1 marco gentili cnipa esternalizzazione dell’ict nella pa marco gentili responsabile ufficio...
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1Marco Gentili CNIPA
Esternalizzazione dell’ICT nella PA
Marco GentiliResponsabile Ufficio
Monitoraggio e gestione progettidelle Regioni e degli Enti Locali
Quinta Giornata degli Innovatori
11 maggio 2005
Forum P.A. Fiera di Roma
2Marco Gentili CNIPA
Forme di esternalizzazione
Un contratto di esternalizzazionenon è
un contratto di fornitura di servizi (consolidato nella PA)attiva una partnership PA – Fornitore
prevedeverifica della qualità delle prestazionicontrollo strategico e valutazione delle performance del
Fornitorericonoscimento dell’autonomia imprenditoriale del Fornitore cui
compete individuare le modalità più opportune di realizzazione e innovazione
Classificazione delle forme di esternalizzazione in relazione a missione affidata al Fornitore
Information Technology Outsourcing (ITO)Business Process Outsourcing (BPO)
ampiezza del mandato conferito al FornitoreStrategie di acquisizione (sourcing strategies)
3Marco Gentili CNIPA
Forme di esternalizzazioneStrategie di acquisizione
elaborazione da Fonte Gartner Group
4Marco Gentili CNIPA
Forme di esternalizzazione Comparazione Strategie di acquisizione
Criteri diComparazione
SelectiveOutsourcing
Consorzi Full Outsourcing
ottimizzazionescelta fornitore
alta alta bassa
costo acquisizioneservizi
alto alto basso
gestione contrattoda parte del cliente
molto complessa complessa, rischiocreazione di cartelli
semplice
competitività tra ifornitori
elevata media bassa
costo dei servizi migliorato dallacompetizione
migliorato dallacompetizione
poco competitivo
responsabilità neiconfronti del cliente
di tutti i fornitori,con rischio conflitti
di un unico fornitore di un unico fornitore
conoscenza delleesigenze del cliente
lenta, menoapprofondita
lenta, menoapprofondita
veloce, facilitata,approfondita
rilassamento deifornitori
prevenuto dallacompetizione
prevenuto dallacompetizione
elevato rischio
assicurazionedella qualità
complessa molto complessa,rischio incoerenza
semplice
5Marco Gentili CNIPA
Evoluzione EsternalizzazioneInfrastrutture IT
1990 - 1995 2000 - 2005
Risoluzione malfunzionamenti
Servizi a valore aggiunto
Gestione e ottimizzazione
Assistenza e manutenzione
Ambienti desktop e distribuiti
Getione relazioni con il cliente
Offerta orientata al prodotto
Complessità dei collegamenti
Offerta globale multivendor
Continuità operativa
Networking Sicurezza ed Integrità
Evoluzione
6Marco Gentili CNIPA
Evoluzione EsternalizzazioneSviluppo Sw
Evoluzione
7Marco Gentili CNIPA
Evoluzione Esternalizzazione Benefici e Rischi
Minimizzare i rischi per ottenere i benefici
E-business
Focus su core-business
Costo elevatodel personale
Mancanza di risorse
specializzate
L’outsourcing non riduce i costi
Rapidi cambiamenti tecnologici
Esperienze negative
Globalizzazionee decentramento
Preoccupazioni circa la perdita di
controllo Cattiva
pubblicitàper contratti fallimentari
crescita esternalizzazione dei servizi
crescita esternalizzazione dei servizi
8Marco Gentili CNIPA
ICT Governance & ManagementCriticità dell’esternalizzazione in Italia
CriticitàDifficoltà a confrontare i costi dell’esternalizzazione con quelli delle strutture interne del ClienteScarsa flessibilità dei contratti che spesso porta a rinegoziarli entro 12-18 mesiLimitato uso di meccanismi di misurazione delle prestazioni del FornitoreMancanza di professionalità adeguate a governare il contratto
ICT GovernanceStrutture, meccanismi organizzativi, decisioni e quadri di controllo preposti a garantire che l’IT sia coerente e funzionale al perseguimento degli obiettivi della PA
ICT ManagementDecisioni, quadri di controllo, strumenti (di misura)per gestire i progetti (contratti di esternalizzazione)al fine di raggiungere gli obiettivi preposti minimizzando i rischi
9Marco Gentili CNIPA
ICT Governance 5 domini decisionali
PrincipiAffermazioni di alto livello su come l’ICT deve essere usata nei procedimenti amministrativiAllineamento delle strategie ICT alle strategie della PA
InfrastrutturaStrategie per definire servizi ICT trasversali ai procedimenti amministrativiValorizzare l’ICT come fattore abilitante massimizzandone i benefici
ArchitetturaScelte tecniche integrate (inerenti dati, tecnologie, applicazioni) per soddisfare le necessità della PA inerenti i procedimenti amministrativi
ApplicazioniIndividuazione delle applicazioni di supporto ai procedimenti amministrativi da acquisire o realizzare
InvestimentiDecisioni su quanto investire in ICT e su come selezionare i progetti
10Marco Gentili CNIPA
ICT Management 5 domini decisionali
Missione da affidare al fornitoreScelta tra IT Outsourcing e Business Process Outsourcing
Strategie di acquisizioneScelta tra make or buy
funzione ICT interna, insourcer, società partecipata, consorzio, selective outsourcing, full outsourcing
Analisi dei pro e dei contro, punti di vista alternativi Cliente/FornitoreStrategica e Organizzativa, Economica e Finanziaria, Operativa
Scelta del fornitore (Modalità di appalto)Stabilità finanziaria, Affidabilità (capacità di rispettare gli impegni)Attitudine al servizio (soddisfazione cliente, assicurazione qualità)Capacità tecnica IT (competenze, conoscenze, metodologie,
