656 miscellaneous contabilitate files 656
DESCRIPTION
contabTRANSCRIPT
-
UNIVERSITATEA CONSTANTIN BRNCUI TRGU JIU FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE
DEPARTAMENTUL ID
Lect. univ. dr. Ecobici Nicolae
PROGRAME INFORMATICE CONTABILE pentru uzul studenilor ID
Trgu Jiu
1
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
ISBN 978-973-144-013-2
2
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
CUPRINS Introducere 4
Tema 1. PROGRAMUL ASSCON: PREZENTARE GENERAL. SEGMENTE.
FUNCII .. 5
1. Prezentare general 5
2. Segmentele i funciile programului ... 6
Tema 2. UTILIZAREA PROGRAMULUI ASSCON . 17
1. Date generale privind meniurile programului Asscon 17
2. Meniul DATE . 18
3. Meniul VIZUALIZRI .. 40
4. Meniul LISTE 42
5 Meniul DIVERSE .. 46
Bibliografie selectiv . 50
Convenii:
atrage atenia asupra noiunilor importante;
"
nsoete aplicaiile rezolvate;
nsoete testele de autoevaluare, specificnd i timpul estimativ de
rezolvare;
nsoete temele de control care trebuie rezolvate i predate tutorilor de
disciplin la termenele stabilite n calendarul disciplinei.
3
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
INTRODUCERE Prezenta apariie editorial se dorete a fi util att studenilor de la facultile cu
profil economic, ct i tuturor celor interesai s cunoasc aspectele practice din domeniul contabilitii utiliznd calculatorul.
Scopul acestei cri l constituie nsuirea conceptelor specifice programului ASSCON de ctre studeni i formarea de specialiti, precum i sprijinirea profesionitilor n domeniu.
Lucrarea, care este structurat n dou teme, ine seama de reglementrile n vigoare pn n luna decembrie 2006 cu privire la regulile contabile i fiscale din ara noastr i are caracterul unui ndrumar destinat tuturor celor interesai de domeniul fascinant al contabilitii.
Considerm c aceast apariie editorial constituie un aport pentru o bun pregtire teoretic i practic i va fi primit cu interes de ctre studenii din nvmntul economic superior pentru care aspectele practice vor avea un aport major la locul de munc.
Autorul,
4
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
TEMA 1
PROGRAMUL ASSCON:
PREZENTARE GENERAL. SEGMENTE. FUNCII
CONINUT:
1. Prezentare general
2. Segmentele i funciile programului
Rezumat: n aceast tem se prezint programul informatic contabil
Asscon, segmentele i funciile acestuia.
Obiective: n urma parcurgerii acestei teme vei fi capabili:
9 s v nsuii i s stpnii noiunile privind segmentele i funciile programului Asscon;
9 s v familiarizai cu programul Asscon.
1. Prezentare general Produsul ASSCON este un program de contabilitate, integrat, proiectat
s-i creeze contabilitatea (note contabile, jurnale, cartea mare, balane, bilan) din
documentele primare. !Prezentare
Implicit, programul creeaz nregistrri din toate segmentele: cumprri,
vnzri, salarii, mijloace fixe, stocuri, etc.
Se poate opta ca pentru anumite segmente programul s creeze nregistrri
iar pentru altele utilizatorul s le introduc manual. De exemplu, se poate opta ca
programul s creeze nregistrri din toate segmentele cu excepia segmentului
SALARII, pentru acesta din urm fiind posibil introducerea nregistrrilor
manual. Utilizatorul poate avea aceast opiune pentru oricare dintre segmente.
Implicit se realizeaz i urmtoarele operaiuni: !Operaiuni 5
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
nchiderea conturilor de TVA; descrcarea valoric a gestiunilor de mrfuri cu amnuntul (inclusiv
calculul coeficientului de adaos);
descrcarea gestiunilor de mrfuri fr adaos (unde evidena se ine doar la pre de intrare);
calculul impozitului pe profit/impozitului pe venitul microntreprinderilor;
nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli. NOT: Utilizatorul poate s corecteze nregistrrile create de program
prin articole contabile ntocmite manual i introduse n DATE-NREGISTRRI.
2. Segmentele i funciile programului
Programul cuprinde urmtoarele segmente: " Segmente
1. CUMPRRI; 2. VNZRI; 3. DECONTUL DE TVA; 4. REGISTRUL DE CAS; 5. JURNALUL DE BANC; 6. FURNIZORI DATORII; 7. CLIENI CREANE; 8. MIJLOACE FIXE; 9. STOCURI; 10. OBIECTE DE INVENTAR N FOLOSIN; 11. SALARII PERSONAL; 12. DEBITORI-CREDITORI SALARIAI; 13. PRODUCIE; 14. AVANSURI SPRE DECONTARE; 15. DISTRIBUIE; 16. TRANSPORTURI; 17. AMBALAJE; 18. CUSTODII; 19. CONTURI IN AFARA BILANULUI; 20. PROFITUL PE ACTIVITI.
n principal, funciile fiecrui segment integrat al programului constau n:
6
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
1. CUMPRRI:
evidena tuturor cumprrilor pe conturi i gestiuni cu calculul
fondurilor speciale;
editarea recepiilor;
centralizatoare valorice pe conturi sau gestiuni;
jurnalul de cumprri (TVA);
clasamentul cumprrilor pe furnizori.
2. VNZRI:
evidena tuturor vnzrilor pe conturi i gestiuni;
editarea facturilor i avizelor cu posibilitatea acordrii
disconturilor;
centralizatoare valorice pe conturi sau gestiuni;
jurnalul de vnzri (TVA)
clasamentul vnzrilor pe clieni.
3. DECONTUL DE TVA:
se obine decontul de TVA n urma execuiei jurnalelor de
cumprri i vnzri.
4. REGISTRUL DE CAS:
registrul de cas n lei pe societate;
registre de cas n lei pe filialele societii cu posibilitate de
consolidare pe societate;
registre de cas n valute cu calculul diferenelor de curs
valutar.
5. JURNALUL DE BANC:
jurnalul de banc n lei se ine pe conturi de disponibil
deschise la diverse bnci;
jurnalul de banc n valut se ine pe feluri de valute i bnci
cu calculul diferenelor de curs valutar.
6. FURNIZORI DATORII:
evidena analitic a conturilor de datorii din clasa 4: furnizori,
creditori, avansuri primite de la clieni;
7
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
evidena analitic pe avize a contului 408 Furnizori - facturi
nesosite;
istoric pentru datorii (periodic, documentele pltite integral la
o anumit dat se pot trece ntr-un istoric de unde pot fi
consultate ulterior;
balana analitic n lei i n valut;
liste de furnizori;
situaia datoriilor restante la 30, 90, 180, 360 zile;
scadenar (situaia datoriilor pe scadente cu posibilitate de
calcul a penalitilor);
situaia datoriilor reciproce (dac o firm este i furnizor i
client);
fia furnizorului;
evidena efectelor comerciale (cecuri, bilete la ordin).
NOT: Situaiile se pot obine n diverse combinaii de elemente, numai
pentru un element sau toate, pe orice perioad dorit.
7. CLIENI CREANE:
evidena analitic a conturilor de creane din clasa 4: clieni,
debitori, avansuri acordate furnizorilor;
istoric pentru creane (periodic, documentele achitate integral
la o anumit dat se pot trece ntr-un istoric de unde pot fi
consultate ulterior;
preluarea automat a reinerilor din salarii pentru salariaii care
au devenit clieni i li se rein sumele pe stat;
balana analitic n lei i n valut;
liste de clieni;
situaia creanelor restante la 30, 90, 180, 360 zile;
scadenar (situaia creanelor pe scadente cu posibilitate de
calcul a penalitilor);
fia clientului;
situaia compensrilor datorii-creane (pe documente de
compensare);
evidena efectelor comerciale (cecuri, bilete la ordin).
NOT: Situaiile se pot obine n diverse combinaii de elemente, numai
8
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
pentru un element sau toate, pe orice perioad dorit.
8. MIJLOACE FIXE:
evidena mijloacelor fixe pe categorii, secii, tipuri, activiti,
structur de parc, oferi i numere de circulaie,
amortizate/neamortizate;
calculul i evidena amortizrilor cu posibiliti de exceptare;
trecere automat n categoria mijloacelor fixe de natura
obiectelor de inventar n funcie de modificrile legislaiei;
balana mijloacelor fixe;
liste cu intrri/ieiri;
situaii cu mijloace fixe;
lista mijloacelor de transport pe structur de parc;
liste de inventar.
NOT: Sortarea n liste poate fi dup denumire mijloc fix sau dup numr
de inventar.
