Номенклатура дел на 2013 год · «Тольяттинский...
TRANSCRIPT
федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тольяттинский государственный университет»
Номенклатура дел
на 2013 год
Тольятти 2012
1
ОГЛАВЛЕНИЕ
Индек
с
Наименование подразделений Стр.
Предисловие к номенклатуре 3
01 Управление делами (УД) 8
01-01 Архив 11
02 Учебно-методическое управление (УМУ) 13
03 Управление развития профессионального образования 15
03-01 Приемная комиссия 15
03-02 Центр профориентационной работы 17
04 Ученый Совет (УС) 19
05… 14 Институт 21
….-01 Совет института 23
02, 03… Кафедра 23
15 Управление по работе с персоналом (УпРП) 26
15-01 Отдел управления персоналом (ОУП) 27
15-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП) 29
16 Отдел лицензирования и аккредитации 33
17 Управление по работе со студентами 35
17-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС) 35
17-02 Социальный отдел 36
18 Центр мониторинга и контроля качества образования 39
19 Бухгалтерия 40
19-01 Расчетный отдел 41
19-02 Материальный отдел 41
19-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и
отчетности 42
20 Научная библиотека 44
21 Мобилизационный отдел 46
22 Юридический отдел 48
23 Центр новых информационных технологий 50
23-01 Отдел разработки информационных программ 50
23-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-
процессов 51
23-03 Технический отдел 53
23-04 Отдел сетевого администрирования 53
24 Управление по воспитательной и социальной работе 55
25 Физкультурно-спортивный комплекс 57
26 Дом ученых 58
27 Музей 59
28 Управление инновационного развития 60
28-01 Центр трансфера технологий 60
2
29 Управление по связям с общественностью и средствами
массовой информации 63
29-01 Отдел корпоративных СМИ 63
29-02 Издательство ТГУ 64
30 Центр экономического развития 66
31 Штаб гражданской обороны 69
32 Управление аспирантуры и докторантуры 71
32-01 Отдел организации научно-исследовательской работы
студентов 72
33 Управление дополнительного профессионального
образования 74
34 Институт военного обучения 76
34-01 Учебный военный центр 76
34-02 Военная кафедра 79
35 Отдел международных программ 82
36 Научно-исследовательская часть 84
36-01 Отдел тематического планирования и финансирования 85
37 Отдел собственной безопасности 87
38 Управление закупок и материально-технического
обеспечения 89
38-01 Отдел материально-технического обеспечения 90
39 Отдел по управлению имущественным комплексом 92
40 Отдел охраны труда и техники безопасности 94
41 Отдел автотранспортного обеспечения 96
42 Служба главного инженера 97
42-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного
обслуживания 97
42-02 Отдел электротехнического обслуживания 98
42-03 Ремонтно-строительный отдел 99
43 Хозяйственно-эксплуатационное управление 100
44 Профсоюзный комитет сотрудников 101
45 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов 104
3
ПРЕДИСЛОВИЕ
к номенклатуре дел
федерального государственного бюджетного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«Тольяттинский государственный университет» на 2012 год
Номенклатура дел, составленная на 2006 год была согласована с ЭК
управления по делам архивов мэрии г.о. Тольятти протоколом № 02 от
14.02.2006. На согласование ЭПК номенклатура дел предоставлялась в 2003
году. Поскольку прошло более 5 лет и в структуре ТГУ произошли
изменения, была разработана новая номенклатура дел на 2012 год.
Названиями разделов номенклатуры дел являются названия
структурных подразделений Тольяттинского государственного
университета, расположенных согласно утвержденной структуре на 2012
год.
01 Управление делами (УД)
02 Учебно-методическое управление (УМУ)
03 Управление развития профессионального образования
03-01 Приемная комиссия
03-02 Центр профориентационной работы
04 Ученый Совет (УС)
05 Архитектурно-строительный институт
05-01 Совет архитектурно-строительного института
05-02 Кафедра «Водоснабжение и водоотведение»
05-03 Кафедра «Городское строительство и хозяйство»
05-04 Кафедра «Дизайн и инженерная графика»
05-06 Кафедра «Промышленное и гражданское строительство»
05-07 Кафедра «Теплогазоснабжение и вентиляция»
06 Гуманитарно-педагогический институт
06-01 Совет гуманитарно-педагогического института
06-02 Кафедра «Дошкольная педагогика и психология»
06-03 Кафедра «Журналистика и социология»
06-04 Кафедра «История и философия»
06-05 Кафедра «Педагогика и методики преподавания»
06-06 Кафедра «Русский язык и литература»
06-07 Кафедра «Теоретическая и прикладная психология»
06-08 Кафедра «Теория и методика преподавания иностранных языков и
культур»
06-09 Кафедра «Теория и практика перевода»
07 Институт изобразительного и декоративно-прикладного искусства
07-01 Совет института изобразительного и декоративно-прикладного
искусства
07-02 Кафедра «Декоративно-прикладное искусство»
07-03 Кафедра «Живопись»
4
07-04 Кафедра «Изобразительное искусство»
08 Институт математики, физики и информационных технологий
08-01 Совета института математики, физики и информационных технологий
08-02 Кафедра «Алгебра и геометрия»
08-03 Кафедра «Высшая математика и математическое моделирование»
08-04 Кафедра «Информатика и вычислительная техника»
08-05 Кафедра «Общая и теоретическая физика»
08-06 Кафедра «Прикладная математика и информатика»
09 Институт машиностроения
09-01 Совет института машиностроения
09-02 Кафедра «Проектирование и эксплуатация автомобилей»
09-03 Кафедра «Нанотехнологии, материаловедение и механика»
09-04 Кафедра «Сварка, обработка материалов давлением и родственные
процессы»
09-05 Кафедра «Управление промышленной и экологической
безопасностью»
09-06 Кафедра «Оборудование и технологии машиностроительного
производства»
10 Институт финансов, экономики и управления
10-01 Совет института финансов, экономики и управления
10-02 Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
10-03 Кафедра «Финансы и кредит»
10-04 Кафедра «Менеджмент организации»
10-05 Кафедра «Товароведение и организация управления торговыми
предприятиями»
11 Институт физической культуры и спорта
11-01 Совет института физической культуры и спорта
11-02 Кафедра «Адаптивная физическая культура»
11-03 Кафедра «Физическая культура и спорт»
12 Институт химии и инженерной экологии
12-01 Совет института химии и инженерной экологии
12-02 Кафедра «Инженерная защита окружающей среды»
12-03 Кафедра «Химия и химические технологии»
13 Институт энергетики и электротехники
13-01 Совет института энергетики и электротехники
13-02 Кафедра «Электрооборудование автомобилей и электромеханика»
13-03 Кафедра «Электроснабжение и электротехника»
13-04 Кафедра «Энергетические машины и системы управления»
13-05 Кафедра «Промышленная электроника»
13-06 Кафедра «Автоматизация технологических процессов и производств»
14 Институт права
14-01 Совет института права
14-02 Кафедра «Гражданское право и процесс»
14-03 Кафедра «История государства и права»
14-04 Кафедра «Правоведение»
14-05 Кафедра «Предпринимательское и трудовое право»
5
14-06 Кафедра «Теория государства и права»
14-07 Кафедра «Уголовное право и криминология»
14-08 Кафедра «Уголовный процесс и криминалистика»
15 Управление по работе с персоналом (УпРП)
15-01 Отдел управления персоналом (ОУП)
15-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП)
16 Отдел лицензирования и аккредитации
17 Управление по работе со студентами
17-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС)
17-02 Социальный отдел
18 Центр мониторинга и контроля качества образования
19 Бухгалтерия
19-01 Расчетный отдел
19-02 Материальный отдел
19-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности
20 Научная библиотека
21 Мобилизационный отдел
22 Юридический отдел
23 Центр новых информационных технологий
23-01 Отдел разработки информационных программ
23-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов
23-03 Технический отдел
23-04 Отдел сетевого и системного администрирования
24 Управление по воспитательной и социальной работе
25 Физкультурно-спортивный комплекс
26 Дом ученых
27 Музей
28 Управление инновационного развития
28-01 Центр трансфера технологий
29 Управление по связям с общественностью и средствами массовой
информации
29-01 Отдел корпоративных СМИ
29-02 Издательство ТГУ
30 Центр экономического развития
31 Штаб гражданской обороны
32 Управление аспирантуры и докторантуры
32-01 Отдел организации научно-исследовательской работы студентов
33 Управление дополнительного профессионального образования
34 Институт военного обучения
34-01 Учебный военный центр
34-02 Военная кафедра
35 Отдел международных программ
36 Научно-исследовательская часть
36-01 Отдел тематического планирования и финансирования
37 Отдел собственной безопасности
6
38 Управление закупок и материально-технического обеспечения
38-01 Отдел материально-технического обеспечения
39 Отдел по управлению имущественным комплексом
40 Отдел охраны труда и техники безопасности
41 Отдел автотранспортного обеспечения
42 Служба главного инженера
42-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного обслуживания
42-02 Отдел электротехнического обслуживания
42-03 Ремонтно-строительный отдел
43 Хозяйственно-эксплуатационное управление
44 Профсоюзный комитет сотрудников
45 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов
Включенным в номенклатуру делам присвоен цифровой индекс,
который включает в себя: индекс структурного подразделения и
порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Внутри
разделов дела расположены по значимости документов.
Для определения сроков хранения дел использовались:
1. «Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
(утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 года № 558, согласованный Решением Центральной
экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 года);
2. «Перечень документов со сроками хранения министерства
просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий
системы просвещения» (утвержденный приказом Минпроса СССР от
30.12.1980 № 176, одобренный Центральной экспертно-проверочной
комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 4
июля 1980 года) (статьи с буквенным индексом «Н»);
3. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения
утвержденная Министерством общего профессионального образования РФ
11.05.1999;
4. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической и производственной деятельности организаций, с
указанием сроков хранения» (Москва, 2008) (статьи с буквенным индексом
«Т»);
5. «Перечень документов со сроками хранения Министерства
здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий
системы здравоохранения» (Москва, 1974) (статьи с буквенным индексом
«ПЗ»).
6. Приложение к приказу Минздрава СССР от 04.10.1980 №1030 «Об
утверждении форм первичной медицинской документации учреждений
здравоохранения» индекс «П»;
7. Приказ Минобороны РФ от 23 мая 1999 г. N 170 «Об утверждении
Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской
7
Федерации» (с изменениями от 27 мая 2004 г.) (статьи с буквенным
индексом ОБ). В соответствии с Наставлениями по архивному делу в
Вооруженных Силах Российской Федерации (приказ Минобороны РФ от 31
августа 2005 г. N 200, – документы УВЦ передаются в архив Приволжско-
Уральского военного округа (в военкоматы).
Бюджет университета и Отчет о его выполнении являются
приложениями к решениям Ученого совета - хранятся постоянно.
Для некоторых документов сроки хранения установлены исходя из
практической необходимости (отметка ЭК) (03-04; 03-05; 03-01-20; …-11;
…-12; 15-02-37; 17-01-08; 17-02-08; 17-02-13; 18-08; 18-09; 20-09; 20-12; 21-
07; 23-01-06; 23-01-07; 23-02-10; 23-02-20; 28-05; 28-06; 28-01-18; 29-01-02;
29-01-03; 29-01-04; 29-02-08; 32-11; 32-12; 34-07; 34-01-10; 34-01-14; 34-02-
15; 34-02-16; 34-02-26; 34-02-27; 35-07). Для некоторых дел применены
также сроки «До минования надобности» (ДМН) и «До замены новыми»
(ДЗН) (в основном для присланных из вышестоящих организаций, для
сведения, а также инструкций или копий документов).
В конце каждого раздела составлены резервные номера для дел,
которые могут быть заведены в текущем году.
Заместитель начальника
управления делами Н.В. Гладких
8
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тольяттинский государственный университет»
(ТГУ)
г. Тольятти
Самарской области
Ректор ТГУ
__________________ М.М. Криштал
«____»_______________ 20___ г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2013 ГОД
__________№ 01 – 51
Индекс
дела
Заголовок дела Кол-
во
дел
Срок
хранения
и №
статьи по
Перечню
Примеча
ние
1 2 3 4 5
01. УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
01-01. Законодательные и иные
нормативно-правовые акты
законодательных и исполнительных
органов государственной власти
Российской Федерации,
регламентирующие работу по
документационному обеспечению
управления и архивному делу.
Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ. Копии
ДМН
ст. 1 б
(1) Относящи
еся к
деятельности
организации
– постоянно
01-02. Утвержденный Устав ТГУ и
изменения к нему
Постоянно
ст. 50 а
01-03. Лицензии на право ведения
образовательной деятельности ТГУ
Постоянно
ст. 97
01-04. Свидетельства об аккредитации ТГУ Постоянно
ст. 105
01-05. Свидетельства о праве собственности на
недвижимое имущество, о праве
оперативного управления на недвижимое
имущество, свидетельства
Постоянно
ст. 125
9
1 2 3 4 5
государственного пожарного надзора
01-06. Положение об управлении делами.
Копия
3 года
ст.55 б, 56 б
Подлинник
является
приложением
к приказу
(01-08)
01-07. Должностные инструкции
сотрудников управления делами.
Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
01-08. Приказы руководства университета
по основной деятельности
Постоянно
ст. 19 а
01-09. Распоряжения руководства
университета по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет
ст. 19 в
01-10. Приказы руководства университета
о командировках
75 лет
ЭПК
ст. 19 б
Для
краткосрочн
ых
внутрироссий
ских и
зарубежных 5
л.
01-11. Приказы ректора с грифом «ДСП»
75 лет
ЭПК
ст. 19 б
01-12. Приказы руководства университета
по личному составу студентов,
аспирантов, соискателей,
докторантов и слушателей курсов
ДПО
75 лет
ст. 650
«Н»
(1)
Документы к
приказам по
личному
составу
хранить 1
год. Приказы
и т.п. о
представлени
и отпусков,
наложении
взысканий,
командировк
ах,
назначении
дежурных и
т.п. хранить 3
года
01-13. Технические задания и проекты
создания АИСУ «Документооборот»
ТГУ
Постоянно
ст. 1813 а
«Т»
01-14. Годовой отчет о деятельности
университета
Постоянно
ст. 464 а
01-15. Санитарно-эпидемиологические
заключения
5 лет ЭПК
ст. 641
01-16. Договор с Министерством обороны
по обучению студентов на Военной
кафедре
5 лет
ст. 443
После
истечения
срока
действия
10
1 2 3 4 5 договора
01-17. Договоры, соглашения о
сотрудничестве с зарубежными
партнерами
Постоянно
ст. 492
01-18. Переписка с организациями и
учреждениями по основным
вопросам деятельности
5 лет ЭПК
ст. 33,34,35
01-19. Журнал регистрации приказов
руководства университета по
основной деятельности
Постоянно
ст. 258 а
Электронно -
в АИСУ
«Документоо
борот»
01-20. Журнал регистрации приказов
руководства университета по
личному составу студентов,
аспирантов, соискателей,
докторантов и слушателей курсов
ДПО
75 лет
ст. 258 б
Электронно -
в АИСУ
«Документоо
борот»
01-21. Журналы регистрации
распоряжений руководства
университета по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет
ст. 258 в
Электронно -
в АИСУ
«Документоо
борот»
01-22. Журналы регистрации приказов
руководства университета о
командировках
75 лет
ст. 258 б
Электронно -
в АИСУ
«Документообо
рот».
Для
краткосрочных
внутрироссийски
х и зарубежных 5
л.
01-23. Журнал регистрации приказов с
грифом «ДСП»
75 лет
ст.258 б
01-24. Картотека регистрации писем и
приказов министерства образования
и науки РФ
5 лет
ст. 258 г
Электронно -
в АИСУ
«Документоо
борот»
01-25. Журнал регистрации писем и
приказов министерства образования
и науки РФ
5 лет
ст. 258 г
Электронно -
в АИСУ
«Документоо
борот»
01-26. Журналы регистрации
командировочных удостоверений
5 лет
ст. 695 к
Электронно -
в АИСУ
«Документоо
борот»
01-27. Журнал регистрации поступающих
документов
5 лет
ст. 258 г
Электронно -
в АИСУ
«Документоо
борот»
01-28. Журнал регистрации отправляемых
документов
5 лет
ст. 258 г
Электронно -
в АИСУ
«Документоо
борот»
11
1 2 3 4 5
01-29. Журнал регистрации внутренних
документов (заявлений, служебных
и докладных записок)
5 лет
ст. 258 г
Документы в
Управлении
по работе с
персоналом
01-30. Журнал регистрации документов
лиц, участвующих в конкурсе на
замещение вакантных должностей
профессорско-преподавательского
состава
3 года
ст. 673
Документы в
Управлении
по работе с
персоналом
01-31. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
01-32. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
01-33.
01-34.
01-01 Архив
01-01-01. Дело фонда (исторические и
тематические справки, сведения о
составе и объеме дел и документов,
листы, карточки фонда, паспорт
архива, акты проверки наличия и
состояния, приема и передачи,
выделения дел и документов к
уничтожению, утратах и
повреждениях документов)
Постоянно
ст. 246
На гос.,
муниципальн
ое хранение
передается
при
ликвидации
организации
01-01-02. Описи на дела постоянного
хранения, утвержденные ЭПК.
Постоянно
ст. 248 а
01-01-03. Описи личных дел
профессорскопреподавательского
состава, рабочих и служащих,
согласованные ЭПК.
Постоянно
ст. 248 б
01-01-04. Описи личных дел сотрудников,
студентов, аспирантов и по личному
составу, согласованные ЭПК
Постоянно
ст. 248 б
01-01-05. Аттестаты, дипломы, трудовые
книжки
До
востреб.
