Aeliapedia: Un Intranet pour le business

Jean Leroux, DSI (Aelia)Violaine Bazil, Responsable Communication Interne (Aelia)

Petit-déjeuner Aeliapedia – 28 mai 2009

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Aelia

Un leader dans le secteur duty free / commerce aux voyageurs

Filiale de Lagardere Group

Chiffre d'affaires : 600 M€

Plus de 160 points de vente

2 000 collaborateurs

5 pays

22 aéroports

5 ferries

2 gares

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La genèse...

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Une part d’information non structurée toujours plus importante➢ Le temps passé a chercher une information augmente

Un besoin de structuration et d’organisation pour rendre l’information utilisable efficacement

➢ Les outils traditionnels ne permettent plus de structurer cette information

Une connaissance qui se dilue avec le temps➢ La transmission des connaissances et des savoir-faire n’est pas

suffisamment formalisée

Un nouveau challenge : transférer les savoir-faire à d’autres cultures

La gestion de l'information, un défi pour l'entreprise

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Un outil au service du business : une source d’information unique et partagée disponible depuis les caisses

Un outil au service de la transversalité

Une information fiable et à jour

Une information facilement accessible➢ Fonction recherche➢ Principaux thèmes accessibles en un clic

Un outil permettant de diminuer le trafic mail et la consommation de papiers

Aeliapedia : 5 objectifs

Les principaux portails d’Aeliapedia

Aelia Campus• Fiches produits• Fiches réflexes

Moteur de Recherche

Le portail Groupe• Organisation d’Aelia• Politique du Groupe

Ressources Humaines• Règles et procédures RH• Mobilité• Outils de management

DOSI• Règles et procédures SI• Projets SI en cours

Le portail général • Actualités et les mouvements• Outils pour faciliter le quotidien de

tous

La vie des boutiques• Animations et opérations, • OSCAR• Outils pour faciliter le quotidien

des boutiques

ImaginActions• Innovation et recherche de

l’amélioration permanente

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Profils de l'Aeliapédien

Administrateurils gèrent les droits des différents utilisateurs et

l’organisation des portails et espaces (création, suppression,

etc.)

Contributeurils ils créent des pages de

contenu dans leur domaine (ex : fiches produit, guide

d’utilisation de SAP, douanes, documents RH,etc.)

ModérateurResponsables d’un groupe de contributeurs, ils garantissent

la fiabilité des contenus en ligne et gèrent les

commentaires ajoutés sur les pages dont ils ont la charge

Contributeur occasionnel

Ils peuvent réagir au contenu de certaines pages en postant des commentaires et via des

forums

LecteursIls ont à leur disposition

toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler

(fiches produits, opérations/animations, etc.)

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2009

2010

2011

2012

Lancement et apprentissage

Culture AELIAPEDIA

Ouverture externe

Outil de communication principal d'Aelia

Perspectives

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Quelques statistiques

Nombre de pages vues par semaine : plus de 5000

Nombre de pages vues : plus de 100000

Utilisation du moteur de recherche : plus de 10000 requêtes

Nombre de pages métier consultées : plus de 70000

Plus de 1400 fiches produit ont été créées

Nombre de pages : plus de 4800

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Lancement : les clés du succès

Le soutien du Top Management

L'implication des acteurs

➢ Vision et confiance en la réussite du projet

➢ Partenariat SI et Communication

➢ Transfert de compétences de 1er niveau entre Xwiki et Aelia

➢ Présentation aux équipes internes et formations des utilisateurs clés

L'importance du contenu

➢ 4000 pages en ligne au lancement

➢ Informations majoritairement business

Le budget

➢ Modèle open-source

➢ Investissement uniquement sur du conseil

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Lancement : les enseignements

Le Freeware est une réalité

➢ Pas de problème technique majeur au lancement

Le dialogue avec le fournisseur est essentiel

➢ Compréhension des besoins du client

➢ Connaissance des possibilités techniques liées à l'outil

La construction du site doit être pensée

➢ En fonction de son « usage »

➢ Bien amont du lancement

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Running : les clés du succès

La gouvernance

➢ Implication du Top management

➢ Objectifs du ROI

L'appropriation par les métiers

➢ Enrichissement quotidien d'informations business

➢ Arrêt des envois de fichiers par mail au profit d'une mise en ligne sur Aeliapedia

L'animation permanente interne

Le moteur de recherche

Le support de la DOSI

➢ Evolutions

➢ Bugs et questions techniques des utilisateurs

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Running : les enseignements

La génération Y favorise le développement du site et l'impose comme outil de travail aux autres collaborateurs

La vie du site nécessite un suivi régulier et une animation permanente auprès des contributeurs

Merci de votre attention !

Petit-déjeuner Aeliapedia – 28 mai 2009