11

ALCALDÍA MUNICIPAL DE FLORIDABLANCA

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

22

ALCALDÍA MUNICIPAL DE ALCALDÍA MUNICIPAL DE FLORIDABLANCAFLORIDABLANCA

CAPACITACIÓNCAPACITACIÓN

INSTRUCTIVO ORGANIZACIÓN DE INSTRUCTIVO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIONARCHIVOS DE GESTION

INSTRUCTIVO PARA INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESTRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

33

Capacitación básicaCapacitación básicaCapacitación a todos los funcionarios

de la Alcaldía Municipal de Floridablanca

Objetivos:

Aplicación de las TRD

Organización Permanente del Archivo de Gestión

Regulación de las Trasferencias Documentales anuales.

44

Ley 594 de 2000Ley 594 de 2000Principios generales (Artículo 4)Principios generales (Artículo 4)El objetivo esencial de los archivos es el de El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Historia.

Responsabilidad. Los servidores públicos son Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los conservación, uso y manejo de los documentos.documentos.

55

Conceptos BásicosConceptos Básicos

Tabla de Retención documentalTabla de Retención documental: Listado de series con : Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.ciclo vital de los documentos.

SecciónSección: : En la estructura archivística, unidad En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. administrativa productora de documentos.

66

Conceptos básicosConceptos básicosSerieSerie::Conjunto de unidades documentales de estructura y Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. contratos, actas e informes, entre otros.

SubserieSubserie::Conjunto de unidades documentales que forman Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplo: por su contenido y sus características específicas. Ejemplo: Informes, Informes,

Tipos documentalesTipos documentales: : Unidad documental simple originada Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomáticaclasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática..

77

CONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

Formato de Tabla de Retención

A.G A.C C.T M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOSRETENCIÓN Disposición Final

88

UNIDAD DOCUMENTAL

TRÁMITEManual especifico de

funciones y competencias

DECRETO 0057 DE 2006

Identificación, conformacióny denominación de series

TIPOS DOCUMENTALES-Comunicación de nombramiento

-Aceptación de nombramiento-Resolución de nombramiento

-Afiliación EPS-Afiliación fondo de pensiones

-Cédula de ciudadanía-Certificaciones de estudio

TALENTO HUMANO: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES.

Depurar, organizar y mantener al día las Hojas de Vida (Historias Laborales) del personal activo de la administración central.

99

CODIFICACION DE SECCIOENS

Signación convencional para representar la organización de los archivos.

FONDO: Alcaldía Municipal de Floridablanca

CODIGOS CODIGOS SECCIONSECCION

100100 Despacho del AlcaldeDespacho del Alcalde

200200 Secretaría GeneralSecretaría General

300300 Secretaría de HaciendaSecretaría de Hacienda

400400 Secretaría de InfraestructuraSecretaría de Infraestructura

500500 Secretaría de Desarrollo Secretaría de Desarrollo Económico y SocialEconómico y Social

600600 Secretaría de EducaciónSecretaría de Educación

700700 Secretaría de GobiernoSecretaría de Gobierno

800 800 Secretaría Local de SaludSecretaría Local de Salud

1010

CODIFICACION DE LAS SERIES

FONDOFONDO SECCIÓNSECCIÓN SerieSerie

30.00230.002

A.M.FA.M.F

200

HISTORIAS LABORALES

HISTORIAS LABORALES DE

EMPLEADOS PUBLICOS

1111

Paso 1.Paso 1.

Asegúrese de tener en sus manos la Tabla Asegúrese de tener en sus manos la Tabla de Retención Documental de su de Retención Documental de su

Dependencia. Las TRD es el instrumento Dependencia. Las TRD es el instrumento necesario para la organización de los necesario para la organización de los

archivos de gestión.archivos de gestión.

CONVENCIONESCT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo Fecha:..........................................................

Tabla de Retención de la Alcaldía de Floridablanca

Entidad Productora: Alcaldía de Floridablanca

Oficina productora: Secretaría de General – Talento Humano

A.G A.C C.T M S ECODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOSRETENCIÓN Disposición Final

202. 30.002 HISTORIAS LABORALES4 96 X

Serie documental de conservación

total. Posee valores

administrativos, legales, jurídicos e investigativos.

