1.2. organizacion proyecto
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3. ÁREA DE ESTUDIO No. 3GESTION DEL PROYECTO
3.2. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTOIng. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EGP/EDCC
Manta-Ecuador2013
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Ciclo de Gestión del Proyecto - Fase 1
PREPARACION DE LA EJECUCION
PREPARACION
DE LA
EJECUCION
ORGANIZACIÓN
Y
PROGRAMACION
1
• Objetivos de la PREPARACION DE
LA EJECUCION:
– Marcar RUMBO
– Fijar PARAMETROS de
desempeño
– Propiciar CAPACIDAD de
ejecución
• CARTA DE NAVEGACION: C4
• ORGANIZACIÓN
• PROGRAMACION
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Preparación de la Ejecución
• Organización– ¿Quién va hacer qué?– ¿Con quiénes?
• Programación– ¿Que se va a hacer?
– ¿Cuánto?– ¿Cuándo?– ¿Con qué?
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ORGANIZACIÓN
1. Estructura organizativa de un
proyecto:
a. Relaciones institucionales
b. Composición interna
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IDENTIFICAR ELEMENTOS Y ACTORES
RELACIONADOS CON EL PROYECTO
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Proyecto y Entorno
Interacciones de la
gerencia El cliente-usuario
La comunidad
La autoridad
gubernamental
Proveedores
Contratistas y
subcontratistas
Interventor (Supervisor)
Consultores
Entidad financieras
Organismos reguladores
Medio ambiente
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Definir estrategias y
responsabilidades de Relación:
Análisis de valor frente a áreas de interés
Expectativa: apreciación de la importancia que el involucrado le atribuye
al área de interés considerada.
• Positiva (+) si el involucrado percibe beneficios por parte del proyecto
• Negativa (-) si se percibe que el proyecto traslada costos o lesiona intereses
Fuerza: Capacidad de influir de alguna forma en el proyecto
Expectativa
5
4
3
2
1
Fuerza
5
4
3
2
1
Indice
25
16
9
4
1
*
*
*
*
*
=
=
=
=
=
* =
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Análisis de valor frente a áreas de interés
Ejemplo
*
*
=
=
* =Interés
2. Incrementado valor
matrículas
Involucrado ObservacionesFuerzaExpectativa Indice
1. Incrementada coberturaPadres de familia
+5 4 20
-4 4 -16
*
*
=
=2. Incrementado valor
matrículas
1. Incrementada cobertura
Profesores
-2 5 -10
+4 3 12
Alto interés y apoyo a este
objetivo
Oposición con capacidad
e intervenir
Oposición con alto poder al aumento de
cobertura sin contratar más profesores
Hay interés si el incremento del valor
significa contratación de más profesores
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Mapa de relaciones Identificar elementos, actores e “involucrados”
Categorizar y priorizar relaciones
Definir intervenciones y responsables en la gestión de las relaciones
El ML ayuda a identificar relaciones:Fin = Impactos esperados: Territorio-
Comunidad, Marco institucional
Propósito y Componentes: Usuarios
Componentes y Actividades: Contratistas
Supuestos (actores colaterales, apoyos, oposición)
Actividades
Componentes
Propósito
Finalidad
Presupuesto
Indicadores
Componentes
Indicadores
Propósito
Indicadores
Finalidad
Medios
Actividades
Medios
Componentes
Medios
Propósito
Medios
Finalidad
Supuestos
Componentes
Supuestos
Propósito
Supuestos
Finalidad
Supuestos
Sostenibilidad
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Categorizar y definir:importancia e intensidad de cada relación
Proyecto
(U.E.) +25
-20
+12
+10
+8-4
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Relaciones Estratégicas de la Gerencia de Proyecto
AUTORIDADES
DE GOBIERNO
UNIDAD
EJECUTORA
Gerencia de P.
Gerencias de C.
