Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 1 av 24

Virksomhetsgjennomgang;

Ambulanse Midt-Norge HF

Stjørdal, 15.august 2014

Håkon Gammelsæter, administrerende direktør Anne Grete Valbekmo,

prosjektleder

Målgruppen for denne virksomhetsgjennomgangen er ledelsen og styrene i de respektive foretak, samt Helse Midt-Norge RHF og overføringsprosjektet. I tillegg er også dokumentet ment for klinikkleder/klinikksjef som får ambulansetjenesten inn som en del av sin virksomhet. Behovet for dybdeinformasjon vil være noe ulikt for målgruppen. Dokumentet kan nok derfor bli for detaljert for noen, og andre kan ha behov for mer informasjon.

Målet med en helhetlig virksomhetsgjennomgang er å sørge for at sykehusforetakene har kunnskap om ambulansetjenesten slik at drift og forpliktelser videreføres på en god måte etter overtakelsen 1.jan 2015. Virksomhetsgjennomgangen er en overordnet beskrivelse av Ambulanse Midt-Norge HF, og er ment å gi en oversikt uten for mange detaljer. Om det er ønske om mer detaljkunnskap, ta kontakt med relevante personer hos Ambulanse Midt-Norge HF, evt relevant delprosjekt i overføringsprosjektet. Det gjøres oppmerksom på at virksomhetsgjennomgangen representerer et øyeblikksbilde, og er derfor en statisk beskrivelse av situasjonen pr. 31.juli 2014. Dokumentet har først et kort sammendrag i kapittel 1. Videre følger en beskrivelse av ambulansetjenesten i Midt-Norge i kapittel 2. Videre beskrives sentrale tema omkring fag og fagutvikling, IKT og kommunikasjon, se kap 3 og 4. Kapittel 5 omhandler HR, organisasjon og ledelse. Videre beskrives i kapittel 6 ambulanseforetaket sine avtaler og forpliktelser, blant annet når det gjelder biler, stasjonsbygninger og inventar. Kapittel 7 beskriver forhold omkring økonomi. Til slutt har kapittel 8 en oversikt over nyttige vedlegg og lenker.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 2 av 24

Innhold:

1. Sammendrag ........................................................................................................ 3

2. Kort om ambulansetjenesten i Midt-Norge ......................................................... 5

3. Helsefag – prosesser, utstyr, fag- og kompetanseutvikling ................................. 7

3.1. Innledning ................................................................................................................. 7

3.2. Organisering av fagressurser .................................................................................... 7

3.3. Journalføring og virksomhetsrapportering ................................................................. 7

3.4. Retningslinjer for klinisk vurdering, behandling og dokumentasjon ............................ 8

3.5. Rutiner for rapportering, registrering og analyse av uønskede hendelser og avvik. ... 8

3.6. Fagrettede prosjekter ................................................................................................ 8

3.7. Pakningsplan ............................................................................................................ 9

3.8. Kompetanseplan og videre utvikling av faget ............................................................ 9

3.9. Driftsdata (registrering og analyse) ......................................................................... 10

3.10. Utvikling og status for ambulanseoppdrag............................................................... 10

4. IKT og kommunikasjon ...................................................................................... 11

4.1. IKT-løsninger i ambulansetjenesten ........................................................................ 11

4.1.1. Infrastruktur og IT-utstyr ...................................................................................... 11

4.1.2. IKT-tjenester ....................................................................................................... 12

4.1.3. Fagsystemer ....................................................................................................... 12

4.2. Pågående IKT-prosjekter og andre utviklingsoppgaver ........................................... 13

4.3. Intern kommunikasjon/informasjon .......................................................................... 14

5. HR/organisasjon/ledelse ................................................................................... 15

5.1. Bemanning, rekruttering og arbeidstidsordninger .................................................... 15

5.2. Utdanningsprofil hos ansatte ................................................................................... 17

5.3. Avtaler og forpliktelser i forbindelse med ansatte .................................................... 18

5.4. HMS ........................................................................................................................ 18

6. Avtaler/biler/bygninger .................................................................................... 19

6.1. Leieavtaler, utbedringer og standardisering av stasjonsbygg .................................. 19

6.2. Innkjøpsavtaler inventar og utstyr ........................................................................... 19

6.3. Status ambulanseflåten og utstyr ............................................................................ 20

6.4. Status andre avtaler ................................................................................................ 20

7. Økonomi ............................................................................................................. 21

7.1. Budsjett og resultatutvikling .................................................................................... 21

7.2. Fordeling av budsjett ............................................................................................... 22

7.3. Investeringer ........................................................................................................... 23

8. Oversikt over lenker og vedlegg ........................................................................ 24

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 3 av 24

1. Sammendrag

Utvikling av ambulansetjenesten Ambulansetjenesten i Midt-Norge er i omfattende utvikling og endring, og vil fortsatt være det på overføringstidspunktet. Det gjelder standardisering av materiell, faglige retningslinjer, virksomhetsdokumentasjon- og analyse, kompetanseplanlegging- og utvikling, IKT-støtte, samt mindre fagutviklingsprosjekter. Det er igangsatt flere prosjekter og utviklingsarbeid, og noen av disse vil ikke være avsluttet ved årsskiftet. En vellykket videreføring av arbeidet som er påbegynt av Ambulanse Midt-Norge HF er avhengig av samarbeid mellom sykehusforetakene gjennom det vedtatt opprettede fagledernettverket, og med støtte av regional fellesfunksjon.

Utfordringer med overtid Lav grunnbemanning ved overtakelse og lite tilgang til vikarer med riktig kompetanse har medført høy bruk av overtid siden oppstart. Tiden det tar å kvalifisere personell, er den største utfordringen i forhold til å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelser og redusere overtidsbruk. En ambulanse er ikke i operativ drift uten å ha to ambulansearbeidere med riktig kvalifikasjoner på bilen. Ved fravær må alt operativt personell erstattes av andre med riktig kompetanse, hvis ikke må bilen tas ut av beredskap. Det vil si at ethvert fravær fører til innleie av vikar eller overtid. Overføring av ambulansetjenestene til sykehusforetakene kan medføre endring i tilgang på vikarer og vil medføre endring i kostnadsbildet ved bruk av vikarer ansatt i samme foretak. Langtidsplanlegging av arbeidstid er hovedtiltaket for å få god oversikt over det reelle bemanningsbehovet. Slik langtidsplanlegging er gjennomført for alle stasjoner i 2014 og har vist god effekt i forhold til reduksjon i overtid. Første år med langtidsplanlegging har også gitt erfaringer som tilsier at planene for 2015 bil enda bedre. Avtaler stasjonsbygg Helse Midt-Norge RHF har inngått leieavtaler med ulike aktører når det gjelder stasjonsbygg, ingen lokasjoner eies. Alle utbedringer og nybygg er det således utleier som har ansvar for. Ambulanse Midt-Norge HF har vært tillagt forvaltnings- og oppfølgingsansvaret for avtalene. Bilpark, medisinsk teknisk utstyr og IKT-utstyr

I tråd med styrevedtak er det foretatt en standardisering av bilpark med tilhørende utstyr. I 2012 ble det investert 64 nye ambulanser hvorav 60 ble mottatt i 2012 og fire i 2013. I 2014 er det reinvestert 8 nye ambulanser, dette i henhold til plan. Ambulanse Midt-Norge HF har i dag en bilpark bestående av 154 biler. Med virkning fra 1.1.2013 overtok Ambulanse Midt-Norge HF 58 brukte ambulanser, samt noe utstyr og inventar fra tidligere eiere. Videre overtok AMN 11 brukte ambulanser fra sykehusforetakene. Reinvesteringsbehov av ambulanser i perioden 2015 til 2020 er kartlagt og meddelt Helse Midt-Norge RHF.