Constituye documentación

histórica.

X

Atención:Atención:

No se utilizarán más las denominaciones:No se utilizarán más las denominaciones:

- CORRESPONDENCIA ENVIADACORRESPONDENCIA ENVIADA- CORRESPONDENCIA RECIBIDACORRESPONDENCIA RECIBIDA- OFICIOS ENVIADOSOFICIOS ENVIADOS- OFICIOS RECIBIDOSOFICIOS RECIBIDOS

Todos los documentos irán en la carpeta de la Todos los documentos irán en la carpeta de la SERIE correspondiente.SERIE correspondiente.

1313

1414

Paso 2.Paso 2.

Proceda a conformar físicamente las Proceda a conformar físicamente las respectivas series y subseries de acuerdo respectivas series y subseries de acuerdo

a lo establecido en las TRD. Conforme a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en sus expedientes por carpetas, teniendo en

cuenta los tipos documentales que les cuenta los tipos documentales que les corresponde.corresponde.

1515

APERTURA DE EXPEDIENTES

200-30 # 2HISTORIAS

200-30 # 1HISTORIAS LABORALES

Subseries

SERIE: HISTORIAS LABORALES: 30SERIE: HISTORIAS LABORALES: 30

1616

SECRETARÍA GENERALHISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES DE EMPLEADOS PÚBLICOS200-18.005FECHA INICIAL _____________FECHA FINAL _____________FOLIOS _________

CARPETA 1 DE 6

RÓTULO DE LAS CARPETAS

1717

SECCIÓN : DESPACHO DEL ALCALDESUBSECCIÓN: OFICINA DE CONTRATACIÓNSERIE: CONTRATOSSUBSERIE: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS200 -FECHA INICIAL _____________FECHA FINAL _____________FOLIOS _________

CARPETA 1 DE 6

RÓTULO DE LAS CAJAS

1818

Paso 3.Paso 3.

Ordene la documentación de tal manera que Ordene la documentación de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más trámites. El documento con la fecha más

antigua de producción, será el primer antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la documento que se encuentre al abrir la

carpeta. Rotule cada una de las carpetas.carpeta. Rotule cada una de las carpetas.

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

TALENTO HUMANO # 1200-30 HISTORIAS LABORALES

Fechas: ________ a ___________ Inicial FinalFolios: __________

Bogotá, enero22 de 20

DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atentamente Con el finPadarjjjhaf0

Noviembre 18 5

ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES

2020

Paso 4.Paso 4.

Clasifique los expedientes de las series y Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la subseries en los archivadores de la

oficina. Identifíquelos.oficina. Identifíquelos.

02

HL LETRA D 004 2008

HL LETRA E de 2008

01

HL LETRA A 001 de 2008

HL LETRA B 002 de 2008

HL LETRA C de 2008

HISTORIAS LABORALES

HISTORIAS LABORALES

Enumerar las secuencias

Señalar los contenidos

Mantener las secuencias

2222

ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO

DE LOS ARCHIVOS EN SUS

DIFERENTES FASES

2323

Paso 5.Paso 5.

Realice al final del año las Transferencias al Realice al final del año las Transferencias al archivo central. Guíese por el Instructivo archivo central. Guíese por el Instructivo

de Transferencias Documentales.de Transferencias Documentales.

2424

Actas de Comité de

ComprasActas de Comité de

Archivo

Actas de Comité de

de C. I.

Actas de Comité de

Control I. D.

T.R.D.

TransferenciaTransferencia de archivos de gestión al archivo central al final del año.

El Jefe de archivo recibe junto con los inventarios.

En el archivo central se organizan los documentos.

No se permitirá el ingreso de documentación que no esté organizada conforme a las TRD.

2525

Recuerde.Recuerde.

Se deberá identificar la documentación con la Serie Documental Se deberá identificar la documentación con la Serie Documental concerniente a cada oficina.concerniente a cada oficina.

