5a upsi qss 4013 kesetiausahaan
TRANSCRIPT
PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PERSATUAN, KELAB DAN PASUKAN BERUNIFORM DI SEKOLAH : KESETIAUSAHAAN
Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab danPPS bermaksud
Mentadbir
Mengurus
Mengelola
Menyelia
Mengendali
Menerajui operasi
KESETIAUSAHAAN
►Merujuk kepada segala urusan yang berkaitandengan tugas atau profesion setiausaha.
►Bidang tugas Setiausaha:
Surat-menyurat
Operasi dan kendali fail dan rekod
Urusetia mesyuarat
Dokumentasi data dan maklumat
Penerbitan
Hasilan ucapan dan kata-kata aluan
Sedia laporan
Khidmat kaunter
Hubungan luar
Surat-menyurat
►Urusan pentadbiran yang penting danperlu diuruskan dan dikelolakan dengancermat, cekap, cepat dan mematuhiprosedur yang telah ditetapkan.
►Dalam konteks kesetiausahaan merupakanurusan rasmi/formal.
►Dokumen rasmi
Jenis-jenis surat► Pemberitahuan/makluman► Permohonan► Jemputan► Penghargaan► Rayuan► Sokongan► Ucap selamat► Ucapan taniah/takziah► Perlantikan► Penurunan kuasa► Aduan► Iringan► Pekeliling► Siaran► Akuan
FORMAT UMUM DAN PERKARA ASAS DALAM SURAT RASMI
Beberapa perkara asas perlu ada dalam sesuatu surat rasmi. Antaranya:
► Logo , nama dan alamat persatuan( logo jika kepala surat dicetak khusus )
► Nama jawatankuasa tertinggi persatuan( jika perlu atau kepala surat dicetak khusus )
► Nombor fail ( rujukan kami dan rujukan tuan )
► Tarikh
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
Mengarang Surat
►Struktur atau format surat
►Penanda-penanda maksud
►Frasa-frasa berhemah
►Ragam bahasa yang santun dan sopan
►Protokol
► KISS
Penanda Maksud
► Kata-kata / frasa utk menggambarkan maksud tersurat / tersirat di sebalik sesuatu ayat.
► Cth:
► Rujukan
“Merujuk kepada .....
► Menyertakan
“Dilampirkan bersama....
► Perwakilan
“Saya bagi pihak....”
► Permakluman
“Sukacita dimaklumkan bahawa ....”
► Persetujuan
“Saya tiada halangan....”
Tindakan Susulan
► Senarai semak sebelum menghantar surat
Ada elemen-elemen yang perlu
Maklumat tepat dan jelas
Typo
Protokol dipatuhi
Salinan yang secukupnya
Salinan untuk fail dan direkod
Penerimaan Surat
► Tindakan segera
Tujuan surat
Makluman balas
► Awal
► Susulan
► Memfail dan merekod
Memfailkan surat
►Memfailkan surat adalah suatu fungsi pentingdalam organisasi.
► Surat keluar/terima masuk disimpan kemasdalam susunan teratur dan mudah diakses bilaperlu.
►Tindakan susulan yang sesuai ke atas suratboleh dirancang dan laksanakan dengan segera.
►Mengetahui tindakan yang telah diambil
Kaedah memfailkan surat
►Surat yang diterima masuk dicop atau tulistarikh terima terlebih dahulu.
►Masukkan dalam fail yang berkaitan danrekodkan dengan dakwat merah.
►Sesalinan setiap surat keluar hendaklahdifailkan dan direkodkan dalam kertasminit fail dengan dakwat biru.
►Sistem Fail
Fail dan Rekod
►Fail –
►lembaran kertas yang berlipat atau kadyang berlipat digunakan untuk menyimpanrekod secara tersusun, sistematik, selamatdan mudah diakses.
►Penyimpanan dokumen
►Sistem fail sebagai sistem pentadbiran, maklumat /data yang efisien dan efektif
Maksud sistem fail :
1. Fail ialah proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama.
2. Proses mengklasifikasi , menyusun menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila di perlukan .
KEGUNAAN SISTEM FAIL
MELANCARKAN URUSAN
DOKUMEN TIDAK
HILANG
MENYIMPAN REKOD
MENINGKATKAN KEBERKESANAN
JIMAT MASA DAN
TENAGA
MENAMBAH KECEKAPAN
MEMUDAHKAN
FUNGSI
Dapat menambah kecekapan mentadbir
dan mengurus sesebuah organisasi dan
membuat rujukan apabila diperlukan.
WARNA KULIT FAIL
TERBUKA - PUTIH
TERHAD - PUTIH DAN TERCATAT
PERKATAAN TERHAD
SULIT - HIJAU DAN TERCATAT
PERKATAAN SULIT
RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATAT PERKATAAN
RAHSIA
RAHSIA - KUNING DAN BERPALANG
BESAR MERAH DAN TERCATAT
PERKATAAN RAHSIA BESAR
Jenis-jenis Sistem Fail
Akta Rahsia Rasmi 1972 & Arahan Perkhidmatan 1974
Jenis pengelasan fail iaitu:
1. Rahsia Besar (kuning berpalang merah)*maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan dan belum dibentangkan di dlm parlimen.
