El sistema para bibliotecas, completamente integrado, ALEPH 500 es líder en el mercado de automatización de bibliotecas. Esta completa solución, avanzada y basada en estándares industriales, refleja la filosofía de Ex Libris de flexibilidad y facilidad de uso. Basado en Oracle®, el sistema ALEPH 500 ofrece soporte completo de Unicode, administración de reportes con XML y enlaces API hacia otras aplicaciones de primera línea. Cuatro generaciones de diseño de ALEPH 500 desarrolladas en más de dos décadas, han producido clientes leales en todo el mundo. Más de 1.800 sistemas ALEPH están actualmente instalados en bibliotecas y consorcios de 50 países. En el siempre evolucionante mundo de la automatización de bibliotecas, Ex Libris ofrece a su organización la solución perfecta. En ALEPH 500 Usted encontrará: Flexibilidad: Los componentes modulares pueden adaptarse para cumplir los requerimientos de su institución o consorcio. Facilidad al usar: Los flujos de trabajo amigables e interfases gráficas intuitivas incrementan la eficiencia del personal staff y de los usuarios. Personalización: Los componentes modificables permiten a las bibliotecas y consorcios de cualquier tamaño, crear su propio sistema de administración. En este contexto se tienen en cuenta las mayores exigencias aplicadas a todo tipo de biblioteca. Abierto: Basado en estándares industriales como Open URL, XML, OAI, NCIP y ODBC, los productos de Ex Libris ofrecen lo último en capacidad para compartir recursos, completa conectividad e interacción transparente con otros sistemas y bases de datos. La arquitectura de ALEPH 500 incluye clientes staff basados en Microsoft® Windows®; navegadores web para el público y servidores/clientes Z39.50 para búsqueda y recuperación remota. Multilingüe: El soporte completo de Unicode ofrece capacidades de texto multi-direccional y de múltiples juegos de caracteres. Confiable: La inherente estructura cliente/servidor multicapas garantiza que ALEPH 500 satisfará sus necesidades actuales y en el futuro.

Arquitectura Multi Nivel

OPAC WEB Nuestro OPAC Web, sofisticado y fácil de utilizar, funciona como la entrada para el usuario al sistema ALEPH 500. Como está basado en páginas HTML, puede personalizarse para adecuarse a las especificaciones de su biblioteca. Como solo se requiere un navegador estándar para la web en la estación de trabajo del usuario, el OPAC ofrece acceso a la información de la biblioteca a cualquier hora y desde cualquier lugar, aún durante los procedimientos de respaldo del sistema y generación de reportes. Los usuarios descubrirán que buscar materiales que existen en su biblioteca o en otras instituciones, o simplemente verificar su registro en la biblioteca, no requiere mayor esfuerzo. Poderosas y directas herramientas de búsqueda ofrecen a los usuarios la opción de elegir búsquedas básicas o avanzadas, así como un número ilimitado de índices de palabras y alfabéticos. Su biblioteca puede utilizar los índices estándar proporcionados con ALEPH 500 o definir su propio conjunto de puntos de acceso. El sistema completamente integrado ALEPH 500 soporta funcionalidad de Préstamo Interbibliotecario ISO. Esto permite a los usuarios el acceso a recursos electrónicos y en Internet a través de los campos de enlace basado en MARC y una función de búsqueda Z39.50. Utilizando la tecnología de enlaces sensibles de contexto, SFXTM de Ex Libris, ganadora de reconocimientos, los