ст. 664
Не востреб.
75 лет
01-01-06. Акты, справки об итогах
обследования (проверок) архивными
учреждениями состояния и условий
хранения документов
5 лет ЭПК
ст. 173 б
01-01-07. Документы (докладные, служебные
записки, справки) о работе архива
5 лет ЭПК
ст. 87
12
1 2 3 4 5
01-01-08. Еженедельные отчеты о работе
архива
1 год
ст. 476
01-01-09. Заявления и разрешения на допуск к
ознакомлению с документами
архива
10 лет
ЭПК
ст. 250
01-01-10. Заявления и запросы о выдаче
архивных справок, копий
документов, выписок из документов,
переписка по их выдаче
5 лет
ст. 253
01-01-11. Требования структурных
подразделений на выдачу дел из
архива во временное пользование
3 года
ст.251
После
возвращения
документов в
архив
01-01-12. Переписка внутренняя по
организационным вопросам
(служебные записки)
5 лет ЭПК
ст. 84, 87,
88
01-01-13. Журнал выдачи документов из
архива во временное пользование
3 года
ст. 251
После
возвращения
всех дел по
журналу
01-01-14. Журнал регистрации выданных
архивных справок, копий
документов, выписок из документов
5 лет
ст.252
01-01-15. Сводная Номенклатура дел
университета, согласованная с ЭПК
при Управлении государственной
архивной службы Самарской
области
Постоянно
ст. 200 а
01-01-16.
01-01-17.
13
1 2 3 4 5
02. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
02-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ по учебно-методическим
вопросам. Копии
ДМН
ст. 27 б
02-02. Федеральные государственные
образовательные стандарты высшего
профессионального образования.
Копии
3 года
ст. 25 б
После замены
новыми.
Электронно
на сайте
подразделени
я
02-03. Нормативные документы
университета по учебно-
методической работе. Копии
ДМН
02-04. Положение об учебно-методическом
управлении и отделах УМУ. Копии
3 года
ст.55 б,
56 б
ПЗН
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
02-05. Положение о научно-методическом
совете. Копия
3 года
ст.57 б
Подлинник в
УС как
приложение к
решению
ученого
совета
02-06. Должностные инструкции
сотрудников управления. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
02-07. Протоколы заседаний научно-
методического совета и документы к
ним
Постоянно
ст. 18 д
02-08. Приказы ректора о закреплении
помещений. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
02-09. Приказы ректора о направлении
студентов на практику. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-12)
02-10. Учебные планы по основным
образовательным программам,
Постоянно
ст. 711 а
14
1 2 3 4 5
разработанные в ТГУ
02-11. Графики учебного процесса,
разработанные в ТГУ
1 год
ст. 728
02-12. Сводные отчеты о прохождении
студентами практики
Постоянно
ст. 470 «Н»
02-13. Документы о проведении проверок
учебных подразделений (протоколы,
отчеты, акты)
5 лет ЭПК
ст. 173 б
02-14. Документы о назначении именных
стипендий Президента РФ,
Правительства РФ и др. (письма,
приказы, положения, заявки на
участие). Копии
ДМН
ст. 92 б
Подлинники
в
организациях
учредителях
именных
стипендий
02-15. Расписания учебных занятий 3 года
ст. 453 «Н»
02-16. Расписание проведения экзаменов,
зачетов
1 год
ст. 501 «Н»
02-17. Реестр распределения учебных
помещений по назначению
ДЗН В базе
данных
«Аудиторный
фонд»
02-18. Заключения научно-методического
совета на рукописи,
рекомендованные к изданию. Копии
ДМН Подлинники
в
издательстве
ТГУ
02-19. Договоры с организациями о
проведении практик студентов
5 лет
ст. 436
После
истечения
срока
действия
договоров
02-20. Журнал регистрации договоров с
организациями о проведении
практик студентов
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договора
02-21. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
02-22. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
02-23. Номенклатура дел учебно-
методического управления
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
02-24.
02-25.
15
1 2 3 4 5
03. УПРАВЛЕНИЕ РАЗВИТИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
03-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты РФ и Министерства
образования и науки РФ,
касающиеся работы управления.
Копии
ДМН
ст. 1 б
03-02. Годовые отчеты о деятельности
управления развития
профессионального образования
5 лет
ст. 475
03-03. Недельные отчеты о работе
управления развития
профессионального образования
ДМН
ст. 474
Внутренние
03-04. Документы о трудоустройстве
выпускников (отчеты, прогнозы,
сведения)
5 лет ЭК
03-05. Документы (копии приказов
руководства ТГУ, копии смет,
служебные записки) о проведении
мероприятий по приемной кампании
ДМН
ЭК
Подлинники:
приказов в
УД (01-08),
смет в ЦЭР
(30-12)
03-06.
03-07.
03-01. Приемная комиссия
03-01-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования,
относящиеся к деятельности ВУЗа,
присланные для сведения. Копии
ДМН
ст. 1 б
03-01-02. Правила приема в ТГУ. Копия ДМН Подлинник в
УС как
16
1 2 3 4 5 приложение к
Решению УС
(04-06)
03-01-03. Положение о приемной комиссии.
Копия
3 года
ст.55 б,
56 б
Подлинник в
УС как
приложение к
Решению УС
(04-06)
03-01-04. Должностные инструкции
сотрудников приемной комиссии.
Копии.
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
03-01-05. Протоколы приемной комиссии о
зачислении абитуриентов в
университет.
5 лет
ст. 483 а
«Н»
После
окончания
ВУЗа
03-01-06. Протоколы заседаний
апелляционной комиссии. Копии
5 лет
ст. 483 а «Н»
Подлинники
в личных
делах
студентов
03-01-07. Протоколы заседаний приемной
комиссии о зачислении в
магистратуру. Копии
5 лет
ст. 483 а
«Н»
Подлинники
в личных
делах
студентов
03-01-08. Приказы ректора о зачислении
абитуриентов. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-15)
03-01-09. Годовой план приема абитуриентов
в университет. Копия
ДМН
ст. 450
«Н»
Подлинник в
УС как
решение УС
(04-06)
03-01-10. Отчет приемной комиссии о приеме
абитуриентов в университет
Постоянно
ст. 450
«Н»
03-01-11. Годовой отчет по форме 76-КД
"Сведения о результатах приема
студентов в государственное высшее
учебное заведение на очную форму
обучения»
Постоянно
ст.467б
03-01-12. Годовой отчет N 76-КД
(оперативная) "Оперативная
информация о результатах
зачисления студентов очного
отделения на обучение в
образовательные учреждения
высшего профессионального
образования Рособразования»
Постоянно
ст.467б
03-01-13. Сведения по формам 2.1.1., 2.1.2, 5 лет 16-04 –
Годовой
17
1 2 3 4 5
2.3, 2.5., 2.6, 2.7 для годового
статистический отчет по форме
ВПО-1 «Сведения об
образовательном учреждении,
реализующем программы высшего
профессионального образования»
ст.473 статистическ
ий отчет по
форме ВПО-1
03-01-14. Недельный отчет о ходе приемной
кампании для ГЗГУ
ДМН
ст.474
Электронно
на сайте
http://gzgu.ru/
03-01-15. Информация для ИАС
«Мониторинг» раздел 16.10
«Распределение баллов ЕГЭ»
5 лет
ст.469б
03-01-16. Личные дела абитуриентов не
принятых в университет
6 месяцев
ст. 491 «Н»
После
изъятия
личных
документов
03-01-17. Личные документы (аттестаты,
дипломы) абитуриентов, не
поступивших в университет
До
востреб.
ст. 664
Не менее 75
лет в архиве
03-01-18. Экзаменационные ведомости о сдаче
вступительных экзаменов
абитуриентов по дисциплинам
5 лет
ст. 508
«Н»
03-01-19. Переписка по вопросам приема
учащихся в университет
5 лет
ст. 487 «Н»
03-01-20. Журнал регистрации абитуриентов,
поступающих в университет
ДМН
ЭК
Электронно.
В АИСУ
«Приемная
комиссия»
03-01-21. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
03-01-22. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
03-01-23. Номенклатура дел приемной
комиссии
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
03-01-24.
03-01-25.
03-02. Центр профориентационной работы
03-02-01. Локальные нормативные акты
(положения, приказы руководства
университета, решения Учёного
совета), касающиеся работы центра.
Копии
ДМН
ст. 1 б
Электронно.
В АИСУ
«Документоо
борот»
18
1 2 3 4 5
03-02-02. Положение о центре
профориентационной работы. Копия
3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
03-02-03. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
03-02-04. Программы обучения по предметам
подготовительных курсов,
разработанные в ТГУ
ДМН
ст. 457 а
«Н»
03-02-05. Программы по предпрофильной
подготовке, разработанные в ТГУ
ДМН
ст. 457 а
«Н»
03-02-06. Годовой план работы центра
профориентационной работы
5 лет
ст. 290
При
отсутствии
годовых
планов
работы
организации -
Постоянно
03-02-07. Годовой отчёт о работе центра 5 лет
ст. 475
При
отсутствии
годовых,
квартальных
отчетов о
работе
организации -
Постоянно
(01-17)
03-02-08. Расписание учебных занятий
подготовительных курсов
1 год
ст. 728
03-02-09. Расписание занятий по
предпрофильной подготовке
учащихся школ
1 год
ст. 728
03-02-10. Списки слушателей
подготовительных курсов
5 лет
ст. 732
После
окончания
обучения
03-02-11. Списки учащихся 9-х классов
предпрофильной подготовки
5 лет
ст. 732
03-02-12. Договоры со слушателями
подготовительных курсов
5 лет
ст. 436
03-02-13. Переписка с организациями по
основным профильным
направлениям деятельности
5 лет ЭПК
ст. 32, 33
03-02-14. Реестр договоров со слушателями
подготовительных курсов
5 лет
ст. 459 г
03-02-15. Ведомости выдачи свидетельств о
прохождении школьниками курса
«Блок функциональной
грамотности»
5 лет
ст. 259 г
03-02-16. Журналы учета посещаемости и 5 лет
19
1 2 3 4 5
успеваемости слушателей
подготовительных курсов
ст. 493
«Н»
03-02-17.
Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
03-02-18.
Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
03-02-19
Номенклатура дел центра
профориентационной работы
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
03-02-20
03-02-21
04. УЧЕНЫЙ СОВЕТ
04-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ, нормативные документы
Высшей аттестационной комиссии о
деятельности ВУЗа. Копии
ДМН
ст. 1 б
04-02. Регламент Учёного совета. Копия 3 года
ст. 27 б
Приложение
к решению
УС (04-06)
04-03. Положение об Учёном совете. Копия 3 года
ст.55 б, 56
б
Приложение
к решению
УС (04-06)
04-04. Положение об институте,
факультете, совете института,
факультета. Копия
3 года
ст.55 б,
56 б
Приложение
к решению
УС (04-06)
04-05. 0 Должностные инструкции
сотрудников УС. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
04-06. 0 Протоколы заседаний Учёного
совета и документы к ним (явочные
Постоянно
ст. 18 д, б
20
1 2 3 4 5
листы, бюллетени, протоколы
счетных комиссий, решения)
04-07. Протоколы и стенограммы
заседаний Ученого совета по
конкурсному отбору на замещение
вакантных должностей
профессорско-преподавательского
состава
Постоянно
ст. 670
04-08. Протоколы заседаний постоянных
комиссий Учёного совета и
материалы к ним
Постоянно
ст. 18 д
04-09. План заседаний Учёного совета и
график проведений постоянных
комиссий Учёного совета
5 лет
ст. 290
04-10. Аттестационные дела соискателей
учёных званий доцента и
профессора. Копии
75 лет
ст. 624
«Н»
Подлинники
в Москве в
ВАКе
04-11. Список членов ученого совета,
изменения и уточнения списка
75 лет
ст.635 «Н»
04-12. Переписка с Высшей
аттестационной комиссией по
вопросам представления к ученым
званиям
5 лет ЭПК
ст. 625
«Н»
04-13. Журнал регистрации
аттестационных дел
3 года
ст.258 д
04-14. Журнал регистрации уведомлений
приглашенных на Учёный совет
3 года
ст. 258 ж
04-15. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
04-16. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
04-17. Номенклатура дел Учёного совета
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
04-18.
04-19.
21
1 2 3 4 5
05, 06, 07,….. 14. ИНСТИТУТ
…-01 Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ по учебно-методическим
вопросам. Копии
ДМН
ст. 1 б
…-02 Положение об институте. Копия 3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник
приложение к
решению УС
(04-06)
…-03 Должностные инструкции
сотрудников института. Копии.
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
…-04 Протоколы заседаний
стипендиальных комиссий по
назначению стипендий студентам,
документы к ним (представления,
5 лет
ст. 729
22
1 2 3 4 5
заявления, справки)
…-05 Приказы и распоряжения
руководства университета по
основной деятельности. Копии
ДМН
ст. 19 а
Подлинники
в УД (01-08)
…-06 Приказы об установлении оплаты за
обучение успешно обучающимся
студентам. Копии
ДМН
ст. 19 б
Подлинники
в УД (01-12)
…-07 Распоряжения директора института
по административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 19 в
…-08 Учебные планы по основным
образовательным программам.
Копии
ДМН
ст. 711 а
Оригиналы в
УМУ
…-09 Сведения об итогах
экзаменационных сессий за учебный
год
5 лет
ст. 507
«Н»
…-10 Отчеты об организации внеучебной
деятельности в институте
(проведение конкурсов, спортивных
и праздничных мероприятий и т.д.)
5 лет ЭПК
ст. 963
...-11 Учебные карточки студентов
75 лет ЭПК
ст. 489 а
«Н»
Электронно.
Распечатыва
ются и
прошиваются
в личное дело
студента при
отчислении.
…-12 Зачетные и экзаменационные
ведомости по учебным группам
5 лет
ст. 508 «Н»
…-13 Ведомости переаттестации
дисциплин по специальностям
5 лет
ст. 705
…-14 Списки студентов по учебным
группам
5 лет
ст. 732
После
окончания
обучения
…-15 Документы об организации итоговой
аттестации студентов (графики
проведения ГАК и ГЭК,
распоряжения по утверждению тем
и руководителей выпускных
квалификационных работ, приказы о
допуске к государственному
экзамену и защите выпускных
квалификационных работ). Копии
ДМН Подлинники
приказов в
УД (01-08)
…-16 Документы об оформлении
академических справок, дипломов о
неполном высшем образовании,
дубликатов приложений к дипломам
5 лет ЭПК
ст.183 б
23
1 2 3 4 5
(заявления, справки, копии учебных
планов)
…-17 Документы (заявления студентов,
объяснительные записки,
медицинские справки, справки с
места работы), не вошедшие в состав
личных дел студентов
3 года
ст. 489 б
«Н»
…-18 Переписка с организациями и
гражданами по вопросам работы
института
5 лет ЭПК
ст. 35
…-19 Журнал регистрации распоряжений
директора института по
административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 258 в
Электронно.
В АИСУ
«Документоо
борот»
…-20 Журнал учета выдачи «Справок-
вызовов»
5 лет
ст. 258 г
…-21 Журнал учета выдачи
экзаменационных листов
5 лет
ст. 259 г
…-21 Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
…-22 Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
…-23 Номенклатура дел института
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
…-24
…-25
… – 01. Совет института
…01-01 Протоколы и стенограммы
заседаний совета по конкурсному
отбору
Постоянно
ст. 18 д,
ст. 621 «Н»
…01-02 Протоколы заседаний Совета и
документы к ним (явочные листы,
решения и др.) по организационным
вопросам работы факультета
(института)
Постоянно
ст. 18 б,
ст. 463 «Н»
…01-03 Протоколы заседаний Совета и
материалы к ним (явочные листы,
15 лет
ЭПК
24
1 2 3 4 5
бюллетени, и протоколы счетных
комиссий) по конкурсному отбору
на должности ППС
ст. 696
…01-04 План заседаний Совета 5 лет
ст. 290
…01-05 Список членов совета факультета
(института) изменения и уточнения
списка
75 лет
ст. 635
«Н»
…01-06 Журнал регистрации уведомлений
приглашенных на совет
3 года
ст. 258 ж
…01-07
…01-08
02, 03, 04 ….. КАФЕДРА
…-01 Положение о кафедре. Копия 3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник
приложение к
Решению УС
(04-06)
…-02 Должностные инструкции
сотрудников. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
…-03 Протоколы заседаний кафедры Постоянно
ст. 463
«Н»
…-04
Протоколы заседаний ГАК, ГЭК 75 лет
ЭПК
Примерная
номенклату
ра дел вуза
11-07
…-05 Приказы руководства университета
по основной деятельности и
распоряжения по административно-
хозяйственным вопросам. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08;
01-09)
…-06 Приказы о составе государственной
экзаменационной комиссии и
государственной аттестационной
комиссии. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
…-07 Приказы о направлении студентов
на практику. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-12)
…-08 Планы повышения квалификации
профессорско-преподавательского
состава
5 лет
ст. 719 а
…-09 Учебные планы на учебный год и
графики учебного процесса,
разработанные в ТГУ. Копии
ДМН
ст. 711 б
Оригиналы в
УМУ (02-10)
…-10 Индивидуальные планы и отчеты о
работе преподавателей
1 год
ст. 476
25
1 2 3 4 5
…-11 Годовой отчет о работе кафедры Постоянно
ст. 465 «Н»
…-12 Отчеты руководителей о
прохождении производственной
практики студентов
5 лет ЭК
…-13 Отчеты студентов о практике 3 года ЭК
…-14 Документы учебно-методического
комплекса специальности (УМКС)
(рабочие программы дисциплин
специальностей по учебному плану,
учебные материалы по
специальности)
ДМН
ст. 711 б
…-15 Документы учебно-методического
комплекса дисциплины (УМКД)
(экзаменационные билеты и учебные
материалы по дисциплинам:
учебные пособия, методические
рекомендации и т.д.)
