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Firmenpräsentation P&I AG

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Mitarbeiterportale:Werkzeug nicht Spielzeug

Personal & Informatik AG

Ihr ReferentMaik Degner

Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

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Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

Wozu eigentlich?

60% aller Verwaltungsaufgaben befassen sich auch heute

noch u. a. mit dem:

Erfassen und Ablegen von Urlaubsanträgen, Krankheit, Entgeltänderungen, Vertragsänderungen

Verteilen und Abheften von Verdienstabrechnungen Berechnen und Erfassen von Überstunden Aktualisieren von Bankverbindungen, Namen und

Adressen

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Quelle: Infineon AG/Braune

Outsourcing administ.Aufgaben (ASP)Employee Self ServiceManager Self Services

Gegenwart

10 %Strategie

30 %Beratung

60 %Administration

60 % Beratung+ Coaching

30 %Strategie

Administration10 %

Zukunft

Delegation von Routinearbeiten/Verantwortung

HR-Betreuung d. Linienvorgesetzte

Entwicklung

Gewünschte Entwicklung im HR-Bereich

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Mitarbeiterportale können also genutzt werden, um

personalwirtschaftliche Aufgaben an

Mitarbeiter und Führungskräfte zu delegieren

Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

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Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

Wesentliche Komponenten im Portal: neben webfähiger

Personalsoftware als Grundvoraussetzung

Ein Berechtigungs- und Zugriffskonzept, welches sich dynamisch definiert aus:

Der Organisation Der Rolle im Prozess Der betrieblichen Funktion

Ansätze dieser Art diskutiert man unter dem Stichwort ESS (Employee Self Service)

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Die Organisation beschreibt die Hierarchie innerhalb der Verwaltung und den Ämtern

Organisation Personalabteilung

10.2

A14 ABTL (124)

Frank Berger

Vc/Vb SB

ChefsekretärIn (146)

Offene Position

II ABTL (206)

Offene Position

Sachgebiet Lohn

u. Gehalt 10.2.1

A12 SGL (134)

Viktor Gemmeren

VII/VIb MA

Sekretariat (147)

Kerstin Ewald

Vc/Vb

BezügerechnerIn

(158)

Michael Ernst

Vc/Vb

BezügerechnerIn

(159)

Steffen Brunner

Jan-Werner Eilers

Vc/Vb

BezügerechnerIn

(160)

Wilfried Benrath

Vc/Vb

BezügerechnerIn

(177)

Offene Position

Vb/IVb

Personalsachbearb

eiterIn

(196)

Willi Merten

Sachgebiet

Personalverwaltung

10.2.2

A12 SGL (131)

Offene Position

VII/VIb MA

Sekretariat (148)

Offene Position

Vb/IVb

Personalsachbearb

eiterIn

(151)

Offene Position

Vb/IVb

Personalsachbearb

eiterIn

(152)

Offene Position

Vb/IVb

Personalsachbearb

eiterIn

(153)

Harald Gerdes

Vb/IVb

Personalsachbearb

eiterIn

(164)

Offene Position

Vb/IVb

Personalsachbearb

eiterIn

(168)

Offene Position

VII/VIb MA

Sekretariat (186)

Offene Position

Vc/Vb SB

ChefsekretärIn (189)

Offene Position

Vb/IVb

Personalsachbearb

eiterIn

(199)

Klara Nagel

Sachgebiet

Weiterbildung

10.2..3

A12 SGL (125)

Offene Position

VII/VIb MA

Sekretariat (149)

Offene Position

Vb/IVb

Personalsachbearb

eiterIn

(155)

Harald Gerdes

Vb/IVb

Personalsachbearb

eiterIn

(156)

Offene Position

Personalabteilung 10.2

Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

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Rolle

Die Rolle im Prozess beschreibt die Sicht und die Aktivität im Workflow

Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

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Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

Betriebliche Funktionen

Neben hierarchischer Einordnung und der

Rollenbezogenen Aktivität, kann auch die betriebliche

Funktion Einfluss auf die Zugriffs- und Nutzungsrechte im

Portal haben.

