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IFS Food (Alimentaire)

Rfrentiel daudit de la qualit et

de la scurit des produits alimentaires

Version 6Janvier 2012

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Le propritaire du prsent rfrentiel est :

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Directeur : StephanTrompSiret : AG Charlottenburg HRB 136333 BN TVA : DE278799213

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Aucune traduction ne sera effectue sans lautorisation crite du propritaire du rfrentiel

IFS.

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Ou par courrier, fax ou courriel :IFS Management GmbHAm Weidendamm 1A10117 BerlinAllemagne

Tel : +49-(0) 30-72 6250-74Fax : +49-(0) 30-72 6250-79E-mail : [email protected]

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Rfrentiel daudit de la qualit etde la scurit des produits alimentaires

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International Featured Standards IFS Food Version 6 3

Remerciements

LIFS tient remercier lensemble des personnes ayant rpondu au questionnaire de satisfac-tion sur lIFS ralis en 2010, qui a constitu la base du dveloppement et des amliorations

apportes la nouvelle version 6 de lIFS Food. Vos contributions et vos remarques ont beau-coup apport lIFS. Nous avons apprci le temps que vous avez consacr rpondre cequestionnaire.

LIFS tient galement remercier les membres de lIFS International Technical Committee(comit technique international) et les groupes de travail nationaux associs dAllemagne, deFrance, dItalie et des Etats-Unis.

Membres de lIFS InternationalTechnical CommitteeAndrea Artoni CONAD, au nom de ANCD (Associazone Nazionale Cooperative tra Dettaglianti), ItalieSabrina Bianchini Det Norske Veritas, ItalieYvan Chamielec EMC Distribution Groupe Casino, France

Fayal Bellatif Eurons certication, FranceRoberta Denatale/Eleonora Pistochini Auchan, au nom de Federdistribuzione, ItalieGerald Erbach METRO AG, AllemagneJean-Franois Feillet Meralliance, FranceCcile Gillard-Kaplan Groupe Carrefour, FranceLuc Horemans Scamark Groupement Leclerc, FranceDr. Joachim Mehnert DQS, AllemagneDr. Angela Moritz REWE Group; REWE-Zentral-AG, AllemagneBizhan Pourkomailian Mc Donalds Europe, Royaume-UniHorst Roeser COOP, SuisseSergio Stagni COOP, au nom de ANCC (Associazone Nazionale Cooperative Consumatori), ItalieStephenThome Dawn Food Products, Etats-UnisBert Urlings Vion Food, Pays-Bas

KarinVo EDEKA Zentrale AG & Co. KG, AllemagneRomanWiner HARIBO GmbH & Co. KG, AllemagneStefano Zardetto Voltan, Italie

LIFS souhaite galement remercier les personnes suivantes pour leur contributionprcieuse lors de la rvision du rfrentiel :Javier Bernal Expert IFSDr. Anna K. Boertz Expert IFSJutta Brendgen Rewe Group, AllemagneChristina Brggemann ALDI Einkauf GmbH & Co. oHG, AllemagneAlfonso Cappuchino DNV, Business Assurance, Etats-UnisRosanna Casciano CONAD, au nom de ANCD (Associazone Nazionale Cooperative tra Dettaglianti), Italie

Ivano Crippa CSI, ItaliePaul Daum KaisersTengelmann AG, AllemagneTimo Dietz Lidl Stiftung & Co KG, AllemagneGianni di Falco Federdistribuzione, ItalieSandrine Dupin COFRAC (Comit Franais dAccrditation)Lauren Fleming Intertek, Etats-UnisMarcus Fraude Kauand Fleischwaren SB GmbH & Co. KG, AllemagneIsabelle Formaux Scamark Groupement Leclerc, FranceArnaud Gautier Groupement des mousquetaires, FranceMassimo Ghezzi Carrefour, ItalieEric Gibson Intertek, Etats-UnisMarco Jermini Expert IFSAnnegret Karsch-KellerKauand Warenhandel GmbH & Co. KG, AllemagneJon Kimble Diamond Foods, Etats-Unis

Dr. Ulrike Kleiber HANSA-HEEMANN AG, AllemagneMarguerite Knefel Systme U, FranceMartine Kocken Laiterie Saint Denis de lHtel, FranceDr. Kerstin Kunz real,- SB-Warenhaus GmbH, Allemagne

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4 International Featured Standards IFS Food Version 6

Dr. Horst Lang Globus SB-Warenhaus Holding GmbH & Co. KG, AllemagneWolfgang Leiste EDEKA Handelsgesellschaft Sdwest mbH, AllemagneProf. Dr Lindemann Expert IFSSusan Linn Sysco Corporation, Etats-Unis

Anke Lorencz Wirtschaftskammer sterreich, AutricheFlavia Mare Carrefour, ItalieRalf Marggraf EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co. KG, AllemagneJay Mayr ConAgra Foods, Etats-UnisLaurence Manuel Provera Alimentaire, FranceDr. Andrea Niemann-Haberhausen Det Norske Veritas, AllemagneViola Obladen Zentis GmbH & Co KG, AllemagneSarah Oxendale Target Corporation, Etats-UnisCharlotte Pilz Metro Cash+Carry Deutschland GmbH, AllemagneFlorian-Fritz Preu Quant Qualittssicherung GmbH, AllemagneRodrigo Quintero DQS, ChiliDr. GereonSchulze-Althoff Vion Food Group, Allemagne

Dr. Jrgen Sommer Freiberger Lebensmittel GmbH & Co. KG, AllemagneAlain Soroste Expert IFSMarie Squigna Loblaw, CanadaKevin Swoffer KPS Resources Ltd., Royaume-UniFranoisThibault Meralliance, au nom de la FEEF (Fdration des Entreprises et

Entrepreneurs de France)BatriceThiriet Auchan, FranceUteWelsch-Alles Globus SB-Warenhaus Holding GmbH & Co.KG, AllemagnePatricia Wester Eurons certication, Etats-UnisChristel Wieck Hochwald Nahrungsmittel-Werke GmbH, AllemagneKathleen Wybourn DNV Business Assurance, Etats-Unis

Equipe IFSGeorge Gansner Directeur Marketing/DveloppementDr. Helga Hippe Directrice Assurance QualitSeon Kim Responsable Magasin en ligne IFSChristin Kluge Responsable Assurance QualitNina Lehmann Responsable Academy/Marketing/CommunicationStphanie Lemaitre Directrice techniqueLucie Leroy Chef de projetClemens Mahnecke Assistant chef de projetMarek Marzec Consultant IFS Europe de lest et centraleCaroline Nowak Reprsentante IFS, Amrique du SudKsenia Otto Responsable bureau IFSSabine Podewski Responsable Qualications/Examens des AuditeursMariaThalmann Chef de projet

Serena Venturi Chef de projetStephanTromp Directeur

Dans le cadre du processus de rvision du rfrentiel, des auditstests ont galement t raliss. Nous tenons remercier lessocits suivantes pour leur implication :

Biscuiterie Bouvard, France Freiberger, Allemagne Hansa-Heemann, Allemagne Jus de fruits dAlsace, France Rheinberg Kellerei GmbH, Allemagne

Roncadin, Italie Sunray, Suisse Vion, Allemagne Voltan, Italie

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Sommaire

Partie 1 : Protocole daudit

1 Historique de lInternational Featured Standardset du rfrentiel IFS Food . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2 Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.1 Objet et contenu du protocole daudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.2 Information spcique que la socit audite doittransmettre lorganisme de certication . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.3 Exigences gnrales concernant le systme demanagement de la qualit et de la scurit des aliments . . 13

3 Types daudit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.1 Audit initial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.2 Audit complmentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.3 Audit de renouvellement (pour la re-certication). . . . . . . . . 15

3.4 Audit dextension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4 Primtre de laudit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

5 Le processus de certication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.1 Prparation dun audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.2 Slection de lorganisme de certication dispositionscontractuelles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.3 Dure dun audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5.4 Prparation du plan daudit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225.5 Notation des exigences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235.5.1 Notation dune exigence comme une dviation . . . . . . . . . . . 245.5.2 Notation dune exigence comme une non-conformit . . . . 245.5.2.1 Non-conformit majeure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245.5.2.2 KO (Knock out). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255.5.3 Notation dune exigence comme N/A (non applicable) . . . . 26

5.6 Dtermination de la frquence des audits. . . . . . . . . . . . . . . . . 26

5.7 Rapport daudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265.7.1 Structure du rapport daudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

5.7.2 Les diffrentes tapes de la rdaction du rapport daudit . . 275.7.2.1 Rdaction du pr-rapport daudit et de la trame du plandactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

5.7.2.2 Rdaction par la socit du plan dactions correctives . . . . . 28

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5.7.2.3 Validation du plan dactions par lauditeur . . . . . . . . . . . . . . . . 295.7.3 Rgles supplmentaires concernant le rapport daudit. . . . . 295.7.3.1 Lien entre deux rapports daudits conscutifs . . . . . . . . . . . . 295.7.3.2 Traduction du rapport daudit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

5.8 Notation, conditions dmission du rapport dauditet du certicat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

5.8.1 Gestion spcique du processus daudit si une ou plusieursexigences KO a/ont t note(s) D pendant laudit . . . . . . . . 32