9. STOCURI:
evidena stocurilor (materii prime, materiale, obiecte de
inventar n depozit, produse finite, mrfuri, ambalaje, alte
valori);
transfer ntre gestiuni;
trecere materii prime, materiale, produse finite n mrfuri;
trecere mrfuri n materiale dac se schimb destinaia:
vnzare -> consum;
reevaluri materii prime, materiale, produse finite, mrfuri
recepionate doar la pre de achiziie;
modificarea preului de vnzare (cu adaos) la mrfuri;
transfer de mrfuri ntre gestiuni cu amnuntul cu posibilitate
de schimbare a preului de vnzare n momentul transferului;
consumuri pe:
- activiti;
- mijloace de transport;
- secii;
- obiecte:
9
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID - utilaje;
- lucrri sau comenzi i lucrri;
- produse finite sau comenzi i produse finite.
editare avize normale i speciale (buturi alcoolice/tutun);
editare recepii pentru gestiunea primitoare;
liste de intrri/ieiri;
liste pentru toate operaiunile artate mai sus: transferuri,
treceri n mrfuri i invers, reevaluri, modificri de pre;
liste de consumuri n funcie de nregistrarea lor: pe gestiuni,
activiti, comenzi, secii, obiecte, cu posibilitate de
combinare;
list de stocuri curente sau la orice dat anterioar;
balana stocurilor (ultima lun sau orice lun anterioar);
situaii cu produse finite;
situaia stocurilor fr micare la orice dat, cu specificarea
unui numr variabil de zile fr micare i evidenierea nr. de
zile fr micare pentru fiecare reper n parte;
situaii de vnzri de repere pe clieni;
situaii de cumprri de repere pe furnizori;
situaie statistic cu istoricul preului de cumprare pe repere
i furnizori;
liste de inventar;
fia de magazie pe denumire sau pe denumire i pre;
liste de oferte.
NOT: Evidena stocurilor se ine pe denumire i cod fiind posibil
cutarea mixt. Totodat, se pot crea grupe de repere, se poate memora preul n
valut n vederea facturrii ulterioare, toate listele se pot obine n orice
combinaie de elemente: gestiune, cont, grup, reper, perioad, furnizor sau client,
pe repere sau pe documente. n plus, pentru intrrile din import se calculeaz
automat preul unitar n lei pornind de la preurile n valut i incluznd toate
cheltuielile de achiziie: taxe vamale, comisioane, transport, etc.
10. OBIECTE DE INVENTAR N FOLOSIN:
evidena obiectelor de inventar trecute n folosin, pe secii i
persoane;
10
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
evidena echipamentului de lucru dup norm;
balana obiectelor de inventar.
11. PERSONAL I SALARII:
calcul salarii i evidena datelor de salarizare;
calcul certificate medicale;
calcul cereri pentru concedii de odihn i prime de vacan cu
memorarea avansurilor CO i prime CO;
avansuri chenzinale, avansuri de prime, avansuri CAS, alte
avansuri;
calcul i evident reineri pentru teri;
eviden de personal;
calcul tax potal i includere n reineri pentru reinerile
trimise cu mandat;
state pentru salariai i colaboratori;
centralizatoare salarii pe secii, grupe de munc, structur de
personal;
liste de avans chenzinal, avans CO, avans prime, liste de plat,
liste de carduri;
situaii cu certificate medicale i centralizatoare;
situaii cu reineri pe tipuri de reineri i beneficiari de reineri;
fluturai;
borderou de pensii alimentare;
diverse situaii de personal;
situaii militare pe grade sau contingente;
fia de eviden a salariatului;
declaraii, dischete;
fie fiscale.
12. DEBITORI I CREDITORI SALARIAI:
evidena debitorilor i creditorilor provenii din salariaii
societii: garanii, imputaii, etc.
NOT: Evidena este sub form de balan analitic i se actualizeaz
automat cu sumele operate n Registrul de cas, Jurnalul de banc i Salarii.
13. PRODUCIE:
11
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
nomenclatorul de produse/lucrri/utilaje se construiete de
utilizator n funcie de specificul activitii;
reetar;
stabilirea necesarului de materiale de aprovizionat n funcie
de comenzile primite;
evidena produciei zilnice prin raportul de producie;
evidena produciei se poate ine n dou variante:
- varianta industrial n care la introducerea
consumurilor se poate preciza produsul sau lucrarea
pentru care se consum i are ca efect determinarea
preului unitar pe produs rezultat din consumurile
materiale;
- varianta cu reetar folosit n toate cazurile unde este
posibil stabilirea unui reetar pe produs sau lucrare.
Dup introducerea produselor obinute ntr-o
perioad, pe baza reetarului valabil pe perioada
respectiv se determin consumurile aferente.
14. AVANSURI SPRE DECONTARE:
evidena analitic a avansurilor spre decontare acordate i a
sumelor decontate ulterior la nivel de document, pe persoane.
15. DISTRIBUIE:
evidena vnzrilor i a sumelor ncasate pe ageni distribuitori
i clieni;
situaii statistice cu repere sau grupe de repere vndute pe
ageni i zone;
situaii de penaliti sau bonus pentru ageni n vederea
salarizrii acestora.
16. TRANSPORTURI:
pentru activitatea de transport este necesar crearea
urmtoarelor nomenclatoare:
- nomenclator de autovehicule i utilaje;
- nomenclator de tarife pe tipuri de autovehicule i
12
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
utilaje;
- nomenclator de trasee cu tarife.
prin prelucrarea foilor de parcurs se realizeaz evidena
prestrilor de servicii pe beneficiari, coloane, autovehicule i
utilaje prin urmtoarele situaii:
- borderouri pe beneficiari;
- situaii pe autovehicule;
- centralizator borderouri;
- situaii de prestri cu utilaje;
- situaia realizrilor pe autovehicule;
- situaii pe coloane i formaii;
- borderouri pe beneficiari i trasee;
- procese verbale;
- fia oferului;
- situaia veniturilor, cheltuielilor i profitului pe
autovehicule i utilaje
17. AMBALAJE:
evidena circulaiei ambalajelor n regim de restituire i
ntocmirea procesului verbal de custodie.
18. CUSTODII:
evidena mrfurilor primite n custodie care fac obiectul
conturilor n afara bilanului;
evidena se realizeaz pe furnizori i are n vedere intrrile,
ieirile i stocul.
19. CONTURI IN AFARA BILANULUI:
balana conturilor din clasa 8;
pentru obiectele de inventar trecute n folosin actualizarea se
face automat.
20. PROFITUL PE ACTIVITI:
se poate crea un nomenclator de activiti i prin introducerea
13
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
codului activitilor n salarii, mijloace fixe, consumuri, alte
conturi de cheltuieli i venituri, se obine situaia cheltuielilor,
veniturilor i profitului pe activiti n lun i cumulat.
" Important
NOT: Programul fiind integrat, documentul primar se introduce o
singur dat. De exemplu, n momentul introducerii unei chitane n registrul de
cas sau a unui ordin de plat n jurnalul de banc care se refer la plata unui
furnizor sau ncasarea unui client, se acceseaz furnizorul sau clientul respectiv
pentru selecia facturilor pltite cu documentul respectiv.
n momentul introducerii unei facturi de la furnizor, se actualizeaz
stocurile, se poate edita recepia, se actualizeaz furnizorii, se actualizeaz
registrul de cas dac se introduce i chitana de plat cu numerar care nsoete
factura.
La execuia opiunii CALCUL GENERAL programul parcurge datele
existente i creeaz articolele contabile i situaiile contabile: jurnal cartea
mare, cartea mare, balane, bilan.
" Faciliti
Alte faciliti:
editarea ordinelor de plat de trezorerie pe imprimante
matriciale;
interfa cu casa de marcat OPTIMA;
numrul societilor pentru care se poate ine contabilitatea
este nelimitat;
datele sunt organizate n entiti lunare, astfel nct la un
moment dat se lucreaz cu datele unei singure luni, fapt ce
conduce la creterea vitezei de lucru i exclude apariia
erorilor n ce privete data documentelor;
trecerea de la o lun la alta sau de la un an la altul este
gestionat de program fr alte manevre;
datele rmn n calculator pe timp nelimitat, dar utilizatorul
poate decide eliminarea datelor mai vechi de o anumit dat
calendaristic;
preluarea n luna urmtoare a unor date care se repet sau
generarea altora n funcie de anumii parametri (de exemplu
n salarii, timpul lucrat este introdus automat conform
14
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
calendarului stabilit anterior de ctre utilizator);
programul execut calcule, dup care, n majoritatea cazurilor
las utilizatorului posibilitatea modificrii rezultatelor;
asisten la datele obligatorii (dac acestea nu se completeaz
sau se completeaz eronat, utilizatorul este obligat s le
furnizeze conform mesajelor);
informaii referitoare la poziia cursorului n machetele de
culegere date (prin apsarea tastei F1 se dau informaii despre
ce anume trebuie introdus n poziia cursorului);
orice list are dubl ieire: pe ecran i fiier sau la imprimant;
numele fiierului listing este afiat pe ecran i se gsete n
ASSCON\ZLISTE;
posibilitatea utilizatorului de actualizare a unor date cu
frecven de schimbare ridicat: grile de impozit, diverse
procente i sume;
mesaje afiate pe ecran care au valabilitate n macheta curent;
setri i configurri n funcie de specificul societii;
stabilirea unor valori ca implicite;
lucreaz n reea;
sistem de parole: pe intrarea n program, parol de
administrator, parole pe segmente din program.
