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29 de junho de 2019
Gerente de Projetos e Processos, ISGSA
A importância da gestão integrada na entrega de benefícios para a organização
Frederico Ribeiro Ramos
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Frederico Ribeiro Ramos
Especialista em implantação de escritório de
gestão integrada, estratégia, processos e
projetos. Estudo e aplicação de conhecimentos
em gestão, gerenciamento de processos de
negócio e de projetos. Defensor de métodos
ágeis e colaborativos como canvas e kanban.
Gerente de Projeto e Processos do Grupo ISG,
especialista na ferramenta de gestão BRISK
PPM e Cofundador da Dyress, startup
desenvolvedora da plataforma Kanvas.Cards,
simplificando a cocriação, planejamento e
gestão utilizando métodos ágeis. Certificado
PMP, CBPP, PMO-CP, PSM, Itil, Cobit, ISO
20.000.
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Momento Network com o LinkedIn
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Referências
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Gerenciamento de
Percepção de Benefícios
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)
O valor de identificar
benefícios esperados
de cada projeto para
gerar resultados para
o negócio.
Benefits
Realization
Management
BRM
A importância de conectar
a estratégia de negócios
ao gerenciamento de
projetos.
A necessidade de
conscientizar a
diretoria na percepção
dos benefícios.
Avaliar os benefícios
durante a execução do
projeto.
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios
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Fornecer às organizações uma maneira de medir como
projetos e programas agregam valor real à empresa.
Aplicam GPB17%
Dizem ter GPB93%
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Desperdice menos dinheiro, recurso, tempo....
8
Desperdice menos
implantando o
gerenciamento de
benefícios
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios
9
mais baseados em
suposições menos
confiáveis
A cada ano os projetos tornam-se
mais
complexos
mais
interdependentes
Sendo necessário ter
mais disciplina poder de adaptar implantar e
supervisionar os
projetos
garantir que os OE
sejam alcançados
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)
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Medição do desempenho apenas
com formas tradicionais.
As empresas, hoje em dia, concentram
Execução de
projetos individuais.
Perdem a visão se os projetos/programas
estão de fato ajudando a atingir seus
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
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Gerenciamento de
Percepção de Benefícios e o
Escritório Integrado de Gestão
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios
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PMI Thought Leadership Series
Conectar a estratégia de negócio ao
gerenciamento de projetos
Gerenciamento de percepção de benefícios
PMBoK – 6ª edição
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios (GPB)
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3 vezes mais probabilidade de
cumprir ou exceder a meta de
ROI em cada projeto.
1,6 XEmpresas que praticam GPB têm
1,6 vezes mais chance de
alcançar o objetivo do projeto.
3 X
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios
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Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas
Alinhar Portfólio
com a Estratégia
Criar Espaço
pra diálogo
Estabelecer condições
para o Sucesso
Alinhar Portfólio
com a Estratégia
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GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia
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Gerenciar o portfólio de projetos com base em resultados
estratégicos reais, na criação de valor para a organização.
Definir e Consolidar:
1. Missão
2. Visão
3. Objetivos
4. KPI (OKR)
5. Metas
6. Mapa Estratégico
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GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia
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Deve ser criada uma matriz de suficiência entre:
• Objetivos Estratégico
• Projetos que realizam os OE
• Indicadores que monitoram o desempenho (tangíveis e intangíveis)
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GPB – Alinhar Portfólio e Estratégia
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Perguntas cruciais:
• Existem OE sem Projetos?
• Os projetos associados aos OE
são suficiente para realizar os
benefícios?
• Os KPIs são suficientes para
monitorar?
• Existem KPIs para monitorar
benefícios intangíveis?
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Estabelecer responsabilidade e prestação de contas claras
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94%
Alta Maturidade
19%
Baixa Maturidade
PMI Thought Leadership Series
Estabelecer a responsabilidade e a
prestação de contas por benefício
Os responsáveis pelo GPB garantem que
os benefícios sejam identificados,
executados e sustentados, assegurando
que o investimento crie valor, conforme o
business case.
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios
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Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas
Alinhar Portfólio
com a Estratégia
Criar Espaço
pra diálogo
Estabelecer condições
para o Sucesso
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Criar Espaço pra diálogo
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Devemos criar um espaço dedicado para um diálogo entre executivos, responsáveis
pelo negócio e gerentes de projeto.
ExecutivosDefinem e aprovam
estratégias.
Responsáveis pelo NegócioTraduzem Estratégias em Projetos
com resultados focados para sua
área de negócio.
Gerentes de ProjetoGerenciam a execução dos
projetos para realizar esses
resultados.
64%Esses 3 grupos representam em
média 64% dos fatores de garantia
da percepção de benefícios.