5.8.2 Gestion spcique du processus daudit si une ouplusieurs non-conformits majeures a/ont t attribue(s) 32

5.8.3 Gestion spcique du processus daudit lorsquela note totale est < 75 %. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

5.8.4 Gestion spcique du processus daudit pour les socitspossdant de multiples sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

6 mission du certicat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

6.1 Date butoir pour lmission du certicat. . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6.2 Le cycle de certication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

6.3 Information sur les conditions de retrait de certicat. . . . . . 36

7 Distribution et conservation du rapport daudit. . . . . . . . . . . 37

8 Actions supplmentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

9 Procdure dappel et de rclamations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

10 Proprit et utilisation du logo IFS Food . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

11 Rvision du rfrentiel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

12 LIntegrity Program de lIFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

12.1 Les actions prventives du processus dassurance qualit . 40

12.2 Les actions du processus dassurance qualit suite une rclamation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

12.3 Sanctions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Annexe 1Clarication du primtre dapplication des diffrents rfrentiels IFS 43

Annexe 2Processus de certication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Annexe 3Secteurs de produits et secteurs technologiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Annexe 4Diagramme pour la gestion des exigences KO notes Det des non-conformits majeures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

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Partie 2 : Check-list daudit

1 Responsabilits de la direction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

1.1 Politique et principes gnraux de la socit . . . . . . . . . . . . . . 491.2 Organisation de la socit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

1.3 Ecoute client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

1.4 Revue de direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

2 Systme de management de la qualit et de la scuritdes aliments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

2.1 Management de la qualit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522.1.1 Exigences sur la documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522.1.2 Conservation des enregistrements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

2.2 Le management de la scurit des aliments. . . . . . . . . . . . . . . 532.2.1 Le systme HACCP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532.2.2 Lquipe HACCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532.2.3 Etude HACCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

3 Gestion des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

3.1 Gestion des ressources humaines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

3.2 Ressources humaines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563.2.1 Hygine du personnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563.2.2 Vtements de protection pour le personnel,

les prestataires et les visiteurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573.2.3 Procdures applicables aux maladies infectieuses. . . . . . . . . 58

3.3 Formation et instruction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.4 Installations sanitaires, quipements pour lhyginedu personnel et locaux du personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

4 Planication et procd de fabrication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4.1 Accord de contrat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4.2 Les spcications et recettes des produits. . . . . . . . . . . . . . . . 614.2.1 Les spcications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4.2.2 Formulations/recettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

4.3 Dveloppement/modication des produits/modicationdes procds de fabrication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

4.4 Achats. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634.4.1 Achats gnraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634.4.2 Activit de ngoce de produits dj transforms . . . . . . . . . . 64

4.5 Emballage du produit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

4.6 Lieu de lusine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

4.7 Extrieurs de lusine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

4.8 Implantation de lusine et ux de production. . . . . . . . . . . . . . 65

4.9 Exigences pour la construction des zones de productionet de stockage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

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4.9.1 Exigences pour la construction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.9.2 Murs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.9.3 Sols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.9.4 Plafonds/faux plafonds/suspensions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

4.9.5 Fentres et autres ouvertures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.9.6 Portes et systmes de fermeture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.9.7 clairage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.9.8 Climatisation/ventilation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674.9.9 Fourniture deau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684.9.10 Air comprim . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

4.10 Nettoyage et dsinfection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

4.11 limination des dchets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

4.12 Risque de corps trangers, mtal, bris de verre et bois . . . . 70

4.13 Surveillance des nuisibles/lutte contre les nuisibles . . . . . . . 72

4.14 Rception et stockage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734.15 Transport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

4.16 Maintenance et rparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

4.17 quipements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

4.18 Traabilit (dont OGM et allergnes). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

4.19 Organismes gntiquement modis (OGM). . . . . . . . . . . . . . 76

4.20 Allergnes et conditions spciques de fabrication. . . . . . . . 77

5 Mesures, analyses, amliorations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

5.1 Audits internes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

5.2 Inspections dusine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

5.3 Validation et matrise du procd. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

5.4 Etalonnage, ajustement et vrication des appareils demesure et de surveillance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

5.5 Contrle quantitatif (contrle quantit poids/volume) . . . . . 79

5.6 Analyses des produits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

5.7 Blocage et libration des produits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

5.8 Gestion des rclamations des autorits et des clients . . . . . 81

5.9 Gestion des incidents, retrait/rappel de produits . . . . . . . . . . 82

5.10 Gestion des non-conformits et des produits non conformes 825.11 Actions correctives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

6 Protection de la chane alimentaire contre les actesmalveillants inspections externes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

6.1 Evaluation de la protection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

6.2 La scurit du site. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

6.3 Scurit du personnel et des visiteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

6.4 Inspections externes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Annexe 1

Glossaire/liste des dnitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Annexe 2Champs obligatoires devant tre complts par lauditeur. . . . . . . . . 92

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Partie 3 : Exigences pour les organismes daccrditation,les organismes de certication et les auditeurs Processus daccrditation et de certication IFS

0 Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

1 Exigences pour les organismes daccrditation . . . . . . . . . . . 95

1.1 Exigences gnrales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

1.2 Formation du comit daccrditation(ou de la personne comptente) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

1.3 Comptences de lvaluateur de lorganisme daccrditation 96

1.4 Frquence des valuations des organismes de certication 97

1.5 Accrditation dun organisme de certication oprant

linternational . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 971.6 Conditions de recouvrement daccrditation aprs

un retrait ou une suspension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

1.7 Transfert de certication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2 Exigences pour les organismes de certication . . . . . . . . . . . 98

2.1 Processus daccrditation EN 45011 (Guide ISO CEI 65,future norme ISO CEI 17065) pour lIFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

2.2 Signature du contrat avec le propritaire de lIFS . . . . . . . . . 98

2.3 Dcision de certication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 992.4 Responsabilits des organismes de certication

pour les formateurs (trainers) et les auditeurs IFS . . . . . . . . 99

2.5 Exigences spciques pour les formateurs (trainers) IFS .. 101

2.6 Formation Train the trainer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

3 Exigences pour les auditeurs IFS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

3.1 Exigences avant leur candidature aux examens IFS . . . . . . . 102

3.2 Exigences gnrales pour les auditeurs lors de leur

candidature aux examens IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1033.3 Processus dexamen IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

3.4 Extension de secteur(s) pour les auditeurs habilits IFS . . . 106

3.5 Equipe daudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1073.5.1 Rgles gnrales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1073.5.2 Rgles spciques pour les quipes daudit dans le cas

de 3 audits conscutifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Annexe 1Secteurs de produits et secteurs technologiques . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

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Partie 4 : Reporting, logiciel auditXpress et portail daudits IFS

0 Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

1 Reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

1.1 Vue densemble de laudit (Annexe 1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

1.2 Rapport daudit (Annexe 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

1.3 Plan dactions (Annexe 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

1.4 Exigences minimales du certicat IFS (Annexe 4) . . . . . . . . . 115

2 Logiciel auditXpress. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

3 Le portail daudits IFS et la base de donnes IFS

(www.ifs-certication.com) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Annexe 1Vue densemble de laudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Annexe 2Rapport daudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Annexe 3Plan dactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Annexe 4Certicat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

ANNEXECheck-list daudit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

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International Featured Standards IFS Food Version 6 Partie 1 11

Partie 1: Protocole daudit

1 Historique de lInternational FeaturedStandards et du rfrentiel IFS Food

Les audits qualit des sites de fabrication des fournisseurs taient rali-ss par les distributeurs depuis de nombreuses annes. Jusquen 2003,ces audits taient raliss directement par les services qualit des dis-tributeurs, des grossistes et des entreprises de services alimentaires.Les exigences sans cesse croissantes des consommateurs, les respon-

sabilits de plus en plus importantes des distributeurs, des grossistes etdes entreprises de services alimentaires, laugmentation des exigenceslgales et rglementaires et la mondialisation des ux de produits ontrendu essentiel le dveloppement dun rfrentiel uniforme de mana-gement de la qualit et de la scurit des aliments. De mme, il taitgalement ncessaire de trouver une solution pour rduire le tempsassoci une multitude daudits, pour toutes les parties prenantesconcernes.

Les membres de la fdration allemande des distributeurs Hauptver-band des Deutschland (HDE) et ceux de son homologue franaise Fdration des Entreprises du Commerce et de la Distribution (FCD)

ont cr un rfrentiel de qualit et de scurit des aliments pour lesproduits alimentaires sous marque de distributeur, appel lInternatio-nal Food Standard (IFS), conu pour permettre lvaluation des niveauxde qualit et de scurit des fournisseurs de produits alimentaires surla base dune approche uniforme. Le rfrentiel est maintenant gr parIFS Management GmbH, une socit qui appartient la FCD et au HDE,et est applicable toutes les tapes de transformation des produits ali-mentaires en aval de la production primaire. Le rfrentiel IFS Foodbncie de la reconnaissance de la GFSI (Global Food Safety Initiative)aprs avoir t compar au GFSI Guidance Document.

