ระบบ sap > mm > po - si.mahidol.ac.th mm pr po.pdf · 4/18/2016 1 22...

4/18/2016

1

22 เมษายน 2559

ระบบ SAP > MM > PO

ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด

Transaction Code (T-code)

Create PR / Change / Display

ZMM_E3 / ZMM_F1

Create PO / Change / Display

MIGO

4/18/2016

2

• SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing)

คอ โปรแกรมทชวยจดการสายงานทกสายงานของธรกจใหสามารถเขาถงขอมล ไดอยางรวดเรว และไดขอมลทถกตองแมนย า สามารถน าไปใชประกอบการด าเนนกจกรรมของธรกจได และผบรหารสามารถเรยกดขอมลและตรวจสอบขอมลสถานะของบรษทได

• MM Material Management หรอโมดลทางดานการจดการวตถดบ เปนระบบงานทครอบคลม ดานการบรหารจดการกระบวนการจดหาพสด และการบรหารสนคาคงคลง

ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด

• Purchase Requisition (PR) คอ เอกสารขอซอ/จาง ทภาควชา/หนวยงาน มความประสงคตองการใชพสดและตองจดหาพสดตามขอบงคบฯ สงไปด าเนนการท หนวยจดหาพสด งานจดหาพสดและบรหารสญญา ฝายทรพยสนและพสด

PR จะประกอบดวยรายละเอยดของขอมลตางๆ เชน ผมความตองการพสด, วธการจดหาพสด, จ านวนของพสดหรอ งานจาง/บรการ ทตองการ, วนทตองการ, วงเงน, ปงบประมาณ เปนตน

ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด

4/18/2016

3

• ZMM_E3 (Customized Programs)

โปรแกรมการสบราคา กรณการจดหาพสดโดยวธตกลงราคา วงเงนไมเกน 100,000.00 บาท ในระบบ SAP ไดมหลกเกณฑตามขอบงคบฯ ก าหนดใหมการสบราคากบผรบจดหา ไมนอยกวา 3 ราย

• ZMM_F1 (Customized Programs)

โปรแกรมพมพบนทกขอซอ/จาง (PR)

• MIGO – Create Goods Receipt (GR) การตรวจรบพสด

ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด

• Purchase Order (PO) คอ ใบสงซอ/จาง เพอใหไดมาในการจดหาพสด การออกใบ PO นนผจดหาพสดจะเปนฝายออกใหกบผขาย/ผรบจาง เพอใหทราบถงรายการสนคาหรอการจาง/บรการ ทตองการจดซอ/จาง ซงกอนออกใบ PO นน จะตองมการออกใบ PR และไดรบการอนมตในเอกสาร และ Release PR ในระบบ SAP เรยบรอยแลว

ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด

4/18/2016

4

• Purchase Order (PO) การ Create PO มการด าเนนการ ดงน - PO (ใบสงซอ/จาง) โดยวธตกลงราคาทด าเนนการโดย งานจดหาพสดและบรหารสญญา ฝายทรพยสนและพสด - PO (ซ.เรงดวน/จ.เรงดวน) ด าเนนการโดยภาควชา/ หนวยงาน - PO (ใบสงซอ อางสญญาจะซอจะขายฯ ด าเนนการโดย ภาควชา/หนวยงาน - PO (ใบสง อางสญญาฯ ผกพน>3ส. กรณซอ/จาง ใช เงนผกพนขามปงบประมาณ ด าเนนการโดยภาควชา/ หนวยงาน

ระบบ SAP ส าหรบการจดหาพสด

New PR

Approved PR

PO

Delete PR

Cancel PO

Status = Waiting

Status = Delete Status = approved

Status = Cancel

Goods Receipt (GR)

Invoice Receipt (IR)

Good receive

Payment

4/18/2016

5

Transaction Code (T-code)

การเขาใชงานโปรแกรม SAP > MM พมพ T-code ในชอง

command

Transaction Code (T-code)

4/18/2016

6

• MM03 = Display Material

• ME51N = Create PR

• ME52N = Change PR

• ME53N = Display PR

• ZMM_F1 = โปรแกรมพมพ PR

• ZMM_E3 = โปรแกรมสบราคา

• ME21N = Create PO

เฉพาะ Doc.type 1319, 1329,

1381, 1390 เทานน

Transaction Code (T-code)

• ME22N = Change PO

• ME23N = Display PO

• ME5A = List Display of PR

• ME33K = Display Contract Company Code • S1 = S001 คณะแพทยศาสตรศรราชพยาบาล

• S2 = S002 งานประกนสงคม

• S3 = S003 งานบรการสขภาพปฐมภมศรราช

• S4 = S004 งานคลนกพเศษนอกราชการ

Transaction Code (T-code)