infrastrutture) e di innovazione
Definizione del contratto (Cosa succede se … ?)Attività, Prodotti, Indicatori di qualità, Livelli di servizioResponsabilità, Pagamento corrispettivi, Applicazione penali,
Flessibilità
Governo del contratto (Direzione dei lavori)gestione delle attività, varianti in corso d'opera, monitoraggio livelli
di qualità, gestione non conformità
11Marco Gentili CNIPA
ICT Governance & Management Best Practices
Più strategie focalizzate, grande differenziazione trasoddisfazione degli utentiinnovazione tecnologicaeccellenza operazionale
Chiari obiettivi per gli investimenti in ICT, differenziazione trasupporto di nuovi modi di effettuare i procedimenti amministrativiincremento della flessibilità facilitazione delle comunicazioni con gli utenti
Partecipazione del top management, grande coinvolgimento di Seg. Generali, Capi Gabinetto, Direttori Generali, Capi Dipartimento
Stabilità, pochi cambiamenti anno per annoProcessi per gestire le eccezioni, formalizzati e ben funzionanti
per garantire la flessibilità necessaria ed evolvere gli standard ICT
Metodi formali di comunicazione, per assicurare la trasparenza pianificazione strategica ed esecutivacontrollo di gestione e misura dei livelli di servizio
12Marco Gentili CNIPA
Impatto organizzativo esternalizzazione
Servizi ICTsempre più combinazione di attività interne ed esterne
Interazioni PA - Fornitoremolto più complesse di quanto descritto in un contratto ben fatto
Servizi ICTcome una torta
Contratto diOutsourcing selettivo
Contrattointerno/informale
Contrattoesterno/formale
Strategia diOutsourcing selettivo
Insieme di Contrattiesterni/formali e interni/informali
13Marco Gentili CNIPA
Impatto organizzativo esternalizzazione Funzione ICT interna
Studi di Fattibilit Pianificazione e Controllo
Relazioni con Utenti Osservatorio Mercato IT
Progettazione eSviluppo
ConduzioneSistemi
EDP Manager
Infrastruttura IT
Applicazioni Sw
Apparati TLC
Asset Manager
DirezioneSistemi Informativi
Studi di Fattibilite Analisi C/B
Contrattie Atti di Gara
Progettazione Pianificazione e Controllo
Relazioni con Utenti Osservatorio Mercato IT
Stato AvanzamentoLavori
DeliverablesLivelli di Servizio
PenaliEscalation
Project Manager
GestioneBanche Dati
Data Administrator
GestioneSicurezza
Security Manager
DirezioneSistemi Informativi
La funzione ICT interna non va soppressa, è però necessario modificarla profondamente perchè non è più una unità di servizio
Struttura organizzativa, compiti e responsabilità Conversione e riallocazione delle risorse
Oggifareoperativi e tecnici poco specializzati
Domanifar faremanager e tecnici molto specializzati
14Marco Gentili CNIPA
Impatto organizzativo esternalizzazione Competenze
Gestione del personale
Obiettivi interni
Comunicazioni informali
Integrazione di fornitori e servizi
Relazioni formalied escalation
Gestione delle Risorse Gestione del Servizio
Gestione di contratti complessi
Oggi Domani
Le competenze vanno evolute (outplacement)
15Marco Gentili CNIPA
Impatto organizzativo esternalizzazione Sistema dei valori dei dipendenti
La nostra PA è diversa da ogni altra perciò richiede soluzioni ICT fatte su misura
E’ meglio produrre internamente i prodotti e servizi ICT perché si raggiunge il livello di qualità più elevato
Oggi Domani
Processi produttivi industriali si traducono in qualità costante, preferibile alla variabilità della produzione artigianale interna
E’ più importante progettare soluzioni, scegliere fornitori, governare contratti che realizzare prodotti e servizi ICT
Regole non scritte che determinano la cultura della PA e influenzano i comportamenti individuali che la esprimono
modalità di gestione dei conflitti e stile di direzione delle risorse
16Marco Gentili CNIPA
Linee guida CNIPA esternalizzazione e qualità dei beni e servizi ICT
Per erogare servizi efficaci, rapidi e di qualità, le PA hanno bisogno di tecnologie in grado di offrire sicurezza, affidabilità e prestazioni ad altissimo livello
Come acquistare servizi ICT di qualità?Come misurare la qualità dei servizi offerti dai fornitori?
Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la definizione e il governo dei contratti della PA predisposte dal CNIPA per dare una risposta a queste due domande, forniscono indicazioni utili alle PA
nella acquisizione di forniture ICTnell’efficace governo dei contratti stipulati con i fornitori
Convegno Forum PA Roma – 13 maggio 2005 ore 9.30D10 - La qualità negli acquisti di beni e servizi ICT
17Marco Gentili CNIPA
Linee guida CNIPA esternalizzazione e qualità dei beni e servizi ICT
Le Linee Guida sono articolate in una collana di 6 Manuali
Titolo Utilizzo
Modelli per la qualità delle forniture ICT
Approfondimenti teoriciManuale di riferimento
Definizione degli atti di garaManuale operativo
Esempi di applicazioneEsempi di costruzione di capitolatiManuale applicativo
Dizionario delle forniture ICT36 lemmi (classi di fornitura elementari)
Definizione delle modalità di selezione del fornitoreManuale applicativo
Introduzione ai contenuti e all’uso delle Linee guidaManuale d'uso
Strategie di acquisizione delle forniture ICT
Identificazione della strategiaManuale applicativo
Presentazione e utilizzo delle Linee Guida
Appalto pubblico di forniture ICT