2

1.6. Організація ведення діловодства в Університеті, відповідно до вимогдержавних стандартів та цієї Інструкції, покладається на завідувача загальноговідділу Університету, який підпорядковується безпосередньо ректоровіУніверситету.

1.7. Відповідальність за організацію діловодства в структурнихпідрозділах, дотримання правил цієї Інструкції всіма працівникамиструктурних підрозділів, а також за збереження документів з моменту їхстворення або надходження і до відправлення або передачі до архівуУніверситету покладається на керівників структурних підрозділів.

Ведення діловодства в структурному підрозділі покладається на одногоабо декількох працівників структурного підрозділу, відповідно дофункціональних обов'язків.

1.8. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівнідокументів, що розробляються, відповідальність несуть у межах своїхповноважень проректори і керівники структурних підрозділів.

1.9. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні звітів,листів, запитів і звернень та інших документів, які надсилаютьсяУніверситетом, відповідальність несуть їх виконавці відповідно до своїхфункціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні відповідейна листи, запити і звернення, які надходять до Університету, відповідальністьнесуть виконавці цих документів відповідно до резолюції ректораУніверситету.

1.10. Основним завданням загального відділу є встановлення вУніверситеті єдиного порядку документування управлінської інформації іроботи з документами, керівництво і контроль за дотриманням установленогопорядку роботи з документами в структурних підрозділах.

Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:розробляє інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ

Університету;здійснює реєстрацію та веде облік документів вхідної та вихідної

кореспонденції;організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку

до передачі до архіву Університету;забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними

підрозділами Університету вимог Інструкції;проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних

підрозділах Університету;у межах компетенції здійснює контроль за своєчасним розглядом та

проходженням документів Університеті;організовує збереження документаційного фонду Університету та

користування ним;ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників

Університету з питань діловодства;

3

засвідчує печаткою документи, підписані посадовими особамиУніверситету.

1.11. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіхкерівників структурних підрозділів Університету.

1.12. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції уструктурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження, усінеоформлені службові документи за вказівкою керівника структурногопідрозділу передаються особі, яка його заміщає.

1.13. Університет здійснює діловодство державною мовою. Документискладаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавствомпро мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюютьсяукраїнською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мовміжнародного спілкування.

2. Документування управлінської інформації.Загальні вимоги до створення документів

2.1. Документування управлінської інформації полягає у створеннідокументів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформаціяпро управлінські дії.

2.2. Підставою для створення документів в Університеті є необхідністьзасвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання йвикористання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. Право видання документів, їх підписання, погодження, затвердженнярегламентується чинним законодавством України, наказами Університету,положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівників.

2.4. Вибір виду документа, призначеного для документуванняуправлінської інформації (наказ, розпорядження, рішення, протокол тощо),зумовлюється правовим статусом Університету, компетенцією посадової особита порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальностіабо колегіальності).

2.5. Документ повинен відповідати вимогам чинного законодавства таспрямовуватись на виконання Університетом покладених на нього завдань іфункцій.

2.6. Управлінська діяльність Університету здійснюється шляхом виданнярозпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенціїрізних установ, можуть створюватись спільні документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльностіУніверситету є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази ірозпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету

4

Міністрів України, накази та нормативні акти Міністерства освіти і наукиУкраїни;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконанняУніверситетом покладених на нього завдань і функцій;

потреба в правовому регулюванні діяльності Університету.2.7. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів

органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначеннямнайменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.8. Розпорядчий документ ректора може бути відмінено (змінено) лишенаступним розпорядчим документом ректора.

2.9. Документ повинен містити обов'язкові для певного його видуреквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменуванняустанови-автора документа, назву виду документа (крім листів), дату,реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись нелише обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначеннюдокумента або способу його опрацювання.

2.10. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються ВиконавчоюРадою Університету і Вченою Радою Університету на засіданнях, нарадах,фіксуються в протоколах.

Прийняті рішення доводяться до виконавців шляхом надання їм цихрішень.

2.11. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформленнядокументів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законамиУкраїни, актами Президента України, актами Кабінету Міністрів України,наказами та нормативними актами Міністерства освіти і науки України,розпорядженнями обласної державної адміністрації, департаменту науки іосвіти облдержадміністрації, запитами та зверненнями народних депутатівУкраїни – за рішенням ректора Університету на проректорів відповідно дорозподілу обов'язків;

інших службових документів – на керівників структурних підрозділівУніверситету.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформленнядокумента, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ціпосадові особи.

2.12. Оформлення документів, що виготовляються за допомогоюдрукувальних засобів, здійснюється відповідно до додатку 15.

2.13. Університет для здійснення оперативних зв’язків із вищестоячимиорганами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами моженадсилати листи електронною поштою або факсом.

3. Бланки документів

5

3.1. В Університеті застосовуються такі види бланків:фірмовий бланк Університету (для листів, довідок, архівних довідок та

ін.). Бланки виготовляються на ризографі за заявкою завідувача загальноговідділу (з резолюцією ректора і візою проректора з наукової роботи відповіднодо функціональних обов’язків), про що вноситься відповідний запис уреєстраційний журнал, на аркушах білого паперу формату А4 (210 х 297міліметрів) фарбою блакитного кольору на основі поздовжнього розміщенняреквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються зцентрованим (початокі кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зонирозташування реквізитів) способом. Бланк містить: зображення Державногогерба України (висота – 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів) у центріверхнього поля, нижче – «УКРАЇНА», нижче – «МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ ІНАУКИ УКРАЇНИ», нижче – «ХАРКІВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙПЕДАГОГІЧНИЙ», нижче – «УНІВЕРСИТЕТ імені Г.С.СКОВОРОДИ», нижче– юридичну адресу Університету (вулиця, номер будинку, місто, поштовийіндекс), телефон, факс, нижче – електронну адресу, код ЄДРПОУ згідно зЄдиним державним реєстром підприємств та організацій України. Нижче (улівому куті) зазначається дата реєстрації і вихідний реєстраційний номер,нижче – реєстраційний номер документа, на який надається відповідь, і йогодата (додаток 1).

Порядкові номери на бланках проставляються нумератором на нижньомулівому полі зворотної сторони бланку. Контроль та облік пронумерованихбланків здійснює завідувач загального відділу в журналі реєстрації бланків, дезазначаються: дата видачі бланків, порядкові номери бланків, прізвище таініціали особи, якій видано бланки, та її посада (або назва структурногопідрозділу), підпис особи, якій видано бланки.

3.2. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на аркушахпаперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Дозволяється використовуватиаркуші формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів увигляді таблиць.

Організаційно-розпорядчі документи повинні мати такі поля (міліметрів):30 – ліве;10 – праве;20 – верхнє та нижнє.

4. Оформлення реквізитів документів

Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівникиустанов оформлюють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 «Уніфікованасистема організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформленнядокументів», затвердженої наказом Державного комітету України з питаньтехнічного регулювання та споживної політики від 07.04.2003 № 55.

6

5. Найменування установи

Найменування Університету на документації повинне відповідатинайменуванню, зазначеному в Статуті. Скорочене найменування Університетувживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано у Статуті Університету.Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повногоокремим рядком посередині строчки.

6. Довідкові дані про Університет

Довідкові дані про Університет містять: поштову адресу, номерителефонів, телефаксу, адресу електронної пошти, код ЄДРПОУ тощо. Довідковідані розміщуються нижче найменування установи.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назвавулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

7. Назва виду документа

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення, доповідназаписка, рапорт тощо) зазначається на білих паперових аркушах розміром210 х 297 міліметрів комп’ютерним способом і повинна відповідати назвам,передбаченим Державним класифікатором управлінської документації,затвердженим наказом Державного комітету стандартизації, метрології тасертифікації від 31.12.1998 № 1024.

8. Дата документа

8.1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження,прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами водин рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляєтьсяцифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення датицифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр,розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.Наприклад: 02.03.2011

8.2. У текстах з посиланням на нормативно-правові акти, наказиМіністерства освіти і науки України, документах, що містять відомостіфінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначеннядат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить однуцифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" ускороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

8.3. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижчепідпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка йогопідписує або затверджує.

8.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службовівідмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції,

7

погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його досправи).

8.5. На документі, виданому двома або більше установами, зазначаєтьсяодна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

8.6. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (абозатвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша умованабуття чинності. Спільні документи повинні мати єдину дату підписаннядокумента.

