administrasi berbasis it strategi melayani generasi millenial

ADMINISTRASI BEBRBASIS IT: STRATEGI MELAYANI GENERASI MILLENNIAL

NAZARUDDIN MUSA, MLIS

DIPRESENTASIKAN PADA KEGITAN

PELATIHAN ADMINISTRASI & KEARSIPANFAKULTAS DAKWAHIAIN AR-RANIRY

TANGGAL 15 DESEMBER 2012

Administrasi Berbasis IT: Strategi Melayani Generasi Milenia |Nazaruddin Musa,MLIS|2012

PENDAHUALUAN

Mengawali tulisan ini, terlebih dahulu saya ingin mengaprsiasikan seluruh civitas

akademika Fakultas Dakwah, khususnya panitia penyelenggara atas ide mereka untuk

melakukan Pelatihan Administrasi dan Kearsipan ini. Hal ini karena kedua aspek tersebut sangat

penting dan dianggap sebagai faktor penggerak (generating factor) suatu organisasi atau instansi.

Namun pada kenyataannya erkesan kedua aspek ini masih sering diabaikan. Sikap responsif dan

pro-aktif fakultas ini sekali lagi patut diapresiakan karena kedua sikap ini juga merupakan kunci

sukses menghadapi tantangan era global. Mendasari pada permintaan panitia penyelenggara,

maka tulisan singkat ini akan mencoba mendiskusikan suatu konsep Administrasi Berbasis

Teknologi Informasi (TI) : Strategi Melayani Generasi Millenials.

Adapun cakupan yang akan didiskusikan dalam pembahasan ini meliputi; sekilas tentang

Teknologi Informasi (IT), prinsip dasar teknologi administrasi, urgensi adminisrtasi berbasis IT

mengahdapi genarasi milienial, jenis kegiatan administrasi yang mungkin di-IT-kan, dan pada

bagian akhir akan ditawarkan beberapa rekomendasi, terkait dengan penerapan administrasi

berbasis IT di Fakultas Dakwah.

Ada 4 manfaat utama yang diharapkan dapat diproleh dari pembahasan makalah ini

dantaraya;

1. Manfaat Praktis (Practical Benefits), yaitu peserta dapat mempraktekkan secara

langsung hal-hal yang bersifat teknis,seperti menggunakan fitur sharing folder,

bookmark, Find Replace (Ctrl F, mail merge, xampp, dan lain-lain.


2. Manfaat Intelektual (Intellectual Benefits), yaitu meningkatnya kapasitas pengetahuan

tentang sistem administrasi berbasis IT, dan juga memahami tuntutan dan tantangan

sistem administrasi di era global,terutama dalam menghadapi generasi millennial.

3. Manafaat Emosional (Emosional Benefits),dengan bekal kedua manafaat di atas,

maka diharapakan dapat menigkatkan motivasi kerja, khususnya bagian aministrasi

Fakultas Dakwah dalam misi menciptakan layanan prima yang komprehensif.

4. Manfaat Sprituals ( Spiritual Benefits), dengan bermohon pada Allah SWT, melalui

workshop ini juga diharapakan dapat meningkatkan keikhlasan, keseriusan serta

ketekunan dalam bekerja, sesuai dengan moto institusi kita “ Iklas Beramal” Saya

juga percaya” Menjadi Model Tanpa Modal Jauh lebih Nikmat”. Wallahu A’lam….

I. SEKILAS TENTANG TEKNOLOGI INFORMASI

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi atau sering juga disebut ICT

(Information Communication and Technology) telah memberi dampak yang sangat signifikan

dalam berbagai aspek kehidupan manusia. Dampak tersebut sangat jelas terlihat, khususnya pada

badan atau instansi penyedia jasa layanan, seperti layanan perbankkan, kesehatan, transportasi,

pendidikan, dan perpustakaan. Meskipun demikian, pada kenyataaannya resistensi penerapan TI

di suatu instansi masih sering ditemukan. Berdasarkan pengalaman dalam beberapa pertemuan

tentang rencana penerapan IT, masih banyak masyarakat yang merasa khawatir berlebihan

tentang penerapan IT. Hal tersebut dapat dimaklumi, karena mereka belum memahami prinsip

dasar penerapan TI tersebut. Oleh karena itu memberikan pemahaman dasar sangat penting

untuk mengurangi IT Phobia (resistensi berlebihan terhadap penerapan IT).


