Ydintiedon hallinnan liiketoimintaperusteet ja kehittämisen suunnittelu

Miksi hallita ydintietoja?

Parempaa toiminnan tehokkuutta datan laadun ja rakenteen kehittämisellä

• Datan syöttämiseen ja päivittämiseen (ml. virheiden selvittäminen ja korjaaminen) käytetyn ajan minimoiminen, datan uudelleenkäytön maksimoiminen, AUTOMATISOINTI

• Tarkempia operatiivisia päätöksiä: läpimenoaikojen pienentäminen, tiukemmat toimitusaikataulut, liiketoiminnan volyymin ja kannattavuuden tarkempi seuranta, ennustaminen ja ohjaaminen

• Parempi asiakkuuden ja toimitusketjun hallinta ja tuntemus

Kyvykkyys täyttää informaation hallintaan liittyvät viranomaismääräykset

• Lainsäädännön ja standardien noudattaminen, esim. Tuleva EU-henkilötietosuojan lakiuudistus, Solvency

II, SOX (Sarbannes-Oxley Act)

• Liiketoiminnan ennustettavuuden parantuminen tarkempien raporttien ja analyysien johdosta

Mitä tavoitellaan ydintietojen hallinnan avulla? Mistä hyötypotentiaali?

Ymmärretyt ja hyväksytyt MOTIIVIT tekemiselle täytyy olla olemassa

INFORMAATION LAADUN NOSTAMINEN on tyypillinen lisäarvo ja tavoite ydintietojen hallintomallille

Tukea myynti- ja markkinointiponnistelujen tehokkuuteen

datan laadun ja rakenteen kehittämisellä

• Tarkempaa ponnistelujen kohdentamista tarkemman

asiakaskunnan ja sen tarpeiden tuntemuksen kautta

• Asiakastyytyväisyyden ja -kokemuksen parantaminen

personoidun tarjonnan avulla

Kokonaisarkkitehtuurin selkeyttäminen (liiketoiminta- /

informaatio- / tietojärjestelmä- / teknologia-)

Kyvykkyys toteuttaa tehokkaasti yritysjärjestelyjä

Säästöt IT-kuluissa

Ydintiedon hallinta on aiheellista järjestää kuntoon, jos...

...nämä asiat kuulostavat tavoiteltavilta:

1. Tunnistamme toiminnassamme keskeisen informaation

jonka tulee olla kaikille tarvitsijoille samaa

2. Haluamme sopia yhteiset käsitteet ja informaation

merkitykset sekä kehittää näitä kokonaisvaltaisesti

3. Keskeistä informaatiota ei pidä monistaa läpi järjestelmien,

vaan kerätä ja jaella keskitetysti

4. Informaatio on tärkeää omaisuuttamme

• Haluamme varmistaa, että keskeiset osat ovat

varmasti oikein ja niiden muuttaminen on hallittua

5. Haluamme yhdistää toiminnan kehittämisen ja tiedon

kehittämisen yhteisiksi harjoitteiksi

• kun kehitetään toimintaa, pitää kehittää myös

toimintaan liittyvää tietoa

• tiedonhallintaa kehitettäessä tunnistetaan uusia

toimitapa- ja liiketoimintamahdollisuuksia

6. IT- Järjestelmien tulee pystyä ohjaamaan informaation

tuottaminen kerralla oikein, sekä...

• ... varmistaa, että keskeistä tietoa muokattaessa

se tapahtuu yhteisten sääntöjen ja käsitteiden

mukaan tiedon laadun säilyessä korkeana

7. Haluamme kehittää kokonaiskuvaa siitä, miten

informaation tulee prosessien kautta järjestelmissämme

liikkua

8. Järjestelmien kehittäminen, hankkiminen ja

integroiminen keskenään palvelevat keskeisen

informaation hallinnan ja jakelun tarpeita

9. Keskeiselle informaatiolle haluamme määrittää

omistajat, jotka vastaavat tiedon hyvästä laadusta

10. Näemme tärkeäksi mittaroida informaation laatua,

asettaa laatutavoitteet ja ohjata laadun kehittymistä

Yhtenäisyys

Ajantasaisuus Sääntöjen-

mukaisuus

Tarkkuus

Datan

laatu

Täydellisyys

Vastaako data todellisuutta?