TEST DE AUTOEVALUARE NR. 1
Timp estimativ: 15 minute
1. Prezentai programul Asscon. (2 puncte) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Care sunt segmentele programului Asscon? (3 puncte) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
15
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID __________________________________________________________________ 3. Ce rol are opiunea Calcul general? (1 punct) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Programul Asscon este un program integrat. Ce semnific acest fapt? (3 punct) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
16
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
TEMA 2
UTILIZAREA PROGRAMULUI ASSCON
CONINUT:
1. Date generale privind meniurile programului Asscon
2. Meniul DATE
3. Meniul VIZUALIZRI
4. Meniul LISTE
5. Meniul DIVERSE
Rezumat: n aceast tem sunt prezentate meniurile programului Asscon:
Date, Vizualizri, Liste i Diverse.
Obiective: n urma parcurgerii acestei teme vei fi capabili:
9 s stpnii modalitatea de introducere a documentelor primare cu ajutorul meniului Date;
9 s v familiarizai cu posibilitile de prelucrare i vizualizare a programului Asscon prin meniurile: Vizualizri i Liste;
9 s cunoatei posibilitile de setare ale programului prin meniul Diverse.
1. Date generale privind meniurile programului Asscon
!Submeniuri
Programul are un meniu principal alctuit din cinci submeniuri (fig. 2.1.):
DATE
VIZUALIZRI
LISTE
DIVERSE
IEIRE
17
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Fig.1. Meniurile principale ale programului ASSCON
Deplasarea de la un submeniu la altul se face pe orizontal cu sgeile , sau cu mouse. "
Deplasare Fiecare submeniu conine cte o list de opiuni desfurat vertical.
Deplasarea n cadrul unei liste de opiuni se face cu sgeile , , prin tastarea literei de culoare intens (roie) sau cu mouse.
Descrierea opiunilor unui submeniu se va face n ordinea apariiei
acestora pe ecran, introducerea datelor putndu-se face n orice ordine.
2. Meniul DATE
Meniul DATE conine urmtoarele opiuni (fig. 2.): " Opiuni
Alegere societate/lun; Cumprri; Vnzri; Registru de cas; Jurnal de banc; Furnizori-datorii; Clieni-creane; Imobilizri;
18
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Stocuri; Obiecte de inventar n folosin; Salarii-personal; Debitori-creditori salariai; Producie; Alte operaiuni; nregistrri manuale; Sume balana la implementare; Creare/actualizare societi.
Fig. 2. Meniul DATE
19
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
A. Opiunea Creare/actualizare societi
Dei apare ultima, opiunea Creare/actualizare societi din submeniul
DATE, prin care se creeaz o societate nou, trebuie executat prima. " Atenie
Atenie! Cnd suntei ntr-o machet de culegere date, citii indicaiile
afiate n partea de jos a ecranului i nu uitai s apsai tasta F1 pentru a obine
informaii despre ce anume trebuie introdus n poziia cursorului. Coloanele de
date afiate sunt ngustate cu scopul de a ncape mai multe coloane utile pe
ecran. Atunci cnd trebuie introduse numere mari, coloana poate fi mrit prin
tragere cu mouse-ul de marginea dreapt sau prin apsarea sgeii stnga pn cnd cursorul ajunge lng marginea stng.
Cu ajutorul opiunii Creare/actualizare societi se creeaz o societate
nou sau se modific datele la societile existente. Dup selectarea opiunii, se
tasteaz F5 i se introduc datele necesare (fig. 3.):
Denumire - conine denumirea societii n clar i va apare ca antet pe
toate listele.
Cod - este recomandabil s conin primele 3 caractere din denumirea
societii: EVR pentru S.C. EVRIKA SRL. n acest caz programul va crea n
directorul ASSCON un subdirector numit EVR care va conine fiierele
permanente pentru aceast societate, iar n subdirectorul ZISTORIC va crea alte
subdirectoare numite tot EVR care vor conine datele temporare lunare.
20
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Fig. 3. Opiunea Creare/actualizare societi
Aall - este recomandabil s conin anul i luna pentru primele date ce
urmeaz s fie introduse. Dac primele date vor fi pentru luna octombrie 2004 se
va tasta 0410.
Pltitor TVA - trebuie s conin DA pentru pltitorii de TVA i NU
pentru nepltitori.
Tip balan - trebuie s conin tipul balanei:
SP pentru balanele n care sumele totale ale lunii curente devin sume precedente n luna urmtoare i menine soldul
iniial - tipul recomandat;
SI pentru balanele n care se regsesc tot timpul anului soldurile iniiale.
Comercial/bugetar - trebuie s conin C pentru societile comerciale i
B pentru unitile bugetare. In funcie de acest semnal programul i alege planul
de conturi.
Tip angajator - conine 1 pentru persoane juridice i 2 pentru persoane
fizice
Restul datelor nu sunt obligatorii pentru crearea societii dar trebuie
completate pentru editarea facturilor, declaraiilor, ordinelor de plat de trezorerie,
etc.
21
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID Cmpurile Dec. TVA, Dec. CAS, Dec. sn, Dec.som, conin numerele fixe
date de diverse instituii pentru declaraiile respective.
Dup completarea n acest fel a datelor pentru o societate trebuie apsat
tasta ESC pentru ieire, moment n care se creeaz fiierele necesare pentru
societatea respectiv. Ulterior aceste date se pot modifica cu excepia codului. Se
poate, ns, elimina societatea creat apelnd opiunea TERGERI SOCIETI
din submeniul DIVERSE.
B. Opiunea Alegere societate/luna
" Utilitate
Aceast opiune asigur alegerea societii i lunii cu care se lucreaz la un
moment dat.
Societatea se alege prin selecie cu tastele sgei , iar luna, prin tastare n cmpul Aall a anului i lunii dorite (pentru anul 2004 i luna noiembrie se
tasteaz 0411).
De fiecare dat cnd se alege o lun nou, pentru care nu s-au mai introdus
date anterior, se cere confirmare pentru crearea fiierelor pentru noua lun (fig.
4.). Dac se rspunde afirmativ se trece la crearea fiierelor pentru noua lun,
asemntor ca la crearea unei societi noi. Alegerea societii i a lunii rmne
valabil pe toat sesiunea de lucru, pn la o nou alegere.
Fig. 4. Opiunea Alegere societate/luna
22
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
C. Opiunea Cumprri
Cu ajutorul acestei opiuni se introduc toate documentele de cumprri:
facturi, chitane, avize, bonuri, etc., primite de la alte societi, pentru orice tipuri
de intrri: mijloace fixe, materii prime, materiale, obiecte de inventar, mrfuri,
servicii, ordine de compensare, alte valori, etc.
!Utilitate
n funcie de alegerea tipului intrrii n macheta de lucru va apare contul
debitor corespunztor: 212, 300, 301, 321, 371, 6, 532, la care se pot aduga
analitice dup caz (fig. 4.). n continuare se poate preciza dac factura conine
importuri, dup care trebuie aleas varianta de lucru. Dac factura conine prestri
de servicii, sau dac societatea nu este interesat de evidena cantitativ a
stocurilor sau editarea recepiilor, se poate alege varianta global-valoric, altfel,
trebuie aleas varianta cantitativ-valoric.
Fig. 4. Opiunea Cumprri
Dac se alege varianta cantitativ-valoric, nseamn c se lucreaz cu
stocuri i este necesar, mai nti, crearea gestiunilor n STOCURI -
NOMENCLATOR DE GESTIUNI (vedei explicaia de la paragraful STOCURI). !Atenie
Se poate alege apoi gestiunea pentru a se lucra mai comod, doar cu
23
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID gestiunea respectiv din stocuri.
Tip_doc - trebuie s conin prima liter din denumirea documentului: F
pentru facturi, A pentru avize de expediie, B pentru bonuri, O pentru ordine, sau
SPAIU pentru ieirea din macheta de cumprri. Documentele la care tip_doc
este O nu vor apare n Jurnalul pentru cumprri.
Nir - la nceputul fiecrei luni trebuie introdus urmtorul numr de Not
de recepie i constatare de diferene fa de luna precedent care se va
incrementa n continuare.
Cont creditor - implicit, este simbolul contului Furnizori care poate fi
modificat n funcie de natura contului de datorii. Dac plata s-a fcut din avans
spre decontare i nu intereseaz evidena furnizorului respectiv, se poate introduce
aici simbolul contului de avansuri spre decontare. Dac tip_doc este A (avize),
contul Furnizori-facturi nesosite-408 va deveni implicit i nu se va nregistra
TVA deductibil. Factura care va veni ulterior cu referire la avizele respective se
va introduce pe tipul de intrare 0 - trecere din 408 n 401.