Los expedientes deberán ser ingresados en cajas de archivo, las Los expedientes deberán ser ingresados en cajas de archivo, las cuales solo podrán contener expedientes u otros documentos cuales solo podrán contener expedientes u otros documentos de de la misma dependenciala misma dependencia. Es decir, no se podrán mezclar . Es decir, no se podrán mezclar expedientes de diferentes oficinas.expedientes de diferentes oficinas.

No se recibirán expedientes que no estén organizados No se recibirán expedientes que no estén organizados (Clasificados, ordenados, rotulados, foliados).(Clasificados, ordenados, rotulados, foliados).

No se debe admitir documentación fragmentada ni suelta, ni No se debe admitir documentación fragmentada ni suelta, ni tampoco documentación depositada en grandes contenedores tampoco documentación depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plásticas o costales).(AZ, cajas grandes, paquetes, bolsas plásticas o costales).

2626

No se recibirán carpetas con documentos como: Correspondencia No se recibirán carpetas con documentos como: Correspondencia Enviada, Correspondencia Recibida, etc. Tampoco se aceptarán cajas o Enviada, Correspondencia Recibida, etc. Tampoco se aceptarán cajas o archivadores con la denominación de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O archivadores con la denominación de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES.SIMILARES.

Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se regirán cronológicamente, por meses y años consecutivos.regirán cronológicamente, por meses y años consecutivos.

Se deberá diligenciar un formato de transferencia (Formato Único de Se deberá diligenciar un formato de transferencia (Formato Único de Inventario Documental) para cada serie documental que se transfiera. En Inventario Documental) para cada serie documental que se transfiera. En ningún caso se utilizara el mismo formulario para más de un año. ningún caso se utilizara el mismo formulario para más de un año. Tampoco se aceptarán cajas o archivadores con la denominación de Tampoco se aceptarán cajas o archivadores con la denominación de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES. VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES.

2727

2828

INSTALACIÓN: Ubicación de las unidades de conservación en las áreas de depósito. Archivo Centralizado.

Método 1:Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS CENTRALES

Método 2: Sistema de numeración continua

2929

DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los documentos de

archivo, para facilitar su localización y consulta

3030

FASE DE CONSULTA

Funcionarios y ciudadanos particulares

Existen series con reserva.

3131

ELIMINACION DE DOCUMENTOS

SELECCIÓN DOCUMENTAL

MICROFILMACIÓN Y/O

DIGITALIZACIÓN

CONSERVACION TOTAL

FASE DE DISPOSICIÓN FINAL

3232

PLAN DE SEGUIMIENTOEste plan deberá contener unos

objetivos que identifiquen una metodología archivística para la implantación y mejoramiento delPrograma de Gestión Documental

3333

SERVICIOS DE ARCHIVOSERVICIOS DE ARCHIVO

Inventariodocumental

Catálogos

Servicios para la búsqueda de documentos.

Rápida disposición de los documentos.

IMPORTANCIA DE LAS TRDIMPORTANCIA DE LAS TRD

Para la administración:

Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz

y eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a través delos tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los

documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las

diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos

administrativos.

Para la administración:

IMPORTANCIA DE LAS TRDIMPORTANCIA DE LAS TRD

Importancia desde el punto de vista archivístico:

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir del

concepto de archivo total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional

de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo

a la gestión administrativa y que por su carácter pueden

eliminarse en el archivo de gestión

Importancia desde el punto de vista archivístico:

ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD PORESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR

EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDADEL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD

Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

3939

REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD

- Disposiciones creación, cambios estructurales de la entidad

-Legislación y normas que inciden en las funciones de la entidad y en la creación y conservación de los documentos

-Manuales de Funciones por Dependencia-Organigrama Vigente-Acta de Comité de Archivo, avalando las TRD

-Manuales de Procesos y Procedimientos

ANEXOS

- Presentación de TRD en el formato normalizado. Una para cada dependencia

TABLAS DERETENCIÓN

-Reseña Histórica Institucional-Metolología elaboración- Explicación formato tabla- Revisión y actualización TRD

INTRODUCCIÓN

4040

Muchas gracias Muchas gracias por su por su

atención!!!atención!!!Presentación elaborada por:SERGIO ANDRÉS UTRERA SANTANDERHISTORIADOR Y ANALISTA DOCUMENTAL - UIS