Noudattaako data sisäisiä tai kansainvälisiä standardeja?

Noudattaako data yhteistä mallia eri järjestelmissä?

Onko kaikki datasisällöt täytettyinä?

Onko data ajantasaista ja käyttökelpoista?

Tavoitteena: datan laatu

DATAsta tuotettavan INFORMAATION LAADUN NOSTAMINEN on tyypillinen lisäarvo ja tavoite ydintietojen haltuun ottamiselle

Datan laadun arviointiin on olemassa useita malleja, esim.:

..…tai datan laatu on riittävän hyvää kun se

täyttää sille asetetut liiketoiminnan käyttötarpeet

Esimerkki laatuongelmasta: raportoinnin luotettavuus - tarina

1. Tuoteperheen markkinointijohto ei voi uskoa myynnin kk-vakioraportteihin, tullut dw:stä

2. Taloushallinnon sisäisen laskenta taas uskoo talouden näkökulman kk-vakioraportteihin, tullut fico:sta ja/tai dw:stä

• Ulkoinen laskenta uskoo itseensä nyt joka tapauksessa, kunhan verot ja maksut saadaan minimoitua, ja kaikki näyttämään lailliselta

3. Markkinointijohto syyttää taloushallintoa sisältövirheestä... joka... syyttää myyntiä ... mikä synnyttää perusdatan raportoinnille erpeissä ja muuallakin...

• ..eikun vika onkin bi:ssä joka korjailee, konsolidoi ja normalisoi dataa eri tavalla mikä kerätty eri lähteistä ??

4. Myynti pesee kätensä, he käyttää systeemejä oikein, ohjeiden mukaan. Mutta se yks myyntiassari Pirkko tekee niinkuin ennenkin kun se ei halua....

5. BI pesee kätensä, he tekee stagingilla just sen mitä on sovittu 1) ficon 2) markkinoinnin kanssa 3) kenen muun kanssa?

• ...Epävarmuus iskee, onko myynti samalla kartalla, toimiikohan ne

varmasti kuten on sovittu?

6. Edelleen markkinoinnilla on väärän sisältöisiä raportteja

hallussaan – missä vika ?

7. BI pannaan välimieheksi selvittämään asiaa

A. Niinpä onkin – tuote/asiakas/toimittajadata/x mdata ei olekaan

harmonisoitua yli vastuurajojen eikä eri systeemeissä

• Ei ole kukaan koskaan halunnu....

B. BI tehnyt parhaansa jalostaakseen dw:hen roskadatasta kultaa

• Mission impossible koska lähdejärjestelmien sisältö ja

käyttötavat muuttuvat säännöllisesti (”miks ne on taas

muuttanut maksuehtojen kooditusta?”)

• Virityksiä virityksien perään kun BI heput osaa ne !

• Fico on tyytyväinen kun vaan transaktioiden dimensiot on

kunnossa pääkirjalla, oikeannäköinen kk:n tulos & taselaskelma

syntyy suht vaivatta -> alimmalla viivalla oltava oikeat luvut

koske ne perussyötteenä ulkoiselle laskennalle

C. Avaintietoja syntyy ja muokataan ympäri yhtiötä, ei harmoniassa

yhtiötasolla

– ...ja vaikka mitä muuta datatauhkaa....

