( n = ; h < h k i [ = :)spbgau.ru/files/nid/2138/nomenklatura_del_2016_na_sayt.pdf · 7...

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

федерального государственного бюджетного

образовательного учреждения высшего образования

«Санкт-Петербургский государственный

аграрный университет»

на 2016 год

Министерство сельского хозяйства

Российской Федерации

федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение

высшего образования

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ФГБОУ ВО СПбГАУ)

2

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................................................................... 7

01. РЕКТОР ............................................................................................................................................................ 14

02. АДМИНИСТРАТИВНО-ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ .................................................................................... 14

02.01. ОТДЕЛ КАДРОВ ........................................................................................................................................... 15

02.02. ОБЩИЙ ОТДЕЛ ............................................................................................................................................ 21

02.03. АРХИВ ........................................................................................................................................................ 24

02.04. ЮРИДИЧЕСКАЯ СЛУЖБА ............................................................................................................................. 27

02.05. ВОЕННО-УЧЕТНЫЙ СТОЛ ............................................................................................................................. 29

03. ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ..................................................................................... 31

03.01. ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ ............................................................................................................ 34

03.02. РАСЧЕТНЫЙ ОТДЕЛ .................................................................................................................................... 36

03.03. ОТДЕЛ ПО УЧЕТУ РАСХОДОВ ....................................................................................................................... 39

03.04. ОТДЕЛ ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ ......................................................................................................................... 43

04. ИНСТИТУТ ДПО «АКАДЕМИЯ МЕНЕДЖМЕНТА И АГРОБИЗНЕСА» ...................................................... 44

04.01. ДИРЕКТОРАТ .............................................................................................................................................. 44

04.02. УЧЕБНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ .......................................................................................................... 45

04.03. КАФЕДРА МОДЕРНИЗАЦИИ ТЕХНОЛОГИЙ В АПК .......................................................................................... 48

04.04. КАФЕДРА ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ АТТЕСТАЦИИ И ВНЕДРЕНИЯ ИННОВАЦИЙ ................................................... 49

04.05. КАФЕДРА ЭНЕРГОСБЕРЕЖЕНИЯ И ПОВЫШЕНИЯ ЭНЕРГЕТИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ ........... 50

04.06. КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ МОЛОЧНЫМ ЖИВОТНОВОДСТВОМ (ОБУЧАЮЩИЙ ЦЕНТР «АКАДЕМИЯ МОЛОКА») .... 51

04.07. ЦЕНТР РАЗВИВАЮЩИХ ПРОГРАММ .............................................................................................................. 52

04.08. ОБЩЕЖИТИЕ .............................................................................................................................................. 53

05. ПРОРЕКТОР ПО УЧЕБНОЙ РАБОТЕ ........................................................................................................... 54

05.01. ИНСТИТУТ АГРОТЕХНОЛОГИЙ, ПОЧВОВЕДЕНИЯ И ЭКОЛОГИИ ....................................................................... 55

05.01.01. Кафедра почвоведения и агрохимии ................................................................................... 55

05.01.02. Кафедра экологии и физиологии растений ......................................................................... 55

05.01.03. Кафедра химии .......................................................................................................................... 55

05.01.04. Кафедра растениеводства им. И.А. Стебута ....................................................................... 55

05.01.04.01. Метеопункт ............................................................................................................................. 55

05.01.05. Кафедра земледелия и луговодства .................................................................................... 55

05.01.06. Кафедра плодоовощеводства и декоративного садоводства ........................................ 55

3

05.01.07. Кафедра защиты и карантина растений ............................................................................... 56

05.02. ИНСТИТУТ ТЕХНИЧЕСКИХ СИСТЕМ СЕРВИСА И ЭНЕРГЕТИКИ ......................................................................... 56

05.02.01. Кафедра технических систем в агробизнесе ........................................................................... 56

05.02.02. Кафедра автомобилей, тракторов и технического сервиса ................................................. 56

05.02.03. Кафедра прикладной механики, физики и инженерной графики ........................................ 56

05.02.04. Кафедра электроэнергетики и электрооборудования ........................................................... 56

05.02.05. Кафедра энергообеспечения предприятий и электротехнологии ..................................... 56

05.02.06. Кафедра безопасности технологических процессов и производств ................................. 56

05.02.07. Учебные мастерские. .................................................................................................................... 56

05.03. ИНСТИТУТ БИОТЕХНОЛОГИЙ ....................................................................................................................... 57

05.03.01. Кафедра птицеводства и мелкого животноводства .............................................................. 57

05.03.02. Кафедра крупного животноводства .......................................................................................... 57

05.03.03. Кафедра генетики, разведения и биотехнологии животных ................................................ 57

05.03.04. Кафедра водных биоресурсов и аквакультуры ..................................................................... 57

05.03.05. Кафедра технологий хранения и переработки с/х продукции ............................................. 57

05.03.06. Виварий ........................................................................................................................................... 57

05.03.07. Кинологический центр .................................................................................................................. 58

05.04. ИНСТИТУТ ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВА И СТРОИТЕЛЬСТВА ...................................................................................... 59

05.04.01. Кафедра землеустроительного проектирования ................................................................... 59

05.04.02. Кафедра земельных отношений и кадастра ............................................................................ 59

05.04.03. Кафедра строительства зданий и сооружений ....................................................................... 59

05.05. ТЕХНОЛОГО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ .................................................................................................... 59

05.05.01. Отделение сервиса и бизнес-технологий ................................................................................. 59

05.05.01.01. Кафедра менеджмента в АПК ................................................................................................... 59

05.05.01.02. Кафедра муниципального управления и социальных технологий ......................................... 59

05.05.01.03. Кафедра экономики и маркетинга в АПК .................................................................................. 59

05.05.01.04. Кафедра философии и социально-гуманитарных дисциплин ................................................ 59

05.05.02. Отделение экономики и финансов ............................................................................................ 59

05.05.02.01. Кафедра бухгалтерского учета и аудита ................................................................................. 59

05.05.02.02. Кафедра математики, информатики и статистики ................................................................... 59

05.05.02.03. Кафедра экономики и организации в АПК ................................................................................ 59

05.05.03. Юридическое отделение .............................................................................................................. 59

4

05.05.03.01. Кафедра общего права и международной политики ............................................................... 59

05.05.03.02. Кафедра гражданского права .................................................................................................... 59

05.05.03.03. Кафедра государственного (конституционного) права............................................................ 59

05.05.03.04. Кафедра земельного и экологического права .......................................................................... 59

05.05.03.05. Юридическая клиника .............................................................................................................. 60

05.05.04. Научно-образовательный центр региональной экономики и управления региональным

экономическим развитием АПК ...................................................................................................................... 60

05.06. КАФЕДРА ПОЛИТОЛОГИИ И СОЦИОЛОГИИ .................................................................................................... 61

05.07. КАФЕДРА ИНОСТРАННЫХ ЯЗЫКОВ И КУЛЬТУРЫ РЕЧИ.................................................................................. 61

05.08. КАФЕДРА ФИЗВОСПИТАНИЯ ........................................................................................................................ 61

05.08.01. Манеж ............................................................................................................................................... 61

05.08.02. Спортивный клуб .......................................................................................................................... 62

05.09. БИОХИМИЧЕСКАЯ ЛАБОРАТОРИЯ ................................................................................................................ 62

05.10. ЦЕНТР ПРАКТИЧЕСКОГО ОБУЧЕНИЯ............................................................................................................. 64

05.10.01. Учебно-опытное поле ................................................................................................................... 64

05.10.02. Учебно-опытное хозяйство ......................................................................................................... 65

05.10.03. Учебный машинно-тракторный полигон .................................................................................. 65

05.10.04. Автошкола ...................................................................................................................................... 66

05.11. ЦЕНТР ИНФОРМАТИЗАЦИИ И ДИСТАНЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ...................................................................... 67

05.11.01. Отдел аппаратно-программной поддержки ............................................................................. 68

05.11.02. Отдел телекоммуникационных технологий и технологических средств .......................... 69

05.11.03. Типография..................................................................................................................................... 69

05.12. ЦЕНТР ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕБНОГО ПРОЦЕССА ............................................................................................... 70

05.12.01. Служба оформления документов строгой отчетности .......................................................... 71

05.12.02. Отдел планирования учебного процесса и сопровождения студентов ............................ 73

05.13. ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ ОБРАЗОВАНИЯ ........................................................................................ 73

05.13.01. Сектор системы менеджмента качества ................................................................................... 75

05.13.02. Сектор лицензирования и аккредитации .................................................................................. 77

05.13.03. Методический отдел ..................................................................................................................... 78

05.14. БИБЛИОТЕКА .............................................................................................................................................. 80

05.15. СЛУЖБА ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА СТУДЕНТОВ И ДОВУЗОВСКОЙ ПОДГОТОВКИ ............................................... 82

05.16. ОТДЕЛ ДОВУЗОВСКОЙ ПОДГОТОВКИ И ТРУДОУСТРОЙСТВА .......................................................................... 85

5

05.17. ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА И СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ ............................................................................... 87

06. ПРОРЕКТОР ПО НАУЧНОЙ РАБОТЕ ........................................................................................................... 87

06.01. ОТДЕЛ НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ .............................................................................................................. 88

06.01.01. Лаборатория экологического контроля объектов окружающей среды ............................. 90

06.01.02. Лаборатория управления биотехнологическими системами в агробизнесе .................... 92

06.02. ОТДЕЛ АСПИРАНТУРЫ, ДОКТОРАНТУРЫ ...................................................................................................... 92

06.03. СЛУЖБА ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ ......................................................................................... 94

06.04. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМИ СИСТЕМАМИ В АПК ............ 95

06.05. НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КОНСУЛЬТАЦИОННЫЙ ЦЕНТР ...................................................................... 95

06.06. РЕДАКЦИОННО-ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ОТДЕЛ ....................................................................................................... 96

07. ПРОРЕКТОР ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ .......................................................... 97

07.01. ОТДЕЛ ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ .................................................................. 98

07.01.01. Центр молодежных инициатив ................................................................................................... 99

07.02. ЗДРАВПУНКТ ............................................................................................................................................. 100

07.03. МУЗЕЙ СПБГАУ ....................................................................................................................................... 101

08. УПРАВЛЕНИЕ ЭКСПЛУАТАЦИИ И ИНЖЕНЕРНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ .................................................. 101

08.01. СЛУЖБА ГЛАВНОГО ЭНЕРГЕТИКА .............................................................................................................. 102

08.02. СЛУЖБА ГЛАВНОГО ИНЖЕНЕРА ................................................................................................................. 104

08.02.01. Гараж .............................................................................................................................................. 104

08.02.02. Газовая котельная ...................................................................................................................... 105

08.02.03. Стройгруппа ................................................................................................................................. 106

08.03. АДМИНИСТРАЦИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО ГОРОДКА ............................................................................................ 107

08.03.01. Общежитие № 1 ............................................................................................................................ 108

08.03.02. Общежитие № 3 ............................................................................................................................ 108

08.03.03. Общежитие № 6 ............................................................................................................................ 108

08.03.04. Общежитие № 7 ............................................................................................................................ 108

08.03.05. Общежитие № 8 ............................................................................................................................ 108

08.03.06. Общежитие № 9 ............................................................................................................................ 108

08.03.07. Общежитие № 10 .......................................................................................................................... 108

08.03.08. Общежитие № 11 .......................................................................................................................... 108

08.03.09. Общежитие № 12 .......................................................................................................................... 108

08.03.10. Общежитие № 13 .......................................................................................................................... 108

6

08.03.11. Общежитие № 14 .......................................................................................................................... 108

09. УПРАВЛЕНИЕ РАЗВИТИЯ И КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА ...................................................... 109

09.01. ОТДЕЛ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА .................................................................................................. 109

09.02. ДОГОВОРНАЯ СЛУЖБА .............................................................................................................................. 111

10. КОНТРАКТНАЯ СЛУЖБА ............................................................................................................................ 113

11. ЦЕНТР МЕЖДУНАРОДНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И МЕЖДУНАРОДНЫХ ПРОЕКТОВ ............................ 117

12. УЧЕНЫЙ СЕКРЕТАРЬ .................................................................................................................................. 119

13. УПРАВЛЕНИЕ ПО БЕЗОПАСНОСТИ ......................................................................................................... 120

13.01. СЛУЖБА ОХРАНЫ ТРУДА И БЕЗОПАСНОСТИ ............................................................................................... 121

13.01.01. Служба сторожевой охраны ..................................................................................................... 123

13.01.02. Бюро пропусков .......................................................................................................................... 123

13.02. ШТАБ ГО И ЧС ........................................................................................................................................ 124

13.03. ПОМОЩНИК РЕКТОРА ПО БЕЗОПАСНОСТИ ................................................................................................. 125

14. КОЛЛЕДЖ ...................................................................................................................................................... 125

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 .................................................................................................................................................. 128

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 .................................................................................................................................................. 133

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 .................................................................................................................................................. 136

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4 .................................................................................................................................................. 143

7

ВВЕДЕНИЕ

Настоящая номенклатура дел федерального государственного бюджетного

образовательного учреждения высшего профессионального образования «Санкт-

Петербургский государственный аграрный университет» (СПбГАУ) является

нормативным документом и представляет собой систематизированный список

названия дел, образующихся в результате его деятельности, с указанием сроков их

хранения.

Номенклатура дел СПбГАУ разработана в соответствии с «Перечнем

типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе

деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и

организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства

культуры Российской Федерации от 25 августа 2010г. № 558, подготовленный в

соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном

деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,

2004, № 43, Ст. 4169; 2006, № 50, Ст. 5280; 2008, № 20, Ст. 2253), с учетом

положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов

Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных

видов документов.

В графе «срок хранения» №№ статей указаны по Перечню типовых

управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности

государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием

сроков хранения (Приложение к Приказу Министерства культуры Российской

Федерации от 25.08.2010г. № 558). Помимо этого, используются сроки хранения и

других нормативных документов:

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в

процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления

и организаций, с указанием сроков хранения (приказ Министерства культуры РФ от

25.08.2010г. № 558).

2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-

технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков

хранения (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от

31.07.2007г. № 1182). При использовании данного документа при проставлении

сроков хранения в таблице номенклатуры добавлено обозначение «НТД» (например,

Пост., Ст. 50 – НТД).

3. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения (Одобрена

ЦЭПК Росархива 24.02.1999г.) (ПН).

4. Инструкция по делопроизводству СПбГАУ Номенклатура дел СПбГАУ составлена на основе организационной

структуры университета, отражает направления деятельности его подразделений.

Номенклатура дел состоит из разделов. Разделами в ней являются

структурные подразделения университета, каждому из которых присвоен цифровой

индекс.

garantf1://12037300.603/

8

Графы номенклатуры дел университета, структурных подразделений

заполняются следующим образом:

Индекс

дела

Заголовок

дела

Количество

единиц

хранения

Срок

хранения

и № статей

по перечню

Примечание

1 2 3 4 5

в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в

номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в университете цифрового

обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по

номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел

обозначаются арабскими цифрами. Например, 02-03, где 02 – индекс структурного

подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел

подразделения;

в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок

расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел

определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их

взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-

распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих

постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед

заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются

заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы;

в графе 3 указывается количество дел (томов, частей), графа заполняется

по окончании календарного года;

в графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на

перечень документов. При включении в номенклатуру заголовков, документов,

срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем документов, срок их

хранения устанавливается экспертной комиссией университета;

в графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются

отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о

передаче дел из одного структурного подразделения в другое для продолжения и др.

Структура индекса зависит от степени детализации разделов (подразделов).

Например, в номенклатуру дел в качестве самостоятельного раздела включено

управление, имеющее индекс 08. Управление состоит из трех отделов.

Следовательно, индекс дела первого отдела будет состоять из индекса управления

08, индекса отдела 01 и порядкового номера дела внутри этого структурного

подразделения, например, 10.

Пример: 08.01-10

Весь перечень разделов представлен в содержании номенклатуры дел.

Документы в разделах расположены по степени значимости вопросов и видов в

логической последовательности.

Индекс структурным подразделениям присваивается по линейно -

организационному принципу, т. е. «начальник-подчиненный».

9

Индексация начинается с ректората, который является высшей

управленческой структурой университета. Далее – административно-правовое

управление, т.к. непосредственно в состав управления входит общий отдел, именно

этот отдел контролирует все информационно-документационное обеспечение

управления университета. Далее проректоры по направлениям деятельности.

Каждому проректору соответствуют по линейной организационной структуре те

подразделения, которые им непосредственно подчиняются. После номенклатур

подразделений, непосредственно подчиненных проректорам по направлениям

деятельности помещены номенклатуры подразделений, подчиненных

непосредственно ректору.

Индекс дела структурным подразделениям присваивается следующим

образом:

01. – ректорату;

02. – административно-правовому управлению;

02.ХХ-ZZ – структурным подразделениям, подчиненным непосредственно

административно-правовому управлению, где XX – порядковый номер

структурного подразделения, начиная с «01»; ZZ – порядковый номер документа по

перечню;

03. – финансово-экономическому управлению;


финансово-экономическому управлению, где XX – порядковый номер структурного

подразделения, начиная с «01»; ZZ – порядковый номер документа по перечню;

04. – институту ДПО «Академия менеджмента и агробизнеса»;


институту ДПО «Академия менеджмента и агробизнеса», где XX – порядковый

номер структурного подразделения, начиная с «01»; ZZ – порядковый номер

документа по перечню;

05. – проректору по учебной работе;

05.XX.ZZ.YY.WW, где XX – порядковый номер, присвоенный институтам,

общеуниверситетским кафедрам, центрам, структурным подразделениям,

структурным подразделениям, подчиненным непосредственно проректору по

учебной работе, начиная с «01»; ZZ – порядковый номер, присвоенный

соответствующим отделениям, кафедрам, отделам, службам, секторам; YY –

порядковый номер, присвоенный кафедрам, структурным подразделениям в составе

отделений институтов, WW–порядковый номер документа по перечню;

06. – проректору по научной работе;

06.XX.ZZ.YY, где XX – структурным подразделениям, подчиненным

непосредственно проректору по научной работе, начиная с «01»; ZZ – порядковый

номер, присвоенный соответствующим лабораториям; YY – порядковый номер

документа по перечню;

07. – проректору по воспитательной и социальной работе;

07.XX.ZZ, где XX – структурным подразделениям, подчиненным

непосредственно проректору по воспитательной и социальной работе, начиная с

«01»; ZZ – порядковый номер, присвоенный соответствующим структурным

подразделениям; YY –порядковый номер документа по перечню;

10

08. – управлению эксплуатации инженерного обеспечения;


непосредственно управлению эксплуатации инженерного обеспечения, начиная с

«01»; ZZ – порядковый номер, присвоенный соответствующим структурным

подразделениям; YY –порядковый номер документа по перечню;

09. – управлению развития и капитального строительства;


непосредственно управлению развития и капитального строительства, начиная с

«01»; ZZ – порядковый номер документа по перечню.

10. – контрактной службе;

11. – центру международной деятельности и международных проектов;

12. – ученому секретарю;

13. – управлению по безопасности;


непосредственно управлению по безопасности, начиная с «01»; ZZ – порядковый

номер, присвоенный соответствующим структурным подразделениям; YY –

порядковый номер документа по перечню;

14. –колледжу.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определённой

последовательности (сначала законодательные и иные нормативные правовые акты,

распорядительные документы, затем организационно-правовые документы,

плановые, отчётные и др.).

Заголовки дел, включённые в номенклатуру дел под Резервными индексами,

в номенклатуре дел располагаются в соответствии с установленной схемой.

Заголовок дел в обобщенной форме отражает основное содержание и состав

документов дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

Каждому делу в номенклатуре дел определен срок хранения. Снижение

сроков хранения, установленных номенклатурой дел, запрещается.

В некоторых случаях к сроку хранения добавлена отметка «ЭК». Это

означает, что вопрос об оставлении данного дела на Постоянное хранение,

увеличение срока хранения или на срок, установленный в номенклатуре, решается

экспертной комиссией университета (ЭК). Уничтожать данные документы без

решения ЭК запрещено.

Если добавлена отметка «ЭПК», то вопрос об уничтожении документов или

об их оставлении на более длительный или Постоянный срок хранения остается в

компетенции Экспертно-проверочной комиссией Центрального государственного

архива Санкт-Петербурга (ЦГА СПб), т. к. Санкт-Петербургский государственный

аграрный университет в части хранения документов с Постоянным сроком хранения

является источником комплектования вышеназванного архива.

Уничтожать данные документы без решения ЭПМК ЦГА СПб запрещено.

По окончании календарного года работником, отвечающим за

делопроизводство в структурном подразделении, в конце НД составляется итоговая

запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно Постоянного и

временного срока хранения.

11

Документы, срок хранения которых определен по НД как «Постоянно», не

подлежат уничтожению. Документы временного срока хранения могут быть

выделены к уничтожению только при условии, что документы Постоянного

хранения и по личному составу за данный период упорядочены.

Исчисление срока хранения дел и документов производится с 1 января года,

следующего за годом окончания их в делопроизводство.

Отбор документов на хранение и уничтожение проводится путем полистного

просмотра дел. Исключается проведение экспертизы ценности документов по

заголовкам дел без просмотра самих документов.

Примечания (графа «Примечание» в таблице), используемые в номенклатуре

дел, комментируют и уточняют сроки хранения документов, их нахождение, а также

указывают в некоторых случаях ссылки на хранение подлинников документов, если

в номенклатуре подразделений указаны их копии.

Порядок отбора документов на хранение и уничтожение устанавливает

постоянно действующая в университете экспертная комиссия (ЭК) совместно с

архивным отделом и общим отделом университета.

Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным ректором

университета.

В номенклатуре применяются аббревиатуры. Отметка «ЭПК» означает, что

часть документов в деле может иметь научно-историческое или практическое

значение. Дела с такой отметкой подвергаются полистному просмотру с целью

определения и выделения из их состава документов, подлежащих Постоянному

хранению.

Отметка «ДМН» (ДМН) означает, что документы имеют ограниченное

практическое значение и могут уничтожаться структурными подразделениями после

прекращения работы с этими документами и хранятся не менее одного года.

Отметка «До замены новыми» (ДЗН) означает, что такие документы

подлежат хранению до замены их на новые.

Номенклатура дел согласовывается с Центральной экспертно-проверочной

методической комиссией (ЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга и

действует в течение пяти лет при условии, что за этот период не произойдет

существенных изменений в структуре и составе документов СПбГАУ.

Контроль за соблюдением сроков хранения документов и их подготовкой к

сдаче в архив осуществляют сотрудники архива университета.

Пример работы с номенклатурой при работе

с поступающими и отправляемыми документами.

Каждое подразделение получает для работы выписку из Сводной

номенклатуры университета под роспись, производит корректировку проекта

номенклатуры в соответствии с выпиской и хранит в электронном виде.

