การรายงานผลแบบ PDCA ในงานประจ าบณฑตวทยาลย มหาวทยาลยรงสต

ผศ.สมศกด เอออชฌาสย

22 มนาคม 2562

หอง 1-308

ความหมาย PDCA

– PDCA คอ วงจรทพฒนามาจากวงจรทคดคนโดยวอลทเตอร ซวฮารท(Walter Shewhart )ผบกเบกการใชสถตส าหรบวงการอตสาหกรรมและตอมาวงจรนเรมเปนทรจกกนมากขนเมอ เอดวารด เดมมง (W.Edwards Deming) ปรมาจารยดานการบรหารคณภาพเผยแพรใหเปนเครองมอส าหรบการปรบปรงกระบวนการท างานของพนกงานภายในโรงงานใหดยงขน และชวยคนหาปญหาอปสรรคในแตละขนตอนการผลตโดยพนกงานเอง จนวงจรนเปนทรจกกนในอกชอวา “วงจรเดมมง” ตอมาพบวา แนวคดในการใชวงจร PDCA นนสามารถน ามาใชไดกบทกกจกรรม จงท าใหเปนทรจกกนอยางแพรหลายมากขนทวโลก PDCA เปนอกษรน าของศพทภาษาองกฤษ 4 ค าคอ

P : Plan = วางแผนD : DO = ปฏบตตามแผนC : Check = ตรวจสอบ / ประเมนผลและน าผลประเมนมาวเคราะหA : Action = ด าเนนงานใหเหมาะสมตามผลการประเมน

ปตท. กบ PDCA

http://www.pttplc.com/th/About/Quality-Management/Pages/quality-improvment-tools.aspx

พฒนาการท างานอยางตอเนอง ตามหลก PDCA ดวยหลกการ 3 ลอง คอ ลองเลก ลองลด ลองเปลยน

Theme Achievement (TA)และ One Department One Project (ODOP)

ใชกระบวนการ PDCA วเคราะหหาสาเหตของปญหาและปรบปรงงานกอสราง งานฉาบ งานไฟฟาประปา และfinishing

แผนภมกางปลา(Fish diagram)

การท างานใหไดเกรดAทกหมวดและไดคะแนน 91%ขนไป

ทมชางขาดความพรอมในการท างาน

เครองมอวสดไมไดมาตรฐาน

การท างานทไมถกวธตามมาตรฐานของบรษท

แลนด แอนด เฮาส

ไมเรยงล าดบการท างานกอนและหลง

ขาดการประสานงาน

ไมเขาใจในการท างานชางขาดประสบการณ

ขาดการเอาใจใสตองาน พงเรมท างาน

ชางเขาออกบอย

ใชเครองมอผดประเภท

ใชวสดผดประเภทตามความเคยชน

http://www7.lh.co.th/QCWeb/54_stoyTQM/PDCA/PDCA/T

QM_CEW_PDCA.ppt

PDCA แบบ TOYOTA ดวยการคดแบบ A3

job description

ตวชวดความส าเรจของงาน

มาตรฐานงาน เชนแนวปฏบต และเวลาทใชในแตละกระบวนการยอย

ผงกระบวนการท างาน หรอขนตอนการท างาน

งานประจ า : ภาระงานทบคลากรไดรบมอบหมาย(job description) มการก าหนดผงกระบวนการท างานหรอขนตอนการท างาน ก าหนดมาตรฐานงาน และตวชวดความส าเรจเพอเปนพนฐานน าไปสการปรบปรงงานตามแนววงจร PDCA

ตวอยางกระบวนการท างานพรอมมาตรฐานเวลาการท างาน งานสารบรรณ

ตวอยางกระบวนการท างานพรอมมาตรฐานเวลาการท างาน และตวชวด

ตวอยางกระบวนการท างาน มาตรฐาน และเปาหมายสวนงานประจ า : ภาระงานตรวจสอบ SAR คณะวชา

กระบวนการท างาน มาตรฐานคารอยละของจ านวนคณะท

พบ

เปาหมายคารอยละของจ านวนคณะทพบตองไมเกน

1.ตรวจสอบเนอหารายงานในประเดนตามตวชวดถงความไมครบถวน

0.0 10.0

2.ตรวจสอบเนอหาการรายงานมความคลาดเคลอนไมตรงประเดน 5.0 10.0

3.ตรวจสอบการขาดเอกสารอางอง 0.0 10.0

4.ตรวจสอบเอกสารอางองไมตรง 5.0 10.0

5. ตรวจสอบการค านวณคะแนนตนเองรายตวชวดคลาดเคลอน 5.0 10.0

อะไรคอปญหา?