4/18/2016

7

Create PR/Change/display

ในระบบ SAP กอนท าการบนทกขอมล PR สงทตองเตรยมใหพรอม เพอความสะดวก รวดเรว ถกตอง ครบถวน 1. Search ขอมล Vendor มอยในระบบฯ หรอไม กรณทไมม 1.1 กรอกขอมลในแบบฟอรมใบค าขอสรางและเปลยนแปลง

ทะเบยนเจาหน ตองม E-mail (Download แบบฟอรมไดใน web site ฝายทรพยสนและพสด)

1.2 เอกสารประกอบ ส าเนาหนงสอ ภพ.20, ส าเนาหนาแรกหนงสอรบรองฯ หรอส าเนาใบทะเบยนพาณชย, ส าเนาหนา Book Bank

PR > Create/Change/Display

4/18/2016

8

2. กรณซอ/ซอเขาคลง Search ขอมล Material

กรณไมมรหส Material

2.1 กรอกแบบฟอรมการขอสรางวสดหลก (Download

แบบฟอรมไดใน web site ฝายทรพยสนและพสด)

3. เตรยมเลขทหนงสอออกส าหรบบนทกใน PR ของภาควชา/

หนวยงาน ลงวนทปจจบน

PR > Create/Change/Display

PR > Create/Change/Display

KEY ใน Command field

ME51N = Create ME52N = Change ME53N = Display

4/18/2016

9

ซ. = ซอ จ. = จาง จซ. = จะซอจะขายฯ แลก = การแลกเปลยน

Doc. type

A = ครภณฑ K = คาใชจาย R = ซอมแซม, บ ารงรกษา Blank = คาวาง เปนการซอ เขาคลง

ซอหรอจางท าครภณฑตองเลอก Material

4/18/2016

10

Quantity จ ำนวนทซอ/จำง

•การซอ เลอกรหส Material ระบบจะแสดง Short text และ Unit อตโนมต •การจาง ตองพมพใน Short text

และรหสหนวยนบ (Unit)

Valuation Price

ราคาตอหนวยรวมภาษ

Delivery Date

ประมาณการวนทตองการใชพสด

Material Group

ประเภทพสด

4/18/2016

11

Plant

1100 = พสดทวไป 1200 = วสดการรกษาพยาบาล

Storage Location

คลงพสดของภาควชา/หนวยงาน บนทกเมอมการจดหาวสดเขาคลง

Purchasing Group

ใสคา 000

Requisitioner = Cost center

ของภาควชา/หนวยงาน

Tracking No. ปงบประมาณ ทด าเนนการบนทกเปน พ.ศ

4/18/2016

12

Purchasing Organization

บนทก P001 Fixed Vendor ผรบจดหา บนทกเฉพาะวธตกลงราคา และวธพเศษ

Tab Text มขอมลทจะตองบนทก ดงน 1. เลขทรายงานขอซอ/จาง 2. ขออนมตจดหา (เรอง) 3. เหตผลและความจ าเปน 4. ก าหนดเวลางานแลวเสรจ 5. ผท าหนงสอ 6. หมายเลขตดตอผท าหนงสอ

1. กรณจดหาฯ วงเงนไมเกน 100,000.00 บาท ตองท าการ สบราคา (ZMM_E3)

2. กรณจดหาฯ จากรายเดยว ตองบนทกเหตผลจดหาจาก รายเดยวทก line item

4/18/2016

13

3. กรณจางซอม (R) ใหบนทกรายละเอยดขอมลงานจาง ใน Tab Text ดงน

รหสครภณฑ

เลขทหนงสอทขออนมตในหลกการ

หนงสอลงวนท

รายละเอยดตาม Invoice

Tab Account Assignment

บนทกขอมล -G/L Account -Earmarked Funds -Line No.

กดปม Enter ระบบจะแสดงขอมล 4 fields อตโนมต

4/18/2016

14

กดปม Check จะปรากฏ Tab Release strategy

กดปม Save

บนทกขอมลคณะกรรมการตรวจรบพสด หรอ คณะกรรมการชดอน ๆ ตามวธการจดหา ดงน - ชอ-สกล เลอกจาก SAP ID

- แตงตงโดยต าแหนงบรหาร Key text

ใน column ต าแหนง * กรรมการแตละชด หามซ า *

บนทกเรยบรอยกดปม SAVE

4/18/2016

15

ระบบฯ จะแสดงเลขรหส PR ขนตนดวย 11XXXXXXXX

Change PR (ME52N)

1 หรอ 2

4/18/2016

16

Change PR (ME52N)

Click ปม Other Purchase requisition

บนทกเลขรหส PR ทจะแกไข กดปม Other document

Change PR (ME52N)

เลอกรายการทจะยกเลก/แกไข click ป ม (delete)

4/18/2016

17

Change PR (ME52N)

กดป ม (Save)

Change PR (ME52N)

กดป ม (Save)

*การขอแกไขคณะกรรมการชดตาง ๆ จะท าไมได ตองท าบนทกแจงงานจดหาพสดและบรหารสญญาเพอด าเนนการเทานน

ระบบจะแสดงขอมล มมลางซายของหนาจอ

4/18/2016

18

การแกไข PR กรณตวอยาง เชน

Doc. Type** เลอกวธการจดหา ไมถกตอง

**แกไขแลว ใหตรวจสอบ Pur. Org. หรอ Delivery date อาจจะหายไป ใหบนทกขอมลกอน save โดยระบบฯ จะไมมการเตอน Material Select line item ใส

Quantity

Valuation Price

Change PR (ME52N)

**สราง line item ใหม หาม แกไขใน line item เดม

• การแกไขขอมล PR ใน tab Release strategy อาจจะถกยกเลกได ในบางกรณ ตองท าบนทกฯ ชแจงเหตผลการแกไข PR เพอขอใหผเกยวของและผมอ านาจอนมต ปลด Release strategy ใหมครงท 2

• กรณท line item 1 ถก delete ขอมลไปแลว ใน tab Text ยงเปนขอมลเดม ส าหรบโปรแกรมการพมพ PR หากมความจ าเปนทจะแกไขขอมลนน ๆ ให select item click และเลอก Undelete เพอแกไขขอมลใหถกตอง และ Delete กลบ ท าการ save อกครง

Change PR (ME52N)

4/18/2016

19

Display PR (ME53N)

1 หรอ 2

Display PR (ME53N)

4/18/2016

20

Display PR (ME53N)

Click ปม Other Purchase requisition

บนทกเลขรหส PR ทตองการ กดปม Other document

Display PR (ME53N)

- ตรวจสอบการอนมต click ใน Tab Release

- Tab Status ตรวจสอบ ความเคลอนไหว ดงน • การสราง PO

• การตรวจรบพสด • การตงหน

4/18/2016

21

ZMM_E3 / ZMM_F1

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

1 หรอ 2

4/18/2016

22

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

ประกอบดวย 3 Tab ดงน - ผขาย - ราคาตามผขาย - ราคาตามใบขอซอ/ขอจาง

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

เฉพาะการจดหาพสด โดยวธตกลงราคาวงเงนไมเกน 100,000.00 บาท บนทกเลขรหส PR ทตองการสบราคาและกดปม Enter 1 ครง

4/18/2016

23

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

คนหาขอมลผขาย click ปม drop down

list จะปรากฏดงภาพ เพอบนทกขอมล กรณ - 1 Vendor จดหาจากรายเดยว - 3 Vendor ขนไป เปนการสบปกต (และไมนอยกวา 3 ราย)

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

บนทกรหส Vendor 3 ราย ตามภาพ กดปม Enter ระบบฯ จะแสดงรายละเอยด ตามภาพ

4/18/2016

24

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

เมอบนทกขอมลในแตละ Tab เสรจเรยบรอย ให Post หรอ Save ทกครง และจะปรากฏขอมลจากมมลางซายของหนาจอ ดงน

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

Tab ราคาตามผขาย เลอก Vendor ทจะสบราคา และ click ชอง ส. (สบราคา) ตามรายการทจะสบราคา และบนทกขอมล

4/18/2016

25

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

บนทกขอมล ทก Vendor

และ ทกรายการ ดงน - วนสบราคา (เปนวนทกอน Create PR) - ราคาตอหนวย รวมภาษ (ตามใบเสนอราคา หรอ การสบจากโทรศพท) - การรบประกน (ม/ไมม) - ก าหนดสงของ (วน) - ผแจงราคา (ระบชอ ผให ราคา) - ผสบราคา (ระบชอ ผสบ ราคา

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

บนทกขอมลใน Tab ใหครบถวนและตรวจสอบความถกตอง กดปม Post หรอ Save จะปรากฏขอมลจากมมลางซายของหนาจอ ดงน

4/18/2016

26

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

Tab ราคาตามใบขอซอขอจาง หากขอมลใน Tab ผขาย และ ราคาตามผขาย ถกตอง ระบบจะแสดงขอมลรายการทสบราคาทงหมด ใหภาควชา/หนวยงาน ตรวจสอบรายละเอยด ใหครบถวน ถกตอง

