agad 2º informe definitivo corregido
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Universidad de CaraboboFacultad de Ciencias Económicas y SocialesEscuela de Administración y Contaduría PúblicaCátedra de Análisis de Gestión AdministrativaSección 31Profesora Sara García
Integrantes:
Nayan Correa C.I. 15.105.759Katiuska Da Silva C.I. 12.108.538Yelitza Quintana C.I. 13.154.045Jorge García C.I. 7.090.980Mirna Tovar C.I. 15.259.020
El presente proyecto se enmarca dentro de los requerimientos de una auditoria
administrativa, en tanto que constituye un examen parcial de la organización objeto
de estudio con el propósito de verificar el nivel de desempeño en determinado sector
de la empresa. La empresa analizada funciona a través de grupos de trabajo que se
encuadran dentro de la estructura horizontal.
NATURALEZA
Constituye una Auditoria de Gestión, de operatividad administrativa de
carácter externo.
ALCANCE
La auditoria fue realizada en el departamento de administración, área de
finanzas, procesos pago a proveedores de la empresa Quicky-Lub.
ANTECEDENTES
Históricamente nunca se ha ejecutado ningún tipo de auditoria a las diferentes
áreas administrativas en esta organización.
ESTRATEGIAS CONDUCENTES AL DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Inicialmente se acordó una entrevista con la gerencia general a fin de
concertar los detalles del primer acercamiento del equipo auditor a la empresa. En esa
oportunidad se pudo constatar claramente las características, procesos
administrativos, relaciones laborales, políticas organizacionales, entre otros. Esta
experiencia le permitió al equipo precisar el área en la cual se debía enfocar el
estudio, es decir, el proceso de pago a los proveedores en el departamento de
administración.
OBJETIVO GENERAL
Observar y analizar la eficacia de la Gestión, tanto individual como colectiva,
dentro del departamento de administración; área de finanzas, procesos de pago a
proveedores de la empresa Quicky-Lub C.A.
JUSTIFICACIÓN
El proceso de cuentas por pagar juega, para la empresa, un importante papel,
pues repercute en el cumplimiento de las políticas planteadas por la organización, al
igual que el nivel de inventario concebido. Asimismo, es de vital importancia para
mantener las buenas relaciones con los proveedores y así garantizar el despacho de
mercancías a tiempo todo con la finalidad de mantener el rendimiento general de la
organización.
ACCIONES INICIALES
1.- Aceptación de trabajo investigativo dentro de la empresa Quicky-Lub C.A.
Estrategia:
Entrega de carta de propósitos de la investigación a la Gerencia de la
empresa.
Actividades:
1.01.01.- Conversación informal con el gerente de RRHH para la introducción
en el tema de la auditoria a realizar.
1.01.02.- Planificación de la auditoria.
2.- Iniciar el proceso de observación directa del área de estudio.
Estrategias:
2.01.- Realización de entrevistas no estructuradas y revisión de los procesos
pertinentes al área que se examina.
Actividades:
2.01.01Revision del clima organizacional.
2.01.01.01 Observar estructura física y distribución del espacio.
2.01.01.02 Disposición de los recursos humanos del área investigada.
3.-Requerimiento a la dirección del material de normas y procedimientos
Estrategia:
3.01. Inspección de la descripción de cargos y políticas de la empresa.
Actividades:
3.01.01 Análisis de las normas y procedimientos del área con respectos al
tema auditado.
3.01.02 Análisis de los datos obtenidos en objetivos anteriores
RECURSOS
Dado el tamaño de la organización y del área a examinar, el equipo consultor
consideró suficiente la participación activa de dos de sus integrantes, con lo cual se
obtiene una considerable reducción de los costos generales de la operación.
Recursos humanos:
Se contó con el apoyo de todo el personal que labora en el departamento
administrativo, así como también con el sustento del personal del área de sistemas.
Recursos materiales:
En acuerdo previo con la empresa se tuvo la disposición, por parte de ellos, de
todo el material que fuera necesario para el desarrollo del proceso. Entre los recursos
usados se encuentra: escritorio, equipos de oficina, fax, computadoras con acceso a
Internet, impresoras, fotocopiadora, encuadernadora y papelería en general.
Recursos institucionales: Acceso al departamento de administración;
Área de finanzas, proceso de pago a proveedores.
Estimación presupuestaria
General: 40 horas (8 días por 5 horas diarias) por Bs. 45.000= Bs. 1.800.000
Especifica: (sueldo de cada auditor) = 1.800.000/2 =Bs. 900.000 c/u
RESULTADOS ESPERADOS
Se espera optimizar la dinámica establecida por la empresa en el área de
finanzas y procesos de pago a proveedores de la empresa Quicky-Lub C.A., para
consolidar la superación de las expectativas de sus clientes por la vía de la
asimilación de la experiencia de la auditoria.