ДМН
ст. 712 б
…-16 Выпускные квалификационные
работы. Отзывы на них.
5 лет ЭПК
ст. 510 «Н»
ст. 23-32-13
ПН
Работы,
отмеченные
первыми
премиями –
постоянно.
Работы,
выполненные
на
творческих
кафедрах – 15
лет ЭПК.
…-17 Курсовые работы студентов 2 года
ст. 509 «Н»
…-18 Переписка со структурными
подразделениями университета по
учебно-методическим и
административно-хозяйственным
вопросам
3 года
ст. 717
…-19 Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
…-20 Журналы проведения и инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
…-21 Номенклатура дел кафедры
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
26
1 2 3 4 5 уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
…-22
…-24
15. УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ
15-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ по вопросам работы с
персоналом. Копии
ДМН
ст. 1 б
15-02. Нормативные документы по
вакцинации студентов и
ДМН
ст. 1 б
27
1 2 3 4 5
сотрудников (приказы
Минсоцздравразвития, предписания
и акты Роспотребнадзора)
15-03. Положение об управлении по работе
с персоналом. Копия
3 года
ст.55 б, 56
б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД
приложение к
приказу (01-
08)
15-04. Должностные инструкции
сотрудников университета
Постоянно
ст. 77 а
15-05. Должностные инструкции
сотрудников управления по работе с
персоналом. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
(15-04)
15-06. Организационная структура ТГУ и
документы (приказы, схемы,
таблицы) по ее изменению. Копии
ДМН Подлинники
приказов в
УД (01-08)
15-07. Утвержденное штатное расписание
ВУЗа и изменения к нему. Копии
ДМН
Подлинник в
УД
приложения к
приказам (01-
08)
15-08. Коллективный договор
Постоянно
ст. 576
15-09. Документы (протоколы, решения,
стенограммы, явочные листы,
бюллетени) собраний трудовых
коллективов
Постоянно
ст. 18 ж
15-10. Информация о штатной численности
и распределении фонда заработной
платы
5 лет ЭПК
ст. 595
15-11. Месячные отчеты по контингенту
сотрудников
ДМН
ст.474
Для
внутреннего
пользования
15-12. Аналитические справки о состоянии
фонда оплаты труда
5 лет ЭПК
ст.595
Для
внутреннего
пользования
15-13. Документы (заявления, докладные
записки, протоколы) о разрешении
трудовых споров
5 лет ЭПК
ст. 584
15-14. Документы (служебные записки,
приказы) о проведении оптимизации
структурных подразделений. Копии
ДМН
ст. 88
Подлинники
приказов в
УД (01-08)
15-15. Служебные записки структурных
подразделений об изменении
штатного расписания
3 года
ст. 73
После
утверждения
15-16. Переписка о ходе заключения
коллективного договора
3 года
ст. 578
28
1 2 3 4 5
15-17. Переписка о ходе выполнения
условий коллективного договора
5 лет
ст. 580
15-18. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
15-19. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления по работе с персоналом
10 лет
ст. 626 б
15-20.
15-21.
15-01. Отдел управления персоналом
15-01-01. Положение об отделе управления
персоналом. Копии
3 года
ст.55 б, 56 б
После замены
новыми
15-01-02. Положение о персональных данных.
Копия
ДМН Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08) -
постоянно
15-01-03. Протоколы заседаний конкурсных
комиссий по замещению вакантных
должностей профессорско-
преподавательского состава
Постоянно
ст. 670
15-01-04. Приказы ректора по личному
составу сотрудников
75 лет ЭПК
ст. 19 б
15-01-05. Приказы ректора о повышении
квалификации сотрудников. Копии
ДМН
ст. 19 б
Подлинники
в УД (01-08)
15-01-06. Отчеты о повышении квалификации
работников ТГУ (по
подразделениям)
5 лет
ст. 720
15-01-07. Личные дела профессорско-
преподавательского состава
Постоянно
ст.640 «Н»
Не имеющих
ученых
степеней и
званий или
опубликован
ных научных
работ
хранятся 75
лет ЭПК
15-01-08. Личные дела учебно-
вспомогательного,
административно-управленческого и
административно-хозяйственного
персонала
75 лет
ЭПК
ст. 656 б
15-01-09. Личные карточки рабочих и
служащих
75 лет ЭПК
ст. 658
15-01-10. Документы (заявления, списки 75 лет В составе
личных дел
29
1 2 3 4 5
трудов, копии документов об
образовании) соискателей
прошедших по конкурсу на
замещение вакантных должностей
ЭПК
ст. 656 б
(15-01-07/08)
15-01-11. Трудовые книжки преподавателей,
рабочих и служащих ВУЗа
До востреб.
ст. 664
Не востр. не
менее 75 лет
15-01-12. Трудовые договоры, заключаемые с
сотрудниками
75 лет ЭПК
ст. 657
Находятся в
личном деле
(15-01-07/08)
15-01-13. Договоры гражданско-правового
характера, заключаемые с
физическими лицами (подряда)
75 лет
ст. 657
15-01-14. Документы (характеристики, списки
трудов, заключения) о
представлении профессорско-
преподавательского состава к
присвоению ученых степеней и
званий
75 лет
ЭПК
ст. 735 б
Находятся в
личном деле
(15-01-07/08)
15-01-15. Документы (характеристики, списки
трудов) о представлении работников
ВУЗа к правительственным
наградам
75 лет
ЭПК
ст. 735 б
Находятся в
личном деле
(15-01-07/08)
15-01-16. Документы (служебные записки,
юридические заключения, акты) о
привлечении сотрудников к
дисциплинарной ответственности
3 года
ст. 694
15-01-17. Ежегодные списки сотрудников, у
которых наступает пенсионный
возраст и документы (справки,
заявления) о назначении пенсий
5 лет
ст. 685 к
По льготным
пенсиям – 10
лет
15-01-18. Графики предоставления отпусков
сотрудникам
1 год
ст. 693
15-01-19. Документы (заявления,
представления, докладные и
служебные записки), не вошедшие в
состав личных дел
5 лет
ст. 665
15-01-20. Переписка с центром занятости по
вопросам трудоустройства граждан
5 лет
ст. 564
15-01-21. Переписка по вопросам
подтверждения трудового стажа
работников
5 лет ЭПК
ст. 675
15-01-22. Книга учета выдачи трудовых
книжек
75 лет
ст. 695 в
15-01-23. Книга учета выдачи удостоверений
личности сотрудникам
3 года
ст. 780
30
1 2 3 4 5
15-01-24. Журнал регистрации представлений
об объявлении конкурса на
замещение вакантных должностей
3 года
ст. 672
15-01-25. Журнал регистрации приказов по
личному составу сотрудников
75 лет
ст. 258 б
15-01-26. Журнал регистрации трудовых
договоров и дополнительных
соглашений
75 лет
ст. 695 б
15-01-27. Журнал учета выдачи справок о
стаже и месте работы
5 лет
ст. 695 д
15-01-28. Журнал регистрации больничных
листов сотрудников
5 лет
ст. 897
15-01-29. Номенклатура дел отдела
управления персоналом
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
15-01-30.
15-01-31.
15-02. Отдел медицинской профилактики
15-02-01. Приказы Министерства
здравоохранения и социального
развития (нормативные документы,
регулирующие работу медицинской
службы), акты и предписания
Роспотребнадзора. Копии
ДМН
ст. 1 б
15-02-02. Положение об отделе медицинской
профилактики. Копия
3 года
ст. 55 б, 56 б
Подлинники
в УД как
приложение к
приказу (01-
08)
15-02-03. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
15-02-04. Приказы руководства университета
касающиеся работы отдела
медицинской профилактики. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
15-02-05. Годовой план работы отдела
медицинской профилактики
5 лет
ст. 290
15-02-06. Ежемесячные и ежеквартальные
отчеты контролирующим
организациям
ДМН
ст. 474
По мере
поступления
запросов о
предоставлен
ии
информации/
отче-тов
15-02-07. Документы (акты, накладные, 5 лет
31
1 2 3 4 5
отчеты) о приходе-расходе
медикаментов
ст. 540, 545,
557 «ПЗ»
15-02-08. Договоры с медицинскими
учреждениями о проведении
медицинских осмотров,
обследований, иммунизации
студентов и сотрудников и акты о
выполнении работ к ним (Копии);
ДМН Подлинники
договоров в
юридическом
отделе (22-
14)
Оригиналы
актов в
материально
м отделе
бухгалтерии
15-02-09. Хозяйственные договоры
- с организациями о ремонте и
техобслуживании медицинской
аппаратуры и холодильного
оборудования (Копии);
- с аптекой на поставку
лекарственных препаратов,
инструментария и аппаратуры
(Копии);
и акты о выполнении работ к ним
(Копии)
ДМН Подлинники
договоров в
юридическом
отделе (22-
14)
Оригиналы
актов в
материально
м отделе
бухгалтерии
15-02-10. Справки о состоянии здоровья
посетителей бассейна
1 год
ст. 294 ПЗ
15-02-11. Списки и контингент сотрудников,
работающих в неблагоприятных
условиях труда подлежащих
медосмотру.
Списки сотрудников
декретированных групп подлежащих
медосмотру.
Списки студентов подлежащих
прохождению медосмотра перед
практикой.
3 года
ст. 353 ПЗ
15-02-12. Внутренняя переписка (служебные
записки) по административно-
хозяйственным вопросам. Копии
5 лет ЭПК
ст. 89
15-02-13. Переписка с медицинскими
учреждениями и организациями по
профильным вопросам
деятельности. Копии
5 лет ЭПК
ст. 35
15-02-14. Журнал учета амбулаторного
приема
3 года
ст. 286 «ПЗ»
15-02-15. Журнал учета инфекционных
больных
3 года
ст. 279 «ПЗ»
15-02-16. Журнал учета проведенных 1 год
32
1 2 3 4 5
медицинских процедур ст. 110 «ПЗ»
15-02-17. Журналы учета и проведения
иммунизации студентов /
сотрудников
3 года
ст. 277 «ПЗ»
15-02-18. Журнал учета постановки
электрокардиограмм
5 лет
ст. 333 «ПЗ»
15-02-19. Журнал учета проведения перевязок 1 год
ст. 110 «ПЗ»
15-02-20. Журнал регистрации больничных
листков нетрудоспособности
3 года
ст. 291 «ПЗ»
15-02-21. Журнал регистрации справок о
нетрудоспособности
3 года
ст. 293 «ПЗ»
15-02-22. Журнал проведения осмотра на
допуск студентов к участию в
соревнованиях
1 год
ст. 294 «ПЗ»
15-02-23. Журнал проведения осмотра на
допуск посещения бассейна
студентов и сотрудников
1 год
ст. 294 «ПЗ»
15-02-24. Журналы регистрации технического
осмотра медицинской техники,
технического осмотра холодильного
оборудования
2 года
ст. 630 «ПЗ»
15-02-25. Журнал учета проведения осмотра
студентов при заселении в
общежитие
1 год
ст. 294 «ПЗ»
15-02-26. Журнал регистрации показателей
качества воды в бассейне
3 года
ст.467 «ПЗ»
15-02-27. Журнал регистрации
температурного режима и анализа
воды в бассейне
3 года
ст.467 «ПЗ»
15-02-28. Журнал проверки санитарного
состояния бассейна
3 года
ст.467 «ПЗ»
15-02-29. Журнал регистрации посетителей
бассейна
3 года
ст. 259 а
15-02-30. Журнал оказания экстренной
помощи посетителям бассейна
3года
ст. 68 «П»
15-02-31. Журнал амбулаторного приема
студентов
5 лет
ст. 286 «ПЗ»
15-02-32. Журнал амбулаторного приема
сотрудников
5 лет
ст. 286 «ПЗ»
15-02-33. Журнал регистрации документов о
состоянии здоровья, наличии
прививок, флюорографии
3 года
ст. 278 «ПЗ»
33
1 2 3 4 5
15-02-34. Журнал регистрации посетителей
бассейна (по абонементам)
3 года
ст. 259 а
15-02-35. Журнал регистрации травм
произошедших на уроках
физической культуры и спортивных
соревнованиях
3 года
ст. 346, 347
«ПЗ»
15-02-36. Журнал оказания помощи при
дежурствах на соревнованиях
3 года
ст. 68 «П»
15-02-37. Журнал передачи смены дежурных в
бассейне
1 год
ст. 892
15-02-38. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
15-02-39. Журналы проведения и инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
15-02-40. Номенклатура дел отдела
медицинской профилактики
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
15-02-41.
15-02-42.
34
1 2 3 4 5
16. ОТДЕЛ ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ И АККРЕДИТАЦИИ
16-01. Нормативные документы
Министерства образования и науки
РФ (положения, порядки, правила,
инструкции, методические указания
и рекомендации),
регламентирующие работу отдела.
Копии
ДМН
ст. 27 б
16-02. Локальные нормативные акты ТГУ
(положения, порядки, правила,
инструкции, методические указания
и рекомендации),
регламентирующие работу отдела.
Копии
ДМН
ст. 27 а
Подлинники
локальных
нормативных
актов
приложения к
решениям УС
(04-06)
16-03. Положение об отделе
лицензирования и аккредитации.
Копия
3 года
ст.55 б, 56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
16-04. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
16-05. Годовой статистический отчет по
форме ВПО-1 «Сведения об
образовательном учреждении,
реализующем программы высшего
профессионального образования»
Постоянно
ст. 467 б
16-06. Годовой статистический отчет по
форме ВПО-2 «Сведения о
материально-технической и
информационной базе, финансово-
экономической деятельности
образовательного учреждения,
реализующего программы высшего
профессионального образования»
Постоянно
ст. 467 б
35
1 2 3 4 5
16-07. Отчёт об условиях реализации
отдельной образовательной
программы, проходящей
общественно-профессиональную
аккредитацию
5 лет ЭПК
ст. 104
Для
организации
проводящей
аккредитаци
ю.
После
прекращения
аккредитации
. Протоколы
и решения -
Постоянно.
16-08. Отчет об условиях реализации
отдельных образовательных программ,
подлежащих государственной
аккредитации
5 лет ЭПК
ст. 104
Для
Минобрнауки
РФ
16-09. Отчет о показателях ВУЗа для
комплексной проверки сбора данных
по показателям ВУЗа
5 лет ЭПК
ст. 104
Для
Минобрнауки
РФ
16-10. Отчеты председателей о работе
государственных аттестационных
комиссий по отдельным
образовательным программам.
5 лет ЭПК
ст. 104
После
завершения
деятельности
комиссии.
16-11. Отчет о результатах итоговой
государственной аттестации для
рассмотрения Учёным советом
5 лет ЭПК
ст. 104
После
прекращения
аккредитации
.
16-12. Годовой отчет по рейтингу ВУЗа и
рейтингу отдельных специальностей
Постоянно
ст. 468
Для
Минобрнауки
РФ
16-13. Документы (таблицы, расчеты,
диаграммы) для годового отчёта о
деятельности университета
5 лет
ст. 473
16-14. Состав председателей
государственных (итоговых)
аттестационных комиссий
5 лет
ст. 703
16-15. Документы об образовании
иностранных граждан поступающих
в университет (письма в
Рособрнадзор, заявление слушателя
в Рособрнадзор, документы об
образовании) для проведения
процедуры нострификации. Копии
ДМН Подлинники
в
Рособрнадзор
е РФ
16-16. Переписка с Министерством
образования и науки РФ по
вопросам работы отдела
5 лет ЭПК
ст. 32, 33
16-17. Переписка с организациями по
вопросам работы отдела
5 лет ЭПК
ст. 35
16-18. Журнал регистрации и выдачи
академических справок, дипломов о
75 лет
ст. 492
36
1 2 3 4 5
неполном высшем образовании «Н»
16-19. Журнал регистрации и выдачи
академических справок и справок
установленного ВУЗом образца
5 лет
ст. 695 д
16-20. Журналы инструктажа по охране
труда с сотрудниками отдела
10 лет
ст. 626 б
16-21. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года ст.
870
16-22. Номенклатура дел отдела
лицензирования и аккредитации
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
16-23.
17. УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ СО СТУДЕНТАМИ
17-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
по вопросам, относящимся к
компетенции управления
ДМН
ст. 27 б
17-02. Положение об управлении по работе
со студентами. Копия
3 года
Ст.55б,
56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
17-03. Должностные инструкции
сотрудников управления по работе
со студентами. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
17-01. Отдел кадрово-учетной работы студентов
17-01-01.
Лицензия и свидетельство о
государственной аккредитации ТГУ.
Копии
ДМН Подлинники
в УД
(01-06; 01-07)
17-01-02. Положение об отделе кадрово-
учетной работы студентов. Копии.
3 года
ст.55 б, 56 б
Подлинники
в УД как
приложение к
приказу (01-
08)
17-01-03. Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
17-01-04. Приказы ректора по личному
составу студентов. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-15)
17-01-05. Сведения «Ведомость движения по
студентам», «Контингент
студентов» (таблицы)
1 год
ст. 469 е
Для
внутреннего
пользования
37
1 2 3 4 5
17-01-06. Личные дела студентов
75 лет ЭПК
ст. 489 а «Н»
17-01-07. Дипломы высшего
профессионального образования, не
полученные выпускниками
До
востреб.
ст. 664
Но не менее
75 лет
17-01-08. Списки студентов, обучающихся на
бюджетной основе
10 лет ЭК
17-01-09. Ведомости выдачи пенсионных
страховых свидетельств студентам.
Копии
ДМН В
Пенсионном
фонде
17-01-10. Переписка с организациями по
вопросам, относящимся к
компетенции отдела.