Esimerkki tiedon laatuongelmasta: kustannusten rakenne

(Lähde : A classification and analysis of data quality costs, Eppler ja Helfert, 2004)

Datan

laatupuutteista

johtuvat

kustannukset

Suorat kustannukset

Varmistuskustannukset

Uudelleensyöttökustannukset

Kompensaatiokustannukset (haittojen)

Epäsuorat kustannukset

Maineen huonontumisen kustannukset

Väärien päätösten/toimenpiteiden kustannukset

(Uponneet) investointikustannukset

Datan laadun

nostamisesta tai

varmistamisesta

johtuvat

kustannukset

Ennaltaehkäisyn

kustannukset

Koulutuskustannukset

Seurantakustannukset

Standardointityön kehitys- ja käyttöönottokustannukset

Seurantakustannukset

Analyysikustannukset

Raportointikustannukset

Korjauskustannukset

Korjaustyön suunnittelun kustannukset

Korjaustyön toteutuksen kustannukset

Esimerkki: Perusvaatimuksia laadukkaalle henkilö-ydintiedon käsittelylle

1. Henkilötiedon laatu(mittarit) tulee pystyä todentamaan

2. Henkilötietojen tulee olla ajan (ja samalla) tasalla kaikissa järjestelmissä

3. Henkilötietoja julkaistaan järjestelmiin sovitulla tavalla (ja sovittuna myös

tilanne kun ei haluta julkaista henkilötietoja järjestelmään tai

järjestelmiin)

4. Henkilötietojen ylläpitoprosessi tulee olla käytössä ja sen etenemiseen on

näkyvyys prosessissa toimijoille

5. Henkilötietojen elinkaari tulee olla ylläpidossa jokaisen liittyvän

operatiivisen toimintaprosessin näkökulmasta

Vallitsevuus/yleisyys-mittari

Mitä: Henkilö-ydintiedon määrä attribuuttitasolla

Miten: Uniikin tiedon lukumäärän kehittyminen, eri järjestelmissä,

attribuuttitasolla

Miksi: Nähdään, kuinka olennaisia tietostandardin mukaiset

tietoelementit ovat jokapäiväisen tiedonhallinnan

työkuormituksen kannalta.

9

Esimerkki: henkilö-ydintiedon laatumittareita

Muuttuvuus-mittari

Mitä: Henkilö-ydintiedon muutosten lukumäärä attribuuttitasolla

Miten: Muutosten lukumäärän seuranta tiedon elinkaaren

aikana, attribuuttitasolla

Miksi: Nähdään tiedon elinkaaren hallinnan kannalta

käytännössä olennaisimmat tietoelementit. Saadaan myös selville

missä kohtaa toiminta- ja tiedonhallintaprosessia on suurin

työmäärä muutosten hallitsemiseksi. Voi vaikuttaa

tietostandardiin – keskitytään vain olennaiseen tietoon!

Selvitetään myös mikä on todellinen tiedon elinkaaren loppupiste

(jos sellainen ylipäätään tunnistettavissa)

Uudelleenkäyttö-mittari

Mitä: Henkilö-ydintiedon uudelleenkäytön määrä

attribuuttitasolla

Miten: Saman ja muuttamattoman tietoelementin

uudelleenkäytön lukumäärän seuranta eri järjestelmissä,

attribuuttitasolla

Miksi: Nähdään kuinka arvokas /käyttökelpoinen

/monistettava kukin tietoelementti on käytännön toiminnan

/prosessin kannalta.

Tietostandardin-mukaisuus-mittari

Mitä: Attribuuttitasoinen yhdenmukaisuus voimassa olevan

henkilö-ydintietostandardin kanssa

Miten: Valittujen ydintietoattribuuttien yhdenmukaisuuden

vertailu tietostandardia tai soveltamisohjetta vasten, esim.

valintalista-arvot

Miksi: Nähdään miten standardia sovelletaan eri

järjestelmissä ja tunnistetaan harmonisointitarpeet joko

järjestelmä- tai toimintotasolla

Miten lähdetään liikkeelle?

