administración de front desk
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Clase 17. La contabilidad del
Huésped. El papel del Auditor
nocturno
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• La mayoría de los hoteles tienen auditorías nocturnas, que son informes de
auditoría o balances del libro de contabilidad de los huéspedes.
• Se completan a fin de asegurar la precisión de las cuentas de los que están
en el hotel, verificar las transacciones financieras del día, seguir de cerca
los porcentajes de ocupación y los ingresos por cada habitación y descubrir
cuáles serán los huéspedes que se irán el día posterior.
• Las auditorías nocturnas pueden hacerse manualmente o de manera
electrónica y son muchos los pasos en el informe total.
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Completar y registrar las
tarifas pendientes • Los auditores nocturnos tienen la
responsabilidad de asegurarse de que
todas las transacciones hechas por los
huéspedes durante el día se carguen
y se fijen de manera correcta en sus
cuentas.
• Deben registrarse con la fecha
adecuada porque, de lo contrario,
podría surgir algún tipo de confusión o
malentendido cuando el huésped deje
el hotel.
• Algunos ejemplos de estas tarifas son
los servicios de la habitación, el
teléfono, Internet, el limpiado en seco,
el mini bar y el estacionamiento valet.
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Conciliar el estado de las habitaciones y
los precios
• Después de revisar el reporte de
ocupación del día, y el del
mantenimiento doméstico, que se
completan todas las mañanas, el
auditor nocturno tiene que comparar y
ver si existe alguna discrepancia entre
los dos reportes y así se dará cuenta
del nivel de ocupación que el hotel
tiene en ese momento.
• Luego debería conciliar los datos de
registro de los huéspedes con el
informe de habitaciones para
asegurarse de que los precios,
previstos o ya registrados, coincidan.
• Por ejemplo, algunos
huéspedes pueden llegar a
haber presupuestado un
descuento por una habitación
ejecutiva sobre el ingreso,
pero el sistema de reservas
pudo haberlo cargado como si
fuera una tarifa normal.
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Verificar las ausencias
• Cuando los huéspedes tienen
reservas, pero nunca llegan a
hacer el ingreso, se considera a
eso como una ausencia.
• El auditor nocturno tiene que
revisar esta información en el
sistema para asegurarse de que
se eliminen las dobles reservas,
que no se cargue ninguna cuenta
en las ausencias y que las
habitaciones figuren como
disponibles.
• También tiene que hacer una nota
en el sistema que diga que el
cliente no apareció para que
después no haya inconvenientes
cuando se le ponga un impuesto.
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Contabilizar las tarifas y los
impuestos por habitación • Este tipo de auditoría nocturna es,
en general, mucho más sencilla
con un sistema automatizado,
porque el empleado solamente
contabiliza o crea un importe para
las tarifas de cada noche y
también cualquier impuesto que
vaya con las otras ocupaciones.
• Después de confirmar las tarifas y
los impuestos, el auditor genera
un informe sobre los precios y los
impuestos por habitación.
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Generar el informe
• El auditor nocturno, además del
informe de impuestos y tarifas por
habitación, tiene que crear varios
informes.
• Entre ellos, los más importantes son el
informe sobre las operaciones diarias,
los reportes por cada departamento
por separado y el informe de tarjetas
de crédito al tope.
• El primero consiste en un resumen de
todo el día en la empresa e incluye
detalles como los ingresos totales, las
transacciones de la recepción, las
estadísticas por explotación y cuentas
por cobrar.
• El informe de departamentos contiene
las transacciones de que vienen de
otras oficinas del hotel, como un bar o
un restaurante allí mismo, servicio a la
habitación y otras áreas.
• El último reporte sencillamente
identifica a los huéspedes que pueden
llegar a estar cerca de alcanzar el
límites en sus tarjetas de crédito.
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Últimos procedimientos
• El auditor nocturno compara los ingresos y los egresos
en efectivo, contabiliza los ingresos al hotel y luego
genera un vale en efectivo para depositar en el banco.
• Luego se guarda esa información para asegurarte de
que no la pierdas.
• El paso final es llevar los informes a los respectivos
superiores u oficinas, como pueden ser el gerente
general, el gerente de la recepción o el directivo del
servicio a la habitación o del restaurante.
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Clasificación de los costos de un hotel
• Los costos pueden clasificarse de muchas
formas en función de los intereses que desee
utilizar cada empresa.
• Las clasificaciones más importantes y que
tienen relación con la empresa hotelera:
– Por su procedencia
– De acuerdo con su identificación con una actividad,
departamento o servicio.
– En función del volumen de actividad
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Por su procedencia: costos externos e
internos
• Costos externos.- Aquellos que se encuentran contabilizados y registrados en la
contabilidad general. Estos bienes y servicios son adquiridos del proveedor.
• Ejemplos:
• - Compras de materias primas
• - Costos de energía eléctrica ,teléfono
• - Costos de personal
• - Gas, petróleo.