Une version 3 du rfrentiel IFS a t rdige par la HDE et lance en2003. En janvier 2004, une version actualise, la version 4, a t conueet lance en collaboration avec la FCD. Au cours des annes 2005/2006,la fdration italienne des distributeurs a galement rejoint lInternatio-nal Food Standard et la rdaction de la version 5 a t effectue en col-laboration avec les fdrations de distributeurs de France, dAllemagneet dItalie ainsi quavec des distributeurs de Suisse et dAutriche.

Pour la rdaction de la version 6 du rfrentiel IFS Food, le ComitTech-nique International et les groupes de travail franais, allemand et italienont t activement impliqus, faisant participer des distributeurs, desreprsentants de lindustrie, des entreprises de services alimentaires et

des organismes de certication. Lors du dveloppement de lIFS Foodversion 6, lIFS a galement reu des contributions du groupe de travailnord-amricain rcemment cr ainsi que des distributeurs espagnols,dAsie et dAmrique du Sud.

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12 Partie 1 International Featured Standards IFS Food Version 6

Les objectifs premiers du rfrentiel IFS Food, comme pour les autresrfrentiels IFS, sont :

dtablir un rfrentiel commun, avec un systme dvaluation

uniforme, de travailler avec des organismes de certication accrdits et

des auditeurs qualis,

dassurer la transparence et la possibilit de comparaisons toutau long de la chane dapprovisionnements,

de rduire les cots et le temps lis aux audits, tant pour lesdistributeurs que pour les fournisseurs.

Lexprience, les volutions de la lgislation et la rvision du GFSIGuidance Document ont fait apparatre le besoin de travailler sur une

rvision de la version 5. Un questionnaire dtaill et exhaustif a tdvelopp, an de permettre tous les utilisateurs concerns dtreimpliqus dans le dveloppement du rfrentiel IFS Food. Ce question-naire a t mis en ligne de janvier fvrier 2011, permettant toutes lesparties impliques de prendre part au processus. Tous les question-naires retourns ont t soumis une analyse dtaille. De plus, pourplus de partage des expertises et pour plus de transparence, les repr-sentants des industries et des organismes de certication ont particip toutes les tapes du processus de rvision.

Lanalyse de tous les questionnaires, associe aux apports reus de lapart de toutes les parties prenantes, a permis de dnir les objectifssuivants, qui ont constitu la base de rvision du rfrentiel IFS ver-sion 5 :

suppression des redondances,

vrication de la clart des exigences,

adaptation du rfrentiel la lgislation et la rglementationen vigueur,

intgration des exigences concernant la protection de la chanealimentaire contre les actes malveillants (food defence) dansla check-list gnrale daudit,

intgration de toutes les notes de doctrines IFS Food,

rdaction du protocole daudit dans un langage clair et simple,

dtermination de rgles plus prcises pour calculer la duredaudit,

amlioration des dnitions de primtres daudit,

mise jour du rfrentiel qui tient compte de la nouvelle ver-sion du GFSI Guidance Document.

La nouvelle version 6 de lIFS Food sera applicable partir du 01. 07. 2012.Jusquau 30. 06.2012, les socits peuvent uniquement raliser desaudits IFS Food version 5. Aprs cette date, seuls les audits IFS Foodversion 6 doivent tre raliss et seront accepts.

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Le rfrentiel IFS Food est lun des rfrentiels appartenant la marqueIFS (International Featured Standards).

2 Introduction

2.1 Objet et contenu du protocole daudit

Ce protocole daudit dcrit les exigences spciques pour les organisa-tions impliques dans les audits suivant le rfrentiel IFS Food.

Lobjet du protocole est de dnir les critres devant tre suivis par un

organisme de certication qui effectue des audits selon les exigencesde lIFS, comme stipul dans la norme daccrditation EN 45011/GuideISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065).

Il dtaille galement les procdures devant tre respectes par lessocits audites et explique limportance de ces audits. Seuls les orga-nismes de certication accrdits selon la norme EN 45011/Guide ISOCEI 65 (future norme ISO CEI 17065) pour lIFS Food, et qui ont sign uncontrat avec le propritaire du rfrentiel, peuvent effectuer des auditsselon le rfrentiel IFS Food et peuvent dlivrer des certicats IFS. Lesexigences de lIFS concernant les organismes de certication sont clai-rement dcrites dans la partie 3 du prsent document.

2.2 Information spcique que la socit audite doittransmettre lorganisme de certication

En accord avec la norme EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISOCEI 17065), la socit doit informer son organisme de certication detout changement ou information laissant supposer que les produits nerpondent plus aux exigences du systme de certication (par exemplerappel, alerte sur les produits, etc.). Pour lIFS, cette notication par la

socit audite lorganisme de certication doit seffectuer dans les3 jours ouvrs aprs cet vnement.

2.3 Exigences gnrales concernant le systme demanagement de la qualit et de la scurit desaliments

En gnral, lors daudits selon le rfrentiel IFS Food, lauditeur valuesi les divers lments du systme de management de la qualit et de lascurit des aliments dune socit sont formaliss, mis en place, actua-

liss et amliors de faon continue. Lauditeur doit examiner les pointssuivants :

responsabilit, autorit, qualication et dnition de fonction,

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procdures et instructions documentes pour lapplication,

inspection et essais : exigences spcies et critres dnisdacceptation et de tolrance,

actions en cas de non-conformits,

recherche des causes des non-conformits et mise en placedactions correctives,

analyses de conformit des donnes relatives la qualit et lascurit et application,

gestion, archivage et disponibilit des enregistrements qualitet scurit, incluant la traabilit, la matrise documentaire.

Tous les processus et les procdures doivent tre clairs, concis et non

ambigus, et le personnel responsable doit comprendre les principes dusystme de management de la qualit et de la scurit des aliments.

Le systme de management de la qualit et de la scurit des alimentsest bas sur la mthodologie suivante :

identier les processus ncessaires pour le systme de mana-gement de la qualit et de la scurit des aliments,

dterminer la squence et linteraction de ces processus,

dterminer les critres et les mthodes ncessaires pour assu-rer le fonctionnement efcace et la matrise de ces processus,

assurer la disponibilit des informations ncessaires pourencourager le fonctionnement et la surveillance de ces proces-sus,

mesurer, surveiller et analyser ces processus, et mettre en placeles actions ncessaires pour atteindre les rsultats prvus etune amlioration continue.

3 Types daudit

3.1 Audit initial

Un audit initial est le premier audit IFS Food dune socit. Il est effectu une date convenue entre la socit et lorganisme de certicationslectionn. Au cours de cet audit, lensemble de la socit est audit,aussi bien au niveau de la documentation que des processus eux-mmes. Durant laudit, toutes les exigences IFS doivent tre valuespar lauditeur. Dans le cas dun pr-audit, lauditeur qui ralise cet audit

doit tre diffrent de celui qui ralisera laudit initial.

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3.2 Audit complmentaire

Un audit complmentaire est requis dans le cas spcique o les rsul -tats de laudit (quil sagisse dun audit initial ou de renouvellement)

sont insufsants pour permettre de dlivrer le certicat (voir tableaun 6). Au cours de laudit complmentaire, lauditeur se concentre sur lamise en place des actions prises pour corriger la non-conformit(majeure) dtermine lors de laudit prcdent. Laudit complmentairedoit tre ralis dans les six mois au maximum aprs laudit prcdent.En gnral, lauditeur qui ralise laudit durant lequel une non-confor-mit majeure a t attribue doit raliser laudit complmentaire.

Si la non-conformit majeure est lie une (des) dfaillance(s) de fabri-cation, laudit complmentaire doit tre ralis au plus tt six semaineset au plus tard six mois aprs laudit prcdent. Pour les autres types de

dfaillances (par exemple, concernant la documentation), lorganismede certication est responsable de la dtermination de la date de lauditcomplmentaire.

Si aucun audit complmentaire na t ralis dans les 6 mois, un nou-vel audit complet est ncessaire. Dans le cas o laudit complmentaireest un chec, un nouvel audit complet est galement ncessaire. Larsolution des non-conformits majeures doit toujours tre vrie surle terrain par lauditeur.

3.3 Audit de renouvellement (pour la re-certication)

Les audits de renouvellement sont raliss aprs les audits initiaux. Lapriode durant laquelle un audit de renouvellement doit tre ralis estindique sur le certicat. Laudit de renouvellement implique nouveauun audit complet de la socit, donnant lieu un nouveau certicat.Pendant laudit, toutes les exigences IFS doivent tre values par lau-diteur. Une attention particulire est prte aux non-conformits et auxdviations identies lors de laudit prcdent ainsi qu lefcacit et la mise en place des actions correctives et des mesures prventivesdnies dans le plan dactions de la socit.

Remarque : le plan dactions correctives de laudit prcdent doit tou-jours tre valu, mme si laudit prcdent a t ralis il y a plus dunan. Cest pourquoi les socits audites doivent informer leurs orga-nismes de certication si elles ont dj t certies IFS Food aupara-vant.