Нормативно-правові акти, які занесені до Державного реєструнормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади,набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше невстановлено актами, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

9. Реєстраційний індекс

9.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень –індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

9.2. Документи реєструються в межах груп у залежності відкореспондента на підставі номенклатури. Наприклад, окремо реєструютьсявхідна та вихідна кореспонденція, звернення і запити громадян та відповіді наних, накази Університету з основної діяльності, накази з особового складупрофесорсько-викладацького складу Університету, накази з особового складуспівробітників Університету, накази з особового складу аспірантів тадокторантів, накази з особового складу студентів денної форми навчання,накази з особового складу студентів факультету заочного навчання, накази зособового складу слухачів Інституту післядипломної освіти, накази провідрядження, накази про надання відпусток, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення.

9.3. При реєстрації вихідного листа йому надається реєстраційний індекс,який складається з індексу структурного підрозділу, що реєструє документ,порядкового номера за номенклатурою справ та порядкового номера пожурналу реєстрації вихідної кореспонденції. Наприклад: 01-10-181, де 01 –індекс структурного підрозділу Університету, 10 – порядковий номердокумента за номенклатурою справ, 181 – порядковий номер по журналуреєстрації вихідної кореспонденції.

9.4. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу можедодаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 15-з, де «з»застосовується для позначення наказів з особового складу студентів факультетузаочного навчання.

9.5. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами,реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, якіпроставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якійдокумент підписано його авторами.

9.6. У структурних підрозділах Університету може використовуватисьіндексація вихідних документів відповідно до номенклатури справ.

8

Місцерозташування реєстраційного індексу на документі залежить від видубланка та виду документа.

10. Посилання на реєстраційний індекс

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і датудокумента включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на якийдається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або нарівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

11. Адресат

11.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам абоконкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або їїструктурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменуваннянаводяться у називному відмінку, наприклад:

Міністерство освіти і науки УкраїниДепартамент вищої освіти

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи таїї структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада іпрізвище адресата – у давальному, наприклад:

Харківська обласна державна адміністраціяДепартамент науки і освітиДиректорові департаментупрізвище, ініціали

У разі коли документ адресується керівникові установи або йогозаступникові, найменування установи входить до складу найменування посадиадресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Ради ректоріввищих навчальних закладівІІІ-ІУ рівнів акредитаціїХарківського регіонупрізвище, ініціали

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльностіустановам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Начальникам управлінь освітиХарківської області

9

11.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія"перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складаєтьсясписок на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одногоадресата.

11.3. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма записувідомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послугпоштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів Українивід 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750).Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовимкореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиціївул. Городецького, 13м. Київ, 01001

11.4. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається уназивному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені),потім поштова адреса, наприклад:

Петренко В. М.вул. Блюхера,буд. 46, кв. 83м. Харків, 61168

11.5. У разі надсилання документа органам законодавчої та виконавчоївлади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах незазначається.

12. Гриф затвердження документа

12.1 Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами),до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такомудокументі, або розпорядчим документом Університету. Нормативно-правовіакти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуютьсярозпорядчим документом ректора Університету.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленнямгрифа затвердження (додаток 2).

12.2. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою,гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменуванняпосади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердиладокумент, дати затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮРектор Харківського національногопедагогічного університетуімені Г. С. Сковороди

10

підпис ініціали, прізвищедата затвердження

12.3. У разі коли документ затверджується рішенням, наказом,розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО",назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називномувідмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Харківського національногопедагогічного університетуімені Г. С. Сковороди01 жовтня 2013 року № 123

12.4. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куткупершого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифизатвердження розташовуються на одному рівні.

13. Резолюція

13.1. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівництвомУніверситету, що містить вказівки щодо виконання документа.

13.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціаливиконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підписректора або проректорів, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовимособам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо вдокументі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається правоскликати інших виконавців і координувати їх роботу.Приклад:Прізвище, ініціали виконавця (виконавців)Прошу підготувати відповідь15.05.2010ПідписДата

13.3. На документах з термінами виконання, які не потребуютьдодаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис авторарезолюції, дата.

13.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції.Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядкувиконання документа.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту"Адресат" паралельно до основного тексту.

11

Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільномувід тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку,але не на полі документа, призначеному для підшивання.

14. Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змістудокумента і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником,який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків(5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінцізаголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад,наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради;протокол (чого?) засідання вченої ради; посадова інструкція (кого?)завідувачазагального відділу.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи, зокремасупровідні листи, телеграми, телефонограми.

15. Текст документа

15.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його булостворено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно,зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів ізворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документіввживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення,позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване взаголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту абоанкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічноузгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення текстудокумента використовується під час складання положень, порядків, правил,розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. Упершій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або метаскладення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції,рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частинимістити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів іншихустанов або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такійпослідовності: назва виду документа, найменування установи-авторадокумента, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

12

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила,регламенти, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи,пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами зкрапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а такожнумеруватися римськими цифрами.

15.2. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому абословесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак.Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якимипроводиться опис об'єкта, а змінною – конкретні характеристики.

15.3. Таблична форма документа використовується у разі викладення уцифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядомознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – змалої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщопідзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовківграф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повиннібути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках іпідзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовніпозначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількохсторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблицізазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова"Продовження додатка".

16. Відмітки про наявність додатків

16.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів,складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа абодокумента в цілому.

16.2. Додатки до документів можуть бути таких видів:додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення,

інструкції, правила, порядки тощо);додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;додатки, що надсилаються із супровідним листом.16.3. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами

(положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється грифзатвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робитьсяпосилання: "що додається" або "(додається)."

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчимидокументами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркушадодатка, наприклад:

Додаток 3до Інструкції

(пункт 5)

16.4. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми,

13

таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку зпосиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додатокдо наказу Харківського національного

педагогічного університетуімені Г. С. Сковороди

від 01.10.2013 року № 112

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків:"що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2"або "(див. додаток 3)".

16.5. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушахпаперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка:"Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери,наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№ " перед цифровим позначеннямне ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створивдокумент, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції,правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами,підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боціостаннього аркуша додатка.

16.6. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відміткапро наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в йоготексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті ненаводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількостіаркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Лист Міністерства освіти і науки України на 2 арк. в 1 прим.2. Пояснювальна записка на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки,відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Державного архіву Харківської області 08.12.2012 року№ 214 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

14

Якщо додаток надсилається в електронному вигляді (електроннимизасобами зв'язку), про це робиться відповідний запис, наприклад:

Додаток: на 3 арк. в електронному вигляді.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис іззазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документіадресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

17. Підпис

17.1. Документи підписуються посадовими особами Університетувідповідно до чинного законодавства і повноважень, визначенихорганізаційними та розпорядчими документами Університету.

Документи, що надсилаються до органів державної влади і місцевогосамоврядування, Міністерства освіти і науки України, підписуються ректоромабо за його дорученням – проректорами. Право підпису листів інформаційногохарактеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади імісцевого самоврядування, Міністерства освіти і науки України моженадаватися проректорам відповідно до повноважень, визначенихорганізаційними та розпорядчими документами Університету.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям,громадянам, підписуються ректором або проректорами згідно з розподіломповноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їхповноважень.

17.2. Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповненьне допускається.

17.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписуєдокумент (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене – надокументі, складеному на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Приклад:

Ректор Харківського національногопедагогічного університетуімені Г. С. Сковороди підпис ініціали, прізвище

або

15

Ректор підпис ініціали, прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою пронаявність додатків.

17.4. Коли документ надсилається одночасно кільком установам, ректорпідписує всі його примірники.

17.5. У разі надсилання документа одночасно кільком структурнимпідрозділам Університету підписується тільки оригінал, який залишається усправі Університету, а на місця розсилаються копії.

17.6. Загальним відділом засвідчується один екземпляр ксерокопіїдокумента, який передається виконавцеві для розмноження та подальшогонаправлення на інші адреси.

17.7. Як правило, документи підписуються однією посадовою особою.Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за змістдокумента несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документитощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовностівідповідно до посади:

Ректор підпис ініціали, прізвище

Головний бухгалтер підпис ініціали, прізвище

При підписанні документа кількома особами, які займають однаковіпосади, підписи розміщуються на одному рівні і скріпляються гербовимипечатками.

Приклад:Ректор Харківського національного Ректор Харківського національногоуніверситету імені В. Н. Каразіна педагогічного університету

імені Г. С. Сковородипідпис, ініціали, прізвищевідбиток гербової печатки

підпис, ініціали, прізвищевідбиток гербової печатки

17.8. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище,ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписуєособа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язковозазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, якапідписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописнимспособом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під часпідписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу рискуперед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника

16

слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщеннякерівника за наказом (розпорядженням).

17.9. Документи колегіальних органів підписують голова колегіальногооргану і секретар, наприклад:

Голова вченої ради підпис ініціали, прізвищеУчений секретар підпис ініціали, прізвище

17.10. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогоюелектронного цифрового підпису згідно із законодавством.

