ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร

นายกาลัญญู เกียรติชัยนาม

การศึกษาโครงการเฉพาะเร่ืองนี้เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตร ปริญญาวิทยาศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชาวิศวกรรมซอฟต์แวร์

คณะเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี

พ.ศ. 2556

ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร

นายกาลัญญู เกียรติชัยนาม วท.บ. (เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการออกแบบ)

การศึกษาโครงการเฉพาะเร่ืองนี้เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตร ปริญญาวิทยาศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชาวิศวกรรมซอฟต์แวร์

คณะเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี

พ.ศ. 2556 คณะกรรมการการศึกษาโครงการเฉพาะเร่ือง ...................................................................... ประธานกรรมการการศึกษาโครงการเฉพาะเร่ือง

(ผศ. ดร.ชลเมธ อาปณิกานนท์) ....................................................................... กรรมการและอาจารย์ที่ปรึกษาร่วม

(อาจารย์อันฮวา นิลรัตน์ศิริกุล ) ....................................................................... กรรมการ

(ผศ. ดร.ณรงค์ฤทธิ์ วราภรณ์)

ลิขสิทธิ์ของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี

ข

หัวข้อการศึกษาโครงการเฉพาะเร่ือง ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร หน่วยกิต 3 ผู้เขียน นายกาลัญญู เกียรติชัยนาม อาจารย์ที่ปรึกษา ผศ. ดร.ชลเมธ อาปณิกานนท์

อาจารย์อันฮวา นิลรัตน์ศิริกุล หลักสูตร วิทยาศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชา วิศวกรรมซอฟต์แวร์ คณะ เทคโนโลยีสารสนเทศ พ.ศ. 2556

บทคัดย่อ

การศึกษาโครงการเฉพาะเร่ืองนี้ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการเอกสารภายในองค์กร ซึ่งในปัจจุบันถูกเก็บเป็นลักษณะแฟ้มเอกสารและกระดาษซึ่งยากในการค้นหาและจัดหมวดหมู่ จึงได้พัฒนาระบบนี้ขึ้นเพื่อเก็บเอกสารทั้งหมดและช่วยในการจ าแนกประเภทของเอกสาร เพื่อแจ้งเตือนวันหมดอายุของเอกสารในกรณีเอกสารที่มีการต่ออายุ อีกทั้งยังเพิ่มความสะดวกในการค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยระบบจะใช้ภาษา ASP.NET ในการพัฒนา และใช้ Microsoft SQL Server เป็นเคร่ืองมือในการสร้างฐานข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูล โดยระบบนี้จะมาสามารถลดขั้นตอนการท างานของ แผนก จัดการเอกสาร และลดเวลาในการค้นหาและจ าแนกเอกสาร และยังช่วยลดต้นทุนค่าปรับในกรณีเอกสารต้องมีการต่ออายุได้อีกด้วย

ค าส าคัญ: จัดการเอกสารภายในองค์กร / การจ าแนกประเภทองเอกสาร / วันหมดอายุของ

เอกสาร / ลดขั้นตอนการท างาน

ค

สารบัญ

หน้า

บทคัดย่อภาษาไทย ข สารบัญ ค รายการรูปประกอบ จ

บทท่ี

1. บทน า 1 1.1 ความเป็นมา 1 1.2 วัตถุประสงค์ 1 1.3 ประโยชน์ที่ได้รับ 2 1.4 ขอบเขตของการศึกษาโครงการเฉพาะเร่ือง 2

2. ทฤษฎีท่ีเกี่ยวข้อง 3 2.1 ทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง 3 2.2 ตัวอย่างงานที่เกี่ยวข้อง 5

3. การวิเคราะห์และออกแบบระบบ 6 3.1 ระบบงานปัจจุบัน 6 3.2 การออกแบบระบบงานใหม่ 6

4. การท างานของระบบ 15 4.1 แผนผังเว็บไซต์ 15 4.2 การท างานของระบบ 16

5. บทสรุป 20 5.1 ผลการด าเนินงาน 20 5.2 ปัญหาและอุปสรรค 20 5.3 แนวทางในการพัฒนาเพิ่มเติม 20

เอกสารอ้างอิง 21

ง

สารบัญ (ต่อ)

หน้า

ภาคผนวก ก.1 รายละเอียดแผนภาพคลาส 22

ประวัติผู้จัดท า 25

จ

รายการรูปประกอบ

รูป หน้า

2.1 สถาปัตยกรรมแบบ 3-Tier 3 3.1 แผนภาพยูสเคส 7 3.2 แผนล าดับเหตุการณ์ ส่วนการเข้าสู่ระบบ 9 3.3 แผนล าดับเหตุการณ์ ส่วนการค้นหาเอกสาร 10 3.4 แผนล าดับเหตุการณ์ ส่วนการเพิ่มเอกสารใหม่ 10 3.5 แผนล าดับเหตุการณ์ ส่วนการแก้ไขรายละเอียดเอกสาร 11 3.6 แผนล าดับเหตุการณ์ ส่วนการลบเอกสารออกจากระบบ 12 3.7 แผนล าดับเหตุการณ์ ส่วนการอัพโหลดเอกสาร 12 3.8 แผนล าดับเหตุการณ์ ส่วนการดาวน์โหลดเอกสาร 13 3.9 แผนภาพคลาส 14 4.1 ภาพรวมของเว็บไซต์ 15 4.2 หน้าต่างการเข้าสู่ระบบ 16 4.3 หน้าต่างการค้นหาเอกสาร 17 4.4 หน้าต่างการเพิ่มเอกสารใหม่ 17 4.5 หน้าต่างการอัพโหลดเอกสาร 18 4.6 หน้าต่างการแก้ไขรายละเอียดเอกสาร 18 4.7 หน้าต่างการดาวน์โหลดเอกสาร 19 4.8 หน้าต่างการลบเอกสารออกจากระบบ 19