5 лет
ст. 84
17-01-11. Внутренняя переписка (служебные
записки) по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет ЭПК
ст. 89
17-01-12. Книга регистрации выдачи
дипломов
75 лет
ст.492 «Н»
17-01-13. Журнал регистрации договоров со
студентами о платном обучении
5 лет
ст. 459 к
С даты
последней
записи. При
условии
проведения
ревизии
17-01-14. Журнал регистрации выдачи
справок о факте обучения студентов
5 лет
ст. 258 г
17-01-15. Номенклатура дел отдела кадрово-
учетной работы студентов
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
17-01-16.
17-01-17.
17-02. Социальный отдел
17-02-01. Законодательные и
распорядительные документы
Министерства образования и науки
РФ и локальные нормативные акты,
ДМН
ст. 27 б
38
1 2 3 4 5
касающиеся основной работы
отдела. Копии
17-02-02. Положение о социальном отделе.
Копия
3 года
ст. 55 б, 56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
17-02-03. Должностные инструкции
сотрудников социального отдела.
Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
17-02-04. Протоколы заседаний комиссий по
материальной поддержке студентов
и аспирантов
5 лет
ст. 18 з
17-02-05. План проверок состояния дел по
охране прав детей сирот и детей,
оставшихся без попечения родителей,
обучающихся и выпускников ТГУ,
присланный для сведения. Копия
ДМН Подлинник в
Департаменте
по вопросам
семьи, опеки
и
попечительст
ва мэрии
г.о.Тольятти
17-02-06. График работы комиссии по
оказанию материальной поддержки
студентам и аспирантам
3 года
ст. 722
17-02-07. Квартальные отчеты о фактически
произведенных выплатах ТГУ в
рамках предоставления мер
социальной поддержки студентам
ВУЗов Самарской области по оплате
проезда на автомобильном
транспорте пригородного
междугородного (внутриобластного
сообщения) предоставляемые в
Министерство образования и науки
Самарской области. Копии
ДМН Подлинники
в
Минобрнауки
Сам. обл.
17-02-08. Справки Департамента по вопросам
семьи и демографического развития
мэрии г.о.Тольятти по итогам
проверок предоставления гарантий
по социальной поддержке детей
сирот и детей, оставшихся без
попечения родителей, обучающихся
в ТГУ
5 лет ЭПК
ст. 173 б
17-02-09. Информация (таблицы, сводки,
справки) о работе социального
отдела для годового отчета
5 лет
ст. 475
При
отсутствии
годовых,
квартальных
39
1 2 3 4 5
университета отчетов о
работе
организации -
Постоянно
(01-17)
17-02-10. Документы (письма, заявления,
справки, копии приказов
руководства ТГУ) о работе со
студентами из числа детей-сирот и
детей, оставшихся без попечения
родителей(копии)
ДМН Подлинники
приказов в
УД (01-12)
17-02-11. Заявления студентов и аспирантов
на материальную помощь
5 лет
ст. 415
17-02-12. Заявления на компенсацию проезда
иногородним студентам
5 лет
ст. 415
17-02-13. Представления на поощрение
студентов и аспирантов
5 лет ЭК
17-02-14.
Журнал регистрации заявлений
иногородних студентов на
компенсацию транспортных
расходов
5 лет
ст. 258 г
17-02-15. Журналы инструктажа по охране
труда с сотрудниками отдела
10 лет
ст. 626 б
17-02-16. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года ст.
870
17-02-17. Номенклатура дел социального
отдела
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
17-02-18.
17-02-19.
40
1 2 3 4 5
18. ЦЕНТР МОНИТОРИНГА И КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯ
18-01. Положение о центре мониторинга и
контроля качества образования.
Копия
3 года
ст.55 б,56б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД
приложение к
приказу (01-
08)
18-02. Должностные инструкции
сотрудников центра. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
18-03. Приказы руководства университета
по основной деятельности и
распоряжения по административно-
хозяйственным вопросам. Копии
ДМН
18-04. Расписание занятий 1 год
ст. 728
18-05. Зачетные и экзаменационные
ведомости
5 лет
ст. 508 «Н»
18-06. Тесты ДЗН
ст. 701 б
Электронно на
Образовательн
ом портале
ТГУ http://edu.tltsu.ru/
18-07. Договоры с организациями об
оказании услуг для работы центра.
ДМН Подлинники
в
41
1 2 3 4 5
Копии юридическом
отделе (22-
14)
18-08. Заявки на проведение тестирования 5 лет ЭК
18-09. Заявки на формирование и
включение теста на образовательном
портале
5 лет
ЭК
18-10. Переписка со структурными
подразделениями университета и
сторонними организациями по
профильным вопросам деятельности
центра
5 лет
ст. 84
18-11. Журнал регистрации входящих и
исходящих служебных записок
5 лет
ст. 258 г
18-12. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
центра
10 лет
ст. 626 б.
18-13. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
18-14.
Номенклатура дел центра
мониторинга и контроля качества
образования
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
18-15.
18-16.
19. БУХГАЛТЕРИЯ
19-01. Нормативные документы
Министерства финансов и
Министерства образования и науки
(положения, правила инструкции,
методические указания и
рекомендации) по вопросам
бухгалтерского учета и отчетности.
Копии
ДМН
ст. 1 б
19-02. Положение о бухгалтерии. Копия 3 года
ст.55 б,56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-08)
19-03. Должностные инструкции
сотрудников бухгалтерии. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
19-04. Годовой бухгалтерский отчет ВУЗа с
приложением к нему
Постоянно
ст. 351 б
19-05. Паспорта транспортных средств До
списания
42
1 2 3 4 5
транспорт
ных
средств
ст. 836
19-06. Документы (планы, отчеты,
протоколы, акты, справки,
докладные записки, переписка) о
проведении документальных
ревизий финансово-хозяйственной
деятельности, контрольно-
ревизионной работе, в том числе
проверке кассы, правильности
взимания налогов и др.)
5 лет
ст. 402
При условии
завершения
проверки
(ревизии)
19-07. Переписка с отделением
Федерального казначейства и
Министерством образования и науки
РФ по вопросам финансовой
деятельности вуза
5 лет ЭПК
ст. 326
19-08. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
19-09. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
19-10. Номенклатура дел бухгалтерии.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
19-11.
19-12.
19-01. Расчетный отдел
19-01-01. Приказы ректора по личному
составу сотрудников. Копии
ДМН Подлинники
в ОУП
19-01-02. Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
19-01-03. Отчеты по перечислению денежных
сумм по государственному и
негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому,
социальному)
Постоянно
ст. 391
19-01-04. Сведения об учете фондов, лимитов
заработной платы и контроле над их
распределением.
5 лет
ст. 364
43
1 2 3 4 5
19-01-05. Налоговая карточка учета
совокупного годового дохода
физических лиц и налога на доходы
физических лиц (форма 1-НДФЛ)
5 лет
ст. 394
Электронно.
При условии
проведении
проверки
19-01-06. Бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера).
5 лет
ст. 361
При условии
проведения
проверки
19-01-07. Лицевые счета сотрудников по
заработной плате
75 лет
ЭПК
ст. 413
19-01-08. Документы (копии отчетов, выписки
из протоколов, заключения) о
выплате пособий по листкам
нетрудоспособности, по
государственному социальному
страхованию
5 лет
ст. 904
19-01-09. Исполнительные листы работников ДМН
ст. 416
Не менее 5
лет
19-01-10. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
19-01-11. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
19-01-12.
19-01-13.
19-02. Материальный отдел
19-02-01. Квартальный статистический отчет
по планируемому и фактическому
потреблению коммунальных услуг
(1-КФО). Копия
ДМН Для
Минобрнауки
РФ
19-02-02. Документы (акты, сведения,
переписка) о взаимных расчетах,
перерасчетах с контрагентами
5 лет
ст. 366
После
проведения
взаиморасчет
а
19-02-03. Документы (протоколы заседаний
инвентаризационной комиссий,
описи, акты, ведомости и др.) об
инвентаризации основных средств,
имущества и товарно-материальных
ценностей
5 лет
ст. 427
примечани
е
О товарно-
материальны
х ценностях
(движимом
имуществе) –
5 лет.
При условии
завершения
проверки
(ревизии).
19-02-04. Документы (накладные на
внутреннее перемещение и акты на
списание) о перемещении и выбытии
основных средств, товарно-
5 лет
ст. 362
44
1 2 3 4 5
материальных ценностей и
движимого имущества
19-02-05. Договоры, заключенные с
сотрудниками университета о
материальной ответственности
5 лет
ст. 457
После
увольнения
материально
ответственно
го лица
19-02-06. Журнал регистрации договоров с
сотрудниками о материальной
ответственности
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договора
19-02-07. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
19-02-08. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
19-02-09.
19-02-10.
19-03. Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности
19-03-01. Первичные бухгалтерские
документы (кассовые, банковские,
корешки банковских чековых
книжек, ордера, табели, акты о
приеме, сдаче, списания имущества
и материалов, квитанции, корешки к
ним, счета-фактуры, накладные и
авансовые отчеты и др.)
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
19-03-02. Документы (справки, сведения,
расчеты, расходные расписания,
бюджетные поручения, заявки,
переписка) о дополнительных
образовательных услугах, о
финансировании культурно-
массовой и физкультурно-
оздоровительной работы со
студентами
5 лет ЭПК
ст. 326
19-03-03. Документы (планы, отчеты,
протоколы, акты, справки,
докладные записки) о проверке
кассы
5 лет
ст. 402
При условии
завершения
проверки
19-03-04. Документы (вспомогательные и
контрольные книги, журналы,
карточки, кассовые книги,
оборотные ведомости) о финансовой
деятельности ВУЗа
5 лет
ст. 361,
362
При условии
проведения
проверки
45
1 2 3 4 5
19-03-05. Платежные ведомости на выдачу
заработной платы, пособий,
материальной помощи и др. выплат
5 лет
ст. 412
При условии
завершения
проверки
19-03-06. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
19-03-07. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
19-03-08.
19-03-09.
20. НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА
20-01. Положение о Научной библиотеке.
Копия
3 года
ст.55 б,56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
20-02. Правила пользования библиотекой.
Копия.
ДМН Подлинник в
УД
приложение к
приказу (01-
46
1 2 3 4 5 08)
20-03. Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии.
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
20-04. Годовой план работы библиотеки
5 лет
ст. 290
20-05. Годовой отчет о работе библиотеки
5 лет
ст. 475
20-06. Должностные инструкции
сотрудников. Копия
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
20-07. Документы (списки, отчеты) по
оформлению годовой подписки на
литературу
1 год
ст. 529
После
получения
подписной
литературы
20-08. Документы (доклады, справки, акты,
заключения, представления,
предписания, докладные записки)
проверки структурного
подразделения.
5 лет
ст. 173
При условии
проведения
проверки
20-09. Акты и списки на передачу книг
другим организациям
3 года
ЭК
20-10. Акты списания книг
10 лет
ст. 531
После
проверки
библиотечног
о фонда
20-11. Документы (заявки, планы, акты,
справки, перечни, переписка) о
комплектовании и работе
библиотеки.
3 года
ст. 526
20-12. Переписка с читателями о
возвращении книг
1 год ЭК
20-13. Каталоги книг (систематические,
алфавитные)
До
ликвидаци
и
библиотек
и ст. 532
20-14. Книги суммарного учета
библиотечного фонда
До
ликвидаци
и
библиотек
и ст. 53
20-15.
Карточки формуляров читателей
1 год
ст. 746
«Н»
20-16. Журналы проведения инструктажа 10 лет
47
1 2 3 4 5
по охране труда с сотрудниками ст. 626 б
20-17. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
20-18. Номенклатура дел научной
библиотеки
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
20-19.
20-20.
21. МОБИЛИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ
21-01. Нормативно-правовые документы
(Законы РФ, инструкции, положения
и т. д.), регламентирующие работу
ДМН
ст. 27 б
48
1 2 3 4 5
мобилизационного отдела. Копии
21-02. Методические рекомендации по
служебному делопроизводству по
вопросам ведения воинского учета и
бронирования граждан,
пребывающих в запасе, в
организации (разработаны отделом
военного комиссариата по
г.Тольятти Самарской обл.). Копия
3 года
ст. 28 б
После замены
новыми.
21-03. Положение о мобилизационном
отделе. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
21-04. Должностные инструкции
сотрудников мобилизационного
отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
21-05. Приказы ректора по личному
составу студентов, аспирантов и
сотрудников. Копии
ДМН Подлинники
приказов по
сотрудникам
в ОУП, - по
студентам и
аспирантам в
УД (01-15)
21-06. Планы работы по ведению
воинского учета и бронирования
граждан
5 лет
ст. 691
21-07. График сверки личных карточек
формы Т-2 с военными билетами
граждан пребывающих в запасе
(ГПЗ)
1 год ЭК
21-08. Картотека личных карточек формы
№ Т-2 на граждан, пребывающих в
запасе, и граждан, подлежащих
призыву на военную службу
3 года
ст. 695 е
После
увольнения
21-09. Переписка по вопросам
деятельности отдела. Копии
5 лет
ст. 84
21-10. Журнал проверок состояния
воинского учета и бронирования
граждан, пребывающих в запасе
5 лет
ст. 692
21-11. Книга учета передачи бланков
специального учета, военных
билетов и личных карточек
студентов ТГУ
3 года
ст. 259 г
21-12. Журнал учета сверок данных
карточек формы Т-2 с учетными
данными военных комиссариатов г.
о. Тольятти
5 лет
ст. 692
49
1 2 3 4 5
21-13. Журнал учета сверок данных
карточек формы Т-2 с данными
военных билетов граждан
5 лет
ст. 692
21-14. Журнал регистрации выдачи
справок формы «Приложение-2» об
отсрочке от призыва студентов на
военную службу
3 года
ст. 695 е
21-15. Журналы проведения инструктажа
по технике безопасности с
сотрудниками отдела
10 лет
ст. 626 б
21-16. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
21-17. Номенклатура дел
мобилизационного отдела
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
21-18.
21-19.
22. ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
22-01. Положение о юридическом отделе.
Копия
3 года
ст. 55 б, 56
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
50
1 2 3 4 5
б приложение к
приказу (01-
08)
22-02. Проекты Устава, иных локальных
нормативных актов, документы по
их разработке
5 лет ЭПК
ст. 58
22-03. Должностные инструкции
сотрудников юридического отдела.
Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
22-04. Документы (исковые заявления,
отзывы, акты, копии решений суда и
т.п.), предоставляемые в судебные
организации. Копии
5 лет ЭПК
ст. 189
После
вынесения
решения
22-05. Документы о служебных
расследованиях (акты
расследования, объяснительные
записки и т.п.)
5 лет ЭПК
ст. 193
22-06. Документы (акты, решения,
заявления, заключения) об
административных
правонарушениях
5 лет ЭПК
ст. 188
22-07. Претензионные дела (претензии,
ответы на претензии, обоснования
претензий и т.п.)
5 лет
ст. 189
После
вынесения
решения
22-08. Доверенности на совершение
различных действий от имени ТГУ
Постоянно
ст. 61
22-09. Заключения о соблюдении
действующего законодательства по
вопросам деятельности
университета
5 лет ЭПК
ст. 188
22-10. Заключения на проекты локальных
нормативных актов
5 лет ЭПК
ст. 188
22-11. Реестр учета претензий
5 лет
ст. 195
После
вынесения
последнего
решения
22-12. Обращения граждан (заявления,
жалобы и т.д.), документы по их
рассмотрению (переписка и т.п.) о
серьезных нарушениях,
злоупотреблениях.
Постоянно
ст. 183 а
22-13. Обращения граждан (заявления,
жалобы и т.д.), документы по их
рассмотрению (переписка и т.п.)
5 лет ЭПК
ст. 183 б
51
1 2 3 4 5
личного характера
22-14. Договоры и государственные
контракты о поставках, услугах,
работах с другими организациями
5 лет ЭПК
ст. 272
По крупным
поставкам и
наиболее
важным
работам,
услугам
постоянно
22-15. Договоры на оказание юридических
услуг
5 лет ЭПК
ст.191
После
истечения
срока
действия
22-16. Переписка с Министерством
образования и науки РФ. Копии
ДМН
22-17. Журнал регистрации договоров 5 лет
ст. 459 г
Электронно.
В АИСУ
«Документоо
борот».
После
окончания
срока
действия
договора
22-18. Журнал учета выданных
доверенностей
5 лет
ст. 459 т
При условии
проведении
проверки
22-19. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б.
22-20. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
22-21. Номенклатура дел юридического
отдела.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
22-22.
22-23.
52
1 2 3 4 5
23. ЦЕНТР НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
23-01. Положение о центре новых
информационных технологий
(ЦНИТ). Копия
3 года
ст. 55 б,
56б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
23-02. Должностные инструкции
сотрудников ЦНИТ. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
23-03. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
центра
10 лет
ст. 626 б
23-04.
Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
23-05.
Номенклатура дел Центра новых
информационных технологий
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел в
архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
23-06.
23-07.
23-01. Отдел разработки информационных систем
23-01-01. Протоколы оперативных совещаний
разработчиков АИСУ ТГУ
5 лет
ст. 18 з
Электронно в
Redmine
23-01-02. Приказы руководства ТГУ по
семестровому планированию и
проведению курсов на портале.
Копии
ДМН Электронно в
АИСУ
«Документоо
борот»
Подлинники
в УД (01-08)
23-01-03. «Информатизация и автоматизация»
проект Программы развития ТГУ,
разработанный сотрудниками
ЦНИТ. Копия
ДМН Электронно.