Для внедрения номенклатуры дел в делопроизводство университета каждое

структурное подразделение формирует документы в дела строго по номенклатуре.

Коды подразделений и индексы дел надписываются на папках, в которых эти

дела хранятся.

12

Номенклатура университета подлежит составлению ежегодно в последнем

квартале текущего года. Ответственным подразделением за составление сводной

номенклатуры университета является Общий отдел. Номенклатура подразделений

университета и сводная номенклатура визируется заведующей архивом.

Согласование и утверждение номенклатуры в ЦГА СПб и Архивном комитете

Санкт-Петербурга проводится один раз в 5 лет.

Ежегодно, по завершении делопроизводственного года, каждое структурное

подразделение закрывает свою номенклатуру дел, заверенную руководителем, и

сдает в архив для контроля за завершенными делами и дальнейшего комплектования

архива. Закрытие номенклатуры происходит методом заполнения графы 3

«количество дел (томов)».

Для структурных подразделений, деятельность которых связана с учебным

годом и дела которых формируются переходным периодом, например, 2015-2016 уч.

г., - закрываются в течение сентября следующего учебного года (т. е. в сентябре

нового 2016-2017 уч. года).

Номенклатура административных, хозяйственных и других вспомогательных

структур университета закрывается в течение января месяца следующего года.

Если какое-то дело из номенклатуры не заводилось, то в графе 3 ставится

пометка «не заводилось».

При изменении структуры университета (реорганизации и др.

организационных мероприятий) составляются новые номенклатуры подразделений,

на основе которых составляется Сводная номенклатура университета, которая

подлежит согласование в ЦГА СПб и утверждению в Архивном комитете Санкт-

Петербурга.

При ликвидации структурного подразделения, реорганизации

(переподчинения) и изменении наименования индекс этого подразделения при

составлении номенклатуры в дальнейшем НЕ ПРИСВАИВАЕТСЯ.

Если в университете появляется новая структура, назначенный руководитель

совместно с сотрудником, ответственным за делопроизводство, в течение одного

месяца составляет номенклатуру своего подразделения.

При формировании новых дел в каких-либо структурах, их наименования

вписываются в Резервные номера номенклатуры.

По Закону об архивном деле в Российской Федерации от 22 октября 2004

года № 125-ФЗ дела, имеющие срок хранения более 10 лет, сдаются в архив

университета, оформленные по правилам делопроизводства.

Данные дела в соответствии с Правилами делопроизводства, утвержденными

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 и

по Положению об архиве, находятся в оперативном хранении в течение 3 лет, после

чего сдаются в архив университета.

13

Список сокращений

АМА – академия менеджмента и агробизнеса

АПК – Агропромышленный комплекс

ВАК – Высшая аттестационная комиссия Министерства образования и науки Российской

Федерации

ВКР – выпускная квалификационная работа

ВПО - высшее профессиональное образование

ВУЗ - высшее учебное заведение

ВУС - военно-учетный стол

г. – год

ГО – гражданская оборона

ГО и ЧС – гражданская оборона и чрезвычайные ситуации

ГСМ – горюче-смазочные материалы

ДЗН – до замены новыми

ДМН – до минования надобности

др. – другие

ЕГРЮЛ – единый государственный реестр юридических лиц

ед.хр. – единицы хранения

КФ – Калининградский филиал

МО– методический отдел

НИР – научно-исследовательская работа

ОЦДИ - Особо-ценное движимое имущество

п. – перечень

ПЗН - после замены новыми

ПК – повышение квалификации

ППС – профессорско-преподавательский состав

ПЭО – планово-экономический отдел

РФ – Российская Федерация

СИЗ – средство индивидуальной защиты

СПбГАУ – Санкт-Петербургский государственный аграрный университет

СПО - среднее специальное образование

ст. – статья

УС – ученый совет

УФМС – Управление Федеральной миграционной службы

ФЗ - федеральный закон ФОТ - фонд оплаты труда

ФЭУ – финансово-экономическое управление

ЧС – чрезвычайные ситуации

ЭК – экспертная комиссия

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия

14

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во

ед.

хране-

ния

Срок

хранения

дела и №

статей по

перечню


1 2 3 4 5

01. РЕКТОР

01-01

Должностные инструкции.

Копии.

ДМН

Ст. 77 а

Подлинники - в отделе

кадров в деле 02.01-19

01-02 Протоколы заседаний

ректората, планы работы

ректората

Пост.

18 б

01-03 Журнал регистрации

отправляемых писем

5 л.

Ст. 258 г

01-04 Годовой план заседаний

Ученого Совета

университета. Копия

ДМН

Ст. 288

Подлинники у ученого

секретаря в деле 12-07

01-05 Акты о выделении к

уничтожению документов и

дел, не подлежащих

хранению

Пост.

Ст. 246

01-06 Описи дел, сданных в архив 3 г.

Ст. 248

После утверждения

ЭПМК Центрального

государственного архива

Санкт-Петербурга (ЦГА

СПб) сводного годового

раздела описи

01-07 Выписка из номенклатуры

дел университета

ДЗН

Ст. 200 а

Не ранее 3 лет после

передачи дел в архив или

уничтожения учтенных по

номенклатуре дел

01-08 Резерв

01-09 Резерв

01-10 Резерв

02. АДМИНИСТРАТИВНО-ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ

02-01 Распорядительные

инструктивные и

нормативно-методические

документы Министерств РФ,

регламентирующие работу

управления

Ст. 1 б

ДМН

02-02 Приказы и распоряжения

ректора университета по

направлению деятельности.

Копии

ДМН

Ст. 19 а

Подлинники в общем

отделе в деле 02.02-02 и

в деле 02.02-05

02-03 Положение об управлении.

Копия

ДМН

Ст. 56 а

Подлинник в отделе


02-04 Должностные инструкции

работников управления.

Копии

Ст. 77 а

Подлинники в отделе

кадров в деле 02-01-19

15

1 2 3 4 5

02-05 Докладные, служебные

записки, заявления

работников

структурных подразделений

5 лет ЭПК

88

02-06 Переписка с учреждениями

и организациями по

направлению деятельности

5 лет ЭПК

Ст. 33, 35




хранению

Пост.

Ст. 246

02-08 Описи дел, сданных в архив 3 года

Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а



уничтожения учтенных

по номенклатуре дел

02-10 Резерв

02-11 Резерв

02-12 Резерв

02-13

02.01. Отдел кадров

02.01-01 Законодательные и

нормативные правовые акты

в сфере труда, трудовых

отношений и образования.

Копии

ДМН

Ст. 1 б

02.01-02 Приказы и распоряжения

ректора, проректоров

университета по


Копии

ДМН

Ст. 19 а



в деле 02.02-05

02.01-03 Приказы ректора по личному

составу сотрудников

75 л. ЭПК

Ст.19 б

После окончания

календарного года - 3

года в отделе кадров,

далее в - архиве

университета

02.01-04 Устав университета. Копия

ДМН

Ст.50

Переходящее

Подлинник в общем

отделе в деле 02.02-06.

16

1 2 3 4 5

02.01-05 Протоколы, постановления,

решения, стенограммы;

документы (справки,

доклады, информации,

докладные записки, сводки,

выписки) к ним контрольных

органов университета

(комиссия по

противодействию

коррупции)

Пост.

Ст.18 в


02.01-06 Коллективный договор

Копии.

ДМН

Ст. 576



отделе в деле 02.02-07

02.01-07 Правила внутреннего

распорядка университета.

Копия

ДМН

Ст. 576




02.01-08 Положение об оплате труда

работников. Копии

ДМН

Ст. 576




02.01-09 Положение о почасовой

оплате труда

преподавателей. Копия

ДМН

Ст. 576




02.01-10 Положение «Об обработке

персональных данных в

СПбГАУ». Копия

ДМН

Ст. 576




02.01-11 Положение «О наградах в

федеральном

государственном бюджетном

образовательном

учреждении высшего

образования «Санкт-

Петербургский

государственный аграрный

университет»».

Пост.

Ст. 50 а

02.01-12 Положение о порядке

ведения личных дел

основного персонала

(профессорско-

преподавательский состав,

научные работники),

административно-

управленческого персонала,

вспомогательного персонала

(учебно-вспомогательный

персонал, инженерно-

технический персонал,

обслуживающий персона

Пост.

Ст. 50 а

02.01-13 Положение о табельном

учете рабочего времени

сотрудников университета.

Копия

ДМН

Ст. 50 а

Подлинник общем


17

1 2 3 4 5

02.01-15 Штатное расписание. Копии.

ДМН

Ст. 71 а



02.01-14 Изменения к штатным

расписаниям (перечни).

Копии.

ДМН

Ст. 71 а

Подлинник в ПЭО

в деле 04.01-06

02.01-16 Положение об отделе кадров

Пост.

Ст. 56 а


02.01-17 Положения о

подразделениях

университета (управлениях,

отделах, секторах, кафедрах)

Пост.

Ст. 56 а

ПЗН


02.01-18 Должностные инструкции

сотрудников отдела кадров

Пост.

Ст. 77 а

ПЗН



сотрудников университета

Пост.

Ст. 77 а

ПЗН


02.01-20 Квартальные статистические

сведения о неполной

занятости и движении


5 л.

Ст. 467 г

02.01-21 Годовые статистические

сведения о движении


Пост.

Ст. 467 б

02.01-22 Личные карточки работников

(в том числе временных)

75 л. ЭПК

Ст. 658

После увольнения - 3


после в - архиве


* Личные карточки

уволенных,

переплетённые в тома


02.01-23 Личные дела руководителей

организации;

работников профессорско-

преподавательского состава

Пост.

Ст. 656 а






02.01-24 Личные дела работников

75 л. ЭПК

Ст. 656 б






02.01-25 Документы (трудовые

договоры, дополнительные

соглашения, заявления,

выписки из приказов о

приёме, перемещении,

увольнении, копии личных

документов) для лиц

(работников), не имеющих

личных дел

75 л. ЭПК

Ст. 657






18

1 2 3 4 5

02.01-26 Трудовые договоры,

дополнительные соглашения,

не вошедшие в состав

личных дел (вторые

экземпляры)

75 л. ЭПК

ст. 657

02.01-27 Трудовые книжки


До

востребова

ния.

Ст. 664

Не востребованные – 75 л.


02.01-28 Штатные расстановки

(штатно-списочный состав)

75 л.

Ст.74

3 лет – в отделе кадров,

после в архиве


02.01-29 Списки награждённых

государственными и иными

наградами, удостоенных

государственных и иных

званий, премий.

Пост.

Ст. 685 в


02.01-30 Документы (заявления,

представления, выписки из

приказов, докладные записки

и др.), не вошедшие в состав

личных дел (совмещения,

графики изменения работы)

5 л.

Ст. 665

02.01-31 Графики предоставления

отпусков, заявления

изменений сроков очередных

отпусков

1 г.

Ст.693

02.01-32 Документы (анкеты,

автобиографии, листки по

учёту кадров, заявления,

рекомендательные письма)

лиц, не принятых на работу

3 г.

Ст. 663


02.01-33 Документы (характеристики,

докладные записки, справки,

переписка) о привлечении к

ответственности лиц,

нарушивших трудовую

дисциплину, не имеющих

личных дел

3 г.

Ст. 694


02.01-34 Документы (заявления

работника о согласии на

обработку персональных

данных, сведения,

уведомления) о субъекте

персональных данных, не

имеющего личного дела

75 л. ЭПК

Ст. 666

02.01-35 Документы (заявки,

сведения, переписка) о

потребности в работниках,

сокращении работников.

5 л.

Ст. 650


19

1 2 3 4 5

02.01-36 Документы (справки,

информация) о квотировании

рабочих мест для

слабозащищённых категорий

граждан и сведения о

выполнении установленных

квот на рабочие места

5 л.

Ст. 563


02.01-37 Письменные уведомления

отдела кадров об увольнении

работников с указанием

причин, не вошедшие в

состав личных дел

75 л.

Ст. 654


02.01-38 Документы (представления,

наградные листы,

ходатайства, характеристики,

автобиографии, выписки из

решений, постановлений,

протоколов и др.) о

представлении к

награждению

государственными,

муниципальными и

ведомственными наградами,

присвоении званий,

присуждении премий

75 л. ЭПК

Ст. 735 б


02.01-39 Документы (описи

документов, листок

исправлений, приложение к

сопроводительной

ведомости, расписки о

приёме документов) по

персонифицированному

учёту работников

5 л.

Ст. 898


02.01-40 Индивидуальные сведения о

трудовом стаже сотрудников

75 л. ЭПК

Ст. 905

02.01-41

Акты проверки работы с

кадрами

Пост.

Ст. 648


02.01-42 Переписка с внешними

организациями (с

государственными органами

Российской Федерации,


субъектов Российской

Федерации, органами

местного самоуправления;

с вышестоящей

организацией;

с подведомственными

организациями;

с другими организациями)

5 л. ЭПК

Ст. 32-35


20

1 2 3 4 5

02.01-43 Переписка о замещении

вакантных должностей,

избрании на должность

(объявления о конкурсе)

3 г.

Ст. 673

02.01-44 Переписка о подготовке

кадрового резерва и списки

кандидатов на выдвижение

по должности.

3 г.

Ст. 673

Ст. 685 ж

ж - до замены новыми


02.01-45 Переписка о награждении

работников, присвоении

почётных званий,

присуждении премий.

5 л. ЭПК

Ст. 742


02.01-46 Книга регистрации

распорядительных

документов (приказов по

личному составу)

75 л.

Ст. 258 б


02.01-47 Книга регистрации входящих

документов (заявлений об

увольнении сотрудников)

75 л.

Ст. 695 а


02.01-48 Книга регистраций входящих

документов (заявлений на

прохождение конкурсного

отбора).

75 л.

Ст. 695 а


02.01-49 Книга учёта личных дел.

75 л.

Ст. 695 б


02.01-50 Книга учёта (регистрации)

трудовых договоров

75 л.

Ст. 695 б


02.01-51 Книга учёта (регистрации)

дополнительных соглашений

к трудовым договорам

75 л.

Ст. 695 б


02.01-52 Книга учёта выдачи

трудовых книжек и

вкладышей к ним

75 л.

Ст. 695 в


02.01-53 Книга учёта выдачи справок

о месте работы

5 л.

Ст. 695 д


02.01-54 Книга учёта отпусков

3 г.

Ст. 695 ж


02.01-55 Книга регистрации листков

нетрудоспособности

5 л.

Ст. 897


02.01-56 Книга регистрации выдачи

страхового свидетельства

государственного

пенсионного страхования

сотрудников

75 л.

Ст. 908 б


02.01-57 Документы (отчёты, акты,

сведения) об учёте трудовых

книжек и вкладышей к ним

3 г.

Ст. 686


02.01-58 Акты о выделении к



хранению

Пост.

Ст. 246

21

1 2 3 4 5

02.01-59 Описи дел, сданных в архив 3 г.

Ст. 248







02.01-60 Выписка из номенклатуры


ДЗН

Ст. 200 а





02.01-61 Резерв



02.02. Общий отдел

02.02-01 Приказы, инструктивные

письма Министерств РФ.

Подлинники. Копии

Пост.

Ст. 1 б

На госхранение не

передаются

02.02-02 Приказы ректора

университета по общим

вопросам

Пост.

Ст. 19 а


университета по учебной

работе

Пост.

Ст. 19 а

02.02-04 Приказы ректора о

командировании сотрудников

(краткосрочные)

5 л.

Ст. 19 б

02.02-05 Распоряжения ректора и

проректоров по основной

деятельности

Пост.

Ст.19 а

02.02-06 Учредительные документы

(Уставы 2011-1993гг.,

свидетельства о

государственной

регистрации 2006-1993гг.,

Положения университета)

Пост.

Ст. 50



02.02-07 Лицензии на право ведения

образовательной

деятельности, свидетельства

о государственной

аккредитации.

Коллективный договор

Пост.

Ст. 97

Ст. 105

Пост.

Ст. 576



02.02-08 Приказы Рособрнадзора о

лицензировании

Ст. 102

5 л. ЭПК

02.02-09 Протоколы заседания

ректората. Копии

ДМН

Ст. 18 б

Подлинники в ректорате

в деле 01-02

22

1 2 3 4 5

02.02-10 Свидетельства о внесении

записи в ЕГРЮЛ (выписки),

свидетельства о Постановке

на учет в налоговом органе,

свидетельства о


регистрации

Пост.

Ст. 39

Ст. 381



02.02-11 Свидетельства о


регистрации права

оперативного управления

Пост.

Ст. 125




постоянного (бессрочного)

пользования

Пост.

Ст.

02.02-13 Положение об отделе.

Копия

Должностные инструкции

работников отдела.

Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а





02.02-14 Положение о постоянно

действующей экспертной

комиссии

Пост.

Ст. 57 а

02.02-15 Положение по учету,

использованию и хранению

печатей университета

ПЗН

02.02-16 Инструкция по

делопроизводству

Пост.

27 а

02.02-17 Доверенности сотрудникам

университета на право

подписи документов

Пост.

Ст. 61

02.02-18 Карточки контроля

исполнения документов

3 г.

Ст. 258 д

02.02-19 Реестры отправляемой

простой (заказной)

корреспонденции

5 л.

Ст. 258 г

02.02-20 Переписка с

Министерствами сельского

хозяйства, образования и

науки РФ по основным

вопросам деятельности

5 л. ЭПК

Ст. 33

02.02-21 Переписка о проверках,

ревизиях, проводимых

органами госконтроля

(надзора), органами

муниципального контроля

проверяющих организаций

. 5 л

Ст. 173

02.02-22 Поступающая

корреспонденция

5 л. ЭПК

Ст. 35

23

1 2 3 4 5

02.02-23 Поступающая внутренняя


5 л. ЭПК

Ст. 34

02.02-24 Отправляемая


5 л. ЭПК

Ст. 35

02.02-25 Журнал учёта проверок

университета, проводимых

органами госконтроля

(надзора), органами

муниципального контроля

5 л.

Ст. 176

02.02-26 Журнал регистрации

приказов ректора по общим

вопросам

Пост.

Ст. 258 в


приказов ректора по учебной

работе

Пост.

Ст. 258 в


распоряжений ректора

Пост.

Ст. 258 а

02.02-29 Журналы регистрации

поступающей


5 л.

Ст. 258 г

02.02-30 Журналы регистрации,

поступающей (внутренней)


5 л.

Ст. 258 г


отправляемой


5 л.

Ст. 258 г


командировок сотрудников


5 л.

Ст. 695 з

02.02-33 Журнал введенных

денежных сумм и показаний

счетчиков франкировальной

машинки

ДЗН

5 л.

02.02-34 Журнал технического

обслуживания

франкировальной машины

5 л.

Ст. 217


02.02-35 Журнал оттисков печатей и

штампов

Пост.

Ст.775

02.02-36 Книга учета реестров

отправляемой


5 л.

Ст. 258 г

02.02-37 Акты передачи печатей и

штампов

5 л.

Ст. 79 б

После смены

должностного,

ответственного и

материально-

ответственного лица

02.02-38 Акты на уничтожение

печатей и штампов

3 г.

Ст. 778

При отсутствии книг,

журналов оттисков и

слепков – постоянно

24

1 2 3 4 5

02.02-39 Акты приема и передачи дел

при смене начальника

общего отдела

5 л.

Ст. 79б




материально-


02.02-40 Акты на уничтожение

служебных удостоверений

1 г.

Ст. 781




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248 в









ДЗН

Ст. 200 а





02.02-44 Сводная номенклатура дел


Пост.

Ст. 200 а


передается, хранится в

организации




02.03. Архив

02.03-01 Законы и иные нормативные

акты РФ в области архивного

дела и документоведения.

Копии

ДМН

Ст. 1 б

02.03-02 Приказы, распоряжения,

указания ректора,

проректоров, по


Копии

ДМН

Ст. 19 а, б

Ст. 19 а - подлинники в

общем отделе в делах

02.02-02 и 02.02-05

Ст. 19 б –подлинники в

отделе кадров в деле

02.01-03

02.03-03 Протоколы заседаний

постоянно действующей

экспертной комиссии по

документации университета

Пост.

Ст. 18 д

02.03-04 Положение об архиве.

Копия

Пост.

Ст. 56 а

Подлинник

в отделе кадров

в деле 02.01-17

02.03-05 Положение о постоянно

действующей экспертной

комиссии по документации


Пост.

Ст. 57 а

25

1 2 3 4 5

02.03-06 Инструкции, правила работы

архива и

делопроизводственных

служб, присланные для

сведения

3 г.

Ст. 27 б

ПЗН

02.03- 07 Должностные инструкции

сотрудников архива. Копии

ДМН

Ст. 77 а



02.03-08 Годовой план работы архива 5 л.

Ст. 290

При отсутствии годовых

планов работы

организации – пост.

02.03-09 План сдачи архивных описей

на согласование в ЦГА СПб

5 л. ЭПК

Ст. 212

02.03-10 Годовой отчет о работе

архива

5 л.

Ст. 475

При отсутствии годовых,

квартальных отчетов о

работе организации –

пост.

02.03-11 Паспорт архива Пост.

Ст. 247

В государственные

архивы передаются при

ликвидации организации

02.03-12 Дело фонд (исторические

справки, сведения о составе

и объеме дел, акты проверки,

наличия и состояния

документов, приема и

передачи, выделения дел и

документов к уничтожению).

Пост.

Ст. 246




02.03-13 Лист фонда Пост.

Ст. 247




02.03-14 Описи дел постоянного

срока хранения, сданных в

архив от структурных

подразделений

3 г.

Ст. 248 а


ЭПМК ЦГА сводного

годового раздела описи

02.03-15 Описи (архивные) дел

постоянного срока хранения

(утвержденные)

Пост.

Ст. 248 а

02.03-16 Описи дел временного

(свыше 10 лет) срока

хранения, сданные в архив от


3 г.

Ст. 248 в




02.03-17 Описи (архивные) дел

временного (свыше 10 лет)

срока хранения

3 г.

Ст. 248 в

После уничтожения

документов

02.03-18 Описи дел по личному

составу, сданных в архив от


3 г.

Ст. 248




02.03-19 Описи (архивные) по

личному составу


Пост.

Ст. 248 б

На постоянное хранение

передаются после

ликвидации


26

1 2 3 4 5

02.03-20 Описи личных дел, сданных

в архив от структурных


3 г.

Ст. 248 б




02.03-21 Описи (архивные) личных

дел профессорско-




Пост.

Ст. 248 б






дел студентов и слушателей,

окончивших университет и

отчисленных


Пост.

Ст. 248 б






дел иностранных студентов и

слушателей, окончивших и

отчисленных из



Пост.

Ст. 248 б






дел аспирантов университета


Пост.

Ст. 248 б





02.03-25 Реестр описей Пост.

Ст. 248

02.03-26 Копии архивных справок,

выданные по запросам

граждан, документы к ним

(заявления, запросы, справка,

переписка) к ним

5 л.