Miten liikkeelle? Vaihtoehto: ”ydintietoalue edellä”

Käsitys nykytilastaTavoitetila ja päätös,

millä ydintieto-

entiteetillä

lähdetään liikkelle

Ja projektisoidaan ensimmäinen

kehitystyö valitulle ydintieto-

entiteetille

HENKILÖ

ASIAKAS

TOIMITTAJA

TUOTE

4. neljännes1. neljännes 2. neljännes 3. neljännes

“Tuote”-standardi kattamaan

tärkeimmät toiminteet ja

prosessit Hallintomallit tuote-

ydintiedolle

Työkalu tukemaan “Tuote”, ja

“Asiakas”-MDM:n tarpeita

Automatisoitu tiedon

analysointi.

Koko yrityksen kattava Tuote-

tietostandardi ja toimintatavat

tietostandardin ylläpitämiseen

Liittyminen

ulkoisiin

järjestelmiin

Julkaisu 1.0 Peruskyvykkyys

Esimerkki: Kehittämisen tiekartta ydintietoalue-näkökulmasta

1.0

Asiakasydintiedon

peruskyvykkyys

Rel 3.0

1.0

Peruskyvykkyys

2.0 Toimittajatiedon

laajentaminen

1.0 Henkilötiedon

perusteet

Rel 4.0

2.0 Työkalun

laajentaminen

kattamaan “Asiakkaan”

Julkaisu 2.0

työkalu

Miten liikkeelle? Vaihtoehto: ”toimintaprosessi edellä”

Käsitys nykytilastaTavoitetila ja päätös,

millä prosessilla tai

prosessikokonaisuudell

a

lähdetään liikkelle

Ja projektisoidaan ensimmäinen

kehitystyö valitulle prosessille /

prosessikokonaisuudelle (esim.

materiaalihankinta)

TUOTE-

KEHITYS

MYYNTI JA

MARKKINOINTI

TALOUS

HALLINTO

4. neljännes1. neljännes 2. neljännes 3. neljännes

Henkilö

Esimerkki: Kehittämisen tiekartta toimintaprosessi-näkökulmasta

Tuote

Muut kumppanit

Toimittaja

Asiakas

Talous

Tuote

Ydintietojen hallinnan osa-alueiden kypsyystasojen arviointi

• Ydintietojen hallinnan osa-alueet• Arkkitehtuuri

• ”Järjestelmäarkkitehtuuri – Ydintietomallit - Tekninen palvelukerros”

• Identifiointi• ”Objektien tunnistaminen - Linkitys – Yhdistäminen – Konsolidointi”

• Hallintamalli• ” Tietostandardit – Metatiedon hallinta – Tiedon laatu – Tiedon isännyys”

• Tiedonhallinta ja -omistajuus• ”Tiedon omistajauus & toimintakäytännöt - Migraatiot – Hierarkiat – Identiteetinhallinta”

• Integrointi• ”Tiedon koonti & jakelu – Tiedon synkronointi - Integraatiopalvelut”

• Toimintaprosessit• ” Ydintieto- ja operatiivisten prosessien integraatio – Operatiivisen tason toimintasäännöt”

• Kukin osa-alue voidaan arvioida asteikolla

• Tunnistettu – Reaktiivinen – Hallittu – Proaktiivinen – Optimoitu

ON TUNNISTETTU

• Tietomallia ydintiedoille ei ole

olemassa

• Kokonaisarkkitehtuuria ei ole

määritetty eikä ole käytössä

• Tietostandardit eli ydintietojen

määrittelyt eivät ole olemassa

• Ydintietokirjastoja olemassa eri

muodoissa ja paikoissa

ON PROAKTIIVINEN ON OPTIMOITU

ON HALLITTUON REAKTIIVINEN

• Operatiivisen toiminnan järjestelmille on tehty tietojärjestelmäarkkitehtuuri

• Yrityksiä tehty luoda yhteinen tietostandardi tai koota yhteinen ydintietokirjasto

• Ajatuksia olemassa koko toiminnan laajuisesta järjestelmäintegraatio-arkkitehtuurista (arkkitehtuurisuunnittelu tunnistaa esim. palvelukeskisen ’-SOA’) lähestymistavan ydintiedon jakeluun)

• Tärkeimmät ydintietoalueet on

mallinnettu

• Tietostandardit tehty osalle

ydintietoalueita (esim asiakas,

toimittaja, tuote jne.)

