administración de datos por medio de listas
DESCRIPTION
En este archivo encontrarán los apuntes de como trabajar con las listas de datos en ExcelTRANSCRIPT
Te
22
222
Par
puede ccomo lifilas y caractetabla dede cálc
Puegrupos d
2.1 TabEn ExcerepreseÉstos so
• I• H
t• H
Et
• Ap
ema 2. Ana2.1 Tablas d2.2 Ordenam2.3 Filtros 2.4 Subtotale2.5 Tablas d
ra facilitar convertir unista). Una columnas
erísticas de e manera inulo. ede usar ude datos, p
blas de Excel, una tablenta un region algunos cIngrese los nHaga que ctu puedan dHaga que lExcel las dtabla Asegúrese qporque ésto
alizar datosde datos miento
es y esquemdinámicas
Ana
la administn rango de tabla genede hoja d
tabla, puendependien
na tabla puede insert
cel la es una cistro de datconsejos panombres deada etiquetdistinguir calas etiquetaespliega en
que el áreos pueden in
s con tabla
mas
lizar da
tración y el celdas en uralmente ce cálculo
ede adminisnte de los d
para adminitar más de u
colección ortos. Cada cra crear tab
e los campota de la filaada campo das de column formulari
a de tablanterferir co
s
tos con
análisis deuna tabla dcontiene daque tienen
strar los dadatos de las
istrar los duna tabla en
rganizada dcolumna repblas efectivs de la tabla de encabede los demámna sean ros de ingre
s no contieon la ordena
tablas
e un grupo de Excel (atos relacion
n formato tos en las
s otras filas
datos, peron la misma
de datos. Epresenta unvas: a en la fila ezado sea úás razonablemeso de dato
ene filas oación y la bú
de datos renteriormennados en ude tabla. filas y colu y columnas
o si desea hoja de cál
En una tabln campo en
de encabezúnica para
ente concios que se u
o columnas úsqueda en
elacionadoste conocida
una serie deAl usar las
umnas de las de la hoja
administralculo.
a, cada fila el registro
zado que Excel y
sas, porqueusan con la
en blanco Excel
, a e s a a
r
a .
y
e a
,
2.1.1 Cr
CuaMicrosoindepenpuede fformato
Exis
de tablestilo q
InsEn
tabla. LEn
Si e
tabla, aLos
cambiaanterioque des
2.2 Ord•
•
• •
• •
•
•
rear una tabando se creoft Officendientemenfiltrar las co a la tabla.
sten dos méa predetermue elija.
ertar una tauna hoja d
Las celdas pel grupo Ta
el rango selactive la cass encabezadr si no sermente. Pusee.
denamientoColoca el (recuerda qEn la pestao en la pesOrdenar pAgregar NordenamieinformacióEliminar NCopiar nivpuede copiOrdenar sFuente o IcCriterio de
bla ea una tabl Excel,
nte de la incolumnas d.
étodos paraminado, o b
abla de cálculo, pueden estaablas de la f
leccionado silla de veridos de table activa luede cambi
o cursor en uque la listaaña Inicio, estaña Datosor: se escog
Nivel: se anto. Sólo fu
ón repetida.Nivel: se quivel: si se deiar con estesegún: se pcono de cele ordenaci
a (antes delos datos
nformaciónde la tabla,
a crear unabien, aplica
seleccionear vacías o cficha Insert
incluye datificación Lala muestrana casilla Liar los nom
una celda d incluye losen el Icono el Icono Orge el campo
agrega un uncionará s Es opcionaita un nivelesea repetie botón puede ordeda, dependión: se pue
enominada s se pue que haya , agregar u
a tabla. Puear formato
el rango dcontener datar, haga cli
tos que desa tabla tienen nombres La tabla t
mbres prede
de la lista, campos y l de Ordenarrdenar o con el quenuevo nive
si en el camal. de ordenamr el mismo
nar por Vadiendo de laede ordena
lista) en uneden admfuera de lna fila par
ede insertara los datos
de celdas qatos. ic en Tabla
ea mostrare encabeza predetermtiene encaeterminados
o bien, selos registrosr y Filtrar ->
e ordenarásel y se escmpo escogid
miento. modo de o
alores, Coloas necesidadr de A a Z
na hoja de ministrar yla tabla. Pora totales y
r una tabla s como una
que desea i
.
como encaados. inados queabezados ms escribiend
elecciona tos) > Orden Per
s la lista coge otro
do en Orden
orden de ot
or de celdades Z, es decir,
cálculo, dey analizaor ejemploy aplicar un
en el estilo tabla en e
ncluir en la
abezados de
e se puedenmencionadado el texto
oda la lista
rsonalizado
campo denar por hay
tro nivel se
a, Color de
, de forma
e r , n
o el
a
e
n a o
•
2.3 Filt
• F(
• Pm
• Oc
• H
ascendentealguna lista
Distinguir no distingutexto, es marcada la
Si haces cli
tros
Filtrar una(condicionePuedes extmanera temO puedes hcumplen coHay dos opc
e o de Z a Aa personaliz
mayúsculaue entre mdecir, al o
a opción, pr
ic en el bot
a lista signes) que tú estraer registmporal los qhacerlo de mn los critericiones para
A, de ordenzada.
s de minúsmayúsculas ordenar, drimero orde
tón Opcione
•ordeninterc
•poco interc
ifica extraestableces tros de forue no cumpmodo estruios hacia ot filtrar lista
descenden
sculas: Cuay minúscua lo mism
ena a hola y
es:
Ordenar namiento ncambian de
Ordenar confuso: cambiarán d
er registros
rma visualplen con susuctural al ptra parte deas: AutoFilt
nte e incluso
ndo no marlas cuandoo Hola qu
y después a
de arribaormal de u
e lugar de izquierson las c
de lugar
s de ella,
al causars criterios. provocar que la hoja detro y Filtro
o escoger u
rcas esta opo compara e hola. Cu Hola.
a hacia abuna lista: l
rda a dereccolumnas la
con base e
que Excel
ue Excel co trabajo. avanzado
un orden de
pción Excelvalores de
uando está
ajo: es ellas filas se
cha: es unas que se
en criterios
l oculte de
opie los que
s
e
e
Autofil• L• E
s• P
• S
• Pe
tros La manera mEste menú sólo te permPara habilit
o Seleco En lao O eno Haz
del FSi la column
o Filtresco
o Filtrcamp
o Selecpalabselec
Para visualejercicio:
o Cololista
o En lao O en
más rápida de comand
mite un filtrtar y deshabcciona los ta pestaña Inn la pestañaclic en la f
Filtro y escona contienear por colger cual quos de textpos que con
Es igual No es iguComienzletra en Terminaen especContieneespecíficNo contien especFiltro peconjuncisegún se
ccionar algbras que ccionar unalizar nueva
ca el curso a pestaña Inn la pestaña
de filtrar udo te proporado visual bilitar el Auítulos de filnicio en el a de Datos eflechita deloge alguna de datos textlor: son losieres que seo: son los t
ntienen datoa… todas laual a… todaza por… toespecífico
a con… todacífico e… todas laco iene… todascífico ersonalizadones copula el caso ne
guna palabrse encuen o más de emente tod
or en una c
nicio, usanda Datos, usa
na lista orciona alg
toFiltro, utla o campos icono de Oen el icono campo quede las siguieuales: s colores de filtre. tipos de filos textualesas palabras qas las palabrdas las pal
as las palabr
as palabras
s las palabr
do… puedelativa “y” ecesario.
ra en espentran dentellas. os los regi
celda de la
do el iconoando el ico
unos criter
iliza los sigs de la lista
Ordenar y Fo de Filtro e involucra entes opcio
de relleno
ltro que ses que sean igras que seanabras que
ras que term
s que conte
ras que no c
personalizo la conju
cífico: en etro de la
istros de l
lista, o bie
o Ordenar yno Borrar.
rios predete
uientes pas iltrar -> Fil
el criterio nes:
de las celd
pueden ap
ual a algo n diferentecomiencen
minen con a
engan algu
contengan a
zar el filtrounción disy
el listado acolumna
a lista y p
en, selecci
y Filtrar ->
erminados y
sos:
ltro
o condición
das, podrás
plicar solo a
s a algo por alguna
alguna letra
na letra en
alguna letra
o usando layuntiva “o”
aparecen lasse pueden
probar otro
ona toda la
Borrar
y
n
s
a
a
a
n
a
a ”
s n
o
a
• SSi la columno Filtr
escoo Filtr
camp
na contienear por colger cual quos de númepos que con
Es igual No es iguMayor qasigne. Mayor o al que seMenor qasigne Menor oigual al qEntre… dado Diez mejdecir, losSuperiorarriba deInferior debajo dFiltro peconjuncisegún se
e datos numlor: son losieres que seero: son losntienen datoa… todas laual a… todaue… todos
igual que…e le asigne que… todos
o igual queque se le astodos los n
jores… pues más altosr al promeel promedioal promed
del promediersonalizadones copula el caso ne
éricos: s colores de filtre. s tipos de fos numéricoas palabras qas las palabr los número
… todos los n
los número
e… todos losigne números qu
eden ser x n o los más pdio… todos
o de los datodio… todos o de los datdo… puedelativa “y” ecesario.
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os que sean
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de las celd
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n menores a
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s a algo al que se le
yores o igua
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n
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• A• D• P
o Selecpalabselec
Para visualejercicio:
o Cololista
o En lao O en
avanzado Te proporciPermite escen filtro auubicación eAplicar criteDesplegar sóPara realiza
o Copi
ccionar algbras que ccionar unalizar nueva
ca el curso a pestaña Inn la pestaña
ona más opcoger entreutomático) on la hoja deerios más coólo registroar filtros avaa dos veces
guna palabrse encuen o más de emente tod
or en una c
nicio, usanda Datos, usa
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os únicos anzados, ess la fila que
ra en espentran dentellas. os los regi
celda de la
do el iconoando el ico
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lista, o bie
o Ordenar yno Borrar.
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putados, a
guientes paslos nombre
el listado acolumna
a lista y p
en, selecci
y Filtrar ->
(oculta coluar registros
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sos: s de los cam
aparecen lasse pueden
probar otro
ona toda la
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mpos a otra
s n
o
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o a
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• Fqc
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• R• R
(
parte
o Cololista
o En la
Filtrar la lisque contiencomo lo hacCopiar a ot
o Haceprim
o Si nocopiainter
Sólo registrextracción dRango de laRango de c(condicione
e de la hojaUna parael apartaY la otralugar)
ca el curso a pestaña d
sta sin movnen registroce el AutoFiro lugar: H
er clic en era celda qo deseas ina sólo losresan, y seleros únicos:de registrosa lista: Contcriterios: Coes) de extrac
a de cálculoa que coloqado Para esa para la r
or en una c
de Datos co
verla a otroos que no cuiltro abilita el cuuna celda
que contendncluir la infs nombres ecciona est ignora los
s tiene el ranontiene el rcción de re
o: ques los critspecificar rregión de S
celda de la
n el icono A
o lugar: Si eumplen con
uadro Copia de la hojadrá los regisformación d de las cte rango de registros d
ngo de celdarango de cegistros
terios del firango de crSalida (ver
lista, o bie
Avanzadas
eliges esta n sus criteri
ar a, en el a de cálcustros extraídde todas la
columnas ( celdas en laduplicados e
as de la listeldas donde
iltro (ver mriterios) opción Co
en, selecci
opción, ocuios, de la m
cual puedesulo para esdos. as columnaencabezadoa opción Coen la lista,
a e se ubican
más adelante
opiar a otro
ona toda la
ulta las filasmisma forma
s: stablecer la
s, entoncesos) que teopiar a al hacer la
los criterios
e
o
a
s a
a
s e
a
s
Para es
• Aed
• Uec
• Ccr
• Uds
• Le
• Le
• Uc
• Lc
• Lccmppis
specificar eA diferenciespecifiquede la lista. Un rango deencabezadocriterios de
Con la excecriterios derecomiendaUn rango dede la listaselección, pLos criteriosel caso de e
Los criterioes el caso d
Un criterio con esa letrLos símbolocualquier vaLos criteriocomprobacicolumna y mayores a pedimos a promedio dinvolucra usiguientes r
o El ecalculistacamp
o La cejem
o Las refer
el rango de ia del Autn los criter
e criterios dos de colum filtrado en
epción de leben coincia utilizar lose criterios na. Las colupueden elims colocadoseste ejempl
s colocadosdel siguiente
de una únira os de mayoalor que se os calculadión distintaconstantes. 50000 no Excel que e
de ventas, una fórmulareglas para nencabezadoulado no de (en el ejepo es Sales)celda que mplo es D2)
celdas querencias abso
criterios: toFiltro, lorios de filtra
debe constamnas (nomn la segunda
los criterioidir exactas comandosno tiene porumnas que minarse s en el mismlo:
s en renglone ejemplo
ca letra sig
or y menor encuentre
dos o compua de una . Pedir a Ex requiere nencuentre lsi será neca de promno equivoca de una cebe ser unaemplo: es ) se compara e se aplicaolutas (en e
s Filtros aado dentro
ar al menos bres de ca
a fila y suce
s calculadoamente con de Copiar yr qué inclui no están
mo renglón,
nes diferent
gnifica acep
r que juntodespués o autados son simple comxcel que enningún critlos registroscesario un
medio en earte: columna q copia del eHighSales,
a debe ser
an en la el ejemplo e
avanzados de un rang
de dos filasampo) en lesivas (ver e
os, los encan los de lay Pegar r encabezainvolucrad
funcionan
tes, funcion
ptar cualqui
o a una leantes de esa aquellos qumparación ncuentre loterio calculs cuyas vencriterio cal criterio).