usuarios pueden conectarse a los servicios definidos por la biblioteca. Estos servicios, creados dinámicamente, pueden incluir enlaces hacia bases de datos de referencia, recursos basados en web, depósitos locales de información, texto completo de una publicación electrónica y un rango de otros servicios. ADAM, el Modulo de Recursos Digitales de ALEPH, permite a las bibliotecas administrar recursos digitales y sus metadatos asociados dentro del ambiente de ALEPH 500. Esta extensa y mejorada propuesta, soporta bibliotecas a medida que se insertan en el nuevo ambiente de la integración de materiales bibliográficos en el cual los libros y publicaciones seriadas coexisten con video, imagen y sonido. Su biblioteca ahora puede ofrecer a los usuarios contenido integrado incluyendo material digital y registros bibliográficos tradicionales. El mejorado OPAC Web de ALEPH 500 permitirá a los usuarios recorrer índices de metadatos, realizar búsquedas de texto completo de material textual y recuperar y ver objetos digitales con facilidad. Una vista miniatura o icono indica el tipo de material disponible. La biblioteca puede agregar los derechos técnicos y metadatos de conservación relevantes. Basado en Unicode, ALEPH 500 ofrece soporte multi-lenguaje y multi-script. Su biblioteca puede seleccionar entre 20 opciones para el idioma de la interfaz.

Los usuarios de ALEPH 500 pueden interactuar con el sistema en cualquiera de los idiomas seleccionados por su biblioteca y cambiar el idioma de la interfaz en cualquier momento. Una vez especificado, este lenguaje se vincula al registro del usuario en la biblioteca; después, todas las funciones de la biblioteca se llevan a cabo en el idioma preferido del usuario. Un conjunto completo de características poderosas permiten a los usuarios ejecutar una variedad de tareas con facilidad:

• Ver los préstamos actuales y renovar materiales, de acuerdo a las políticas de circulación de la biblioteca.

• Solicitar material utilizando funciones como reserva, entrega de

documentos, y préstamo interbibliotecario.

• Ver historial de préstamos.

• Definir un idioma de interfaz y un formato de despliegue de registros por omisión.

• Guardar resultados de búsquedas específicas y estrategias de búsqueda

en un estante electrónico personal para fu futura recuperación y enviar esta información por correo electrónico a otras partes interesadas.

• Definir múltiples perfiles para DSI (Diseminación Selectiva de

Información). El servicio de DSI notifica a los usuarios acerca de la disponibilidad de nuevas publicaciones de interés para ellos.

CATALOGACION El módulo de catalogación de ALEPH 500 integra funciones de catalogación con todos los demás aspectos del sistema. Al interactuar con las utilerías bibliográficas mayores, los datos son almacenados en Unicode. El sistema soporta una variedad de formatos MARC y formatos No-MARC simultáneamente, ofreciendo a los usuarios una sola base de datos y al personal la posibilidad de definir libremente campos locales con su correspondiente validación e indexación. Esta adopción de estándares de catalogación asegura la compatibilidad hoy en día, mientras que se prepara el camino para la implementación de nuevos estándares como el FRBR. Para alcanzar eficiencia en la catalogación, las instituciones pueden optar por utilizar las plantillas de catalogación estándares de ALEPH 500 o sus propias plantillas personalizadas. Existen combinaciones de teclas de acceso rápido diseñadas específicamente para minimizar el número de clicks del mouse para contribuir a una rápida captura de datos. Las funciones tipo procesamiento de texto aceleran el flujo de trabajo de catalogación. Las rutinas de arreglos definidas por la biblioteca agilizan el flujo de trabajo ya que generan automáticamente datos de catalogación. ALEPH 500 verifica y valida los registros cuando son guardados y mantiene mensajes en una bitácora para darles seguimiento.

La indexación se realiza en tiempo real y así los beneficios de catalogación son obtenidos inmediatamente y los nuevos registros catalográficos están disponibles instantáneamente para los usuarios en el OPAC Web. Se pueden importar registros y datos de proveedores, utilerías bibliográficas (OCLC y RLIN) y registros de otras bibliotecas a través de programas cargadores o a través del protocolo Z39.50. El mantenimiento de la base de datos en producción se facilita ya que el personal de la biblioteca puede consultar los archivos de autoridades, hacer búsquedas en el catálogo, importar y exportar registros desde bases de datos externas, editar registros múltiples, utilizar técnicas de copiado y pegado, e indexar cualquier etiqueta del registro bibliográfico. El control de autoridades ayuda a mantener una base de datos de alta calidad. Combinando ADAM con el robusto módulo de catalogación de ALEPH 500, su biblioteca puede administrar el rango completo de libros digitales, publicaciones seriadas, videos, imágenes y sonido. Su personal crea datos bibliográficos asociados en el formato MARC de su elección y agrega derechos técnicos pertinentes y metadatos de conservación. CARACTERISTICAS

• Valida datos de campos fijos por registro, etiqueta o subcampo.