Ст. 253

02.03-27 Переписка с Архивным

комитетом Санкт-Петербурга

и Центральным

государственным архивом


СПб) и др. организациями по

вопросам работы архива

5 л. ЭПК

Ст. 256

02.03-28 Служебные записки об

улучшении архивной работы

и делопроизводства

5 л. ЭПК

Ст. 87

02.03-29 Заявления, акты на выдачу

дел во временное

пользование

3 г.

Ст. 251

После возвращения

документов.

Для актов выдачи дел во

временное пользование

другим организациям –

5 л. ЭПК


запросов и заявлений

граждан и организаций о

выдаче архивных справок

(копий, выписок и пр.)

5 л.

Ст. 252

27

1 2 3 4 5


выданных архивных справок

(копий, выписок и пр.)

5 л.

Ст. 258 е

02.03-32 Журнал выдачи дел во

временное пользование

3 г.

Ст. 259 е

02.03-33 Журнал учета и выдачи

невостребованных личных

документов (трудовых

книжек, аттестатов,

дипломов, свидетельств

и т. п.)

75 л.

Ст. 664


уничтожению документов с

истекшими сроками

хранения

Пост.

Ст. 246

Хранятся в Деле Фонда

02.03-35 Акты и справки проверок

работы архива комиссиями

университета и

курирующими

организациями

5 л. ЭПК

173 б

02.03-36 Акты сдачи-приемки дел при

смене заведующих архивом

5 л.

Ст. 79 б




материально


02.03-37 Номенклатуры дел


3 г.

Ст. 200 а

До замены новыми и не

ранее 3 лет после




02.03-38 Сводная номенклатура дел


Пост.

Ст. 200 а




02.04. Юридическая служба

02.04-01 Учредительные документы:

Устав СПбГАУ,

лицензия на право ведения


деятельности,

свидетельство о


аккредитации. Копии

ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105



Подлинники

в общем отделе

в деле 02.02-07

02.04-02 Приказы, распоряжения,

указания ректора,

проректоров, по


Копии

ДМН

Ст. 19 а, б

Ст. 19 а - подлинники

в общем отделе в делах

02.02-02 и 02.02-05

Ст. 19 б – подлинники

в отделе кадров в деле

02.01-03

28

1 2 3 4 5

02.04-03 Положение о службе.

Копия


работников службы.

Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а





02.04-04 Копии документов (исковых

заявлений, доверенностей,

актов, справок, докладных

записок, ходатайств,

протоколов, определений,

постановлений,

характеристик),

представляемых в

правоохранительные,

судебные органы, третейские

суды

5 л.

Ст. 189

После вынесения

решения

02.04-05 Документы (постановления,

определения, акты, решения,

протоколы (1), заключения,

запросы, заявления,

переписка) о соблюдении

норм законодательства,

конфликтах, спорах, иных

вопросах правового

характера

5 л. ЭПК

Ст. 188

02.04-06 Документы (заключения,

справки, переписка) по

проведению правовой

экспертизы документов

5 л. ЭПК

Ст. 192

02.04-07 Документы (обзоры,

справки, докладные записки,

сведения, переписка) об

организации и состоянии

правовой работы

5 л. ЭПК

Ст. 193

02.04-08 Доверенности, выданные

руководителем организации,

на представление интересов


Пост.

Ст. 61

02.04-09 Поступающие письма от

государственных органов

РФ, органов местного

самоуправления по


5 л. ЭПК

Ст.32

02.04-10 Отправляемые письма в

государственные органы РФ,

органы местного

самоуправления по


5 л. ЭПК

Ст.32



РФ о предоставлении

информации (прокуратура)

5 л. ЭПК

Ст.190

29

1 2 3 4 5



РФ (полиция)

5 л.

Ст.190

02.04-13 Переписка (служебные

записки) по

организационным вопросам

деятельности отдела

5 л.

Ст. 84

02.04-14 Журнал учета и регистрации

доверенностей

5 л.

Ст.459 т

02.04-15 Журнал учета и регистрации

исполнительных листов

5 л.

Ст. 459 о

02.04-16 Журнал регистрации и учета

служебных расследований

5 л.

Ст.176

02.04-17 Журнал регистрации и учета

(договоров) контрактов

5 л.

Ст. 459 г

После окончания срока

действия контракта

02.04-18 Журнал учета договоров 5 л.

Ст. 459 г




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








02.05. Военно-учетный стол

02.05-01 Законодательные материалы

ДМН

Ст. 1 б



университета по направлению

деятельности. Копии

ДМН

Ст.19 а



и в деле 02.02-05

02.05-03 Приказы по контингенту

студентов, аспирантов,

сотрудников. Копии

ДМН

Ст. 19 а



В отделе кадров в деле

02.01-03

02.05-04 Положение

о военно-учетном столе.

Копия


работников военно-учетного

стола. Копии

Пост.

Ст. 56 а

ДМН

Ст. 77 а





30

1 2 3 4 5

02.05-05 План работы по

осуществлению воинского

учета и бронирования

граждан, пребывающих в

запасе на год

Пост.

Ст. 290

Передается в ФКУ

Военный комиссариат

СПб, отдел по

Колпинскому и

Пушкинскому районам

02.05-06 Донесения, отчеты о работе

отдела

Пост.

Ст. 475

02.05-07 Документы штаба

оповещения граждан,

пребывающих в запасе

5 л.

Ст. 691

02.05-08 Журнал учета проверок

мобилизационной

готовности Штаба

оповещения должностными

лицами отдела военного

комиссариата СПб по

Колпинскому и

Пушкинскому районам.

Акты проверок.

5 л.

Ст. 173 б

02.05-09 Список работающих

граждан, пребывающих в

запасе

3 г.

Ст. 685 е

02.05-10 Сведения о гражданине,

подлежащем воинскому

учету, и принятии его на

работу или увольнении его с

работы

ДМН

1 г.

02.05-11 Докладные и служебные

записки военно-учетного

стола

5 л.

Ст. 87

02.05-12 Переписка по общему учету

военнообязанных и

призывников

3 г.

Ст. 690

02.05-13 Журнал учета граждан,

пребывающих в запасе, и

призывников, принятых на

работу в СПбГАУ

5 л.

Ст. 692


выданных справок

(Приложение № 2

к Перечню, п.3)

5 л.

Ст. 258 г

02.05-15 Журнал направления

граждан в военный

комиссариат, при отсутствии

отметок в паспорте

гражданина РФ, об

отношении к в/службе или

постановке на в/учет, в

документах в/учета

3 г.

Ст. 695 е

31

1 2 3 4 5


отправляемых документов по

общему учету

5 л.

Ст. 258 г

02.05-17 Журнал оповещения граждан

о вызовах (повестках) в

военный комиссариат

3 г.

Ст. 695 е

02.05-18 Книга учета воинских

документов (Приложение 12)

ДМН Переходящее




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








03. ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

03-02 Документы учетной

политики (рабочий план

счетов, формы первичных

учетных документов и др.)

5 л.

Ст. 360

03-03 Документы учетной

политики (положение о

табельном учете,

положение об оплате труда и

премировании)

Пост.

Ст. 27 а

Ст. 411 а

03-04 Правила, инструкции,

регламенты по вопросам

планирования и

финансирования, оплаты

труда, бухгалтерского учета

и финансового контроля.

Пост.

Ст. 27


Копия



Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а





32

1 2 3 4 5

03-06 Годовая бюджетная

отчетность университета

(балансы, отчеты, справки,

пояснительные записки

Пост.

Ст. 352 а

03-07 Бухгалтерские отчеты

университета:

квартальные,

месячные

Ст. 351 в, г

5 л.

1 г.

03-08 Статистические отчеты (С-2,

П-2….)

5 л.

Ст. 469 г

03-09 Налоговые декларации по

земельному налогу, расчеты,

обоснования

5 л.

Ст. 389


транспортному налогу,

расчеты, обоснования

5 л. ЭПК

Ст. 392


налогу на имущество,

расчеты, обоснования

5 л. ЭПК

Ст. 392


налогу на прибыль, расчеты,


5 л. ЭПК

Ст. 392


налогу на добавленную

стоимость, расчеты,


5 л. ЭПК

Ст. 392

03-14 Документы о зачислении

налоговых поступлений в

бюджеты разного уровня,

задолженности по ним

(справки, расчеты, сведения)

5 л. ЭПК

Ст. 382

03-15 Документы о проведении

документальных ревизий

финансово-хозяйственной

деятельности, контрольно-

ревизионной работе

университета, в том числе

проверки кассы,

правильности взимания

налогов и другие (акты,

отчеты, заключения)

5 л.

Ст. 402

При условии завершения

(проверки) ревизии.

03-16 Документы по земельным

участкам, карточки

количественно-суммового

учета земельных участков

Пост.

Ст. 429

03-17 Документы (акты, докладные

записки, переписка о

соблюдении финансовой

дисциплины)

5 лет ЭПК

Ст. 332

33

1 2 3 4 5

03-18

Договоры с банками,

казначейством

5 л.

Ст.337

После истечения срока

действия договора,

соглашения

03-19 Главная книга 5 л.

Ст. 361

При условии завершения

(проверки) ревизии

03-20 Книги учета покупок; учета

продаж

4 г.

Ст. 459 у

03-21 Счета-фактуры 4 г.

Ст. 368

03-22 Срочные финансовые

донесения, оперативные

отчеты и сведения

1 год

Ст. 338

03-23 Журнал по прочим

операциям по счетам;

многографные карточки

аналитического учета

5 л.

Ст. 361

При условии проведения

проверки (ревизии)

03-24 Журнал операций с

безналичными денежными

средствами с приложением:

отчеты о состоянии лицевого

счета на 1 число месяца,

выписки из лицевого счета с

приложением платежных

поручений, уведомлений об

уточнении платежей, заявки

на банковские карты,

документы-основания для

оплаты (по каждому

лицевому счету)

5 л.

Ст. 361



03-25 Переписка по вопросам

бухгалтерского учета,

составления и представления

бухгалтерской (финансовой)

отчетности, бюджетной

отчетности

5 л.

Ст. 359

03-26 Переписка об открытии,

закрытии, состоянии, оплате

текущих, расчетных,

бюджетных счетов, о

проведении денежно-

расчетных операций

5 л.

Ст. 334

03-27 Переписка с казначейством,

(банками) по неоплаченным

счетам и по отказам банков в

оплате счетов и др. вопросам

3 года

Ст. 336

03-28 Передаточные акты,

разделительные,

ликвидационные балансы;

пояснительные записки к

ним

Пост.

Ст. 353

34

1 2 3 4 5




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





03-32 Резерв

03-33 Резерв

03-34 Резерв

03.01. Планово-экономический отдел

03.01-01 Приказы и письма

Министерства сельского

хозяйства РФ, относящиеся к

деятельности университета

по вопросам планирования и

финансирования, оплаты

труда. Копии

ДМН

Ст. 19 а



по вопросам планирования и

финансирования.

ДМН

Ст. 19 в




университета (копии);

документы (справки, сводки,

информации. доклады) к ним

по личному составу

сотрудников.

ДМН

Ст. 19 б

75 л. ЭПК

Ст. 19 б



03.01-04 План финансово-

хозяйственной деятельности

университета, расчеты,

обоснования, изменения.

Пост.

Ст. 314 а

03.01-05 План финансово-

хозяйственной деятельности

по структурным

подразделениям: расчеты

нормативных затрат,

обоснования, изменения,

ДМН

Ст. 288

03.01-06 Отчеты (аналитические

таблицы) о выполнении

планов (исполнения

бюджетов) университета

5 л.

Ст. 327 в

03.01-07 Статистическая отчетность 5 л.

Ст. 469 б

35

1 2 3 4 5

03.01-08 Проекты штатных

расписаний; документы

(справки, предложения,

заключения) по их

разработке и изменению

5 л. ЭПК

Ст. 72


сведения, расчеты,

расходные расписания,

бюджетные поручения,

заявки, переписка) о

финансовом обеспечении

всех направлений

деятельности (доп.

соглашения)

5 л. ЭПК

Ст. 326

03.01-10 Документы (графики,

справки, сведения, анализы,

таблицы, рабочие тетради) о

разработке планов и

изменении планов

5 лет

Ст. 292

Ст. 293


обоснования, заключения,

нормативные индикаторы,

калькуляции) о разработке,

применении цен и их

корректировке

3 года

Ст. 299

ПЗН

03.01-12 Реестры контрактов,

договоров (контракты на

поставку продукции и

оказание услуг).

5 лет ЭПК

Ст. 272

03.01-13 Переписка по вопросам

планирования

5 лет

Ст. 296

03.01-14 Переписка по разработке и

изменению штатных

расписаний

3 года

Ст. 73


03.01-15 Документы по

Калининградскому филиалу:

планирование и

финансирование,

штатное расписание,.

Пост.

Ст. 314 а

Ст. 71

03.01-16 Отчетность по

Калининградскому филиалу

5 л.

Ст. 475




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248







36

1 2 3 4 5



ДЗН

Ст. 200 а








03.02. Расчетный отдел

03.02-01

Приказы ректора по личному

составу (прием,

перемещение, совмещение,

перевод, увольнение;

поощрения, награждения;

оплата труда; все виды

отпусков). Копии

ДМН

Ст. 19 б




составу (премирование,

дополнительное

стимулирование,

материальная помощь).

Копии

ДМН

Ст. 19 б

Подлинники в ПЭО

в деле 03.01-03


составу (все виды отпусков

работников с тяжелыми,

вредными и опасными

условиями труда, дежурства

по профилю основной

деятельности;

командировки работников)

ДМН

Ст. 19 б





03.02-04

Отчеты кассира 5 л.

Ст. 362

03.02-05 Аналитический учет

расчетов по удержаниям из

заработной платы

5 л.

Ст. 364



03.02-06 Табели учета рабочего

времени

5 л.

Ст. 586

При тяжелых вредных

и опасных условиях

труда -75 лет

03.02-07 Листки нетрудоспособности 5 л.

Ст. 896

03.02-08 Исполнительные листы

работников (исполнительные

документы)

ДМН

Ст. 416

Не менее 5 лет

03.02-09 Документы (копии отчетов,

заявления, списки

работников, справки,

выписки из протоколов,

заключения, переписка),

подтверждающие право на

получение государственных

пособий.

5 л.

Ст. 415

37

1 2 3 4 5

03.02-10 Документы – основания для

начисления сдельной оплаты

труда

5 л.

Ст. 456 б


действия договора

соглашения.

При отсутствии лицевых

счетов - 75 лет.

03.02-11 Договоры гражданско-

правового характера,

государственные контракты

с физическими лицами и

документы (акты, справки,

счета) о приеме

выполненных работ и услуг

5 л.

Ст. 436

Ст. 456 а



соглашения.


счетов - 75 лет.

03.02-12 Журнал кассира-

операциониста. Документы,

связанные с приобретением,

регистрацией, вводом в

эксплуатацию и

применением контрольно-

кассовой техники

5 л.

Ст. 361


проверки

03.02-13 Документы по

инвентаризации денежных

средств, акты проверок

кассы

5 л.

Ст. 402



03.02-14 Документы–основания для

начислений стипендий,

пособий, и прочих сумм

материальной поддержки

студентам, аспирантам,

докторантам:

приказы ректора,

постановления Ученого

совета университета. Копии

5 л.

Ст. 415



у ученого секретаря

в деле 12-03

03.02-15 Реестры застрахованных лиц,

за которые перечисляются

дополнительные страховые

взносы на накопительную

часть трудовой пенсии.

6 л.

п. 6 ч. 2

Ст. 28

Закона

№ 212-ФЗ

от

24.07.2009г

03.02-16 Расчеты по начисленным и

уплаченным страховым

взносам в фонд социального

страхования (переписка,

справки, сверка расчетов,

сведения)

6 л.

п. 6 ч. 2

Ст. 28

Закона

№ 212-ФЗ

от

24.07.2009г

38

1 2 3 4 5

03.02-17 Расчеты по начисленным и

уплаченным страховым

взносам в пенсионный фонд

(переписка, справки, сверка

расчетов, сведения)

6 л.

п. 6 ч. 2

Ст. 28

Закона

№ 212-ФЗ

от

24.07.2009г

03.02-18 Сведения о доходах

физических лиц

5 л.

Ст. 396


счетов или ведомостей

начисления заработной

платы – 75 л.

03.02-19 Расчётно-платежная

ведомость (по расчетам со

студентами, аспирантами)

5 л.

Ст. 412


проверки

03.02-20 Карточки – справки (лицевые

карточки, счета работников –

до 2011 г.)

75 л.

Ст. 413

03.02-21 Инвентаризационные описи

по расчетам по оплате труда

и пособиям.

Документы на списание

невостребованной

задолженности

5 л.

Ст. 361

Ст. 379

ЭПК


проверки

03.02-22 Заявления на почасовую

оплату штатных сотрудников

(ППС)

5 л.

Ст. 414

03.02-23 Заявления от работников на

перечисление заработной

платы в банк

5 л.

Ст. 414

03.02-24

Книга учета депонированных

сумм по оплате труда. Реестр

депонированных сумм по

оплате труда

5 л.

Ст. 459 р


проверки

03.02-25 Кассовая книга, в том числе

фондовая

5 л.

Ст. 362


проверки

03.02-26 Книга учета депонированных

сумм по стипендиям и

пособиям. Реестр

депонированных сумм по

стипендиям, инвентаризация

расчетов с обучающимися

5 л.

Ст. 459


03.02-27 Журнал операций по оплате

труда

5 л.

Ст. 361


проверки

03.02-28 Журнал операций по расчету

со студентами

5 л.

Ст. 361


проверки


приходных и расходных

ордеров

5 л.

Ст. 459 з


проверки

39

1 2 3 4 5

03.02-30 Журнал операций по счету

касса, карточка учета средств

и расчетов по счету 210 03,

201 35

5 л.

Ст. 361


проверки

03.02-31 Расчетно-платежные

ведомости и документы к

ним, записка-расчет

5 л.

Ст. 412


счетов - 75 лет

03.02-32

Акты о выделении к



хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








03.03. Отдел по учету расходов

03.03-01

Приказы, распоряжения

ректора по командировкам

сотрудников и подотчетным

лицам. Копии

ДМН

Ст. 19 б

Для долгосрочных

зарубежных

командировок - 10л. ЭПК



03.03-02 Приказы по поездкам

студентов и аспирантов.

Копии

ДМН

Ст. 19 а



командировок -10л. ЭПК



03.03-03 Приказы, распоряжения

ректора по производству

реализации готовой

продукции

ДМН

Ст. 19 а



в деле 02.02-05

03.03-04 Статистическая отчеты и

таблицы по НФА; документы

(информации, докладные

записки) к ним

5 л.

Ст.469 г

03.03-05 Отчеты материально-


5 л.

Ст. 362



03.03-06 Отчеты материально-

ответственных лиц по

бланкам строгой отчетности.

Книга учета бланков-строгой

отчетности.

5 л.

Ст. 362



40

1 2 3 4 5

03.03-07 Документы по внутреннему

перемещению основных

средств

5 л.

Ст. 362



03.03-08 Документы по выбытию и

списанию основных средств

5 л.

Ст. 362



03.03-09 Документы по поступлению

перемещению, выбытию

нематериальных активов в

разрезе единицы учета.

5 л.

Ст. 362



03.03-10 Документы (справки, акты,

обязательства, переписка) о

дебиторской и кредиторской

задолженности поставщиков

и заказчиков.

Инвентаризационная опись

расчетов

5 л. ЭПК

Ст. 379

03.03-11 Оборотная ведомость по

НФА, в разрезе МОЛ, (101

00,102 00), карточки


учета забалансового счета

5 л.

Ст. 361



03.03-12 Ведомость начислений

амортизации в налоговом и

бухгалтерском учете

Пост.

Ст. 361


проверки (ревизии

03.03-13 Ведомость вложений в

уставной капитал, карточка

учета средств и расчетов

5 л.

Ст. 361



03.03-14 Инвентарные карточки ОС,

опись инвентарных карточек

Пост.

Ст. 361



03.03-15 Инвентаризация ОС

(приказы,

инвентаризационные описи,

ведомости расхождений,

сличительные ведомости и

т.д.)

Пост.

Ст. 427

Ст. 428

О товарно-материальных

ценностях (движимом

имуществе) – 5 л.



03.03-16 Документы (карты учета,

правоустанавливающие

документы, решения, акты)

по ведению реестра

государственного движимого

имущества и ОЦДИ

Пост.

Ст. 422

03.03-17 Особо-ценное движимое

имущество (перечень ОЦДИ)

Пост.

Ст. 422

03.03-18 Документы (заявки, акты,

оценки, переписка) по

продаже движимого

имущества

10 л. ЭПК

Ст. 430

После продажи

03.03-19 Первичные документы по

производству, реализации и

пр. выбытию готовой

продукции

5 л.

Ст. 362

41

1 2 3 4 5

03.03-20 Путевые листы 5 л.

Ст. 361


проверки

03.03-21 Договоры по реализации и

связанные с производством

готовой продукции

5 л.

Ст. 436




03.03-22 Многографные карточки: в

разрезе производимой

готовой продукции

5 л.

Ст. 361


проверки

03.03-23 Документы (распоряжения,

перечни, акты) по передаче

имущества из федеральной

собственности в

собственность субъекта РФ

или муниципальную

собственность, из

собственности субъекта РФ в

федеральную собственность,

из муниципальной

собственности в

федеральную собственность

Пост.

Ст. 424

03.03-24 Документы по поступлению

основных средств от

поставщика, акты ввода в

эксплуатацию основных

средств, акт приема-передачи.

Пост.

Ст. 362



03.03-25 Документы по имуществу,

полученному и переданному

в безвозмездное

пользование, на

ответственное хранение,

переданное и полученное в

аренду: договоры, акты

приема передачи, карточки


учета

5 л.

Ст. 362


проверки ревизии

03.03-26 Документы (справки, акты,

обязательства, переписка) о

недостачах, растратах,

хищениях.

5 л. ЭПК

Ст. 410

03.03-27 Договоры о материальной

ответственности

материально-ответственного

лица

5 л.

Ст. 457




03.03-28 Карточки количественно-

суммового учета по

забалансовым счетам: 07

«Призы, сувениры,

подарки», 09 «Запчасти», 27

«Материальные ценности,

выданные в личное

пользование

5 л.

Ст. 362

42

1 2 3 4 5

03.03-29 Журнал операций расчетов с

поставщиками и

подрядчиками

5 л.

Ст. 361



03.03-30 Журнал операций расчетов с

подотчетными лицами, в

разрезе подотчетных лиц, с

приложением: авансовых

отчетов подотчетных лиц с

прилагаемыми документами

подтверждающих

произведенные расходы

5 л.

Ст. 361

Ст. 362



03.03-31 Журнал операций по

выбытию и перемещению

нефинансовых активов,

многографные карточки: в

разрезе затрат по каждому

строящемуся,

модернизируемому,

создаваемому объекту

основных средств и

нематериальных активов

5 л.

Ст. 361



03.03-32 Акты списания

материальных запасов, акты

списания мягкого и

хозяйственного инвентаря.

5 л.

Ст. 362



03.03-33 Акты выполненных

оказанных услуг, работ,

служебные записки и прочие

первичные документы -

обосновывающие оказание

работ, услуг.

5 л.

Ст. 362






хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








43

1 2 3 4 5

03.04. Отдел по учету доходов

03.04-01

Приказы по движению

контингента обучающихся

при обучении. Копии

ДМН

Ст. 19 а



03.04-02 Приказы, связанные с

проживанием обучающихся

в общежитии, акты на

выселение обучающихся.

Копии

5 л.

Ст.454

Ст. 379



03.04-03 Договоры на проживание

обучающихся в общежитии.

5 л.

Ст.445



03.04-04 Прочие доходные договоры,

заявления, акты оказания

услуг и пр. документы,

связанные с ними.

5 л. ЭПК

Ст.436




03.04-05 Договоры пожертвования,

безвозмездного поступления

денежных средств.

5 л. ЭПК

Ст.436




03.04-06 Документы по автошколе:

договоры, акты, приказы,

сметы.

5 л.

Ст. 362

03.04-07 Документы по работе и

списанию дебиторской

задолженности (справки,

акты, обязательства,

переписка, исполнительные

листы)

5 л. ЭПК

Ст. 379

03.04-08 Акты на вселение, выселение

сотрудников и сторонних

физических и юридических

лиц

5 л. ЭПК

Ст.379




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








44

1 2 3 4 5

04. ИНСТИТУТ ДПО «АКАДЕМИЯ МЕНЕДЖМЕНТА И АГРОБИЗНЕСА»

04.01.Директорат


ректора университета.

Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

04.01-02 Приказы директора

Академии по основной


Пост.

Ст. 19 а

04.01-03 Распоряжения директора

Академии по основной


Пост.

Ст. 19 а









ДМН

Ст. 50

Ст.97

Ст. 105





04.01-05 Положение о директорате

Академии. Копия

ДМН

Ст. 56 а



04.01-06 Положение о кафедре АМА Пост.

Ст. 56 а



ДМН

Ст. 77 а



04.01-08 Комплексный план учебной,

научной и хозяйственной

деятельности Академии на

год

Пост.

Ст.285 а

04.01-09 Отчет о выполнении плана

деятельности Академии за

год

Пост.

Ст. 294 а

04.01-10 Переписка с другими

организациями по

направлениям деятельности

(поступающие документы)

5 л. ЭПК

Ст.35


организациями по основным

(профильным) направлениям

деятельности (отправляемая

корреспонденция)

5 л. ЭПК

Ст.35

04.01-12 Докладные и служебные

записки от структурных

подразделений, заявления

сотрудников о

командировках

5 л. ЭПК

Ст. 88


служебных записок

5 л.

Ст. 258 е


приказов директора

Академии

Пост.

Ст. 258 а

45

1 2 3 4 5


распоряжений директора

Академии

Пост.

Ст. 258 а


поступающих документов

5 л.

Ст. 258 г


отправляемых документов

5 л.

Ст. 258 г

04.01-18 Акты об уничтожении дел Пост.

Ст. 246

04.01-19 Описи на дела, переданные в

архив университета

3 г.

Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








04.02. Учебно-организационный отдел





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


директора Академии по


5 л.

Ст. 19 в

Подлинники в приемной

директора в деле

04.01.01-02









ДМН

Ст. 50

Ст.97

Ст. 105






Копии

ДМН

Ст. 56 а



04.02-05 Положение о контроле

знаний слушателей ДПП.

Копия

Подлинник в секторе

системы менеджмента

качества в деле

05.13.01-03

04.02-06 Положение об организации и

осуществлении


деятельности по ДПП. Копия




05.13.01-03

46

1 2 3 4 5

04.02-07 Положение о почасовой

оплате труда научно-

педагогических работников

программ дополнительного

профессионального

образования специалистов.

Копии




05.13.01-03


работников отдела. Копии

ДМН

Ст. 77 а






год. Копия

5 л.

Ст. 285 б

Подлинник в директорате

в деле 04.01-08

04.02-10 План комплектования ОСП

ДПОС АМА слушателями и

показатели выполнения

плана комплектования.

5 л.

Ст. 719 а

04.02-11 Календарный учебный

график профессиональной

переподготовки и

повышения квалификации

специалистов АПК.

1 г.

Ст. 728

04.02-12 Учебно-методический

комплекс программы

повышения квалификации и

профессиональной

переподготовки

Пост.

Ст. 711 а

04.02-13 Отчеты о выполнении

календарного учебного

графика профессиональной

переподготовки и

повышения квалификации

специалистов АПК

Пост.

Ст. 294 а

04.02-14 Отчеты о выполнении

планов повышения

квалификации сотрудников

ФГБОУ ВО СПбГАУ

5 л.

Ст. 720

04.02-15 Документы (сведения) о

выполнении учебной

нагрузки профессорско-

преподавательским составом

5 л.

Ст. 726

04.02-16 Итоговые сводки, ведомости

проведения аттестации,

квалификационных

экзаменов

5 л.

Ст. 705


аттестационных комиссий и

документы к ним

Пост.

Ст. 18 д

47

1 2 3 4 5

04.02-18 Подлинные личные

документы (дипломы,

удостоверения, сертификаты,

не полученные слушателями)

До


ния

Ст. 664

Невостребованные – 75 л.

04.02-19 Списки распределения по

профилю обучения

слушателей

5 л.

Ст. 732

04.02-20 Личные дела слушателей 75 л. ЭПК

Ст. 656 б

04.02-21 Журналы регистрации и

ведомости выдачи дипломов,

удостоверений,

сертификатов

5 л.

Ст. 734

04.02-22 Журналы учета учебных

занятий

1 г.

Ст. 723

04.02-23 План повышения


ФГБОУ ВО СПбГАУ на год

5 л.

Ст. 719а


договоров на оказание услуг

по дополнительному

профессиональному

образованию

5 л.

Ст. 459 г

04.02-25 Договоры, государственные

контракты на оказание услуг

по дополнительному

профессиональному

образованию

5 л.

Ст. 721




контракта

04.02-26 Акты выполненных работ 5 л.

Ст. 721

04.02-27 Акты на списание бланков

строгой отчетности

(дипломов, удостоверений,

сертификатов)

5 л.

Ст. 362


Ст. 246



3 г.

Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








48

1 2 3 4 5

04.03. Кафедра модернизации технологий в АПК





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


директора Академии. Копии

5 л.

Ст. 19 в



04.01.01-02


кафедры

Пост.

Ст. 18 б

04.03-04 Положение о кафедре. Копия ДМН

Ст. 56 а

Подлинник в

директорате в деле

04.01.01-06


работников кафедры. Копии

ДМН

Ст. 77 а






год. Копия

5 л.

Ст. 285 б


в деле 04.01-08

04.03-07 Годовые планы и отчеты

работы кафедры

5 л.

Ст. 290

04.03-08 Индивидуальные планы

работы преподавателей

кафедры

1 г.

Ст. 291

04.03-09 Учебно-методические

комплексы кафедры

Пост.

Ст. 712 а

04.03-10 ЭУМК дисциплин, читаемых

на кафедре

Пост.

Ст. 711а

04.03-11 Программы государственных

экзаменов

Пост.

Ст. 711 а

04.03-12 Акты списания контрольных

работ, курсовых работ

(проектов), выпускных

квалифицированных работ

3 г.

Ст. 718

04.03-13 Списки опубликованных и

приравненных к ним

научных и учебно-

методических работ ППС

кафедры

5 л.

Ст. 713

04.03-14 Документы о последнем

повышении квалификации.

Копии

5 л. ЭПК

Ст. 708

04.03-15 Отзывы на открытые лекции

(занятия) преподавателей

кафедры

5 л. ЭПК

Ст.713

04.03-16 Журнал учета посещений

слушателями лекций,

лабораторных и

практических занятий

1 г.

Ст. 725

49

1 2 3 4 5


Ст. 246



3 г.

Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








04.04. Кафедра профессиональной аттестации и внедрения инноваций





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05



5 л.

Ст. 19 в



04.01.01-02


кафедры

Пост.

Ст. 18 б


Ст. 56 а



04.01.01-06



ДМН

Ст. 77 а






год. Копия

5 л.

Ст. 285 б


в деле 04.01-08



5 л.

Ст. 290



кафедры

1 г.

Ст. 291



Пост.

Ст. 712 а

04.04-10 ЭУМК дисциплин, читаемых

на кафедре

Пост.

Ст. 711 а

04.04-11 Программы государственных

экзаменов

Пост.

Ст. 711 а





кафедры

5 л.

Ст. 713

50

1 2 3 4 5



Копии

5 л. ЭПК

Ст. 708

04.04-14 Отзывы на открытые лекции

(занятия) преподавателей

кафедры

5 л. ЭПК

Ст.713

04.04-15 Отзывы на авторефераты,

кандидатские и докторские

диссертации

5 л. ЭПК

Ст.713

04.04-16 Журнал учета посещений

слушателями лекций,

лабораторных и

практических занятий

1 г.

Ст. 725

04.04-17 Акты списания контрольных

работ, курсовых работ

(проектов), выпускных

квалифицированных работ

3 г.

Ст. 718


Ст. 246



3 г.

Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








04.05. Кафедра энергосбережения и повышения энергетической эффективности

предприятий





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05



5 л.

Ст. 19 в



04.01.01-02


кафедры

Пост.

Ст. 18 б


Ст. 56 а



04.01.01-06



ДМН

Ст. 77 а



51

1 2 3 4 5




год. Копия

5 л.

Ст. 285 б


в деле 04.01-08



5 л.

Ст. 290



кафедры

1 г.

Ст. 291



Пост.

Ст. 712 а



Копии

5 л. ЭПК

Ст. 708





кафедры

5 л.

Ст. 713

04.05-12 Отзывы и рецензии на

кандидатские и докторские

диссертации и другие

публикации

5 л. ЭПК

Ст. 713



3 г.

Ст. 248








Ст. 246



ДЗН

Ст. 200 а








04.06. Кафедра управления молочным животноводством

(Обучающий центр «Академия молока»)





Копии

ДМН

Ст. 19 а



в деле 02.02-05



5 л.

Ст. 19 в



04.01.01-02

04.06-03 Протоколы заседаний центра Пост.

Ст. 18 б

52

1 2 3 4 5

04.06-04 Положение о кафедре

(центре).

Копия

ДМН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а






год. Копия

5 л.

Ст. 285 б


в деле 04.01-08


работы центра

5 л.

Ст. 290



центра

1 г.

Ст. 291


комплексы

Пост.

Ст. 712 а



Копии

5 л. ЭПК

Ст. 708





центра

5 л.

Ст. 713



3 г.

Ст. 248








Ст. 246



ДЗН

Ст. 200 а








04.07. Центр развивающих программ


ректора по направлению


ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05



5 л.

Ст. 19 в



04.01.01-02

04.07-03 Протоколы заседаний центра

Пост.

Ст. 18 б

04.07-04 Положение о центре. Копия ДМН

Ст. 56 а



04.01.01-06

53

1 2 3 4 5


работников центра. Копии

ДМН

Ст. 77 а






год. Копия

5 л.

Ст. 285 б


в деле 04.01-08


работы центра

5 лет

ст. 290



центра

1 год

ст. 291



3 г.

Ст. 248








Ст. 246



ДЗН

Ст. 200 а








04.08. Общежитие


ректора направлению


ДМН

Ст. 19 а



в деле 02.02-05

04.07-02 Положение об общежитии

АМА. Копии.


работников общежития.

Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а





04.07-03 Инструкции по охране труда,

технике безопасности и

пожарной безопасности.

3 г.

Ст. 27 б

ПЗН

04.07-04 План общежития 5 л.

Ст. 732


инструктажа по охране труда

и технике безопасности

10 л.

Ст. 626 б


инструктажа по пожарной

безопасности

3 г.

Ст. 870

54

1 2 3 4 5



3 г.

Ст. 248








Ст. 246



ДЗН

Ст. 200 а








05. ПРОРЕКТОР ПО УЧЕБНОЙ РАБОТЕ

05-01 Приказы, инструктивные

письма Министерств РФ по


университета. Копии

ДМН

Ст. 1 б

05-02 Приказы ректора

университета по учебной

работе. Копии

ДМН

Ст.19 а



05-03 Учредительные документы:








ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07



ДМН

Ст. 77 а



05-05 Докладные, служебные

записки,

заявления работников

по оперативным

вопросам

5 лет ЭПК

88

05-06 Переписка с учреждениями

и организациями по учебно-

методической работе

5 лет ЭПК

Ст. 35




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248







55

1 2 3 4 5



ДЗН

Ст. 200 а





05-10 Резерв

05-11 Резерв

05-12 Резерв

05.01. Институт агротехнологий, почвоведения и экологии

Перечень институтов см. приложение № 1

05.01.01. Кафедра почвоведения и агрохимии

Перечень кафедр см. приложение № 3

05.01.02. Кафедра экологии и физиологии растений


05.01.03. Кафедра химии


05.01.04. Кафедра растениеводства им. И.А. Стебута


05.01.04.01. Метеопункт

05.01.04.01-01 Приказы ректора по


Копии

ДМН

Ст. 19 а



05.01.04.01-02 Положение о метеопункте.

Копии

ДМН

Ст. 56 а



05.01.04.01-03 Должностные инструкции

работников метеопункта.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.01.04.01-04 Журналы регистрации

инструктажа на рабочем

месте

10 лет

Ст. 626б

05.01.04.01-05 Акты о выделении к



хранению

Пост.

ст. 246

05.01.04.01-06 Описи дел, сданных в архив 3 года

Ст. 248







05.01.04.01-07 Выписка из номенклатуры


ДЗН

Ст. 200 а





05.01.04.01-08 Резерв

05.01.04.01-09 Резерв

05.01.04.01-10 Резерв

05.01.05. Кафедра земледелия и луговодства


05.01.06. Кафедра плодоовощеводства и декоративного садоводства


56

1 2 3 4 5

05.01.07. Кафедра защиты и карантина растений


05.02. Институт технических систем сервиса и энергетики


05.02.01. Кафедра технических систем в агробизнесе


05.02.02. Кафедра автомобилей, тракторов и технического сервиса


05.02.03. Кафедра прикладной механики, физики и инженерной графики


05.02.04. Кафедра электроэнергетики и электрооборудования


05.02.05. Кафедра энергообеспечения предприятий и электротехнологии


05.02.06. Кафедра безопасности технологических процессов и производств


05.02.07. Учебные мастерские.

05.02.07-01 Приказы и распоряжения

ректора и проректоров



Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.02.07-02 Положение о мастерских.

Копия

ДМН

Ст. 56 а



05.02.07-03 Должностные инструкции

работников мастерских.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.02.07-04 Заявки на выполнение работ

(копирование, печать и пр.)

3 года

Ст. 552

05.02.07-05 Журнал регистрации заявок

на выполнение работ

1 год

Ст. 258 и

259 д

05.02.07-06 Журнал регистрации


месте

10 лет

Ст. 626 б

05.02.07-07 Акты о выделении к



хранению

Пост.

Ст. 246

05.02.07-08 Описи дел, сданных в архив 3 года

Ст. 248







05.02.07-09 Выписка из номенклатуры


ДЗН

Ст. 200 а





05.02.07-10 Резерв

57

1 2 3 4 5

05.02.07-11 Резерв

05.02.07-12 Резерв

05.03. Институт биотехнологий


05.03.01. Кафедра птицеводства и мелкого животноводства


05.03.02. Кафедра крупного животноводства


05.03.03. Кафедра генетики, разведения и биотехнологии животных


05.03.04. Кафедра водных биоресурсов и аквакультуры


05.03.05. Кафедра технологий хранения и переработки с/х продукции


05.03.06. Виварий





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


работников вивария. Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.03.06-03 План работы вивария на

учебный год

Пост.

Ст.290

05.03.06-04 План научно-

исследовательской работы

вивария на учебный год

Пост.

Ст. 290

05.03.06-05 План профориентационной

работы вивария

5 л.

Ст. 719 а

05.03.06-06 Годовой отчет о работе

вивария

5 л.

Ст. 475

05.03.06-07 Рационы кормления

животных, журнал учёта

кормов

5 л.

Ст. 761

05.03.06-08 Книга отзывов 5 л

Ст. 183 в

05.03.06-09 Переписка с учреждениями и

предприятиями

5 л.

Ст. 84

05.03.06-10 Журнал поступления

животных

5 л.

Ст. 459 д




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248







58

1 2 3 4 5



ДЗН

Ст. 200 а





05.03.06-14 Резерв

05.03.06-15 Резерв

05.03.06-16 Резерв

05.03.07. Кинологический центр





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.03.07-02 Положение о центре.

Копия


работников центра.

Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а





05.03.07-03 План работы центра на


5 л

Ст. 290

05.03.07-04 Планы повышения

квалификации

профессорско-

преподавательского состава.

Копии

ДМН

Ст. 719

Подлинник - в учебно-

организационном отделе

в деле 04.02-10

05.03.07-05 Рабочие учебные планы на

учебный год и графики

учебного процесса

ДМН

Ст. 711 б

05.03.07-06 Годовой отчет о работе

центра

5 л

Ст. 475




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.03.07-10 Резерв

05.03.07-11 Резерв

05.03.07-12 Резерв

59

1 2 3 4 5

05.04. Институт землеустройства и строительства


05.04.01. Кафедра землеустроительного проектирования


05.04.02. Кафедра земельных отношений и кадастра


05.04.03. Кафедра строительства зданий и сооружений


05.05. Технолого-экономический институт


05.05.01. Отделение сервиса и бизнес-технологий

Перечень отделений см. приложение № 2

05.05.01.01. Кафедра менеджмента в АПК


05.05.01.02. Кафедра муниципального управления и социальных технологий


05.05.01.03. Кафедра экономики и маркетинга в АПК


05.05.01.04. Кафедра философии и социально-гуманитарных дисциплин


05.05.02. Отделение экономики и финансов


05.05.02.01. Кафедра бухгалтерского учета и аудита


05.05.02.02. Кафедра математики, информатики и статистики


05.05.02.03. Кафедра экономики и организации в АПК


05.05.03. Юридическое отделение


05.05.03.01. Кафедра общего права и международной политики


05.05.03.02. Кафедра гражданского права


05.05.03.03. Кафедра государственного (конституционного) права


05.05.03.04. Кафедра земельного и экологического права


60

1 2 3 4 5

05.05.03.05. Юридическая клиника

05.05.03.05-01 Приказы и распоряжения




Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.05.03.05-02 Положение о юридической

клинике. Копия

ДМН

Ст. 56 а



05.05.03.05-03 Должностные инструкции

работников клиники. Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.05.03.05-04 Личные карточки клиентов

Ст. 258 е

5 лет

05.05.03.05-05 Книга учета обращений

граждан

Ст. 258 е

5 лет

05.05.03.05-06 Переписка с организациями

по правовым вопросам

ДМН

05.05.03.05-07 Акты о выделении к



хранению

Пост.

Ст. 246

05.05.03.05-08 Описи дел, сданных в архив 3 года

Ст. 248







05.05.03.05-09 Выписка из номенклатуры


ДЗН

Ст. 200 а





05.05.03.05-10 Резерв

05.05.03.05-11 Резерв

05.05.03.05-12 Резерв

05.05.04. Научно-образовательный центр региональной экономики и управления

региональным экономическим развитием АПК





Копии

ДМН

Ст. 19 а, б



и в деле 02.02-05


Копия


работников центра.

Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а








хранению

Пост.

Ст. 246

61

1 2 3 4 5


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.05.04-06 Резерв

05.05.04-07 Резерв

05.05.04-08 Резерв

05.06. Кафедра политологии и социологии


05.07. Кафедра иностранных языков и культуры речи


05.08. Кафедра физвоспитания Перечень кафедр см. приложение № 4

05.08.01. Манеж





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


работников манежа. Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.08.01-03 Документы (письма,

служебные записки и др.) по

деятельности манежа

5 лет ЭПК

Ст. 88

05.08.01-04 Журналы учета инструктажа

по технике безопасности и

пожарной безопасности

10 лет

Ст. 626 б

05.08.01-05 Журнал учета рабочего

времени

5 лет

Ст. 586




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.08.01-09 Резерв

05.08.01-10 Резерв

62

1 2 3 4 5

05.08.01-11 Резерв

05.08.02. Спортивный клуб





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.08.02-02 Положение о спортивном

клубе. Копия

ДМН

Ст. 56 а




работников клуба. Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.08.02-04 Документы (письма,

служебные записки и др.) по

деятельности спортивного

клуба

5 лет ЭПК

Ст. 88

05.08.02-05 Документы (заявления,

справки, письма, служебные

записки и т.д.), содержащие

персональные данные

5 лет

Ст. 209

После снятия грифа

ограничения доступа

к сведениям.




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.08.02-09 Резерв

05.08.02-10 Резерв

05.08.02-11 Резерв

05.09. Биохимическая лаборатория

05.09-01 Положение о биохимической

лаборатории. Копия

ДМН

Ст. 56 а




работников лаборатории.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.09-03 Правила по охране труда в

лаборатории

образовательных

учреждений

3 г.

Ст. 27 б

ПЗН

05.09-04 Заявки на выполнение

исследований от студентов и

аспирантов

5 л.

Ст. 754

63

1 2 3 4 5

05.09-05 Заявки на химические

реактивы. Копии

5 л.

Ст. 754

Подлинники в

контрактной службе

в деле 10-18



месте

10 л.

Ст. 626 б




3 г.

Ст. 870

05.09-08 Журнал поступления и

движения реактивов в

биохимической лаборатории

5 лет

Ст. 459 л

05.09-09 Журнал учета оборудования

и посуды

5 лет

Ст. 758

05.09-10 Журнал поступления и

движения прекурсоров

наркотических средств и

психотропных веществ

5 лет

Ст.459 л


операций, связанных с

оборотом прекурсоров

наркотических средств и

психотропных веществ

5 лет

Ст.459 л

05.09-12 Журнал учета рабочего

времени

5 л.

Ст. 586

05.09-13 Сведения о проведении

анализов в биохимической

лаборатории (журнал

проведения анализов в

биохимической лаборатории,

журнал регистрации заявок с

кафедрами, руководителями

научно-исследовательских

работ)

5 лет ЭПК

Ст. 87

НТД

05.09-14 Акты списания

материальных ценностей

5 лет

Ст. 362




хранению

Пост.

Ст. 246

05.09-16 Описи дел, сданных в архив 3 года

Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а






64

1 2 3 4 5



05.10. Центр практического обучения





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.10-02 Положение о центре.

Копии

ДМН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а





месте

10 лет

Ст. 626б




хранению

Пост.

ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








05.10.01. Учебно-опытное поле





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.10.01-02 Положение об

учебно-опытном поле.

Копии

ДМН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а



05.10.01-04 Журналы регистрации


месте

10 лет.

Ст. 626 б




хранению

Пост.

ст. 246

65

1 2 3 4 5


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.10.01-08 Резерв

05.10.01-09 Резерв

05.10.01-10 Резерв

05.10.02. Учебно-опытное хозяйство





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.10.02-02 Положение об

учебно-опытном хозяйстве.

Копии

ДМН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а





месте

10 лет.

Ст. 626 б




хранению

Пост.

ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.10.02-08 Резерв

05.10.02-09 Резерв

05.10.02-10 Резерв

05.10.03. Учебный машинно-тракторный полигон





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

66

1 2 3 4 5

05.10.03-02 Положение об УМТП.

Копия

ДМН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а





месте

10 лет.

Ст. 626 б




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.10.03-08 Резерв

05.10.03-09 Резерв

05.10.03-10 Резерв

05.10.04. Автошкола





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.10.04-02 Учредительные документы:







ДМН

Ст. 97

Ст. 105



в деле 02.02-07

05.10.04-03 Положение об автошколе ДМН

Ст. 56 а




работников автошколы.

Копии

ДМН

Ст. 77 а





месте

10 л.

Ст. 626 б

05.10.04-06 Регистрационные списки

групп учащихся

5 л.

Ст. 732


обучения

05.10.04-07 Журналы учета занятий

учебных групп

3 г.

Ст. 723

67

1 2 3 4 5

05.10.04-08 Договоры на оказание

платных образовательных

услуг

5 л.

Ст. 443




хранению

Пост.

Ст. 246

05.10.04-10 Описи дел, сданных в архив 3 г.

Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.10.04-12 Резерв

05.10.04-13 Резерв

05.10.04-14 Резерв

05.11. Центр информатизации и дистанционных технологий





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.11-02 Положение об институте. ДМН

Ст.56 а




работников института.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.11-04 Годовой план Пост.

Ст. 290


института

Пост.

Ст. 475


смене должностных лиц

5 лет.

Ст. 79 б


должностного лица




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





68

1 2 3 4 5




05.11.01. Отдел аппаратно-программной поддержки





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.11.01-02 Положение об отделе.

Копия

ДМН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а





месте

10 лет

Ст. 626 б

05.11.01-05 Заявки от структурных

подразделений на

приобретение оргтехники

5 лет.

Ст. 754

05.11.01-06 Заявки от структурных

подразделений на

выполнение работ

1 год

Ст. 258 и

05.11.01-07 Документы о материальной

ответственности лиц отдела

(договоры о материальной

ответственности,

акты о приеме, сдаче,

списании имущества и

материалов, квитанции,

накладные и пр.)

ДМН

Ст. 457,

Ст. 362


по учету расходов в деле

03.03-24


по учету расходов в деле

03.03-33



05.11.01-08 Документы (служебные

записки) работников


5 лет

Ст. 88

05.11.01-09 Служебные записки отдела

руководству

5 лет

Ст. 87




хранению

Пост.

Ст. 246

05.11.01-11 Описи дел, сданных в архив

3 года

Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





69

1 2 3 4 5

05.11.01-13 Резерв

05.11.01-14 Резерв

05.11.01-15 Резерв

05.11.02. Отдел телекоммуникационных технологий и технологических средств





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


Копия

ДМН

Ст.56 а





ДМН

Ст. 77 а






хранению

Пост.

Ст. 246

05.11.02-05 Описи дел, сданных в архив

3 года

Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.11.02-07 Резерв

05.11.02-08 Резерв

05.11.02-09 Резерв

05.11.03. Типография





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.11.03-02 Положение о типографии.

Копия

ДМН

Ст.56 а




работников типографии.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.11.03-04 Заявки на выполнение работ

(копирование, печать и пр.)

3 года

Ст. 552

05.11.03-05 Документы (справки,

обоснования, калькуляция)

Постоянно

Ст. 299

05.11.03-06 Журнал регистрации заявок

на выполнение работ

1 год

Ст. 258 и

259 д



месте

10 лет

Ст. 626 б

70

1 2 3 4 5




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.11.03-11 Резерв

05.11.03-12 Резерв

05.11.03-13 Резерв

05.12. Центр организации учебного процесса

05.12-01 Приказы и инструктивные

письма, нормативные

документы Министерства

образования и науки РФ по

учебно-методическим

вопросам. Копии

ДМН

Ст. 1 б





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

05.12-03 Положение о Центре.

Копия

ДМН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а



05.12-05 Учебные планы, программы

развития по направлениям

деятельности Центра.

Постоянно.

Ст. 711 а

05.12-06 Рабочие учебные планы Пост.

Ст. 711 а

05.12-07 Статистические отчеты



Постоянно.

Ст. 467

05.12-08 Расчет учебной нагрузки

кафедры, данные о штатах

(подлинники) и документы

(докладные, записки,

справки, сведения) об

изменении учебной нагрузки

кафедры, штатов

(подлинники)

75 л.

Ст. 07-15

ПН

71

1 2 3 4 5

05.12-09 Документы (докладные,

записки, справки, сведения)

об изменении учебных

планов

5 л. Ст. 293

05.12-10 Переписка по основным


отдела

5 лет

Ст. 33, 35

05.12-11 Акты приема и передачи дел

ответственными

должностными лицами

5 лет

Ст. 79б


должностного





хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








05.12.01. Служба оформления документов строгой отчетности

05.12.01-01 Приказы ректора по учебной

работе. Копии

ДМН.

Ст. 19 а



05.12.01-02 Положение о службе.

Копия

ДМН

Ст. 56 а




работников службы. Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.12.01-04 Отчеты о выданных бланках

строгой отчетности

(дипломы, дипломы о

неполном высшем

образовании, академические

справки, справки об

образовании)

3года

Ст. 206

05.12.01-05 Подлинные личные

документы

(дипломы с приложениями,

академические справки)

До


ния

Ст. 664

Не востребованные - не

менее 75 лет

05.12.01-06 Переписка по основным


отдела

5 лет

Ст. 33, 35

72

1 2 3 4 5



(ответы на запросы

юридических и физических

лиц)

5 лет

Ст. 258 г

05.12.01-08 Журнал регистрации выдачи

документов о высшем

профессиональном

образовании (специалисты,

бакалавры, магистры) (очная,

заочная, очно-

заочная/вечерняя формы)

75 лет

Ст. 33-19

ПН




образовании (Калининград)

75 лет

Ст. 33-19

ПН


документов о среднем


образовании

75 лет

Ст. 33-19

ПН




образовании (о

дополнительном (к

высшему) образовании)

75 лет

Ст. 33-19

ПН




образовании (Дубликаты)

75 лет

Ст. 33-19

ПН


документов о неполном

высшем образовании

75 лет

Ст. 33-19

ПН


документов (академическая

справка)

5 лет

Ст. 695 д

05.12.01-15 Акты приема, выдачи и

списания бланков строгой

отчетности (дипломы,

дипломы о неполном

высшем образовании,

академические справки)

5 лет

Ст. 206




хранению

Пост.

Ст. 246

73

1 2 3 4 5


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.12.01-19 Резерв

05.12.01-20 Резерв

05.12.01-21 Резерв

05.12.02. Отдел планирования учебного процесса и сопровождения студентов

05.12.02-01 Приказы, распоряжения


университета по вопросам,

относящимся к деятельности

Центра. Копии

ДМН

Ст. 19 а


Копия

ДМН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а



05.12.02-04 Расписание учебных занятий

очной формы обучения

1 г.

Ст. 728




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





05.12.02-08 Резерв

05.12.02-09 Резерв

05.12.02-10 Резерв

05.13. Центр управления качеством образования

05.13-01 Приказы Министерств РФ,

регулирующие деятельность


ДМН

Ст. 1 б


ректора, проректоров по



ДМН

Ст. 19 а

Подлинники – в общем


и в деле 02.02.-05

74

1 2 3 4 5

05.13-03 Федеральные

государственные

образовательные стандарты.

Копии

ДМН

Ст. 1 б

ПЗН

05.13-04 Видение и миссия СПбГАУ в

области качества. Политика

СПбГАУ в области качества.

Цели в области качества.

Руководство по качеству.

Документированные

процедуры.

Информационные карты

процессов. Копии.

ДМН

Ст. 268

Подлинники – в секторе



05.13.01-04


устав СПбГАУ







ДМН

Ст. 50

Ст.97

Ст. 105





05.13-06 Стандарты организации

регламентирующие

деятельность центра. Копии

ДМН

Ст. 27




05.13.01-03

05.13-07 Положение о центре. Копия 3 г.

Ст. 56 б




05.13.01-06



ДМН

Ст. 77 а



05.13-09 Выписки из протоколов

заседания Учёного совета


ДМН

Ст. 18 д

Протоколы - у ученого


05.13-10 Образовательные программы

ДМН

Ст. 710 б

05.13-11 Рабочие учебные планы.

Копии

Пост.

Ст. 711 а

Подлинники в Центре

организации учебного

процесса в деле 05.12-06

05.13-12 Годовой план работы совета

по качеству

3 г.

Ст. 34-07

ПН

05.13-13 Отчет о работе совета по

качеству

5 л.

Ст. 475

05.13-14 Справка о результатах

интернет-тестирования

обучающихся

5 л. ЭПК

Ст. 553

05.13-15 Сертификаты о соответствии

требований ISO

3 г. ЭПК

Ст. 111


действия сертификата

75

1 2 3 4 5

05.13-16 Документы по повышению


Центра (удостоверения о

повышении квалификации,

заявки на участие, копии)

ДМН

Ст. 656 а

Хранятся в отделе кадров

в личных делах

сотрудников

05.13-17 Документы (служебные

записки, докладные записки,

справки)

5 л. ЭПК

ст. 88



справки) представляемые

структурными

подразделениями

руководству организации

5 л. ЭПК

ст. 87

05.13-19 Переписка по основным


5 л. ЭПК

Ст. 33

Ст. 35


ст. 248

после утверждения








ДЗН

ст. 200 а

не ранее 3 лет после







05.13.01. Сектор системы менеджмента качества

05.13.01-01 Приказы Министерств РФ,



ДМН

Ст. 1б




сектора. Копии

ДМН

ст. 19а



и в деле 02.02.-05

05.13.01-03 Стандарты организации Пост.

Ст. 27

05.13.01-04 Видение и миссия СПбГАУ в






процедуры.


процессов.

Пост.

Ст. 268

76

1 2 3 4 5









ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07


3 года

Ст.56 а


работников сектора. Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.13.01-08 Выписки из протоколов

заседаний Учёного совета


ДМН

Ст. 18 д



05.13.01-09 План-график проведения

открытых занятий

1 г.

ст. 23-32-

08 ПН

05.13.01-10 Отзывы о качестве

проведения открытых

занятий

5 л.

Ст. 34-08

ПН

05.13.01-11 Документы о проведении

внутренних аудитов (чек-

листы, заключения)

5 л. ЭПК

Ст. 07-08

ПН



справки)

5 л. ЭПК

ст. 88







5 л. ЭПК

ст. 87



5 л. ЭПК

Ст. 33

Ст. 35




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст.248





СПб) сводного раздела

описи



ДЗН

Ст.200 а


передачи в архив или



05.13.01-18 Резерв

77

1 2 3 4 5

05.13.01-19 Резерв

05.13.01-20 Резерв

05.13.02. Сектор лицензирования и аккредитации




ДМН

Ст. 1б





ДМН

ст. 19а



и в деле 02.02-05

05.13.02-03 Стандарты организации,


деятельность сектора. Копии

ДМН

Ст. 27 а






Копии.

ДМН

Ст. 268




05.13.01-04









ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07


3 года

Ст.56 а

Подлинник в системе

менеджмента качества

в деле 05.13.01-06


работников сектора. Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.13.02-08 Выписки из протоколов



ДМН

Ст. 18 д



05.13.02-09 Документы,


лицензирование



ДМН

Ст. 1 б

05.13.02-10 Документы,


аккредитационную

экспертизу образовательной


ДМН

Ст. 1 б



справки)

5 л. ЭПК

ст. 88

78

1 2 3 4 5







5 л. ЭПК

ст. 87



5 л. ЭПК

Ст. 33

Ст. 35




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст.248






описи



ДЗН

Ст.200 а





05.13.02-17 Резерв

05.13.02-18 Резерв

05.13.02-19 Резерв

05.13.03. Методический отдел




ДМН

Ст. 1б





ДМН

ст. 19а



и в деле 02.02-05

05.13.03-03 Стандарты организации,


деятельность отдела. Копии

ДМН

Ст. 27 а






Копии.

ДМН

Ст. 268




05.13.01-04









ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07

79

1 2 3 4 5

05.13.03-06 Протоколы, выписки из

протоколов Учебно-

методического совета


Пост.

Ст. 18 д


3 года

Ст.56 а

Подлинник в системе

менеджмента качества

в деле 05.13.01-06



ДМН

Ст. 77 а



05.13.03-09 План работы Учебно-



3 г.

Ст. 34-07

ПН

05.13.03-10 Отчет о работе учебно-


5 л.

Ст. 475

05.13.03-11 Планы работы учебно-

методических комиссий

3 г.

Ст. 34-07

ПН

05.13.03-12 План публикаций учебно-

методических изданий

Пост.

Ст. 46-06

ПН

05.13.03-13 Отчеты о работе учебно-

методических комиссий

5 л.

Ст. 475

05.13.03-14 Отчеты председателей о

работе государственных

аттестационных комиссий.

Пост.

Ст. 07-11

ПН

05.13.03-15 Списки председателей

государственных

аттестационных комиссий,

утвержденные

Депнаучтехполитикой

Минсельхоза России.


ДМН

Ст. 1б



справки)

5 л. ЭПК

Ст. 88







5 л. ЭПК

Ст. 87



5 л. ЭПК

Ст. 33

Ст. 35

05.13.03-19 Журнал регистрации учебно-

методических изданий

5 л.

Ст. 258 г




хранению

Пост.

Ст. 246

80

1 2 3 4 5


Ст.248






описи



ДЗН

Ст.200 а





05.13.03-23 Резерв

05.13.03-24 Резерв

05.13.03-25 Резерв

05.14. Библиотека

05.14-01 Законы, указы,

распоряжения вышестоящих

органов. Копии

ДМН

Ст. 1б





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05




ДМН

Ст. 18 д



05.14-04 Протоколы заседаний и

совещательных органов при

библиотеке

ДМН

Ст. 18 з

05.14-05 Лицензии, сертификаты,

аттестаты на осуществление

основной деятельности.

Постоянно

Ст. 97

05.14-06 Положение о библиотеке. ДМН

Ст.56 а



05.14-07 Положения об отделах,

секторах библиотеки.

Положения об общественных

советах. Положение о залоге.

Пост.

Ст. 57 а

05.14-08 Правила внутреннего

распорядка

1 г.

Ст. 773

ПЗН


работников библиотеки.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



05.14-10 Годовой план работы

библиотеки

Пост.

Ст. 290


библиотеки.

Пост.

Ст. 475

05.14-12 Годовые, полугодовые

статистические отчеты о

работе библиотеки по

требованиям Минобрнауки

Пост.

Ст.469 б, в

81

1 2 3 4 5

05.14-13 Государственные контракты

на поставку товаров,

оказание услуг. Копии

ДМН

Ст. 272


в деле 03.01-12

05.14-14 Документы (доклады,

докладные записки, справки,

сводки, расчеты,

обоснования) представляемые


5л. ЭПК

Ст. 87

05.14-15 Списки эвакуируемых


1 г.

Ст. 882

ПЗН

05.14-16 Прейскуранты, тарифы на

закупку продукции для


3 г

Ст. 297 б

05.14-17 Подборки публикаций о

библиотеке, дипломы,

грамоты, альбомы, буклеты

Постоянно

Ст. 95

05.14-18 Информационные подборки

систем избирательного

распространения

информации и

документационного

обеспечения руководства,

реферативные и

библиографические

подборки, тематические и

библиографические

указатели литературы,

справочные базы данных

ДМН

Ст. 527

В электронной форме

05.14-19 Общероссийские

классификаторы технико-

экономической и социальной

информации

ДЗН

Ст. 528

05.14-20 Типовые нормы по труду ДЗН

Ст. 588 б

05.14-21 Документы (списки,

каталоги, заявки, отчеты,

переписка) об оформлении

годовой подписки на

литературу

1 г.

Ст. 529

После получения

подписной литературы

05.14-22 Документы (книги учета

справочно-информационных

изданий, картотека

периодических изданий,

формуляры, карточки,

журналы, списки, каталоги,

базы данных) учета

материалов библиотеки

До



Ст. 532

82

1 2 3 4 5


обзоры, сводки, докладные,

служебные записки,

справки), предоставляемые

руководству организации.

Копии

5 л. ЭПК

Ст. 87


записки, справки, сведения)

работников структурных


5 л. ЭПК

Ст. 88

05.14-25 Документы (акты,

заключения, донесения,

протоколы) аварийных

комиссий.

10 л.

Ст. 831

05.14-26 Переписка по основной

деятельности с

вышестоящими

организациями.

5 л.

Ст. 33

05.14-27 Журналы, книги учета,

дневники работы отделов.

5 л.

Ст. 477

05.14-28 Акты списания книг и

периодических изданий

10 л.

Ст. 531

05.14-29 Акты, заключения для

внутренних проверок или

проверок отдела

5 л.

Ст.173




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








05.14-36

05.15. Служба организации приема студентов и довузовской подготовки


письма Минобрнауки России

по вопросам приема

студентов в вуз. Копии

ДМН

Ст.1 б

83

1 2 3 4 5





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05









ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07

05.15-04 Протоколы, стенограммы

заседаний приемной

комиссии о зачислении

абитуриентов в вуз:

а) принятых в вуз

б) не принятых в вуз

Ст. 09-05

ПН

5 л.

1 г.


учебного заведения или

выбытия


апелляционной комиссии

5 л.

Ст. 09-06

ПН

05.15-06 Положения службе.

Копия

ДМН

Ст. 56 а



05.15-07 Положения о предметной

экзаменационной комиссии,

апелляционной комиссии

Пост.

Ст. 57 а



ДМН

Ст. 77 а



05.15-09 Планы работы приемной

комиссии

Постоянно

Ст. 290

05.15-10 Отчет о работе приемной

комиссии

Постоянно

Ст. 475

05.15-11 Отчет о работе

подготовительных курсов,

Пост.

Ст. 08-07

ПН

05.15-12 Годовые статистические

отчеты о приеме, движении и

выпуске слушателей

подготовительных курсов

5 л.

Ст.469 б

05.15-13 Отчеты о проведении

вступительных экзаменов в

вуз

10 л. ЭПК

Ст. 09-10

ПН

05.15-14 Журнал посещаемости и

успеваемости слушателей

5 л.

Ст. 08-14

ПН

05.15-15 Расписание занятий на

подготовительных курсах

1 г.

Ст. 08-15

05.15-16 Списки слушателей по

группам

10 л.

Ст. 08-18

ПН


подготовительных

курсов

84

1 2 3 4 5

05.15-17 Документы (докладные

записки, справки, сводки,

сведения) о ходе приема

абитуриентов в вуз

5 л.

Ст. 09-12

ПН

05.15-18 Документы (сводные

ведомости результатов

вступительных экзаменов,

сводки о количестве

зачисленных абитуриентов)

о ходе приема в вуз

5 л.

Ст. 09-13

ПН

05.15-19 Рекламные афиши,

объявления и др.

1 г

Ст. 09-14

ПН


переписка) о размещении и

выпуске рекламы

3 г.

Ст. 545

05.15-21 Документы (коммерческие

предложения, прайс-листы,

анкеты, образцы (модули)

текста рекламы, "www"

страницы (в Интернете) об

оперативной рекламной


ДМН

Ст. 548

05.15-22 Документы (информация,

сведения, сводки, отчеты,

справки) об основной

(профильной) деятельности

организации,

подготовленные для

размещения на Интернет-

сайте

5 л.

Ст. 553


тезисы, отчеты, переписка) о

размещении информации на

Интернет-сайте организации

5 л.

Ст. 556

05.15-24 Гарантийные талоны на

продукцию, технику,

оборудование

1 г.

Ст.760


гарантии

05.15-25 Экзаменационные

ведомости:

а) абитуриентов, прошедших

по конкурсу

б) абитуриентов, не

прошедших по конкурсу

Ст. 09-19

ПН

1 л.

6 мес.


учебного заведения или

выбытия из него

05.15-26 Экзаменационные билеты

по дисциплинам

1 г.

Ст. 09-20

ПН

05.15-27 Расписания вступительных

испытаний

1 г.

Ст. 09-21

ПН

85

1 2 3 4 5

05.15-28 Личные дела абитуриентов,

поступавших, но не

принятых в вуз

1 г.

Ст. 09-23

ПН

После изъятия личных

документов.

Невостребованные

личные документы - 50 л.

05.15-29 Списки абитуриентов,

поступающих в вуз, и

студентов, оплативших

обучение

1 г.

Ст. 09-26

05.15-30 Переписка о приеме и

зачислении в вуз

5 л.

Ст.33, 34,

35

05.15-31 Переписка о проведении

дней открытых дверей,

лекций, выездов в школы и

других мероприятий по

привлечению абитуриентов

в вуз

5 л.

Ст.543

05.15-32 Переписка с гражданами и

учреждениями об условиях

приема в вуз

5 л.

Ст.33, 35

05.15-33 Переписка об организации

курсов и групп по

подготовке лиц,

Поступающих в вуз

5 л.

Ст.35


документов абитуриентов,

Поступающих в вуз

1 г.

Ст. 09-24

ПН




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








05.16. Отдел довузовской подготовки и трудоустройства


письма Минобразования

России, относящиеся к

деятельности отдела. Копии

ДМН

Ст. 1 б

86

1 2 3 4 5





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


Копия

ДМН

Ст.56 а





ДМН

Ст. 77 а



05.16-05 План работы отдела на 2015-

2016 уч. год

Пост.

Ст. 290

05.16-06 Годовой отчет о выполнении

плана работы

Пост.

Ст. 475

05.16-07 Документы (планы-

проспекты, макеты, сценарии

об организации ярмарок

вакансий)

5 лет ЭПК

Ст. 538


сведения, вакансии)

потенциальных

работодателей о потребности

в работниках

5 лет

Ст. 650

05.16-09 Документы (резюме, анкеты,

заявки) студентов

ДМН

Ст. 519

05.16-10 Переписка с учреждениями,

предприятиями и

организациями по вопросам

деятельности отдела

5 лет ЭПК

Ст. 35

05.16-11 Служебные записки


5 лет ЭПК

Ст. 87

05.16-12 Акты сдачи-приемки дел и

материальных ценностей при

смене должностных лиц и

ответственного за

делопроизводство

5 лет

Ст. 79 б



ответственного

и материально





хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а







87

1 2 3 4 5


05.17. Отдел маркетинга и связей с общественностью





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


Копия

ДМН

Ст.56 а





ДМН

Ст. 77 а






хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








06. ПРОРЕКТОР ПО НАУЧНОЙ РАБОТЕ


письма Министерств РФ

по вопросам научной

деятельности университета.

Копии

ДМН

Ст. 1б

06-02 Приказы ректора

университета по научной и

научно-исследовательской

деятельности. Копии.

ДМН

Ст. 19 а



06-03 Распоряжения проректора

по научной и научно-

исследовательской

деятельности. Копии.

ДМН

Ст. 19 а











ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07

88

1 2 3 4 5



ДМН

Ст. 77 а



06-06 Выписки из протоколов

заседания Ученого Совета,

выписки из протоколов

заседания ректората

ДМН

Ст.18




ректора в деле 01-02




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





06-10 Резерв

06-11 Резерв

06-12 Резерв

06.01. Отдел научных исследований

06.01-01 Нормативно-методические

документы по вопросам

организации научно-


университета (положения,

приказы, информация)

3 года

Ст. 27 б

ПЗН

06.01-02 Нормативно-методические


организации научно-


студентов (положения,


3 года

Ст. 27 б

ПЗН


Копия

ДМН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а



06.01-05 Сводный годовой план по


работе университета

Пост.

Ст. 37-04

ПН

06.01-06 Сводный годовой план по


работе студентов


Пост.

Ст. 37-04

ПН

89

1 2 3 4 5

06.01-07 Годовой план научных

конференций профессорско-


Пост.

Ст. 37-04

ПН

06.01-08 Квартальный план научных

командировок

5 л. ЭПК

Ст. 35

НТД

06.01-09 Сводный годовой отчет о


работе университета

Пост.

Ст. 37-08

ПН

06.01-10 Годовые отчеты о научно-

исследовательской работе по

институтам

Пост.

Ст. 23-32-

10 ПН

06.01-11 Годовые отчеты о научно-

исследовательской работе

студентов по кафедрам

Пост.

Ст. 23-32-

10 ПН

06.01-12 Документы по деятельности

научно-технического совета:

план работы

отчет о деятельности

протоколы заседаний

Пост.

Ст. 92 а

Ст. 94

Ст. 95

НТД

06.01-13 Документы по рассмотрению

и присуждению грантов

сотрудникам университета

по научной деятельности

(проекты, заявки, сметы)

Постоянно

Ст.280,

По отклоненным

заявкам – 5 л. ЭПК

06.01-14 Документы о научных

командировках (заявки,

обоснования)

5 лет ЭПК

Ст. 669



командировок – 10 л.

ЭПК

06.01-15 Документы по проведению

конкурсов и конференций:

программы;

протоколы заседаний секций;

выписки решений;

отчеты.

Сметы

Пост.

Ст. 94

Ст. 22 а

Ст. 23

Ст. 309

06.01-16 Документы, подготовленные

к аттестации университета

(списки монографий и

учебных пособий, списки

студенческих публикаций,

информация)

5 лет ЭПК

Ст. 104

После прекращения

аттестации

06.01-17 Сведения о периодических

изданиях, рекомендованных

для публикаций результатов

диссертаций на соискание

ученой степени доктора наук

1 год

Ст. 521 б

90

1 2 3 4 5


научных исследований,

проводимых

университетом, в рамках

аналитической

ведомственной целевой

программы

5 лет

ЭПК

Ст. 266


участия университета в

долгосрочных

региональных целевых

программах

5 лет

ЭПК

Ст. 266


участия университета в

деятельности Российского

фонда фундаментальных

исследований и Российского

гуманитарного научного

фонда

5 лет ЭПК

Ст. 266




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248




архива Санкт-

Петербурга (ЦГА СПб)

сводного годового




ДЗН

Ст. 200 а


передачи дел в архив

или уничтожения

учтенных по





06.01.01. Лаборатория экологического контроля объектов окружающей среды

06.01.01-01 Нормативно-методические


организации работы

лаборатории (положения,


3 года

Ст. 27 б

ПЗН

06.01.01-02 Положение о лаборатории.

Копия

ДМН

Ст. 56 а





Копии

ДМН

Ст. 77 а



91

1 2 3 4 5

06.01.01-05 Годовой отчет о научно-

исследовательской и

методической работе

лаборатории

5 л.

Ст. 469

06.01.01-04 Документы (акты, справки,

счета) о приеме

выполненных работ:

по договорам, контрактам,

соглашениям на работы,

относящиеся к основной

(профильной) деятельности

организации. Копии

Ст. 456 а



соглашения – 5 л.


в деле 03.03-33

06.01.01-07 Документы (информации,

справки, сводки, сведения,

докладные записки) по

основной отраслевой

деятельности лаборатории

Ст. 87

06.01.01-08 Документы (заявки, заказы,

наряды, графики отгрузки,

диспетчерские журналы,

записи поручений, сводки,

сведения) о Поставке

материалов (сырья),

оборудования и другой

продукции

5 л.

Ст. 754


экспериментов и результатов

анализов, документы,

фиксирующие основной

процесс наблюдений

5 лет ЭПК

Ст. 87

НТД




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





06.01.01-12 Резерв

06.01.01-13 Резерв

06.01.01-14 Резерв

92

1 2 3 4 5

06.01.02. Лаборатория управления биотехнологическими системами в агробизнесе

06.01.02-01 Нормативно-методические


организации работы

лаборатории (положения,


3 года

ПЗН

Ст. 27-б

06.01.02-02 Положение о лаборатории.

Копия

ДМН

Ст. 56 а





Копии

ДМН

Ст. 77 а



06.01.02-04 Документы о научных

командировках (заявления,

заявки, обоснования)

5 лет ЭПК

Ст. 669



командировок – 10 л.

ЭПК




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





06.01.02-08 Резерв

06.01.02-09 Резерв

06.01.02-10 Резерв

06.02.Отдел аспирантуры, докторантуры


письма Министерства


вопросам аспирантуры и

докторантуры. Копии.

ДМН

Ст.1 б









ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

93

1 2 3 4 5

06.02-04 Решения Ученого совета вуза

по вопросам аспирантуры и

докторантуры. Копии.

ДМН

Ст. 18 д




комиссий по приему в

аспирантуру

5 лет

Ст. 18 д


аспирантуры или

выбытия из нее

06.02-06 Протоколы заседания

комиссий по приему

кандидатских экзаменов

Постоянно

Ст. 18 д


Копия.

ДМН

Ст.56 а





ДМН

Ст. 77 а



06.02-09 Планы приема в аспирантуру Пост.

Ст.35-07

ПН

06.02-10 Годовой статистический

отчет о работе аспирантуры

и докторантуры (Ф1-НК)

Пост.

Ст. 35-08

ПН

06.02-11 Личные дела аспирантов и

докторантов

75 лет

Ст. 35-11

ПН

15 лет - отчисленных

с 1 курса

06.02-12 Переписка с учреждениями,

организациями и

отдельными лицами по

вопросам аспирантуры и

докторантуры

5 лет ЭПК

Ст. 33, 35

06.02-13 Книги учета аспирантов,

докторантов и соискателей с

указанием специальностей,

кафедр и научных

руководителей;

75 лет

Ст. 695 а

06.02-14 Книга выдачи удостоверений

по форме 2-2

3 г.

Ст. 780

На госхранение

не передается, хранится

в организации




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а







94

1 2 3 4 5


06.03. Служба интеллектуальной собственности

06.03-01 Положение о службе.

Копия


работников службы.

Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а





06.03-02 Договоры об отчуждении

права на получение патента

на изобретение

Пост.

Ст. 672

НТД

Оформляются при

передаче автором права

на получение патента


06.03-03 Охранные грамоты (патенты

РФ) на изобретения,

промышленные образцы,

полезные модели

Пост.

Ст. 590

НТД

06.03-04 Письма и материалы,

подаваемые в Федеральный

институт промышленной

собственности при подаче

заявки на получение патента

на объекты промышленной

собственности

ДМН

Ст. 602

Ст. 584

НТД

06.03-05 Уведомления о

положительной формальной

экспертизе по заявке на

выдачу патента на

изобретение

5 лет

Ст. 549

НТД

06.03-06 Уведомления о Поступлении

и регистрации заявки на

выдачу патента на

изобретение

ДМН

Ст. 602

НТД

06.03-07 Уведомления о

положительной экспертизе

по заявке на выдачу патента


ДМН

Ст. 602

НТД

06.03-08 Уведомления об оплате

патентных пошлин

ДМН

Ст. 602

НТД




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248







95

1 2 3 4 5



ДЗН

Ст. 200 а








06.04. Научно-исследовательский институт управления технологическими системами в АПК

06.04-01 Положение об институте.

Копия


работников института.

Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а








хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








06.05. Научно-производственный консультационный центр

06.05-01 Положение о центре.

Копия


работников Центра.

Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а








хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а






96

1 2 3 4 5



06.06. Редакционно-издательский отдел





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

06.06-02 Положение о редакционно-

издательском отделе.

Копия

ДМН

Ст.56 а




работников редакционно-

издательского отдела. Копии

ДМН

Ст. 77 а



06.06-04 Отчет работы редакционно-

издательского отдела за


Постоянно

Ст. 475

06.06-05 Отзывы, экспертные

заключения на рукописи по

учебной литературе

5 лет ЭПК

Ст. 713


заседаний методического

совета СПб ГАУ

ДМН

Ст. 18 д

Протоколы – в

методическом отделе

в деле 05.13.03-06


смене должностных лиц

5 лет.

Ст. 79 б


должностного лица




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








97

1 2 3 4 5

07. ПРОРЕКТОР ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ

07-01 Приказы и инструктивные

письма Министерств РФ.

Копии.

ДМН

Ст. 1 б





Копии

ДМН

Ст. 19 а



в деле 02.02-05

07-03 Устав СПбГАУ.

Копии.

ДМН

Ст.50

Подлинник


в деле 02.02-06



ДМН

Ст. 77 а



07-05 Годовой план по

воспитательной работе

5 л.

Ст. 290

07-06 Отчеты (о выполнении

приказов, распоряжений, о

проведенных мероприятиях)

5 л.

Ст. 21

07-07 Документы по

воспитательной работе

(переписка с другими

организациями, заявки,

планы мероприятий по

воспитательной работе)

5 л.

Ст. 991

07-08 Документы по

психологической поддержке

(справки, служебные

записки, переписка)

5 л.

Ст. 89

07-09 Документы о

стипендиальном

обеспечении обучающихся

(представления, списки,

переписка)

5л.

Ст. 729

07-10 Документы о нарушителях

(служебные и докладные

записки, переписка с

профильными службами и

гражданами о фактах

нарушений)

5л.

Ст. 89

07-11 Благодарности обучающимся

и сотрудникам о проведении

и участии в мероприятиях.

Копии.

ДМН

Ст. 656 а

Подлинники - у научно-

педагогических

работников и

обучающихся. Копии

хранятся в составе

личных дел

07-12 Документы по пожарной

безопасности (приказы,

служебные записки от

структурных подразделений)

5 л.

Ст. 603

98

1 2 3 4 5

07-13 Документы по охране труда

и технике безопасности

(служебные записки,

переписка с др.


охраны труда и технике

безопасности)

5 л.

Ст. 603

07-14 Переписка по основным

вопросам деятельности,

относящиеся к компетенции

проректора (поступающие

документы)

5 л. ЭПК

Ст. 32, 33,

35, 84

07-15 Переписка по основным

вопросам деятельности,

относящиеся к компетенции

проректора (отправляемые

документы)

5 л. ЭПК

Ст. 32, 33,

35, 84


поступающих документов

5 л.

Ст. 258 г



5 л.

Ст. 258 г




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





07-21 Резерв

07-22 Резерв

07-23 Резерв

07.01. Отдел воспитательной работы и молодежной политики





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


сотрудников отдела. Копии

ДМН

Ст. 77 а



07.01-03 Положения об отделе Пост.

Ст. 56 а



в деле 02-01-17

99

1 2 3 4 5

07.01-04 Планы работы отдела

воспитательной работы и

молодёжной политики

(ежегодные, ежемесячные)

Пост.

Ст. 287

07.01-05 Документы по деятельности

отдела воспитательной

работы и молодёжной

политики

Пост.

Ст. 83

07.01-06 Договоры, соглашения Пост.

Ст. 492




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








07.01.01. Центр молодежных инициатив


Копия

ДМН

Ст. 56 а




сотрудников центра. Копии

ДМН

Ст. 77 а






хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





07.01.01-06 Резерв

07.01.01-07 Резерв

07.01.01-08 Резерв

100

1 2 3 4 5

07.02. Здравпункт

07.02-01 Приказы и указания

Министерств РФ. Копии

ДМН

Ст. 19 б





Копии

ДМН

Ст. 19 а



в деле 02.02-05


зачислении студентов. Копии

ДМН

Ст. 19 а



07.02-04 Положение о здравпункте.

Копия

Пост.

Ст. 56 а




работников здравпункта.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



07.02-06 Планы работы медицинского

пункта

Пост.

Ст. 290

07.02-07 Медицинские карты

амбулаторных больных

5 л.

Ст. 37 -

Минздрав

Приказ Министерства

здравоохранения СССР

от 31.12.87г. № 1338


листков нетрудоспособности

3 г.

Ст. 259 г


справок о

нетрудоспособности


3 г.

Ст. 259 г

07.02-10 Журнал заседаний

врачебной комиссии

5 л.

Ст.59



месте

10 л.

Ст. 626 б




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








101

1 2 3 4 5

07.03. Музей СПбГАУ

07.03-01 Положение о Музейном

фонде РФ. Копия.

ДМН

Ст. 1 б


ректора по направлению


ДМН

Ст. 19 б



в деле 02.02-05

07.03-03 Постановления Учёного

Совета СПбГАУ. Копии.

ДМН

Ст. 18 б



07.03-04 Положение о музее.

Копия

Пост.

Ст. 56 а




работников музея. Копии

ДМН

Ст. 77 а



07.03-06 Книга учёта поступлений

экспонатов основного фонда

5 л.

Ст. 765

07.03-07 Книга учёта поступлений

экспонатов научно-

вспомогательного фонда

5 л.

Ст. 765




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








08. УПРАВЛЕНИЕ ЭКСПЛУАТАЦИИ И ИНЖЕНЕРНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ


ректора и проректоров по


Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


Копии

ДМН

Ст. 56 а





Копии

ДМН

Ст. 77 а



08-04 Инструкции по охране труда

работников УЭ и ИО

Пост.

Ст. 27

08-05 Протоколы проверки знаний 5 л.

Ст. 625

102

1 2 3 4 5

08-06 Исполнительные схемы,

проектная и техническая

документация

Пост.

Ст. 791

08-07 Переписка с поставщиками

коммунальных услуг

5 л. ЭПК

Ст. 35

08-08 Акты сдачи-приемки дел и





5 л.

Ст. 79 б









хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





08-12 Резерв

08-13 Резерв

08-14 Резерв

08.01. Служба главного энергетика




Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

08.01-02 Положение о службе. Копии ДМН

Ст.56 а





ДМН

Ст. 77 а



08.01-04 Инструкции по охране труда

работников службы

Пост.

Ст. 27а

08.01-05 Протоколы

профилактических

испытаний электроустановок

10 л.

Ст. 1299

До списания

оборудования

08.01-06 Протоколы проверки знаний 5 л.

Ст. 625

08.01-07 Отчеты по потреблению

электроэнергии,

ежемесячные

3 г.

Ст. 816

08.01-08 Исполнительные схемы

силовой и световой

электросети

Пост.

Ст. 791

103

1 2 3 4 5

08.01-09 Документы (копии

договоров, паспорта сдачи

отходов) на утилизацию

люминесцентных ламп

3 г.

Ст. 820


в ПЭО в деле 03.01-12

08.01-10 Документы (паспорта

зданий) по обслуживанию

учебных корпусов

5 л. ЭПК

Ст. 802

После ликвидации

зданий


зданий) по обслуживанию

общежитий

5 л. ЭПК

Ст. 802

После ликвидации

зданий

08.01-12 Документы (копии

договоров, переписка) по

работе с Петербургской

сбытовой компанией

5 л. ЭПК

Ст. 35

08.01-13 Договоры по

электроснабжению с

дополнительными

соглашениями. Копии

ДМН

Ст. 815



08.01-14 Документы о материальной

ответственности лиц отдела

(договор о материальной

ответственности,

акты о приеме, сдаче,

списании имущества и

материалов, квитанции,

накладные). Копии

ДМН

Ст. 457

Ст. 362

Подлинники в отделе по

учету расходов в деле

03.03-24

Подлинники в отделе по

учету расходов в деле

03.03-33



08.01-15 Журнал учета и содержания

защитных средств

До

списания

средств

08.01-16 Журнал учета инструктажа

на рабочем месте

10 л.

Ст. 626 б

08.01-17 Акты сдачи-приемки дел и





5 л.

Ст. 79 б









хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





104

1 2 3 4 5




08.02. Служба главного инженера




Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

08.02-02 Положение о службе ДМН

Ст.56 а





ДМН

Ст. 77 а



08.02-04 Инструкции по охране труда

работников службы

Пост.

Ст. 27

08.02-05 Протоколы проверки знаний 5 л.

Ст. 625

08.02-06 Исполнительные схемы

тепловых, водопроводных,

газовых сетей

Пост.

Ст. 791

08.02-07 Журнал учета инструктажа

на рабочем месте

10 л.

Ст. 626 б




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








08.02.01. Гараж




Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

08.02.01-02 Положение о гараже.

Копии.


работников гаража.

Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а





08.02.01-03 Инструкции по охране труда


Пост.

Ст. 27

105

1 2 3 4 5

08.02.01-04 Отчеты о расходовании

топлива. Копии

ДМН

Ст. 840



08.02.01-05 Паспорта транспортных

средств

Ст. 836 До списания

транспортных средств

08.02.01-06 Договоры на ремонт и

обслуживание

автотранспорта. Копии

ДМН

Ст. 838



08.02.01-07 Книга учета путевых листов 5 л.

Ст. 844

08.02.01-08 График технического

обслуживания и ремонта

автотранспорта

3 г.

Ст. 838

08.02.01-09 Карточки учета выдачи

бензина

1 г.

Ст. 840

После проверки

(ревизии)

08.02.01-10 Служебные записки


5 л. ЭПК

Ст. 87

08.02.01-11 Заявки на выделение

автотранспорта

1 г.

Ст. 828

08.02.01-12 Акты списания


3 г.

Ст. 837

После списания


08.02.01-13 Акты на замену спидометров 3 г.

Ст. 838



месте

10 л.

Ст. 626 б




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





08.02.01-18 Резерв

08.02.01-19 Резерв

08.02.01-20 Резерв

08.02.02. Газовая котельная

08.02.02-01 Федеральный закон

о промышленной

безопасности опасных

производственных объектов

ДМН 1 б




Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

106

1 2 3 4 5

08.02.02-03 Положения о газовой службе. ДМН

Ст.56 а




работников газовой службы.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



08.02.02-05 Инструкции по

эксплуатации, охране труда и

технике безопасности

3 г.

Ст. 27 б

ПЗН

08.02.02-06 Режимные карты

оборудования и отчет по

наладочным испытаниям

1 раз в

5 лет

08.02.02-07 Правила технической

эксплуатации тепловых

энергоустановок

3 г.

Ст. 27 б

ПЗН

08.02.02-08 Правила безопасности

систем газораспределения и

газопотребления

3 г.

Ст. 27 б

ПЗН

08.02.02-09 Журналы проведения

инструктажей,

противоаварийных и

противопожарных

тренировок

10 л.

Ст. 626 б

08.02.02-10 Журнал по эксплуатации

тепловых энергоустановок

(оперативный журнал)

ДЗН




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





08.02.02-14 Резерв

08.02.02-15 Резерв

08.02.02-16 Резерв

08.02.03. Стройгруппа




Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

107

1 2 3 4 5

08.02.03-02 Положение о стройгруппе.

Копия


работников стройгруппы.

Копии

ДМН

Ст.56 а

ДМН

Ст. 77 а





08.02.03-03 Инструкции по

эксплуатации, охране труда и

технике безопасности

3 г.

Ст. 27 б

ПЗН

08.02.03-04 Служебные записки,

представляемые руководству


5л. ЭПК

Ст.87

08.02.03-05 Описи на дела, переданные в


3 г.

Ст. 248

В архиве университета

08.02.03-06 Акты об уничтожении дел Пост.

Ст. 246



ДЗН

Ст. 200 а





08.02.03-08 Резерв

08.02.03-09 Резерв

08.02.03-10 Резерв

08.03. Администрация студенческого городка





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

08.03-02 Положение об

администрации. Копии


работников администрации.

Копии.

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а






жилищно-бытовой

комиссии

5 л. ЭПК

Ст. 18з


общежитий студгородка).

Копии

ДМН


капитального

строительства в деле

09.01-12

08.03-05 Списки студентов

аспирантов, сотрудников,

проживающих в

общежитиях университета.

5 л.

Ст. 732

08.03-06 Акты проверок общежитий 5 л. ЭПК

Ст.811

08.03-07 Письма, поступающие

от организаций, учреждений,

граждан по вопросам работы

студенческого городка

5 л. ЭПК

Ст. 35

108

1 2 3 4 5

08.03-08 Документы (заявления,


распоряжения) о порядке

заселения в комнаты

повышенной комфортности

5 л.

Ст.926

08.03-09 Служебные и докладные

записки от физических лиц,


по вопросам деятельности

администрации

студенческого городка.

5 л.

Ст.88


заявлений

о предоставлении мест

в общежитии

10 л.

Ст. 927

После предоставлении

жилой площади




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОБЩЕЖИТИЙ

Заголовок дела, сроки хранения и номер статьи по перечню одинаковы для всех общежитий

08.03.01. Общежитие № 1

08.03.02. Общежитие № 3

08.03.03. Общежитие № 6

08.03.04. Общежитие № 7

08.03.05. Общежитие № 8

08.03.06. Общежитие № 9

08.03.07. Общежитие № 10

08.03.08. Общежитие № 11

08.03.09. Общежитие № 12

08.03.10. Общежитие № 13

08.03.11. Общежитие № 14

-01 Приказы и распоряжения




Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

109

1 2 3 4 5

-02 Положение о студенческом

общежитии. Копия


работников общежития.

Копии.

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а





-03 Инструкции по охране

труда, технике

безопасности и пожарной

безопасности.

3 г.

Ст. 27б

ПЗН

-04 Журналы регистрации

инструктажа по охране

труда и технике


10 л.

Ст. 626 б

-05 Журналы регистрации


безопасности.

3 г.

Ст. 870

-06 Списки студентов

аспирантов, сотрудников,

проживающих в

общежитии университета.

План общежития.

5 л.

Ст. 732

-07 Акты о выделении к



хранению

Пост.

Ст. 246

-08 Описи дел, сданных в архив 3 г.

Ст. 248







-09 Выписка из номенклатуры


ДЗН

Ст. 200 а





-10 Резерв

-11 Резерв

-12 Резерв

09. УПРАВЛЕНИЕ РАЗВИТИЯ И КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА

09.01. Отдел капитального строительства

09.01-01 Распорядительные





отдела

Ст. 1 б

ДМН

09.01-02 Распоряжения ТУ

Росимущества по


Ст. 1 б

ДМН

110

1 2 3 4 5





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

09.01-04 Протоколы заседаний по

строительству и

реконструкции объектов

недвижимости

5 л.