Typische Beispiele hierfür sind:

1. Personalabteilung 2. Personalrat 3. Sicherheitsbeauftragte 4. Reisestellen

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Mitarbeiter- und Führungskräfteportal

Erforderlich ist also ein Lösungsansatz,

der typische Portalfunktionen

Collaboration Community-Management Content Management

mit Klassischen Personal-Management und Abrechnungs- Funktionen verbindet

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Standardprozesse in HR Portalen:

Aktuelles / News

Antrags- und Genehmigungswesen / Wiedervorlagen

Mitarbeiter Stammblatt für Führungskräfte

Reiseabwicklung

Gehaltssimulationen

Formularshop

Prozesse im Portal

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Standardprozesse in HR Portalen:

Sachmittelverwaltung

Bewerbermanagement

Ideenmanagement

Reports

Telefonverzeichnis

Suchfunktionen

Prozesse im Portal

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Warum nicht weitere Prozesse?

Zeiterfassung, Dienstplanung, Einsatzplanung

Organigramme

Deferred Compensation

Personalentwicklung / Potentialanalyse

Mitarbeiterbefragung

360° Feedback

Seminarmanagement

Prozesse im Portal

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Warum nicht weitere Prozesse?

Budgetierung / Gehaltsplanung

Fehlzeitenkalender der MA/Kollegen

Wissensmanagement

Archivierung eigener Zertifikate in die Personalakte

Online Archiv für Gehaltsabrechnungen etc.

interne Unternehmensinformationen

IR-News oder Presse über das eigene Unternehmen

Prozesse im Portal

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Warum nicht weitere Prozesse?

elearning

Online-Shops (Reisen, Büromaterial)

Regionale Infos (Wetter, Verkehr)

Kantinenplan

Webcam

Flohmarkt

Schwarzes Brett / Foren

Prozesse im Portal

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Prozesse im Portal

Beispielprozess

Optimierung der Personalprozesse LOGA® kommt zu den Mitarbeitern und Managern ESS und MSS

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Reisekostenerfassung/ -beantragung Web (für den Reisenden oder Vorgesetzten)

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Belegerfassung WEB (für den Mitarbeiter oder Vorgesetzten)

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Übersicht Reisekosten WEB

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Download der Reisekostenabrechnung über WEB

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... Aufruf der Personalstamminfos beim Kunden

Beispiel MA Stammblatt eines Kunden

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Einige weitere Beispiele für die Nutzung

Dezentrale Erfassung von Daten durch MA/FK Adress- und Kontoänderungen weitere persönliche Veränderungen

Dezentraler Abruf von Daten durch MA/FK Personalstammblatt individuelle Reports

Antrags- und Genehmigungsverfahren mit graph. Workflowdesigner Urlaub- und Reisen Beschaffungsanträge und Ideenmangement

Prozessorientierte Zusammenarbeit 360° Feedback Budgetplanungen

LOGA®.lnk

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Kosten Nutzen

Nutzenrechnung

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Abbildung eines Antrag und Genehmigungsverfahren sowie Meldung an die Personalabteilung durch den LOGA®erm-Workflow. Keine Doppelerfassung durch Self-Services.

• 15 Anträge pro Jahr und MA (Urlaub/Reise/Freizeit/Beschaffung) Zeitbedarf insgesamt: 25 min pro Antrag

• Zeitbedarf durch Self-Service: 8 min pro Antrag

• Zeitersparnis durch Self-Service pro Antrag 17 min, bei 1000 MA: 255.000 min oder 4.250 Stunden oder 531 Arbeitstage oder 2,5 Arbeitsjahre. Bei Verrechnungsstundensatz von 30,00 €

-> Kostenersparnis p.a. bei 1000 MA: 127.500,00 €

(Beispiel - Genehmigungsverfahren)