Utstyr og pakking av utstyret i ambulansene er standardisert. Ambulansetjenesten har også en del særegne IKT-baserte fagsystemer. Flere av systemene er teknisk implementert, men det gjenstår et betydelig arbeid knyttet til utvikling av innhold, utarbeidelse og tilpasning av standard rapporter, samt opplæring.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 4 av 24

Økonomi Budsjett for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill høyrere enn tildelt ramme på 676 mill kroner. Det arbeides kontinuerlig med kostnadsreduserende tiltak. Det er en utfordrende jobb med de rammebetingelsene som er gitt ambulanseforetaket gjennom lovverk, styringsdokumenter og inngåtte avtaler. Rammebetingelsene innebærer at det er små muligheter til å påvirke det store kostnadsbildet knyttet til drift av ambulansebiler og -båter, krav til bemanning og kompetanse, nødvendig IKT-utstyr og systemer, krav til stasjonsfasiliteter og husleie på kort sikt. Målet for arbeidene med kostnadsreduserende tiltak er å skape grunnlag for at sykehusforetakene kan drive i balanse i 2015. Foretakets største kostandsdrivere er knyttet til personell (76-80 %), ambulansebiler og båter, IKT og lokaler. Ved opprettelse av Ambulanse Midt-Norge HF ble det lagt til grunn at 5 % av rammen skulle gå til sentral administrasjon. Følgende fordelingsnøkkel ble lagt til grunn i 2013:

Helse Møre og Romsdal HF 44,21 %

St. Olavs Hospital HF 28,24 %

Helse Nord-Trøndelag HF 22,45 %

Foretaksledelse 5,09 % Erfaringstall for 2013 viser følgende fordeling pr avdeling i prosent av foretakets totale kostnader:

Årsprognose for 2014 pr. 31.07.14 er et underskudd 12 millioner. Inntektsfordelingen for 2015 besluttes av Helse Midt-Norge RHF.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 5 av 24

2. Kort om ambulansetjenesten i Midt-Norge

Ambulanse Midt-Norge HF ble stiftet 1. desember 2011 etter vedtak i Helse Midt-Norge RHF om å insource ambulansetjenesten fra private drivere til offentlig drift, med mål om bedre harmonisering av tjenesten og tettere integrering i spesialisthelsetjenesten. Ambulanse Midt-Norge HF har fra 1.1.2013 ansvar for drift av den del av de prehospitale tjenestene som omfatter ambulansebiler og båter. Dagens organisasjonsstruktur i AMN:

I foretaksledelse og stab ved Stjørdal i Ambulanse Midt-Norge HF er det til sammen tolv ansatte, av disse er åtte ledere og fire rådgivere. Administrasjonen av foretaket er lokalisert med hovedkontor på Stjørdal og avdelingskontorer i Ålesund, Molde, Trondheim og Steinkjer. Pasientrettede aktiviteter i 2013 Tabellen under viser antall oppdrag for 2013 fordelt på hastegradene akutt, haster og vanlig. Totalt for Ambulanse Midt-Norge HF har antall oppdrag økt med 9,2 % i forhold til fjorårets ambulansetjeneste.

2 013 Møre og Romsdal Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Midt-Norge

Akutt 9 236 4 454 9 775 23 465

Haster 12 862 6 508 12 134 31 504

Vanlig 12 691 6 570 10 379 29 640

Totalt 34 789 17 532 32 288 84 609

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 6 av 24

Utvikling i antall oppdrag i ambulansetjenesten i Midt-Norge i perioden 2005 til 2013:

Oversikt over dagens tilbud i ambulansetjenesten i Midt-Norge:

Dette er ambulansetjenesten i Midt-Norge: 68 stasjoner (inkl. Haramsøy) fordelt på tre fylker – en struktur og en tilgjengelighet som er opprettholdt siden overtakelsen pr 1. januar 2013 i tråd med styrevedtak i Helse Midt-Norge RHF. Fra april 2014 ble beredskapen ved Røyrvik overført til Namsskogan.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 7 av 24

3. Helsefag – prosesser, utstyr, fag- og kompetanseutvikling

3.1. Innledning Det faglige arbeidet i foretaket er i stor grad tidkrevende endringsprosesser. Det gjelder standardisering av materiell, faglige retningslinjer, virksomhetsdokumentasjon- og analyse, kompetanseplanlegging- og utvikling, IKT-støtte, samt mindre fagutviklingsprosjekter. Alle disse områdene er i dels omfattende utvikling og endring, og vil fortsatt være det på overføringstidspunktet. En vellykket videreføring av arbeidet som er påbegynt av Ambulanse Midt-Norge HF er avhengig av samarbeid mellom HF-ene, og med støtte av fellesskapsfunksjon. Gjennomgangen for fag er konsentrert om områder der det er vesentlige endringer etter at ambulanseforetaket ble etablert.

3.2. Organisering av fagressurser Det faglige arbeidet utføres i hovedsak i linjen. Det er innarbeidet en fleksibel praksis for utviklingsarbeid, der linjeressurser i fellesskap på tvers av avdelingene har vært benyttet til utvikling, oppfølging og utførelse av spesifiserte oppgaver. Fagdirektør og fagrådgiver stab har samarbeidet nært med avdelingssjefer, fagrådgivere og fagutviklere i alle tre avdelinger. Slik er det oppnådd synergi. Avdelingene har følgende fagressurser:

Type fagressurs Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Møre og Romsdal

Fagrådgiver 1 stilling 1 stilling 1 stilling

Fagutvikler for veiledningsambulanse

1,5 stillinger 4 stillinger 3 stillinger

Fagutvikler for lærlinger 1 stilling 1 stilling 1,2 stillinger

Fagutvikler for opplæring, implementering, sertifisering, fagdager

2 stillinger 2 stillinger 2 stillinger

Ressurser avsatt til oppfølging av lærlinger i avdelingene virker å være underdimensjonert. Fag «sentralt» har følgende ressurser: Logistikksjef (1), Opplæringskontoret (1), Kvalitet (0,5), Retningslinjer/IKT (1), Prosjekt psyk (0,5), Prosjekt monitor (0,5/>1/2 år), fagdirektør), Nødnett (0,5), fagrådgiver, fagdirektør. Disse ressursene går ikke automatisk over til avdelingene ved virksomhetsoverdragelsen.

