als organisatie in shape met p3o - home - win · 2018-04-05 · wat bepaalt de keuze voor het...
TRANSCRIPT
ALS ORGANISATIE IN SHAPE MET P3O29-03-2018
Judith Engelberts
Programma:
1. P3O; wat en waarom?
2. Welk P3O modellen zijn er en welke past bij mijn organisatie?
3. Welke dienstverlenening kent het P3O? Matcht ons P3O model aan op onze P3O dienstverlening?
4. Hoe nu verder….
Keep in shape! 29 maart 2018 2
WAT IS P3O
Een model dat de veranderorganisatie helpt bij het maken van keuzes / beslissingen (decision enabling) en haar daarbij ondersteunt.
Keuzes hierbij zijn:
• Het permanent of tijdelijk inzetten van offices
• Het fysiek of virtueel inzetten van offices
• Centraal of lokaal aanbieden van de functies en services van deze offices
3Keep in shape! 29 maart 2018
WAAROM P3O
• Leidraad bij het bepalen van de benodigde P3O model voor een organisatie.
• Laat u stil staan bij de verschillende functies & de verschillende type offices.
• Helpt de toegevoegde waarde van het PMO aan te tonen m.b.v. business case tips.
P3O helpt organisaties bij:
• het samenstellen van de projectportefeuille welke aansluit op de strategie en het beleid van de organisatie
• het standaardiseren van processen en werkwijzen
• brengt transparantie door middel van een uniforme werkwijze en aandacht voor optimalisering en kennismanagement
4Keep in shape! 29 maart 2018
P30 MODELLEN
5Keep in shape! 29 maart 2018
JUISTE PROJECTEN DOEN
TOETS OP HAALBAARHEID
(KAN HET?)
VOORZIEN, ONTWIKKELEN
EN DELEN
REALISATIE OP DE JUISTE
WIJZE
WAT BEPAALT DE KEUZE VOOR HET MODEL?
6Keep in shape! 29 maart 2018
KEUZE P3O MODEL IS AFHANKELIJK VAN:
• DOEL VAN DE SPONSOR & DE VERANDERORGANSATIE
• DE BEHOEFTE VAN DE BUSINESS (KWALITEIT, KWANTITEIT, KOSTENREDUCTIE, ETC.)
• GROOTTE, COMPLEXITEIT & DUUR VAN DE PROJECTEN
• MATE VAN VOLWASSENHEID VAN DE ORGANISATIE
• VAARDIGHEDEN & BESCHIKBAARHEID VAN RESOURCES
• MATE VAN AANDACHT VOOR ONTWIKKELING & VERNIEUWING
ONE SIZE FITS ALL
DE JUISTE DINGEN DOEN
&
DE DINGEN JUIST DOEN
VOORDELEN VOLWASSEN P3O MODELLEN
• VERGROTEN KANS OP SUCCESVOL BEHALEN VAN DE ORGANISATIESTRATEGIE
• MAXIMALISEREN VAN BENEFITS
• KOSTENEFFECTIEF OPLEVEREN VAN PROGRAMMA’S EN PROJECTEN
• GEBALANCEERD PORTFOLIO
• VERLAGING VAN RISICO’S EN INVESTERINGSKOSTEN
ORGANISATIE PORTFOLIO OFFICE
7Keep in shape! 29 maart 2018
Permanent orgaan voor ondersteuning van de definitie en levering van portfolio aan de
veranderorganisatie
HUB PORTFOLIO OFFICE MET PROGRAMMA & PROJECT OFFICES
8Keep in shape! 29 maart 2018
Permanent orgaan voor
ondersteuning van de definitie
en levering van een portfolio
aan programma's en projecten
binnen een afdeling, divisie,
geografische regio of business
unit.
CENTRE OF EXCELLENCE (CENTRAAL PMO)
9Keep in shape! 29 maart 2018
Een standaard eenheid voor Portfolio, programma’s en projecten waar het volgende wordt
gedefinieerd:
• Standaarden (processen, templates & tools)
• Competenties en training
• Kennismanagement
• Onafhankelijke kwaliteitscontrole
Het COE kan deel uitmaken van
een portfolio of bestaat als een
Aparte onafhankelijke eenheid.
PROGRAMMA- / PROJECT- / VIRTUAL OFFICE
10Keep in shape! 29 maart 2018
Programma Office
Tijdelijke orgaan om een specifiek initiatief of verandering
te ondersteunen binnen een programma.
Project Office
Tijdelijke orgaan om een specifiek initiatief of verandering
te ondersteunen binnen een project.
Virtual Office
Alles is belegd binnen de organisatie onderdelen zelf. Er
is geen fysieke permanente portfolio office of COE om
ondersteuning, standaarden of kwaliteit te leveren.
OPDRACHT
11Keep in shape! 29 maart 2018
LOOP LANGS DE VERSCHILLENDE MODELLEN
EN SCHRIJF OP DE FLIPOVERS:
• WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN ELK
MODEL?
• WAT GEBEURT ER ALS JE DIT MODEL NIET
IMPLEMENTEERT?
ORGANISATIE PORTFOLIO OFFICE
12Keep in shape! 29 maart 2018
Centraal bureau dat de behoefte vervuld op het gebied van strategie uitvoering, prioritering,
ondersteuning beslissingen sr. managers, human resources, support officers, standaarden,
competenties en trainingen.
Nadelen bij het niet implementeren
• P3O wordt niet erkend
• Geen portfolio voor programma’s en projecten
• Hogere kans op lokale standaarden
Voordelen
• Beslissingen op senior level
• Direct inzicht op prioritering en
capaciteitsplanning
• Beter in staat om programma’s en projecten
adequaat op te leveren
• Lessons learned doorvoeren
HUB PORTFOLIO OFFICE
13Keep in shape! 29 maart 2018
Permanent orgaan voor ondersteuning van de definitie en levering van een portfolio aan
programma's en projecten binnen een afdeling, divisie , geografische regio of business unit.