“ปญหา (Problem)” คอ “ความแตกตาง (Gap)” ระหวาง “สงทเปนอย (Actual)” กบ “สงทตองการ (Target)” และมผลกระทบตอผลผลต และหรอผลลพธการท างาน

การระบหวขอปญหาใหชดเจนตองระบใหไดวา

1. เราใชอะไรเปนตวชวด(Indicator) ?

2. สงทเปนอย(Actual)มคาเทาไหร ?

3. สงทตองการ(Target)มคาเทาไหร ?

ตวอยางการระบปญหา

ปญหา ตวชวด สงทเปนอย เปาหมาย

problem indicator actual targetผอมเกนไป น าหนกตว(กโลกรม) 40 กโลกรม 50 กโลกรม

ไมมเงนเกบเงนออม(บาทตอ

เดอน) 0 บาทตอเดอน 1,000 บาท ตอเดอน

ท างานลาชา%ชนงานทสงเกนก าหนดเวลา 80% 10%

ของเสยเยอะ %ของเสย 10% 2%

ระดบของปญหา

– ปญหาพน ๆ (Standard Problem)ปญหาทใชวธการเดมในอดตทเคยท าส าเรจตาม “คามาตรฐาน (Standard)” มาปรบใชได

โดยการคดวเคราะหสาเหต หาวธการปรบปรงเพอใหไปส “สงทตองการ (Target)” โดยการใชวธการวเคราะหระบบ (Systems Analysis)

– ปญหาทาทาย (Challenge Problem)

ปญหาทเราไมสามารถทจะใชวธการเดมในอดตทเคยท าส าเรจตาม “คามาตรฐาน (Standard)” มาใชไดอกตอไปเพราะมนไมเพยงพอทจะน าเราไปส “สงทตองการ (Target)” จ าเปนทจะตองคดคนหาวธการใหมๆ เพอใหไปส “สงทตองการ (Target)” โดยการใชวธการออกแบบระบบ (Systems Design)

Standard Problem

Challenge Problem

เกบขอมล

เกบขอมล

Plan 1 - What • เพอศกษาขอเทจจรง ณ สถานทจรง หรอการสมภาษณผปฏบตงานจรง • จดท าขนตอนการท างานปจจบน “BEFORE ” AS-IS Process พรอมระบมาตรฐาน และตวชวด

• คนหาขนตอนทเปนปญหา และความสนเปลองทซอนอย

• ตรวจสอบระยะเวลาในการด าเนนการ จ านวนคนทใชและคาใชจายทเกดขนจรง • สรปประเดนปญหา และ Stake Holders ใหชดเจน

ชนดของความสนเปลอง หรอ ความสญเสย

1.Waiting รอคว รอคอย

2.Rework งานผดซ าซาก3.Over production ผลตเกน

4.Inventory สตอคมากเกนไป

5.Motion เคลอนทมาก6.Over Processing ขนตอนเยอะ

7.Unused Creativity ขาดโอกาสแสดงความสามารถ

8.Uncomfort ไมสะดวก(ไรระบบการจดเกบ)

4.ACT

การด าเนนการใหเหมาะสม (Action : A) คอ การเขยนแผนงานปรบปรงแกไขสวนทยงมปญหา หรอถาไมมปญหาใด ๆ กยอมรบแนวทางการปฏบตตามแผนงานใหมทไดผลส าเรจ เพอน าไปใชในการท างานครงตอไป เชน ใหจดท าเปนคมอมาตรฐานการท างาน เพอปองกนการเกดซ าของปญหา

PDCA กบ SDCA

ตวอยางแบบฟอรมการรายงานผล PDCA งานประจ า

PDCA แบบ TOYOTA ดวยการคดแบบ A3

https://www.mmthailand.com/การแกปญหาคณภาพ-PDCA-a3-paper/

แนวทางการเขยนรายงาน PDCA สวนงานประจ า (ดานซายของแบบ)

– ขนตอนท 1 ก าหนดหวขอเรองทจะปรบปรง

: ตรวจสอบงาน ปญหา และก าหนดหวขอเรองทจะปรบปรง

– ขนตอนท 2 เขยนสภาพปจจบนของตวปญหา และเปาหมายทตองการ

: ส ารวจความเปนมาหรอความจ าเปนของการปรบปรง อาจแสดงสภาพทแทจรงเพอใหเหนการไหลของงานดวยแผนภมการไหล (Flow chart)

: แสดงผลส ารวจขอมลตามปญหาในเชงปรมาณดวยตารางขอมลหรอกราฟ

: เขยนเปาหมายทตองการ

: แสดงผลวเคราะหชองวางความตางระหวางขอมลตามปญหาเทยบกบเปาหมาย

– ขนตอนท 3 เสนอแผนการปรบปรง PLAN: จดท าแผนการด าเนนการอยางเปนรปธรรม ผ รบผดชอบ และชวงเวลา กจกรรมไดแก 1.ออกแบบหรอปรบปรงระบบการท างาน 2.ทดลองระบบพรอมเกบ

