.1 Instytut prowadzi działalność badawczą w dziedzinie nauk o literaturze, w szczególności (….)

§ II.5.2 W dziedzinach objętych działalnością statutową do zadań Instytutu należy:

1) prowadzenie badań naukowych,2) kształcenie pracowników naukowych oraz nadawanie stopni

naukowych i występowanie o nadanie tytułu naukowego,3) edukacja i upowszechnianie wiedzy,4) wykonywanie innych zadań zgodnych z profilem naukowym

Instytutu.

ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTUINSTYTUTU

Formy działalnościFormy działalności

§ 6 Zadania wymienione w § 5 Instytut realizuje (…) przez:1) tworzenie i realizację programów naukowych,2) publikację wyników prac badawczych,3) prowadzenie studiów doktoranckich i studiów podyplomowych

oraz innej działalności edukacyjnej,4) ochronę własnych oryginalnych rozwiązań naukowych w kraju i za

granicą,5) prowadzenie specjalistycznej biblioteki naukowej,6) gromadzenie i opracowywanie materiałów dokumentacyjnych,

ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTUINSTYTUTU

Formy działalności (c.d.) Formy działalności (c.d.)

7) współpracę z krajowymi i zagranicznymi instytucjami naukowymi oraz innymi osobami prawnymi i fizycznymi,

8) opracowywanie ekspertyz i udzielanie opinii w zakresie problematyki naukowej Instytutu

9) organizowanie zebrań naukowych (konferencji, zjazdów, sympozjów naukowych itp.)

10) współdziałanie z instytucjami zajmującymi się edukacją i upowszechnianiem wiedzy,

11) prowadzenie działalności wydawniczej.

ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTU STATUT INSTYTUTU Działalność organów w instytucjiDziałalność organów w instytucji

§ 7 Organami Instytutu są: 1) Rada Naukowa 2) Dyrektor§ 17. 1 Dyrektor może powoływać wewnętrzne zespoły problemowe

lub komisje jako organy doradcze i opiniodawcze.

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT INSTYTUTU JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT INSTYTUTU JEST SPOSOBEM ORGANIZACJI DOKUMENTACJI JEST SPOSOBEM ORGANIZACJI DOKUMENTACJI DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJDZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ

w zakresie:w zakresie:

I. organizacji działalności naukowej (m.in. ewidencja prac naukowo-badawczych)

II. działalności naukowej: praca naukowo-badawcza Instytutu, prace naukowo-badawcze zewnętrzne, opiniowanie prac, zjazdy i konferencje naukowe, III. działalność dydaktyczna, dydaktyczno-naukowa, IV. działalność wydawnicza, V. popularyzacja działalności naukowej Instytutu

W SZCZEGÓLNOŚCI:

Tytuły klas: -Zarządzanie (0), -Działalność naukowa (4)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie)

000 Rada Naukowa (A), 003 Zespoły problemowe (A), 004 Udział w obcych organach

kolegialnych,◦0040 Własne wystąpienia (A) (w ramach

klasy: Referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania)

◦0041 Dokumentacja zewnętrzna (B5)03 Planowanie i sprawozdawczość

031 Plany i sprawozdania roczne z działalności instytutów

◦0312 Sprawozdania zbiorcze (A)


06 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi (organy władzy państwowej, ministerstwa, urzędy centralne, jednostki organizacyjne PAN, inne instytucje naukowe) (A)

07 Współpraca z zagranicą ◦ 070 Ogólne zasady i programy współpracy

międzynarodowej (A) (Opracowania własne i zewnętrzne); ◦ 071 Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja (A). ◦ 072 Współpraca wielostronna z organizacjami

międzynarodowymi (A) (Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe, referaty, sprawozdania, wnioski itp.),

073 Współpraca dwustronna (A) (Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe, referaty, sprawozdania, wnioski itp.),

074 Zagraniczne wyjazdy służbowe 0741 Sprawozdania z wyjazdów (A) (sprawozdania

pracowników),


075 Przyjazdy delegacji zagranicznych◦ 0751 Programy pobytu delegacji zagranicznych

i sprawozdania z pobytu (A)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa)

40 Prace naukowo-badawcze, 41 Zjazdy i konferencje naukowe,42 Studia podyplomowe,43 Studia doktoranckie,44 Nadawanie stopni naukowych,45 Nadawanie tytułów naukowych,46 Biblioteka naukowa


400 Prace naukowo-badawcze Instytutu◦ 4000Metodologia prac (opracowania własne (A),

opracowania zewnętrzne (B5))◦ 4001Opracowania tematów badawczych (A) (dla

każdego tematu badawczego zakłada się odrębną teczkę zawierającą komplet wymaganych dokumentów –wniosek wraz z dokumentacją, opracowanie etapowe, opracowanie końcowe itp.)

◦ 4002Materiały pomocnicze do opracowań tematów badawczych (A) (ankiety, ekspertyzy itp. nie wykorzystane w opracowaniach końcowych – kat A, pozostałe kat. B5)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 401 Prace naukowo-badawcze zewnętrzne 4010Opracowania wykonane na zlecenie

Instytutu (A) 4011Inne opracowania zewnętrzne (B5)


403 Ewidencja prac naukowo-badawczych4030 Karty dokumentacyjne4031 Serwis bibliograficzny

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa)41 Zjazdy i konferencje naukowe410 Zjazdy, konferencje i seminaria

naukowe organizowane przez instytut (A) (programy, listy uczestników, protokoły, sprawozdania, referaty, inne materiały naukowe, zaproszenia (1 egz.)

411Udział w zjazdach, konferencjach, sympozjach i seminariach naukowych organizowanych przez inne jednostki (A) (własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania, inne mat.)

412 Obsługa organizacyjo-techniczna zjazdów, konferencji, sympozjów i seminariów (B3)


42 Studia podyplomowe43 Studia doktoranckie44 Nadawanie stopni naukowych

(440 Przewody doktorskie (A), 441 Przewody habilitacyjne (A))

45 Nadawanie tytułów naukowych (450 Dokumentacja wniosków o przyznanie tytułów profesorskich) (A)

46 Biblioteka naukowa

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 5 (Działalność wydawnicza i popularyzatorska)

5 Wydawnictwa i popularyzacja działalności IBL

51 Popularyzacja działalności IBL ◦ 510 Własne wystawy, pokazy,

odczyty, wykłady (A) (programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty, ulotki, nagrania dźwiękowe);

◦ 511 Olimpiada Literatury i Języka Polskiego (A)

Dziękuję za uwagę.

Andrzej KlubińskiPolska Akademia Nauk Archiwum w

[email protected]

zasady gromadzenia dokumentacji działalności naukowej w instytutach badawczych

Documents