конференция ic energy 14 15 апрель 2011
TRANSCRIPT
Опыт создания эффективного
электронного документооборота
Boris Aksenov
Deputy Accounting Director
Russian Railways
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Содержание
Особенности функционирования системы
электронного документооборота
Требования к электронному
документообороту
Логистика существующих документов
Налоговые риски в электронном
документообороте
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Этапы ОЦО (Project Phases)
Структурные преобразования;
(Organizational structure change (design))
Внедрение новых технологий учета;
(Modification computer-based technologies)
Территориальные преобразования;
(Company’s geographical structuring)
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Состав мероприятий ОЦО
FSSC Action Plan Focus
Организационные мероприятия
(Managerial procedures)
Методические мероприятия
(Methodology)
Автоматизация
(IT)
Внутренний контроль
(Internal Control)
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Цепочка процессов учета
Формирование
ПДКонтроль
Кодирование
- План счетов;
- Номенклатура.
Учет
Отчетность Отчеты
- Бухгалтерская;
- Управленческая.
РегламентыАльбом форм ПД
Система НСИ
Учетнаяполитика
Альбом Форм отчетности
Система регламентов / едина база данных
@ 2009 Boris A. Aksenov All Rights Reserved
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Структурные преобразования
Определяет ответственных
за оформление первичных
учетных документов
(совершение хозяйственной
операции)
Формирует требования к
отчетам и срокам их
представления
Контролирует качество и
сроки представления
первичных учетных
документов, организует
обучение работников
Заказчика порядку их
оформления
Обеспечивает ведение
бухгалтерского учета и
представление требуемых
отчетов
Заказчик ОЦО
@ 2009 Boris A. Aksenov All Rights Reserved
«You can’t outsource your responsibility to manage your own information»
Journal Of Government Financial Management, Winter 2005
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Система документооборота ОЦО
Заказчик ОЦО
Первичные документы
Отчетность
@ 2009 Boris A. Aksenov All Rights Reserved
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Система документооборота ОЦО
ОЦО
Филиал
Отчетность
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Ошибки документооборота ОЦО
ЗаказчикиОЦО
ОЦО
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Реакция заказчика
Верните бухгалтерию!
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Реакция заказчика
Верните бухгалтерию!
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Принцип одного окна
ЗаказчикиОЦО
ОЦО
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Пример - ЕЛС
Практическим примером работы одного
окна является Единый Лицевой Счет
Потребность
в подобных услугах?
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Теория
Электронный
образ ПД
Электронный образ ПД
с присвоенным кодом
получателя
Электронный
образ ПД
АРМ
Оригинал
ПД
Реестр
Оригинал
ПД
Единое Хранилище
Электронных образов
Иное ПО
Данные ПД с
ссылкой на
электронный
образ ПД
Данные ПД
Электронный
образ ПД
Иное ПО
Электронный
образ ПД
Архив
Транзакционная
Система Учета
Вза
им
оув
язка
данны
х П
Д с
элект
р.
образо
мДанные ПД
АРМ
@ 2009 Boris A. Aksenov All Rights Reserved
Цитата
«Все сходится, кроме баланса»
Пшекруй
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Практика
Защита персональных данных (от 27.07.06г. № 152-ФЗ)
Порядок хранения (передачи?)
оригиналов ПД.(контроль соответствия хозопераций оригиналам ПД)
Кодирование ПД (центры кодирования и центры обработки на разных
территориях)
Избыточный документооборот(хранение копий вместе с оригиналами)
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Решение - ЭЦП
Филиал - электронное авизо; +
- электронные образы ПУД; +
Группа компаний- Акты сверок; +/- (внутрихолдинговый расчетный центр)
ЭЦП- электронные ПУД. 2011-2012
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
ВГО и Электронный Документооборот
ЭЦПЭЦП
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Правовая Основа ЭЦП
«Об информации, информатизации и защите информации», № 149-ФЗ
«Об электронной цифровой подписи», № 1-ФЗ
«О бухгалтерском учете», № 129-ФЗ
Письма Минфина РФ
№ 04-02-05/2/28 от 26.05.2004г.
№ 02-14-13/1297 от 19.05.2006г.
№ 03-03-06/1/478 от 21.08.2008г.
№ 03-03-06/1/605 от 27.10.2008г.
№ 03-07-14/36 от 07.07.2009г.
№ 03-02-08/64 от 04.08.2009г.
№ 03-03-06/1/3 от 11.01.2011г.
Письма ФНС России
№ 03-1-03/210/11 от 14.02.2005г.
№ 20-12/060973 от 27.06.2008г.
Письмо ВАС РФ от 19.08.1994г. № С1-7/ОП-587
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
НК РФ, Статья 169Формат и порядок приемки и обработки счетов-фактур
Правовая Основа ЭЦП
@ 2011 Boris A. Aksenov All
Rights Reserved
Цитата (Quotation)
If some problem occurs in one-piece flow manufacturing then the
whole production line stops. In This sense it is a very bad system of
manufacturing. But when production stops everyone is forced to solve
the problem immediately. So team members have to think, and
through thinking team members grow and become better team
members and people.
Teruyuki Minoura, former President, Toyota Motor Manufacturing,
North America.