Электронный офис Креативных бизнес-технологий
Post on 15-Jun-2015
1.334 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Креативные бизнес-технологии © 2013
Обзор функциональных возможностей
Электронный офис
ООО «Креативные бизнес-технологии»
Санкт-Петербург
2013
Креативные бизнес-технологии © 2013
Креативные бизнес-технологии
2
Мы помогаем
зарабатывать деньги,
превращая статьи
затрат в доходы
Наша цель – содействие развитию бизнеса наших клиентов, предлагая современные и эффективные решения в области информационных технологий и организационного развития
Успешный опыт в
различных областях
бизнеса
Мы создаем лучшее
решение для
управления бизнесом
на базе платформы
Microsoft SharePoint®
Креативные бизнес-технологии © 2013
Электронный офис – готовое решение
3
Электронный
офис
готовый продукт
Электронный офис –
полностью готовый
продукт на платформе
Sharepoint.
Не нужно ничего
разрабатывать.
Учтены все реальные
задачи бизнеса, ничего
дорабатывать не
нужно, можно сразу
использовать
MS SharePoint®
платформа
Креативные бизнес-технологии © 2013
Есть все, что нужно
4
Интеграция с MS Outlook, MS Project и системами учета
Креативные бизнес-технологии © 2013
Базовый электронный документооборот
Документооборот
5
Хранение
документов
Организация
коллективной
работы с
документами
Поддержка
версионности
Заполнение
свойств
документов из
приложений
MS Office
Настраиваемые маршруты
рассмотрения, согласования и
утверждения документов (любые
варианты последовательной и
параллельной обработки документов)
Регистрация
документов
Гибкая система
назначения прав
доступа
Креативные бизнес-технологии © 2013
Документооборот
6
Расширенный документооборот и делопроизводство
Автоматическое
создание
документов на
основе шаблонов
и реквизитов
карточек
Структурирование
хранение
документов
(Электронный
архив)
Автоматическое
создание
структуры папок в
соответствии с
номенклатурой
дел предприятия
Контроль
разделения прав
доступа к
документам
согласно
номенклатуре
Автоматизация процессов документооборота:
служебная корреспонденция,
организационно-распорядительный
документооборот,
служебный документооборот,
финансово-договорной документооборот,
проектный документооборот
Журналы
регистрации
документов
Настраиваемые
нумераторы
Креативные бизнес-технологии © 2013
Входящие документы
7
Креативные бизнес-технологии © 2013
Входящие документы
8
Креативные бизнес-технологии © 2013
Исходящие документы
9
Креативные бизнес-технологии © 2013
Исходящие документы
10
Креативные бизнес-технологии © 2013
Внутренние документы
11
Креативные бизнес-технологии © 2013
Внутренние документы
12
Креативные бизнес-технологии © 2013
Официальная переписка
13
Креативные бизнес-технологии © 2013
Автоматизация обработки входящих электронных сообщений
14
Креативные бизнес-технологии © 2013
Автоматизация обработки входящих сообщений
15
Креативные бизнес-технологии © 2013
Менеджмент поручений
16
Оперативное управление и контроль работы
сотрудников
Любые сценарии
работы с
задачами и
поручениями
Единые списки
дел сотрудников
Автоматическое
распределение
прав доступа
Простой контроль
задач и
поручений
Работа с задачами
по электронной
почте
Сводная
отчетность по
задачам
сотрудников
Планирование и
учет рабочего
времени
Сохранение
переписки и
истории работы с
задачей
Креативные бизнес-технологии © 2013
Менеджмент поручений
17
даже если они не могут ее сформулировать
Креативные бизнес-технологии © 2013
Единое пространство задач
18
Креативные бизнес-технологии © 2013
1. Подчиненному
2. Коллеге
3. Самому себе
Постановка задачи
19
Любые сценарии работы с задачами
5. Получение отчета
6. Отклонение отчета и передача на доработку
7. И так пока отчет не будет принят
Получение отчета по задаче
8. Руководитель ставит задачу, а отчет принимает контролер
9. Исполнитель может переназначить задачу другому сотруднику
Исполнение, делегирование,
контроль
4. Помощник создает поручения от имени руководителя, а себя может назначить контролером
Постановка задачи
Назначение задачи группе сотрудников, разбиение задачи на подзадачи (выдача подчиненных поручений)
Групповые и подчиненные
задачи
1
2
3
45
6
7
89
Креативные бизнес-технологии © 2013
Планирование и учет рабочего времени
20
Креативные бизнес-технологии © 2013
Работа с клиентами
21
Модуль работы с клиентами и контрагентами
Журнал
регистрации
работы с
контрагентами
Контроль статуса
работы по
договорам
Интеграция с
CRM-системами
Задачи работы с
клиентами
Интеграция с
системами Call-
центр
Отчеты по работе
с клиентами и
контрагентами
Обслуживание
клиентов по
заявкам
Синхронизация
справочников
контрагентов и
договоров с
системой учёта
(1С)
Креативные бизнес-технологии © 2013
Работа с клиентами
22
Креативные бизнес-технологии © 2013
Вся информация о клиенте под рукой
23
Креативные бизнес-технологии © 2013
Управление проектами
24
Модуль управления проектной деятельностью
Структурированное хранение
документов и файлов по проектам.