PROGRAMA DE TRABAJO
IDENTIFICACION
Auditoría de Gestión, de operatividad administrativa de carácter externo,
aplicada a la empresa Quicky-Lub.
RESPONSABLES
Nayan Correa
Katiuska Da Silva
Yelitza Quintana
Jorge García
Mirna Tovar
ÁREAS
La auditoria antes mencionada se realizará dentro de las instalaciones de la
empresa Quicky-Lub C.A. a fin de observar y estudiar los procesos administrativos
relacionados con el proceso de pago a proveedores.
ACTIVIDADES
1.- identificación de la organización
2.- Reunión inicial
3.- Observación directa del área de estudio
4.- Revisión de todo el material requerido
5.- Encuesta al personal, examen y evaluación de la información requerida
6.- Realización del informe final
7.- Entrega y discusión del informe
FASES
1.- Observación
2.- Revisión
3.- Evaluación
4.- Realización del informe.
5.- Entrega y discusión del informe
CALENDARIO EN REPRESENTACIÓN GRÁFICA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD MARZO
1 al
6
7 al
13
14 al
20
21 al
27
28 al
31
Identificación de la organización
Reunión inicial
Observación directa del área de estudio
Revisión de todo el material requerido
Diseño y validación del instrumento
Aplicación del instrumento
Tabulación de la data recolectada
Evaluación de la información obtenida
Determinación de necesidades
Análisis de las normas y procedimientos
Elaboración de matriz DOFA
Realización del informe final
Entrega y discusión del informe final
FORMATO DE TRABAJO
FECHA HORA
ACTIVIDAD DESARROLLADA
RESULTADOS OBTENIDOS
ANÁLISIS DE LOS
RESULTADOS
REPORTE DE AVANCES
En la conversación informal, iniciada la primera semana con el personal, se
permitirá valorar en forma somera el desnivel apreciado en el problema que será
objeto de investigación.
En la segunda semana se planificará la auditoria y se realizará el instrumento
que permitirá poner en claro la verdadera situación actual de la organización,
posteriormente se aprobará y validará el instrumento.
En la tercera Semana se aplicará el instrumento que definirá la situación real
de los procesos de pago y se procederá a la tabulación de los datos obtenidos.
En la cuarta semana se establecerá el cuadro de necesidades de la
organización en base a los objetivos propuestos por la auditoría, también se realizará
un estudio a las normas y análisis de los procedimientos, finalizando con la
elaboración de una matriz DOFA para representar las debilidades y fortalezas del área
analizada.
Por ultimo en la quinta semana se entregará el informe final con los resultados
del estudio, conclusiones y recomendaciones para su discusión.
PERIODICIDAD
Se estima que al menos una vez por semana se llevarán reportes de las
actividades relacionadas con la auditoria llevada a cabo, concordando de este modo la
entrega de los reportes con el cronograma pautado semanalmente
IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
Razón Social: Quicky Lub
Figura Jurídica: Lubricorp, C.A
Ubicación: Av. Universidad, Urb. La Granja, C.C. Omnicentro, PB-01.
Tamaño de la empresa: Mediana.
Sector de Actividad: Lubricación de Vehículos.
Naturaleza de las Operaciones: a nivel nacional.
MISIÓN:
Proporcionar el mejor Servicio de Cambio de Aceite Rápido, garantizando
que cada vehículo reciba el mantenimiento preventivo indicado, a través de
productos y servicios de calidad excepcional, suministrados con integridad y
profesionalismo por personas comprometidas en alcanzar cada día los mas altos
estándares de excelencia, conformando un ambiente cooperativo en el que siempre
superemos las expectativas de nuestros clientes.
VISIÓN:
Llegar a ser el mejor establecimiento en servicio de cambio de aceite en el
país, para garantizarles a nuestros clientes el mejor trato para su vehículo, contando
con la más alta tecnología, el personal más preparado y capacitado y los productos
de más alta calidad.
RESUMEN DE LAS ACCIONES DE LA INVESTIGACIÓN
Inicialmente se identificó y localizó la empresa y el área a observar. En este
sentido se hizo contacto con la gerencia de Quicky-Lub C.A. a fin de obtener la
respectiva autorización para realizar la auditoría. Una vez obtenida la misma, en una
entrevista abierta y de franca colaboración por parte de la empresa, se le proporcionó
al grupo auditor-consultor, un cúmulo de material-documental con el cual se iniciaría
el proceso de conocimiento e inducción de la organización.
Concretados los primeros contactos con la gerencia, se coordinó con esta un
breve lapso de entrevistas no estructuradas con los directivos y los empleados, esto
con el propósito de sondear aspectos como: el clima organizacional, roces laborales,
estructura administrativa, planta física, y equipos, entre otros. En este punto se
detectó cierta disconformidad en cuanto al rendimiento del recurso humano, influido
principalmente por el desconocimiento de las normas que implican las labores a
realizar, el uso ineficiente del tiempo para las mismas, y la carencia de manuales de
descripción de cargos y procedimientos.