3.3. Journalføring og virksomhetsrapportering AMK genererer alle oppdrag, inkludert oppdragsinformasjon som overføres til kartsystem og pasientmonitor (Corpuls3). Integrasjon ikke fullført. Rapportering til andre ledd i behandlingskjeden (primærleger/legevakt/kommunehelsetjeneste og akuttmottak) skjer i hovedsak muntlig ved pasientoverlevering. Opplysninger som legges til grunn er de samme som gis ved innmelding av pasient til AMK. Annen kommunikasjon går gjennom AMK-sentralene. Eksempler på dette er konferanse med vakthavende lege når pasient ikke følger med til videre undersøkelse, kardiolog ved ustabilt coronarsyndrom/STEMI og eventuelt ortoped ved fast-track (fractura colli femoris).

Ambulanse Midt-Norge HF bruker papirbasert pasientjournal som før 01.01.13. Ambulansejournalen har ett gjennomslag. Første del følger pasienten, andre del arkiveres ved ambulansestasjon ut måneden. Ved start på ny måned leveres forrige måneds journaler til hvert avdelingskontor for videre oppbevaring.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 8 av 24

RETTS triage system benyttes i alle avdelinger, og utgjør en del av ambulansejournalen. Arbeidet med å kvalitetssikre innhold i ambulansejournal og utfylling av RETTS har pågått i 2013-2014 ved at dette har vært tema på fagdag for alt personell i Ambulanse Midt-Norge HF. Papirbasert journal danner sammen med muntlig rapport grunnlaget for overføring av pasientansvaret til helsepersonell i andre ledd i behandlingskjeden. Dette er uendret fra før 01.01.13. Det er behov for et prosjekt for bedre tverrprofesjonell overlevering.

Det er ikke en sterk kultur for god dokumentasjon i ambulansetjenesten. Kvalitetssikring av journaldokumentasjon må gjøres systematisk ved manuell gjennomgang av journaler, og med tilbakemelding. Dette gjøres fortsatt ikke gjennomgående ved alle stasjoner.

Alle oppdrag registreres etterskuddsvis inn i Ambustat via iPad (på retur) eller pc. Dette er virksomhetsregistrering med hovedvekt på driftsdata, og har begrensede medisinske opplysninger (Ambustat er ikke en elektronisk ambulansejournal). Ambustat gir noen muligheter for å hente ut medisinske opplysninger, men kan ikke knyttes opp mot pasient, alder eller kjønn. Ambulanse Midt-Norge HF har valgt å følge tid på hendelsessted og behandling ved noen tilstander. Dette er pasienter med FAST symptomer, STEMI, alvorlige skader og hjertestans.

Det utvikles «dashboard» for dette i analyseverktøyet Qlikview (data lastes over fra Ambustat og behandles i Qlikview). Det er generelt et vedvarende behov for å overvåke data som legges inn i Ambustat for å minimalisere feilregistrering. Fra mai/juni er det faset inn ny multifunksjonsmonitor, Corpuls3, med tilhørende webløsning for kommunikasjon (Corpuls.Web i sykehusene, og analyseverktøy CorView). Materiellet anskaffes under nasjonal rammeavtale. Dette er fortsatt i prosjektfase, og videre oppfølging vil være ressurskrevende framover i tid.

3.4. Retningslinjer for klinisk vurdering, behandling og dokumentasjon Ambulansetjenesten i regionen har fram til nå hatt ulike retningslinjer for faglig og operativt arbeid. Et omfattende arbeid med revisjon, kunnskapsbasert videreutvikling og harmonisering av retningslinjene er nå til intern og ekstern høring. Dokumentene er utviklet og publisert i HTML-basert dokumentdatabase (Bliksundweb), og er tilgjengelige på digital flate også i ambulansene. Dokumentene vises også i EQS. Retningslinjene planlegges implementert ca 1.10.14. Det planlegges eLæring, fagdag og utsjekker.

3.5. Rutiner for rapportering, registrering og analyse av uønskede hendelser og avvik.

Tradisjon for systematisk forbedringsarbeid gjennom melding og analyse av uønskede hendelser og avvik vurderes som svakt utviklet i ambulansetjenesten. Det er behov for å fjerne frykt, samt synliggjøre intensjoner om læring og systemutvikling framfor sanksjoner mot individuelle feil. Det er etablert Kvalitetsråd (avdeling) og Kvalitetsutvalg (foretak). Det er behov for langsiktig kulturarbeid med vekt på erfaringslæring med tilbakemeldinger. Det er etablert en praksis med «månedens case» for å ivareta noe av dette.

3.6. Fagrettede prosjekter

Prosjektet «Community paramedic» er foreslått fra Ambulanse Midt-Norge HF som jobbglidningsprosjekt. Ambulanse Midt-Norge HF har ikke kunnet avsette ressurser til dette i løpet av 2014.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 9 av 24

Et prosjekt for «transport av psykiatriske pasienter» er under etablering, dette etter bestilling fra Helse-Midt-Norge RHF. Prosjektplan er under utvikling.

Ambulanse Midt-Norge HF har deltatt i arbeid med å vurdere framtidig ambulanseutdanning. Det arbeides med oppfølging av dette.

Ambulanse Midt-Norge HF deltar i prosjektet Pasientbehandling og samhandling, med utgangspunkt i mangel på IKT-støtte for journal mv i prehospital tjeneste.

Prosjektarbeid med Felles Retningslinjer Ambulansetjenesten i Midt-Norge (FRAM) er i en avsluttende fase med høring og forberedelse til implementering. eLæring utvikles i NAKOS-portalen. Arbeidet bør fortsette i felles form.

Utvikling av analyse på grunnlag av virksomhetsdata er i oppstartsfase. Videreutviklingen vil kreve arbeidsinnsats og beskjedne midler.

Et kvalitetsutviklingsprosjekt med forskningskvalitet knyttet til prehospital smertelindring er under utvikling.

3.7. Pakningsplan

Ambulanse Midt-Norge HF har i løpet av 2013 og 2014 hatt to større revideringer av pakningsplan (hva ambulansene skal medbringe, hvordan det pakkes/organiseres). Arbeidsgruppen som arbeider med standardiseringene er sammensatt med representanter fra alle tre fylkene, og prosessen ledes av logistikksjef i fagavdelingen.

Viktigste hensikt med standardisering av ambulanser er bedret og lik kvalitet (utstyret er det samme, er plassert på samme plass og krever akkurat den samme opplæringen), samt å ivareta sikkerhet og funksjonsevne. Standardisering gir også effekt på økonomi.

Kontroll

Daglig kontroll av pakningsplan gjøres elektronisk og arkiveres i Bliksund. Gjennomgangen skal gjøres ved hvert vakt-bytte for å sikre at bilen er i operativ stand. Merknader lagres og vises inntil de utbedres.