Furnizor - se pot tasta primele caractere din denumirea furnizorului,
pentru a se deschide un nomenclator de firme din care poate fi selectat furnizorul
dorit. Dac furnizorul lipsete din nomenclator, se poate aduga.
n continuare, se deschide fereastra pentru introducerea datelor (fig. 5.):
Fig. 5. Fereastra Cumprri completare date generale
24
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
1. Dac se lucreaz n varianta global-valoric este suficient s se
introduc valoarea documentului primit i valoarea recepiei. Totui, dac este
vorba de mrfuri i documentul primit conine mai multe categorii
(agroalimentare, alcool i tutun, industriale) sau mrfuri cu procente diferite de
TVA, este necesar introducerea valorilor separat pentru fiecare poziie sau grupat
pe categorii, ori procente de TVA. Este necesar separarea pe categorii pentru a se
putea introduce n cmpul A semnalul n funcie de care vor fi calculate fondurile
speciale.
!Varianta 1
Dac se introduce Valoarea fr TVA, se calculeaz TVA i Valoarea cu
TVA n funcie de procentul de TVA propus (%FAC) dar care poate fi modificat.
Dac se introduce Valoarea cu TVA, calculul este invers.
Cele dou cmpuri %FAC i %REC, care n anumite cazuri pot s nu
coincid, se refer la procentele de TVA din factur i din recepie.
La simbolul aprut n coloana Cont utilizatorul poate aduga analiticul
dorit. Dac exist mai multe gestiuni, este recomandabil, ca analiticul s conin
simbolul gestiunii.
Adugarea poziiei urmtoare din document, dac este cazul, se face apsnd
tasta . tergerea unei poziii se face apsnd tasta F8. La ieirea din fereastr, dac valorile calculate de program nu coincid cu
cele din document, ele pot fi ajustate astfel nct s fie egale cu cele din document.
n acest caz, se rspunde N la ntrebarea Corect ? i cursorul se ntoarce n
fereastr. Se ajusteaz mai nti Valoarea cu TVA i apoi TVA-ul. Ajustarea se
poate face n felul acesta la oricare din poziiile documentului, sau se poate
aduga o nou poziie pe care pot fi introduse diferenele.
n continuare, dac factura este nsoit de o chitan de cas, se poate
introduce suma de pe chitan (fig. 6.), sum ce va apare n registrul de cas.
Dac se completeaz data scadenei se pot obine diferite situaii scadenare
25
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Fig. 6. Fereastra Cumprri date chitan i scaden
2. Dac se lucreaz n varianta cantitativ-valoric, trebuie introdus fiecare
poziie din documentul primit. Dar utilizatorul nu trebuie s tasteze de fiecare dat
toate detaliile unui reper (denumire, pre, cont, grup, gestiune, u.m., alte
semnale) pentru c acestea se gsesc n fiierul STOCURI i pot fi preluate de
acolo. Astfel, prin apsarea tastei INSERT, se pot indica primele caractere din
denumirea reperului sau codul, fiind deci posibil cutarea mixt. Dac n factura
furnizorului sunt procente de reducere a preurilor, acordate de acesta, se poate
apsa tasta F11 care ajut la calculul preului de cumprare redus. Reperul gsit
este adus n fereastra facturii urmnd ca utilizatorul s introduc doar cantitatea.
Dac reperul nu este gsit, toate elementele unui reper trebuie introduse n
STOCURI apsnd tasta F5. Dac un reper are mai multe preuri, n STOCURI
pot s existe attea poziii pentru reperul respectiv, cte preuri diferite are.
" Varianta 2
Dac dintr-o factur se fac recepii pentru mai multe gestiuni, atunci, se
separ cantitile pe mai multe poziii corespunztor gestiunilor.
Pentru facturile cu importuri se pot introduce preurile unitare n valut,
prin apsarea tastei F7 se pot aduga alte elemente ce reprezint costuri de
achiziie (taxe vamale, de transport, comisioane) i care trebuie s intre n preul
26
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
reperului. Dup introducerea elementelor respective se calculeaz preul unitar n
lei.
NOT: Cheia de identificare a reperului n fiierul STOCURI este
denumire+gestiune+pre de intrare fr TVA+pre de vnzare cu TVA.
D. Opiunea Vnzri
Se introduc toate documentele de vnzri emise de societate: facturi, avize,
bonuri (fig. 8.). Dac se lucreaz n varianta global-valoric, este suficient s se
introduc valoarea documentului emis (cu sau fr TVA) (fig. 7.).
Fig. 7. Fereastra Vnzri date generale
27
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Fig. 8. Fereastra Vnzri completare sume
Dac factura este nsoit de o chitan de cas, se poate introduce suma de
pe chitan, sum ce va apare n registrul de cas.
Dac se lucreaz n varianta cantitativ-valoric (dac se dorete editarea
facturii este obligatorie aceast variant), trebuie introdus fiecare poziie iar
procedura este identic cu cea de la cumprri.
La societile interesate de distribuie se poate indica agentul care a vndut
marfa de pe factur. Pentru aceasta trebuie creat n prealabil nomenclatorul
agenilor n VIZUALIZRI / NOMENCLATOARE.
Se recomand prelucrarea documentelor n ordinea cresctoare a
numrului de document ntruct programul ine evidena numerelor separat pe
tipuri de documente.
Pentru reperele la care se acord reduceri de pre, tasta F11 permite
introducerea procentului de reducere.
28
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
E. Opiunea Registru de cas
Se creeaz din CUMPRRI i din VNZRI pentru documentele care au
fost nsoite de chitane de cas. Se introduc direct n registrul de cas alte
documente care reflect ncasri sau pli n numerar: depuneri i ridicri din
contul curent, avansuri spre decontare, tate, monetare, chitane fiscale, pli
furnizori, ncasri clieni, etc. (fig. 9.).
n coloana Zi se introduce ziua datei operaiunii. Se poate vizualiza toat
data prin tragere cu mouse-ul de marginea coloanei. !Mod
completare n coloana Dc se introduce prima liter din denumirea documentului: F
pentru facturi, C pentru chitane, A pentru avize, B pentru bonuri, OP pentru
ordine de plat, OD pentru ordine de deplasare. Documentele la care tip_doc este
OD nu vor apare n Jurnalul pentru cumprri.
Fig. 9. Fereastra Registru de cas
n coloana Cont se introduce contul corespondent al contului Casa. Pentru
operaiunile dintre cas i banc sau dintre Casa n lei i Casa n valut trebuie
folosit contul de trecere 581 Viramente interne. n cazul vnzrilor de mrfuri,
29
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID contul 707 Venituri din vnzri de mrfuri, trebuie s aib acelai analitic cu
contul de mrfuri la care urmeaz s se efectueze descrcarea gestiunii (trebuie
deci, respectat corespondena: 371A 707A). n coloana Explicaie se poate tasta o explicaie oarecare sau, apsnd
tasta F11 se preia denumirea contului corespondent din Planul de conturi.
Dac se introduce o plat ctre un furnizor sau o ncasare de la un client, n
coloana Explicaie trebuie introdus denumirea furnizorului sau clientului prin
tastarea primelor caractere din denumire. Dac nu apare firma dorit, se apas
tasta F9 i se selecteaz din nomenclatorul de firme furnizorul sau clientul dorit.
Plile sau ncasrile respective trebuie operate pe anumite facturi. Pentru aceasta,
se apas tasta F4, se selecteaz factura i se apas tasta F12. Dac nu se gsete
nici o factur din care s se scad suma, nseamn c s-a acordat (pli) sau s-a
primit (ncasri) un avans i trebuie apsat tasta F3 pentru nregistrarea avansului
n clieni sau furnizori.
Pentru documentele introduse direct n registrul de cas (ncasri sau pli)
care conin TVA trebuie evideniat i TVA-ul. Pentru aceasta, se completeaz
coloana %TVA cu procentul de TVA corespunztor. TVA-ul rezultat din calcul
poate fi modificat dac nu coincide cu cel din documentul primar.
Coloana Sc conine informaii pentru Jurnalul de vnzri i Decontul de
TVA. Ea trebuie completat pentru ncasrile scutite de TVA.
Coloana T conine informaii pentru Jurnalul de cumprri i Decontul de
TVA. Ea trebuie completat pentru plile efectuate pentru achiziiile destinate
operaiunilor scutite de TVA.
Registrul de cas conine i dou coloane informaionale:
coloana D - dac este plin arat c ncasrile sau plile respective au fost operate pe facturi n clieni sau furnizori;
Coloana F arat proveniena operaiunii (cumprri sau vnzri). La intrarea/ieirea din REGISTRUL DE CAS, soldul se calculeaz de la
sine. Pentru a se obine acelai efect pe timpul lucrului fr a fi necesar ieirea
din machet, se apas tasta F10.
De regul pe ecran apar doar coloanele reprezentative pentru o machet.
Mergnd spre dreapta apar i alte coloane utile. Dimensiunea coloanelor este
redus cu scopul de a se vedea pe ecran ct mai multe. De multe ori pentru
introducerea unor valori mari trebuie mrit dimensiunea unei coloane prin
tragere cu mouse-ul de marginea din dreapta.