Nutzenrechnung

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Tätigkeit Zeitbedarf ohne mit PortalMitarbeiter Formular besorgen 2 min 0 minMitarbeiter Antrag stellen 2 min 2 minGenehmigung Hierarchie 1 2 min 2 minGenehmigung Hierarchie 2 2 min 2 minPersonalabteilung Genehmigung/Eingabe 5 min 0 minRückfragen insgesamt 5 min 2 minKopien je eine Minute 3 min 0 minAblage je eine Minute 4 min 0 minSumme in Minuten 25 min 8 min

Tätigkeiten - Beispiel Urlaubsantrag/-genehmigung

Nutzenrechnung

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Druck, Kuvertierung, Versand & Verteilung von persönlichen Dokumenten (Verdienstabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, SV-Meldungen etc.)

- 16 Dokumente pro Jahr

- Handlingkosten pro Dokument: 0,35 € zzgl. Porto 0,55 € und Verpackung 0,01€ oder Verteilung 0,70 €

- Kostenersparnis mindestens p.a. bei 1000 MA: 14.560,00 €

Nutzenberechnung (Beispiele)

Nutzenrechnung

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Erstellung von Auswertungen und Berichten für den Führungskreis personalisiert nach Kostenstelle, Abteilung etc.

- 42 Dokumente pro Jahr

- Handlingkosten pro Auswertung-/Bericht: 24,00 €

- Kostenersparnis p.a. bei 20 Führungskräften: 20.160,00 €

Nutzenberechnung (Beispiele)

Nutzenrechnung

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Abbildung des betrieblichen Beurteilungswesens durch den LOGA®erm-Workflow. Erfassung der Ergebnisse direkt über das Portal.

- 1 Beurteilung pro Jahr

- Handlingkosten pro Beurteilung: 8,00 €

- Kostenersparnis p.a. bei 1000 Gesprächen: 8.000,00 €

Nutzenberechnung (Beispiele)

Nutzenrechnung

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Vorteile

Das ERM-Konzept greift jedoch weiter

Im Vordergrund stehen:

Steigerung der MA-Produktivität(wobei ESS & MSS wichtige Bausteine sind)

Umfassende Betreuung

Dauerhafte Bindung des Personals

Verlässlicher Wissensaustausch

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Vorteile

Mitarbeiterportale

Informieren und motivieren die Beschäftigten

Entlasten die Personalabteilung von administrativer Routine

Also Konzentration auf Service und Beratung

Effizientere Verwaltung der Ressource „Personal“

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Das Unternehmen P&I

Die Spezialisten im Personalwesen

Seit über 35 Jahren entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kunden personalwirtschaftliche Software rund um die Themen:

Lohn- und Gehaltsabrechnung Personalbeschaffung Stellen- und Organisationsplanung Personalkostenplanung Personalentwicklung Employee Self Services Zeitmanagement

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Das Unternehmen P&I

Der Pionier seit 35 Jahren:

Technologie: 1968: Entwicklung einer Großrechnerlösung zur

Personalabrechnung 1995: Erste Personalwirtschaftliche Applikation als

reinrassige Client-Serverlösung 2000: Erste Entgeltabrechnung unter dem

Betriebssystem Linux 2001: Erste Human-Ressources-Lösung als

Portallösung 2001: Erste europäische Payroll in einer Anwendung 2003: Erste personalwirtschaftliche Applikation mit

XPDL-Standard (zur Einbindung in Prozesse) 2004: Freigabe von LOGA®SOAP als Integrationsplattform

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Das Unternehmen P&I

Zahlen und Fakten:

Konzernumsatz 2003/2004: 40,1 Millionen Euro

Mehr als 4 Millionen Abrechnungen pro Monat

12 Standorte in 6 europäischen Ländern

Über 3.700 zufriedene Kunden

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Wie motiviert man Mitarbeiter?

Der einzige Weg, Menschen zu motivieren ist,

Mit ihnen zu kommunizieren.

Lido Anthony, geb. 1924US-Amerikanischer Industriemanager

Weitere Informationen über die P&I Personal und Informatik AGerhalten Sie im Internet unter:

www.pi-ag.com