บทที่ 1 บทน า

เนื้อหาในบทนี้ได้กล่าวถึงที่มาและความส าคัญของการศึกษาโครงการเฉพาะเร่ือง วัตถุประสงค์ในการจัดท า ประโยชน์ที่ได้รับจากการจัดท า และขอบเขตในการพัฒนา ซึ่งเป็นแนวคิดในการพัฒนาระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร

1.1 ความเป็นมา ในปัจจุบัน หน่วยงานที่ท าหน้าที่จัดการเอกสารภายในองค์กรนั้น มีหน้าที่จัดการเอกสาร

ทั้งหมดที่มีภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ จ าแนกประเภท ซึ่งการจัดการทั้งหมดนั้นท าได้ยาก อีกทั้งยังมีเอกสารบางประเภทที่จ าเป็นต้องมีการออกเอกสารปีต่อปี

ซึ่งเมื่อเอกสารน้ันหมดอายุ จะต้องมีการต่ออายุเอกสารเพื่อให้ผลบังคับใช้นั้นสามารถใช้ต่อได้ ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้นส าหรับหน่วยงานนี้คือความยุ่งยากในการค้นหาเอกสารเมื่อต้องการใช้งาน และไม่สามารถทราบได้ว่าเอกสารที่จ าเป็นต้องต่ออายุนั้น เอกสารมีวันหมดอายุเมื่อใด จึงเกิดการเสียค่าปรับซึ่งเปน็รายจ่ายที่ไม่ควรเกิดขึ้นหากสามารถควบคุมและจัดการเอกสารภายในองค์กรได้

โดยหน่วยงานเอกสารน้ีจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากมีการจัดการเอกสารที่เป็นระบบ จ าแนกเป็นหมวดหมู่ชัดเจน มีการระบุวันที่และเวลาในการจัดเก็บ เพื่ออ านวยความสะดวกเวลาที่ต้องค้นหามาใช้งาน จึงได้เกิดโครงการศึกษาเฉพาะเร่ืองนี้ขึ้น โดยเล็งเห็นถึงปัญหาที่เกิดขึ้นกับหน่วยงานเอกสารที่ต้องเผชิญกับความยุ่งยากในการจัดการเอกสาร

ทั้งนี้หากการจัดการเอกสารของหน่วยงานภายในองค์กรมีระบบที่สามารถช่วยจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะสามารถช่วยลดขั้นตอนการท างานของหน่วยงานเอกสาร และลดเวลาในการด าเนินงาน อีกทั้งยังช่วยลดรายจ่ายที่ไม่ควรจะเกิดขึ้นได้อีกด้วย

1.2 วัตถุประสงค์ 1. เพื่อจัดท าระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร 2. เพื่ออ านวยความสะดวกและลดขั้นตอนการท างานของหน่วยงานเอกสาร 3. เพื่อเก็บรวมรวมเอกสารทั้งหมดโดยจ าแนกตามประเภทของเอกสารได้

1.3 ประโยชน์ที่ได้รับ 1. การจัดการเอกสารของหน่วยงานภายในองค์กรเป็นระเบียบและสะดวกในการใช้งาน 2. ช่วยลดต้นทุนในการพิมพ์เอกสาร และลดเวลาในการค้นหาเอกสารเมื่อจ าเป็นต้องใช้

2

1.4 ขอบเขตของการศึกษาโครงการเฉพาะเรื่อง 1. ผู้ใช้ต้องท าการเข้าสู่ระบบ (Login) เพื่อยืนยันตัวบุคคล 2. เมื่อเข้าสู่ระบบส าเร็จ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เป็นผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่ม แก้ไขและลบข้อมูลของ

เอกสารในระบบได้ 3. เมื่อเข้าสู่ระบบส าเร็จ ผู้ใช้ที่มีสิทธ์เป็นผู้ใช้งานสามารถค้นหาและดาวน์โหลดเอกสารที่

ต้องการใช้งานได้ 4. ระบบจะมีฟังก์ชั่นในการค้นหาเอกสาร อัพโหลดเอกสาร และดาวน์โหลดเอกสาร

บทที่ 2 ทฤษฎีและตัวอย่างงานที่เกี่ยวข้อง

เนื้อหาในบทนี้ได้กล่าวถึงทฤษฎีและตัวอย่างงานที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร โดยจะมีรายละเอียดดังน้ี

2.1 ทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง

ในการพัฒนาระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร จะใช้ภาษา ASP.NET ในการพัฒนาผ่านโปรแกรม Microsoft Visual Studio 2010 โดยใช้เทคโนโลยีเว็บเซิฟเวอร์และสถาปัตยกรรมแบบ 3-Tier ในส่วนของฐานข้อมูลใช้ Microsoft SQL Server 2008 เป็นเคร่ืองมือในการสร้างฐานข้อมูล ดังแสดงในรูปที่ 2.1

Database

Web/Application Tier[PL -> BLL -> DAL]

Presentation Tire[Browser]

Data Tier[Database Server/XML Files]

HTTP(S) TCP/IP

รูปที่ 2.1 แสดงสถาปัตยกรรมแบบ 3-Tier

จากรูปที่ 2.1 จะแสดงให้เห็นถึงการท างานผ่านเว็บเซิฟเวอร์โดยใช้สถาปัตยกรรมแบบ 3-Tier คือการแบ่ง Tier เป็น 3 ส่วนตามหน้าที่ที่รับผิดชอบ

