Alfresco End User Manual

Collaboration Functionality

This document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 License

DAFTAR ISI

1. Collaboration Functionality ..................................................................................................... 1

1.1 Create a Collaboration Site ............................................................................................... 1

1.2 Managing Site for Collaboration ....................................................................................... 3

Wiki ........................................................................................................................................ 4

Blog......................................................................................................................................... 5

Document Library ................................................................................................................... 7

Calendar ................................................................................................................................. 7

Forum Discussions .................................................................................................................. 9

Data Lists .............................................................................................................................. 11

Contact Us ....................................................................................................................................... i

License ............................................................................................................................................ ii

Disclaimer ...................................................................................................................................... iii

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 1

1. Collaboration Functionality

Pada bagian Collaboration Functionality ini akan dibahas tentang fitur-fitur yang terdapat pada

sebuah site di alfresco share, akan tetapi terlebih dahulu akan dibahas juga tentang pembuatan

dan pengelolaan sebuah site.

Sebuah site pada alfresco share dapat dikatakan sebagai suatu area kolaborasi untuk sebuah

project atau beberapa task yang sedang ditangani. Pada sebuah site terdapat beberapa halaman

yakni wiki, blog, document library, calendar, links, discussions, data lists, dan members.

Dengan adanya berbagai halaman fitur tersebut tim anda dapat melakukan hal berikut ini juga,

yakni:

- Berbagi serta mengelola konten

- Menjadwalkan dan mengelola rapat untuk suatu event

- Memiliki grup diskusi

- Menulis blog

- Berperan sebagai penulis konten secara online dan berbagi dengan yang lain melalui

sebuah wiki

1.1 Create a Collaboration Site

Anda dapat membuat sebuah site dari menu pada alfresco share jika anda memiliki hak akses

untuk melakukan hal tersebut. Untuk membuat sebuah site ikutilah petunjuk berikut ini, yakni:

1. Pada menu toolbar aplikasi alfresco share, pilih lah menu Create Site untuk membuat sebuah

collaboration site, dan akan tampil form seperti pada gambar dibawah ini untuk kemudian

dapat anda isi sesuai kebutuhan anda.

Penjelasan untuk setiap kolom yang akan diisi yakni sebagai berikut:

Name : Nama site yang akan dibuat

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 2

URL Name : Alamat site tersebut nantinya pada alfresco share, seperti url ini,

http://domain.com/share/page/site/<URL Name>/dashboard

Description : Penjelasan tentang isi site tersebut secara umum.

Type : Tipe site yang akan dibuat yakni collaboration site, untuk suatu kebutuhan

anda juga dapat menambah tipe site tersebut dengan sedikit kustomisasi pada level alfresco

developer.

Visibility : - Public, yakni site yang anda buat dapat diakses oleh beberapa member.

- Private, yakni site tersebut hanya dapat diakses oleh si pembuat site.

Gambar 1 Membuat sebuah site

2. Setelah anda mengklik pada tombol OK maka sebuah site akan muncul seperti pada gambar.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 3

Gambar 2 Halaman utama sebuah site

1.2 Managing Site for Collaboration

Pada halaman dashboard site yang anda buat akan ditampilkan semua informasi dan aktivitas

terkait dengan site tersebut. Akan tetapi, tampilan dashboard tersebut dapat dikustomisasi sesuai

kebutuhan oleh pembuat site.

Anda dapat mengkustomisasi dashboard dengan memilih menu Customize Dashboard pada sisi

kanan atas menu di halaman site anda, kemudian anda dapat menambah atau menghapus dashlet

yang sudah terpasang secara default.

Berikut ini akan dijelaskan apa dan bagaimana menggunakan fitur yang ada pada collaboration

site anda.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 4

Wiki

Wiki adalah sebuah halaman untuk anda berbagi informasi terkait project yang untuknya anda

membuat sebuah site tersebut. Beberapa hal yang dapat dilakukan pada wiki yakni sebagai

berikut.

