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1Zielfindung
WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
Inhalt:: Methoden und Instrumente der Zielfindung
Durchführung: Lehrgespräch, Diskussion
Ergebniserwartung: Kenntniserwerb von Zielfindungsprozessen
Zielfindung
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Zielfindung
Ein Projektziel ist ein nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene
Realisierungsbedingungen der Gesamtaufgabe des Projektes.
Daher ist zwischen Ergebnis-Zielen (nachzuweisendes Ergebnis) und
Vorgehens-Zielen (Realisierungsbedingungen) zu unterscheiden.
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ProjektzielfindungBedarf
SachzwängeIdeen
Wünsche
(Ergebnis-) Ziele
(Vorgehens-) Ziele
was wie
Projektziele
Projekt-Realisierung
was wer mit wann womit
Suche nach(Ergebnis-) Zielen
Suche nach(Vorgehens-) Zielen
Kreativitäts-techniken
PMF, Bild 20/2
wie teuer
wem
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Projektziele definierenUm Fehler bei der Zielformulierung zu vermeiden, sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
Operationalisierung von Zielen
Erkennen bzw. Erstellen einer Zielhierarchie
Formulierung von realistischen Zielen
Klare Abgrenzung durch die Formulierung von Nicht-Zielen
Unterscheidung: Individuelle Ziele - Projektziele
Sicherstellung der Akzeptanz der Ziele
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Verfahren zur Projektzielfindung
ThemaintuitivesVerfahren
Projektziele
diskursivesVerfahren
?!
Ideen
Ideen-zusammen-
stellung
Bewertungund
Auswahl
Informations-sammlung
Struktur-ierung
Zusammen-stellung
zulässigerZiele
PMF, Bild 17/2
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Zielkorridore
Projektkosten
Projektendtermin
Projektergebnisse
Zielzeitraum
Budgetrahmen
PMF, Bild 24/2
Umfang /Qualität
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Operationalisierung von ZielenUm die Erfolgsmessung von Zielen zu gewährleisten, sollten Ziele so konkret
wie möglich definiert werden.
Erst operationale Ziele ermöglichen ein fundiertes Feedback für das Team
und schützen daher auch vor überraschenden Nachforderungen des
Projektauftraggebers.
Operationale Ziele enthalten einen klaren Zielgegenstand, ein meßbares und
anhand von Indikatoren erkennbares Zielausmaß und einen Zeitbezug.
Operationalisierung von Zielen setzt nicht zwingend ihre Quantifizierbarkeit
voraus. Für manche Projektarten (Organisationsentwicklung etc.) ist auch die
Definition von qualitativen Zielen, deren Erfüllung anhand von Indikatoren
erkennbar ist, ein effizientes Mittel.
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Erkennen bzw. Erstellen einer ZielhierarchieMit dem Erkennen bzw. Erstellen einer Zielhierarchie ist die schrittweise und systematische Zergliederung von Gesamtzielen in detaillierte Einzelziele gemeint.
Diese Vorgehensweise überbrückt die Kluft zwischen einerseits ansprechenden Projektzielen (strategische Gesamtziele), die zum guten Image des Projektes beitragen (Projektmarketing), und andererseits detaillierten operativen Zielen, die meß- und erkennbar sind.
Speziell bei internen Projekten (Reorganisation, EDV-Einführung, etc.) wird mit plakativen Projektzielformulierungen der Erinnerungswert und damit auch die Bedeutung des Projektes im Vergleich zu anderen Aufgaben im Unternehmen hervorgehoben. Das bewirkt eine erhöhte Motivation der beteiligten Personen bei diesem Projekt mitzuarbeiten (Ressourcensicherung) und verstärkte Aufmerksamkeit beim Management.
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Formulierung von realistischen Zielen
Ziele sollten so formuliert werden, daß sie zwar herausfordernd, aber erreichbar sind.
Sowohl der Zielinhalt als auch der Zeitbezug sollten dahingehend formuliert werden.
Der Realitätsbezug wird durch die Unterscheidung von Muß-Zielen („must have“) und Wunsch-Zielen („nice to have“) verbessert.
Die Erfüllung der Muß-Ziele ist eine unbedingte Voraussetzung für den Projekterfolg.
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Klare Abgrenzung durch die Formulierung von Nicht-Zielen
Trotz umfassender Zielformulierung kommt es öfter vor, daß etwa der
Auftraggeber während des Projektes einen Bereich, der vom Projektteam nicht
als Teil des Projektes gesehen wurde, als eine zu erfüllende Leistung
einfordert. Das führt zum Problem, daß die ursprüngliche Projektplanung
(Termine, Ressourcen, Kosten) die dafür notwendigen Aufgaben nicht
berücksichtigt hat. Um diesem Zustand vorzubeugen, hat sich die explizite
Formulierung von Nicht-Zielen bewährt.
Nicht-Ziele grenzen also Graubereiche eines Projektes (Leistungen, die andere
unter Umständen als Teil des Projektes ansehen könnten) bewußt aus.