17.11. Факсимільне відтворення підпису посадової особи наорганізаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах задопомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

18. Візи та гриф погодження

18.1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільностістворення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавствуздійснюється погодження проекту документа.

18.2. Погодження може здійснюватись як в Університеті посадовимиособами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені впроекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншимизаінтересованими установами (зовнішнє погодження).

18.3. Внутрішнє погодження оформлюється шляхом проставляння візи.Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, якавізує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменуванняпосади цієї особи.

18.4. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боціостаннього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовомубоці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються напримірниках документів, що залишаються в Університеті.

18.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються наокремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник відділупідпис, ініціали, прізвищеЗауваження і пропозиції додаються.Дата

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особу, яка підписуєдокумент.

18.6. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначаєпрацівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

18.7. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особивідповідають згідно з компетенцією.

17

18.8. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений допідписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторноговізування.

18.9. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхомпроставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово"ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджуєтьсяпроект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назвудокумента, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНОПротокол засіданняекспертно-перевірної комісіїДержархіву Харківської областіДата №

ПОГОДЖЕНОРектор Харківського національногопедагогічного університету імені Г.С. Сковородипідпис, ініціали, прізвищеДата

18.10. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боціостаннього аркуша проекту документа.

18.11. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ,складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі намісці грифа погодження, наприклад:Аркуш погодження додається.Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯНазва проекту документа

Найменуванняпосади

підпис ініціали, прізвище

Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою відповідної установи.18.12. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством,

здійснюється в такій послідовності:з установами однакового рівня та іншими установами;з громадськими організаціями;з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;з установами вищого рівня.

19. Відбиток печатки

19.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, наяких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними

18

цінностями, підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткоюУніверситету.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплюватигербовою печаткою, визначається на підставі нормативно-правових актів тапримірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовоюпечаткою (додаток 3).

19.2. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Університету абозагального відділу (без зображення герба), ставиться також на копіяхдокументів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірникахрозпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останнікілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підписпосадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

19.3. Наказом по Університету визначається порядок використання, місцезберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, атакож перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

20. Відмітка про засвідчення копій документів

20.1. Копія документа виготовляється й видається з дозволу керівництваУніверситету або керівника структурного підрозділу.

Університет може засвідчувати копії лише тих документів, щостворюються в самому Університеті.

При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу,навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванніособових справ посадових осіб Університет може виготовляти копії документів,виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освітитощо).

20.2. Копія з документа відтворюється на ксероксі.Відмітка "копія" проставляється у верхній частині лицьового боку

першого аркуша документа праворуч.Засвідчуваний напис складається зі слів "З оригіналом згідно", назви

посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища,дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "підпис".

Приклад:З оригіналом згідноЗавідувач загального відділу підпис ініціали, прізвище

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на нійнайменування Університету (без зображення герба) або печаткою структурногопідрозділу (загального відділу, відділу кадрів тощо) Університету.

19

20.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справахУніверситету, текст бланків не відтворюється, зазначається лише датапідписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яказасвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.

Приклад:Дата,реєстраційний індексПосада ініціали, прізвище

Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, з якимивони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряєтьсяпечаткою Університету. Копії документів повинні мати всі виправлення,зроблені на оригіналі. Копія тексту документа повинна відповідати оригіналу.

21. Відмітки про створення, виконання документа, наявність його велектронній формі та надходження до Університету

21.1. Прізвище працівника, який створив документ, і номер йогослужбового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівомукутку останнього аркуша документа, наприклад:

Ларіна 7003598

21.2. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка пройого виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботунад документом завершено і його можна долучити до справи.

Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання надату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання,найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмовоївідповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відміткипроставляє працівник, який створив документ, або керівник структурногопідрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому куткунижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 2/1-5 До справи № 4/2-7Лист-відповідь від 20.05.2011№ 1/12-2679

Питання вирішено позитивно підчас телефонної розмови 04.03.2011

посада, підпис, ініціали, прізвище21.05.2011

посада, підпис, ініціали, прізвище05.03.2011

З оригіналом згідноПосадаДата

підпис ініціали, прізвище

20

21.3. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі міститьповне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркушадокумента, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.

21.4. Відмітка про надходження документа до Університетупроставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому куткунижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеногореквізиту є найменування Університету, реєстраційний індекс, дата (у разіпотреби – година і хвилини) надходження документа.

Відмітка про надходження документа проставляється на конверті, якщовін має напис "Особисто".

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровіднимлистом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа-автор документа подає документ разом з йогокопією, на копії документа, що повертається установі-авторові, завідувачзагального відділу робить відповідну помітку «Одержано, посада, підпис,прізвище, ініціали, дата», реєстраційний штамп Університету при цьомуне проставляється.

22. Складення деяких видів документів23.1. Накази

22.1.1. Наказ – розпорядчий акт Університету.22.1.2. Накази Університету видаються на виконання законів України,

актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України,доручень Прем'єр-міністра України, листів і наказів Міністерства освіти і наукиУкраїни, рішень виконавчої ради і вченої ради Університету, а такожза дорученням керівництва або за ініціативою структурних підрозділів.

22.1.3. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються підчас діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, іншихустанов, підприємств та організацій, що належать до сфери управлінняМіністерства освіти і науки України, із зазначенням термінів зберіганнядокументів (Київ, 2012 р.), зареєстрованого Міністерством юстиції України17.04.2012 р. за № 571/20884, за змістом, строками зберігання та напрямкамидіяльності Університетом видаються такі накази:

з основної діяльності;з особового складу співробітників;з особового складу студентів денної форми навчання;з особового складу студентів факультету заочного навчання;з особового складу аспірантів та докторантів;з особового складу слухачів Інституту післядипломної освіти;про відрядження працівників;про відпустки.

21

22.1.4. Проект наказу з основної діяльності розробляється структурнимпідрозділом або посадовою особою Університету за дорученням керівництваабо за власною ініціативою.

Проекти наказів з основної діяльності та додатки до них візуютьсяпрацівником, який створив документ, і начальником юридичного відділу.

22.1.5. Проект наказу з кадрових питань готується відділом кадрів напідставі рапортів і доповідних записок керівників структурних підрозділів, заявпрацівників та інших документів і візується виконавцем та начальникомюридичного відділу.

22.1.6. Юридичним відділом обов'язково візуються за наявності усіхнеобхідних віз проекти наказів нормативно-правового характеру, а такожнакази з основної діяльності, особового складу, про відрядження та відпустки.

22.1.7. Наказ підписує ректор, а у разі його відсутності – проректор, якийвиконує його обов'язки.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом виданнянового наказу про внесення змін.

22.1.8. Наказ оформлюється на аркуші білого паперу розміром 210 х 297міліметрів і містить такі обов'язкові елементи (додаток 4):

повна назву Університету;слово «НАКАЗ»;дата, місто, номер;заголовок до тексту;назва посади, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала

наказ;прізвище виконавця, який розробив наказ;підпис начальника юридичного відділу.22.1.9. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з

прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Прозатвердження...", "Про введення...", "Про створення...", "Про внесення змін...")або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки...", "Про заходи...").

22.1.10. Текст наказу складається з двох частин: констатуючої(преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або метувидання наказу. Вона може починатися словами "На виконання", "З метою"тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, тоу констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату,номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядчу частину наказу починають зі слова "НАКАЗУЮ", якедрукується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого берега ілапок, після нього ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумеруютьарабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці(структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи, викладені

22

конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бутиназвані й узагальнено, наприклад: "керівникам структурних підрозділів".

Останній пункт розпорядчої частини повинен містити відомості пропідрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконаннямнаказу.

У випадку коли наказ скасовує (відміняє), змінює чи доповнюєпопередній розпорядчий документ або окремі його положення, то один ізпунктів розпорядчої частини наказу повинен містити посилання на документ(пункт), що відміняється, із зазначенням дати, номера і заголовка. Текст пунктуповинен починатися словами "Визнати таким, що втратив чинність, ...".

Зміни, що вносяться до наказу, оформлюються окремим наказом, якийповинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу ..." із зазначеннямдати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни.Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу (розпорядження)".Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого

документа, наприклад:"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";"2) пункт 3 виключити";"3) абзац другий пункту 3 доповнити словами ...".Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому

аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу(розпорядження) зазначається:

"1) Внести зміни до... (додаються)".До наказів не можна включати пункт "Наказ довести до відома...".Структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться наказ,

зазначаються на зворотному боці останньої сторінки наказу.22.1.11. Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми,

інструкції тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а увідповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьомуреквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту не оформлюють. Усідодатки повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньомуправому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням нанаказ, його дату і реєстраційний індекс.

Додатки до наказу підписує або візує керівник структурного підрозділу,що підготував проект наказу.