Este panorama sirvió para que el grupo auditor-consultor detectara la
necesidad de que el recurso humano de la organización precisara de manuales antes
mencionados.
Seguidamente se aplicó el aplicó el instrumento diseñado por el grupo auditor-
consultor a fin comprobar de manera objetiva el prediagnóstico del equipo. Se
contempló la aplicación del cuestionario a todo el personal de la organización, dadas
las implicaciones del área de recursos humanos dentro de la organización.
Posteriormente se procedió al análisis del material recolectado; se discutió,
dentro del grupo la relevancia en detalle de dicho material con sus correctivos y se
elaboró el informe escrito, con sus respectivas conclusiones y recomendaciones
dirigidas a la gerencia quien las considerará en su futura toma de decisiones.
SELECCIÓNSELECCIÓN YY APLICACIÓNAPLICACIÓN DELDEL INSTRUMENTOINSTRUMENTO
Por el cuadro de elementos inherentes a los procesos personalizados de la
empresa QUICKY LUB C. A., se empleó la observación directa, a la vez que se
aplicó paralelamente un instrumento tipo cuestionario, de preguntas cerradas, en
escala tipo Likert, consistente de quince preguntas, cuyo propósito era tratar de
revelar respuestas que nos permitan llegar a conclusiones definitivas para detectar los
problemas de la organización. La estructura fue validada por el cuerpo auditor, quien
certificó la pertinencia del contenido de la misma con el área de Administración y
Finanzas, entre otros aspectos relacionados.
Los cuestionarios fueron aplicados a través del “contacto directo” a un
universo de 12 empleados. En tal sentido fue empleado el instrumento en los
miembros del departamento de la empresa QUICKY LUB C. A., conservando el
anonimato de quien los contestara, por lo tanto se aseguró cierta objetividad en las
apreciaciones obtenidas.
AANÁLISISNÁLISIS YY OBSERVACIONESOBSERVACIONES DEDE LOSLOS DATOSDATOS RECOLECTADOSRECOLECTADOS
Seguidamente a la aplicación del cuestionario, y evaluadas las respuestas del
mismo, se confirmó lo expresado en el diagnóstico previo realizado por los auditores-
consultores en los días iniciales del proceso. Se señaló en aquella ocasión que el
origen de la falla en el área de finanzas, específicamente en el proceso pago a
proveedores de la empresa QUICKY LUB C. A., se encontraba en la falta o carencia
de manuales de descripción de cargos, de procedimientos y normativas formales para
el proceso en sí, de pago a proveedores. Para ello es necesario observar los resultados
obtenidos de la revisión y observación de todo el proceso desde que se recibe la
factura hasta que se realiza el pago respectivo, se observó que en muchos casos las
referencias fiscales (RIF, NIT, Razón social) son inexactas.
Otro de los aspectos observados son los anticipos a socios realizados
eventualmente, esto influye ocasionalmente en el retardo del pago a los proveedores,
ya que se ve disminuida la liquidez de la empresa y se afecta a su vez la solvencia de
la organización. La mayoría de los encuestados opinó que no existía manual de
procedimientos para los empleados ni para los procesos a realizar. Por tanto se debe
establecer como causa principal de turbulencia dentro de las relaciones laborales y
procesos administrativos en QUICKY LUB C. A. la falta de un programa de
clasificación y evaluación de procesos y la no existencia de manuales de
procedimientos para las tareas a realizar. Tal apreciación nos podría aproximar de
manera crítica, a una posible desorganización, al no existir lineamientos claros de lo
que debe realizarse y cómo hacerlo. Estos son puntos neurálgicos en la operatividad
de cualquier empresa. Actuar sobre estos aspectos lo más pronto posible es crucial
para el futuro inmediato de QUICKY LUB C. A.
Igualmente los resultados revelaron problemas en la organización a nivel de
herramientas tecnológicas implementadas, medios, y otros recursos necesarios para
realizar los trabajos. Esto induce a pensar que existe un problema en el área
tecnológica de la empresa, puesto que un grupo de trabajadores manifiesta
disconformidad en este aspecto a pesar de ser minoría, razón esta que no invalida sus
puntos de vista, por el contrario deben utilizarse para lograr la mejora continua de la
empresa.
Para un conocimiento más profundo de esta situación es necesaria la
aplicación de nuevos instrumentos que arrojen información mucho más precisa de las
carencias antes señaladas. Esto se motiva en que ningún juicio o apreciación debe
sustentarse en tan poca información, a más carencia de elementos, mayor
probabilidad de error, y mucho más cuando este conjunto de datos e información fue
obtenido por medio de una revisión y encuesta que sólo buscaba sondear las
problemáticas presentes en QUICKY LUB C. A. Por lo tanto la principal estrategia
en pro de la solución de esta situación, debe tener como punto de partida un análisis
más profundo de la organización enfocado en los mencionados aspectos.
EESTRATEGIASTRATEGIA O ORGANIZACIONALRGANIZACIONAL PROPUESTAPROPUESTA PORPOR ELEL EQUIPOEQUIPO AUDITORAUDITOR
Partiendo de las limitaciones de tiempo y profundidad y las condiciones de
trabajo en QUICKY LUB C. A., en cuanto a las actividades realizadas por el equipo
auditor; los integrantes consideran que la mejor manera de plantear un aporte
concreto a la situación organizacional, en función de los principios que sustentan la
actividad del consultor gerencial, es a través la realización de una matriz FODA
(fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). Por medio de esta ha sido
posible concentrar los aspectos más importantes que afectan el desempeño colectivo e
individual de los empleados en QUICKY LUBI C. A., y por ende de toda la empresa.
Se acompaña a su vez tal estrategia, con unas recomendaciones y plan de
acción, con el cual se nutre o enriquece la posición establecida por los auditores-
consultores. Entiéndase en este punto que toda solución pensada y planteada, ha sido
fundamentada en criterios gerenciales contemporáneos, donde el papel del consultor
gerencial cobra sentido en tanto exista una seria disposición entre la directiva de la
organización en cuestión.
RRECOMENDACIONESECOMENDACIONES YY P PLANLAN DEDE ACCIÓNACCIÓN
Estrategia FO
“Realizar programas informativos al área de Administración y Finanzas, para
informar la importancia de la existencia de sistemas de manuales y procedimientos”
A través de cursos y conferencias, los cuales serán impartidos en el salón de
conferencias de la organización y van dirigidos al personal que labora en el área de
Administración y Finanzas de la empresa QUICKY LUB C. A. Dichas actividades
serán realizadas por un especialista en la materia, el cual llevará a cabo en tres
conferencias, cursos o talleres las actividades de inducción necesaria para cumplir
con las estrategias propuestas.
El jefe de dirección y director del departamento, dividirá a su personal para la
asistencia a las actividades programadas, garantizando de esta manera que no se
paralicen los procesos normales del departamento. El propósito de esta labor es lograr
la concientización del personal acerca de las ventajas que de contar con los manuales
de sistemas y procedimientos al momento de realizar un trabajo, lo cual repercute en
la eficiencia y la eficacia del mismo en virtud de haberse hecho de una mejor manera
y en corto tiempo.
Estrategia DO
“Elaborar manuales de procedimientos orientados no sólo al logro eficiente de las
tareas, sino a los procesos para optimizar el uso del tiempo de la organización”
Esta misión se puede delegar en un empleado o grupo de tres, los más
capacitados en cuanto a destrezas y conocimiento de la empresa, para que se
dediquen a la elaboración del mencionado manual, atacando de este modo el núcleo
del problema detectado en QUICKY LUB C. A., y educar a los miembros de la
organización con respecto a deberes formales y procesos, para optimizar de esta
manera el recurso humano, tecnológico y material.
Estrategia FA
“Diseñar planes estratégicos utilizando el capital intelectual, para mantenerse
competitivos en el mercado”
Aprovechar al máximo la capacidad de la empresa para generar conocimiento
a partir del estudio técnico de procesos, trabajo, tareas, servicios, mantenimientos y
cada una de las obligaciones con los clientes; haciendo hincapié en el valor agregado
que los empleados aportan al trabajo. A partir de allí elaborar planes con visión
estratégica, orientados a cumplir la visión de QUICKY LUB C. A.
Estrategia DA
“Realizar un estudio que le permita al área de Administración y Finanzas demostrar
a la alta gerencia la importancia de la existencia de adecuados sistemas y manuales
de procedimientos”
Dicho estudio sería generado por una asesora especializada, que aplique la
figura del coach especializado en sistemas y procedimientos aplicado a
organizaciones dedicadas a la construcción y mantenimiento de infraestructuras e
instalaciones varias. De modo que se internaliza el valor de cumplir con los procesos
formales orientados a la realización de las tareas cotidianas.
Las acciones de este grupo coach, pueden conjugarse perfectamente en
consenso con las actividades del equipo auditor-consultor, logrando de esta manera
coordinar los esfuerzos previos tendientes a la mejora de la situación interna en
QUICKY LUB C. A. Por lo demás se lograría ahorrar tiempo en estudios ya
realizados que, gustosamente, el grupo auditor-consultor le podría suministrar al
equipo encargado del coaching.
BBIBLIOGRAFÍAIBLIOGRAFÍA
RUIZ ROA, José. Fundamentos para el Análisis de Gestión Administrativa. Editorial
Panapo. Caracas 1998.