30
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
ATENIE! Ca rezultat al integrrii, n registrul de cas apar i alte
operaiuni efectuate n alte segmente (cumprri, vnzri). Pot fi modificate sau
terse numai operaiunile introduse direct n REGISTRU DE CASA, restul
operaiunilor care doar apar n RC, trebuie modificate sau terse n segmentele n
care au fost introduse iniial.
!Atenie
F. Opiunea Jurnalul de banc
Cu ajutorul acestei opiuni din meniul DATE se introduc extrase pentru
toate conturile curente deschise la diferite bnci, n lei sau n valut, pe analitice
distincte.
Contul prin care se deruleaz cele mai multe operaiuni poate fi stabilit
implicit n DIVERSE - CONTURI SPECIALE la poziia 17.
Funcioneaz identic cu Registrul de cas.
La jurnalul de banc n valute, la sfritul lunii trebuie introdus cursul
valutar din ultima zi a lunii pentru stabilirea diferenelor de curs. Pentru aceasta,
se apas tasta F12 i se introduce cursul. Diferena calculat (favorabil cu plus i
nefavorabil cu minus) trebuie adugat n jurnal numai n lei (ncasri sau pli).
G. Opiunea Furnizori-datorii
Se actualizeaz din CUMPRRI cu facturile primite i din REGISTRUL
DE CAS i JURNALUL DE BANC cu plile efectuate ctre furnizori.
Direct n FURNIZORI-DATORII se introduc: !Utilizare opiune
1. soldurile iniiale la implementare (F5). Dac nu este posibil preluarea
soldurilor la nivel de document, acestea pot fi introduse i pe total furnizor, ns
trebuie completat fictiv numrul i data documentului. Soldul documentului sau
furnizorului se introduce n coloana Datorat. Furnizorul se preia din
nomenclatorul de firme prin tastarea primelor caractere din denumire sau prin
apsarea tastei F9.
2. pli prin alte conturi dect prin cas sau banc: avansuri spre decontare,
cecuri, ordine de compensare, etc.(F12).
3. Compensrile ntre furnizori(datorii) - clieni(creane), se introduc n
DATE / ALTE OPERAIUNI / Compensri datorii-creane.
n situaia n care sunt diferene ntre balana analitic a
31
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID furnizorilor(datoriilor) i balana sintetic, prin apsarea tastelor CTRL/V se pot
depista erorile respective.
Fiierul FURNIZORI poate cpta n timp dimensiuni foarte mari i de
aceea se impune periodic tergerea facturilor achitate integral (F7) la un termen
anterior i trecerea lor intr-un fiier istoric.
NOT: n FURNIZORI (DATORII) nu apar acele facturi introduse n
CUMPRRI care au fost pltite integral cu chitan de cas n momentul
introducerii. Dac se dorete apariia tuturor documentelor, trebuie setat DA
opiunea DIVERSE / SETRI / 2 / rndul 22 (Datorii complete).
H. Opiunea Clieni-creane
Se actualizeaz din VNZRI cu facturile emise i din REGISTRUL DE
CAS i JURNALUL DE BANC cu ncasrile de la clieni. Direct n CLIENI-
CREANE se introduc: " Mod utilizare
1. soldurile iniiale la implementare (F5). Dac nu este posibil preluarea
soldurilor la nivel de document, acestea pot fi introduse i pe total client,
completnd fictiv numrul i data documentului. Soldul documentului sau
clientului se introduce n coloana De ncasat. Denumirea clientului se ia din
nomenclatorul de firme prin tastarea primelor caractere din denumire sau
apsarea tastei F9.
2. ncasri prin alte conturi dect prin cas sau banc: cecuri, ordine de
compensare, etc.(F12).
Fiierul CLIENI poate cpta n timp dimensiuni foarte mari i de aceea se
impune periodic tergerea facturilor ncasate integral (F7) la un anumit termen i
trecerea lor intr-un fiier istoric
3. Compensrile ntre furnizori(datorii) - clieni(creane), se introduc n
DATE / ALTE OPERAIUNI / Compensri datorii-creane.
In situaia n care sunt diferene ntre balana analitic a
clienilor(creanelor) i balana sintetic, prin apsarea tastelor CTRL/V se pot
depista erorile respective.
NOT: n CLIENI (CREANE) nu apar acele facturi introduse n
VNZRI care au fost ncasate integral cu chitan de cas n momentul
introducerii. Dac se dorete apariia tuturor documentelor, trebuie setat DA
opiunea DIVERSE/ SETRI / 2 / rndul 23 (Creane complete).
32
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
I. Opiunea Mijloace fixe
Se introduc date pentru evidena mijloacelor fixe. !Mod
completare
Data modificrii conine data ultimei modificri a valorii de inventar sau
data ultimei modificri a duratei de serviciu normale i se completeaz numai la
mijloacele fixe la care au loc astfel de modificri. Dac este completat,
amortizarea lunar se calculeaz n funcie de aceast dat.
Durata normal conine durata de serviciu in numr de ani.
Amort anterioar fix. n cazul modificrii duratei de serviciu sau valorii
de inventar (de pild prin modernizri), Amort anterioar fix se completeaz cu
valoarea amortizat existent la data respectiv (Data modificrii). n acest caz se
adun amortizarea cumulat la amortizarea anterioar fix i se trece 0 la
amortizarea cumulat. n cazul unei reevaluri, amortizarea anterioar fix se
completeaz cu amortizarea actualizat la data reevalurii (Data modificrii) iar
la Amortizarea cumulat se trece 0. Pentru diferena dintre amortizarea
actualizat i amortizarea existent se va face articol contabil i se va introduce n
DATE / NREGISTRRI.
Un mijloc fix poate fi exceptat de la amortizare n anumite luni prin
completarea cmpului Excepie cu orice caracter.
Dv. In cazul modificrii duratei de serviciu normale, de regul se impune
calcularea duratei de serviciu rmase (Durata rmas) n funcie de care se va
calcula amortizarea lunar n continuare. Pentru aceasta se completeaz Dv cu
vechea durat de serviciu normal i Durata normal cu noua durat dup care se
apas tasta F11 pentru calcularea duratei de serviciu rmase. Deci, dac Durata
rmas este completat, amortizarea lunar, n continuare, se va calcula n funcie
de aceast durat.
Amortizarea cumulat este amortizarea calculat de la Data intrrii sau
de la Data modificrii dac aceasta din urm este completat. Amortizarea
cumulat nu include Amortizarea anterioar fix i nici Amortizarea lunar care
reprezint amortizarea lunii curente (ultima lun).
Amortizarea total este nsumarea Amortizrii anterioare fixe,
Amortizrii cumulate i Amortizrii lunare..
Am. grad neutilizare este informativ.
NOT: In fiecare lun, nainte de execuia opiunii LISTE / CALCUL
33
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID GENERAL, se recomand apsarea tastei F10 pentru calculul amortizrii lunare,
amortismentului la zi, etc.
J. Opiunea Stocuri
Prima operaiune n lucrul cu stocuri trebuie s fie crearea gestiunilor n
Nomenclatorul de gestiuni. n cmpul Ges se introduce codul(simbolul) gestiunii
din caractere alfanumerice ct se poate de sugestiv. Cmpul Tip este tipul
gestiunii i prezint important deosebit. Se completeaz cu R pentru gestiunile
n care evidena se ine numai la pre de intrare fr TVA (cazul materiilor prime,
materialelor, produselor finite) sau A pentru gestiunile de mrfuri cu amnuntul n
care evidena se ine i la pre de vnzare, deci cu adaos. De meninut c i n
cazul gestiunilor de mrfuri din care ieirile se fac numai cu documente (facturi,
avize), evidena se poate ine numai la pre de intrare fr TVA (tipul R). In cazul
gestiunilor de mrfuri cu amnuntul (tip A) preul de vnzare poate fi stabilit
numai cu adaos sau poate fi stabilit cu adaos i TVA. Prezenta sau lipsa
procentului de TVA n stocuri indic faptul c preul de vnzare este cu TVA sau
fr TVA. Cmpurile Denumire i Gestionar sunt opionale, dac se completeaz
apar pe documente.
" Important
Inventarul de la care se pornete la un moment dat, trebuie introdus pe
opiunea Stocuri de pornire cu precizarea momentului de pornire. Momentul de
pornire trebuie s fie sfritul unei luni adic, dac se pornete cu stocurile
existente la 31 mai 1990 momentul de pornire este 05 1990. Dup ce a fost
precizat momentul de pornire, acesta se mai poate modifica numai n DIVERSE /
SETRI / 2 / rndul 25.
Stocurile se actualizeaz din CUMPRRI cu intrrile de pe recepii i din
VNZRI cu ieirile de pe facturi dac se lucreaz n varianta cantitativ-valoric.