• Soporta cambios globales en las bases de datos por campo, subcampo, o palabra específica.

• Reporta los registros a ser cambiados, basados en criterios definidos por

los bibliotecarios.

• Busca archivos de autoridades locales y remotos dentro del ambiente de catalogación.

• Crea y mantiene ligas entre registros de autoridades y bibliográficos

automáticamente.

• Genera reportes para administrar la integración de registros de autoridades y bibliográficos.

ADQUISICIONES Y SERIADAS ADQUISICIONES La funcionalidad de apuntar y dar clic del módulo de Adquisiciones/Seriadas de ALEPH 500 reduce el esfuerzo de navegación al tiempo que la integración transparente hace que los procesos de ordenar, facturar, reclamar y recibir todo el material, sean fáciles y eficientes. El formato de la orden de Adquisiciones/Seriadas, permite al personal especificar el tipo de solicitud predefinido por la biblioteca (monografías, seriadas, u órdenes abiertas) y determinar el texto que se incluirá en el formato de la orden de compra. Las órdenes pueden generarse en línea o en lotes. El cada vez mas común uso de protocolos EDI (Intercambio de datos electrónicos) en ALEPH 500 agiliza las funciones de adquisición (ordenes, facturas y reclamos). El sistema también incluye una gama completa de opciones para crear ligas a sistemas de información financiera de instituciones.

ALEPH 500 soporta una estructura de presupuestos jerárquica con un rango ilimitado de presupuestos y tipos de presupuestos (tales como donaciones, concesiones y presupuestos departamentales). Un mecanismo sofisticado y seguro controla el acceso a los presupuestos en una base individual o global. ALEPH 500 realiza conversiones de monedas extranjeras a moneda local. El componente de facturación permite a las instituciones generar reportes del impuesto al valor agregado de acuerdo a las regulaciones locales. CARACTERISTICAS Ordenes

• Opcionalmente genera registros de ítem cuando el personal crea las órdenes.

• Crea una bitácora de órdenes que registra todas las actividades

relacionadas a órdenes, recepción y facturación. La bitácora incluye la fecha, hora y nombre de la persona que realiza la operación.

• Aplaza las órdenes cuando los costos no son cubiertos por el

presupuesto. Facturas

• Proporciona acceso a la información de proveedores, presupuestos, órdenes de compra y formatos de recepción.

• Calcula automáticamente los descuentos para cada orden de la factura.

Reclamos

• Se generan electrónicamente o se imprimen de acuerdo a parámetros definidos por la biblioteca.

• Se generan automáticamente para monografías y primeros fascículos de

suscripciones seriadas de acuerdo a los valores predefinidos para tipo de material, tipo de orden y metodo de envío.

• Son generados en intervalos definidos por la biblioteca, pueden ser

configurados de acuerdo el proveedor y/o tipo de material.

SERIADAS El módulo de Adquisiciones / Seriadas ofrece al personal acceso transparente a datos bibliográficos y de acervos, así como a información de órdenes, fondos y proveedores. El personal puede acceder a la información de las publicaciones seriadas utilizando una variedad de puntos de indexación definidos por la biblioteca, incluyendo SICI, ISSN, palabras clave y títulos. El sistema soporta el estándar MARC21 para patrones de predicción y proporciona la opción de recepción instantánea para la mayoría de publicaciones no predecibles. A los nuevos clientes de ALEPH 500 se les ofrece la opción de importar patrones de publicaciones existentes definidos en otros sitios ALEH 500. Una vez establecidos estos patrones de preedición, pueden ser fácilmente modificados para adecuarse a publicaciones irregulares. Las funciones de ruteo incluyen listas múltiples para una sola copia de un titulo y rastreo de ejemplares enrutados a través del modulo de circulación. Cuando se devuelve un fascículo, se imprime automáticamente un comprobante de ruta con los rectores registrados. ALEPH 500 interactúa con dos de los mas grandes programas de encuadernación en uso, ABLETH y LARS/LINCPlus. El Personal puede crear nuevos registros de ítem para volúmenes encuadernados, seleccionar ejemplares individuales al libro recientemente encuadernado y asignar nuevos códigos de barras. ALEPH 500 actualiza automáticamente el estatus de los ejemplares en envíos a encuadernación. Las devoluciones de todos los ítems en un envío a encuadernación o los ítems individuales se registran en un procedimiento de un solo paso. ALEPH 500 actualiza automáticamente la información de los acervos cuando una publicación seriada se reporta como encuadernada. CARACTERISTICAS