- Presentation Tier ส่วนที่ติดต่อกับผู้ใช้งาน ซึ่งก็คือการเรียกใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ - Web/Application Tier ส่วนที่ให้บริการเว็บแก่ผู้เรียกใช้ โดยจะเปิดพอร์ตให้ผู้เรียกใช้เชื่อมต่อ

ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ โดยตัวเคร่ืองจะติดต้ังโปรแกรม Internet Information Service เอาไว้ - Data Tier ส่วนที่ท าหน้าที่ในการเก็บข้อมูล ซึ่งก็คือฐานข้อมูล

4

2.1.1 Microsoft Visual Studio 2010 Microsoft Visual Studio [1] ถูกพัฒนาขึ้นโดยบริษัทไมโครซอฟท์ ซึ่งเป็นเคร่ืองมือที่ช่วยให้นักพัฒนาซอฟท์แวร์ และนักพัฒนาเว็บไซต์ ได้สร้างเว็บไซต์และเว็บแอปพลิเคชันได้ง่ายขึ้น ซึ่งในปัจจุบันสามารถใช้ภาษาได้หลายหลายเช่น VB.NET C++ และ C# เป็นต้น

2.1.2 Microsoft SQL Server 2008 r2 Microsoft SQL Server 2008 r2 [2] คือ ระบบจัดการข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database Management System : RDBMS) ถูกพัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟท์ เป็นระบบฐานข้อมูล ซึ่งใช้ภาษา T-SQL ในการดึงข้อมูล ด้วยเหตุที่ข้อมูลส่วนใหญ่ทั่วโลกเก็บไว้ในเคร่ืองที่ใช้ Windows เป็น OS จึงท าให้ง่ายต่อ SQL ที่จะน าข้อมูลมาประมวลผล

2.1.3 Internet Information Service (IIS) Internet Information Service [3] คือโปรแกรมในการจ าลองเคร่ืองให้กลายเป็นเคร่ืองเว็บเซิฟเวอร์ พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟท์ ซึ่งให้บริการเซิฟเวอร์ ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น เว็บเซิฟเวอร์ SMTP และ FTP เพื่อให้สามารถรันเว็บไซต์ผ่านเคร่ืองได้

2.1.4 ASP.NET ASP.NET [4] คือเทคโนโลยีที่ใช้ในการพัฒนาเว็บไซต์ รวมถึงเว็บเซิฟเวอร์และเว็บเซอร์วิส ถูกสร้างโดยบริษัทไมโครซอฟท์ ซึ่งท าให้ผู้พัฒนาสามารถเลือกใช้ภาษาใดก็ได้ที่รองรับด้วย .NET Framework เช่น C# และ VB.NET เป็นต้น

5

2.2 ตัวอย่างงานที่เกี่ยวข้อง ในการพัฒนาระบบจัดการเอกสารภายในองค์กรนั้นมีตัวอย่างงานเพื่อใช้เป็นแนวทางในการพัฒนา และอ้างอิง โดยมีรายละเอียดดังน้ี

2.2.1 ระบบจัดการและค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจัดการและค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ [5] สามารถท างานผ่านเว็บเบราว์เซอร์โดยการสั่งแนบไฟล์เอกสาร และค้นหาเอกสารที่ต้องการผ่านค าส าคัญ ระบบสามารถก าหนดแบบฟอร์มได้เองโดยการก าหนดรายละเอียดฟิลด์ในการป้อนข้อมูล และแสดงผลรายละเอียดผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์ ระบบสามารถเชื่อมโยงเอกสารไปยังข้อมูลอ่ืน ๆ ในเว็บไซต์ที่คล้ายกันได้ และจัดเก็บสถิตกิารใช้งาน

2.2.2 ระบบจัดการเอกสาร Alfresco ระบบจัดการเอกสาร Alfresco [6] คือระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารส าหรับองค์กร (ECM) ที่สามารถใช้งานผ่านระบบคลาวด์หรือขณะเปิดไฟร์วอลล์ระบบจะช่วยให้จัดเก็บและแชร์เอกสารต่าง ๆ ที่จ าเป็นต่อการประกอบธุรกิจ และยังสามารถติดตั้งบนแท็บเล็ตเพื่อสะดวกต่อการพกพา และเป็นโปรแกรมแบบ Open Source จึงสะดวกในการพัฒนา

บทที่ 3 การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

ในบทนี้ได้กล่าวถึงการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบันว่ามีขั้นตอนในการด าเนินการอย่างไร รวมถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในการใช้งาน และการออกแบบระบบงานใหม่ โดยน าเสนอวิธีการออกแบบระบบ โดยใช้แผนภาพยูเอ็มแอล (UML Diagram)

3.1 ระบบงานปัจจุบัน จากการสอบถามพนักงานแผนกเอกสาร พบว่าการท างานในรูปแบบเดิมนั้นพนักงานฝ่ายเอกสารจะเป็นคนจัดเก็บเอกสารที่เป็นแผ่นกระดาษจากแผนกอ่ืน ๆ โดยจะเก็บเป็นแฟ้มรายละเอียดของเอกสารแต่ละแผนก ซึ่งแฟ้มจะมีจ านวนมาก และเมื่อพนักงานคนใดต้องการใช้เอกสารจะต้องท าการลงรายชื่อขอยืมเอกสาร ซึ่งเมื่อแฟ้มมีจ านวนมากท าให้ยากต่อการค้นหาและเสียเวลาในการค้นหาค่อนข้างมาก และผู้ที่ยืมเอกสารจะต้องท าเอกสารมาคืนในสภาพสมบูรณ์ เพราะเอกสารเป็นฉบับจริง ไม่มีส ารอง และในกรณีเอกสารนั้นมีการแก้ไขรายละเอียด จะต้องพิมพ์เอกสารใหม่ทุกคร้ังและเก็บแทนที่เอกสารเดิม ท าให้เสียค่าใช้จ่ายในการแก้ไข อีกทั้งยังไม่สามารถดูวันที่ในกรณีที่เอกสารหมดอายุ ท าให้เสียค่าปรับในการต่ออายุเอกสารเป็นรายวัน ซึ่งเดิมใช้วิธีจดวันที่หมดอายุลงในสมุดบันทึก ท าให้ไม่ทราบถึงวันที่ใหม่ในกรณีแก้ไขและออกเอกสารใหม่แทนเอกสารเดิมไปแล้ว