Direct, n STOCURI, se introduc: " Variant
- transferuri ntre gestiuni. Se pot muta dintr-o gestiune n alta materii
prime, materiale, ambalaje, produse finite, mrfuri. In timpul transferului nu se
pot modifica preurile. Transferul ntre gestiuni se face numai ntre gestiuni de
acelai tip.
- trecerea produselor finite, materialelor, etc. n mrfuri cu adaos. In
vederea vnzrii, unele materii prime, materiale, produsele finite, semifabricate,
34
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
etc. trebuie transformate n mrfuri. Acest lucru se realizeaz prin trecerea
reperelor respective n gestiuni de mrfuri cu adaos stabilind totodat preul de
vnzare. De asemenea, se pot transfera mrfurile din gestiunile unde au fost
recepionate la preuri fr adaos n gestiuni de mrfuri la pre cu adaos. Acest tip
de transfer se face din gestiuni fr adaos (numai la pre de intrare) ctre gestiuni
cu adaos( pre de intrare i de vnzare). Dac se trece cantitatea cu minus,
trecerea are loc invers efectul contabil fiind stornarea.
- transferuri de mrfuri cu adaos. In acest caz, n momentul transferului de
la gestiunea predtoare la gestiunea primitoare se poate schimba preul de
vnzare. Se face numai ntre gestiunile de mrfuri cu adaos.
- revenire din mrfuri cu adaos. Se face n cazul reperelor nregistrate
iniial ca mrfuri cu adaos n scopul vnzrii iar ulterior li se schimb destinaia:
consum, investiii proprii, etc. Transferul se face din gestiuni cu adaos ctre
gestiuni fr adaos iar scopul este stornarea adaosului i TVA-ului neexigibil
nregistrat iniial.
- reevaluri materiale. Periodic, se poate face reevaluarea preurilor de
intrare n cazul materiilor prime, materialelor, produselor finite i mrfurilor
nregistrate numai la pre de intrare. Este valabil, deci, numai pentru gestiunile n
care evidena se ine numai la pre de intrare.
- consumurile; se introduc consumurile de materii prime i materiale,
plusuri sau lipsuri la inventar, perisabiliti la mrfuri. In cazul plusurilor de
inventar cantitatea se trece cu minus. In funcie de cum se dorete nregistrarea
consumurilor: pe activiti, produse sau lucrri, comenzi, trebuie create i
actualizate dup caz nomenclatoarele respective n VIZUALIZRI /
NOMENCLATOARE.
- schimbarea preurilor de vnzare; Se pot modifica preurile de vnzare
n sus sau n jos n gestiunile de mrfuri cu adaos. In cazul gestiunilor cu
amnuntul cu vnzare ctre populaie fr facturi (magazine), la achiziionarea
mrfurilor cu alte preuri dect cele din magazin, este necesar aducerea ntregului
stoc existent la noul pre de vnzare.
Pentru operarea transferurilor de mai sus, procedura este urmtoarea:
Se poziioneaz cursorul (eventual prin cutare cu tasta INSERT) pe reperul
asupra cruia urmeaz s se efectueze operaiunea. Se apas tasta funcional
(F12) care permite introducerea datelor ntr-o fereastr afiat n partea de jos a
ecranului. Corectarea datelor operate i listarea avizelor sunt posibile prin
35
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID apsarea tastelor CTRL/M. Dac se fac corecii , la revenirea n fereastra
stocurilor trebuie apsat tasta F10 pentru reactualizarea stocurilor curente aa
cum indic mesajul.
De menionat c toate tipurile de transferuri artate mai sus sunt controlate
de program cu ajutorul tipului gestiunii iar utilizatorul nu poate grei n alegerea
lor.
" Important
NOT: Pentru actualizarea stocurilor la zi trebuie apsat tasta F10 (la
apsarea tastei F10, se actualizeaz stocurile la zi prin adugarea tuturor
micrilor lunii curente la stocurile existente la sfritul lunii precedente). Pentru
reducerea dimensiunilor fiierului de stocuri, se pot terge reperele cu stoc 0 dac
nu mai intereseaz istoricul acestor repere. tergerea se face prin marcare cu F8 i
eliminare cu CTRL/F8. Alte operaiuni cu stocuri se pot efectua n VIZUALIZRI
/ OPERAIUNI PROTEJATE.
K. Opiunea Obiecte de inventar n folosin
Se introduc date pentru evidena obiectelor de inventar n folosin. Se
poate alege modalitatea de trecere n uzur pentru fiecare obiect de inventar n
parte.
Astfel, se poate completa cmpul Cota cu: 100 (se nregistreaz ntreaga
uzur la darea n folosin), 50 (se nregistreaz numai jumtate din uzur la darea
n folosin), sau cu alt cota procentual lunar.
L. Opiunea Salarii-personal
Pe opiunea SALARII se introduc salariaii i colaboratorii nou-angajai cu
datele de salarizare: salariu, sporuri, etc.
n momentul prelurii datelor din luna precedent (CTRL/P), zilele
lucrtoare pentru luna curent se preiau din calendar. De aceea, este recomandabil
ca, anterior, s fie actualizat acest calendar n SALARII / CALENDAR. " Mod
completare
Secie. Se trece secia (sectorul) dac se dorete obinerea statelor i
centralizatoarelor separate pe secii.. Explicaiile unei secii (denumire, localitate)
se introduc n nomenclatorul SECII care se deschide cnd se introduce o secie
nou sau dac se apas tasta F4.
Proc. vechime. Este procentul de calcul pentru sporul de vechime. Dac
36
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
este completat cmpul Data angajrii i cel puin unul din cmpurile:
Vec.ang.ani, Vec.ang.luni, Vec.ang.zile (vechimi la data angajrii n ani, luni i
zile), programul folosete grila cu transele de vechimi din SALARII / GRILE i
calculeaz procentul de vechime. Altfel trebuie completat cmpul Proc. vechime
Pentru colaboratorii cu convenie civil nu conteaz timpul lucrat.
Calculul salariilor se face apsnd tasta F10.
Parcurgerea fiierului de salarii se face cu PageDown sau PageUp.
Consultai helpul interactiv (F1) pentru cmpurile din salarii.
Pe opiunea PONTAJE se introduc date de pontaje pentru luna curent n
cazul societilor cu salarii complexe.
Tasta F3 (K-uri) servete pentru introducerea coeficienilor de realizare a
sarcinilor pentru fiecare secie. Dac nu se completeaz secia, K-ul introdus este
valabil pentru toat societatea. Dac se dorete ca anumii salariai s aib
coeficieni diferii fat de restul seciei, trebuie completat pentru fiecare cmpul
Coef.realiz.sarc.
Tasta F4 (Pontaje) permite introducerea timpului lucrat pe mai
multe locuri de munc, fiind posibil schimbarea salariului i a coeficientului de
realizare pentru fiecare loc.
Pe opiunea AVANSURI-SUME RIDICATE se introduc avansurile
chenzinale i alte sume acordate ca avansuri naintea lichidrii.
Pe opiunea AVANSURI CONCEDII ODIHNA se calculeaz avansurile
CO acordate la prezentarea cererii pentru concediul de odihn. Dac se introduce
numrul zilelor CO i data plecrii n concediu se calculeaz avansul CO
repartizat pe lunile urmtoare pe care se ntinde concediul. La calculul lichidrii n
lunile urmtoare aceste avansuri vor apare n state dup brut aa cum au fost
acordate indiferent de numrul zilelor CO efectuate care vor veni din pontaje.
Pe opiunea MEDICALE se introduc datele de pe certificatul medical: I
sau C dup cum certificatul este iniial sau n continuare, tipul certificatului, prima
i ultima zi a concediului medical. Pentru concediile medicale a cror plat nu
depinde de stagiul de cotizare sau dac stagiul de cotizare este ndeplinit, n
cmpul Plata apare litera P nsemnnd c medicalul va apare n statul de plat,
altfel, utilizatorul trebuie s decid dac medicalul se pltete.
Pe opiunea REINERI se introduc reinerile: imputaii, pensii alimentare,
c.a.r, echipament, garanii, chirii, rate, popriri, alte reineri. Cmpurile se
completeaz astfel:
37
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID Datorat poate fi completat cu suma datorat iniial.
Rmas se calculeaz lunar prin scderea sumei reinute efectiv.
Rata se completeaz cu rata permanent ce se va reine lunar pn la
epuizarea sumei din cmpul Datorat.
Rata_nep se completeaz cu o sum ce se reine numai n luna curent.
Contr se poate completa cu un cont n care va fi nregistrat reinerea
respectiv altfel contul va fi cel din SALARII / GRILE / Conturi pentru reineri.
Dac ntr-o lun nu se poate reine ntreaga rat, suma refuzat va apare n
luna urmtoare pe rubrica Rata_nep.
Pe opiunea PERSONAL se introduc date de personal, persoanele aflate n
ntreinere, sumele pentru obinerea fielor fiscale care lipsesc din lunile anterioare
implementrii.