La date de laudit de renouvellement doit tre calcule compter de ladate de laudit initial et non de la date dmission du certicat. De plus,laudit de renouvellement doit tre programm au plus tt 8 semainesavant et au plus tard 2 semaines aprs la date daudit anniversaire (voir

aussi chapitre 6.2).Les socits sont elles-mmes responsables du maintien de leur certi-cation. Toutes les socits certies selon le rfrentiel IFS Food rece-

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vront un rappel mis automatiquement par le portail daudits de lIFStrois mois avant lexpiration de la certication. Les organismes de certi-cation peuvent aussi contacter les socits lavance an de xer unedate pour un nouvel audit.

En gnral, les dates prvues de chaque audit doivent tre renseignespar les organismes de certication sur le portail daudits IFS, par le biaisde la fonction agenda, au plus tard 2 semaines (14 jours calendaires)avant la date daudit anniversaire (il est possible de changer la date court terme).

3.4 Audit dextension

Dans certains cas spciques, tels que lintgration de nouveaux pro-duits et/ou procds dans le primtre du certicat IFS ou chaque foisque ce primtre doit tre mis jour sur le certicat IFS, il nest pasncessaire pour une socit certie IFS Food de raliser un nouvelaudit complet, mais il suft dorganiser un audit dextension sur site,pendant la priode de validit du certicat existant. Lorganisme de cer-tication est responsable de la dtermination des exigences auditer etde la dure daudit adapte.

Le rapport de laudit dextension doit tre prsent en tant quannexe,jointe au rapport daudit en vigueur. Les conditions pour russir lauditdextension (note 75%) sont les mmes que pour un audit complet,mais uniquement centres sur les exigences spciques audites. Lanote de laudit principal ne change pas.

Le certicat doit tre mis jour avec le nouveau primtre et mis enligne sur le portail IFS. Ce certicat mis jour doit conserver la mmedate de n de validit que le certicat en cours de validit.

Si, pendant laudit dextension, une non-conformit majeure ou un KOest identi(e), laudit complet est un chec et le certicat en cours doittre suspendu, comme dcrit dans les chapitres 5.8.1 et 5.8.2.

4 Primtre de laudit

Le rfrentiel IFS Food est un rfrentiel destin laudit des fournis-seurs de produits alimentaires sous marque de distributeurs, de gros-sisteset aussi dautres fabricants de produits alimentaireset ne concerneque les socits de transformation des produits alimentaires ou dessocits qui conditionnent des produits nus. Le rfrentiel IFS Food nepeut tre utilis que lorsquun produit est transform ou lorsquil

existe un danger de contamination du produit lors du conditionnementprimaire.

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De ce fait, le rfrentiel IFS Food ne sapplique pas aux activits sui-vantes :

limportation (bureaux, par exemple agences de courtage),

le transport, le stockage et la distribution.

Pour des clarications sur la dtermination du primtre entre lIFSFood et les autres rfrentiels IFS, (Broker, Logistique, Cash & Carry/Wholesale et DPH) veuillez consulter lAnnexe 1.

Si la socit commercialise des produits de ngoce en tant que produitsnis, les fournisseurs de ces produits doivent eux-mmes tre certisIFS Food et doivent rpondre aux exigences spciques de la check-listdaudit (partie 2) relatives la commercialisation de produits de ngoce(de 4.4.2.1 4.4.2.3). Si ce nest pas le cas, ces produits doivent tre

exclus du certicat et le certicat doit mentionner : exclusion des pro-duits de ngoce.

Si les exigences mentionnes ci-dessus sont remplies, ces produits dengoce doivent tre clairement spcis sur le certicat en prcisantles secteurs de produits et dans le rapport daudit, aussi bien au niveaudu prol de la socit que du primtre de laudit.

Le primtre de laudit doit tre dni et valid entre la socit et lorga-nisme de certication avant la ralisation de laudit. Ce primtre doittre clairement tabli, de manire non ambige, dans le contrat entre lasocit et lorganisme de certication, ainsi que dans le rapport dauditet sur le certicat.

Les lignes de fabrication des produits doivent tre en fonctionnementlors de laudit.

Si, entre deux audits de certication, de nouveaux procds ou pro-duits, diffrents de ceux inclus dans le primtre initial de laudit IFSFood, sont mis en place, (par exemple des produits saisonniers), lasocit certie doit immdiatement en informer son organisme de cer-tication, qui en fonction de lvaluation des risques dcidera si unaudit dextension est ncessaire (voir aussi chapitre 3.4). Les rsultats

de cette valuation des risques, bass sur les risques lis lhygine et la scurit, doivent tre documents.

Laudit est spcique au site o les produits sont fabriqus.

Dans le cas de structures dcentralises, si laudit dune partie des ins-tallations nest pas sufsant pour avoir une vue complte des perfor-mances de la socit, alors toutes les autres installations importantesdoivent tre incluses dans laudit. Cela doit tre mentionn dans le rap-port daudit, au niveau du prol de la socit.

Le primtre de laudit doit concerner lensemble de lactivit de lasocit (cest--dire le mme type de fabrication sur plusieurs lignes deproduits sous marque du fournisseur ou sous marque de distributeurs/grossistes) et pas seulement la ligne de fabrication des produits sous

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marque des distributeurs/grossistes. Le primtre devra tre revu etvalid une deuxime fois au dbut de laudit aprs une valuation desrisques initiale. De plus, le primtre pourra tre modi en fonction delvaluation des risques (par exemple si une autre activit interfre avec

celle qui est concerne par le primtre de laudit).

Le primtre de laudit doit faire rfrence aux secteurs de produits etsecteurs technologiques audits (voir Annexe 3).

Exemple 1 : pour une socit produisant des glaces, le primtre dau-dit doit faire rfrence au secteur de produits 4 (produits laitiers) et auxsecteurs technologiques B (pasteurisation), D (surglation/refroidisse-ment) et F (mlange).

Exemple 2 : pour une socit produisant des ptes fraches farcies,

fabriquant sur place la garniture (par exemple : viande, crme, tomates),le primtre daudit doit faire rfrence au secteur de produits 7 (pro-duits combins) et aux secteurs technologiques B (pasteurisation), D(surglation/refroidissement), E (conditionnement sous atmosphremodie) et F (dcoupe/mlange/farce).

Remarque : des secteurs technologiques peuvent tre ajouts ou enle-vs, selon le(s) procd(s) mis en uvre par la socit.

En particulier et uniquement pour le secteur de produits 7, les para-mtres sont diffrents pour dnir le primtre daudit et la dure dau -dit.

Le secteur de produits 7 (produits combins) doit tre utilis ds lorsque la socit fabrique des produits partir de plusieurs matires pre-mires (par exemple : poisson, viande, ufs, etc.). De manire indpen-dante, mme si la socit transforme sur site ces matires premires,seul le secteur 7 doit tre slectionn pour le primtre daudit et sur lecerticat. Nanmoins, pour calculer la dure daudit, tous les secteursde produits et les secteurs technologiques doivent tre slectionns(voir lexemple dans le chapitre 5.3).

Si, exceptionnellement, la socit dcide dexclure du primtre de lau-

dit des gammes (ou lignes) de produits spciques, cela doit tre claire-ment signal et inclus dans le rapport daudit et sur le certicat IFS.

Audit de socits possdant de multiples sitesSi certaines fonctions sont gres par un sige social dune socitayant de multiples sites de production (par exemple les achats, la ges-tion du personnel, la gestion des rclamations), le sige social doit ga-lement tre audit et les rsultats des exigences audites correspon-dantes doivent tre pris en compte dans les rapports daudits de chaquesite de production.

Remarque : chaque site de production doit tre audit de manire indi-viduelle, dans un dlai maximal de 12 mois aprs laudit du sige social.Il doit faire lobjet dun rapport daudit et dun certicat individuels.Chaque site de production doit tre mentionn dans un contrat appro-

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pri et doit avoir son propre rapport daudit et son certicat. Si le sigesocial na pas dactivit de production, ce site ne peut pas tre certiIFS Food en tant que socit indpendante. La dure daudit du sigesocial doit tre dcrite dans le prol du rapport daudit de la socit.

An davoir une vue densemble pralable, laudit du sige social doittoujours avoir lieu avant laudit de chaque site de production.

Remarque : sil nest pas possible de raliser un audit au niveau dusige social, lentreprise doit garantir que, pendant laudit du site deproduction, toutes les informations ncessaires concernant le sigesocial soient disponibles (par exemple, un reprsentant du sige socialdevrait assister /aux (l)audit(s) du/des site(s) de production).

5 Le processus de certication

5.1 Prparation dun audit

Avant dtre audite, la socit doit tudier en dtail toutes les exi-gences du rfrentiel IFS Food. Le jour de laudit, la version actualisedu rfrentiel doit tre disponible sur place, au niveau de la socitaudite. La socit doit se baser sur la version actualise du rfrentiel.An de prparer un audit initial, une socit peut effectuer un pr-audit,qui a pour vocation dtre utilis en interne et qui ne doit pas inclure derecommandations.

Sil ne sagit pas dun audit initial IFS Food, la socit doit en informerlorganisme de certication, an que lauditeur puisse vrier le plandactions correctives de laudit prcdent.

La date prvue pour laudit initial ou de renouvellement doit tre com-munique aux bureaux IFS via le portail daudits IFS. Cela relve de laresponsabilit de lorganisme de certication.