22.1.12. Накази з особового складу оформлюють у вигляді індивідуальнихі зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одногоспівробітника, у зведених – про кількох незалежно від того, під які управлінськідії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду(роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається взаголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогоювіддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...".

23

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад:"Про особовий склад", "Про кадрові питання".

У тексті наказів з особового складу, як правило, відсутня констатуючачастина та слово НАКАЗУЮ. Розпорядчу частину наказу починають дієсловом,що точно позначає дію: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ,ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо.

Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега,після них ставлять двокрапку. У зведених наказах з особового складу пунктирозпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття нароботу, переведення, звільнення.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, наякого поширюється дія наказу, і далі рядковими – ім'я, по батькові та текстнаказу.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повнадата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припиненнятрудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатногорозпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах з особового складу до розпорядчої частинивключається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття нароботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу неможе включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строкизберігання.

До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заявапрацівника, контракт, доповідна записка, рапорт тощо). Слово "Підстава"друкують від межі лівого берега, а текст – через один міжрядковий інтервал.

Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньомуособами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланкупроставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

22.1.13. Наказ набуває чинності з моменту його підписання та реєстрації.Термін набуття чинності може зазначатися в самому розпорядчому документі.

22.1.14. Накази реєструються за порядком номерів у межах календарногороку.

Оригінали наказів з основної діяльності, про відрядження співробітниківУніверситету реєструються і зберігаються у загальному відділі; з особовогоскладу співробітників, студентів денної форми навчання, студентів факультетузаочного навчання, слухачів Інституту післядипломної освіти, про відпустки – увідділі кадрів; з особового складу аспірантів та докторантів – у відділіаспірантури та докторантури до передачі їх в архів Університету.

22.2. Протоколи

22.2.1. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань,прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо.Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час

24

засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішеньтощо.

22.2.2. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. Упротоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, ане хід обговорення питання.

22.2.3. Протоколи в Університеті оформляється на чистому аркуші паперуформату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

22.2.4. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засіданнятривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній деньзасідання.

22.2.5. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковомуномеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного чинавчального року відповідно до діяльності колегіального органу окремо закожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу:кафедри, ради факультету, виконавчої, вченої рад, спеціалізованих вчених радтощо.

22.2.6. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання(нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада,робоча група тощо) і включати назву виду документа.

22.2.7. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.22.2.8. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали

(ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а такожприсутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочаткупрізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу беззазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разіпотреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб,зазначається їх загальна кількість з посиланням на список присутніх, щододається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих назасіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості, із зазначеннямдоповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступноїчастини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після нихставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами ідрукується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається зприйменника "Про".

22.2.9. Основна частина протоколу складається з розділів, які повиннівідповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськимицифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ,ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межілівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

25

22.2.10. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основногодоповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуютьсяз нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, дотексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставитьсятире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

22.2.11. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, яківзяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі іззазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називномувідмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміствиступів викладається від третьої особи однини.

22.2.12. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ")фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного.Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають натакі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, якінумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами здужкою.

22.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердженнядокумента, який обговорювався на засіданні, цей документ додається допротоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. Занаявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговоренняяких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськимицифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робитьсяпосилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколуне зазначається.

22.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіальногооргану та секретарем.

22.2.15. Протоколи засідань, які підлягають затвердженню, повинні матигриф затвердження.

22.2.16. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткоюУніверситету і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам,посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретарколегіального органу.

22.3. Службові листи

22.3.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією міжустановами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державноївлади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної РадиУкраїни;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

26

відповіді на запити інших установ;відповіді на звернення громадян;відповіді на запити на інформацію;ініціативні листи;супровідні листи.22.3.2. Службовий лист оформлюється на фірмовому бланку

Університету.22.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на

реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат,заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби),підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датоюреєстрації вихідної кореспонденції в загальному відділі або інших структурнихпідрозділах Університету відповідно до їх функцій.

Лист, оформлений на бланку, повинен мати заголовок до тексту, щовідповідає на питання "про що?".

22.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило,складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава абообґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, щобули підставою для його складення. Друга частина включає висновки,пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

22.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.Текст листа викладається від першої особи множини з використанням

слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини– "Університет інформує...", "Університет вважає за доцільне".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 17 цієї Інструкції.Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

22.3.6. Службовий лист візує працівник, який створив документ.

22.4. Документи до засідань виконавчої ради

22.4.1. Підготовка та оформлення документів до засідань виконавчої радиздійснюються відповідно до положення.

22.4.2. Засідання виконавчої ради проводяться відповідно дозатвердженого плану роботи та у разі потреби.

У плані роботи виконавчої ради зазначаються питання, що повиннірозглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача танайменування структурного підрозділу, який готує документи для розглядупитання, строк подання документів.

Проект плану роботи складається секретарем виконавчої ради.Пропозиції до плану роботи виконавчої ради вносяться ректором Університету(головою виконавчої ради) з урахуванням пропозицій проректорів іструктурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення доплану роботи виконавчої ради перелік питань, які вони вважають за необхідне

27

розглянути на їх засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуваннямпідстав внесення питання на розгляд виконавчої ради.

Затверджений план роботи доводиться до відома членів виконавчої ради ікерівників структурних підрозділів. Додаткові питання до затвердженого плануроботи виконавчої ради можуть бути включені за рішенням голови. Секретарвиконавчої ради інформує всіх її членів та відповідальних виконавців провнесені до плану зміни.

22.4.3. Документи з питань, що вносяться на розгляд виконавчої ради,повинні подаватися не пізніше ніж за сім днів до засідання, а у разі проведенняпозачергового засідання – не пізніше ніж за три дні. Зазначені документимістять:

доповідну записку, адресовану голові виконавчої ради (у разі потреби), вякій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення виконавчої ради, завізований керівникамизаінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичнідовідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби –проект наказу;

список осіб, які запрошуються на засідання виконавчої ради.22.4.4. Документи, підготовлені для розгляду виконавчою радою,

зберігаються у секретаря ради.22.4.5. У разі проведення закритого засідання (закритого обговорення

окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядкуроботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

22.4.6. За своєчасну та належну підготовку документів для проведеннязасідань виконавчої ради відповідають керівники заінтересованих структурнихпідрозділів.

22.4.7. Секретар виконавчої ради здійснює контроль за своєчаснимподанням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязіта правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків,до розгляду не приймаються.

22.4.8. Протокол кожного засідання виконавчої ради складаєтьсяз урахуванням вимог, зазначених у пункті 22.2 цієї Інструкції.

22.4.9. Рішення виконавчої ради реалізуються шляхом наданнявиконавцям копій протоколів або витягів з них. Витяги з протоколівоформлюються на аркуші білого паперу формату А4 або А5, підписуютьсясекретарем виконавчої ради і засвідчуються печаткою Університету.

22.4.10. Документи інших колегіальних органів, що можуть створюватисяв Університеті, оформлюються відповідно до положень про них та цієїІнструкції.

22.5. Документи про службові відрядження

22.5.1. Службові відрядження працівників здійснюються на підставізапрошень, заяв працівників, рапортів керівників структурних підрозділів з

28

резолюцією ректора Університету або проректорів відповідно до наданих їмповноважень з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

22.5.2. В заяві працівника або рапорті керівниками структурногопідрозділу на ім'я ректора або проректорів (відповідно до їх повноважень)зазначається куди, на який строк і з якою метою необхідно відрядитипрацівника.

Рапорт (заява) разом із проектом наказу та посвідченням провідрядження передається ректору (проректорам), як правило, не пізніше ніж затри доби до початку відрядження.

Для реєстрації наказів і посвідчень про відрядження у загальному відділіведеться спеціальний журнал (додаток 5).

22.5.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строкподає до бухгалтерії авансовий звіт за встановленою формою.

23. Організація документообігу та виконання документів.Вимоги щодо раціоналізації документообігу

23.1. Документообіг Університету – це проходження документів вУніверситеті з моменту їх створення або одержання до завершення виконанняабо відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформаціїпроходять і опрацьовуються в Університеті на єдиних організаційних таправових засадах організації документообігу.

23.2. Ефективна організація документообігу передбачає:проходження документів в Університеті найкоротшим шляхом;одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення

дублювання під час роботи з ними;централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з

документами в одному місці.23.3. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією,

положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівниківвідповідних структурних підрозділів.

24. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходятьдо Університету

24.1. Приймання та попередній розгляд документів

24.1.1. Усі документи, що надходять до Університету поштою, факсом,електронною поштою чи доставляються кур’єром, приймаються завідувачемзагального відділу протягом робочого дня і підлягають обов’язковомупопередньому розгляду, який здійснюється завідувачем загального відділу удень одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочийчас і метою якого є розподіл їх на такі, що потребують обов’язкового розгляду

29

ректором, і такі, що можуть бути передані безпосередньо проректорам абокерівникам структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям відповіднодо функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів,а також встановлення строків виконання документів. Вхідні документи органіввищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

24.1.2. Завідувач загального відділу відкриває всі конверти, за виняткомтих, що адресовані громадським організаціям та структурним підрозділам,іменних листів та з написом «особисто» і передаються за призначенням.

24.1.3. Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках,коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, датувідправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремідокументи. Конверти обов'язково додаються до судових справ, позовних,апеляційних, касаційних заяв та в порядку нагляду за скаргами громадян.

24.1.4. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені,незареєстровані), пошкоджені або надіслані не за адресою документиповертаються відправнику або пересилаються адресатові.

24.1.5. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність тавідповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутністьдокумента або додатків до нього, відсутність підпису, складається акт у двохпримірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається узагальному відділі.

25. Реєстрація документів

25.1. Реєстрація документів – це фіксація факту створення абонадходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення –реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних журналахнеобхідних відомостей про документ.

25.2. Основним принципом реєстрації документів є однократність.Кожний документ реєструється в Університеті лише один раз: вхідні

(первинні) – у день надходження або на наступний день, створені (за ініціативиУніверситету) – у день підписання або затвердження.

25.3. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку,виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні,обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються івикористовуються в Університеті, так і ті, що надходять.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи,так і створені за допомогою ПК.

Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі безелектронного цифрового підпису, реєструються із зазначенням електронноїадреси відправника та адресата.

25.4. Реєстрація законів України, Постанов Верховної Ради України, актівта доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, дорученьПрем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України,

30

комітетів Верховної Ради України, кореспонденції Верховної Ради України,Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, вхідноїкореспонденції від Міністерства освіти і науки України, інших міністерств,державних органів влади, органів місцевого самоврядування, юридичних осіб, атакож звернень, пропозицій, скарг, запитів на інформацію громадянздійснюється загальним відділом Університету.

Не підлягають реєстрації у загальному відділі документи, зазначені удодатку 6.

25.5. Завідувач загального відділу здійснює реєстрацію вхіднихдокументів шляхом їх запису в журнал реєстрації вхідної кореспонденції(додаток 7) з проставленням у нижньому правому куті першої сторінкивхідного документу реєстраційного штампу, який містить реєстраційний номердокумента і дату його надходження.

25.6. Для реєстрації вхідних документів усіх категорій використовуютьсяжурнали, які заводяться окремо на кожен календарний рік. Відповідно іпорядкова нумерація вхідного документа при реєстрації ведеться у межахкалендарного року.

Для запитів і звернень громадян і відповідей на них ведеться окремийреєстраційний журнал.

25.7. Завідувач загального відділу реєструє вхідні, внутрішні та вихіднідокументи у межах своїх повноважень.

Документи, що створюються в структурних підрозділах Університету, істосуються напрямів діяльності структурних підрозділів підлягають реєстраціїв цих структурних підрозділах.

26. Організація передачі документів та їх виконання

26.1. Відразу після реєстрації документи передаються на розглядректорові Університету через загальний відділ для підпису або резолюції.

26.2. Документи, що отримані до 16:00, реєструються, обробляються ідоставляються за призначенням у той же день або на наступний. Документи,отримані після 16:00 – на другий день, термінові – негайно.

26.3. Відповідно до резолюції ректора на вхідних документах у журналахреєстрації вхідної кореспонденції та звернення громадян завідувачемзагального відділу зазначається прізвище посадової особи або виконавця(виконавців), яким адресовано документ.

26.4. Якщо питання, викладені в документі, не відносяться до компетенціїструктурного підрозділу чи виконавця, зазначеного у резолюції, то документпередається керівникам структурних підрозділів або виконавцям, які зарозподілом функціональних обов'язків відповідають за дане питання, або задомовленістю керівників структурних підрозділів.

26.5. Факт передачі документа фіксується у відповідних журналах узагальному відділі шляхом проставлення відмітки із зазначенням інформаціїпро виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

31

26.6. При передачі для виконання зареєстрованого документа з одногоструктурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

26.7. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюєтьсячерез особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

26.8. Керівники структурних підрозділів забезпечують оперативнийрозгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження,контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.

26.9. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені урозпорядчому документі, резолюції керівника та працівники, якимбезпосередньо доручено виконання.

26.10. Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність заповноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовцідокумента.

26.11. Структурний підрозділ чи посадова особа, визначена у резолюції,одержує документи у день їх реєстрації або на наступний день. Терміновідокументи передаються негайно.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокремавизначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовкипроекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні тасвоєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасногоподання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про цекерівника, який надав доручення.

26.12. Виконання документа передбачає збирання та опрацюваннянеобхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи новогодокумента, його оформлення, узгодження, подання для підписання(затвердження) керівництву Університету, а у визначених випадках –керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби – підготовку дляпересилання адресату.

26.13. Перед поданням проекту документа на підпис відповідномукерівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевіритиправильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правовіакти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких йогобуло складено.

26.14. Виконавець визначає необхідну кількість екземплярів документа,передає документ на тиражування. На документ, що розсилається більше ніж учотири адреси, виконавець готує список для розсилки.

26.15. При оперативному вирішенні питань без складання додатковихдокументів виконавець проставляє відмітки на документі: про датунадходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонніпереговори тощо), про дату й результати остаточного виконання.

Усі відмітки розміщуються на зворотному боці останнього аркушадокумента ліворуч.

32

26.16. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разівідпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівниковіза погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи.

27. Розмноження документів

27.1. Необхідність розмноження документів, що стосуються діяльностіУніверситету, визначається керівниками структурних підрозділів.

27.2. Розмноження документації за допомогою ксерокса здійснюється удрукарському бюро загального відділу, а також інших структурних підрозділах.

для виконання розмножувальних робіт замовник подає заявку (додаток 8),яка підписується керівником структурного підрозділу, і візується проректоромвідповідно до розподілу функціональних обов’язків або завідувачем загальноговідділу у межах своїх повноважень;

документи на розмноження передаються разом із заявкою;замовлення реєструється у спеціальному журналі (додаток 9).При одержанні розмноженого матеріалу посадова особа, яка його

одержує, розписується на замовленні і зазначає дату одержання. Оригіналидокументів після зняття з них копій повертаються за належністю.

28. Контроль за виконанням документів

28.1. Контроль за виконанням документів здійснюється з метоюзабезпечення своєчасного та належного їх виконання.

28.2. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованихдокументів, у яких встановлено завдання, внутрішніх розпорядчих документівкерівництва Університету.

28.3. Організацію контролю за виконанням визначених завданьздійснюють проректори відповідно до їх функціональних обов’язків, завідувачзагального відділу у межах своїх повноважень.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконаннямдокументів здійснює заступник керівника підрозділу та особа, відповідальна заділоводство, або особа, визначена керівником структурного підрозділу.

28.4. Строк виконання документа може встановлюватися у самомудокументі, нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюціїкерівництва Університету. Строки виконання внутрішніх документівобчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання(затвердження).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочийдень, останнім днем строку виконання документа вважається перший деньпісля неробочого дня.

28.5. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.Типові строки виконання документів установлюються законодавством.

Строки виконання основних документів наводяться у додатку 10.

33

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Університету.Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише завказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності –посадової особи, яка її заміщає.

28.6. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бутивиконані не пізніше ніж за 30 календарних днів.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначаєтьсяконкретний кінцевий строк виконання.

Доручення без зазначення строку виконання з позначкою "терміново"повинні бути виконані протягом 7 календарних днів.

28.7. У разі потреби строк виконання документа може бути продовженоза письмовим обґрунтованим проханням виконавця до ректора Університету,яке подається не пізніше ніж за п'ять робочих днів до закінчення встановленогостроку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінченнятридцятиденного строку.

29. Організація виконання завдань

29.1. Відповідальність за виконання доручення, його проходження, зміст,якість підготовки та оформлення на належному рівні матеріалів несеструктурний підрозділ та/або посадова особа, визначена у самому документі,нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюціїкерівництва Університету.

Якщо виконання завдання покладається на кілька структурних підрозділівчи посадових осіб, відповідальним за організацію виконання є структурнийпідрозділ та/або посадова особа, які визначені першими (далі – головнийвиконавець).

29.2. При визначені структурного підрозділу головним виконавцемзавдання, яке не відповідає функціональним повноваженням підрозділу,головний виконавець повинен негайно порушити питання про уточнення абозаміну головного виконавця перед посадовою особою, яка доручила виконаннядоручення, завдання.

29.3. Головний виконавець при зміні резолюції або строків виконанняповинен негайно довести цю інформацію до відома посадової особи, якапередала йому документ для виконання.