3.2 การออกแบบระบบงานใหม่ ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กรน้ี พัฒนาโดยใช้ภาษา VB.NET และ ASP โดยโปรแกรมที่พัฒนาจะท างานอยู่บนเซิฟเวอร์โดยผ่าน Internet Information Service โดยการออกแบบโปรแกรมนั้นจะออกแบบเพื่อให้ใช้งานบนเซิฟเวอร์ภายในองค์กร

เมื่อได้ท าการศึกษาถึงระบบการจัดการเอกสารภายในองค์กรแล้ว จึงได้ท าการวิเคราะห์และออกแบบระบบ โดยการเลือกใช้แผนภาพยูเอ็มแอล ซึ่งประกอบด้วย แผนภาพยูสเคส (Use Case Diagram) แผนภาพล าดับเหตุการณ์ (Sequence Diagram) แผนภาพคลาส (Class Diagram) และการออกแบบโครงสร้างตารางฐานข้อมูล

7

3.2.1 แผนภาพยูสเคส แผนภาพยูสเคสเป็นแผนภาพที่แสดงถึงการท างานหลักของโปรแกรมว่าผู้ที่เข้าใช้งานระบบ สามารถเข้าใช้งานในส่วนใดได้บ้าง สามารถแสดงได้ตามรูปที่ 3.1

Login

Search

Document

Add Document

Delete

Document

Upload File

Download File

Document Management System

Admin User

Edit Document

รูปที่ 3.1 แสดงแผนภาพยูสเคส

8

จากรูปที่ 3.1 ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร ประกอบด้วยผู้ใช้งานและเคสต่าง ๆ ดังนี ้ 1. ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับระบบประกอบด้วย

- Admin หรือผู้ดูแลระบบ คือพนักงานแผนกเอกสาร ที่มีหน้าที่ในการเก็บเอกสารของแต่ละแผนกภายในองค์กร - User หรือผู้ใช้งาน คือพนักงานตามแผนกต่างๆ ที่ต้องการใช้เอกสาร

2. เคสในระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร แบ่งออกเป็น 7 เคส ดังนี ้- Login หรือการเข้าสู่ระบบ ระบบจะท าการตรวจสอบผู้ใช้งาน โดยจะตรวจสอบชื่อผู้ใช้งาน (Username) และรหัสผ่าน (Password) เมื่อเข้าสู่ระบบส าเร็จ จะสามารถใช้งานระบบได้ - Search Document หรือการค้นหาเอกสาร โดยผู้เข้าใช้งานสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการ และสามารถดูรายละเอียดของเอกสารน้ัน ๆได้ - Add Document หรือการเพิ่มเอกสารใหม่ เมื่อผู้ดูแลระบบต้องการเพิ่มเอกสารใหม่เข้าสู่ระบบโดยท าการกรอกรายละเอียดของเอกสาร จะสามารถใช้งานโดยผู้ดูแลระบบ ซึ่งในที่นี้จะเป็นพนักงานแผนกเอกสาร - Edit Document หรือการแก้ไขรายละเอียดของเอกสาร โดยผู้ดูแลระบบสามารถแก้ไขรายละเอียดของเอกสารเดิมได้ - Delete Document หรือการลบเอกสารออกจากระบบ เป็นการลบข้อมูลของเอกสารในระบบ กรณีที่ เอกสารนั้นไม่ถูกใช้งาน หรือผิดพลาดในการเพิ่มเอกสาร จะสามารถใช้งานโดยผู้ดูแลระบบ ซึ่งในที่นี้จะเป็นพนักงานแผนกเอกสาร - Upload File หรือการอัพโหลดเอกสาร เป็นการอัพโหลดไฟล์เอกสารจริง ตามรายละเอียดของเอกสารที่ถูกเพิ่มเข้าสู่ระบบ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถดาวน์โหลดเอกสารที่ต้องการได้ - Download File หรือการดาวน์โหลดเอกสาร เป็นการดาวน์โหลดไฟล์เอกสารจากระบบ เมื่อผู้ใช้ต้องการใช้งานเอกสารนั้น ๆ โดยไม่ต้องยื่นเร่ืองขอเอกสารกับแผนกเอกสาร สามารถใช้งานได้เมื่อเข้าสู่ระบบ

9

3.2.2 แผนภาพล าดับเหตุการณ์ แผนภาพล าดับเหตุการณ์เป็นแผนภาพที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างวัตถุ ตามล าดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น โดยจะแสดงถึงข้อความที่ส่งถึงกันระหว่างคลาสและเป็นแนวทางในการสร้างการท างานที่เกี่ยวข้อง โดยที่ทั้งหมด 6 แผนภาพ ดังนี ้ 1. การเข้าสู่ระบบ