Pe opiunea GRILE sunt date stabilite prin legislaia n vigoare sau alte
date ce trebuie stabilite de utilizator n funcie de specificul societii.
N. Opiunea Producie
Prima operaiune trebuie s fie actualizarea Nomenclatorului de produse
cu produsele noi.
Dac activitatea de producie se preteaz la stabilirea unor reetare, pe
opiunea Reetar se pot stabili aceste reetare pentru fiecare produs introdus
anterior n Nomenclatorul de produse.
Pe opiunea Produse finite se introduc produsele finite obinute ntr-o
anumit perioad. Dac utilizatorul poate realiza o corespondent ntre
consumurile dintr-o perioad i produsele finite obinute n aceeai perioad va
beneficia de faciliti suplimentare cum ar fi: " Faciliti 1. calculul preului produselor finite rezultat din consumurile materiale
(F10) care poate sta la baza stabilirii preului de nregistrare al produselor finite.
Pentru aceasta este necesar ca la introducerea consumurilor n STOCURI /
CONSUMURI s se indice produsul pe care este nregistrat consumul.
2. Invers, dac se construiete n prealabil un reetar, dup introducerea
produselor se pot determina consumurile aferente (F9).
Produsul se introduce prin tastarea primelor caractere din denumire, va fi
cutat n nomenclatorul de produse i va fi preluat. Dac lipsete din nomenclator,
trebuie adugat.
38
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
O. Opiunea nregistrri manuale
Cea mai mare parte a articolelor contabile sunt create de program din
documentele introduse. Aici se introduc doar unele articole contabile ocazionale,
articolele pentru corectarea celor create de program i articolele pentru segmentele
de date setate NU n opiunea LISTE - CALCUL GENERAL.
Urmtorul articol compus:
% = 5121
627
666
401
se introduce astfel:
Mai nti se introduc, pe cte un rnd, conturile: 627, 666 i 401, care
nsumate sunt egale cu contul de total (5121) iar apoi se introduce contul de total
5121, dup care se apas tasta F12 fr a fi necesar introducerea sumei totale
corespunztoare contului 5121.
!Important
Deci, n cazul articolelor compuse, contul de total trebuie s se
gseasc pe ultimul rnd. n cazul unui articol simplu: 411=701 nu conteaz
ordinea introducerii conturilor (deci nu conteaz ce cont va fi pe ultimul rnd).
Apsarea tastei F12 este obligatorie dup fiecare articol contabil i are
urmtoarele efecte:
validarea articolului contabil (existenta explicaiei, s nu fie sume i pe debit i pe credit n cadrul unui articol).
soldarea (nsumarea conturilor corespondente i trecerea totalului la ultimul cont).
numerotarea i trecerea la articolul urmtor. Aadar, tasta F12 trebuie apsat dup fiecare articol contabil.
Articolele contabile sunt numerotate de program n ordinea introducerii.
Accesul la un articol introdus de ctre utilizator, pentru modificri
ulterioare sau tergeri, se face numai pe baza numrului de ordine. Numrul de
ordine al unui articol contabil poate fi aflat prin cutare dup mai multe criterii
apsnd tasta INSERT. Evident, modificri se pot face numai asupra articolelor
introduse manual de ctre utilizator. Articolele create de program pot fi corectate
doar prin stornri sau adugri.
39
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID Dac se dorete tergerea unui articol cu multe linii, introdus de utilizator, pentru
a se evita tergerea fiecrei linii n parte, dup apsarea tastei INSERT se indic
numrul de ordine i se poate opta pentru tergerea articolului n ntregime.
P. Opiunea Sume-balana la implementare
Dac societatea este deja n activitate i exist o balan de verificare
sintetic de la care se pleac, se preiau datele din ultima balan n concordant
cu tipul balanei stabilit n DATE / CREARE SOCIETI i luna din cursul
anului.
ATENIE! n momentul prelurii soldurilor sau sumelor, luna aleas
pentru lucru trebuie s coincid cu luna balanei din care se preiau datele. De
exemplu, dac trebuie preluate date din balana lunii aprilie 1997, trebuie apelat
opiunea ALEGERE SOCIETATE, LUNA i cmpul Aall trebuie s conin 9704.
" Atenie
IMPORTANT! Avnd n vedere caracterul integrat al programului, un
document prelucrat ntr-un segment poate fi regsit i n altele. De exemplu, dac
se introduce n CUMPRRI un document pltit parial numerar, el se va gsi n
CUMPRRI, dar i n REGISTRUL DE CAS pentru partea pltit numerar i n
FURNIZORI-DATORII pentru partea rmas nepltit. Utilizatorul trebuie s
acorde atenie acestor situaii, deoarece, modificarea sau tergerea unui document
are efect definitiv numai dac se efectueaz n segmentul de date n care a fost
introdus iniial (n cazul de fat trebuie operat asupra documentului n
CUMPRRI). Bineneles, programul ofer mesaje n acest sens.
3. Meniul VIZUALIZRI
Cuprinde urmtoarele opiuni (fig. 10.): " Componen
Cumprri; Vnzri; Stocuri; Salarii; nregistrri manuale; Balane; Plan de conturi/buget; Nomenclatoare;
40
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Datorii i creane; Distribuie; Profit pe activiti; Profit pe mijloc de transport; Sold conturi n valut; Cursuri valutare; Operaiuni protejate; Oferte; Sold conturi 408 i 418.
Fig. 10. Meniul VIZUALIZRI
Succint, principalele opiuni au urmtoarele funcii practice:
CUMPRRI (intrri) Se vizualizeaz documentele introduse n DATE / CUMPRRI dup
anumite criterii, se pot efectua unele verificri, se pot lista recepii.
VNZRI (ieiri) Se vizualizeaz documentele introduse n DATE / VNZRI dup anumite
criterii, se pot efectua unele verificri.
OFERTE Se obin diferite liste de oferte.
41
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
NREGISTRRI MANUALE Se vizualizeaz nregistrrile introduse de utilizator n DATE-
NREGISTRRI.
PLANUL DE CONTURI/BUGET Se vizualizeaz i se actualizeaz planul de conturi. Acest lucru este
posibil i n timpul introducerii datelor. Cmpul Apb reprezint funciunea
contului i trebuie s conin A, P sau B (activ, pasiv sau bifuncional). Dac se
dorete apariia unor conturi fr analitice n balan, se poate completa cu T
cmpul T la contul sintetic respectiv
DISTRIBUIE Se obin situaii n legtur cu vnzrile pe agenii distribuitori, clieni,
zone, repere sau grupe de repere. Pentru aceasta trebuie precizat agentul n
momentul introducerii facturilor n DATE / VNZRI. Dac se stabilete un plan
de livrare se poate obine un grafic de distribuie. Pentru aceasta, trebuie n
prealabil, selectate reperele ce vor face obiectul distribuiei, prin completarea
cmpului Target din DATE / STOCURI cu un nume comun pentru o anumit
grupare de repere.
4. Meniul LISTE
" Structur
Cuprinde urmtoarele opiuni (fig. 11.):
Cumprri; Vnzri; Registru de cas; Furnizori-datorii; Clieni-creane; Imobilizri; Stocuri; Obiecte de inventar n folosin; Salarii; Avansuri spre decontare; Debitori-creditori salariai; Calcul general; Jurnal-Cartea Mare;
42
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Note contabile; Cartea Mare anual; Balane de verificare.
Fig. 11. Meniul LISTE
Succint, principalele opiuni au urmtoarele funcii practice:
CALCUL GENERAL Listele situate deasupra opiunii CALCUL GENERAL se pot obine pe
msura introducerii datelor n submeniul DATE fr alte prelucrri. Listele situate
mai jos se pot obine numai dac se execut aceast opiune. Prin execuie, se
valideaz datele i se creeaz articole contabile pentru segmentele de date setate
"DA" care se pot vedea i modifica dac se opteaz pentru vizualizarea grilelor
de calcul.
!Funcii
Implicit sunt setate cu opiunea DA toate segmentele de date: cumprri,
vnzri, salarii, stocuri, amortizarea mijloacelor fixe, uzura obiectelor de inventar,
descrcarea valoric a gestiunilor de mrfuri cu amnuntul, descrcarea
gestiunilor de mrfuri la pre de intrare, nchiderea conturilor de TVA, calculul
impozitului pe profit, nchiderea conturilor de cheltuieli i venituri.
43
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID Descrcarea valoric a gestiunilor de mrfuri cu amnuntul: Se
calculeaz coeficientul de adaos aferent stocurilor de mrfuri, pe gestiuni, n
vederea descrcrii acestora i se creeaz articolele contabile aferente (aceast
opiune se poate folosi numai pentru gestiunile la care recepiile s-au ntocmit la
pre de vnzare). Dac se opteaz pentru descrcare, pe ecran apare grila ce
conine conturile de mrfuri, adaos, venit i TVA neexigibil: 371, 378, 707, 4428,
necesare pentru crearea notelor contabile. Este obligatorie respectarea
corespondentei ntre analiticele acestor conturi n funcie de gestiune: 371A,
378A, 707A, 4428A. In aceast versiune programul poate efectua descrcarea
pentru 30 gestiuni. Stabilirea analiticelor conturilor de mai sus este la latitudinea
utilizatorului. Analiticele pot fi stabilite i n funcie de procentul de TVA:
- pentru evidena mrfurilor cu TVA 18%, se poate folosi analiticul 1:
3711, 3781, 44281, 7071.