Banyak pengertian kita temukan tentang pengertian teknologi Informasi dan Komunikasi

(TIK). Istilah Teknologi Informasi dan Komunikasi merupakan kombinasi tiga istilah dasar yaitu

teknologi, informasi dan Komunikasi. Sulistyo Basuki (1993) memberikan definisi secara

teminologi sebagai berikut; kata Teknologi diartikan sebagai ”pelaksanaan ilmu, sinonim dengan

ilmu terapan”. Sedangkan pengertian informasi adalah ”sesuatu yang dapat diketahui”. Namun,

ada pula yang menekankan informasi sebagai ”transfer pengetahuan”. Menurut beliau, perbedaan

definisi informasi ini dikarenakan pada hakekatnya, informasi tidak dapat diuraikan (intangible),

sedangkan informasi itu bisa dijumpai dalam kegiatan sehari-hari, yang diperoleh dari data dan

dari observasi terhadap dunia sekitar kita serta diteruskan melalui komunikasi. Sementara

Komunikasi yang dimaksudakan dalam hal ini adalah komunikasi data yang memungkinkan

komputer yang berdiri sendiri terintegrasi pada jaringan komputer baik pada tataran lokal

maupun global dengan menggunakan software dan hardware jaringan.

The Dictionary of Computers, Information Processing and Telecommunications,

diartikan sebagai: “Teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai

jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir karena “...

adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi

kelambatan manusia mengolah informasi. Pengertian yang hampir senada juga kita dapat lihat di

Website TUTOR2U, yaitu”ICT is concerned with the storage, retreval, manipulation,

transmision or receipt of digital data, it is also concerned with the way these different users can

work with each other.

Lebih jauh Joner (2000) mengartikan bahwa teknologi informasi sebagai perpaduan

antara:


komputer, yang mencakup komponen perangkat keras dan perangkat lunak,

komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiri sendiri terintegrasi pada

jaringan komputer baik lokal maupun internasional,

media penyimpanan dan metode yang merepresentasikan data dengan tujuan untuk

memperoleh, mengolah, menyimpan, serta menyampaikan informasi.

Chauhan (2004) kemudian menyimpulkan bahwa “ ICT is a generic term referring to

technologies that are used for collecting, storing, editing and passing on (communicating)

information in various forms ’, yaitu istilah umum yang merujuk keapadsa teknologi yang

digunakan untuk mengoleksi,menyimpan,mengedit,dan mengkomunikasikan informasi dalam

berbagai format dengan menggunakan perangkat perangkat berikut; Computer, Printer,

Internet, Digital camera, Webcam, Smart Card, Scanner, E-Book, Electronic Journals, WEB-

OPAC, Animation, E-Mail, CD-ROM, DVD, RFID Technologies. Dari aspek manfaat,

Chauhan membaginya kedalam empat manfaat, yang sering di singkat dengan manfaat 4 E;

yaitu “Economy (Murah), Easy (mudah), Extension (Luas) (or expansion) and Efficiency”

(efisien).

II. PRINSIP DASAR TEKNOLOGI ADMINISTRASI

Merujuk pada pembahasan dia atas, lalu apa yang dimaksud dengan teknologi

administrasi? Ketika kata TI disandingkan dengan kegiatan administrasi, maka secara fungsi dan

tujuan juga dapat dianggap sama; yaitu penerapan IT dalam bidang administrasi untuk membantu

segala kegiatan administrasi agar lebih mudah, murah, luas, efektif dan efisien. Secara lebih

khusus Dr.Akadun (2009:18) mendefinisikan teknologi administrasi sebagai "Segala usaha

(baik dengan penggunaan alat, proses dan mekanisme kerja serta pengetahuan) agar proses


kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan dengan lebih berkualitas, lebih

proporsional, lebih efektif, dan lebih efisien".