3.8. Kompetanseplan og videre utvikling av faget Ambulanse Midt-Norge HF har gjennom sin kompetanseplan utarbeidet en oversikt over hvilke kompetansekrav som stilles til ambulansearbeidere i Ambulanse Midt-Norge HF, og hvilke tiltak som planlegges for ambulansefaglig kompetanseutvikling.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 10 av 24

Når det gjelder kompetansekrav i ulike deler av landet varierer dette noe. Spesielt når det gjelder vikaropplæring. Generelt så gjelder: Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus, § 17. Bemanning og helsefaglig kompetanse. Det er spesielt under punktet for redningsteknisk del, samt 120 timer medisinsk del at det er forskjeller på landsbasis. Ambulanse Midt-Norge HF har lagt listen relativt høyt i forhold til opplæring av vikarer, både med tanke på oppmøtebasert timeantall for redningsteknisk del og hospiteringstimer. AMN har også gjennomført både AMLS (advanced medical life support) og PHTLS (pre-hospital trauma life support) for alle vikarer før de er satt i operativ tjeneste. Dette har Ambulanse Midt-Norge HF sett på som nødvendig for at nye vikarer skal ha best mulig kompetanse til å gå selvstendige vakter. Det går fram av kompetanseplanen at det er avsatt 25 timer per år/ansatt for kurs, trening og faglig oppdatering. Faget og yrkesutøvelsen er i vesentlig endring, og publikum, pårørende og pasienter setter høye krav til tjenesten. Vi har ansatte med grunnskole og noen ukers kurs, samt ansatte med fagbrev og paramedic. Et sprik i bakgrunn/kompetansesammensetting, sammen med kontinuerlig innføring av nye behandlingsrutiner, nytt utstyr og IKT-systemer, vil føre til at behovet for flere timer avsatt til fag er påtrengende. Vi prøver å ta inn noe av dette spriket med 25 timer avsatt til fagutvikling, noe som er videreført fra kontraktørtiden. Det er samtidig nødvendig å lære «smartere», f eks gjennom eLæring, og å legge best mulig til rette for egenlæring og læring i aktiv beredskapstid. Ambulanse Midt-Norge HF har omstrukturert systemet og oppfølgingen av lærlinger med eget opplæringskontor og fagutviklere med ansvar for oppfølging av den enkelte lærling. Den faglige kvalitetssikringen gjøres med bruk av Nako-sportalen, hvor alle lærlinger leverer inn skriftlige besvarelser gjennom to år. Her får hver enkelt tilbakemelding på alle innleveringer fra fagutvikler med lærlingeansvar. Det er kvartalsvise oppfølgingsmøter med den enkelte. Erfaringen er at lærlingene har fått et betydelig faglig løft gjennom ordningen. Antall 1. og 2. års lærlinger var 79 i 2013, 84 i 2014 og 105 i 2015. Ambulanse Midt-Norge HF har egne kjørelærere som har utarbeidet nytt felles undervisningsopplegg for nyervervelse og vedlikehold av trafikale ferdigheter. Det er gjennomført kjøreopplæring for nyervervelse av utrykningsførerbeviset kode 160 i 2013 og 2014. Deltakerne har i hovedsak vært egne ansatte, lærlinger og samarbeidende nødetater.

3.9. Driftsdata (registrering og analyse) Se årsrapport 2013. På grunnlag av data fra Ambustat (beskrevet i kap. 3.3) vil Ambulanse Midt-Norge HF levere sterkt forbedret informasjon knyttet til driftsdata som del av årsrapport 2014. Ambulanse Midt-Norge HF har ikke etablert egne lokale kvalitetsregistre. Hvert HF bør søke og å få etablert slike registre (for eksempel et hjertestansregister som leverer til Nasjonalt register). Det arbeides med bedret registrering knyttet til smertebehandling, traumer og transport av psykiatriske pasienter.

3.10. Utvikling og status for ambulanseoppdrag Virksomheten i ambulansetjenesten øker med 3-5 % årlig. Det er vesentlige forskjeller i bruksmønsteret innen regionen. Dette er ikke nytt, men gjør det stadig mer påtrengende nødvendig med tjenesteutvikling- og tilpasning. Bakteppet er sammensatt, men vesentlige elementer er endringer i legevakt, befolkningens forventninger og alderssammensetting, samt funksjonsfordeling mellom sykehus.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 11 av 24

4. IKT og kommunikasjon

4.1. IKT-løsninger i ambulansetjenesten En ambulansearbeider har behov for rask tilgang til informasjon. Informasjon fra blant annet AMK, kartdata og medisinsk utstyr skal gjøres tilgjengelig via trådløst samband på mobilt utstyr. Prosedyrer og rutiner skal være tilgjengelig og ambulansearbeideren skal dokumentere fortløpende. Kjøretøy og utstyr skal administreres og vedlikeholdes, og det skal gis kontinuerlig opplæring og kompetanseheving i faget. Det er behov for tilgjengelige og brukertilpassede IKT-løsninger som understøtter disse arbeidsprosessene.

4.1.1. Infrastruktur og IT-utstyr Ambulansestasjonene De fleste av de 68 ambulansestasjonene har oppgradert kabling og nettverk for å imøtekomme krav som er satt.

Nettverk: Det er etablert datasamband inn mot helsenett i Helse Midt-Norge og er i de fleste tilfeller levert som fibersamband. For stasjoner som er i midlertidige bygg er det valgt en enklere sambandsløsning. Det er også installert trådløst nett og gjestenett på alle stasjoner. Det er montert et ekstra datapunkt i garasjen på de fleste stasjoner for enklere å kunne gjennomføre oppdatering av programvare og kartverk i bilene.

Datamaskin og skriver: Pr. stasjon er det en bærbar pc som stasjonsleder benytter, en stasjonær pc og en skriver. Avdelings- og områdestaber har tilsvarende utstyr. TV er tilgjengelig på oppholdsrommet på stasjonen.

IP telefon: Det er valgt å ha minimum en IP telefon pr. stasjon med tanke på beredskap. Telefonnummer til stasjonene brukes internt og er ikke publisert eksternt.

Ambulansene I ambulansene er det både medisinteknisk utstyr og IT utstyr. Det er fire simkort/mobilabonnement pr. ambulanse; Enhetene Transmobil, Corpuls3 og nettbrett benytter dataabonnement, og mobilen har mobilabonnement. Utstyr i ambulansene:

Helseradiosamband: Håndholdt radioenhet som brukes på stasjonen og i ambulansen. Løsningen vil bli byttet ut med nytt nødnett som er et nasjonalt prosjekt.

Transmobil: Oppdrag fra AMK-sentralen mottas på Transmobil i ambulansen. Dette gjelder info om oppdraget, pasientinfo og kartdata.

Corpuls3: En komplett defibrillator og pasient-overvåkningsverktøy. Tidligere Mobimed enheten er byttet ut med Corpuls3-enhet i ambulansene. Corpuls3 kommuniserer med Transmobil via bluetooth. Corpuls3 sender data til webserver og CorpulsWeb.

Nettbrett: I hver ambulanse er det ett nettbrett av typen iPad Air plassert i holder. Appene på nettbrettet oppdateres fra et sentralt system som administreres av Nordialog og hvert nettbrett har en unik AppleID. Nettbrett gir en digital arbeidsflate i ambulansene hvor ambulansearbeideren elektronisk registrerer data for hvert ambulanseoppdrag som utføres, og som gir mobil tilgang til en rekke oppslagsverk og apper.

Mobiltelefon – hver ambulanse har en mobiltelefon. Mobilnummeret er kun informert om internt i Helse Midt-Norge/AMK.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 12 av 24

4.1.2. IKT-tjenester Hemit leverer IKT-tjenester som er regulert i en fast- og variabel tjenesteavtale. Løsningene driftes av Hemit og de er kontraktspart ved inngåelse av avtaler med leverandører. Tjenestene følges opp av tjenesteansvarlig og kundeansvarlig i Hemit og av IKT-sjef i Ambulanse Midt-Norge HF. Tjenester fra Hemit som benyttes: Arbeidsflate og nettverk – pc’er, programvare og nettverk. Ansatte i

ambulansetjenesten benytter Puls-plattformen for tilgang til helsenett og applikasjoner. Stab og støtte – kvalitetssystem, virksomhetsportal, sak- og arkivsystem,

ledelsesinformasjon. HR og økonomi – Personal og ressursstyringssystemer (PRS), økonomisystem,

administrative systemer, tilgangsadministrasjon IAM, eLæring. Samhandling og mobilitet – Telefoni, Lync, nettbrett. Kommunikasjonstjenester – Datatjenester AMK/prehospitalt. Medisinteknisk avdeling

(MTA) har oppgaver relatert til driften av Transmobil og Corpuls3 sammen med Hemit. Driftsrelaterte aktiviteter Mobil kostnadskontroll ble innført i desember 2013 og det pågår i Ambulanse Midt-Norge HF en opprydding og justering av mobil- og dataabonnement. PC’er og skrivere leies. Nettbrett og Corpuls3 er anskaffet. Puls-kort produseres på bestilling hos HF’ene/Driftsservice. Tilganger til programvare gjøres gjennom systemet IAM tilgangsadministrasjon eller hos Hemit Kundesenter.

Bestiller-rollen Administrasjonskonsulenter, sekretariatsleder og IKT-sjef har rollene som IT-bestillere og utstyrsbestillere hos Hemit. Ved innføring av nye systemer eller oppdrag er IKT-sjef bestiller. Det er utarbeidet og iverksatt rutiner som ivaretar disse funksjonene. Systemeiere, superbrukere og support Det er oppnevnt systemeier til systemene som brukes. I flere av systemene håndteres brukeradministrasjon av systemeier. I noen av fagsystemene er det oppnevnt superbrukere som bidrar med utvikling i bruk av systemet og gir opplæring og hjelp til ansatte. Det er i hovedsak Hemit Kundesenter brukerne tar kontakt med når de har behov for hjelp.

4.1.3. Fagsystemer Fagsystemet BliksundWeb består av flere systemer og er tilgjengelig fra internett. Brukerfunksjonaliteten er tilpasset for web og håndholdte enheter som nettbrett og smarttelefon. I systemet BliksundWeb håndteres brukeradministrasjon og det er satt opp rettighetsstyring for tilgang til de ulike programmene og funksjonene. Brukere oppdateres av stasjonsleder for sin stasjon.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 13 av 24

De ulike systemene i BlikksundWeb er:

Ambustat - programvare for virksomhetsdokumentasjon og rapportering. Alle oppdrag registreres fra nettbrett eller pc. Det er i dag etablert superbrukere; En i Nord-Trøndelag, to i Møre og Romsdal, samt en i Sør-Trøndelag. Fagrådgiver har ansvar for koordinering og oppfølging av systemet og superbrukerne. De har møter hver 14.dag for samkjøring og diskusjon omkring evt. utfordringer. Superbrukerne følger opp stasjonslederne, og stasjonslederne har videre ansvar for opplæring av de ansatte.

Faglige retningslinjer FRAM - for elektronisk oppslag i faglige retningslinjer. En offline versjon er også tilgjengelig på nettbrett.

Sjekkliste - System for sjekkliste og pakningsplaner (logistikk)

Kjøretøyadministrasjon - støttesystem for drift og vedlikehold av bilparken (logistikk)

Kompetansemodul – oversikt over kompetanse og sertifisering Andre fagsystemer Fagsystemer som er tatt i bruk/under innføring er Lagersystem for utstyr Mamut (logistikk), Avviksmodul (EQS), Analyse av virksomhetsdata (QlikView), Corpuls3 i ambulansene med overføring av data til webapplikasjon.

eLæring og retningslinjer På intranettet er det samlet brukerveiledninger, retningslinjer og lenker til forskjellig eLæring. Nasjonal kompetansetjeneste for prehospital akuttmedisin (NAKOS) er kjent blant de ansatte og er en eLæringsplattform som benytter verktøyet Moodle. På nakos.no lages egne kurs og sertifiseringer og kursene administreres. Nasjonale kurs utvikles også og gjøres tilgjengelig, som blant annet opplæringen i nytt Nødnett. I arbeidet med å lage opplæringsmateriell benyttes filming, videoredigeringsverktøy og skjermopptak, som gjøres tilgjengelig via Vimeo.

4.2. Pågående IKT-prosjekter og andre utviklingsoppgaver

Fortsatt implementering og kompetansebygging Det er mange system som er teknisk implementert og tatt i bruk, men det gjenstår omfattende arbeid knyttet til utvikling av innhold, utarbeidelse og tilpasning av rapporter. Opplæringsmateriell må videreutvikles, det må gis opplæring, samt at oppfølging må gjennomføres. Support- og superbrukerfunksjonen må implementeres i større grad for fagsystemene, og etablering av brukergrupper vil være viktig. Det er et behov for å øke den grunnleggende IT-kompetansen hos de ansatte, og informasjonssikkerhet bør få større fokus. Det er fortsatt behov for økt tilgjengelighet til informasjon og systemer, samt utvikling av brukertilpassede IT løsninger. IKT og fagutvikling IKT har en viktig rolle i videreutviklingen av faget. I prosjektene som er beskrevet i kapittel 3.6 er IKT-forståelse og IKT-aktiviteter viktige bidrag for å komme i mål.

Gode analyser er gjort i prosjektet IKT i akuttmedisin.

Fremtidens operasjonsrom (FOR) kjører et prosjekt hvor ambulansetjenesten er med.

Stor satsing i Helse Midt-Norge RHF med felles prosjekt Pasientbehandling og samhandling hvor også Ambulanse Midt-Norge HF bidrar og det er viktig med fortsatt prehospital kompetanse.

Nytt Nødnett skal implementeres i Helse Midt-Norge. Infrastruktur må på plass i ambulansene for å benytte løsninger med pasientsensitiv informasjon og som bidrar til bedre mobil datadekning.

I forbindelse med dette er det påbegynt en utredning av infrastruktur i ambulansene – et mobilt sikkert trådløst helsenett i og rundt ambulansen for bruk av nettbrett/PC/MTU/telefoni og video.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 14 av 24

4.3. Intern kommunikasjon/informasjon

Det å arbeide i en stor offentlig virksomhet er nytt for ansatte og ledere. Samordning, informasjonsflyt og oppfølging av retningslinjer og regelverk kan derfor være en utfordring. Det er ikke kultur for at de ansatte logger inn på Puls-pc for å sjekke intranett og egen e-post. Det bør jobbes videre opplæring og motivering slik at ansatte er innom intranett og e-post i løpet av hver vakt. Det ligger noe informasjon på nettbrettene som ansatte bruker i bilene, men det kan ikke erstatte intranett og e-post. Facebook er også brukt som kanal for å få ut informasjon til ansatte. .

Programvaren Lync er installert på alle PCer slik at ansatte kan ha elektroniske møter og dele dokumenter. Dette benyttes i stor grad til samarbeid og opplæring via skjerm, noe som betyr mindre behov for fysiske møter og reising.

Intranettet brukes til informasjon, deling og samhandling. I de organisatoriske enhetene, faggrupper og prosjekt er det opprettet samarbeidsrom (prosjektrom) for lagring, deling og oppfølging av aktiviteter.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 15 av 24

5. HR/organisasjon/ledelse

5.1. Bemanning, rekruttering og arbeidstidsordninger

Det ble tidlig etter overtakelse av alle ambulansestasjoner avdekt et kritisk behov for økt bemanning i foretaket, spesielt i Avdeling Møre og Romsdal, men også ved enkeltstasjoner i Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag. Det er fortsatt vakante stillinger i foretaket, i tillegg til begrenset tilgang på vikarer.

Brutto månedsverk pr. 30.06.2014, per avdeling

Nord-Trøndelag

(207 årsv.)

Sør-Trøndelag

(249 årsv.)

Møre og Romsdal

(376 årsv.)

Vakante stillinger (årsverk) 4,05 (pr. juni) 4 (pr. juli) 7,1 (pr. juli)

Lav grunnbemanning ved overtakelse og lite tilgang til vikarer med riktig kompetanse har medført høy bruk av overtid siden oppstart. Spesielt har det vært store utfordringer med å få dekt vakter hvor det har vært behov for nivå 2-kompetanse og AMK-kompetanse. Langtidsplanlegging av arbeidstid er hovedtiltaket for å få god oversikt over det reelle bemanningsbehovet. Dette for å kunne legge en plan som er i tråd med lov- og avtaleverk når det gjelder overholdelse av arbeidstidsordninger. Alle stasjoner har utarbeidet langtidsplan for 2014. Antall besatte stillinger har sakte, men sikkert økt fra 1. januar 2013. Fra januar 2014 til juli 2014 har det vært en reduksjon i antall vakante årsverk fra ca 53 til ca. 15. Bemanningsbudsjett er utarbeidet på alle enhetsnivå for hele 2014. Langtidsplanene for arbeidstid er brukt som grunnlag for bemanningsbudsjettet, mens det er brukt erfaringstall kombinert med skjønn for å beregne størrelse og effekt av sykefravær og annet fravær.

Første år med langtidsplanlegging vil gi en del læringspunkt i forhold til alle aktiviteter som det må tas høyde for i bemanningsplaner og bemanningsbudsjett.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 16 av 24

Kunstig lave tall i første halvdel av 2013 skyldes en gradvis overtakelse av lønnsansvar av langtidssykemeldte. Tallene kan også forklares med at ikke alle stabsstillinger var besatt. Arbeidstidsordninger pr. 1. juli 2014:

Tredelt turnus Ranheim, Rosten, Gastro, Ålesund, Molde (Molde får døgnturnus fom 18.08.14)

Kombinert. hjemmevakt/stasjon

Flatanger, Leka, Lierne/Namsskogan, Røryvik, Snåsa, Tydal, Sande, Ullstein/hareid, Geiranger, Norddal/Valldal.

Døgnturnus Øvrige stasjoner

Deltid:

jul.14

Gjennomsnittlig stillingsandel 95,5 %

9,4 %

Deltid 2014

Andel deltid Ved stasjoner som også betjener AMK og/eller båt og legevakt, har det vært nødvendig med noen mindre stillingsandeler for å få arbeidsplanene til å gå sammen. Dette gjelder også stasjoner i Trondheim der det benyttes noen mindre stillingsandeler for å få tilstrekkelig personell på tredelt turnus (benytter i stor grad medisinstudenter). Den lave andelen deltid gir lite fleksibilitet ved fravær, noe som er medvirkende årsak til at fravær i stor grad dekkes inn av overtid i stedet for mertid. Utvikling i overtid Som beskrevet i kapittel 5.1 har foretaket fra oppstart av hatt store utfordringer med lav grunnbemanning. Dette har gitt direkte utslag i stort forbruk av overtid. Tiden det tar å kvalifisere personell, er den største utfordringen i forhold til å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelser og redusere overtidsbruk. I tillegg har en del stasjoner særskilte utfordringer med rekruttering. Nå bruker Ambulanse Midt-Norge HF en del vikarer fra sykehusforetakene, og de får flat vikarlønn. Etter fusjon kan bruk av disse vikarene føre til at det genereres som overtid i og med at ambulansetjenesten er en del av sykehusforetakene.

En ambulanse er ikke i operativ drift uten å ha to personell med riktig kvalifikasjoner på bilen. Ved fravær må alt personell erstattes med riktig kompetanse, hvis ikke må bilen tas ut av beredskap. Det vil si at ethvert fravær fører til innleie av vikar eller overtid. Fram til tilgangen på vikarer er tilstrekkelig, har og vil dette generere mye overtid.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 17 av 24

Overtid (timer) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des

AMN 2013 10903 8965 9731 9582 11794 11793 15323 13808 10211 10373 10697 10226

AMN 2014 9063 10409 10202 8240 9860 9011 10457

5.2. Utdanningsprofil hos ansatte

For nærmere beskrivelse av kompetanseplan- og utvikling, samt faglig utvikling, se kapittel 3.8. I prehospital plan for Helse Midt-Norge RHF er det vedtatt at alle ambulanser innen 2018 skal være bemannet med en paramedic. For å bøte på denne manglende kompetansen har Ambulanse Midt-Norge HF valgt å tilby 35 plasser i 2013 og 30 plasser i 2014 med delvis kompensasjon for paramedicutdanning. Ambulanse Midt-Norge HF når ikke planmål om paramedic på alle biler i 2017/18.

Nord-

Trøndelag

Andel av

antall

ansatte

Sør-

Trøndelag

Andel av

antall

ansatte

Møre og

Romsdal

Andel av

antall

ansatte

AMN

(operativt

personell)

Andel av

antall

ansatte

Antall ansatte 276 279 372 927

Årsverk 215 264 403 882

Antall ansatte

(faste) med

Paramedic

37 13 % 49 18 % 40 11 % 126 14 %

Antall ansatte

(faste) med

Farmakologi

146 53 % 149 53 % 224 60 % 519 56 %

Antall ansatte

(faste) på nivå 2

(mål 70 %)

158 57 % 172 62 % 264 71 % 594 64 %

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 18 av 24

5.3. Avtaler og forpliktelser i forbindelse med ansatte

Ambulanse Midt-Norge HF fikk ved virksomhetsoverdragelsen overført ansatte med til dels svært ulikt lønnsnivå. Dette har ført til stort sprang i lønningene. Ambulanse Midt-Norge HF har et bevisst forhold til at utvikling av lønninger skal være ihht. øvrig lønnsutvikling, men ville hatt behov for flere år på å jevne ut lønnsnivået i foretaket. Både lønnsoppgjøret i 2013 og 2014 ble benyttet til å jevne ut noe av forskjellene i lønnsnivå i foretaket.

