alles van waarde is weerloos

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 1

Alles van waarde is weerloosAlles van waarde is weerloos LucebertLucebert

Duurzaam lange termijn geheugen doordigitalisering bij de gemeente Rotterdam

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 2

Sedert 1986 probleemarchiefinspecties in Nederland

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 3

Sedert rapport AlgemeneRekenkamer in Nederlandprobleem van archivaris

Bewaker lange termijn geheugen

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 4

Hoe zit dit in Belgie?

l Wie heeft hier en in andere landen het seingegeven?

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 5

Problemen DIV sinds enige jarenmet saneringsachterstandenl Verveelvoudiging omvang archieven door

introductie kopieerapparaatl Enorme saneringsproblemen door ontbreken

adequaat selectieinstrumentariuml Groei particuliere aanbieders van capaciteit voor

saneringl Noodzaak tot zakelijker werken bij DIV

– Rekenen in meters archief– Contracten sluiten met aanbieder

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 6

Problemen DIV sinds enige jarenmet nieuwe economie

l Introductie Fax en onbeheersbaarheid

l Introductie e-mail en onbeheersbaatrheid

l Individualisering werkplekken

– Organisatie en registratiesystemen daarop nietberekend

l Spanning in verhouding ICT en DIV

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 7

Problemen DIV sinds enige jarenmet overgang– Papier en digitaal tezamen leveren

onvoldoende informatiel Verschillende beheerders

l Beiden gegeven gedeelte weer van werkelijkheid

l Niet op elkaar afgestemd

l Duurzaamheid digitale bestanden niet verzekerd

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 8

Ontwikkelingen stoppen niet

l Internet

l E-mail

l Loket 2000 in Nederland

l E-commerce

l Vraaggericht ipv aanbodgericht

l ERP

l Back- front office

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 9

Bovendien willen besturentegenwoordig ook watl Verantwoording naar burger en bestuur garanderen

– Peper (declaratieschandaal Rotterdam)– Ceteco (speculeren door ambtenaren)

l Klantvriendelijker wordenl Sturen op prestatiesl Overheidsorganisaties beter kunnen controlerenl Verhouding politiek en ambtenaren veranderen

– Enschede (Vuurwerkramp, ambtenaren wordengerechtelijk vervolgd)

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 10

Basis voor bedrijfsvoering isinformatievoorziening

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 11

Betekenis van archief diagram van Upwarddiagram van Upward

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 12

Druk op informatievoorzieningwordt groter

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 13

Bovendien

l Willen ambtenaren digitale informatie terugvindenvan 5 jaar geleden

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 14

Digitaalduurzaamheidsprobleem?

l Bij archivarisl En bij bedrijf (DIV, ICT en management)

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 15

Stellingen

l Duurzaamloosheid wordt trigger voorprofessionalisering informatievoorziening

l Dat komt goed uit:– Om duurzaamheid op te lossen is

professionelere aansturing nodigl Huidige wijze van informatiebeheer leidt tot

onbedoelde geschiedvervalsing– Dossiers incompleet– Ongecontroleerde selectie

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 16

Eindelijk hetduurzaamheidsprobleem bij deadministratie

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 17

Conclusie

l Archivaris moet automatisering stimuleren– I.v.m. oplossing duurzaamloosheid– I.v.m oplossing probleem veroorzaakt door scheiding

twee regimes voor papieren en digitale (DIV en ICT)informatievoorziening

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 18

Hoe beginnen?

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 19

Wat hebben we geleerd inRotterdam

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 20

o.a. door oefenen in depraktijk in Rotterdam

l Dienst Stedenbouw + Volkhuisvestingl Dienst van Gemeentewerken

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 21

Iets over opzet in Rotterdam

l Stuurgroepl Projectgroep per dienstl Kernteam (projectleiders, archivaris en inspecteur)

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 22

Gemeenschappelijk

l Te kiezen systeem voor gehele dienst gebruikenl Keuze: Document Management Systeml Koppelen aan in gebruik zijnde systemenl Duurzaamheid toevoegenl Projectorganisatie

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 23

Verschillen

l Keuze pilotobject dS+V: werkproces bouwvergunningenl Keuze pilotobject GW: alle werkporcessen