• La recepción de fascículos puede ser centralizada o descentralizada.

• Los cambios hechos en el estado de la suscripción (como las cancelaciones) se reflejan automáticamente en el número de copias esperadas.

• ALEPH 500 puede “deshacer” el estatus de fascículos recibidos

erróneamente.

• Pueden definirse categorías como faltante, dañado, perdido o atrasado.

• El sistema genera automáticamente mensajes del estado de la

suscripción para el OPAC a través de valores codificados en la etiqueta 008 de los registros MARC Holdings.

CIRCULACION El ágil y preciso módulo de circulación, permite a los bibliotecarios acceder a todas las funciones con un simple clic o un comando del teclado equivalente. Esta característica agiliza el flujo de trabajo, aumentando la precisión y la eficiencia. Para determinar la fecha y hora de vencimiento, la política de préstamo flexible del modulo toma en cuenta el estatus del usuario definido por la biblioteca y el calendario así como la ubicación de los ejemplares. El sistema verifica instantáneamente las sanciones del usuario y las solicitudes de los ejemplares asegurando el manejo adecuado de los materiales.

Un sistema integrado de manejo de dinero despliega las multas y otras transacciones de efectivo definidas por la biblioteca y permite concluirlas rápidamente. Los pagos pueden ser totales, parciales, o pueden cancelarse por el personal autorizado. Un registro de auditoria detallado ofrece un monitoreo preciso de todas las transacciones de efectivo. Las multas y cuotas pueden intercambiarse con sistemas de contabilidad o de recaudación externos. ALEPH 500 permite administrar ejemplares de préstamo corto para periodos tan breves como 30 minutos y permite préstamos cortos fijos y dinámicos. Dependiendo de las políticas de la biblioteca, los usuarios pueden hacer reservas avanzadas de ejemplares incluidos en un calendario definido por la biblioteca. La reserva avanzada de Materiales en ALEPH 500 permite a sus usuarios apartar material de la biblioteca para horarios específicos. Los usuarios estarán complacidos de saber que las solicitudes de reserva avanzada tienen prioridad sobre las solicitudes regulares y que las fechas de inicio y vencimiento de préstamos son lo suficientemente flexibles para adecuarse a sus necesidades específicas. Los permisos para hacer reservas avanzadas dependen del estatus de los ejemplares y del usuario. Las funciones de reserva y lectura de cursos proporcionan acceso tanto a materiales de reserva de cursos tradicional como electrónicos. Estas funciones incluyen herramientas para administrar colecciones de reserva de cursos y para crear y actualizar listas de lecturas de cursos. La interfaz de Lecturas de Curso, disponible para los usuarios a través del OPAC Web, permite acceso a través de varios índices, incluyendo datos bibliográficos, nombre del curso, numero de curso y nombre del instructor. ALEPH 500 soporta un sofisticado sub-módulo de Sala de Lectura que registra los materiales prestados a usuarios para uso en la Sala de Lectura. Esta funcionalidad administra la transferencia de materiales desde la estantería cerrada a la sala de lectura y dentro de la sala de lectura. La circulación fuera de línea integrada asegura que el trabajo en la biblioteca continúa discretamente aún cuando se interrumpe la conexión con el servidor. Las transacciones de préstamo y devolución pueden ser registradas y guardadas en un archivo local de la estación de trabajo. ALEPH 500 interactúa con dispositivos compatibles con SIP2 como el de auto préstamo (self-check) y renovación telefónica. Existen enlaces adicionales disponibles para transacciones como pagos electrónicos y RIFD. La función de auto préstamo verifica el estado del usuario y permite el préstamo y devolución de materiales sin la asistencia del personal de la biblioteca.