แผนภาพแสดงล าดับเหตุการณ์นี้เป็นการแสดงถึงขั้นตอนการเข้าสู่ระบบ เพื่อเข้าใช้งานระบบ โดยเร่ิมจากการที่ผู้ใช้งานท าการกรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน จากนั้นระบบจะท าการตรวจสอบชื่อผู้ใช้งานและรหัสผ่านกับฐานข้อมูล จากนั้นจึงสามารถเข้าใช้งานระบบได้ จะแสดงได้ดังรูปที่ 3.2

sd Login

: User : Main Page : Error Page

verifyLogin(user,password)

Forward to

Forward to

alt

[ID <> NULL]

[Else]

: Login Page

User

Input Username and Password

รูปที่ 3.2 แผนภาพล าดับเหตุการณ์ ส่วนการเข้าสู่ระบบ

2. การค้นหาเอกสาร แผนภาพแสดงล าดับเหตุการณ์นี้เป็นการแสดงถึงขั้นตอนการค้นหาเอกสาร โดยเร่ิม

จากผู้ใช้กรอกรายละเอียดของเอกสารที่ต้องการค้นหา จากรายละเอียดของเอกสาร และท าการค้นหา ระบบจะท าการตรวจสอบรายละเอียดที่ผู้ใช้กรอกกับฐานข้อมูล และแสดงเอกสารที่มีข้อมูลตรงกับรายละเอียดที่ผู้ใช้กรอก จะแสดงได้ดังรูปที่ 3.3

10

sd Search Document

: Main Page : Document

searchDocument(criteria)

Search Result

Input Criteria

User

รูปที่ 3.3 แผนภาพล าดับเหตุการณ์ ส่วนการค้นหาเอกสาร

3. การเพิ่มเอกสารใหม่

แผนภาพแสดงล าดับเหตุการณ์นี้เป็นการแสดงถึงขั้นตอนการเพิ่มเอกสารใหม่ โดยเร่ิมจากผู้ดูแลระบบเลือกที่จะเพิ่มเอกสารใหม่เข้าสู่ระบบ จากนั้นท าการกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ของเอกสาร และท าการบันทึกลงฐานข้อมูล จะแสดงได้ดังรูปที่ 3.4

sd Insert Document

: DocumentManagementService : Document : Error Page

insertDocument(data)

save(data)

Forward to

[Result = True]

[Else]

: Insert Page

User Input Data

Forward toalt

รูปที่ 3.4 แผนภาพล าดับเหตุการณ์ ส่วนการเพิ่มเอกสารใหม่

11

4. การแก้ไขรายละเอียดเอกสาร

แผนภาพแสดงล าดับเหตุการณ์นี้เป็นการแสดงถึงขั้นตอนการแก้ไขรายละเอียดของเอกสารเดิม โดยเร่ิมจากผู้ดูแลระบบเลือกเอกสารที่ต้องการแก้ไข จากนั้นระบบจะท าการแสดงข้อมูลของเอกสารนั้นตามข้อมูลในฐานข้อมูล ผู้ดูแลระบบสามารถแก้ไขรายละเอียดของเอกสารและท าการบันทึกลงฐานข้อมูล จะแสดงได้ดังรูปที่ 3.5

sd Edit Document

: DocumentManagementService : Document : Error Page

editDocument(data)

update(data)

Forward to

[Result = True]

[Else]

: Edit Page

User Input Data

Forward toalt

รูปที่ 3.5 แผนภาพล าดับเหตุการณ์ ส่วนการแก้ไขรายละเอียดเอกสาร

5. การลบเอกสารออกจากระบบ แผนภาพแสดงล าดับเหตุการณ์นี้เป็นการแสดงถึงขั้นตอนในการลบเอกสารออกจาก

ระบบ โดยเร่ิมจากผู้ดูแลระบบเลือกเอกสารที่ต้องการลบ และท าการลบเอกสาร จากนั้นระบบจะท าการลบเอกสารและรายละเอียดของเอกสารออกจากฐานข้อมูล จะแสดงได้ดังรูปที่ 3.6

12

sd Delete Document

: DocumentManagementService : Document : Error Page

deleteDocument(data)

delete(data)

Forward to

[Result = True]

[Else]

: Main Page

User Delete Document

Forward toalt

รูปที่ 3.6 แผนภาพล าดับเหตุการณ์ ส่วนการลบเอกสารออกจากระบบ

6. การอัพโหลดเอกสาร แผนภาพแสดงล าดับเหตุการณ์นี้เป็นการแสดงถึงขั้นตอนในการอัพโหลดเอกสาร

โดยเร่ิมจากผู้ใช้กรอกรายละเอียดของเอกสารเรียบร้อยแล้ว จะท าการอัพโหลดเอกสารเข้าสู่ระบบโดยเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการและท าการอัพโหลด ระบบจะท าการอัพโหลดไฟล์เอกสารเข้าสู่ระบบ จะแสดงได้ดังรูปที่ 3.7

sd Upload Document

: Main Page : DocumentManagementService

uploadFile(doc)

upload result

Choose upload file

User

รูปที่ 3.7 แผนภาพล าดับเหตุการณ์ ส่วนการอัพโหลดเอกสาร

13

7. การดาวน์โหลดเอกสาร แผนภาพแสดงล าดับเหตุการณ์นี้เป็นการแสดงถึงขั้นตอนการดาวน์โหลดเอกสาร

โดยเร่ิมจากผู้ใช้งานเลือกเอกสารที่ต้องการ จากนั้นระบบจะแสดงไฟล์เอกสารที่มีในระบบตามที่ผู้ใช้งานเลือก และท าการดาวน์โหลดเอกสารจากระบบ จะแสดงได้ดังรูปที่ 3.8

sd Download Document

: Main Page : DocumentManagementService

downloadFile(doc)

download result

Choose download file

User

รูปที่ 3.8 แผนภาพล าดับเหตุการณ์ ส่วนการดาวน์โหลดเอกสาร

14

3.2.3 แผนภาพคลาส แผนภาพคลาสเป็นแผนภาพที่แสดงถึงความสัมพันธ์และลักษณะการท างานของคลาส รวมถึงเมธอดในแต่ละคลาส จะแสดงได้ดังรูปที่ 3.9