FINANCISTA
/ SOCIOSINVOLUCRADOS
CONTRATISTAS,
PROVEEDORES
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PASOS PARA EL DISEÑO DE LA
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
1. Identificar el trabajo a realizar
(Componentes y Actividades)
2. Agrupar el Trabajo en conjuntos coherentes
3. Definir responsabilidades, delegaciones y
autorizaciones (“empowerment”)
4. Establecer relaciones entre grupos de
trabajo
5. Definir inserción institucional
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Estructura Analítica del Proyecto
EAP *
ACTIVIDAD 1
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3
ACTIVIDAD 2
COMPONENTE 1 COMPONENTE 2 COMPONENTE 3
PROPOSITO
* Work Breakdown Structure (WBS)
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Organización
Identificación de actividadesEjemplo: Construcción del Parque Comunal (1/2)
Actividad Descripción
Elaborar plan
Adquirir dotación
Adquirir equipo
Adquirir materiales
Contratar M. de Obra
Conseguir plantas
Hacer drenajes
Actualización del plan, programación, aprobación
del presupuesto y autorización de recursos
Consecución y transporte de los juegos, implementos
y mobiliario para instalar el parque
Consecución y transporte de la maquinaria y de las
herramientas para las obras
Consecución y transporte de los materiales
de construcción
Reclutamiento, selección y contratación del recurso
humano para ejecutar los trabajos
Selección, adquisición y transporte de las plantas que
serán sembradas en el parque
Obras de canalización y desagües del terreno
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Organización
Identificación de actividadesEjemplo: Construcción del Parque Comunal (2/2)
Actividad Descripción
Hacer hoyos y eras
Realizar construcción
Plantar
Instalar
Realizar promoción
Capacitar
Realizar acabado
Apertura de huecos y preparación de eras y canteros
para la siembra de plantas
Realización de las obras físicas del parque
Divulgación, convocatoria y activación de mecanismos
de participación de la comunidad
Diseño, preparación y ejecución de eventos de
capacitación para el manejo y cuidado del parque
Limpieza, terminado y retoques de las instalaciones
Siembra de las plantas y configuración de jardines
Colocación e instalación de juegos y mobiliario
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PLAN
PREPARACION
(*)
DOTACION
EQUIPO
MATERIALES
MANO DE OBRA
RECURSOS
E INSUMOS
PLANTAS
PLANTACION
JARDINERIA
DRENAJE
CONSTRUCCION
INSTALACION
ACABADO
OBRAS
CONSTRUCCION
PROMOCION
CAPACITACION
EDUCACION
COMUNITARIA
OBJETIVO:
CONSTRUCCION
PARQUE
COMUNAL
ORGANIZACIÓN A PARTIR DE LA
ESTRUCTURA ANALITICA DEL PROYECTO
Ejemplo: Construcción del Parque Comunal
Combinación de 2 criterios de organización:
•Por producto (por componentes)
•Funcional (por actividades afines)
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ESTRUCTURA DEL PROYECTO
Y RESPONSABILIDADES
PREPARACIONResponsable: Gerente
RECURSOS E INSUMOSResponsable: Secretaria
JARDINERIAResponsable: Jardinero
OBRAS CIVILESResponsable: Maestro
CONSTRUCCIONResponsable: Gerente
CAPACITACION
Responsable: Trabajadora social
OBJETIVO: CONSTRUCCION PARQUE COMUNAL
Responsable: Gerente del ProyectoPrimer nivel
Segundo nivel
Tercer nivel
Los ejecutores del cuarto nivel (actividades básicas)
responden ante los asignados
como responsables en el nivel inmediatamente superior
Cuarto nivel
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Diseño de la organización del proyecto
Principios y requisitos
1. Temporal
2. Flexible y Versátil
3. Agilidad en la toma de decisiones
4. Énfasis en control de gestión
sobre la ejecución contratada
5. Dimensión correspondiente con
naturaleza y alcance gerencial
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Ambito de control de la Gerencia de Proyecto cuyo
objetivo contractual es Entrega de Componentes
Verificación SupuestoIndicador
Fin
Propósito
Componente
Actividad
Concepto
Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación
RESULTADO
DE GESTION
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Verificación SupuestoIndicador
Fin
Propósito
Componente
Actividad
Concepto
Ambito de control de la Gerencia de Proyecto cuyo
objetivo contractual es Cumplimiento de Atención
Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación
RESULTADO
DE GESTION
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Ámbito de control de las Gerencias de Componentes
Verificación SupuestoIndicador
Fin
Propósito
Concepto
Componente 1
Componente 2
Componente n
Actividades C1
Actividades C2
Actividades Cn
RESULTADO
DE GESTION
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MODALIDADES DE ORGANIZACIÓN E
INSERCION INSTITUCIONAL
1. Organización por Proyecto
2. Organización Matricial
3. Organización
Interinstitucional
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Area Funcional j
Dirección Superior
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Organización por Proyecto
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto
Dirección Superior
Asignación de tareas específicas al proyecto dentro de la Organización
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Organización Matricial
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto
Dirección Superior
Asignación simultánea de tareas específicas al proyecto
y de tareas de las Areas Funcionales de la Organización
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Organización Interinstitucional
Asignación de tareas al proyecto en las Areas Funcionales
de los Organismos involucrados o comprometidos, con una
Dirección de Proyecto radicada en la institución responsable
Proyecto
Organismo 1 Organismo 2 Organismo j Organismo MatrizOrganismo 2 Organismo jOrganismo 1
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CIERRE
Facilidad en el USO vs mejor PROTECCION
de la Información
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- GRACIAS -
Contacto ponente
Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EFDGM&EP/DCC
Manta – Ecuador
2013
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