ขอมล 3.ตรวจสอบ 4.ประเมนและสรปผล

– ขนตอนท 4 รายงานการด าเนนการปรบปรง DO: รายงานการออกแบบระบบการท างานใหม หรอปรบปรงระบบการท างานเดม: รายงานผลด าเนนการตามระบบใหมหรอระบบปรบปรง

แนวทางการเขยนรายงาน PDCA สวนงานประจ า (ดานขวาของแบบ)

– ขนตอนท 5 ยนยนผลลพธ CHECK & ACT: แสดงผลลพธในเชงปรมาณดวยตารางขอมลหรอกราฟ: ท าการประเมนตาม kpi: เปรยบเทยบผลการด าเนนงานแบบ before และ after: กรณ success สรปเปนมาตรฐานการท างาน

: กรณไม success สรปแนวทางการปรบปรงงานตอไป

แนวทางการเขยนรายงาน PDCA สวนงานประจ า (ดานขวาของแบบ)

ตวอยางรายงาน PDCA สวนงานประจ า : ภาระงานตรวจสอบ SAR คณะวชา ขนตอนท 1 ก าหนดหวขอเรองทจะปรบปรง

การปรบปรงปญหาการเขยนรายงานการประเมนตนเองระดบคณะ

ขนตอนท 2 เขยนสภาพปจจบนของตวปญหาและเปาหมายทตองการ

พบปญหาการเขยนรายงานการประเมนตนเองระดบคณะแยกตามลกษณะปญหาดงน ชนดของปญหา คารอยละ

ของจ านวนคณะทพบ

เปาหมายคารอยละของจ านวนคณะทพบ

ตองไมเกน

GAP ผลวเคราะหสาเหต

1.มเนอหารายงานในประเดนตามตวชวดไมครบถวน

30.0 10.0 -20.0 Template รายงานไมสมบรณ

2.มเนอหาการรายงานคลาดเคลอนไมตรงประเดน

30.0 10.0 -20.0 คณะไมเขาใจประเดนชวด

3.ขาดเอกสารอางอง 13.5 10.0 -3.5 คณะขาดการตรวจสอบซ า

4.เอกสารอางองไมตรง 8.0 10.0 +2.0 คณะขาดการตรวจสอบซ า

5. ผลประเมนคะแนนตนเองคลาดเคลอน 30.0 10.0 -20.0 ขาดโปรแกรมชวยค านวณ

กจกรรม ชวงเวลา ผ รบผดชอบ

1.ปรบปรง template รายงาน SAR กมภาพนธ นางสาวราณ

2.พฒนาโปรแกรมชวยค านวณตวชวดเชงปรมาณ

มนาคม ผศ.สมศกด

3.จดอบหลกสตรการเขยนรายงาน SAR ระดบคณะ

พฤษภาคม นางพรรณภา

4.เกบขอมลคณภาพSAR จากการประเมนคณภาพระดบคณะ

กนยายน-ตลาคม ทม สปค.

5. ยนยนผลการแกปญหา ธนวาคม ผศ.สมศกด

ขนตอนท 3 เสนอแผนการปรบปรง

กจกรรม ชวงเวลาทด าเนนการจรง

ผลการด าเนนงาน

1.ปรบปรง template รายงาน SAR กมภาพนธ ม Template ใหมปรบปรงเนอหา 30% ครอบคลม CHE QA 100%

2.พฒนาโปรแกรมชวยค านวณตวชวดเชงปรมาณ

มนาคม มโปรแกรมชวยค านวณครบทกตวชวดเชงปรมาณและน าขน webpage ส านกงานประกนคณภาพ

3.จดอบหลกสตรการเขยนรายงาน SAR ระดบคณะ

พฤษภาคม มการจดหลกสตรอบรมการเขยนรายงาน SAR ระดบคณะ 1 วนแยกตางหากและน าคลปเผยแพรบนเวบ