+verifyLogin(in username : String, in password : String) : User

-user_id : Integer-username : String-password : String-name : String-lastname : String-email : String-division : String

User

+save() : Boolean+update() : Boolean+delete() : Boolean

-doc_id : Integer-doc_name : String-file_name : String-division : String-type_id : Integer-type_name : String-create_date : Date-expired_date : Date-modify_by : String

Document

+searchDocument(in doc_id : Integer) : Document+insertDocument() : Boolean+editDocument() : Boolean+deleteDocument() : Boolean+downloadFile()+uploadFile()

DocumentMangementService1

* 1

*

รูปที่ 3.9 แผนภาพคลาส

จากรูป 3.9 ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร ประกอบด้วยคลาสที่เกี่ยวข้องจ านวน 3 คลาส ดังนี้

1. Class User ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของผู้ใช้งาน ซึ่งคลาสนี้จะสัมพันธ์กับคลาส Document ที่ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของเอกสาร โดยผู้ใช้งานจะเป็นผู้จัดการเอกสาร 2. Class DocumentManagementService ท าหน้าที่ควบคุมการท างานของฟังก์ชั่นทั้งหมด ซึ่งคลาสนี้จะสัมพันธ์กับคลาส Document ที่ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของเอกสาร 3. Class Document ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของเอกสาร ซึ่งคลาสนี้จะสัมพันธ์กับคลาส User ที่ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของผู้ใช้งาน

บทที่ 4 การท างานของระบบ

ในบทนี้ได้กล่าวถึงการท างานของระบบ โดยจะอธิบายถึงขั้นตอนการท างานโดยการแสดงผ่านแผนผังเว็บไซต์ และเว็บเพจแสดงฟังก์ชั่นการท างานของระบบ ซึ่งมีรายละเอียดดังน้ี

4.1 แผนผังเว็บไซต ์ ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กรจะประกอบด้วยฟังก์ชั่นการใช้งานหลักได้แก่ 1. การค้นหาเอกสาร 2. การเพิ่มเอกสารใหม่ 3. การแก้ไขรายละเอียดเอกสาร 4. การลบเอกสารออกจากระบบ 5. การอัพโหลดเอกสาร

6. การดาวน์โหลดเอกสาร โดยการเข้าใช้งานระบบจะอธิบายในหัวข้อถัดไป และสามารถแสดงภาพรวมได้ดังรูปที่ 4.1

Login

Search Document/Menu

Download FileAdd Document/

UploadEdit Document Delete Document

รูปที่ 4.1 ภาพรวมของเว็บไซต์

16

4.2 การท างานของระบบ

ในหัวข้อการท างานของระบบจะอธิบายถึงระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร โดยการท างานจะเร่ิมเมื่อผู้ใช้งานท าการเข้าสู่ระบบ จะแสดงได้ดังรูปที่ 4.2

รูปที่ 4.2 หน้าต่างการเข้าสู่ระบบ

จากรูปที่ 4.2 การท างานของระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร เร่ิมจากหน้าต่างการเข้าสู่ระบบ (Login Page) ผู้ใช้จะท าการกรอกชื่อผู้ใช้งาน และรหัสผ่าน ระบบจะท าการตรวจสอบกับฐานข้อมูล หากข้อมูลตรงกันจะสามารถเข้าใช้งานระบบได้

17

รูปที่ 4.3 หน้าต่างการค้นหาเอกสาร

จากรูปที่ 4.3 เป็นหน้าต่างการค้นหาเอกสาร โดยหน้าต่างหลักของระบบจะเร่ิมจากหน้านี้ เมื่อผู้ใช้ท าการค้นหาเอกสารจาก ชื่อเอกสาร ชื่อแผนก วันที่ออกเอกสาร และประเภทของเอกสาร หรือ อย่างใดอย่างหนึ่ง โดยเมื่อกดปุ่มค้นหาหลังจากกรอกข้อมูลแล้ว ระบบจะท าการตรวจสอบข้อมูลกับฐานข้อมูล หากพบข้อมูลจะแสดงข้อมูลและเมนูการจัดการเอกสาร หากกดปุ่ม เพิ่มเอกสาร จะเป็นการเพิ่มเอกสารใหม่ สามารถแสดงได้ดังรูปที่ 4.4

รูปที่ 4.4 หน้าต่างการเพิ่มเอกสารใหม่

จากรูปที่ 4.4 การท างานในส่วนของการเพิ่มเอกสารใหม่ เมื่อผู้ดูแลระบบต้องการเพิ่มรายละเอียดเอกสารใหม่เข้าสู่ระบบ โดยการกรอกข้อมูลดังนี ้

- ชื่อเอกสาร - ชื่อแผนก - ประเภทของเอกสาร - วันที่ออกเอกสาร - วันที่หมดอายุ

เมื่อท าการกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กดปุ่มบันทึก ระบบจะท าการบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูล หากไม่ต้องการบันทึกให้กดปุ่ม ยกเลิก

18

ในหน้าต่างนี้จะมีส่วนของการอัพโหลดเอกสาร พร้อมกับการเพิ่มรายละเอียดเอกสารใหม่ จะสามารถแสดงได้ดังรูปที่ 4.5