Nadelen bij het niet implementeren
• Reiskosten; mensen met kennis moeten
waarschijnlijk vaker reizen
• Lokale business ontwerpen/implementeren
vaker eigen standaard
• Resources moeten waarschijnlijk vaker
getraind worden.
Voordelen
• Clustering van resources, die ook bekend
zijn met de lokale business
• Een consistente standaard best practice
(organisatorische standaard) met een
aangepaste versie die past bij de lokale
business
• Makkelijker door te voeren
• Makkelijker van elkaar te leren
CENTRE OF EXCELLENCE (CENTRAAL PMO)
14Keep in shape! 29 maart 2018
Er is een permanente centrale P3O organisatie aanwezig die werkwijzen, templates en
(werk)afspraken centraal regelt en afstemt.
Nadelen van het niet implementeren
• Minder uniforme standaarden, ontwikkeling
blijft lokaal
• Weinig ondersteuning bij impact van
programma’s / projecten op business as usual
• Weinig uniformiteit in aanpak
• Trendanalyses en lessons learned zijn lastiger
in de organisatie te borgen
Voordelen
• Uniformiteit: trainingen, werkwijzen en
templates worden centraal geregeld en
gelden voor de gehele projectorganisatie.
• Heldere procedures
• Kennisborging
• Verbetering en vernieuwing door aandacht
voor competenties en kennismanagement
PROGRAMMA / PROJECT OFFICE
15Keep in shape! 29 maart 2018
Elke keer dat een programma of project wordt geïnitieerd wordt een tijdelijke support
organisatie opgezet om deze te bedienen.
Nadelen van het niet implementeren
• Programma- /projectmanagers houden minder
rekening met uniforme aanpak waardoor
overall batenmanagement lastiger wordt.
• Regelmatig verplaatsen van goed personeel
vereist consistente training.
Voordelen
• Programma- / projectmanagers hebben een
centraal punt om te refereren naar
standaarden, templates etc.
• Consistente aanpak en terminologie
• Consistente training boodschappen en taal
• Consistent gebruik van organisatorische
best practice
OPDRACHT
16Keep in shape! 29 maart 2018
WELK P30 MODEL WORDT ER GEHANTEERD
BINNEN UW ORGANISATIE?
OPDRACHT
17Keep in shape! 29 maart 2018
NOTEER WELKE DIENSTVERLENING UW P3O
LEVERT DOOR DE DIENSTEN OP HET PAPIER
AAN TE STIPPEN
OPDRACHT
18Keep in shape! 29 maart 2018
BESPREEK MET UW BUURMAN OF
BUURVROUW HET GEKOZEN MODEL
VAN UW VERANDERORGANISATIE EN
DE DAARBIJ BEHORENDE DIENSTEN.
• MATCHEN ZE MET ELKAAR?
• HOE ZOU HET BETER OF ANDERS
KUNNEN?
BRENG DE BEHOEFTE IN KAART EN ZORG VOOR DRAAGVLAK
19Keep in shape! 29 maart 2018
20
Ad hoc, reactief proces
Beheersbare processen, niet gestandaardiseerd
Processen benoemd en gestandaardiseerd
Continu verbetering en proces optimalisatie o.b.v. analyses en
resultaten KPI’sEr zijn KPI’s gedefinieerd en vindt er structureel prestatie
metingen plaats
Geen PMO organisatie, geen formele tools, processen
gebaseerd op en rondom kritische projecten
PMO benoemdNiet geformaliseerd
P3O model aanwijsbaarTVB’s, benoemd
Processen en templates gestandaardiseerd
Flexibiliteit in veranderbaarheid
Toetsen en continu verbeteren t.a.v. beleid en strategie
Change Control en Communicatie zijn core PMO
competenties
Er zijn geen specifieke PMO competenties benoemd
De huidige PMO competenties zijn bekend. Geen actief groeipad voor het PMO.
Er is een actief beleid ten aanzien van de ontwikkeling
van de individuele PMO medewerker. Er is geen beleid
ten aanzien van de PMO teamsamenstelling.
Het PMO beschikt over de gewenste team samenstelling. Er is een actief ontwikkelbeleid
gericht op het individu en op de teamcohesie.
Er is een actief beleid ten aanzien van de ontwikkeling
van de individuele PMO medewerker. De gewenste PMO teamsamenstelling is
gedefinieerd. Er is nog geen actief ontwikkelbeleid met betrekking tot de gewenste
teamsamenstelling.
Benefit realisatie in placeKPI’s geformuleerd om effect PMO inzichtelijk te maken en te matchen met de omgeving (o.a. behoefte en governance)
Techniek
Context
Gedrag
BEPAAL DE VOLWASSENHEID
MAAK DE BUSINESS CASE
21Keep in shape! 29 maart 2018
BEPAAL WELKE ROLLEN NODIG ZIJN
22Keep in shape! 29 maart 2018
Managementrollen:
• Sponsor
• Hoofd PMO
• Hoofd project- /
programma office
Generieke rollen:
• Portfolio analyst
• Programma- / project
specialist
• Progamma- / project officer
• Benefit- / value manager
• Commercieel manager
Functionele rollen:
RICHT DE PROCESSEN IN
23Keep in shape! 29 maart 2018
KEUZE TOOLING & TECHNIEKEN
24Keep in shape! 29 maart 2018
Bedankt voor ieders aandacht!
Vragen?