Prof. Dr. N. Schepanski

Altersstrukturanalyen als Einstieg in die Altersstrukturanalyen als Einstieg in die unternehmerische Auseinandersetzungunternehmerische Auseinandersetzung

mit dem demografischen Wandelmit dem demografischen Wandel

Prof. Dr. Norbert C. Schepanski - MittelstandsBeratung Rüttenscheider Str. 266 Telefon: 0201 / 41 20 99 Internet: www.mbs-essen.deD-45131 Essen Telefax: 0201 / 41 20 06 E-Mail: info@mbs-essen

norbert.schepanski@fom.de

� Personalplanung� Personalbeschaffungsplanung� Freisetzungsplanung� Personaleinsatzplanung� Personalentwicklung� Qualifizierung/Weiterbildung� Erstausbildung� Nachfolgeplanung� Karriereplanung� Wissensmanagement� Organisationsentwicklung� Motivation/Arbeitszufriedenheit� Führungsstil

Aber:● welche Themen

● in welcher Intensität und

Auswirkungen des demografischen WandelsAuswirkungen des demografischen Wandels

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� Führungsstil� Fluktuation� Krankenstand� Personalförderung� Einarbeitung� Arbeitsbelastung und -Beanspruchung� Anreizsysteme� Vorschlagswesen� Arbeitsplatzgestaltung� Arbeitszeitsysteme� Teamarbeit/Teamkonzepte� Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit� Gesundheitsförderung� ...

● in welcher Intensität und● zu welchem Zeitpunkt

anstehen,ist unternehmensspezifisch zu

klären !Daher:

AusgangspunktAltersstrukturanalyse

Funktionen einer Altersstrukturanalyse (ASA)Funktionen einer Altersstrukturanalyse (ASA)

� Information/Transparenz … aber nicht nur einmalig, sondern mind. jährlich

� Früherkennung… statisch und dynamisch (nach Simulation)

� Grundlage für Planung und Entscheidungen… nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ

� Sensibilisierung… von Personalabteilungen, Geschäftsleitung, Betriebsrat, Belegschaft

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Gründe für eine AltersstrukturanalyseGründe für eine Altersstrukturanalyse

1. Die Altersstrukturanalyse ist für ein Unternehmen der erste Schritt bei der Auseinandersetzung mit dem demografischen Wandel.

2. Es sind keine neuen Informationen zu erheben, die erforderlichen Daten sind bereits in jedem Unternehmen vorhanden .

3. Sie ist einfach durchzuführen - es genügen bereits die Geburtsjahre der Mitarbeiter, um sich einen groben Überblick zu verschaffen.

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4. Wenn weitere Informationen hinzukommen – wie etwa Gruppen-/Abteilungs-zugehörigkeit, Funktion, Qualifikation etc. – erhöht sich der Aussagewert beträchtlich.

5. Wenn all diese Daten auf ein späteres Jahr hochgerechnet werden und dabei ggf. Planwerte für Einstellungen und Fluktuation berücksichtigt werden, wirft man einen Blick in die Zukunft, erkennt kommende Fehlentwicklungen und hat (hoffentlich noch) die Möglichkeit zur Gegensteuerung.

AltersstrukturAltersstruktur--TypenTypen

Prof. Dr. N. Schepanski 5Quelle: Fraunhofer IAO

Fragen, auf die eine Fragen, auf die eine Altersstrukturanalyse Altersstrukturanalyse Antworten liefertAntworten liefert

� Welche Altersklassen (oder Jahrgänge) sind quantitativ wie besetzt?

� Wie unterscheiden sich einzelne Mitarbeitergruppen hinsichtlich ihrer Altersstrukturen (Maximal- und Durchschnittsalter, Streuung etc.)?

� Wie sieht die Altersklassenverteilung für alle oder für einzelne Mitarbeitergruppen in 3, 5, 10 oder 15 Jahren aus, wenn die bisherige Einstellungspraxis, Altersübergangsregelung beibehalten (oder geändert) wird?

� Wann und in welcher Reihenfolge erreichen einzelne Mitarbeiterdie Altersgrenze?

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die Altersgrenze?

� Bei welchen Mitarbeitergruppen (Abteilungen, Funktionen, Führungs-kräfte, Leistungsträger etc.) kommt es kurz-, mittel- oder langfristig zu Engpässen?

� Sind die Arbeitsbedingungen altersgerecht (Arbeitserleichterungen, Gesundheitsvorsorge) bzw. ist die Arbeitsfähigkeit noch gesichert?

� Für welche Mitarbeiter (z.B. Leistungsträger, Führungskräfte) ist frühzeitig für Ersatz zu sorgen (Personalbeschaffung, Nachfolge-planung, Personalentwicklung)?

� ...

MethodikMethodik

Zu erfassende Minimalinformation:� Geburtsdatum - ersatzweise: Geburtsjahr oder AlterFakultative Merkmale:� Standort *)� Unternehmensbereich *)� Abteilung *)� Gruppe *)� Eintrittsdatum� Befristung� Funktion

Merkmalsausprägungen (Beispiele):Berlin, München, Essen, Frankfurt …Hauptabteilung Finanzen, HA Vertrieb …Rechnungswesen, Marktforschung …Lohn- und Gehaltsabrechnung …1.1.2010 …31.12.2011 …Ingenieur, Techniker, Kfm. …

Diese Merkmale ermög-lichen spätere Vergleiche, etwa derart: "wie sieht die � Funktion

� Qualifikation/Berufsausbildung� Geschlecht� In Ausbildung� Führungskraft� Leistungsträger� Schwerbehindert� In (Alters-)Teilzeit� Name, Personalnummer� Gehaltsgruppe� …

Prof. Dr. N. Schepanski 7*) ggf. durch Kürzel zusammengefasst

Ingenieur, Techniker, Kfm. …Dipl.-Ing., Betriebswirt …m/wJa/neinJa/neinJa/neinJa/neinJa/nein bzw. %-Anteile …Müller, 43462G4, G12 ……

etwa derart: "wie sieht die Altersstruktur der Über-50-Jährigen in der Produktion im Vergleich zur Gruppe der Über-50-Jährigen in der Montage aus?"

Je mehr Merkmale und Ausprägungen desto detaillierter die Auswer-tung. Aber: Nicht mehr als notwendig! Also:Keine "Datenfriedhöfe"!

Rohdaten und Verarbeitung Rohdaten und Verarbeitung (z.B. in Excel)(z.B. in Excel)

Mitarbeiter in Zeilen,Merkmale in Spalten

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Oder: Verwendung eines spezialisierten Programms:

ASAproASApro -- ÜberblickÜberblick

Import/ExportImport/Export

EingabeEingabe

TabelleTabelle

ListeListeAltersstrukturAltersstrukturDetailansichtDetailansicht

SimulationSimulation

Windows 2000, XP, NT, Vista, 7

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GruppenGruppenSimulationsprotokollSimulationsprotokoll

Entwicklung Entwicklung mit Warnhinweisenmit Warnhinweisen

Download: www.mbs-essen.de

Vergleich von MitarbeitergruppenVergleich von Mitarbeitergruppen

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SimulationSimulation

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EntwicklungEntwicklung

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Ablauf (1)Ablauf (1)

1. Verpflichtung/Entscheidung , eine jährliche Altersstrukturanalyse durchzuführen und deren Ergebnisse zu analysieren, zu interpretieren und in geeignete Maßnahmen umzusetzen (z.B. in der Chemie-Industrie bereits durch Tarifvertrag vorgegeben)

2. Benennung eines Verantwortlichen für die Durchführung der ASA, ggf. mit weiteren, ähnlichen Aufgaben ("Demografie-Beauftragter")

3.

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3. Festlegung, welche Daten wie zu sammeln sind (z.B. Checkliste für interne und ggf. externe Daten, wie z.B. Fluktuation, AU-Tage, relevante Absolventenzahlen etc.)

Ablauf (2)Ablauf (2)

4. Durchführung und Auswertung der Analyse, evtl. gekoppelt mit bzw. vor der strategischen Analyse

5. Durchführung von Workshops mit Fach- und Machtpromot oren (Personalabt., Geschäftsleitung, Betriebsrat) um Folgerungen aus den Informationen zu ziehen, Ursachen zu ermitteln, Zusammenhänge aufzudecken und mögliche Maßnahmen abzuleiten

6.

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6. Kommunikation im gesamten Unternehmen (Info-Veranstaltungen, Betriebsversammlung, Intranet, Rundschreiben etc.)

7. Planung, Umsetzung und Evaluation von Maßnahmen – als ständiger Prozess! ...daher erneuter Start im nächsten Jahr mit Punkt 4

FazitFazit

Altersstrukturanalysen …

� ... sind der wesentliche Ausgangspunkt in der Auseinandersetzung mit dem demografischen Wandel,

� ... kommen manchmal zu spät und/oder werden nicht zu m Bestandteil unternehmerischer Planungsabläufe,

� ... sind eigentlich relativ einfach durchzuführen, k önnen aber auch � ... sind eigentlich relativ einfach durchzuführen, k önnen aber auch zu Datenfriedhöfen führen, was die Interpretationsmö glichkeiten und die Akzeptanz eher einschränkt,

� ... erbringen aber – wenn regelmäßig durchgeführt – w ertvolle Informationen und Einsichten für die Bewältigung de s demografischen Wandels in Unternehmen.

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Danke für Ihre Aufmerksamkeit !