Программа
развития ТГУ
утверждается
решением УС
(04-06) и
хранится
постоянно
(ст. 210)
23-01-04. Технические задания на разработку
автоматизированных
информационных систем
Постоянно
ст. 1813 а
«Т»
53
1 2 3 4 5
управления (АИСУ)
23-01-05. Акты приема выполненных работ по
внедрению в эксплуатацию АИСУ
ТГУ
5 лет ЭПК
ст. 456 а
23-01-06. Реестры тикетов (таблицы) АИСУ и
модулей портала
ДЗН
ЭК
Электронно
23-01-07. Макеты интерфейса АИСУ и
модулей портала
ДЗН
ЭК
Электронно
23-01-08.
23-01-09.
23-02. Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов
23-02-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты Министерства
образования и науки РФ, касающиеся
работы отдела в области качества.
Копии
ДМН
ст. 1 б
23-02-02. Государственные и международные
стандарты по качеству. Копии
3 года
ст. 25 б
После замены
новыми
23-02-03. Протоколы заседания комиссии по
качеству и документы к ним
Постоянно
ст. 18 д
23-02-04. Приказы ректора, решения Ученого
совета, относящиеся к деятельности
отдела. Копии
ДМН Подлинники:
приказов - в
УД (01-08)
Решений - в
УС (04-06)
23-02-05. Годовые планы работы отдела в
области качества
5 лет
ст. 290
При
отсутствии
годовых
планов
работы
организации -
Постоянно
23-02-06. Планы работы отдела (месячные,
недельные)
ДМН
ст. 288
23-02-07. План-карты выпуска релизов АИСУ
ДМН
ст. 288
23-02-08. Тест-планы по тестированию АИСУ
ДМН
ЭК
Электронно
54
1 2 3 4 5
23-02-09. Годовые отчёты о работе отдела в
области качества
5 лет
ст. 475
При
отсутствии
годовых,
квартальных
отчетов о
работе
организации -
Постоянно
(01-17)
23-02-10. Отчеты о работе отдела (месячные,
недельные)
ДМН
ст. 474
23-02-11. Отчеты о проведении мониторинга
деятельности структурных
подразделений ВУЗа в области
качества. Копии
ДМН Подлинник в
УД как
приложения к
приказам (01-
08)
23-02-12. Отчет /Заключение об итогах
проведения внешнего аудита по
качеству
Постоянно
ст. 173 а
23-02-13. Технические задания и проекты
создания автоматизированы
информационных систем
управления (АИСУ) ТГУ. Копии
ДМН Подлинники
в отделе
разработки
информацион
ных
программ
23-02-14. Документы (распоряжения,
программа аудита, план аудита, чек-
листы) о проведении внутреннего
аудита по качеству
5 лет ЭПК
ст. 173 б
23-02-15. Документы об обучении персонала
(распоряжения, план обучения,
регистрационные листы, анкеты,
отчеты) в области качества
5 лет ЭПК
ст. 708
23-02-16. Акты о несоответствии и отчеты по
итогам проведения
внутреннего/внешнего аудита по
качеству
5 лет
ст. 402
При условии
проведения
проверки
23-02-17. Документы (акты, отчеты) о
внедрении в эксплуатацию АИСУ
5 лет ЭПК
ст. 212
23-02-18. Реестры тикетов АИСУ ДМН
55
1 2 3 4 5
ЭК
23-02-19. Переписка с организациями по
оперативным вопросам деятельности
5 лет
ст.84
23-02-20. Переписка с пользователями о
работе АИСУ
5 лет ЭПК
ст. 214
23-02-21.
23-02-22.
23-03. Технический отдел
23-03-01. Порядок выполнения
профилактических работ в ТГУ
5 лет
ст. 217
Электронно
23-03-02. Порядок проведения
инвентаризации компьютерной и
оргтехники в ТГУ
5 лет
ст. 213
23-03-03. Планы (месячные, недельные)
работы отдела
ДМН
ст. 288
Электронно
23-03-04. Инструкция по установке и
настройке требованиям
антивирусной безопасности ПО
«Касперский»
3 года
ст.219б
После замены
новыми
23-03-05. Отчеты (месячные, недельные) о
работе отдела
ДМН
ст. 474
Электронно
23-03-06. Документы (акты, отчеты, заявки) об
обслуживании АТС
5 лет
ст. 217
23-03-07.
23-03-08.
23-04. Отдел сетевого и системного администрирования
23-04-01. Планы (недельные, месячные) работ
отдела
ДМН
ст. 288
Электронно в
Redmine
23-04-02. Отчеты (недельные, месячные) о
работе отдела
ДМН
ст. 474
Электронно в
Redmine
23-04-03. Документы (протоколы, 5 лет ЭПК Электронно
56
1 2 3 4 5
предложения, расчеты) о внедрении
новой технологии, разработанной в
ТГУ
ст. 1259 «Т»
23-04-04. Техническая документация на
сетевое оборудование 3 года
ст. 219 б
Электронно в
формате pdf.
После замены
новыми
23-04-05. Документы необходимые для
сервисного обслуживания сетевого
оборудования (сопроводительные
письма, реестр и инструкции)
3 года
ст. 219 б
23-04-06. Журнал мониторинга сетевого
оборудования
5 лет
ст. 230
Электронно
23-04-07. Переписка с организациями по
основной (профильной)
деятельности отдела
5 лет
ст. 35
Электронно
23-04-08.
23-04-09.
57
1 2 3 4 5
24. УПРАВЛЕНИЕ ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ
24-01 Положение об управлении по
воспитательной и социальной
работе. Копии
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
24-02 Должностные инструкции
сотрудников управления по
воспитательной и социальной
работе. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
24-03 Годовые планы внеучебной работы
институтов
5 лет
Ст.285б
Внутренние
24-04 Годовой (за учебный год) план
воспитательной, внеучебной и
социальной работе университета
5 лет
Ст.285б
Внутренний
24-05 Годовые отчеты институтов по
внеучебной деятельности
5 лет
Ст.475
Внутренние
24-06 Годовой (за учебный год) отчет о
проделанной воспитательной,
внеучебной и социальной работе
университета
5 лет
Ст.469б
Внутренний
24-07 Отчеты о проведении
университетских мероприятий
студенческих организаций
5 лет ЭПК
ст. 963
24-08 График заседаний органов
студенческого самоуправления
5 лет
ст. 290
24-09 Документы о мероприятиях,
проводимых в ВУЗе (приказы,
распоряжения, сметы и пр.). Копии
ДМН Подлинники:
приказов и
распоряжени
й в УД (01-
08); смет в
ЦЭР (30-12)
58
1 2 3 4 5
24-10 Документы о работе творческих
коллективов: клубов, студий, секций
(положения, списки участников,
расписание занятий и пр.). Копии
ДМН Подлинники
в УД как
приложения к
приказам (01-
08)
24-11 Фото, видео-, аудио- материалы по
мероприятиям, проводимым в ВУЗе
5 лет ЭПК
ст. 90 а
Электронно
24-12 Документы (решения и протоколы
заседаний; протоколы заседаний
комиссий) о работе органов
студенческого самоуправления
(копии)
ДМН
24-13 Документы о работе студенческих
организаций ТГУ (копии
положений, копии приказов о
проведении мероприятий, списки
участников)
ДМН Подлинники
приказов и
положений в
УД как
приложения к
приказам (01-
08)
24-14 Договоры с учреждениями,
организациями об оказании услуг и
работ. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
24-15 Переписка с организациями по
основной (профильной)
деятельности управления
5 лет ЭПК
ст. 35
24-16 Журнал учета материальных
ценностей, находящихся на балансе
управления
5 лет
ст. 459 л
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
24-17 Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
24-18 Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
24-19 Номенклатура дел управления по
воспитательной и социальной работе
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
24-20
24-21
59
1 2 3 4 5
25. ФИЗКУЛЬТУРНО-СПОРТИВНЫЙ КОМПЛЕКС
25-01. Распорядительная и
эксплуатационно-техническая
документация (инструкции,
руководства и др.) обслуживающему
персоналу. Копии
3 года
ст. 219 б
После замены
новыми
25-02. Положение о физкультурно-
спортивном комплексе (ФСК).
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-08)
25-03. Должностные инструкции
сотрудников ФСК. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
25-04. Приказы и распоряжения
руководства ТГУ,
регламентирующие деятельность
физкультурно-спортивного
комплекса. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08;
01-09)
25-05. Отчеты о работе ФКС (недельные и
месячные)
ДМН
ст. 474
25-06. Расписание проведения спортивных
занятий в залах физкультурно-
спортивного комплекса.
1 год
ст. 728
25-07. Документы (заявки, наряды,
таблицы, накладные) о
материальных запасах
физкультурно-спортивного
5 лет
ст. 753,
754
60
1 2 3 4 5
комплекса.
25-08. Договоры об оказании услуг и
сотрудничестве. Копии
ДМН Подлинники в
юридическом
отделе (22-14)
25-09. Акты выполненных работ к
договорам об оказании услуг
5 лет ЭПК
ст. 456 а
Подлинники
25-10. Переписка со структурными
подразделениями по
организационным вопросам
деятельности
5 лет
ст.84
25-11. Журнал выдачи спортивного
инвентаря
5 лет
ст. 459 л
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
25-12. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б.
25-13. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
25-14. Номенклатура дел физкультурно-
спортивного комплекса
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
25-15.
25-16.
26. ДОМ УЧЁНЫХ
26-01. Положение о Доме учёных. Копия 3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
26-02. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
26-03. Документы о деятельности Дома
ученых (образцы полиграфической
продукции, тексты выступлений,
презентационная документация), о
проведении мероприятий.
5 лет ЭПК
ст. 538,
541
26-04. Документы (договоры, акты приема
выполненных работ, счета) о
финансовых расходах. Копии
ДМН Подлинники
договоров в
юридическом
отделе (22-
14); актов и
счетов в
бухгалтерии
26-05. CD –диски с фото/видеозаписями. 5 лет ЭПК
61
1 2 3 4 5
Альбомы с фотографиями о
проведении мероприятий
ст. 536,
963
26-06. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
26-07.
Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
26-08.
Номенклатура дел Дома ученых
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
26-09.
26-10.
27. МУЗЕЙ
27-01. Положение о музее. Копия 3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
27-02. Годовой план работы музея 5 лет
ст. 290
27-03. Годовой отчёт о работе музея 5 лет
ст. 475
27-04. Должностные инструкции
сотрудников музея. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
27-05. Информационные справки об
истории ТГУ
Постоянно
ст. 95
27-06. Акты приёма экспонатов на
постоянное и временное хранение
Постоянно
ст. 755
«Н»
27-07. Книга учёта поступлений
экспонатов основного фонда (КП)
Постоянно
ст. 755
«Н»
62
1 2 3 4 5
27-08. Книга учёта экспонатов
научно-вспомогательного фонда
(НВ)
Постоянно
ст. 755
«Н»
27-09. Книга учёта посетителей 3 года
ст. 259 а
27-10. Книга учёта актов приёма
и выдачи экспонатов
Постоянно
ст. 459 е
27-11.
Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
27-12. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
27-13. Номенклатура дел музея
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 л.
после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
27-14.
27-15.
28. УПРАВЛЕНИЕ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ
28-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты РФ и Министерства
образования и науки РФ,
касающиеся работы управления.
Копии
ДМН
ст. 1 б
28-02. Годовые отчеты о деятельности
управления развития, инноваций и
маркетинга
5 лет
ст. 475
При
отсутствии
годовых,
квартальных
отчетов о
работе
организации -
Постоянно
(01-17)
28-03. Годовые отчеты о реализации
Программы развития университета
Постоянно
ст. 464 б
28-04. Недельные отчеты ректору ДМН
ст. 474
Внутренние
28-05. Документы о трудоустройстве
выпускников (отчеты, прогнозы,
5 лет ЭК
63
1 2 3 4 5
сведения)
28-06. Документы (копии приказов
руководства ТГУ, сметы, служебные
записки) о проведении мероприятий
по приемной кампании
ДМН
ЭК
Подлинники:
приказов в
УД (01-08)
смет в ЦЭР
(30-12)
28-07. Номенклатура дел управления
инновационного развития
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
28-08.
28-09.
28-01. Центр трансфера технологий
28-01-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты Министерства
образования и науки РФ об
инновационной, научно-
исследовательской работе и по
вопросам патентования. Копии
ДМН
ст. 27 б
28-01-02. Положения о центре трансфера
технологий. Копия
3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
28-01-03. Должностные инструкции
сотрудников ЦТТ. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
28-01-04. Приказы и распоряжения
руководства университета о работе
ЦТТ. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08;
01-09)
28-01-05. Приказы об организации в ТГУ
конференций. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
28-01-06. Отчеты о проведенных в ТГУ
конференциях
Постоянно
ст. 94
28-01-07. Документы о проведении
конференций в ТГУ (положения,
сводные перечни для Министерства
образования и науки РФ).
Постоянно
ст. 94
28-01-08. Документы для составления годовых
отчетов (таблицы, сводки, отчеты
руководителей оргкомитетов о
проведенных в ТГУ конференциях)
5 лет с
т. 473
28-01-09. Патенты на объекты
интеллектуальной собственности и
Постоянно
ст. 584,
Подлинники
в Роспатенте
(Москва)
64
1 2 3 4 5
авторские заявки на них. 586, 590
«Т»
28-01-10. Информационные карты по
госбюджетным и хоздоговорным
научно-исследовательским работам,
зарегистрированные во
Всероссийской научно-техническом
информационном центре (ИК-карты)
Постоянно
ст. 26 «Т»
28-01-11. Приглашения для участия в
выставках, семинарах,
конференциях, форумах, конкурсах,
заседаниях, сборниках статей
ДМН
ст. 90 б
28-01-12. Сводный перечень научных статей
5 лет
ст. 525
28-01-13. Списки публикаций от кафедр
ДМН
ст. 527
28-01-14. Заявки на конкурсное
финансирование (гранты)
5 лет ЭПК
ст. 326
28-01-15. Переписка между ЦТТ с отделами
ТГУ по организационным вопросам
деятельности
5 лет ст. 84
28-01-16. Журнал регистрации и учета
изобретений
До
ликвидации
организации
ст. 683 «Т»
28-01-17. Журнал регистрации и учета заявок
на объекты интеллектуальной
собственности
ДМН
ст. 604,
605 «Т»
28-01-18. Журнал регистрации полученных
патентов
ДМН
ЭК
28-01-19. Журнал регистрации
поступающих/отправляемых
документов
5 лет
ст. 258 г
28-01-20. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
28-01-21. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
28-01-22. Номенклатура дел центра трансфера
технологий.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
65
1 2 3 4 5
28-01-23.
28-01-24.
29. УПРАВЛЕНИЕ ПО СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
И СРЕДСТВАМИ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
29-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты Министерства
образования и науки РФ. Копии
ДМН
ст. 27 б
29-02. Положение об Управлении по
связям с общественностью и
средствами массовой информации.
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
29-03. Должностные инструкции
сотрудников УпСОиСМИ. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
29-04. Переписка с другими организациями 5 лет ЭПК
66
1 2 3 4 5
по основным вопросам деятельности
управления.
ст. 35
29-05. Переписка с подразделениями
отделами ТГУ по организационным
вопросам деятельности
5 лет
ст. 84
29-06. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
10 лет
ст. 626 б.
29-07. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
29-08. Номенклатура дел УпСОиСМИ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
29-09.
29-10.
29-11.
29-01. Отдел корпоративных СМИ
29-01-01. Положение об отделе
корпоративных СМИ. Копия
3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
29-01-02. Подшивки публикаций о ТГУ во
внешних СМИ
Пост.
ст.95
29-01-03. Макеты разметки номеров газеты
«Тольяттинский университет» и ее
приложений
ДМН
ЭК
29-01-04. Подшивка газеты «Тольяттинский
университет» и ее приложений за
год
ДМН
ЭК
29-01-05. Документы (накладные, акты
приема-передачи и др.) об учете
материальных ценностей
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
29-01-06. Счета-фактуры. Копии ДМН
ст. 368
Подлинники
в
бухгалтерии
29-01-07. Договоры о поставках и услугах с
другими организациями. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
29-01-08. Переписка с организациями по
основным вопросам деятельности
5 лет
ст. 84
29-01-09. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
67
1 2 3 4 5
29-01-10. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года ст.
870
29-01-11. Номенклатура отдела
корпоративных СМИ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
29-01-12.
29-01-13.
29-02. Издательство ТГУ
29-02-01. Положение об издательстве ТГУ.
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
29-02-02. Годовой отчет о выполнении
издательского плана
5 лет
ст. 475
Внутренний -
для годового
отчета ТГУ
(01-17)
29-02-03. Отчеты в Российскую книжную
палату о присвоении ISBN
(международный стандартный
номер книги)
ДМН
ст. 474
Электронно
29-02-04. Авторские и наборные с авторской
правкой рукописи опубликованных
научных работ и учебных пособий.
Дела по изданию рукописей
научных трудов (аннотаций,
рецензий, переписка и др.)
5 лет ЭПК
ст. 708,
711 «Н»
На рукописи,
отражающие
творческий
процесс
работы автора
над рукописью
и содержание
рецензий
известных лиц,
выдающихся
ученых -
постоянно
29-02-05. Заказ – наряды на изготовление
полиграфической продукции
3 года
ст. 552
29-02-06. Накладные требования, товарные
накладные, счета-фактуры (копии)
ДМН
29-02-07. Расчет стоимости учебно-
методических пособий издаваемых в
РИЦ ТГУ
5 лет
ст. 298
29-02-08. Реестры учебной литературы,
переданной в библиотеку
1 год ЭК После замены
новыми
29-02-09. Заключения научно-методического
совета на рукописи,
рекомендованные к изданию
5 лет ЭПК
ст. 713
68
1 2 3 4 5
29-02-10. Журнал выдачи заказов
изготовленной полиграфической
продукции
3 года
ст. 552
29-02-11. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
29-02-12. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года ст.