- pentru evidena mrfurilor cu TVA 9%, se poate folosi analiticul 2: 3712,
3782, 44282, 7072.
- pentru evidena mrfurilor scutite se poate folosi analiticul 3: 3713, 3783,
44283, 7073.
Aadar, grila poate fi construit dup preferinele utilizatorului.
NOT: Pentru gestiunile n care mrfurile s-au nregistrat la pre cu adaos
fr TVA neexigibil, trebuie ters din gril contul 4428.
Valoarea vnzrilor introduse n DATE/ NREGISTRRI nu este luat n
calcul pentru descrcare.
Calculul impozitului pe profit: se cere confirmarea si/sau precizarea
urmtoarelor conturi:
contul de amenzi, majorri i penaliti (6711) ale crui analitice conin orice alte cheltuieli nedeductibile;
contul care conine pierderea deductibil a anului precedent (117); Se cere, dac este cazul, precizarea sumelor:
sume deductibile; sume nedeductibile care depesc cheltuielile de protocol, sponsorizri,
etc.
nchiderea conturilor de TVA: articolul pentru compensarea soldurilor
conturilor 4423 i 4424 trebuie introdus de ctre utilizator n DATE /
NREGISTRRI.
Descrcarea gestiunilor de mrfuri la pre de intrare: se face pentru
44
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
gestiunile la care recepiile s-au ntocmit la pre de intrare fr TVA n varianta
cantitativ-valoric. In gril trebuie trecute conturile gestiunilor respective.
Opiunea CALCUL GENERAL trebuie reluat dac se introduc date noi
sau se fac modificri la cele existente. Programul creaz nregistrri numai pentru
opiunile setate "DA", ns, n balan ajung i articolele contabile introduse
manual pe meniul DATE / INREGISTRARI. Astfel, dac de exemplu, se introduc
manual nregistrrile cu salariile i se seteaz "DA" opiunea de creare a
nregistrrilor din salarii va avea loc dublarea nregistrrilor respective.
NOT: Dac se impune ntoarcerea la o lun anterioar pentru
efectuarea unor corecii, este obligatorie reluarea calculului succesiv, din
lun n lun, pn la luna curent.
!Important
Pentru listare poate fi folosit orice tip de hrtie, ntruct toate listele sunt
proiectate s ncap pe hrtie de format A4 portret sau peisaj. In dreapta fiecrei
liste, ntre paranteze, se gsete o informaie de tipul (PN66) sau (LC58).
Primul caracter, P sau L, indic orientarea paginii (P-portret, L-peisaj).
Al doilea caracter, N sau C, indic condensarea caracterelor pe linie (N-
normal, C-condensat).
Cele 2 cifre (66 sau 58) indic numrul de linii pe pagin pentru lista
respectiv.
Pentru imprimantele matriciale, dac se folosete hrtie de format A4,
trebuie s se tin seama doar de primul caracter P sau L pentru aezarea hrtiei n
imprimant.
Pentru imprimantele laser sau cu jet de cerneal, informaia dintre
paranteze servete la programarea imprimantei. Apsnd tasta F12 nainte de
listare se apeleaz driver-ul (programul DJCP, RCP, PANEL) de imprimant, care
trebuie comunicat n prealabil n DIVERSE / SETRI / 1 / rndul 3 -Program
imprimant.
Dac se folosete hrtie de format A3 nu este necesar pregtirea
imprimantei n vreun fel.
n cazul afirii listelor pe ecran, deplasarea n list se face astfel:
- cte un caracter - prin sgei
- la nceput de linie - HOME
- la sfrit de linie - END
- la nceputul listei - CTRL/HOME
- la sfritul listei - CTRL/END
45
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID n momentul afirii unei liste pe ecran, n subdirectorul ASSCON /
ZLISTE se creeaz un fiier text ce conine lista respectiv i are acelai nume cu
titlul listei (de exemplu pentru balana: BAL.LST).
NOTE CONTABILE Lista Nota contabil detaliat conine absolut toate articolele contabile
(si cele introduse manual i cele create de program). Cele introduse manual apar la
nceputul listei i sunt numerotate n ordinea introducerii. Cele create de program
conin *** n loc de numrul de ordine i apar n ordinea opiunilor setate DA.
BALANE DE VERIFICARE Dac se dorete ca n balan s nu apar unele conturi analitice, se
rspunde DA la ntrebarea Suprimai unele conturi analitice ? i n balan vor
apare numai conturile sintetice la acele conturi la care s-a trecut T n cmpul T
din VIZUALIZRI / PLAN DE CONTURI.
5. Meniul DIVERSE
Opiunile acestui meniu sunt prezentate n fig. 12.
Fig. 12. Meniul DIVERSE
46
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Succint, principalele opiuni au urmtoarele funcii: "
Opiuni
SETRI Se stabilesc:
setri pentru toate societile: procentele de TVA, programul de setare a imprimantelor laser sau cu jet de cerneal, tipul hrtiei de
imprimant, diveri coeficieni de calcul conform legislaiei n vigoare.
setri pentru societatea curent: procentul de calcul al impozitului pe profit, accesul la istoricul furnizorilor, clienilor, debitorilor,
creditorilor.
semnturi pentru societatea curent: funciile i numele persoanelor ce le dein i care vor apare pe situaiile de salarii i
balane
ORDINE DE PLAT Pe imprimantele matriciale se pot introduce ordine de plat de trezorerie
pentru a fi scrise.
CONTURI SPECIALE Conine o list cu conturile folosite de program pentru scrierea unor
articole contabile. Ele pot fi modificate de utilizator dup caz. In felul acesta se
poate stabili, de exemplu, ce cont s foloseasc programul pentru nregistrarea
impozitului pe salarii la colaboratorii cu convenie civil.
BILAN Se obin primele dou formulare (bilanul i rezultatele financiare) din
balana lunii selectat n ALEGERE SOCIETATE, LUNA. Dup ce se indic codul
formularului (01,02,10,20) se apas tasta F10 pentru calcul. Pentru a cdea pe
sumele dorite, se pot face ajustri la anumite rnduri din formular dup care se
apas tasta F11.
TERGERI SOCIETI Se terge o societate definitiv sau parial. Prin tergere parial se terg
toate lunile anterioare unei date specificate de ctre utilizator. Se cere confirmare
de tergere (y / n) pentru fiecare lun n parte.
IMPORTANT! Nu tergei societi dac nu ai fcut n prealabil o
salvare.
!Important
SALVARE DATE Se arhiveaz monovolum n calculator sau multivolum pe dischete,
47
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID contextul existent n calculator (fiierele cu extensia DBF inclusiv
subdirectoarele). n cazul salvrii n calculator, arhiva poart numele datei de
creare i se gsete n directorul ASSCON.
TEST DE AUTOEVALUARE NR. 2
Timp estimativ: 15 minute
1. Enumerai submeniurile programului Asscon. (1 punct) ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2. Creai cu ajutorul programului Asscon firma Examen SRL ncepnd cu luna februarie 2007. (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3. Aplicai varianta global-valoric pentru cumprarea de mrfuri. (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 4. Efectuai vnzarea unor mrfuri utiliznd varianta cantitativ-valoric. (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 5. Introducei manual nregistrarea (1 punct): 5121 = % 5.500
766 500 704 5.000
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 6. Ce opiune trebuie mai nti utilizat n situaia utilizrii variantei cantitativ-valorice? (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 7. Introducei n luna curent un nou salariat cu program normal de lucru i cu un salariu de ncadrare de 600 lei. (2 puncte) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 8. Ce importan are opiunea Calcul general din meniul Liste? (1 punct) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ TEM DE CONTROL:
48
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Introducei date din documente primare de la o societate comercial privind:
1. Cumprri; 2. Vnzri; 3. Registru de cas; 4. Jurnalul de banc; 5. Stocuri; 6. Salarii; 7. Obiecte de inventar n folosin; 8. Producie.
49
-
Programe informatice contabile - Curs universitar ID
Bibliografie selectiv:
Lucia Popa Paliu, Nicolae Ecobici, Marin Ciumag, Gabriela Dobrot - Ghid contabil, Editura Spirit Romnesc, Craiova, 2003;
Programul ASSCON Programul CIEL
50
Autorul,DATELISTESuccint, principalele opiuni au urmtoarele funcii practice: nchiderea conturilor de TVA: articolul pentru compensarea soldurilor conturilor 4423 i 4424 trebuie introdus de ctre utilizator n DATE / NREGISTRRI.Succint, principalele opiuni au urmtoarele funcii:Se stabilesc: