การวางแผน · การวางแผน 1....
TRANSCRIPT
การวางแผน
1. ความหมายการวางแผน
“การวางแผน” (Planning) มาจากคาในภาษาละตนวา “แพลนม” (Planum) หมายถงพ�นท�ราบ
หรอพมพเขยว คาภาษาองกฤษใช “Planning” ( สมบต ธารงธญวงศ. 2540 : 48 ) ซ�งหมายถงกระบวนการวเคราะหและการตดสนใจ ของผบรหารท�จะกาหนดวธการไวลวงหนาอยางเปนระบบเพ�อใชเปนแนวทางปฏบตใหบรรลผลตามเปาหมายและวตถประสงคท�กาหนดไวอยางมประสทธภาพ โดยนาเอาขอมลขาวสาร (Information) ในอดตมากาหนดหรอพยากรณอนาคต ดงน �นแนวคดของการวางแผนจงมลกษณะเปน “ศาสตร” ท�ตองใชขอมลเชงประจกษ (Empirical Information) ท�มความแมนตรง และเช�อถอได และจะตองประกอบดวยองคประกอบท�ชดเจน และมความตอเน�องกนตามลาดบ ท �งน�เพ�อใหผใชแผน มความร
และความเขาใจท�จะสามารถนาแผนไปปฏบต ใหบรรลผลสาเรจได
2. ประโยชนของการวางแผน
การวางแผนทกระดบจะมประโยชนท �งตอผบรหาร และผปฏบตดงน� 1. ปองกนมใหเกดปญหาและความผดพลาด หรอลดความเส�ยงท�อาจจะเกดข�นในการปฏบตงานในอนาคต
2. ทาใหองคการมกรอบหรอทศทางในการปฏบตงานท�ชดเจนวาจะทาอะไร ท�ไหน เม�อไร อยางไร และใครทา ทาใหนกบรหารมความม �นใจในการปฏบตงานใหบรรลผลสาเรจไดงาย 3. ชวยใหเกดการประหยดทรพยากรทางการบรหาร เชน คน เงน วสดอปกรณ เวลา ฯลฯ
4. ชวยใหการปฏบตงานรวดเรว มประสทธภาพ เพราะมแผนเปนแนวทาง “เปรยบเสมอนเรอท�มหาง
เสอ”
5. ชวยใหการปฏบตงานเปนระบบ นกบรหารสามารถควบคม ตดตามการปฏบตงาน ไดงาย
3. องคประกอบของการวางแผน
องคประกอบของการวางแผนท�สาคญ คอ
3.1 การกาหนดจดหมายปลายทาง (Ends) ท�ตองการบรรล ซ�งมหลายระดบ คอ
1) จดมงหมายหรอเปาประสงค (Goals) เปนการแสดงถงความคาดหวงท�ตองการให
เกดข�นในชวงระยะเวลาขางหนา ซ�งมกจะมองในรปของผลลพธ (Outcomes ) ในอนาคตกาหนดอยางกวางๆ
2) วตถประสงค (Objective) เปนองคประกอบท�เปนผลมาจากการแปลงจดมงหมาย
(Goal) ใหเปนรปธรรมมากข�นเพ�องายในการนาไปปฏบต วตถประสงคจงเปนการกาหนดผลผลต (Output)
ท�คาดหวงใหเกดข�นอยางกวาง ๆ แตชดเจน และสามารถปฏบตได
2
3) เปาหมาย (Targets) เปนองคประกอบท�เปนผลมาจากการแปลงวตถประสงคใหเปน
รปธรรมในการปฏบตมากข�น เปาหมายจงเปนการกาหนดผลลพธสดทายท�เกดข�นจากการปฏบตตามแผนโดยจะกาหนดเปนหนวยนบท�วดผลไดเชงปรมาณ และกาหนดระยะเวลาท�จะบรรลผลสาเรจน �นดวย 3.2 วธการและกระบวนการ (Means and Process) เปนองคประกอบท�เกดจากการนาขอมล
ตาง ๆ มาวเคราะหและกาหนดเปนทางเลอก (Alternative) สาหรบเปนแนวทางปฏบต หรอกลวธ (Strategy) ใหบรรลจดหมายท�กาหนดไว จากน �นจะถายทอดออกมาเปนแผนงาน (Programs) และโครงการ (Projects) ท�เช�อมโยงกน โดยท �วไปจะประกอบดวย 2 องคประกอบหลก คอ
1) กลวธการปฏบต หรอมาตรการ (Strategy) เปนการกาหนดแนวทางปฏบตใหบรรล
จดหมาย (Ends) ท�กาหนดไวอยางมประสทธภาพ
2) แผนงาน (Programs) และโครงการ (Projects) เปนการกาหนดแนวทางการกระทาท�
เปนรปธรรมในการปฏบตมากข�น ซ�งโดยท �วไปจะมประเดนในการเขยนท�ชดเจน ครอบคลม และเช�อมโยง
กนอยางเปนระบบ 3.3 ทรพยากร (Resources) และคาใชจาย (Cost) เปนองคประกอบท�สาคญอยางหน�งในการ
วางแผนและการนาแผนไปปฏบต ซ�งไดแก คน เงน วสดอปกรณ ซ�งผวางแผนจะตองระบใหชดเจนและ
มความเปนไปไดในการปฏบต “มใชเขยนแผนแบบวาดวมานในอากาศ” หรอ “เขยนแผนแบบเพอฝน”
3.4 การนาแผนไปปฏบต (Implementation) เปนองคประกอบท�แสดงถงกรรมวธในการ
ตดสนใจเลอกแผนงานและโครงการไปปฏบตใหเกดผลสาเรจตามจดหมาย (Ends) ท�กาหนดไว ซ�งข �นตอนน�จะตองอาศยกลยทธหลายอยางท �งกลยทธภายในองคการและกลยทธภายนอกองคการ
3.5 การประเมนผลแผน (Evaluation) เปนองคประกอบท�แสดงถงการตรวจสอบการควบคม
และการวดผลการปฏบตตามแผนเพ�อใหทราบถง ความกาวหนาหรอขอบกพรองหรอขอจากดของแผนน �น ๆ เพ�อจะไดปรบปรงแผนใหสามารถนาไปปฏบตไดบรรลตามเปาหมายและวตถประสงคท�กาหนดไว
4. ระดบของการวางแผน
ถาจะแบงระดบของการวางแผนตามลกษณะของการบรหารงานในองคการ สามารถแบงออกเปน 3 ระดบ คอ
1. การวางแผนระดบนโยบาย (Policy Planning) เปนแผนระดบสงสดขององคการ มกจะระบ
แนวทางอยางกวางๆ ซ�งเปนพ�นฐานท�จะกอใหเกดแผนชนดอ�นๆ สวนใหญจะเปนแผนระยะยาว (Long - Range Plan) เชน แผนพฒนาเศรษฐกจและสงคมแหงชาต ฉบบท� 9
2. การวางแผนกลยทธ (Strategic Planning) เปนการวางแผนหลอมรวมครอบคลมกจกรรม
ท �งหมดขององคการ หรอแผนงานใหญขององคการ โดยจะระบไว “อยางกวาง” และ “มองไกล” ไปพรอมๆ
กน ซ�งมกจะเปนแผนระยะยาว 5 - 10 ป ซ�งจะตองสอดคลองกบแผนระดบนโยบาย
3
3. แผนปฏบตการ หรอแผนดาเนนงาน (Operation Plan) เปนการวางแผนท�กาหนด
จดมงหมายระยะส �น ระยะเวลา ไมเกน 1 ป ซ�งถายทอดมาจากแผนกลยทธ องคประกอบของแผนปฏบตการจะประกอบดวย วตถประสงค เปาหมาย กจกรรม ข �นตอนการปฏบต งบประมาณ ผรบผดชอบในการดาเนนงาน แผนปฏบตการ แบงออกเปน 2 ประเภท คอ แผนใชประจา (Standing Plans) และแผนใช
เฉพาะคร �ง (Single - use Plans)
4
การวางแผนยทธศาสตร
(Strategic Planning)
1. ความหมายของการวางแผนกลยทธ
การวางแผนยทธศาสตร หรอ การวางแผนกลยทธ (Strategic Planning) เปนกระบวนการตดสนใจ
เพ�อกาหนดทศทางในอนาคตขององคกร โดยกาหนดสภาพการณในอนาคตท�ตองบรรลและกาหนดแนวทางในการบรรลสภาพการณท�กาหนดบนพ�นฐานขอมลท�รอบดานอยางเปนระบบ
การกาหนดแนวทางท�จะบรรลสภาพการณในอนาคตท�ตองการใหเกด จะตองต �งอยบนพ�นฐานของขอมลท�รอบดาน คอ จะตองคานงถงสภาพการณท�ตองการใหเกดศกยภาพหรอขดความสามารถขององคกร และการเปล�ยนแปลงของสภาพแวดลอมตาง ๆ ท �งดานเศรษฐกจ สงคม การเมอง และส�งแวดลอม
การกาหนดแนวทางท�จะบรรลสภาพการณในอนาคตท�ตองการใหเกดจะตองเปนระบบ คอ
แนวทางท�กาหนดข�นจะตองดาเนนไปอยางเปนข �นเปนตอน
การวางแผนยทธศาสตรจะตองตอบคาถามหลก 3 ประการ คอ 1. องคกรกาลงจะกาวไปทางไหน (Where are you going?)
2. สภาพแวดลอมเปนอยางไร (What is the environment?) 3. องคกรจะไปถงจดหมายไดอยางไร (How do you get there?)
กระบวนการการวางแผนยทธศาสตร (Strategic Planning Processes) มข �นตอนดงตอไปน� 1) กาหนดวสยทศน (Vision) 2) กาหนดภารกจหรอพนธกจ (Mission) 3) กาหนดเปาประสงคหรอจดมงหมายเพ�อการพฒนา (Goal) 4) กาหนดประเดนยทธศาสตรหรอยทธศาสตร (Strategy)
5) กาหนดกลยทธหรอแนวทางการพฒนา นามธรรม วสยทศน (Vision) ตองการเปนอะไร
พนธกจ (Mission) ตองทาอะไร
จดมงหมายเพ�อการพฒนา ทาเพ�ออะไร
ยทธศาสตร ทาอยางไร
แนวทางการพฒนา ทาโดยวธการใด
รปธรรม เปาหมาย ทาแคไหน/เทาใด/กบใคร/เม�อใด
5
คาวา “ยทธศาสตร” (Strategy)” มความหมายรวมถง “จดหมายปลายทาง (End)” และ
“วธการสจดหมายปลายทาง (Means) เชงนโยบาย” ซ�งใชในการกาหนดนโยบายจากการวเคราะห
สภาพแวดลอมภายในและภายนอกองคกร (SWOT) ตามหลกวชาการ
สวนคาวา “กลยทธ” (Strategies)” หมายถง “วธการสจดหมายปลายทาง (Means) ระดบ
ปฏบตการและเปนแนวทางเพ�อตอบสนองวธการสจดหมายปลายทางระดบนโยบาย”
2. ความแตกตางระหวางแผนกลยทธ แผนปฏบตงานระยะยาวแบบด �งเดม
และแผนปฏบตราชการ 4 ป ของหนวยงาน
หนวยงานท�ไมไดจดทาแผนกลยทธมากอน มกจะมความเขาใจผดวาแผนปฏบตงานระยะยาวท�
เคยทามาแตด �งเดมหรอแผนปฏบตราชการ 4 ป ตามนโยบายของรฐบาลท�จดทาข�นในป 2548 คอ แผนกลยทธของหนวยงาน
แผนกลยทธของหนวยงาน มลกษณะสาคญ ดงน�
แผนกลยทธใหความสาคญตอความสมพนธของสภาพแวดลอมในเชงโอกาส และ
ภยอปสรรคท�เปล�ยนแปลงไปกบศกยภาพท�เปนจดแขงและจดออนของหนวยงาน เพ�อการกาหนดกลยทธของหนวยงาน หากสภาพแวดลอมเปล�ยนแปลงไป กลยทธจะตองปรบไปดวย
แผนกลยทธเนนความเช�อมโยงจากนโยบายลงมาท�ผลลพธ และตอลงมายงผลผลตระยะยาว
ซ�งเปนตวเช�อมไปสการจดทาแผนปฏบตการและการกาหนดกจกรรม
แผนกลยทธใหความสาคญกบผมสวนไดเสย (Stakeholders) ในการจดทากลยทธ
แผนปฏบตงานระยะยาวแบบด �งเดมของหนวยงาน มลกษณะสาคญ ดงน�
แผนปฏบตงานระยะยาวใหความสาคญตอความสมพนธของสภาพปญหากบสาเหตของ ปญหา เพ�อกาหนดโครงการและกจกรรมของหนวยงาน เพ�อแกไขปญหา
แผนปฏบตงานระยะยาวเนนความเช�อมโยงระหวางกจกรรมกบงบประมาณ
แผนปฏบตงานระยะยาวใหความสาคญกบการกาหนดกจกรรมโดยผปฏบตงาน
แผนปฏบตราชการ 4 ปของหนวยงาน มลกษณะสาคญ ดงน�
แผนปฏบตราชการ 4 ป ใหความสาคญตอความสมพนธของกลยทธหลกของแผนบรหารราชการแผนดนกบผลผลตของหนวยงานท�ของบประมาณแผนดนแตไมแสดงความเช�อมโยงจากยทธศาสตรของรฐบาลผานผลลพธลงมายงผลผลตระยะยาว
แผนปฏบตราชการ 4 ป ใหแสดงสภาพแวดลอมในเชงโอกาสและภยอปสรรค และ ศกยภาพท�เปนจดแขงและจดออนแบบแยกสวน แตไมไดแสดงความสมพนธระหวางกน และไมไดแสดงวาแผนการจดทาผลผลตจะสมพนธกบสภาพแวดลอมเปล�ยนแปลงไปหรอไม อยางใด
แผนปฏบตราชการ 4 ป ใหความสาคญกบการกาหนดผลผลตโดยผบรหารของหนวยงาน
6
3. องคประกอบหลกในการวางแผนกลยทธ
องคประกอบหลกท�ควรกาหนดอยในแผนกลยทธ มดงน�
1. พนธกจ (Mission) เปนส�งท�ส�อถงภารกจหลกขององคการ ซ�งจะสะทอนถงปรชญาท�จะ
กาหนดการดารงอยขององคการ เชน พนธกจของคณะมนษยศาสตร ฯ สถาบนราชภฏอตรดตถ คอ “.....
ผลตบณฑตท�มคณภาพ คณธรรม สนองความตองการของตลาดแรงงานและทองถ�น…” ถอยแถลง
ดงกลาวถอวาเปนภารกจหลกขององคการน �นเอง
2. จดมงหมาย (Goal) คอ ผลลพธปลายทาง (Outcomes) ท�องคการตองการใหเกดข�นใน
อนาคต โดยไมตองระบชวงเวลาท�แนนอนลงไป เชน จดมงหมาย ของคณะมนษยศาสตรฯสถาบนราชภฏ
อตรดตถ คอ “...ผลตบณฑตใหนาความรไปพฒนาทองถ�น...”
3. วตถประสงค (Objective) เปนผลผลต (Output) ท�ตองการใหเกดข�น เม�อไดกระทาส�งตางๆ
ตามท�ไดกาหนดพนธกจไว วตถประสงคจงตองกาหนดให ชดเจน วดได และปฏบตได เปนรปธรรมกวา
จดมงหมาย (Goal) และตองเกดข�นกอนผลลพธ เชน วตถประสงคของคณะมนษยศาสตรฯ “..เพ�อผลตบณฑต
ปรญญาตรสาขามนษยศาสตร และสงคมศาสตรหลากหลายสาขา..”