870
29-02-13. Номенклатура редакционно-
издательского центра
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
29-02-14.
29-02-15.
30. ЦЕНТР ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ
30-01. Законодательные и иные
нормативно-правовые акты,
распоряжения органов власти РФ и
субъектов РФ, Министерства
образования и науки,
ДМН
ст. 27 б
69
1 2 3 4 5
регламентирующие деятельность
ЦЭР
30-02. Распоряжения директора ЦЭР по
административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 19 в
30-03. Положение о центре экономического
развития. Копия
3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
30-04. Должностные инструкции
сотрудников ЦЭР. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
30-05. Приказы и распоряжения
руководства университета по
вопросам планово-финансовой
работы. Копии.
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
30-06. Годовой план финансово-
хозяйственной деятельности
университета
Постоянно
ст. 314 б
При условии
проведения
проверки
(ревизии)
30-07. Соглашения с Министерством
образования и науки РФ о порядке и
условиях предоставления субсидий
5 лет ЭПК
ст. 436
30-08. Документы (сводки, расчеты,
таблицы) по формированию
бюджета университета на год
5 лет
ст. 315,
319
30-09. Сводные данные по персоналу (в
разрезе штатной численности и
фонду заработной платы) и видам
экономической деятельности
5 лет ЭПК
ст. 594
Заполняется
на сайте
Минобра
moni-
tor2012.nuot.r
u
30-10. Документы (таблицы, анализ,
расчеты) по составлению отчета об
исполнении годового бюджета
5 лет
ст. 473
30-11. Утвержденные годовые сметы
расходов по госбюджету,
спецсредствам, капвложениям и
другим расходам
Постоянно
ст. 309 а
30-12. Утвержденные годовые сметы
расходов средств от приносящей
доход деятельности
Постоянно
ст. 325 а
30-13. Сметы административно-
хозяйственных расходов на год
5 лет
ст. 325 а
30-14. Месячный статистический отчет по
форме П-4 «Сведения о
численности, заработной плате и
1 год
ст. 467 д
При
отсутствии
годовых,
полугодовых
70
1 2 3 4 5
движении работников»
и
квартальных
- постоянно
30-15. Годовые статистические отчеты по
основным направлениям и видам
деятельности:
по форме 1-ТР «Сведения об
автотранспорте и протяженности
ведомственных и частных
автодорог»
по форме 1-Услуги «Об объемах
платных услуг населению»
по форме 1-Натура «Сведения о
производстве и отгрузке
продукции»
по форме 3-Информ «Сведения об
использовании информационных и
коммуникационных технологий и
производстве вычислительной
техники, программного обеспечения
и оказания услуг в этих сферах»
по форме П-2 «Сведения об
инвестициях»
по форме П-1 «Сведения о
производстве товаров и услуг»
по форме 11 (краткая) «Сведения о
наличии движения основных фондов
некоммерческих организаций»
по форме П-2 (Инвест) «Сведения
об инвестиционной деятельности»
Постоянно
ст. 467 б
30-16. Квартальные статистические отчеты
по основным направления и видам
деятельности:
по форме 22-ЖКХ «Сведения о
работе жилищно-коммунальных
организаций в условиях реформы»
по форме П-2 «Сведения об
инвестициях»
5 лет
ст. 467 г
30-17. Месячные отчеты по основным 1 год
71
1 2 3 4 5
направления и видам деятельности:
по форме П-2 «Сведения об
инвестициях»
по форме П-1 «Сведения о
производстве товаров и услуг»
ст. 467 д
30-18. Ежегодная справка о средней
заработной плате основного
персонала. Копия
ДМН Подлинник в
Минобрнауки
РФ
30-19. Аналитические записки о состоянии
ФОТ по статьям, источникам
финансирования, структурным
подразделениям
5 лет ЭПК
ст. 594
Для
внутреннего
пользования
30-20. Калькуляции стоимости услуг,
оказываемых студентам,
сотрудникам и гражданам
5 лет
ст. 301,
303
30-21. Переписка с Минобрнауки РФ по
плановым, финансовым вопросам
5 лет
ст. 32
30-22. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
ЦЭР
10 лет
ст. 626 б.
30-23. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
30-24. Номенклатура дел центра
экономического развития
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
30-25.
30-26.
72
1 2 3 4 5
31. ШТАБ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ
31-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты органов власти РФ,
Министерства образования и науки
по вопросам гражданской обороны.
Копии
ДМН
ст. 27 б
31-02. Положение о штабе гражданской
обороны ТГУ. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД (01-08)
31-03. Положение о комиссии по
чрезвычайным ситуациям,
разработанное в ТГУ
Постоянно
ст. 57 а
31-04. Положение об эвакуационной
комиссии, разработанное в ТГУ
Постоянно
ст. 57 а
31-05. Должностные инструкции
сотрудников отдела Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
31-06. Приказы ректора о работе штаба
гражданской обороны. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
31-07. План действий по предупреждению
и ликвидации чрезвычайных
ситуаций природного и
техногенного характера с
приложениями
5 лет ЭПК
ст. 862
31-08. План основных мероприятий по
вопросам гражданской обороны
5 лет ЭПК
ст. 862
31-09. Планы учений и тренировок по
эвакуации
5 лет ЭПК
ст. 862
31-10. Акты о проведении тренировочных
учений по эвакуации
5 лет ЭПК
ст. 862
31-11. Учебно-методическое пособие по
гражданской обороне
ДМН
ст. 712 б
31-12. Документы (планы, отчеты,
докладные записки, акты, справки,
переписка) об организации общей и
противопожарной охраны ВУЗа
5 лет ЭПК
ст. 861
31-13. Доклад ректора ТГУ «О состоянии
гражданской обороны» за текущий
год (ф. 2ДУ)1. Копия
5 лет ЭПК
ст. 21
Подлинники
в
Департаменте
государствен
ной службы,
мобилизацио
нной
подготовки и
специальных
программ
Министерств
31-14. Доклад ректора ТГУ «О состоянии
защиты населения и территорий
Российской Федерации от
чрезвычайных ситуаций и
5 лет ЭПК
ст. 21
1 С грифом «Секретно»
73
1 2 3 4 5
техногенного характера» за текущий
год. Копия
а образования
и науки РФ
31-15. Журналы учета проведения
инструктажа с персоналом в
структурных подразделениях
10 лет
ст. 626 б
31-16. Журнал учета повышения
квалификации руководителей
структурных подразделений.
5 лет
ст. 706
31-17. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
подразделения
10 лет
ст. 626 б
31-18. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
31-19. Номенклатура дел штаба
гражданской обороны
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
31-20.
31-21.
74
1 2 3 4 5
32. УПРАВЛЕНИЕ АСПИРАНТУРЫ И ДОКТОРАНТУРЫ
32-01. Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
РФ, Высшей аттестационной
комиссии по вопросам работы
аспирантуры, докторантуры. Копии
ДМН
ст. 27 б
32-02. Основные образовательные
программы подготовки аспирантов
по специальностям, разработанные в
университете
Постоянно
ст. 710 а,
711 а
32-03. Положение об управлении
докторантуры и аспирантуры. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
32-04. Должностные инструкции
сотрудников УДиА. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
32-05. Протоколы заседаний
экзаменационных комиссий по
приему кандидатских экзаменов
Постоянно
ст. 628
«Н»
32-06. Протоколы заседаний комиссий по
приему в аспирантуру
Постоянно
ст. 608
«Н»
32-07. Приказы ректора университета по
вопросам аспирантуры,
докторантуры, диссертационных
советов, журнала «Вектор науки
ТГУ». Копии
ДМН
32-08. Годовой статистический отчет по
форме 1-НК «О работе аспирантуры
и докторантуры»
Постоянно
ст. 467 б
32-09. Личные дела докторантов,
аспирантов, соискателей,
окончивших аспирантуру ТГУ
75 лет-В
ЭПК
ст. 489
«Н»
32-10. Аттестационные дела (заявления,
копии документов о высшем
образовании, копия паспорта, копия
свидетельств о браке/расторжении
брака/изменении фамилии, листки
по учету кадров, автобиография и
75 лет
ст. 624
«Н»
Первый
экземпляр в
ВАКе
75
1 2 3 4 5
т.д.) соискателей ученой степени
кандидата и доктора наук,
направляемые в ВАК (высшую
аттестационную комиссию). Вторые
экземпляры
32-11. Вступительные рефераты в
аспирантуру
3 года ЭК Хранится в
л/д аспиранта
(32-08)
32-12. Рефераты, предоставляемые в
аспирантуру для сдачи кандидатских
экзаменов
3 года
ЭК
32-13. Договоры об обучении докторантов,
аспирантов и соискателей
5 лет
ст.443
После
истечения
срока
действия
договора
32-14. Договоры о публикациях статей в
научном журнале «Вектор науки
ТГУ»
5 лет ЭПК
ст. 436
32-15. Оригиналы статей, опубликованных
в журнале «Вектор науки ТГУ»
ДМН
ст. 536
Фотофонодоку
менты,
видеодокумент
ы – 5 лет ЭПК
32-16. Журнал регистрации протоколов
заседаний комиссий по приему
вступительных экзаменов в
аспирантуру
Постоянно
ст. 608
«Н»
32-17. Журнал регистрации протоколов
заседаний комиссий по приему
кандидатских экзаменов
Постоянно
ст. 628
«Н»
32-18. Журнал регистрации выдачи
удостоверений аспиранта
5 лет
ст. 706
32-19. Журнал регистрации выдачи
справок об обучении в аспирантуре
3 года
ст. 258 г
32-20. Журнал регистрации договоров об
обучении с докторантами,
аспирантами и соискателями
5 лет
ст. 443
После
окончания
срока
действия
договора
32-21. Журнал регистрации договоров о
публикациях статей в научном
журнале «Вектор науки ТГУ»
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договора
32-22. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б.
32-23. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
32-24. Номенклатура дел управления ДЗН Не ранее 3 лет
после передачи
76
1 2 3 4 5
докторантуры и аспирантуры. ст. 200 а дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
32-25.
32-26.
32-01. Отдел организации научно-исследовательской работы студентов
32-01-01. Нормативно-правовые акты
Министерства образования и науки
РФ по научно-исследовательской
работе студентов. Копии
ДМН
ст. 27 б
32-01-02. Положение об отделе ОНИРС.
Копия
3 года
ст. 55 б, 56
б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
32-01-03. Должностные инструкции
сотрудников отдела ОНИРС. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
32-01-04. Приказы руководства университета
по вопросам организации научно-
исследовательской работы
студентов. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
32-01-05. Годовые отчеты о работе отдела
научно-исследовательской работы
студентов
5 лет
ст. 475
Внутренние.
Для
включения в
общий
годовой отчет
университета
32-01-06. Документы (информационные
бюллетени, приглашения,
положения и пр.) об условиях
участия студентов в конференциях и
конкурсах, проводимых в других
организациях
ДМН
ст. 92
32-01-07. Копии дипломов, грамот студентов,
участвующих и победивших в
конференциях
ДМН
32-01-08. Переписка по вопросам организации
научно-исследовательской работы
студентов
5 лет
ст.84
32-01-09. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б.
32-01-10. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
32-01-11. Номенклатура дел отдела ОНИРС
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
77
1 2 3 4 5 или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
32-01-12.
32-01-13.
33. УПРАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
33-01. Нормативно-правовые акты
Министерства образования и науки
РФ по профильным вопросам
деятельности. Копии
ДМН
ст. 27 б
33-02. Положение об управлении
дополнительного
профессионального образования
(УДПО). Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
33-03. Должностные инструкции
сотрудников УДПО. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
33-04. Выписки из протоколов заседаний
экспертного совета при
Минобразования Самарской
области, относящиеся к ТГУ
Постоянно
ст. 18 д
33-05. Протоколы заседаний ГАК по
профессиональной переподготовке
75 лет
ст. 697
33-06. Приказы руководства университета
о работе УДПО. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
33-07. Приказы руководства университета
о зачислении/отчислении
слушателей курсов. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-12)
33-08. Приказы руководства университета
об организации курсов. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
33-09. Программы курсов обучения
(учебный план, пояснительная
записка, учебно-тематический план
содержания курса, вопросы к
зачетам и экзаменам, список
ДМН
ст. 711 б
78
1 2 3 4 5
литературы)
33-10. Учебные планы, разработанные в
институте
Постоянно
ст. 711 а
33-11. Штатное расписание УДПО. Копия ДМН Подлинник в
УД (01-08)
33-12. Лицевые счета преподавателей-
почасовиков
75 лет ЭПК
ст. 413
33-13. Зачетные и экзаменационные
ведомости
5 лет
ст. 705
33-14. Ведомости учета часов работы
преподавателей-почасовиков
5 лет
ст. 726
33-15. Договоры об оказании услуг по
обучению со слушателями курсов
5 лет
ст. 721
После
истечения
срока
действия
договора
33-16. Журнал регистрации договоров об
обучении со слушателями курсов
5 лет
ст. 721
После
окончания
срока
действия
договора
33-17. Книга регистрации и выдачи
дипломов о профессиональной
подготовке и о дополнительном (к
высшему) образовании
5 лет
ст. 734
33-18. Книга регистрации и выдачи
свидетельств и удостоверений о
повышении квалификации
5 лет
ст. 734
33-19. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
33-20. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
33-21. Номенклатура дел управления
дополнительного
профессионального образования
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
33-22.
33-23.
79
1 2 3 4 5
34. ИНСТИТУТ ВОЕННОГО ОБУЧЕНИЯ
34-01. Должностные обязанности
директора и УВП института
военного обучения. Копия
ДМН Подлинники
в ОУП (15-
04)
34-02. Приказы руководства университета
по личному составу офицеров и
студентов по институту военного
обучения. Копии
ДМН Подлинники
в УД
(15-01-04;
01-18)
34-03. Приказы директора института
военного обучения. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
34-04. Графики несения дежурств
офицеров и студентов по институт
военного обучения
1 год
ст. 881
34-05. Переписка внутренняя по основным
вопросам деятельности ИВО
5 лет
ст. 84
34-06. Акты приема и сдачи должностей
5 лет
ст. 79
После смены
должностног
о,
материально
ответственно
го лица
34-07. Командировочные предписания и
отпускные билеты
3 года
ЭК
34-08. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б
34-09. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
34-10. Номенклатура дел института ДЗН Не ранее 3
80
1 2 3 4 5
военного обучения ст. 200 а лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
34-11.
34-12.
34-01. Учебный военный центр
34-01-01. Приказы и директивы Министра
обороны, Главкома СВ и
командующего войсками ЦВО
(Центральный военный округ).
Копии
ДМН
ст. 27 б
34-01-02. Приказы начальника УВЦ по
основной деятельности
Постоянно
ст. 19 а
В управлении
делами 01-11
34-01-03. Приказы руководства университета
по личному составу офицеров и
студентов УВЦ. Копии
ДМН Подлинники
в УД (15-01-
04; 01-12)
34-01-04. Приказы начальника УВЦ по
суточному наряду офицеров УВЦ и
по строевой части
5 лет
ст. 19 в
34-01-05. Личные карточки студентов УВЦ 3 года
ст. 695 е
После
окончания
вуза
34-01-06. Личные дела студентов –
выпускников УВЦ (офицеров).
75 лет
ЭПК
ст. 656 б
В год
окончания
вуза
передаются в
военкомат
34-01-07. Сведения (соглашения о
расторжении договора, служебные
записки, копии договоров) о
гражданах, проходящих военную
подготовку в УВЦ
5 лет ЭПК
ст. 436
После
истечения
срока
действия
договора,
соглашения
34-01-08. Расписание занятий со студентами
УВЦ
1 год
ст. 728
34-01-09. Экзаменационные и зачетные
ведомости
5 лет
ст. 508 «Н»
34-01-10. Ведомость закрепления жетонов с
личными номерами за
аттестованными студентами.
3 года ЭК После
увольнения
34-01-11. Рапорты, заявления преподавателей,
сотрудников и студентов УВЦ
5 лет ЭПК
ст. 183 б
34-01-12. Документы (отчеты, донесения и 5 лет ЭПК
81
1 2 3 4 5
сведения) о состоянии воинской
дисциплины
ст. 87
34-01-13. Документы (акты на списание,
сличительные ведомости, донесения
и т.д.) о ракетно-артиллерийском
вооружении
Постоянно
ст. 888
34-01-14. Документы (переписка, донесения,
списки) об учебных сборах
(стажировках) со студентами УВЦ
5 лет ЭПК
ст. 730
34-01-15. Донесения и акты: Постоянно
ст. 888
о наличии, движении и
потребности войск в вооружении и о
средствах радиационно-химико-
биологической защиты;
о потребности, наличии и
движении средств инженерного
вооружения;
о потребности, наличии и
движении средств связи.