5.2 Slection de lorganisme de certication dispositions contractuelles

An de raliser laudit IFS Food, la socit doit dsigner un organismede certication agr pour effectuer ce type daudits. Seuls les orga-nismes de certication agrs par IFS qui doivent tre accrdits selonla norme EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065) pourla certication IFS Food et avoir sign un contrat avec IFS (voir par-tie 3) peuvent effectuer des audits IFS et mettre des certicats. La

liste de tous les organismes de certication agrs par IFS est dispo -nible, par pays, sur le site Internet www.ifs-certication.com.

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Les organismes de certication peuvent disposer dauditeurs qualispour un ou plusieurs secteurs. La conrmation des secteurs de produitset technologiques pour lesquels lorganisme de certication peut rali-ser des audits peut tre obtenue en contactant directement lorganisme

de certication.

Les audits IFS Food peuvent tre raliss par une quipe daudit, condition que tous les membres de lquipe daudit soient des audi-teurs qualis IFS Food. Les exigences supplmentaires pour lesquipes daudit sont dcrites en dtail dans la partie 3, chapitre 3.5 durfrentiel.

Un auditeur nest pas autoris raliser plus de 3 audits conscutifs surle mme site (quelque soit lintervalle de temps entre les audits). Lesrgles relatives aux quipes dauditeurs sont galement dtailles dans

la partie 3, chapitre 3.5.

Un contrat doit exister entre la socit et lorganisme de certication,dtaillant le primtre, la dure de laudit et les exigences concernant lerapport. Le contrat doit aussi faire rfrence lIntegrity Program(voir chapitre 12), en particulier la possibilit de raliser des audits sursite organiss par le service de Management de la Qualit des bureauxIFS.

Laudit doit avoir lieu quand les lignes de fabrication des produits duprimtre daudit fonctionnent.

Laudit doit tre effectu dans la langue de la socit et lorganisme decertication doit dsigner un auditeur dont la langue maternelle ou lalangue principale de travail est la langue de la socit. De plus, la langueutilise par lauditeur pour mener laudit (entre autres la langue mater-nelle) doit tre approuve par les bureaux IFS avant de raliser lesaudits (voir aussi partie 3).

Il relve de la responsabilit de la socit de vrier que lorganisme decertication est accrdit pour la certication IFS Food.

5.3 Dure dun audit

LIFS a mis en place un outil pour calculer la dure daudit minimale,bas sur les critres suivants :

nombre total de personnes (temps partiels, quipes, intri-maires, employs administratifs, etc.)

nombre de secteurs de produits

nombre dtapes de procds mis en uvre.

Cet outil de calcul est disponible sur le site Internet www.ifs-certica-tion.com.

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Exemple de calcul de dure daudit (en relation avec les secteurs deproduits et technologiques, comme dcrits en Annexe 3) :

Exemple 1 : pour une socit produisant des glaces :

Le primtre daudit doit faire rfrence au secteur de produits 4 (pro-duits laitiers) et aux secteurs technologiques B (pasteurisation), D (sur-glation/refroidissement) et F (mlange).

Pour calculer la dure daudit, les secteurs de produits et les tapes Psuivants doivent tre slectionns : secteur de produits 4 (produitslaitiers), P2 (pasteurisation), P6 (surglation/refroidissement) et P12(mlange).

Exemple 2 : pour une socit produisant des ptes fraches farcies,fabriquant sur place leurs farces (avec par exemple viande, crme,

tomates) : Le primtre daudit doit faire rfrence au secteur de produits

7 (produits combins) et aux secteurs technologiques B (pas-teurisation), D (surglation/refroidissement), E (conditionne-ment sous atmosphre modie) et F (dcoupe/mlange/farce).

Pour calculer la dure daudit, les secteurs de produits et lestapes P suivants doivent tre slectionns : secteur de pro-duits 7 (produits combins), 1 (viandes), 4 (produits laitiers), 5(fruits et lgumes), 6 (crales), P2 (pasteurisation), P6 (surg-lation/refroidissement), P8 (conditionnement sous atmosphre

modie) et P12 (dcoupe/mlange/farce).Remarque 1 : en particulier et uniquement pour le secteur de produits 7,les paramtres sont diffrents pour dnir le primtre daudit et ladure daudit.

Remarque 2 : des secteurs technologiques peuvent tre ajouts ouenlevs, selon le(s) procd(s) mis en uvre par la socit.

Remarque 3 : pour calculer la dure daudit, chaque tape P compteune seule fois dans la formule de calcul, mme si ltape P est pr-sente pour plusieurs secteurs de produits.

Les organismes de certication ont lobligation dutiliser cet outil decalcul pour dterminer la dure dauditminimale.

La dtermination de la dure nale daudit est sous la responsabilitde lorganisme de certication et peut tre plus leve que la duredaudit minimale calcule (en fonction de la structure spcique de lasocit).

Toutefois, si lorganisme de certication estime, au travers de son exper-tise, que la dure daudit calcule aboutit une valeur trop haute etdevrait tre rduite, une exibilit est apporte, sous les conditions sui-

vantes : Si loutil de calcul indique une dure 2 jours, cette dure doit

tre utilise comme dure minimale.

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Si loutil de calcul indique une dure >2 jours et 3 jours, lor-ganisme de certication peut rduire cette dure, mais elle doittoujours tre 2 jours. Dans ce cas, cela doit tre justi dansle rapport daudit, au niveau du prol de la socit.

Si loutil de calcul indique une dure >3 jours et 4 jours, lor-ganisme de certication peut rduire cette dure, mais elle doittoujours tre 3 jours. Dans ce cas, cela doit tre justi dansle rapport daudit, au niveau du prol de la socit.

Etc.

La prparation de laudit et la rdaction du rapport daudit correspon-dant ne sont pas incluses dans cette dure daudit.

En gnral, la dure dune journe daudit normal est de 8 heures.

Indpendamment de la dure daudit sur le site, la prparation de lau-dit doit reprsenter au moins 2 heures. Laudit de terrain doit reprsen-ter au moins 1/3 de la dure totale de laudit. De plus, la rdaction durapport daudit ncessite habituellement une demi-journe.

Remarque 4 : pour les socits possdant de multiples sites, la duredaudit peut diminuer au maximum dune demi-journe, si les exi-gences ont dj t audites au sige social.

Remarque 5 : pour les quipes daudit, la dure minimale daudit estdune journe. En plus de la dure daudit calcule par loutil, au mini-mum 2 heures doivent tre ajoutes, qui sont indivisibles pour les audi-teurs composant lquipe daudit (an de raliser en commun, parexemple, les runions de clture, douverture, la synthse des constatsdaudits, etc. Voir aussi partie 3, chapitre 3.5 sur les quipes daudit).

5.4 Prparation du plan daudit

Lorganisme de certication tablit le plan daudit. Le plan daudit com-

prend des dtails pertinents concernant le primtre et la complexit delaudit. Il doit aussi tre sufsamment exible pour rpondre touteventualit pouvant survenir sur le site au cours de laudit de certica-tion. Le plan daudit doit prendre en compte la revue du rapport dauditet du plan dactions de laudit de certication IFS Food prcdent,quelque soit la date laquelle il a t ralis. Il spcie galement lesproduits ou gammes de produits de la socit qui seront audits. Lasocit ne peut tre audite quau moment o les produits spcisdans le primtre daudit sont effectivement en cours de fabrication. Leplan daudit doit tre envoy laudit avant laudit, an de garantir ladisponibilit du personnel le jour de laudit.

Si laudit est ralis par une quipe daudit, le plan daudit doit claire-ment indiquer quelle partie de laudit a t ralise par quel auditeur.

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Si laudit IFS Food est ralis de manire combine avec un autre rf-rentiel/une norme, le plan daudit doit clairement indiquer quel rfren-tiel ou partie du rfrentiel a t audit(e) et quel moment.

Laudit est compos des cinq lments suivants :

une runion douverture,

une valuation de la qualit et de la scurit des aliments exis-tantes sur la base dun contrle documentaire (HACCP, gestionde la qualit),

une inspection de terrain et des entretiens avec le personnel,

les conclusions issues de laudit,

une runion de clture.

La socit doit assister lauditeur au cours de laudit. Dans le cadre delaudit, des entretiens sont organiss avec le personnel divers niveauxdu management. Il est recommand que les dirigeants de la socitsoient prsents lors des runions douverture et de clture, de faon ce que toute non-conformit ou toute dviation puisse tre commente.

L/Les auditeur(s) ralise(nt) laudit en valuant toutes les exigences delIFS Food applicables la structure de la socit.

Lors de la runion de clture, lauditeur (ou lauditeur principal en casdquipe daudit) prsente ses conclusions et commente toutes les non-conformits et dviations identies. Comme indiqu dans la normeEN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISO CEI 17065), lauditeur nepeut mettre quune valuation provisoire du statut de la socit lors dela runion de clture. Lorganisme de certication doit mettre un rap -port daudit et une trame de plan dactions provisoire pour la socit,qui les utilisera comme base pour tablir les actions correctives liesaux non-conformits et aux dviations dtermines.

Lorganisme de certication est responsable de la prise de dcision decertication et de la prparation du rapport daudit formel aprs avoirreu le plan dactions complet. Lmission du certicat dpend des rsul-

tats de laudit ainsi que de la pertinence et de la validation du plan dac-tions.