1. Membuat sebuah halaman baru pada Wiki

Untuk membuat sebuah halaman pada wiki, berikut ini langkah yang dilakukan:

Pilih menu Wiki pada toolbar menu site anda.

Klik pada tombol New Page, akan muncul form seperti pada gambar berikut ini. Kemudian

anda dapat mengisi form tersebut dengan benar, seperti pada contoh.

Gambar 3 Membuat halaman pada wiki

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 5

Setelah mengklik tombol Save, anda akan dihadapkan pada halaman wiki yang telah anda buat

tersebut.

Berikut ini adalah gambar daftar halaman wiki pada sebuah site.

Gambar 4 Daftar Halaman wiki

Blog

Pada sebuah blog anda dapat berbagi informasi tentang apapun terkait project, anda dapat

membuat sebuah post baru untuk dibagi/dilihat oleh member lain pada site tersebut.

Untuk membuat sebuah blog klik Blog pada menu toolbar site anda kemudian lakukan langkah

berikut ini.

Klik pada menu New Post, dan akan tampil form untuk membuat sebuah post artikel seperti

pada gambar ini.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 6

Gambar 5 Membuat sebuah post pada blog

Setelah anda selesai mengisi form pembuatan sebuah post, kemudian anda dapat memilih

menu Publish Internally and Externally jika anda ingin hasil post artikel anda blog tersebut

dapat dilihat oleh member site. Sedangkan jika anda tidak ingin dilihat oleh orang lain, maka

anda dapat memilih Publish Internally ataupun pada pilihan lain anda dapat menyimpan post

tersebut sementara sebagai sebuah draft.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 7

Document Library

Pada document library yang ada pada sebuah site, Anda dapat mengunduh data content ataupun

menyimpan content yang berisi informasi terkait site kolaborasi yang ada. Untuk mengakses

document library ikuti petunjuk berikut ini.

Pastikan anda sudah berada pada sebuah site, misalnya pada site Simple ECM Project.

Pada toolbar menu utama klik pada Document Library untuk menampilkan halaman document

library pada site tersebut.

Secara default semua folder pada halaman tersebut akan ditampilkan, jika anda ingin

menyembunyikan folder yang ada disana, anda dapat meng-klik pada Hide Folders. Kemudian

anda dapat mengubah tampilan folder ataupun content yang ada disana dengan detail view

ataupun simple view. Jika anda ingin menyembunyikan folder, anda dapat meng-klik link

Show Folders.

Pada document library anda dapat meng-upload suatu content ataupun meng-create sebuah

content baru, yakni dengan meng-klik tombol Upload yang ada di menu atas halaman

tersebut.

Perhatikan gambar dibawah ini adalah tampilan utama sebuah document library.

Gambar 70 Tampilan utama halaman document library

Calendar

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 8

Dengan adanya kalender Anda dapat mengatur jadwal dan melakukan tracking terhadap event

yang berkaitan dengan site. Untuk mengakses kalendar Anda dapat mengklik pada menu Calendar

yang ada pada toolbar menu. Berikut ini adalah tampilan dari sebuah calendar pada sebuah site.

Gambar 6 Tampilan halaman kalender pada sebuah site

Untuk menambahkan sebuah event pada kalender anda dapat mengklik pada tombol Add Event

( ), kemudian akan tampil form untuk mengisi data event untuk tanggal tertentu yang anda pilih seperti pada gambar dibawah ini.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 9

Gambar 72 Tampilan Form untuk membuat sebuah event pada tanggal tertentu pada kalender

Forum Discussions

Dengan adanya sebuah forum discussions Anda dapat berdiskusi dengan member lain yang

terdaftar pada suatu site. Untuk melakukan diskusi umum tidak terpatok pada satu pembahasan

content dapat dilakukan pada sebuah halaman site kolaborasi di alfresco, yakni pada halaman

Discussion.