• Perusarkkitehtuuri olemassa

ydintiedon jakelulle

• Palveluita toteutettu ydintietojen

keskitettyyn jakeluun

• Kaikille ydintietoalueille on tietomallit ja -standardit

• Palvelukeskinen arkkitehtuuri (eri palvelut avoimien ja stdrajapintojen kautta ’-SOA’) on osana kokonaisarkkitehtuurilinjauksia

• Keskitetty metatiedonhallinta olemassa

• Transaktiointegraatio

(ydintieto-transaktiotieto)

saatavilla organisaation

sisäisille sovelluksille

• Käytettävät ja standardoidut

rajapinnat ovat olemassa

ydintiedon hallintatoiminteille

ja tarjolla kaikille operatiivisen

toiminnan sovelluksille

Esimerkki: Arkkitehtuurin eri kypsyystasojen tunnusmerkit

Ydintiedon hallinnan kehitystyön maadoitus strategiaan ja tavoitteisiin

TOIMINNAN KEHITTÄMINEN

Prosessien ja palveluiden nykytila tulee

kuvata hyödyllisimpien kehityskohteiden

tunnistamiseksi

Toiminnassa käytettyä tietokäsitteistöä

tulee yhdenmukaistaa

VISIO..johtaa..

MISSIOON....joka mahdollistaa

luomaan…

STRATEGIAN..joka tarjoaa

toimintakehyksen…

TAKTISTEN TAVOITTEIDEN

…toimeenpanemiseksi ja…

MITTAAMISEKSI…joilla todetaan toimenpiteiden

vaikuttavuus …

ASIAKAS-TUOTTEEN/PALVELUN HALLINTA

Tunnistetaan strategiset tuotealueet

yhteisesti sovittujen kriteerien pohjalta

Suunnitellaan uudet tuotehallinnan

toimintamallit ja varmistetaan

toimintamallien ja IT:n tuki tälle.

ESIMERKKEJÄ tavoitteista, strategiakuvauksen kautta

TIETOTEKNIIKKA

Informaation hyödynnettävyyttä edistetään varmistamalla

tietojen ajantasaisuus, luotettavuus, käytettävyys ja

saatavuus

Varmistetaan palveluiden ja järjestelmien toimintavarmuus ja

turvallisuus

Tieto- ja järjestelmäarkkitehtuurilla sekä palvelunhallinnalla

mahdollistetaan tulevaisuuden palvelujen kehittäminen

Tietoarkkitehtuuri tulee kuvata kokonaisarkkitehtuurityön

mukana kehitystyön oikean suunnan varmistamiseksi

Organisaation kustannustehokkuutta parannetaan

kehittämällä automaattisia palveluja ja toimintoja IT-

kyvykkyyksiä hyväksikäyttämällä

Esimerkki: Tiedon selektiivinen laadunhallinta pohjautuen tiedon arvoon (liike)toiminnan näkökulmasta

Yrityksen toimintaketjut

Kustan-nukset

Kapasiteetti-varaukset

Tilaus-vahvistukset Laskut

Kaikki Asiakkaat

Kaikki Toimittajat

Tarjoukset Tilaukset Tuotanto Talous

HinnatKapasiteetti-

varauksetTilaus-

vahvistukset Laskut

Kustan-nukset

Kapasiteetti-varaukset

Tilaus-vahvistukset Laskut

TOP 10 Asiakkaat

TOP 10 Toimittajat

TarjouksetTilaukset Tuotanto

Talous

HinnatKapasiteetti-

varauksetTilaus-

vahvistukset Laskut

Vs.

Suuri

• Tuotevarianssi

• Tilausvarianssi

• Tuotantovarianssi

• Tietomassa

Rajattu

• Tuotevarianssi

• Tilausvarianssi

• Tuotantovarianssi

• Relevantti tietomassa

Kysymyksiä? ja Vastauksia!

www.spartaconsulting.fi