Kegiatan administrasi yang identik dengan istilah Tata Usaha sering diartikan secara

sempit. Kegiatan administrasi dipahami sebagai urusan surat menyurat, pencatatan keuangan,dan

absensi saja. Sehingga ada paradigm dimana staff administrasi dianggap lebih “rendah”

dibandingkan dengan staf pengajar (dosen) misalnya. Namun sebenarnya tidak demikian.

Kegiatan administrasi tentunya jauh lebih luas cakupannya, dan administrator memiliki peran

yang sangat penting terhadap keberhasilan suatu organisasi. Apalagi dengan marakanya

penerapan teknologi informasi di berbagai bidang sekarang ini, termasuk dalam bidang

administrasi. Tentunya kegiatan dan layanan administrasi bisa lebih luas dan berkembang.

Kehadiran TI juga harus dijadikan momentum penigkatan kinerja dan performa staf

administrator dengan cara memaksimalkan pemanfaatkan keunggulan TI dewasa ini.

Sebagai contoh, misalnya dapat dilihat dengan apa dilakukan pustakawan di luar negeri.

Penerapan Teknologi Informasi (TI) yang begitu pesat di perpustakaan negara-negara maju itu,

telah mampu meningkatkan tidak hanya performa (penampilan) perpustakaan, tetapi juga citra

profesi pustakawan. Perpustakaan sudah dikategorikan sebagai salah satu “social software”, yang

mampu menghubungkan masyarakat dan sumber informasi secara online dan simultan.

Kreatifitas pustakawan telah dapat menciptakan layanan dan model penelusuran yang setara

dengan mesin-mesin pencari (search engines) andalan dunia saat ini, seperti Google,Yahoo,

MSN, IBM, Amazon dan lain-lain, sebagaimana dikemukakan dalam hasil survey OCLC tahun

2004.

Sikap responsif dan kreatif pustakawan ini merupakan suatu prestasi yang patut

diapresiasikan contoh. Pencapaian prestasi ini tentu tidak terlepas dari kesigapan dan kreatifitas


mereka dalam memaksimalkan pemanfaatan IT dan Internet di perpustakaan. Para pustakawan

tidak hanya terkagum dengan kehandalan software dan hardware, tetapi mereka mampu

memadukan kekuatan brainware mereka dengan kecanggihan hardware dan software untuk

menciptakan layanan-layanan perpustakaan yang efektif, atraktif dan clikable dengan tetap

mempertahan aspek-aspek kepustakawanan, mulai dari proses seleksi sampai proses temu

kembali (Nazaruddin, 2010).

Penulis yakin, jika ini juga yang dilakukan, maka citra staf administrasi akan bisa bias

diperbaiki melalui peningkatan kwalitas pelayanan. Namun permasalahannya adalah

mungkinkah contoh di atas bisa dilakukan di layanan administrasi Fakultas Dakwah? Apa yang

harus dilakukan? Potensi apa yang dimiliki? dan kapan itu bisa dilakukan, berapa biaya yang

diperlukan? Terhadap pertanyaan-pertanyaan di atas, saya optitimis semua itu bisa dilakukan di

Fakultas Dakwah. Analisanya adalah sebagai berikut:

þ Secara prinsip, penerapan TI dalam bidang administrasi tidak serta merta merubah

pekerjaan pokok administrasi. Namun karena kemudahan yang ditawarkan TI dewasa ini,

cara kerja dan cakupan kerja bisa diperluas dengan lebih efisien dan efektif.

þ Fakultas Dakwah memiliki tenaga potensial yang cukup dan memiliki kompetensi

memadai untuk melakukan layanan bebrbasis IT tersebut.

þ Fakultas Dakwah memiliki fasilitas IT yang memadai, yaitu beberapa unit komputer. Lalu

untuk tahap awal yang diperlukan adalah memaksimalkan pemanfaatannya untuk tugas-

tugas administrasi dalam bentuk jaringan LAN.

þ Fakultas Dakwah memiliki komitmen yang kuat dari pimpinan untuk pembenahan system

administrasi berbasis IT.


Disamping faktor internal tersebut di atas, faktor eksternal juga sangat mendukung

penerapan administrasi berbasis IT saat ini. Sulistyo Basuki (1993) menyebutkan bahwa

faktor pendorong yang memungkinkan penerapan IT di berbagai bidang dewasa ini

adalah:

þ Produk IT sangat mudah didapatkan

þ Harga produk IT semakin terjangkau

þ Kemampuan produk teknologi informasi semakin tinggi

III. URGENSI ADMINISRTASI BERBASIS IT BAGI GENARASI ERAMILIENIAL

Apa uregensi (pentingnya) penerapan administrasi berbasis IT? Dalam banyak riset

yang menginvestigasi tentang perubahan perilaku informasi pencari (information searching

behavior) ditemukan bahwa, perkembangan teknologi yang pesat beberapa dekade belakagan

telah terjadi perubahan yang cukup signifikan dalam perilaku penelusuran informasi, terutama

generasi millennial, yaitu sebutan lain dari generasi Y, dan tentu juga generasi Z. Apa itu

generasi millenial? Apa saja karakteristik generasi millennial ini?, dan kenapa administrator

harus merespon terhadap generasi ini?

Untuk lebih jelasnya berikut dipaparkan temuan dua peneliti terkenal dalam bidang ini,

sebagaimana di kutip oleh Dyah Safitri (2010), dalam karyanya “Perpustakaan Perguran Tinggi:

Menyambut Asa Generasi Millenial”. Kedua tokoh tersebut adalah William Straus dan Neil

dalam bukunya Millenials Rising : The Next Great Generation (2000), dan Don Tapscott dengan

bukunya Grown Up Digital (2009). William Straus dan Neil membatasi generasi millennial

adalah orang yang lahir pada tahun 1983 hingga akhir 2001 di Amerika Serikat. Dia

menyebutkan ada tujuh sikap yang merefleksikan generasi millenial yakni istimewa (special)


ternaungi (sheltered), percaya diri (confident), berorientasi ke kelompok (team-oriented),

pencapaian (achieving), dalam tekanan (pressured), konvensional (conventional).

Lebih lanjut, Don Tapscott pengarang buku Grown Up Digital (2009),

menyebutkan bahwa generasi millenial adalah generasi Internet (net generation) yang memiliki

karakteristk sebgai berikut : kebebasan (freedom), kustomisasi (customization), peneliti yang

cermat (scrunity), integritas (integrity), kolaborasi (collaboration), hiburan (entertainment),

kecepatan (speed), dan inovasi (innovation). Generasi millennial ini dicirikan sebagai masyarakat

pembelajar yang selalu berinteraksi dengan internet dimanapun dan kapanpun membutuhkan

informasi. Oleh karena itu, generasi millennial itu bisa ditandai dengan meningkatnya

penggunaan alat komunikasi, media dan teknologi informasi. Misalnya: internet, email, SMS,

IM, MP3 Player, HP, Youtube, dan lain sebagainya . Pengklasifikasian secara lebih detil dapat

dilihat pada tabel di bawah ini:

Generasi Usia Tahun Lahir

Pre Baby Boom 67 > < - 1945

The Baby Boom 49 - 66 1946 – 1964

The Baby Bust/ Generasi X 36 - 48 1965 – 1976

The Echo of the Baby Boom/ Generasi Y 15 - 35 1977 – 1997

Generation Net/ Generasi Z < 14 1998 – kini

Sumber: Slide Saifuddin Rasyid

Berdasarkan paparan diatas, terlihat jelas bahwa alasan utama penerapan TI dalam

bidang administrasi bukanlah sebuah trend kemajuan, tetapi lebih kepada tuntutan pengguna,

khususnya generasi millenial yang sudah terbiasa menggunakan informasi di ujung jari atau

serba clik (clicable). Fenomena perubahan perilaku pencari informasi (information seekers


changed behaviour) sangat penting direspon oleh setiap institusi, kususnya bagaian administrasi

sebagai front desk suatu institusi.Jika kebutuhan ini tidak direspon dengan baik, maka

kekecewaan dan komplain dari pengguna jasa layanan sulit dihindari. Fenomena ini dapat

dimaklumi karena mereka telah ”dimanjakan” dengan layanan internet on line yang memberikan

berbagai kemudahan dengan sekali “klik”.