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Unterscheidung:Individuelle Ziele - Projektziele
Speziell bei Projekten, in denen mehrere Personen, verschiedene Abteilungen
und Unternehmen mit unterschiedlichen Interessen zusammenarbeiten, ist es
verständlich, daß die einzelnen Rollenträger jeweils spezifische Ausschnitte des
Projektes vorrangig sehen und diese daher auch als Projektziele erachten. Wenn
nun die individuellen Ziele nicht deckungsgleich oder sogar konfliktär sind,
entsteht der Bedarf nach der Formulierung von Projektzielen, die
die Kernelemente der individuellen Ziele beinhalten, mit dem Projektauftraggeber abgestimmt und von allen Beteiligten akzeptiert werden.
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Unterscheidung:Individuelle Ziele - Projektziele
Dem Abstimmungsprozeß von den individuellen Zielen hin zu Projektzielen ist entsprechend Zeit einzuräumen.
Individuelle Ziele sollten nicht unterdrückt, sondern als solche explizit dargestellt werden.
Stehen die Beteiligten jedoch in völligem Widerspruch zu den Projektzielen, ist entweder die Durchführbarkeit des Projektes oder die Einbindung dieser Beteiligten kritisch zu hinterfragen.
Der Projektauftraggeber ist zu informieren, da er entscheiden muß, ob das Projektziel (sachliche Änderung) oder die personelle Besetzung (organisatorische Änderung) noch einmal überdacht werden sollte.
Zur Identifizierung der individuellen Ziele der einzelnen beteiligten Gruppen eignen sich persönliche Gespräche im kleinen Kreis, die Projektstart-Sitzung des Teams und vor allem die Durchführung einer Umfeldanalyse.
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ZielartenAlle am Projekt beteiligten Gruppierungen haben ihre individuellen Ziele
(Auftraggeber, ausführende Institution, Subkontraktoren, usw.). Die Ziele
verhalten sich zueinander komplementär, konfliktär oder indifferent. Eine
Kenntnis der Ziele aller Beteiligten ist ein Erfolgsfaktor, denn damit kann man
Verhaltens- und Handlungsweisen der übrigen Gruppierungen nachvollziehen
und sogar projizieren.
Grundsätzlich kann man in jedem Projekt Haupt- und Nebenziele bestimmen. Die
Hauptziele haben absolute Priorität und die Zielerreichung entscheidet über den
Projekterfolg. Nebenziele kann man in zu erfüllende Ziele (must have) und
zusätzliche Ziele (nice to have) unterteilen. Während erstgenannte ebenso wie
die Hauptziele den Projekterfolg beeinflussen, sind die letztgenannten nur von
sekundärer Bedeutung.
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Unterscheidung:Individuelle Ziele - Projektziele
ProjektzieleIndividuelle Ziele /Subauftragnehmer
Individuelle Ziele / Projektleiter, -team
Individuelle Ziele /Mitarbeiter
Individuelle Ziele /Anwender, Nutzer
Individuelle Ziele /Management,
Kunden,Auftraggeber
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Zielermittlung / Zieldefinition
Zur Ermittlung von Zielen können verschiedene Kreativitätstechniken
verwendet werden. Wichtig ist die Betrachtung aus verschiedenen
Perspektiven, welche durch die Beteiligung mehrerer Personen bei der
Zielfestlegung zu erreichen ist. Zielvorgaben können motivierend oder
demotivierend wirken. Insgesamt können hohe Zielsetzungen motivierend
wirken. Sind die Ziele aber zu hoch angesetzt, kann die motivatorische
Wirkung “umkippen” und es entsteht eine Demotivation (“Das schaffen wir
ohnehin nicht”).
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Verfahrensübersicht KreativitätstechnikenBezeichnung der Technik
Brainstorming
Brainwriting
Schöpferische Konfrontation
Systematische Strukturierung(Morphologie)
Besonderheiten
Klassisches Verfahren zur kreativen Arbeit in Gruppen. Findet als Gespräch statt. Für die Lösung von Suchproblemen geeignet
Verändertes Brainstorming. Statt des Austausches im Gespräch, werden die Ideen aufgeschrieben und die Arbeitspapiere ausgetauscht. Für die Lösung von Suchproblemen geeignet.
Dem kreativen Prozeß wird eine Anregungsphase vorgeschaltet. In der Anregungsphase werden Analogien gebildet oder direkt den Teilnehmern z.B. in Form von Bildern präsentiert. Für die Zusammenstellung von Neuem aus Bekannten geeignet.
Diese Verfahren bauen auf der Problemzergliederung in kleine Einheiten auf. Je weiter ein Problem zerlegt werden kann, um so mehr bekannte Elemente lassen sich wiederfinden. Eine große Zahl von neuen Konstellationen ist möglich.
Teilnehmer, Verfahrenshinweise
4 bis 7 Teilnehmer, Zeitbegrenzung, Ideengewinn muß mindestens durch Protokollführung sichergestellt werden.
Teilnehmerzahl kann flexibler gehandhabt werden, Zeitbegrenzung, Arbeitspapiere müssen vorbereitet werden.
Bis zu 7 Teilnehmer, Zeitbegrenzung, Anregungsphase muß vorbereitet werden.