4. นโยบาย (Policy) คอ ขอความหรอส�งท�องคการระบไววาจะปฏบตหรอกระทา เพ�อใหบรรล
วตถประสงค และจดมงหมายท�กาหนดไว ดงน �นการกาหนดนโยบายจงเปนการกาหนดกรอบ กาหนดเกณฑในการจะปฏบตใหกระชบและมประสทธภาพ
5. กลวธ/มาตรการ (Strategy) แนวทางปฏบตยอยท�องคการยดเปนกรอบสาหรบคดเลอก แผนงาน /
งาน / โครงการ ตางๆ ท�จะดาเนนใหบรรลวตถประสงค ซ�งกลวธตางๆ จะตองสอดคลองกบนโยบายขอน �นๆ
6. แผนงาน (Program) เปนการจดรวมกลมของ งาน หรอ โครงการ หรออาจกลาววา แผนงาน
คอ งาน หรอโครงการยอยๆ หลายโครงการ ซ�งมวตถประสงคสอดคลองกน ซ�งงานหรอโครงการจะประกอบดวยกจกรรม (Activities) ตางๆ ท�ดาเนนการภายใตกรอบของงาน หรอโครงการหน�งๆ ซ�งจะมเง�อนไขระยะเวลาเร�มตน และส�นสดในการทากจกรรมตางๆ
4. กระบวนการวางแผนกลยทธ
การวางแผนกลยทธนอกจากจะกาหนดสาระของแผนกลยทธ อนไดแก พนธกจ จดหมาย
วตถประสงค นโยบาย และกลวธหรอมาตรการ อนเปน . ยทธศาสตร . แลว การวางแผนกลยทธ จะตองมองคประกอบและกระบวนการท�สาคญดงน�
3.1 การวเคราะหผมสวนไดเสย (Stakeholders Analysis)
การวเคราะหเร�องผมสวนไดสวนเสย (Stakeholders Analysis) ท�เก�ยวของกบองคกรมสวนชวยในการกาหนดวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคหลกของหนวยงานไดถกตอง เน�องจากหนวยงานไมเพยงแตมความผกพนธกบกระทรวงเจาสงกดและผรบบรการเทาน �น แตยงมผมสวนไดสวนเสยอ�นๆ อก
ดวย
7
ผมสวนไดเสยตอองคกร (Stakeholder Influence) ซ�งมอทธพลตอการวางแผนและ
การดาเนนงานของหนวยงาน จาแนกไดเปน 3 ประเภท ดงน�
(1) ผมสวนไดเสยภายในองคกร (Internal Stakeholders) ไดแก ผบรหารทกระดบและ
เจาหนาท�ระดบปฏบตงาน
(2) ผมสวนไดเสยโดยตรงในการรบบรการ (Marketplace Stakeholders) เชน
ผรบบรการ พนธมตร ผรบจาง และขายครภณฑและวสดในการจดซ�อจดจางตามระเบยบพสด เปนตน
(3) ผมสวนไดเสยในสงคมแตอยนอกองคกร (External Stakeholders) เชน
คณะกรรมการคมครองผบรโภค คณะกรรมการอาหารและยา สถาบนการเงน สภาหอการคา สภาอตสาหกรรม องคกรพฒนาเอกชน และส�อมวลชน รวมท �งกลมการเมองท�เปนทางการและไมเปนทางการ ตลอดจนศาลยตธรรม และศาลปกครอง เปนตน ซ�งทาหนาท�ในการกากบดแล และปองกนและแกไขขอขดแยง/ขอรองเรยนระหวางผใหบรการและผรบบรการ เพ�อใหเกดความเปนธรรมท �งสองฝาย
ในการจดทาแผนกลยทธ ฝายท�รบผดชอบดานนโยบายและกลยทธของหนวยงานควรใหความสาคญกบข �นตอน ดงตวอยางตอไปน�
ตวอยางข �นตอนการมสวนรวมของผมสวนไดเสยตอองคกรในการจดทาแผนกลยทธ
ข �นตอน กจกรรม ผเขารวมกจกรรม
1 เตรยมงานโดยหนวยงานท�รบผดชอบดานนโยบายและกลยทธของหนวยงาน ฝายนโยบายและกลยทธ
1.1 รางรายช�อคณะทางานรวมระหวางผบรหารและตวแทนของผปฏบตงาน (Internal
Stakeholders) เพ�อเสนอขอความเหนชอบจากผบรหาร
1.2 รางรายช�อผมสวนไดเสยจากภายนอก ประกอบดวย ผมสวนไดเสยโดยตรงในการรบ
บรการ (Marketplace Stakeholders) และผมสวนไดเสยในสงคมแตอยนอกองคกร (External Stakeholders) เพ�อเสนอขอความเหนชอบจากผบรหาร
1.3 รวบรวมกฎหมายท�เก�ยวของกบหนวยงาน โดยเฉพาะมาตราท�เก�ยวของจาก
รฐธรรมนญ พระราชบญญต พระราชกฤษฎกา และกฎกระทรวงท�เก�ยวของ
1.4 รวบรวมกฎหมายระหวางประเทศ กฎบตรสหประชาชาต สนธสญญา อนสญญา และขอตกลงระหวางประเทศ รวมท �งมาตรฐานสากลดานการคา
ระหวางประเทศท� เก�ยวของกบหนวยงาน
1.5 รวบรวมนโยบายของรฐบาล โดยเฉพาะคาแถลงนโยบาย แผนบรหารราชการ
แผนดนและมตคณะรฐมนตรท�เก�ยวของกบหนวยงาน
1.6 รวบรวมรายงานผลงานท�หนวยงานตองรบผดชอบ ตองรายงานสานกงานเลขาธการ คณะรฐมนตรเพ�อจดทาผลงานของรฐบาลตามแนวนโยบายพ�นฐาน
แหงรฐตามรฐธรรมนญ
8
ข �นตอน กจกรรม ผเขารวมกจกรรม
1.7 รวบรวมขอมลเชงปรมาณจากรายงานสถตท� เก�ยวของกบการวเคราะห
สภาพแวดลอมภายในและสภาพแวดลอมภายนอกของหนวยงาน
1.8 รวบรวมขอมลเชงคณภาพจากเอกสารท�เก�ยวของกบการวเคราะหสภาพแวดลอม
ภายในและสภาพแวดลอมภายนอกของหนวยงาน
2 ประชมเชงปฏบตการเพ�อวเคราะหสภาพแวดลอม (SWOT Analysis)
2.1 วเคราะหสภาพแวดลอมโดยผบรหาร ผบรหารทกระดบ
2.2 วเคราะหสภาพแวดลอมโดยตวแทนของผปฏบตงาน
เจาหนาท�ระดบปฏบตงาน
2.3 วเคราะหสภาพแวดลอมรวมกนระหวางผบรหารและตวแทนของผปฏบตงาน ผบรหารทกระดบ
และเจาหนาท�
ระดบปฏบตงาน
3 ประชมคณะทางานเพ�อจดทารางทศทางและกลยทธของหนวยงาน คณะทางานฯ
3.1 ประเมนสถานภาพจากผลการวเคราะหสภาพแวดลอม
3.2 จดทารางวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคหลกของหนวยงาน
3.3 จดทารางกลยทธระดบยทธศาสตรและกลยทธ
4 ประชมเชงปฏบตการเพ�อใหขอคดเหนในการจดวางทศทางและการกาหนดกล
ยทธของผมสวนไดเสย 3 หนวยงาน โดยผมสวนไดสวนเสยภายในหนวยงาน
(Internal Stakeholders) ผมสวนไดสวนเสยโดยตรงในการรบบรการ
(Marketplace Stakeholders) และผมสวนไดสวนเสยในสงคมแตอยนอก
องคกร (External Stakeholders)
ผมสวนไดสวนเสย 3
ประเภท
4.1 ใหขอคดเหนเก�ยวกบการวเคราะหสภาพแวดลอมและการประเมนสถานภาพ
ของหนวยงาน
4.2 ใหขอคดเหนเก�ยวกบรางวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคหลก
4.3 ใหขอคดเหนเก�ยวกบรางยทธศาสตรและกลยทธ
5 ประชมคณะทางานเพ�อสรปผลการจดวางทศทางและกลยทธของหนวยงาน คณะทางานฯ
5.1 จดทาสรปผลการประเมนสถานภาพจากการวเคราะหสภาพแวดลอม
5.2 จดทาสรปผลการกาหนดวสยทศน พนธกจ และเปาประสงคหลกของหนวยงาน
5.3 จดทาสรปผลการกาหนดยทธศาสตร กลยทธ และผลผลต
5.4 กาหนดตวช�วดระยะยาวระดบยทธศาสตร และระดบกลยทธ (และตวช�วดรายป
- ถาม) รวมท �งตวช�วดระดบผลผลตรายปท�แสดงประสทธภาพของผลผลต 4 มต (เชงปรมาณ เชงคณภาพ เชงเวลา และเชงตนทน)
6 เผยแพรแผนกลยทธตอสาธารณะ ฝายนโยบายและกลยทธ
6.1 จดพมพแผนกลยทธแจกจายผมสวนไดเสยท �ง 3 ประเภท
6.2 จดทา Website เผยแพรแผนกลยทธ พรอม E-mail เพ�อใหประชาชนและผสนใจ
สามารถใหขอคดเหนเพ�มเตมกลบมายงหนวยงานได
9
3.2 การวเคราะหสถานการณท �งภายในและภายนอกองคการ
1) การวเคราะหสถานการณภายในองคการ โดยปกตจะใชหลก “SWOT” ในการ
วเคราะห ซ�งจะเปนการประเมนจดเดนหรอจดแขง (Strengths) หรอศกยภาพของการดาเนนงานขององคการท�ผานมาท �งในอดตและปจจบนวาประสบความสาเรจเพยงใด เชน ตรวจสอบศกยภาพดานทรพยากรในการบรหาร