• Costos internos.- Son aquellos cuyo cálculos e imputaciones se produce
internamente según la utilización o consumos departamentales.
• Ejemplos:
• - Consumos de materias primas –cafetería
• - Costos de personal de bar
• - Suministros de huésped –habitación doble
• - Consumo de energía en la discoteca. Etc.
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De acuerdo con su identificación con una actividad,
departamento o servicio: costos directos e indirectos
• Costos directos.- Aquellos que puedan asociarse de una manera
sencilla, con un producto, un servicio o un departamento y por lo
tanto son plenamente identificables con ellos. Estos costos se
afectan de manera directa sin recurrir a ningún tipo de reparto.
• Ejemplos:
• - Materia prima -- consumo de A y B
• - Suministros de huésped -- habitación doble
• - Costo de personal (recepción) -- Alojamiento
• - Publicidad -- Departamento comercial
• El costo directo puede ser variable o fijo.
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• Costos indirectos.- Aquellos costos que no pueden atribuirse o
identificarse con un producto o servicio o departamento, haciendo
necesario recurrir a criterios de reparto o distribución, existen varios
criterios, pero la gran mayoría son muy subjetivos.
• Ejemplos:
• - Personal de limpieza --- se imputan a varios departamento
• - Gastos de limpieza --- se imputa a varios departamentos
• - Los gastos de energía --- se distribuye en varias áreas
• - La depreciación ---se distribuye en varios departamentos
del hotel.
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• Los costos indirectos a su vez pueden ser:
• Costos indirectos variables.- Su variación depende directamente de la cantidad de huéspedes,
cubiertos o clientes a tender o servir, y de todos los conceptos que participen en la determinación
del costo indirecto del servicio.
• En producción, los costos indirectos variables son proporcionales a la cantidad de unidades
producidas como:
• · Materiales, suministros
• · Energía
• · Depreciación por unidades de producción
• · Mano de obra extra
• · Combustible
• · Servicio de lavandería etc.
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• Costos indirectos fijos.- Son fijos en cuanto a su
valor y concepto, pero no varían por el volumen
de producción o del servicio. Ejemplos:
• Alquileres
• Seguros
• Honorarios
• Depreciación etc.
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En función del volumen de actividad: costos variables
y costos fijos
• Costos variables.-
• Son aquellos que varían al producirse variaciones
en el nivel de actividad de la empresa.
• Son aquellos que muestran variaciones en el nivel
de actividad de la empresa y los hace en forma
proporcional a los cambios.
• Ejemplos:
• RESTAURANTE
• Mercaderías
• -Bebidas gaseosas
• - Snacks
• Comestibles
• - Carnes
• - Abarrotes
• Licores
• - Vino
• - Pisco
• - Ron
• Etiquetas
• HOTEL
• Suministros de Huésped
• Aseo
• Servicios de lavandería
• Teléfono huésped
• Comisiones de venta
• CONFECCIONES
• Telas
• Encajes
• Cierres
• Botones
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• Los costos variables se pueden subdividirse:
• a) Costos variables proporcionales.- Aquellas que si se incrementa
o disminuye el volumen de actividad, estos costos también varían
en la misma proporción. Ejemplos:
• -Materias primas: Alimentos, bebidas
• -Suministros: Jabones, papel higiénico.
• b) Costos variables progresivos.- Son los que ante un aumento o
disminución del volumen de producción aumenta o disminuye más
proporcionalmente que éste. Ejemplo el costo de una hora laboral
extra. Es más cara que una hora normal.
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• Costos fijos.- Pueden definirse como aquellos
que no se alteran al modificarse el nivel de
producción, es decir se mantienen relativamente
constantes sin afectarles las variaciones que
puedan tener los productos o servicios
obtenidos por la empresa.
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Ejemplos de costos fijos
Fijos Semifijos /semivariables
Sueldos
Amortización
Tributos municipales
Mantenimiento equipos de computo
Seguros
Honorarios
Gastos financieros
Alquileres
Material de limpieza
Servicio de energía
Servicio de teléfono
Agua
Impresos
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Dentro de los costos fijos también se pueden
distinguir los siguientes costos:
• a) Costos fijos directos.- Son los que pueden asociarse de tal forma con el
producto o servicio o departamento, que si alguno de éstos desapareciera
tal costo despareciera con él. Por ejemplo el costo de la depreciación de
las cámaras frigoríficas del restaurante de un hotel, dejaría de existir tal
costo al desaparecer el área del restaurante.
• b) Costos fijos indirectos.- Aquellos que son comunes a dos o
más productos, servicios o departamentos, de tal forma que desapareciera
uno de ellos no desaparecería el costo. Ejemplo el costo del personal
técnico es considerado fijo, en el caso que desapareciera el restaurante
según el caso anterior el costo de servicio técnico no desaparecería por
que atendería las otras áreas del hotel.
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