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A Organização da Gestão Documental do MCTI
Sonia Maria/Ronal Guedes
I Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística de Documentos no INPE
Informações Iniciais
Sobre o MCTI
– Criação e finalidade – A unidade de Gestão de Documentos
O Acervo arquivístico
– Descrição inicial do acervo – Situação encontrada
O Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação - MCTI
Criado em 15 de março de 1985, pelo Decreto nº 91.146 , como órgão central do sistema federal de Ciência e Tecnologia.
Áreas de competência
Política nacional de pesquisa científica, tecnológica e inovação; Planejamento, coordenação, supervisão e controle das atividades da ciência e tecnologia; Política de desenvolvimento de informática e automação; Política nacional de biossegurança; Política espacial; Política nuclear e controle da exportação de bens e serviços sensíveis.
Organograma
CGGI
DGID
SAQ SPG SBI Protocolo Geral Arquivo Central Biblioteca
SEXEC
SPOA
Gestão de Documentos no MCTI
Sensibilização da Administração
Reestruturação das instalações
Alocação de Recursos Humanos
Triagem e identificação dos fundos arquivísticos existentes no arquivo central
Levantamento, identificação e análise dos arquivos setoriais
Início do Processo
Levantamento da legislação arquivística e pesquisa sobre o funcionamento do Órgão desde sua criação
Constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD
Plano de Gestão de Documentos - PGD
Concepções Básicas
Normatização
Estruturação do Sistema de Arquivos -SIARQ / MCT
Gestão de Documentos no MCTI
Estruturação da Gestão de Documentos
Organização da Massa Documental Acumulada no Arquivo Central
Definição e organização dos arquivos setoriais
Consolidação do Sistema de Arquivos - SIARQ / MCT
Instrumentalização Tecnológica do processo de controle e arquivamento dos documentos
Capacitação dos servidores
Treinamento
Participação em eventos
Resultados esperados
Gestão de Documentos no MCTI
Implementação do PGD
Área de Armazenamento do Arquivo central: 152 m2
Fundos: 4 (MCT, SEI, CAPRE, STI)
Tamanho do acervo: 1.300 metros lineares (apenas no arquivo central)
Suporte dos documentos: Papel, magnéticos
Organização no arquivo central em estágio inicial
Arquivos setoriais
DESCRIÇÃO INICIAL
Acervo Documental
Área de Armazenamento do Arquivo central: 324 m2
Fundos: 4 (MCTI, SEI, CAPRE, STI)
Tamanho do acervo: 1960 metros lineares (apenas no Arquivo Central)
Suporte dos documentos: Papel, magnéticos, mídias digitais;
Organização no arquivo central (Todo acervo organizado e identificado
Arquivos setoriais - Treinamento
DESCRIÇÃO ATUAL
Acervo Documental
Situação encontrada
Situação encontrada
Mecanismos
Visitas
Reuniões
Sensibilização
Apresentação
Proposta de novo local e layout
Solicitação de materiais e equipamentos
Higienização do acervo
Recuperação de embalagens
Situação após as primeiras mudanças
Medidas iniciais
Estruturação física e administrativa
Eliminação de documentos da área-
meio (3 toneladas)
Aquisição de Sistema de Arquivos
Deslizantes para o Arquivo Central
Todo o acervo organizado e
identificado
Esboço do Código de Classificação
de Documentos e da Tabela de
Temporalidade de Documentos das
Atividades-Fim do MCTI
Medidas recentes
Estruturação física e administrativa Atual
Situação atual
Concepções Básicas Aumentar o enfoque nos Arquivos Corrente e Intermediário;
Considerar Arquivo e Protocolo de forma unificada;
Definir uma única unidade como responsável por todo o processo de
Gestão de Documentos;
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a Comissão
Permanente de Documentos Sigilosos devem acompanhar e fiscalizar
o desenvolvimento das atividades relacionadas a Gestão de
Documentos.
Plano de Gestão de Documentos - PGD
Normatização
Normas de Funcionamento das Unidades de Arquivo e Protocolo
Norma Operacional de Empréstimos e Consultas
Norma Operacional de Formalização de Processos
Norma Operacional para Recebimento e Expedição de correspondências
Norma Operacional de Transferência de Documentos
Plano de Gestão de Documentos - PGD
ÓRGÃO CENTRAL SERVIÇO DE ARQUIVO
CENTRAL - SAQ
ARQUIVOS SETORIAIS Unidades do MCTI
Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos Sigilosos - CPADS
SIARQ Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos - CPAD
SERVIÇO DE PROTOCOLO GERAL
SPG
Estrutura do Sistema de Arquivo - SIARQ / MCTI
Adotar uma gestão participativa, em busca da melhoria contínua do ambiente de trabalho, de seus colaboradores, processos e serviços relacionados à atendimento ao Usuário e Gestão de Documentos.
Capacitação
Servidores atuantes nas unidades setoriais de Arquivamento e demais integrantes do SIARQ / MCTI.
Objetivo
Público alvo
Treinamento
O treinamento tem caráter teórico-prático, com aulas expositivas e aplicação dos conceitos das áreas propostas, baseando-se em uma metodologia que alterna o aprendizado de conceitos e instrumentos, com exercícios práticos.