Las extensas estadísticas y reportes de Circulación son parte del sistema ALEPH 500, que ofrece e incluye estadísticas de uso local. El ALEPH Report Center (ARC) de ALEPH 500 ofrece a los usuarios un ambiente funcional de reportes y filtros. CARACTERISTICAS

• Permite la solicitud de fotocopias.

• Producción de avisos completamente configurables.

• Creación discreta de registros de usuarios desde otros formatos, a manera de importación.

• Soporta un ambiente de consorcios a través de registros de usuarios

jerárquicos.

• Facilidades para circulación de material fuera de línea.

Los bibliotecarios encontrarán la información operacional, en un formato de reporte muy accesible. Diferenciar los datos operacionales y la generación de reportes de un ambiente para el análisis se vuelve una tarea fácil y rápida. ARC es un centro de reportes basado en WEB, un ambiente de consultas y generación de estadísticas sobre la información contenida en el sistema ALEPH 500. Esto le permite tener acceso a las estadísticas Ad hoc, sobre cualquier aspecto en su biblioteca o institución. ARC está integrado con el novedoso software Cognos ReportNet(TM), que es fácil de administrar y puede ser integrado para cualquier ambiente o uso dentro de la biblioteca.

Características principales: ARC viene con una selección de 86 reportes predefinidos y de estadística, usando las fuentes de datos dentro de los módulos del sistema ALEPH. El cliente WEB de escritorio podrá personalizar estos reportes predefinidos de ALEPH y guardarlos para el futuro uso de la biblioteca. ARC también incluye un conjunto de herramientas que le proporcionará el ambiente requerido para crear y generar informes específicos de biblioteca. El centro de Reportes ARC, está basado en un conjunto adaptable y reglas definidas por la biblioteca, y de los tres componentes principales: Extracción, Transformación y Carga (ETL) - Este componente extrae e integra los datos de todas las tablas Oracle(R) de ALEPH y los transforma en una estructura clara para definir reportes y lenguajes dentro de la biblioteca. Almacenamiento - Este componente mantiene y administra los datos integrados y transformados, recibidos desde el componente ETL. Acceso - El personal de biblioteca usa este componente para buscar y analizar los datos almacenados para generar reportes personalizados y de estadística. PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO (PIB) ALEPH 500 incluye un módulo de préstamo interbibliotecario (PIB) totalmente integrado, compatible con el protocolo ISO 10160/10161 y el perfil de la compañía IPIG. Integrado con los módulos de Circulación y OPAC Web, los servicios del PIB aceptan solicitudes de PIB hacia y desde otras bibliotecas. Los usuarios pueden usar el OPAC Web para hacer sus solicitudes y pueden verlas a través de la función de información para los usuarios del sistema. Todas las funciones de circulación están completamente integradas con el módulo de Circulación. Las funciones de PIB de ALEPH 500 se enlazan con otros productos de Ex Libris incluyendo Metalib y SFX. Cuando los usuarios hacen una solicitud a través de Metalib o SFX, ALEPH 500 los reconoce como usuarios de PIB, basado en sus atributos de usuario. Los usuarios pueden obtener material disponible en instituciones externas enviando la solicitud directamente a su biblioteca local.

Los reportes integrados ayudan a la biblioteca en el registro efectivo del uso de prestamos interbibliotecarios en el sistema.

Ex Libris www.exlibrisgroup.com Colombia Consultores Nacionales Asociados Ltda – CNA Ltda Carrera 15 Nº 86 A 31, Bogotá – Colombia Tel: (57+1) 6180224 -6180198 Fax: (57+1) 6180195 E-mail: carlos.mora@cnaltda.com.co