NOVO ATOR:
Gerente de Percepção
de Benefícios
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios
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Para implantar o GPB precisamos preencher 3 lacunas
Alinhar Portfólio
com a Estratégia
Criar Espaço
pra diálogo
Estabelecer condições
para o Sucesso
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Estabelecer condições para o Sucesso
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Criar uma cultura orientada ao valor
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Estabelecer condições para o Sucesso
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• Entendimento explícito do comportamento necessário.
• Avaliação e realinhamento frequente dos projetos com a estratégia.
• Elevado nível de prestação de contas dos projetos.
• Tomada de decisão rápida.
• Capital humano.
• Patrocínio efetivo da Alta Administração.
• Metodologia e fluxos de processos otimizados para sua maturidade.
• Ferramenta de apoio a gestão integrada (Estratégia-Processos-Projetos).
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80%Organizações
maduras em GPB
• Governança de projetos
• Portfólio
• Alterações de projeto
• Encerramento de projetos
• Avaliações pós-projeto
Organizações
imaturas em GPB
Exemplos de Informações
Informações úteis em tempo hábil
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Recebem informação em tempo útil para tomadas de decisões
40%
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PMO alinhado com a Estratégia
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Quais projetos entregam maior valor para o cliente
Recursos caros utilizados em projetos de baixa prioridade
Projetos e programas sem relação com o Plano Estratégico
Seleção de Projetos com grande risco e pouco benefício
Excesso de Projetos executados simultaneamente
Quais projetos agregam maior benefício para a organização
As organizações precisam ter a informação certa, para a pessoa certa, no momento certo.
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Fundamental definir os Processos
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Demanda Recebida
Priorizar projetos
Gerenciar Demanda
Analisar e Categorizar Projeto
Gerenciar projeto
Projeto
Operação Realizar Operação
1ª - Criar business case inicial.
2ª - Validar o business case; o plano de sustentação pós-projeto; os benefícios/valores.
3ª - Revisar periodicamente o business case, se o projeto ainda entrega benefício.
Controlar Portfólio de Projetos
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Promovendo GPB
na sua organização
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Como promover o GPB na sua organização
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Vitórias rápidas
• Selecionar os projetos certos.
o Critérios Categorização, Priorização e Benefícios.
• Envolver os GPs em todas as fases do projeto.
o Comunicação.
• Fortalecimento as capacidades dos GPs.
o Soft e Hard Skills.
• Articular e incentivar os comportamentos certos.
o Executivos, Donos do Negócio, GPs e Equipes.
• Encontrar as habilidades de GP certas para o projeto.
Curto
Prazo
Longo
Prazo
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Gerenciamento de Percepção de Benefícios
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• Fixar vínculos entre estratégia e projetos.
o Portfólio de Projetos Alinhado com a Estratégia.
• Vincular incentivos por resultados.
• Formalizar treinamento para desenvolver as qualificações necessárias para o GPB.
• Estabelecer a responsabilidade e a prestação de contas por benefícios.
• Reforçar a conscientização dos benefícios na diretoria.
Curto
Prazo
Longo
PrazoAções de médio a longo prazos
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Reforçar os benefícios com a diretoria
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61%Dos projetos mais importantes para
implementar a estratégia da instituição
produziram os benefícios pretendidos.
51% 22%
Empresas que relatam desempenho
financeiro acima da média
imaturas
em GPB
maduras
em GPB
Qual é o nível de prioridade para o GPB?
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Desafios que devem solucionados
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Alguns dos desafios que devemos enfrentar:
• Perseverança.
• Comunicação.
• Monitoramento Contínuo.
• Incorporar o GPB à governança do Portfólio de Projetos.
• Como medir os benefícios.
• Como saber se o que estamos fazendo está funcionando.
• Conversão de dados de indicadores em informações úteis.
• Decidir sobre meta de resultado apropriada.
• Combinar indicadores para entender os benefícios de negócio.
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Consolidando o GPB
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Benefits realization management framework
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Identificar os benefícios: determinar se projetos, programas e
portfólios podem produzir os resultados de negócios pretendidos.
O impacto estratégico de projetos: identificar benefícios para gerar
resultados para o negócio.
Executar o gerenciamento de benefícios: minimizar os riscos a
benefícios futuros e maximizar a oportunidade de ganhar benefícios
adicionais.
Sustentar os benefícios: garantir que, independentemente do que o
projeto ou o programa produza, continue a criar valor.
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Conclusão
34
As organizações podem ser boas em desenvolver
planejamento estratégico e em gerenciar projetos.
Contudo, existe uma lacuna, uma dificuldade em
associar os dois.
E mais difícil ainda é manter as estratégias e os
projetos alinhados e atualizados.
É fundamental ter um Escritório Integrado de
Gestão para operacionalizar a governança da
organização e realizar os benefícios esperados.
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Entre em Contato
Frederico Ribeiro RamosGerente de Projetos e ProcessosPMP, CBPP, PMO-CP
ISG Participações S.A.+55 61 3327-3777+55 61 [email protected]
fredericoramos