29.4. Головний виконавець зобов'язаний забезпечити надання іншимзазначеним у резолюції структурним підрозділам чи посадовим особам (далі –співвиконавцям) копій документів, необхідних для виконання встановленогозавдання, визначити зміст завдання для кожного співвиконавця, форму тастроки подання матеріалів. У разі впровадження електронного документообігуспіввиконавці можуть отримувати копії документів в електронній формі.

29.5. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні тасвоєчасне подання головному виконавцю пропозицій.

34

29.6. Якщо у дорученні не встановлено строки подання пропозиційголовному виконавцю, співвиконавці зобов'язані обов'язково подаватипропозиції протягом першої половини строку, відведеного для виконання.

29.7. Головному виконавцю надається право координувати роботуспіввиконавців, зокрема визначати строки подання співвиконавцямипропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

У разі необхідності головним виконавцем розробляється план організаціївиконання завдання (наказ, розпорядження), що містить інформацію про змісткожного конкретного пункту, його виконавця та строки виконання.

29.8. У разі несвоєчасного подання одним із співвиконавців своєї частинизавдання з його особистої вини на нього за письмовою вказівкою посадовоїособи, яка доручила виконання завдання, може бути покладено обов'язокпродовження строку виконання, підготовки, візування та подання на підписзагальної відповіді. При цьому необхідно мати на увазі, що строки виконаннязавдань можуть бути продовжені у виняткових випадках лише тими жустановами, що визначили завдання, та при наявності поважних причин.

29.9. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапахпроходження документа до закінчення строку його виконання(попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).

29.10. Після виконання документ знімається з контролю.Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю, якщо

поставлені у ньому завдання вирішені і лист-відповідь (інформація) за підписомуповноваженої особи направлено до відповідних органів державної влади,установ, організацій, підприємств чи особам, яким він адресований, або наданоінше підтвердження виконання.

29.11. Днем виконання завдань вважається день реєстрації в Університетівихідних документів, що містять інформацію про виконання відповіднихзавдань.

29.12. Зняття з контролю здійснюється після подання копії листа-відповіді до документа, що перебував на контролі, із зазначенням вихідногономера і дати, прізвища та телефону безпосереднього виконавця чи наданняіншого підтвердження виконання.

29.13. У день підписання документ знімається з обліку відповідальним заділоводство у структурному підрозділі Університету, чи безпосереднімвиконавцем шляхом внесення до графи "Відмітки про виконання документа"відповідного запису.

29.14. Оригінали завдань, матеріали про їх виконання зберігаються уструктурному підрозділі, відповідальному за виконання.

30. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

30.1. Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК,обробляється й відправляється централізовано в день її одержання відструктурних підрозділів або на наступний робочий день.

35

Не допускається відправлення або передача кореспонденції без реєстраціїу відповідних журналах вихідної кореспонденції.

30.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язкомздійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку,затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р.№ 270.

30.3. Передача факсограм, телефонограм, електронних документів іззастосуванням електронного цифрового підпису, документів у сканованійформі без електронного цифрового підпису здійснюється у відповіднихструктурних підрозділах Університету.

30.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі безелектронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа впаперовій формі.

30.5. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівникомзагального відділу перевіряється:

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіхреквізитів;

наявність і правильність зазначення адреси кореспондента;наявність необхідних підписів на документі;наявність на документі відмітки про додатки;наявність і повнота додатків;наявність прізвища виконавця та номера телефону;відповідність кількості примірників кількості адресатів.Особи, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах,

зобов'язані під час передачі вихідних документів на відправку до загальноговідділу перевіряти наявність віз, копій вихідних документів, що залишаються усправах структурного підрозділу, повноту додатків, підпису на документі танаявність і правильність зазначення адреси.

30.6. Документи, що оформлені неналежним чином, підлягаютьповерненню.

30.7. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату,вкладаються в один конверт.

30.8. При надсиланні кореспонденції поштою, крім найменуванняустанови, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу іпоштовий індекс.

30.9. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється завказівкою посадової особи, яка підписала документ.

30.10. Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавціабо уповноважені особи (діловоди) передають до загального відділу длявідправки адресатам.

31. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

31.1. Складення номенклатури справ

36

31.1.1. Номенклатура справ – це обов'язковий для кожної установисистематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в їїділоводстві, із зазначенням строків зберігання справ.

31.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в установієдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативногопошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ іє основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років)зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно)зберігання.

31.1.3. В Університеті складаються номенклатури справ структурнихпідрозділів (додаток 11) і зведена номенклатура справ Університету (додаток12).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше1 грудня поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство уструктурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності іззалученням фахівців, які працюють у підрозділі.

Зведена номенклатура справ складається завідувачем загального відділуУніверситету на основі номенклатури справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівомУніверситету.

31.1.4. Зведена номенклатура справ Університету схвалюється комісією зпроведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) тапогоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Харківськоїобласті (далі – ЕПК Держархіву Харківської області) один раз на п'ять років абоневідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеруроботи Університету, після чого затверджується керівником Університету.

31.1.5. Зведена номенклатура справ Університету складається у чотирьохпримірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження зЕПК Держархіву Харківської області. Перший (недоторканний) примірникзведеної номенклатури справ зберігається у загальному відділі Університету,другий – використовується ним як робочий, третій – передається до архівуУніверситету для здійснення контролю за формуванням справ у структурнихпідрозділах, четвертий – надсилається до Державного архіву Харківськоїобласті .

Структурні підрозділи Університету отримують витяги з відповіднихрозділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.

31.1.6. Зведена номенклатура справ Університету щороку уточнюється тавводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

31.1.7. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуютьсята відображають усі ділянки роботи, яка документується в Університеті.

31.1.8. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи

структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділуУніверситету (за штатним розписом або класифікатором структурних

37

підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 8/4де 8 – індекс самостійного підрозділу, 4 – порядковий номер справи, або 4/1-7,де 4/1 – індекс структурного підрозділу у складі відділу або іншогоструктурного підрозділу, 7 – порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі,наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі

відображати склад і зміст документів справи.Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних

формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхіднакореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів іскладних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознакиформування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи наоснові окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такійпослідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи видудокументів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів(найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат(найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назварегіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якоїналежать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (уразі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містятьдокументи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедурділоводства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа","Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язаніпослідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", апісля нього в дужках зазначаються основні види документів справи.

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містятьдокументи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчогодокумента установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду,зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад:"Протоколи засідань виконавчої ради Харківського національногопедагогічного університету імені Г. С. Сковороди».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент ікороткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством освіти інауки України про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами,однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а

38

зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органамимісцевого самоврядування з питань забезпечення правової освіти населення"або "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікаціїпрацівників територіальних органів освіти".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію,зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому плануєтьсястворення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План роботи виконавчої ради Університету на 2013 рік;2. Звіт про фінансово-господарську діяльність за 2012 рік.Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється

загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується

важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початкурозміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органіввищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. Укожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості тастроків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери

статей за Переліком типових документів, що створюються під час діяльностіорганів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ,підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів,затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року №578/5 (зареєстрованим 17 квітня 2012 року за № 571/20884).

У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи; просправи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальнихза формування справ; про передачу справ до архіву Університету чи іншихустанов для їх продовження тощо.

31.1.9. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковимзаписом про їх кількість.

31.2. Формування справ

31.2.1. Формування справ – це групування виконаних документів усправи відповідно до номенклатури справ.

31.2.2. Справи формуються в Університеті децентралізовано, тобто вструктурних підрозділах.

31.2.3. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальнихправил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно дозаголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконаніпротягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведутьсяпротягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи оригінали або уразі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії документів; не

39

допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмноженихкопій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справидокументи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повиннаперевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).

31.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному порядку.31.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими

документами, групуються разом із зазначеними документами.31.2.6. Накази з питань основної діяльності Університету, про

відрядження, про відпустки, з особового складу співробітників, студентівденної форми навчання, студентів факультету заочного навчання, аспірантів ідокторантів, слухачів Інституту післядипломної освіти групуються відповіднодо їх видів та строків зберігання.

31.2.7. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи вхронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначенихорганів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групидокументів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

31.2.8. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їхвиконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Університету або заавторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількостігрупуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датамидоручень.

31.2.9. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремовід проектів цих документів.

31.2.10. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакоюі систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідьрозміщується за документом-запитом.

31.2.11. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівниківУніверситету систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітномупорядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітноїплати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

31.2.12 Методичне керівництво і контроль за формуванням справ вУніверситеті та його структурних підрозділах здійснюється завідувачемзагального відділу та завідувачем архіву Університету.

31.3. Зберігання документів в Університеті

31.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівуУніверситету зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів Університету і працівники,відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язанізабезпечити зберігання документів і справ.

31.3.2. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальномуположенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшукудокументів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. Накорінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

40

31.3.3. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмамизасідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці ікоробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретарколегіального органу відповідає за їх зберігання.

31.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурнихпідрозділів Університету здійснюється з дозволу керівника структурногопідрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмовогодозволу ректора Університету. На видану справу складається картка-замінник.У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи,заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення,підписи осіб, які видали та прийняли справу.

31.3.5. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більшяк на один місяць.

31.3.6. Вилучення документів із справи постійного зберіганнязабороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається здозволу ректора Університету з обов'язковим залишенням у справі засвідченихналежним чином копій.

32. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

32.1. Експертиза цінності документів

32.1.1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічномуїх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилученняз нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягаютьвнесенню до Національного архівного фонду.

32.1.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів вУніверситеті (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійнодіючі експертні комісії.

32.1.3. Експертиза цінності документів проводиться щороку вструктурних підрозділах Університету безпосередньо особами,відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом зекспертною комісією під методичним керівництвом загального відділу таархіву Університету.

32.1.4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюєтьсявідбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання дляпередачі до архіву Університету, вилучення для знищення документів і справ заминулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньоїекспертизи їх цінності забороняється.

32.1.5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставітипового переліку документів із строками зберігання, номенклатури справУніверситету шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбірдокументів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовківсправ в описі або номенклатурі справ.

41

32.1.6. За результатами експертизи цінності документів в Університетіскладаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, зкадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищеннядокументів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 13).

32.1.7. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років)зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення длязнищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду,розглядаються експертною комісією Університету одночасно. Такі акти разом зописами справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу)затверджуються ректором Університету, подаються в установленому порядкуна розгляд ЕПК Держархіву Харківської області, після чого документи можназнищувати.

32.1.8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених доНаціонального архівного фонду, складається, як правило, на справи всьогоУніверситету. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їхнайменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

32.2. Складення описів справ

32.2.1. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку тарозкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їхсистематизації у межах архівного фонду.

32.2.2. Описи справ укладаються окремо на справи постійного татривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.32.2.3. Описи справ структурного підрозділу Університету складаються

щороку за встановленою формою (додаток 14) посадовою особою,відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичноїдопомоги архіву Університету.

32.2.4. Номер опису справ структурного підрозділу Університету повиненскладатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатуроюсправ з додаванням початкової літери назви категорії документів, щовключаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи,включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років)зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу№ 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році,матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

32.2.5. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщосправа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до описупід окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей,зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення доопису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністюлише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаютьсясловами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису

42

повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюєтьсяповністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток проособливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурнимпідрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів усправі.

32.2.6. Описи справ ведуться протягом кількох років з використаннямєдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділопису.

32.2.7. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості(цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останнійномери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ вописі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справвносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У такихвипадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягомякого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цьогопитання див. також у розділі за ____ рік, № _____".

32.2.8. Опис справ структурного підрозділу Університету підписуєтьсяукладачем із зазначенням його посади, погоджується працівниками архівуУніверситету і затверджується керівником структурного підрозділу. Занаявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до йогозатвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

32.2.9. Опис справ структурного підрозділу Університету складається удвох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівуУніверситету, а інший залишається як контрольний примірник у структурномупідрозділі.

32.2.10. На основі описів справ структурних підрозділів архівУніверситету готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

32.2.11. Зведений опис справ постійного зберігання складається учотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Університетузатверджуються ректором і в установленому порядку подаються для схваленняЕПК Держархіву Харківської області. Один примірник затвердженого описуподається до Державного архіву Харківської області.

32.2.12. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберіганняскладаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісієюУніверситету і затверджуються її керівництвом.

32.2.13. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу)складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюютьсяекспертною комісією Університету, затверджуються ректором і погоджуються зЕПК Держархіву Харківської області. Один примірник зведеного описуподається до Держархіву Харківської області.

32.2.14. Університет зобов'язаний описувати документи постійного татривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), атакож передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених

43

описів справ до Держархіву Харківської області у встановлені законодавствомстроки.

32.3. Оформлення справ

32.3.1. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років)зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби)внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального написусправи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формуваннясправи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки(титульного аркуша) справи.

32.3.2. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, непідшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформленняобкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерськоїдокументації.

32.3.3. Справи з грифом "Для службового користування", особові таокремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкриваютьзміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо),повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів усправі.

32.3.4. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинкахсправ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення,перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитихдокументів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості(проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і формизвітності тощо).

32.3.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку ізакінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рікутворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".

32.3.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин),проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини).У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік.Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

32.3.7. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведенимописом і за погодженням з архівом Університету – номер опису і фонду.

32.3.8. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу)протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачісправи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справизазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), апопереднє береться в дужки.

32.3.9. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

32.4. Передача справ до архіву Університету

Додаток 1до пункту 3.1

Додаток 2до пункту 12.1

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІКдокументів, що підлягають затвердженню

з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів,списання; експертизи; передачі справ).

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальнебудівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських ітехнологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботитощо).

4. Кошториси витрат (на утримання працівників, студентів, аспірантів,докторантів Університету, будинків, приміщень, споруд; на науково-досліднуроботу; на комунальні послуги; на капітальне будівництво тощо).

5. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії;технологічного проектування; чисельності працівників тощо); Переліки (посадпрацівників з ненормованим робочим днем; типових документальнихматеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберіганнядокументів тощо).

6. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних,науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставокпродукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; роботивиконавчої, вченої рад Університету тощо).

8. Розцінки на виконання робіт.9. Посадові інструкції.10.Інструкції з діловодства.10. Зведена номенклатура справ.11. Протоколи засідань колегіальних органів і витяги з них (за потреби).12. Програми (проведення робіт і заходів, стажування тощо).13. Розцінки виконання робіт.14. Статут Університету.15. Положення про структурні підрозділи.16. Структура і штатна чисельність.17. Форми уніфікованих документів.18. Штатні розписи.19. Правила внутрішнього розпорядку Університету.

Додаток 3до пункту 19.1

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІКдокументів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок;вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.3. Висновки і відгуки на дисертації та автореферати.4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних

асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне

співробітництво, підряду, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).5. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права

громадян і юридичних осіб.6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні,

банківські, пенсійні, платіжні.7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне

будівництво; технічні тощо).8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право

здійснювати фінансово-господарські операції.11. Кошториси витрат (на утримання працівників, студентів, аспірантів,

докторантів Університету, будинків, приміщень, споруд; на науково-досліднуроботу; на комунальні послуги; на капітальне будівництво тощо).

12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).13. Зведена номенклатура справ.14. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, про

преміювання).15. Протоколи (погодження планів поставок).16. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).17. Специфікації (виробів, продукції тощо).18. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.19. Статут Університету.21. Титульні списки.22. Штатні розписи.23. Дипломи та додатки до дипломів.24. Академічні довідки.

Додаток 4до пункту 22.1.8

Харківський національний педагогічний університетімені Г. С. Сковороди

Н А К А З

____ ___________ 20__ р. м. Харків № __________

Додаток 5до пункту 22.5.2

ЖУРНАЛреєстрації наказів і посвідчень про відрядження

№№п/п

Прізвище,ініціали,

місцероботи,посада

Місцевідрядження

Дата,номернаказу

Датавибуттяу відряд-ження

Датаприбуттяз відряд-

ження

Фінансу-вання

відряд-ження

Додаток 6до пункту 25.4

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІКдокументів, що не підлягають

реєстрації загальним відділом Університету*

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.2. Зведення та інформація, надіслані до відома.3. Навчальні програми (копії).4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.5. Прейскуранти (копії).6. Норми витрат матеріалів.7. Вітальні листи і запрошення.8. Друковані видання (книги, журнали тощо).9. Наукові звіти за темами.10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.11. Форми статистичної звітності.12. Договори.13. Статут Університету.14. Дипломи та додатки до дипломів.15. Довідки (про навчання, про роботу, про доходи, архівні, академічні

тощо).16. Протоколи.17. Посвідчення.18. Накази з особового складу (працівників, студентів, слухачів Інституту

післядипломної освіти, аспірантів та докторантів), про відпустки.19. Залікові книжки.20. Студентські квитки.21. Правила внутрішнього розпорядку Університету.22. Положення про структурні підрозділи.23. Посадові інструкції працівників Університету.

_________________________________* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-20 цього додатку, підлягають

спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Університету.