V. PERAN BRAINWARE DI ERA SOFTWARE

Namun demikian, satu hal yang perlu diingat bahwa, teknologi hanyalah sebagai alat

pendukung. Dengan kata lain, peran brainware (manusia) tetap sangat penting di era software

ini. Diantara peran-peran penyting brainware di era software adalah sebagai berikut:

þ Menganalisa kebutuhan bidang pekerjaan administrasi (Need Analysis)

þ Merumuskan tujuan dan perioritas penerapan teknologi administrasi

þ Merencanakan kebutuhan anggaran untuk penyediaan peralatan dan sumber daya

þ Merencanakan tahapan pelaksanaan,

þ Menentukan siapa pelaksana dan yang mengoperasionalkan

þ Memikirkan anggaran operational, perawatan, dan anggaran pengembanagannya.

þ Melakukan pengamanan data, melalui backup rutin

VI. BEBERAPA APLIKASI TEKNOLOGI ADMINISTRASI

þ XAMPP :

Yaitu sebuah software web server apache yang didalamnya sudah tersedia database

server mysql dan support php programming. XAMPP merupakan software yang mudah


digunakan, gratis dan mendukung instalasi di Linux dan Windows. Dapat di download di url

ini http://sourceforge.net/projects/xampp/files/latest/download?source=files

þ Mail Merge

Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk

membuat surat, sertifikat dan undangan yang dapat mencantumkan nama dan alamat secara

otomatis dan massal. (Iphin,2012).

þ Sharing Folder

Sesuai namanya sharing folder/drive adalah suatu folder/drive tertentu pada suatu komputer

yang sengaja di buat untuk dapat diakses bersama (sharing=berbagi) didalam jaringan local

area network. Sebagai contoh kita mensharing drive e: atau cd-rom pada komputer “A”,

maka drive yang sudah disharing pada komputer A tersebut dapat kita akses melalui

komputer B, C, D (komputer lainnya) di dalam satu jaringan (LAN). (Hidayat,2010).

þ SMS Gateway

SMS Gateway adalah sebuah gerbang yang menghubungkan antara komputer dengan client

melalui SMS, jadi secara garis besar, SMS Gateway dapat digambarkan seperti gambar di

atas. (Ramadhika A, 2012

þ Menata E-mail

Yaitu mengklasifikasikan emai-email ke dalam folder agar mudah ditemukan kembali.

VII. REKOMENDASI

Untuk memastikan rencana penerapan administrasi berbasi IT ini berjalan sesuai harapan,

maka sepertinya hal-hal berikut perlu dilakukan:

þ Analisa Kebutuhan (Need Assassement) bidang administrasi angat penting dilakukan.


http://sourceforge.net/projects/xampp/files/latest/download?source=files

þ Koordinasi dengan pimpinan terkait dengan kebijakan revitalisasi layanan administrasi

berbasis IT mutlak diperlukan.

þ Kompetensi Teknologi dalam bidang administrasi, baik secara teoritis maupun praktis

perlu dikembangkann, agar tugas-tugas operasional keadmistrasian berbasis IT ini

dapat dijalankan secara maksimal.

þ Koordinasi yang sinergis dengan semua bidang perlu dijalin secara intens.

þ Rancangan kegiatan dan kebutuhan dana yang terperinci agar memudahkan dalam

pengambilan keputusan oleh pimpinan.

þ Melakukan studi banding (analisis) terhadap penerapan sistem asdministrasi di tempat

lain perlu juga dilakukan, agar ada keseragaman yang memungkinkan kerjasama.

PENUTUP

Perkembangan Teknologi Informasi yang begitu pesat menuntut para staf administrasi

untuk berbenah diri, kreatif, proaktif dan professional dalam menciptakan dan memberikan

layanan. Untuk penigkatan kapasitas layanan administrasi berbasis IT Fakultas Dakwah IAIN

Ar-Raniry, penguasaan teknologi informasi baik secara teoritis maupun praktis menjadi sangat

penting bagi setiap staf administrasi,civitas akademika, dan juga mahasiswa. Hal ini sangat

penting, karena disamping untuk menunjang tugas-tugas operasional keadministrasian, juga

untuk melayani kebutuhan informasi, khususnya para genrasi millenial yang cendrung mencari

informasi serba click (Clickable).