que hay enencabezado cuando e
r con refer
función dees $D$2:$D$
requieren go de la ho
s: introducila fila supeejemplo). Po
abezados dea lista, por
dos para cadas en el
como Y (an
nan como O
ier valor qu
etra significa letra del aue involucraentre valo
os registroslado. Sin entas sean sulculado (de Toma en
ncima de o de una coel nombre o
rencia rela
eben mane$20)
que se lesja separado
ir uno o máserior, y losor ejemplo:
el rango der lo que se
ada columnaproceso de
d), como es
O (or), como
ue comience
can aceptaalfabeto an cualquieres de una con ventasembargo, superiores aebido a que cuenta las
un criteriolumna de laoriginal de
ativa (en e
jarse como
s o
s s :
e e
a e
s
o
e
r
r a s si al e s
o a
el
el
o
2.4 Sub Para ge
1. Opp
2. H3. E
•
•
•
btotales y
enerar los su
Ordena la lipara resumipor VendedHaga clic enEn la pestañ
• En el cugrupos cque orde
• En el cucalcular
• En el ccorresposubtotal
=
esquemas
ubtotales en
ista por la cir las unidaor n una celdaña Datos, se
uadro Para ccuyos subtoenaste prev
adro Usar f los subtota
cuadro Agrondientes les desees c
=D2>PROME
s
n una tabla
columna cudes vendida
de la lista,elecciona la
cada cambiotales deseaviamente la
función, seales
regar subtoa las colu
calcular.
EDIO($D$2:$
de Excel:
yos subtotaas por cada
, o bien, sela opción Su
io en, selecas calcular lista).
lecciona la
otal a, actumnas que
$D$20)
ales desees a vendedor,
lecciona todbtotales
cciona el ca(debe ser e
función qu
tiva las cae contenga
calcular. P debes orde
da la lista
ampo que cel mismo ca
e desees em
asillas de an los val
or ejemploenar la lista
contenga losampo con e
mplear para
verificaciónlores cuyos
, a
s el
a
n s
Con losdetalle
Quitar Al quita
1. C2. E3. C4. c
ESQUEM
• Eq
• Scqda
• P
Subtotales
subtotales ar subtotale
Colocar el cEn la pestañClic en botóclic en botó
MAS En Excel, unque contengSi tu hoja dcolumnas); que involucdesplegar yaquellas colPara crear u
o Cololista
o En la
se generan
de una listes de una lis
cursor en alña Datos, seón Quitar toón Aceptar
n esquema gan los detae cálculo ti es decir, hara a otras f ocultar delumnas o filun esquemaca el cursor a pestaña d
n Esquemas,
a sta, tambié
guna celda eleccionar lodos.
es un medialles que coiene filas (oay alguna fifilas (o colum manera ráplas que se ua: r en una cel
de Datos el
, por lo que
én eliminará
de la lista qla opción Su
o para desponstituyen ro columnas)ila (o colummnas), puedpida la infoutilizan en e
lda de la lis
icono de A
e puedes Oc
á el esquem
que contenubtotales
plegar y ocuresúmenes. que resum
mna) que condes utilizarrmación deel cálculo de
sta, o bien,
grupar y A
ultar / Mos
ma
ga los Subto
ultar column an a otras fntiene una esquemas detalle. Dee fórmulas.