Untuk masuk ke halaman discussion, terlebih dahulu masuk ke halaman site tertentu

Kemudian akan ada menu Discussion disana, maka pilihlah menu discussion tersebut, seperti

pada gambar berikut ini.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 10

Gambar 73 Toolbar menu untuk memilih halaman diskusi

User bisa membuat beberapa topic diskusi untuk 1 space/content. Cara untuk membuat forum

diskusi terhadap space/content adalah sebagai berikut :

1. Pada halaman discussion tersebut pilihlah tombol new topic ( ), Masukkan

Subject dan Message lalu klik Create Topic

Gambar 7 Tampilan Create new topic

2. Untuk reply topic tersebut bisa dengan cara mengklik button Reply seperti gambar di bawah

berikut:

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 11

Gambar 8 Button Reply Topic

3. Secara default, posting terbaru adalah di bagian atas. Setelah user melakukan reply

tampilannya akan seperti berikut:

Gambar 9 Tampilan Posting

Data Lists

Pada alfresco share edisi 3.4d, Anda dapat menemukan halaman pengelolaan data lists ini. Pada

halaman data lists anda dapat membuat beberapa list data berdasarkan template data yang

tersedia pada daftar. Untuk membuat sebuah data lists ikuti petunjuk berikut ini.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 12

Pastikan Anda berada pada sebuah halaman site.

Pilihlah menu Data Lists, kemudian klik pada menu New Event seperti pada gambar dibawah

ini.

Gambar 10 Tampilan halaman data lists pada sebuah site

Kemudian akan tampil form serta daftar list yang memungkinkan anda buat pada site tersebut,

seperti pada gambar dibawah ini.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 13

Gambar 11 Form pembuatan sebuah data list

Setelah anda mengklik pada tombol submit, anda akan melihat list todo yang telah anda buat

di sidebar kiri halaman data lists tersebut. Kemudian jika anda mengklik pada nama list

tersebut, maka akan tampil deskripsi detail dari data list yang anda pilih tersebut seperti pada

gambar dibawah ini.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 14

Gambar 12 Tampilan data list pada sebuah site

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | i

Contact Us PT Softbless Solutions

Perkantoran Mitra Matraman Blok A2 No 11

Jl Matraman Raya No 148

Jakarta, 13150

Indonesia

Phone : (+62-21)85918058-59

Fax : (+62-21)85918059

Email : info@softbless.com

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | ii

License

This document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 License

Exception : if you want to use this document for governmental/education organization, you could

ask the softcopy version, and you could rebrand it for free. You could contact us at :

info@softbless.com

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iii

Disclaimer

By accessing this document, you deemed to have understood and agreed to all terms and conditions (disclaimer) applies in the use of this document, as listed below. Do not access this document or any page of this document if you do not agree with the following terms and conditions.

Please read all terms and conditions carefully.

Terms and conditions, can be revised by PT Softbless Solutions from time to time without notice.

Softbless not responsible for any damage caused and the impact if the material in this document is disseminated by the visitors of this document.

The material contained in this document may be a self-made materials, and / or materials taken from the work of others, and or free translation results from the other party's material. If the material in this document is taken or translate part or all of the other party's material, then the reference source will be listed.

Softbless not responsible for any errors and delays in updating data or information or any losses arising from actions related to the use of data / information presented on the document Softbless.com.

Softbless not responsible for the impact or any losses resulting from actions associated with the use of data and information contained in this document.

The material in this document is not sponsored by, supported by, or affiliated with Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal. Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal are trademarks or registered trademarks of Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal. We provide services for Liferay, Alfresco, SugarCRM, Drupal but we are not a registered partner of Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal.

Liferay, Liferay Portal, and the Liferay logo are trademarks or registered trademarks of Liferay, Inc., in the United States and other countries.

Alfresco and the Alfresco logo are registered trademarks of Alfresco Software Inc, in the United States and other countries.

Drupal is a Registered Trademark of Dries Buytaert.

Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iv

SugarCRM is a registered trademark of SugarCRM in the United States, the European Union and other countries.