อาท คน เงน วสดอปกรณ ส�อการสอน เทคโนโลยสมยใหม วธการจดการหลกสตร วเคราะหจดออน (Weakness) ขององคการวามปญหาอะไรบาง ตลอดจนวเคราะหโอกาส (Opportunity) ท�จะสนบสนนใหมการแกไขปญหาหรอพฒนาองคการใหเตบโต หรอมความเปนเลศ และวเคราะหวามอปสรรค/ขอจากดหรอภาวะคกคาม (Threat) อะไรบางท�อาจเกดข�นเม�อเราดาเนนโครงการแลว ท �งน�เพ�อจะไดใชตรวจสอบสภาวะความเส�ยง (Risks) และใชประกอบการพจารณาตดสนใจเลอกทางเลอกในการวางแผนไดอยางมประสทธภาพ ตลอดจนทาใหองคการมความเขมแขงในการปฏบตงานใหสาเรจลลวงตามจดหมายท�กาหนด
ไวในท�สด
การวเคราะหสภาพแวดลอมภายใน ควรครอบคลมประเดนตอไปน�
ความเหมาะสมของโครงสรางองคการและความชดเจนของนโยบายท�หนวยงาน
กาหนด
ประสทธผลในระดบผลลพธ (ผลประโยชนตอกลมเปาหมาย) ในชวงเวลาท�ผาน
มา และประสทธภาพในระดบผลผลต (เชงปรมาณ เชงคณภาพตามมาตรฐานเชงเวลา และเชงตนทน) ในชวงเวลาท�ผานมา รวมท �งความคมคา (B/C Ratio หรอ Cost Effectiveness) ของภารกจในชวงเวลาท�ผานมา
การบรหารบคคลและการพฒนาบคลากร (อตรากาลง คณภาพบคลากร การ
คดเลอกบคลากร การใหรางวลและการลงโทษ ขวญและกาลงใจ การฝกอบรมระหวางการปฏบตงานของเจาหนาท� การฝกอบรมผบรหารระดบตางๆ การถายทอดภมความรกอนเกษยณอาย เปนตน)
ประสทธภาพทางการเงนและการระดมทน
การบรหารพสด (การจดซ�อจดจาง ความพรอมใชของครภณฑ การใชครภณฑได
อยางสมประโยชน การบารงรกษาครภณฑและอาคารสถานท� การจดหาวสดส�นเปลอง เปนตน)
การบรหารจดการ (การวางแผนปฏบตการ การวจยและพฒนา การตดตามผลการ
ปฏบตงาน การประเมนผล การจดทาฐานขอมลและระบบสารสนเทศเพ�อการจดการ การส�อสารภายในหนวยงาน วฒนธรรมองคการ และภาวะผนา เปนตน)
2) การวเคราะหสถานการณภายนอกองคการ เปนการวเคราะหสภาพแวดลอมตาง ๆ ท�อย
ภายนอกองคการ แตอาจมผลกระทบตอการดาเนนงานขององคการท �งทางตรงและทางออม เชน สภาพแวดลอมทางดาน เศรษฐกจ สงคม การเมอง กลมผลประโยชน คแขงขน ความกาวหนาดานเทคโนโลย ฯลฯ ปจจยตาง ๆ เหลาน�องคการควบคมไดยาก ดงน �นในการวางแผนกลยทธ ผวางแผนจะตองให
10
ความสาคญกบการวเคราะหสถานการณภายนอกองคการ เพ�อนามาใชเปนขอมลในการวางแผนกลยทธใหมประสทธภาพ
การวเคราะหสภาพแวดลอมภายนอก ควรครอบคลมประเดนตอไปน�
ปจจยเอ�อ/ปจจยอปสรรคดานสงคมและวฒนธรรม
- ปจจยเอ�อดานสงคมในประเดนท�เก�ยวกบความตองการของประชาชน หรอปญหา
ของสงคม หรอขอเรยกรองของกลมบคคลท�มสวนไดสวนเสย รวมท �งเครอขายความรวมมอระหวางหนวยงานภาครฐและหนวยงานท�เก�ยวของ ภาคเอกชน ตลอดจนโครงสรางประชากร การศกษา อนามย อาชพ ความร เจตคต พฤตกรรม แนวคด อนรกษ กระแสวฒนธรรมจากตางประเทศ คาน ย ม ค ว า ม
เช�อ ขนบธรรมเนยม และประเพณ เปนตน
ปจจยเอ�อ/ปจจยอปสรรคดานเทคโนโลย (นว ตกรรม และความมอยของ
เทคโนโลย เปนตน)
ปจจยเอ�อ/ปจจยอปสรรคดานเศรษฐกจ (ภาวะทางเศรษฐกจ ภาวะการจางงาน
อตราดอกเบ�ย และอตราแลกเปล�ยนเงนตราระหวางประเทศเศรษฐกจระหวางประเทศ เปนตน)
ปจจยเอ�อ/ปจจยอปสรรคดานการเมองและกฎหมายภายในประเทศและ
ระหวางประเทศ
- แนวนโยบายพ�นฐานแหงรฐตามรฐธรรมนญ และกฎกระทรวงเก�ยวกบการแบง
อานาจหนาท�ของหนวยงานภายในกระทรวง ป 2545 และพระราชกฤษฎกาจดต �งหนวยงาน
- นโยบายของรฐบาล
- เปาประสงคท�กาหนดในแผนยทธศาสตรกระทรวง
- อปสรรคเก�ยวกบการประสานงานระหวางหนวยงานภาครฐ
- อปสรรคหรอขอจากดท�เกดจากกฎหมายหรอระเบยบ
- อปสรรคหรอขอจากดท�เกดจากโครงสรางสวนราชการ
- อปสรรคหรอขอจากดท�เกดจากมาตรฐานการปฏบตงานเพ�อใหเกดการยอมรบใน
ระดบนานาประเทศ
3.3 การประเมนสถานภาพของหนวยงาน ควรครอบคลมประเดนตอไปน�
• ความโนมเอยงระหวางจดแขงและจดออน
• ความโนมเอยงระหวางโอกาสและภยอปสรรค
• สรปความเปนไปไดท�จะมยทธศาสตรเชงรก เชงรกษาสถานภาพความเช�ยวชาญ เชงปรบปรงสวนดอย และเชงตดทอนภารกจ เปนตน
11
การกาหนดยทธศาสตร/กลยทธ
กลยทธเชงรก กลยทธเชงพฒนา ?
- ขยาย
- พฒนา
- สงเสรม
- สราง
- สงเสรม
- ปรบปรง
- เรงรด
- แกไข
- ประสานความรวมมอ ขอรบการ
สนบสนน
กลยทธต �งรบ
กลยทธแกปญหา
- ชะลอ
- ปรบปรง
- ลดตนทน
- ลดระยะเวลา
- ยบเลก
- ถายโอน
- ควบกจการ
- ปรบเปล�ยน Re-engineering
- หลอมรวม
Stars Situation (SO) จะเอาจดแขงไปใชประโยชนจากโอกาสไดอยางไร
- สราง เปด เพ�ม บก รก ขยาย
Question Marks Situation (WO) แกไขจดออนเพ�อชวงชงโอกาส หรอ หาจดแขงจากภายนอก
มาเสรม
- ปรบปรง พฒนา แกไข ทบทวน - ประสานความรวมมอ ขอรบการสนบสนน
Cash Cows Situation (ST) ใชจดแขงเพ�อลดความเสยหายท�เกดจากภยคกคามหรอทาจดแขงให
ดข�น - ปรบปรง พฒนา ลดตนทน ลดระยะเวลา
Dogs Situation (WT) เลก/ลดภารกจบางดานท�มจดออนและภยคกคาม หรอคดใหม ทาใหม
- เลก ลด ถายโอน
S
O
W
T
12
- ปรบ เปล�ยน Re-engineering
3.4 การจดวางทศทางของหนวยงาน
การจดวางทศทางเชงกลยทธของหนวยงาน มขอความท�สาคญประกอบดวย “วสยทศน (Vision)” “พนธกจ (Mission)” และ “เปาประสงคหลกของหนวยงาน (Organization’s Objective or Goal)”
6
ผลลพธเปาหมาย+KPI
2Q2TP
แผนกลยทธ
วสยทศนVision
พนธกจMission
เปาประสงคหลกขององคกร
สภาพแวดลอมภายใน จดออน/แขง
สภาพแวดลอมภายนอก โอกาส/อปสรรค
• กลยทธระดบสานก/กองผลผลตเปาหมาย+KPI
QQCT
• กลยทธระดบ สวน / ฝายกจกรรมเปาหมาย+KPI
QT
แผนปฏบตราชการ 4 ปและประจาป
SWOT SWOT
ทศทางขององคกร
กลยทธระดบกรม
11
2
3
4
5
1. ภารกจหลก 2. ภารกจหลก 3. ภารกจสนบสนน
1.1 ภารกจหลก 1.2 ภารกจหลก 1.3 ภารกจสนบสนน
1. 1.1กจกรรมหลก 1. 1.2 กจกรรมหลก 1.1.3 กจกรรมสนบสนน
แผนผง กระบวนการวางแผนกลยทธ
1. วสยทศน เปนขอความแสดงภาพท�หนวยงานอยากจะเปนในชวง 4-5 ปขางหนาและเกด
จากการวเคราะหสภาพแวดลอมภายนอกและการวเคราะหศกยภาพของหนวยงาน ซ�งมขอมลเชงปรมาณและขอมลเชงคณภาพสนบสนนการวเคราะห (มใชขอความท�เปน “คาขวญ” ของหนวยงาน หรอขอความท�แสดงภาพเพอฝนท�ไมสอดคลองกบสภาพแวดลอม)
2. พนธกจ เปนขอความระบหนาท�ความรบผดชอบหรอบทบาทซ�งกาหนดจะทาในชวง 4-5
ปขางหนาท�สอดคลองกบกฎหมายการจดต �งหนวยงาน
3. เปาประสงคหลกของหนวยงาน เปนขอความระบกลมเปาหมายผรบบรการท�ชดเจน
และผลประโยชนท�กลมเปาหมายไดรบท�มความสมพนธกบพนธกจโดยตรง
13
3.5 ยทธศาสตร กลยทธ และผลผลตของหนวยงาน
โครงสรางแผนงบประมาณในระบบงบประมาณแบบมงเนนผลงานตามยทธศาสตร กาหนดลาดบช �นจากบนลงลาง (Cascading) เปน 4 ระดบ ดงน� 1. ระดบยทธศาสตรของรฐบาล ท�กาหนดเปาหมายยทธศาสตรท�ชดเจนพรอมตวช�วด