2. Rahsia(merah Jambu)*urusan yang berkaitan dgn pembangunan kerajaan
3. Sulit(hijau)*urusan berkaitan pengurusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri.
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
4. Terhad(putih tetapi ditanda/cop perkataan terhad)
*fail yg edarannya terhad cthnya di sekolah butiran peribadi staf dianggap sbg maklumat terhad.
5. Terbuka(putih)
*fail yg berkaitan dgn pengurusan harian sesebuah jabatan
6. Sampul Kecil(kuning)
*fail sementara yg diwujudkan berlandaskan fail yg utama
7. Fail Timbul(putih)
*bahan-bahan atau maklumat yg blm diedarkan kepada pegawai-pegawai.
PENGELASAN SISTEM FAIL
Pengelasan mengikut abjad
Pengelasan mengikut perkara
Pengelasan mengikut angka
Pengelasan mengikut tempat atau
kawasan
CIRI-CIRI SISTEM FAIL
1. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan .
2. Sistem fail yang digunakan tidak kompleks atau mudah dikendalikan. Ia mudah difahami dan tidak mengelirukan.
3. Sistem yang digunakan perlu sesuai dengan keperluan organisasi. Contohnya sesebuah organisasi memerlukan sistem fail pusat dan sebaliknya.
4. Sistem fail tersebut boleh diubahsuai jika perlu mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Pengubahsuaian berkenaan bermaksud membesar dan mengecilkan sistem fail.
5. Sistem fail berkenaan perlu melibatkan kos dan ruang yang seminimum mungkin.
6. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran , kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.
PENGELASAN SISTEM FAIL
3 TAHAP
TAHAP PERTAMA
TAHAP KEDUA
TAHAP KETIGA
TAHAP PERTAMA
TAHAP KEDUA
TAHAP KETIGA
TAJUK-TAJUK BESAR BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA
99 TAJUK UTAMA
TAJUK UTAMA BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA99 ATAU LEBIH SUBTAJUK
SUBTAJUK BOLED DIPECAHKAN SEHINGGA99 ATAU LEBIH PERKARA
TAHAP PERTAMA
01 ASRAMA
02 AUDIT
03 HAL EHWAL MURID
04 KEMUDAHAN INFRASTUKTUR
05 KEWANGAN AN AKAUN
06 KOKURIKULUM
07 KURIKULUM
08 PENTADBIRAN AM SEKOLAH / MAKTAB
09 PERHUBUNGAN MASYARAKAT
10 PERJAWATAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
TAHAP KEDUACONTOH : KOKURIKULUM
06/01 HARI UCAPAN
06/02 KELAB SUKAN DAN PERMAINA(PERINGKAT SEKOLAH)
06/03 KOPERASI SEKOLAH
06/04 MAJALAH SEKOLAH
06/05 PAMERAN DAN PERTANDINGAN
06/06 PASUKAN PAKAIAN
06/07 PELBAGAI
06/08 PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK
06/09 PERSATUAN BERASASKAN HOBI / MINAT / KHIDMAT MASYARAKAT
06/10 PERSATUAN BERASASKAN
PERMAINAN ( LUAR SEKOLAH)
TAHAP KETIGA CONTOH : PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK
06/08/001 BAHASA CINA
06/08/002 BAHASA INGGERIS
06/08/003 BAHASA MALAYSIA
06/08/004 ELEKTRONIK
06/08/005 GEOGRAFI
06/08/006 KAJIAN TEMPATAN
06/08/007 MATEMATIK
06/08/008 MUZIK
06/08/009 PERDAGANGAN
06/08/0010 SAINS
06/08/0011 SAINS SOSIAL
06/08/0012 SENI LUKIS DAN KRAFTANGAN
06/08/0013 SEJARAH
Fail Induk Kokurikulum
Kandungan
Draf perlembagaan
Draf aktiviti asas
Senarai JK Penaja
Surat kelulusan penubuhan oleh Pengetua
Surat lantikan guru penasihat
Minit mesyuarat Agung penubuhan
Fail Induk Kokurikulum (sambung)
Perlembagaan yang disahkan oleh pengetua
Senarai JK yang disahkan oleh pengetua
Perancangan aktiviti yg disahkan pengetua
Jadual aktiviti yg disahkan pengetua
Senarai keahlian yg disahkan guru penasihat
Surat permohonan kutip derma dari Bendahari
Surat kelulusan kutip derma oleh pengetua
Akaun kewangan / belanjawan yg disahkan
Fail Induk Kokurikulum (sambung)
Surat permohonan jadi ahli gabungan
daripada guru penasihat kpd pengetua
Surat kelulusan dari pengetua
Surat permohonan kepada Badan Induk
Surat penerimaan jadi ahli gabungan dari
Badan Induk
Minit mesyuarat
Surat pekeliling (KPM, JPN, PPD, Sekolah)
Fail Induk Kokurikulum (sambung)
Dokumen pencapaian kecemelangan ahli
Laporan setiap aktiviti
Laporan tahunan
Daftar penilaian setiap ahli
Surat penyerahan kembali kuasa dan
perlantikan guru penasihat kepada pengetua
Stok dan inventori
Sampel sijil / surat penghargaan
Sekian terima kasih.