Gut für Einzelarbeit geeignet, Regelwerk muß beachtet werden, höherer Arbeitsaufwand durch schrittweise Dokumentation der Analyse.
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Zielpräzisierung
Aus der Praxis ist bekannt, daß z.B. grobe Rahmenziele oft erst im späteren
Verlauf einmal oder sogar mehrfach präzisiert werden (Feinziele). Ziele werden
auch umgewidmet. Dieses hängt damit zusammen, daß der Zielbildungsprozeß
auch ein Verhandlungs-, Machtdurchsetzungs-, und Kommunikationsprozeß ist.
Oft sind Ziele daher auch Ergebnis eines Kompromisses.
In Abhängigkeit von der Komplexität der Projekte dauert dies relativ lange. Auch
die Fähigkeit, sich erfolgreich zu beteiligen, ist eine Einflußgröße.
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Zieldokumentation
Eine sorgfältige Zieldokumentation gewährleistet zunächst eine Kontrolle
der Vollständigkeit der Ziele in der Planungsphase. Im späteren Verlauf
des Projektes (Realisierungsphase) ist eine gradlinige Zielverfolgung
wichtig. Durch schriftlich festgelegte Ziele können auftretende Probleme
nicht einfach durch Zielverschiebung oder -vernebelung “gelöst” werden.
Bei der Evaluation des Projektes können tatsächliche Ergebnisse mit den
Planzielen anhand der Dokumentation verglichen werden.
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Sicherstellung der Akzeptanz der ZieleIm wesentlichen können drei Situationen beim Start des Projektes unterschieden werden:
Der Projektauftraggeber gibt klare Projektziele und ein Projektteam vor. Der
Projektleiter hat nun die Aufgabe, die Zielvorgaben auf ihre Erfüllbarkeit zu
prüfen bzw., sofern nötig, noch zu ergänzen, wobei auch die zukünftigen
Teammitglieder und die wesentlichen Umfeldgruppen miteinbezogen werden
sollten. Die überarbeitete Zielformulierung wird dem Auftraggeber gemeinsam
mit einer Projektbeschreibung (Projektantrag) übergeben und vereinbart. In
dieser Situation liegt der Schwerpunkt der Projektdefinition in der Prüfung der
Vorgaben auf Durchführbarkeit und Konkretisierung der Ziele.
Der Projektauftraggeber gibt nur sehr vage Ziele vor. In diesem Fall ist es die
Aufgabe des Projektleiters, ein Projektteam zusammenzustellen, optionale
Ziele zu formulieren und diese mit dem Auftraggeber abzustimmen.
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Sicherstellung der Akzeptanz der Ziele
Die Projektidee stammt vom zukünftigen Projektleiter. Ein Projektauftraggeber
ist noch gar nicht nominiert. Der Projektleiter erstellt persönlich oder mit einem
potentiellen Projektteam einen Erstentwurf der Projektziele und der
Projektdefinition. Teil der Projektdefinition ist auch die Nominierung eines
Projektauftraggebers. Mit diesem Ergebnis wird der Projektleiter den
potentiellen Projektauftraggeber aufsuchen und sein Einverständnis bezüglich
der Projektziele und der Auftraggeberrolle einholen. Die Anregungen des
Auftraggebers, sofern dieser das Projekt übernimmt, werden eingearbeitet und
noch einmal abgestimmt.
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Das Umfeld eines Projekts
Wissenschaft Technik Gesellschaft Politik
Unternehmensleitung
Vertriebs-bereich
Fertigungs-bereich
Finanz-bereich
Material-wirtschaft
Absatz-markt
Produktions-mittelmarkt
Kapital-markt
Markt fürRohmaterial
und Vorprodukte
andere Fachabteilungen
Projekt
aus: PMF, Bild 15/2
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Verlauf der Zielerwartung
Projektkosten
Projektverzögerung
Projektergebnisse
PMF, Bild 24/2
UrsprünglichgewünschteProjektziele
realisierteProjektziele
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Ziele desStammunternehmens
Ziele desJoint Venture
Partnerziele
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1
2
7
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1. Ziele, die von allen Beteiligten angestrebt werden.2. Gemeinsame Ziele des Stammunternehmens und des Partners, aber nicht des Joint Venture.3. Gemeinsame Ziele des Stammunternehmens und des Joint Venture, aber nicht des Partners.4. Gemeinsame Ziele des Partners und des Joint Venture, aber nicht des Stammunternehmens. 5. Partnerziele6. Ziele des Stammunternehmens7. Ziele des Joint Venture
Zielsystem eines Joint Venture
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Zielmodifikation im Projektverlauf
Zeit
Akt
ivitä
ten
der
Unt
erne
hmen
sorg
anis
atio
n
Tatsächliche Entwicklungs-richtung des Unternehmens
durch äußere Einflüsse
GeplanteEntwicklungsrichtungdes Unternehmens
z.B. Absatzmärktebringen Verluste
z.B. neues Gesetzverändert den Binnenmarkt
gewünschtesangepaßtesProjektziel
ursprünglichesProjektziel
PMF, Bild 14/2
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