Pelayanan administrasi secara cepat, akurat dengan cara-cara yang sesuai kebutuhan

generasi millenial menjadi tantangan tersendiri bagi administrator di era ICT ini. Oleh karena itu


mengupdate pengetahuan dalam bidang keadministrasian yang berkaitana dengan aplikasi

teknologi informasi menjadi sangat penting. Para administrator dituntut untuk jeli melihat

aplikasi-aplikasi administrasi di Internet yang cocok diterapkan .

Meskipun disadari bahwa konsep layanan administrasi berbasis IT ini referensi berbasis

belum membahas secara tuntas hal-hal yang bersifat teknis, namun diharapkan tulisan ini dapat

membuka wawasan dan menginspirasi teman-teman,khususnya di bidang admistrasi untuk lebih

kreatif dan inofvatif dalam pemanfaatan keunggulan IT dalam kegiatan keadministrasian.

Disadari bahwa tulisan ini masih ada kekurangan-kekurangan, maka kritik dan saran sangat

diharapkan. Mari maksimalkan pemanfaatan TI dalam bidang administrasi dengan sebaik-

baiknya agar upaya peningkatkan kapasitas bidang administrasi dan pelayanan di Fakultas

Dakwah IAIN Ar-Raniry dalam rangka menuju layanan prima dapat terwujud . Amin


DAFTAR BACAAN

1. Arkadun (2009). Teknologi Informasi Administrasi. Alfabeta, Jakarta. 2. Don Tapscott (2009).Grown Up Digital (2009). Diakses Tanggal 10 Desember

12012, dari http://dontapscott.com/books/growing-up-digital/3. Dyah Safitri (2010). Perpustakaan Perguran Tinggi: Menyambut Asa Generasi

Millenial. Diakses Tanggal 10 Desember 2012, dari http://edukasi.kompasiana.com/2010/03/10/perpustakaan-perguran-tinggi-menyambut-asa-generasi-millenial/

4. Fiki Priyatna (2012).Teknologi Administra Negara. Diakses Tanggal 10 Desember 12012, dari http://fikiwarobay.blogspot.com/2012/06/teknologi-administrasi-negara.html

5. Iphin (2012).Panduan Lengkap Membuat Mail Merge Microsoft Office 2007.Diakses tanggal 12 Desember 2012 dari http://jogjaohjogja.wordpress.com/2010/04/23/panduan-lengkap-membuat-mail-merge-microsoft-office-2007/

6. Nazaruddin Musa (2012).Pengembangan Perpustakaan Berbasis TI:Prospek,Tantangan dan Solusi pengembangannya di Aceh. Makalah yang dipresentasikan pada acara workshop pengembangan perpustakaan, di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.

7. Neil Howe and William Strauss (2011). Millenials Rising : The Next Great Generation . Diakses Tanggal 10 Desember 12012, dari http://www.fcg.gov/millen.shtml

8. OCLC (2004). The 2003 OCLC Environmental Scan: Pattern Recognition Report . Diakses tanggal 20 Juli 2012 dari www.oclc.org/membership/escan/summary/

9. (Ramadhika A, 2012). Sharing Folder pada LAN. Diakses Tanggal 12 Desember, dari

http://guntala.wordpress.com/2010/02/10/sharing-folder-pada-lan/

10. Saifuddin A. Rasyid (2012).Tantangan Promosi Perpustakaan Generasi Millennial. Makalah yang dipresentasikan pada acara workshop pengembangan perpustakaan, di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.


http://guntala.wordpress.com/2010/02/10/sharing-folder-pada-lan/

http://www.oclc.org/membership/escan/summary/

http://www.fcg.gov/millen.shtml

http://fikiwarobay.blogspot.com/2012/06/teknologi-administrasi-negara.html

http://fikiwarobay.blogspot.com/2012/06/teknologi-administrasi-negara.html

http://edukasi.kompasiana.com/2010/03/10/perpustakaan-perguran-tinggi-menyambut-asa-generasi-millenial/

http://edukasi.kompasiana.com/2010/03/10/perpustakaan-perguran-tinggi-menyambut-asa-generasi-millenial/

administrasi berbasis it strategi melayani generasi millenial

Education