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 24

Taak archivaris

l Zet probleem op bestuurlijke agendal Verwerft opdracht tot:

– Formuleren eisen voor digitaal archief– Formuleren beleid voor gehele concern

l Springt financieel bijl Inventariseert digitale systemen concernbreedl Ontwerpt BasisSelectieDocument voor gehele concernl Formuleert richtlijnen naar adminsitratiel Controleert digitalisering processen

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 25

Taak documentaireinformatieverzorgerl Inventariseert analoog en digitaal materiaall Inventariseert werkprocessen, taken en functiesl Maakt AO-bechrijvingen per werkprocesl Bouwt archiefstructuur, methoden en proceduresl Maakt Basis Selectie Document (BSD)l Formuleert knelpuntenl Maakt actieplan op basis van evaluatie

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 26

Taak management bedrijf

l Formuleren informatiebeleidl Stanpunt over invoering workflow bepalenl Draagvlak voor automatisering geselecteerde werkprocessen

creeerenl Kennis over eigen bureaucratie versterken

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 27

Valkuilen voor bedrijf

l Draagvlak aanvankelijk zwakl Top ziet noodzaak well Gebrek aan kennis over eigen organisatiel Gebrekkige aansturingl Keuze voor grote systemen (DMS)l Leidt tot chaos indien niet voldaan aan aantal voorwaarden

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 28

Valkuilen voor archivaris

l Oplossing lange termijn werkl 20 jarige overdrachtstermijn noopt niet tot spoedl Geen kennis en inzicht in en van bureaucratiel Te stellen eisen zijn niet gecodificeerdl Gebrek aan middelenl Geen leuk onderwerp

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 29

Knelpunten implementatie

l Wijze testen kwaliteit eindprodukt (digitaal bestand)l Is gekozen werkwijze geschikt voor toepassing in andere

processenl Hoe maximaal rendement te bereiken (spanning tussen

bedrijfsvoering en duurzaamheid)

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 30

En dan?

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 31

Rol DIV

l Bestaande systemen aan eisen toetsenl Nieuwe systemen volgens eisen opbouwen

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 32

Welke eisen hanteren?

l Eisen te stellen aan systeeml Eisen te stellen aan metainformatiel Eisen te stellen informatie

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 33

Systeem

l Flexibliteitl Onderhoudbaarheidl Testbaarheidl Portabilitietl Connectiviteitl Herbruikbaarheid

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 34

Metainformatie

l Betrouwbaarheidl Continuiteil Efficiencyl Effectiviteit

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 35

Informatie

l Archivistische kwaliteitstheorie van Horsman– Eisen ontleend aan Delen, Kouwenhoven, Rijsenbruh,

Gids kwaliteit van produktenl Authenticiteitl Oorspronkelijkheidl Betrouwbaarheidl Leesbaarheidl Interpreteerbaarheidl Behoud van vorm

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 36

Scenarios voor beheer

l Bestanden en systeem blijven bij dienstl Bestanden (inclusief systemen) worden overgenomenl Bestanden gaan op extern medium

30 november 2000 Gemeentearchief Rotterdam RHC 37

Hoe controleren of systeem voldoetaan eisen?

Ingekomen stukken

Processtappen Procesfase handeling beoordeling DM

S

Ap

plic

atie

ontvangst post verwerven controleren adresseringcontroleren aard inhoud

selectie ducumentatie e.a. selecteren uitnemen uiterlijke vorm

verwerven adresserenverzenden

verwerven transportselectie doorsturen ongeopend verwerven raadplegen afspraken

verzendentransport

waarmerken verwerven open makenuitnemenlezen bevoegdheid

aangetekendbijlagenondertekeningontvangstdatumdatum brief (ontvankelijk)reactie of actieretro-acta

datum ontvangst plaatsen correcte datumselectie niet registreren verwerven toetsen aan waarde inhoud voor bedrijf

afspraken DIVafspraken met behandelaar

adresserenverzenden

dig

itaa

l

Computeractor/verantw aard actie

pap

ier

medium

DIV

Afd

I&*A

wac

hte

n

han

dm

atig

log

isit

ek