Совместная работа с документами,
совместный доступ к файлам и
материалам проекта
Автоматизация
согласования
договоров и
контроль сроков
их действия
Поддержка
жизненного цикла
создания и
утверждения
проектной
документации
Оперативное
управление
задачами проекта
на основе плана-
графика работ
Автоматизация
процессов
расчетов с
подрядчиками
(заявки на
платежи)
Стандартизация
шаблонов
проектной
документации
Отслеживание
состояния
переговоров с
заказчиком и
подрядчиком
Креативные бизнес-технологии © 2013 25
Создание и корректировка расписания проекта в MS Project.
Управление работами по проектам и договорам.
Отслеживание изменения сроков и трудоемкостей задач.
Возможность экспорта проектов MS Project.
Интеграция с MS Project
Доступность точной информации, отражающей реальную картину хода проекта в любой момент времени.
Контроль хода проекта, корректировка в режиме реального времени.
Всегда актуальные данные по проекту.
Порядок в проектах компании
Все данные о проекте – на карточке проекта:
• Проектный документооборот
• Все файлы и материалы проекта
• Задачи проекта
• Договорная документация
• Финансовая информация
Консолидация информации по
проекту
Простой сценарий управления проектом:
• Составление плана проекта
• Согласование плана в компании/с клиентом
• Назначение нужных задач исполнителям
• Постепенная детализация задач проекта
Простая схема управления проектом
Управление проектами в Электронном офисе -это:
• Минимум времени и затрат на внедрение
• Не требуются специалисты в управлении проектами для внедрения
• Не нужно перестраивать работу компании
Альтернатива покупки
MS Project Server
Управление проектами
Какие выгоды и преимущества дает использование модуля управления проектами
Креативные бизнес-технологии © 2013
Управление проектами
26
Креативные бизнес-технологии © 2013
Создание проекта в MS Project
27
Креативные бизнес-технологии © 2013
Назначение задач по проекту
28
Креативные бизнес-технологии © 2013
Назначение задач по проекту
29
Креативные бизнес-технологии © 2013
Оперативное управление проектом
30
Ход
проектаТекущие задачиНачало
проекта
Будущие задачи
Оперативный контроль
Креативные бизнес-технологии © 2013
Управление платежами и затратами
31
Модуль управления платежами
Автоматизация
процесса
создания,
согласования и
утверждения
заявок на платежи
Контроль
исполнения
заявок на платежи
Формирование
общего реестра
платежей и
отчетов о
платежах
Ведение
платежного
календаря
Креативные бизнес-технологии © 2013
Обработка заявки на платеж
32
Креативные бизнес-технологии © 2013
Обработка заявки на платеж
33
Креативные бизнес-технологии © 2013
Сервис-деск
34
Модуль работы с заявками Сервис-деск (Service desk)
Готовый механизм рассмотрения и контроля исполнения
заявок в сервисные подразделения: ИТ, АХО, бухгалтерия,
архив, юридический отдел и т.п.