5.4. HMS

Vernetjenesten er delt inn i 17 områder med ett verneombud pr område. I tillegg er det et hovedverneombud som har en koordinerende rolle for alle verneombudene. Ambulanse Midt-Norge HF har en avtale med Stamina bedriftshelsetjeneste som varer ut 31.12.14.

Det er gjennomført et intensivt 40-timers HMS grunnkurs i regi av Stamina BHT. En dag for alle ledere, og to dager for AMU-deltagere og verneombud. I tillegg har det vært e-læring med en sluttprøve. Det har i tillegg vært gjennomført 2 verneombudssamlinger for alle verneombud 2 ganger per år. Sykefraværet har gradvis blitt lavere i 2014 for foretaket totalt sett, og er per 31.05.14 5,2 % for hele foretaket.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 19 av 24

6. Avtaler/biler/bygninger

6.1. Leieavtaler, utbedringer og standardisering av stasjonsbygg

Helse Midt-Norge RHF har inngått leieavtaler med ulike aktører når det gjelder stasjonsbygninger og garasjer, ingen lokasjoner eies. Alle utbedringer og nybygg er det således utleier som har ansvar for. Ambulanse Midt-Norge HF har vært tillagt forvaltnings- og oppfølgingsansvaret for avtalene.

Arbeidet med inngåelse av leieavtaler for alle lokasjoner i regionen ble utført i 2012 av Helse Midt-Norge RHF. Det ble tatt utgangspunkt i prehospital plan for Helse Midt-Norge RHF og vedtak om at antall stasjoner og den nåværende struktur skal videreføres ved overtagelsen 1.1.2013. Det er derfor inngått leieavtaler på stasjonsbygg lokalisert omtrent på samme sted som tidligere – og i mange tilfeller i samme bygg.

Det er en større grad av standardisering på fasiliteter og bygg enn tidligere, bygd på kravspesifikasjon utarbeidet av Helse Midt-Norge RHF i 2011. Flere nybygg er samlokalisert med brann eller helse, og det er sambruksfunksjoner på blant annet vaskehall, treningsrom og undervisningsrom/møterom.

Status på avtaler og byggeprosjekt er som følger:

Nord-Trøndelag består av 16 ambulansestasjoner samt områdekontor i Namsos og avdelingskontor på Steinkjer. Det er tatt i bruk tre nye stasjoner, og flere er betydelig oppgradert. Tre mindre prosjekter (påbygg) er satt på vent av økonomiske årsaker.

Sør-Trøndelag består av 19 ambulansestasjoner samt avdelingskontor lokalisert på St. Olavs Hospital. Det er sluttført seks nybygg i 2013, og ytterligere tre er under planlegging. Ett ferdigstilles i 2014, de to siste i 2015/2016. I tillegg er flere stasjoner betydelig oppgradert. Det gjenstår oppgradering/ evt nybygg av den sykehuseide stasjonen på Orkdal.

Møre og Romsdal består av 33 ambulansestasjoner, hvorav fire også betjener ambulansepersonell på ambulansebåter. Det er sluttført ni nybygg i 2013, og ytterligere fire er betydelig oppgradert. Ved de fleste stasjoner er det gjort mindre tilpasninger. Ett prosjekt som gjenstod ble ferdigstilt i 2014. Bygningsmasse og utforming for fire av ambulansestasjonene er ikke tilfredsstillende i henhold til behov og krav. Disse fire er lokalisert i tilknytning til sykehusene i Kristiansund, Molde, Ålesund og Volda. Det er opprettet dialog med både sykehusforetakene og kommunene for å utrede muligheter for oppgradering eller nybygg. Det er gjennomført ROS analyse i februar 2014 som beslutningstøtte for at Helse Møre og Romsdal HF eventuelt skal kunne gi sin tilslutning til nybygg, oppgradering av eksisterende lokaler eventuelt leie nye lokaler.

6.2. Innkjøpsavtaler inventar og utstyr

Ambulanse Midt-Norge HF eier inventar på alle stasjoner unntatt en, og leier møblert på noen av de fem område- og avdelingskontor. Det er inngått rammeavtaler på møbler og inventar.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 20 av 24

6.3. Status ambulanseflåten og utstyr

I tråd med styrevedtak er det foretatt en standardisering av bilpark med tilhørende utstyr. I 2012 ble det investert 64 nye ambulanser hvorav 60 ble mottatt i 2012 og fire i 2013. I 2014 er det reinvestert 8 nye ambulanser, dette i henhold til plan. Med virkning fra 1.1.2013 overtok Ambulanse Midt-Norge HF 58 brukte ambulanser, samt noe utstyr og inventar fra tidligere eiere. Videre overtok AMN 11 brukte ambulanser fra sykehusforetakene. Ambulanse Midt-Norge HF har i dag en bilpark bestående av 154 biler.

Identifisert behov for nyanskaffelser er gjenspeilet i Helse Midt-Norge RHFs langsiktige investeringsplan – viser til kapittel 7.3. Det er i dag leieavtale knyttet til drift av fem ambulansebåter i Møre og Romsdal, samt en pasienttransportbåt i øyrekken utenfor Frøya. Det er foretatt standardisering av utstyret i ambulansene, se omtale under fag kapittel 3.7, samt i årsberetning for 2012 og 2013. Kapittel 4.3 beskriver IKT-utstyret i bilene.

6.4. Status andre avtaler

Det er laget en oversikt over øvrige avtaler som er inngått. Det foretas en gjennomgang av avtalene hvor det vurderes oppsigelse eller transportering til overtakende sykehusforetak. Alt dette arbeidet skjer i forståelse med overtakende foretak ved virksomhetsoverdragelsen.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 21 av 24