รูปที่ 4.5 หน้าต่างการอัพโหลดเอกสาร

จากรูปที่ 4.5 หน้าต่างการอัพโหลดเอกสาร จะอยู่ในการเพิ่มหรือแก้ไขรายละเอียดเอกสาร โดยเมื่อผู้ดูแลระบบกดปุ่ม Browse จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกเอกสารที่ต้องการอัพโหลด เลือกเอกสารจากนั้นกดปุ่ม Open ระบบจะท าการอ้างถึงที่อยู่ของเอกสาร จากนั้นกดปุ่มบันทึก จะท าการอัพโหลดเอกสารเข้าสู่ระบบ

รูปที่ 4.6 หน้าต่างการแก้ไขรายละเอียดเอกสาร

จากรูปที่ 4.6 เป็นการแก้ไขรายละเอียดของเอกสาร โดยผู้ดูแลระบบจะเลือกเมนูการแก้ไขของเอกสารที่ต้องการจากหน้าต่างการค้นหาเอกสาร จากนั้นระบบจะท าการดึงข้อมูลของเอกสารที่ต้องการแก้ไขมาแสดง เมื่อผู้ใช้ท าการแก้ไขข้อมูลส่วนที่ต้องการแล้ว ให้กดปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูลเอกสารที่แก้ไขลงสู่ฐานข้อมูล

19

รูปที่ 4.7 หน้าต่างการดาวน์โหลดเอกสาร

จากรูปที่ 4.7 เป็นการดาวน์โหลดเอกสารที่ต้องการ โดยเมื่อค้นหาเอกสารพบแล้ว หากเอกสารนั้นมีการอัพโหลดเอกสารไว้ จะปรากฏช่องดาวน์โหลดในตาราง ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดเอกสารที่ต้องการโดยกดเลือกที่ชื่อเอกสาร จะปรากฏหน้าต่างการดาวน์โหลดเอกสาร และผู้ใช้สามารถเลือกเปิด บันทึก หรือยกเลิกได้

รูปที่ 4.8 หน้าต่างการลบเอกสาร

จากรูปที่ 4.8 เป็นการลบเอกสารออกจากระบบ เมื่อผู้ดูแลระบบต้องการลบเอกสารที่ไม่ต้องการออกจากระบบ ให้กดปุ่มลบ ระบบจะท าการถามยืนยันการลบเอกสาร หากต้องการให้กดปุ่ม OK ระบบจะท าการลบข้อมูลเอกสารน้ันออกจากฐานข้อมูล หากไม่ต้องการให้กดปุ่มยกเลิก

บทที่ 5 บทสรุป

ในบทนี้ได้กล่าวถึงข้อสรุปที่ได้จากการท างานของระบบ รวมถึงปัญหาและอุปสรรคในการท างาน และข้อเสนอแนะ

5.1 ผลการด าเนินงาน ในการพัฒนาระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร ได้ท าการวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาระบบ สามารถสรุปผลการด าเนินการได้ดังนี้

1. ผู้ใช้งานสามารถค้นหาเอกสารเพื่อดูรายละเอียดที่ต้องการได้ 2. ผู้ใช้งานสามารถดาวน์โหลดเอกสารที่ต้องการได้ 3. ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มข้อมูลเอกสารใหม่ได้ 4. ผู้ดูแลระบบสามารถแก้ไขรายละเอียดเอกสารเดิมได้ 5. ผู้ดูแลระบบสามารถอัพโหลดเอกสารได้ 6. ผู้ดูแลระบบสามารถลบเอกสารที่ไม่ต้องการได้ 7. องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลาในการจัดการเอกสารได้

5.2 ปัญหาและอุปสรรคในการด าเนินงาน จากการทดลองใช้งานระบบได้พบอุปสรรคและปัญหาดังนี้

1. เน่ืองจากข้อมูลเอกสารที่ใช้ภายในองค์กรเป็นความลับขององค์กร จึงไม่สามารถพัฒนาระบบให้ใช้งานจากภายนอกองค์กรได้

2. ปัญหาในการเพิ่มและแก้ไขรายละเอียดของเอกสาร เกิดความผิดพลาดเนื่องจากผู้ใช้งานลืมกรอกข้อมูลท าให้ข้อมูลไม่ครบ หรือบางส่วนขาดหายไป

3. จ านวนเอกสารที่สามารถอัพโหลด ขึ้นอยู่กับความจุของเคร่ืองเซิฟเวอร์ที่ใช้

5.3 แนวทางในการพัฒนาเพ่ิมเติม ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กรมีแนวทางในการพัฒนาเพิ่มเติมดังนี้

1. เพิ่มการเก็บข้อมูลย้อนหลังของการต่ออายุเอกสารตามจ านวนคร้ัง เพื่อเป็นบันทึกเป็นประวัติส าหรับใช้ในการสรุปค่าใช้จ่ายรวมที่ใช้ต่อเอกสารได้

2. เพิ่มการท างานของระบบในส่วนการส่งอีเมลแจ้งเตือนในกรณีเอกสารใกล้หมดอายุ

21

เอกสารอ้างอิง

1. Admin.in.th , 2557, IIS คืออะไร [Online], Available: http://www.admin.in.th/index.php?topic=722.0 [29 มกราคม 2557].

2. Microsoft.com , 2557, ค าอธิบายของ Visual Studio 2010 [Online], Available: http://support.microsoft.com/kb/983509/th [29 มกราคม 2557].

3. Microsoft.com , 2557, พบกับ SQL Server 2008 ล่าสุด วันนี ้[Online], Available: http://www.microsoft.com/thailand/sql/overview.aspx [29 มกราคม 2557].

4. Th.wikipedia.org, 2556, เอเอสพีดอตเน็ต [Online], Available: http://th.wikipedia.org/wiki/เอเอสพีดอตเน็ต [11 เมษายน 2557].