ความสาเรจของรฐบาลท�มตอการเปล�ยนแปลงของสงคมในทางท�พงปรารถนา เรยกวา “National Policy Indicator” หรอ “Impact Indicator” ในระดบรฐบาล
2. ระดบยทธศาสตรกระทรวง ท�กาหนดเปาหมายการใหบรการสาธารณะเฉพาะดานท�
ชดเจน พรอมตวช�วดความสาเรจของกระทรวงท�มตอผลประโยชนของกลมสงคมท�เปนเปาหมาย เรยกวา “Ministerial Policy Indicator” หรอ “Impact Indicator” เชนกน แตอยในระดบกระทรวง
3. ระดบกลยทธระดบกรม ท�กาหนดเปาหมายการใหบรการระดบกรมท�ชดเจนพรอม
ตวช�วดความสาเรจของหนวยงานท�มตอกลมเปาหมายผรบบรการ และลกษณะผลประโยชนเฉพาะ หรอ
ผลลพธ “Outcome Indicator” 4. ระดบกจกรรม ท�กาหนดกจกรรมหลก นาสงผลผลตท�ชดเจน พรอมตวช�วดความสาเรจ
เม�อส�นสดกระบวนการจดทากจกรรมหลก เรยกวา “Output Indicator”
3.5.1 รายละเอยดการกาหนดยทธศาสตร/กลยทธ
ยทธศาสตร ควรประกอบดวย
• ยทธศาสตรดานการปฏบตภารกจหลก
เปาประสงค ของหนวยงาน
ยทธศาสตร/นโยบาย
1 2 3 4
ผลลพธ
ของกลยทธ
กลยทธ/แนวทาง/มาตรการ
1.1 1.2 1.3 1.4
ผลผลตของ
หนวยนาสง
ผลผลต
กจกรรมหลก
1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4
แผนผง ความเช�อมโยงระหวางยทธศาสตร ผลลพธ ผลผลต และกจกรรม
14
• ยทธศาสตรดานการพฒนาองคการ (ซ�งเปนงานสนบสนนและงานบรหารท �วไป) - การคลงและการบรหารสนทรพย - การบรหารและพฒนาบคคล
- การวจยและพฒนา - ระบบฐานขอมลและสารสนเทศ - ระบบการตดตามและประเมนผล - อ�นๆ
การกาหนดประเดนยทธศาสตร/กลยทธ ม 4 ลกษณะ
1. Direct Approach โดยหนวยงานกาหนดกลยทธจากการวเคราะหสภาพแวดลอม
ภายในและภายนอกองคกร (SWOT) ตามหลกวชาการบรหารเชงกลยทธ (Strategic Management)
2. Goals Approach โดยหนวยงานกาหนดกลยทธจากการนาเอากลยทธท�ปรากฏใน
แผนยทธศาสตรของหนวยงานตนสงกดมาดาเนนการ เพ�อตอบสนองจดหมายปลายทางท�กระทรวงกาหนด (เชน การดาเนนงานตามกลยทธท�กาหนดไวในแผนยทธศาสตรกระทรวงตามท�กระทรวงมอบหมายใหใชกลยทธน �น ๆ)
3. Vision Approach โดยหนวยงานวาดฝนวสยทศนท�อยากจะเปน แลวตรวจสอบความ
เปนไปไดโดยพจารณาความสอดคลองกบสภาพแวดลอมภายในองคการ แลวจงกาหนดกลยทธตามศกยภาพของหนวยงาน
4. Indirect Approach โดยหนวยงานศกษากลยทธท�หนวยงานอ�นท�มภารกจคลายคลง
กนใชอย แลวตรวจสอบความไปไดโดยพจารณาความสอดคลองกบสภาพแวดลอมภายในและภายนอกองคการ แลวจงกาหนดกลยทธตามศกยภาพของหนวยงาน
การวเคราะหยทธศาสตรระดบรฐบาลมกจะใชลกษณะท� 3 และลกษณะท� 1 เปนหลก และลกษณะท� 4 เปนรอง (เชน ลอกเลยนแบบกลยทธท�ใชในประเทศตะวนตก)
การกาหนดกลยทธของกระทรวงจะตองนาเอากลยทธหลกของรฐบาล (ท�ปรากฏใน
แผนบรหารราชการแผนดน) มาดาเนนงาน จงตองใชลกษณะท� 2 เปนหลก และลกษณะท� 1 เปนรอง โดยกาหนดกลยทธเพ�มเตมจากการวเคราะหสภาพแวดลอมภายในและภายนอกองคการ (SWOT) และอาจใชลกษณะท� 3 และลกษณะท� 4 ประกอบกน
การกาหนดกลยทธของหนวยงานระดบกรมซ�งเปนองคกรในสงกระทรวงจะตองนาเอกกลยทธของกระทรวงมาดาเนนงาน จงตองใชลกษณะท� 2 เปนหลก และลกษณะท� 1 เปนรอง โดยกาหนดกลยทธเพ�มเตมจากการวเคราะหสภาพแวดลอมภายในและภายนอกองคการ (SWOT) และอาจใชลกษณะท� 3 และลกษณะท� 4 ไดบาง
15
สวนหนวยงานท�ใชลกษณะท� 3 และลกษณะท� 1 เปนหลก มกจะเปนหนวยงานภาคธรกจเอกชนซ�งแสดงหากาไรท�ใชการกาหนดวสยทศนเพ�อขายสวนแบงการตลาดและเปล�ยนกจการเดมไปทาอกกจการหน�งได อยางไรกตาม หนวยงานภาครฐบาลท�เขาขายการใชลกษณะท� 1 ผสมลกษณะท� 3
ไดแกรฐวสาหกจเชงพาณชยและองคการมหาชนท�ตองเล�ยงตนเองจะตองมรปแบบท�คลายคลงกบภาคเอกชนท�แสวงหากาไรมากข�น
ดงน �น หนวยงานระดบกรมซ�งเปนองคกรในสงกดกระทรวงจะตองนาเอากลยทธของกระทรวงมาดาเนนงานเปนหลก จงตองแสดงความเช�อมโยงกลยทธของหนวยงานข�นไปยงยทธศาสตรกระทรวง แผนบรหารราชการแผนดน และความเช�อมโยงกลยทธของหนวยงานลงมายงผลลพธและผลผลตของหนวยงาน เปนลายลกษณอกษรใหกลมผบรหารทกระดบ เจาหนาท�ผปฏบตงาน และผมสวนเก�ยวของจากภายนอกองคการใหเขาใจไดชดเจน นอกจากน� หนวยงานระดบกรมเปนหนวยงานใหบรการสาธารณะซ�งจะตองคานงถงความเช�อมโยงภาคกจของหนวยงานกบแนวนโยบายพ�นฐานแหงรฐตามรฐธรรมนญท�เก�ยวของกบหนวยงาน จงตองแสดงความเช�อมโยงกลยทธของหนวยงานข�นไปยงรฐธรรมนญดวย
กลยทธภายใตยทธศาสตร
• แผนกลยทธของหนวยงานระบขอความ “ผลลพธ” และตวช�วดเชงรปธรรมเม�อส�นสดป
สดทายของแผน • แผนกลยทธของหนวยงานมขอความ “ผลลพธ” และตวช�วดเชงรปธรรม ท�ระบ “กลมเปาหมายท�ไดรบผลประโยชน” “ปรมาณ และ/หรอ คณภาพตามมาตรฐานของ ผลประโยชน” “เวลาท�วดผล” “สถานท�ท�วดผล” • แผนกลยทธของหนวยงานไดระบกลยทธการประเมนผลการปฏบตงานท�มคณภาพดาน
ขอบเขตของเน�อหาท�จาเปนเพ�อการปรบปรงอยางสม�าเสมอ ในชวง 4 ปของแผน โดยประเมนตนเอง และโดยผประเมนอสระ
ผลผลตภายใตกลยทธ • แผนกลยทธของหนวยงานมผงท�แสดงวากลยทธระดบหนวยงานท�เช�อมโยง(arcading) ลงมายงผลผลตระดบหนวยงาน และกจกรรมหลกของหนวยงาน
• แผนกลยทธของหนวยงานระบขอความ “ผลผลต” และตวช�วดเชงรปธรรม เม�อส�นสดปสดทายของแผน และตวช�วดเชงรปธรรม ท�จาแนกเปนรายป ท�ครบ 4 มต
• แผนกลยทธของหนวยงาน ท�แสดงผลผลตเก�ยวกบระบบการประสานงานหรอการสรางเครอขาย
16
3.5.2 เทคนคการเขยนคาท �ใชในยทธศาสตร กลยทธ และกจกรรม
จดทา จดต�ง จดสรร จดซ�อ จดจาง กอสราง ดาเนนการ
ปฏบตงาน วางระบบ วางแผน ประชม แลกเปล�ยน เผยแพร
ตดตาม/ประเมนผล กาหนดระเบยบ แกไขกฎระเบยบ
กาหนดมาตรฐาน กาหนดใหม ทาใหม พฒนาหลกสตร
ระดบกลยทธ
นามธรรม ขยายเพ�ม ปรบปรง คงสภาพ ตดตอน
ก�งรปธรรม เสรมสราง สรางเสรม สงเสรม เรงรด ทบทวนสนบสนน
รปธรรม
• คากรยาท�ใชเขยนยทธศาสตร (ของรฐบาลและของกระทรวง) ใชคากรยานามธรรม
และตองแสดงทศทางของยทธศาสตรหรอนโยบาย เชน - “ขยาย/เพ �ม/พฒนา” เพ�อการรก - “ปรบปรง” เพ�อการแกไขสวนดอย - “คงสภาพ” เพ�อการประคองตว และ
- “ตดทอน” เพ�อการยตสวนท�ควรยกเลก
• คากรยาท�ใชเขยนกลยทธ ใชคากรยาก�งรปธรรม และตองแสดงแนวทางเพ�อตอบสนอง
ยทธศาสตร เชน - “สงเสรม” หรอ “สนบสนน” เพ�อขยายกลมผรบผลประโยชนในสงคม - “เสรมสราง” หรอ “รกษาความเช �ยวชาญ” หรอ “รกษาสถานภาพ” เพ�อคงสภาพของ
องคกรในยามวกฤตและ “ทบทวน” เพ�อพจารณาตดทอนงานท�ควรยกเลกหรอถายโอนใหหนวยงานอ�น เปนตน
• คากรยาท�ใชเขยนกจกรรมหลกนาสงผลผลต ตองแสดงวธการหลกท�เปนรปธรรม
ใหกบแนวทางท�กาหนดในระดบกลยทธ เชน - เผยแพรสารสนเทศใหแกผบรการ (เพ�อสงเสรมพฤตกรรมท�ดในดาน.......)
