20111206 gastcollege hnw in de praktijk hhs minor 2 0
DESCRIPTION
Presentatie ikv minor 2.0 HHS over het transitietraject naar en de invoering van een werkomgeving die HNW of anders werken ondersteunt. Presentatie aangevuld met wat vragen vooraf aan de zaal ikv anders werken.TRANSCRIPT
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
bhuro ondersteunt professioneelbij het oplossen van (kantoor)huisvestingsvraagstukken
enquête 1
wat is hnw voor jou?
- Flexibel huisvesten
- Plaats- en tijdonafhankelijk werken
- Slimmer werken met ict
- Grensoverschrijdend werken
enquête 2
hoe solliciteer je?
- brief?
- mail?
- s.m. als twitter?
enquête 3
sollicitatiegesprek
- vraag je of je jouw toekomstige werkplek mag zien?
- zou het een reden zijn om de baan te weigeren?
enquête 4
je bent aangenomen als fm-adviseur voor invoeren hnw. wat heeft voorkeur?
- strakke planning met doelstellingen t.a.v. behaalde resultaten na jaar?
- waardebepaling achteraf, dus na 1 jaar maak je duidelijk wat jouw meerwaarde is?
enquête 5
wat heeft jouw voorkeur?
- ict verzorgd door de baas
- gebruik eigen spullen
enquête 6
wat heeft jouw voorkeur?
- kantoor met eigen werkplek met pc en kast etc
- geen vaste verblijfplaats, maar wel laptop en smartfoon
enquête 7
hnw is specifiek iets voor kenniswerkers?
- eens
- oneens
een nieuwe werkomgeving … lust of last?
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
fysieke werkomgeving rijk
• rijkskantoren
- 0,9 > 0,7 wp/fte
- bezettingsgraad 75%
- 22m² bvo/fte
• activiteitgerelateerde werkomgeving
• basisgebruikersprofiel
• dwr
• rijkspas
anders werken
en de rol van de werkomgeving
als er een nieuwe wind waait,
zoekt de één een plekje in de luwte
en bouwt de ander een windmolen
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
vernieuwing huisvestingconcepten
vertaling
maatschappelijke,
organisatorische
en technische
ontwikkelingen
in bedrijfsmatige
huisvesting
12
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
huisvestingfilosofie
je kunt het werk van vandaag
niet goed doen in het kantoor van gisteren
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
veranderingen in huisvesting
het innovatieve kantoor van vandaag
=
het traditionele kantoor van morgen
=
het verouderde kantoor van overmorgen
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
waarom werkplekdelen?
• cellenkantoor uit 1900• frederick taylor• patriarchale verhoudingen• 9-5 baan• > 90% bezettingsgraad
• 24/7 economie• ict• overlegcultuur• deeltijd, sabbaticals, zorgverlof• < 40% bezettingsgraad • taakgerichtheid
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
anders werken ….
• samenwerken
• kennis delen
• externe orientatie
• projectmatig werken
• digitalisering
• centrale archivering
• werkplek is waar je werkt
• privé-werkbalans
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
… dan we gewend zijn
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
het nieuwe werken
werk is wat je doet,
niet een plaats
waar je naar toe gaat
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
anders werken
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
anders werken en… huisvestingbeleid
er staat geen goede wind voor de
zeeman die niet weet waarop hij
koerst
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
missie
• rijk : weegt belangen af, investeert in de toekomst en treedt op indien nodig
• bzk : staat voor goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen
• dgobr : verder professionaliseren van de bedrijfsvoering van het rijk in nauwe samenwerking met alle departementen
• dwm : stimuleert ondernemerschap en creëert een omgeving waarbinnen vernieuwende initiatieven
tot wasdom kunnen komen
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
gebruikersprofiel
22
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
bezettingsgraadmetingen
naam aantal/%
aantal gemeten bureaus 55
gemiddelde bezetting 54,5
maximale bezettingsgraad 76,4
weekdag maximale bezettingsgraad Di
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
profiel secretaresse profiel leidinggevende
0
20
40
60
80
100
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
tijd
%
niet bezet
pauzeren
praten
telefoon
overig adm.
pc
lezen
Rgd '96
0
20
40
60
80
100
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
tijd
%
niet bezet
pauzeren
praten
telefoon
overig adm.
pc
lezen
Rgd '96
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
de activiteit gerelateerde werkplek
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
werkomgeving
afstoten
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
werkplekdelen vraagt om spelregels rond • gedrag
• gebruik van je werkomgeving
• gebruik van de werkplekken
• gebruik van de telefoon
• gebruik van de pc
• op afstand werken
• sociale binding
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
spelregels rond gedrag
• elke werkplek is van ons allemaal
• iedereen is verantwoordelijk voor de werkomgeving
• spreek elkaar aan op het zich houden aan de spelregels
• leidinggevenden hebben een voorbeeldrol
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
spelregels rond werkomgeving
• concentratiewerkplekken
• geluid (overlast)
• kantoorartikelen
• servies
• prikborden
• verjaardagen
• bezoekers
• klachten
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
gedragsregels
goedemorgen,
een verzoek van eurest: Willen jullie a.u.b. met spoed al het geleende bestek en andere vuile vaat naar de kantine brengen. er is daar nu bijna geen bestek meer.
gr winny verhoeven
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
spelregels rond gebruik telefoon
• voicemail op telefoon instellen
• gsm/ smartphone
• voicemail regelmatig afluisteren
en berichten afhandelen
• bereikbaarheid
• volume
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
spelregels rond gebruik van outlook
• agenda is up to date
• agenda voor iedereen openstellen
• privéafspraken zo nodig afschermen
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
spelregels rond ‘op afstand’ werken
• waarmee werk je op afstand?
• ‘op afstand' werken is ook
werken
• je bent normaal bereikbaar
• voicemail
• agenda
• respecteer elkaars werktijden
• regels rond afspraken maken
in outlook
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
spelregels rond informatiebeheer
• afspraken rond kastruimte
• afspraken rond afdelingsarchief
• digitalisering
• scannen
• persoonlijk archieven
• toegankelijkheid digitaal archief
• token
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
• secretariaat
• ict: need to know, nice to know
• afdelingsoverleg
• verjaardagen vieren
• koffieuurtje
• donderdagmiddagborrel
spelregels rond sociale binding
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
sociale media
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
spelregels rond de werkplek
• niemand een vaste werkplek
• alle werkplekken zijn van iedereen
• iedereen bezet één werkplek tegelijk
• niet op de werkplek eten
• langer dan … uur van de werkplek
uitloggen
• na gebruik werkplek leeg en schoon
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
ondersteuning nodig bij … ?
• kasten opruimen/informatiebeheer
• pc beheer/outlook
• werkplek gebruiken
• resultaatgericht werken
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
begeleiding met workshops
kantinebijeenkomst
workshopleidinggevenden
workshopbeleidsmdw’s
workshop secretariaten
workshop[pm]
beeldden-ken
werkpro-ces
wen-sen/eisen
op-los-sin-gen
be-zoek
ex-tern
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
winst- en verliesrekening
werkplek die past n eigen werkplekPositief negatief
meer communicatie meer onrust
werk-privé evenwicht minder privacy
kosten meer onderhoud
mooie werkomgeving afhankelijker ict
altijd passende werkplek
geen eigen werkplek
eigen verantwoordelijkheid
statusverlies
toegang tot informatie nadenken over werk
meer boeiend minder binding
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
nieuwe werkomgeving
confectiemaatpak- 80% confectie- 20% maatpak
bhuro, partner voor uw huisvestingsambities
vragen …?