4.เกบขอมลคณภาพSAR จากการประเมนคณภาพระดบคณะ

กนยายน-ตลาคม มการบนทกสถตปญหาทพบดวย Check Sheet

5. ยนยนผลการแกปญหา ธนวาคม ท าการสรปผล Before - After

ขนตอนท 4 รายงานการด าเนนการปรบปรง

ขนตอนท 5 ยนยนผลลพธ

ชนดของปญหา คารอยละของจ านวนคณะทพบกอนการปรบปรง

คารอยละของจ านวนคณะทพบหลงการปรบปรง

เปาหมายคารอยละของจ านวนคณะทพบ

ตองไมเกน

GAP แผนปรบปรงงาน

1.มเนอหารายงานในประเดนตามตวชวดไมครบถวน

30.0 5.0 10.0 +5.0 ปรบปรง Template และจดคลนคเฉพาะคณะทมปญหา

2.มเนอหาการรายงานคลาดเคลอนไมตรงประเดน

30.0 10.0 10.0 0 จดอบรมซ า

3.ขาดเอกสารอางอง 13.5 8.0 10.0 +2.0 จดคลนคเฉพาะคณะทมปญหา

4.เอกสารอางองไมตรง 8.0 7.0 10.0 +3.0 จดคลนคเฉพาะคณะทมปญหา

5. ผลประเมนคะแนนตนเองคลาดเคลอน

30.0 10.0 10.0 0 ปรบปรงโปรแกรมชวยค านวณและค าอธบายวธใชงาน

PDCA กบการประเมนบคลากรประจ าป

นยามศพท

มาตรฐานการปฏบตงาน (Performance Standard)

มาตรฐานการปฏบตงาน (Performance Standard) ส านกงานคณะกรรมการ ขาราชการพลเรอน (2529: 53) ไดใหความหมายวา เปนผลการปฏบตงานในระดบใดระดบหนงซงถอวาเปนเกณฑทนาพอใจหรออยในระดบทผปฏบตงานสวนใหญท าได การก าหนดมาตรฐานการปฏบตงานจะเปนลกษณะขอตกลงรวมกนระหวางผบงคบบญชากบผใตบงคบบญชาในงานทตองปฏบตโดยจะมกรอบในการพจารณาก าหนดมาตรฐานหลายๆ ดานดวยกน อาท ดานปรมาณ คณภาพ ระยะเวลา คาใชจาย หรอพฤตกรรมของผปฏบตงาน เนองจากมาตรฐานของงานบางประเภทจะออกมาในรปของปรมาณ ในขณะทบางประเภทอาจออกมาในรปของคณภาพองคการจง จ าเปนตองก าหนดมาตรฐานการปฏบตงานใหเหมาะสมและสอดคลองกบลกษณะของงานประเภทนนๆ

ขนตอนการก าหนดมาตรฐานการปฏบตงาน1. เลอกงานหลกของแตละต าแหนงมาท าการวเคราะหโดยดรายละเอยดจากแบบบรรยาย ลกษณะงาน

(Job Description)ประกอบ2. พจารณาวางเงอนไขหรอขอก าหนดไวลวงหนาวาตองการผลงานลกษณะใดจากต าแหนงนนไมวาจะเปน

ปรมาณงาน คณภาพงาน หรอวธการปฏบตงาน

3. ประชมผทเกยวของ ไดแก ผบงคบบญชา หวหนาหนวยงานทกหนวยงาน และผปฏบตงาน ในต าแหนงนนๆเพอปรกษาและหาขอตกลงรวมกน

4. ชแจงและท าความเขาใจกบผปฏบตงานและผ เกยวของอนๆ เกยวกบมาตรฐานการ ปฏบตงานทก าหนดไว

5. ตดตามดการปฏบตงานแลวน ามาเปรยบเทยบกบมาตรฐานทก าหนดไว

6. พจารณาปรบปรงหรอแกไขมาตรฐานทก าหนดไวใหมความเหมาะสมยงขน

ประสทธภาพ (Efficiency)

ประสทธภาพ (Efficiency) หมายถง กระบวนการด าเนนงานทมลกษณะดงน

1.ประหยด (Economy)ไดแกประหยดตนท น (Cost)ประหยดทรพยากร (Resources) และประหยดเวลา (Time)

2 .เสรจทนตามก าหนดเวลา (Speed)

3.คณภาพ (Quality) โดยพจารณาทงกระบวนการตงแตปจจยน าเขา (Input) หรอ วตถดบ มการคดสรรอยางดมกระบวนการด าเนนงาน กระบวนการผลต(Process)ทด และมผลผลต(Output) ทด ดงนน การมประสทธภาพจงตองพจารณากระบวนการด าเนนงานวา ประหยด รวดเรว มคณภาพของงานซงเปนกระบวนการด าเนนงานทงหมด

ประสทธผล (Effective)

ประสทธผล (Effective) หมายถง ผลส าเรจของงานทเปนไปตามความมงหวง (Purpose)ทก าหนดไวในวตถประสงค(Objective)หรอเปาหมาย(Target)

เปาหมาย(Target)

1. เปาหมายเชงปรมาณจะก าหนดชนดประเภทและจ านวนของผลผลตสดทายทตองการไดรบเมอการด าเนนงานเสรจสนลง

2. เปาหมายเชงคณภาพ จะแสดงถงคณคาของผลผลตทไดรบจากการด าเนนงานนน

3. มงเนนทจดสนสดของกจกรรมหรอการด าเนนงานวาไดผลตามทตงไวหรอไม

4. มตวชวด (Indicator) ทชดเจน