5.5 Notation des exigences

Lauditeur value la nature et limportance de toute non-conformit etde toute dviation. An de dterminer si une exigence de lIFS Food estrespecte, lauditeur doit valuer toutes les exigences du rfrentiel. Ilexiste diffrents types de notation des constats.

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5.5.1 Notation dune exigence comme une dviation

Dans le rfrentiel IFS Food, il existe 4 possibilits de notation :

Notation :A : Conformit totale avec lexigence

B : Conformit quasi totale avec lexigence, mais une lgre dvia-tion a t dtecte

C : Seule une faible proportion de lexigence est respecte

D : Lexigence nest pas respecte

Des points sont attribus chaque exigence selon le tableau suivant :

Tableau n 1 : notation

Rsultat Explication Points

A Conformit totale 20 points

B (dviation) Conformit presque totale 15 points

C (dviation) Faible proportion de lexigence respecte 5 points

D (dviation) Exigence non respecte 20 points

Lauditeur doit expliquer toutes les notations B, C et D dans le rapportdaudit.En plus de cette notation, lauditeur peut dcider de donner la socitun KO ou une non-conformit majeure, qui soustraira des points dunombre total de points possibles. Ces autres types dvaluations sontdcrits dans les chapitres suivants.

5.5.2 Notation dune exigence comme une non-conformit

Dans lIFS, il existe 2 types de non-conformits, qui sont la non-confor-mit majeure et le KO. Elles conduisent toutes deux une soustractionde points du nombre total possible de points. Si la socit se voit attri-buer au moins lune de ces non-conformits, le certicat ne peut pas

tre dlivr.

5.5.2.1 Non-conformit majeure

Une non-conformit majeure est dnie ainsi :Une non-conformit majeure peut tre attribue nimporte quelle exi-gence qui nest pas une exigence KO. Elle est attribue lorsquil existeun manquement substantiel au respect des exigences du rfrentiel, cequi inclut la scurit des aliments et/ou les exigences lgales et rgle-mentaires des pays de production et de commercialisation du produit.Une non-conformit majeure peut aussi tre attribue lorsque la non-

conformit identie peut entraner un danger srieux pour la sant.Une non-conformit majeure entrane la soustraction de 15% dunombre total possible de points.

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Tableau n 2 : notation dune non-conformit majeure

Evaluation Notation Rsultat

Non-conformitmajeure

Soustraction de 15% du nombretotal possible de points

Lattribution du certi-cat nest pas possible

Voir aussi le chapitre 5.8 pour la gestion du processus daudit en cas denon-conformit(s) majeure(s).

5.5.2.2 KO (Knock out)

Dans lIFS, certaines exigences particulires sont dnies comme desexigences KO (Knock out).

Si, au cours de laudit, lauditeur dtecte quau moins une de ces exi-gences nest pas respecte par la socit, cela entrane une non certi-cation.

Dans le rfrentiel IFS Food, les 10 exigences suivantes peuvent donnerlieu une non-conformit KO :

1.2.4 Responsabilit de la direction

2.2.3.8.1 Systme de surveillance de chaque CCP

3.2.1.2 Hygine du personnel

4.2.1.2 Spcications des matires premires

4.2.2.1 Conformit des recettes

4.12.1 Gestion des corps trangers

4.18.1 Systme de traabilit

5.1.1 Audits internes

5.9.2 Procdure de retrait et de rappel

5.11.2 Actions correctives

Les exigences pouvant donner lieu des non-conformits KO doiventtre values selon les rgles de notation suivantes :

Tableau n 3 : notation des exigences pouvant donner lieu des non-conformits KO

Evaluation Explication Points attribus/Rsultat

A Conformit totale 20 points

B (dviation) Conformit presque totale 15 points

C (dviation) Faible proportion de lexigencerespecte

Il nest pas possible dattribuerune note C

KO (= D) Exigence non respecte Soustraction de 50% dunombre total possible de points=> pas de certication possible

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Important !Il nest pas possible dattribuer une note C une exigence KO. Selonle degr de respect de lexigence, lauditeur ne peut utiliser que lesnotes A, B ou D (= KO).

Lorsquune exigence KO a t note D, 50 % du nombre total de pointsest soustrait, ce qui signie que la socit est automatiquement refu-se pour une certication selon lIFS Food.

Une exigence KO ne peut pas tre note N/A (non applicable), sauf pourles KO 2.2.3.8.1 et 4.2.2.1.

Voir aussi le chapitre 5.8 pour la gestion des rapports daudits en casdattribution dune ou plusieurs exigence(s) KO.

5.5.3 Notation dune exigence comme N/A (non applicable)

Dans le cas o lauditeur estime quune exigence nest pas applicable la socit audite, il a la possibilit de le noter de la manire suivante :

N/A : non applicable, avec une brve explication dans le rapport dau-dit.

La notation N/A est possible pour toutes les exigences de la check-listdaudit IFS Food, sauf pour les exigences KO.

Cependant, seules les deux exigences KO 2.2.3.8.1 et 4.2.2.1 peuventtre values N/A, condition de le justier.

Les exigences N/A ne doivent pas tre incluses dans le plan dactionsmais listes dans un tableau spar du rapport daudit.

tant donn que certaines exigences peuvent ne pas tre applicables,lutilisation dune notation avec un total de points peut induire en erreurpour lvaluation. Le systme de notation de lIFS Food est ainsi bassur un pourcentage de la note totale possible. Ce systme est utilispour dcider du statut du site, cest dire certication en niveau de baseou en niveau suprieur.

5.6 Dtermination de la frquence des audits

La mme frquence daudits est applique tous les types de produitset tous les niveaux de certication. La frquence des audits IFS Foodest de 12 mois, compter de la date de laudit et non de la date dmis-sion du certicat. Des rgles supplmentaires sont dcrites dans le cha-pitre 6.2 (cycle de certication).

5.7 Rapport dauditAprs chaque audit, un rapport crit complet doit tre prpar dans leformat convenu (voir la partie 4).

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5.7.1 Structure du rapport daudit

Le rapport daudit doit assurer la transparence et donner conance aulecteur, il doit tre rdig par lauditeur. Le rapport daudit est subdivis

en plusieurs sections :

informations gnrales sur la socit avec certains champsobligatoires (voir Annexe 2, partie 2),

rsultat gnral de laudit avec une description dtaille duprimtre,

rsum gnral sous la forme dun tableau pour tous les cha-pitres. Le rsultat de laudit doit mentionner le niveau de certi-cation et le pourcentage,

rsum gnral de tous les chapitres et commentaires sur le

suivi des actions correctives mises en uvre depuis laudit pr-cdent,

observations sur les exigences KO et les non-conformitsmajeures,

un rsum de toutes les dviations et non-conformits dtec-tes pour chaque chapitre (de 1 6),

une liste spare (comprenant des justications) de toutes lesexigences notes N/A (non applicables),

un rapport daudit dtaill avec certains champs obligatoires

complts par les auditeurs, pour certaines exigences IFS Food(voir Annexe 2, partie 2).

Toutes les dviations (B, C, D), les exigences KO notes B et les non-conformits (majeures, exigences KO notes D) identies lors de lau-dit sont prsentes dans un plan dactions spar. La socit doit four-nir un plan dactions correctives. De cette faon, le lecteur du rapportpeut observer les non-conformits ainsi que les actions correctivesmises en place par la socit.

5.7.2 Les diffrentes tapes de la rdaction du rapport daudit

5.7.2.1 Rdaction du pr-rapport daudit et de la trame du plandactions

Lauditeur doit expliquer toutes les non-conformits (exigences KOnotes D et non-conformits majeures), toutes les dviations (B, C, D),les exigences KO notes B, et toutes les exigences notes N/A.

Lauditeur doit aussi commenter les notations A pour certaines exi-gences prdtermines (voir Annexe 2, partie 2).

Le plan dactions doit comprendre toutes les exigences qui nont past notes A ou N/A. La trame du plan dactions doit tre conforme celle du logiciel auditXpress (assistant de rdaction du rapport dauditIFS). Il doit comprendre les lments du tableau suivant.

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Lauditeur doit remplir lensemble du Champ A dans le tableau n4, enexpliquant et justiant les non-conformits et dviations identiesavant denvoyer la socit la trame de plan dactions et le pr-rapportdaudit.

Lorganisme de certication ou lauditeur doit envoyer la socit lepr-rapport daudit et la trame de plan dactions dans les deux semaines compter du jour de laudit.

Tableau n 4 : trame du plan dactions

Numrodelexigence

Exigence IFS Notation Explication(parlauditeur)

Actionscorrectives(par lasocitaudite)

Responsabilitet date demise en placede laction(par la socit

audite)

Validationpar laudi-teur

Champ A Champ B Champ C Champ D

1.2.1 Un organigramme B

1.2.2 Les comptences et lesresponsabilits

C

1.2.3 Des ches de postes,dnissant

D

1.2.4KO

La direction doitsassurer

KO/D

1.2.5 Les employs ayant

une inuence sur

NC

majeure2.2.3.8.1KO

Des procduresspciques de surveil-lance doivent tre

KO/B

5.7.2.2 Rdaction par la socit du plan dactions correctives

La socit doit proposer des actions correctives (Champ B du tableaun4) pour toutes les dviations (B, C, D), les exigences KO notes B etles non-conformits (majeures, exigences KO notes D) dtermines

par lauditeur.

Pour toutes les dviations notes C et D, les non-conformits majeureset pour les exigences KO notes B et/ou D, la socit doit clairementdnir des responsabilits et des dates de mise en place effective desactions correctives (tableau n4, Champ C, zones vides). La socit doitfaire suivre le plan dactions correctives lorganisme de certicationdans les 2 semaines compter de la rception du pr-rapport daudit etde la trame du plan dactions. Si ce dlai nest pas respect, la socitdevra repasser un audit complet, initial ou de renouvellement.

Aucun certicat IFS ne sera mis tant que des actions correctives pourles exigences notes C ou D et les exigences KO notes B ne se voientattribuer des responsabilits et des dates de mise en place dans le plandactions.

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La dcision nale dattribution du certicat IFS dpend la fois de lanotation nale et de la pertinence du plan dactions correctives commu-niqu par la socit lorganisme de certication.

La socit doit toujours fournir un plan dactions correctives crit avantde recevoir le rapport nal et le certicat. Lobjectif du plan dactionscorrectives est, pour la socit, de rechercher une amlioration conti-nue.

5.7.2.3 Validation du plan dactions par lauditeur

Lauditeur ou un reprsentant de lorganisme de certication, doit vali-der la pertinence des actions correctives dans la dernire colonne duplan dactions avant de prparer le rapport daudit nal (Champ D du

tableau n4). Si les actions correctives ne sont pas valides et pertinentes,lorganisme de certication doit retourner le plan dactions la socitpour le complter dans les dlais impartis.

5.7.3 Rgles supplmentaires concernant le rapport daudit

5.7.3.1 Lien entre deux rapports daudits conscutifs (audit initial etde renouvellement)

Lorsque lauditeur note une exigence en C ou en D, des actions correc-tives doivent tre mises en place avant laudit de renouvellement. Celaimplique que lorganisme de certication doit lire le rapport daudit et leplan dactions de laudit prcdent, mme sil ntait pas en charge deceux-ci.

Si des notes C et/ou D demeurent ou sont aggraves dun audit lautre,lauditeur doit valuer de manire pertinente le chapitre de lIFS relatifaux Actions correctives (chapitre 5.11 de la check-list daudit, par-tie 2). Ce lien entre deux audits conscutifs permet de garantir un pro-cessus damlioration continue.

5.7.3.2 Traduction du rapport daudit

tant donn que lIFS est utilis au niveau international, il est importantque les clients comprennent la langue du rapport daudit en particulierles dviations et les non-conformits identies par lauditeur aussibien que les actions correctives proposes par la socit audite.

Pour rendre plus aise une utilisation linternational de lIFS, et pourle rendre plus largement comprhensible, les explications suivantes ausujet des dviations et des non-conformits doivent toujours tre tra-duites en anglais dans le plan dactions (tableau n5, Champ A, zones

vides) et dans le rapport daudit : Exigences notes C ou D

Non-conformits majeures

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Exigences KO notes B ou D

Le primtre daudit (sur la page approprie du rapport daudit)

Lactivit dtaille (procds de fabrication, sil y a des activitsexternalises, des activits de ngoce comme la distribution deproduits dj transforms, etc.) de la socit, qui est dcritedans le prol de la socit. Dautres explications sur les l-ments devant tre traduits sont prsentes en Annexe 2, partie 2.

Les actions correctives relatives ces dviations et ces non-conformi-ts doivent aussi tre traduites en anglais dans le plan dactions (tableaun 5, Champ B).

Tableau n 5 : trame du plan dactions pour la traduction

Numrodelexigence

Exigence IFS Notation Explication(parlauditeur)

Actionscorrectives(par lasocitaudite)

Responsabilitet date demise en placede laction(par la socitaudite)

Validationpar laudi-teur

Champ A Champ B

1.2.1 Un organigramme B

1.2.2 Les comptences et lesresponsabilits

C

1.2.3 Des ches de postes,dnissant

D

1.2.4KO

La direction doitsassurer

KO/D

1.2.5 Les employs ayantune inuence sur

NCmajeure

2.2.3.8.1KO

Des procduresspciques de surveil-lance doivent tre

KO/B

Il est obligatoire que les organismes de certication traduisent ces expli-cations et ces actions correctives. La traduction en anglais est de leur

responsabilit. La traduction doit tre effectue sous chaque phrase dela version originale et doit tre insre dans le rapport daudit, avant demettre en ligne le rapport daudit nal sur le portail daudits.

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5.8 Notation, conditions dmission du rapport dauditet du certicat

Tableau n 6 : notation et mission de certicats

Non-conformits

Statut Action de lasocit

Forme durapport

Certicat

Au moins1 KO not D

Refus Actions correc-tives et nouvelaudit initial programmer

Le rapportdonne lestatut

Non

> 1 non-conformitmajeureet/ou

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5.8.1 Gestion spcique du processus daudit (rapport, certicat,mise en ligne du rapport) si une ou plusieurs exigences KOa/ont t note(s) D pendant laudit (voir aussi Annexe 4)

Si une ou plusieurs exigences KO a/ont t note(s) D pendant laudit,le certicat IFS Food en cours de validit doit tre suspendu sur le por-tail daudits IFS, par lorganisme de certication, ds que possible et aumaximum 2 jours ouvrs aprs la date de laudit.

Dans la base de donnes, les explications concernant les raisons de lasuspension du certicat en cours doivent tre donnes en anglais. Desexplications claires sur la/les non-conformit(s) identie(s) doi(ven)ttre fournie(s), en donnant le numro de l/des exigence(s) KO note(s)D. Ces explications doivent tre dtailles et tre les mmes que cellesdcrites dans le plan dactions.

Remarque : tous les utilisateurs possdant un accs au portail dauditsIFS et ayant ajout la socit concerne dans leur liste de favoris rece-vront un courriel de notication du portail daudits IFS, indiquant la sus-pension du certicat en cours.

Dans tous les cas, laudit doit cependant tre effectu en totalit ettoutes les exigences doivent tre values an de donner la socitune vue densemble sur son niveau.

De plus, il est recommand de complter le plan dactions, dans uneperspective damlioration continue.

Le rapport daudit comprenant une ou plusieurs exigences KO note(s)D doit toujours tre mis en ligne sur le portail daudits IFS (seulementpour des raisons administratives, mais il ne sera pas visible).

Dans ces situations, un nouvel audit complet doit tre ralis, au plustt 6 semaines aprs laudit pendant lequel une exigence KO a tnote D.

5.8.2 Gestion spcique du processus daudit (rapport, certicat,

mise en ligne du rapport) si une ou plusieurs non-conformitsmajeures a/ont t attribue(s) (voir aussi Annexe 4)

Si une ou plusieurs non-conformit(s) majeure(s) a/ont t identie(s)pendant laudit, le certicat IFS Food en cours de validit doit tre sus -pendu sur le portail daudits IFS, par lorganisme de certication, dsque possible et au maximum 2 jours ouvrs aprs la date de laudit.

Dans la base de donnes, les explications concernant les raisons de lasuspension du certicat en cours doivent tre donnes en anglais. Desexplications claires sur la/les non-conformit(s) identie(s) doi(ven)t

tre fournie(s), en donnant le numro de l/des exigence(s) implique(s).Ces explications doivent tre dtailles et tre les mmes que cellesdcrites dans le plan dactions.

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Si la non-conformit majeure est lie une/des dfaillance(s) de fabri-cation, laudit complmentaire doit tre ralis au plus tt six semaineset au plus tard six mois aprs laudit prcdent. Pour les autres types dedfaillances (par exemple, concernant la documentation), lorganisme

de certication est responsable de la dtermination de la date de lauditcomplmentaire.

Si plus dune non-conformit majeure a t attribue, un nouvel auditcomplet doit tre ralis. Le nouvel audit doit tre ralis au plus tt6 semaines aprs laudit pendant lequel une non-conformit majeure at attribue.

Le rapport daudit dans lequel une ou plusieurs non-conformit(s)majeure(s) a/ont t attribue(s) doit toujours tre mis en ligne sur leportail daudits (seulement pour des raisons administratives, mais il nesera pas visible).

Situation spcique dans le cas dun audit complmentaire :Si une non-conformit majeure a t attribue, et que la note totale estsuprieure ou gale 75%, et si la non-conformit majeure est ensuiteleve et le rsultat daudit ainsi jug positif :

Lorganisme de certication doit mentionner dans le rapportdaudit mis jour :

dans la section date : prciser la date de laudit compl-mentaire, en plus de la date de laudit pendant lequel la non-conformit majeure a t attribue,

dans la section rsultat nal de laudit : prciser quunaudit complmentaire a eu lieu et que la non-conformitmajeure a t leve,

dans la section observations sur les non-conformits KO etmajeures : expliquer pour quelle exigence la non-confor-mit majeure a t leve.

La socit ne peut pas tre certie en niveau suprieur, mmesi la note nale est suprieure 95 %.