7. Økonomi

7.1. Budsjett og resultatutvikling

2013 var Ambulanse Midt-Norges HFs første driftsår, og mangel på erfaringstall har vært en utfordring. Første driftsår viser at kostnader knytter til insourcing og drift av ambulansetjenesten har vært større enn forutsatt i foretakets ramme for 2013. Størrelsen på rammen Ambulanse Midt-Norge HF mottok for 2013 var beregnet ut fra rammen som sykehusforetakene mottok i 2012 til ambulansevirksomhet, justert for indeksregulering. I tillegg ble rammen påplusset estimert tilleggskostnader på pensjon med 35 millioner slik at den samlede rammen var på 547,5 mill kroner for 2013. Helse Midt-Norge RHF vedtok i sak 50/13 å øke rammen med 50 mill kroner. Til tross for dette har det ikke vært mulig å komme i balanse for 2013. Budsjettet for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill høyrere enn tildelt ramme på 676 mill kroner. Det er jobbet kontinuerlig med kostnadsreduserende tiltak. Det er en utfordrende jobb med de rammebetingelsene som er gitt ambulanseforetaket gjennom lovverk, styringsdokumenter og inngåtte avtaler. Rammebetingelsene innebærer at det er små muligheter til å påvirke det store kostnadsbildet knyttet til drift av ambulansebiler og -båter, krav til bemanning og kompetanse, nødvendig IKT-utstyr og systemer, krav til stasjonsfasiliteter og husleie på kort sikt. Foretakets største kostandsdrivere er knyttet til personell, ambulansebiler og båter, IKT og lokaler. Bemanning Mellom 76-80 % av Ambulanse Midt-Norge HF sine kostnader er knyttet til bemanning. Det ble tidlig etter overtakelse av alle ambulansestasjoner avdekket et kritisk behov for økt bemanning i foretaket. Dette har generert høye overtidsutbetalinger. Ambulanse Midt-Norge HF jobber kontinuerlig med tiltak som skal sikrer at ambulansevirksomheten i regionen har tilstrekkelig grunnbemanning med riktig kompetanse samt tilstrekkelig med kvalifiserte vikarer. Det vises til omtale under kapittel 5.1. Totale kostnader knyttet til personell utgjorde i 2013 520 mill kroner, hvorav 53,4 mill kroner gjaldt pensjon. Foretaket har ytelsesbasert tjenestepensjonsordning i KLP. Aktuarberegning for 2014 utgjør 56,8 mill kroner. Ambulansebiler og båter Driftskostnader knyttet til bilflåten utgjorde i 2013 34 mill hvorav 17,5 mill kroner gjelder avskrivninger. Netto kostnad knyttet til fem ambulansebåter og en pasienttransportbåt utgjorde i 2013 26 mill kroner (42 mill kroner i kostnader og 16 mill kroner i inntekter fra kommuner/Helse Møre og Romsdal HF m.m.). IKT Drift av IKT-tjenester utføres av Hemit, og er regulert i tjenesteavtaler. Tjenesteavtalen for 2013 var på 10,9 mill kroner. I 2014 er avtalen på 11,7 mill kroner. Husleiekostnader Ambulanse Midt-Norge HF sin virksomhet har er geografisk spredt på i overkant 70 lokasjoner som alle leies. Totale kostnader knyttet til lokaler utgjorde i 2013 35,6 mill.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 22 av 24

For detaljer knyttet til regnskapet for 2012, 2013 henvises det til Årsregnskap for 2012,

Årsberetning 2012, Årsregnskap for 2013, Årsberetning for 2013.

Regnskapet pr 31.07.14 finnes i Statusrapport til RHF’et pr. 31.07.14 (lenken ligger på intranett, og virker kun for interne lesere)

7.2. Fordeling av budsjett

Fordelingsnøkkelen som Helse Midt-Norge RHF la til grunn i 2012 ved fordeling av midler mellom sykehusforetakene til den del av den prehospitale virksomheten som gjelder bil og båt var i 2012 som følger:

Helse Møre og Romsdal HF 47,44 %

St. Olavs Hospital HF 28,61 %

Helse Nord-Trøndelag HF 23,95 %

Ved opprettelse av Ambulanse Midt-Norge HF ble det lagt til grunn at 5 % av rammen skulle gå til sentral administrasjon. Foretaksledelsen fikk ansvar for etablering av foretaket, overordnet ansvar for drift i 2013 og 2014, samt ansvar for å lede standardisering- og harmoniseringsarbeid. I tillegg er foretaksledelsen sterkt inne i prosjektet som skal sikre en vellykket fusjon av ambulansetjenesten med sykehusforetakene, Følgende fordelingsnøkkel ble lagt til grunn i 2013:

Helse Møre og Romsdal HF 44,21 %

St. Olavs Hospital HF 28,24 %

Helse Nord-Trøndelag HF 22,45 %

Foretaksledelse 5,09 % Erfaringstall for 2013 viser følgende fordeling pr avdeling i prosent av foretakets totale kostnader:

Parallelt med fusjonsprosessen utarbeides det resultatbudsjett for 2015. Budsjettprosessen ledes av Ambulanse Midt-Norge HF, og det er løpende dialog med delprosjekt økonomi i overføringsprosjektet. På denne måten sikres det involvering av sykehusforetakene. Inntektsfordelingen for 2015 besluttes av Helse Midt-Norge RHF.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 23 av 24

7.3. Investeringer

Reinvesteringsbehov av ambulanser i perioden 2015 til 2020 er kartlagt og meddelt Helse Midt-Norge RHF. Dette er hensyntatt i regionens langtidsplan for investeringer, se tabell:

Når det gjelder medisinskteknisk-, medisinsk- og redningsteknisk utstyr så vil det være et suppleringsbehov i tiden fremover.

Investeringsbehovet for inventar er i størrelsesorden 300.000 til 400.000 kr. Av dette beløpet gjelder 250.000 kr Nord-Trøndelag, mens resterende beløp fordeler seg på Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal.

Det er ikke tatt høyde for investeringsbehov i forbindelse med sykehusstasjonene, samt ikke igangsatte ombygginger.

Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 24 av 24

8. Oversikt over lenker og vedlegg

Oversikt over eksterne lenker:

Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus, § 17

NAKOS-portalen

Strategi og handlingsplan for Ambulanse Midt-Norge HF (2012-2014), se her.

Årsregnskap for 2012 ligger her.

Årsberetning 2012 ligger her.

Årsregnskap for 2013 er her.

Årsberetning for 2013 er her.

Oversikt over dokumenter som er mest aktuell for ansatte hos sykehusforetakene. Disse ligger lagret internt (eksterne aktører kan få dokumentene etter forespørsel):

Statusrapport til RHF’et pr. 31.07.14

Oversikt over fagressursene, vist pr avdeling

Pakningsplaner: Akuttsekk, Multimonitor, Caravelle\Transporter, Sprinter, Brann- og

bandasjeenhet, Føde- og nyfødtenhet. Bilder: Bilde sprinter, Bilde

Caravelle\Transporter

Under fanen eLæring på intranettet er det samlet brukerveiledninger, retningslinjer og

lenker til forskjellig eLæring

Kompetanseplan

Rutine i EQS for melding av uønskede hendelser

Felles faglige retningslinjer ligger i bliksund. Det er link fra EQS

Felles Retningslinjer Ambulansetjenesten i Midt-Norge (FRAM)

Oversikt over tariffavtaler/ overenskomster og særavtaler.

Oversikt verneområder AMN

Oversikt over verneombud i AMN pr januar 2014.

Prosjektsiden til Hemit i forbindelse med Corepuls3

Prosjektsiden til Hemit vedrørende prosjekt: Pasientbehandling og samhandling

Informasjon om foreslått prosjektet fra AMN: «Community paramedic»

Informasjon om prosjektet IKT i akuttmedisin.

Informasjon om prosjekt Nødnett som skal implementeres i Helse Midt-Norge.

Informasjon om utredning av infrastruktur i ambulansene

Oversikt over dokumenter som kan være aktuell for ansatte hos sykehusforetakene, og som kan fås etter forespørsel:

Retningslinje for innmelding av pasient til AMK

Brukerveiledning for ambulansejournal.

RETTS triage system

Brukerveiledning Ambustat.

Informasjon om arbeidet med å vurdere framtidig ambulanseutdanning