* Arquivo Técnicas de Arquivo Metodologia de Gerenciamento de Arquivos
* Qualidade Liderança Ambiente com Qualidade Motivação Técnicas de Atendimento.
* Informática Conhecimentos básicos - Aplicativos Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Tecnologia da Informação.
Metodologia
Áreas de Atuação
Propiciar conhecimentos técnicos de organização dos documentos de arquivo, com uso de instrumentos de gestão, visando a melhoria da qualidade dos processos, produtos e serviços relacionados à Gestão de Documentos e ao Sistema de Arquivo (SIARQ / MCTI).
Técnicas de Arquivo
OBJETIVO GERAL
Apresentar os principais conceitos da Arquivologia; os instrumentos técnicos para a gestão de documentos de arquivo; Legislação Arquivística e as Normas Operacionais do MCT; Exercitar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade da área meio e fim do MCTI; Apresentar as funcionalidades do Sistema de Informações Documentais como ferramenta na utilização dos métodos e técnicas arquivísticas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Qualidade
Objetivo
Iniciar uma mudança de cultura na CCGI, que favoreça a implantação da Gestão pela Qualidade em todos os ambientes do Ministério, começando pelas Unidades de Protocolo e Arquivo, que servirão como pilotos do Programa de Qualidade.
Objetivo Específicos
Promover um ambiente de trabalho que favoreça a Qualidade e a Produtividade Envolver e comprometer os colaboradores Estimular a prática do trabalho em equipe Evidenciar os colaboradores envolvidos no Programa.
Informática
Objetivo Preparar os servidores do Órgão para a utilização de sistemas informatizados de produção e controle de documentos.
Objetivo Específicos Conhecer os sistemas e aplicativos mais utilizados. Utilização de sistemas de GED estimulando a produção e controle eletrônico dos documentos. Estimular a utilização dos recursos de TI para a recuperação de informações.
Processo de Organização de Documentos - Resultados esperados
As atividades sendo desenvolvidas com base em atos formais (normas, rotinas);
Internamente, a produção e tramitação de documentos feitas por meio eletrônico;
A solicitação de serviços (empréstimo, consulta, autuação de processos, etc) feitas via sistema;
Maior controle quanto ao acesso e utilização de documentos; Toda documentação acumulada recebendo tratamento técnico
previsto na legislação arquivística federal; Os documentos considerados de valor histórico digitalizados ou
microfilmados, com restrição do acesso físico ao mesmo e disponibilização, ao usuário, apenas de cópias em papel ou de imagens;
Documentos de procedência externa, são digitalizados, com tramitação eletrônica.
Processo de Organização de Documentos - Resultados esperados
Criação dos requisitos para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;
Em 2006 - visita aos órgãos que utilizavam sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;
Escolha do sistema que mais se adequava aos requisitos criados para o sistema no MCTI;
Ações para implantação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
A SPOA encaminha Memorando Circular as chefias das unidades, convidando para apresentação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;
A Coordenação-Geral do Cerimonial envia e-mail para todos os usuários da rede do MCTI, reiterando o convite pois contará com a presença do Sr. Ministro.
Envolvimento do corpo gerencial do MCTI no projeto
Divulgação da implantação do sistema por meio de cartazes, folders e e-mails;
Divulgação dos benefícios que o sistema irá proporcionar;
Divulgação em quadro informativo sobre o sistema, elaborado pela Assessoria de Comunicação Social.
Conscientização dos servidores
De 20/11 a 7/12 de 2006, foram treinados 156 colaboradores, para utilizarem o sistema;
O sistema entrou em produção em 17 de dezembro de 2006;
Os documentos e processos anteriores a esta data, foram inseridos no sistema, atendendo as demandas das unidades.
Treinamento
Capacitação - Resultados esperados
Aumento da Produtividade
Agilidade no atendimento aos usuários
Autodisciplina dos Colaboradores
Conhecimentos em Arquivística
Eliminação do desperdício
Incentivo a criatividade da equipe
Otimização do espaço
Padronização das tarefas/atividade
Racionalização do espaço
Racionalização do tempo
Redução do “stress” das pessoas
Valorização dos Colaboradores
Dados estatísticos Período de: maio/2012 a maio/2013
Foram recebidos no MCTI 49.872 documentos;
Foram expedidas 30.281 documentos;
Foram tramitados do Protocolo Geral para as unidades 38.830 docum entos;
Foram tramitados das unidades para o Protocolo Geral 43.972 documentos;
Dos 41.392 documentos cadastrados, 32.672 foram inseridos os arquivos
digitais e 8.720 ficaram sem os arquivos digitais.
Extensão do sistema de Gestão Eletrônico de Documentos
Foram feitas as extensões de licença de uso do sistema para as unidades:
INPE
LNCC
AEB
CEITEC
COORDENAÇÃO-GERAL DE GESTÃO E INOVAÇÃO – CGGI
Arquivo Central – SAQ
Protocolo Geral – SPG
Ronal de Oliveira Guedes – [email protected]
Sonia Maria Ferreira dos Santos – [email protected]