Организация
совместной
работы
подразделений
компании
Настройка
маршрутов
согласования и
диспетчеризации
заявок
Организация
эффективного
взаимодействия
компании с
внешними
клиентами
Работа с заявками по электронной
почте (создание, переписка по заявке,
уведомления о ходе работы, возврат на
доработку)
Креативные бизнес-технологии © 2013
Обработка заявки в Сервис-деск
35
Креативные бизнес-технологии © 2013
Создание заявки в Сервис-деск
36
Креативные бизнес-технологии © 2013
E-mail рассылка контрагентам
37
Модуль e-mail рассылки и маркетинговых мероприятий
мероприятий
Проведение маркетинговых
мероприятий с использованием e-mail
рассылки по базе контрагентов и
контактных лиц
Использование
шаблонов писем
Гибкая настройка
параметров
рассылки и списка
получателей
Креативные бизнес-технологии © 2013
Настройка параметров и отправка сообщений рассылки
38
Креативные бизнес-технологии © 2013
Настройка параметров сообщений рассылки
39
Креативные бизнес-технологии © 2013
Отображение финансовой информации
40
Модуль отражения финансовой информации
Организация взаимодействия между
менеджерами и подразделениями,
обеспечивающими учет в компании
Обмен
первичными
документами
Автоматический
обмен данными с
системой учета
(1С)
Креативные бизнес-технологии © 2013
Обмен финансовой информацией
41
Креативные бизнес-технологии © 2013
Отображение финансовой информации
42
Креативные бизнес-технологии © 2013
Простая интеграция
43
Креативные бизнес-технологии © 2013
Интеграция с системой учета и CRM
44
Ведение проектов
(возможные сделки,
коммерческие
предложения и пр.)
Оформление договоров
Счета, акты
Платежи по счетам
Платежи по счетам
Заказы поставщикам
Согласование договоров
Хранение документов
по клиентам
Задачи
(по документам, поручения)
Отчеты по задачам
документооборота
Журнал работы с контрагентом
Подготовка писем и других
исходящих документов
Организационно-распорядит.
документооборот
Протоколы совещаний
Входящие документы
Договор
Результат
согласования
Оплаты
Менеджеры по
продажам
Обмен информацией
Система учета
Креативные бизнес-технологии © 2013
Простота работы
45
Работа по почте Уведомления
Готовые отчеты Доступно как
услуга (SaaS)
Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Уведомления
46
Сразу видно, о чем речь
Кто исполнитель
Срок , результат
Карточка связанного
документа
Уведомления о поступлении новых задач, текущей
работе с задачами, документами, заявками и
любыми другими данными из Электронного офиса
автоматически приходят на электронную почту
сотрудников
Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Работа по почте
47
И все это в любой почтовой программе
Сервер Электронного Офиса
Не нужно переучиваться и менять
привычки. По электронной почте
можно:
• Ставить задачи
• Принимать отчеты
• Получать уведомления
• Читать и отправлять
комментарии
• Создавать заявки в Сервис-
деск
• Отправлять документы в
Электронный офис
• Регистрировать события в
Журнале работы с клиентами
Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Подстрочный поиск
48
Для поиска нужного элемента достаточно просто начать вводить его название.
Осуществляется поиск по всем справочникам Электронного офиса.
Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Быстрый поиск в списках
49
Документ, задачу, договор и любые другие данные можно найти в Электронном офисе за считанные секунды, введя в строке поиска ключевые слова.
Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Отчеты
50
Типовые отчеты по исполнительской дисциплине.
Объективный контроль работы сотрудников компании.
Креативные бизнес-технологии © 2013 Креативные бизнес-технологии © 2013
Различные варианты поставки
51
Электронный офис - готовое решение на базе Microsoft SharePoint®, не требующее перестройки работы компании.
Возможны различные варианты поставки: от использования ПО как услуги (SaaS, Software as a Service) до установки на сервер заказчика.
Креативные бизнес-технологии © 2013
Мы делаем бизнес эффективнее
52
ООО «Креативные бизнес-технологии»
197374, Россия, Санкт-Петербург,
Торфяная дорога, д. 7, лит. Ф,
БЦ «Гулливер-2», 7 этаж, офис 716
Телефон: +7 (812) 680-33-08
E-mail: info@cbtech.ru
www.cbtech.ru
www.cbtoffice.ru
top related