Ст.1026

НТД

09.01-05 Положение об управлении.

Копия

ДМН

Ст.56 а

Подлинник


02.01-17

09.01-06 Положения ОКС, договорной

службы. Копии

ДМН

Ст.56 а

Подлинник


02.01-17



ДМН

Ст. 77 а



09.01-08 Годовой план капитального и

текущего ремонта

Копии

ДМН

Ст. 314 б

Подлинник


09.01-09 Отчеты по объектам

недвижимого имущества

Копии

5 л. ЭПК

Ст. 352 а

Подлинник

в ФЭУ в деле 03-06

09.01-10 Кадастровые паспорта,

выписки объектов

надвижимости, ПОНы

Пост.

Ст. 798

НТД

09.01-11 Выписки из реестра

федерального имущества.

ДМН

Ст. 786

НТД

09.01-12 Техническая документация

на объекты недвижимости

Ст. 984

НТД

До ликвидации





оперативного управления

ДМН

Ст. 125






постоянного (бессрочного)

пользования

ДМН

Ст. 185



09.01-15 Сведения о недвижимом

имуществе. Карта 1.1, 1.2

Пост.

Ст. 799

09.01-16 Положительные заключения

госэкспертизы на

реконструкцию и

строительство объектов

недвижимости.

Пост.

Ст. 960

НТД

09.01-17 Разрешения на

строительство,

реконструкцию объектов


Пост.

Ст. 960

НТД

111

1 2 3 4 5

09.01-18 Разрешение, заключения на

ввод в эксплуатацию объекта

недвижимости

Пост.

Ст. 960

НТД

09.01-19 Проектная документация

(стадия П), проектная и

рабочая документация

(стадия Р) на строительство

объекта недвижимости

До сноса

здания

Ст. 473

НТД

09.01-20 Государственные контракты

на строительство,



Дополнительное к ним

соглашение. Копии

ДМН

Ст. 956 а

НТД



09.01-21 Сметы на строительство и



5 л.

Ст. 456 а, б

09.01-22 Исполнительная

документация по

строительству и

реконструкции объектов.

До сноса

здания

Ст.473

НТД

09.01-23 Документы (письма,

служебные записки и др.)

УР и КС

5 л. ЭПК

Ст. 88

09.01-24 Акты проверок УР и КС

Копии

ДМН

Ст. 173 б

Подлинники – у

проверяющего




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








09.02. Договорная служба

09.02-01 Приказы, распоряжения по


Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02-02-05

112

1 2 3 4 5

09.02-02 Поручения руководства

университета (справки,

докладные, служебные

записки, заключения по их

выполнению)

5 л. ЭПК

Ст. 7

Срок хранения

поручений,

оформленных визой

на документе,

соответствует сроку

хранения документа

09.02-03 Распорядительные,





отдела. Копии

ДМН

Ст. 27 б



ДМН

Ст. 77 а




доклады, отчеты, переписка)

о выполнении приказов,

распоряжений

5 л. ЭПК

Ст. 21

09.02-06 Документы (докладные,


сведения, справки, сводки,

отчеты) о снятии документов

с контроля и о продлении

сроков их исполнения

1 г.

Ст. 203

После снятия с контроля


обоснования, заключения,

нормативные индикаторы,

калькуляции) о разработке,

применении цен и тарифов и

их корректировке по месту

разработки

Пост

Ст. 299

09.02-08 Документы (проекты,

предложения, заключения,

справки, сведения,

информации, расчеты,

переписка) о подготовке

контрактов, договоров,

соглашений

10 л. ЭПК

Ст. 493

09.02-09 Договоры, соглашения о

приеме и сдачи зданий,

помещений в аренду

(субаренду); документы

(акты, планы, схемы) к ним

10 л.

5 л.

Ст. 791

10 л.- бюджетные

5 л.- внебюджетные

09.02-10 Протоколы разногласий по

договорам

5 л. ЭПК

Ст. 437



09.02-11 Справки, расчеты по

прогнозированию цен

5 л.

Ст. 298

09.02-12 Индивидуальные отчеты


1г.

Ст. 476

113

1 2 3 4 5

09.02-13 Контракты, договоры,

соглашения; документы

(особые условия, правовые

заключения и др.) к ним

Пост

Ст. 492

09.02-14 Переписка с Минсельхозом

РФ по направлению


5 л.

ДМН

Ст. 33



(профильным) направлениям


5 л.

ДМН

Ст. 35

09.02-16 Переписка о сдаче и приеме

зданий помещений в аренду

5 л. ЭПК

Ст. 800

09.02-17 Акты приема и передачи

зданий, помещений и

другого имущества в

пользование, распоряжение,

аренду от юридических и

физических лиц

10 л.

5 л.

Ст. 801

10 л. - бюджетные

5 л. - внебюджетные




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








10. КОНТРАКТНАЯ СЛУЖБА

10-01 Распорядительные





службы

ДМН

Ст. 1 б

Хранятся в электронном

виде





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

10-03 Положение о службе. Копия ДЗН

Ст.56 а



114

1 2 3 4 5

10-04 Положения, приказы по

организации закупок

товаров, оказание услуг,

выполнение работ

Пост.

Ст.274



ДМН

Ст. 77 а



10-06 Годовые планы по закупкам

материалов структурных

подразделений организации

5 л.

Ст. 290

10-07 Отчеты об остатках,

поступлении и расходовании

материалов (сырья),

продукции, оборудования

5 л.

Ст. 761

10-08 Государственные,

муниципальные контракты

на Поставку товаров,

выполнение работ, оказание

услуг

ДМН

Ст. 272

В электронном виде.


в деле 03.01-12


открытых конкурсов

(документация, протоколы,

заявки, уведомления,

переписка)

5 л.

Ст.273 а


открытых аукционов в

электронной форме

(документация, протоколы,

заявки, переписка)

5 л.

Ст.273 а


запросов котировок

(извещения, заявки,

протоколы, переписка)

5 л.

Ст.273 а

10-12 Документы (сводные

ведомости, таблицы,

расчеты) о потребности в

материалах (сырье),

оборудовании, продукции

5 л.

Ст. 753

10-13 Документы о размещении

заказов (заявки, сводки,

сведения) о поставке

материалов, оборудования и

другой продукции по

контрактам

5 л.

Ст. 754

10-14 Документы (акты,

сертификаты, заключения,

справки) о качестве

поступающих материалов

(сырья), продукции,

оборудования

5 л.

Ст. 759

115

1 2 3 4 5

10-15 Документы (справки,

докладные, служебные

записки работников

структурных подразделений,

заключения по их

выполнению)

5 л.

Ст. 88

10-16 Документы (сводные

таблицы и графики

(мониторинга) движения цен

на рынке, справки, доклады,

сведения) о маркетинговых

исследованиях

5 л.

Ст. 518

10-17 Списки поставщиков и

потребителей

5 л.

Ст. 750

10-18 Заявки на материально-

техническое обеспечение

подразделений по договорам

5 л.

Ст. 754

10-19 Гарантийные талоны на

продукцию, технику,

оборудование

1 г.

Ст.760

После окончания срока

гарантии

10-20 Требования-накладные об

отпуске товаров со складов и

отгрузке продукции

5 л.

Ст. 762

Календарный месяц

на складе потом сдаются

в бухгалтерию

10-21 Общероссийские

классификаторы технико-

экономической и социальной

информации

ДЗН

Ст. 528б

В электронном виде

10-22 Первичные учетные

документы (авансовые

отчеты, переписка и др.)

Копии

5 л.

Ст. 362

В электронном виде


в деле 03.03-30

10-23 Переписка по вопросам

материально-технического

обеспечения деятельности

5 л.

Ст. 749

В бумажных

и электронных носителях

сети Интернет


протоколов комиссии по

размещению заказов путем

запроса котировок

5 л.

Ст. 276




открытого аукциона в

электронной форме

5 л.

Ст. 276




открытого конкурса

5 л.

Ст. 276

116

1 2 3 4 5


представителей организаций,

подавших заявку,

прибывших на процедуру

вскрытия конвертов с

заявками на участие в

запросе котировок

5 л.

Ст. 277


представителей организаций,

подавших заявку,

прибывших на процедуру

вскрытия конвертов с

заявками на участие в

открытом конкурсе

5 л.

Ст. 277

10-29 Журнал регистрации заявок

на участие в запросе

котировок

5 л.

Ст.278


на участие в открытом

аукционе в электронной

форме

5 л.

Ст. 278


на участие в открытом

конкурсе

5 л.

Ст.278

10-32 Журналы учета материалов

(сырья), продукции и

оборудования,

отправляемых потребителям

5 л.

Ст. 758

10-33 Кладовые и амбарные книги,

требования, об учете

прихода, расхода, наличия

остатков материалов (сырья),

продукции, оборудования на

складе

5 л.

Ст. 765




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





10-37 Резерв

10-38 Резерв

10-39 Резерв

117

1 2 3 4 5

11. ЦЕНТР МЕЖДУНАРОДНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И МЕЖДУНАРОДНЫХ ПРОЕКТОВ

11-01 Законодательство РФ,

документы Правительства

РФ и Министерства

сельского хозяйства РФ,

Минобрнауки РФ, МИД РФ,

других федеральных и

региональных органов по

вопросам международной

деятельности и образования.

Копии

ДМН

Ст. 1 а

11-02 Законодательство РФ по

миграционным вопросам.

Инструкции, распоряжения

УФМС России по Санкт-

Петербургу и Ленинградской

области. Копии

ДМН

Ст. 1 а




Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

11-04 Положение о центре.

Копия

ДЗН

Ст. 56 а





ДМН

Ст. 77 а



11-06 Статистические отчеты о

численности иностранных

студентов

5 л.

Ст. 469

11-07 Статистические отчеты о

международной

деятельности СПбГАУ и

презентации

5 л.

Ст. 469

11-08 Квитанции об оплате за

обучение иностранных

граждан, обучающихся по

программам предвузовской

подготовки за текущий год.

Копии

5 л.

Ст. 362

Подлинник у

плательщика

11-09 Годовые планы работы

сотрудников ЦМД и МП,

отчёты об их выполнении

1 г.

Ст. 291

11-10 Отчеты представителей

СПбГАУ об участии в работе

международных организаций

(конгрессов, сессий,

пленумов, форумов и др.)

Пост.

Ст. 501

118

1 2 3 4 5

11-11 Документы (программы,

планы проведения встреч,

графики заявки,

приглашения, переписка) об

организации приема и

пребывания представителей

зарубежных и российских

организаций

5 л. ЭПК

Ст. 509

11-12 Документы (программы,

планы, акты, протоколы,

переписка) об обучении,

стажировке иностранных

специалистов в Российской

Федерации и российских

специалистов за рубежом

5 л. ЭПК

Ст. 509

11-13 Контракты, договоры,

соглашения, о

сотрудничестве, договоры -

намерения об

экономических, научных,

культурных и иных связях;

документы (особые условия,

протоколы разногласий,

обоснования, правовые

заключения и др.) к ним

Пост.

Ст. 492

11-14 Личные дела иностранных

граждан – слушателей

курсов предвузовской

подготовки

75 л. ЭПК

Ст. 656 б

11-15 Переписка (поступающие и

отправляемые документы) с


международной деятельности

СПбГАУ

5 л. ЭПК

Ст. 35

11-16 Журнал постановки на

миграционный учет

75 л. ЭПК

Ст. 656 б

11-17 Журнал оформления и

выдачи приглашений для

оформления въездных виз в

РФ

5 л.

Ст. 689

11-18 Служебные записки,

докладные, объяснительные

записки, заявления

5 л. ЭПК

Ст. 88

11-19 Акты проверок УФМС Пост.

Ст. 174 а





119

1 2 3 4 5

11-20 Акты сдачи-приемки дел при

смене сотрудников

5 л.

Ст. 79









хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





11-24 Резерв

11-25 Резерв

11-26 Резерв

12. УЧЕНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

12-01 Приказы и инструктивные


образования и науки РФ;

нормативные документы

Высшей аттестационной

комиссии о деятельности

диссертационных советов;

Положение о порядке

присвоения ученых званий.

Копии.

ДМН

Ст.1б


Ученого совета университета

и приложения к ним

Постоянно,

Ст.18 д

12-03 Положение об Ученом

совете вуза.

Пост.

Ст. 57 а

12-04 Положения об Ученом

совете институтов. Копии

ДМН

Ст. 57 а




05.13.01-03



ДМН

Ст. 77 а



12-06 Годовой план работы Совета

университета и Советов

институтов и факультетов


Отчет о работе Совета

университета и Советов

институтов и факультетов

5 л.

Ст. 290

Ст. 475

120

1 2 3 4 5

12-07 Аттестационные дела

соискателей,

представленных к

присуждению ученых

степеней

75 лет

Ст. 698

2-ой экземпляр

1-ый экземпляр –

отправляется в ВАК

12-08 Аттестационные дела

соискателей ученого звания

по кафедре

75 лет

Ст. 698

12-09 Журнал регистрации выдачи

дипломов кандидатов наук

Ст. 35-16

ПН

На хранение

в государственный архив

не передается

12-10 Журнал регистрации выдачи

аттестатов ученого звания

профессора и доцента

Ст. 35-16

ПН

На хранение

в государственный архив

не передается

12-11 Бюллетени тайного

голосования Совета

15 лет

Ст.696




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





12-15 Резерв

12-16 Резерв

12-17 Резерв

13. УПРАВЛЕНИЕ ПО БЕЗОПАСНОСТИ

13-01 Законы, указы Президента,

Постановления

Правительства РФ

ДМН

Ст. 1 б

13-02 Приказы и указания

Министерств РФ

ДМН

Ст. 19 б





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


Положение о службе охраны

труда и безопасности.

Положение о штабе ГО и ЧС.

Копия

Пост.

Ст. 56 а

Подлинник


в деле 02.01-17

121

1 2 3 4 5


сотрудников управления.

Копии

ДМН

Ст. 77 а






хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





13-09 Резерв

13-10 Резерв

13-11 Резерв

13.01. Служба охраны труда и безопасности

13.01-01 Законы, указы Президента,

Постановления

Правительства РФ

ДМН

Ст. 1 б

13.01-02 Приказы и указания

Министерств РФ

ДМН

Ст. 19 б





Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05


зачислении студентов и

принятии сотрудников на

работу. Копии.

ДМН

Ст. 19 а

Ст. 19 б


отделе в деле 02.02.02,


02.01.03.

13.01-05 Инструкции по охране труда Пост.

Ст. 27 а

13.01-06 Инструкции по пожарной


Пост.

Ст. 27 а

13.01-07 Акты предписаний

(проверок) по охране труда,

планы (отчеты) об их

выполнении.

5 л. ЭПК

Ст. 603

13.01-08 Материалы аттестации

рабочих мест

45 л. ЭПК

Ст. 602

13.01-09 Документы по обучению и

проверке знаний по охране

труда

5 л.

Ст. 705

122

1 2 3 4 5

13.01-10 Перечень работ (профессий)

с вредными и опасными

условиями туда, документы

о доплатах и компенсациях

Пост.

Ст. 612

13.01-11 Документы об обеспечении

сотрудников спец. одеждой,

обувью и СИЗ.

3 г.

Ст. 637

13.01-12 Материалы медицинских

осмотров сотрудников.

ДЗН

Ст. 645 б

13.01-13 Документы (акты, материалы

расследований, отчеты и др.)

о несчастных случаях

75 л. ЭПК

Ст. 632 а

13.01-14 Документы о проведении

производственного контроля

5 л. ЭПК

Ст. 173 б

13.01-15 Соглашение работодателя и

профсоюзной организации

по вопросам охраны труда

5 л. ЭКП

Ст. 996



(профильным) направления

деятельности.

5 л. ЭКП

Ст. 35

13.01-17 Журнал инструктажа по

охране труда

10 л.

Ст. 626 б

13.01-18 Журнал инструктажа по

пожарной безопасности

3 г.

Ст. 870

13.01-19 Журнал учета выдачи

инструкций по охране труда

10 л.

Ст. 626 б


несчастных случаев на

производстве

Пост.

Ст. 630




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








123

1 2 3 4 5

13.01.01. Служба сторожевой охраны

13.01.01-01 Журнал учета проверки

охранной сигнализации

3 г.

Ст. 820




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





13.01.01-05 Резерв

13.01.01-06 Резерв

13.01.01-07 Резерв

13.01.02. Бюро пропусков

13.01.02-01 Приказы ректора о

зачислении студентов и

принятии сотрудников на

работу. Копии.

ДМН

Ст. 19 а

Ст. 19 б


отделе в деле 02.02.02,


02.01.03.

13.01.02-02 Журнал учета выдачи

пропусков обучающимся

1 г.

Ст. 779

13.01.02-03 Журнал учета выдачи

пропусков сотрудникам

1 г.

Ст. 779




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а





13.01.02-07 Резерв

13.01.02-08 Резерв

13.01.02-09 Резерв

124

1 2 3 4 5

13.02. Штаб ГО и ЧС

13.02-01 Приказы ректора –

руководителя гражданской

обороны СПбГАУ по

вопросам ГО и ЧС. Копии

ДМН

Ст. 19 а



13.02-02 Положение о штабе ГО и ЧС.

Копия

Пост.

Ст. 56 а




сотрудников штаба. Копии

ДМН

Ст. 77 а



13.02-04 План основных мероприятий

СПбГАУ в области

гражданской обороны,

предупреждения и

ликвидации чрезвычайных

ситуаций, обеспечения

пожарной безопасности и

безопасности людей на

водных объектах

5 л. ЭПК

Ст. 862

13.02-05 План гражданской обороны

и защиты населения

СПбГАУ

5 л. ЭПК

Ст. 862

13.02-06 План действий по

предупреждению и


ситуаций природного и

техногенного характера в

СПбГАУ

5 л. ЭПК

Ст. 862

13.02-07 План работы комиссии по

предупреждению и


ситуаций (КЧС)

5 л. ЭПК

Ст. 862




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст. 200 а








125

1 2 3 4 5

13.03. Помощник ректора по безопасности




Копии

ДМН

Ст. 19 а



и в деле 02.02-05

13.03-02 Должностные инструкции.

Копии

ДМН

Ст. 77 а





3 г.

Ст. 248

В архиве университета


Ст. 246



ДЗН

Ст. 200 а








14. КОЛЛЕДЖ






ДМН

Ст. 1б





Копии

ДМН

Ст. 19 а, б



и в деле 02.02-05

14-03 Распоряжения директора

колледжа

ДМН

Ст. 19 в









ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07

14-05 Положение о колледже.

Копия

ДМН

Ст. 56 а



качества в деле 05.13.01-

03


работников колледжа. Копии

ДМН

Ст. 77 а



126

1 2 3 4 5


Государственной

экзаменационной комиссии

Пост.

Ст. 18 д

14-08 Протоколы заседания

учебно-методической

комиссии

Пост.

Ст. 18 д

14-09 Рабочий учебный план по

реализуемому направлению

ДМН

Ст. 711 а

Подлинник в центре



14-10 Личные дела обучающихся 75 лет

Ст. 40-13

ПН

14-11 Расписание учебных занятий 1 г.

Ст. 07-09

ПН

14-12 Аттестационные ведомости 5 л.

Ст. 705

14-13 Журнал посещаемости

занятий обучающимися по

группам

5 л.

Ст. 11-21-19

ПН

14-14 Журнал контроля текущей

успеваемости обучающихся

5л

Ст. 11-21-19

ПН


инструктажа по технике


10 лет

Ст. 626 б




3 г.

Ст. 870




хранению

Пост.

Ст. 246


Ст. 248









ДЗН

Ст.200 а





14-20 Резерв

14-21 Резерв

14-21 Резерв

127

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году

По срокам хранения Всего в том числе

переходящие с отметкой

«ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет

включительно)

ИТОГО

128

Приложение № 1


ДЕКАНАТОВ ИНСТИТУТОВ

Заголовок дела, сроки хранения и номер статьи по перечню одинаковы

для институтов.

Перечень институтов:

05.01. Агротехнологий почвоведения и экологии;

05.02. Технических систем, сервиса и энергетики;

05.03. Биотехнологий

05.04. Землеустройства и строительства

05.05. Технолого-экономический институт

129

ВВЕДЕНИЕ

В состав Университета входят филиал, институты, Академия, центры,

колледж, отделения, кафедры, отдел аспирантуры и докторантуры, учебные,

научные, информационно-аналитические подразделения, внеучебной

и воспитательной работы, довузовской подготовки, учебные базы практик,

библиотека, издательство, редакции журналов и малотиражных газет, управления

и иные структурные подразделения, осуществляющие образовательную, научную,

научно-исследовательскую, методическую, редакционно-издательскую,

финансово-экономическую, информационно - аналитическую, производственную

и иную деятельность, предусмотренную законодательством Российской Федерации

и Уставом СПбГАУ.

В состав Университета также входят объекты производственной

и социальной инфраструктуры, в том числе общежития, физкультурно-спортивные

клубы и другие структурные подразделения.

Институт является структурным подразделением Университета.

Состав структурных подразделений института определяется наличием спроса

на услуги и утверждается приказом ректора Университета. Для организации

учебной и научной работы по отдельным формам обучения и направлениям

подготовки в составе института могут образовываться отделения, кафедры

(Положение о кафедре), лаборатории, центры и другие научные и учебные

подразделения.

Далее представлены номенклатуры дел институтов, центров, колледжа,

отделений институтов, выпускающих кафедр, общепрофессиональных

и общеуниверситетских кафедр.

Номенклатура дел является обязательной для каждого деканата института,

отделения и кафедры. В деятельности учебных подразделений могут вноситься не

включенные в номенклатуру дела, отражающие специфику работы деканатов,

отделений, кафедр, которые должны быть вписаны в номенклатуру под

резервными номерами.

Для каждого учебного подразделения номенклатура дел включает

конкретные названия дел, которые расположены в логической последовательности

по степени важности документов.

Калининградский филиал СПбГАУ находится в городе Полесске

Калининградской области. Документы длительного срока хранения (75 лет,

постоянного срока хранения) в архив университета не передаются, находятся

на хранении в архиве Калининградского филиала СПбГАУ.

130

Индекс дела Заголовок дела Кол-во

ед.

хране-

ния

Срок

хранения

дела и №

статей по

перечню


1 2 3 4 5

-01 Приказы, инструктивные


образования и науки РФ.

Копии

ДМН

Ст. 1б

-02 Приказы, распоряжения

ректора и проректоров,

относящиеся к деятельности

института. Копии

ДМН

Ст. 19 а, б


в общем отделе 02.02-02


в отделе кадров 02.02-05

-03 Распоряжения директора

института

5 лет

Ст. 19 в

-04 Федеральные

государственные

образовательные стандарты.