34-01-16. Акты проверок и инвентаризации
УВЦ директором ИВО и
комиссиями Минобороны РФ
5 лет ЭПК
ст. 173 б
При условии
проведения
проверки
ревизии
34-01-17. Акты на списание литературы с
грифом «Для служебного
пользования» и служебных
документов
10 лет
ст. 531
После
проверки
справочно-
информационн
ых служб
организации
34-01-18. Телеграммы и телефонограммы
ЦВО по вопросам ведения
5 лет ЭПК
ст. 84
34-01-19. Переписка со штабом ЦВО округа и
вышестоящими организациями по
основным направлениям деятельности
5 лет ЭПК
ст. 32, 33
34-01-20. Переписка с автомобильной
службой и службой ГСМ по
вопросам снабжения и списания
ГСМ
5 лет ЭПК
ст. 822
34-01-21. Внутренняя переписка с ТГУ по
оперативным вопросам деятельности
5 лет
ст. 84
34-01-22. Переписка с организациями по
оперативным вопросам деятельности
5 лет
ст. 84
34-01-23. Инвентарный журнал учета дел,
книг и журналов, находящихся в
УВЦ ТГУ
5 лет
ст. 427
О товарно-
материальных
ценностях
(движимом
имуществе) - 5
82
1 2 3 4 5 лет. При
условии
проведения
ревизии
34-01-24. Журнал регистрации рапортов
офицеров УВЦ
5 лет
ст. 258 е
34-01-25. Книга учета справок выдаваемых
военнослужащим (о работе/о составе
семьи/отпускные билеты) и
студентам (об обучении/о нарядах)
УВЦ
5 лет
ст. 595 д
34-01-26. Журналы учета поступаемых и
отправляемых документов УВЦ
3 года
ст. 258 д
34-01-27. Книга учета приказов, издаваемых
начальником УВЦ
5 лет
ст. 258 в
34-01-28. Книга алфавитного учета граждан,
проходящих военную подготовку в
учебном военном центре при ТГУ
75 лет
ОБ
34-01-29. Книга алфавитного учета офицеров 3 года
ст. 695 е
После
увольнения
34-01-30. Журнал контроля учебных занятий
УВЦ
1 год
ст. 725
34-01-31. Номенклатура дел УВЦ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номен-ре дел
34-01-32.
34-01-33.
34-02. Военная кафедра
34-02-01. Приказы и директивы Министра
обороны, Главкома СВ и
командующего войсками ЦВО.
Копии
ДМН
ст. 27 б
34-02-02. Выписки из приказов МО РФ по
личному составу о присвоении
первого воинского звания офицера
5 лет ЭПК
ст. 19 б
34-02-03. Приказы начальника военной
кафедры по основной деятельности
Постоянно
ст. 19 а
34-02-04. Приказы ректора ТГУ по личному
составу офицеров и студентов
военной кафедры. Копии
ДМН Подлинники
в УД
(15-01-04; 01-
12)
34-02-05. График-календарь учебного
процесса на год
3 года
ст. 722
34-02-06. План методической работы на 5 лет
83
1 2 3 4 5
учебный год ст. 290
34-02-07. Годовой план работы военной
кафедры
5 лет
ст. 290
34-02-08. Индивидуальные планы работы
преподавателей на учебный год,
разработанные на ВК
1 год
ст. 291
34-02-09. Отчет о результатах итоговой
аттестации по военной подготовке и
выпуске граждан
5 лет
ст. 705
34-02-10. Отчет о работе кафедры за учебный
год
5 лет
ст. 475
34-02-11. Личные дела студентов –
выпускников (офицеров)
75 лет
ЭПК
ст. 656 б
В год
окончания
вуза
передаются в
военнкомат
34-02-12. Личные карточки студентов
Военной кафедры
3 года
ст. 695 е
После
окончания
вуза
34-02-13. Документы (акты о проверке, планы
устранения недостатков) о проверке
работы Военной кафедры
5 лет ЭПК
ст. 173 б
34-02-14. Документы (отчет о результатах
итоговой аттестации граждан по
военной подготовке, протоколы
результатов аттестации, списки
личного состава) об учебном сборе
студентов
5 лет ЭК
34-02-15. Документы (заявления, справки,
копии паспортов) о конкурсном
отборе граждан для зачисления на
военную кафедру
5 лет ЭК
34-02-16. Ведомость закрепления жетонов с
личными номерами за
аттестованными студентами
3 года
ЭК
После
увольнения.
34-02-17. Сведения о количестве граждан,
проходящих военную подготовку
5 лет
ст. 732
После
окончания
обучения
34-02-18. Экзаменационные и зачетные
ведомости
5 лет
ст. 508
«Н»
34-02-19. Расписания занятий со студентами
по военной подготовке
1 год
ст. 728
34-02-20. Переписка со штабом ЦВО, и ДМН
84
1 2 3 4 5
вышестоящими организациями.
Копии
34-02-21. Внутренняя переписка с ТГУ по
оперативным вопросам деятельности
5 лет
ст. 84
34-02-22. Переписка с организациями по
оперативным вопросам деятельности
5 лет
ст. 84
34-02-23. Инвентарный журнал учета дел, книг
и журналов, находящихся на военной
кафедре ТГУ
5 лет
ст. 427
О товарно-
материальны
х ценностях
(движимом
имуществе) -
5 лет. При
условии
проведения
ревизии
34-02-24. Книга алфавитного учета граждан,
привлекаемых к обучению на ВК
ТГУ
75 лет
ОБ
34-02-25. Книга учета приказов, издаваемых
начальником военной кафедры
5 лет
ст. 258 в
34-02-26. Книга учета жетонов с личными
номерами ВК
3 года ЭК После
увольнения
34-02-27. Книга закрепления жетонов с
личными номерами ВК
3 года ЭК После
увольнения
34-02-28. Журналы учета отправляемых и
поступаемых документов военной
кафедры
3 года
ст. 258 д
34-02-29. Журналы учета учебных занятий по
военной подготовке на каждую
группу по циклам
1 год
ст. 723
34-02-30. Журнал учета работы предметно-
методической комиссии
5 лет
ст. 726
34-02-31. Журнал контроля учебных занятий
на ВК
1 год
ст. 725
34-02-32. Номенклатура дел военной кафедры
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив
или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
34-02-33.
34-02-34.
85
1 2 3 4 5
35. ОТДЕЛ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПРОГРАММ
35-01. Законодательные и нормативно-
правовые акты Российской
Федерации, регламентирующие
пребывание иностранных граждан
на территории РФ. Копии
ДМН
ст. 27 б
35-02. Локальные нормативные акты,
регламентирующие деятельность
отдела (положения, порядки,
решения Учёного совета). Копии
ДМН Подлинники
в УД как
приложения к
приказам и в
УС как
приложения к
решениям УС
(01-08; 04-06)
35-03. Положение об отделе 3 года После замены
86
1 2 3 4 5
международных программ. Копия ст. 55 б,
56 б
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
35-04. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
35-05. Годовой отчет о международной
деятельности университета
5 лет
ст. 475
При
отсутствии
годовых,
квартальных
отчетов о
работе
организации
– постоянно
(01-17)
35-06. Годовой отчет «Статистические
сведения о численности
иностранных граждан»
Постоянно
ст. 465 б
Составляется
в виде
таблицы.
Определенно
й формы нет.
35-07. Списки иностранных граждан –
студентов ТГУ
5 лет ЭК
35-08. Программы пребывания
иностранных граждан
5 лет ЭПК
ст. 487
35-09. Документы (база данных,
информация о грантах, конкурсах,
стипендиях) о грантообразующих
фондах и программах, присылаемые
для сведения. Копии
ДМН
35-10. Документы (приказы, нормы
возмещения расходов работникам,
сметы) по оформлению зарубежных
командировок. Копии
ДМН Подлинники:
приказов в
УД (01-08),
смет в ЦЭР
(30-12)
35-11. Договоры, соглашения о
сотрудничестве с зарубежными
партнерами. Копии
ДМН
ст. 492
Подлинники
в УД 01-20
35-12. Переписка с другими организациями
по основной деятельности отдела
5 лет
ст. 84
35-13. Переписка со структурными
подразделениями университета по
административно-хозяйственным
вопросам
5 лет ЭПК
ст. 498
35-14. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
35-15. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года ст.
870
87
1 2 3 4 5
35-16. Номенклатура дел отдела
международных программ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
35-17.
35-18.
36. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ЧАСТЬ
36-01 Нормативно-правовые акты
Министерства образования и науки
РФ. Копии
ДМН
ст. 27 б
36-02 Положение о Научно-
исследовательской части. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
36-03 Должностные инструкции ДМН Подлинники
88
1 2 3 4 5
сотрудников НИЧ. Копии ст. 77 а в ОУП (15-
04)
36-04 Протоколы заседаний научно-
технического совета
Постоянно
ст. 245 «Т»
36-05 Протоколы рабочих совещаний
начальника НИЧ
5 лет
ст. 18 з
36-06 Протоколы заседаний комиссии по
экспортному контролю
Постоянно
ст. 18 б
36-07 Распоряжения проректора по НИР
по административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 19 в
36-08 Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
36-09 Приказы руководства университета
о научной работе. Копии.
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
36-10 Приказы руководства и решения
ученого совета университета об
организации системы менеджмента
качества в научной деятельности.
Копии
ДМН Подлинник:
приказов в
УД (01-08),
решений УС
(04-06)
36-11 Сведения (таблицы, диаграммы,
справки) для сводного годового
отчета о деятельности ТГУ за
минувший год и об исполнении
раздела «Наука» Программы
развития университета
5 лет
ст. 473
Годовой отчет
о деятельности
университета в
УД.
Программа
развития
утверждается
решением УС
(04-06)
36-12 Документы (письма, служебные
записки, информационные
сообщения) о проведении научной
работы
5 лет ЭПК
ст. 48 «Т»
36-13 Предложения для совместной
работы с ОАО «АВТОВАЗ»
10 лет ЭПК
ст. 497
36-14 Письма-приглашения к участию в
выставках, семинарах,
конференциях, форумах, конкурсах,
заседаниях, сборниках статей,
присланные для сведения
ДМН
ст. 90 б
36-15 Переписка с Минобрнауки РФ,
учреждениями и организациями о
научно-исследовательской работе
5 лет ЭПК
ст. 45, 110
«Т»
36-16 Журнал регистрации распоряжений
проректора по НИЧ по
административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 258 в
Электронно в
АИСУ
«Документоо
борот»
89
1 2 3 4 5
36-17 Журнал регистрации поступающих и
отправляемых документов
5 лет
ст. 258 г
36-18 Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
НИЧ
10 лет
ст. 626 б
36-19 Журналы проведения
противопожарного инструктажа с
сотрудниками НИЧ
3 года
ст. 870
36-20 Номенклатура дел научно-
исследовательской части
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел в
архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
36-21
36-22
36-01. Отдел тематического планирования и финансирования
36-01-01. Приказы ректора университета об
утверждении/изменении штатного
расписания НИЧ. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
36-01-02. Годовой план научно-исследова-
тельских работ ТГУ
Постоянно
ст. 20 «Т»
36-01-03. Утвержденные годовые сметы
расходов по госбюджету,
спецсредствам
Постоянно
ст. 325 а
Администрат
ивно-
хозяйственны
х расходов– 5
лет
36-01-04. Годовой отчет ТГУ о выполнении
научно-исследовательских работ
Постоянно
ст. 50 «Т»
36-01-05. Годовые статистические отчеты по
форме Наука-2 «Сведения о
выполнении научных исследований»
Постоянно
ст. 13 «Т»
36-01-06. Годовой отчет по форме П-4
«Сведения о численности,
заработной плате и движении
работников»
Постоянно
ст. 467 б
36-01-07. Квартальный статистический отчет
по форме Наука-2 «Сведения о
выполнении научных исследований»
5 лет
ст. 467 г
При
отсутствии
годовых -
постоянно
36-01-08. Квартальные, полугодовые отчеты
по форме П-4 «Сведения о
численности, заработной плате и
движении работников»
5 лет
ст. 467 в, г
90
1 2 3 4 5
36-01-09. Месячные статистические отчеты
формы П-4 «Сведения о
численности, заработной плате и
движении работников»
1 год
ст. 467 д
36-01-10. Регистрация НИР в ЦИТИСе (РК-
карты)
Постоянно
ст. 26 «Т»
36-01-11. Договоры с учреждениями,
организациями и предприятиями на
выполнение НИР. Копии
ДМН
После
окончания
срока
действия
договора.
Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
36-01-12. Номенклатура дел отдела
тематического планирования и
финансирования
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
36-01-13.
36-01-14.
37. ОТДЕЛ СОБСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
37-01. Положение об отделе собственной 3 года После замены
новыми.
91
1 2 3 4 5
безопасности. Копия ст. 55 б,
56 б
Подлинник у
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
37-02. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
37-03. Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
37-04. Документы (докладные и
объяснительны записки, акты и др.)
о хищениях материальных
ценностей в отношении ТГУ
5 лет ЭПК
ст. 410
37-05. Документы (акты выполненных
работ и счета-фактуры) об оплате
работы операторов связи. Копии
ДМН Подлинники
в
материально
м отделе
бухгалтерии
37-06. Акты о нарушении правил
внутреннего режима ТГУ. Копии
ДМН Подлинники
в
подразделени
ях
37-07. Документы (приказы руководства
университета, положения, порядки),
регламентирующие работу по
защите информации. Копии
3 года
ст. 219 б
После замены
новыми
Электронно в
АИСУ
«Документоо
борот»
37-08. Паспорта на измерительные
приборы и средства связи.
5 лет ЭПК
ст. 803
После
списания
оборудования
37-09. Исполнительные схемы линейно-
кабельных коммуникаций
ДЗН
ст. 853
37-10. Акты списания средств связи. Копии ДМН Подлинники
в
материально
м отделе
бухгалтерии
37-11. Договоры об оказании охранных,
пожароохранных услуг и о
сопровождении материальных
ценностей. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
37-12.
Договоры, соглашения с
операторами связи. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
37-13. Служебные записки абонентов на
устранение линейных повреждений.
5 лет ЭПК
ст. 88
37-14. Заявки абонентов на приобретение
телефонных аппаратов. Копии
ДМН Подлинники
в УЗиМТО
37-15. Журнал распределений абонентов по
коммутационному распределению
5 лет ЭПК
ст. 846
92
1 2 3 4 5
оборудования станционной связи
37-16. Книга учета заявок абонентов 2 года
ст. 857
37-17. Переписка с организациями по
основной деятельности отдела.
Копии
ДМН
37-18. Переписка с операторами связи 5 лет
ст. 850
37-19. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
37-20. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
37-21. Номенклатура дел отдела
собственной безопасности
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
37-22.
37-23.
93
1 2 3 4 5
38. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПОК И МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
38-01. Законодательные и иные
нормативно- правовые акты,
распоряжения органов власти РФ,
регламентирующие деятельность
отдела
ДМН
ст. 27 б
38-02. Положение об управлении закупок и
материально-технического
обеспечения (УЗиМТО). Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
38-03. Положение о размещении заказов на
поставки товаров, выполнение
работ, оказание услуг для
государственных нужд ТГУ. Копия
ДМН
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
38-04. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
38-05. Протоколы заседаний конкурсной
комиссии по государственным
закупкам и документы к ним
5 лет ЭПК
ст. 273 а
38-06. Сведения о заключенных
государственных контрактах (их
изменении, исполнении,
прекращении действия)
Постоянно
ст. 330
38-07. Документы (аудиозаписи, запросы,
извещения, уведомления, заявки,
сводные заявки, технические
задания, графики - календарные
планы, доверенности,
информационные карты, копии
договоров (контрактов) и др.) о
проведении открытых конкурсов,
конкурсов котировочных заявок
(котировок), аукционов на поставку
товаров, выполнение работ, оказание
услуг для нужд ТГУ.
5 лет ЭПК
ст. 273 а
По крупным
поставкам и
наиболее
важным
работам,
услугам -
постоянно
38-08. Документы (извещения, проект
гос.контракта, документация о
5 лет ЭПК
ст. 273а
94
1 2 3 4 5
проведении открытого аукциона в
электронном виде, конкурсная
документация, сл.записки
структурных подразделений ТГУ на
закупку, протоколы) о
несостоявшиеся торгах и запросах
котировок
38-09. Государственные контракты,
заключенные по результатам торгов
и дополнительные соглашения к
ним. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
38-10. Переписка со структурными
подразделениями ТГУ по вопросам
деятельности отдела
5 лет
ст. 84
38-11. Журнал регистрации заявок на
участие в конкурсе, аукционе,
запросах котировок цен
5 лет
ст.278
38-12. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б.
38-13. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
38-14. Номенклатура дел УЗиМТО
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после
передачи дел в
архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
38-15.
38-16.
38-17.
38-01. Отдел материально-технического обеспечения
38-01-01. Положение об отделе материально-
технического обеспечения. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
38-01-02. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
38-01-03. Документы (уведомления, карточки
учета материально-имущественных
ценностей (движимого имущества),
кладовые и амбарные книги,
складские свидетельства,
требования, наряды, погрузочные
ордера, лимитно-заборные карты)
об учете прихода, расхода, наличия
5 лет
ст. 765
После
списания
материально-
имущественн
ых
ценностей.
При условии
завершения
проверки
(ревизии).
95
1 2 3 4 5
остатков материала (сырья),
продукции, оборудования на
складах, базах.
38-01-04. Государственные контракты и
дополнительные соглашения к ним.
Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
38-01-05. Документы об оплате, поступлении и
выдаче материальных запасов (счета-
фактуры, товарных накладных и пр.)
5 лет
ст. 362 При условии
завершения
ревизии
38-01-06. Переписка с организациями по
вопросам материально-технического
обеспечения
5 лет
ст.84
38-01-07. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б.
38-01-08. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
38-01-09. Номенклатура дел отдела
материально-технического
обеспечения
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
38-01-10.
38-01-11.
96
1 2 3 4 5
39. ОТДЕЛ ПО УПРАВЛЕНИЮ ИМУЩЕСТВЕННЫМ КОМПЛЕКСОМ
39-01. Распорядительные, инструктивные и
номативно-методические документы
Министерства образования и науки,
регламентирующие работу отдела.
Копии
ДМН
ст. 27 б
39-02. Документы (решения и распоряжения
органов исполнительной власти, акты в
соответствии с ФЗ-122 от 21.07.1997)
устанавливающие право оперативного
управления на недвижимое имущество и
право постоянного (бессрочного)
пользования на земельные участки.