5. Wacinfotech.com , 2555, ระบบจัดการ – ค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ [Online], Available: http://www.wacinfotech.com/edocument_2.html [2 กุมภาพันธ์ 2557].

6. Skytizens.com , 2554, ระบบจัดการเอกสาร Alfresco [Online], Available: http://www.skytizens.com [2 กุมภาพันธ์ 2557].

22

ภาคผนวก ก. รายละเอียดแผนภาพคลาส

เน้ือหาในบทนี้ได้กล่าวถึงรายละเอียดแผนภาพคลาสของระบบจัดการเอกสารภายในองค์กรว่าในแต่ละคลาสประกอบด้วยอะไรบ้าง

ก.1 แผนภาพคลาส ในแต่ละคลาสจะประกอบด้วยชื่อ รายการตัวแปร และรายการฟังก์ชั่น โดยในแผนภาพคลาสจะแสดงความสัมพันธ์ของคลาส ซึ่งระบบจัดการเอกสารภายในองค์กรประกอบด้วยคลาส 3 คลาส ดังแสดงรายละเอียดในตารางที่ ก.1 – ก.3 ตาราง ก.1 แสดงรายละเอียดของคลาส User ชื่อคลาส : User

ค าอธิบาย : ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของผู้ใช้งาน ซึ่งคลาสนี้จะสัมพันธ์กับคลาส Document ที่ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของเอกสาร โดยผู้ใช้งานจะเป็นผู้จัดการเอกสาร รายการตัวแปร

ชื่อ ค าอธิบาย ชนิด ตัวอย่างข้อมูล user_id username password name lastname email division

รหัสของสมาชิก ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน ชื่อจริง นามสกุล อีเมล แผนก

integer nvarchar(10) nvarchar(10) nvarchar(20) nvarchar(20) nvarchar(100) nvarchar(30)

1 test test kalanyoo kiatchainarm test@gmail.com test

รายการฟังก์ชั่น

ชื่อ ค าอธิบาย verifyLogin() ใช้ในการตรวจสอบการเข้าสู่ระบบ

23

ตาราง ก.2 แสดงรายละเอียดของคลาส DocumentManagementService ชื่อคลาส : DocumentManagementService

ค าอธิบาย : ท าหน้าที่ควบคุมการท างานของฟังก์ชั่นทั้งหมด ซึ่งคลาสนี้จะสัมพันธ์กับคลาส Document ที่ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของเอกสาร รายการตัวแปร

ชื่อ ค าอธิบาย ชนิด ตัวอย่างข้อมูล

- - - -

รายการฟังก์ชั่น

ชื่อ ค าอธิบาย searchDocument() insertDocument() editDocument() deleteDocument() downloadFile() uploadFile()

ใช้ในการติดต่อฐานข้อมูลเพื่อค้นหาเอกสาร ใช้ในการติดต่อฐานข้อมูลเพื่อเพิ่มเอกสารใหม่ ใช้ในการติดต่อฐานข้อมูลเพื่อแก้ไขรายละเอียดเอกสาร ใช้ในการติดต่อฐานข้อมูลเพื่อลบเอกสารออกจากระบบ ใช้ในการเรียกดาวน์โหลดเอกสารจากระบบ ใช้ในการอัพโหลดเอกสารใหม่เข้าสู่ระบบ

24

ตาราง ก.3 แสดงรายละเอียดของคลาส Document ชื่อคลาส : Document

ค าอธิบาย : ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของเอกสาร ซึ่งคลาสนี้จะสัมพันธ์กับคลาส User ที่ท าหน้าที่จัดการข้อมูลของผู้ใช้งาน รายการตัวแปร

ชื่อ ค าอธิบาย ชนิด ตัวอย่างข้อมูล doc_id doc_name file_name division type_id type_name create_date expired_date modify_by

รหัสเอกสาร ชื่อเอกสาร ชื่อไฟล์ แผนก รหัสประเภทเอกสาร ชื่อประเภทเอกสาร วันที่เพิ่ม วันที่หมดอายุ ชื่อผู้ใช้ที่ท าการเพิ่มหรือแก้ไข

integer nvarchar(max) nvarchar(max) nvarchar(30) integer nvarchar(20) date date nvarchar(50)

1 ลิขสิทธิ์อาหาร Food_license.pdf test 1 ต่ออายุ 2014-01-01 2020-01-01 test

รายการฟังก์ชั่น

ชื่อ ค าอธิบาย save() update() delete()

ใช้ในการบันทึกข้อมูลเอกสารใหม่เข้าสู่ฐานข้อมูล ใช้ในการแก้ไขรายละเอียดของเอกสาร ใช้ในการลบเอกสารออกจากฐานข้อมูล

25

ประวัติผู้จัดท า ชื่อ-สกุล นายกาลัญญู เกียรติชัยนาม วัน เดือน ปี เกิด 22 เมษายน 2532 ประวัติการศึกษา ระดับมัธยมศึกษา มัธยมศึกษาตอนปลาย โรงเรียนราชวินิตบางแก้ว พ.ศ. 2549 ระดับปริญญาตรี วิทยาศาสตรบัณฑิต สาขาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มหาวิทยาลัยศิลปากร พ.ศ. 2553 ระดับปริญญาโท วิทยาศาสตรมหาบัณฑิต สาขาวิชาวิศวกรรมซอฟต์แวร์

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี พ.ศ. 2556

ประวัติการท างาน โปรแกรมเมอร์ บริษัท ไทยเวอลด์ อิมปอร์ต เอกซปอร์ต จ ากัด พ.ศ. 2556-ปัจจุบนั