selecciona
utoEsquem
trar el
otales
nas o filas
filas (o fórmula para etalle son
toda la
ma
• Ta
• C
2.5 TabPar
esperad
Un resumirpara vediferent
También puadecuado si
o Seleco Eligeo Esta
despde cá
Cómo ocultao Utiliz
deta
blas dinámra analizar das sobre lo
informe der rápidamener diferentetes páginas
uedes crear i tu hoja decciona el coe la pestaña acción esta
pliega los símálculo ar y desplegza los botonlles
micas datos numos datos, use
e tabla dinánte grandeses resúmen, o mostrar
un esqueme cálculo noonjunto de fa de Datos -ablece qué mbolos de e
gar detallesnes de los s
méricos en pe un inform
mica es unas volúmeneses de los d los detalle
a manualm tiene fórmfilas y/o co-> Agrupar registros o esquema ap
s: ímbolos de
profundidadme de tabla d
a tabla intes de datos.datos de ors de determ
ente. Este emulas de resuolumnas de d y Agrupar columnas d
propiados en
esquema p
d y para redinámica o
eractiva que Podrás girarigen, filtraminadas áre
es el procedumen. Paradetalle definen un gn el margen
ara ocultar
esponder pr de gráfico
e se puede uar sus filas
ar los datoseas de interé
dimiento a crearlo:
grupo y de la hoja
y mostrar
reguntas nodinámico.
utilizar para y columnass mostrandoés.
o
a s o
Cuándodinámictengas distintaMicrosototales.las vendeportetabla dilos dato
Crear u• C• P• I
deEdlp
o utilizar ca cuando una lista d
as con cada oft Excel re. En el ejemntas de golfe o trimestinámica es os para ver
un informeColoca su cuPestaña InsIndica en dóde tabla dinexterna (coExcel (rangodinámica. Plos datos dpresentacio
un informdesees co
de números número. Utalice autommplo anterif en la cere, y a lasinteractivomás detalle
e de tabla dursor en algertar -> Taónde estánnámica desdomo una basos de consoPara el restde origen ones de los
me de tablomparar tos larga partiliza los infmáticamentior, puedeslda F5 son ventas de , tú u otroses o calcula
dinámica:guna celda dabla Dinámi los datos qde una listase de datosolidación mto de los insiguientes, mismos da
la dinámicotales relacra resumir formes de tte ordenacio ver fácilm superiores los totaless usuarios pur diferentes
de la lista, ca que desea aa de Microso de Access)
múltiple) o bformes de de formaatos.
ca. Utiliza cionados, ey desees rtabla dinámones y el cente cómo s a las vens generalesueden cambs resúmene
o bien, sele
analizar: Puoft Excel, de, desde varbien, desdeejemplo de que pued
un informespecialmenrealizar com
mica cuandocálculo de s en el tercentas de cua. Como un biar la press.
ecciona tod
uedes crearesde una barias hojas de otro inform
e este temaas compar
e de tablante cuandomparacioneso desees quesubtotales yer trimestrealquier otro informe deentación de
a la lista
un informease de datose cálculo deme de tablaa se utilizanar distintas
a o s e y e o e e
e s e a n s
• Vc
• Ioq
Paravaricont
Un Rvaloquedesppued
Lo m
El ecadasi ucamdos que
Los comasumdiná Cones p Ejemcada
Verifica si lacorrectameIndica en dóo en la existqué celda se
a crear unaable que setrola el resu
Rótulo de ores (que se significa qplegará un den ser cam
mismo es vá
efecto básica valor quena tabla d
mpo de colu columnas y contengan
Valores smbinación dme un valoámica.