Копии
ДМН
ст. 124
Подлинники
в органах
исполнительн
ой власти
39-03. Положение об отделе по
управлению имущественным
комплексом. Копия
3 года
ст. 55 б, 56
б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
39-04. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
39-05. Карты учета федерального
имущества, находящегося у ТГУ
Постоянно
ст. 423
Состав
документов и
вседений,
содержащихс
я в реестрах,
определяется
законами
инормативны
ми
правовыми
актами РФ.
Хранятся в
организации,
исполняющей
функцию
ведения
реестра,
передаются
на
97
1 2 3 4 5 постоянное
хранение
после
завершения
ведения.
39-06. Документы (схемы/планы границ
земельных участков, межевые
планы) по оформлению земельных
участков в собственность
Постоянно
ст. 133
39-07. Документы (договоры, письма-
разрешения Минобрнауки РФ и
Росимущества) о приватизации
жилых помещений
Постоянно
ст. 140
Полный
состав видов
документов
указан в
соответствую
щем
законодатель
стве
39-08. Копии судебных документов (акты,
иски, отзывы, возражения,
ходатайства, заявления и т.п.) и
техническая документация по
перепланировкам жилых помещений
5 лет
ст. 189
После
вынесения
решения.
Подлинники
в суде.
Подлинники
технической
документаци
и - у
собственнико
в жилых
помещений
39-09. Технические паспорта на объекты
недвижимости. Копии
5 лет ЭПК
ст. 802
После
ликвидации
объекта
недвижимост
и
39-10. Договоры об аренде помещений с
другими организациями
Постоянно
ст. 791
39-11. Договоры найма жилых помещений
5 лет ЭПК
ст. 932
После
истечения
срока
действия
договора
39-12. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б.
39-13. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
39-14. Номенклатура дел отдела по
управлению имущественным
комплексом
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3 лет
после передачи
дел в архив или
уничтожения
учтенных по
номен-туре дел
39-15.
39-16.
98
1 2 3 4 5
40. ОТДЕЛ ОХРАНЫ ТРУДА И ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ
40-01. Положение об отделе труда и
техники безопасности. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник у
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
40-02. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
40-03. Приказы ректора, касающиеся
работы отдела. Копии
ДМН
40-04. Планы мероприятий по устранению
замечаний по охране труда и
пожарной безопасности
представителей инспектирующих
органов
5 лет
ст. 608
40-05. План – схема по эвакуации людей и
материальных ценностей в случае
чрезвычайных ситуаций
ДМН
ст. 619
40-06. Отчеты об улучшении условий
труда, льготах и компенсациях за
работу во вредных условиях труда
Постоянно
ст. 606
40-07. Акты расследования несчастных
случаев на производстве (пакет
75 лет
ЭПК
99
1 2 3 4 5
документов по расследованию
каждого случая травматизма)
ст. 632 а
40-08. Акты, предписания по охране труда
и пожарной безопасности
5 лет ЭПК
ст. 603
40-09. Документы (карты аттестации,
протоколы, ведомости) по
аттестации рабочих мест по
условиям труда
45 лет
ЭПК
ст. 602
При тяжелых,
вредных и
опасных
условиях
труда-75 лет
40-10. Инструкции по охране труда 3 года
ст. 27 б
40-11. Переписка о состоянии и мерах по
улучшению условий труда и техники
безопасности
5 лет ЭПК
ст. 607
40-12. Журнал регистрации несчастных
случаев на производстве
Постоянно
ст. 630
40-13. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
40-14. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
40-15.
Номенклатура дел отдела труда и
техники безопасности.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
40-16.
40-17.
100
1 2 3 4 5
41. ОТДЕЛ АВТОТРАНСПОРТНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
41-01. Положение об отделе. Копия 3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми
41-02. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
41-03. Приказы руководства университета
по основной деятельности. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08)
41-04. Документы (заявки, акты, сведения,
переписка) о ремонте и техосмотре
транспортных средств
3 года
ст. 838
41-05. Путевые листы 5 лет
ст. 842
При условии
проведения
проверки.
При
отсутствии
других
документов,
подтверждаю
щих тяжелые,
вредные и
опасные
условия
труда – 75
лет.
41-06. Журнал выдачи путевых листов 5 лет
ст. 844
41-07. Журнал регистрации заявок на
проведение ремонта и
1 год
ст. 839
101
1 2 3 4 5
профилактического осмотра
транспортного средства
41-08. Журнал прохождения стажировок
принятых сотрудников (водителей)
5 лет ЭПК
ст. 730
41-09. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
отдела
10 лет
ст. 626 б
41-10. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
41-11. Номенклатура дел отдела
автотранспортного обеспечения
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
41-12.
41-13.
42. СЛУЖБА ГЛАВНОГО ИНЖЕНЕРА
42-01. Положения об отделах службы
главного инженера. Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинники
в УД как
приложения к
приказам (01-
08)
42-02. Должностные инструкции
сотрудников службы главного
инженера. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
42-03. Протоколы совещаний АХЧ 5 лет
ст. 18 з
42-04. Приказы и распоряжения
руководства ТГУ, связанные с
деятельностью отдела. Копии
ДМН Подлинники
в УД (01-08;
01-09)
42-05. Графики отпусков сотрудников.
Копии
ДМН Оригинал в
ОУП
42-06. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
10 лет
ст. 626 б
42-07. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
42-08. Номенклатура дел службы главного
инженера.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
102
1 2 3 4 5 учтенных по
номенклатуре
дел
42-09.
42-10.
42-01. Отдел санитарно-технического и вентиляционного обслуживания
42-01-01. Схемы тепловых узлов До
окончания
эксплуатац
ии сетей
ст. 429 «Т»
42-01-02. Документы (графики, планы, заявки)
о проведении санитарно-
технических и вентиляционных
ремонтных и профилактических
работ
5 лет
ст. 217
42-01-03. Паспорта приборов учета тепла 5 лет ЭПК
ст. 803
После
списания
оборудования
42-01-04. Сметно-договорная документация.
Копии
ДМН
Подлинники
в ремонтно-
строительном
отделе
42-01-05. Заявки на текущий ремонт и на
приобретение запасных частей и
инструментов.
3 года
ст. 1417
«Т»
42-01-06. Акты показаний приборов учета
тепла и воды
1 год
ст. 259 ж
42-01-07. Техническая документация по
установке приборов учета тепла и
воды
3 года
ст. 1865
«Т»
42-01-08. Переписка с контролирующими
органами по вопросам эксплуатации
и содержания санитарно-
технического оборудования
5 лет
ст. 217
42-01-09. Переписка внутренняя по
оперативным вопросам деятельности
отдела
5 лет
ст. 84
42-01-10.
42-01-11.
42-02. Отдел электротехнического обслуживания
42-02-01. Протоколы испытаний защитных
средств, выданных
энергоснабжающими организациями
10 лет
ЭПК
ст. 1399,
1523 «Т»
103
1 2 3 4 5
42-02-02. Отчеты о проведении испытаний
сопротивления изоляции
электрических кабелей в корпусах
ТГУ
10 лет
ЭПК
ст. 1406
«Т»
42-02-03. Графики отпусков сотрудников
отдела. Копии
ДМН Подлинники
в ОУП
42-02-04. Акты-предписания
энергоснабжающих организаций на
установку, проверку, контроль
приборов учета (эл. счетчиков,
трансформаторов тока)
5 лет ЭПК
ст. 603
После
истечения
срока
действия
договора
42-02-05. Акты раздела границ
ответственности между ТГУ и
энергоснабжающей организацией.
Копии
ДМН Подлинники
в ЗАО
«КВАНТ»,
ОАО «ПО
КХ», ОАО
«ТЭК», ОАО
«Электоросет
ь»
42-02-06. Договоры на выполнение
электромонтажных работ и сметы к
ним. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
42-02-07. Схемы электросетей 0,4 кВт
корпусов ТГУ
До
окончания
эксплуатаци
и сетей
ст. 429 «Т»
42-02-08. Заявки на текущий ремонт и на
приобретение запасных частей и
инструментов.
3 года
ст. 1417
«Т»
42-02-09. Переписка внутренняя по
оперативным вопросам деятельности
отдела. Копии
1 год
ст. 818
42-02-10.
42-02-11.
42-03. Ремонтно-строительный отдел
42-03-01. Проектная документация (эскизные
и рабочие проекты, сметы,
дефектные ведомости) на
выполнение строительно-
монтажных, ремонтных работ и
работ по реконструкции помещений
и объектов недвижимости
университета
ДМН
ст. 812
«Н»
42-03-02. Документы (государственные ДМН Подлинники:
договоров в
104
1 2 3 4 5
контракты, договоры, сметы, акты,
счета-фактуры, дефектные
ведомости) о проведении ремонтно-
строительных работ. Копии
юридическом
отделе (22-
14)
актов и
счетов-
фактур в
материально
м отделе
бухгалтерии
42-03-03. Договоры об аренде и
дополнительные соглашения к ним.
Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
42-03-04. Переписка внутренняя по
административно-хозяйственным
вопросам
5 лет
ст. 84
42-03-05.
42-03-06.
43. ХОЗЯЙСТВЕННО-ЭКСПЛУАТАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
43-01. Положение о хозяйственно-
эксплуатационном управлении.
Копия
3 года
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми.
Подлинник в
УД как
приложение к
приказу (01-
08)
43-02. Должностные инструкции
сотрудников отдела. Копии
ДМН
ст. 77 а
Подлинники
в ОУП (15-
04)
43-03. Договоры с предприятиями и
организациями по коммунальному
обслуживанию. Копии
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
14)
43-04. Договоры по оплате коммунальных
услуг и по хозяйственной
ДМН Подлинники
в
юридическом
отделе (22-
105
1 2 3 4 5
деятельности. Копии 14)
43-05. Документы (списки, графики и др.)
об уборке зданий
3 года
ст. 814
43-06. Перечень имущества закрепленного
за комендантами корпусов
5 лет
ст. 427
43-07. Журналы проведения инструктажа
по охране труда с сотрудниками
управления
10 лет
ст. 626 б
43-08. Журналы проведения
противопожарного инструктажа
3 года
ст. 870
43-09. Номенклатура дел хозяйственно-
эксплуатационного управления.
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
43-10.
43-11.
44. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СОТРУДНИКОВ
44-01. Приказы, постановления, решения,
инструктивные письма высших
профсоюзных органов, касающихся
деятельности профсоюзной
организации ВУЗа. Копии
ДМН
44-02. Положение о Первичной
профсоюзной организации
сотрудников ТГУ Профсоюза
работников образования и науки РФ
Постоянно
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми
44-03. Свидетельства о регистрации Постоянно
106
1 2 3 4 5
профсоюзной организации ст. 39
44-04. Протоколы общих отчетно-
выборных профсоюзных собраний и
конференций и документы к ним
Постоянно
ст. 973
44-05. Протоколы заседаний профсоюзного
комитета
Постоянно
ст. 18 ж
44-06. Протоколы заседаний комиссии по
социальному страхованию ТГУ
5 лет ЭПК
ст. 903
44-07. Распоряжения председателя
Профкома по основной деятельности
Постоянно
ст. 19 а
44-08. Распоряжения председателя
Профкома по личному составу
профсоюзного комитета
75 лет
ЭПК
ст. 19 б
44-09. Годовой план работы профсоюзного
комитета
Постоянно
ст. 285 а
44-10. Сметы расходов профсоюзного
комитета на год
Постоянно
ст. 325 а
44-11. Годовой финансовый отчет
профсоюзного комитета по бюджету
и соцстраху
Постоянно
ст. 391
44-12. Годовой отчёт по форме 3СП
«Статистический отчет
профсоюзной организации
работников ТГУ»
Постоянно
ст. 467 б
В областной
комитет
профсоюза
Сам. Обл.
44-13. Коллективный договор с ТГУ с
изменениями и дополнениями
Постоянно
ст. 576
В 2-х
экземплярах.
Один в
Управлении
по работе с
персоналом.
44-14. Личные карточки штатных
работников профсоюзного комитета
75 лет
ЭПК
ст. 658
44-15. Анкеты кандидатов на замещение
должностей в профсоюзном
комитете
5 лет ЭПК
ст. 652
44-16. Учетные карточки членов
профсоюзного комитета
До снятия
с учета
ст. 982
44-17. Лицевые счета штатных работников
профсоюзного комитета на выдачу
зарплаты
75 лет
ЭПК
ст. 413
44-18. Списки уволенных сотрудников ТГУ 5 лет ЭПК
ст. 562
44-19. Акты ревизий и проверок 5 лет
107
1 2 3 4 5
финансовой деятельности ст. 402
44-20. Списки удержаний профсоюзных
взносов бухгалтерией ТГУ
3 года
ст. 977
44-21. Банковские документы (платежные
поручения, мемориальные ордера,
банковские выписки)
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
44-22. Бухгалтерские документы кассового
порядка со всеми приложениями
(кассовая книга, приходные и
расходные ордера, платежные
ведомости)
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
44-23. Заявления сотрудников о
вступлении (о выходе) в Профсоюз
3 года
ст. 977
44-24. Заявления сотрудников о взимании
(не взимании) профсоюзных взносов
3 года
ст. 977
44-25. Главная книга 5 лет
ст. 361
При условии
проведения
ревизии
44-26. Трудовые договора со штатными
работниками профсоюзного
комитета и дополнительные
соглашения к ним
75 лет
ЭПК
ст. 657
44-27. Договоры по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет ЭПК
ст. 436
После
истечения
срока
действия
договора
44-28. Переписка с организациями о
финансово-хозяйственной
деятельности Профсоюза
5 лет
ст. 1000
44-29. Журнал регистрации распоряжений
председателя Профкома по личному
составу профсоюзного комитета
75 лет
ст. 258 б
44-30. Журнал регистрации распоряжений
председателя Профкома по
административно-хозяйственной
деятельности
5 лет
ст. 258 в
44-31. Журнал регистрации договоров по
административно-хозяйственной
деятельности
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договора
44-32. Журналы проведения инструктажа
по охране труда
10 лет
ст. 626 б.
44-33. Журналы проведения
противопожарного инструктажа со
штатными сотрудниками профкома
3 года
ст. 870
44-34. Номенклатура дел профсоюзного ДЗН Не ранее 3
108
1 2 3 4 5
комитета сотрудников ст. 200 а лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
44-35.
44-36.
45. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СТУДЕНТОВ И АСПИРАНТОВ
45-01. Приказы, постановления, решения
высших профсоюзных органов,
касающихся деятельности
профсоюзной организации ВУЗа.
ДМН
109
1 2 3 4 5
Копии
45-02. Положение о Первичной
профсоюзной организации
студентов и аспирантов ТГУ
Профсоюза работников народного
образования и науки РФ
Постоянно
ст. 55 б,
56 б
После замены
новыми
45-03. Свидетельства о регистрации
профсоюзной организации
Постоянно
ст. 39
45-04. Протоколы общих отчетно-
выборных профсоюзных собраний,
конференций и документы к ним.
Постоянно
ст. 973
45-05. Протоколы заседания профсоюзного
комитета
Постоянно
ст. 18 ж
45-06. Годовые сметы расходов
профсоюзной организации за год
Постоянно
ст. 325 а
45-07. Годовой финансовый отчет
профсоюзной организации по
бюджету
Постоянно
ст. 327 б
45-08. Годовой отчёт по форме 3СП
«Статистический отчет
профсоюзной организации
студентов и аспирантов ТГУ»
Постоянно
ст. 467 б
В областной
комитет
профсоюза
Сам. Обл.
45-09. Личные карточки штатных
работников профсоюзного комитета
75 лет
ЭПК
ст. 658
45-10. Документы (заявления, списки,
учетные карточки) о вступлении (о
выходе) в профсоюз
3 года
ст. 977
45-11. Документы (акты, сведения, справки
и т.д.) об осуществлении основных
направлений деятельности профкома
Постоянно
ст. 83
45-12. Трудовые договоры штатных
работников профсоюзного комитета
и дополнительные соглашения к ним
75 лет
ЭПК
ст. 657
45-13. Договоры по административно-
хозяйственным вопросам
5 лет
ст. 436
После
истечения
срока
действия
договора
45-14. Договоры с организациями о
сотрудничестве на безвозмездной
основе
5 лет
ст. 436
45-15. Банковские документы (платежные
поручения, банковские выписки)
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
110
1 2 3 4 5
45-16. Бухгалтерские документы (кассовая
книга, приходные и расходные
ордера, платежные ведомости)
5 лет
ст. 362
При условии
проведения
проверки
45-17. Главная книга 5 лет
ст. 361
При условии
проведения
ревизии
45-18. Переписка с организациями по
оперативным вопросам деятельности
5 лет
ст. 84
45-19. Журнал регистрации договоров по
административной хозяйственной
деятельности
5 лет
ст. 459 г
После
окончания
срока
действия
договора
45-20. Номенклатура дел профсоюзного
комитета студентов и аспирантов
ТГУ
ДЗН
ст. 200 а
Не ранее 3
лет после
передачи дел
в архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
45-21.
45-22.
Заместитель начальника
управлении делами Н.В. Гладких
СОГЛАСОВАНО
Протоколом ЭК
Тольяттинского государственного
университета
«____»____________ № ____
СОГЛАСОВАНО
Протоколом ЭПК при Управлении
государственной архивной службы
Самарской области
от_______________ № _______
111
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в
Тольяттинском государственному университете
По срокам хранения Всего В том числе:
Переходящих С пометкой «ЭПК»
1 2 3 4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет)
ИТОГО:
Начальник управления делами ТГУ Е.В. Даценко
Итоговые сведения переданы в архив
Заместитель начальника
управлении делами Н.В. Гладких