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

บนทกขอมลใน Tab ใหครบถวนและตรวจสอบความถกตอง กดปม Post หรอ Save จะปรากฏขอมลจากมมลางซายของหนาจอ ดงน

4/18/2016

27

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา) เมอตองการพมพใบสบราคา click เลอกปม Post

and Print จะปรากฏขอความ ตาม ใหกดป ม Enter 1 ครง

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

ระบบแสดงหนาจอ ใหเลอก เครองพมพ Click Drop down list

ก าหนดคา เปน * ระบบ จะแสดง Printer ทงหมด เลอกPrinter ของภาควชา/หนวยงาน

4/18/2016

28

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

ระบบแสดงขอมล Printer ทถกเลอก Click เลอก Print preview

ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR) ระบบจะแสดงรหส PR ใหอตโนมต บนทกขอมล ดงน - สวนงาน - เบอรโทร. - เบอรโทรสาร - ชอผลงนามเอกสาร (ระดบหวหนาคนหาจาก ต าแหนงงาน field Object name)

4/18/2016

29

ZMM_E3 (โปรแกรมใบสบราคา)

กดปม Printer

ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)

1 หรอ 2

4/18/2016

30

ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)

Key field - Object name *หวหนา* กดปม Enter หรอ - Weighting Percentage เทากบ 1 กดปม Enter

ระบบจะแสดงขอมล ให click เลอกชอผทจะลงนาม

ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)

Click เลอก ตามวธการจดหา เลอกตามกรณทไดรบจดสรรเงน - ขออนมตในหลกการ หรอ - อนมตจดสรรงบฯ - เลขทหนงสอ - วนทของหนงสอ

บนทกขอมลครบถวน กดปม (Excute)

4/18/2016

31

ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)

ระบบฯ ใหเลอก Printer

Click Drop down list

ก าหนดคาเปน * กดปม Enter

ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)

1. Click เลอก Printer 2. ระบบแสดง Output Device 3. Click print preview เพอตรวจสอบความถกตอง สามารถ แกไขกอน click

4/18/2016

32

ZMM_F1 (โปรแกรมพมพ PR)

ใชปม Page

Up/Page down

Create PO/Change/display

ME21N

ME23N

ME22N

4/18/2016

33

Create PO (ME21N)

1 หรอ 2

Create PO (ME21N)

4/18/2016

34

Create PO (ME21N)

บนทกเลขทสญญาจะซอจะขายฯ ทผานการ Release

ในระบบฯ แลว

Create PO (ME21N)

การจด layout เพอใหงายและสะดวก ในการออกใบสงซอ

4/18/2016

35

Create PO/Change/Display

Create PO (ME21N)

Click เลอกรายการ ทจะท าการออกใบสงซอ แลวกดปม (Adopt)

4/18/2016

36

Create PO (ME21N) เลอก Doc. Type - 1319 ซ.เรงดวน - 1329 จ.เรงดวน - 1381 อางฯ สญญา - 1390 อางฯ ผกพน>3ส.

บนทก จ านวนทตองการสงซอ (PO Quantity)

Create PO (ME21N)

Tab Text บนทกขอมล ดงน - ชอ-สกลผลงนาม - ต าแหนง - ขออนมตจดหา (เรอง) - คาปรบตอวน = รอยละ 0.2 - ก าหนดเวลาใหงานแลวเสรจ = 5 วน

4/18/2016

37

Create PO (ME21N)

การแกไข ขอมล Click เลอกรายการ และ Click

บนทกขอมลและตรวจสอบความถกตอง กดปม (Check) กอน (Save)

Create PO (ME21N)

4/18/2016

38

Create PO (ME21N)

Create PO (ME21N)

การสง Print PO

Click เลอก

4/18/2016

39

Create PO (ME21N)

ใชปม Page up/ Page down

Change PO (ME22N)

1 หรอ 2

4/18/2016

40

Change PO (ME22N)

กรณ PO ทยงไมได Release สามารถแกไขได กรณ PO Release เรยบรอยแลว จะมขอความแจงเตอน

Change PO (ME22N) Click ปม (Other Purchase requisition)

บนทกเลขรหส PO ทจะแกไข กดปม Other document

4/18/2016

41

Change PO (ME22N)

กรณยกเลกและไมใช PO เลอก Tab Delivery

Click

* เลอก Vendor ผด Create PO ใหม

Change PO (ME22N)

เลอกรายการทจะยกเลก/แกไข click ป ม (delete)

4/18/2016

42

Change PO (ME22N)

กดป ม (Save)

Change PO (ME22N)

กรณทใช PO เดม * ตองท าบนทกเสนอขออนมตแกไขพรอมเหตผล * ซงจะตองแนบบนทกทอนมตแลว ไปพรอมกบเสนอ Release ครงท 2

4/18/2016

43

Change PO (ME22N) เพม line item ใหมทจะแกไข ตรวจสอบ ใหถกตอง กดปม (check) จะม Massages แสดง กอน (Save)

Change PO (ME22N)

4/18/2016

44

Display PO (ME23N)

1 หรอ 2

Display PO (ME23N)

4/18/2016

45

Display PO (ME23N)

Click ปม Other Purchase Order

บนทกเลขรหส PO ทจะแสดง กดปม Other document

Display PO (ME23N)

ตรวจสอบการอนมต PO ใน Tab Release

Tab Purchase Order History ตรวจสอบการตรวจรบพสด / การตงหน

4/18/2016

46

MIGO

MIGO

1 หรอ 2

4/18/2016

47

MIGO

การจดหาพสดโดยวธตกลงราคา ภาควชา/หนวยงาน ตองบนทกขอมลวนทใน PO (ME22N) > Tab Additional Data Validity Strat = นบถดจากวนท Vendor เซนรบใบสงซอ Validity End = (บวก) ระยะเวลาก าหนดสงของ....วน

* กอนท าการตรวจรบพสด

MIGO

เลอก Goods

Receipt

บนทกเลขรหส PO

(13xxxxxxxx/147xxxxxxx)

บนทกเลขท Invoice

Document Date = วนทในใบ Invoice

Posting Date = วนทเซนรบพสดใน invoice

กดปม (excute)

4/18/2016

48

MIGO

MIGO

การตรวจรบพสด กรณ ซอวสด เลอก

Tab Batch ก าหนดวนหมดอายของ

วสดเพม = 365 วน

4/18/2016

49

MIGO

กรณทเปดสวน Detail Data ใน Item 1 จะถกปดเปนสเทา ให Click ปด Item 1 จะเปดเปนสขาว

MIGO

1. Click Item OK ในรายการทจะ ตรวจรบ 2. กดปม Check 3. ระบบฯ จะแสดง 4. ตรวจสอบ field collective slip ถก click 5. กดปม (Save)

4/18/2016

50

MIGO

ระบบฯ จะแสดงขอมลเลขรหสการตรวจรบพสด และพมพใหอตโนมต

MIGO

- การยกเลกใบตรวจรบพสด ถามเหตความจ าเปนทจะขอยกเลก ท าบนทกเสนอขออนมตยกเลกการตรวจรบพสดพรอมเหตผล - ตรวจสอบสถานะ เชน มการตงหน เบก-จาย หรอไม ตอง ด าเนนการจากขนสดทายยอนขนมา ไมควรขามขนตอน

4/18/2016

51

MIGO

1.เลอก Cancellation

2.ใสเลขรหสตรวจรบพสด (50xxxxxxxxx) 3.Posting date วนทปจจบน 4.กดปม (Excute)

5.ระบบฯ แสดงขอมล

MIGO

- ระบบจะแสดงขอมลให click เลอกปงบประมาณท ท าการตรวจรบพสด - กด enter หรอ click

4/18/2016

52

MIGO

ระบบฯ จะแสดงขอมลรายการตรวจรบฯ Click รายการทจะท าการยกเลก และกดปม (check)

MIGO

- ระบบแสดงขอมลมมลางซาย - กดปม (Save)

4/18/2016

53

MIGO

ระบบฯ จะแสดงขอมลเลขรหสยกเลกการตรวจรบพสด

MIGO

1.เลอก Display 2.ใสเลขรหสตรวจรบพสด (50xxxxxxxxx) 3.กดปม (Excute)

4/18/2016

54

MIGO

1 หรอ 2

MIGO

การพมพใบตรวจรบพสดซ า

แกไขขอมล ดงน - Processing Mode แกจาก 1 เปน 2 - ใสรหส Material document ท ตองการพมพซ า

4/18/2016

55

MIGO

- Click ในชอง Mat Doc.

- กดปม (Excute)

MIGO

ระบบฯ พมพใบตรวจรบพสดซ า ใหอตโนมต และแสดงขอมลทมมลางซาย

4/18/2016

56

Q & A

http://goo.gl/forms/q9Hk4tB2vC

ผเขาอบรมสามารถ Download แบบประเมนผานทาง Smartphone โดยใช Free Application ทสามารถ Scan QR Code ได เชน

แบบประเมนผลการอบรม