Додаток 7до пункту 25.5

ЖУРНАЛреєстрації вхідної кореспонденції

Вхіднийномер,

датареєстрації;вихідний

номеркореспон-дента, датареєстрації

Корес-пондент

Короткийзміст

документа

Комунаправле-

но, відпові-дальний

виконавець

Термінвиконання,контроль

Відміткапро

виконання

Додаток 8до пункту 27.2

Харківський національний педагогічний університет імені Г. С. Сковороди

Дозволено до друку

Посада, підпис _____________________________________________Дата____________

З А М О В Л Е Н Н Я №на розмножувальну роботу

Структурний підрозділ ___________________________

Замовник _______________________________________

Кімната № _____________телефон _________________(прізвище)

Назва замовлення ________________________________

________________________________________________

Листів оригіналу ____________ Тираж______________

Керівник структурного підрозділу __________________

(дата, підпис)

Строк виконання ____________

Одержано виконану роботу ______________________(дата, підпис)

Додаток 9до пункту 27.2

ЖУРНАЛреєстрації документів, що підлягають розмноженню

Дата №№п/п

Назваструктурного

підрозділу

Назвадокумента

Кількістьпримірниківта сторінок

Прізвище,ініціали

замовника

Підпис

Додаток 10до пункту 28.5

СТРОКИвиконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли вакті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено,його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набраннячинності цим актом.

2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж уп'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установленийВерховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради АвтономноїРеспубліки Крим – у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради – вустановлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної РадиАвтономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин неможе бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до законуписьмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної РадиАвтономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) – протягом не більш як10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України(депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевоїради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом іззазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розглядудепутатського звернення з урахуванням строку продовження не можеперевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектівнормативно-правових актів – до 10 днів після розгляду проекту акта назасіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

5. Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону –негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цихпорушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізнішеніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушеньзакону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомитипрокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарногопровадження або провадження про адміністративне правопорушення – удесятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

2Продовження додатку 10

6. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи,об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владнихповноважень (далі – запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію –не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної длязахисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів іпредметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та іншінадзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпецігромадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин здня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребуєпошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформаціїможе продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуваннямтакого продовження. Про продовження строку розпорядник інформаціїповідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'ятиробочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі,коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення впередбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення провідстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі зроз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

7. Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження,а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питаннянеможливо, ректор або перший проректор встановлюють необхідний строк дляйого розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьомузагальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не можеперевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – дозазначеного в них строку.

11. Телеграми, факсограми, в яких порушуються питання, що потребуютьтермінового вирішення, – до двох днів, решта – протягом 10 днів.

Додаток 11до пункту 31.1.3

Харківський національний педагогічний університет імені Г. С. Сковороди_____________________________________________

(назва структурного підрозділу)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № ________на ___________ рік

_____________________________________________(найменування розділу)

Індекс справи Заголовоксправи (тому,

частини)

Кількістьсправ (томів,

частин)

Строкзберігання

справи (тому,частини) і

номери статейза переліком

Примітки

Найменування посадикерівника структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО

Завідувач архіву Університету(особа, відповідальна заархівний підрозділУніверситету)

Підпис ініціали, прізвищедата

2Продовження додатку 11

підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ________ роціу структурному підрозділі.

За строками зберігання Всього У тому числітаких, що переходять

Постійного

Тимчасового(до 10 років включно)

Разом

Найменування посади особи,відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано до діловодної служби

Найменування посади особи,відповідальної за передачувідомостей підпис Ініціали, прізвище

Дата

Додаток 12до пункту 31.1.3

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор Харківського національногопедагогічного університетуімені Г. С. Сковороди

_____________ (Ініціали, прізвище)(підпис)

М. П.

"____" __________________20 рік

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВХарківського національного педагогічного університету імені Г. С. Сковороди

на __________ рік

Індекссправи

Заголовоксправи (тому,

частини)

Кількістьсправ

(томів, частин)

Строкзберігання

справи )тому,частини) і

номери статейза переліком

Примітки

1 2 3 4 5

Завідувач загального відділу підпис ініціали, прізвище

"___"__________________20 р.

Підпис завідувача архіву

2

Продовження додатку 12

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Протокол засіданняекспертної комісії експертно-перевірної комісіїХарківського національного Державного архівупедагогічного університету Харківської областіімені Г. С. Сковороди

"____"___________________ 20 р. "____"_______________ 20 р.

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ________ роціу Харківському національному педагогічному університетіімені Г. С. Сковороди

За строками зберігання Разом У тому числі

Таких, щопереходять

з відміткою"ЕПК"

Постійного

Тривалого(понад 10 років)

Тимчасового(до 10 років включно)

Усього ____________

Завідувач загального відділу Підпис Ініціали, прізвище

"____"___________ 20 р.

Підсумкові відомості передано в архів Університету.

Завідувач загального відділу Підпис Ініціали, прізвище

Додаток 13до пункту 32.1.6

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор Харківського національногопедагогічного університетуімені Г. С. Сковороди

_______________ (Ініціали, прізвище)(підпис)М. П.

"____"__________________20 рік

А К Т

"____" ___________ 20 р. № ___________

про вилучення для знищення документів,не внесених до Національного архівного фонду

На підставі Переліку типових документів, що створюються під часдіяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, іншихустанов, підприємств та організацій, із зазначеним строків зберігання,затверджений наказом Міністерства юстиції України від 14 квітня 2012 року №578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за №571/20884, відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності тавтратили практичне значення, документи фонду№ ___________________________________

(найменування фонду)

№№п/п

Заголовоксправи абогруповийзаголовок

справ

Датасправи

абоостанні

датисправ

Номериописів

(номен-клатури

за рік(роки)

Індекссправи(тому,

частини)за

номен-клату-

рою абономерсправи

засписком

Кількістьсправ

(томів,частин)

Строкзберігання

справи(тому,

частини) іномери

статей запереліком

Примітки

2Продовження додатку 13

Разом ________________________________________справ за ___________ роки(цифрами і словами)

Найменування посади особи,яка проводила експертизу цінності Підпис Ініціали, прізвищедокументів"___"________________ 20 р.

ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНОПротокол засідання Протокол засідання експертноїекспертно-перевірної комісії комісії Харківського національногоДержавного архіву педагогічного університетуХарківської області імені Г. С. Сковороди

"___"_________ 20 р. №_______ "___"_________20 р. № _________

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ рокисхвалено, а з особового складу погоджено експертно-перевірною комісієюДержавного архіву Харківської області (протокол від "___"____________20 р.№ _________ ).

Документи в кількості _______________________________________справ(цифрами і словами)

вагою ____________ кілограмів здано в __________________________________(найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від "___№__________20 р.№ _______.

Найменування посади особи,яка здала (знищила) Підпис Ініціали, прізвищедокументи

"___"________________ 20 р.

Додаток 14до пункту 32.2.3

Харківський національний педагогічний університет імені Г. С. Сковороди_____________________________________________

(назва структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівникаструктурного підрозділу

____________ Ініціали, прізвище(підпис)

"____"_________________20 р.

ОПИС № ________

№№п/п

Індекссправи(тому,

частини)

Заголовоксправи

(тому, частини)

Крайнідати

справи(тому,

частини)

Кількістьаркушів у

справі(томі,

частини)

Строкзберігання

справи(тому,

частини),стаття за

переліком*

Примітки

1 2 3 4 5 6 7

У цей опис включено ________________________ справ з № _______ по(цифрами і словами)

№_________,

у тому числі:літерні номери: _______________пропущені номери: _______________

Найменування посади особи,відповідальної за діловодствоу структурному підрозділі Підпис Ініціали, прізвище

"____"___________20 р.

2Продовження додатку 14

ПОГОДЖЕНО

Завідувач загального відділу______________ ініціали, прізвище

(підпис)"____"_______________ 20 р.

Передав_________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

Найменування посадипрацівника структурного Підпис Ініціали, прізвищепідрозділу

"___"_____________ 20 р.

Прийняв_________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

Завідувач архіву Університету Підпис Ініціали, прізвище

"___"_____________ 20 р.

________________________________* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.

Додаток 15до пункту 2.12

ВИМОГИдо оформлення документів, що виготовляються

за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовуєтьсягарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 – 14 друкарських пунктів.Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 – 12 друкарських пунктів длядрукування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок,пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або йогореквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовуватинапівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів)рекомендовано друкувати через 1 – 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5(148 х 210 міліметрів) – через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту,друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використаннямгарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків,друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів"Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються одинвід одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 – 3міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні

останнього рядка назви посади.5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту

тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його

дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка неставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів відмежі лівого поля документа:

125 міліметрів – для абзаців у тексті;92 міліметри – для реквізиту "Адресат";104 міліметри – для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження

доступу до документа";125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

2Продовження додатку 15

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Датадокумента", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відміткапро наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону","Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи",найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження",засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ","ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ",ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вонирозміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – відмежі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або надокумент, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава"друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковийінтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга танаступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськимицифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінкане нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боціаркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати налицьовому і зворотному боці аркуша.