más frecuepor medio d
mplo: Esta ea producto
a lista de dnte ónde deseastente; en ce colocará
a tabla dináerá resumidumen)
fila en une repiten): que, para c resumen dmpos de fila
álido para lo
co de los cae el campo inámica tiemna que asy, por consi etiquetas,
son las vae valores e
or diferente
encia, la forde una sum
es una tablaen cada uno
atos está bi
s situar la taso de escola tabla din
ámica, tododa) y un cam
na tabla dinpor ejemplcada valor
de sus campa: Mes, Ven
os Rótulos d
ampos de fiasume, defene un camsume dos vaiguiente, oc subtotales
ariables quen los came: es el va
rma en quema. En este
a dinámica o de los me
ien seleccio
abla dinámoger esta últnámica
o lo que nempo de fila
námica es lo, un camp diferente pos de dat
ndedor y Re
de columna
ila y columfine una filampo de filaalores, la tacho celdas y gran tota
ue la tablampos de filaalor que ap
la tabla din ejemplo, e
en la que seeses.
onada; de n
ica: en unatima opción
cesitas es ua y/o de co
una variablpo de fila pde Producos en una
egión.
a.
mna en una a o columnaa que asumabla dinámide resumenles).
a dinámicaa y columnparece en l
námica resuel campo d
e calcula la
o ser así, se
hoja de cán, indica a p
un campo dlumna (la v
le que asumpuede ser Pcto, la tablfila distint
tabla dináma diferentee cuatro vica tendrá cn (sin inclui
a resume. a, el camplas celdas
ume el camde datos se
a suma de la
elecciónala
lculo nuevapartir de
de datos (lavariable que
me diversosProducto; lola dinámicata. También
mica es que. Por tanto
valores y uncuatro filasir las celdas
Para cadapo de datosde la tabla
mpo de datosría Ventas
as ventas de
a
a e
s o a n
e , n , s
a s a
s .
e
Si lo qula estadde una contienpuedenporcent
El Filtrdiferencmismo tse most
Otras O
• Pb
• Pcv
• P
ue colocas edística del lista (las v
ne los nomb dar un totaje de la g
ro de informcia de quetiempo. Portrarán de ac
Opciones dPuedes cambotón de caPara personcampo en evalor Para agrupa
o En ldesp
en Valores resumen pu
veces que sbres de perstal, así queente que tr
me opera de tal vez nor ejemplo, cuerdo al m
de las Tabmbiar un róampo desdenalizar la fóel área de v
ar y desagrua pestaña
pués de habe
no es una vuede ser unse encontrósonas que te esto podrabaja en ca
e manera sio estés intesi coloca M
mes que esco
las Dinámiótulo de file el área dermula del c
valores y uti
upar elemenopciones u
er seleccion
variable den conteo o ó en la listarabajan parría causar ada departa
imilar a loseresado en
MES en el caojas en el c
icas a a un rót fila hasta ecampo de dailiza la opci
ntos: utiliza los nado los cam
la que se p porcentajea). Supón qra una comque Excel
amento.
campos de visualizar tmpo Páginaampo Págin
ulo de coluel área de catos, haz clión de conf
iconos de mpos neces
pueda obtee de las ob
que el camppañía. Los informara e
e fila y colutoda la infoa, los totalena.
umna, sólocolumna. lic en la flecfiguración d
agrupar y sarios
ner totalesbservacionespo de datosnombres noel conteo o
mna, con laormación aes de ventas
arrastra e
cha junto ae campo de
desagrupa
, s s o o
a al s
el
al e
r
GRÁFI
Ademásgraficar
1. E2. S
O una vGráfico
REFERE
• He
• CE
• M•
CO DINÁM
s de realizar los datos r
En el menú Sigue las mi
vez hecha u dinámico y
ENCIAS: Hart-Davis,edición. EdCarlberg, CEditorial PreMicrosoft®
MICO:
r la tabla dresumidos e
Insertar ->ismas instru
una tabla dy selecciona
G. (2007). ditorial McG. (1996). Aentice Hall Office Exce
dinámica, Men la tabla d
> Tabla dináucciones qu
inámica ena el gráfico
Microsoft®Graw-Hill ProAdministraci el® 2007. S
Microsoft Excdinámica. L
ámica -> Gre cuando el
n la pestaña que desees
® Office Excofesional ión de dato
Sistema de a
cel © te proos pasos so
ráfico dinámlaboras una
a diseño das utilizar.
cel® 2007 P
os con Excel
ayuda. Mic
oporciona ln los siguien
mico a tabla diná
clic sobre
Paso a paso.
. Primera e
rosoft
la opción dentes:
mica.
el icono de
Primera
dición.
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e