17
- กอสรางศนยบรการในระดบชมชน (เพ�อสงเสรมพฤตกรรมท�ดในดาน......) - จดสรรเงนอดหนนใหแกเครอขาย (เพ�อสนบสนนเครอขายใหเปนแกนนาในการปองกน
การแพรระบาดของยาเสพตดในชมชน)
- ฝกอบรมใหแกเจาหนาท� (เพ�อเสรมสรางสมรรถนะในการใหบรการ) - จดทาระบบขอมลพ�นฐานใหมประสทธภาพใหแกเจาหนาท� ( เพ�อสรางเสรมขด
ความสามารถในการวางแผนและประเมนผล) - กาหนดมาตรฐานการใหบรการท�มคณภาพเพ�อสรางความพงพอใจใหแกผรบบรการ
3.5.3 ข �นตอนการเขยนตวช� วดความสาเรจระดบยทธศาสตร กลยทธ และผลผลตของ
หนวยงาน
ข �นตอนท� 1. การกาหนดประเดนของตวช�วด
• ระดบยทธศาสตรชาต ใหกาหนดประเดนตวช�วดความสาเรจของรฐบาลท�มตอการ
เปล�ยนแปลงของสงคมในทางท�พงปรารถนา เชน “GDP” และ “คณภาพชวต” ฯลฯ
• ระดบยทธศาสตรกระทรวง ใหกาหนดประเดนตวช�วดความสาเรจของกระทรวง ท�ม
ตอผลประโยชนของกลมสงคมท�เปนเปาหมาย เชน “GDP ภาคเกษตร” “GDP ภาคอตสาหกรรม” “สขภาพด” “สตปญญาด” และ “มลภาวะไมเกนมาตรฐาน” ฯลฯ
• ระดบกลยทธของกรม ใหกาหนดประเดนตวช�วดความสาเรจของกรมท�มตอ
กลมเปาหมายผรบบรการและลกษณะผลประโยชนเฉพาะ เชน “ผปวยท�มารบการรกษามอาการดข�น” “เยาวชนไทยอานออกเขยนไดทกคน” และ “มลภาวะ ทางอากาศในเขต...ลดลง” ฯลฯ
• ระดบกจกรรมนาสงผลผลต ใหกาหนดตวช�วดความสาเรจจากการจดทากจกรรม
ดวยการใชคากรยารปธรรม “รกษาผปวยตามมาตรฐานโรงพยาบาล” “จดการเรยนการสอนใหเดกวยประถมศกษาตามเกณฑมาตรฐาน” และ “ควบคมการปลอยควนดาและควนขาวของยานพาหนะไมเกนเกณฑมาตรฐานกลาง” ฯลฯ
ขอผดพลาดท�พบเสมอในการเขยนยทธศาสตร กลยทธ และผลผลตกจกรรม
เขยนยทธศาสตรหรอนโยบายดวยคากรยาในระดบกลยทธหรอคากรยาในระดบกจกรรม เชน ยทธศาสตรสงเสรมศกยภาพบคลากรของผใหบรการ (ซ�งไมไดบอกวาสงคมไทยจะไดผลประโยชนท�
เปล�ยนแปลงในทางท�ดข �นอยางไร) ยทธศาสตรใหความรเจาหนาท�ในการใหบรการ ยทธศาสตรจดทาระบบสารสนเทศ (ซ�งไมไดบอกวาประชาชนจะไดรบบรการท�เปล�ยนแปลงในทางท�ดข�นอยางไร) กรณน�มกเกดข�นกบหนวยงานท�ผบรหารขาดความเขาใจเก�ยวกบระบบงบประมาณแบบมงเนนผลงานตามยทธศาสตร และยดตดกบระบบงบประมาณแบบแสดงรายการ เขยนกลยทธหรอแนวทางตอบสนองยทธศาสตรดวยคากรยาในระดบกจกรรม เชน กลยทธ
18
กอสรางอาคาร (ซ�งบอกวาจะผลตอะไร แตไมไดบอกวากลมเปาหมายผรบผลประโยชนเปนใครและจะไดผลประโยชนในลกษณะใด) กลยทธจดซ�อครภณฑ(ซ�งบอกวาจะซ�ออะไร แตไมไดบอกวาถานาครภณฑมาใชแลว กลมเปาหมายผรบผลประโยชนเปนใครและจะไดผลประโยชนในลกษณะใด) กลยทธฝกอบรม
เจาหนาท� (ซ�งบอกวาจะฝกอบรมใคร แตไมไดบอกวาถาฝกอบรมแลว กลมเปาหมายผรบผลประโยชน เปนใครและจะไดผลประโยชนในลกษณะใด) กรณน�มกเกดข�นกบหนวยงานท�ผบรหารเคยชนกบการทางานในสถานภาพเจาหนาท�ผปฏบตและขาดความเขาใจเก�ยวกบความเช�อมโยงระหวางผลลพธและผลผลต เขยนกจกรรมหลกนาสงผลผลตดวยคากรยาท�แสดงข �นตอนการจดทากจกรรม แทนท�จะแสดงกจกรรมหลก เชน ออกแบบอาคาร (ซ�งเปนข �นตอนหน�งของกจกรรมกอสรางอาคาร) ประกวดราคา (ซ�ง
เปนข �นตอนหน�งของกจกรรมจดซ�อครภณฑ) สรรหาวทยากรฝกอบรม (ซ�งเปนข �นตอนหน�งของกจกรรมฝกอบรม) กรณน�มกเกดข�นกบหนวยงานท�ผบรหารขาดความเขาใจในการจดทาแผนกลยทธของหนวยงาน และเขาใจวาการจดทาแผลกลยทธ (Strategic Plan) กบการจดทาแผนปฏบตการ (Action Plan) เปนเร �องเดยวกน
ข �นตอนท� 2. หลกการกาหนดตวช�วดดวยสตร 2Q2T1P และ QQCT
• การเขยนตวช�วดในระดบยทธศาสตรชาต ระดบยทธศาสตรกระทรวง และระดบ
กลยทธของกรม ควรมองคประกอบ 2Q+2T+1P คอ ปรมาณ (Quantity) คณลกษณะ(Quality) เวลา
(Time) กลมเปาหมาย (Target Group) และสถานท� (Place)
• การเขยนตวช�วดในระดบผลผลต ควรมองคประกอบ QQCT คอ ปรมาณ
(Quantity) คณลกษณะ (Quality) ตนทน (Cost) และเวลา (Time)
ข �นตอนท� 3. การกาหนดคาของตวช�วด
คาของตวช�วดแสดงเปนตวเลขใน 6 ลกษณะ ไดแก • จานวน (Number) • รอยละ (Percentage) • สดสวน (Proportion)
• อตราสวน (Ratio) • อตรา (Rate) • คาเฉล�ย (Average or Mean)
ข �นตอนท� 4. เทคนคการเขยนตวช�วดดวยสตร 2Q2T1P และ QQCT
• การเขยนตวช�วดยทธศาสตรและกลยทธตามสตรขางตน มความแตกตางกนในการ
กาหนดเปาหมาย ดงน�
19
- ระดบยทธศาสตรชาต กลมเปาหมายไดแก สงคมในภาพรวม หรอพ�นท�ในภาพรวม หรอรฐบาลในภาพรวม เชน ประชาชน ทรพยากรธรรมชาต ประเทศ รฐบาล - ระดบยทธศาสตรกระทรวง กลมเปาหมายไดแก กลมสงคมท� กระทรวง รบผดชอบ
หรอพ�นท�เฉพาะท�กระทรวงรบผดชอบ หรอองคกรบรหารของกระทรวง เชน กลมวยแรงงาน ทรพยากรน�ารายรบของรฐบาล - ระดบกลยทธของกรม กลมเปาหมาย ไดแก กลมผรบบรการท�กรมรบผดชอบ หรอพ�นท�เฉพาะท�กรมรบผดชอบ หรอองคกรบรหารของกรม เชน กลมวยแรงงานท�ไมมงานทา เขตชลประทาน รายรบของกรม
• ในระดบยทธศาสตรและระดบกลยทธ การวดเชงปรมาณ (Quantity)และเชง
คณลกษณะ (Quality) ของผลประโยชนมความแตกตางกน โดยข�นกบมาตรวด (Scale)
- การวดเชงปรมาณ (Quantity) ใชตวเลขท�เปน อตราสวนมาตรา (Ratio Scale) ชวงมาตรา (Interval Scale) และลาดบมาตรา (Ordinal Scale) เชน “อตราสวนของเยาวชนท�ตดยาเสพตดตอเยาวชนท �งหมดของประเทศ” และ “รายไดเฉล�ยของเกษตรเพ�มข�นจาก ... บาท เปน ... บาท” “สดสวนของผหญงท�เปนผบรหารในหนวยงานภาครฐเพ�มข�นจาก 1 ใน 4 เปน 1 ใน 2” เปน
ตน - การวดเชงคณลกษณะ(Quality) ใชตวเลขท�เปน นามมาตรา (Nominal Scale) เชน “กฎหมายท�กาหนดใหภรรยาท�จดทะเบยนสมรสตองเปล�ยนสกลเปนของสามไดรบการยกเลก” “หนวยงานไดรบรางวลองคกรยอดเย�ยมในดาน........จากองคการระหวางประเทศ”
• ในระดบยทธศาสตรและระดบกลยทธ การวดดานเวลา/การกาหนดTime) กาหนดได