Копии

ДМН

Ст. 1б

ПЗН

-05 Видение и миссия СПбГАУ

в области качества. Политика





процедуры.



ДМН

Ст. 268



качества

в деле 05.13.01-04

-06 Учредительные документы:

устав СПбГАУ,




свидетельство об


ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07

-07 Стандарты организации,


деятельность института.

Копии

ДМН

Ст. 27



качества

в деле 05.13.01-03

-08 Положение об институте.

Копия

ДМН

Ст. 56 а



качества

в деле 05.13.01-03

-09 Положение об Ученом совете

института. Копия

ДМН

Ст. 56 а



качества

в деле 05.13.01-03

-10 Должностные инструкции

сотрудников института.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



131

1 2 3 4 5

-11 Протоколы заседаний

Ученого совета института и

документы к ним

Пост.

Ст. 18 д




Пост.

Ст. 18 д

-13 Протоколы заседания

учебно-методической

комиссии

Пост.

Ст. 18 д

-14 Рабочие учебные планы ДМН

Ст. 711 а




-15 План и отчет института по

НИР и НИРС. Копии

ДМН

Ст. 37-04

Ст. 23-32-

10 ПН


научных исследований

в деле 06.01-06

и в деле 06.01-10

-16 План работы Ученого совета


ДМН

Ст. 290

Подлинник у ученого


-17 План работы учебно-

методической комиссии

института

3 г.

Ст. 34-07

ПН

2 экз. в методическом

отделе в деле 05.13.03-10

-18 План публикаций учебно-

методических изданий на

календарный год. Копии

ДМН

Ст. 46-06

ПН


методическом отделе

в деле 05.13.03-11

-19 План выпуска научных

изданий на календарный год

Пост.

Ст. 37-07

ПН

-20 План по повышению

квалификации профессорско-


Отчеты по повышению

квалификации профессорско-

преподавательского состава.

Копии

ДМН

Ст. 719а

Ст. 720

Подлинник в учебно-


в деле 04.02-10

Подлинник в учебно-


в деле 04.02-14

-21 Отчеты председателей



Пост.

Ст. 07-11

ПН



-22 Отчет о работе учебно-

методической комиссии

5 л.

Ст. 475



-23 Личные дела обучающихся 75 лет

Ст. 40-13

ПН

Студентов,

дневного обучения


с 1-3 кур.,- 15 л. ЭПК

-24 Расписание учебных занятий 1 г.

Ст. 07-09

ПН

-25 График работы

преподавателей

График проведения

консультаций

преподавателями кафедр

1 г.

Ст. 728

132

1 2 3 4 5

-26 Аттестационные ведомости

5 л.

Ст. 705

-27 Договоры со сторонними

организациями о проведении

производственной практики

3 г.

Ст. 36-05

ПН

-28 Журнал посещаемости


группам

5 л.

Ст. 11-21-

19 ПН

-29 Журнал контроля текущей


5 л.

Ст. 11-21-

19 ПН

-30 Журнал регистрации

контрольных и курсовых

работ студентов заочного

обучения

3г

Ст. 11-21-

17 ПН




10 лет

Ст. 626 б




3 г.

Ст. 870

-33 Акты сдачи-приёмки дел и





5 лет

Ст. 79 б









хранению

Пост.

Ст. 246

-35 Описи дел, сданных в архив 3 года

Ст. 248









ДЗН

Ст.200 а





-37 Резерв

-38 Резерв

-39 Резерв

133



ОТДЕЛЕНИЙ ИНСТИТУТОВ


для отделений.

Перечень отделений институтов:

05.05.01. Отделение сервиса и бизнес-технологий

05.05.02. Отделение экономики и финансов

05.05.03. Юридическое отделение

134

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во

ед.

хране-

ния

Срок

хранения

дела и №

статей по

перечню


1 2 3 4 5

-01 Приказы, инструктивные





ДМН

Ст. 1б

-02 Приказы, распоряжения

ректора и проректоров,

относящиеся к деятельности


ДМН

Ст. 19 а, б

Ст. 19 а – подлинники




-03 Учредительные документы:

устав СПбГАУ,




свидетельство об


ДМН

Ст. 50

Ст. 97

Ст. 105





в деле 02.02-07

-04 Распоряжения директора


ДМН

Ст. 19 в

Подлинник в деканате

института в деле -03

-05 Положение об институте.

Копия

ДМН

Ст. 56 а



качества

в деле 05.13.01-03

-06 Положение об Ученом совете


ДМН

Ст. 56 а



качества

в деле 05.13.01-03

-07 Должностные инструкции

сотрудников института.

Копии

ДМН

Ст. 77 а



02.01-21

-08 Выписки из протоколов

заседаний Ученого совета

института и документы к ним

ДМН

Ст. 18 д

Протоколы – в деканатах

институтов в деле -11




Пост.

Ст. 18 д

-10 Рабочий учебный план по

реализуемому направлению

ДМН

Ст. 711 а




-11 Отчеты председателей


экзаменационной комиссии.

Копия

ДМН

Ст. 07-11

ПН

Подлинник в деканате

института в деле -21

-12 Личные дела обучающихся 75 лет

Ст. 40-13

ПН

Студентов,

дневного обучения


с 1-3 кур.,- 15 л. ЭПК

135

1 2 3 4 5

-13 Расписание учебных занятий 1 г.

Ст. 07-09

ПН

-14 Аттестационные ведомости

5 л.

Ст. 705

-15 Журнал посещаемости


группам

5 л.

Ст. 11-21-

19 ПН

-16 Журнал контроля текущей


5 л.

Ст. 11-21-

19 ПН


контрольных и курсовых

работ студентов заочного

обучения

3г

Ст. 11-21-

17 ПН




10 лет

Ст. 626 б




3 г.

Ст. 870

-20 Акты сдачи-приёмки дел и





5 лет

Ст. 79 б









хранению

Пост.

Ст. 246

-22 Описи дел, сданных в архив 3 года

Ст. 248









ДЗН

Ст.200 а





-24 Резерв

-25 Резерв

-26 Резерв

136



ВЫПУСКАЮЩИХ КАФЕДР


для выпускающих кафедр.

Перечень выпускающих кафедр:

05.01.01. Кафедра почвоведения и агрохимии

05.01.02. Кафедра экологии и физиологии растений

05.01.04. Кафедра растениеводства им. И.А. Стебута

05.01.05. Кафедра земледелия и луговодства

05.01.06. Кафедра плодоовощеводства и декоративного садоводства

05.01.07. Кафедра защиты и карантина растений

05.02.01. Кафедра технических систем в агробизнесе

05.02.02. Кафедра автомобилей, тракторов и технического сервиса

05.02.04. Кафедра электроэнергетики и электрооборудования

05.02.05. Кафедра энергообеспечения предприятий и электротехнологии

05.02.06. Кафедра безопасности технологических процессов и производств

05.03.02. Кафедра крупного животноводства

05.03.03. Кафедра генетики, разведения и биотехнологии животных

05.03.04. Кафедра водных биоресурсов и аквакультуры

05.03.05. Кафедра технологий хранения и переработки с/х продукции

05.04.01. Кафедра землеустроительного проектирования

05.04.02. Кафедра земельных отношений и кадастра

05.04.03. Кафедра строительства зданий и сооружений

05.05.01.01. Кафедра менеджмента в АПК

05.05.01.02. Кафедра муниципального управления и социальных технологий

05.05.01.03. Кафедра экономики и маркетинга в АПК

05.05.02.01. Кафедра бухгалтерского учета и аудита

05.05.02.04. Кафедра экономики и организации в АПК

05.05.03.01. Кафедра общего права и международной политики

137

Индекс дела Заголовок дела Кол-

во

ед.

хране-

ния

Срок

хранения

дела и №

статей по

перечню


1 2 3 4 5

- 01 Приказы и распоряжения




Копии

ДМН

Ст. 19 а





- 02 Распоряжения директора


ДМН

Ст. 19 в

Подлинники в институте

в деле -03

- 03 Видение и миссия СПбГАУ в






процедуры.



ДМН

Ст. 268



качества

в деле 05.13.01-04

- 04 Стандарты организации,


деятельность кафедры.

Копии

ДМН

Ст. 27



качества

в деле 05.13.01-03

- 05 Протоколы заседаний

кафедры

Пост.

Ст. 18 д

- 06 Протоколы научных

конференций

Пост.

Ст. 22 а

2 экз. - в отделе научных

исследований

в деле 06.01-15

- 07 Штатное расписание


преподавательского и

учебно-вспомогательного

состава кафедры. Копии

ДМН

Ст. 71 а


отделе

в деле 02.02-02

- 08 Положение о кафедре. Копия


сотрудников кафедры. Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а

Подлинник положения

о кафедре – в секторе



05.13.01-03


должностных

инструкций – в отделе


- 09 План работы

Отчёт о работе кафедры

Пост.

Ст. 290

Ст. 475

-10 Индивидуальные планы


5 л.

23-32-17

ПН

138

1 2 3 4 5

- 11 Индивидуальный план

работы обучающихся в

магистратуре

75 лет

Ст. 40-13

ПН

Хранятся в личных делах

магистрантов

- 12 Индивидуальный план

работы обучающихся в

аспирантуре

75 лет

Ст. 40-13

ПН

Хранятся в личных делах

аспирантов

- 13 Отчёты по практике (в т. ч.

дневники по практикам)


5 л. ЭПК

Ст. 730

До окончания срока

обучения

- 14 Отчёт о научно-


кафедры за учебный год

Пост.

Ст. 23-32-

10 ПН

2 экз. - в отдел научных


в деле 06.01-10



обучающихся по

направлению подготовки

Пост.

Ст. 23-32-

10 ПН



в деле 06.01-11

- 16 Отчёт по итогам проведения

научного мероприятия

Пост.

Ст. 23



в деле 06.01-15

- 17 График работы

преподавателей.



преподавателями кафедрами

1 г.

Ст. 728

2 экз. – в институте

в деле -25

- 18 Рабочие программы

дисциплин (модулей),

учебной практики,

производственной практики,

педагогической практики,

закреплённых за кафедрой

Пост.

Ст. 711 а

С момента исключения

из учебного процесса

- 19 Расчёт учебной нагрузки по

кафедре на учебный год.

Копия

ДМН

Ст. 07-15

ПН

Подлинник – в Центре



- 20 Образовательная программа

бакалавриата, магистратуры,

подготовки научно-

педагогических кадров в

аспирантуре. Копии

ДМН

Ст. 710 б

Подлинники – в Центре

управления качеством

образования

в деле 05.13-10

- 20.1 Федеральный

государственный

образовательный стандарт /

Государственный

образовательный стандарт.

Копии

ДМН

Ст. 1б

- 20.2 Учебный план с

календарным учебным

графиком (по формам

обучения). Копия

ДМН

Ст. 711 а




139

1 2 3 4 5

- 20.3 Рабочие программы



производственной практики

Пост.

Ст. 711 а

2 экз. – на кафедре,

за которой закреплена

дисциплина (модуль),

учебная практика,

производственная

практика, педагогическая

практика

- 20.4 Программа государственной

итоговой аттестации

ДМН

Ст. 711 а

- 20.5 Фонды оценочных средств

(тесты, контрольные

вопросы, экзаменационные

билеты, перечни вопросов)

1 г.

Ст. 23-15

ПН

Фонды оценочных

средств (тесты,

контрольные вопросы,

экзаменационные

билеты, перечни

вопросов)

- 20.6 Заключение о согласовании

образовательной программы

с работодателем

5 л. ЭПК

Ст. 713

Кроме образовательных

программ подготовки

научно-педагогических

кадров в аспирантуре

- 20.7 Методические указания для

самостоятельной работы


Пост.

Ст. 712 а

- 20.8 Методические указания по

выполнению лабораторных

работ

Пост.

Ст. 712 а

- 20.9 Методические указания к

практическим занятиям

Пост.

Ст. 712 а

- 20.10 Методические указания по

выполнению курсовых работ

(проектов)

Пост.

Ст. 712 а


практикам

Пост.

Ст. 712 а


выполнению выпускной

квалификационной работы

Пост.

Ст. 712 а

- 21 Экзаменационные билеты

дисциплины

Пост.

Ст. 712 а

- 22 Учебно-методический

комплекс дисциплины

ДМН

Ст. 712 а

Для ГОС-2

- 23 Аттестационные ведомости.

Копии

5 л.

Ст. 705

Подлинники – в деканате

в деле -15

- 24 Аттестационные листы 5 л.

Ст. 705

2 экз. передаётся

в деканат

- 25 Контрольные работы


1 г.

Ст. 716

- 26 Курсовые работы (проекты) 1 г.

Ст. 716

- 27 Выпускные

квалификационные работы

5 лет

Ст. 23-32-

12 ПН

140

1 2 3 4 5

- 28 Договоры со сторонними

организациями о проведении

производственной практики.

Копии

3 г.

Ст. 36-05

ПН


в деле -28

- 29 График проведения

взаимных посещений

занятий. Журнал учёта


занятий

1 г.

ст. 23-32-

08 ПН


открытых занятий.

1 г.

ст. 23-32-

08 ПН

- 31 Отзывы о качестве


занятий

5 л.

Ст. 34-08

ПН

- 32 Документы о высшем

образовании, присуждении

учёных степеней и

присвоении учёных званий

работникам кафедры. Копии

ДМН

Ст. 656 а

Подлинники хранятся

у научно-педагогических



документов хранятся

в составе личных дел

- 33 Документы о повышении

квалификации научно-


кафедры. Копии

ДМН

Ст. 656 а







- 34 Документы,

подтверждающие

установление

стимулирующей выплаты

научно-педагогическому

работнику. Копии.

ДМН

19 б

Хранятся в ПЭО

в деле 03.01-03


подтверждающие участие


работников и обучающихся в

научных мероприятиях

(грамоты, дипломы,

сертификаты и т.д.). Копии

ДМН

Ст. 656 а





документов хранятся в

составе личных дел

- 36 Справка о результатах



дисциплинам кафедры.

Копии

ДМН

Ст. 553




в деле 05.13-14

141

1 2 3 4 5

- 37 Выписки из приказов о

зачислении в аспирантуру,

докторантуру.

Выписки из заседаний

кафедры и Учёного совета

института об утверждении

темы и назначении

руководителя аспиранта,

докторанта. Выписка из

заседаний кафедры, Учёного

совета института, Учёного

совета университета* о

ежегодной аттестации

аспиранта, докторанта

Пост.

Ст. 18 д

При наличии

* только для докторантов

- 38 Авторефераты диссертаций

на соискание ученой степени

кандидата наук / доктора

наук

Пост.

Ст. 10-10

ПН


передаются. Хранятся

в организациях

- 39 Научные публикации


работников и обучающихся.

Копии

ДМН

Ст. 536

- 40 Договоры на проведение

научных исследований с

актами выполненных работ.

Копии

ДМН

Ст. 272


в деле 03.01-12

- 41 Журнал регистрации

контрольных работ и

курсовых проектов (работ)

3 г.

Ст. 724


выпускных

квалификационных работ

3 г.

Ст. 724

- 43 Журнал регистрации выдачи

обучающимся курсовых

работ (проектов), отчётов по

практике, выпускных


3 г.

Ст. 259 е

- 44 Журнал регистрации отчётов

по практике

3 г.

Ст. 724




10 лет

Ст. 626 б




3 г.

Ст. 870

142

1 2 3 4 5

- 47 Акты передачи в архив

выпускных

квалификационных работ,

отмеченных первыми

премиями на

международных,

всероссийских,

региональных или городских

конкурсах и имеющих

перспективу их внедрения в

производство

5 лет

Ст. 09-22

ПН

- 48 Акты о списании

контрольных работ,

курсовых работ (проектов),

отчётов по практике (в т. ч.

дневников по практике),

выпускных


Пост.

Ст. 246

- 49 Акты сдачи-приёмки дел и





5 лет

Ст. 79 б






- 50 Акты о выделении к



хранению

Пост.

Ст. 246

- 51 Описи дел, сданных в архив 3 года

Ст. 248







- 52 Выписка из номенклатуры


ДЗН

Ст. 200 а

Выдаётся общим отделом



уничтожения учтённых


- 53 Резерв

- 54 Резерв

- 55 Резерв

143



ОБЩЕПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ / ОБЩЕУНИВЕРСИТЕТСКИХ

КАФЕДР


для общепрофессиональных /общеуниверситетских кафедр.

Перечень общепрофессиональных кафедр:

05.01.03. Кафедра химии

05.02.03. Кафедра прикладной механики, физики и инженерной графики

05.03.01. Кафедра птицеводства и мелкого животноводства

05.05.01.04. Кафедра философии и социально-гуманитарных дисциплин

05.05.02.03. Кафедра математики, информатики и статистики

05.05.03.02. Кафедра гражданского права

05.05.03.03. Кафедра государственного (конституционного) права

05.05.03.04. Кафедра земельного и экологического права

Перечень общеуниверситетских кафедр:

05.06. Кафедра политологии и социологии

05.07. Кафедра иностранных языков и культуры речи

05.08. Кафедра физического воспитания

144

Индекс дела Заголовок дела Кол-

во

ед.

хране-

ния

Срок

хранения

дела и №

статей по

перечню


1 2 3 4 5

- 01 Федеральный

государственный

образовательный стандарт /

Государственный

образовательный стандарт.

Копии

ДМН

Ст. 1б

- 02 Приказы и распоряжения




Копии

ДМН

Ст. 19 а





- 03 Распоряжения директора


ДМН

Ст. 19 в

Подлинники в институте

в деле -03

- 04 Видение и миссия СПбГАУ в





Копии.

ДМН

Ст. 268



качества

в деле 05.13.01-04

- 05 Стандарты организации,


деятельность кафедры.

Копии

ДМН

Ст. 27



качества

в деле 05.13.01-03

- 06 Протоколы заседаний

кафедры

Пост.

Ст. 18 д

- 07 Протоколы научных

конференций

Пост.

Ст. 22 а

2 экз. - в отделе научных


в деле 06.01-15

- 08 Штатное расписание


преподавательского и

учебно-вспомогательного

состава кафедры. Копии

ДМН

Ст. 71 а



- 09 Положение о кафедре. Копия


сотрудников кафедры. Копии

ДМН

Ст. 56 а

Ст. 77 а

Подлинник положения о

кафедре – в секторе


качества

в деле 05.13.01-03


должностных

инструкций – в отделе


- 10 План работы

Отчёт о работе кафедры

Пост.

Ст. 290

Ст. 475

145

1 2 3 4 5

- 11 Индивидуальные планы


5 л.

23-32-17

ПН

- 12 Отчёт по итогам проведения

научного мероприятия

Пост.

Ст. 23



в деле 06.01-15



кафедры за учебный год

Пост.

Ст. 23-32-

10 ПН



в деле 06.01-10




направлению подготовки

Пост.

Ст. 23-32-

10 ПН



в деле 06.01-11

- 15 Рабочие программы



производственной практики,

педагогической практики,

закреплённых за кафедрой

Пост.

Ст. 711 а

С момента исключения

из учебного процесса

- 16 Расчёт учебной нагрузки по

кафедре на учебный год.

Копия

ДМН

Ст. 07-15

ПН




- 17 График работы

преподавателей.



преподавателями кафедрами

1 г.

Ст. 728

2 экз. – в институте

в деле -25



занятий. Журнал учёта


занятий

1 г.

ст. 23-32-

08 ПН


открытых занятий.

1 г.

ст. 23-32-

08 ПН

- 20 Документы о повышении

квалификации научно-


кафедры. Копии

ДМН

Ст. 656 а




и обучающихся. Копии



- 21 Документы о высшем

образовании, присуждении

учёных степеней и

присвоении учёных званий

сотрудникам кафедры. Копии

ДМН

Ст. 656 а







146

1 2 3 4 5


подтверждающие

установление

стимулирующей выплаты

научно-педагогическому

работнику. Копии.

ДМН

Ст. 19 б




подтверждающие участие


работников и обучающихся в

научных мероприятиях

(грамоты, дипломы,

сертификаты и т.д.). Копии

ДМН

Ст. 656







- 24 Справка о результатах



дисциплинам кафедры.

Копии

ДМН

Ст. 553




в деле 05.13-14

- 25 Фонды оценочных средств

(тесты, контрольные

вопросы, экзаменационные

билеты, перечни вопросов)

1 г.

Ст. 23-15

ПН

- 26 Методические указания для

самостоятельной работы


Пост.

Ст. 712 а

- 27 Методические указания по

выполнению лабораторных

работ

Пост.

Ст. 712 а

- 28 Методические указания к

практическим занятиям

Пост.

Ст. 712 а

- 29 Методические указания по

выполнению курсовых работ

(проектов)

Пост.

Ст. 712 а


практикам

Пост.

Ст. 712 а


выполнению выпускной

квалификационной работы

Пост.

Ст. 712 а

- 32 Экзаменационные билеты

дисциплины

Пост.

Ст. 712 а

- 33 Учебно-методический

комплекс дисциплины

ДМН

Ст. 712 а

Для ГОС-2

5 лет с момента

исключения из учебного

процесса

- 34 Аттестационные ведомости.

Копии

5 л.

Ст. 705


в деле -15

- 35 Аттестационные листы 5 л.

Ст. 705

2 экз. передаётся

в деканат

- 36 Контрольные работы


1 г.

Ст. 716

В течение 10 дней после

выставления оценки

преподавателем

147

1 2 3 4 5

- 37 Курсовые работы (проекты) 1 г.

Ст. 716


контрольных работ и

курсовых проектов (работ)

3 г.

Ст. 724

- 39 Отзывы о качестве


занятий

5 л.

Ст. 34-08

ПН

- 40 Авторефераты диссертаций

на соискание ученой степени

кандидата наук / доктора

наук

Пост.

Ст. 10-10

ПН

На госхранение

не передаются. Хранятся

в организациях

- 41 Научные публикации


работников и обучающихся.

Копии

ДМН

Ст. 536

- 42 Договоры на проведение

научных исследований с

актами выполненных работ.

Копии

5 лет

Ст. 37-16

ПН


в деле 03.01-12




10 лет

Ст. 626 б




3 г.

Ст. 870

- 45 Акты о списании

контрольных работ,

курсовых работ (проектов),

отчётов по практике (в т. ч.

дневников по практике),

выпускных


Пост.

Ст. 246

- 46 Акты сдачи-приёмки дел и





5 лет

Ст. 79 б






- 47 Акты о выделении к



хранению

Пост.

Ст. 246

- 48 Описи дел, сданных в архив 3 года

Ст. 248







148

1 2 3 4 5

- 49 Выписка из номенклатуры


ДЗН

Ст. 200 а

Выдаётся общим отделом



уничтожения учтённых


- 50 Резерв

- 51 Резерв

- 52 Резерв

149

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году

По срокам хранения Всего в том числе

переходящие с отметкой

«ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет

включительно)

ИТОГО

( n = ; h < h k i [ = :)spbgau.ru/files/nid/2138/nomenklatura_del_2016_na_sayt.pdf · 7...

Documents