La mme date de validit du certicat demeure dans le cycle decertication, comme dcrit dans le chapitre 6.2. De plus, sur lecerticat, il doit tre prcis la fois la date de laudit initial etla date de laudit complmentaire.

Sil sagit dun audit initial, la plus longue date dchance devalidit du certicat doit tre calcule partir de la date de lau-dit initial, plus un an et huit semaines.

Exemple :Date daudit initial : 01. 10. 2012Date dmission du certicat : 26. 11. 2012Certicat valable jusquau : 25. 11.2013Date daudit de renouvellement

(o une non-conformit majeurea t attribue) : 25. 09. 2013Date de laudit complmentaire : 03.12. 2013Date limite de validit du certicat : 25. 11. 2014.

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Le rapport (du premier audit avec la non-conformit majeure, puis mis jour avec les rsultats de laudit complmentaire) doit tre mis enligne sur le portail daudits IFS, aprs la ralisation de laudit compl-mentaire et du contrle de la leve de la non-conformit majeure.

5.8.3 Gestion spcique du processus daudit lorsque la note totaleest

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Remarque : la note nale daudit en pourcentage peut aussi tre publiesur le certicat, si le client et/ou la socit audite le demande(nt).

6.1 Date butoir pour lmission du certicat

Lorganisme de certication est responsable de la dcision dattribuerounonlecerticatIFSFood.Ladcisionestpriseparune/despersonne(s)diffrente(s) de celle(s) qui a/ont ralis laudit. La certication est valide compter de la date dmission indique sur le certicat lui-mme etprendra n aprs 12 mois. La date de laudit de renouvellement doit trecalcule partir de la date de laudit initial et non partir de la datedmission du certicat. Si laudit nest pas ralis au moment convenu,les distributeurs ou les autres utilisateurs en seront informs via le por-

tail daudits.Le temps entre la date de laudit et lattribution du certicat est dter-min comme suit :

2 semaines pour tablir le pr-rapport daudit,

2 semaines pour que la socit rponde aux non-conformits etaux dviations (cest--dire pour quelle tablisse le plan dac-tions),

2 semaines pour que lauditeur contrle les actions correctivesproposes, pour le processus de certication et la mise en lignedu rapport daudit, du plan dactions et du certicat sur le por-

tail daudits.

Au total : 6 semaines entre la date de laudit, et la mise en ligne du rap-port daudit sur le portail daudits et lmission du certicat.

Dlai cible : 6 semaines

Dlai maximum : 8 semaines.

6.2 Le cycle de certication

Mme si la date de laudit de renouvellement change chaque anne etne correspond pas la date anniversaire, la date de validit du certicatIFS Food reste la mme chaque anne. La date de validit du certicatest dtermine comme ceci : date daudit initial + 8 semaines.

Cela permet dviter les interruptions entre 2 certicats conscutifs etdviter quune socit ayant plani en avance laudit ne perdequelques mois de validit du certicat.

Exemple :Date de laudit initial : 01.10.2012Date dmission du certicat : 26. 11. 2012

Certicat valable jusquau : 25. 11. 2013Date de laudit de renouvellement : 25.09.2013Certicat valable jusquau : 25. 11. 2014 (indpendamment de la

date de laudit de renouvellement).

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Tableau n 7 : cycle de certication

Remarque : le certicat doit toujours tre dit sur la base dune dci-sion de certication et suite aux diffrentes tapes de dcision de certi-cation, selon la norme EN 45011/Guide ISO CEI 65 (future norme ISOCEI 17065).

Idalement, laudit de renouvellement devrait toujours tre ralis8 semaines avant la date dexpiration du certicat, an davoir sufsam-ment de temps pour toutes les tapes du processus de certication.

Laudit de renouvellement doit tre ralis au plus tt 8 semaines avantet au plus tard 2 semaines aprs la date daudit anniversaire (dnie parla date de laudit initial). Si ce nest pas le cas, ou si plusieurs tapes duprocessus de certication nont pas t compltes temps, le certicatne peut pas tre renouvel avec cette date anniversaire mais avec lanouvelle date en vigueur ; cela entrainera une interruption de certica-tion.

Dans lexemple ci-dessus, cela signie que laudit ne doit jamais treprvu avant le 06.08 ni aprs le 15.10.

Le rapport de laudit prcdent reste encore pendant 8 semaines (aprsla date anniversaire de laudit) sur le portail daudits IFS. Si laudit derenouvellement a lieu plus tard que prcdemment dcrit ci-dessus, cerapport sera supprim du portail daudits IFS.

6.3 Information sur les conditions de retrait de certicat

Le retrait du certicat par lorganisme de certication nest possiblequen cas de changement ou dinformation laissant supposer que lesproduits ne rpondent plus aux exigences du systme de certication(EN 45011/Guide ISO CEI 65, future norme ISO CEI 17065).

La seule exception cette rgle est lie au non payement de laudit encours de validit par la socit certie.

La dure de validit du contrat entre lorganisme de certication et lasocit audite doit tre harmonise avec le cycle de certication (voirtableau n 7 ci-dessus).

AI :

01.10. 2012

AI :Audit Initial

AR :Audit de renouvellement

C :Dlivrance dun certificat valable jusquau

AR :

25.09. 2013

C :

25.11. 2013

C :

25.11. 2014

C :

25.11. 2015

AR :

05.10. 2014

< 12 mois > 12 mois

= 12 mois = 12 mois

Oct.

2012

Nov. Sept.

2013

O Nov.D J F M A M J J A D J F M A M J J A S Oct.

2014

Nov. D J FMA M J J A S

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7 Distribution et conservation du rapportdaudit

Les rapports daudits restent la proprit de la socit et ne doivent pastre remis, totalement ou en partie, un tiers sans le consentementpralable de la socit (sauf en cas de rquisition par la loi). Cet accordde distribution du rapport daudit doit tre transmis par crit et peut treconsenti par la socit vis--vis de lorganisme de certication et/ou delutilisateur. Lorganisme de certication doit conserver une copie durapport daudit. Le rapport daudit doit tre conserv dans un lieu srpendant une priode de cinq ans.

Les conditions daccs aux informations concernant les rapports dau-dits sont dtailles dans la partie 4.

8 Actions supplmentaires

La dcision sur les actions supplmentaires prendre sur la base ducerticat IFS Food doit tre prise de manire individuelle, la discrtiondu demandeur.

9 Procdure dappel et de rclamationsLorganisme de certication doit disposer de procdures documentespour la prise en compte et la rsolution dappels contre les rsultatsdun audit. Ces procdures doivent tre indpendantes de lauditeur etdoivent tre prises en compte par la direction de lorganisme de certi-cation. Les appels doivent tre naliss dans les 20 jours ouvrs compter de la rception de linformation de la socit audite.

Lorganisme de certication doit disposer dune procdure documentepour la prise en charge des rclamations reues de la part de la socit

audite et/ou dautres parties concernes. Une rponse initiale seradonne dans les 10 jours ouvrs compter de la rception de la rcla-mation. Une lettre de conrmation de la rception de la rclamationsera mise dans un dlai maximal de 5 jours ouvrs. Une rponse critecomplte sera transmise aprs la ralisation dune tude exhaustive dela rclamation.

Le droulement de la gestion des rclamations reues de la part desbureaux IFS est dcrit dans le contrat entre lIFS et les organismes decertication :

Si la rclamation porte sur la qualit du contenu des audits IFS

ou des rapports daudits IFS, les bureaux IFS demandent lor-ganisme de certication de fournir une analyse des causes etdes actions mises en uvre pour rgler le problme dans undlai de 2 semaines.

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Si la rclamation porte sur des erreurs administratives, parexemple dans des rapports daudits IFS, les certicats IFS ou surla base de donnes IFS, les bureaux IFS demandent lorga-nisme de certication de fournir une analyse des causes et de

corriger le problme dans un dlai dune semaine. La rponsedoit tre formalise, par courrier lectronique ou postal.

10 Proprit et utilisation du logo IFS Food

Le copyright de lIFS Food et la marque commerciale dpose appar-tiennent exclusivement IFS Management GmbH. Le logo IFS Foodpeut tre tlcharg au niveau de la partie scurise du portail daudits

IFS.

De plus, les conditions gnrales suivantes doivent tre vries parlauditeur pendant laudit et les rsultats de cette vrication doiventtre dcrits dans le rapport daudit, au niveau du prol de la socit, entant que champ obligatoire (voir aussi Annexe 2, partie 2, Champs obli-gatoires).

Conditions gnrales pour lutilisation du logo IFS Food et communica-tion sur la certication IFS Food

ApplicationCes conditions gnrales sappliquent la fois aux logos IFS Food etaux autres logos IFS.

Forme, design et couleur du logo IFS FoodLe logo IFS Food peut tre reproduit uniquement en respectant stricte-ment son chelle, sa forme et sa couleur. Sil est utilis sur des docu-ments, limpression en noir et blanc est aussi autorise. Le logo IFSFood peut tre utilis sous forme imprime, en version lectronique,sur lms, condition que les formes et les formats soient dment res

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Documents

rfrentiel ifs food

lifs food

lifs ralis

coup apport lifs

prsent rfrentiel

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