2 ลกษณะ
- กรณท�ตองการวดเม�อส�นสดเวลาของแผนระยะยาวหรอส�นสดโครงการ เชน “ภายในส�นแผนบรหารราชการแผนดน ป .... ” หรอ “เม�อส�นสดป.... ” กรณน�มกจะใชกบการวดความสาเรจของยทธศาสตร และกลยทธท�กาหนดข�นใหมในแผนน �นๆ ซ�งตองใชกระบวนการกอตวของแผน-การเตรยมงาน-การปฏบตงาน-การแสดงผลจากการปฏบตงาน-การส�นสดหรอการคงสภาพการปฏบตงาน โดยท�ผลการปฏบตงานมกจะไมสามารถแสดงไดในปท� 1 แตจะเร�มมผลข�นบางในปท� 2 และมผลเพ�มข�นในปท� 3 และมผล
เกดข�นเตมท�ปท� 4 ดงน �น จงตองกาหนดวาปใดจะไดผลเทาใด - กรณท�ตองการวดเม�อส�นสดแตละรอบเวลาภายในเวลาของแผนระยะยาว เชน “เพ�มข�นรอยละ ... ตอป” หรอ “ลดลงรอยละ ... ตอป” กรณน�มกจะใชกบการวดความสาเรจของยทธศาสตร และกลยทธท�ดาเนนการตอเน�องจากแผนท�แลว ซ�งผลการปฏบตงานจะตอเน�องจากปท�แลวและมผลงานเพ�มข�นในปท� 1 ปท� 2 ปท� 3 และปท� 4 ในอตราเดยวกน - สถานท� (Place) ตองระบในกรณท�ดาเนนการในพ�นท�เฉพาะ เชน “ในจงหวด ……”
20
“ในเขตโครงการ ……” สวนกรณ “ท �วประเทศ” ไมจาเปนตองเขยนหากเปนท�เขาใจกนโดยท �วไป
• การเขยนตวช�วดในระดบผลผลต
- ปรมาณ (Quantity) ใหระบจานวนช�นของวตถท�ถกกระทา เชน “อาคารกอสรางแลวเสรจ” “ผผานการฝกอบรม”
- คณลกษณะ (Quality) ใหระบมาตรฐานของวตถท�ถกกระทาหรอการเปล�ยนแปลงของวตถท�ถกกระทา เชน “อาคารกอสรางตามคณลกษณะท�กาหนดตามแบบ” “ผผานการฝกอบรมตามเกณฑการทดสอบ” - ตนทน (Cost) ใหระบตนทนของผลตภณฑหรอบรการ เชน “ราคาตอหนวยท�ลดลง” หรอ “ราคาตอหนวยภายในวงเงนท�กาหนด” - เวลา (Time)ใหระบความรวดเรวในการสงมอบผลตภณฑหรอบรการ เชน “ไมเกน 30 นาทตอราย” หรอ “ภายในระยะเวลาท�กาหนด”
ขอผดพลาดในการเขยนตวช�วด
• การเขยนตวช�วดยทธศาสตรและกลยทธ
- กลมเปาหมายระดบยทธศาสตรกระทรวงกาหนดไวกวางไป มเพยงบางกระทรวงท�ใชคาวาประชาชนได เชน กระทรวง สาธารณสขในภารกจท�ใหบรการทางการแพทยทกกลมอาย สวนกระทรวงอ�นๆ จะตองพจารณาวา มภารกจใหบรการทกกลมอายหรอกลมอาชพ หรอกลมสงคมใดบาง เชน
กระทรวงศกษาธการไมไดมภารกจตอกลมผท �ยงไมเขาวยเรยน และกระทรวงแรงงานไมไดมภารกจตอกลมผท�ยงไมเขาวยแรงงาน เปนตน - กลมเปาหมายระดบกลยทธของกรมกาหนดไวกวางไป หนวยงานบางหนวยงานไมไดใหบรการในอาณาเขตเตมพ�นท� แตกาหนดกลมเปาหมายในอาณาเขตเตมพ�นท� เชน “เกษตรกรในจงหวด สามารถใช น� าเพ� อการเกษตรไดอยางท �วถง” ซ�งตองเขยนวา “เกษตรกรในเขตโครงการชลประทานท�หนวยงานรบผดชอบ สามารถ
ใชน�าเพ�อการเกษตรไดอยางท �วถง” มฉะน �น การสมตวอยางจะครอบคลมประชากรท�ไมไดรบผลประโยชนจากการใหบรการโดยตรงจากหนวยงานดวยอาจทาใหผลจากการประเมนผลสรป ไดวาหนวยงานไมประสบความสาเรจในภารกจน �น - กรณท�ตองการวดเม�อส�นสดแตละรอบเวลาภายในเวลาของแผนระยะยาว เชน “เพ�มข�นรอยละ ... ตอป” หรอ “ลดลงรอยละ ... ตอป” กรณน�มกจะใชกบการวดความสาเรจของยทธศาสตร
และกลยทธท�ดาเนนการตอเน�องจากแผนท�แลว ซ�งผลการปฏบตงานจะตอเน�องจากปท�แลว และมผลงานเพ�มข�นในปท� 1 ปท� 2 ปท� 3 และปท� 4 ในอตราเดยวกน
• การเขยนตวช�วดผลผลต
- การเขยนตวช�วดในระดบผลผลต ท�มกเขาใจวาการวด “Quality” เปนการวดคณภาพในลกษณะท�แสดงความสามารถในการประยกตใช - คณลกษณะ (Quality) ใหระบมาตรฐานของวตถท�ถกกระทาหรอการเปล�ยนแปลงของ
21
วตถท�ถกกระทา เชน “อาคารกอสรางตามคณลกษณะท�กาหนดตามแบบ” “ผผานการฝกอบรมตามเกณฑการทดสอบ”
• การเขยนตวช�วด “ระดบความสาเรจในการดาเนนงาน” จะตองระมดระวงเร�อง
ท�มาของการวด
- ถาคะแนนของความสาเรจเกดมาจากการวดความคบหนาของกจกรรมในแตละข �นตอน ตวช�วดระดบความสาเรจในการดาเนนงานน �นเปน Process Indicator ไมใช Output Indicator หรอไมใช Outcome Indicator - ถาคะแนนของความสาเรจเกดมาจากการวดความคบหนาของปรมาณของผลผลตซ�งเปนผลตภณฑท�เกดจากกระบวนการสดทายของการผลตหรอปรมาณ ผรบบรการจากกระบวนการสดทายของการใหบรการ ตวช�วดระดบความสาเรจในการดาเนนงานน �นเปน Output Indicator - ถาคะแนนของความสาเรจเกดมาจากการวดความคบหนาของปรมาณกลมเปาหมาย ผไดรบผลประโยชนจากการใชผลผลตตวช�วดระดบความสาเรจในการดาเนนงานน �นเปน Outcome Indicator
ตวอยางการเขยนตวช�วดในระดบผลลพธ และผลผลต
การเขยนตวช�วดระดบผลลพธ ตองแสดงคาสาคญ (Keywords) เก�ยวกบ“ปรมาณ และ/หรอคณภาพตามมาตรฐาน (Quantity and/or Quality)” กลมเปาหมาย (Target Group)” และ “เวลาวดผล
(Time)” นอกจากน�ในกรณท�มการกาหนดพ�นท�ดาเนนการเฉพาะ กตองระบ “พ�นท� (Place)” (ตามสตร 2Q2T1P) ดวย โดยขอความท�เขยนน �นเปนขอความเดยวท�ตอเน�อง (ไมควรแยกขอความเขยน แตละสวน) สวนการเขยนตวช�วดระดบผลผลต ตองแสดงมต (Dimensions) เก�ยวกบ “เชงปรมาณ (Quantity)” “เชงคณภาพตามมาตรฐาน (Quality)” “เชงเวลา (Time)” และ “เชงตนทนหรอคาใชจาย (Cost)” (ตามสตร QQTC) ดวย โดยขอความท�เขยนน �นควรเปนขอความเดยวท�ตอเน�อง (หรออาจเขยนแยกแตละสวนได)
1. กรณหนวยงานดานการเศรษฐกจ ตวอยาง เชน กรมสงเสรมการเกษตรผลผลต “การสงเสรม
และพฒนาเกษตรกรดานการเกษตร” • ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “เกษตรกรท�ไดรบบรการจากหนวยงานของกรมสงเสรมการเกษตร (Tg กลมเปาหมาย) ในพ�นท�และคลนกเกษตร (P พ�นท�) สามารถผลตสนคาเกษตรไดอยางปลอดภยและมประสทธภาพตามมาตรฐาน (Ql คณภาพ) เพ�มข�นรอยละ (Qn ปรมาณ) ..... ตอป (Ti เวลา)”
• ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “รอยละ (Qn ปรมาณ) ... ของเกษตรกรท�ไดรบบรการจากหนวยงานของกรมสงเสรมการเกษตรในพ�นท�และคลนกเกษตร ตามคมอคลนกเกษตร (Ql คณภาพ) เม�อเปรยบเทยบกบแผนปฏบตการประจาป (T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�กาหนด (C ตนทน)” 2. กรณหนวยงานดานการบรการชมชนและสงคม ตวอยาง เชน สานกงานคณะกรรมการ
การศกษาข �นพ�นฐาน ผลผลต “ผจบการศกษาภาคบงคบ” • ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “ผจบการศกษาภาคบงคบ (Tg กลมเปาหมาย) ท �วประเทศ (P พ�นท�)
22
เขาศกษาตอในระดบการศกษาท�สงข�น (Ql คณภาพ) เพ�มข�นรอยละ (Qn ปรมาณ) ... ตอป (Ti เวลา)” • ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “ผจบการศกษาภาคบงคบตามมาตรฐานท�กาหนด (Ql คณภาพ) รอยละ (Qn ปรมาณ) ... เม�อเปรยบเทยบกบแผนปฏบตการประจาป(T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�
กาหนด (C ตนทน)” 3. กรณหนวยงานดานความม �นคง ตวอยาง เชน กองทพบก ผลผลต “การเตรยมกาลงและการ
ใชกาลงในการปองกนประเทศและรกษาความม �นคงภายใน โดยกาลงกองทพบก” • ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “รอยละ 100 (Qn ปรมาณ) ของพ�นท�ในความดแลของกองทพบก (Tg กลมเปาหมาย) ท �วประเทศ (P สถานท�) ท�มความพรอมในการพทกษรกษาเอกราชตามมาตรฐานของกองทพ (Ql คณภาพ) ในแตละป (Ti เวลา)” • ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “ระดบ (Qn ปรมาณ) ความพรอมของกองทพบกในการเผชญภยคกคามตามเกณฑท�กระทรวงกลาโหมกาหนด (Ql คณภาพ) ตลอดเวลา (T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�กาหนด (C ตนทน)”
4. กรณหนวยงานดานการบรหารท �วไปของรฐ เชน กรมสรรพากรผลผลต “การจดเกบรายได”
• ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “รายไดท�ไดรบการจดเกบ (Tg กลมเปาหมาย) จากท �วประเทศ (P สถานท�) เทากบหรอสงกวา (Ql คณภาพ) สดสวนท�รฐบาลกาหนด (Qn ปรมาณ) ในแตละป (Ti เวลา)”
• ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “รายไดท�จดเกบ (Qn ปรมาณ) ไดครบถวน (Ql คณภาพ) ตามแผนปฏบตการประจาป (T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�กาหนด (C ตนทน)”
5. กรณหนวยงานดานส�งแวดลอม เชน กรมทรพยากรทางทะเลและชายฝ �ง ผลผลต “พ�นท�
ทางทะเลและชายฝ �งเพ�อการอนรกษ” • ตวช�วดในระดบผลลพธ คอ “พ�นท�ทางทะเลและชายฝ �งท�ไดรบการอนรกษ (Tg กลมเปาหมาย+ P สถานท�) มความหลากหลายทาง ชวภาพเพ�มข�น (Ql คณภาพ) รอยละ (Qn ปรมาณ) ....
ตอป (Ti เวลา)” • ตวช�วดในระดบผลผลต คอ “พ�นท�ทางทะเลและชายฝ �งท�ไดรบการอนรกษ ตามมาตรฐานท�กาหนด (Ql คณภาพ) ไมนอยกวาเปาหมาย (Qn ปรมาณ) ตามแผนปฏบตการประจาป (T เวลา) ภายในวงเงนงบประมาณท�กาหนด (C ตนทน)”
นอกจากน� แผนกลยทธของหนวยงานควรมภาคผนวกเก�ยวกบกระบวนการจดทา SWOT ของ
หนวยงาน ท�แสดงวาหนวยงานไดเปดโอกาสใหผมสวนไดเสย (Stakeholders) เขารวมในการ จดทาแผนกลยทธ โดยวธใดวธหน�งท�กาหนดในระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการรบฟงความคดเหนของประชาชน รวมท �งวธการสงเคราะหระหวางสภาพแวดลอมภายในและภายนอกเพ�อการ กาหนดกลยทธ
23
2. การจดทาแผนปฏบตราชการ 4 ปของหนวยงาน
การจดทาแผนปฏบตราชการ 4 ปของหนวยงาน
แผนปฏบตราชการ 4 ป ควรมลกษณะสาคญ ดงน�
• แผนปฏบตราชการ 4 ป มผลผลตท�จาแนกกจกรรมหลกและรายละเอยดกจกรรมในแตละผลผลต และการคานวณงบประมาณท�สมพนธกบหนวยนบของกจกรรมหลก (เชน ตอคร �ง ตอคน ตอวน ตอเร�อง)
• แผนปฏบตราชการ 4 ป กาหนดเปาหมายผลผลตประจาป ซ�งแสดงใหเหนความกาวหนาของผลผลตแตละปเปรยบเทยบกบผลผลตสะสมในปสดทาย และกรณท�เกณฑหรอคาเปาหมายของตวช�วดผลผลตถงจดอ�มตวกให คาอธบายไวดวย
• ตวช�วดผลผลต ควรเขยนใหครบ 4 มต ตามตวอยาง ดงน�
- กรณท�ใหความสาคญกบมตเชงปรมาณ ขอความควรเขยนวา “รอยละ xx ของปรมาณ (ช�อผลผลต) ท�แลวเสรจเปรยบเทยบกบแผน” (และอาจเขยนตอดวยวา “ตามคณสมบต (Specification) และภายในวงเงนคาใชจายท�กาหนดภายในปงบประมาณ 2549”)
- กรณท�ใหความสาคญกบมตเชงคณภาพ ขอความควรเขยนวา “ระดบของตามมาตรฐานท�ทาได (ช�อมาตรฐานการประกนหรอรบรองคณภาพ เชน QA/QC) เปรยบเทยบกบแผน” (และอาจเขยนตอดวยวา “ภายในวงเงนคาใชจายท�กาหนด ภายในปงบประมาณ 2549”)
- กรณท�ใหความสาคญกบมตเชงเวลา ขอความควรเขยนวา “เวลาท�ใหบรการตอคนโดยเฉล�ยลดลงจาก xx นาท เปน xx นาท หรอคดเปนรอยละ xx” (และ อาจเขยนตอดวยวา “ตามมาตรฐาน
การประกนหรอรบรองคณภาพท�กาหนด และภายในวงเงนคาใชจายท�กาหนด ภายในปงบประมาณ 2549”)
- กรณท�ใหความสาคญกบมตเชงตนทน ขอความควรเขยนวา “ตนทนตอหนวยโดยเฉล�ยลดลงจาก xx บาท เปน xx บาท หรอคดเปนรอยละ xx” (และอาจ เขยนตอดวยวา “ตามมาตรฐานการประกนหรอรบรองคณภาพท�กาหนด ภายในปงบประมาณ 2549”)
• แผนปฏบตราชการ 4 ป ควรกาหนดกจกรรมเสรมเพ�อควบคมปจจยภายนอกอนเปนอปสรรคในการดาเนนกจกรรมของหนวยงาน เชน กจกรรมการประสานงานกบหนวยงานอ�นท�เก�ยวของ กจกรรมสรางความรวมมอของประชาชนในพ�นท�ปฏบตการ เปนตน
• แผนปฏบตราชการ 4 ป กาหนดคาเปาหมายระดบผลผลตท�เกดจากกจกรรมการประเมนตนเองและโดยผประเมนอสระ เชน จานวนเร�องของรายงานตดตามผล การปฏบตงานท�จดทาโดยหนวยงานภายใน จานวนเร�องของรายงานประเมนผล ผลตท�จดทาโดยหนวยงานภายใน จานวนเร�องของรายงานประเมนผลลพธท�จดทาโดยหนวยงานภายนอก และจานวนเร�องของรายงานประเมนผลกระทบท�จดทาโดยหนวยงานภายนอก (จาก http://webhost.cpd.go.th/csb8/download/traning_9_12_52/a14_52.doc และ http://gotoknow.org/blog/newwave1/218563)